2

Índice El Gabinete de Comunicación 3 Relaciones Públicas Internas 3 Relaciones Públicas Externas 7 Relaciones Públicas con la Comunidad 8 Relaciones Públicas 2.0 8 En cuanto a nuestra opinión… 9

Cristina Aguirre Hidalgo Leticia de la Mota Santiago

Manuel Nicolás Moreno Rodríguez Ana Alicia Balbuena Morilla

Grupos A y B

Curso 2012/2013

 3

Entrevista concedida por Pedro Farías Battle, Vicerrector de Comunicación y Proyección Internacional.

El Gabinete de Comunicación La Universidad de Málaga tiene un Gabinete de Comunicación que originalmente era un Gabinete de Prensa pero, poco a poco, se le ha ido dotando de una mayor competencia entendiendo la comunicación como un elemento estratégico, convirtiéndose en un Departamento de Comunicación. El Departamento de Comunicación depende del Vicerrectorado de Comunicación y Proyección Internacional dirigido actualmente por Pedro Farías. Está estructurado de forma profesional y se gestiona centralizando todas aquellas funciones que tienen que ver con el área de comunicación. El departamento está compuesto por unas nueve personas de forma fija y luego también se utilizan estructuras del resto de la universidad o del resto de vicerrectorados. Tiene distintas tareas como relacionarse con los medios de comunicación o gestionar las redes sociales, pero además tiene otras áreas de comunicación audiovisual, multimedia o diseño. Relaciones Públicas Internas ¿Existe un manual de bienvenida?, ¿Qué procedimientos recoge? Existe un manual de bienvenida, manual de bienvenida doble para los alumnos que se matriculan por primera vez, en el que se cuenta cuál es la estructura de la universidad, cómo está organizada no sólo jerárquica e institucionalmente, sino también prácticamente, cuáles son las diferentes áreas, los servicios que ofrece, los derechos y obligaciones de los estudiantes, en definitiva, cómo funciona la institución. El manual cuenta desde el Claustro como máximo representante de la universidad pasando por las facultades, decanatos y centros, el Consejo de Gobierno vendría justo después, éste sería el equivalente al poder legislativo de una cámara como es el Congreso, la estructura de los departamentos y los responsables de la ordenación académica. También contiene información sobre los servicios: Bibliotecas, Información, Relaciones internacionales, etc.

 4

¿Cuál de las siguientes herramientas se utilizan en la universidad?, ¿Cuál crees que son las más efectivas?, ¿Y las menos?

“Herramientas hay muchas, lo importante es saber detectar qué tipo de información es la que se dirige hacia cada una de esas herramientas. Evidentemente, hay algunas que ya están obsoletas pero, sin embargo, hay otras que aunque sean tradicionales no dejan de ser útiles. Lo que hay es que tener muy claro para que se utiliza cada una de ellas”. -Pedro Farías Battle

Tablón de anuncios Los tablones de anuncios para comunicaciones generales no es el elemento más útil, pero para elementos puntuales sí que son de enorme utilidad, siempre y cuando se empleen otras herramientas. Por ejemplo; para notificar el horario de tutorías de un departamento se usaría la página web de dicho departamento donde cualquier alumno pueda verlo, pero también se publicaría esta misma información en el tablón de anuncios. Dejar la información solo en el tablón de anuncios sería un error porque su utilidad y público son muy reducidos. Notas, e-mail, circulares Se utilizan mucho los correos electrónicos pues son una herramienta rápida y útil. Aunque últimamente se esta masificando por lo que se utiliza solo para informaciones importantes. Por ejemplo: hay listas de distribución tanto para alumnos como para personal docente como para PAS (Personal de Administración y Servicios). Entonces a esas listas sólo puede enviar información los vicerrectorados o los servicios generales para evitar la masificación y cuando alguien reciba un correo de esa lista de distribución general sepa que es importante. El resto de los elementos como las notas o las circulares, Justo Villafañe habla de las notas cuando no existían los medios electrónicos que hay ahora. La universidad lo que ha hecho ha sido cambiar por completo los medios electrónicos con la nueva web, ésta permite avisos, permite pop ups, o sea ventanas emergentes que sirven como esas notas como avisos directos. También permite personalizar, que es la gran diferenciación, hasta ahora la mayoría de estas herramientas se usaban de forma general, sin discriminar, sin segmentar. Las nuevas tecnologías aplicadas a la comunicación institucional y empresarial permiten la segmentación por públicos, por lo que se ha llegado a una personalización de la información casi absoluta.

