transición de liderazgo diana flores directora de enlace del 4to distrito de pta

Transición de Liderazgo

Diana Flores Directora de Enlace del 4to Distrito de PTA


• ¡Me falta tiempo! Es la expresión de todos los líderes de la PTA. Sabe que tiene pasar a tiempo el libro de procedimientos de PTA a su sucesor. El tiempo sigue su paso, ya casi finaliza el año de PTA y aun no tiene preparado el libro.

• Para ayudarle a actualizar el libro de procedimientos hemos creado un proceso que le facilitara hacerlo. Para empezar, hemos dividido el proyecto en secciones pequeñas esto le facilitara su trabajo. De esta manera cuando llegue el mes de junio ya tendrá el libro actualizado y listo para pasárselo a su sucesor.

• Debido a los cambios normales en el personal de liderazgo y los nuevos voluntarios, cada presidente y los otros funcionarios deben tener un libro de procedimientos para asegurar la continuidad y el progreso de la unidad.

• El libro de procedimientos, junto con todo el material que tenga el presidente y otros funcionarios debe entregarse, con la mayor brevedad, al sucesor.

• El libro de procedimientos debe incluir todos los materiales necesarios para que el presidente y demás funcionarios desempeñen sus responsabilidades, además de información adicional que un nuevo voluntario considere de utilidad

• Se recomienda poner el contenido del libro en un portafolio de hojas sueltas, tamaño carta. Es posible que el presidente necesite portafolios adicionales para guardar materiales de recursos de la PTA Nacional, de la PTA de California y material de apoyo adicional. Es importante reconocer que el libro de procedimientos pertenece a PTA NO ES PROPIEDAD PERSONAL.

• Busque el libro de procedimientos y evalúelo por daño y/o actualización. Es posible que haya usado el libro procedimientos durante su periodo de funciones o simplemente lo guardo en un cajón después de recibirlo el pasado julio y nunca lo volvió a sacar. También es posible que su antecesor no se lo entrego durante al hacer la transición.


Divida y Conquiste

Divida los documentos por secciones. Haga nuevas cejillas divisoras que deben incluir por lo menos las siguientes diez secciones.

1. Descripción de funciones.

2. Estatutos actuales y normas permanentes.

3. Mesa ejecutiva/contactos.

4. Orden del día y actas.

5. Financiero (debe incluir el presupuesto, informes financieros y auditorias).

6. Calendario anual de eventos y/o responsabilidades para cada mes.

7. Informes de funcionarios, presidentes anteriores y actuales.

8. Información sobre conferencias, talleres y correspondencia.

9. Boletines informativos y otros tipos de comunicados.

10. Ideas y/o notas.


• Con libro en mano evalúelo por daños: ¿Se esta deshojando? ¿Necesita un portafolio de 3 arillos más grande? ¿Necesita remplazar las cejillas divisoras? Etc.

• Consulte con los lideres de PTA de su unidad es posible que ellos tengan estos artículos en su inventario. De no ser así, cómprelos en la papelería más cercana.

El libro de procedimientos debe incluir lo siguiente:Portada con:• Nombre de la position a ocupar. (Presidencia, Secretaría,

etc.)• Nombre de la asociación, consejo (si está en un consejo) y

distrito de la PTA.• Nombres de presidentes y oficiales anteriores y las fechas en

que fungieron.• La siguiente advertencia: “ESTE LIBRO PERTENECE A LA

UNIDAD DE PTA Y NO A PERSONA ALGUNA”.

Libro de Procedimientos para Presidente de

_______________ PTA

Presidentes anteriores:Nombre Fecha de función

1. ___________________2. ___________________3. ___________________4. ___________________5. ___________________6. ___________________

ESTE LIBRO DE PROCEDIMIENTOS PERTENECE A PTA Y NO AL INDIVIDUO.

