tÍtulo del trabajo de graduaciÓn: análisis de la...

UNIDAD ACADÉMICA DE ADMINISTRACIÓN

CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TÍTULO DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN:

Análisis de la implementación de

comprobantes electrónicos en la

Compañía Cadmecorp Asociados

S.A. en el año 2015.

TRABAJO DE GRADUACIÓN

PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

NOMBRE DEL ESTUDIANTE:

PEDRO FERNANDO REMACHE CACERES.

DIRECTOR:

LCDO. JOHNNY HERNAN URGILES VICUÑA, MGS

La Troncal

2016

i

DECLARACIÓN

Yo, Pedro Fernando Remache Cáceres, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito

es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación

profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este

documento.

_________________________________________

Pedro Fernando Remache Cáceres.

ii

CERTIFICACIÓN

Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Pedro Fernando Remache Cáceres, bajo

mi supervisión.

_____________________________

Lcdo. Johnny Hernán Urgilés Vicuña, Mgs.

DIRECTOR

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA

iii

DEDICATORIA

Dedico este trabajo de graduación primeramente a Dios por ser mi guía y

protector en el largo camino de mi vida, siempre deseándome lo mejor brindándome

sus bendiciones.

También lo dedico a mis padres quienes con esfuerzo y perseverancia me han ayudado

a formarme académicamente en toda esta trayectoria, en especial a mi madre Rosa

Cáceres, quien ha sido mi fortaleza para seguir adelante siempre, este es el fruto de su

ayuda incondicional.

A mi familia, a mi esposa por ser mi compañía y una de las personas que me ha

brindado su apoyo para que no desmaye y pueda llegar a concluir con este objetivo, a mi

hijo quien ahora es mi mayor motivación de superación y la razón de mi ser.

Y a cada uno de mis familiares, amigos y profesores, quienes con su granito de arena

colaboraron dándome conocimientos y su ayuda moral incitándome a que de alguna u otra

manera pueda lograr una de mis metas planteadas.

iv

AGRADECIMIENTOS

Siempre demostrando esfuerzo, sacrificio y perseverancia se puede lograr las metas

que nos planteamos realizarlas en el transcurso nuestra vida, esta es una mis varias metas

por cumplir, y tengo la certeza que con la ayuda brindada por las diferentes personas que

me han brindado su granito de arena, y en especial con la ayuda de mi Dios lograré

cumplirla.

Mis sinceros agradecimientos al Lcdo. Johnny Urgilés Vicuña, quien me dirigió en la

elaboración del presente trabajo, compartiendo sus conocimientos y siempre demostrando

cortesía y paciencia.

Quiero hacer extensivos mis agradecimientos a cada uno de los profesores de la

Universidad Católica de Cuenca, quienes me impartieron me ilustraron en el transcurso de

mi paso por esta noble institución.

A la Compañía Cadmecorp Asociados S.A, que me permitieron aplicar este presente

trabajo de investigación dentro de su organización, gracias por la confianza brindada.

v

INDICE DE CONTENIDO

DECLARACIÓN ....................................................................................................................... i

CERTIFICACIÓN ................................................................................................................... ii

DEDICATORIA ...................................................................................................................... iii

AGRADECIMIENTOS .......................................................................................................... iv

INDICE DE CONTENIDO ..................................................................................................... v

LISTA DE FIGURAS ............................................................................................................ viii

LISTA DE CUADROS ............................................................................................................ ix

LISTA DE ANEXOS ................................................................................................................ x

RESUMEN ............................................................................................................................... xi

ABSTRACT ............................................................................................................................ xii

ANÁLISIS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

EN LA COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS S.A. EN EL AÑO 2015. .............. - 1 -

CAPÍTULO 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................ - 2 -

1.1. ESTUDIOS PREVIOS DEL TEMA ...................................................................... - 2 -

1.2. PROBLEMATIZACION O FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. ..................... - 5 -

1.3. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA. ................................................................... - 6 -

1.4. PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN. ................................................................. - 6 -

1.4.1. PREGUNTA GENERAL. ............................................................................... - 6 -

1.4.2. PREGUNTAS DERIVADAS. ........................................................................ - 6 -

1.5. RELEVANCIA DEL PROBLEMA. ...................................................................... - 7 -

CAPÍTULO 2. MARCO TEÓRICO .................................................................................. - 8 -

2.1. COMPROBANTES DE VENTA. .......................................................................... - 8 -

FACTURAS. ...................................................................................................................... - 8 -

DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS. ...................................................................... - 8 -

NOTAS DE CRÉDITO. .................................................................................................... - 8 -

NOTAS DE DÉBITO. ....................................................................................................... - 9 -

GUÍA DE REMISIÓN. ...................................................................................................... - 9 -

COMPROBANTES DE RETENCIÓN. ............................................................................ - 9 -

2.2. RESOLUCIÓN NAC-DGERCGC12-00105, REGISTRO OFICIAL 666 21 DE

MARZO 2012. ................................................................................................................. - 11 -

2.3. CALENDARIOS DE OBLIGATORIEDAD PARA ADHERIRSE A LA

IMPLEMENTACION DE COMPROBANTES ELECTRONICOS. .............................. - 15 -

vi

2.4. FIRMA ELECTRÓNICA. .................................................................................... - 17 -

EFECTOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. ................................................................ - 18 -

REQUISITOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. .......................................................... - 18 -

LA FIRMA ELECTRÓNICA EN UN MENSAJE DE DATOS. .................................... - 18 -

OBLIGACIONES DEL TITULAR DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. ......................... - 18 -

DURACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. ............................................................ - 19 -

EXTINCIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. ............................................................ - 19 -

2.5. HERRAMIENTA DE GENERACION DE COMPROBANTES ELECTRONICOS. -

19 -

2.6. PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA. ........................................... - 20 -

2.7. FACTURA ELECTRÓNICA. .............................................................................. - 20 -

2.8. BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. ......................................... - 21 -

2.9. LA FACTURACION ELECTRÓNICA EN OTROS PAISES. ........................... - 22 -

2.9.1. EN JAPON Y COREA. ................................................................................. - 22 -

2.9.2. EN AMERICA LATINA. ............................................................................. - 23 -

2.9.3. EN BRASIL. .................................................................................................. - 23 -

2.9.4. EN CHILE. .................................................................................................... - 24 -

CAPÍTULO 3. MARCO REFERENCIAL. ......................................................................... - 26 -

3.1. FINALIDAD. ........................................................................................................ - 26 -

3.2. OBJETIVOS ......................................................................................................... - 26 -

3.3. MISIÓN. ............................................................................................................... - 27 -

3.4. VALORES. ........................................................................................................... - 27 -

3.5. VISIÓN: ................................................................................................................ - 27 -

3.6. PRINCIPIOS: ........................................................................................................ - 27 -

3.7. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL .................................................................. - 28 -

CAPÍTULO 4. OBJETIVOS ............................................................................................... - 29 -

4.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ - 29 -

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................... - 29 -

CAPITULO 5. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .......................................... - 30 -

5.1. TIPO DE ESTUDIO ............................................................................................. - 30 -

5.2. DISEÑO ................................................................................................................ - 30 -

5.3. POBLACION ........................................................................................................ - 30 -

vii

5.4. UNIDAD DE ANÁLISIS ..................................................................................... - 30 -

5.5. INSTRUMENTOS ................................................................................................ - 31 -

5.5.1. CUESTIONARIOS. ...................................................................................... - 31 -

CAPÍTULO 6. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN. ............................................ - 40 -

6.1. IMPLEMENTACIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS EN LA

COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS S.A. .......................................................... - 40 -

6.1.1. EVALUAR LA SITUACIÓN ACTUAL ANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN

DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS. ............................................................... - 40 -

6.1.2. FORMAR UN EQUIPO DE TRABAJO. ..................................................... - 41 -

6.1.3. ANÁLISIS E IMPACTO DE LOS PROCESOS Y ORGANIZACIÓN. ...... - 41 -

6.1.4. PLAN DE COMUNICACIÓN. ..................................................................... - 41 -

6.1.5. SELECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN. ......................... - 41 -

6.1.6. IMPLANTACIÓN TECNOLÓGICA. .......................................................... - 42 -

6.1.7. OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO TOKEN. ............................................ - 42 -

6.1.8. UTILIZACIÓN DEL NUEVO MODELO. ................................................... - 42 -

6.2. PROCESO PARA LA EMISIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS EN

LA COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS DURANTE EL AÑO 2015. .............. - 42 -

6.2.1. JEFATURA DE OPERACIONES. ............................................................... - 43 -

6.2.2. PRODUCCION DE MATERIALES. ........................................................... - 44 -

6.2.3. PRODUCCION DE HORMIGÓN. ............................................................... - 45 -

6.2.4. PRODUCCION DE OFICINA. ..................................................................... - 46 -

6.2.5. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. ................................................ - 49 -

CAPÍTULO 7. ANÁLISIS DE RESULTADOS ................................................................. - 52 -

7.1. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE CUESTIONARIOS APLICADOS AL JEFE DE

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ............................................................................. - 52 -

7.2. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE CUESTIONARIOS APLICADOS A LAS

ASISTENTES ADMINISTRATIVAS ............................................................................ - 54 -

CAPÍTULO 8. CONCLUSIONES YRECOMENDACIONES .......................................... - 59 -

8.1. CONCLUSIONES. ............................................................................................... - 59 -

8.2. RECOMENDACIONES. ...................................................................................... - 60 -

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................. - 61 -

ANEXOS ............................................................................................................................ - 63 -

viii

LISTA DE FIGURAS

Fig. 1 Factura Electrónica .................................................................................................. - 1 - Fig. 2 Proceso de facturación electrónica ..................................................................... - 20 -

Fig. 3 Ejemplo de factura electrónica ............................................................................ - 21 -

Fig. 4 Logo Institucional de la Compañía Cadmecorp Asociados S.A. .................... - 26 - Fig. 5 Organigrama Estructural de Cadmecorp Asociados S.A ................................ - 28 -

Fig. 6 Papeletas de Control de Despacho de Materiales Pétreos ............................ - 45 -

Fig. 7 Papeletas de control de Despachos de Hormigón ........................................... - 46 -

Fig. 8 Factura Electrónica de Cadmecorp Asociados S.A. en formato PDF ........... - 50 -

ix

LISTA DE CUADROS

Tabla 1 Calendario de Obligatoriedad para el Sector Privado .................................. - 16 - Tabla 2 Calendario de Obligatoriedad para el Sector Público ................................... - 17 -

Tabla 3 Calendario de Obligatoriedad para Notarios .................................................. - 17 -

Tabla 4 Modelo de Liquidación de Provisión de Materiales Pétreos ........................ - 47 - Tabla 5 Modelo de Liquidación de Provisión de Hormigón ........................................ - 48 -

x

LISTA DE ANEXOS

Anexo. 1 RUC de Cadmecorp Asociados S.A - 63 - Anexo. 2 Diagrama de Flujo Funcional - 66 -

Anexo. 3 Cuestionario aplicado al Jefe de Funciones Administrativas - 67 -

Anexo. 4 Cuestionario aplicado a Asistentes Administrativas - 69 - Anexo. 5 Canteras de Producción de Materiales - 70 -

Anexo. 6 Área de Producción de Hormigón - 70 -

xi

RESUMEN

El presente trabajo de investigación sugiere realizar un análisis de la implementación de comprobantes

electrónicos en la compañía “Cadmecorp Asociados S.A”, con el fin de conocer en qué estado se encuentran los

procesos de facturación electrónica; lo cual ayudará a determinar los factores que inciden en este proceso

evaluado, pudiendo estos ser considerados como beneficios o dificultades; las cuales serán identificadas por

medio de la aplicación de cuestionarios a los implicados, y con referencia a los resultados obtenidos, se sugiere

establecer las conductas correctivas, con el propósito de mejorar la calidad del servicio brindado y satisfacer las

diferentes exigencias de los clientes y proveedores de su entorno.

Palabras clave: comprobantes electrónicos, beneficio, dificultad, incidencia.

xii

ABSTRACT

This research suggests an analysis of the implementation of electronic vouchers in the company

"Cadmecorp Asociados S.A" in order to know in what state electronic invoicing processes; which will

help determine factors affecting this process evaluated, can these be considered as benefits or

difficulties; which will be identified through the application of questionnaires to those involved, and with

reference to the results, it is suggested to establish corrective behavior, in order to improve the quality of

service provided and meet the different demands of customers and suppliers their environment.

Keywords: electronic vouchers, benefit, difficulty incidence.

- 1 -

ANÁLISIS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE

COMPROBANTES ELECTRÓNICOS EN LA COMPAÑÍA

CADMECORP ASOCIADOS S.A. EN EL AÑO 2015.

Fuente: (Estrategia Gobierno en linea, 2015)

Fig. 1 Factura Electrónica

- 2 -

CAPÍTULO 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1. ESTUDIOS PREVIOS DEL TEMA

Por la implementación obligatoria de comprobantes electrónicos en varios

contribuyentes; se encuentran diferentes estudios realizados para analizar la

incidencia que estos tienen en su aplicación.

Teniendo en cuenta que Cadmecorp Asociados S.A. es un Contribuyente

Especial, por tal razón es una entidad emisora de dichos comprobantes;

haciendo notar así las necesidades presentadas debido a la implementación de

facturación electrónica; como es la adquisición de conocimientos actualizados de

manera oportuna y la adquisición de programas emisores de comprobantes

electrónicos.

