tÍtulo del trabajo de graduaciÓn: análisis de la...
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UNIDAD ACADÉMICA DE ADMINISTRACIÓN
CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TÍTULO DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN:
Análisis de la implementación de
comprobantes electrónicos en la
Compañía Cadmecorp Asociados
S.A. en el año 2015.
TRABAJO DE GRADUACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
NOMBRE DEL ESTUDIANTE:
PEDRO FERNANDO REMACHE CACERES.
DIRECTOR:
LCDO. JOHNNY HERNAN URGILES VICUÑA, MGS
La Troncal
2016
i
DECLARACIÓN
Yo, Pedro Fernando Remache Cáceres, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito
es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación
profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este
documento.
_________________________________________
Pedro Fernando Remache Cáceres.
ii
CERTIFICACIÓN
Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Pedro Fernando Remache Cáceres, bajo
mi supervisión.
_____________________________
Lcdo. Johnny Hernán Urgilés Vicuña, Mgs.
DIRECTOR
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
iii
DEDICATORIA
Dedico este trabajo de graduación primeramente a Dios por ser mi guía y
protector en el largo camino de mi vida, siempre deseándome lo mejor brindándome
sus bendiciones.
También lo dedico a mis padres quienes con esfuerzo y perseverancia me han ayudado
a formarme académicamente en toda esta trayectoria, en especial a mi madre Rosa
Cáceres, quien ha sido mi fortaleza para seguir adelante siempre, este es el fruto de su
ayuda incondicional.
A mi familia, a mi esposa por ser mi compañía y una de las personas que me ha
brindado su apoyo para que no desmaye y pueda llegar a concluir con este objetivo, a mi
hijo quien ahora es mi mayor motivación de superación y la razón de mi ser.
Y a cada uno de mis familiares, amigos y profesores, quienes con su granito de arena
colaboraron dándome conocimientos y su ayuda moral incitándome a que de alguna u otra
manera pueda lograr una de mis metas planteadas.
iv
AGRADECIMIENTOS
Siempre demostrando esfuerzo, sacrificio y perseverancia se puede lograr las metas
que nos planteamos realizarlas en el transcurso nuestra vida, esta es una mis varias metas
por cumplir, y tengo la certeza que con la ayuda brindada por las diferentes personas que
me han brindado su granito de arena, y en especial con la ayuda de mi Dios lograré
cumplirla.
Mis sinceros agradecimientos al Lcdo. Johnny Urgilés Vicuña, quien me dirigió en la
elaboración del presente trabajo, compartiendo sus conocimientos y siempre demostrando
cortesía y paciencia.
Quiero hacer extensivos mis agradecimientos a cada uno de los profesores de la
Universidad Católica de Cuenca, quienes me impartieron me ilustraron en el transcurso de
mi paso por esta noble institución.
A la Compañía Cadmecorp Asociados S.A, que me permitieron aplicar este presente
trabajo de investigación dentro de su organización, gracias por la confianza brindada.
v
INDICE DE CONTENIDO
DECLARACIÓN ....................................................................................................................... i
CERTIFICACIÓN ................................................................................................................... ii
DEDICATORIA ...................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTOS .......................................................................................................... iv
INDICE DE CONTENIDO ..................................................................................................... v
LISTA DE FIGURAS ............................................................................................................ viii
LISTA DE CUADROS ............................................................................................................ ix
LISTA DE ANEXOS ................................................................................................................ x
RESUMEN ............................................................................................................................... xi
ABSTRACT ............................................................................................................................ xii
ANÁLISIS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS
EN LA COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS S.A. EN EL AÑO 2015. .............. - 1 -
CAPÍTULO 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................ - 2 -
1.1. ESTUDIOS PREVIOS DEL TEMA ...................................................................... - 2 -
1.2. PROBLEMATIZACION O FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. ..................... - 5 -
1.3. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA. ................................................................... - 6 -
1.4. PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN. ................................................................. - 6 -
1.4.1. PREGUNTA GENERAL. ............................................................................... - 6 -
1.4.2. PREGUNTAS DERIVADAS. ........................................................................ - 6 -
1.5. RELEVANCIA DEL PROBLEMA. ...................................................................... - 7 -
CAPÍTULO 2. MARCO TEÓRICO .................................................................................. - 8 -
2.1. COMPROBANTES DE VENTA. .......................................................................... - 8 -
FACTURAS. ...................................................................................................................... - 8 -
DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS. ...................................................................... - 8 -
NOTAS DE CRÉDITO. .................................................................................................... - 8 -
NOTAS DE DÉBITO. ....................................................................................................... - 9 -
GUÍA DE REMISIÓN. ...................................................................................................... - 9 -
COMPROBANTES DE RETENCIÓN. ............................................................................ - 9 -
2.2. RESOLUCIÓN NAC-DGERCGC12-00105, REGISTRO OFICIAL 666 21 DE
MARZO 2012. ................................................................................................................. - 11 -
2.3. CALENDARIOS DE OBLIGATORIEDAD PARA ADHERIRSE A LA
IMPLEMENTACION DE COMPROBANTES ELECTRONICOS. .............................. - 15 -
vi
2.4. FIRMA ELECTRÓNICA. .................................................................................... - 17 -
EFECTOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. ................................................................ - 18 -
REQUISITOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. .......................................................... - 18 -
LA FIRMA ELECTRÓNICA EN UN MENSAJE DE DATOS. .................................... - 18 -
OBLIGACIONES DEL TITULAR DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. ......................... - 18 -
DURACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. ............................................................ - 19 -
EXTINCIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA. ............................................................ - 19 -
2.5. HERRAMIENTA DE GENERACION DE COMPROBANTES ELECTRONICOS. -
19 -
2.6. PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA. ........................................... - 20 -
2.7. FACTURA ELECTRÓNICA. .............................................................................. - 20 -
2.8. BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA. ......................................... - 21 -
2.9. LA FACTURACION ELECTRÓNICA EN OTROS PAISES. ........................... - 22 -
2.9.1. EN JAPON Y COREA. ................................................................................. - 22 -
2.9.2. EN AMERICA LATINA. ............................................................................. - 23 -
2.9.3. EN BRASIL. .................................................................................................. - 23 -
2.9.4. EN CHILE. .................................................................................................... - 24 -
CAPÍTULO 3. MARCO REFERENCIAL. ......................................................................... - 26 -
3.1. FINALIDAD. ........................................................................................................ - 26 -
3.2. OBJETIVOS ......................................................................................................... - 26 -
3.3. MISIÓN. ............................................................................................................... - 27 -
3.4. VALORES. ........................................................................................................... - 27 -
3.5. VISIÓN: ................................................................................................................ - 27 -
3.6. PRINCIPIOS: ........................................................................................................ - 27 -
3.7. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL .................................................................. - 28 -
CAPÍTULO 4. OBJETIVOS ............................................................................................... - 29 -
4.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ - 29 -
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................... - 29 -
CAPITULO 5. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .......................................... - 30 -
5.1. TIPO DE ESTUDIO ............................................................................................. - 30 -
5.2. DISEÑO ................................................................................................................ - 30 -
5.3. POBLACION ........................................................................................................ - 30 -
vii
5.4. UNIDAD DE ANÁLISIS ..................................................................................... - 30 -
5.5. INSTRUMENTOS ................................................................................................ - 31 -
5.5.1. CUESTIONARIOS. ...................................................................................... - 31 -
CAPÍTULO 6. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN. ............................................ - 40 -
6.1. IMPLEMENTACIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS EN LA
COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS S.A. .......................................................... - 40 -
6.1.1. EVALUAR LA SITUACIÓN ACTUAL ANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN
DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS. ............................................................... - 40 -
6.1.2. FORMAR UN EQUIPO DE TRABAJO. ..................................................... - 41 -
6.1.3. ANÁLISIS E IMPACTO DE LOS PROCESOS Y ORGANIZACIÓN. ...... - 41 -
6.1.4. PLAN DE COMUNICACIÓN. ..................................................................... - 41 -
6.1.5. SELECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN. ......................... - 41 -
6.1.6. IMPLANTACIÓN TECNOLÓGICA. .......................................................... - 42 -
6.1.7. OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO TOKEN. ............................................ - 42 -
6.1.8. UTILIZACIÓN DEL NUEVO MODELO. ................................................... - 42 -
6.2. PROCESO PARA LA EMISIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS EN
LA COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS DURANTE EL AÑO 2015. .............. - 42 -
6.2.1. JEFATURA DE OPERACIONES. ............................................................... - 43 -
6.2.2. PRODUCCION DE MATERIALES. ........................................................... - 44 -
6.2.3. PRODUCCION DE HORMIGÓN. ............................................................... - 45 -
6.2.4. PRODUCCION DE OFICINA. ..................................................................... - 46 -
6.2.5. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. ................................................ - 49 -
CAPÍTULO 7. ANÁLISIS DE RESULTADOS ................................................................. - 52 -
7.1. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE CUESTIONARIOS APLICADOS AL JEFE DE
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ............................................................................. - 52 -
7.2. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE CUESTIONARIOS APLICADOS A LAS
ASISTENTES ADMINISTRATIVAS ............................................................................ - 54 -
CAPÍTULO 8. CONCLUSIONES YRECOMENDACIONES .......................................... - 59 -
8.1. CONCLUSIONES. ............................................................................................... - 59 -
8.2. RECOMENDACIONES. ...................................................................................... - 60 -
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................. - 61 -
ANEXOS ............................................................................................................................ - 63 -
viii
LISTA DE FIGURAS
Fig. 1 Factura Electrónica .................................................................................................. - 1 - Fig. 2 Proceso de facturación electrónica ..................................................................... - 20 -
Fig. 3 Ejemplo de factura electrónica ............................................................................ - 21 -
Fig. 4 Logo Institucional de la Compañía Cadmecorp Asociados S.A. .................... - 26 - Fig. 5 Organigrama Estructural de Cadmecorp Asociados S.A ................................ - 28 -
Fig. 6 Papeletas de Control de Despacho de Materiales Pétreos ............................ - 45 -
Fig. 7 Papeletas de control de Despachos de Hormigón ........................................... - 46 -
Fig. 8 Factura Electrónica de Cadmecorp Asociados S.A. en formato PDF ........... - 50 -
ix
LISTA DE CUADROS
Tabla 1 Calendario de Obligatoriedad para el Sector Privado .................................. - 16 - Tabla 2 Calendario de Obligatoriedad para el Sector Público ................................... - 17 -
Tabla 3 Calendario de Obligatoriedad para Notarios .................................................. - 17 -
Tabla 4 Modelo de Liquidación de Provisión de Materiales Pétreos ........................ - 47 - Tabla 5 Modelo de Liquidación de Provisión de Hormigón ........................................ - 48 -
x
LISTA DE ANEXOS
Anexo. 1 RUC de Cadmecorp Asociados S.A - 63 - Anexo. 2 Diagrama de Flujo Funcional - 66 -
Anexo. 3 Cuestionario aplicado al Jefe de Funciones Administrativas - 67 -
Anexo. 4 Cuestionario aplicado a Asistentes Administrativas - 69 - Anexo. 5 Canteras de Producción de Materiales - 70 -
Anexo. 6 Área de Producción de Hormigón - 70 -
xi
RESUMEN
El presente trabajo de investigación sugiere realizar un análisis de la implementación de comprobantes
electrónicos en la compañía “Cadmecorp Asociados S.A”, con el fin de conocer en qué estado se encuentran los
procesos de facturación electrónica; lo cual ayudará a determinar los factores que inciden en este proceso
evaluado, pudiendo estos ser considerados como beneficios o dificultades; las cuales serán identificadas por
medio de la aplicación de cuestionarios a los implicados, y con referencia a los resultados obtenidos, se sugiere
establecer las conductas correctivas, con el propósito de mejorar la calidad del servicio brindado y satisfacer las
diferentes exigencias de los clientes y proveedores de su entorno.
Palabras clave: comprobantes electrónicos, beneficio, dificultad, incidencia.
xii
ABSTRACT
This research suggests an analysis of the implementation of electronic vouchers in the company
"Cadmecorp Asociados S.A" in order to know in what state electronic invoicing processes; which will
help determine factors affecting this process evaluated, can these be considered as benefits or
difficulties; which will be identified through the application of questionnaires to those involved, and with
reference to the results, it is suggested to establish corrective behavior, in order to improve the quality of
service provided and meet the different demands of customers and suppliers their environment.
Keywords: electronic vouchers, benefit, difficulty incidence.
- 1 -
ANÁLISIS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE
COMPROBANTES ELECTRÓNICOS EN LA COMPAÑÍA
CADMECORP ASOCIADOS S.A. EN EL AÑO 2015.
Fuente: (Estrategia Gobierno en linea, 2015)
Fig. 1 Factura Electrónica
- 2 -
CAPÍTULO 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1. ESTUDIOS PREVIOS DEL TEMA
Por la implementación obligatoria de comprobantes electrónicos en varios
contribuyentes; se encuentran diferentes estudios realizados para analizar la
incidencia que estos tienen en su aplicación.
Teniendo en cuenta que Cadmecorp Asociados S.A. es un Contribuyente
Especial, por tal razón es una entidad emisora de dichos comprobantes;
haciendo notar así las necesidades presentadas debido a la implementación de
facturación electrónica; como es la adquisición de conocimientos actualizados de
manera oportuna y la adquisición de programas emisores de comprobantes
electrónicos.