Libro de Procedimientos paraSecretario de

_______________________PTA


1. _____________________2. _____________________3. _____________________4. _____________________5. _____________________6. _____________________


Libro de Procedimientos paraTesorero de

____________________PTA


1. ______________________

2. ______________________

3. ______________________

4. ______________________

5. ______________________

6. ______________________


Libro de Procedimientos para_______________ de_______________PTA


1. ______________________

2. ______________________

3. ______________________

4. ______________________

5. ______________________

6. ______________________


Presupuesto mi Comité

En la parte superior anote el presupuesto aprobado para su comité/función. Después anote todo el dinero que ha gastado en proyectos y eventos a su cargo en PTA. Esto le dará a su sucesor una idea de cuanto ha gastado y en que lo gastó. Asimismo, facilitara la planificación y/o continuidad de su tarea.

$ ____________ aprobado para ___________________

Fecha Gastos Categoría Cantidad

Total

Mis Contactos de

Cada funcionario o encargado de comité debe mantener una lista de contactos. Estos contactos deben incluir personal escolar, administrativo, vendedores, representantes de recaudaciones de fondos, lideres de PTA, etc. Identifique cada contacto, con numero de teléfono y correo electrónico. Puede agregar mas información, tal como: La mejor hora de localizar a la persona. Con cuanta anticipación necesita ponerse en contacto con la persona antes de un evento o proyecto. Otros detalles importantes.

Nombre Teléfono Correo electrónico

Diana Flores-Directora de Enlace4to. Distrito PTA 714-998-9102 [email protected]

Cada funcionario o encargado de comité debe mantener una lista de recursos que pueda consultar para obtener información que le permita aprender a ser un mejor líder para su comunidad.

Mis Recursos de

Recurso Sitio Web Contenido

4to Distrito de PTA www.fourthdistritpta.org

California PTA www.capta.org

PTA Nacional www.pta.org

Aseguranza de PTA www.pta.bbt-knight.com Username: ptausersPassword: member

Recursos de PTA en español http://www.capta.org/sections/espanol Toolkit, etc.

Conflicto - (Del lat. conflictus) 1. m. Combate, lucha, pelea. U. t. en sent. fig.2. m. Enfrentamiento armado. 3. m. Apuro,

situación desgraciada y de difícil salida. 4. m. Problema, cuestión, materia de discusión.

Cada funcionario o encargado de comité debe mantener una lista de recursos en donde podrá encontrar, consultar, leer y aprender sobre la mejor manera de manejar los problemas dentro de su escuela. Conflictos ocurren en todas partes, no les tema. Sin embargo, si se convierte en un conflicto destructivo usted como funcionario de PTA debe actuar inmediatamente. La resolución del conflicto es un proceso acordado. No tome partido, la neutralidad de un líder es crucial. Enfrente el problema y NO en las personas o las personalidades de las mismas.Procure escuchar activamente, es decir no interrumpa al interlocutor.No existe una forma “correcta’” o “incorrecta” de manejar una inquietud, sino mas bien una forma “practica” o “factible”.

PROMESA DE COMUNICACIÓNPara: __________________ De: ____________________2. Dígamelo a mi primero y en privado.3. Dígamelo en la forma que puedo entender.4. Dígamelo tan pronto como sea una preocupación.5. Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a una solución.

Las siguientes paginas contienen sugerencias practicas que podrán ayudarle a manejar situaciones difíciles con otros voluntarios.

Resolución de Conflictos en

Communication Promise

To: _______________________ From: ______________________1. Tell it me first and privately.2. Tell it to me in a way I can understand.3. Tell it to me as soon as if concerns you. 4. Give me time to think about it before we come to a resolution.

PROMESA DE COMUNICACIÓNPara: __________________ De: ____________________1. Dígamelo a mi primero y en privado.2. Dígamelo en la forma que puedo entender.3. Dígamelo tan pronto como sea una preocupación.4. Deme tiempo para pensar, para que lleguemos a

una solución.


