I
El estudio de transferencia documental
veremos a fondeo como son los pasos y
las definiciones para mejorar la
organización y clasificación a los
documentos al transferirlos.
El objetivo de esta diapositiva es
conocer a fondo la transferencia
documental documentada y estudiada
por ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
el cual nos sirve de guía para nuestra
labor.
Remisión de documentos entre las
diferentes etapas del Archivo, del
archivo central al archivo de gestión y
de gestión al histórico.
Garantizar a los ciudadanos el
acceso a la información.
Evitar la producción y acumulación
irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo
y ordenado de la documentación.
Solucionar, a nivel físico y funcional, el
problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e
instituciones productoras.
Concentrar la información útil, ya sea
para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento
del desarrollo histórico institucional.
Contienen los documentos que se
generan en el proceso de gestión Adm,
y que están en constante consulta.
Se debe transferir las series y subseries
que hayan cumplido con el tiempo
estipulado en las TRD correspondiente.
Todas la transferencias deben ir
acompañadas de un inventario en el
que se relacionan las series
documentales.
Los documentos transferidos al archivo
central son los que se entran en su
estado semiactivos, ósea que su
consulta no es tan frecuente.
Al recibirse los documentos en el archivo
central se debe constatar que las series
y subseries documentales transferidas
concuerden con el inventario.
La documentación permanecerá en el
archivo el tiempo estipulado por las TRD.
La documentación transferida al archivo
histórico es la que pose un valor
investigativo, cultural o para la ciencia.
Existencia del Comité de Archivo en la
entidad.
Tablas de Retención Documental
debidamente avaladas por el Comité
de Archivo entidad y aprobadas por el
Consejo Directivo del AGN.
Limpieza de la documentación: los
elementos de trabajo apropiados para
la limpieza son : overol, gorra, mascarilla
y guantes.
Limpieza de la documentación: equipo
como: aspiradora, brochas, telas de
algodón, bayetilla
Eliminar el material metálico: clips,
ganchos de cosedora, legajadores, etc.
procurando no ocasionar deterioros de
tipo físico a la documentación.
Reemplazar las carpetas tradicionales
por materiales desacidificados o de
cartulina blanca.
Identificación del material
afectado por biodeterioro.
Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz
de mina negra y blanda para
numerar desde uno (1) en
adelante.
Unidades de conservación y
realmacenamiento:
La documentación empastada o
encuadernada cuyos lomos están
desprendidos o deteriorados deberá
someterse al proceso de empaste o
refuerzo del lomo utilizando materiales
y procedimientos adecuados.
La documentación que no está
encuadernada ni empastada deberá
almacenarse en cajas y carpetas.
Cajas: rótulos CODIGO (de la entidad)__________________
FONDO _________________________________________
SECCION___________________________________________
SUBSECCION_______________________________________
NUMERO DE CARPETAS___________
CAJA N° __________
N° CONSECUTIVO _______________
N° CORRELATIVO _______________
FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
Carpetas
Fondo ______________
Sección ______________ Subsección____________
Serie _________________ Subseries________________
N° De Folios ___________
N° De Carpeta _________
N° De Caja _____________
Amarre: se realiza mediante el empleo
de una cinta de faya o hiladillo de 2,5
cm. de ancho que abrace la unidad en
sentido vertical y horizontal, a modo de
paquete, anudado hacia la parte
superior.
Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las
especificaciones mínimas sugeridas por
el Archivo General de la Nación.
Entendemos que el Archivo es una de
las labores que implica estudio y una
buena lectura en ello nos
documentamos de la guía Transferencia
documentales por el cual nos ayudó a
tener un concepto más claro para
ejecutar nuestra labor.