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TRABAJO DE GRADO
SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA PROSOFI UTILIZANDO LA
METODOLOGÍA DE BALANCED SCORECARD COMO HERRAMIENTA PARA VISUALIZAR EL
PERFORMANCE DE PROSOFI
SERGIO ALEXANDER AVELINO MENESES
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERÍA
CARRERA INGENIERÍA INDUSTRIAL
DEPARTAMENTO DE PROCESOS PRODUCTIVOS
ÉNFASIS EN PRODUCCIÓN
Junio 01 de 2012
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERÍA
CARRERA INGENIERÍA INDUSTRIAL
TRABAJO DE GRADO
SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA PROSOFI UTILIZANDO LA
METODOLOGÍA DE BALANCED SCORECARD COMO HERRAMIENTA PARA VISUALIZAR EL
PERFORMANCE DE PROSOFI
DIRECTOR DEL TRABAJO DE GRADO
INGENIERO JOSÉ FERNANDO JIMÉNEZ
INSTITUCIÓN DE APOYO DEL PROYECTO
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
CARRERA 7 No. 40 - 62
BOGOTÁ - CUNDINAMARCA
(571) 3208320
ESTUDIANTE
SERGIO ALEXANDER AVELINO MENESES
3332802
314-273-22-74
BOGOTÁ D.C.
Abril 23 de 2012
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AGRADECIMIENTOS
Este proyecto se llevó a cabo gracias al apoyo y acompañamiento de muchos actores. En
primer lugar quisiera agradecer al director de trabajo de grado, el ingeniero José Fernando
Jiménez, quién condujo el proceso desde el comienzo.
Por otro lado, agradezco a los ingenieros Mabel Olano y Nestor Camilo Merchán por brindar
las recomendaciones pertinentes en la primera fase del proyecto con sus amplios
conocimientos del tema a nivel social, técnico y profesional.
Doy el agradecimiento también, a todos y cada uno de los integrantes del Programa Social
PROSOFI, quienes hicieron posible el desarrollo del Sistema de Indicadores Generales, y
quienes mostraron todo el interés para avanzar poco a poco en el desarrollo del mismo,
obteniendo así procesos muy enriquecedores, integrales y complementados desde las
diferentes disciplinas.
Entre ellos, Sandra Méndez, ingeniera civil y quien dio a conocer las necesidades del Programa
Social. Sandra Estuvo frente a los diferentes procesos y proyectos con la comunidad
beneficiaria, junto a la socióloga Blanca Cecilia Pérez quien acompaña actualmente las
diferentes comunidades y los proyectos en pro de su desarrollo. Ahora y a quién
especialmente agradezco, por su gran esfuerzo, empeño, dedicación y compromiso con la
comunidad y con el proyecto, es al ingeniero Alex Linares Bautista.
Finalmente, doy gracias a mi familia, quienes estuvieron al tanto y me brindaron todo el apoyo
moral al esfuerzo para lograr este gratificante proyecto que será de gran ayuda, no solo a las
comunidades que se atienden hasta el momento, sino a también a toda la comunidad
universitaria Javeriana y Jesuita.
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ÍNDICE DE CONTENIDO
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1.
ESTRUCTURA DE UN BSC (BALANCED SCORECARD) CMI (CUADRO DE MANDO INTEGRAL)
TABLA 2.
MATRIZ DE PROCESOS
TABLA 3.
LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
TABLA 4
TABLA DE INDICADORES DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL DE PROSOFI
TABLA 5.
ANÁLISIS RELACIÓN – INDICADORES Vs MATRIZ DE PROCESOS
TABLA 6.
BALANCED SCORECARD O CUADRO DE MANDO INTEGRAL DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
TABLA 7
PROMEDIO DE SALARIO, SEGÚN LA CARRERA (EN PESOS)
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ÍNDICE DE GRÁFICAS
GRÁFICA 1.
MAPA DE PROCESOS
GRÁFICA 2.
ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE PROCESOS - PRINCIPALES OPORTUNIDADES DE MEJORA DEL
PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
GRÁFICA 3.
PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
GRÁFICA 4.
LÍNEA DE TIEMPO DE PROSOFI – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
GRÁFICA 5.
MAPA ESTRATÉGICO DEL CMI PARA PROSOFI (VERSIÓN 6)
GRÁFICA 6.
MAPA ESTRATÉGICO DEL CMI PARA PROSOFI (VISTA AMPLIADA POR PERSPECTIVA)
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1- INTRODUCCIÓN
El Programa Social PROSOFI, sabiduría en beneficio de la comunidad, fue creado en el en el año 2010 como iniciativa de la Facultad de Ingeniería de la Pontificia Universidad Javeriana, a partir de la pregunta ¿Cómo aumentar la proyección social de la facultad de ingeniería y el impacto en las comunidades marginales? Tiene como objetivo fomentar la responsabilidad social de las personas que hacen parte de la Javeriana y desarrollar un proceso de acompañamiento a partir de proyectos interdisciplinarios e interinstitucionales que favorezcan a las comunidades beneficiarias y potencialicen su desarrollo integral. Tales proyectos se desarrollan con base en las necesidades de las comunidades, enmarcados en la responsabilidad social y empresarial, respetando su diversidad cultural, preferencias, sueños, planes y costumbres.
Los proyectos desarrollados por PROSOFI buscan integrar a los estudiantes, personal administrativo, profesores y facultades de la Universidad Javeriana con las comunidades tanto en trabajos de campo como en otros que busquen mejorar el programa como tal. Mediante el Proyecto Social Universitario, Proyecto de Grado y Práctica Profesional los estudiantes y profesores tienen la oportunidad de vincularse al programa y trabajar enfocados hacia el beneficio de las comunidades.
Lo ideal es poder tener una gestión sostenible para el Programa Social PROSOFI, debido a que “el
seguimiento y la medición se han convertido en una cultura organizacional en procura de
presentar un mejor servicio tendiente a la satisfacción de los usuarios. Todo proceso, proyecto,
iniciativa o plan de trabajo que ha sido puesto en marcha requiere el seguimiento e indicadores
que determinen tanto el grado de avance y cumplimiento de los objetivos propuestos desde el
comienzo, como las acciones que encaminen el logro de los mismos cuando existen diferencias o
desviaciones.” 1
Se ha expresado que es difícil mejorar algo que no se mide con precisión. Muchas compañías
cometen el error de producir gráficas donde la información es poco clara, su exactitud
cuestionable y cuyos datos no se utilizan para impulsar el progreso.
Los objetivos deben estar basados en la mejor tasa demostrada y deben estar alineados
directamente con un número de indicadores clave del rendimiento (Key Performance Indicators)
los cuales se pueden medir con exactitud y deben ser fácilmente entendibles, los cuales serán
decisivos para cualquier iniciativa con el fin de mejorar la productividad (Scott Klages, 2008).
Hablar de seguimiento en las organizaciones involucra utilizar una serie de metodologías que
permitan controlar las principales variables del negocio a todo nivel. El propósito de la aplicación
de éstas es la obtención de la mayor cantidad de información que permita el desarrollo de
mediciones (indicadores), las cuales reflejarán el estado actual de satisfacción de la comunidad y
1 Seguimiento, medición, análisis y mejora en los sistemas de gestión enfoque bajo indicadores de gestión y Balanced
Scorecard, Ríos Giraldo, Ricardo Mauricio, 2009.
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facilitará la toma de acciones pertinentes a mejorar aquella gestión realizada, logrando así mayor
eficiencia, eficacia y efectividad.
Medir implica comparación para poder establecer qué pasa con una unidad previamente definida
o una magnitud con respecto a otra. En términos de evaluación del programa, la medición
involucra la comparación de un logro alcanzado en la comunidad con respecto a un logro esperado
o que fue planeado. Los indicadores son herramientas que nos permiten realizar estas
comparaciones o mediciones.
“Medir nos permite saber con certeza el desempeño del sistema de gestión y cómo se le está
dando cumplimiento a los requisitos del cliente en el producto o servicio. Es decir, permite analizar
y explicar cómo han sucedido los hechos.” 2
1.1. SÍNTESIS DEL PROYECTO
De acuerdo a los objetivos que se ha planteado el programa PROSOFI, es necesario establecer
el proceso de medición al acompañamiento que se realiza a las comunidades beneficiarias,
con el fin de generar oportunidades de mejora tanto en el fortalecimiento de la formación
integral de la comunidad educativa, como en las demás instituciones vinculadas al programa, y
así brindar un mejor servicio cada día.
Este proceso de medición servirá para que se evalúen cada uno las actividades y planes
realizados actualmente, tales como el programa PSU (proyecto Social Universitario) entre
otros, con el fin de entender cuál ha sido el proceso, y así dar respuestas exactas que revelen
el aporte en pro de las comunidades menos favorecidas.
Por otro lado es relevante presentar evaluaciones (para conocer la contribución al desarrollo
de los estudiantes y en general comunidad educativa en un ambiente interdisciplinario) de los
propósitos de vinculación de:
• Los estudiantes de los diferentes programas educativos que se brindan en la comunidad
Javeriana (analizando Proyectos Sociales Universitarios o Prácticas Sociales, Proyectos de
investigación de los grupos de cada departamento, Proponiendo proyectos aplicados en las
asignaturas, o en el desarrollo de Trabajos de Grado o Tesis);
• Docentes e investigadores (estudiando el desarrollo de nuevos Proyectos de Investigación,
Proyectos en el desarrollo de asignaturas, o Participación en alianzas);
• Instituciones externas a la Universidad Javeriana, ya sean otros entes educativos,
gubernamentales o industriales (analizando las soluciones a las problemáticas de la
comunidad como la generación de alianzas estratégicas y desarrollo de proyectos, apoyo al
2 Seguimiento, medición, análisis y mejora en los sistemas de gestión enfoque bajo indicadores de gestión y Balanced
Scorecard, Ríos Giraldo, Ricardo Mauricio, 2009.
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desarrollo integral de la comunidad por medio de la Responsabilidad Social Empresarial, o
generación de Proyectos de investigación desde las universidades aliadas);
• De Programas de Voluntariado. Fortaleciendo así la formación integral de la comunidad
educativa, proporcionando la participación de estudiantes, docentes investigadores, directivos
y personal administrativo.
Teniendo al tanto que las organizaciones excelentes se destacan por gestionar sus actividades
y recursos mediante un conjunto de sistemas, procesos y datos que les permiten la toma
eficaz de decisiones, el desarrollo de este proyecto para estructurar la medición de la gestión
realizada en el Programa Social PROSOFI es sin duda necesario para asegurar la calidad de la
información empleada en dicha toma de decisiones y en el acompañamiento de las
comunidades favorecidas en pro de su desarrollo.
Para demostrar calidad en los proyectos generados de la mano de las comunidades debemos
procurar ser excelentes, y esto implica llevar a cabo mediciones periódicas con el fin de
disponer de datos objetivos que sustenten el avance del Programa hacia unos buenos
resultados en relación con sus objetivos y estrategias planteadas.