 5

Buzón de sugerencias Existe un buzón físico en el que se puede introducir una carta y que se encuentran en cada uno de los centros, son revisados por la secretaría y después se envían adonde corresponda. Luego también hay un buzón de sugerencias general que está en la página web y se utiliza para temas más amplios, a éste puede acceder cualquier persona y existe una unidad que se encarga de trasladar los mensajes a los destinatarios. Entrevistas, reuniones, asambleas y seminarios Se hacen reuniones y entrevistas con los medios de comunicación sobre todo, porque una de las funciones fundamentales de la universidad que no hay que olvidar es, esa parte social de dar a conocer qué se hace desde ésta. Se utilizan también con distintos cargos. Al final, el elemento personal para trasladar información es el más importante, es una de las cosas que debe quedar clara, por encima de la comunicación personal no hay nada. El primero de los niveles en el que se puede trasladar una información más matizada, más concreta y aclarar las cosas es personalmente, el problema es que no siempre se puede realizar con un colectivo como por ejemplo la universidad, ya que hablamos de unas cuarenta y tantas mil personas entre alumnos, PDI y PAS. La comunicación personal es prácticamente imposible, entonces si que se puede hacer con pequeños grupos pero no de forma general. Recursos audiovisuales En cuanto al área audiovisual, la universidad cuenta con una unidad de medios de todo tipo, prensa, radio, televisión y redes sociales. Desde esta unidad se realizan grabaciones de los actos institucionales y académicos, pero también de los eventos que ocurren dentro del entorno universitario. De hecho, la universidad de Málaga cuenta con una televisión (UMA TV) que no es en directo, pero en la que se encuentran todas estas grabaciones. Una de las fortalezas de esta universidad, en este sentido, es que cuenta con un centro de tecnología de imagen que funciona como una autentica productora de televisión y ayuda a que no tengan que tener una estructura dentro del departamento. Se encuentra en el parque tecnológico. Boletín y revista internos, informes (house organ) La revista de la universidad explica quiénes somos y que hemos hecho y se utiliza en relaciones protocolarias o institucionales. Aunque siguen realizándose estas ediciones en papel, por lo demás son digitales. La revista de papel supone un coste muy alto y es por ello que podemos encontrar toda la información en la web. Ésta permite la actualización inmediata, sin apenas costes, por lo que es mucho más ventajosa.

 6

Visitas y jornadas de puertas abiertas Destino UMA se realiza para que la gente de fuera, principalmente chic@s de colegios y de institutos, pueda ver cómo es y cómo funciona nuestra universidad personalmente. Participan todos los centros. Existen otras jornadas también como las de Investigación. Intranet Existe y está en pleno cambio. La universidad ha optado por el cambio al reconocer las condiciones mejorables que esta presentaba. En un primer momento se concibió de una manera funcional, con el crecimiento de la UMA la demanda de información ha aumentado y por tanto ha sido necesario llevarla a un escalón superior. Además, al no disponer de una web por cada centro, éstos decidieron crearla por su cuenta y esto ha llevado a una desigualdad entre ellas. Algunos centros disponían de unas páginas muy completas, mientras que otros presentaban una web totalmente rudimentaria y poco actualizada. Algunas páginas se encargaron a empresas externas por lo que la información y cohesión con otras webs de otros centros en muchos casos se duplicaba y no tenían relación las unas con las otras, la imagen institucional se presentaba totalmente desligada, se mezclaban los elementos de la intranet con los de la propia web. Actualmente, la web presenta información tanto de la UMA en general como de todos sus centros. Dispone de una imagen institucional uniforme, permite una mayor rapidez en la búsqueda, evita las duplicidades, posibilita una búsqueda temática y existe una separación mayor entre la web externa y la Intranet, a la que se accede a través de un previo registro. Videoconferencia Los profesores disponen de ordenadores en su despacho con los que pueden realizar reuniones por videoconferencia. Estas reuniones están sustituyendo cada vez más a las tradicionales gracias a la reducción de tiempo y el menor gasto económico que presentan. La mayoría se realizan siempre que sea complicado realizarlas en persona, casos como las reuniones con otros centros de España o internacionales. Blogs, foros y redes sociales La Universidad cuenta con perfil en Twitter y Facebook, canal en Youtube y además, blogs de cada área y departamento. Las redes sociales disponen de un dinamismo mucho mayor que aquel que aporta el blog. En un primer momento el poco movimiento del blog se debe a su vinculación directa con una web casi obsoleta hasta hace muy poco. Además la gente prefiere hacer uso de los blogs que ofrecen

