BASES DE DATOS RELACIONALES

ACCESS 2010

ROBAYO MARTINEZ BRIAN ARLEY

SAENZ MORENO JHONN ALEJANDRO 903

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA EDIFICAMOS FUTURO

DEPARTAMENTO INTEGRADO AREA DE TECNOLOGIA E INFORMATICA

BOGOTA 2014

BASES DE DATOS RELACIONALES ACCESS 2010

ROBAYO MARTINEZ BRIAN ARLEY SAENZ MORENO JHONN ALEJANDRO

903

Trabajo presentado como

requisito del tercer periodo académico

John Alexander Caraballo Martínez Docente de tecnología e informática

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA

EDIFICAMOS FUTURO DEPARTAMENTO INTEGRADO

AREA DE TECNOLOGIA E INFORMATICA BOGOTA

2014

TABLA DE CONTENIDO

Tabla de contenidos

1. OBJETIVOS_____________________________________________________4

1.1 OBJETIVOS GENERALES________________________________________4

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS_______________________________________4

2. INTRODUCCION_________________________________________________5

3. MICROSOFT ACCESS______________________________________________6

3.1 CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS________________________________6

4. CREAR UNA BASE DE DATOS_______________________________________7

4.1.1 ENCABEZADO______________________________________________8

4.1.2 CREAR BASE DE DATOS______________________________________8

4.1.3 CREAR TABLA DE DATOS_____________________________________9

4.1.4 PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS.______________________9

5. BASES DE DATOS RELACIONALES ___________________________________10

5.1.1 Para crear una relación:_____________________________________10

5.1.2 Para agregar relaciones:_____________________________________11

5.1.3 Para eliminar relaciones:____________________________________13

5.1.4 Para modificar relaciones:___________________________________14

5.1.5 Para eliminar las relaciones__________________________________15

6. FORMULARIOS:__________________________________________________16

7. INFORMES:______________________________________________________14

8. CONCLUSIONES__________________________________________________21

1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL:

- Entender el uso y significado de las bases de datos

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

- Crear una base de datos para una empresa didáctica

- Distribuir la información en tablas y organizarla en campos

- Establecer relaciones entre las tablas

- Diseñar formularios con cada una de las tablas

- Realizar informes de los temas más importantes de las tablas

INTRODUCCION

Una base se puede decir que es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego

podamos encontrar y utilizar fácilmente. También se puede definir como un conjunto de información o de cosas que

se relaciona de alguna forma y se encuentra seleccionada para tener mejor acceso de la misma.

En la actualidad la recopilación de datos es fundamental para que una empresa o institución mantenga sus relaciones. Por este motivo se le brinda

una gran importancia al mantenimiento de la base de datos y también al constante crecimiento de la misma. Es importante que la base contenga

ciertos datos fundamentales de la persona, como por ejemplo su teléfono (fijo, móvil o ambos), dirección de correo electrónico y la dirección postal.

Estas bases de datos son dinámicas, pues se modifican todo el tiempo, a

diferencia de las estáticas que suelen recopilar información o documentos históricos.

Es muy importante que lo sepamos utilizar y manejar a la perfección porque si alguno de nosotros en el futuro quiere trabajar y/o crear una empresa,

deberá tener en cuenta que tiene que tener de forma organizada todos los datos de sus productos, de sus clientes, de sus empleados y ¿cuál será la

mejor de hacer esto? Utilizando el programa Access el cual facilita muchas de estas actividades que son primordiales para la creación de una empresa

porque es la base de todo y contiene la información de cada cosa que pasa en la empresa.

1.1.2- CONCEPTOS BASICOS DE ACCESS 2010

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado para

poder tener estos datos de una manera ordenada podemos utilizar la tabla de datos que es un

objeto que se utiliza para almacenar los datos y esta tendrá la información sobre algún tema o

algún producto. Cuando tengamos nuestras tablas podemos hacer una visión personal de las

tablas almacenadas utilizando el objeto consultas.

Si queremos modificar los datos de las tablas utilizaremos el objeto de Access llamado formularios

que nos permite hacer todo eso, también podremos crear informes que está diseñado para dar

formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Para que nuestros

documentos no se pierdan utilizaremos las páginas que son un tipo especial de página web

diseñada para ver los datos y trabajar con ellos desde internet.

También existen macros que define de forma estructurada las acciones que nosotros realicemos a

una respuesta y por ultimo existen módulos que contienen procedimientos personales que se

codifican.

Base de datos

tablas de datos

consultas

formularios

informes

paginas

macros

modulos

esta compuesto por

1.1.2 Base de datos Access 2010

1. Encabezado de la empresa.

TEXTI EXPREES S.A

CRA89C N42 A 51 SUR TEL: 4500465

http://ticjhonnalejandro903.blogspot.com/ http://ticbrianrobayo.blogspot.com/

2. Crea una base de datos Access 2010.

3. Crea una base de datos Access 2010 con el nombre de la empresa.

4. Crear tablas en Access 2010:

HAGA CLIC EN VISTA DE DISEÑO Y

ASIGNE EL NOMBRE A LA TABLA

5. Asignamos nombre a la tabla : clientes

6. Asignamos en nombre de los campos

7. Modificamos el tipo de dato

En este momento el diseño de la tabla te debe quedar así

ASIGNAMOS NOMBRE A LA

TABLA: CLIENTES

ASIGNAMOS EN

NOMBRE DE LOS

CAMPOS EN LA GUIA

N1

Modificamos el

tipo de dato que

llevara el

registro acorde

al campo

Y por último la tabla nos quedara de esta manera.