Con el apoyo de las coordinaciones General y Social del Programa, roles ejercidos por el
Ingeniero Alex Linares, la Ingeniera Sandra Méndez Fajardo (anterior coordinadora) y la
Socióloga Blanca Cecilia Pérez Muzuzu, y con la colaboración del director del Trabajo de
Grado, el Ingeniero José Jiménez Gordillo, se ha definido que lo más apropiado es determinar
un método de evaluación y seguimiento continuo, con el fin de suplir la demanda del
programa de generar una valoración (tanto cuantitativa como cualitativa) que ayude a
determinar con resultados claros cuál es y cuál será el impacto que genera la gestión realizada
en el proceso de acompañamiento a las comunidades.
Desde la coordinación del Programa, se definió que la necesidad básica era un Sistema de
Indicadores macros, pues se ha establecido que este seguimiento deberá ser realizado en este
momento en un contexto general teniendo presentes los cinco principios establecidos en el
programa, los objetivos del mismo y las líneas de acción que están conjuntamente
relacionadas con los principios. La información brindada en cada uno de los proyectos ligados
a las líneas de acción alimentará el sistema de evaluación general a futuro de acuerdo a la
variabilidad de los mismos. Por otro lado se debe tener muy en cuenta el tema de la
responsabilidad social y empresarial como uno de los temas relevantes para el programa.
Los aportes más importantes de este proyecto se verán reflejados, como se ha recalcado hasta
el momento, en el mejoramiento de las actividades tanto en el desarrollo de la comunidad
educativa en un ambiente interdisciplinario, como en la comunidad menos favorecida
abarcando temas dentro de la dimensión: Social, Económica; de Servicios Sociales como
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educación y tecnología, salud, deporte y cultura; Servicios públicos domiciliarios como
acueducto, alcantarillado, aseo, energía, gas, telefonía; Infraestructura y ambiental. Pues el
principal logro que se busca es generar mayor valor a las comunidades marginadas del
desarrollo del sector de Bolonia de la localidad de Usme a través del proceso de mejoramiento
de calidad de vida con un desarrollo continuo y sostenible de sus comunidades, así como la
concientización a los estudiantes Javerianos de servicio a la sociedad.
1.2. OBJETIVO GENERAL
Elaborar un Sistema de Indicadores Generales de gestión para el Programa Social PROSOFI basado en la metodología del modelo de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral; a partir de la clara definición de las estrategias del mismo y teniendo como base los cinco principios, los objetivos y las líneas de acción establecidos de PROSOFI, enfocándonos en brindar un acompañamiento a la gestión de alta calidad tanto a la formación integral de la comunidad educativa como al servicio prestado a la comunidad beneficiaria.
1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.3.1. Estudiar la herramienta del Balanced Scorecard para lograr un conocimiento exacto de sus
requerimientos.
1.3.2. Estudiar las políticas del programa y los diagnósticos ya establecidos del programa, como:
los proyectos del manual de procedimientos, caracterización de procesos y modelo de
seguimiento de la coordinación, con el fin de realizar una comparación de lo que se tiene
en PROSOFI y los requerimientos metodológicos de la filosofía BSC.
1.3.3. Implementar el modelo de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral, entendiéndolo
como base para el Sistema de Indicadores Generales del Programa Social PROSOFI y
teniendo en cuenta el diseño y desarrollo de un aplicativo en Microsoft Excel donde soporte
el BSC implementado y ayude al Programa Social PROSOFI a llevar eficientemente la
filosofía propuesta.
1.3.4. Realizar el análisis y evaluación Costo-Beneficio del Sistema de Indicadores Generales del
Programa Social PROSOFI.
1.3.5. Realizar el manual de seguimiento del Sistema de Indicadores Generales del Programa
Social PROSOFI con el fin de dar a conocer el manejo del mismo a cualquiera de los
interesados en el Programa y enfatizar en su evaluación continua.
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1.4. DIAGNÓSTICO APLICADO Y REQUERIMIENTOS DE PROSOFI FRENTE AL BSC (BALANCED
SCORECARD) O CMI (CUADRO DE MANDO INTEGRAL)
De acuerdo a las diferentes actividades y proyectos propuestos en pro de la comunidad desde el
año 2010, PROSOFI ha generado algunos informes de los resultados de las actividades y
proyecciones desde el acompañamiento que brindan a las comunidades. Sin embargo, no existe
un seguimiento y análisis claro con índices e indicadores cualitativos y cuantitativos con períodos
constantes que arrojen resultados verídicos que ayuden a la organización a establecer los
impactos de la gestión que se viene desarrollando con las comunidades educativas y beneficiarias
y cuya labor seguirá realizándose a largo plazo con el fin de cumplir con las expectativas y sueños
de las mismas.
Con el fin de dar una evidencia más acercada al problema que se plantea en cuanto a la
inexistencia de índices e indicadores cualitativos y cuantitativos para medir la gestión desarrollada
con las comunidades educativa y beneficiarias, se ha adaptado una de las herramientas
metodológicas de diagnóstico para las prácticas sociales desarrolladas en ingeniería.
En consenso con las coordinaciones del programa PROSOFI, y después de un análisis exhaustivo de
las posibles aplicaciones de la herramienta de diagnóstico, se redefinieron algunas de las
preguntas de la misma, adaptándolas a los conceptos manejados en PROSOFI.
El procedimiento de la herramienta ajustada al programa PROSOFI permite conocer las
deficiencias del mismo, logrando obtener un análisis cuantitativo de la situación actual para así
sustentar el plan de asesoría que se realizará con este proyecto.
La evaluación está basada en el conocimiento y recolección de información acerca de qué es el
programa, su historia, generalidades, estructura, recursos, comunidades, colaboradores y actores
del programa.
La primera parte a aplicar es la guía de los aspectos a valorar, los cuáles fueron ajustados teniendo
en cuenta los criterios discutidos con los coordinadores y a sus opiniones frente a las
oportunidades de mejora del programa. A tales criterios se les agrupó para definirlos dentro de un
área específica de Gerencia del programa.
En esta Parte A: (Valoración de PROSOFI) se estudian cinco ítems, cada uno con un principio
básico, definidos como:
- Fijación de Políticas, Objetivos y Estrategias
Principio Básico: El programa PROSOFI cuenta con una gerencia que define las políticas generales,
los objetivos, responsabilidades y los implementa por medios tales como planeación, control,
aseguramiento y mejoramiento de la calidad tomando las medidas necesarias para asegurar que
son comprendidas e implementadas.
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- Adecuación del Programa
Principio Básico: El programa PROSOFI posee una estructura formal con líneas de autoridad
definidas y descripciones detalladas de lo que debe hacer cada área.
- Liderazgo y ejecución de la autoridad
Principio Básico: El programa PROSOFI tiene un estilo de liderazgo en función del grupo donde el
líder es capaz de dar autonomía, de comunicarse y transmitir ideas a los colaboradores creando un
ambiente organizacional adecuado para el desarrollo de las personas y del grupo.
- Planeación Operativa (del día a día)
Principio Básico: El programa PROSOFI establece metas por un proceso de análisis de información
previa identificando oportunidades y amenazas, considerando pros y contras, determinando los
factores implicados.
- Control y Evaluación de resultados
Principio Básico: El programa PROSOFI tiene por escrito los procedimientos o métodos necesarios
para determinar si las actividades y resultados cumplen con lo preestablecido y determinar la
eficiencia.
Para evaluar cada uno de los aspectos que contienen los cinco ítems mencionados, existe una
escala que representa el grado de satisfacción con cada aspecto a avalorar de acuerdo a los que
tiene el programa. Esta escala es:
Bueno = 0, Regular = 1, Malo = 2, inexistente = 3
De acuerdo a esto, si un aspecto es considerado como bueno para el programa, se le dará una
puntuación de 0, pues estaría cumpliendo con tal aspecto a valorar, mientras que si es regular
correspondería a 1 punto, y así sucesivamente.
Al aplicar un aspecto en alguno de los niveles de la escala (bueno, regular, malo o inexistente), es
indispensable que deba cumplirse todas y cada una de las características estipuladas en dicho
nivel.
A partir de esta valoración, se evidencian unos porcentajes de cumplimiento en cada uno de los
ítems analizados.
La parte B de la herramienta de diagnóstico nos muestra la gráfica de los porcentajes que se
alcanzaron en todos los índices. Así se puede realizar una comparación y evidenciar cuál de los
aspectos se deben atacar para mejorar.
En este caso, se obtuvo los siguientes resultados (Ver ANEXO 1):
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De acuerdo a la información arrojada por la herramienta del diagnóstico aplicado al programa
PROSOFI, se evidencian dos ítems con una valoración de 61% y 33%, respectivamente, más baja
que los otros tres: Fijación de Políticas, Objetivos y Estrategias; Control y evaluación de resultados.
A pesar de no tener el 100% de cumplimiento en el segundo, tercer y cuarto ítem, y de acuerdo a
los aspectos evaluados, existe un trabajo importante en los mismos, aproximándose, el segundo a
un 70% y tercero y cuarto a un 80%. Mientras que en el primero se encuentra aproximadamente
en un cumplimiento del 60%, y notablemente en el quinto, con un cumplimiento aproximado del
30%. Por lo tanto se evidencia la necesidad de tener un sistema de evaluación y control bien
definido para el programa PROSOFI, buscando además dar apoyo a la definición formal de un plan
estratégico del mismo y subir los porcentajes de cumplimiento.
Como se puede observar en el Anexo, que es el más crítico, existe un control leve para evaluar a
los diferentes actores del programa, pero su control es muy regular, por otro lado, no existen
patrones de medida para evaluar la cantidad y la calidad de los métodos y procesos evaluados, ni
se hacen a cabalidad correctivos prontos y efectivos, pero sobretodo, no existen estadísticas ni
reportes claramente calificables, donde se evidencie la gestión realizada con las comunidades
educativa y beneficiaria.
2- INTRODUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL Y SUS REQUERIMIENTOS
El Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando integral (CMI) es aplicable a toda clase de
empresas, tanto de fabricación como de servicios, pública y privada. Nació bajo la creencia de
obsolescencia de los enfoques existentes para la medición de la actuación.
Al comienzo, el CMI se enfocaba a ser un sistema mejorado de medición del rendimiento, dando
especial atención a los indicadores financieros, pero el enfoque ha cambiado hacia un método de
gestión por el que todos los integrantes de una compañía se dedican a poner en marcha y dar un
mejoramiento continuo a su estrategia, con mecanismos de creación de valor a los activos
intangibles, como la preparación, desarrollo y crecimiento de los empleados. Tal como lo es para
PROSOFI, para cualquier compañía, negocio o entidad con o sin ánimo de lucro, tener una
medición de sus resultados es algo relevante y un factor de éxito para sobresalir en el futuro.
Hoy en día es vital conocer la estrategia de nuestras organizaciones, pero más aún saber ejecutarla
con eficacia para poder aplicar nuestra misión y visión y así lograr que todos vayan dirigidos en
una misma trayectoria conociendo hacia donde queremos llevar el “negocio”.