Por tal motivo se ha tomado como antecedente de la aplicación de estos

medios el caso de “Propuesta para la implementación del proceso de facturación

electrónica en la Empresa Inmeplast S.A.”; en donde se analiza los conceptos,

requisitos, procesos, beneficios, ventajas, desventajas y leyes que implica la

facturación electrónica con el fin de agilitar tramites, ahorrar tiempo, contribuir a

la reducción de papel de una manera segura. Con la implementación de la

facturación electrónica se pretende que las empresas, los clientes y el SRI

tengan un control adecuado sobre los diferentes intercambios que se realicen, lo

que brindará mayor seguridad y confiabilidad ya que será única, inalterable,

válida y se podrá guardar en dispositivos electrónicos disminuyendo el riesgo de

extravío y deterioro. La desventaja de este nuevo proceso de facturación es que

la mayoría de empresas lo verán complicado puesto que los clientes deberán

contar con un correo electrónico para enviarles el comprobante de venta,

además las empresas deberán estar al día con sus obligaciones tributarias caso

contrario estas no recibirán la autorización lo que implica automáticamente que la

emisión factura sea rechazada. Para empezar a emitir documentos electrónicos

es necesario que la empresa adquiera la firma electrónica en una de las

entidades de certificación aprobadas por el CONATEL, en el Ecuador hay dos

que es el Banco Central del Ecuador y Security Data, estas entidades de

certificación solicitan diferentes requisitos dependiendo si se trata de una

persona natural, persona jurídica o entes públicos. (Salas Vera & Vélez Vélez, 2012)

Por otro lado se hace referencia el caso de “Análisis del proceso de

implementación de la facturación electrónica en la ciudad de Cuenca en los

contribuyentes especiales periodo 2013-2014.”; en donde se realizará un estudio

minucioso de todas las empresas involucradas dentro de este proceso durante

los periodos mencionados. El objetivo primordial de la presente investigación es

- 3 -

analizar los distintos procesos de facturar por medio electrónico, desde su fase

inicial hasta el momento de su implementación, a través de la realización de

encuestas y entrevistas a los diferentes Contribuyentes Especiales que ya

aplican la Facturación Electrónica, con las que se recopilará datos significativos

para poder obtener un panorama más claro del contenido que se va a tratar en el

transcurso del presente tema planteado. Este estudio beneficiará a los

Contribuyentes Especiales que se deberán acoplar a esta nueva forma de

facturación de modo electrónico dispuesto por el Servicio de Rentas Internas,

proceso que trae consigo muchos aspectos positivos, tanto para las empresas

como para los clientes, al proporcionar un incremento en la autenticidad de la

información que contiene el documento, la disminución de costos, vivacidad en

los proceso administrativos y contribuir al cuidado del medio ambiente mediante

la eliminación de papel. (Calderón Mera & Garzón Rivas, 2015)

Con referencia a la facturación electrónica como medida para evitar la evasión

de impuestos, se puede decir que la mayoría de los trámites, declaraciones y

manifestaciones que realizan los contribuyentes ante el Servicio de

Administración Tributaria (SAT) se efectúan a través de sus oficinas y/o por

medio de las ventanillas de las instituciones bancarias. Llevar a cabo estos

trámites representa un consumo de tiempo en traslados a los módulos de

atención y satura la capacidad de servicio de las Administraciones Locales y en

consecuencia el encarecimiento de la oferta de servicios, incluyendo en muchos

casos, la falta de transparencia y certidumbre, por lo tanto dando oportunidad a

que los contribuyentes puedan de alguna forma manipular la información y por

consecuencia evadir sus obligaciones ante el SAT. Gracias a la Firma

Electrónica Avanzada, los Comprobantes Fiscales Digitales en México surgen

como un mecanismo de comprobación de ingresos y egresos para efectos

fiscales, que se caracteriza por la utilización de tecnología digital en su

generación, procesamiento, transmisión y almacenamiento con estándares de

seguridad internacionalmente reconocidos, los cuales, garantizan la autenticidad,

integridad, unicidad y no repudio del comprobante fiscal digital. (García Salinas, 2014)

La presente investigación tiene como objetivo estudiar el Sistema de

Facturación Electrónica y los Recursos Financieros de la empresa Aglomerados

Cotopaxi S.A.; con el presente estudio, se pudo evidenciar que, el cambio de un

sistema de facturación tradicional y la emisión de documentos físicos de

comprobantes de venta, retención y documentos complementarios, a un nuevo

sistema de facturación y emisión de comprobantes de venta por vía electrónica,

resulta mucho más beneficioso para los recursos financieros de la empresa, con

una agilidad en todo el procesos contable.

- 4 -

El adoptar un sistema de facturación electrónica, no solo aporta a mejorar los

recurso financieros, sino también a cumplir con la normativa tributaria, reduce

además el impacto de pago de impuestos indebidos, y agilita las operaciones

contables financieras en la empresa, esto se convertiría no solo en un ahorro de

dinero directo, sino también en un ahorro de tiempo operativo de las personas

que trabajan en las áreas relacionadas.

Este sistema de facturación electrónica, debe cumplir ciertos requisitos

establecidos por el Servicio de Rentas Internas el mismo que exige que la

empresa deba implementar algunas herramientas informáticas que permita

controlar todo el proceso de emisión de los comprobantes de venta, retención y

documentos complementarios, desde su principio hasta el final, para esto es

necesario un adecuado control interno informático, el mismo que permitirá una

recuperación inmediata de la información emitida a los diferentes clientes como

proveedores, dentro de los cuales implementar cierto tipo de equipos de cómputo

que sean capaces de llevar la base de datos y emitir las facturas y comprobantes

de venta de forma electrónica reduciendo el uso de papel y gastos por emisión

de comprobantes.

El cuidado del medio ambiente se convierte en un aporte significativo a la

sociedad, ya que las medidas que se adopten pretenden cuidar el ambiente y

dejar un buen legado ambiental a las posteriores generaciones cuidando los

árboles y demás aspectos inmersos en esto. (Castro Cevallos, 2014)

Con el objeto de captar y aumentar la cantidad de contribuyentes emisores de

comprobantes electrónicos en Ecuador, que desde mayo de 2009 ha

evidenciado una escasa acogida, la presente tesis propone la implementación de

una solución tecnológica que resuelva dicho problema. La emisión electrónica de

comprobantes implementada en la página web del SRI y destinada para el uso

de contribuyentes pequeños y medianos (PYMES), es la solución que, enfocada

exclusivamente en el segmento más numeroso de contribuyentes del país, sirve

para incrementar la participación de la ciudadanía en la conocida facturación

electrónica. Lo propuesto es algo nuevo en Ecuador que promete arrojar

resultados positivos en cuanto a acogida si se mira la experiencia obtenida en

países con similares características demográficas y tributarias al nuestro como

son Chile y Perú. La tesis muestra lo realizado y los resultados obtenidos por las

Administraciones Tributarias chilena y peruana que han implementado y puesto

en funcionamiento en sus páginas de internet soluciones similares, obteniendo

una acogida creciente por parte de contribuyentes pequeños gracias al

emprendimiento de campañas masivas y constantes de promoción, información,

capacitación e información dirigidas a este sector. Por tanto, la solución

propuesta toma como referencia las implementaciones tecnológicas de Chile y

- 5 -

Perú y las pone a prueba en un desarrollo adecuado a la realidad de nuestro

país. En un sondeo realizado a contribuyentes PYMES ecuatorianos, se refleja

una predisposición mayoritaria por utilizar herramientas tecnológicas gratuitas

proporcionadas por el SRI con el objeto de emitir comprobantes. Lo anterior

fundamenta el motivo para implementar la solución propuesta en el desarrollo de

esta tesis y representa un indicador positivo que prevé una próspera acogida por

parte de los PYMES. (Galarza Molina, 2012)

1.2. PROBLEMATIZACION O FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

El Servicio de Rentas Internas del Ecuador mediante La Ley del “Comercio

Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos”, según Resolución NAC-

DGERCGC12-00105, Registro Oficial 666 21 de marzo 2012; resuelve expedir

las normas para el nuevo esquema de emisión de comprobantes de venta,

retención y documentos complementarios mediante mensajes de datos

(Comprobantes electrónicos), certificando la legitimidad de su origen y la

veracidad de su contenido; al poder ser leídos por equipos electrónicos de

procesamiento de datos, que documentan el acto de las transacciones

mercantiles como (Factura, Comprobantes de retención, Notas de crédito, Notas

de débito, Guías de remisión.).

Razón por la cual La Compañía Cadmecorp Asociados S.A.; al ser

considerado un contribuyente de clase Especial, es obligado a optar por esta

innovadora propuesta, como es la aplicación de comprobantes electrónicos en

las diferentes actividades comerciales que la empresa realiza desde su

constitución.

Siempre comprometidos a brindar un excelente servicio a la comunidad de La

Troncal y sectores aledaños así como también dentro y fuera de la Provincia del

Cañar; Cadmecorp Asociados S.A., empezó a implementar este nuevo sistema

de facturación y derivados a partir de Enero del 2015. Lo cual presentó varias

incertidumbres en su personal administrativo; quienes son encargados de emitir

los comprobantes electrónicos, al igual que a la alta gerencia.

La falta de capacitaciones y actualización de conocimientos con respecto a

los procesos a seguir para la emisión de estos comprobantes electrónicos;

manifiesta temor en las personas que emiten éstos documentos en Cadmecorp

Asociados S.A., ya que las normativas y reglamentos del S.R.I. varían, lo cual es

necesario tener los conocimientos oportunos para enfrentar los cambios que

suelen regir las diferentes actualizaciones normativas del Servicio de Rentas

Internas.

- 6 -

Los requerimientos especiales en el contenido de los comprobantes de ciertos

clientes y proveedores de Cadmecorp Asociados S.A; tienden a provocar la

anulación y refacturación. Lo que se forma, debido a las peticiones adicionales

que éstos exigen; como la forma de facturación (separar por tipo de bien o

servicio en diferentes documentos) y los detalles adicionales en caso que la

compra sea por contrato o la realice alguna institución pública (Identificar el

número de contrato, orden de compra, persona contratante o beneficiario,

dirección exacta del destino del bien o servicio adquirido).

De igual manera se reflejó la inclusión de costos al adoptar la implementación

de comprobantes electrónicos en la compañía Cadmecorp Asociados S.A.; por la

adquisición, actualización de la firma electrónica y la adaptación de programas

que podrían intervenir indirectamente en este proceso como son Antivirus y

visualizadores de los archivos generados por el Sistema de Facturación, ya que

estos archivos son producidos en formatos PDF y XML.

1.3. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA.

En el presente trabajo de investigación se efectuará el análisis de manera

exclusiva al proceso de emisión de comprobantes electrónicos, por lo que se

planteará un cuestionario a los involucrados en efectuar este proceso y al jefe de

funciones administrativas, con el fin de obtener la información necesaria para

realizar el desarrollo de la propuesta planteada.

1.4. PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN.

1.4.1. PREGUNTA GENERAL.

¿Cómo incide la implementación de Comprobantes Electrónicos en la

Compañía Cadmecorp Asociados S.A. en el año 2015?

1.4.2. PREGUNTAS DERIVADAS.

¿Qué nivel de conocimientos poseen los empleados que emiten

Comprobantes Electrónicos en la Compañía Cadmecorp Asociados S.A.?

¿Qué dificultades se presentan en la Implementación de Comprobantes

Electrónicos en la Compañía Cadmecorp Asociados S.A.?

¿Qué Costos afectan la aplicación del Sistema de Comprobantes electrónicos

en la Compañía Cadmecorp Asociados S.A.?

- 7 -

1.5. RELEVANCIA DEL PROBLEMA.

Analizar la implementación de comprobantes electrónicos en la compañía

Cadmecorp Asociados S.A.; durante el año 2015, con el fin de conocer el estado

de los procesos de facturación electrónica, e identificar los beneficios y

dificultades presentadas por medio de factores internos o externos, que pueden

incidir directa e indirectamente antes, durante y despues de la ejecución de este

proceso a evaluar; para promover conductas correctivas según sean las

necesidades de la empresa.

- 8 -

CAPÍTULO 2. MARCO TEÓRICO

2.1. COMPROBANTES DE VENTA.

Son comprobantes de venta los siguientes documentos que acreditan la

transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras

transacciones gravadas con tributos:

Facturas;

Notas de venta - RISE;

Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios;

Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;

Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,

Otros documentos autorizados en el presente reglamento.

FACTURAS.

Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de bienes,

de la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas

con impuestos, considerando lo siguiente:

Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción,

cuando el adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea

consumidor final que utilice la factura como sustento de gastos personales;

Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y,

Cuando se realicen operaciones de exportación.

DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS.

Son documentos complementarios a los comprobantes de venta, los

siguientes:

a) Notas de crédito;

b) Notas de débito; y,

c) Guías de remisión.

NOTAS DE CRÉDITO.

Las notas de crédito son documentos que se emitirán para anular

operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.

Las notas de crédito deberán consignar la denominación, serie y número de

los comprobantes de venta a los cuales se refieren.

- 9 -

El adquirente o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar

en su original y copia, el nombre del adquirente, su número de Registro Único de

Contribuyentes o cédula de ciudadanía o pasaporte y fecha de recepción.

Las facturas que tengan el carácter de “comercial negociables”, a las que se

refiere el Código de Comercio y que en efecto sean negociadas, no podrán ser

modificadas con notas de crédito.

NOTAS DE DÉBITO.

Las notas de débito se emitirán para el cobro de intereses de mora y para

recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la

emisión del comprobante de venta.

Las notas de débito deberán consignar la denominación, serie y número de

los comprobantes de venta a los cuales se refieren.

Las facturas que tengan el carácter de “comercial negociables”, a las que se

refiere el Código de Comercio y en efecto sean negociadas no podrán ser

modificadas con notas de débito.

GUÍA DE REMISIÓN.

La guía de remisión es el documento que sustenta el traslado de mercaderías

por cualquier motivo dentro del territorio nacional.

Se entenderá que la guía de remisión acredita el origen lícito de la

mercadería, cuando la información consignada en ella sea veraz, se refiera a

documentos legítimos, válidos, y los datos expresados en la guía de remisión

concuerden con la mercadería que efectivamente se traslade.

COMPROBANTES DE RETENCIÓN.

Son comprobantes de retención los documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento y las resoluciones que para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas Internas.(Servicio de Rentas Internas, 2015)

2.2. EL PRIMER ESQUEMA DE EMISIÓN DE COMPROBANTES

ELECTRÓNICOS IMPLEMENTADO EN EL ECUADOR POR EL SRI.

