FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN TRABAJO COLABORATIVO N°2

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESASESCUELA ECACEN

GRUPO: 100500_339

PRESENTADO POR:

BERNARDA PÁEZ CAMERO

COD: 53176696

CLARA VIVIANE VILLALOBOS MORENO

COD: 53120833

DIANA PAOLA MUÑOZ

TUTOR: ANDREY EDUARDO GALVIS

UNAD-UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y ADISTANCIA20 DE MAYO 2013

TUNJA

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

GENERAL:ESPECIFICOS:

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD:

GESTIONANDO EL CAMBIO

MISIÓN

Somos una Empresa líder en la Región donde brindamos soluciones integrales de comunicación estratégica, publicidad desde el diseño de una campaña creativa, hasta la realización de piezas publicitarias y planeación de medios, haciendo que su Empresa sea notable y que su marca impacte y sea inolvidable.

VISIÓN

La visión de la Empresa de Publicidad es para el año 2020 cautivar por encima de la competencia la lealtad de los consumidores, la preferencia de los proveedores y el orgullo de los empleados además de consolidarse como una Empresa líder con calidad y eficiencia para los diferentes proyectos.Como resultado de la Revisión Estratégica se actuara bajo los lineamientos de Crecimiento Rentable y Responsabilidad Corporativa.Apoyados en un excelente equipo de trabajo y en tecnología de punta.

OBJETIVO

Crear un clima laboral fundamentado en una cultura del servicio, donde el bienestar, compromiso, competencias y valores del talento humano faciliten el logro de la estrategia de mercadeo de la Empresa de Publicidad “Gestionando el Cambio” para campañas publicitarias de las Empresas de Confecciones del sector.

METAS

Ser una Empresa de servicios gráficos creativos, con ideales de mejoramiento continuo, competitividad, calidad del medio para nuestra Empresa y nuestros clientes.

Contar con personal altamente calificado y efectivo para la realización de los objetivos de los clientes y la integración de esas herramientas a sus negocios, desarrollando así productos con una visión integral y de acuerdo a las necesidades actuales del mercado.

Fomentar los estándares más altos de creatividad y profesionalismo.2. PLANEACION:

RECURSOS FINANCIEROS:

Mantener y asegurar la solidez financiera mediante el control de costos y gastos esta actividad se realizaría de manera mensual.

Ofrecer servicios que cumplan con los requerimientos de los clientes a través de órdenes de servicio.

Velar por el adecuado uso de los recursos físicos y financieros implementando los debidos controles y registros para garantizar el apoyo al cumplimiento de las funciones.

RECURSOS TÉCNICOS Y/O TECNOLÓGICOS:

Realizar la compra de los equipos idóneos para el adecuado funcionamiento del trabajo.

RECURSOS HUMANOS:

Documentar y realizar el proceso de selección del equipo humano idóneo y altamente productivo.

Realizar las mediciones de clima organizacional con el fin de establecer los planes de acción orientados a mejorar la productividad y lograr mayor eficiencia y compromiso por parte de los empleados.

Establecer el plan de gestión del desempeño logrando un acompañamiento continuo al empleado para lograr un desempeño idóneo.

RECURSOS FÍSICOS:

Instalaciones físicas idóneas, infraestructura y los equipos utilizados en los procesos que ejecuta.

Diseñar piezas creativas que pueden ir en diferentes formatos como impresos, virtuales o multimediales a través de los diferentes medios de comunicación de la Región para promocionar los productos.

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA FIN ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEP OCTU NOV DICIEMBRE

Revisión de Estado de Cuentas y Resultados P y G de manera mensual

Director de Contabilidad

01/01/2014 31/12/2014

Diseño y divulgación de los perfiles y manual de funciones de los empleados

de la Empresa

Director de Talento Humano 01/02/2014 02/04/2014

Generar encuestas de satisfación de clientes de manera mensual

Director de Servicio al cliente

01/01/2014 31/12/2014

Elaborar un estudio de necesidades para la compra de equipos

Director de Planeación

01/06/2014 01/07/2014

Elaboración de cotizaciones y compras

Departamento de Planeación

01/07/2014 01/08/2013

Capacitación a los empleadores para la utilización de los equipos

Talento Humano03/06/2014 05/07/2014

La documentación del proceso de selección

Talento Humano03/03/2014 04/04/2014

La contratación de la empresa encargada de medir el clima

organizacional

Talento Humano05/05/2014 06/06/2014

Implementar un ERP para realizar el control de los procesos de manera que la información la tenga todas las áreas

Director de Procesos

06/02/2014 08/07/2014

Realizar los planes de mantenimiento preventivos y correctivos mensual

Departamento Administrativo

01/01/2014 31/12/2014

Diseñar un Plan de Mercadeo, de medios y comunicaciones

Departamento de Comunicaciones

03/03 2014 08/09/2014

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ÁREAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

RECURSOS:

Los principales recursos que necesita la Empresa, son:

Recurso humano actualmente la Empresa Gestionando el Cambio cuenta con 5 trabajadores de planta con contrato a término indefinido.Recurso económico: la Empresa cuenta con activos cercanos a los $ 20.000.000 Millones de pesos.

