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Trabajo Práctico Final
Cabrera, Rocio
Organización de eventos 4
Organización de eventos
Organización de eventos
Organización de eventos
Bergamaschi, Jazmín
Ham, Elisa
Malamud, Micaela
Muntaabski, German
Vásques, Abigail
Organización de eventos
Organización de eventos
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Índice
Idea de evento............................................................................................................................... 4
Detalle: ...................................................................................................................................... 4
Variedades de Café a presentar .................................................................................................... 5
Objetivos del evento ..................................................................................................................... 6
Objetivos secundarios ............................................................................................................... 6
Cronograma ................................................................................................................................... 7
Resumen ejecutivo ........................................................................................................................ 8
Locación................................................................................................................................... 10
Catering ................................................................................................................................... 13
Café...................................................................................................................................... 13
Agua: ................................................................................................................................... 13
Masas finas: ......................................................................................................................... 13
Sándwiches: ......................................................................................................................... 14
Ambientación .......................................................................................................................... 15
Vestimenta: ......................................................................................................................... 15
Sonido e iluminación ............................................................................................................... 17
Saxofonista .............................................................................................................................. 18
Gráfica ..................................................................................................................................... 19
Identidad del evento: .......................................................................................................... 19
Invitación: ............................................................................................................................ 19
Flyaier: ................................................................................................................................. 20
Libreta: ................................................................................................................................ 20
Identificación: ...................................................................................................................... 21
Número para sorteo: ........................................................................................................... 21
Fotógrafo ................................................................................................................................. 22
Mobiliario ................................................................................................................................ 23
Sorteo ...................................................................................................................................... 24
Ayudante ................................................................................................................................. 25
Alquiler de vajilla ..................................................................................................................... 28
Carpeta de presentación jurado ............................................................................................. 30
Honorarios ............................................................................................................................... 31
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Imprevistos .............................................................................................................................. 32
Gacetilla de Prensa .................................................................................................................. 33
Imágenes: ................................................................................................................................ 34
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Idea de evento
En Coffee Room se realizará un seminario de café para 35 invitados, donde
el aprendizaje y las degustaciones serán el fuerte del evento. Se comenzará
con la acreditación, en la cual cada asistente se registrará y se podrá ubicar
en un lugar para poder proseguir con el evento. Una vez que todos los
invitados estén acomodados, el profesional de café se presentará y
comenzará con la explicación del primer café, mientras se les servirá a los
invitados el café del cual se está hablando junto con un acompañamiento y
un vaso de agua. Al finalizar la primer variedad habrá un espacio de 5
minutos donde un saxofonista tocará dos canciones mientas se acomodan
los elementos para la próxima especie de café. Esto se repetirá otras dos
veces más variando el tipo de café. Al finalizar estas, se realizará un sorteo
con diferentes premios. Una vez elegidos los ganadores el saxofonista
tocará unos últimos 15 minutos y se le dará cierre al evento.
Detalle: En la mesa de cada uno de los invitados se encontrará una libreta
para que puedan anotar todo aquello que le resulte relevante. Asimismo,
cada mesa tendrá un servilletero y azúcar para que los invitados se sirvan si
gustan, mientras que las tazas de café, el vaso de agua o soda y el
catering, serán previstos una vez iniciado el evento.
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Variedades de Café a presentar
Para la degustación del seminario se utilizarán cuatro variedades de café de
la empresa Puerto Blest. Es un microtostadero de café, un laboratorio donde
se desarrolla café de especialidad de los más reconocidos orígenes.
Construyen perfiles de tueste que exaltan sabores y aromas para que los
granos expresen sus atributos único s, sus notas diferenciales y se refleje en
cada taza de café.
En el Instituto Argentino de Coctelería, donde N. Ariel Pereyra, el barista
dicta clases, cuenta hace ya varios años, con la ayuda de la empresa
Segafredo Argentina y Café Puerto Blest, que los ayuda a impulsar en
la profesión de Barista. Es por ello que escogimos esta empresa para
realizar los cafes.
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Objetivos del evento
El objetivo principal del evento será realizar un seminario de café a cargo de
un profesional en el tema, que podrá brindar la información necesaria para
que cada participante se lleve nuevos conocimientos sobre alguno de las
variedades de café que se explicarán.