La emisión electrónica de comprobantes, conocida como “facturación

electrónica”, es una novedosa forma de emisión de comprobantes que se

- 10 -

implementó en el Ecuador en mayo de 20091. Desde entonces en el país existen

tres modalidades de emisión de comprobantes:

1. Los comprobantes pre impresos (papel).

2. Los sistemas auto impresores (papel).

3. Los comprobantes electrónicos (archivo digital de computadora).

La diferencia radical entre un comprobante electrónico frente a los

comprobantes pre impresos y auto impresos está en que para estos últimos los

ejemplares vienen en papel; en cambio para los comprobantes electrónicos los

ejemplares son archivos digitales; no se obtiene jamás impresiones en papel. (Galarza Molina, 2012)

2.2.1. COMPROBANTES PRE IMPRESOS.

Los comprobantes preimpresos son aquellos talonarios físicos elaborados por

imprentas tradicionales autorizadas por el Servicio de Rentas Internas (SRI), bajo

petición de los contribuyentes. Constituyen una alternativa de emisión de

comprobantes que actualmente se utiliza en el Ecuador. (Galarza Molina, 2012)

2.2.2. SISTEMAS AUTOIMPRESORES.

Los sistemas autoimpresores son sistemas computarizados de los

contribuyentes autorizados por el SRI que permiten emitir e imprimir

comprobantes de forma automática. Es decir, un programa de computadora se

encarga de generar el comprobante y mandarlo a imprimir en papel a través de

una impresora.

Al referirse a sistemas computarizados de los contribuyentes quiere decir que

el software o programa de computadora fue adquirido por el contribuyente en el

mercado o desarrollado por el mismo. Al resaltar autorizados por el SRI quiere

decir que no cualquier sistema es autorizado por el Servicio de Rentas Internas;

para que la Administración Tributaria otorgue un numero de autorización, el

software o programa de computadora del contribuyente debe cumplir con ciertos

requisitos que demanda el ente tributario que son objeto de constatación cuando

el contribuyente solicita autorización.

Para contribuyentes que manejan un volumen elevado de transacciones, por

ejemplo comisariatos, gasolineras, estaciones de peaje, etc., los sistemas

autoimpresores son indispensables ya que el proceso de emisión e impresión de

comprobantes es más rápido y seguro que si se lo hiciera llenando a mano y

entregando comprobantes preimpresos.

- 11 -

Al igual que los comprobantes preimpresos, los sistemas autoimpresores

constituyen actualmente una opción que pueden utilizar los contribuyentes del

Ecuador para emitir y entregar comprobantes tributarios. (Galarza Molina, 2012)

2.2.3. COMPROBANTES ELECTRÓNICOS.

Un comprobante electrónico “es un documento digital que tiene validez legal

tributaria como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre

contribuyentes. Reemplaza a las facturas tradicionales en papel. La emisión

electrónica de comprobantes se introdujo en el país para que sea uso de la

ciudadanía tomando en consideración una lógica de funcionamiento que guarda

estrecha semejanza a la lógica actual de los sistemas auto impresores. De forma

similar, un sistema computarizado o software del contribuyente autorizado por el

SRI es el encargado de emitir y enviar al destinatario (por correo electrónico, por

ejemplo) los comprobantes electrónicos. Esta forma de emitir comprobantes

electrónicos puede considerarse como el primer esquema o forma de emisión

electrónica en el país.

Cabe mencionar que este esquema preliminar de emisión electrónica de

comprobantes, similar a los auto-impresores en cuanto a su funcionamiento

como se indicó antes, estará vigente y autorizado por el SRI para utilizarlo hasta

diciembre de 2012 porque será remplazado por un nuevo esquema.

Es por ello que el SRI no otorgará nuevas autorizaciones durante todo el año

2012 a contribuyentes que deseen por primera vez ser emisores electrónicos

bajo el esquema preliminar. Únicamente la Administración Tributaria renovará las

autorizaciones de contribuyentes electrónicos que, en el año 2012, estén por

caducar. Las autorizaciones renovadas del esquema preliminar tendrán una

vigencia obligatoria hasta el 31 de diciembre de 2012 (menos de un año. Un año

es la duración normal de las autorizaciones que otorga el SRI) (Galarza Molina, 2012)

2.3. RESOLUCIÓN NAC-DGERCGC12-00105, REGISTRO OFICIAL 666 21 DE

MARZO 2012.

Expedir las normas para el nuevo esquema de emisión de comprobantes de

venta, retención y documentos complementarios mediante mensajes de datos

(comprobantes electrónicos).

Artículo 1. Apruébese el nuevo esquema de emisión de comprobantes de

venta, retención y documentos complementarios mediante mensajes de datos

(comprobantes electrónicos), conforme las disposiciones señaladas en la

presente Resolución.

- 12 -

Artículo 2. Los sujetos pasivos de tributos, podrán emitir como "mensajes de

datos" conforme la definición de la "Ley de Comercio Electrónico, Firmas

Electrónicas y Mensajes de Datos", los siguientes comprobantes de venta,

retención y documentos complementarios:

a) Facturas;

b) Comprobantes de Retención;

c) Guías de Remisión;

d) Notas de Crédito;

e) Notas de Débito;

Artículo 3. En la aplicación del esquema de emisión de comprobantes

electrónicos aprobado mediante este acto normativo, los sujetos pasivos deberán

cumplir lo siguiente:

1. Los sujetos pasivos que opten por la emisión de los mensajes de datos

señalados en esta Resolución, deberán presentar su solicitud al Servicio de

Rentas Internas en el formato dispuesto para el efecto en la página web

institucional www.sri.gob.ec, mismo que deberá ser presentado vía

electrónica, a través de la aplicación "Comprobantes Electrónicos",

disponible en el sistema de Servicios en Línea que se encuentra en la

referida página web institucional.

2. Para el efecto, previamente el contribuyente deberá, por única vez, ingresar

una solicitud de emisión bajo el aplicativo "Comprobantes Electrónicos", en la

opción de "Pruebas". Luego de aprobada la solicitud, deberá efectuar todos

los ajustes necesarios en sus sistemas computarizados e informáticos para

la emisión de comprobantes electrónicos. Al tratarse de un periodo de prueba,

los comprobantes electrónicos emitidos bajo esta opción, sin perjuicio de la

autorización otorgada por el Servicio de Rentas Internas, no tienen validez

tributaria, y por tanto no sustentan costos y gastos, ni crédito tributario.

3. Una vez que el contribuyente haya realizado todas las verificaciones dentro

del aplicativo de "Pruebas", así como los ajustes necesarios señalados en el

numeral anterior, ingresará su solicitud de emisión de comprobantes

electrónicos, a través del aplicativo establecido en el numeral 1 de este

artículo, en la opción "Producción". Todos los comprobantes emitidos bajo

esta opción, tienen validez tributaria, sustentan costos, gastos y crédito

tributario, de conformidad con la ley.

Esta aprobación otorgada por el Servicio de Rentas Internas, respecto de la

solicitud de emisión de comprobantes electrónicos tendrá vigencia indefinida.

- 13 -

4. Los sujetos pasivos deberán contar con su certificado digital de firma

electrónica y mantenerlo válido y vigente. Los certificados digitales de firma

electrónica pueden ser adquiridos en las Entidades de Certificación

autorizadas en el país. Los comprobantes electrónicos deberán estar

firmados electrónicamente únicamente por el emisor, observando lo dispuesto

en el artículo 8 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y

Mensajes de Datos.

Cuando la firma electrónica o su certificado, se extingan, suspenda, revoque

o por cualquier causa pierda validez, no se autorizará la emisión de

comprobantes electrónicos a la que se refiere este artículo.

5. Los comprobantes electrónicos emitidos en el aplicativo de "Pruebas", así

como en el aplicativo de "Producción", deberán cumplir con los requisitos de

pre impresión y llenado, establecidos en el Reglamento de Comprobantes de

Venta, Retención y Documentos Complementarios, según corresponda.

6. Los sujetos pasivos autorizados para la emisión de comprobantes de venta,

retención y documentos complementarios bajo la presente modalidad

electrónica, podrán contar con autorización para la emisión de comprobantes

pre impresos, para cuando por solicitud del adquirente o por cualquier

circunstancia se requiera la emisión y entrega física de éstos en lugar de la

emisión del mensaje de datos, caso en el cual, los comprobantes pre

impresos deberán cumplir con todos los requisitos establecidos en el

Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos

Complementarios.

7. El Servicio de Rentas Internas en el trámite de atención de la solicitud de

emisión electrónica, otorgará un número determinado de claves de acceso

para la emisión bajo la modalidad de "Contingencia", la misma que será

utilizada únicamente en los casos que la Administración Tributaria tenga

programados mantenimientos y actualizaciones en sus sistemas de

recepción, validación y autorización, en el cual no se mantendrá disponible el

servicio de autorización en línea, o también en aquellos casos en los que no

cuente con acceso al Servicio de Consulta de Certificados Digitales de Firma

Electrónica con las Entidades de Certificación, conforme lo estipulado en la

ficha técnica.

En la aplicación de lo señalado en este artículo, los sujetos pasivos

deberán cumplir con lo establecido en la "Ficha Técnica" así como también

con las especificaciones técnicas detalladas en los archivos "XSD", que el SRI

ponga a su disposición, en la página web institucional www.sri.gob.ec.

- 14 -

Los comprobantes de venta, retención y documentos complementarios

emitidos bajo la presente modalidad deberán cumplir con los requisitos

adicionales de unicidad estipulados en la referida ficha técnica.

Artículo 4. Los sujetos pasivos que opten por la emisión de los mensajes

de datos señalados en esta Resolución deberán suscribir el respectivo acuerdo

de responsabilidad y uso de medios electrónicos, en caso de no contar aún con

la clave para el acceso a los servicios brindados a través de la plataforma

electrónica institucional.

Artículo 5. Los sujetos pasivos que accedan al presente esquema de

emisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios

como mensajes de datos, deberán utilizar los enlaces "WEB SERVICES"

dispuestos para el efecto por el Servicio de Rentas Internas, mecanismo a

través del cual se realizará el envío, recepción, validación, autorización o

rechazo de los comprobantes electrónicos emitidos en cada transacción.

Artículo 6. Las autorizaciones del Servicio de Rentas para la emisión

de los comprobantes electrónicos, se otorgarán una por cada uno de ellos y

antes de que éstos sean entregados a los receptores de los mismos; esta

autorización será única y diferente por cada comprobante.

Los sujetos pasivos que por su actividad económica emitan comprobantes de

venta, retención y documentos complementarios de manera masiva, podrán

enviar al Servicio de Rentas Internas, de manera conjunta o agrupada los

comprobantes electrónicos emitidos.

Artículo 7. Los sujetos pasivos que emitan comprobantes electrónicos

bajo la modalidad de "Contingencia", deberán solicitar obligatoriamente a la

Administración Tributaria, una autorización por cada comprobante electrónico

emitido en dicha modalidad, de manera inmediata y una vez que los sistemas

del Servicio de Rentas Internas se encuentren disponibles. Así mismo, deberán

incorporar las claves de acceso en cada comprobante.

Cuando las claves de acceso entregadas anteriormente para esta modalidad,

hayan sido utilizadas, los sujetos pasivos podrán solicitar nuevas claves,

mismas que serán generadas de manera automática a través del Sistema de

Comprobantes Electrónicos, previa validación de las mismas.

Artículo 8. Los sujetos pasivos que fueren autorizados a emitir sus

comprobantes de venta, retención y documentos complementarios mediante

mensajes de datos, así como aquellos que reciban documentos autorizados

- 15 -

emitidos bajo esta modalidad, no estarán obligados a archivar en medios

digitales los comprobantes electrónicos emitidos o recibidos, en vista de que el

Servicio de Rentas Internas mantendrá un registro de los mismos.

El Servicio de Rentas Internas pondrá a disposición de todos los sujetos

pasivos en su página web institucional "Servicios en Línea", la herramienta de

"Consulta Pública de Validez de Comprobantes Electrónicos"; así como también,

la posibilidad de presentar consultas internas sobre tales aspectos, que podrán

ser efectuadas ingresando con la clave personal del sujeto pasivo, y en las

cuales se detallarán los comprobantes electrónicos emitidos y/o recibidos.

Los sujetos pasivos emisores de comprobantes electrónicos a petición de los

receptores de los mismos, podrán imprimir y entregar una representación

impresa del comprobante electrónico en la cual se pueda visualizar los detalles

del mismo conforme a lo detallado en la ficha técnica. Dicha impresión tiene fines

informativos y de consulta más no validez tributaria.

Artículo 9. En lo no previsto en la presente Resolución, incluida la aplicación

de sanciones por contravenciones y faltas reglamentarias de conformidad con la

ley, se estará a lo dispuesto en el Código Tributario, Ley de Régimen Tributario

Interno, su reglamento de Aplicación y en el Reglamento de Comprobantes de

Venta, Retención y Documentos Complementarios.(Servicio de Rentas Internas, 2012)

2.4. CALENDARIOS DE OBLIGATORIEDAD PARA ADHERIRSE A LA

IMPLEMENTACION DE COMPROBANTES ELECTRONICOS.

Las instituciones y entidades del sector privado enumeradas a continuación,

fueron adheridas a la implementación de emisión de comprobantes electrónicos,

de acuerdo a la disposición de la Dirección General del Servicio de Rentas

Internas, por medio de la Resolución NAC-DGERCGC14-00366, siendo

publicada en el Registro Oficial 257 del 30 de mayo de 2014; mediante el

siguiente calendario:

- 16 -

Tabla 1 Calendario de Obligatoriedad para el Sector Privado

Fuente: (Servicio de Rentas Internas, 2014)

Mediante disposición de la Dirección General del Servicio de Rentas Internas,

conforme a la Resolución NAC-DGERCGC14-00157, publicada en el suplemento

del Registro Oficial 215 del 31 de marzo de 2014; los organismos y entidades del

Sector Público también fueron adheridos a este nuevo esquema de

Comprobantes Electrónicos de acuerdo al siguiente calendario:

GrupoFecha

de InicioSujetos Pasivos

1

A partir

del 01 de

Agosto

del 2014

Sociedades emisoras y administradoras de tarjeta de crédito.