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Estrategias Para Resolver Problemas y Hacer Decisiones

Sistema de Cinco Pasos para Resolver Problemas y Tomar Decisiones

1. Identifique el problema. 2. Reúna información. 3. Haga una lista de posibles opciones. (alternativas) 4. Considere el lado bueno y malo de cada opción. (Piense lo que es importante para usted) 5. Tome una decisión. (Escoja una de las alternativas)

Sistema de Cuatro Pasos para Resolver Problemas y Tomar Decisiones (Dr. Robert Myrick)

Los siguientes ejemplos para resolver problemas complementan las lecciones de habilidades de escuchar de PAL, esta técnica esta basada en el uso de preguntas abiertas. Note que las cuatro preguntas empiezan con “Que”, y al responder requiere mas de una palabra.

1. ¿Que problema o situación enfrenta? 2. ¿Que a hecho para resolver el problema o situación? 3. ¿Que mas podría hacer para su resolución? 4. ¿Que es el siguiente paso? ¿Cuando?

Sistema “IDEAL” para Resolver Problemas y Tomar Decisiones

IDEAL es una estrategia que permite a los voluntarios organizar y delinear los pasos necesarios para tomar decisiones efectivas. La estrategia se llama IDEAL porque la manera más fácil de recordarlo es pensar en la situación o resultado IDEAL.

Identifique el problema o situación. Desarrolle un plan de acción. Evalúe el plan de acción. (Consecuencias positivas y negativas) Actúe. Lección, aprenda de su plan. (Errores, acciones acertadas, etc.) Sistema de Nueve Pasos para Resolver Problemas y Tomar Decisiones

1. Identifique el problema o decisión. 2. Reúna información. 3. Piense de posibles alternativas. 4. Anticipe las consecuencias. 5. Revise los “hechos olvidados.”

Actitudes, valores. Sentimientos, emociones. Presiones: Internas y/o externas. Niveles de riesgo. Hábitos.

6. Escoja una alternativa. 7. Identifique un plan de acción. 8. Actúe. 9. Evalúe.

Es de gran importancia reconocer que no importa cual sistema se seleccione, el paso primordial es “Identificación del problema o situación.” Moraleja: ¡SI NO SABEMOS DONDE VAMOS, NUNCA LLEGAREMOS!

Nota: Después de estudiar los cuatro sistemas descritos arriba, le recomendamos elegir uno e usarlo exclusivamente durante su capacitación. Así evitará confusiones posteriores y le ayudara a mantenerse enfocada.

Estrategias para Resolver Problemas y Hacer Decisiones

Sistema de Cuatro Pasos para Resolver Problemas y Tomar Decisiones.

¿Que problema o situación enfrenta? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

¿Que a hecho para resolver el problema o situación?______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

¿Que mas podría hacer para encontrar la solución?______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

¿Que es el siguiente paso? ¿Cuando? _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Sistema de Cinco Pasos para Resolver Problemas y Tomar Decisiones

Identifique el problema.____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Reúna información.____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Haga una lista de posibles opciones. (Alternativas)____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Considere el lado bueno y malo de cada opción. (Piense lo que es importante para usted)____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Tome una decisión. Escoja una de las alternativas que escribió. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Sistema “IDEAL” para Resolver Problemas y Tomar Decisiones

Identifique el problema o situación.______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Desarrolle un plan de acción. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Evalúe el plan de acción. (Consecuencias positivas y negativas) ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Actúe. (Ponga el plan en acción)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Lección, aprenda de su plan. (Errores)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

IDEAL

1. Identifique el problema o decisión.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Reúna información.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Piense de posibles alternativas.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Anticipe las consecuencias.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Tome en cuenta los “hechos olvidados.” Las actitudes, valores, sentimientos y emociones. Las presiones vienen de: ¿compañeras voluntarias, presiones internas o externas? ¿Cuales son los niveles de riesgo? ¿Cuales son los hábitos?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Escoja una alternativa. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Identifique un plan de acción. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. Actúe.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Evalúe. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Sistema de Nueve Pasos para Resolver Problemas y Tomar Decisiones.