Objetivos secundarios
Disfrutar de una tarde divertida junto a un seminarista especializado
en café y un saxofonista que tocará a lo largo de la noche.
Dar a conocer algunas de las variedades de café.
Crear un espacio donde los participantes puedan sentirse cómodos y
sociabilizar entre ellos.
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Cronograma
19:00 hs. Acreditación
19:20 hs. Presentación profesional del café
19:25 hs. Primera charla
19:40 hs. Primera tanda de jazz
19:45 hs. Segunda charla
20:00 hs. Segunda tanda de jazz
20:05 hs. Tercera charla
20:20 hs. Tercera tanda de jazz
20:25 hs. Café trago
20:40 hs. Sorteo
20:45 hs. Última tanda de jazz
20:55 hs. Cierre
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Resumen ejecutivo
Nombre: Coffee Room
Tipo de evento: Seminario de café
Lugar: Lavalle 3683, Almagro
Fecha: 17/11/15
Horario: 19 a 21 hs.
Cantidad de participantes: 35
Organizadores: Elisa Ham, Jazmín Bergamaschi, Micaela Malamud, Germán
Muntaabski, Abigail Vásquez
Resumen ejecutivo
Servicio o Proveedor Costo IVA Total
Locación $3000 $0 $3000
Catering $2414 $0 $2414
Ambientación $0 $0 $0
Sonido e iluminación $0 $0 $0
Saxofonista $600 $0 $600
Grafica $179 $0 $179
Fotógrafo $0 $0 $0
Mobiliario $0 $0 $0
Sorteo $466 $0 $466
Ayudante $300 $0 $300
Barista $373 $0 $373
Alquiler vajilla $600 $0 $600
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Carpeta de
presentación
(Jurado)
$80 $0 $80
Subtotal $8.012 $0 $8.012
Honorarios $0 $0 $0
Subtotal $8.012 $0 $8.012
Imprevistos $0 $0 $0
Total $8.012 $0 $8.012
Costo por persona $229 $0 $229
Los costos están expresados en pesos argentinos
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Locación
La locación donde se realizará Coffee Room será en Caelis, un bar ubicado
en Lavalle 3683 entre Bulnes y Mario Bravo. Se llevará a cabo en la planta
baja, contando con una capacidad para 40 personas. Tendrá 20 mesas
cuadradas y 40 sillas, plasma, aire acondicionado, cocina integrada vajilla,
cafeteras y heladera. El servicio de limpieza está incluido con el alquiler del
bar.
El día del evento se dejará un espacio frente a los participantes para que el
Barista se pueda ubicar y explicar sobre el futuro seminario a realizar. Por
otro lado el saxofonista se colocará en la esquina del lado izquierdo, en un
pequeño escenario apartado que el bar tiene especialmente para bandas.
Las mesas estarán situadas como un bar, esto facilitará la interacción entre
las personas y con el seminarista.
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Costo total: $3400.-
Costo por persona: $97.15.-
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Catering
Se degustarán tres variedades de café y una cuarta opción combinada con
una bebida alcohólica. Cada una de las opciones se ofrecerá acompañado de
un vaso de agua y soda.
Café:
Cada variedad de café será proveniente de Ecuador, Brasil, Colombia y
Perú, y se servirán en el momento en el que el Barista las esté explicando.
Costo total: $1520
Costo por persona: $43,42
Agua:
Para acompañar el café y poder neutralizar el paladar se servirá agua, será
provista por los mismos empleados del bar.
Costo total: $100
Costo por persona: $2.85
Masas finas:
Al finalizar cada degustación de café se le servirá una masa fina con el
objetivo de neutralizar el paladar de cada asistente. Estas serán de vainilla
bañadas en chocolate y de limón.
Costo total: $420
Costo por persona: $12
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Sándwiches:
Para acompañar la última variedad de café se les servirá a los invitados 4
variedades de sándwich de copetín.
Costo total: $374
Costo por persona: $10.68
Costo total de catering: $2414
Costo total por persona: $68.97
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Ambientación
La ambientación consistirá en mantener el estilo que posee el bar, esto nos
servirá para conservar la temática que deseamos captar. Los colores que
predominan son el rojo, marrón y negro, que se utilizarán para ambientar
el resto de los elementos.
Las mesas carecerán de manteles por dos motivos, para cuidar la higiene, y
por otro lado para mantener la temática del evento, con estilo informal.