Instituciones financieras bajo el control de la Superintendencia

de Bancos y Seguros, excepto mutualistas de ahorro y crédito

para la vivienda y sociedades emisoras y administradoras de

tarjeta de crédito.

Contribuyentes Especiales que realicen, según su inscripción

en el RUC, actividades económicas correspondientes al sector

y subsector: telecomunicaciones y televisión pagada.

Exportadores calificados por el SRI como contribuyentes

especiales.

Los demás contribuyentes especiales no señalados en los

grupos anteriores.

Contribuyentes que posean autorización de impresión de

comprobantes de venta, retención y documentos

complementarios, a través de sistemas computarizados

(autoimpresores).

Contribuyentes que realicen ventas a través de internet.

Los Sujetos pasivos que realicen actividades económicas de

exportación.

A partir

del 01 de

Octubre

del 2014

2

3

A partir

del 01 de

Enero

del 2015

- 17 -

Tabla 2 Calendario de Obligatoriedad para el Sector Público


Los Notarios también formaron parte de este nuevo esquema innovador;

como lo es emitir facturas, comprobantes de retención y documentos

complementarios electrónicos mediante la Resolución NAC-DGERCGC15-

00000004, publicada en el Registro Oficial 414 el 12 de enero de 2015, según lo

define el calendario siguiente:

Tabla 3 Calendario de Obligatoriedad para Notarios


2.5. FIRMA ELECTRÓNICA.

Son los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos,

adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para

identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que

el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje

de datos.(Servicio de Rentas Internas, 2002)

GrupoFecha de

InicioSujetos Pasivos

Empresas públicas y empresas de servicios públicos.

Entidades del Sector Público financiero.

Empresas de economía mixta.

Organismos y entidades de la función ejecutiva.

La Asamblea Nacional.

Organismos y entidades de la función judicial, con excepción de sus

organismos auxiliares mencionados en el art. 178 de la Constitución de

la Republica.

Organismos y entidades de la función y transparencia y Control Social.

Organismos y entidades de la Función Electoral

Universidades y escuelas politécnicas públicas

Los Organismos y entidades de los Gobiernos Autónomos

Descentralizados, incluidas las mancomunidades conformadas por los

mismos.

Los organismos y entidades públicas no descritas en ninguno de los

grupos señalados anteriormente.

A partir

del 01 de

Julio del

2015

3

A partir

del 01 de

Abril del

2015

2

1

A partir

del 01 de

Enero del

2015

GrupoFecha de

InicioSujetos Pasivos

1

A partir

del 01 de

Febrero

del 2015

Notarios

- 18 -

EFECTOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.

La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos

efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos

consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio.

REQUISITOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.

Para su validez, la firma electrónica reunirá los siguientes requisitos, sin

perjuicio de los que puedan establecerse por acuerdo entre las partes:

a) Ser individual y estar vinculada exclusivamente a su titular;

b) Que permita verificar inequívocamente la autoría e identidad del signatario,

mediante dispositivos técnicos de comprobación establecidos por esta Ley y

sus reglamentos;

c) Que su método de creación y verificación sea confiable, seguro e inalterable

para el propósito para el cual el mensaje fue generado o comunicado.

d) Que al momento de creación de la firma electrónica, los datos con los que se

creare se hallen bajo control exclusivo del signatario; y,

e) Que la firma sea controlada por la persona a quien pertenece.

LA FIRMA ELECTRÓNICA EN UN MENSAJE DE DATOS.

Cuando se fijare la firma electrónica en un mensaje de datos, aquélla deberá

enviarse en un mismo acto como parte integrante del mensaje de datos o

lógicamente asociada a éste. Se presumirá legalmente que el mensaje de datos

firmado electrónicamente conlleva la voluntad del emisor, quien se someterá al

cumplimiento de las obligaciones contenidas en dicho mensaje de datos, de

acuerdo a lo determinado en la Ley.

OBLIGACIONES DEL TITULAR DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.

El titular de la firma electrónica deberá:

a) Cumplir con las obligaciones derivadas del uso de la firma electrónica;

b) Actuar con la debida diligencia y tomar las medidas de seguridad necesarias,

para mantener la firma electrónica bajo su estricto control y evitar toda

utilización no autorizada;

c) Notificar por cualquier medio a las personas vinculadas, cuando exista el

riesgo de que su firma sea controlada por terceros no autorizados y utilizada

indebidamente;

d) Verificar la exactitud de sus declaraciones;

- 19 -

e) Responder por las obligaciones derivadas del uso no autorizado de su firma,

cuando no hubiere obrado con la debida diligencia para impedir su utilización,

salvo que el destinatario conociere de la inseguridad de la firma electrónica o

no hubiere actuado con la debida diligencia;

f) Notificar a la entidad de certificación de información los riesgos sobre su firma

y solicitar oportunamente la cancelación de los certificados; y,

g) Las demás señaladas en la Ley y sus reglamentos.

DURACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.

Las firmas electrónicas tendrán duración indefinida. Podrán ser revocadas,

anuladas o suspendidas de conformidad con lo que el reglamento a esta ley

señale.

EXTINCIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.

a) La firma electrónica se extinguirá por:

b) Voluntad de su titular;

c) Fallecimiento o incapacidad de su titular;

d) Disolución o liquidación de la persona jurídica, titular de la firma; y,

e) Por causa judicialmente declarada.

La extinción de la firma electrónica no exime a su titular de las obligaciones

previamente contraídas derivadas de su uso.(Servicio de Rentas Internas, 2002)

2.6. HERRAMIENTA DE GENERACION DE COMPROBANTES

ELECTRONICOS.

Se puede decir que como parte del nuevo esquema de facturación

electrónica, a partir del 2013 el Servicio de Rentas Internas (SRI) del Ecuador

publicó en portal web la herramienta gratuita para emisión comprobantes

electrónicos, con el fin de que los pequeños y medianos contribuyentes puedan

generar, firmar y enviar los comprobantes autorizados para emisión electrónica,

es decir: factura, guía de remisión, notas de crédito, notas de débito,

comprobantes de retención.

Entre las funcionalidades que ofrece este software de facturación electrónica

tenemos:

Software multi- plataforma: Windows – Linux – Mac

Realiza la firma electrónica de comprobantes utilizando los token de las tres

autoridades certificantes del país: Banco Central del Ecuador, ANF.EC y

Security Data S.A.

- 20 -

Envío de los comprobante hacia los web-services del SRI para su

autorización.

Visualización de los comprobantes emitidos en su representación impresa

RIDE.

Importación de información pre-existente de: productos, clientes,

transportistas.

Importación de claves de contingencia del Contribuyente para emisión de

comprobantes fuera de línea.(Eguiguren, Facturacion Electronica en el Ecuador, 2013)

2.7. PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.

De acuerdo a los parámetros establecidos por el Servicio de Rentas Internas

se puede concluir el proceso de facturación electrónica mediante 4 pasos; los

cuales se los realiza consecuentemente y se los define en la siguiente figura:


2.8. FACTURA ELECTRÓNICA.

Es el conjunto de registros lógicos archivados en soportes susceptibles de ser

leídos por equipos electr6nicos de procesamiento de datos que documentan la

transferencia de bienes y servicios, cumpliendo los requisitos exigidos por las

Leyes tributarias, Mercantiles y más normas y reglamentos vigentes.(Servicio de

Rentas Internas, 2002)

Fig. 2 Proceso de facturación electrónica

- 21 -

Con referencia al concepto anterior se puede tomar como ejemplo de la

emisión de comprobantes electrónicos, la representación de una factura

electrónica a continuación en la siguiente figura:


2.9. BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA.

Entre los beneficios que ofrece la implementación de un sistema de

facturación electrónica, se puede mencionar:

a) Ahorro en el gasto de papelería física y su archivo.

b) Oportunidad en el envío y la recepción de la información.

c) Menor probabilidad de falsificación.

d) Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.

e) Eliminación de espacios para almacenar los documentos físicos.

f) Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

g) Tiene exactamente la misma validez jurídica que los documentos emitidos en

papel.

Fig. 3 Ejemplo de factura electrónica

- 22 -

h) Contribuyen a la protección del medio ambiente, debido a los ahorros en

papel y eliminación de uso de químicos en tinta.(Eguiguren, Facturación Electrónica

Ecuador, 2012)

2.10. LA FACTURACION ELECTRÓNICA EN OTROS PAISES.

2.10.1. EN JAPON Y COREA.

Países como Japón y Corea, que cuentan con buenos niveles de

liberalización comercial, adecuados sistemas jurídicos y planes de desarrollo

integral por parte de las autoridades gubernamentales, se encuentran en una

fase de desarrollo medio. Las prácticas de negocio en Japón son muy distintas a

las prácticas en la Unión Europea o en los EE.UU. El pago en efectivo es más

conveniente en Japón. El pago con nota promisoria (esto es, un pagaré) es la

forma de pago más popular. Esta es una de las razones para la lenta adopción

de las facturas electrónicas. Existe una iniciativa para implementar los pagarés

electrónicos en Japón. Cerca de 7,700 compañías (0.2% del total de compañías),

principalmente las grandes compañías, se han registrado para usar facturas

electrónicas.

De acuerdo con fuentes de despachos fiscales, no es práctica común en

Japón el uso de la factura electrónica o de los documentos electrónicos. El

gobierno japonés está ampliando la conexión entre el sistema automático de

liberación aduanera de los cargamentos y otros sistemas relacionados, para

tratar de convertirlo en un sistema de "una sola parada" y permitir a los usuarios

del sistema pasar por todos los procesos requeridos con la transmisión de la

información electrónica.

En Corea el nivel de desarrollo económico es más elevado comparado con el

de otros países y lo mismo sucede con el nivel de liberalización comercial. La

aplicación del comercio sin soporte de papel se refleja en el segmento negocio-a-

negocio, negocio-a-gobierno y en las secciones relevantes de la cadena de

suministro. Se estableció el entorno legislativo para el comercio sin soporte de

papel, además de los estándares básicos para la transmisión de datos con fines

comerciales. Como resultado de ello, el sector privado y el gobierno aprovechan

totalmente las ventajas y los beneficios del comercio sin papel. Los participantes

en el comercio consolidaron sus recursos en la transmisión de facturas

electrónicas, y en algunas áreas, lograron llevar a cabo el comercio

transfronterizo sin soporte de papel. En 1990, Corea inició un proyecto comercial

de intercambio electrónico de datos (EDI por sus siglas en inglés) encabezado

por el gobierno. La factura electrónica en la aduana, la administración del

comercio, y el transporte internacional alcanzaron la meta de 100% sin

papel.(Comision Económica de las Naciones Unidas para Europa, 2016)

- 23 -

2.10.2. EN AMERICA LATINA.

Una región en desarrollo particularmente activa en la iniciativa de facturación

electrónica es América Latina. Aquí las iniciativas provienen de impulsores del

mercado e iniciativas en los sectores público y privado. De hecho, el sector

público encabeza las reglamentaciones y normas necesarias para implementar y

ejecutar de manera consistente las solicitudes de facturación electrónica. El

control y la visibilidad de las transacciones que son posibles gracias al uso de las

facturas electrónicas permitieron al sector público ejercer sus funciones de

recaudador de impuestos y, al mismo tiempo, prevenir la evasión fiscal.

La posibilidad de dar seguimiento a las facturas electrónicas permite la

automatización de controles de auditoria, mientras que la automatización de los

procesos de compras y la consecuente simplificación interna de procesos

respalda al sector público en la ejecución de su función como el mayor

comprador nacional en cada país. Las compras del gobierno representan entre el

30 y el 60% del PNB en términos del valor de los bienes y servicios adquiridos.

El sector público nacional en estos países también desempeña un papel

importante como protector del medio ambiente, y el uso de la factura electrónica

permite una reducción de residuos de papel ligada a las 50 mil millones de

facturas que se estima son emitidas anualmente en la región. El sector público

en los países de América Latina también puede aprender mejores prácticas

sobre la forma de hacer más efectivo el uso de facturas electrónicas de las

compañías multinacionales que hacen negocios en esos países. Estas

compañías multinacionales también sirven de referencia a otras importantes

compañías nacionales que buscan beneficiarse de los efectos positivos que

conlleva la adopción de la factura electrónica.

La Facturación Electrónica para las unidades corporativas en América Latina

requiere una atención especial. Son más recomendables los planes de

implementación a nivel de país que una adopción masiva en múltiples países.

Desde el punto de vista de la tecnología, cualquier solución universal representa

una decisión riesgosa ya que la planificación de los recursos de la empresa no

cubren aún todas las necesidades. (Comision Económica de las Naciones Unidas para Europa, 2016)

2.10.3. EN BRASIL.

En este país a la factura electrónica se le conoce como "Nota Fiscal

Electrónica" (NFE) y la maneja principalmente la entidad gubernamental

"Secretaria de Receita Federal". Para septiembre de 2009, el país había emitido

alrededor de 368 millones de facturas electrónicas.

- 24 -

A pesar de la dificultad para medir con precisión el mercado de adopción de la

facturación electrónica en el país, existen 150,000 compañías potenciales que

implementarán la NFE en el mediano plazo. Diversas entidades determinan las

fechas límites para implementar estos programas:

Gobierno

Obligaciones del sector industrial

Planes de implementación a nivel estatal bajo los estándares

nacionales. (Comision Económica de las Naciones Unidas para Europa, 2016)

2.10.4. EN CHILE.

Chile es el tercer país analizado por su adopción de facturas electrónicas

denominadas "Documentos Tributarios Electrónicos" (DTE). El órgano de

gobierno encargado de administrar la introducción de los DTE entre las

compañías es el "Servicio de Impuestos Internos" (SII).

Para agosto de 2009, se habían emitido 406 millones de facturas electrónicas,

donde únicamente 3,000 compañías - de un universo potencial de 18,000 -

intercambiaron la factura electrónica. El gobierno central es la principal entidad

que requiere la implementación del intercambio de facturas electrónicas, a pesar

de que aún no ha hecho obligatoria esta medida.(Comision Económica de las Naciones Unidas

para Europa, 2016)

2.10.5. EN COLOMBIA.

En Colombia la Ley 223 de 1995 en su artículo 37, incorporado al Estatuto

Tributario en el artículo 616-1, previó la Factura Electrónica como un documento

equivalente a la factura en papel y autorizó al Gobierno Nacional para

reglamentar el tema, expidiéndose el Decreto 1094 en el año 1996. Alternativa

que con el paso de los años fue insuficiente para enfrentar la realidad cambiante.

