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TRAMITACIÓN, CONVERSIÓN Y
ALMACENAMIENTO DE
EXPEDIENTES Y DOCUMENTACIÓN
Ernesto Rivera Pitti
Consultor Independiente
Sistemas para el manejo de documentos
• Definiríamos el sistema de gestión documental como un
sistema que:
• Permite la administración el flujo de documentos de todo tipo en
una organización.
• Permite la recuperación de información entre ellos.
• Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse.
• Eliminar los que ya no sirven.
Evolución de los sistemas para el manejo
de documentos • Históricamente esta gestión fue de dominio de los
administradores, archiveros y bibliotecarios.
• Las herramientas básicas para la clasificación de
documentos fueron capetas, cajas, libros de registro,
ficheros o Kardex.
• El uso de computadoras como soporte a la información
se inicia en las grandes bibliotecas públicas de Estados
Unidos y Reino Unido.
Divergencia entre conceptos latinos y
anglosajones
Gestión Documental
Archivística
Record
Records Management
Archives
Archivos
Convergencia de sistemas electrónicos y
físicos • La incorporación de bases de datos en distintos niveles
de la organización.
• Información estructurada vs no estructurada
• Registros de datos vs. Formularios.
• Internet.
• Facilidad de producción de contenidos.
¿Qué es un sistema de Gestión
Documental Electrónico y de Contenidos? • Un sistema computarizado, un conjunto de programas,
utilizado para rastrar y almacenar documentos
electrónicos y/o imágenes digitales de documentos
originales.
• Se relaciona también con Sistemas de Administración de
Contenido (CMS) que involucra no solamente el consumo
interno en la organización sino su uso externo y también
en relación con otro concepto, la Administración de
Activos Digitales.
Componentes de un sistema de gestión
documental
CAPTURA
INDEXACIÓN
CREACIÓN
COLABORACIÓN
ALMACENAMIENTO ELECTRONICO
ALMACENAMIENTO FISICO
WORKFLOW
Internet
PUBLICACION
RECUPERACION
SEGURIDAD
CUSTODIA Y ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOSDISTRIBUCION
VENTANILLA VIRTUAL
Componentes de un sistema de gestión
documental CAPTURA
• Aceptar y procesar imágenes en papel de documentos desde
escáneres o impresoras multifuncionales.
• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se utiliza comúnmente
para convertir imágenes digitales en texto legible.
• Reconocimiento óptico de marcas (OMR) también se utiliza en
algunos casos para extraer valores de cuadros o áreas definidas.
• La captura también puede incluir aceptar documentos electrónicos
o inmateriales y/o otros archivos de computadora (videos,
imágenes).
Componentes de un sistema de gestión
documental INDEXACION
• Corresponde al seguimiento electrónico de documentos. Indexar
puede ser tan simple como dar seguimiento a una sola
característica de un documento pero normalmente es más
complejo.
• Esta sería una de las áreas más importantes de la gestión
documental, ya que una correcta definición de los índices permitirá
encontrar oportunamente los documentos buscados.
• El conjunto de datos que le dan identidad y clasifican el documento
es conocido como METADATA.
• Es importante igualmente definir una TIPOLOGIA de índices.
Componentes de un sistema de gestión
documental CREACION
• Cada vez más se generan documentos que nunca llegan a estar
en forma física. Estos documentos, también conocidos como
inmateriales o electrónicos, son creados en las computadoras de
cada persona.
• Al momento de crearlos, el usuario decide que forme parte del
sistema documental y le crea los índices correspondientes.
• Un ejemplo clásico de este tipo de documentos son los correos
electrónicos. Sin embargo, en entornos de administración pública
todavía si se quiere que un correo sea parte del expediente, se
imprime, se firma y se adjunta como una foja del expediente.
Componentes de un sistema de gestión
documental COLABORACION
• Un documento electrónico permite a su vez que varias personas
puedan trabajar sobre él para introducir cambios.
• En el ámbito público, resoluciones, acuerdos, opiniones son los
ejemplos más usuales de este tipo de procesos, donde puede
quedar un historial de las modificaciones efectuadas en un
documento hasta su versión final.
• Los sistemas de gestión documental permite controlar estos temas
evitando problemas de control de versiones.
Componentes de un sistema de gestión
documental WORKFLOW
• Al recibir documentación física que luego es escaneada e
indexada, normalmente es necesario que vaya a un proceso de
tramitación por parte de las direcciones o departamentos
involucrados.