Por tal motivo se ha tomado como antecedente de la aplicación de estos
medios el caso de “Propuesta para la implementación del proceso de facturación
electrónica en la Empresa Inmeplast S.A.”; en donde se analiza los conceptos,
requisitos, procesos, beneficios, ventajas, desventajas y leyes que implica la
facturación electrónica con el fin de agilitar tramites, ahorrar tiempo, contribuir a
la reducción de papel de una manera segura. Con la implementación de la
facturación electrónica se pretende que las empresas, los clientes y el SRI
tengan un control adecuado sobre los diferentes intercambios que se realicen, lo
que brindará mayor seguridad y confiabilidad ya que será única, inalterable,
válida y se podrá guardar en dispositivos electrónicos disminuyendo el riesgo de
extravío y deterioro. La desventaja de este nuevo proceso de facturación es que
la mayoría de empresas lo verán complicado puesto que los clientes deberán
contar con un correo electrónico para enviarles el comprobante de venta,
además las empresas deberán estar al día con sus obligaciones tributarias caso
contrario estas no recibirán la autorización lo que implica automáticamente que la
emisión factura sea rechazada. Para empezar a emitir documentos electrónicos
es necesario que la empresa adquiera la firma electrónica en una de las
entidades de certificación aprobadas por el CONATEL, en el Ecuador hay dos
que es el Banco Central del Ecuador y Security Data, estas entidades de
certificación solicitan diferentes requisitos dependiendo si se trata de una
persona natural, persona jurídica o entes públicos. (Salas Vera & Vélez Vélez, 2012)
Por otro lado se hace referencia el caso de “Análisis del proceso de
implementación de la facturación electrónica en la ciudad de Cuenca en los
contribuyentes especiales periodo 2013-2014.”; en donde se realizará un estudio
minucioso de todas las empresas involucradas dentro de este proceso durante
los periodos mencionados. El objetivo primordial de la presente investigación es
- 3 -
analizar los distintos procesos de facturar por medio electrónico, desde su fase
inicial hasta el momento de su implementación, a través de la realización de
encuestas y entrevistas a los diferentes Contribuyentes Especiales que ya
aplican la Facturación Electrónica, con las que se recopilará datos significativos
para poder obtener un panorama más claro del contenido que se va a tratar en el
transcurso del presente tema planteado. Este estudio beneficiará a los
Contribuyentes Especiales que se deberán acoplar a esta nueva forma de
facturación de modo electrónico dispuesto por el Servicio de Rentas Internas,
proceso que trae consigo muchos aspectos positivos, tanto para las empresas
como para los clientes, al proporcionar un incremento en la autenticidad de la
información que contiene el documento, la disminución de costos, vivacidad en
los proceso administrativos y contribuir al cuidado del medio ambiente mediante
la eliminación de papel. (Calderón Mera & Garzón Rivas, 2015)
Con referencia a la facturación electrónica como medida para evitar la evasión
de impuestos, se puede decir que la mayoría de los trámites, declaraciones y
manifestaciones que realizan los contribuyentes ante el Servicio de
Administración Tributaria (SAT) se efectúan a través de sus oficinas y/o por
medio de las ventanillas de las instituciones bancarias. Llevar a cabo estos
trámites representa un consumo de tiempo en traslados a los módulos de
atención y satura la capacidad de servicio de las Administraciones Locales y en
consecuencia el encarecimiento de la oferta de servicios, incluyendo en muchos
casos, la falta de transparencia y certidumbre, por lo tanto dando oportunidad a
que los contribuyentes puedan de alguna forma manipular la información y por
consecuencia evadir sus obligaciones ante el SAT. Gracias a la Firma
Electrónica Avanzada, los Comprobantes Fiscales Digitales en México surgen
como un mecanismo de comprobación de ingresos y egresos para efectos
fiscales, que se caracteriza por la utilización de tecnología digital en su
generación, procesamiento, transmisión y almacenamiento con estándares de
seguridad internacionalmente reconocidos, los cuales, garantizan la autenticidad,
integridad, unicidad y no repudio del comprobante fiscal digital. (García Salinas, 2014)
La presente investigación tiene como objetivo estudiar el Sistema de
Facturación Electrónica y los Recursos Financieros de la empresa Aglomerados
Cotopaxi S.A.; con el presente estudio, se pudo evidenciar que, el cambio de un
sistema de facturación tradicional y la emisión de documentos físicos de
comprobantes de venta, retención y documentos complementarios, a un nuevo
sistema de facturación y emisión de comprobantes de venta por vía electrónica,
resulta mucho más beneficioso para los recursos financieros de la empresa, con
una agilidad en todo el procesos contable.
- 4 -
El adoptar un sistema de facturación electrónica, no solo aporta a mejorar los
recurso financieros, sino también a cumplir con la normativa tributaria, reduce
además el impacto de pago de impuestos indebidos, y agilita las operaciones
contables financieras en la empresa, esto se convertiría no solo en un ahorro de
dinero directo, sino también en un ahorro de tiempo operativo de las personas
que trabajan en las áreas relacionadas.
Este sistema de facturación electrónica, debe cumplir ciertos requisitos
establecidos por el Servicio de Rentas Internas el mismo que exige que la
empresa deba implementar algunas herramientas informáticas que permita
controlar todo el proceso de emisión de los comprobantes de venta, retención y
documentos complementarios, desde su principio hasta el final, para esto es
necesario un adecuado control interno informático, el mismo que permitirá una
recuperación inmediata de la información emitida a los diferentes clientes como
proveedores, dentro de los cuales implementar cierto tipo de equipos de cómputo
que sean capaces de llevar la base de datos y emitir las facturas y comprobantes
de venta de forma electrónica reduciendo el uso de papel y gastos por emisión
de comprobantes.
El cuidado del medio ambiente se convierte en un aporte significativo a la
sociedad, ya que las medidas que se adopten pretenden cuidar el ambiente y
dejar un buen legado ambiental a las posteriores generaciones cuidando los
árboles y demás aspectos inmersos en esto. (Castro Cevallos, 2014)
Con el objeto de captar y aumentar la cantidad de contribuyentes emisores de
comprobantes electrónicos en Ecuador, que desde mayo de 2009 ha
evidenciado una escasa acogida, la presente tesis propone la implementación de
una solución tecnológica que resuelva dicho problema. La emisión electrónica de
comprobantes implementada en la página web del SRI y destinada para el uso
de contribuyentes pequeños y medianos (PYMES), es la solución que, enfocada
exclusivamente en el segmento más numeroso de contribuyentes del país, sirve
para incrementar la participación de la ciudadanía en la conocida facturación
electrónica. Lo propuesto es algo nuevo en Ecuador que promete arrojar
resultados positivos en cuanto a acogida si se mira la experiencia obtenida en
países con similares características demográficas y tributarias al nuestro como
son Chile y Perú. La tesis muestra lo realizado y los resultados obtenidos por las
Administraciones Tributarias chilena y peruana que han implementado y puesto
en funcionamiento en sus páginas de internet soluciones similares, obteniendo
una acogida creciente por parte de contribuyentes pequeños gracias al
emprendimiento de campañas masivas y constantes de promoción, información,
capacitación e información dirigidas a este sector. Por tanto, la solución
propuesta toma como referencia las implementaciones tecnológicas de Chile y
- 5 -
Perú y las pone a prueba en un desarrollo adecuado a la realidad de nuestro
país. En un sondeo realizado a contribuyentes PYMES ecuatorianos, se refleja
una predisposición mayoritaria por utilizar herramientas tecnológicas gratuitas
proporcionadas por el SRI con el objeto de emitir comprobantes. Lo anterior
fundamenta el motivo para implementar la solución propuesta en el desarrollo de
esta tesis y representa un indicador positivo que prevé una próspera acogida por
parte de los PYMES. (Galarza Molina, 2012)
1.2. PROBLEMATIZACION O FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.
El Servicio de Rentas Internas del Ecuador mediante La Ley del “Comercio
Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos”, según Resolución NAC-
DGERCGC12-00105, Registro Oficial 666 21 de marzo 2012; resuelve expedir
las normas para el nuevo esquema de emisión de comprobantes de venta,
retención y documentos complementarios mediante mensajes de datos
(Comprobantes electrónicos), certificando la legitimidad de su origen y la
veracidad de su contenido; al poder ser leídos por equipos electrónicos de
procesamiento de datos, que documentan el acto de las transacciones
mercantiles como (Factura, Comprobantes de retención, Notas de crédito, Notas
de débito, Guías de remisión.).
Razón por la cual La Compañía Cadmecorp Asociados S.A.; al ser
considerado un contribuyente de clase Especial, es obligado a optar por esta
innovadora propuesta, como es la aplicación de comprobantes electrónicos en
las diferentes actividades comerciales que la empresa realiza desde su
constitución.
Siempre comprometidos a brindar un excelente servicio a la comunidad de La
Troncal y sectores aledaños así como también dentro y fuera de la Provincia del
Cañar; Cadmecorp Asociados S.A., empezó a implementar este nuevo sistema
de facturación y derivados a partir de Enero del 2015. Lo cual presentó varias
incertidumbres en su personal administrativo; quienes son encargados de emitir
los comprobantes electrónicos, al igual que a la alta gerencia.
La falta de capacitaciones y actualización de conocimientos con respecto a
los procesos a seguir para la emisión de estos comprobantes electrónicos;
manifiesta temor en las personas que emiten éstos documentos en Cadmecorp
Asociados S.A., ya que las normativas y reglamentos del S.R.I. varían, lo cual es
necesario tener los conocimientos oportunos para enfrentar los cambios que
suelen regir las diferentes actualizaciones normativas del Servicio de Rentas
Internas.
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Los requerimientos especiales en el contenido de los comprobantes de ciertos
clientes y proveedores de Cadmecorp Asociados S.A; tienden a provocar la
anulación y refacturación. Lo que se forma, debido a las peticiones adicionales
que éstos exigen; como la forma de facturación (separar por tipo de bien o
servicio en diferentes documentos) y los detalles adicionales en caso que la
compra sea por contrato o la realice alguna institución pública (Identificar el
número de contrato, orden de compra, persona contratante o beneficiario,
dirección exacta del destino del bien o servicio adquirido).
De igual manera se reflejó la inclusión de costos al adoptar la implementación
de comprobantes electrónicos en la compañía Cadmecorp Asociados S.A.; por la
adquisición, actualización de la firma electrónica y la adaptación de programas
que podrían intervenir indirectamente en este proceso como son Antivirus y
visualizadores de los archivos generados por el Sistema de Facturación, ya que
estos archivos son producidos en formatos PDF y XML.
1.3. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA.
En el presente trabajo de investigación se efectuará el análisis de manera
exclusiva al proceso de emisión de comprobantes electrónicos, por lo que se
planteará un cuestionario a los involucrados en efectuar este proceso y al jefe de
funciones administrativas, con el fin de obtener la información necesaria para
realizar el desarrollo de la propuesta planteada.
1.4. PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN.
1.4.1. PREGUNTA GENERAL.
¿Cómo incide la implementación de Comprobantes Electrónicos en la
Compañía Cadmecorp Asociados S.A. en el año 2015?
1.4.2. PREGUNTAS DERIVADAS.
¿Qué nivel de conocimientos poseen los empleados que emiten
Comprobantes Electrónicos en la Compañía Cadmecorp Asociados S.A.?
¿Qué dificultades se presentan en la Implementación de Comprobantes
Electrónicos en la Compañía Cadmecorp Asociados S.A.?
¿Qué Costos afectan la aplicación del Sistema de Comprobantes electrónicos
en la Compañía Cadmecorp Asociados S.A.?
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1.5. RELEVANCIA DEL PROBLEMA.
Analizar la implementación de comprobantes electrónicos en la compañía
Cadmecorp Asociados S.A.; durante el año 2015, con el fin de conocer el estado
de los procesos de facturación electrónica, e identificar los beneficios y
dificultades presentadas por medio de factores internos o externos, que pueden
incidir directa e indirectamente antes, durante y despues de la ejecución de este
proceso a evaluar; para promover conductas correctivas según sean las
necesidades de la empresa.
- 8 -
CAPÍTULO 2. MARCO TEÓRICO
2.1. COMPROBANTES DE VENTA.
Son comprobantes de venta los siguientes documentos que acreditan la
transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras
transacciones gravadas con tributos:
Facturas;
Notas de venta - RISE;
Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios;
Tiquetes emitidos por máquinas registradoras;
Boletos o entradas a espectáculos públicos; y,
Otros documentos autorizados en el presente reglamento.
FACTURAS.
Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de bienes,
de la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas
con impuestos, considerando lo siguiente:
Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción,
cuando el adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea
consumidor final que utilice la factura como sustento de gastos personales;
Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y,
Cuando se realicen operaciones de exportación.
DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS.
Son documentos complementarios a los comprobantes de venta, los
siguientes:
a) Notas de crédito;
b) Notas de débito; y,
c) Guías de remisión.
NOTAS DE CRÉDITO.
Las notas de crédito son documentos que se emitirán para anular
operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.
Las notas de crédito deberán consignar la denominación, serie y número de
los comprobantes de venta a los cuales se refieren.
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El adquirente o quien a su nombre reciba la nota de crédito, deberá consignar
en su original y copia, el nombre del adquirente, su número de Registro Único de
Contribuyentes o cédula de ciudadanía o pasaporte y fecha de recepción.
Las facturas que tengan el carácter de “comercial negociables”, a las que se
refiere el Código de Comercio y que en efecto sean negociadas, no podrán ser
modificadas con notas de crédito.
NOTAS DE DÉBITO.
Las notas de débito se emitirán para el cobro de intereses de mora y para
recuperar costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la
emisión del comprobante de venta.
Las notas de débito deberán consignar la denominación, serie y número de
los comprobantes de venta a los cuales se refieren.
Las facturas que tengan el carácter de “comercial negociables”, a las que se
refiere el Código de Comercio y en efecto sean negociadas no podrán ser
modificadas con notas de débito.
GUÍA DE REMISIÓN.
La guía de remisión es el documento que sustenta el traslado de mercaderías
por cualquier motivo dentro del territorio nacional.
Se entenderá que la guía de remisión acredita el origen lícito de la
mercadería, cuando la información consignada en ella sea veraz, se refiera a
documentos legítimos, válidos, y los datos expresados en la guía de remisión
concuerden con la mercadería que efectivamente se traslade.
COMPROBANTES DE RETENCIÓN.
Son comprobantes de retención los documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento y las resoluciones que para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas Internas.(Servicio de Rentas Internas, 2015)
2.2. EL PRIMER ESQUEMA DE EMISIÓN DE COMPROBANTES
ELECTRÓNICOS IMPLEMENTADO EN EL ECUADOR POR EL SRI.
La emisión electrónica de comprobantes, conocida como “facturación
electrónica”, es una novedosa forma de emisión de comprobantes que se
- 10 -
implementó en el Ecuador en mayo de 20091. Desde entonces en el país existen
tres modalidades de emisión de comprobantes:
1. Los comprobantes pre impresos (papel).
2. Los sistemas auto impresores (papel).
3. Los comprobantes electrónicos (archivo digital de computadora).
La diferencia radical entre un comprobante electrónico frente a los
comprobantes pre impresos y auto impresos está en que para estos últimos los
ejemplares vienen en papel; en cambio para los comprobantes electrónicos los
ejemplares son archivos digitales; no se obtiene jamás impresiones en papel. (Galarza Molina, 2012)
2.2.1. COMPROBANTES PRE IMPRESOS.
Los comprobantes preimpresos son aquellos talonarios físicos elaborados por
imprentas tradicionales autorizadas por el Servicio de Rentas Internas (SRI), bajo
petición de los contribuyentes. Constituyen una alternativa de emisión de
comprobantes que actualmente se utiliza en el Ecuador. (Galarza Molina, 2012)
2.2.2. SISTEMAS AUTOIMPRESORES.
Los sistemas autoimpresores son sistemas computarizados de los
contribuyentes autorizados por el SRI que permiten emitir e imprimir
comprobantes de forma automática. Es decir, un programa de computadora se
encarga de generar el comprobante y mandarlo a imprimir en papel a través de
una impresora.