Así, en 1999 se expide la Ley de Comercio Electrónico, presentando la base

legal que comprende entre otros aspectos: el ámbito de aplicación, definiciones,

requisitos jurídicos, valor probatorio, en lo que a transacciones electrónicas se

refiere.

En el año 2005 se expide la Ley Antitrámites,con la cual se dio un impulso a la

Factura Electrónica, señalando que para todos los efectos legales, la misma

podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse, usando cualquier

tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan los requisitos legales

establecidos y la respectiva tecnología garantice su autenticidad e integridad

desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.

- 25 -

Para concretar e impulsar la aplicación de la Factura Electrónica en el nuevo

ámbito legal y considerando la función de control de la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales (DIAN), el año 2007 se expide el Decreto 1929, en que se

establece:

Definiciones, Factura Electrónica y los sujetos que intervienen en el

proceso.

Principios básicos de autenticidad e integridad.

Requisitos de contenido fiscal de la Factura Electrónica y las Notas

Crédito.

Requisitos de contendió técnico de la Factura Electrónica y la Nota

Crédito.

Exhibición de la Factura Electrónica y su conservación.

Acuerdos para su expedición y aceptación.

Control de emisión.

Obligaciones generales.

Exclusiones.

Reconocimiento de la Factura Electrónica como soporte fiscal.

Facultades de reglamentación otorgadas a la DIAN.

Vigencia de las nuevas disposiciones.

El 29 de noviembre de 2008, la DIAN expide la Resolución número 14.465 por

medio de la cual se establecen las características y contenido técnico de la

Factura Electrónica y otros aspectos fundamentalmente relacionados con el

procedimiento para su efectiva aplicación y el cumplimiento del deber de

informar, relacionados con esta modalidad de facturación. Por su parte, tanto el

Decreto número 1929 como la Resolución número 14.465 y las Leyes de

Comercio Electrónico y Antitrámites, tienen todas como marco las disposiciones

tributarias de orden legal y reglamentario. (Barraza, 2009)

- 26 -

CAPÍTULO 3. MARCO REFERENCIAL.

Fig. 4 Logo Institucional de la Compañía Cadmecorp Asociados S.A.

3.1. FINALIDAD.

Con el propósito de cumplir los objetivos planteados en las Escrituras de

Constitución, con la aplicación de un sistema de gestión de Calidad evolutivo en

lo referente al crecimiento laboral e intelectual y para estandarizar

procedimientos organizativos que se permitan ser efectivos, eficientes y

económicos, con la utilización de tecnología de punta, aportando al desarrollo

sustentable de la región con total respeto al Medio Ambiente, en la aplicación de

los procesos de producción y comercialización de los productos que ofrece

nuestra Compañía para que, cumpliendo estándares de calidad poner en

práctica nuestra Misión y Visión empresarial. (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)

3.2. OBJETIVOS

1. Contribuir en forma directa e indirecta con el progreso y desarrollo del cantón,

la provincia y la región, creando fuentes de trabajo y ocupación, Incorporando

profesionales y personal capaz, íntegro y competente, con el uso racional de

los recursos, clasificación y tratamiento de residuos generados en el proceso

de producción.

2. Poner a disposición del sector productivo, empresarial y comercial la dotación

de los servicios de:

a. Alquiler de maquinaria y equipo caminero, con calidad, calidez,

oportunidad, responsabilidad y garantía.

b. Provisión y venta de materiales pétreos de excelente calidad, que

cumplan especificaciones técnicas establecidas por el MTOP y por las

Normas de Calidad ISO-9000, para la construcción de obras civiles en

general.

c. Transporte de maquinaria y equipo pesado (caminero, agrícola, otros) con

puntualidad, oportunidad, garantía y responsabilidad.

d. Otros Relacionados con la Construcción, mantenimiento y preservación de

Obras Civiles en General.

e. Provisión y venta de HORMIGON, como materia prima para la

construcción de Obras Civiles; así como, productos derivados del

hormigón.

- 27 -

3. Cubrir la demanda de al menos el 40% de las necesidades del sector de la

construcción y productivo de la provincia y la región, implementando

políticas de expansión de la compañía. (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)

3.3. MISIÓN.

Proveer con excelencia, oportunidad y calidad servicios y materiales

relacionados con la construcción y Mantenimiento de Obras Civiles en General:

(alquiler de maquinaria pesada, explotación y procesamiento de material pétreo; y,

Transporte de Maquinaria y Equipo Pesado) a precios competitivos con apego a

las Normas de Calidad INEN ISO 9001-2008; ISO 140001, Normas de Gestión

Ambiental; y, OHSAS 18001 para la Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional. (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)

3.4. VALORES.

• Orientación al cliente

• Compromiso con los resultados

• Sostenibilidad

• Interés por las personas

• Responsabilidad social

• Integridad (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)

3.5. VISIÓN:

Ser una empresa Líder en la región y el País, proveyendo Servicios y

Materiales para la Construcción y Mantenimiento de Obras Civiles en General con

los mejores precios, calidad y oportunidad para la entera Satisfacción de nuestros

Clientes. (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)

3.6. PRINCIPIOS:

La compañía Cadmecorp Asociados S.A. cuenta con los siguientes principios.

• Transparencia

• Compromiso

• Responsabilidad

• Honradez (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)

- 28 -

3.7. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Fuente: (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)

Fig. 5 Organigrama Estructural de Cadmecorp Asociados S.A

- 29 -

CAPÍTULO 4. OBJETIVOS

4.1. OBJETIVO GENERAL

Determinar cómo incide la implementación de Comprobantes Electrónicos en

la Compañía Cadmecorp Asociados S.A. en el año 2015.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Evaluar el nivel de conocimientos que poseen los empleados emisores de

comprobantes electrónicos en esta compañía.

Identificar las dificultades que se presentan en esta compañía por la

Implementación de Comprobantes Electrónicos.

Establecer que costos afectan la aplicación del Sistema de Comprobantes

Electrónicos en dicha Compañía.

- 30 -

CAPITULO 5. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

5.1. TIPO DE ESTUDIO

En este estudio de caso según las características presentes se ha

considerado la aplicación del método cualitativo, se realizará un estudio de los

procesos de la facturación electrónica; así como también de los acontecimientos

presentados en los emisores de éstos comprobantes, por medio de la realización de

encuestas y cuestionarios.

Por tal motivo es también un caso de tipo exploratorio; por lo que hace

referencia al análisis de un proceso a estudiar en un determinado lugar y tiempo; lo

cual permitirá conocer las situaciones actuales, para consecuentemente efectuar

cambios o mantener el estado, según sea la necesidad de la Compañía Cadmecorp

Asociados S.A.

5.2. DISEÑO

En el presente trabajo se procederá a realizar un análisis de tipo documental,

por medio del planteamiento de cuestionarios; lo que va a permitir realizar el análisis

de los acontecimientos suscitados, durante los procesos que intervienen la emisión

de comprobantes electrónicos en la Compañía Cadmecorp Asociados S.A. durante

el periodo fiscal 2015.

Así como también se efectuará el análisis de las dificultades y beneficios que

ha dado lugar la implementación de comprobantes electrónicos; con respecto a la

comunidad, el Servicio de Rentas Internas y el medio ambiente. Lo que permitirá

conocer el estado y reacciones ocasionadas por el proceso a evaluar; pudiendo así

identificar las acciones factibles a adoptar, según sean las necesidades de la

compañía.

5.3. POBLACION

1. Gerente de Funciones Administrativas.

2. Asistente Administrativa 1.

3. Asistente Administrativa 2.

5.4. UNIDAD DE ANÁLISIS

La unidad de análisis que se utilizará en el presente trabajo es de manera

individual, tomando como referencia a los trabajadores involucrados en el proceso a

investigar.

- 31 -

5.5. INSTRUMENTOS

5.5.1. CUESTIONARIOS.

De los cuestionarios, se dice que son herramientas utilizadas para recolectar

datos específicos por medio de una base de preguntas. El cuestionario está

referenciado al caso de estudio a investigar, pueden ser preguntas en base a

conocimientos o experiencias personas, así como también referentes a la sociedad.

En el presente trabajo se utilizará Cuestionarios Abiertos; lo cual permitirá al

entrevistado responder con total libertad, con el fin de conseguir mayor información,

lo que ayudará a la consecución de los objetivos planteados.

5.5.1.1. Cuestionarios realizados al Gerente de Funciones Administrativas.

COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS S.A.

PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2015.

COMPONENTE: COMPROBANTES ELECTRÓNICOS.

ENTREVISTADO: ING. GIL REMIGIO VARGAS.

CARGO: GERENTE DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.

ÁREA: DPTO. DE CONTABILIDAD. FECHA: 19 de septiembre de 2016.

1. ¿Qué medios utilizaban anteriormente para emitir comprobantes de

venta y documentos complementarios?

Los medios que la compañía utilizaba eran los comprobantes tradicionales

como son los documentos impresos o también llamados comprobantes físicos o

llenados a mano.

2. ¿Presentaban algún inconveniente con la utilización de estos

comprobantes tradicionales?

Estos comprobantes ocasionaban varios inconvenientes como eran la pérdida

o extravío, así como también el deterioro y daño de su integridad durante la

permanencia en archivo según respuesta.

- 32 -

3. ¿Cuál fue el motivo por el cual decidieron adoptar la implementación de

comprobantes electrónicos?

Partiendo de la respuesta del encuestado identificó que el mayor motivo que

los llevo a cambiar los medios tradicionales fue la calificación de la compañía

como contribuyente especial, por lo que Cadmecorp Asociados S.A tuvo que

acatar la disposición del Servicio de Rentas Internas, según el calendario de

obligatoriedad.

4. ¿Qué medios eligieron para la implementación de comprobantes

electrónicos?

El encuestado menciona que, cumpliendo con la disposición la compañía

inició, adoptando el Sistema de Comprobantes Electrónicos Gratuito que ofrece

el Servicio de Rentas Internas, el cual es el medio básico para la producción y

emisión de estos comprobantes.

5. ¿Qué recursos incurrieron en la realización de este cambio?

Según la respuesta se menciona que los Recursos que formaron parte de la

implementación de estos medios en la Compañía Cadmecorp Asociados S.A.

fueron:

Recursos Humanos: empleados

Recursos Tecnológicos: computadoras, software

Recursos Económicos: presupuesto destinado a cubrir estos costos.

6. ¿Con qué recursos contaba la Compañía al momento de la

Implementación de comprobantes electrónicos?

Según el encuestado la compañía contaba con los recursos tecnológicos,

como son las computadoras, y el servicio de internet; así como también los

recursos humanos, por lo que contaba también con personal activo dedicado a la

emisión de comprobantes tradicionales.

7. ¿Qué costos tuvieron que asumir para la implementación de


En base a la información obtenida de esta pregunta se pudo definir que los

costos que le tocó asumir a la compañía, por no contar con un presupuesto,

predestinado para ese fin, fueron los valores:

Para la obtención de la firma electrónica.

- 33 -

Para el equipamiento de software en computadoras; como antivirus y

programas que permitan visualizar los documentos en formatos XML y PDF

generados por el Sistema de Comprobantes Electrónicos.

8. ¿Se capacitó oportunamente al personal encargado de realizar el

proceso de emisión de comprobantes electrónicos?

Se procedió a realizar la gestión para que el personal pueda asistir a la

capacitación brindada en el Servicio de Rentas Internas, lo cual ayudo para que

el personal obtenga bases fundamentales, para efectuar la utilización del sistema

de facturación; dando paso a la implementación de comprobantes electrónicos.

Elaborado por: PEDRO FERNANDO REMACHE CÁCERES

Fecha: 19 de Septiembre de 2016

- 34 -

5.5.1.2. Cuestionario realizado a la Asistente Administrativa 1.




ENTREVISTADO: SRA. MARIA FERNANDA GONZALEZ CADME.

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVA.


ESTADO DE CONOCIMIENTOS SOBRE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

1 ¿Cuál es su concepto sobre comprobantes electrónicos?

Son aquellos que se realizan de forma sistemática y cuentan con igual valides que los comprobantes físicos o llenados a mano.

2 ¿Qué tipo de comprobantes de venta se puede emitir electrónicamente?

facturas, retenciones, guías de remisión, notas de débito y notas de crédito

3 ¿Qué definición tiene sobre la importancia de una firma electrónica?

Es vital porque reemplaza a la firma original del contribuyente.

4 ¿Es necesario que el receptor obtenga la firma electrónica para recibir comprobantes?

No es necesaria únicamente lo es para el emisor.

5 ¿En qué tipo de archivos pueden generarse estos comprobantes?

Son generados en Formatos PDF y XML

6 ¿En qué casos se emite el RIDE? Se los emite cuando el receptor solicite la impresión del comprobante.

7 ¿Cuál es el procedimiento para realizar la anulación de una factura electrónica?

Se llena el formulario de solicitud de anulación (factura) en la página del SRI con clave de acceso, numero de autorización, fecha, número ruc y correo del destinatario.

8 ¿Qué procedimiento se debe Se llena el formulario de anulación de

- 35 -

seguir para la anulación de una retención electrónica?

retención con clave de acceso, número de autorización, fecha, número ruc y correo del destinatario y se espera a que el receptor acepte la anulación.

9 ¿Tiene usted la necesidad de recibir capacitaciones de actualización sobre estos medios?

Sí, porque el sistema y las normas del SRI tienden a sufrir modificaciones y actualizaciones.

BENEFICIOS COMO EMISOR DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

10 ¿Cuál es el beneficio que puede dar la emisión de comprobantes electrónicos a la compañía?

Entrega rápida de documentos

Disminuye los costos de envío de comprobantes.

11 ¿En qué beneficia la utilización de comprobantes electrónicos al medio ambiente?