 7

empresas externas como Google o Microsoft, que ofrecen mayor visibilidad, y herramientas mas completas, dejando de lado la idea de crear blogs desde la página de la UMA. Auditorías de comunicación interna Hace dos años que se realiza un DAFO para estudiar la comunicación dentro de la universidad, y es a través de este método como se detecta el fallo que supone la incoherencia de la página web. Se espera que se realice cada año para detectar mantener actualizada las necesidades de comunicación dentro de la universidad. ¿Aparte de éstas se utilizan otras que no se hayan mencionado? Para comunicación tanto interna como externa se utilizan cada vez más los APPS. Hace muy poco que se ha creado una aplicación que permite a los alumnos conocer las notas de los exámenes publicadas en el directorio (DUMA), esto es, que se les notifica directamente a su terminal móvil si el profesor ha subido las calificaciones. Relaciones Públicas Externas ¿Cómo es la comunicación externa de la universidad?, ¿Cómo es su relación con los medios? La universidad dispone de un Vicerrectorado de Relaciones Institucionales que es el que se encarga de las labores de protocolo y RRPP con el entorno. La relación exclusiva con los medios se gestiona a través del Vicerrectorado de Comunicación y del Departamento de Comunicación. La relación entre los medios y la universidad es fluida, personal, directa y diaria. Se mantiene una conversación con los responsables de los medios diariamente, precisamente para garantizar esa fluidez y que no sólo se produzca el contacto cuando haya algún problema o alguna necesidad de trasladar información “es importante que las relaciones con los medios se mantengan lo más desengrasada posible”. ¿Cuál de las siguientes herramientas se utilizan en la universidad?, ¿Cuáles son las que más utilizan?, ¿Y las menos? Entre las diversas herramientas utilizadas por la Universidad de Málaga destaca la Sala de prensa virtual. Esta sala cuenta con 5 años de antigüedad, siendo nuestra universidad la primera en toda en España en disponer de ella. Se elaboró para satisfacer la necesidad de facilitar el trabajo a los medios. Esta sala incluye los elementos escritos (nota,

 8

comunicado…) junto con archivos de vídeo, audio y fotografías. Los videos se suben en bruto para que los medios los editen como quieran. Relaciones Publicas con la Comunidad ¿A través de qué herramientas se mantiene la relación con la comunidad?, ¿Son estas relaciones fluidas?, ¿Mantienen una periodicidad o se trata de actos puntuales? Hay una realización constante de:

✏ Organización de eventos (culturales, científicos…). ✏ Jornadas de puertas abiertas. ✏ Ferias y exposiciones. ✏ Congresos, conferencias y presentaciones.

Uno de los puntos débiles es el Patrocinio y Mecenazgo. El principal problema es que en este país no hay una cultura de patrocinio. El Gobierno pretende sacar ahora una Ley de Patrocinio y Mecenazgo en la que se fomenten estas labores a través de algún tipo de compensación a las empresas que realicen patrocinio de la universidad. En la UMA tenemos como patrocinadores: Banco Santander, Unicaja y alguna empresa puntual que apoya congresos y jornadas. En cuanto a las Relaciones institucionales, ésta es constante con todos los entornos (diputación, ayuntamiento,…). Incluso, hay reuniones mensuales de los responsables de comunicación de las instituciones para ver de qué manera o cómo enfocan las cosas. Hay relaciones con, por ejemplo, el PTA o la Cámara de Comercio con los que los responsables de comunicación de la UMA se reúnen para elaborar estrategias conjuntas. Relaciones Públicas 2.0 No existe una figura de Community Manager estricta, pero su labor es ejercida por el Responsable del Área de Redes Sociales, subordinado del Jefe de Comunicación y coordinado por el Director de Comunicación. ¿Qué posición ocupa en el organigrama y cuáles son sus funciones específicas? Ocupa una posición importante, ya que hoy en día las rede sociales son el cauce a través del cual todo el trabajo o todo el esfuerzo de los demás se traslada al público.