Al referirse a sistemas computarizados de los contribuyentes quiere decir que
el software o programa de computadora fue adquirido por el contribuyente en el
mercado o desarrollado por el mismo. Al resaltar autorizados por el SRI quiere
decir que no cualquier sistema es autorizado por el Servicio de Rentas Internas;
para que la Administración Tributaria otorgue un numero de autorización, el
software o programa de computadora del contribuyente debe cumplir con ciertos
requisitos que demanda el ente tributario que son objeto de constatación cuando
el contribuyente solicita autorización.
Para contribuyentes que manejan un volumen elevado de transacciones, por
ejemplo comisariatos, gasolineras, estaciones de peaje, etc., los sistemas
autoimpresores son indispensables ya que el proceso de emisión e impresión de
comprobantes es más rápido y seguro que si se lo hiciera llenando a mano y
entregando comprobantes preimpresos.
- 11 -
Al igual que los comprobantes preimpresos, los sistemas autoimpresores
constituyen actualmente una opción que pueden utilizar los contribuyentes del
Ecuador para emitir y entregar comprobantes tributarios. (Galarza Molina, 2012)
2.2.3. COMPROBANTES ELECTRÓNICOS.
Un comprobante electrónico “es un documento digital que tiene validez legal
tributaria como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre
contribuyentes. Reemplaza a las facturas tradicionales en papel. La emisión
electrónica de comprobantes se introdujo en el país para que sea uso de la
ciudadanía tomando en consideración una lógica de funcionamiento que guarda
estrecha semejanza a la lógica actual de los sistemas auto impresores. De forma
similar, un sistema computarizado o software del contribuyente autorizado por el
SRI es el encargado de emitir y enviar al destinatario (por correo electrónico, por
ejemplo) los comprobantes electrónicos. Esta forma de emitir comprobantes
electrónicos puede considerarse como el primer esquema o forma de emisión
electrónica en el país.
Cabe mencionar que este esquema preliminar de emisión electrónica de
comprobantes, similar a los auto-impresores en cuanto a su funcionamiento
como se indicó antes, estará vigente y autorizado por el SRI para utilizarlo hasta
diciembre de 2012 porque será remplazado por un nuevo esquema.
Es por ello que el SRI no otorgará nuevas autorizaciones durante todo el año
2012 a contribuyentes que deseen por primera vez ser emisores electrónicos
bajo el esquema preliminar. Únicamente la Administración Tributaria renovará las
autorizaciones de contribuyentes electrónicos que, en el año 2012, estén por
caducar. Las autorizaciones renovadas del esquema preliminar tendrán una
vigencia obligatoria hasta el 31 de diciembre de 2012 (menos de un año. Un año
es la duración normal de las autorizaciones que otorga el SRI) (Galarza Molina, 2012)
2.3. RESOLUCIÓN NAC-DGERCGC12-00105, REGISTRO OFICIAL 666 21 DE
MARZO 2012.
Expedir las normas para el nuevo esquema de emisión de comprobantes de
venta, retención y documentos complementarios mediante mensajes de datos
(comprobantes electrónicos).
Artículo 1. Apruébese el nuevo esquema de emisión de comprobantes de
venta, retención y documentos complementarios mediante mensajes de datos
(comprobantes electrónicos), conforme las disposiciones señaladas en la
presente Resolución.
- 12 -
Artículo 2. Los sujetos pasivos de tributos, podrán emitir como "mensajes de
datos" conforme la definición de la "Ley de Comercio Electrónico, Firmas
Electrónicas y Mensajes de Datos", los siguientes comprobantes de venta,
retención y documentos complementarios:
a) Facturas;
b) Comprobantes de Retención;
c) Guías de Remisión;
d) Notas de Crédito;
e) Notas de Débito;
Artículo 3. En la aplicación del esquema de emisión de comprobantes
electrónicos aprobado mediante este acto normativo, los sujetos pasivos deberán
cumplir lo siguiente:
1. Los sujetos pasivos que opten por la emisión de los mensajes de datos
señalados en esta Resolución, deberán presentar su solicitud al Servicio de
Rentas Internas en el formato dispuesto para el efecto en la página web
institucional www.sri.gob.ec, mismo que deberá ser presentado vía
electrónica, a través de la aplicación "Comprobantes Electrónicos",
disponible en el sistema de Servicios en Línea que se encuentra en la
referida página web institucional.
2. Para el efecto, previamente el contribuyente deberá, por única vez, ingresar
una solicitud de emisión bajo el aplicativo "Comprobantes Electrónicos", en la
opción de "Pruebas". Luego de aprobada la solicitud, deberá efectuar todos
los ajustes necesarios en sus sistemas computarizados e informáticos para
la emisión de comprobantes electrónicos. Al tratarse de un periodo de prueba,
los comprobantes electrónicos emitidos bajo esta opción, sin perjuicio de la
autorización otorgada por el Servicio de Rentas Internas, no tienen validez
tributaria, y por tanto no sustentan costos y gastos, ni crédito tributario.
3. Una vez que el contribuyente haya realizado todas las verificaciones dentro
del aplicativo de "Pruebas", así como los ajustes necesarios señalados en el
numeral anterior, ingresará su solicitud de emisión de comprobantes
electrónicos, a través del aplicativo establecido en el numeral 1 de este
artículo, en la opción "Producción". Todos los comprobantes emitidos bajo
esta opción, tienen validez tributaria, sustentan costos, gastos y crédito
tributario, de conformidad con la ley.
Esta aprobación otorgada por el Servicio de Rentas Internas, respecto de la
solicitud de emisión de comprobantes electrónicos tendrá vigencia indefinida.
- 13 -
4. Los sujetos pasivos deberán contar con su certificado digital de firma
electrónica y mantenerlo válido y vigente. Los certificados digitales de firma
electrónica pueden ser adquiridos en las Entidades de Certificación
autorizadas en el país. Los comprobantes electrónicos deberán estar
firmados electrónicamente únicamente por el emisor, observando lo dispuesto
en el artículo 8 de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y
Mensajes de Datos.
Cuando la firma electrónica o su certificado, se extingan, suspenda, revoque
o por cualquier causa pierda validez, no se autorizará la emisión de
comprobantes electrónicos a la que se refiere este artículo.
5. Los comprobantes electrónicos emitidos en el aplicativo de "Pruebas", así
como en el aplicativo de "Producción", deberán cumplir con los requisitos de
pre impresión y llenado, establecidos en el Reglamento de Comprobantes de
Venta, Retención y Documentos Complementarios, según corresponda.
6. Los sujetos pasivos autorizados para la emisión de comprobantes de venta,
retención y documentos complementarios bajo la presente modalidad
electrónica, podrán contar con autorización para la emisión de comprobantes
pre impresos, para cuando por solicitud del adquirente o por cualquier
circunstancia se requiera la emisión y entrega física de éstos en lugar de la
emisión del mensaje de datos, caso en el cual, los comprobantes pre
impresos deberán cumplir con todos los requisitos establecidos en el
Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos
Complementarios.
7. El Servicio de Rentas Internas en el trámite de atención de la solicitud de
emisión electrónica, otorgará un número determinado de claves de acceso
para la emisión bajo la modalidad de "Contingencia", la misma que será
utilizada únicamente en los casos que la Administración Tributaria tenga
programados mantenimientos y actualizaciones en sus sistemas de
recepción, validación y autorización, en el cual no se mantendrá disponible el
servicio de autorización en línea, o también en aquellos casos en los que no
cuente con acceso al Servicio de Consulta de Certificados Digitales de Firma
Electrónica con las Entidades de Certificación, conforme lo estipulado en la
ficha técnica.
En la aplicación de lo señalado en este artículo, los sujetos pasivos
deberán cumplir con lo establecido en la "Ficha Técnica" así como también
con las especificaciones técnicas detalladas en los archivos "XSD", que el SRI
ponga a su disposición, en la página web institucional www.sri.gob.ec.
- 14 -
Los comprobantes de venta, retención y documentos complementarios
emitidos bajo la presente modalidad deberán cumplir con los requisitos
adicionales de unicidad estipulados en la referida ficha técnica.
Artículo 4. Los sujetos pasivos que opten por la emisión de los mensajes
de datos señalados en esta Resolución deberán suscribir el respectivo acuerdo
de responsabilidad y uso de medios electrónicos, en caso de no contar aún con
la clave para el acceso a los servicios brindados a través de la plataforma
electrónica institucional.
Artículo 5. Los sujetos pasivos que accedan al presente esquema de
emisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios
como mensajes de datos, deberán utilizar los enlaces "WEB SERVICES"
dispuestos para el efecto por el Servicio de Rentas Internas, mecanismo a
través del cual se realizará el envío, recepción, validación, autorización o
rechazo de los comprobantes electrónicos emitidos en cada transacción.
Artículo 6. Las autorizaciones del Servicio de Rentas para la emisión
de los comprobantes electrónicos, se otorgarán una por cada uno de ellos y
antes de que éstos sean entregados a los receptores de los mismos; esta
autorización será única y diferente por cada comprobante.
Los sujetos pasivos que por su actividad económica emitan comprobantes de
venta, retención y documentos complementarios de manera masiva, podrán
enviar al Servicio de Rentas Internas, de manera conjunta o agrupada los
comprobantes electrónicos emitidos.
Artículo 7. Los sujetos pasivos que emitan comprobantes electrónicos
bajo la modalidad de "Contingencia", deberán solicitar obligatoriamente a la
Administración Tributaria, una autorización por cada comprobante electrónico
emitido en dicha modalidad, de manera inmediata y una vez que los sistemas
del Servicio de Rentas Internas se encuentren disponibles. Así mismo, deberán
incorporar las claves de acceso en cada comprobante.
Cuando las claves de acceso entregadas anteriormente para esta modalidad,
hayan sido utilizadas, los sujetos pasivos podrán solicitar nuevas claves,
mismas que serán generadas de manera automática a través del Sistema de
Comprobantes Electrónicos, previa validación de las mismas.
Artículo 8. Los sujetos pasivos que fueren autorizados a emitir sus
comprobantes de venta, retención y documentos complementarios mediante
mensajes de datos, así como aquellos que reciban documentos autorizados
- 15 -
emitidos bajo esta modalidad, no estarán obligados a archivar en medios
digitales los comprobantes electrónicos emitidos o recibidos, en vista de que el
Servicio de Rentas Internas mantendrá un registro de los mismos.
El Servicio de Rentas Internas pondrá a disposición de todos los sujetos
pasivos en su página web institucional "Servicios en Línea", la herramienta de
"Consulta Pública de Validez de Comprobantes Electrónicos"; así como también,
la posibilidad de presentar consultas internas sobre tales aspectos, que podrán
ser efectuadas ingresando con la clave personal del sujeto pasivo, y en las
cuales se detallarán los comprobantes electrónicos emitidos y/o recibidos.
Los sujetos pasivos emisores de comprobantes electrónicos a petición de los
receptores de los mismos, podrán imprimir y entregar una representación
impresa del comprobante electrónico en la cual se pueda visualizar los detalles
del mismo conforme a lo detallado en la ficha técnica. Dicha impresión tiene fines
informativos y de consulta más no validez tributaria.
Artículo 9. En lo no previsto en la presente Resolución, incluida la aplicación
de sanciones por contravenciones y faltas reglamentarias de conformidad con la
ley, se estará a lo dispuesto en el Código Tributario, Ley de Régimen Tributario
Interno, su reglamento de Aplicación y en el Reglamento de Comprobantes de
Venta, Retención y Documentos Complementarios.(Servicio de Rentas Internas, 2012)
2.4. CALENDARIOS DE OBLIGATORIEDAD PARA ADHERIRSE A LA
IMPLEMENTACION DE COMPROBANTES ELECTRONICOS.
Las instituciones y entidades del sector privado enumeradas a continuación,
fueron adheridas a la implementación de emisión de comprobantes electrónicos,
de acuerdo a la disposición de la Dirección General del Servicio de Rentas
Internas, por medio de la Resolución NAC-DGERCGC14-00366, siendo
publicada en el Registro Oficial 257 del 30 de mayo de 2014; mediante el
siguiente calendario:
- 16 -
Tabla 1 Calendario de Obligatoriedad para el Sector Privado
Fuente: (Servicio de Rentas Internas, 2014)
Mediante disposición de la Dirección General del Servicio de Rentas Internas,
conforme a la Resolución NAC-DGERCGC14-00157, publicada en el suplemento
del Registro Oficial 215 del 31 de marzo de 2014; los organismos y entidades del
Sector Público también fueron adheridos a este nuevo esquema de
Comprobantes Electrónicos de acuerdo al siguiente calendario:
GrupoFecha
de InicioSujetos Pasivos
1
A partir
del 01 de
Agosto
del 2014
Sociedades emisoras y administradoras de tarjeta de crédito.
Instituciones financieras bajo el control de la Superintendencia
de Bancos y Seguros, excepto mutualistas de ahorro y crédito
para la vivienda y sociedades emisoras y administradoras de
tarjeta de crédito.
Contribuyentes Especiales que realicen, según su inscripción
en el RUC, actividades económicas correspondientes al sector
y subsector: telecomunicaciones y televisión pagada.
Exportadores calificados por el SRI como contribuyentes
especiales.
Los demás contribuyentes especiales no señalados en los
grupos anteriores.
Contribuyentes que posean autorización de impresión de
comprobantes de venta, retención y documentos
complementarios, a través de sistemas computarizados
(autoimpresores).
Contribuyentes que realicen ventas a través de internet.
Los Sujetos pasivos que realicen actividades económicas de
exportación.
A partir
del 01 de
Octubre
del 2014
2
3
A partir
del 01 de
Enero
del 2015
- 17 -
Tabla 2 Calendario de Obligatoriedad para el Sector Público
Fuente: (Servicio de Rentas Internas, 2014)
Los Notarios también formaron parte de este nuevo esquema innovador;
como lo es emitir facturas, comprobantes de retención y documentos
complementarios electrónicos mediante la Resolución NAC-DGERCGC15-
00000004, publicada en el Registro Oficial 414 el 12 de enero de 2015, según lo
define el calendario siguiente:
Tabla 3 Calendario de Obligatoriedad para Notarios
Fuente: (Servicio de Rentas Internas, 2015)
2.5. FIRMA ELECTRÓNICA.
Son los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos,
adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para
identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que
el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje
de datos.(Servicio de Rentas Internas, 2002)
GrupoFecha de
InicioSujetos Pasivos
Empresas públicas y empresas de servicios públicos.