Activos

Efectivo Cuentas por cobrar comerciales Menos: Provisión deudas malas Otros Deudores Inventarios de mercancía

Pasivos y Patrimonio

Obligaciones bancarias Cuentas por pagar a Proveedores Impuesto de Renta por Pagar Dividendos por pagar

Recurso financiero: son los recursos con que cuenta la Empresa para su Creación, Desarrollo y Expansión.

Recurso material: son los bienes tangibles es decir la Instalación donde funciona la Empresa las máquinas y equipos.

Materia prima: son los productos en proceso y los productos terminados.

Recurso tecnológico:

Recursos de información:

Datos para la Gráfica de Gantt:

ACTIVIDADES FECHA DE INICIO

DURACIÓN FECHA FIN

Revisión PYG 01/01/2014 365 DÍAS 31/12/2014Levantamiento de perfiles de cargo

01/02/2014 60 DÍAS 02/04/2014

Encuestas Cliente

01/01/2014 364 DÍAS 31/12/2014

Estudio de necesidades

01/06/2014 30 DÍAS 01/07/2014

Cotizaciones y Compras

01/07/2014 334 DÍAS 01/08/2013

Capacitaciones 03/06/2014 32 DÍAS 05/07/2014Documentación del Proceso

03/03/2014 32 DÍAS 04/04/2014

Contratación de la Empresa encargada del Clima Organizacional

05/05/2014 32 DÍAS 06/06/2014

Implementar un ERP

06/02/2014 152 DÍAS 08/07/2014

Planes de Prevención y Mantenimiento

01/01/2014 364 DÍAS 31/12/2014

Plan de Mercadeo y medios

03/03/2014 189 DÍAS 08/09/2014

3. ORGANIGRAMA:

Dirección General

Dirección Ejecutiva

Coordinación de Comunicaciones

Coordinación de Mercadeo

Gerencia Financiera

Dirección de Tesorería

Dirección de Contabilidad

Gerencia Administrativa

Dirección de Talento Humano

Dirección de Servicios

Administrativos

Gerencia de Operaciones

Dirección de Procesos

Coordinación de Planeación

FUNCIONES:

Director General: responsable último de la empresa ante el consejo de administración y ante los clientes, y toma decisiones y las imparten a sus subordinados.

Asignar recursos tanto humanos como materiales. Negociar de la organización Dar seguimiento interno y externo de informaciones que pueden ser útiles

para su empresa. Son planificadores, organizadores, líderes y contralores de la organización. Crear planes formales y controlar la ejecución.

Y está estructurado en los siguientes departamentos:

Director creativo (ejecutivo), responsable de la dirección del departamento, de la metodología y el estilo creativo de la agencia y de la supervisión de los equipos.Coordinación de mercadeo: La función principal es la de supervisar y coordinar el departamento y los trabajos internos y externos de la empresa y por lo general tiene un asistente.Deberes de la posición:

Recibe y elabora las órdenes de trabajo que se realizan en los diversos departamentos.

Supervisar el trabajo el trabajo en cada una de sus etapas, para que éste listo en las fechas indicadas.

Cuidar de que no se pierda ningún material o artes terminados. Entregar los trabajos al medio correspondiente en la fecha indicada y con las

especificaciones técnicas de cada medio. Está pendiente de las fechas de entrega de las diversas piezas que se hacen

en los departamentos y de los trabajos que deben salir en el día indicado. Decide con el Director y el de Arte las fechas de cada una de las etapas del

trabajo.  Coordinación interna de los materiales entre departamentos. Recepción y confeccionar las órdenes de trabajo. Solicitar cotizaciones a los proveedores. Contacto con los proveedores  de material gráfico. Participar en reuniones con creativos, ejecutivos y producción gráfica con el

objeto de coordinar los ingresos y salida de los di9ferentes trabajos.

Coordinador de comunicaciones o de medios:

Coordinación y administración general del departamento de medios.Deberes del puesto:

Negociar con los diferentes medios. Hacer los volúmenes de discouts. Controlar la inversión por medios. Atender a los medios y supervisar el trabajo del día.