Costo total: $0
Costo por persona: $0
Vestimenta:
La vestimenta que utilizarán los cinco integrantes del comité organizativo de
Coffee Room será el siguiente:
Los integrantes vestirán pantalón negro y remera blanca manga corta junto
con zapatos o zapatillas acorde con el conjunto. En el caso de hacer frío los
mismos podrán utilizar un saco acorde con lo anteriormente mencionado.
Costo total: $0
Costo por persona: $0
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Costo total de la ambientación: $0
Costo total por persona: $0
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Sonido e iluminación
Durante el evento se trasmitirán imágenes en una pantalla que posee el
bar, mediante un Pen Drive. En cuanto al sonido, será en vivo, un
saxofonista realizará melodías de jazz, en ningún momento se reproducirá
música grabada.
Costo total: $0
Costo por persona: $0
Costo total del sonido e iluminación: $0
Costo total por persona: $0
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Saxofonista
Rodrigo Clavell
CABA (Buenos Aires)
Estudió Técnico Profesional en Saxofón (CSMMF)
Tiene más de 2 años de experiencia impartiendo clases particulares.
Músico cesionista, de eventos, profesor y alumno, abierto al
intercambio.
En el transcurso del evento el saxofonista hará 4 tandas. Las tres
primeras durarán cinco minutos cada una, en las que se aprovechará
para cambiarles las tazas de los asistentes, entre las tandas se hará una
muestra de cada café. El cuarto bloque durará 10 minutos, y será el
cierre del evento.
Costo total: $600
Costo por persona: $18
Costo total del saxofonista: $600
Costo total por persona: $18
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Gráfica
Identidad del evento:
La gráfica que se utilizará como imagen del evento será el siguiente:
Invitación:
La invitación que se les entregará a los invitados será la siguiente:
Se imprimirá en papel ilustración de 700gr. del tamaño A5, se otorgará a
todos los futuros asistentes en un sobre que mantendrá, los tonos que se
emplea en la invitación.
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Flyaier:
El mismo será dispuesto al ingreso del bar, y en la pantalla de tv led, al
inicio del evento.
Libreta:
Cada invitado contará con una libreta para que pueda anotar, todo
aquello que considere relevante del seminario dictado por el Barista.
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Identificación:
Cada organizador tendrá una identificación para poder ser reconocido.
Número para sorteo:
Cada participante tendrá un número, que al finalizar el evento se realizará
el sorteo.
Costo total de la gráfica: $179
Costo total por persona: $5,11
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Fotógrafo
Previamente, durante y posteriormente al evento habrá una persona a
cargo de la fotografía. Ésta se encargará de capturar los momentos
especiales que trascurren a lo largo del evento
Costo total: $0
Costo por persona: $0
Costo total del fotógrafo: $0
Costo total por persona: $0
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Mobiliario
El mobiliario que se utilizará será el que posee el bar.
En el horario del evento se tendrá total control sobre el mobiliario que se
empleará. Para el armado se utilizarán 20 mesas cuadradas de madera
laqueada y 40 sillas del mismo color y material. También recurriremos el
televisor que el bar posee.
La barra será desocupada para tener mayor comodidad a la hora del pasaje
de elementos de un lado a otro
Costo total: $0
Costo por persona: $0
Costo total del mobiliario: $0
Costo total por persona: $0
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Sorteo
Al ingresar, a cada participante se le entregará un número para realizar un
sorteo al finalizar el evento.
Los premios que se otorgarán serán los siguientes:
Primer premio: Se entregará una bandeja con: dos tazas y dos
variedad del café que se explicó en el seminario.
Segundo premio: Se le otorgará una taza con un café.
Tercer premio: Una de las variedades del café
Costo total del sorteo: $466
Costo total por persona: $13.31
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Ayudante
El bar nos asignará un ayudante para poder preparar el café mientras el
seminarista realiza la charla. A este se le abonará un monto aparte para
que integre el evento.
Costo total: $300
Costo por persona: $8.50
Costo total del ayudante: $300
Costo total por persona: $8.50
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Barista
El Barista será el encargado de realizar el seminario del evento. N. Ariel
Pereyra es el Barista elegido para realizar el seminario de café.