La idea de la sencilla pero no simplista metodología del BSC, como lo especificaban Kaplan y
Norton, es lograr contar y traducir esta estrategia y su historia inherente en objetivos puntuales,
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en medidas e iniciativas que nos ayudarán a determinar ¿cómo lo estamos haciendo?, y si estamos
o no en el camino correcto a lograr lo que queremos.
De acuerdo a la metodología, cada uno de estos objetivos puntuales, metas e indicadores o
medidas, deben establecerse en sus cuatro perspectivas que aunque no son obligatorias a seguir,
sí son una guía para poder traducir la estrategia con una secuencia de pasos lógicos de causas y
consecuencias.
Al culminar la creación de las medidas en cada una de las perspectivas, es necesario plantear qué
decisiones se tomarán para lograr el horizonte que se ha propuesto (para muchas organizaciones
la perspectiva última es la financiera.
El aspecto diferenciador del BSC o CMI, como metodología de gestión de calidad, es su
integralidad, haciendo referencia a las relaciones cohesionadas e interdependientes que deben
existir entre las diferentes medidas resultados de las hipótesis diseñadas en cada una de las
perspectivas propuestas para la organización, destacando el aporte de cada una de las personas
que se encuentran comprometidas y cómo desde el quehacer de sus labores personales pueden
aportar al quehacer, como aporte global de un grupo o unidad de negocio.
Uno de los principales retos es la eficaz recolección y comunicación de datos e información
relevante para lograr determinar qué es lo que genera valor como organización de acuerdo a lo
que se quiere y a dónde se quiere llegar, a la razón de ser, a los valores y principios. Por otro lado,
está la adquisición y puesta en práctica del poder de difusión de información, de estimulación y
enseñanza e indicaciones para cualquiera que haga parte del proyecto y para todos los que
puedan llegar estar, a corto, mediano o largo plazo, implicados en el programa de una u otra
forma.
Lo primero que hay que tener claro a la hora de aplicar un CMI es el por qué lo queremos aplicar,
lograr una comunicación continua y un consenso acerca del objetivo dominante del CMI. El
segundo paso fundamental es poner a prueba a todos los implicados en cuanto al conocimiento de
la misión y la visión del programa y lograr dejar claridad para todos. Seguidamente se deben
desarrollar la estrategia, los objetivos estratégicos y medidas para lograr traducir de la mejor
manera aquella estrategia definida. Finalmente corresponde determinar las metas y lograr que el
CMI sea o esté vinculado al Sistema de gestión de Calidad del programa como algo duradero,
constante y fuente de éxito, pero sobre todo con una excelente comunicación y comprensión en
todos los niveles de la organización, dando la oportunidad de demostrar de qué modo su actividad
diaria contribuye a la estrategia (lo que comúnmente en el lenguaje del CMI se conoce como la
aplicación en cascada)
Se debe dejar claro que todos deben utilizar el CMI como un sistema diferenciador de gestión y
medición, de comunicaciones y de formación, más no como sólo un sistema de control. Es
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necesario crear un equipo de trabajo para poder implementar el cuadro de mando integral,
logrando un aporte desde diferentes disciplinas y puntos de vista para crear la estrategia que
llevará al cumplimiento de la misión. Dentro de este grupo de trabajo es fundamental el respaldo
de la dirección, debido a su gran conocimiento y claridad de la estrategia organizativa.
Aplicar el CMI de forma eficaz implica definir (si aún no se ha realizado) o ajustar exactamente, la
misión, los valores y la visión de la organización, como también entender cuáles son las actividades
que más generan valor a quienes van dirigidas.
Por otro lado, como un elemento esencial para la construcción de un CMI, se debe hablar hablar
de la estrategia que es el camino para llegar a cumplir con aquella visión y misión determinadas
como base del CMI. En el momento de realizar la implementación de la estrategia en cada uno de
los pasos de la creación del CMI, su metodología será un gran apoyo para determinar su
efectividad.
El CMI es una metodología que implica un conjunto de medidas resultantes de la visión y la
estrategia, teniendo en cuenta además tanto la misión como los valores y principios propios de la
organización.
En el momento de manifestar la misión de la organización, es esencial definir ¿cuál es el propósito
principal?, ¿cuál es la razón de ser? o ¿Por qué y para qué existe la organización? y ¿Por qué es
importante lo que se hace y desarrolla? En estas hipótesis en el ejercicio de la creación con el
equipo de trabajo, se debe llegar al mínimo de abstracción, para conocer exactamente el
propósito de la organización.
La misión debe ser comunicada a cada uno de los miembros de la organización pero además
creada también desde su opinión, por esta razón, debe ser fácilmente comprensible, pero además
debe tener una característica especial de motivación para que todos estén enfocados al propósito
de la empresa.
Los valores de la organización son aquellos que simbolizan los principios que guían su forma de
actuar ante el mundo que nos rodea, destacando cuál es su factor diferenciador o la ventaja
competitiva ante los demás. Lo esencial es que todos los empleados o colaboradores estén
alineados con los valores de la organización y hacer caer en cuenta cómo sus acciones del día a día
son coherentes con los valores que en realidad representan la esencia de la organización y son
claves para el éxito sostenible.
Es necesario definir a dónde se quiere llegar, porque de lo contrario, se logrará simplemente un
conjunto de medidas e indicadores que no nos dice nada ni tiene significado alguno, pues si no se
tiene con qué comparar lo que estamos haciendo, nunca podremos determinar cuál ha sido
nuestro progreso.
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Antes de definir cuál será la visión del programa, es necesario tener clara y firmemente
consolidada la misión, para no desviarse de la razón de ser, teniendo en mente, ¿por qué existir?
De igual forma, sin una claridad en la visión como guía de los empleados en sus quehaceres, y sin
importar lo bien forjada que llegue a declararse la estrategia, se terminará muy probablemente
con un personal sin un rumbo, descoordinado y si expectativas para el futuro de la organización.
La estrategia propuesta para la organización, debe ser muy comprensible para cada uno en la
organización. Consiste en encontrar el factor diferenciador, desde las actividades que se realizan,
enfocándose en aquellas que más generen valor a los clientes y a partir de las relaciones de
causalidad.
“La cuestión fundamental no es desarrollar una estrategia, sino implementarla, traducir la
estrategia en términos que todo el mundo entienda y que, por tanto aporte un sentido a sus
acciones diarias.” 3
El CMI ayuda a describir la estrategia a través de los objetivos, y las medidas, metas e iniciativas
elegidas en cada perspectiva, sin embargo, es importante tener en cuenta que no solo se debe
buscar un proceso alineando las iniciativas y las acciones de la organización que guíen hacia unos
objetivos estratégicos a largo plazo, sino que también se debe pensar en la capacidad de
aprendizaje a través del proceso de la puesta en práctica de la estrategia preguntándose si ¿La
teoría con la que se ha venido actuando, aún es consistente con lo que se desea?, es decir ¿La
estrategia sigue siendo viable para el éxito?
De la estrategia, se deben derivar las relaciones causa - efecto que se derivan a su vez de un
proceso de recolección de datos, comprobación de hipótesis, reflexiones para lograr su eficaz
implementación.
Todas las medidas tomadas en la creación del Balanced Scorecard también son aplicadas, para las
empresas sin ánimo de lucro como las públicas, con algunas modificaciones, de hecho, las
empresas sin ánimo de lucro presentan algunas cuestiones que convierten el desarrollo de un CMI
en especialmente interesante y sin duda con un tremendo activo, tales como su historial, las
experiencias y la motivación de los empleados por trabajar por una causa o en una misión por la
que se sienten atraídos.
Tanto el sector público como de las empresas sin ánimo de lucro buscan responder a las
necesidades de sus constituyentes de forma humana y eficaz. Por ese motivo, ubican la misión
como el objetivo general a medir, en lugar de ubicar los objetivos financieros. A continuación
vienen los objetivos de los clientes, seguidos por los procesos internos, los aspectos financieros y
el aprendizaje y crecimiento de los empleados; sin embargo algunos sitúan los aspectos
financieros en la parte más baja del marco (Paul, R. Niven).
3 El Cuadro de Mando Integral paso a paso, Paul R. Niven, 2003.
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Para las organizaciones sin ánimo de lucro el considerar las perspectiva financiera se puede tomar
como un papel facilitador o de restricciones, pero raramente serán el objetivo estratégico de su
razón de ser para medir la generación de valor hacia sus clientes, debido a que estas
organizaciones deben limitar sus gastos a las cantidades presupuestadas. Las organizaciones sin
ánimo de lucro, especialmente las constituidas para proporcionar servicios sociales y concretos a
los necesitados, tienen una exigencia especial para comunicar sus misiones y articular los objetivos
e indicadores con los que se medirá su actuación. Por esa razón, la misión (y no los objetivos
financieros) aparece como el objetivo general a medir.
La base de la elección de las perspectivas para el CMI es la recolección de todo lo que sea
necesario para contar la historia de la estrategia que se ha sugerido seguir para poder crear una
ventaja competitiva para la organización.
“El CMI transforma la misión y la estrategia en objetivos e indicadores organizados en cuatro
perspectivas: finanzas, clientes, procesos internos y formación y crecimiento… proporciona un
marco, una estructura y un lenguaje para comunicar la misión y la estrategia,… utiliza las
mediciones para informar a los empleados sobre los causantes del éxito actual y futuro.” 4
Perspectiva Cliente
Se debe tener muy claro, como organización, ¿quiénes son los clientes a atender? y ¿cuál es la
proposición de valor al servirlos? Esta perspectiva se refiere al conjunto de actividades que
generan valor y permiten ver cómo los clientes perciben el valor ofrecido, hasta qué punto los
clientes se encuentran satisfechos. Intervienen el tiempo, la calidad, el desempeño y el servicio
prestado.
Perspectiva del proceso interno
El proceso interno hace referencia a las actividades y procesos críticos de la organización o
aquellos que tendrán el mayor impacto en la satisfacción del cliente y en la consecución de los
objetivos en la última perspectiva de cara a ellos. Se deben identificar los procesos en los que la
organización debe ser excelente, teniendo en cuenta el tiempo de atención a las necesidades del
cliente, la calidad del servicio prestado y la productividad y funcionamiento eficaz de nuestras
actividades, para poder cumplir con nuestra propuesta de valor.
Teniendo en cuenta aquellos procesos internos identificados, se buscará desarrollar las mejores
medidas posibles para hacer el seguimiento a los progresos y rendimiento de cara al cliente.
Perspectiva de formación y crecimiento
Se debe crear el camino a la mejora continua y el crecimiento a largo plazo, por esta razón, la
formación y el crecimiento de una organización son vitales para lograrlo, y se deben considerar
4 Cuadro de Mando Integral (The Balanced Scorecard), Robert S. Kaplan, David P. Norton, 2004.
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tanto las personas, los sistemas, como los procedimientos de la organización, por consiguiente, es
necesario invertir en la cualificación de los empleados, en potenciar los sistemas, la tecnología de
la información, como también coordinar los procedimientos y rutinas de la organización.