Errores de Sentido Comun en

Establecer sus criterios personales de “correcto y erróneo” y creer que todo mundo los aceptaran como tal

Juzgar la felicidad de otros basado en la suya.

Esperar uniformidad de opinión.

Buscar experiencia y sentido común en los jóvenes.

Buscar perfección en nuestras propias acciones y en los demás.

Preocuparse personalmente y preocupar a otros por cosas que no tienen remedio.

No tomar en cuenta las debilidades de otros, ni las personales.

Considerar imposible lo que nosotros no podemos hacer.

Vivir en este momento, este día este tiempo como si fuese de tanta, importancia que duraría para siempre.

Juzgar a la gente por alguna cualidad externa, cuando en realidad son las cualidades internas las que definen a la persona. Recuerde: La belleza no pasa de la piel. .

La Comisión de Servicios de Liderazgo

Las Responsabilidades de Funcionarios y Directores de un Comité

Las siguientes expectativas son requisito de todos los miembros de la mesa ejecutiva y los directores de un comité:

Aceptar un puesto únicamente cuando se este dispuesta seguir y respaldar los procedimientos básicos de la PTA Nacional, Estatal y Local.

Aceptar un puesto solamente cuando este dispuesta a prepararse y a cumplir todas las responsabilidades requeridas de su posición.

Estudiar y seguir todos los reglamentos y estatutos pre-establecidos.

Asistir y participar en todas las reuniones apropiadas.

Estudiar y mantener el libro de procedimientos del puesto asumido; Actualizar y mantener los archivos.

Acatar la voluntad de la mayoría.

Respetar la privacidad de los asuntos de la mesa ejecutiva.

Proteger la privacidad de todos los miembros. No distribuir o publicar la lista de los miembros de la asociación a intereses ajenos a la organización.

Ejecutar prontamente los proyectos asignados y cumplir con los plazos de trabajo.

Dar cuenta y detalles precisos de todo dinero que se le haya confiado.

Delegar en lugar de hacerlo todo personalmente.

Desarrollar y constantemente mejorar su liderazgo.

Asistir a conferencias, capacitaciones y convenciones

Asegurarse de una transición transparente al transferir todos los recursos y archivos; y

Renunciar si no puede ejecutar todas las responsabilidades requeridas de su puesto.

California State PTA www.capta.org The Communicator July 2011

Con Diplomacia Todos Podrán Crecer

PTA es una organización de voluntarios quienes se comportan de manera profesional en defensa de los niños. Cuando hablemos por cada niño, es importante mostrar tacto, sensibilidad, ser políticamente correcto y ser precavido cuando se hable o se escriba como representante de PTA. La diplomacia es una habilidad que puede ser adquirida a través de la practica y usando sentido común. Los lideres son aquellos a quienes naturalmente deseamos seguir; quienes nos inspiran y nos transmiten confianza. Así que, la forma en que nos expresemos frente a otros es muy importante. Piense acerca de lo siguiente: Como envía su mensaje es de gran importancia. Esto consiste de su lenguaje corporal y tono de voz. Ambas pueden indicar respeto u ofensa .

Procure pensar antes de hablar y planee sus palabras con anticipación, especialmente si presiente un problema durante una discusión.

¿Cual es la intención de su mensaje? Seleccione sus palabras y considere las consecuencias de sus declaraciones.

¿Como van a interpretar su mensaje los asistentes o lectores?

¿Quien es su publico? Anticipe la situación y como deberá manejarla.

¿Necesita expresar sus pensamientos de otra manera para no ofender a nadie?

Practique este ejercicio con los miembros de su mesa ejecutiva. Ejemplos:

Versión sin diplomacia: “Yo soy la encargada, así es que las cosas van a ser a mi manera.” Versión diplomática: “Yo creo en el trabajo en equipo y en la cooperación y estaré esperando lo mismo de ustedes”.