Ayuda a su conservación por la disminución del uso del papel

12 ¿La adaptación de este sistema de qué manera puede contribuir con los procesos?

Si, por la facilidad de llenado y el envío oportuno del comprobante vía internet

13 ¿De qué manera cree usted que aporta la implementación de comprobantes electrónicos con el S.R.I.?

Dando información directa y veraz al momento de la transacción ayudando a controlar la evasión de impuestos.

14 ¿Qué respuesta obtuvo de sus clientes y proveedores al entregarle los documentos electrónicos?

Mayor confianza en los procesos y satisfacción por la atención recibida.

DIFICULTADES COMO EMISORES DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS

15 ¿Qué inconvenientes se han presentado en el envío de estos comprobantes?

Clientes y proveedores que no cuentan con correo electrónico, información errónea; lo cual no permite efectivizar el envío.

16 ¿Cuántos comprobantes estima que son anulados en el mes?

Aproximadamente 8 comprobantes.

17 ¿Cuáles son las razones que Mal ingreso de información, cambio de

- 36 -

producen la anulación de un comprobante electrónico?

aspectos de los productos, variación de precios.

18 ¿Qué factores externos le impedirían a usted realizar el proceso de facturación electrónica?

La suspensión del servicio eléctrico, un mal servicio de internet, mantenimientos del sistema.

19 ¿Existe la necesidad de recibir capacitaciones con respecto a Los Comprobantes Electrónicos?

Si, Por que lo que eh aprendido ha sido solo con la práctica y la ayuda de compañeras de trabajo.



- 37 -

5.5.1.3. Cuestionario realizado a la Asistente Administrativa 2.




ENTREVISTADO: SRA. ELSA JAQUELINE GUAYLLA VALENZUELA.

CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVA.




Son comprobantes que tienen la misma validez tributaria que los comprobantes tradicionales solo que estos se los emite por medio de un Sistema computarizado.


Se pueden emitir facturas, guías de remisión, retenciones, notas de débito y de crédito


Comprende la parte primordial, ya que es el reemplazo de la firma manual y de gran importancia para la emisión de estos comprobantes electrónicos.


Es necesaria únicamente para la persona que emite estos comprobantes mas no para el que los recibe.


Pueden generarse en Formatos RIDE (PDF) y XML

6 ¿En qué casos se emite el RIDE? En casos donde el receptor solicite el comprobante electrónico impreso para ser archivado de manera física.

7

¿Cuál es el procedimiento para realizar la anulación de una factura electrónica?

Se lo realiza mediante la página del SRI, llenando el formulario de anulación de comprobantes con todos los datos solicitados.

- 38 -

8 ¿Qué procedimiento se debe seguir para la anulación de una retención electrónica?

Se realiza la solicitud de anulación de retención, llenando el formulario respectivo con todos los datos solicitados y esperar la confirmación del proveedor.


Si porque la única capacitación que pudimos recibir fue por parte del SRI, lo cual nos dio conocimientos básicos, pero se necesita estar preparados para afrontar las diferentes actualizaciones que suele sufrir las normas y reglamentos del SRI:



Facilidad de entrega de los comprobantes. Evitan el deterioro de comprobantes por medio de permanencia en archivo digital.


Beneficia por la eliminación del papel, disminuyendo así la tala de los bosques, ayudando a conservar el medio ambiente.


Dando más agilidad a los procesos para llegar al comprobante de una manera más oportuna.

13 ¿De qué manera cree usted que podría aportar la implementación de comprobantes electrónicos con el S.R.I.?

Brindando datos exclusivos de comprobantes emitidos, ayudando a controlar la posible evasión de impuestos.


Se vio reflejada mayor confianza en la recepción de sus comprobantes, y satisfacción por la entrega inmediata.



Falta de entrega de información de clientes y proveedores, beneficiarios de los comprobantes que no poseen correo electrónico, debido a su rusticidad.


Se estima que son anulados entre 7 a 10 comprobantes.

- 39 -

17 ¿Cuáles son las razones que producen la anulación de un comprobante electrónico?

Información errónea, cambio de cantidad y precios de los productos.


El desconocimiento del beneficiario acerca de estos comprobantes. Los cortes del servicio de energía eléctrica y servicio de internet.

19 ¿Existe la necesidad de recibir capacitaciones con respecto a Los Comprobantes Electrónicos?

Las personas que realizamos este accionar solo contamos con una capacitación del SRI, y los demás conocimientos han sido adquiridos por experiencias pasadas y otras fuentes propias. Por lo cual es importante poseer más capacitaciones y actualizaciones para poder desenvolvernos en situaciones futuras.



- 40 -

CAPÍTULO 6. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN.

6.1. IMPLEMENTACIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS EN LA


Para efectuar el desarrollo del presente trabajo de investigación se toma

como referencia el estudio realizado por (ROMERO, 2013), en donde se define

diez pasos a seguir para la implementación de comprobantes electrónicos que

son:

1) Evaluar.

2) Formar un equipo de trabajo.

3) Análisis e impacto de los procesos de Organización.

4) Plan de comunicación.

5) Selección de tecnología de información.

6) Implantación tecnológica.

7) Establecer equipo de operación.

8) Obtención de la certificación Token.

9) Solicitud al SRI.

10) Utilizar el nuevo modelo.

Con referencia al inicio de la implementación de comprobantes electrónicos

que se daría a cabo el 01 de Enero del 2015; la Compañía Cadmecorp

Asociados S.A. guiándose en base al calendario de obligatoriedad para la

implementación de comprobantes electrónicos en el sector privado, según la

Resolución NAC-DGERCGC14-00366 publicado en el Registro Oficial 257 el 30

de mayo de 2014 por el Director General del S.R.I, se pone a buen recaudo para

el cumplimiento de esta Ley.

Razones por las cuales en conjunto con el Gerente Administrativo de

funciones, los trabajadores del área administrativa y el Gerente General;

decidieron organizarse de la mejor manera para adoptar esta innovadora

propuesta con responsabilidad y eficiencia en los procesos a ejecutarse. Lo cual

se resolvió llevar a cabo los siguientes ocho pasos considerándolos de mayor

importancia:

6.1.1. EVALUAR LA SITUACIÓN ACTUAL ANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE

COMPROBANTES ELECTRÓNICOS.

Se procedió a estimar la cantidad de comprobantes que mensualmente se

emitían y recibía la empresa, sean estos facturas, retenciones, notas de crédito y

notas de débito.

- 41 -

Se tomó en cuenta el proceso a seguir que tenía la emisión de cada

comprobante impreso, tomando en cuenta la impresión, entrega,

almacenamiento y posible pérdida o deterioro de los mismos.

6.1.2. FORMAR UN EQUIPO DE TRABAJO.

Se efectuó la selección de quiénes serán los encargados de iniciar la

facturación electrónica en la empresa; teniendo en cuenta que se debe contar

con una persona encargada de la preparación de información y realización de los

comprobantes emitidos por la compañía y otra persona que esté encargada del

monitoreo y recepción de los comprobantes que son emitidos por clientes y/o

proveedores y recibidos por la compañía, según sea la transacción comercial

realizada.

6.1.3. ANÁLISIS E IMPACTO DE LOS PROCESOS Y ORGANIZACIÓN.

Se definió el proceso para la realización de la emisión y recepción de

comprobantes electrónicos, incluyendo los requerimientos establecidos por el

S.R.I; como la adquisición de la firma electrónica y la adecuación del software del

Sistema de Facturación. Pudiendo rediseñar los procesos, definiendo quien será

la persona encargada de firmar y autorizar los documentos generados en la

aplicación de este sistema.

6.1.4. PLAN DE COMUNICACIÓN.

Anteriormente al inicio de la utilización y acople de este esquema de

comprobantes electrónicos; se procedió a brindar información a todos quienes

forman parte de la compañía, y realizar la capacitación respectiva a quienes iban

a ser partícipes de este nuevo proceso.

Para posteriormente dar a conocer a clientes y proveedores el nuevo servicio

que se estará brindando, con el fin de motivar la aceptación de estos medios y

una motivación a que se adhieran también a este sistema.

6.1.5. SELECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN.

Para dar lugar a la implementación de este esquema, es necesaria la

adquisición de un software diseñado para ejecutar estos procesos, por lo cual la

compañía adoptó el Sistema de Facturación Electrónica brindado por el Servicio

de Rentas Internas; con el fin de iniciar básicamente con las herramientas

disponibles oportunas.

- 42 -

6.1.6. IMPLANTACIÓN TECNOLÓGICA.

De acuerdo a como se llevaba la facturación impresa anteriormente, la cual

era distribuida en diferentes entidades de la compañía; de acuerdo a la

importancia que tenía el establecimiento matriz de la compañía en emisiones de

comprobantes, se procedió a centralizar la implantación del Sistema de

Facturación Electrónica; lo cual se llevaría a cabo únicamente en la dirección

matriz de la compañía como es en el Cantón La Troncal, calle Eloy Alfaro 911 y

El Oro.

6.1.7. OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO TOKEN.

Se procedió a realizar el trámite respectivo para la solicitud y obtención de la

firma electrónica o también llamado Token, ya que es de vital importancia para

firmar los comprobantes electrónicos y poder requerir la autorización de los

próximos documentos a emitir.

6.1.8. UTILIZACIÓN DEL NUEVO MODELO.

Teniendo en cuenta que a partir del 01 de enero del año 2015 se dio inicio a la

implementación de comprobantes electrónicos en la Compañía Cadmecorp

Asociados S.A., de acuerdo al calendario de obligatoriedad, al ser calificado

como contribuyente especial. Utilizando el Sistema de Facturación Electrónica

brindado por el Servicio de Rentas Internas, la compañía puso a disposición el

servicio de facturación electrónica a sus diferentes clientes y proveedores;

proceso que se realizará de manera organizada y responsable por el personal

administrativo calificado y designado por la Gerencia de Funciones

Administrativas.

6.2. PROCESO PARA LA EMISIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS EN

LA COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS DURANTE EL AÑO 2015.

Para emitir un comprobante electrónico en la compañía Cadmecorp

Asociados S.A., se estableció un proceso, en donde se encuentran distribuidas

las diferentes actividades que intervienen en la aplicación de este nuevo

esquema; las cuales son responsabilidad del personal administrativo

seleccionado por la empresa según el área correspondiente.

Teniendo en cuenta las diferentes actividades económicas, que ofrece la

compañía como:

a. Alquiler de maquinaria y equipo caminero, con calidad, calidez, oportunidad,

responsabilidad y garantía.

- 43 -

b. Provisión y venta de materiales pétreos de excelente calidad, que cumplan

especificaciones técnicas establecidas por el MTOP y por las Normas de

Calidad ISO-9000, para la construcción de obras civiles en general.

c. Transporte de maquinaria y equipo pesado (caminero, agrícola, otros) con

puntualidad, oportunidad, garantía y responsabilidad.

d. Otros Relacionados con la Construcción, mantenimiento y preservación de

Obras Civiles en General.

e. Provisión y venta de HORMIGON, como materia prima para la construcción

de Obras Civiles; así como, productos derivados del hormigón.

Para proceder con la emisión de comprobantes electrónicos, se dividieron las

actividades en cinco áreas, tomando como referencia la emisión de una factura

electrónica; donde se realizan distintas actividades para llegar a emitir dicho

documento, las cuales se exponen en el Diagrama de Flujo Funcional que se

encuentra en el Anexo 2.

Entre las áreas que intervienen para generar la información para la

elaboración de una factura electrónica en la Compañía Cadmecorp Asociados

S.A. tenemos las siguientes:

6.2.1. JEFATURA DE OPERACIONES.

Es considerado como punto de partida para la generación de información para

llegar a la emisión de una factura electrónica, porque es donde se reciben los

requerimientos y exigencias que los clientes desean para sus productos. Por lo

cual el jefe de operaciones realiza las proformas especificando los precios de los

productos, las características y cantidades disponibles; para luego enviar a los

beneficiarios para su revisión y posible aprobación según sus expectativas.

En caso de que las proformas fuesen aprobadas por el cliente, de inmediato

se procede a acordar la fecha inicio de los despachos, por lo cual se exige los

datos del cliente para su respectivo registro en la base de datos. Entre los datos

requeridos por la compañía para tener un registro completo de los clientes

tenemos los siguientes:

a. Numero de RUC.

b. Nombre Comercial o Razón Social.

c. Dirección del Establecimiento.

d. Número de Teléfono convencional y/o celular

e. Dirección de Correo Electrónico

- 44 -

Información que se adjunta a las proformas aprobadas por ambas partes y

que el encargado de esta área tiene como obligación, proveer todos los detalles

necesarios para que los responsables de la Producción de Materiales y la

Producción de Hormigón, puedan despachar los productos acordados con la

calidad y de la manera oportuna con la que la compañía se identifica.

6.2.2. PRODUCCION DE MATERIALES.

En esta área es donde la información necesaria para elaborar la factura

electrónica va tomando forma, ya que aquí es donde se realiza el control

específico de despachos conforme a las proformas aprobadas de:

Materiales pétreos que salen de cantera (arena, grava, piedra, material

triturado, entre otros).

Servicios prestados por transporte de material pétreo.

Para que consecuentemente provea información clasificada por clientes, a los

encargados del área de producción en oficina; otorgando detalles de los

diferentes materiales pétreos o el número de servicio de transporte consumidos

por el beneficiario para ser facturados consecuentemente.

A continuación se presenta el modelo de las papeletas con las cuales se

controla el despacho de materiales pétreos en la compañía.

- 45 -

Fig. 6 Papeletas de Control de Despacho de Materiales Pétreos

Fuente: (Archivo Dpto. Producción de Oficina)

6.2.3. PRODUCCION DE HORMIGÓN.

En esta área al igual que en la anterior es donde la información necesaria

para elaborar la factura electrónica se va estructurando, ya que aquí es donde se

realiza el control específico de despachos conforme a las proformas aprobadas

de:

Compra de Materia prima (Cemento)

Despacho de Hormigón premezclado según las características establecidas

por el cliente.

