LA DIGITALIZACIÓN

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELÉCTRONICOS

NICOLAS RODRIGUEZ MÉNDEZDIANA CRISTINA ARBOLEDA MUÑOZ

DIANA KATHERINE CHAPARROJOHANNA ESMERALDA RODRIGUEZ

DAIRA ROCIO RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAARMENÍA,QUÍNDIO

2015

LA DIGITALIZACIÓN

NICOLAS RODRIGUEZ MÉNDEZDIANA CRISTINA ARBOLEDA MUÑOZ

DIANA KATHERINE CHAPARROJOHANNA ESMERALDA RODRIGUEZ

DAIRA ROCIO RODRIGUEZ

JORGE MARIO ZULUAGAPROFESIONAL CIDBA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAARMENÍA, QUÍNDIO

2015

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION. OBJETIVOS ¿QUE ES LA DIGITALIZACIÓN? APLICACIONES USO Y ASPECTOS TÉCNICOS EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ( OBJETIVOS Y

RESPONSABLES CONCLUSIONES. BIBLIOGRAFIA.

INTRODUCCION

Uno de los retos de los profesionales de la ciencia de la información, bibliotecología y archivística es identificar los conceptos básicos para la digitalización de documentos, identificar cuáles son las aplicaciones, usos, las técnicas y los equipos existen en el mercado para la captura de información.

El presente trabajo quiere dar a conocer que es la digitalización, cuales son los elementos y las técnicas e instrumentos que intervienen en este proceso, con el fin de facilitar su conservación, uso y tratamiento..

OBJETIVOS

Definir que es la digitalización, cuales son los elementos y las técnicas e instrumentos que intervienen en este proceso, con el fin de facilitar su conservación, uso y tratamiento.

Conocer cuales son los usos y aspectos técnicos que se deben tener en cuenta en la digitalización.

Identificar los equipos, la tecnología y funcionamiento en el proceso de digitalización.

Conocer la legislación que existe en el país sobre la digitalización.

¿ QUÉ ES LA DIGITALIZACIÓN?

Es el proceso de conversión analógica a digital, en otras palabras transformar, información gráfica, de audio, vídeo o texto a una imagen o archivo digital, esta se transcribirá a lenguaje maquina “bits” accesible a cualquier ordenador.

APLICACIONES DE LA DIGITALIZACIÓN

Su aplicación trasciende en todo tipo de empresas de sector público o privado, de servicios financieros, de salud, de comercio exterior, bibliotecas, Centros documentales, Archivos, de crédito, de servicio, sector jurídico, etc.; en todas las empresas que tengan información.

USOS Y ASPECTOS TÉCNICOS

La digitalización tiene varios usos aplicables para cualquier entidad y que son de gran utilidad y ayuda como:

La gestión de información El trámite de documentos El fácil acceso a la documentación La difusión de la información Contribuir a las actividades administrativas, técnicas,

operativas, legales y demás que requiera la entidad. La digitalización es de muy útil, cuando el volumen de

información es alto y su consulta es frecuente. Puede ser útil para reemplazar al documento original

mediante la digitalización certificada

Costo-beneficio del proceso, es importante evaluar y definir la necesidad de la digitalización

La previa preparación de la documentación, el orden, la descripción, el retiro de ganchos, carpetas y luego dejar el documento como se encontraba originalmente.

Foliación de los documentos

Realizar una clasificación y depuración previa del material obsoleto y duplicado.

Tener en cuenta la aplicación de las tablas de retención en los documentos digitales.

Software de digitalización y visualización: debe cumplir con los requerimientos mínimos como el formato y calidad de la imagen, los más usados son: TIFF, JPEG. y .PDF

• Realizar un inventario electrónico de la información digital con su ubicación, para el control, consulta y acceso.

• Seleccionar un programa de almacenamiento, que permita el acceso a la información, garantice su seguridad, visualización, control de acceso y recuperación.

