trabajo de sistemas de ventas

5/8/2018 Trabajo de Sistemas de Ventas - slidepdf.com

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Universidad de Oriente

Núcleo de Nueva Esparta

Escuela de Hotelería y Turismo

Programa Licenciatura en Administración y Contaduría Públicas

Asignatura: Sistemas de Procedimientos Administrativos y Contables

Realizado por:

Cárdenas, Patricia C.I: 20.536.777

Malaspina, Mercedes C.I: 20.535.849Medina, Yennifer C.I; 19.897.891

Rincones, Emilza C.I: 20.111.779

Salazar, Sarahí C.I: 19.585.653

GUATAMARE, JUNIO DE 2011

Sistemas de

Ventas



Ventas

Es una orientación administrativa que supone que los consumidores nocomprarán normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos

que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas.

El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la

existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios,

aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea

vender.

Objetivo

Permitir todas las operaciones de venta que por diferentes conceptos realice

la empresa con su cartera de clientes. Está encargado de contratar a promotoras,

vendedores, supervisores y llevar control de inventarios de productos de cada una

de las sucursales.

Este es el departamento prioritario de la empresa, ya que a través de su

buena gestión la empresa puede vender. Es el departamento encargado de

vender, distribuir y dar seguimiento de las diferentes rutas (colmados,

supermercados, cafeterías).

Sistemas de Ventas

Son sistemas de información usados en marketing y administración que

automatizan algunas funciones de ventas y de administración de fuerzas de venta.

Son frecuentemente combinadas con un sistema de información de marketing.



SISTEMA DESCRIPCIÓN

Nivel

Organizacional

Procesamiento de

Pedidos

Dar entrada, procesar y registrar

pedidos

Operativo

Análisis de Mercado

Identificar clientes y mercados

utilizando datos demográficos, de

mercados, comportamiento del

consumidor y tendencias

Conocimiento

Análisis de Fijaciónde Precios

Determinar precios para productosy servicios

Administrativo

Pronóstico de

tendencias de ventas

Preparar pronósticos de ventas a 5

años

Estratégico

Un sistema de ventas tiene como objetivo:

Automatizar procesos: Automatización es la tecnología que trata de la aplicación

de sistemas mecánicos, electrónicos y de bases computacionales para operar y

controlar la producción. Esta tecnología incluye: herramientas automáticas para

de esta manejar automáticamente el material y los sistemas de almacenamiento,

siempre y cuando exista un sistema de inspección automática para el control de

calidad de tal manera que ayude en el aprovechamiento y control de procesos de

la computadora para que sea más fácil y rápida la toma de decisiones y la

colecta de información.

Proporcionar información: Consiste en la salida de datos, otorgar el material que

arroje el sistema para posteriormente realizar la toma de decisiones que

conlleven al logro de los objetivos de dicho sistema y por ende de la organización

en conjunto.



Lograr Ventajas competitivas: Conjunto de atributos de una empresa (y de sus

productos) que la distinguen de sus competidores y que son reconocibles por sus

clientes. Diferencias que le permiten a la empresa una ventaja para competir

mejor, adelantándose a la competencia y superándola. Las ventajas competitivasusualmente se clasifican en ventajas de precio, de calidad y de oportunidad.

Importancia del Sistema de Ventas

De vez en cuando, muchas empresas comerciales tienen la necesidad de

llevar a cabo, mediante la administración de ventas, una revisión de todos sus

objetivos lo que incluye una revisión sobre cómo se cumplen estos mediante susventas realizadas y su participación en el mercado. Las ventas controladas

mediante los sistemas empleados por la administración de ventas, representan un

área en la cual, la inmediata obsolescencia de todos objetivos, las políticas,

estrategias y los programas que constituyen a la administración de ventas,

resultan ser una posibilidad continua para un desarrollo mucho más eficiente.

Cada empresa comercial tiene por tarea realizar con regularidad una

evaluación sobre el enfoque estratégico de la administración de ventas; en este

caso particular, los recursos con los que cuenta una empresa son dos: la revisión

del índice de las ventas y la auditoria de ventas.

La eficiencia de la administración de ventas no necesariamente se

revela siempre a través de los índices de ventas actuales y las utilidades que la

misma genera.