Entidades del Sector Público financiero.
Empresas de economía mixta.
Organismos y entidades de la función ejecutiva.
La Asamblea Nacional.
Organismos y entidades de la función judicial, con excepción de sus
organismos auxiliares mencionados en el art. 178 de la Constitución de
la Republica.
Organismos y entidades de la función y transparencia y Control Social.
Organismos y entidades de la Función Electoral
Universidades y escuelas politécnicas públicas
Los Organismos y entidades de los Gobiernos Autónomos
Descentralizados, incluidas las mancomunidades conformadas por los
mismos.
Los organismos y entidades públicas no descritas en ninguno de los
grupos señalados anteriormente.
A partir
del 01 de
Julio del
2015
3
A partir
del 01 de
Abril del
2015
2
1
A partir
del 01 de
Enero del
2015
GrupoFecha de
InicioSujetos Pasivos
1
A partir
del 01 de
Febrero
del 2015
Notarios
- 18 -
EFECTOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.
La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos
efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos
consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio.
REQUISITOS DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.
Para su validez, la firma electrónica reunirá los siguientes requisitos, sin
perjuicio de los que puedan establecerse por acuerdo entre las partes:
a) Ser individual y estar vinculada exclusivamente a su titular;
b) Que permita verificar inequívocamente la autoría e identidad del signatario,
mediante dispositivos técnicos de comprobación establecidos por esta Ley y
sus reglamentos;
c) Que su método de creación y verificación sea confiable, seguro e inalterable
para el propósito para el cual el mensaje fue generado o comunicado.
d) Que al momento de creación de la firma electrónica, los datos con los que se
creare se hallen bajo control exclusivo del signatario; y,
e) Que la firma sea controlada por la persona a quien pertenece.
LA FIRMA ELECTRÓNICA EN UN MENSAJE DE DATOS.
Cuando se fijare la firma electrónica en un mensaje de datos, aquélla deberá
enviarse en un mismo acto como parte integrante del mensaje de datos o
lógicamente asociada a éste. Se presumirá legalmente que el mensaje de datos
firmado electrónicamente conlleva la voluntad del emisor, quien se someterá al
cumplimiento de las obligaciones contenidas en dicho mensaje de datos, de
acuerdo a lo determinado en la Ley.
OBLIGACIONES DEL TITULAR DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.
El titular de la firma electrónica deberá:
a) Cumplir con las obligaciones derivadas del uso de la firma electrónica;
b) Actuar con la debida diligencia y tomar las medidas de seguridad necesarias,
para mantener la firma electrónica bajo su estricto control y evitar toda
utilización no autorizada;
c) Notificar por cualquier medio a las personas vinculadas, cuando exista el
riesgo de que su firma sea controlada por terceros no autorizados y utilizada
indebidamente;
d) Verificar la exactitud de sus declaraciones;
- 19 -
e) Responder por las obligaciones derivadas del uso no autorizado de su firma,
cuando no hubiere obrado con la debida diligencia para impedir su utilización,
salvo que el destinatario conociere de la inseguridad de la firma electrónica o
no hubiere actuado con la debida diligencia;
f) Notificar a la entidad de certificación de información los riesgos sobre su firma
y solicitar oportunamente la cancelación de los certificados; y,
g) Las demás señaladas en la Ley y sus reglamentos.
DURACIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.
Las firmas electrónicas tendrán duración indefinida. Podrán ser revocadas,
anuladas o suspendidas de conformidad con lo que el reglamento a esta ley
señale.
EXTINCIÓN DE LA FIRMA ELECTRÓNICA.
a) La firma electrónica se extinguirá por:
b) Voluntad de su titular;
c) Fallecimiento o incapacidad de su titular;
d) Disolución o liquidación de la persona jurídica, titular de la firma; y,
e) Por causa judicialmente declarada.
La extinción de la firma electrónica no exime a su titular de las obligaciones
previamente contraídas derivadas de su uso.(Servicio de Rentas Internas, 2002)
2.6. HERRAMIENTA DE GENERACION DE COMPROBANTES
ELECTRONICOS.
Se puede decir que como parte del nuevo esquema de facturación
electrónica, a partir del 2013 el Servicio de Rentas Internas (SRI) del Ecuador
publicó en portal web la herramienta gratuita para emisión comprobantes
electrónicos, con el fin de que los pequeños y medianos contribuyentes puedan
generar, firmar y enviar los comprobantes autorizados para emisión electrónica,
es decir: factura, guía de remisión, notas de crédito, notas de débito,
comprobantes de retención.
Entre las funcionalidades que ofrece este software de facturación electrónica
tenemos:
Software multi- plataforma: Windows – Linux – Mac
Realiza la firma electrónica de comprobantes utilizando los token de las tres
autoridades certificantes del país: Banco Central del Ecuador, ANF.EC y
Security Data S.A.
- 20 -
Envío de los comprobante hacia los web-services del SRI para su
autorización.
Visualización de los comprobantes emitidos en su representación impresa
RIDE.
Importación de información pre-existente de: productos, clientes,
transportistas.
Importación de claves de contingencia del Contribuyente para emisión de
comprobantes fuera de línea.(Eguiguren, Facturacion Electronica en el Ecuador, 2013)
2.7. PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA.
De acuerdo a los parámetros establecidos por el Servicio de Rentas Internas
se puede concluir el proceso de facturación electrónica mediante 4 pasos; los
cuales se los realiza consecuentemente y se los define en la siguiente figura:
Fuente: (Servicio de Rentas Internas, 2015)
2.8. FACTURA ELECTRÓNICA.
Es el conjunto de registros lógicos archivados en soportes susceptibles de ser
leídos por equipos electr6nicos de procesamiento de datos que documentan la
transferencia de bienes y servicios, cumpliendo los requisitos exigidos por las
Leyes tributarias, Mercantiles y más normas y reglamentos vigentes.(Servicio de
Rentas Internas, 2002)
Fig. 2 Proceso de facturación electrónica
- 21 -
Con referencia al concepto anterior se puede tomar como ejemplo de la
emisión de comprobantes electrónicos, la representación de una factura
electrónica a continuación en la siguiente figura:
Fuente: (Servicio de Rentas Internas, 2015)
2.9. BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA.
Entre los beneficios que ofrece la implementación de un sistema de
facturación electrónica, se puede mencionar:
a) Ahorro en el gasto de papelería física y su archivo.
b) Oportunidad en el envío y la recepción de la información.
c) Menor probabilidad de falsificación.
d) Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
e) Eliminación de espacios para almacenar los documentos físicos.
f) Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
g) Tiene exactamente la misma validez jurídica que los documentos emitidos en
papel.
Fig. 3 Ejemplo de factura electrónica
- 22 -
h) Contribuyen a la protección del medio ambiente, debido a los ahorros en
papel y eliminación de uso de químicos en tinta.(Eguiguren, Facturación Electrónica
Ecuador, 2012)
2.10. LA FACTURACION ELECTRÓNICA EN OTROS PAISES.
2.10.1. EN JAPON Y COREA.
Países como Japón y Corea, que cuentan con buenos niveles de
liberalización comercial, adecuados sistemas jurídicos y planes de desarrollo
integral por parte de las autoridades gubernamentales, se encuentran en una
fase de desarrollo medio. Las prácticas de negocio en Japón son muy distintas a
las prácticas en la Unión Europea o en los EE.UU. El pago en efectivo es más
conveniente en Japón. El pago con nota promisoria (esto es, un pagaré) es la
forma de pago más popular. Esta es una de las razones para la lenta adopción
de las facturas electrónicas. Existe una iniciativa para implementar los pagarés
electrónicos en Japón. Cerca de 7,700 compañías (0.2% del total de compañías),
principalmente las grandes compañías, se han registrado para usar facturas
electrónicas.
De acuerdo con fuentes de despachos fiscales, no es práctica común en
Japón el uso de la factura electrónica o de los documentos electrónicos. El
gobierno japonés está ampliando la conexión entre el sistema automático de
liberación aduanera de los cargamentos y otros sistemas relacionados, para
tratar de convertirlo en un sistema de "una sola parada" y permitir a los usuarios
del sistema pasar por todos los procesos requeridos con la transmisión de la
información electrónica.
En Corea el nivel de desarrollo económico es más elevado comparado con el
de otros países y lo mismo sucede con el nivel de liberalización comercial. La
aplicación del comercio sin soporte de papel se refleja en el segmento negocio-a-
negocio, negocio-a-gobierno y en las secciones relevantes de la cadena de
suministro. Se estableció el entorno legislativo para el comercio sin soporte de
papel, además de los estándares básicos para la transmisión de datos con fines
comerciales. Como resultado de ello, el sector privado y el gobierno aprovechan
totalmente las ventajas y los beneficios del comercio sin papel. Los participantes
en el comercio consolidaron sus recursos en la transmisión de facturas
electrónicas, y en algunas áreas, lograron llevar a cabo el comercio
transfronterizo sin soporte de papel. En 1990, Corea inició un proyecto comercial
de intercambio electrónico de datos (EDI por sus siglas en inglés) encabezado
por el gobierno. La factura electrónica en la aduana, la administración del
comercio, y el transporte internacional alcanzaron la meta de 100% sin
papel.(Comision Económica de las Naciones Unidas para Europa, 2016)
- 23 -
2.10.2. EN AMERICA LATINA.
Una región en desarrollo particularmente activa en la iniciativa de facturación
electrónica es América Latina. Aquí las iniciativas provienen de impulsores del
mercado e iniciativas en los sectores público y privado. De hecho, el sector
público encabeza las reglamentaciones y normas necesarias para implementar y
ejecutar de manera consistente las solicitudes de facturación electrónica. El
control y la visibilidad de las transacciones que son posibles gracias al uso de las
facturas electrónicas permitieron al sector público ejercer sus funciones de
recaudador de impuestos y, al mismo tiempo, prevenir la evasión fiscal.
La posibilidad de dar seguimiento a las facturas electrónicas permite la
automatización de controles de auditoria, mientras que la automatización de los
procesos de compras y la consecuente simplificación interna de procesos
respalda al sector público en la ejecución de su función como el mayor
comprador nacional en cada país. Las compras del gobierno representan entre el
30 y el 60% del PNB en términos del valor de los bienes y servicios adquiridos.
El sector público nacional en estos países también desempeña un papel
importante como protector del medio ambiente, y el uso de la factura electrónica
permite una reducción de residuos de papel ligada a las 50 mil millones de
facturas que se estima son emitidas anualmente en la región. El sector público
en los países de América Latina también puede aprender mejores prácticas
sobre la forma de hacer más efectivo el uso de facturas electrónicas de las
compañías multinacionales que hacen negocios en esos países. Estas
compañías multinacionales también sirven de referencia a otras importantes
compañías nacionales que buscan beneficiarse de los efectos positivos que
conlleva la adopción de la factura electrónica.
La Facturación Electrónica para las unidades corporativas en América Latina
requiere una atención especial. Son más recomendables los planes de
implementación a nivel de país que una adopción masiva en múltiples países.
Desde el punto de vista de la tecnología, cualquier solución universal representa
una decisión riesgosa ya que la planificación de los recursos de la empresa no
cubren aún todas las necesidades. (Comision Económica de las Naciones Unidas para Europa, 2016)
2.10.3. EN BRASIL.
En este país a la factura electrónica se le conoce como "Nota Fiscal
Electrónica" (NFE) y la maneja principalmente la entidad gubernamental
"Secretaria de Receita Federal". Para septiembre de 2009, el país había emitido
alrededor de 368 millones de facturas electrónicas.
- 24 -
A pesar de la dificultad para medir con precisión el mercado de adopción de la
facturación electrónica en el país, existen 150,000 compañías potenciales que
implementarán la NFE en el mediano plazo. Diversas entidades determinan las
fechas límites para implementar estos programas:
Gobierno
Obligaciones del sector industrial
Planes de implementación a nivel estatal bajo los estándares
nacionales. (Comision Económica de las Naciones Unidas para Europa, 2016)
2.10.4. EN CHILE.
Chile es el tercer país analizado por su adopción de facturas electrónicas
denominadas "Documentos Tributarios Electrónicos" (DTE). El órgano de
gobierno encargado de administrar la introducción de los DTE entre las
compañías es el "Servicio de Impuestos Internos" (SII).
Para agosto de 2009, se habían emitido 406 millones de facturas electrónicas,
donde únicamente 3,000 compañías - de un universo potencial de 18,000 -
intercambiaron la factura electrónica. El gobierno central es la principal entidad
que requiere la implementación del intercambio de facturas electrónicas, a pesar
de que aún no ha hecho obligatoria esta medida.(Comision Económica de las Naciones Unidas
para Europa, 2016)
2.10.5. EN COLOMBIA.
En Colombia la Ley 223 de 1995 en su artículo 37, incorporado al Estatuto
Tributario en el artículo 616-1, previó la Factura Electrónica como un documento
equivalente a la factura en papel y autorizó al Gobierno Nacional para
reglamentar el tema, expidiéndose el Decreto 1094 en el año 1996. Alternativa
que con el paso de los años fue insuficiente para enfrentar la realidad cambiante.
Así, en 1999 se expide la Ley de Comercio Electrónico, presentando la base
legal que comprende entre otros aspectos: el ámbito de aplicación, definiciones,
requisitos jurídicos, valor probatorio, en lo que a transacciones electrónicas se
refiere.
En el año 2005 se expide la Ley Antitrámites,con la cual se dio un impulso a la
Factura Electrónica, señalando que para todos los efectos legales, la misma
podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse, usando cualquier
tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan los requisitos legales
establecidos y la respectiva tecnología garantice su autenticidad e integridad
desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.
- 25 -
Para concretar e impulsar la aplicación de la Factura Electrónica en el nuevo
ámbito legal y considerando la función de control de la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales (DIAN), el año 2007 se expide el Decreto 1929, en que se
establece:
Definiciones, Factura Electrónica y los sujetos que intervienen en el
proceso.
Principios básicos de autenticidad e integridad.
Requisitos de contenido fiscal de la Factura Electrónica y las Notas
Crédito.
Requisitos de contendió técnico de la Factura Electrónica y la Nota
Crédito.
Exhibición de la Factura Electrónica y su conservación.
Acuerdos para su expedición y aceptación.
Control de emisión.
Obligaciones generales.
Exclusiones.
Reconocimiento de la Factura Electrónica como soporte fiscal.
Facultades de reglamentación otorgadas a la DIAN.
Vigencia de las nuevas disposiciones.