Alquiler de los Mixer (Vehículos utilizados para transportar el hormigón).

Alquiler de Bomba de Hormigón, según el lugar donde se realizará el vaciado

del material.

Y por consiguiente en encargado de esta área tiene a su vez la

responsabilidad de proveer información clasificada por clientes, a los encargados

del área de producción en oficina; otorgando detalles de la cantidad de hormigón

despachado y el número de horas de alquiler de Mixer y/o bomba fueron

consumidos por el beneficiario para poder efectuar la factura electrónica.

- 46 -

A continuación se presenta el modelo de papeletas con las cuales se controla

el despacho de Hormigón en la compañía.

Fig. 7 Papeletas de control de Despachos de Hormigón

Fuente: (Archivo Dpto. Producción de Oficina)

6.2.4. PRODUCCION DE OFICINA.

Se considera como punto intermedio, por su disposición de acaparar toda la

información adquirida en las diferentes ramas de la producción; ya sea de

materiales pétreos así como también de hormigón; con el objetivo primordial de

elaborar las liquidaciones de provisión de productos o servicios prestados a cada

uno de los clientes según fecha de corte con el objetivo de elaborar la factura

electrónica con la información correcta y clasificada.

Las liquidaciones comprenden toda la información acaparada de cada uno de

los materiales despachados y la cantidad de horas que comprenden los servicios

prestados; según fecha de corte que los clientes requieran que se considere,

para próximamente proceder emitir el comprobante electrónico requerido. Por tal

razón la persona encargada de esta área tiene la obligación de realizar y proveer

las liquidaciones de provisión de materiales pétreos, hormigón y de servicios

prestados al Departamento de Contabilidad, en donde se realizará la emisión de

la factura electrónica.

- 47 -

A continuación se presenta el modelo de las Liquidaciones de provisión de

materiales pétreos y Liquidación de Provisión de Hormigón, según corresponda

que se efectúa en la compañía.

Fuente: (Archivos del Área de Producción de Oficina)

CLIENTE: PEDRO FERNANDO REMACHE CÁCERES CONSTRUFER S.A.

RUC: 0302236229001

DIRECCIÓN:

E.MAIL: [email protected].: 0986211279 072410222

PLANILLA PROVISION DE MATERIALES

FECHA PLACANº

COMPROBANTE

SUB BASE

CLASE 2

BASE

CLASE 1

GRAVA/

RIPIOUNIT. TOTAL

15-jul PXJ-469 165401 8,00 10,00 80,00

15-jul PXJ-469 165403 8,00 10,00 80,00

17-jul PZN-0121 165424 8,00 7,00 56,00

18-jul XAE-812 165425 8,00 7,00 56,00

22-jul TAR-0257 165429 13,69 6,00 82,14

23-jul TAR-0257 165430 13,69 6,00 82,14

24-jul TAR-0257 165431 13,69 10,00 136,90

25-jul TAR-0257 165432 13,69 10,00 136,90

26-jul TAR-0257 165433 13,69 7,00 95,83

27-jul AAV-551 165434 13,00 7,00 91,00

28-jul AAV-551 165435 13,00 7,00 91,00

TOTALES 29,00 43,38 54,07 987,91

DETALLE PARA FACTURACIÓN

Nº DETALLE PRECIO SUBTOTAL

1 7,00 203,00

2 BASE CLASE 1 10,00 433,80

3 GRAVA/RIPIO 6,00 324,42

SUBTOTAL 961,22

SUBTOTAL 0%

SUBTOTAL 14% 961,22

IVA 0%

IVA 14% 134,57

TOTAL 1095,79

9,61

RET. IVA 10% 13,46

TOTAL -23,07

1072,72

Cochancay, Barrio Los Helechos, Mz 3, Sl 5.

RET. FTE 1%

ANTICIPO

RAZON SOCIAL:

TOTAL A COBRAR:

54,07

SUB BASE CLASE 2

VALOR CANTIDAD

CANTIDAD m3

29,00

43,38

Tabla 4 Modelo de Liquidación de Provisión de Materiales Pétreos

- 48 -

Fuente: (Archivos del Área de Producción de Oficina)

CLIENTE: PEDRO FERNANDO REMACHE CÁCERES

RAZON SOCIAL: CONSTRUFER S.A.

RUC: 0302236229001

DIRECCIÓN: Cochancay, Barrio Los Helechos, Mz. 3, Sl. 5.

E-MAIL: [email protected]

Cel.: 0986211279 07241022

PLANILLA PROVISIÓN DE HORMIGÓN

140,00 210,00

15-jul GSC-1084 327 5,00 Sin Bomba

16-jul GSN-4877 328 5,00 Sin Bomba







20,00 20,00

Nº DETALLE m3 PRECIO SUBTOTAL

1 Hormigon fc = 140 20,00 99,45 1989,00

2 Hormigon fc = 210 20,00 112,71 2254,20

SUBTOTAL 4243,20

SUBTOTAL 0%

SUBTOTAL 14% 4243,20

IVA 0%

IVA 14% 594,05

TOTAL 4837,25

TOTAL 4.837,25

(-) RET F 42,43

(-) RET IVA 59,40

Total a Cobrar 4.735,41

TOTAL

CONSOLIDADO

LIQUIDACION DE DESPACHOS DE HORMIGON

FECHA PLACA

Nº

COMPROBA

NTE

CANTIDAD

RESISTENCIA OBSERVACION

Tabla 5 Modelo de Liquidación de Provisión de Hormigón

- 49 -

6.2.5. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

Es considerado responsable de la Facturación Electrónica, porque está

conformado por los empleados que fueron designados para llevar a cabo la

emisión de comprobantes electrónicos. En este departamento es donde llegan

las liquidaciones de provisión de servicios o materiales despachados según

fecha de corte acordada por el cliente y el jefe de operaciones.

Se procede a revisar estas liquidaciones de manera minuciosa, para que no

contengan ninguna posible inconsistencia como:

Errores en las características detalladas del material despachado.

Error en sumatoria de m3 de materiales despachados.

Mal cálculo en valores de retenciones de IVA o de Renta que se aplicarán a la

totalidad del comprobante por emitir.

En caso de que las liquidaciones se hallen con algún error en su detalle, los

responsables de la facturación electrónica harán la devolución de dichos

documentos a la persona encargada de la rama de Producción de Oficia para

que realice los cambios respectivos.

De existir conformidad con las liquidaciones recibidas; se procede a emitir el

comprobante, firmando electrónicamente por medio del Token y recibiendo la

autorización del Servicio de Rentas Internas; teniendo así la disponibilidad del

documento en formatos XML y PDF. Los cuáles serán enviados a los clientes

según corresponda, por medio de correo electrónico; para de esta manera

concluir con este proceso, pudiendo así solicitar el pago correspondiente.

Con referencia a las Liquidaciones presentadas anteriormente se hizo un

modelo de factura con los datos e información existentes en dichos documentos,

lo que se muestra a continuación:

- 50 -

Fuente (Departamento de Contabilidad)

Fig. 8 Factura Electrónica de Cadmecorp Asociados S.A. en formato PDF

- 51 -

La presente investigación cuenta también con entrevistas realizadas a los

asistentes administrativos; al ser ellos los responsables directos de la realización

del proceso de emisión de comprobantes electrónicos, con el fin de identificar el

estado de conocimientos que poseen sobre dicho proceso. También ayudará a

definir la existencia de beneficios o dificultades presentadas durante la

implementación de comprobantes electrónicos en el año 2015.

- 52 -

CAPÍTULO 7. ANÁLISIS DE RESULTADOS

7.1. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE CUESTIONARIOS APLICADOS AL JEFE

DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

1. ¿Qué medios utilizaban anteriormente para emitir comprobantes de

venta y documentos complementarios?

Al no ser obligados a cumplir con esta disposición de la implementación de

comprobantes electrónicos anterior al año 2015, los medios que la compañía

Cadmecorp Asociados S.A utilizaba para emitir comprobantes eran los medios

tradicionales como comprobantes impresos o llenados a mano; lo cual era lo

común antes de la propuesta de la aplicación del innovador esquema de

comprobantes por medios electrónicos.

2. ¿Presentaban algún inconveniente con la utilización de estos

comprobantes tradicionales?

Prácticamente son algunos los inconvenientes que se presentaban con la

utilización de estos medios tradicionales en la compañía Cadmecorp Asociados

S.A, al ser estos generados en papel y tener su permanencia en archivadores

para su conservación; estos tendían a extraviarse e inclusive a deteriorarse por

el tiempo de estabilidad en archivadores, lo cual representaba un inconveniente

en la compañía ya que por estas razones, no se podía conservar la información

en óptimas condiciones y al orden del día; lo cual es de suma importancia al

momento de realizar las declaraciones de impuestos y rendir cuentas al Servicio

de Rentas Internas

3. ¿Cuál fue el motivo por el cual decidieron adoptar la implementación de


Con respecto a lo respondido por el cuestionado, se puede definir que la

compañía Cadmecorp Asociados S.A tuvo dos razones para decidir adherirse a

la implementación de comprobantes electrónicos; en primer lugar fue por regirse

a la disposición planteada por el Servicio de Rentas Internas, al haber calificado

como contribuyente especial; y por otra parte fue para emprender un desarrollo

cultural dentro de la compañía al aplicar este innovador esquema dentro de ella.

Este desarrollo cultural en emisión de comprobantes, no solo beneficiaría a la

compañía, sino también a quienes forman parte su entorno, como clientes y

proveedores.

- 53 -

4. ¿Qué medios eligieron para la implementación de comprobantes

electrónicos?

Para iniciar con la implementación de comprobantes electrónicos en la

compañía Cadmecorp Asociados S.A, se decide adoptar el Sistema de

Comprobantes Electrónicos, puesto a disposición por el Servicio de Rentas

Internas. Decisión que fue tomada al desconocer sobre algún otro sistema

disponible; y por ser considerado este sistema de entera confianza al ser

proveído por el S.R.I.

5. ¿Qué recursos incurrieron en la realización de este cambio?

Con el propósito de dar cabida a la adopción de comprobantes electrónicos

en la compañía Cadmecorp Asociados S.A, se tuvo que considerar la necesidad

de varios recursos y de poderlos organizar acorde al nuevo sistema a adoptarse.

Entre ellos los recursos humanos, seleccionando y designando a la persona que

va a tener la responsabilidad de emitir estos comprobantes, así como también

los recursos tecnológicos a utilizarle para la elaboración de los mismos y los

recursos económicos que le tocaría a la compañía generar un presupuesto para

poder cubrir dicho proceso.

6. ¿Con qué recursos contaba la Compañía al momento de la

Implementación de comprobantes electrónicos?

La compañía Cadmecorp Asociados S.A antes de dar inicio a esta

implementación contaba con todos los recursos necesarios disponibles, por lo

cual solo era necesaria la debida redistribución de estos adaptándolos a los

procesos a desempeñar con respecto a la implementación de este innovador

sistema de comprobantes electrónicos, para lo cual se realizó la organización

correspondiente.

7. ¿Qué costos tuvieron que asumir para la implementación de


La utilización de los recursos en la compañía Cadmecorp Asociados S.A, para

cubrir los costos incurridos en la implementación de este sistema de

comprobantes electrónicos, serían destinados para la obtención de la firma

electrónica y para el equipamiento de los recursos tecnológicos de la compañía

con el propósito de que estos estén en capacidad para que los recursos

humanos como son los empleados los puedan utilizar sin ningún impedimento.

- 54 -

8. ¿Se capacitó oportunamente al personal encargado de realizar el

proceso de emisión de comprobantes electrónicos?

Sí; a vísperas de la adopción de estos comprobantes electrónicos la

compañía Cadmecorp Asociados S.A, procedió a realizar la gestión con el

Servicio de Rentas Internas para que el personal sea capacitado mediante

charlas que ofrece la administración tributaria con respecto a este nuevo proceso

a implementarse.

7.2. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE CUESTIONARIOS APLICADOS A LAS

ASISTENTES ADMINISTRATIVAS

Conforme a las respuestas obtenidas en los cuestionarios realizados a los

involucrados en este trabajo de investigación, se puede establecer lo siguiente:

1. ¿Cuál es su concepto sobre comprobantes electrónicos?

2. ¿Qué tipo de comprobantes de venta se puede emitir electrónicamente?

3. ¿Qué definición tiene sobre la importancia de una firma electrónica?

4. ¿Es necesario que el receptor obtenga la firma electrónica para recibir

comprobantes?

5. ¿En qué tipo de archivos pueden generarse estos comprobantes?

6. ¿En qué casos se emite el RIDE?

7. ¿Cuál es el procedimiento para realizar la anulación de una factura

electrónica?

8. ¿Qué procedimiento se debe seguir para la anulación de una retención

electrónica?

Con referencia a la información citada en el marco teórico del presente trabajo

de investigación se realizó el análisis de las respuestas obtenidas a éstas

preguntas planteadas a dos empleadas de la compañía Cadmecorp Asociados

S.A, ayudando a evidenciar que al momento y durante el transcurso del período

fiscal 2015, con respecto a la implementación de comprobantes electrónicos, las

personas encargadas de efectivizar este proceso, contaban con conocimientos

básicos; que fueron obtenidos mediante la capacitación brindada por el Servicio

de Rentas Internas. Los cuales fueron de mucha importancia porque les dio la

información previa necesaria, para poder dar inicio a la implementación de estos

comprobantes en dicha compañía.

9. ¿Tiene usted la necesidad de recibir capacitaciones de actualización

sobre estos medios?

- 55 -

Los empleados respondiendo a esta pregunta, afirmaron que es de vital

importancia la necesidad de recibir capacitaciones y actualización de

conocimientos sobre los comprobantes electrónicos y su sistema de emisión, ya

que para efectuar cualquier procedimiento adicional a la emisión; como la

anulación, re-facturación y actualización del Sistema de Comprobantes

electrónicos, entre otros posibles acontecimientos que se pudieran presentar; al

no contar con conocimientos actuales, por falta de capacitaciones más

frecuentes sobre este esquema; se veían en la necesidad de resolverlos con el

requerimiento de ayuda mediante consultas telefónicas realizadas al call center

del S.R.I; o incluso buscar información por medio de colegas emisores de

comprobantes electrónicos.