Versión sin diplomacia: “Necesita dejar esto. Yo seguiré adelante y déjeme que y lo hago a mi manera”. Versión diplomática: “Este proyecto es difícil de manera individual. Puede visualizarnos trabajando juntas, como equipo?

Cuando surja un problema o conflicto que esta causando grandes problemas:Versión diplomática: “Tenemos un asunto que debemos encontrarle solución rápidamente. Se que lo podremos lograr con toda la energía, opiniones y pensamientos del grupo”.

Cuando las discusiones se alejan del asunto central y la junta se esta prolongando:Versión diplomática: “Vamos a posponer esa discusión y seguir con lo planeado. Estamos comenzando de perder de vista y enfoque del punto principal”.

Como crear una Mesa Ejecutiva InfernalCOMO CREAR UNA MESA EJECUTIVA INFERNAL

Si su intención es convertir su mesa ejecutiva en una mesa infernal, es muy sencillo. ¡Simplemente siga estos pasos y en algunos meses o tal vez semanas obtendrá los resultados deseados!

1. Nunca explique las responsabilidades de sus posiciones a los integrantes de su mesa ejecutiva.

2. No permita a los integrantes de su mesa ejecutiva a que participen en talleres de capacitación o que asistan a orientaciones, convenciones, etc.

3. Después de cada junta mensual, asegúrese de fijar la fecha de la próxima junta a una hora diferente y dígalo en voz bajita, así nadie escucha y tienen excusa para no asistir. Mejor aun, no provea fecha u hora; Siempre espere hasta el ultimo momento cuando una junta importante se avecina.

4. Nunca tenga quorum. Inicie su junta sin importar el número de personas presentes.

5. Siempre elija a “Soledad,” quien nunca asiste a las juntas, para que se encargue de un comité o de la mesa ejecutiva.

6. Nunca exija que los directivos se comprometan a cumplir los términos de los posiciones.

7. ¡Al carajo con la diversidad! Mejor elija a todas sus amigas para que nadie le cuestione nada de lo que haga.

8. De ninguna manera permita que los padres de familia conozcan a los miembros de la mesa ejecutiva.

9. Nunca permita que los integrantes de la mesa ejecutiva muestren entre si:

Sinceridad, ni mucho menos el dialogo abierto. El respeto por los demás; o sus opiniones. Que compartan y discutan nuevas ideas.

10. Nunca facilite oportunidades sociales a su mesa ejecutiva. Jamás se le ocurra agradecerles o felicitarlos por acciones o ideas.

11. Nunca comparta información con los miembros de la mesa ejecutiva antes de las juntas.

12. No se preocupe en formar comités. Deje que la mesa ejecutiva discuta todos los asuntos hasta la saciedad. Sobretodo, frente al director, maestros y/o personal administrativo de la escuela.

13. Cuando los miembros de la mesa ejecutiva le pregunten acerca de los estados financieros y/o de los procedimientos de la PTA, simplemente diga: “Todo esta bajo control” y “que no se preocupen de nada”.

14. Nunca ponga nada por escrito. No corra el riesgo de que se lo crean.

Ayudando a mi sucesor a ser exitoso!

Gracias por aceptar la responsabilidad de este puesto de PTA. Mucho esfuerzo, tiempo y trabajo fue invertido en la preparación de este Libro de Procedimientos, la expectativa es que le sea útil y le ayude a tener éxito en su posición dentro de la PTA. A continuación encontrara una corta encuesta de como mejorar este documento y así ayudar a futuros funcionarios de PTA con el desempeño eficaz de sus responsabilidades.

¿Que hubiera hecho de manera distinta? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

¿Que consejo, sugerencia, etc. le puede dar usted a su sucesor? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

¿Que fue lo que hizo posible el desempeño eficaz de sus responsabilidades? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Me hubiera gustado/ayudado/ saber que…. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

transición de liderazgo diana flores directora de enlace del 4to distrito de pta

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