Perspectiva Financiera
Estas medidas de actuación financiera son aplicadas esencialmente a las empresas con ánimo de
lucro. Las medidas indicarían si la ejecución de la estrategia está llevando a resultados finales
mejores. En general los indicadores financieros resumirán las consecuencias económicas, y darán
mediciones de acciones ya realizadas en las perspectivas de formación, aprendizaje y crecimiento,
teniendo en cuenta las relaciones causa-efecto, derivadas de la estrategia propuesta, como bases
para el CMI para crear una mejora y crecimiento a largo plazo.
Entre las actividades y las elecciones que se realiza para diferenciarse como empresa y las
mediciones de los resultados que fueron seleccionadas para valorar la eficacia general, es
necesario tener un conjunto de objetivos de resultados que describa lo que se deben hacer bien
para ejecutar la estrategia.
En el momento de expresar los objetivos, se debe pensar en describir las cosas concretas que hay
que hacer bien para poder implementar la estrategia con éxito.
Por otro lado, las medidas que vayan a aparecer en el CMI en cada una de sus perspectivas, y de
acuerdo con los objetivos propuestos, deberán tener una fuerte integración a los sucesos causales
que surgen de las hipótesis que se han planteado en el proceso de construcción de tales objetivos
para lograr contar la estrategia.
Pueden existir muchas alternativas de indicadores o medidas de resultados en una primera
instancia, pero después de desarrollar los objetivos y las primeras medidas para cada una de las
perspectivas escogidas para el CMI, y en una segunda etapa haber pensado unas nuevas medidas
de resultado, se creará un mejor paisaje estratégico, y será mucho más fácil escoger las mejores
alternativas que representen el CMI y hagan la diferencia al ejecutar la estrategia.
El desarrollo de los objetivos, previamente a crear las relaciones causa-efecto, permite a la
organización cuantificar los resultados a largo plazo, como identificar los mecanismos y
proporcionar las herramientas y demás recursos para alcanzar los resultados, pero además ayuda
a establecer metas a corto plazo para cada uno de los indicadores.
Se debe reconocer el CMI no solo como la traducción de las estrategias en tan solo un conjunto y
colección de indicadores clave o factores críticos de éxito que definan tanto los objetivos
estratégicos a largo plazo como los mecanismos para alcanzar estos objetivos, sino que debe
existir además una integralidad, formando una serie de medidas vinculadas, consistentes y re-
forzantes. Medir implica poder comparar una unidad con respecto a otra, previamente definida o
18
una magnitud respecto a la otra. Debe existir siempre un dato actual o real, y por otro lado debe
existir un valor referencial.
El estudio de indicadores equivale a detectar qué está ocurriendo y tomar decisiones apropiadas
para mejorar los resultados.
“Es importante saber que no es conveniente partir de un indicador para definir un objetivo. Lo
correcto es aclarar primero cuál es el objetivo buscado. La secuencia lógica e internacionalmente
aceptada es: Objetivo, Indicador, Meta. Además deben ser claros en lo que se medirá, cómo se
medirá, cuándo se medirá y cuál será la fuente de medición y el responsable” 5
Una forma de planear adecuadamente el Cuadro de Mando Integral y aclarar las relaciones de
causalidad presentes en éste, es mediante el diseño de un mapa estratégico (Kaplan, Norton,
2000), éste es un diagrama en el que se describen los objetivos o variables pretendidas por la
organización, partiendo de la perspectiva de cara a los clientes, pensando en su satisfacción y el
valor agregado que se pueda brindar, donde se identifican las variables por controlar en las
perspectivas de proceso interno, formación y crecimiento, y financiera, con las relaciones de
causalidad, facilitando evaluar las interdependencias y encontrar así qué variables son realmente
estratégicas para la organización (Icontec-López, 2011).
Entre los diferentes sistemas de gestión que existen, el CMI o BSC se distingue precisamente por la
noción de causa-efecto. Estas relaciones causa-efecto se derivan de un proceso vertical, impulsado
por el objetivo y la estrategia, generada a través de un método para documentar y comprobar
supuestos inherentes a la misma, a través de un conjunto de hipótesis, que deben saturar por
completo las perspectivas elegidas, entre las medidas de los resultados (a largo plazo – lo que se
quiere lograr) y los inductores de la actuación de esos resultados (a corto plazo – cómo lograrlo).
Lo que se busca con estas relaciones es llevar un proceso totalmente íntegro y unificado donde
exista una interacción completa de las partes y poder lograr un mejor resultado de todo el
sistema.
Al igual que para los objetivos, es recomendable desarrollar los indicadores de resultados antes de
construir un mapa consistente en una serie de relaciones causa-efecto. De esta manera, se
conseguirá una serie amplia de indicadores en cada una de las perspectivas, de la cual podremos
elegir a la hora de trazar el mapa estratégico, y quizá añadir nuevos para complementar y dar
coherencia a la historia de la estrategia.
Con el fin de tener un referente para la creación del mapa estratégico del CMI y sus relaciones
causa-efecto para el Programa Social PROSOFI, se estudiaron algunos mapas estratégicos que son
presentados en el ANEXO 2 (Referentes de Mapas Estratégicos).
5 Observaciones y anotaciones en la Asignatura de Gestión de la Cadena (Balanced Scorecard-Indicadores) 2009.
19
Además de los objetivos e indicadores es importante considerar las metas a largo plazo para cada
una de las medidas en las cuatro perspectivas y las iniciativas o planes de acción que se pondrán
en marcha estableciendo los pasos incrementales que daremos para alcanzar las metas de nuestro
CMI.
El conjunto de metas que implantaremos para nuestro CMI será el que dé el significado a los
resultados de las mediciones, pero además brinde la motivación e inspiración para generar una
actuación responsable y apropiación de los resultados en cada uno de los empleados. Por lo tanto
se deben establecer los estándares con los que se realizará la comparación de la actuación, para
saber si realmente se está llegando a donde se quiere, si se están consiguiendo o sobrepasando los
resultados anhelados con una mejora significativa cada vez.
El control continuo sobre los resultados de actuación, de acuerdo a las metas establecidas, ayuda a
predecir los resultados para el futuro sostenible.
Es recomendable, con el fin de tener las cosas concretas y objetivas, definir metas cuantitativas
que pueden tomarse como referencia de evaluación de las actividades a un mes, un trimestre un
año, o quizá a más largo plazo requiriendo un esfuerzo adicional
Existen metas a largo plazo que expresan con claridad los resultados esperados a varios años en el
futuro y se deben interpretar como desafíos monumentales a los que no se puede hacer frente
con las operaciones normales del día a día, sin premiar los resultados a corto plazo, por lo tanto se
deben realizar esfuerzos adicionales por parte de todos y cada uno de los que se compone las
organización, pero sobretodo exigen una gran motivación y riesgo responsable a las posibles
consecuencias. Las metas a mediano plazo son más flexibles y se aplican a una variedad más
amplia de actividades, pueden fijarse para un plazo de 3 a 5 años, pero pensando en metas
realistas y alcanzables. Las metas a corto plazo, son metas incrementales, establecidas con una
base anual para cada uno de los indicadores del CMI.
Con el fin de presentar los resultados de una manera simple y fácil de entender, se plasma el
Cuadro de mando integral, el cual debe contener gráficamente todo el procedimiento que se ha
llevado a cabo. Los aspectos principales a presentar son:
Perspectivas del Cuadro de Mando Integral
Mapa Estratégico
Objetivos estratégicos desarrollados en cada una de las perspectivas
Indicador del Cuadro de Mando Integral, de acuerdo a lo que se quiere obtener en cada uno de los objetivos establecidos
Índice del indicador
Frecuencia de medición del indicador
Frecuencia de análisis del indicador
Meta de cada indicador
20
TABLA 1.
ESTRUCTURA DE UN BSC (BALANCED SCORECARD) CMI (CUADRO DE MANDO INTEGRAL)
PERSPECTIVA
MA
PA
EST
RA
TÉG
ICO
ESTRATEGIA OBJETIVO INDICADOR ÍNDICE FRECUENCIA DE MEDICIÓN
UNIDAD DE
MEDICIÓN
META FUENTE DE INFORMACIÓN
MEDICIÓN ANÁLISIS
FIN
AN
CIE
RA
CLI
ENTE
S
PR
OC
ESO
IN
TER
NO
CA
PA
CIT
AC
IÓN
Y
CR
ECIM
IEN
TO
Avelino Meneses, Sergio Alexander, Estructura de un BSC (Balanced Scorecard) CMI (cuadro de mando integral), 2 Febrero 2012.
21
3- DOCUMENTACIÓN DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS – REQUERIMIENTOS DE PROSOFI
PARA EL BALANCED SCORECARD
3.1. ESTUDIO DE LAS POLÍTICAS DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
En esta instancia se busca contextualizar el objeto de estudio, el Programa Social PROSOFI y cada uno de sus procesos llevados hasta el día de hoy, para posteriormente mostrar el por qué de la necesidad de un sistema de determinar el problema y dar las justificaciones pertinentes del Proyecto. El Programa Social PROSOFI, sabiduría en beneficio de la comunidad, nace en el año 2010 como iniciativa de la Facultad de Ingeniería de la Pontificia Universidad Javeriana. El fin último de este programa es generar un proceso de acompañamiento y desarrollo de proyectos interdisciplinarios e interinstitucionales buscando potenciar el desarrollo integral, continuo y sostenible de las comunidades de la localidad de Usme, UPZ Gran Yomasa, Sector Bolonia, en Bogotá. El programa está enmarcado en conceptos como Responsabilidad Social Universitaria y Empresarial y se basa en el respeto por la diversidad cultural, costumbres y sueños de la comunidad beneficiaria. Dentro del programa se enfatiza en la comunicación efectiva con las comunidades beneficiarias, profundidad en los procesos de acercamiento, diagnóstico, planteamiento y priorización de necesidades, concertación de líneas de acción, pre-factibilidad, factibilidad y diseño de los proyectos, implementación, operación y seguimiento de los mismos, con el fin de dar reconocimiento a la diversidad cultural, creencias, costumbres y necesidades propias de las comunidades.6
3.2. ACERCAMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO DE LA PUJ PARA GENERAR UNA ALINEACIÓN
ESTRATÉGICA CON PROSOFI Y LA FACULTAD DE INGENIERÍA
La misión de la Pontificia Universidad Javeriana se sigue de acuerdo a lo pactado en el documento
de Planeación Universitaria 2007-2016: “En el inmediato futuro, La Universidad Javeriana
impulsará, prioritariamente la investigación y la formación integral centrada en los currículos;
fortalecerá su condición de Universidad interdisciplinaria; y vigorizará su presencia en el país,
contribuyendo especialmente a la solución de las problemáticas siguientes:” 7
La crisis ética y la instrumentalización del ser humano.
6 Méndez F, Sandra. Opazo G., Mario Omar. Pérez M., Blanca Cecilia. Romero, Yuri. 2009. Ponencia:
Representaciones sociales acerca del desarrollo en la comunidad Ticuna de Nazareth, Amazonas, Colombia. 13 Congreso de Antropología en Colombia, Universidad de los Andes. Octubre 2009
7 Pontificia Universidad Javeriana, Planeación Universitaria 2007 – 2016, Editorial Pontificia universidad Javeriana.
22
El poco aprecio de los valores de la nacionalidad y la falta de conciencia sobre la
identidad cultural.