Habitualmente, los buenos resultados que se obtengan por la administración

de ventas pueden ser consecuencia de que la misma fue aplicada en el lugar

correcto y en el momento apropiado, y no a que la administración haya sidodesarrollada en una manera eficiente. Las mejoras que se puedan aplicar en la

administración de ventas pueden llegar a aumentar todos los resultados,

provocando que pasen de regulares a buenos y hasta excelentes, y por último no

queremos dejar de lado el hecho de que muchas veces la administración de



ventas puede tener malos resultados a pesar de haber sufrido de una

excelente planificación.

Las ventas son vitales, no sólo hoy sino a través de la historia económica yen el futuro, debido a una cuestión simple: si no hay ventas, no hay utilidades, no

hay rendimientos para el inversionista, no hay salario ni empleo, es decir, no hay

nada. Toda empresa, con ánimo de lucro, vive de lo que vende, ya sea una

multinacional o un pequeño productor.

Selección del Sistema de Ventas

En el pasado, la definición de sistemas de ventas era el proceso por el cual

un vendedor coordinaba la búsqueda de clientes potenciales, la presentación, el

cierre del pedido y la entrega de los productos deseados. Hoy en día, los sistemas

de ventas comprenden un sistema electrónico integrado que permite al vendedor

poner un producto en el mercado con solo pulsar un botón. Los vendedores ya no

buscan clientes; responden preguntas y sirven y dan soporte a los interesados.

Hoy en día, el vendedor puede realizar una llamada de ventas teniendo a

mano el historial de ventas del cliente, información actualizada sobre el mercado y

la competencia, especificaciones detalladas del producto, hojas de precio

actualizadas al minuto, informes del estado de inventario y cualquier otro dato

necesario para cerrar la venta. Y todo ello se hace utilizando un sistema de ventas

automatizado de alta tecnología. Y es posible gracias a la disponibilidad de

ordenadores portátiles cada vez más potentes que almacenan enormes

cantidades de información y soportan módems de alta velocidad, conexiones

celulares, transmisión sin cable y software de última generación. El vendedor que

dispone de una conexión directa con la oficina puede pasar los pedidos en tiempo

real.



Los sistemas de venta automatizados pueden ingresar investigación y

gestión de datos, publicidad (utilizando marketing directo), distribución y servicio al

cliente para identificarlo y el comportamiento de dicho cliente. El resultado final es

la posibilidad de configurar un sistema de ventas que equilibre la tecnologíamoderna con la interacción humana de demanda del cliente en un solo paquete

que satisfaga los objetivos venales.

Otra forma de sistemas de ventas es un formato totalmente electrónico

conocido con el nombre de sistema experto. Estos sistemas descansan sobre una

lógica preprogramada que toma automáticamente decisiones respecto a la

probabilidad de que el cliente acabe convirtiéndose en una venta. Su inteligencia

artificial le permite definir y seleccionar los clientes que compraran los productos.

Utilizando los recursos de los sistemas de información de marketing, deberá

construir un sistema de ventas automatizado completamente integrado que se

centre en los siguientes elementos:

Gestión de base de datos (selección de listas- adquisición y combinación de

datos, identificación del cliente y predicciones de compra).

Ventas- generación de leads (producción, distribución e informes). Proceso de pedidos (entrada de pedidos, gestión de cobros, envíos,

informes de cambios de inventario y comunicaciones).

Soporte de clientes y servicios,

Funciones de la Administración de ventas

Por lo general, toda empresa comercial dedica un sector de la misma a quese dedique a la administración de ventas, y precisamente esta actividad de la

administración es llevada a cabo por el departamento de ventas de dicha entidad

empresarial.



La función de la administración de ventas es llevar a cabo la

planeación, ejecución y control de todas aquellas actividades relacionadas

con las ventas. Debido a que durante la instrumentación de los planes

correspondientes que suelen aplicarse en la administración de ventas, se sucedenmuchas sorpresas, ya que por lo general, el departamento de gestión de ventas

debe realizar el seguimiento y control constante de todas las actividades que giren

en torno a la administración de ventas. A pesar de esta necesidad lógica, muchas

compañías suelen emplear algunos tipos de procedimientos de control que

resultan inadecuados.

Incluso, se han encontrado algunos factores determinantes que respectan aestos procedimientos de control para la gestión de ventas de los cuales podemos

decir que, por ejemplo, las pequeñas empresas en su mayoría, cuentan con

menos controles que las grandes empresas y llevan a cabo un trabajo que resulta

mucho más eficiente que les permite fijar claramente todos los objetivos

perseguidos, como también, establecer los sistemas mediante los cuales se puede

medir la eficiencia de la gestión de ventas. Por otra parte debemos destacar que

menos de la mitad de las empresas comerciales conocen las utilidades de todos

sus productos individuales.