El 29 de noviembre de 2008, la DIAN expide la Resolución número 14.465 por
medio de la cual se establecen las características y contenido técnico de la
Factura Electrónica y otros aspectos fundamentalmente relacionados con el
procedimiento para su efectiva aplicación y el cumplimiento del deber de
informar, relacionados con esta modalidad de facturación. Por su parte, tanto el
Decreto número 1929 como la Resolución número 14.465 y las Leyes de
Comercio Electrónico y Antitrámites, tienen todas como marco las disposiciones
tributarias de orden legal y reglamentario. (Barraza, 2009)
- 26 -
CAPÍTULO 3. MARCO REFERENCIAL.
Fig. 4 Logo Institucional de la Compañía Cadmecorp Asociados S.A.
3.1. FINALIDAD.
Con el propósito de cumplir los objetivos planteados en las Escrituras de
Constitución, con la aplicación de un sistema de gestión de Calidad evolutivo en
lo referente al crecimiento laboral e intelectual y para estandarizar
procedimientos organizativos que se permitan ser efectivos, eficientes y
económicos, con la utilización de tecnología de punta, aportando al desarrollo
sustentable de la región con total respeto al Medio Ambiente, en la aplicación de
los procesos de producción y comercialización de los productos que ofrece
nuestra Compañía para que, cumpliendo estándares de calidad poner en
práctica nuestra Misión y Visión empresarial. (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)
3.2. OBJETIVOS
1. Contribuir en forma directa e indirecta con el progreso y desarrollo del cantón,
la provincia y la región, creando fuentes de trabajo y ocupación, Incorporando
profesionales y personal capaz, íntegro y competente, con el uso racional de
los recursos, clasificación y tratamiento de residuos generados en el proceso
de producción.
2. Poner a disposición del sector productivo, empresarial y comercial la dotación
de los servicios de:
a. Alquiler de maquinaria y equipo caminero, con calidad, calidez,
oportunidad, responsabilidad y garantía.
b. Provisión y venta de materiales pétreos de excelente calidad, que
cumplan especificaciones técnicas establecidas por el MTOP y por las
Normas de Calidad ISO-9000, para la construcción de obras civiles en
general.
c. Transporte de maquinaria y equipo pesado (caminero, agrícola, otros) con
puntualidad, oportunidad, garantía y responsabilidad.
d. Otros Relacionados con la Construcción, mantenimiento y preservación de
Obras Civiles en General.
e. Provisión y venta de HORMIGON, como materia prima para la
construcción de Obras Civiles; así como, productos derivados del
hormigón.
- 27 -
3. Cubrir la demanda de al menos el 40% de las necesidades del sector de la
construcción y productivo de la provincia y la región, implementando
políticas de expansión de la compañía. (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)
3.3. MISIÓN.
Proveer con excelencia, oportunidad y calidad servicios y materiales
relacionados con la construcción y Mantenimiento de Obras Civiles en General:
(alquiler de maquinaria pesada, explotación y procesamiento de material pétreo; y,
Transporte de Maquinaria y Equipo Pesado) a precios competitivos con apego a
las Normas de Calidad INEN ISO 9001-2008; ISO 140001, Normas de Gestión
Ambiental; y, OHSAS 18001 para la Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional. (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)
3.4. VALORES.
• Orientación al cliente
• Compromiso con los resultados
• Sostenibilidad
• Interés por las personas
• Responsabilidad social
• Integridad (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)
3.5. VISIÓN:
Ser una empresa Líder en la región y el País, proveyendo Servicios y
Materiales para la Construcción y Mantenimiento de Obras Civiles en General con
los mejores precios, calidad y oportunidad para la entera Satisfacción de nuestros
Clientes. (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)
3.6. PRINCIPIOS:
La compañía Cadmecorp Asociados S.A. cuenta con los siguientes principios.
• Transparencia
• Compromiso
• Responsabilidad
• Honradez (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)
- 28 -
3.7. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Fuente: (Cadmecorp Asociados S.A., 2010)
Fig. 5 Organigrama Estructural de Cadmecorp Asociados S.A
- 29 -
CAPÍTULO 4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL
Determinar cómo incide la implementación de Comprobantes Electrónicos en
la Compañía Cadmecorp Asociados S.A. en el año 2015.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Evaluar el nivel de conocimientos que poseen los empleados emisores de
comprobantes electrónicos en esta compañía.
Identificar las dificultades que se presentan en esta compañía por la
Implementación de Comprobantes Electrónicos.
Establecer que costos afectan la aplicación del Sistema de Comprobantes
Electrónicos en dicha Compañía.
- 30 -
CAPITULO 5. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
5.1. TIPO DE ESTUDIO
En este estudio de caso según las características presentes se ha
considerado la aplicación del método cualitativo, se realizará un estudio de los
procesos de la facturación electrónica; así como también de los acontecimientos
presentados en los emisores de éstos comprobantes, por medio de la realización de
encuestas y cuestionarios.
Por tal motivo es también un caso de tipo exploratorio; por lo que hace
referencia al análisis de un proceso a estudiar en un determinado lugar y tiempo; lo
cual permitirá conocer las situaciones actuales, para consecuentemente efectuar
cambios o mantener el estado, según sea la necesidad de la Compañía Cadmecorp
Asociados S.A.
5.2. DISEÑO
En el presente trabajo se procederá a realizar un análisis de tipo documental,
por medio del planteamiento de cuestionarios; lo que va a permitir realizar el análisis
de los acontecimientos suscitados, durante los procesos que intervienen la emisión
de comprobantes electrónicos en la Compañía Cadmecorp Asociados S.A. durante
el periodo fiscal 2015.
Así como también se efectuará el análisis de las dificultades y beneficios que
ha dado lugar la implementación de comprobantes electrónicos; con respecto a la
comunidad, el Servicio de Rentas Internas y el medio ambiente. Lo que permitirá
conocer el estado y reacciones ocasionadas por el proceso a evaluar; pudiendo así
identificar las acciones factibles a adoptar, según sean las necesidades de la
compañía.
5.3. POBLACION
1. Gerente de Funciones Administrativas.
2. Asistente Administrativa 1.
3. Asistente Administrativa 2.
5.4. UNIDAD DE ANÁLISIS
La unidad de análisis que se utilizará en el presente trabajo es de manera
individual, tomando como referencia a los trabajadores involucrados en el proceso a
investigar.
- 31 -
5.5. INSTRUMENTOS
5.5.1. CUESTIONARIOS.
De los cuestionarios, se dice que son herramientas utilizadas para recolectar
datos específicos por medio de una base de preguntas. El cuestionario está
referenciado al caso de estudio a investigar, pueden ser preguntas en base a
conocimientos o experiencias personas, así como también referentes a la sociedad.
En el presente trabajo se utilizará Cuestionarios Abiertos; lo cual permitirá al
entrevistado responder con total libertad, con el fin de conseguir mayor información,
lo que ayudará a la consecución de los objetivos planteados.
5.5.1.1. Cuestionarios realizados al Gerente de Funciones Administrativas.
COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS S.A.
PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2015.
COMPONENTE: COMPROBANTES ELECTRÓNICOS.
ENTREVISTADO: ING. GIL REMIGIO VARGAS.
CARGO: GERENTE DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.
ÁREA: DPTO. DE CONTABILIDAD. FECHA: 19 de septiembre de 2016.
1. ¿Qué medios utilizaban anteriormente para emitir comprobantes de
venta y documentos complementarios?
Los medios que la compañía utilizaba eran los comprobantes tradicionales
como son los documentos impresos o también llamados comprobantes físicos o
llenados a mano.
2. ¿Presentaban algún inconveniente con la utilización de estos
comprobantes tradicionales?
Estos comprobantes ocasionaban varios inconvenientes como eran la pérdida
o extravío, así como también el deterioro y daño de su integridad durante la
permanencia en archivo según respuesta.
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3. ¿Cuál fue el motivo por el cual decidieron adoptar la implementación de
comprobantes electrónicos?
Partiendo de la respuesta del encuestado identificó que el mayor motivo que
los llevo a cambiar los medios tradicionales fue la calificación de la compañía
como contribuyente especial, por lo que Cadmecorp Asociados S.A tuvo que
acatar la disposición del Servicio de Rentas Internas, según el calendario de
obligatoriedad.
4. ¿Qué medios eligieron para la implementación de comprobantes
electrónicos?
El encuestado menciona que, cumpliendo con la disposición la compañía
inició, adoptando el Sistema de Comprobantes Electrónicos Gratuito que ofrece
el Servicio de Rentas Internas, el cual es el medio básico para la producción y
emisión de estos comprobantes.
5. ¿Qué recursos incurrieron en la realización de este cambio?
Según la respuesta se menciona que los Recursos que formaron parte de la
implementación de estos medios en la Compañía Cadmecorp Asociados S.A.
fueron:
Recursos Humanos: empleados
Recursos Tecnológicos: computadoras, software
Recursos Económicos: presupuesto destinado a cubrir estos costos.
6. ¿Con qué recursos contaba la Compañía al momento de la
Implementación de comprobantes electrónicos?
Según el encuestado la compañía contaba con los recursos tecnológicos,
como son las computadoras, y el servicio de internet; así como también los
recursos humanos, por lo que contaba también con personal activo dedicado a la
emisión de comprobantes tradicionales.
7. ¿Qué costos tuvieron que asumir para la implementación de
comprobantes electrónicos?
En base a la información obtenida de esta pregunta se pudo definir que los
costos que le tocó asumir a la compañía, por no contar con un presupuesto,
predestinado para ese fin, fueron los valores:
Para la obtención de la firma electrónica.
- 33 -
Para el equipamiento de software en computadoras; como antivirus y
programas que permitan visualizar los documentos en formatos XML y PDF
generados por el Sistema de Comprobantes Electrónicos.
8. ¿Se capacitó oportunamente al personal encargado de realizar el
proceso de emisión de comprobantes electrónicos?
Se procedió a realizar la gestión para que el personal pueda asistir a la
capacitación brindada en el Servicio de Rentas Internas, lo cual ayudo para que
el personal obtenga bases fundamentales, para efectuar la utilización del sistema
de facturación; dando paso a la implementación de comprobantes electrónicos.
Elaborado por: PEDRO FERNANDO REMACHE CÁCERES
Fecha: 19 de Septiembre de 2016
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5.5.1.2. Cuestionario realizado a la Asistente Administrativa 1.
COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS S.A.
PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2015.
COMPONENTE: COMPROBANTES ELECTRÓNICOS.
ENTREVISTADO: SRA. MARIA FERNANDA GONZALEZ CADME.
CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVA.
ÁREA: DPTO. DE CONTABILIDAD. FECHA: 19 de septiembre de 2016.
ESTADO DE CONOCIMIENTOS SOBRE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS
1 ¿Cuál es su concepto sobre comprobantes electrónicos?
Son aquellos que se realizan de forma sistemática y cuentan con igual valides que los comprobantes físicos o llenados a mano.
2 ¿Qué tipo de comprobantes de venta se puede emitir electrónicamente?
facturas, retenciones, guías de remisión, notas de débito y notas de crédito
3 ¿Qué definición tiene sobre la importancia de una firma electrónica?
Es vital porque reemplaza a la firma original del contribuyente.
4 ¿Es necesario que el receptor obtenga la firma electrónica para recibir comprobantes?
No es necesaria únicamente lo es para el emisor.
5 ¿En qué tipo de archivos pueden generarse estos comprobantes?
Son generados en Formatos PDF y XML
6 ¿En qué casos se emite el RIDE? Se los emite cuando el receptor solicite la impresión del comprobante.
7 ¿Cuál es el procedimiento para realizar la anulación de una factura electrónica?
Se llena el formulario de solicitud de anulación (factura) en la página del SRI con clave de acceso, numero de autorización, fecha, número ruc y correo del destinatario.
8 ¿Qué procedimiento se debe Se llena el formulario de anulación de
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seguir para la anulación de una retención electrónica?
retención con clave de acceso, número de autorización, fecha, número ruc y correo del destinatario y se espera a que el receptor acepte la anulación.
9 ¿Tiene usted la necesidad de recibir capacitaciones de actualización sobre estos medios?
Sí, porque el sistema y las normas del SRI tienden a sufrir modificaciones y actualizaciones.
BENEFICIOS COMO EMISOR DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS
10 ¿Cuál es el beneficio que puede dar la emisión de comprobantes electrónicos a la compañía?
Entrega rápida de documentos
Disminuye los costos de envío de comprobantes.
11 ¿En qué beneficia la utilización de comprobantes electrónicos al medio ambiente?
Ayuda a su conservación por la disminución del uso del papel
12 ¿La adaptación de este sistema de qué manera puede contribuir con los procesos?
Si, por la facilidad de llenado y el envío oportuno del comprobante vía internet
13 ¿De qué manera cree usted que aporta la implementación de comprobantes electrónicos con el S.R.I.?
Dando información directa y veraz al momento de la transacción ayudando a controlar la evasión de impuestos.
14 ¿Qué respuesta obtuvo de sus clientes y proveedores al entregarle los documentos electrónicos?
Mayor confianza en los procesos y satisfacción por la atención recibida.
DIFICULTADES COMO EMISORES DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS
15 ¿Qué inconvenientes se han presentado en el envío de estos comprobantes?
Clientes y proveedores que no cuentan con correo electrónico, información errónea; lo cual no permite efectivizar el envío.
16 ¿Cuántos comprobantes estima que son anulados en el mes?
Aproximadamente 8 comprobantes.
17 ¿Cuáles son las razones que Mal ingreso de información, cambio de
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producen la anulación de un comprobante electrónico?
aspectos de los productos, variación de precios.
18 ¿Qué factores externos le impedirían a usted realizar el proceso de facturación electrónica?
La suspensión del servicio eléctrico, un mal servicio de internet, mantenimientos del sistema.
19 ¿Existe la necesidad de recibir capacitaciones con respecto a Los Comprobantes Electrónicos?
Si, Por que lo que eh aprendido ha sido solo con la práctica y la ayuda de compañeras de trabajo.
Elaborado por: PEDRO FERNANDO REMACHE CÁCERES
Fecha: 19 de Septiembre de 2016
- 37 -
5.5.1.3. Cuestionario realizado a la Asistente Administrativa 2.
COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS S.A.
PERÍODO DE EVALUACIÓN: 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2015.
COMPONENTE: COMPROBANTES ELECTRÓNICOS.
ENTREVISTADO: SRA. ELSA JAQUELINE GUAYLLA VALENZUELA.
CARGO: ASISTENTE ADMINISTRATIVA.