La intolerancia y el desconocimiento de la pluralidad y la diversidad.
La discriminación social y la concentración del poder económico y político.
La inadecuación e ineficiencia de sus principales instituciones.
La deficiencia y la lentitud en el desarrollo científico y tecnológico.
La irracionalidad en el manejo del medio ambiente y de los recursos naturales.
(Acuerdo No. 0066 del Consejo Directivo Universitario, 22 de Abril de 1992)
Los propósitos y objetivos de la planeación universitaria 2007-2016 fueron planteados como:
Impulsar la investigación.
- Consolidar la Calidad, la pertinencia, la productividad y visibilidad de la actividad
investigativa de la Universidad.
- Fortalecer la innovación y el emprendimiento, favorecer la transferencia de
conocimientos a la sociedad y establecer mecanismos para incorporar sus aportes.
El fortalecimiento de la oferta académica de la Universidad.
- Consolidar una oferta académica de calidad, pertinente, adecuada y flexible, que
permita a los estudiantes lograr su formación integral y atender sus intereses
formativos, laborales y vocacionales desde el pregrado hasta el posgrado.
- Ampliar la oferta académica de programas de la Universidad, especialmente los de
doctorado.
Fortalecer la condición interdisciplinaria de la Universidad.
- Fortalecer el desarrollo de la formación, la investigación y la consultoría con
criterio interdisciplinario.
Vigorizar la presencia de la Universidad en el país, tanto en el ámbito regional como
local.
- Incidir de manera crítica en la formación y evaluación de políticas públicas.
- Dinamizar la presencia y aportes de la Universidad en los escenarios de la
educación superior.
- Promover el diálogo entre ciencia, fe y cultura en el quehacer universitario.
- Mejorar la difusión de la información y la comunicación con los grupos de interés.
Fortalecer la internacionalización de la Universidad.
- Consolidar la dimensión internacional en el desarrollo de las funciones sustantivas
de la Universidad.
Desarrollar la comunidad educativa y fortalecer la vinculación con los egresados.
- Fortalecer los mecanismos de participación y el sentido de pertenencia de la
Comunidad Educativa.
23
- Fortalecer las oportunidades que le permitan al estudiante el logro de sus
propósitos de formación y el desarrollo armónico de todas sus dimensiones.
- Consolidar un cuerpo profesoral altamente calificado, competente y con
proyección nacional e internacional.
- Fortalecer las acciones de formación orientadas al desarrollo humanístico y
profesional del cuerpo profesoral y del cuerpo administrativo.
- Consolidar un cuerpo administrativo altamente calificado, comprometido,
eficiente, y eficaz en su gestión.
- Fortalecer los mecanismos de compensación salarial y beneficios en procura del
bienestar de los profesores y del personal administrativo de la Universidad.
- Fomentar un mayor sentido de pertenencia, seguimiento, vinculación y
colaboración de los egresados con su Alma Mater
Plantear la estructura orgánica y fortalecer la gestión universitaria.
- Implementar una cultura organizacional basada en la ética empresarial, la
responsabilidad social, el buen gobierno y la rendición de cuentas.
- Consolidar una cultura de la calidad, la autorregulación y el servicio en todas las
actividades universitarias.
- Adecuar la estructura orgánica de la Universidad a las condiciones del desarrollo
institucional.
- Garantizar la sostenibilidad de la Universidad.
- Revisar las relaciones de la Universidad con las empresas vinculadas con
personería jurídica propia.
- Desarrollar la infraestructura física y tecnológica de la Universidad en
concordancia con los requerimientos de las actividades universitarias.
- Mantener y acrecentar los recursos bibliográficos, físicos y electrónicos, e
incrementar su uso.
- Fortalecer las acciones de información y comunicación de la Universidad.
3.3. PRINCIPIOS
El Programa Social PROSOFI se fundamentó en cinco principios:
Docencia, Investigación y Servicio Punto en el que se enfatizará el desarrollo de prácticas sociales, proyectos finales dentro de asignaturas en cualquier programa, trabajos de grado, tesis, maestrías, tesis doctorales y todas las actividades relacionadas con la actividad docente de la Universidad.
Responsabilidad Social Universitaria y Empresarial Como marco del PROSOFI, las políticas y estatutos de la Responsabilidad Social Universitaria, se busca crear conciencia para que la sociedad esté en el corazón de la
24
Universidad, creando una fortaleza de Responsabilidad Social de las diferentes entidades que se vincularán como aliadas, teniendo en cuenta principios fijados relacionados con el respeto a los Derechos Humanos, Derechos Laborales, el Desarrollo Sostenible y el acuerdo mundial anticorrupción.
Trabajo Interdisciplinario e Institucional Se busca desarrollar proyectos interdisciplinarios atendiendo las problemáticas de la comunidad, mediante la generación de alianzas con todas las facultades y unidades de la Universidad, con otras universidades e instituciones del sector público y privado.
Autogestión, Sostenibilidad y Gestión Social Participativa Con el fin de romper con esquemas de asistencialismo implementando metodologías de IAP (Investigación, Acción, Participación) y de Planeación Prospectiva (Miklos T).
Innovación y Prevención del Riesgo Todos los proyectos que se realicen con PROSOFI, desde su especificidad deben aportar conceptos de innovación (desarrollo de nuevos conocimientos, herramientas, metodologías, materiales), y debe identificarse el grado de contribución a la prevención del riesgo en todas sus dimensiones, o en las que apliquen para el proyecto determinado dentro de las líneas de acción.
3.4. LÍNEAS DE ACCIÓN
Con el fin de definir las líneas de acción del Programa PROSOFI, se puso en marcha un estudio “Planeación Prospectiva a 2016 – Estructuración de las líneas de acción” para suplir las necesidades y cumplir los sueños expresados tanto a nivel individual como en comunidad. El primer paso de “Planeación Prospectiva 2016” fue realizar una descripción de la ubicación geográfica y número de habitantes, características y rasgos principales de los diferentes barrios conformantes tales como: el Rosal Mirador, El Bosque, San Andrés Alto, La Esperanza, Compostela I, II Y II. Como segunda medida se determinó la metodología utilizada en cada uno de los talleres y sus resultados. Como derivación del estudio realizado por el programa PROSOFI y la comunidad, se identificaron en las mesas de trabajo 6 líneas de acción con las cuáles se profundizará en las acciones determinadas de Capacitación, Asesoría Técnica y Proyectos. Las 6 líneas se desarrollan desde 4 frentes que son: Docencia, Investigación; Servicio; y Voluntariado. 8
8 PROSOFI, Informe Final “Planeación Prospectiva a 2016”, Estructuración de las líneas de acción Bogotá, Diciembre de
2010.
25
Estas líneas son:
Competitividad Laboral y emprendimiento empresarial
Infraestructura de espacio público, vivienda y equipamiento comunitario
Medio ambiente, saneamiento básico y desarrollo sostenible
Infraestructura tecnológica y de comunicación
Desarrollo social integral y Convivencia
Gestión, desarrollo local y políticas públicas.
Con el fin de lograr la aplicación de los principios establecidos en el programa y dar una relación con las líneas de acción, se han generado proyectos en los que participan tanto facultades de la Universidad Javeriana (durante los años 2010 y 2011 han participado estudiantes de pregrado de disciplinas como Ingenierías Civil, Industrial, Electrónica, de Sistemas y Agroecológica, Arquitectura y Trabajo Social, así como de programas de posgrado como Maestría en Hidrosistemas y Maestría en Gestión Ambiental de la Javeriana. De igual forma, participan profesores e investigadores de Facultades como Ciencias Políticas, Ciencias Sociales, Ciencias Básicas y Ciencias Económicas y Administrativas), como también instituciones universitarias como la Corporación Universitaria Minuto de Dios.
“Se tiene proyectado que para los años siguientes, en la planeación a 2016, se vinculen áreas de la salud y ciencias humanas como medicina, odontología, nutrición y psicología. Los diferentes proyectos y la dinámica misma del programa, ha iniciado diálogos y visualización de alianzas con entidades privadas y públicas.
Con el desarrollo de los diferentes proyectos, la Javeriana busca dar vida a su política de Responsabilidad Social Universitaria, la cual presenta a la comunidad educativa Javeriana, referentes para la realización del objetivo estatutario de ser factor positivo de desarrollo, orientación, crítica y transformación constructiva de la sociedad. En este sentido PROSOFI se convierte en una de las principales estrategias de RSU, mediante la cual se trabaje de mano con comunidades vulnerables buscando el mejoramiento de su calidad de vida, aumento de oportunidades y fortalecimiento de su trascendencia y sentido de vida, involucrando además el desarrollo integral de la comunidad educativa Javeriana. Con relación al tema de Responsabilidad Social Empresarial, este espacio abre posibilidades de alianza con todos los sectores, teniendo como actores principales de generación de soluciones, los relacionados con las profesiones que congrega la Sociedad Colombiana de Ingenieros, con lo cual se invita a contactar a la coordinación del programa para plantear sus ideas y estructurar proyectos que fortalezcan el desarrollo de las comunidades.”
9
9 Méndez F, Sandra. Opazo G., Mario Omar. Pérez M., Blanca Cecilia. Romero, Yuri. 2009. Ponencia:
Representaciones sociales acerca del desarrollo en la comunidad Ticuna de Nazareth, Amazonas, Colombia. 13 Congreso de Antropología en Colombia, Universidad de los Andes. Octubre 2009
26
3.5. DOCUMENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE PROSOFI
3.5.1. MAPA DE PROCESOS
GRÁFICA 1.
MAPA DE PROCESOS
Pérez, Daniela. Mapa de Procesos,Trabajo de Proyecto Social Universitario 2011-3
Debido a que el Programa Social PROSOFI lleva muy poco tiempo acompañando a la comunidad
beneficiaria, y aunque se han realizado ya varios proyectos, la documentación del mismo aún está
en desarrollo, pues se ha realizado poco a poco desde sus inicios con un proceso que se enriquece
y se construye a medida que se acompaña y se experimenta, generándose un proceso de
aprendizaje y mejora continua.
Al primer semestre de 2012 aún se estaba documentando los procesos y procedimientos
realizados en pro de la comunidad beneficiaria y con el apoyo de uno de los estudiantes de la
Proyecto Social Universitario del semestre 2012-I, quién realizó un diagnóstico de los anteriores
trabajos del proceso de creación del Manual de Procesos y Procedimientos, generando una quinta
fase del mismo. Quienes hicieron parte de este aporte continuo al desarrollo del manual fueron:
María Camila Garavito (2010-3), Silvia López (2011-1), María Alejandra Rativa (2011-2) y Daniela
Pérez (2011-3)
Teniendo en cuenta el Mapa de Procesos del Programa Social PROSOFI realizado a finales del
2011, el cuál fue analizado y aprobado por el coordinador del Programa, se estudió de cada uno de
27
los procesos, tanto estratégicos, como misionales y de soporte y apoyo, plasmando la información
en la siguiente Matriz de Procesos.
TABLA 2.