• Estos flujos de trabajo automatizados ya están siendo parte
inherente de los sistemas de gestión documental, ya que son
extensiones lógicas de las prestaciones requeridas en un entorno
de trabajo.
• El mayor o menor grado de automatización requiere de tener bien
definidas las responsabilidades y rutas de los trámites dentro de
las organizaciones.
Componentes de un sistema de gestión
documental ALMACENAMIENTO
• Involucra tanto el almacenamiento electrónico como el físico de los
documentos en papel. Esto es importante porque aún y durante
muchos años más hacia adelante, nuestros sistemas van a ser
híbridos, conviviendo en un mundo donde el papel seguirá siendo
importante.
• En el tema de almacenamiento físico habrá que tener en cuenta
documentos recientes vs. históricos. Espacio de almacenamiento,
depósitos externos seguros, conservación de documentos en
papel.
• En el tema de almacenamiento electrónico los temas aunque
diferentes en su forma, sin similares en el fondo. Esquemas de
almacenamiento, replicación y respaldo de información. Temas de
administración de contingencias.
Componentes de un sistema de gestión
documental DISTRIBUCION
• Un concepto muy ligado a los Flujos de Trabajo. La definición de
quienes deben tener acceso a un documento.
• Por otra parte, en esquemas electrónicos el problema del manejo
del documento original ya se elimina, ya que si es un documento
material, el original reposa en el archivo físico mientras el
documento escaneado es el que circula. Esto es muy importante
en industrias reguladas y en los entes reguladores.
Componentes de un sistema de gestión
documental SEGURIDAD
• Un tema prioritario en los sistemas de gestión de documentos. El
control de quien tiene acceso a que documentos o expedientes. La
trazabilidad de quien consultó que documentos. El control de quien
tiene derechos para eliminar documentos (en los casos que esto
fuera posible) y cuando.
• En el tema de seguridad, una correcta definición de los índices
permite crear mejores esquemas de seguridad, dado que es a
través de estas clasificaciones que se puede controlar los accesos
a los documentos.
Componentes de un sistema de gestión
documental CUSTODIA
• Este es un tema que en entornos de entes reguladores no se
aplica frecuentemente, ya que todos los documentos se deben
conservar. Sin embargo, la administración de cuando un
documento debe salir del sistema y/o eliminarse es un tema que
hay que realizar.
• Un ejemplo podría ser cuando ciertos expedientes se pueden
pasar a un archivo menos accesible, definiendo políticas claras
para el público que deseara acceder a expedientes de ciertas
fechas.
Componentes de un sistema de gestión
documental PUBLICACION
• Aunque normalmente pensamos en Internet, este es un proceso
que debe ser prudente y lógico para evitar problemas.
• En sistemas donde a través de los procesos electrónicos ya están
amarrados sitios Web, RSS, inclusive en el mundo empresarial
entornos de Redes Sociales como Facebook, Twitter,
declaraciones o documentos equivocados pueden conllevar
responsabilidad civil o problemas de imagen.
• En industrias reguladas como el mercado de valores, para las
empresas, la publicación de hechos relevantes en una empresa
pudiera ser visto como un proceso sensible de publicación de
información que debe tener un flujo documental definido y claro.
Componentes de un sistema de gestión
documental INTEGRACION
• Adicionalmente a sistemas o módulos de flujo de trabajo, los
sistemas de gestión documental se integran a otras aplicaciones,
como sistemas ERP, sistemas propios de la operación (operación
de maquinaria especializada), u otros dependiendo de la
necesidad de la organización.
• La integración se enfoca en la generación de documentos desde
esos sistemas que son ingresados directamente a los sistemas de
gestión documental.
• Se utilizan estándares abiertos como ODMA, LDAP, WebDAV y
SOAP para que se integren con otros softwares y a la vez se
cumplan con controles internos.
Componentes de un sistema de gestión
documental y contenidos
CAPTURA
INDEXACIÓN
CREACIÓN
COLABORACIÓN
ALMACENAMIENTO ELECTRONICO
ALMACENAMIENTO FISICO
WORKFLOW
Internet
PUBLICACION
RECUPERACION
SEGURIDAD
CUSTODIA Y ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOSDISTRIBUCION
VENTANILLA VIRTUAL
¿Para qué gestión documental y de
contenidos? • Unificación de criterios de clasificación de documentos y
contenidos.
¿Para qué gestión documental y de
contenidos? • Centralización y control de versiones de documentos.