ÁREA: DPTO. DE CONTABILIDAD. FECHA: 19 de septiembre de 2016.
ESTADO DE CONOCIMIENTOS SOBRE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS
1 ¿Cuál es su concepto sobre comprobantes electrónicos?
Son comprobantes que tienen la misma validez tributaria que los comprobantes tradicionales solo que estos se los emite por medio de un Sistema computarizado.
2 ¿Qué tipo de comprobantes de venta se puede emitir electrónicamente?
Se pueden emitir facturas, guías de remisión, retenciones, notas de débito y de crédito
3 ¿Qué definición tiene sobre la importancia de una firma electrónica?
Comprende la parte primordial, ya que es el reemplazo de la firma manual y de gran importancia para la emisión de estos comprobantes electrónicos.
4 ¿Es necesario que el receptor obtenga la firma electrónica para recibir comprobantes?
Es necesaria únicamente para la persona que emite estos comprobantes mas no para el que los recibe.
5 ¿En qué tipo de archivos pueden generarse estos comprobantes?
Pueden generarse en Formatos RIDE (PDF) y XML
6 ¿En qué casos se emite el RIDE? En casos donde el receptor solicite el comprobante electrónico impreso para ser archivado de manera física.
7
¿Cuál es el procedimiento para realizar la anulación de una factura electrónica?
Se lo realiza mediante la página del SRI, llenando el formulario de anulación de comprobantes con todos los datos solicitados.
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8 ¿Qué procedimiento se debe seguir para la anulación de una retención electrónica?
Se realiza la solicitud de anulación de retención, llenando el formulario respectivo con todos los datos solicitados y esperar la confirmación del proveedor.
9 ¿Tiene usted la necesidad de recibir capacitaciones de actualización sobre estos medios?
Si porque la única capacitación que pudimos recibir fue por parte del SRI, lo cual nos dio conocimientos básicos, pero se necesita estar preparados para afrontar las diferentes actualizaciones que suele sufrir las normas y reglamentos del SRI:
BENEFICIOS COMO EMISOR DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS
10 ¿Cuál es el beneficio que puede dar la emisión de comprobantes electrónicos a la compañía?
Facilidad de entrega de los comprobantes. Evitan el deterioro de comprobantes por medio de permanencia en archivo digital.
11 ¿En qué beneficia la utilización de comprobantes electrónicos al medio ambiente?
Beneficia por la eliminación del papel, disminuyendo así la tala de los bosques, ayudando a conservar el medio ambiente.
12 ¿La adaptación de este sistema de qué manera puede contribuir con los procesos?
Dando más agilidad a los procesos para llegar al comprobante de una manera más oportuna.
13 ¿De qué manera cree usted que podría aportar la implementación de comprobantes electrónicos con el S.R.I.?
Brindando datos exclusivos de comprobantes emitidos, ayudando a controlar la posible evasión de impuestos.
14 ¿Qué respuesta obtuvo de sus clientes y proveedores al entregarle los documentos electrónicos?
Se vio reflejada mayor confianza en la recepción de sus comprobantes, y satisfacción por la entrega inmediata.
DIFICULTADES COMO EMISORES DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS
15 ¿Qué inconvenientes se han presentado en el envío de estos comprobantes?
Falta de entrega de información de clientes y proveedores, beneficiarios de los comprobantes que no poseen correo electrónico, debido a su rusticidad.
16 ¿Cuántos comprobantes estima que son anulados en el mes?
Se estima que son anulados entre 7 a 10 comprobantes.
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17 ¿Cuáles son las razones que producen la anulación de un comprobante electrónico?
Información errónea, cambio de cantidad y precios de los productos.
18 ¿Qué factores externos le impedirían a usted realizar el proceso de facturación electrónica?
El desconocimiento del beneficiario acerca de estos comprobantes. Los cortes del servicio de energía eléctrica y servicio de internet.
19 ¿Existe la necesidad de recibir capacitaciones con respecto a Los Comprobantes Electrónicos?
Las personas que realizamos este accionar solo contamos con una capacitación del SRI, y los demás conocimientos han sido adquiridos por experiencias pasadas y otras fuentes propias. Por lo cual es importante poseer más capacitaciones y actualizaciones para poder desenvolvernos en situaciones futuras.
Elaborado por: PEDRO FERNANDO REMACHE CÁCERES
Fecha: 19 de Septiembre de 2016
- 40 -
CAPÍTULO 6. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN.
6.1. IMPLEMENTACIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS EN LA
COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS S.A.
Para efectuar el desarrollo del presente trabajo de investigación se toma
como referencia el estudio realizado por (ROMERO, 2013), en donde se define
diez pasos a seguir para la implementación de comprobantes electrónicos que
son:
1) Evaluar.
2) Formar un equipo de trabajo.
3) Análisis e impacto de los procesos de Organización.
4) Plan de comunicación.
5) Selección de tecnología de información.
6) Implantación tecnológica.
7) Establecer equipo de operación.
8) Obtención de la certificación Token.
9) Solicitud al SRI.
10) Utilizar el nuevo modelo.
Con referencia al inicio de la implementación de comprobantes electrónicos
que se daría a cabo el 01 de Enero del 2015; la Compañía Cadmecorp
Asociados S.A. guiándose en base al calendario de obligatoriedad para la
implementación de comprobantes electrónicos en el sector privado, según la
Resolución NAC-DGERCGC14-00366 publicado en el Registro Oficial 257 el 30
de mayo de 2014 por el Director General del S.R.I, se pone a buen recaudo para
el cumplimiento de esta Ley.
Razones por las cuales en conjunto con el Gerente Administrativo de
funciones, los trabajadores del área administrativa y el Gerente General;
decidieron organizarse de la mejor manera para adoptar esta innovadora
propuesta con responsabilidad y eficiencia en los procesos a ejecutarse. Lo cual
se resolvió llevar a cabo los siguientes ocho pasos considerándolos de mayor
importancia:
6.1.1. EVALUAR LA SITUACIÓN ACTUAL ANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE
COMPROBANTES ELECTRÓNICOS.
Se procedió a estimar la cantidad de comprobantes que mensualmente se
emitían y recibía la empresa, sean estos facturas, retenciones, notas de crédito y
notas de débito.
- 41 -
Se tomó en cuenta el proceso a seguir que tenía la emisión de cada
comprobante impreso, tomando en cuenta la impresión, entrega,
almacenamiento y posible pérdida o deterioro de los mismos.
6.1.2. FORMAR UN EQUIPO DE TRABAJO.
Se efectuó la selección de quiénes serán los encargados de iniciar la
facturación electrónica en la empresa; teniendo en cuenta que se debe contar
con una persona encargada de la preparación de información y realización de los
comprobantes emitidos por la compañía y otra persona que esté encargada del
monitoreo y recepción de los comprobantes que son emitidos por clientes y/o
proveedores y recibidos por la compañía, según sea la transacción comercial
realizada.
6.1.3. ANÁLISIS E IMPACTO DE LOS PROCESOS Y ORGANIZACIÓN.
Se definió el proceso para la realización de la emisión y recepción de
comprobantes electrónicos, incluyendo los requerimientos establecidos por el
S.R.I; como la adquisición de la firma electrónica y la adecuación del software del
Sistema de Facturación. Pudiendo rediseñar los procesos, definiendo quien será
la persona encargada de firmar y autorizar los documentos generados en la
aplicación de este sistema.
6.1.4. PLAN DE COMUNICACIÓN.
Anteriormente al inicio de la utilización y acople de este esquema de
comprobantes electrónicos; se procedió a brindar información a todos quienes
forman parte de la compañía, y realizar la capacitación respectiva a quienes iban
a ser partícipes de este nuevo proceso.
Para posteriormente dar a conocer a clientes y proveedores el nuevo servicio
que se estará brindando, con el fin de motivar la aceptación de estos medios y
una motivación a que se adhieran también a este sistema.
6.1.5. SELECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN.
Para dar lugar a la implementación de este esquema, es necesaria la
adquisición de un software diseñado para ejecutar estos procesos, por lo cual la
compañía adoptó el Sistema de Facturación Electrónica brindado por el Servicio
de Rentas Internas; con el fin de iniciar básicamente con las herramientas
disponibles oportunas.
- 42 -
6.1.6. IMPLANTACIÓN TECNOLÓGICA.
De acuerdo a como se llevaba la facturación impresa anteriormente, la cual
era distribuida en diferentes entidades de la compañía; de acuerdo a la
importancia que tenía el establecimiento matriz de la compañía en emisiones de
comprobantes, se procedió a centralizar la implantación del Sistema de
Facturación Electrónica; lo cual se llevaría a cabo únicamente en la dirección
matriz de la compañía como es en el Cantón La Troncal, calle Eloy Alfaro 911 y
El Oro.
6.1.7. OBTENCIÓN DEL CERTIFICADO TOKEN.
Se procedió a realizar el trámite respectivo para la solicitud y obtención de la
firma electrónica o también llamado Token, ya que es de vital importancia para
firmar los comprobantes electrónicos y poder requerir la autorización de los
próximos documentos a emitir.
6.1.8. UTILIZACIÓN DEL NUEVO MODELO.
Teniendo en cuenta que a partir del 01 de enero del año 2015 se dio inicio a la
implementación de comprobantes electrónicos en la Compañía Cadmecorp
Asociados S.A., de acuerdo al calendario de obligatoriedad, al ser calificado
como contribuyente especial. Utilizando el Sistema de Facturación Electrónica
brindado por el Servicio de Rentas Internas, la compañía puso a disposición el
servicio de facturación electrónica a sus diferentes clientes y proveedores;
proceso que se realizará de manera organizada y responsable por el personal
administrativo calificado y designado por la Gerencia de Funciones
Administrativas.
6.2. PROCESO PARA LA EMISIÓN DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS EN
LA COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS DURANTE EL AÑO 2015.
Para emitir un comprobante electrónico en la compañía Cadmecorp
Asociados S.A., se estableció un proceso, en donde se encuentran distribuidas
las diferentes actividades que intervienen en la aplicación de este nuevo
esquema; las cuales son responsabilidad del personal administrativo
seleccionado por la empresa según el área correspondiente.
Teniendo en cuenta las diferentes actividades económicas, que ofrece la
compañía como:
a. Alquiler de maquinaria y equipo caminero, con calidad, calidez, oportunidad,
responsabilidad y garantía.
- 43 -
b. Provisión y venta de materiales pétreos de excelente calidad, que cumplan
especificaciones técnicas establecidas por el MTOP y por las Normas de
Calidad ISO-9000, para la construcción de obras civiles en general.
c. Transporte de maquinaria y equipo pesado (caminero, agrícola, otros) con
puntualidad, oportunidad, garantía y responsabilidad.
d. Otros Relacionados con la Construcción, mantenimiento y preservación de
Obras Civiles en General.
e. Provisión y venta de HORMIGON, como materia prima para la construcción
de Obras Civiles; así como, productos derivados del hormigón.
Para proceder con la emisión de comprobantes electrónicos, se dividieron las
actividades en cinco áreas, tomando como referencia la emisión de una factura
electrónica; donde se realizan distintas actividades para llegar a emitir dicho
documento, las cuales se exponen en el Diagrama de Flujo Funcional que se
encuentra en el Anexo 2.
Entre las áreas que intervienen para generar la información para la
elaboración de una factura electrónica en la Compañía Cadmecorp Asociados
S.A. tenemos las siguientes:
6.2.1. JEFATURA DE OPERACIONES.
Es considerado como punto de partida para la generación de información para
llegar a la emisión de una factura electrónica, porque es donde se reciben los
requerimientos y exigencias que los clientes desean para sus productos. Por lo
cual el jefe de operaciones realiza las proformas especificando los precios de los
productos, las características y cantidades disponibles; para luego enviar a los
beneficiarios para su revisión y posible aprobación según sus expectativas.
En caso de que las proformas fuesen aprobadas por el cliente, de inmediato
se procede a acordar la fecha inicio de los despachos, por lo cual se exige los
datos del cliente para su respectivo registro en la base de datos. Entre los datos
requeridos por la compañía para tener un registro completo de los clientes
tenemos los siguientes:
a. Numero de RUC.
b. Nombre Comercial o Razón Social.
c. Dirección del Establecimiento.
d. Número de Teléfono convencional y/o celular
e. Dirección de Correo Electrónico
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Información que se adjunta a las proformas aprobadas por ambas partes y
que el encargado de esta área tiene como obligación, proveer todos los detalles
necesarios para que los responsables de la Producción de Materiales y la
Producción de Hormigón, puedan despachar los productos acordados con la
calidad y de la manera oportuna con la que la compañía se identifica.
6.2.2. PRODUCCION DE MATERIALES.
En esta área es donde la información necesaria para elaborar la factura
electrónica va tomando forma, ya que aquí es donde se realiza el control
específico de despachos conforme a las proformas aprobadas de:
Materiales pétreos que salen de cantera (arena, grava, piedra, material
triturado, entre otros).
Servicios prestados por transporte de material pétreo.
Para que consecuentemente provea información clasificada por clientes, a los
encargados del área de producción en oficina; otorgando detalles de los
diferentes materiales pétreos o el número de servicio de transporte consumidos
por el beneficiario para ser facturados consecuentemente.
A continuación se presenta el modelo de las papeletas con las cuales se
controla el despacho de materiales pétreos en la compañía.
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Fig. 6 Papeletas de Control de Despacho de Materiales Pétreos
Fuente: (Archivo Dpto. Producción de Oficina)
6.2.3. PRODUCCION DE HORMIGÓN.
En esta área al igual que en la anterior es donde la información necesaria
para elaborar la factura electrónica se va estructurando, ya que aquí es donde se
realiza el control específico de despachos conforme a las proformas aprobadas
de:
Compra de Materia prima (Cemento)
Despacho de Hormigón premezclado según las características establecidas
por el cliente.
Alquiler de los Mixer (Vehículos utilizados para transportar el hormigón).
Alquiler de Bomba de Hormigón, según el lugar donde se realizará el vaciado
del material.
Y por consiguiente en encargado de esta área tiene a su vez la
responsabilidad de proveer información clasificada por clientes, a los encargados
del área de producción en oficina; otorgando detalles de la cantidad de hormigón
despachado y el número de horas de alquiler de Mixer y/o bomba fueron
consumidos por el beneficiario para poder efectuar la factura electrónica.
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A continuación se presenta el modelo de papeletas con las cuales se controla
el despacho de Hormigón en la compañía.