Además, solo una tercera parte de las compañías comerciales no posee

procedimientos regulares que pertenecen a la revisión realizada por toda

administración de ventas y que sirve para localizar y eliminar aquellos productos

que resultan débiles en la competencia comercial. También es importante que se

tenga en consideración que casi la mitad de las empresas no logran conseguir una

correcta comparación entre sus precios y los de la competencia, tampoco analizar sus costos de distribución ni analizar las causas por las cuales, cierto porcentaje

de su mercancía es devuelta; además de los que acabamos de mencionar, son

otros los aspectos más importantes de los cuales se tiene que encargar la

administración de ventas, por ejemplo, la misma debe realizar evaluaciones



correspondientes a la efectividad que tiene la publicidad en la que se ha invertido

para la difusión de los productos, y también es importante que se encargue de

revisar todos los reportes en cuanto a los niveles de ventas. Por lo general, es

común que la administración de ventas se enfoque en el control de los objetivosque posee la organización comercial, paralelamente a los resultados obtenidos por

la rentabilidad de ventas. La administración de ventas tiene la capacidad de

identificar aquellas zonas que resultan problemáticas y además recomienda

algunas acciones a mediano y corto plazo.

En síntesis las funciones de la Administración de Ventas se pueden resumir

de la siguiente manera:1. Desarrollo y manipulación del producto: Consiste en perfeccionar los

productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o

aplicación, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminación

de los productos pasados de moda, observación del desarrollo de los

productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto,

de su eficiencia, sus características distintivas y su nombre.

2. Distribución física: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la

cual es compartida con el de tráfico y envíos. El gerente de ventas coordina

estas con el tráfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los

productos desde la fábrica hasta el consumidor, que comprende los costos y

métodos de transporte, la localización de almacenes, los costos de manejo,

los inventarios, la reducción de reclamaciones por retrasos y perjuicios de

ventas.

3. Estrategias de ventas: son algunas prácticas que regulan las relaciones con

los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con lascondiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método

de distribución, créditos y cobros, servicio mecánico, funcionamiento de las

sucursales y entrega de los pedidos.



4. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crédito y a contado son

esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la

distribución de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores

al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario queel gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crédito, para

determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duración del período

de crédito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir,

todo lo relacionado con la práctica crediticia.

5. Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la

ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador

del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular elvolumen probable de ventas y sus costos para todo el año.

6. Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del

consumidor, sus hábitos de compra y su aceptación del producto o servicio es

fundamental para una buena administración de ventas, debido a que se debe

recoger, registrar y analizar los datos relativos al carácter, cantidad y

tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el análisis y la

investigación de ventas, estudios estadísticos de las ventas o productos,

territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas,

costos de venta y de operación.

7. Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda

de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fábrica, los

mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba

los planes de promoción y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones

presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la

publicidad en colaboración con los comerciantes.8. Planeación de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de

las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las

metas establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las actividades

de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribución física; el



personal de ventas, las fechas de los planes de producción, los inventarios, los

presupuestos y el control de los agentes de ventas.

9. Servicios técnicos o mecánicos: Corresponde a los gerentes de ventas

cuyos productos mecánicos requieren de servicios de instalación y técnicos,establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la

empresa vendedora para tal servicio.

10. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con

estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de

entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas

de la compañía y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas.

11. El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera más eficiente elproceso de integración el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los

agentes de ventas; así como de su compensación económica, supervisión,

motivación y control.

12. Administración del departamento de ventas: Es responsabilidad de los

gerentes de la misma, el cual debe establecer la organización, determinar los

procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los

miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a

los jefes de las diversas secciones de este departamento.

Características Generales del Sistema de Ventas

Características

Precisión: Permite obtener la información correcta y aquella que sea de carácter

relevante para el sistema.

Capacidad de Proceso: permite sistematizar la información de manera másrápida.

Concisión: Permite la posibilidad de realizar resúmenes.

Disponibilidad: Acceso a la información en cualquier momento que se desee.



Seguridad: Evita la perdida de información, de manera que se puede proteger a

sus clientes.

Políticas

Normas o lineamientos que deben utilizarse para la obtención de los

objetivos, son las normas por las cuales se rige la empresa las cuales dependen

de la misma.