Fue contactado por medio de una de las integrantes del grupo y se concertó
una reunión en el Instituto. Se obtuvo una primera entrevista para
mencionarle la idea del evento y sus objetivos y cronograma, asimismo
Ariel nos orientó sobre el tema y propuso nuevos métodos para realizar el
seminario. Se determinó como sería cada una de las charlas, iniciando
brevemente sobre la historia del café, cuatro de las variedades, gustos y
formas de hacer cada uno.
Siendo Nestor Ariel Pereyra Analista de Sistemas, y trabajando en el Banco
Central de la República Argentina, conocio el fascinante mundo de la
coctelería, comenzando en el año 1999, como Bartender. La profesión lo
llevó a radicarse en España donde fundó “Radical Bartending School”, la
primera escuela de coctelería del archipiélago español. Allí también
descubrio mundo del café cuando trabajó, por primera vez, en una Cafetería
Italiana llamada “El Pipero”, en la Isla de Gran Canaria. En el año 2006
comenzó su carrera como Barista y se abocó en la elaboración y
capacitación de esta exquisita bebida. Al regresar a Argentina, se dedicó a
la enseñanza y se incorporo a la sociedad con su hermana, fundadora del
Instituto Argentino de Coctelería, donde ejerse exclusivamente la
enseñanza del café.
Se ha capacitado extensamente en el ámbito del café, tanto en catas como
en brewing. Se ha certificado para la Speciality Coffee Association of Europe
(SCAE) el curso de Barista Skill Intermediate y cursado Barista Skill
Professional.
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Costo total: $373
Costo por persona: $10.65
Costo total del Barista: $600
Costo total por persona: $10.65
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Alquiler de vajilla
Se alquilará en Casa Gallo la siguiente vajilla:
110 tazas con platos........ $4 c/u..........$440.-
4 jarras de vidrio............ $14.00 c/u……$56.-
36 Copa de degustación……. $2,80 c/u…… $101
A este presupuesto se le adicionará $200.- en concepto de garantía,
en caso de que vuelva en condiciones se devolverán.
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Costo total: $600.-
Costo por persona: $17.-
Costo total de la vajilla: $600.-
Costo total por persona: $17.-
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Carpeta de presentación jurado
Al jurado se le entregará una bolsa de arpillera con una taza blanca
con el logo del evento, una de las variedades de café y el trabajo
practico final.
La bolsa tendrá en la parte de adelante escrito con aerosol el nombre
del evento
Costo total: $80
Costo total de la carpeta: $2.28
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Honorarios
Las actividades realizadas por un organizador de eventos incluyen:
Armado de la propuesta
Coordinación y planificación general del evento
Búsqueda de la locación para el evento
Búsqueda del Barista
Búsqueda del Saxofonista
Contacto y contratación de los proveedores
Comunicación y publicidad
Armado del cronograma, Timing y MAM (minuto a minuto)
Preproducción, producción y postproducción del evento
Los honorarios de los organizadores se calculan un 10% del total del
presupuesto del evento. En este caso los organizadores no cobrarán
por el trabajo realizado.
Costo total: $0.-
Costo total por persona: $0.-
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Imprevistos
Los imprevistos en un evento, se estiman entre un cinco y un diez
por ciento del subtotal del presupuesto del evento.
En el caso del alquiler de la vajilla se dejará $400 en concepto de
garantía, en caso de que algo se rompa.
No se contará con un porcentaje de imprevistos, pero cada uno de los
organizadores, tendrá en cuenta y poseerá dinero extra, en caso de
necesitarla.
Costo total de la vajilla: $0
Costo total por persona: $0
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Gacetilla de Prensa
Buenos Aires, 16 de octubre del 2015
Coffee Room –Seminario de café
Alumnos de la Universidad de Palermo organizan un seminario de
café, con el objetivo de distinguir sus diferentes variedades. Se
realizará el 17 de noviembre a las 19 horas, en el Bar Caelis, ubicado
en Lavalle 3638, Almagro, Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
De la mano de un Barista profesional, se realizará una degustación de
cuatro variedades de café, acompañados de un saxofonista. Para
finalizar y agradeciendo a todos su participación se llevará a cabo un
sorteo.
Coffee Room es organizado por cinco alumnos de la UP, quienes
están próximos a recibirse de Organizadores de Eventos, y deben
poner en práctica los conceptos aprendidos durante la cursada de la
materia Organización de eventos IV.
Bergamaschi Jazmín
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