10. ¿Cuál es el beneficio que puede dar la emisión de comprobantes

electrónicos a la compañía?

El beneficio que dio la emisión de estos comprobantes electrónicos a la

compañía Cadmecorp Asociados S.A es muy significativo y de gran ayuda; ya

que por medio de estos se pudo lograr la facilidad de entrega de documentos,

pudiendo tener como beneficio clientes satisfechos; al igual que se omiten costos

de envío y de impresión lo que como beneficio dará a la empresa, eliminar

dichos valores o aplicarlos para la mejora de este esquema; contando siempre

con la disponibilidad de los documentos en perfectas condiciones ya que se

encuentran en forma digital y ya no se correría el riesgo de que se extravíen o se

deterioren durante su permanencia en los Archivos.

11. ¿En qué beneficia la utilización de comprobantes electrónicos al medio

ambiente?

Conforme a lo respondido a esta pregunta por las personas involucradas se

puede decir que la implementación de estos comprobantes electrónicos a más

de beneficiar a la compañía Cadmecorp Asociados S.A, ayuda también a

conservar el medio ambiente, por medio de la eliminación de la utilización del

papel en mayor cantidad; ya que al ser utilizado menos el este recurso para

generar los comprobantes, se llegaría a bajar la demanda de papel; pudiendo

conservar los árboles que son destinados para la elaboración de éstos.

12. ¿La adaptación de este sistema de qué manera puede contribuir con los

procesos de emisión de comprobantes?

Se puede ver de manifiesto con las respuestas a esta pregunta, que el

sistema de comprobantes electrónicos brinda un gran aporte a los procesos

de emisión de estos, en la compañía Cadmecorp Asociados S.A; por el logro

- 56 -

de mayor agilidad y rapidez en la ejecución de estos procesos, demostrados

por la facilidad de llenado y el oportuno envío de estos comprobantes que se

logra; disminuyendo el tiempo y costos que representaba hacerlos llegar a los

beneficiarios de otras ciudades o provincias.

13. ¿De qué manera cree usted que aporta la implementación de

comprobantes electrónicos con el S.R.I.?

De acuerdo a las respuestas establecidas por los encuestados con respecto a

esta pregunta, la implementación de estos comprobantes, ayudan a obtener y

conservar información fidedigna de manera directa al Servicio de Rentas

Internas, sirviendo como gran aporte para que esta institución pública efectúe un

control oportuno de las transacciones realizadas por medio de la emisión de

comprobantes electrónicos; con el fin de evitar la evasión de impuestos que

puede estar afectando al Estado ecuatoriano.

14. ¿Qué respuesta obtuvo de sus clientes y proveedores al entregarle los

documentos electrónicos?

Según comentarios de las personas encargadas de la ejecución del proceso

de emisión y entrega de estos comprobantes electrónicos en la compañía

Cadmecorp Asociados S.A. Se puede decir que los beneficiarios receptores de

estos comprobantes brindaron una respuesta positiva, sintiéndose satisfechos

con el servicio recibido, generando mayor confianza en el envío de

comprobantes brindado por la compañía Cadmecorp Asociados S.A. Respuestas

muy importantes que benefician a la compañía a la consecución de sus objetivos

institucionales.

15. ¿Qué inconvenientes se han presentado en el envío de estos

comprobantes?

La falta de información o la entrega errónea de datos de los beneficiarios de

estos comprobantes electrónicos son algunos de los inconvenientes que tiene la

compañía Cadmecorp Asociados S.A, ya que impiden realizarles el envío

oportuno a sus receptores; por lo que es necesario para su registro en el Sistema

de Comprobantes electrónicos , de vital importancia un correo electrónico válido

para el envío del comprobante de forma digital, y dirección exacta del

establecimiento y números de contactos de los beneficiarios en caso de envío

del comprobante en formato RIDE. Son estos algunos contratiempos que se

presentan y puede minimizar la efectividad con la que estos comprobantes

electrónicos cuentan.

- 57 -

16. ¿Cuántos comprobantes estima que son anulados en el mes?

Conforme a lo respondido por los encuestados, se obtuvo como resultado que

los comprobantes que se podrían anular durante el periodo de un mes en la

compañía Cadmecorp Asociados S.A, varían por lo cual estiman que en

promedio se anulan entre cinco a diez comprobantes electrónicos, siendo esto

provocado varias veces por factores que intervienen directa e indirectamente en

el proceso. Lo cual podría marcar una pequeña brecha en contra de la aplicación

de este proceso; por lo cual se debería tener mayor cuidado y atención al

momento de recibir la información que interviene en la emisión de estos

comprobantes electrónicos, para poder disminuir o controlar este inconveniente.

17. ¿Cuáles son las razones que producen la anulación de un comprobante

electrónico?

Representando la anulación de comprobantes electrónicos, un inconveniente

para la consecución del proceso en su elaboración dentro de la compañía

Cadmecorp Asociados S.A, los emisores de estos, son considerados como

factores internos que pueden provocar la anulación de los mismos por el

considerado mal ingreso de información; así como también existen factores

externos que intervienen en la existencia de este inconveniente de la anulación

de un comprobante, aportando indirectamente, estos podrían ser por el alza de

precios en insumos o por detalles de última hora a incluir en el comprobante por

requerimiento de los beneficiarios, son algunas de las razonas que provocan la

anulación de un comprobante electrónico en la compañía. Por lo cual los

emisores deberían tener mayor cuidado en el ingreso de información, estando a

su vez pendientes a los posibles requerimientos de ciertos beneficiarios que

suelen pedir en últimas instancias. Solo así se podría llegar a un mantener un

mayor control reduciendo el acto de la anulación de comprobantes electrónicos.

18. ¿Qué factores externos le impedirían a usted realizar el proceso de

facturación electrónica?

Siendo un proceso de facturación electrónica, este requiere de varios factores

para poderse llevar a cabo, y la inexistencia de alguno de estos impedirían

realizar este proceso no solo en la compañía Cadmecorp Asociados sino a toda

la comunidad adherida a la implementación de comprobantes electrónicos; entre

los cuales el principal podría ser por falta del servicio de energía eléctrica lo cual

imposibilitaría la emisión de estos comprobantes. Es también un factor de éstos,

la falta de servicio de internet, permitiendo emitir los comprobantes teniéndolos

en ambiente de prueba, pero impidiendo de esta forma que la información llegue

a la base de datos del Servicio de Rentas Internas, y esta institución no pueda

- 58 -

autorizar estos comprobantes en el acto de la transacción. Entre factores

considerados como inconvenientes se dice también que afectan la caducidad de

la firma electrónica y los mantenimientos realizados al sistema de emisión de

comprobantes electrónicos por parte del S.RI. Por lo cual se debe tener mayor

consideración y no descuidad la estabilidad de estos factores externos, ya que

son de vital importancia para poder realizar este proceso evaluado, evitando así

cualquier contratiempo y poder cumplir a cabalidad con la emisión y entrega de

estos comprobantes, obteniendo así clientes satisfechos y mayor confianza por

este servicio brindado.

- 59 -

CAPÍTULO 8. CONCLUSIONES YRECOMENDACIONES

8.1. CONCLUSIONES.

Al finalizar esta presente investigación, y después de aplicar los cuestionarios

a los funcionarios involucrados, se concluye que:

La implementación del Sistema de comprobantes electrónicos en la compañía

Cadmecorp Asociados S.A influyó dentro de la empresa para capacitar al

personal en el manejo adecuado y correcto de cada proceso, contribuyendo a la

preservación del medio ambiente con la eliminación del uso de los comprobantes

pre-impresos, minimizando los costos que implicaba la adquisición de talonarios

en las imprentas y la entrega personalizada de los mismos en los

establecimientos de sus clientes.

Existen varios factores que influyen negativamente con respecto a la

utilización del sistema de comprobantes electrónicos tales como:

El desconocimiento de los clientes y proveedores que aún no se adaptan

con el sistema y aún solicitan comprobantes físicos, para estos casos la

compañía Cadmecorp Asociados S.A gracias a la capacitación recibida de

sus empleados logran solucionar estos inconvenientes por medio de la

impresión y entrega del comprobante en formato RIDE, contribuyendo a la

disminución de la evasión tributaria.

Los cortes no programados de energía eléctrica o deficiencias en los

servicios del proveedor de internet, agregando a esto los mantenimientos

programados que recibe el sistema de facturación electrónica, que

pueden coincidir con el día que el cliente solicite la emisión de los

comprobantes.

La implementación de este nuevo sistema en la compañía incurrió nuevos

costos que sirvieron para cumplir con los requisitos que demanda el software

tales como:

La adquisición del Token en el Registro Civil para la firma electrónica.

La actualización del sistema operativo de las computadoras para que sea

compatible con la versión del Software del Sistema de comprobantes

electrónicos.

- 60 -

8.2. RECOMENDACIONES.

Habiendo determinado las conclusiones del presente trabajo de investigación,

se pone a consideración de la compañía las siguientes recomendaciones:

La implementación de estos comprobantes, tiene gran contribución para el

desarrollo cultural de la compañía Cadmecorp Asociados S.A, optimizando los

procesos que forman parten de la emisión de comprobantes; para lograr mayor

efectividad se propone que se asocie a un sistema contable, con lo cual se

podría lograr eximir que el contribuyente conserve comprobantes e información

impresa, para el registro en libros contables, favoreciendo de manera indirecta a

la protección del medio ambiente.

El personal emisor de comprobantes electrónicos de la compañía Cadmecorp

Asociados S.A, al encontrarse con conocimientos básicos sobre los conceptos y

procesos a seguir para la aplicación de este nuevo sistema de emisión de

comprobantes electrónicos; esto solo les ayudaría a mantenerse en equilibrio

para poder desarrollar la emisión de estos comprobantes; por lo que se debería

gestionar capacitaciones para los empleados involucrados en este proceso, con

el propósito de mantenerlos con la debida actualización cognitiva, dispuestos a

afrontar cualquier situación o cambio futuro que se presente en la ejecución de

este sistema.

Con el fin de enfrentar los diferentes inconvenientes presentados en la

compañía Cadmecorp Asociados S.A, con respecto a la aplicación de este

sistema de comprobantes electrónicos, se sugiere la elaboración de una base de

datos completa de clientes y proveedores, así como también mantener al

personal informado sobre algún cambio en los precios o especificaciones de

manera oportuna; para corroborar la información antes de la emisión del

documento y así poder minorar o eliminar la anulación de estos comprobantes.

- 61 -

BIBLIOGRAFÍA

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49b9-8577-f888cf6cee38/NAC-DGERCGC15-00000004.pdf

- 63 -

ANEXOS

Anexo. 1 RUC de Cadmecorp Asociados S.A

- 64 -

- 65 -

- 66 -

Anexo. 2 Diagrama de Flujo Funcional

Diagrama de Flujo Funcional: Proceso de Emisión de Factura Electrónica.

ClienteJefe de

OperacionesProducción de

MaterialesProducción de

HormigónProducción de

OficinaDpto. Contabilidad

Fase

INICIO

Realiza el pedido de materiales o servicio

con las especificaciones respectivas.

Determina la disponibilidad de

materiales o servicios y define precios mediante

proforma

Envía proforma al

cliente

¿Hay conformidad?

FIN

NO

Provee información

necesaria.

SI

Recepción de documentación

Ingreso a Base de Datos

Revisa Base de datos

Despacha Materiales o

brinda el servicio requerido

Recopila organizadamente la información de los despachos de

materiales pétreos

realizados con corte a fin de

mes.

Envía la Información

Revisa Base de datos

Despacha Materiales o

brinda el servicio requerido

Recopila organizadamente la información de los despachos de

hormigón realizados con corte a fin de

mes.

Envía la Información

Acapara información de

todos los materiales

despachados y servicios

prestados

Realiza las liquidaciones

Envía las Liquidacione

s

Revisa las Liquidaciones

Hay conformidad

NO Se envía a modificar

Realiza las respectivas

modificaciones

Se emite la factura

SI

Envía las correciones

Envía las facturas

generadas

Recibe la factura electrónica.

FIN

Realizado por el Autor

- 67 -

Anexo. 3 Cuestionario aplicado al Jefe de Funciones Administrativas


PERÍODO DE EVALUACIÓN:

COMPONENTE:

ENTREVISTADO:

CARGO:

ÁREA: FECHA:

1 ¿Qué medios utilizaban anteriormente para emitir comprobantes de venta y documentos complementarios?

2 ¿Presentaban algún inconveniente con la utilización de estos comprobantes tradicionales?

3 ¿Cuál fue el motivo por el cual decidieron adoptar la implementación de comprobantes electrónicos?

4 ¿Qué medios eligieron para la implementación de comprobantes electrónicos?

5 ¿Qué recursos incurrieron en la realización de este cambio?

6 ¿Con qué recursos contaba la Compañía al momento de la Implementación de comprobantes electrónicos?

7 ¿Qué costos tuvieron que asumir para la implementación de comprobantes electrónicos?

- 68 -

8 ¿Se capacitó oportunamente al personal encargado de realizar el proceso de emisión de comprobantes electrónicos?

Elaborado por:

Fecha:

- 69 -

Anexo. 4 Cuestionario aplicado a Asistentes Administrativas


PERÍODO DE EVALUACIÓN:

COMPONENTE:

ENTREVISTADO:

CARGO:

ÁREA: FECHA:







6 ¿En qué casos se emite el RIDE?

7 ¿Cuál es el procedimiento para realizar la anulación de una factura electrónica?

8 ¿Qué procedimiento se debe seguir para la anulación de una retención electrónica?

- 70 -






13 ¿De qué manera cree usted que aporta la implementación de comprobantes electrónicos con el S.R.I.?





17 ¿Cuáles son las razones que producen la anulación de un comprobante electrónico?


- 71 -

Elaborado por:

Fecha:

- 72 -

Anexo. 5 Canteras de Producción de Materiales

- 73 -

Anexo. 6 Área de Producción de Hormigón

tÍtulo del trabajo de graduaciÓn: análisis de la...

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