Cada empresa adapta sus políticas en el Departamento de Ventas

dependiendo de sus necesidades, entre las cuales se pueden mencionar, por

ejemplo:

y Todo el personal del Departamento de Ventas debe ser femenino.

y El personal debe tener facilidad de expresión y buena presencia.

y Ofrecer a los clientes activos un descuento desde el 5% al 12%, dependiendo

de la cantidad del producto comprado, cuando el pago sea de contado.

y Brindar al cliente activo el incremento de días para el pago de las facturas que

pueden comprender desde 06 a 20 días, dependiendo del monto total de la

factura.

y Como parte del incentivo hacia los vendedores del Departamento de Ventas, se

le permitirá optar por una comisión del 5% del total de la Factura cuando sean

cobradas en la fecha de vencimiento de la misma u optar por rifas trimestrales

en artículos del hogar.



Ubicación jerárquica

El módulo de venta es uno de los módulos más importantes en todo elsistema, esto debido a que toda empresa depende de sus ingresos para poder

funcionar correctamente, es por esto que sin las ventas no existiría dicha empresa,

dependiendo de los ingresos de la empresas se sabrá si va a existir ganancia o

pérdida. La distribución física puede ser un medidor entre el éxito y el fracaso en

los negocios. En esta etapa se pueden realizar los ahorros más importantes

debido a que el intercambio se facilita por medio de las actividades que ayuden a

almacenar, transportar, manipular y procesar pedidos de productos.

La distribución física implica la planeación, la instrumentación y el control

del flujo físico de los materiales y los bienes terminados desde su punto de imagen

hasta los lugares de su utilización, con el fin de satisfacer las necesidades de los

clientes a cambio de una ganancia. El mayor costo de la distribución física



corresponde al transporte, seguido por el control de inventario, el almacenaje y la

entrega de pedidos con servicios al cliente.

Los representantes de ventas se encuentran entre el activo más productivo

y costoso de una compañía y un aumento en su número incrementará tanto las

ventas como los costos.

En la organización se presenta la siguiente jerarquización:

CONTABILIDAD

- Contabilidad General.

- Contabilidad de Costos.

- Contabilidad Multidimensional.- Presupuestos.

Finanzas

- Cuentas por pagar.

- Bancos.

- Caja.

- Control de financiamiento.

Ventas y Distribución

- Ventas.

- Facturación.

- Despacho.

- Cuentas por cobrar.

- Cobranzas.

Contratos y Servicios.

- Contratos.

- Pedidos de servicios.

- Facturación.



- Cuentas por cobrar.

- Cobranzas.

Logística.

- Requisiciones.

- Compras.

- Almacenes.

- Toma de inventario.

Activo Fijo.

- Administración de Activos.

- Obras en Curso.

- Resolución de Terrenos.

- Calculo de Depreciación.

Procedimientos

Módulo De Pedidos De Venta

Módulo De Facturación

Módulo De Cuentas Por Cobrar

Módulo De Manejo De Almacenes Y Reparto De Mercadería

Módulo De Reportes

Módulo De Catálogos

Aspectos generales

El Sistema Comercial es una poderosa herramienta mediante la cual se

pueden realizar las funciones de administración y control del proceso de Ventas y



distribución para empresas comercializadoras de productos. Cubre las funciones

de:

· Toma de pedidos

· Ventas (pre-venta, auto-venta, puntos de ventas, etc)· Análisis de créditos y cobranzas

· Manejo de existencias

· Facturación

· Despacho y reparto de mercadería

· Comisiones

· Estadísticas de ventas

· Generación de asientos contables de ventas· Cobranzas y financiación de ventas.

Maneja múltiples compañías, localidades y almacenes, es bi-monetario y

completamente parametrizable y configurable.

El sistema está preparado para soportar la utilización de terminales

portátiles de captura de datos para los procesos de venta y manejo de almacenes.

La información de ventas se puede analizar multidimensionalmente mediante el

uso de herramientas de Business Inteligence.

Descripción del sistema

El Sistema Comercial cuenta con diversos módulos que permiten realizar de

manera eficaz el control y seguimiento del ciclo comercial, desde el ingreso del

pedido, pasando por la aprobación, facturación, despacho, cobranzas,administración de cartera, manejo de Concesiones y Consignaciones brindando

consultas y reportes para su gestión, llevando en todo momento un control de

auditoría para cada operación efectuada en el sistema.