• PC de amplia capacidad, memoria, velocidad y con la capacidad de contener los programas requeridos para la digitalización

EQUIPOS PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN

ESCANER:

Es un dispositivo de entrada en el ordenador. Hace una captura de una imagen, documento de texto o fotografía, y lo transfiere en bits de información, los cuales puede entender y manejar un ordenador. De la misma manera, una imagen de un documento escaneado, puede ser convertido en un formato editable con un software OCR (Optical Character Recognition).

PROCEDIMIENTO

Se ilumina la imagen con un foco de luz se conduce mediante espejos la luz reflejada hacia un

dispositivo denominado CCD que transforma la luz en señales eléctricas

se transforma dichas señales eléctricas a formato digital en un DAC (conversor analógico-digital)

se transmite el caudal de bits resultante al ordenador. El CCD: ( Charge Coupled Device , Dispositivo Acoplado por Carga Eléctrica) es el elemento fundamental de todo escáner, independientemente de su forma, tamaño o mecánica. Consiste en un elemento electrónico que reacciona ante la luz, transmitiendo más o menos electricidad según sea la intensidad y el color de la luz que recibe; es un auténtico ojo electrónico. Se encuentran también en las cámaras de vídeo, en el fax, en las cámaras digitales.

COMO FUNCIONA UN ESCANER:

1. El documento es cargado en el dispositivo, sea de forma manual o automática.

2. La luz de la lámpara del escáner incide en el documento reflejando diferentes intensidades según sea gris, negro o color.

3. Las diferentes intensidades se convierten en señales eléctricas a través de un sensor. Actualmente estos dispositivos se denominan CCD.

4. Las señales eléctricas son codificadas en bits

5. La imagen es comprimida y temporalmente almacenada.

6. La imagen es desplegada a través del Software en una pantalla de computador para poder hacer control de calidad.

7. Los índices de la imagen son creados de forma manual o automática.

8. La imagen y sus respectivos índices son enviados al almacenamiento permanente.

CLASES DE SCANER

Existen distintos tipos de escáner con diferentes formatos que se adaptan a cada necesidad de trabajo.

ESCÁNER PLANO:

En este tipo de escáner el documento se coloca sobre el cristal y luego se cubre con la tapa, el dispositivo de digitalización (CCD) se mueve por debajo del cristal iluminando el original para digitalizar. Es importante que la tapa esté bien cerrada para que no se filtre luz por los costados, porque alteraría la calidad de la digitalización

ESCANER DE MANO:

Son los escáneres “portátiles”. Hasta hace unos años eran los únicos modelos con precios asequibles para el usuario medio, ya que los de sobremesa eran extremadamente caros. Su extinción se debe a las limitaciones que presentan en cuanto a tamaño del original a escanear (generalmente puede ser tan largo como se quiera, pero de poco más de 10 cm de ancho máximo) y a su baja velocidad.

ESCÁNER DE RODILLO:

Los Documentos originales son introducidos por un elemento transportador de velocidad constante (alimentador automático de documentos -ADF-) a la fuente de luz/sensores ópticos del escáner.- Desventajas: los doc. Originales deben ser hojas sueltas y no admite grosores de papel superiores a 150g/m2.

ESCÁNER PLANO CON ALIMENTADORA AUTOMÁTICO DE ORIGINALES:

Este tipo de dispositivo es como un escáner plano con el agregado de un alimentador automático de papel como el de una impresora o una fotocopiadora, este sistema funciona por un rodillo de goma porosa que arrastra el documento hasta el cristal.

Su principal ventaja, no hace falta abrir y cerrar la tapa para poner cada documento, sino que se los carga todos juntos en la bandeja y el alimentador los transporta uno por uno sobre la superficie del escáner.

CÁMARAS DIGITALES:

Combinan un escáner con óptica de cámara para formar una herramienta versátil que puede producir imágenes de calidad superior. A pesar de ser más lentas y más difíciles de utilizar que los escáneres planos, las cámaras digitales se adaptan a una amplia variedad de documentos y objetos. Se pueden capturar en forma segura los materiales más frágiles.