Fig. 7 Papeletas de control de Despachos de Hormigón
Fuente: (Archivo Dpto. Producción de Oficina)
6.2.4. PRODUCCION DE OFICINA.
Se considera como punto intermedio, por su disposición de acaparar toda la
información adquirida en las diferentes ramas de la producción; ya sea de
materiales pétreos así como también de hormigón; con el objetivo primordial de
elaborar las liquidaciones de provisión de productos o servicios prestados a cada
uno de los clientes según fecha de corte con el objetivo de elaborar la factura
electrónica con la información correcta y clasificada.
Las liquidaciones comprenden toda la información acaparada de cada uno de
los materiales despachados y la cantidad de horas que comprenden los servicios
prestados; según fecha de corte que los clientes requieran que se considere,
para próximamente proceder emitir el comprobante electrónico requerido. Por tal
razón la persona encargada de esta área tiene la obligación de realizar y proveer
las liquidaciones de provisión de materiales pétreos, hormigón y de servicios
prestados al Departamento de Contabilidad, en donde se realizará la emisión de
la factura electrónica.
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A continuación se presenta el modelo de las Liquidaciones de provisión de
materiales pétreos y Liquidación de Provisión de Hormigón, según corresponda
que se efectúa en la compañía.
Fuente: (Archivos del Área de Producción de Oficina)
CLIENTE: PEDRO FERNANDO REMACHE CÁCERES CONSTRUFER S.A.
RUC: 0302236229001
DIRECCIÓN:
E.MAIL: [email protected].: 0986211279 072410222
PLANILLA PROVISION DE MATERIALES
FECHA PLACANº
COMPROBANTE
SUB BASE
CLASE 2
BASE
CLASE 1
GRAVA/
RIPIOUNIT. TOTAL
15-jul PXJ-469 165401 8,00 10,00 80,00
15-jul PXJ-469 165403 8,00 10,00 80,00
17-jul PZN-0121 165424 8,00 7,00 56,00
18-jul XAE-812 165425 8,00 7,00 56,00
22-jul TAR-0257 165429 13,69 6,00 82,14
23-jul TAR-0257 165430 13,69 6,00 82,14
24-jul TAR-0257 165431 13,69 10,00 136,90
25-jul TAR-0257 165432 13,69 10,00 136,90
26-jul TAR-0257 165433 13,69 7,00 95,83
27-jul AAV-551 165434 13,00 7,00 91,00
28-jul AAV-551 165435 13,00 7,00 91,00
TOTALES 29,00 43,38 54,07 987,91
DETALLE PARA FACTURACIÓN
Nº DETALLE PRECIO SUBTOTAL
1 7,00 203,00
2 BASE CLASE 1 10,00 433,80
3 GRAVA/RIPIO 6,00 324,42
SUBTOTAL 961,22
SUBTOTAL 0%
SUBTOTAL 14% 961,22
IVA 0%
IVA 14% 134,57
TOTAL 1095,79
9,61
RET. IVA 10% 13,46
TOTAL -23,07
1072,72
Cochancay, Barrio Los Helechos, Mz 3, Sl 5.
RET. FTE 1%
ANTICIPO
RAZON SOCIAL:
TOTAL A COBRAR:
54,07
SUB BASE CLASE 2
VALOR CANTIDAD
CANTIDAD m3
29,00
43,38
Tabla 4 Modelo de Liquidación de Provisión de Materiales Pétreos
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Fuente: (Archivos del Área de Producción de Oficina)
CLIENTE: PEDRO FERNANDO REMACHE CÁCERES
RAZON SOCIAL: CONSTRUFER S.A.
RUC: 0302236229001
DIRECCIÓN: Cochancay, Barrio Los Helechos, Mz. 3, Sl. 5.
E-MAIL: [email protected]
Cel.: 0986211279 07241022
PLANILLA PROVISIÓN DE HORMIGÓN
140,00 210,00
15-jul GSC-1084 327 5,00 Sin Bomba
16-jul GSN-4877 328 5,00 Sin Bomba
19-jul GSN-4876 331 5,00 Sin Bomba
20-jul GSC-1084 332 5,00 Sin Bomba
21-jul GSN-4877 333 5,00 Sin Bomba
22-jul GSN-4876 334 5,00 Sin Bomba
23-jul GSC-1084 335 5,00 Sin Bomba
24-jul GSN-4877 336 5,00 Sin Bomba
20,00 20,00
Nº DETALLE m3 PRECIO SUBTOTAL
1 Hormigon fc = 140 20,00 99,45 1989,00
2 Hormigon fc = 210 20,00 112,71 2254,20
SUBTOTAL 4243,20
SUBTOTAL 0%
SUBTOTAL 14% 4243,20
IVA 0%
IVA 14% 594,05
TOTAL 4837,25
TOTAL 4.837,25
(-) RET F 42,43
(-) RET IVA 59,40
Total a Cobrar 4.735,41
TOTAL
CONSOLIDADO
LIQUIDACION DE DESPACHOS DE HORMIGON
FECHA PLACA
Nº
COMPROBA
NTE
CANTIDAD
RESISTENCIA OBSERVACION
Tabla 5 Modelo de Liquidación de Provisión de Hormigón
- 49 -
6.2.5. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.
Es considerado responsable de la Facturación Electrónica, porque está
conformado por los empleados que fueron designados para llevar a cabo la
emisión de comprobantes electrónicos. En este departamento es donde llegan
las liquidaciones de provisión de servicios o materiales despachados según
fecha de corte acordada por el cliente y el jefe de operaciones.
Se procede a revisar estas liquidaciones de manera minuciosa, para que no
contengan ninguna posible inconsistencia como:
Errores en las características detalladas del material despachado.
Error en sumatoria de m3 de materiales despachados.
Mal cálculo en valores de retenciones de IVA o de Renta que se aplicarán a la
totalidad del comprobante por emitir.
En caso de que las liquidaciones se hallen con algún error en su detalle, los
responsables de la facturación electrónica harán la devolución de dichos
documentos a la persona encargada de la rama de Producción de Oficia para
que realice los cambios respectivos.
De existir conformidad con las liquidaciones recibidas; se procede a emitir el
comprobante, firmando electrónicamente por medio del Token y recibiendo la
autorización del Servicio de Rentas Internas; teniendo así la disponibilidad del
documento en formatos XML y PDF. Los cuáles serán enviados a los clientes
según corresponda, por medio de correo electrónico; para de esta manera
concluir con este proceso, pudiendo así solicitar el pago correspondiente.
Con referencia a las Liquidaciones presentadas anteriormente se hizo un
modelo de factura con los datos e información existentes en dichos documentos,
lo que se muestra a continuación:
- 50 -
Fuente (Departamento de Contabilidad)
Fig. 8 Factura Electrónica de Cadmecorp Asociados S.A. en formato PDF
- 51 -
La presente investigación cuenta también con entrevistas realizadas a los
asistentes administrativos; al ser ellos los responsables directos de la realización
del proceso de emisión de comprobantes electrónicos, con el fin de identificar el
estado de conocimientos que poseen sobre dicho proceso. También ayudará a
definir la existencia de beneficios o dificultades presentadas durante la
implementación de comprobantes electrónicos en el año 2015.
- 52 -
CAPÍTULO 7. ANÁLISIS DE RESULTADOS
7.1. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE CUESTIONARIOS APLICADOS AL JEFE
DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
1. ¿Qué medios utilizaban anteriormente para emitir comprobantes de
venta y documentos complementarios?
Al no ser obligados a cumplir con esta disposición de la implementación de
comprobantes electrónicos anterior al año 2015, los medios que la compañía
Cadmecorp Asociados S.A utilizaba para emitir comprobantes eran los medios
tradicionales como comprobantes impresos o llenados a mano; lo cual era lo
común antes de la propuesta de la aplicación del innovador esquema de
comprobantes por medios electrónicos.
2. ¿Presentaban algún inconveniente con la utilización de estos
comprobantes tradicionales?
Prácticamente son algunos los inconvenientes que se presentaban con la
utilización de estos medios tradicionales en la compañía Cadmecorp Asociados
S.A, al ser estos generados en papel y tener su permanencia en archivadores
para su conservación; estos tendían a extraviarse e inclusive a deteriorarse por
el tiempo de estabilidad en archivadores, lo cual representaba un inconveniente
en la compañía ya que por estas razones, no se podía conservar la información
en óptimas condiciones y al orden del día; lo cual es de suma importancia al
momento de realizar las declaraciones de impuestos y rendir cuentas al Servicio
de Rentas Internas
3. ¿Cuál fue el motivo por el cual decidieron adoptar la implementación de
comprobantes electrónicos?
Con respecto a lo respondido por el cuestionado, se puede definir que la
compañía Cadmecorp Asociados S.A tuvo dos razones para decidir adherirse a
la implementación de comprobantes electrónicos; en primer lugar fue por regirse
a la disposición planteada por el Servicio de Rentas Internas, al haber calificado
como contribuyente especial; y por otra parte fue para emprender un desarrollo
cultural dentro de la compañía al aplicar este innovador esquema dentro de ella.
Este desarrollo cultural en emisión de comprobantes, no solo beneficiaría a la
compañía, sino también a quienes forman parte su entorno, como clientes y
proveedores.
- 53 -
4. ¿Qué medios eligieron para la implementación de comprobantes
electrónicos?
Para iniciar con la implementación de comprobantes electrónicos en la
compañía Cadmecorp Asociados S.A, se decide adoptar el Sistema de
Comprobantes Electrónicos, puesto a disposición por el Servicio de Rentas
Internas. Decisión que fue tomada al desconocer sobre algún otro sistema
disponible; y por ser considerado este sistema de entera confianza al ser
proveído por el S.R.I.
5. ¿Qué recursos incurrieron en la realización de este cambio?
Con el propósito de dar cabida a la adopción de comprobantes electrónicos
en la compañía Cadmecorp Asociados S.A, se tuvo que considerar la necesidad
de varios recursos y de poderlos organizar acorde al nuevo sistema a adoptarse.
Entre ellos los recursos humanos, seleccionando y designando a la persona que
va a tener la responsabilidad de emitir estos comprobantes, así como también
los recursos tecnológicos a utilizarle para la elaboración de los mismos y los
recursos económicos que le tocaría a la compañía generar un presupuesto para
poder cubrir dicho proceso.
6. ¿Con qué recursos contaba la Compañía al momento de la
Implementación de comprobantes electrónicos?
La compañía Cadmecorp Asociados S.A antes de dar inicio a esta
implementación contaba con todos los recursos necesarios disponibles, por lo
cual solo era necesaria la debida redistribución de estos adaptándolos a los
procesos a desempeñar con respecto a la implementación de este innovador
sistema de comprobantes electrónicos, para lo cual se realizó la organización
correspondiente.
7. ¿Qué costos tuvieron que asumir para la implementación de
comprobantes electrónicos?
La utilización de los recursos en la compañía Cadmecorp Asociados S.A, para
cubrir los costos incurridos en la implementación de este sistema de
comprobantes electrónicos, serían destinados para la obtención de la firma
electrónica y para el equipamiento de los recursos tecnológicos de la compañía
con el propósito de que estos estén en capacidad para que los recursos
humanos como son los empleados los puedan utilizar sin ningún impedimento.
- 54 -
8. ¿Se capacitó oportunamente al personal encargado de realizar el
proceso de emisión de comprobantes electrónicos?
Sí; a vísperas de la adopción de estos comprobantes electrónicos la
compañía Cadmecorp Asociados S.A, procedió a realizar la gestión con el
Servicio de Rentas Internas para que el personal sea capacitado mediante
charlas que ofrece la administración tributaria con respecto a este nuevo proceso
a implementarse.
7.2. ANÁLISIS DE RESULTADOS DE CUESTIONARIOS APLICADOS A LAS
ASISTENTES ADMINISTRATIVAS
Conforme a las respuestas obtenidas en los cuestionarios realizados a los
involucrados en este trabajo de investigación, se puede establecer lo siguiente:
1. ¿Cuál es su concepto sobre comprobantes electrónicos?
2. ¿Qué tipo de comprobantes de venta se puede emitir electrónicamente?
3. ¿Qué definición tiene sobre la importancia de una firma electrónica?
4. ¿Es necesario que el receptor obtenga la firma electrónica para recibir
comprobantes?
5. ¿En qué tipo de archivos pueden generarse estos comprobantes?
6. ¿En qué casos se emite el RIDE?
7. ¿Cuál es el procedimiento para realizar la anulación de una factura
electrónica?
8. ¿Qué procedimiento se debe seguir para la anulación de una retención
electrónica?
Con referencia a la información citada en el marco teórico del presente trabajo
de investigación se realizó el análisis de las respuestas obtenidas a éstas
preguntas planteadas a dos empleadas de la compañía Cadmecorp Asociados
S.A, ayudando a evidenciar que al momento y durante el transcurso del período
fiscal 2015, con respecto a la implementación de comprobantes electrónicos, las
personas encargadas de efectivizar este proceso, contaban con conocimientos
básicos; que fueron obtenidos mediante la capacitación brindada por el Servicio
de Rentas Internas. Los cuales fueron de mucha importancia porque les dio la
información previa necesaria, para poder dar inicio a la implementación de estos
comprobantes en dicha compañía.
9. ¿Tiene usted la necesidad de recibir capacitaciones de actualización
sobre estos medios?
- 55 -
Los empleados respondiendo a esta pregunta, afirmaron que es de vital
importancia la necesidad de recibir capacitaciones y actualización de
conocimientos sobre los comprobantes electrónicos y su sistema de emisión, ya
que para efectuar cualquier procedimiento adicional a la emisión; como la
anulación, re-facturación y actualización del Sistema de Comprobantes
electrónicos, entre otros posibles acontecimientos que se pudieran presentar; al
no contar con conocimientos actuales, por falta de capacitaciones más
frecuentes sobre este esquema; se veían en la necesidad de resolverlos con el
requerimiento de ayuda mediante consultas telefónicas realizadas al call center
del S.R.I; o incluso buscar información por medio de colegas emisores de
comprobantes electrónicos.
10. ¿Cuál es el beneficio que puede dar la emisión de comprobantes
electrónicos a la compañía?
El beneficio que dio la emisión de estos comprobantes electrónicos a la
compañía Cadmecorp Asociados S.A es muy significativo y de gran ayuda; ya
que por medio de estos se pudo lograr la facilidad de entrega de documentos,
pudiendo tener como beneficio clientes satisfechos; al igual que se omiten costos
de envío y de impresión lo que como beneficio dará a la empresa, eliminar
dichos valores o aplicarlos para la mejora de este esquema; contando siempre
con la disponibilidad de los documentos en perfectas condiciones ya que se
encuentran en forma digital y ya no se correría el riesgo de que se extravíen o se
deterioren durante su permanencia en los Archivos.
11. ¿En qué beneficia la utilización de comprobantes electrónicos al medio
ambiente?