Modulo de pedidos de venta

Esta funcionalidad posibilita realizar la toma de pedidos de los clientes, ya

sea mediante el uso determinales portátiles (terminales PALM donde se registra lapre-venta) o directamente con el sistema, automatizando tareas manuales y

eliminando documentación innecesaria, con el objetivo de aumentar la

productividad de la fuerza de ventas. Los pedidos pueden seguir diversos flujos de

procesos dentro de la organización, según como se hayan establecido las ³Reglas

del Negocio´ y los atributos propios del pedido. Estos atributos pueden ser entre

otros, el tipo de pedido (contado, crédito, etc.), el límite de crédito del cliente (por

cliente o por corporación), la categoría del cliente (excelente, bueno, regular omalo), los documentos vencidos del cliente, los cheques devueltos y las letras

protestadas, etc.

El módulo de pedidos permite la administración y control de los pedidos de

venta. Cubre las funciones de:

· Registro

· Administración

· Calificación (crédito - débito)

· Asignación manual de stocks (compromiso del stock disponible)

· Atención de back orders (para atención parcial de los pedidos).

· Anulación del back orders

El ciclo de cada pedido de venta dependerá de las condiciones de venta

(crédito, contado, etc.) y del cliente (categoría y límite de crédito), estas funciones

y parámetros son configurables de acuerdo a las políticas de cada empresa.

En el "Registro de Pedidos" se ingresa toda la información de las

condiciones de pago pactadas con el cliente, moneda, el vendedor que realizó la

venta, así como la zona de despacho y listas de precios vigentes. Contiene



además la información de los descuentos asociados a cada artículo, cantidades y

precios, descuentos por el total del pedido, gastos asociados.

Para aquellos pedidos que están retenidos en consulta o pendientes deaprobación por algún motivo (Excedió la Línea de crédito, cliente moroso o con

cheques devueltos y/o con documentos protestados) existe un proceso

denominado "Calificación de Pedidos" que hará que los pedidos sean aprobados y

pasen al proceso de facturación y despacho.

También es posible realizar la "Asignación de stocks" que permite

comprometer parte del stock del almacén para un pedido en especial, stock que yano estará disponible para otros pedidos. De igual manera esta funcionalidad está

disponible para aquellos pedidos con atenciones parciales

Cuenta además con una serie de reportes y consultas para lograr el

seguimiento de los pedidos de acuerdo a su tipo y estado (por calificar, en back

order, facturado, despachado, etc.), facilitando el seguimiento de la atención al

cliente.

Modulo de Facturación

La función del módulo de Facturación permite la emisión manual o

automática de facturas y boletas de venta, afectando en todo momento y de

manera inmediata la cuenta corriente del cliente y la contabilidad; con este módulo

también se logra administrar y anular estos documentos.

Para la emisión es posible manejar diversas series de comprobantes de

pago según el tipo de documento y la localidad emisora.



Él modulo incluye el manejo de comisiones de vendedores, estas se

configuran según la necesidad de cada empresa. El cálculo de comisiones se

realiza para todos los niveles jerárquicos (Jefes de Venta, Asistentes y

Vendedores) y toma como importe base el importe vendido y cobrado durante elperiodo comisionable.

Se incluyen consultas y reportes que permiten el seguimiento y control de

los pedidos pendientes de facturación de manera que el control de la atención está

garantizado. El registro de ventas puede ser emitido en todo momento pudiendo

ser expresado en moneda nacional o moneda extranjera.

Este último se encuentra actualizado con todos los requerimientos legales.

MODULO DE CUENTAS POR COBRAR

El módulo de Cuentas por Cobrar permite generar notas de crédito y débito;

asignar documentos por cobrar a vendedores, cobradores y repartidores; registrar

y administrar las cobranzas y anticipos; registrar y administrar operaciones

bancarias; procesar canjes de facturas por letras y movimiento de letras en los

bancos; Procesar canjes de facturas por documentos por cobrar; Registrar y

administrar las cobranzas y anticipo; realizar el financiamiento y renovación de

letras, y registrar y administrar otros abonos y cargos en la cuenta corriente tales

como los cheques devueltos.

La emisión de las notas de crédito y débito puede ser realizada de maneramanual o automática.

De igual forma, es posible tener diversos motivos o conceptos de nota de

crédito y débito.