MATRIZ DE PROCESOS
Rodríguez Escallón, Andrés Camilo. ANEXO II – MATRIZ DE PROCESOS 2012-I (Trabajo de Proyecto Social Universitario), 7 de Marzo de 2012
28
3.5.2. ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE PROCESOS
Como se puede ver en la Tabla 2, de acuerdo a la priorización realizada por el estudiante de
Proyecto Social Universitario, y gracias al análisis realizado en los aportes de las anteriores fases
del Manual de procesos y Procedimientos, se evidencia las dos oportunidades más críticas para el
programa Social PROSOFI:
GRÁFICA 2.
ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE PROCESOS - PRINCIPALES OPORTUNIDADES DE MEJORA DEL
PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS MISIONALES
Aunque existe una documentación parcial de las políticas de direccionamiento estratégico, no se ha realizado una
verificación ni implementación a los procedimientos de PROSOFI. (Es necesario
generar un ejercicio de planeación en la cual se estudie principalmente la misión y la visión del Programa, pensando en los alineación estratégica de la Pontificia
Universidad Javeriana)
No existe un proceso ni documentación del seguimiento , el control y la evaluación
continua que se debe realizar con el fin de poder medir y establecer cuál es la gestión
del programa Social PROSOFI de cara al servicio de la comunidad beneficiaria y
Javeriana. (Es necesario implementar una metodología que estudie las actividades y a
través de la cual se pueda generar una medición de la gestión)
Aunque existe un proceso docmuentado de la gestión con la Comunidad beneficiaria, aún no se ha generado la verificación e
implementación. Particularmente:
- No existe un claro seguimiento, evaluación y acompañamiento a las dinámicas que se llevan con la comunidad para el aporte a su desarrollo integral y autogestionado.
- Se ha realizado parcialmente la documentación, verificación e implementación del proceso de identificación, selección y vinculación de la comunidad.
- Existe parcialmente un procedimeinto de fortalecer el crecimiento integral y autogestionado de la Comunidad Beneficiaria, pero no se ha realizado una verificación e implementación del proceso.
Aunque existe la documentación completa de la gestión de los Proyectos de campo que
se llevan de mano de la comunidad beneficiaria, aún existe una verificación
parcial de estos proyectos.
No existe la implementación de estos procesos documentados en la comunidad en cuanto a conceptualización, planeación
ejecución y seguimiento del proyecto
(Se debe generar una conciencia de la pertinencia con responsabilidad hacia la
sociedad de la implementación de los proyectos generados de la mano de la
comunidad)
29
PROCESOS DE SOPORTE Y APOYO
Avelino Meneses, Sergio Alexander, Análisis de la matriz de procesos - Principales oportunidades de mejora del programa social
PROSOFI, 10 de Mayo 2012
De acuerdo al análisis anterior se encontraron tres puntos importantes de cara al aporte del
presente trabajo del Sistema General de Indicadores:
a) Se reafirma lo que se encontró en el diagnóstico inicial adaptado de la herramienta de
diagnóstico institucional de servicio para los trabajo de proyecto social universitario,
donde se muestra la inexistencia del seguimiento y control de la gestión realizada de cara
a la comunidad beneficiaria desde las actividades y proyectos de acompañamiento con la
Comunidad educativa Javeriana y el Programa Social PROSOFI.
Áunque existe una documentación parcial de las alianzas estratégicas del Programa
Social PROSOFI, no existe su verificación ni implementación (Es relevante establecer un
seguimiento puntual a las alianzas con actores externos al Programa Social
PROSOFI y a la Universidad Javeriana, con el fin de lograr un apoyo tanto al desarrollo de
las actividades y proyectos desarrollados con la comunidad como al financiamiento y
recursos necesarios.
Dentro de los procesos de Gestión administrativa existe una documentación, verificación e implementacióon parcial de
los procesos de Gestión de calidad, docuemntación y verificación parcial de la
Gestión presupuestal y la Gestión del talento humano.
(Es vital dar fuerza a estos procedimientos, en especial a la generación de una estructura organizacional clara del
Programa, con el fin de apoyar el desarrollo del alto volumen de proyectos y
procedimientos que se llevan a cabo desde el Programa Social PROSOFI acompañando a
la de comunidad beneficiaria).
Siendo uno de los principales fuertes del Programa Social PROSOFI, se debe dar un apoyo especial al proyecto del Sistema de Información, pues hasta el momento no
existe docuemntación, verificación o implementación alguna, simplemente está
como un proceso a definir.
El proceso de Divulgación y Promoción no está diseñado, representa una de las mayores debilidades del programa
30
b) Adicionalmente y muy de cerca a la primera problemática, con el mismo nivel se evidencia
la falta de un sistema de información donde se vinculen todos los procesos en un sistema
ordenado con entradas, procedimientos y salidas del Programa Social PROSOFI. Este
proyecto del sistema de información debe ir de la mano con el Sistema General de
Indicadores que resulte de este proyecto.
c) De acuerdo al primer acercamiento a la metodología del BSC, desde el aprendizaje a nivel
profesional de la carrera de Ingeniería Industrial, y gracias a la certeza de el estudio
realizado por el estudiante de Proyecto Social Universitario, se denota la importancia de
tener una planeación estratégica del Programa Social PROSOFI, donde cada uno de sus
integrantes deben tener una alineación conjunta y objetiva, para que todos estén
encaminados a lograr el mismo objetivo.
3.6. ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DEL PROGRAMA SOCIAL
Para PROSOFI, la gestión, evaluación y control que se lleva actualmente, tiene grandes
oportunidades de mejora. De acuerdo a las reuniones y a las conversaciones con el equipo de
trabajo y el coordinador del programa, desde su creación se han realizado actividades pertinentes
a la gestión de sus procesos y procedimientos, para poder responder a las meta general que se
tiene establecida y como lo dijo el coordinador del Programa, Alex Linares: “Dentro del proceso de
gestión y control que se lleva hasta ahora, aunque sin mediciones puntuales de las tareas y
actividades que desarrollamos con las comunidades marginadas y educativa, las acciones que se
han llevado a cabo son las siguientes:
Creación del comité del Programa Social PROSOFI durante el período 2009-2010.
Realización de Informes de gestión anual a cargo de la ingeniera Sandra Méndez.
En cada proyecto se tiene una base de datos por línea de acción con el profesor encargado
y el número de estudiantes.
Coordinación Social y General del trabajo del día a día junto a una planeación de los
proyectos.
Reuniones con el decano del medio universitario.
Primer proceso de evaluación con los líderes a finales del año 2011.
Reuniones al inicio y al final de cada período de trabajo con los rectores de los colegios
para definir los proyectos y estudiar los resultados.
Reuniones con los profesores que acompañan los procesos con las comunidades.
Reuniones mensuales de proyección con los coordinadores de ingeniería.
resultados de avance del año 2011 (Ver ANEXO 3).
31
Seguimiento a los proyectos actuales con la nueva documentación en la base de datos en
Excel para el Programa Social PROSOFI.” 10
Por otra parte, para estudiar la gestión que se lleva a cabo, es necesario tener en cuenta, los
mapas de procesos y procedimientos, pues son un elemento que refleja tanto la formación táctica
que se emplea para darle cumplimiento a los objetivos, como la identificación de los resultados de
los procesos en marcha con amplios valores agregados traducidos a la satisfacción de la
comunidad beneficiaria y educativa de la Pontificia Universidad Javeriana.
4- IMPLEMENTACIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL COMO BASE PARA EL SISTEMA DE
INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI BAJO UN APLICATIVO DE EXCEL
4.1. VISIÓN, PRINCIPIOS Y VALORES, MISIÓN Y ESTRATEGIAS DEL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI
GRÁFICA 3.
PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Avelino Meneses, Sergio Alexander, Principios de planeación estratégica, 15 Noviembre 2011
Teniendo en cuenta el conocimiento adquirido en cuanto a la metodología del CMI y el estudio y
análisis realizado a los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en el Programa Social
PROSOFI, podrán ser aplicados al proyecto del CMI que, como ya es sabido, será el soporte para el
10 Linares, Alex. Entrevista: Talleres de Planeación estratégica - Febrero 2012
32
Sistema de Indicadores Generales como sistema de gestión y control para las actividades llevadas
en el programa.
La base fundamental del CMI será la misión, la visión y las acciones estratégicas del Programa
Social PROSOFI, las cuales serán las que generen la motivación e inspiración de todos los
involucrados para conseguir las metas propuestas y brindar un mejor servicio.
Por lo tanto y debido a que no se tenían implementadas ninguna de las mencionadas, se debía
empezar con su creación, para lo cual era necesario definir quiénes conformarían el grupo de
trabajo, para generar un proceso íntegro con un clima de aprendizaje continuo y
complementado con muchos aportes y lluvia de ideas para el proyecto.
Así, se decidió, que para los primeros talleres de “Planeación estratégica” como fueron
llamados y los cuales se han venido implementando desde los últimos meses del año 2011,
estarían presentes: la anterior coordinadora del Programa Social, quien conoce muy a fondo
los procedimientos, proyectos y todas las actividades que se llevan a cabo desde el comienzo
de su creación; el actual coordinador del Programa Social, quien está al frente de todos los
proyectos y quién será un gran apoyo para proporcionar el liderazgo y dirección al proyecto y
la socióloga del Programa social, que junto a la anterior coordinadora, ha estado apoyando el
ejercicio con las comunidades.
Siguiendo, en un comienzo, la metodología propuesta por el actual coordinador del Programa,
denominada la “Metodología de planeación Participativa” (Ver ANEXO 4) que se basa en del
modelo GTZ de la agencia de cooperación alemana, y que se aplica para el desarrollo de la
misión de PROSOFI, conllevó a un ejercicio bastante enriquecedor, en el cual, después de que
el moderador (en este caso, el coordinador del Programa) planteara la pregunta “¿Con qué
logro de PROSOFI estaríamos satisfechos a cuatro años? cada uno de los participantes tomaba
un número de tarjetas para generar una respuesta concreta en cada una de las mismas. Luego
de esta lluvia de ideas, se debían ubicar en el tablero de una forma organizadas y
clasificándolas en grupos.
La continuación del taller se enfocó en la lluvia de ideas para formular la misión del Programa.
Para esto, se planteó a cada uno de los participantes cuestionamientos de: ¿Qué hacemos?,
¿Para quién lo hacemos?, ¿Cómo lo hacemos? y ¿Por qué lo hacemos? (que para efecto de
nuestro ejercicio, le adicionamos el ¿para qué?).
Un segundo taller (Ver ANEXO 5) fue expuesto para comienzos del presente año, en el cual se
estudió nuevamente el objeto del Programa. En un segundo ejercicio se estudiaron las
propuestas de valor del Programa Social PROSOFI en cuanto a tres factores esenciales, la
comunidad beneficiaria, la comunidad educativa de la Universidad Javeriana y los otros
actores o actores externos.
