transferencias documentales. sebastian osorio
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESTRANSCRIPT
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I
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El estudio de transferencia documental
veremos a fondeo como son los pasos y
las definiciones para mejorar la
organización y clasificación a los
documentos al transferirlos.
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El objetivo de esta diapositiva es
conocer a fondo la transferencia
documental documentada y estudiada
por ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
el cual nos sirve de guía para nuestra
labor.
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Remisión de documentos entre las
diferentes etapas del Archivo, del
archivo central al archivo de gestión y
de gestión al histórico.
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Garantizar a los ciudadanos el
acceso a la información.
Evitar la producción y acumulación
irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo
y ordenado de la documentación.
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Solucionar, a nivel físico y funcional, el
problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e
instituciones productoras.
Concentrar la información útil, ya sea
para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento
del desarrollo histórico institucional.
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Contienen los documentos que se
generan en el proceso de gestión Adm,
y que están en constante consulta.
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Se debe transferir las series y subseries
que hayan cumplido con el tiempo
estipulado en las TRD correspondiente.
Todas la transferencias deben ir
acompañadas de un inventario en el
que se relacionan las series
documentales.
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Los documentos transferidos al archivo
central son los que se entran en su
estado semiactivos, ósea que su
consulta no es tan frecuente.
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Al recibirse los documentos en el archivo
central se debe constatar que las series
y subseries documentales transferidas
concuerden con el inventario.
La documentación permanecerá en el
archivo el tiempo estipulado por las TRD.
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La documentación transferida al archivo
histórico es la que pose un valor
investigativo, cultural o para la ciencia.
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Existencia del Comité de Archivo en la
entidad.
Tablas de Retención Documental
debidamente avaladas por el Comité
de Archivo entidad y aprobadas por el
Consejo Directivo del AGN.
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Limpieza de la documentación: los
elementos de trabajo apropiados para
la limpieza son : overol, gorra, mascarilla
y guantes.
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Limpieza de la documentación: equipo
como: aspiradora, brochas, telas de
algodón, bayetilla
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Eliminar el material metálico: clips,
ganchos de cosedora, legajadores, etc.
procurando no ocasionar deterioros de
tipo físico a la documentación.
Reemplazar las carpetas tradicionales
por materiales desacidificados o de
cartulina blanca.
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Identificación del material
afectado por biodeterioro.
Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz
de mina negra y blanda para
numerar desde uno (1) en
adelante.
Unidades de conservación y
realmacenamiento:
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La documentación empastada o
encuadernada cuyos lomos están
desprendidos o deteriorados deberá
someterse al proceso de empaste o
refuerzo del lomo utilizando materiales
y procedimientos adecuados.
La documentación que no está
encuadernada ni empastada deberá
almacenarse en cajas y carpetas.
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Cajas: rótulos CODIGO (de la entidad)__________________
FONDO _________________________________________
SECCION___________________________________________
SUBSECCION_______________________________________
NUMERO DE CARPETAS___________
CAJA N° __________
N° CONSECUTIVO _______________
N° CORRELATIVO _______________
FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
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Carpetas
Fondo ______________
Sección ______________ Subsección____________
Serie _________________ Subseries________________
N° De Folios ___________
N° De Carpeta _________
N° De Caja _____________
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Amarre: se realiza mediante el empleo
de una cinta de faya o hiladillo de 2,5
cm. de ancho que abrace la unidad en
sentido vertical y horizontal, a modo de
paquete, anudado hacia la parte
superior.
Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las
especificaciones mínimas sugeridas por
el Archivo General de la Nación.
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Entendemos que el Archivo es una de
las labores que implica estudio y una
buena lectura en ello nos
documentamos de la guía Transferencia
documentales por el cual nos ayudó a
tener un concepto más claro para
ejecutar nuestra labor.
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