La emisión de las notas de crédito y débito puede ser realizada de manera

manual o automática manejando diversas series de los comprobantes de pago

según el tipo de documento y según la localidad emisora. De igual manera es

posible tener diversos motivos o conceptos de nota de crédito y débito tales como:

· Devolución de mercadería

· Por descuentos adicionales

· Por diferencias de precios

· Por gastos financieros

Para el caso de que el motivo de la nota de crédito sea por "Devolución deMercadería" el sistema mostrará el documento que se está devolviendo así como

sus detalles (código de artículo, cantidad e importes).

Durante el ciclo de cobranzas el sistema permite asignar los documentos

por cobrar (facturas, notas de débito, etc.) a un cobrador, vendedor o repartidor el

cual efectuará el cobro de estos documentos y liquidará diariamente en Tesorería

emitiéndose en este momento las planillas de liquidación de cobranzas y las

liquidaciones diarias de caja; Las cobranzas se pueden realizar en diferentes

monedas y de diversas formas de pago (boleta de depósito, cheque, efectivo,

anticipos, etc.). Finalizada la liquidación de caja es posible realizar operaciones

bancarias que generarán movimientos en los bancos afectando instantáneamente

el saldo de las cuentas bancarias.

Es posible realizar el canje de documentos (facturas, boletas, notas de

débito u otros cargos) por documentos financieros teniendo éstas diversosvencimientos e importes calculados automáticamente por el sistema. De igual

manera se pueden efectuar refinanciaciones y renovaciones de letras que están

vencidas o por vencer.



Una vez emitido y procesado el documento financiero, queda en cartera,

pudiendo ser enviado al banco a descuento o cobranza. Para esto, el sistema

cuenta con una serie de funciones y reportes que permiten realizar el registro y

seguimiento de estos documentos.

De igual manera, el módulo de cuentas por cobrar posee una serie de

consultas y reportes que son utilizados para la gestión de la cuenta corriente de

clientes. Estos reportes son los siguientes:

· Estado de Cuenta de Clientes

· Antigüedad de Cuentas por Cobrar Detallado· Antigüedad de Cuentas por Cobrar Resumido

· Proyección de Cobranzas

· Liquidación Diaria de Cobranzas

· Liquidación Mensual de Cobranzas

· Canje de Documentos

· Aplicaciones de Anticipo y Notas de Crédito a documentos

· Documentos por Cobrar

· Cobranzas con Operaciones Bancarias

· Documentos por canjear

Modulo de Manejo de Almacenes y Reparto de Mercancía

Este Modulo permite el seguimiento y control de las guías de remisión

mediante la asignación de mercadería por transportista / zona, el registro de lasentregas efectuadas, la reprogramación, y la anulación de las guías por

mercaderías no aceptadas por el cliente.



Así mismo, permite registrar las entregas efectuadas a los clientes

controlando la productividad del reparto.

El control de la distribución se realiza a través de la liquidación demercadería según cargo del repartidor (mercadería aceptada o no aceptada por el

cliente) y el seguimiento de guías de remisión según estado o condición del

reparto.

Opcionalmente, el sistema cuenta con funciones que permiten el uso de

terminales portátiles de radio frecuencia para facilitar las operaciones dentro del

almacén.

Modulo de reportes

Este módulo maneja los siguientes reportes:

· Lista de Precios

· Ventas anuales, mensuales y diarias por:

· Compañía

· Localidad

· Vendedor

· Zona de Venta

· Clase del Artículo

· Artículo

· Cliente

· Canales de distribución

· Localidad· Todos estos reportes presentan la información en Valor (moneda base y

alternativa) y en cantidad.



Modulo de catálogos

La versatilidad del sistema comercial para adaptarse fácilmente a cualquier

negocio de distribución se debe en gran medida a su configuración y almantenimiento de sus tablas básicas:

· Clientes y Límite de Crédito

· Clasificación de Clientes

· Vendedores y Comisiones

· Cobradores

· Repartidores· Listas de Precios

· Zonas de Venta

· Zonas de Despacho de Clientes

· Zonas Postales

· Motivos de Nota de Crédito y Débito

· Términos de Pago

· Formas de Pago

· Monedas

· Tipos de Documentos

· Tipos de Comisión

· Tipos de Descuento

· Tipos de Venta

· Tipos de Artículos

· Países, departamentos, provincias y distritos

· Numeración de Comprobantes de Pago· Numeración de Letras

· Parámetros del Sistema

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