33
Seguidamente se estudió qué era lo que se quería conseguir en el futuro con el programa, de
donde salió una línea de tiempo desde la creación del mismo hasta la visión al 2026, que
además se puntualizó con un tercer ejercicio en el taller con una lluvia de ideas en cuanto a la
visión de la compañía a corto, mediano y largo plazo, donde se logró una división de cuatro
ítems a nivel general, resumiendo en un cuadro: Internacionalización, Innovación, Proyección
e Interdisciplinariedad. A partir de estas cuatro divisiones, se enfocó un paralelo en cuanto a
las actividades académicas, las actividades del medio universitario, y las actividades
administrativas. Finalmente en las actividades académicas se fraccionaron en: D (Docencia), I
(Investigación) y S (Servicio).
Aunque no se aterrizaron las ideas directamente en un documento, en primera instancia, y en
cada taller, se realizó una sesión de fotografías que permitiera ver la evidencia de este
enriquecedor ejercicio.
Los resultados de los talleres fueron documentados de forma dinámica para presentar
también al decano del medio universitario, el ingeniero Luis David, y así hacer conocer el
programa, con el fin último de estimular la participación y apoyo de los diferentes entes
externos. A continuación se presentarán los resultados finales de los talleres después de haber
aterrizado las diversas ideas y opiniones, junto al coordinador de PROSOFI.
4.1.1. Declaración de la Misión de PROSOFI
MISIÓN
La misión del Programa Social PROSOFI es “Ser un espacio académico desde el cual se
constituye un modelo de interacción entre la comunidad educativa javeriana y las
comunidades marginadas, con el fin de acompañar y dinamizar su proceso de desarrollo
integral, auto-gestionado y sostenible, a través de proyectos académicos (de docencia,
investigación o servicio) de carácter interdisciplinar e interinstitucional, que reflejen un fiel
ejercicio de la responsabilidad social universitaria inspirada en los principios y valores de
servicio que promulgó San Ignacio de Loyola, propios de una institución de la Compañía de
Jesús”
4.1.2. Propuesta de Valor
A la pregunta de “¿Qué ofrece PROSOFI?”, Y teniendo en cuenta los avances de los talleres
anteriores, se respondió que se tenían principalmente tres clientes a quien servíamos.
a) Comunidad beneficiaria
b) Comunidad educativa javeriana
c) Otros Actores
34
Seguidamente, se profundizó entonces la pregunta realizada, para cada uno de estos
actores y teniendo en cuenta las actividades actuales que lleva el programa.
COMUNIDAD BENEFICIARIA
2010-2016: USME – GRAN YOMASA – SECTOR BOLONIA
- Diagnósticos de las comunidades.
- Procesos de planeación participativa en prospectiva.
- Acompañamiento a las dinámicas de desarrollo comunitario a través de proyectos
académicos.
- Contribuir a formar individuos y familias, sujetos de derechos y deberes, desde los
valores ignacianos, con alto grado de civismo y de comunidad.
- Fomentar una cultura participativa y sentido de lo público.
- Generar más capacidad en los individuos, familias, comunidad en general, juntas
de acción comunal, organizaciones sociales comunitarias, entidades público
privadas que prestan un servicio a la comunidad, entre otros.
- Servir de puente con las entidades públicas y privadas para la gestión de proyectos
de desarrollo social integral, con gestión participativa y sostenibilidad.
- Evaluar impacto de acompañamientos e implementar dinámicas de mejora
continua.
COMUNIDAD EDUCATIVA JAVERIANA
A los Programas Académicos (Estudiantes)
- Espacios académicos interdisciplinarios.
- Formación integral ignaciana.
- Acompañamiento a los estudiantes.
- Orientación en la incorporación del Programa en los currículos y asignaturas.
A los Departamentos (Docentes – Investigadores)
- Espacios académicos interdisciplinarios.
- Formación integral ignaciana.
- Plataforma para asignaturas bajo modelo CDIO + Aprendizaje + Servicio.
- Provocar actividades académicas, en especial, investigaciones multidisciplinarias y
pertinentes para los grupos de investigación y sus semilleros.
- Acompañamiento / orientación a docentes – investigadores en la gestión de sus
proyectos académicos (D, I, S) - de docencia, Investigación y Servicio.
A los Egresados y Personal Administrativo
- Formación integral ignaciana.
- Espacio para el ejercicio de la responsabilidad social personal – voluntariados.
- Articulación con dinámicas de RSE.
35
OTROS ACTORES
Al Estado
- Servicios de consultoría, asesoría, operación de programas y/o proyectos
(organizaciones comunitarias acompañadas por la U).
- Convenio para apoyar la gestión de las entidades públicas del orden nacional,
distrital o local.
- Acceso al Territorio.
- Formación de funcionarios públicos (educación continua).
A la Cooperación Internacional
- Proyectos para el desarrollo de las comunidades, modelados y ejecutados con las
mismas.
A las Empresas
- Proyectos bajo los modelos de RSE.
A las Universidades
- Transferencia del Modelo PROSOFI, diversos espacios académicos, de movilidad
estudiantil y docente, entre otros.
A la Sociedad Civil
- Acceso al Territorio.
4.1.3. Declaración de la Visión de PROSOFI
GRÁFICA 4.
LÍNEA DE TIEMPO DE PROSOFI – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Avelino Meneses, Sergio Alexander,Línea de tiempo de Prosofi – Planeación estratégica,14 febrero 2012
36
VISIÓN 2016
En el 2016 PROSOFI será un Programa institucionalizado y posicionado en la Pontificia
Universidad Javeriana, con participación de todas las unidades académicas;
identificado por las Universidades Colombianas como un modelo académico innovador y
pertinente en el acompañamiento interdisciplinar e interinstitucional al desarrollo integral
de comunidades marginadas.
Con el fin de aportar al proceso de implementación del CMI como base para el Sistema de
Indicadores Generales para PROSOFI, se realizó un análisis del mapa de procesos y procedimientos
plasmando un diagrama de cara a la visión del programa (Ver ANEXO 6).
4.1.4. Declaración de las estrategias de PROSOFI
4.1.4.1. Lineamientos estratégicos de PROSOFI de mano de la planeación Universitaria 2007-
2016 (3.2 ACERCAMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO DE LA PUJ PARA GENERAR UNA ALINEACIÓN
ESTRATÉGICA CON PROSOFI Y LA FACULTAD DE INGENIERÍA)
Se plantearon unos lineamientos que llevarán a determinar la estrategia, con base en la línea de
tiempo y la visión de PROSOFI, tanto al 2016, como al 2026. Como se ilustra a continuación, se
realizó una clasificación de los lineamientos estratégicos. Para tal clasificación se realizó una
identificación a corto, mediano y largo plazo, donde: el color rojo es lo más importante siguiendo
la meta del proyecto al 2016 y lo más urgente; el color amarillo es lo que quizá se puede ir
trabajando durante el proceso de PROSOFI, pero que no es prioritario; finalmente y de color verde
se clasificaron los lineamientos a largo plazo, los cuales solo se lograrán cumpliendo con los
anteriores y con una base sólida del programa social PROSOFI (documentación, evaluación y
divulgación), para llevar o traer talento del exterior.
4.1.4.2. Clasificación de los lineamientos estratégicos en corto, mediano y largo plazo
El primer ejercicio se plasmó en el taller de planeación junto a la propuesta de valor para los
clientes del Programa Social PROSOFI.
37
Estos objetivos y medidas deben tener un proceso de recolección de información que se consiguen a través de diversos ejercicios de
análisis como el presentado a continuación.
CORTO PLAZO - (HORIZONTE AL 2016)
MEDIANO PLAZO - (HORIZONTE AL 2021)
LARGO PLAZO - (HORIZONTE AL 2026)
TABLA 3.
LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
ACTIVIDADES ACADÉMICAS ACTIVIDADES DEL MEDIO ACTIVIDADES
ACTIVIDADES ACADÉMICAS ACTIVIDADES DEL MEDIO
UNIVERSITARIO
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS D (DOCENCIA) I (INVESTIGACIÓN) S (SERVICIO)
INTERNACIONALIZACIÓN TENER UNA OFERTA PARA
ESTUDIANTES
EXTRANJEROS EN EL
PROGRAMA PROSOFI
COMO PLAN DE
PASANTÍAS O PRÁCTICAS
PROFESIONALES.
MOVILIDAD DE
PROFESORES
PARTICIPANDO EN
PROYECTOS DE
DOCENCIA.
TRABAJO COMUNITARIO
E INTERDISCIPLINARIO
(OFRECER A
UNIVERSIDADES
EXTRANJERAS CURSOS O
ASIGNATURAS AL
TRABAJO COMUNITARIO
INTER-DISCIPLINARIO).
FORMULAR PROYECTOS
CON UNIVERSIDADES Y
GRUPOS INTERNACIONALES
DE INVESTIGACIÓN.
DIVULGACIÓN DE LA
INVESTIGACIÓN EN
ESCENARIOS
INTERNACIONALES.
GESTIÓN DE RECURSOS DE
COOPERACIÓN
INTERNACIONAL PARA EL
DESARROLLO.
OFRECER UNA
CONSULTORÍA O ASESORÍA
A ORGANISMOS
MULTILATERALES DE
COOPERACIÓN
INTERNACIONAL Y
UNIVERSIDADES
INTERNACIONALES.
ASESORÍA DEL MODELO
PROSOFI A OTRAS
UNIVERSIDADES.
GRUPOS ESTUDIANTILES
QUE ACOMPAÑAN A
ESTUDIANTES
INTERNACIONALES EN EL
MEDIO DEL PROGRAMA
PROSOFI.
GRUPOS DE DOCENTES
QUE ACOMPAÑAN A
DOCENTES Y ESTUDIANTES
INTERNACIONALES EN EL
MEDIO DEL PROGRAMA
PROSOFI.
ESTRATEGIAS DE
COMUNICACIÓN,
DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN
EN VARIOS IDIOMAS.
REDEFINIR Y REESTRUCTURAR
LOS PROCESOS ACADÉMICOS
PARA FAVORECER LA INTER-
DISCIPLINARIEDAD
38
D (DOCENCIA) I (INVESTIGACIÓN) S (SERVICIO) UNIVERSITARIO ADMINISTRATIVAS
INNOVACIÓN
RETROALIMENTACIÓN A
PROCESOS DE EVALUACIÓN Y
REFLEXIÓN CURRICULAR EN
LOS PROGRAMAS DE
PREGRADO Y POSGRADO,
CON ÉNFASIS EN: 1. LAS
PRÁCTICAS, 2. EL
DESARROLLO DE
ASIGNATURAS BAJO EL
MODELO CDIO.
DEFINICIÓN,
DOCUMENTACIÓN,
EVALUACIÓN Y
MEJORAMIENTO CONTINUO
DEL MODELO CON UNA
DIVULGACIÓN CIENTÍFICA.
PRODUCCIÓN INTELECTUAL,
ARTÍCULOS Y LIBROS DE
PROYECTOS CON ENFOQUE DE
INNOVACIÓN SOCIAL..
OFRECER EL MODELO DE
PROSOFI A OTRAS
UNIVERSIDADES.
ARTICULAR DINÁMICAS DE
RSE (RESPONSABILIDAD
SOCIAL EMPRESARIAL) EN
EL MARCO DE LA ALIANZA
UNIVERSIDAD – EMPRESAS.