Al mantener un repositorio central y establecer procedimientos sobre
el manejo de documentos, se eliminan las redundancias y los
problemas de versionamiento de documentos electrónicos.
¿Para qué gestión documental y de
contenidos? • Uso racional de recursos
• La gestión unificada de contenidos y documentos permite que la
información de comparta y se aproveche de forma eficiente y como
recursos colectivo.
• Reducción de duplicidad de documentos archivados, fotocopias
innecesarias, dobles grabaciones, etc.
¿Para qué gestión documental y de
contenidos? • Seguridad
• Posibilidad de salvaguardar la información documental en base a
esquemas de respaldos.
• Definición de niveles de seguridad informática para el acceso
según privilegios – AQUÍ LA FORMA COMO DEFINAMOS LA
METADATA ES FUNDAMENTAL.
¿Para qué gestión documental y de
contenidos? • Inteligencia Competitiva
• Es el manejo de grandes cantidades de información para el
análisis de tendencias.
• La validación de accesos a los datos consultados en medios
digitales que permitan el análisis y la compresión a favor de
objetivos económicos y sociales.
¿Para qué gestión documental y de
contenidos? • Manejo de redes sociales 2.0
• Las empresas ya no son islas y desde que inició Internet surge la
necesidad de las empresas de estrategias claras de comunicación.
• Las redes sociales aceleran el proceso, impactando directamente y
en tiempo real la información de una empresa.
• La gestión de información hacia afuera cobra renovada
importancia y los esquemas de control interno de lo que puede
salir o no se vuelve esencial.
¿Para qué gestión documental y de
contenidos? • Transparencia corporativa
• Un concepto que se ha ido tomando cada vez más fuerza desde el
punto de vista de concientización dentro de las Juntas Directivas
pero también en otra vertiente que es el público en general.
• La sociedad en general requiere información sobre los temas que
afecten a todos, como medio ambiente, códigos éticos. Etc.
• Una de las formas como se demuestran conductas y justifican
cumplimiento de normas es presentando información veraz y
confiable – ACCOUNTABILITY.
• Un potenciador importante de los procesos en el ámbito regulador,
ámbito de Gobierno Corporativo e inclusive de Responsabilidad
Social Empresarial es precisamente la posibilidad de tener la
información oportunamente guardada y disponible.
Normativa para Gestión de Contenidos
• ISO 30300: Serie de Normativas relacionada con el
manejo de documentación e información en la
organización
• ISO 30300:2011 Información y documentación para
registros. - Fundamentos y vocabulario.
• ISO 30301:2011 Información y documentación – Sistemas
de Administración para registros – Requisitos
Realidad de gestión documental en
Panamá • Los documentos en papel siguen siendo el medio
preferido de guardar la información los actos
administrativos y las transacciones legales en Panamá.
• En muchos casos la empresa privada aún está
empezando a entender el uso de sistemas electrónicos
de manejo de documentos, siendo el correo electrónico el
más ubicuo.
• Nuestra legislación vigente, si bien ha tenido varios
intentos por legalizar documentos inmateriales, aún está
pendiente de lograr esto a cabalidad.
Realidad de gestión documental en
Panamá • Proyecto Panamá Sin Papeles
• Decreto Ejecutivo 928 del 21 de septiembre de 2010.
• Reúne a varias entidades del sector publico.
• Esfuerzo para incluir legislación que permita reconocer
documentos electrónicos como válidos.
• Centralizar la gestión de los individuos.
Visión Panamá sin Papeles
Fuente: Autoridad Nacional de la Innovación Gubernamental
En Resumen….
• Los esquemas electrónicos de manejo de información,
documentos y demás contenidos electrónicamente va a
formar parte integral de los procesos de negocios.
• Hay ventajas inherentes en el uso de estos sistemas
aunque aún las empresas les cuesta incorporar.
• El tema cultural y de comprender las ventajas
costo/beneficio directo es quizás el más difícil de
sobreponer.
• Sin embargo, con la concientización y la necesidad de
tener transparencia ha empezado a impulsar
En Resumen…
• Ya existía un marco de normas ISO que apoyaba el
desarrollo estructurado de estos sistemas y se está
trabajando en una normativa homologada que permitiría
los ciclos propios de revisión y auditoría de los procesos.
• Panamá está unificando su esquema de administración
electrónica mediante un organismo que está trabajando
en el tema legal, e implementando pilotos en varias
áreas.