Realizar periódicamente reuniones. Hacer planes y presentaciones anuales. Hacer presentaciones a clientes prospectos (nuevos negocios). Asistir a reuniones del comité gerencial. Es responsable del contacto con clientes, registros de informes, dinero,

adiestramiento y contacto con suplidores.

El Director de medios recibe instrucciones y rinde informes al presidente, supervisa a todos los empleados del departamento de medios.

Las cualidades que debe tener poseer son: liderato, confiabilidad y habilidad para los números.

Departamento financiero, también llamado de administración, que se ocupa de la gestión financiera de los clientes, de los pagos a colaboradores y proveedores contratados para cada campaña, de la política financiera de la agencia, la contabilidad y el control presupuestario.

4. DIRECCION:

Nuestra dirección se basa en principios tales como:

Nos encaminamos hacia el logro de los objetivos generales de nuestra empresa GESTIONANDO EL CAMBIO, buscando que nuestros empleados se interesen e ellos, haciendo que se facilite sus objetivos individuales e intereses personales satisfaciéndolos al conseguir las metas de nuestra organización, y así mismo establecer que los objetivos de cada departamento y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr los objetivos propuestos.Nuestros jefes y subordinados deben estar conscientes de que la autoridad emanada de los dirigentes es una necesidad de nuestra organización para obtener los resultados que queremos, mas no por voluntad personal o arbitrio.Se puntualiza la importancia de impersonalizar las ordenes y de no involucrar situaciones personales ni abusar de la autoridad, ya que ocasiona conflicto y baja moral.Nuestro director debe proporcionar apoyo y comunicación a sus subordinados durante la ejecución de los planes, para que se realicen con mayor facilidad.Postulamos la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por nuestra organización GESTIONANDO EL CAMBIO, en el momento de emitirse una orden, con el fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de nuestros directivos y pérdidas de tiempo.Resolvemos los problemas que surjan durante nuestra gestión administrativa, a partir del momento en que aparezca para evitar que este se desarrolle y provoque problemas graves y colaterales. Y aprovechar la situación para visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

La toma de decisiones para nosotros es la elección de un curso de acción entre varias alternativas, y tenemos en cuenta parámetros tales como:

Definir el problema, teniendo en cuenta fuentes de información y de observación.Analizar el problema, desglosando sus componentes, para determinar posibles alternativas de solución.Evaluar las alternativas, determinando el mayor número de alternativas de solución, estudiar sus ventajas y desventajas que implican, así como su factibilidad de su implementación y los recursos necesarios para llevarlos a cabo.Elegir entre alternativas, elegir la más idónea para las necesidades del sistema y la que reditúe máximos beneficios, y además seleccionamos dos o tres más para contar con estrategias laterales para casos fortuitos.Aplicar la decisión, ponemos en práctica la decisión elegida, con la que además contamos con un plan para su desarrollo, el cual comprende los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para su implantación.

Además buscamos que la integración de los recursos necesarios sean los más adecuados para ejecutar los planes, en nuestra organización GESTIONANDO EL CAMBIO, para lo cual tenemos reglas como:

El hombre adecuado para el puesto adecuado.A cada miembro de nuestra organización se le debe proporcionar los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.En el momento que un nuevo elemento humano ingrese a nuestra organización, se le debe dar una introducción o inducción, en el que se debe articular o armonizar adecuadamente con los objetivos de la empresa y con el ambiente organizacional y además se le proporciona una capacitación y desarrollo, para que logre el desenvolvimiento e incremento de las capacidades, para lograr su máxima eficiencia.El liderazgo es de gran importancia para nuestra empresa ya que conlleva a que mediante él se imprima la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.Tenemos consideración hacia las necesidades de nuestro personal , por tener relaciones satisfactorias, ya que conduce a un ambiente y a un ritmo de trabajo amistoso y confortable dentro de nuestra organización.Buscamos lograr un desempeño adecuado de la organización, balanceando las necesidades por producir con el mantenimiento a un nivel satisfactorio de la moral de la gente.

5. CONTROL:

Aplicamos cuatro factores indispensables:

Cantidad: cumplir con los volúmenes establecidos.Tiempo: controlamos las fechas programadas de entrega nuestros productos requeridos por nuestros clientes.Costo: determinamos las erogaciones de las actividades.Calidad: que nuestros productos reúnan las especificaciones requeridas de nuestros productos finales entregados.

6. COMUNICACIÓN:

En el crecimiento vertical se encuentra la delegación de autoridad es decir las Gerencias administrativas, Financieras, de Operaciones y por último Ejecutiva.

El crecimiento horizontal implica un aumento de funciones y jefes que sería dentro del Organigrama las Coordinaciones.

CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD. (2009). Fundamentos de Administración. Bogotá, Colombia: Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD.