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Transformación del Archivo de Concentración: el caso del Banco de México
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Gestión de Documentos de Archivo: El conjunto de elementos (personas, métodos y recursos tales como información e infraestructura) que interaccionan para controlar eficaz y sistemáticamente la creación, recepción, conservación, utilización y eliminación de los Documentos de Archivo (soporte físico y electrónico)
Gestión institucional
Tiempo
Plazo de retención definido por la UAR
Disposición final
Depuración controlada
Transferencia al archivo Histórico
Crear o recibir documento
Registro
Uso en la operación de la UAR
Frec
uenc
ia d
e C
onsu
lta
Custodia del Archivo de Concentración
Administración del Archivo de Histórico
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Acciones:– Adecuación de la Infraestructura
• Lógica• Informática• Almacenamiento
– Adecuaciones del modelo operativo• Definición del modelo operativo (enfoque de
servicio)• Integración con los archivos de trámite• Integración con el Archivo Histórico
El proyecto de Archivo InstitucionalAcciones (2006 -2008)
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Adecuación de la Infraestructura Lógica
Registro a cargo de la unidad administrativa– Fecha de Baja– Acceso– Clasificación– Tema– Unidad administraba responsable– Autor– Tipo de documento– Proceso que lo genera (Serie documental)– Ubicación (en la unidad o en Archivo de
Concentración)
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Adecuación de la Infraestructura Lógica
Identificador único para el contenedor– Ficha de registro de documentos o expedientes– Ubicación topográfica del contenedor
Inventarios – Registros – Contenedores
Registro de MovimientosIdentificador de la infraestructuraCatálogo de contenedores (caja, archivero, batería, etc)
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Adecuación de la Infraestructura InformáticaDesarrollo e implementación de sistema de Control de Archivos Físicos y Electrónicos (CAFÉ)– Control de contenedores– Ubicación– Reportes
Desarrollo del Sistema de Gestión, registro y automatización de los servicios de archivo– Solicitud de custodia de documentos– Devolución de documentos– Digitalización– Consulta – Reportes
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Adecuación de la Infraestructura Almacenamiento
1995
2005
2005
20062008
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Adecuaciones del modelo operativoDefinición del modelo operativo (enfoque de servicio)
Las unidades administrativas administran sus recursos desde el día de registro hasta la fecha de baja– Son responsables de:
• Registro• Custodia en el archivo de trámite• Preservación • Control de acceso
La unidad de Servicios de Archivo en el archivo de concentración ofrece:– Custodia de documentos registrados
• El inventario se controla con alta y bajas (No existe préstamo)– Consulta (según el acceso definido por puesto función)– Digitalización de documentos registrados– Valoración de documentos
Se normó la gestión de documentos y se definieron responsabilidadesLa unidad de Servicios de Archivo supervisa las condiciones de preservación en los archivos de trámite
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Adecuaciones del modelo operativoIntegración con los archivos de trámite
Reorganización de expedientes– Registro y organización de los expedientes– Identificación de documentos semi-activos, históricos y
depuración.– Valoración y dictaminen
Instalación del CAFE en las archivos de trámite reorganizadosReporte del CAFE sobre fechas de vencimiento y automatización de las solicitudes de custodia (documentos físicos)Automatización de la concentración de los archivos electrónicos
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Adecuaciones del modelo operativo Integración con el Archivo HistóricoFlujo de trabajo de control identificación de material que cuya fecha de vencimiento es próximaVerificación de las fichas de registroValoración:– Si existen causas de reserva (valores legales,
administrativos o contables) del material se mantienen el Archivo de Concentración
– Si sólo contiene valores informativos, se transfiere al Archivo Histórico
– Se ajustan la ficha de registro (clasificación y unidad administrativa responsable)
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Proyecto del Archivo InstitucionalArchivo de Trámite (unidades administrativas)
Reorganización de expedientes en las unidades: apoyar a las unidades administrativas en el registro y control de sus archivos, en especial de la documentación generada antes del 2005
Objetivo en el proyecto: Asegurar la gestión de documentación no activa (registro) y facilitar su ingreso al Archivo de Concentración
Implementación del sistema de Control de Archivos Físicos y Electrónicos en las unidades
Normatividad: NAI Gestión de los Documentos de Archivo: En consulta con la Gerencia de Normatividad
Capacitación para el Banco (objetivos secretariales)
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Proyecto del Archivo InstitucionalArchivo de Concentración
Estabilizar operación y control del acervo en custodia: – Levantamiento de inventario general y elaboración de instrumentos
de básicos control (24,000 cajas cuya única referencia es la unidad generadora, en 10 años no se actualizaron las referencias);
– Programa de depuración del acervo recibido (poco más de 4,000 cajas con fechas vencidas, depuración de 3,000 paquetes sin fechas de vigencia)
– Reingeniería del proceso: Requerimientos para el servicio de custodia temporal (registro en el administrador de documentos);
– Automatización de gestión de solicitudes (SIGE). Diagnóstico de las condiciones de preservación:– Detección de debilidades: control de temperatura y humedad;
control de filtraciones de agua; exceso de luz, exposición a agentes contaminantes y fauna nociva; medidas de protección (tráfico de personal ajeno, inadecuado equipo contra incendio).
Diseñar e implementar el Sistema para el Control de los Archivos Físicos y Electrónicos:
Documentación del proceso de operativo: MPO Control del Archivo de Concentración.
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Proyecto del Archivo InstitucionalArchivo de Histórico
Requerimientos de Infraestructura: Compra e instalación de la estantería requerida para el archivo con el fin de reubicar en Aviación Civil el Archivo Histórico;
Reubicación: Evitar el deterioro por humedad y facilitar los trabajos de clasificación con metadatos (quedan pendientes por clasificar poco mas de 2,000 cajas);
Integración de procesos con el Archivo Histórico: Se integró el procesos de disposición final del Archivo de Concentración y de valoración del Archivo Histórico (integrar la información validada de los inventarios actualizados, para con ello, identificar la información histórica que será clasificada);
Incluir Metadatos al inventario del Archivo Histórico: – Integrar a la plataforma del administrador de documentos y del CAFE al
Archivo Histórico; y
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Alcance
La organización de la información conduciráa la formación de un archivo que:– Sea soporte documental de las operaciones del
Banco;– Fundamente la toma de decisiones;– Facilite la rendición de cuentas y las acciones de
transparencia; – Garantice la gestión documental (registro,
resguardo, consulta y disposición final); – Contribuya a garantizar la continuidad operativa; y– Permita la creación de la memoria institucional;
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Transformación del Archivo de Concentración
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Aspecto del almacén de documentos, mobiliario e insumos en Aviación Civil
(2004)
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Inicio de trabajos de preparación
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Armado de baterías
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Trabajos de instalación de baterías y reubicación controlada del acervo
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Trabajos de instalación de baterías y reubicación controlada del acervo
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Espacio disponible para el Archivo Histórico (2005)
Área disponible para elArchivo Histórico
Archivo de Concentración
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Acondicionamiento del área de oficina1 2 3
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Aspecto del área de oficina para el personal de las oficinas de Archivo
de Concentración e Histórico
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Aspecto de la consulta realizada por personal de la DGAI.
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Aviación CivilAspecto del área de consulta