Conforme a lo respondido a esta pregunta por las personas involucradas se
puede decir que la implementación de estos comprobantes electrónicos a más
de beneficiar a la compañía Cadmecorp Asociados S.A, ayuda también a
conservar el medio ambiente, por medio de la eliminación de la utilización del
papel en mayor cantidad; ya que al ser utilizado menos el este recurso para
generar los comprobantes, se llegaría a bajar la demanda de papel; pudiendo
conservar los árboles que son destinados para la elaboración de éstos.
12. ¿La adaptación de este sistema de qué manera puede contribuir con los
procesos de emisión de comprobantes?
Se puede ver de manifiesto con las respuestas a esta pregunta, que el
sistema de comprobantes electrónicos brinda un gran aporte a los procesos
de emisión de estos, en la compañía Cadmecorp Asociados S.A; por el logro
- 56 -
de mayor agilidad y rapidez en la ejecución de estos procesos, demostrados
por la facilidad de llenado y el oportuno envío de estos comprobantes que se
logra; disminuyendo el tiempo y costos que representaba hacerlos llegar a los
beneficiarios de otras ciudades o provincias.
13. ¿De qué manera cree usted que aporta la implementación de
comprobantes electrónicos con el S.R.I.?
De acuerdo a las respuestas establecidas por los encuestados con respecto a
esta pregunta, la implementación de estos comprobantes, ayudan a obtener y
conservar información fidedigna de manera directa al Servicio de Rentas
Internas, sirviendo como gran aporte para que esta institución pública efectúe un
control oportuno de las transacciones realizadas por medio de la emisión de
comprobantes electrónicos; con el fin de evitar la evasión de impuestos que
puede estar afectando al Estado ecuatoriano.
14. ¿Qué respuesta obtuvo de sus clientes y proveedores al entregarle los
documentos electrónicos?
Según comentarios de las personas encargadas de la ejecución del proceso
de emisión y entrega de estos comprobantes electrónicos en la compañía
Cadmecorp Asociados S.A. Se puede decir que los beneficiarios receptores de
estos comprobantes brindaron una respuesta positiva, sintiéndose satisfechos
con el servicio recibido, generando mayor confianza en el envío de
comprobantes brindado por la compañía Cadmecorp Asociados S.A. Respuestas
muy importantes que benefician a la compañía a la consecución de sus objetivos
institucionales.
15. ¿Qué inconvenientes se han presentado en el envío de estos
comprobantes?
La falta de información o la entrega errónea de datos de los beneficiarios de
estos comprobantes electrónicos son algunos de los inconvenientes que tiene la
compañía Cadmecorp Asociados S.A, ya que impiden realizarles el envío
oportuno a sus receptores; por lo que es necesario para su registro en el Sistema
de Comprobantes electrónicos , de vital importancia un correo electrónico válido
para el envío del comprobante de forma digital, y dirección exacta del
establecimiento y números de contactos de los beneficiarios en caso de envío
del comprobante en formato RIDE. Son estos algunos contratiempos que se
presentan y puede minimizar la efectividad con la que estos comprobantes
electrónicos cuentan.
- 57 -
16. ¿Cuántos comprobantes estima que son anulados en el mes?
Conforme a lo respondido por los encuestados, se obtuvo como resultado que
los comprobantes que se podrían anular durante el periodo de un mes en la
compañía Cadmecorp Asociados S.A, varían por lo cual estiman que en
promedio se anulan entre cinco a diez comprobantes electrónicos, siendo esto
provocado varias veces por factores que intervienen directa e indirectamente en
el proceso. Lo cual podría marcar una pequeña brecha en contra de la aplicación
de este proceso; por lo cual se debería tener mayor cuidado y atención al
momento de recibir la información que interviene en la emisión de estos
comprobantes electrónicos, para poder disminuir o controlar este inconveniente.
17. ¿Cuáles son las razones que producen la anulación de un comprobante
electrónico?
Representando la anulación de comprobantes electrónicos, un inconveniente
para la consecución del proceso en su elaboración dentro de la compañía
Cadmecorp Asociados S.A, los emisores de estos, son considerados como
factores internos que pueden provocar la anulación de los mismos por el
considerado mal ingreso de información; así como también existen factores
externos que intervienen en la existencia de este inconveniente de la anulación
de un comprobante, aportando indirectamente, estos podrían ser por el alza de
precios en insumos o por detalles de última hora a incluir en el comprobante por
requerimiento de los beneficiarios, son algunas de las razonas que provocan la
anulación de un comprobante electrónico en la compañía. Por lo cual los
emisores deberían tener mayor cuidado en el ingreso de información, estando a
su vez pendientes a los posibles requerimientos de ciertos beneficiarios que
suelen pedir en últimas instancias. Solo así se podría llegar a un mantener un
mayor control reduciendo el acto de la anulación de comprobantes electrónicos.
18. ¿Qué factores externos le impedirían a usted realizar el proceso de
facturación electrónica?
Siendo un proceso de facturación electrónica, este requiere de varios factores
para poderse llevar a cabo, y la inexistencia de alguno de estos impedirían
realizar este proceso no solo en la compañía Cadmecorp Asociados sino a toda
la comunidad adherida a la implementación de comprobantes electrónicos; entre
los cuales el principal podría ser por falta del servicio de energía eléctrica lo cual
imposibilitaría la emisión de estos comprobantes. Es también un factor de éstos,
la falta de servicio de internet, permitiendo emitir los comprobantes teniéndolos
en ambiente de prueba, pero impidiendo de esta forma que la información llegue
a la base de datos del Servicio de Rentas Internas, y esta institución no pueda
- 58 -
autorizar estos comprobantes en el acto de la transacción. Entre factores
considerados como inconvenientes se dice también que afectan la caducidad de
la firma electrónica y los mantenimientos realizados al sistema de emisión de
comprobantes electrónicos por parte del S.RI. Por lo cual se debe tener mayor
consideración y no descuidad la estabilidad de estos factores externos, ya que
son de vital importancia para poder realizar este proceso evaluado, evitando así
cualquier contratiempo y poder cumplir a cabalidad con la emisión y entrega de
estos comprobantes, obteniendo así clientes satisfechos y mayor confianza por
este servicio brindado.
- 59 -
CAPÍTULO 8. CONCLUSIONES YRECOMENDACIONES
8.1. CONCLUSIONES.
Al finalizar esta presente investigación, y después de aplicar los cuestionarios
a los funcionarios involucrados, se concluye que:
La implementación del Sistema de comprobantes electrónicos en la compañía
Cadmecorp Asociados S.A influyó dentro de la empresa para capacitar al
personal en el manejo adecuado y correcto de cada proceso, contribuyendo a la
preservación del medio ambiente con la eliminación del uso de los comprobantes
pre-impresos, minimizando los costos que implicaba la adquisición de talonarios
en las imprentas y la entrega personalizada de los mismos en los
establecimientos de sus clientes.
Existen varios factores que influyen negativamente con respecto a la
utilización del sistema de comprobantes electrónicos tales como:
El desconocimiento de los clientes y proveedores que aún no se adaptan
con el sistema y aún solicitan comprobantes físicos, para estos casos la
compañía Cadmecorp Asociados S.A gracias a la capacitación recibida de
sus empleados logran solucionar estos inconvenientes por medio de la
impresión y entrega del comprobante en formato RIDE, contribuyendo a la
disminución de la evasión tributaria.
Los cortes no programados de energía eléctrica o deficiencias en los
servicios del proveedor de internet, agregando a esto los mantenimientos
programados que recibe el sistema de facturación electrónica, que
pueden coincidir con el día que el cliente solicite la emisión de los
comprobantes.
La implementación de este nuevo sistema en la compañía incurrió nuevos
costos que sirvieron para cumplir con los requisitos que demanda el software
tales como:
La adquisición del Token en el Registro Civil para la firma electrónica.
La actualización del sistema operativo de las computadoras para que sea
compatible con la versión del Software del Sistema de comprobantes
electrónicos.
- 60 -
8.2. RECOMENDACIONES.
Habiendo determinado las conclusiones del presente trabajo de investigación,
se pone a consideración de la compañía las siguientes recomendaciones:
La implementación de estos comprobantes, tiene gran contribución para el
desarrollo cultural de la compañía Cadmecorp Asociados S.A, optimizando los
procesos que forman parten de la emisión de comprobantes; para lograr mayor
efectividad se propone que se asocie a un sistema contable, con lo cual se
podría lograr eximir que el contribuyente conserve comprobantes e información
impresa, para el registro en libros contables, favoreciendo de manera indirecta a
la protección del medio ambiente.
El personal emisor de comprobantes electrónicos de la compañía Cadmecorp
Asociados S.A, al encontrarse con conocimientos básicos sobre los conceptos y
procesos a seguir para la aplicación de este nuevo sistema de emisión de
comprobantes electrónicos; esto solo les ayudaría a mantenerse en equilibrio
para poder desarrollar la emisión de estos comprobantes; por lo que se debería
gestionar capacitaciones para los empleados involucrados en este proceso, con
el propósito de mantenerlos con la debida actualización cognitiva, dispuestos a
afrontar cualquier situación o cambio futuro que se presente en la ejecución de
este sistema.
Con el fin de enfrentar los diferentes inconvenientes presentados en la
compañía Cadmecorp Asociados S.A, con respecto a la aplicación de este
sistema de comprobantes electrónicos, se sugiere la elaboración de una base de
datos completa de clientes y proveedores, así como también mantener al
personal informado sobre algún cambio en los precios o especificaciones de
manera oportuna; para corroborar la información antes de la emisión del
documento y así poder minorar o eliminar la anulación de estos comprobantes.
- 61 -
BIBLIOGRAFÍA
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00000004 publicada en el Registro Oficial 414. Recuperado el 12 de Septiembre de
2016, de http://www.sri.gob.ec/DocumentosAlfrescoPortlet/descargar/d58747e3-f57a-
49b9-8577-f888cf6cee38/NAC-DGERCGC15-00000004.pdf
- 63 -
ANEXOS
Anexo. 1 RUC de Cadmecorp Asociados S.A
- 64 -
- 65 -
- 66 -
Anexo. 2 Diagrama de Flujo Funcional
Diagrama de Flujo Funcional: Proceso de Emisión de Factura Electrónica.
ClienteJefe de
OperacionesProducción de
MaterialesProducción de
HormigónProducción de
OficinaDpto. Contabilidad
Fase
INICIO
Realiza el pedido de materiales o servicio
con las especificaciones respectivas.
Determina la disponibilidad de
materiales o servicios y define precios mediante
proforma
Envía proforma al
cliente
¿Hay conformidad?
FIN
NO
Provee información
necesaria.
SI
Recepción de documentación
Ingreso a Base de Datos
Revisa Base de datos
Despacha Materiales o
brinda el servicio requerido
Recopila organizadamente la información de los despachos de
materiales pétreos
realizados con corte a fin de
mes.
Envía la Información
Revisa Base de datos
Despacha Materiales o
brinda el servicio requerido
Recopila organizadamente la información de los despachos de
hormigón realizados con corte a fin de
mes.
Envía la Información
Acapara información de
todos los materiales
despachados y servicios
prestados
Realiza las liquidaciones
Envía las Liquidacione
s
Revisa las Liquidaciones
Hay conformidad
NO Se envía a modificar
Realiza las respectivas
modificaciones
Se emite la factura
SI
Envía las correciones
Envía las facturas
generadas
Recibe la factura electrónica.
FIN
Realizado por el Autor
- 67 -
Anexo. 3 Cuestionario aplicado al Jefe de Funciones Administrativas
COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS S.A.
PERÍODO DE EVALUACIÓN:
COMPONENTE:
ENTREVISTADO:
CARGO:
ÁREA: FECHA:
1 ¿Qué medios utilizaban anteriormente para emitir comprobantes de venta y documentos complementarios?
2 ¿Presentaban algún inconveniente con la utilización de estos comprobantes tradicionales?
3 ¿Cuál fue el motivo por el cual decidieron adoptar la implementación de comprobantes electrónicos?
4 ¿Qué medios eligieron para la implementación de comprobantes electrónicos?
5 ¿Qué recursos incurrieron en la realización de este cambio?
6 ¿Con qué recursos contaba la Compañía al momento de la Implementación de comprobantes electrónicos?
7 ¿Qué costos tuvieron que asumir para la implementación de comprobantes electrónicos?
- 68 -
8 ¿Se capacitó oportunamente al personal encargado de realizar el proceso de emisión de comprobantes electrónicos?
Elaborado por:
Fecha:
- 69 -
Anexo. 4 Cuestionario aplicado a Asistentes Administrativas
COMPAÑÍA CADMECORP ASOCIADOS S.A.
PERÍODO DE EVALUACIÓN:
COMPONENTE:
ENTREVISTADO:
CARGO:
ÁREA: FECHA:
ESTADO DE CONOCIMIENTOS SOBRE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS
1 ¿Cuál es su concepto sobre comprobantes electrónicos?
2 ¿Qué tipo de comprobantes de venta se puede emitir electrónicamente?
3 ¿Qué definición tiene sobre la importancia de una firma electrónica?
4 ¿Es necesario que el receptor obtenga la firma electrónica para recibir comprobantes?
5 ¿En qué tipo de archivos pueden generarse estos comprobantes?
6 ¿En qué casos se emite el RIDE?
7 ¿Cuál es el procedimiento para realizar la anulación de una factura electrónica?
8 ¿Qué procedimiento se debe seguir para la anulación de una retención electrónica?
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9 ¿Tiene usted la necesidad de recibir capacitaciones de actualización sobre estos medios?
BENEFICIOS COMO EMISOR DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS
10 ¿Cuál es el beneficio que puede dar la emisión de comprobantes electrónicos a la compañía?
11 ¿En qué beneficia la utilización de comprobantes electrónicos al medio ambiente?
12 ¿La adaptación de este sistema de qué manera puede contribuir con los procesos?
13 ¿De qué manera cree usted que aporta la implementación de comprobantes electrónicos con el S.R.I.?
14 ¿Qué respuesta obtuvo de sus clientes y proveedores al entregarle los documentos electrónicos?
DIFICULTADES COMO EMISORES DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS
15 ¿Qué inconvenientes se han presentado en el envío de estos comprobantes?
16 ¿Cuántos comprobantes estima que son anulados en el mes?
17 ¿Cuáles son las razones que producen la anulación de un comprobante electrónico?
18 ¿Qué factores externos le impedirían a usted realizar el proceso de facturación electrónica?
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Fecha:
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Anexo. 5 Canteras de Producción de Materiales
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Anexo. 6 Área de Producción de Hormigón