8. Vista hoja de datos procedemos a llenar los registros

Damos clic en el icono

vista de tabla para

observar los efectos

sobre la tabla

1.1.3 BASES DE DATOS RELACIONALES

Y la otra la tabla secundaria.

Unidad 6. Las relaciones

En esta unidad veremos cómo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden

existir entre dos tablas de una base de datos.

6.1. Crear la primera relación, Conceptos básicos sobre relaciones, Integridad referencial:

Para crear relaciones en Access 2010 deberemos:

- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL. Hacer clic sobre el botón Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación: Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código paciente de la tabla Pacientes). Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos). Soltar el botón del ratón.

Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones.

6.2. Añadir tablas a la ventana Relaciones

Si ya hemos creado una relación y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en la

ventana Relaciones debemos añadir la tabla a la ventana:

Primero nos situamos en la ventana Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña

Herramientas de base de datos.

Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la pestaña Diseño.

6.3. Quitar tablas de la ventana Relaciones:

Si queremos eliminar una tabla de la ventana Relaciones, primero nos situamos en la ventana

Relaciones haciendo clic en el botón Relaciones en la pestaña Herramientas de base de datosY le

das clic en Ocultar tabla.

6.4. Modificar relaciones:

Para modificar una relación debe hacer clic con el botón derecho sobre la línea que representa la

relación a modificar y elegir la opción Modificar relación... del menú contextual que aparecerá.

6.5. Eliminar relaciones:

SI quieres eliminar una relación deberás hacer clic con el botón derecho sobre la relación a borrar

y elegir la opción Eliminar del menú contextual.

6.6. Limpiar la ventana relaciones:

Cuando nuestra base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana Relaciones

puede llegar a ser tan compleja que sea difícil interpretarla, pero esto se puede solucionar

utilizando la opción Borrar diseño y Mostrar relaciones directas.

6.7. Mostrar relaciones directas:

Esta opción nos permite visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones basadas en una

tabla determinada para ello posicionarse en la ventana Relaciones y hacer clic con el botón

derecho sobre la tabla y elegir la opción Mostrar directas del menú contextual que aparecerá.

6.8. Visualizar todas las relaciones:

Si queremos visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones debemos hacer clic con el

botón derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opción Mostrar todo del menú contextual

que aparecerá. O pulsar el botón Mostrar todas las relaciones en la pestaña Diseño.

Crear un informe

Paso 1: Nos dirigimos a la tabla CREAR y seleccionamos la opción asistente

para informes.

Paso 2: Seleccionamos los campos que queremos aparezcan en el informe

utilizando el cuadro que nos muestra cada uno de los campos.

Paso 3: En este caso podremos colocar algún nivel de agrupamiento si lo

deseamos.

Paso 4: En esta tabla podremos ordenar los campos en forma ascendente o

descendente.

Paso 5: Aplicaremos una distribución al informe.

Paso 6: Le pondremos un título al informe y podremos hacer una vista previa

y le daremos finalizar.

Como crear un formulario

Paso 1: Para crear un formulario vamos al menú crear y seleccionamos el asistente para

formularios.

Paso 2: Seleccionamos la tabla de la cual vamos a crear un formulario

Haz clic sobre el botón para añadir todos los campos al formulario

Paso 3: El paso siguiente será dejar la opción EN COLUMNAS para la distribución del formulario

Pasó 4: Dejar la opción EN COLUMNAS

Paso 5: Modificar el diseño del formulario si seleccionamos esta opción aparecerá la vista de

diseño del formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario.

Paso 6: Pondremos el logo de nuestra empresa

GRUPO DE CONTROLES

Son los objetos que nos ayudaran a mostrar los datos, a realizar acciones o simplemente como

decoración.

En la pestaña de diseño tenemos un botón para cada tipo de control que se pueda añadir al

formulario.

8 CONCLUSIONES

- Lo primero que tenemos que hacer es saber que es una base de datos, saber que

será como un almacén el cual guardara y organizara diferente tipo de información.

Las bases de datos nos permite acceder, registrar y analizar datos de una manera

rápida y sencilla. El concepto de bases de datos se puede resumir en que es el

corazón y al mismo tiempo la cabeza de una empresa, ya que sin esta no se

tendría un orden y todo sería un caos. Así que si algún día quieres tener una

empresa tendrás que manejar a la perfección este programa.

- Las tablas cumplen la función de guardar los datos que se estén tratando de una

forma organizada y lista para presentarla cuando se necesite, cada tabla estará

compuesta por unos registros y unos campos los cuales podremos completarlos

con textos y con gráficos, pero no solamente podemos crear una tabla si no varias

y cada una llevara un nombre especifico.

- Una vez creadas las tablas de cada asunto o tema de la base de datos,

necesitaremos una forma de por decirlo así indicarle a Access como volver a

combinar todos los datos y eso lo podremos realizar con la ayuda de la opción

relaciones la cual nos permitirá crear varias relaciones.

- Los formularios nos ayudan a introducir o ver datos en la base de datos de manera

muy fácil. Se puede decir que un formulario es un acceso más rápido el cual

podemos utilizar para trabajar con los datos. También nos ayudaran a crear listas

plegables, instrucciones, controles de desplazamiento y gráficos.

- Los informes en resumidas cuentas ayudan a presentar los datos de las tablas ,

ayudan a saber la cantidad de una factura o algunos datos de nuestros clientes la

cual es demasiado importante tener esta información a la mano por si se presenta

algún problema solucionarlo de manera inmediata.