 9

En general, ¿qué opinión te merece la comunicación llevada a cabo por la universidad?, ¿Crees que funciona? La apuesta de la universidad por la comunicación es relativamente reciente, ya que hace unos años no existía esa necesidad de comunicación. Hace un año y medio se crea el Vicerrectorado de Comunicación, que anteriormente lo encarnaba la Dirección General. Se daba información pero no con carácter estratégico de relación con los públicos y sin un control sobre toda la información y comunicación que se daba en la universidad. A partir de esta apuesta, se están solucionando todas esas carencias comunicativas de las que adolecía la universidad. Las ventajas que presenta nuestra universidad con respecto a otras en cuanto a la comunicación es que al ser una universidad joven resulta mucho más dinámica. La universidad ofrece programas de ayuda al emprendimiento, pero no se conocen, no por falta de comunicación sino de sobreinformación, por lo que un aspecto importante a tratar sería gestionar adecuadamente el volumen de información que se facilita. En cuanto a nuestra opinión… El Departamento de Comunicación de la Universidad de Málaga, como bien hemos descrito, ofrece todos los servicios y utiliza la mayoría de herramientas de las que disponen las relaciones públicas para su gestión interna y relaciones con el exterior. Pero bien es cierto, que aunque aparentemente funcione, nosotros como alumnos y parte directamente implicada en esa comunicación no lo vemos tan eficiente. Por una serie de razones que expondremos a continuación, creemos que ésta sigue yendo un paso por detrás del avance tecnológico. En primer lugar, la nueva web no parece ofrecer ninguna novedad. Ha cambiado su apariencia visual pero no el contenido, ni el acceso a éste. Es cierto que es más moderna que la anterior, pero no da soluciones de comunicación. Por otro lado, el Campus Virtual no ha sufrido ninguna modificación que es totalmente necesaria, en cuanto a notificaciones de contenido se refiere, y al manejo de éste por parte de una sector del personal docente que no conoce cómo funciona y no le da la utilidad que merece. En segundo lugar, hay una gran cantidad de eventos y celebraciones que no se llegan a conocer. Igualmente, toda la información que se ofrece está masificada y no permite una discriminación selectiva en función de los intereses de cada participante. Por último, resaltar la buena labor comunicativa externa que ejerce la institución con los medios de comunicación, empresas privadas y el

 10

resto de instituciones nacionales e internacionales que dota de prestigio a nuestra universidad y que genera una actividad participativa de todos sus públicos. También destacar que sería interesante fomentar el patrocinio y mecenazgo para así conseguir dotaciones monetarias que se pudiesen invertir en la mejora de los centros, departamentos, servicios y comunicación interna. Sin embargo, es esta última la que más atención necesita, puesto que existe un déficit comunicativo importante entre los públicos internos de la institución. Los alumnos no se sienten integrados en los canales internos de comunicación, y en algunas ocasiones no se da la retroalimentación necesaria para su correcto funcionamiento y posterior mejora. Hay que tener en cuenta que los alumnos en concreto, y los públicos internos en general, serán los que proyecten la imagen de la institución, por lo que deberían ser primordiales en todo cambio realizado o que se pretenda realizar. Como conclusión, se debe seguir trabajando en la adaptación de las herramientas que tenemos y en la integración de las nuevas, dado el carácter fugaz que tienen hoy en día las tecnologías y la importancia de éstas en la fluidez y participación comunicativa universitaria. Puedes ver la entrevista en http://youtu.be/NW8bEErUfQc