MODELOS ESPECIALES:

Aparte de los híbridos de rodillo y de mano, existen otros escáneres destinados a aplicaciones concretas; por ejemplo, los destinados a escanear exclusivamente fotos, negativos o diapositivas, aparatos con resoluciones reales del orden de 3.000x3.000 ppp que muchas veces se asemejan más a un CD-ROM (con bandeja y todo, denominados clásicos:

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Cuando se habla de tratamiento de documentos electrónicos, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos: conservación física, condiciones ambientales, operacionales, seguridad, perdurabilidad, reproducción de la información, espacio, disponibilidad, accesibilidad, público y función. Aspectos que se encuentran relacionados en el Artículo 19 de la Ley 594 de 2000 establecida por el Archivo General de la Nación, en donde las instituciones del Estado podrán incorporar tecnologías para conservar sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático.

ASPECTOS PARA TENER EN CUENTA

Implementar sistemas de seguridad para que los documentos no puedan ser modificados o alterados.

Proveer el espacio físico con las condiciones ambientales adecuadas, para la conservación de los documentos electrónicos; es decir: entre 16 a 20 grados y de humedad entre 30 y 50 %. Los grados y porcentajes varían de acuerdo con formato, para medios magnéticos10 a 18 grados y humedad de 40 a 50%, discos ópticos de 16 a 20 grados y humedad de 35 a 45% y Microfilm de 17 a 20 grados y humedad de 30 a 40%.

Conocer los adelantos tecnológicos que han salido en el mercado para documentos electrónicos

Adquirir y conocer el uso de equipos de almacenamiento.

Implementar políticas de migración de información, en donde se debe tener en cuenta los equipos antiguos como los nuevos para evitar la pérdida de información.

OBJETIVOS Asegurar la organización el almacenamiento, consulta y

conservación del documento electrónico.

Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento electrónico.

Tener una metodología clara para recibir y distribuir la información.

Evitar la pérdida de información.

Garantizar su autenticidad.

Brindar el tratamiento adecuado que asegure la conservación de los documentos electrónicos a corto, mediano y largo plazo.

RESPONSABLES Por responsabilidad: son todas las personas que forman parte de la

organización y la unidad.

Por Gestión: aquí se tiene en cuenta la creación y uso de los documentos, teniendo en cuenta (normas, políticas, funciones, competencias, directrices, etc.). Aquí están los directivos, archivistas, administradores de sistemas de información y empleados.

ÓRGANO PÚBLICO:Dispones la normatividad de organización específica y, de no existir previsión normativa, la responsabilidad recae en el encargado de su tramitación, los entes deben garantizar, el crear y almacenar y/o recibir y almacenar datos, para su integridad, accesibilidad y evidencia de los mismos.

RESPONSABILIDAD DE AUDITORIA:Legalmente se refiere a la presunción de auditoría y responsabilidad, que es aquel donde todo documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario de la autoría y responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital, vigente en el momento de su emisión.

CONCLUSIONES

La digitalización es una herramienta muy útil en cualquier Sistema de Gestión Documental, razón por la cual es necesario saber qué es lo que se quiere digitalizar, cómo lo vamos a digitalizar y para qué se va a digitalizar.

Pudimos identificar que la digitalización tiene los siguientes ventajas o

beneficios: acceso mucho más rápido a la documentación, ahorro de

espacio físico, copia de la documentación original e inalterabilidad a

lo largo del tiempo.

La digitalización es un proceso que requiere de una buena tecnología

tanto de software como de hardware..

Identificar que es la digitalización, cuales son los elementos y lastécnicas e instrumentos que intervienen en este proceso, con el finde establecer que documentos se podrían digitalizar en una unidadde información.

BIBLIOGRAFÍA

Digitalización http://www.docsolutions.com/digitalizacion/

Digitalización de documentoshttp://es.slideshare.net/camaldonado28/digitalizacin-de-documentos

Tratamiento de documentos electrónicos. Consultado el 15 de agosto de 2015. Disponible en internet: http://es.slideshare.net/bibliosil/tratamiento-de-documentos-electronicos

Tratamiento de documentos electrónicos. Eje temático No.5. Consultado el 14 de agosto de 2015. Disponible en internet http://es.slideshare.net/laurasofia28/eje-tematico-5-tratamiento-de-documentos-electronicos