MODELO DE PROSOFI
CON ENFOQUE DE
PRINCIPIOS IGNACIANOS:
GENERAR UNA REFLEXION
Y UNA PRAXIS IGNACIANA
CON TODAS LAS
PERSONAS QUE ESTEN
INVOLUCRADAS EN
PROSOFI (COMUNIDAD
BENEFICIARIA,
COMUNIDAD EDUCATIVA,
OTROS ACTORES).
DIMENSIONAR EL EQUIPO DE
TRABAJO QUE SOPORTE EL
MODELO DE PROSOFI.
(ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL
PROGRAMA SOCIAL (UNIDAD
ACADÉMICA)
ARMONIZAR PROSOFI CON LAS
ESTRATEGIAS QUE
OPERACIONALIZAN –
OPERATIVIZAN LA POLÍTICA DE
RSU (RESPONSABILIDAD SOCIAL
UNIVERSITARIA)
ADMINISTRACIÓN DE PROSOFI
BAJO EL MODELO ISO 9001
SOPORTANO EN EL SISTEMA DE
INFORMACIÓN.
REDEFINIR Y REESTRUCTURAR
LOS PROCESOS ACADÉMICOS
PARA FAVORECER LA INTER-
DISCIPLINARIEDAD
DISEÑAR E IMPLEMENTAR UNA
ESTRATEGIA DE
COMUNICACIÓN PARA
POSICIONAR A PROSOFI COMO
UN ESPACIO ACADÉMICO CON
ESPÍRITU IGNACIANO.
39
ACTIVIDADES ACADÉMICAS ACTIVIDADES DEL MEDIO
UNIVERSITARIO
ACTIVIDADES
ADMINISTRATIVAS
D (DOCENCIA) I (INVESTIGACIÓN) S (SERVICIO)
PROYECCIÓN
PRÁCTICAS CON OTRAS
UNIVERSIDADES A NIVEL
NACIONAL.
PROYECTOS INTER-
INSTITUCIONALES CON EL
ESTADO, CON ONG’s, CON
OTRAS UNIVERSIDADES Y
LAS OBRAS DE LA
COMPAÑÍAS DE JESÚS.
PROYECTOS INTER-
INSTITUCIONALES CON EL
ESTADO, CON ONG’s, CON
OTRAS UNIVERSIDADES Y LAS
OBRAS DE LA COMPAÑÍAS DE
JESÚS.
DIVULGACIÓN CIENTÍFICA DE
LOS PROYECTOS DE
INVESTIGACIÓN A NIVEL
NACIONAL CON OTRAS
UNIVERSIDADES.
PARTICIPACIÓN EFECTIVA EN
LOS PROCESOS DE GESTIÓN
DE POLÍTICAS PÚBLICAS.
PROYECTOS INTER-
INSTITUCIONALES CON EL
ESTADO, CON ONG’s, CON
OTRAS UNIVERSIDADES Y
LAS OBRAS DE LA
COMPAÑÍAS DE JESÚS.
FORMACIÓN DE
FUNCIONARIOS PÚBLICOS
DESDE LA EDUCACIÓN
CONTINUA.
FAVORECER A LA
COMUNIDAD
BENEFICIARIA CON LA
OFERTA ACADÉMICA DE
EDUCACIÓN CONTINUA.
ARTICULACIÓN O
INVOLUCRAMIENTO CON
LABORATORIOS,
CONSULTORIOS, CENTRO
ÁTICO, ENTRE OTROS.
INCORPORAR EN EL
QUEHACER PROSOFIANO
LA IGNACIANIDAD
ACOGIENDO A LA
COMUNIDAD EDUCATIVA
JAVERIANA Y A OTROS
ACTORES (COMUNIDAD
BENEFICIARIA,
FUNCIONARIOS DE
ENTIDADES)
VINCULAR A LOS
EGRESADOS, PERSONAL
ADMINISTRATIVO Y DEMÁS
MIEMBROS DE LA
COMUNIDAD EDUCATIVA
A LAS DINÁMICAS DE
PROSOFI.
GENERAR UNA ESTRAGIA DE
COMUNICACIÓN DE EGRESADOS
ARTICULADA CREA
(COORDINACION DE RELACIONES
CON EGRESADOS DE INGENIERÍA)
GENERAR UNA ESTRAGIA DE
COMUNICACIÓN DE EGRESADOS
ARTICULADA REGRESA
(COORDINACION DE RELACIONES
CON EGRESADOS DE LA PUJ)
40
ACTIVIDADES ACADÉMICAS ACTIVIDADES DEL MEDIO
UNIVERSITARIO
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
D (DOCENCIA) I (INVESTIGACIÓN) S (SERVICIO)
INTERDISCIPLINA-RIEDAD
TRABAJO CONJUNTO
INTER-FACULTADES:
- PRÁCTICAS
INTERDISCIPLINARIAS
- TRABAJOS DE GRADO
INTERDISCIPLINARIOS
- ASIGNATURAS CON
TRABAJOS PRÁCTICOS
TRABAJO CONJUNTO
INTER-FACULTADES:
- GRUPOS DE
INVESTIGACIÓN.
ARTICULACIÓN DE
DOCTORADO DE CIENCIAS
SOCIALES EN ESTUDIOS
INTERDISCIPLINARIOS.
FOMENTAR LA TRANS-
DISCIPLINARIEDAD.
MESAS DE TRABAJO
INTERDISCIPLINARIAS
SEMINARIO, CONGRESO
O EVENTO ACADÉMICO
COORDINADO POR
PROSOFI PARA PROPICIAR
EL DIALOGO
INTERDISCIPLINARIO Y
TRANS-DISCIPLINARIO.
PUBLICACIONES
CIENTÍFICAS
INTERDISCIPLINARES.
EQUIPOS INTER-
DISCIPLINARIOS PARA
CONSULTORÍAS Y
ASESORÍAS A ENTIDADES,
ORGANISMOS Y
UNIVERSIDADES.
CENTROS DE EXCELENCIA
CEIBA.
INVOLUCRAMIENTO DE
GRUPOS ESTUDIANTILES
INTERDISCIPLINARIOS EN
EL ESCENARIO DEL
PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI.
REDISEÑO DE PROCESOS
ACADÉMICOS PARA FACILITAR EL
TRABAJO INTER-FACULTADES DESDE
TRABAJOS DE GRADO,
INVESTIGACIONES Y DOCENCIA.
REDEFINIR Y REESTRUCTURAR LOS
PROCESOS ACADÉMICOS PARA
FAVORECER LA INTER-
DISCIPLINARIEDAD
Lineamientos estratégicos a Corto Plazo – Lineamientos estratégicos a Mediano Plazo - Lineamientos estratégicos a Largo Plazo Avelino Meneses, Sergio Alexander, Lineamientos estratégicos – Planeación estratégica, 16 Febrero 2012.
41
4.1.4.3. Lineamientos estratégicos claves para PROSOFI
De acuerdo a la anterior clasificación de los lineamientos estratégicos de cara a la consecución y
direccionamiento hacia la planeación estratégica de la Pontificia Universidad Javeriana 2007-2016,
se tienen entonces, los lineamientos básicos para PROSOFI.
LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS CLAVES PARA EL 2016
Internacionalización
Gestión de recursos de cooperación internacional para el desarrollo.
Innovación
Retroalimentación a procesos de evaluación y reflexión curricular en los programas de
pregrado y posgrado, con énfasis en: 1. Las prácticas, 2. El desarrollo de asignaturas bajo el
modelo CDIO (Conceive - Concebir, Design - Diseñar, Implement - Implementar, Operate -
Actuar).
Definición, documentación, evaluación y mejoramiento continúo del modelo con una
divulgación científica.
Producción intelectual, artículos y libros de proyectos con enfoque de innovación social.
Articular dinámicas de RSE (Responsabilidad Social Empresarial) en el marco de la alianza
universidad – empresas.
Modelo de PROSOFI con enfoque de principios ignacianos: generar una reflexión y una
praxis ignaciana con todas las personas que estén involucradas en PROSOFI (comunidad
beneficiaria, comunidad educativa, otros actores).
(Modelo de PROSOFI con el aval de la vicerrectoría del medio universitario)
Dimensionar el equipo de trabajo que soporte el modelo de PROSOFI.
Armonizar PROSOFI con las estrategias que operacionalizan – operativizan la política de
RSU (responsabilidad social universitaria)
Diseñar e implementar una estrategia de comunicación para posicionar a PROSOFI como
un espacio académico con espíritu ignaciano.
Proyección
Divulgación científica de los proyectos de investigación a nivel nacional con otras
universidades.
Participación efectiva en los procesos de gestión de políticas públicas.
Favorecer a la comunidad beneficiaria con la oferta académica de educación continua.
Articulación o involucramiento con laboratorios, consultorios, centro ático, entre otros.
Incorporar en el quehacer prosofiano la ignacianidad, acogiendo a la comunidad educativa
javeriana y a otros actores (comunidad beneficiaria, funcionarios de entidades)
Vincular a los egresados, personal administrativo y demás miembros de la comunidad
educativa a las dinámicas de PROSOFI.
42
Generar una estrategia de comunicación de egresados articulada crea (coordinación de
relaciones con egresados de ingeniería)
Interdisciplinariedad
Articulación de doctorado de ciencias sociales en estudios interdisciplinarios.
Articulación de doctorado de ciencias sociales en estudios interdisciplinarios.
Mesas de trabajo interdisciplinarias
Seminario, congreso o evento académico coordinado por PROSOFI para propiciar el
dialogo interdisciplinario y trans-disciplinario.
Rediseño de procesos académicos para facilitar el trabajo inter-facultades desde trabajos
de grado, investigaciones y docencia.
4.1.4.4. Definición de las estrategias puntuales para PROSOFI al 2016 – Horizonte del BSC
De acuerdo a los análisis realizados, tanto del anterior cuadro de clasificación de los lineamientos
estratégicos en corto, mediano y largo plazo, como de la “MATRIZ DE PROCESOS 2012-I MATRIZ DE
PROCESOS 2012-I” 11 de cara a los dos puntos esenciales de la visión de PROSOFI que son: por un
lado, la institucionalización y posicionamiento del Programa en la Universidad Javeriana, y por otro
la identificación del mismo en como un modelo innovador y pertinente. Se realizó entonces una
comparación con la propuesta de valor y se llegó a un cuadro que permite ver cuáles eran las
principales estrategias a seguir para el CMI del Programa Social PROSOFI como los factores
diferenciadores desde las actividades que se realizan y generan valor a los clientes. (Ver Análisis
estratégico de procesos y procedimientos en el ANEXO 6)
Las estrategias, que luego fueron traducidas en el mapa estratégico en forma de objetivos y
medidas para cada perspectiva, son:
Generar una mayor capacidad en la comunidad beneficiaria para favorecer su proceso
de desarrollo
Fortalecer el quehacer universitario con responsabilidad social desde PROSOFI
Impactar las políticas de las instituciones públicas y de las universidades respecto al
desarrollo de comunidades marginadas
Concientizar a la comunidad beneficiaria acerca de PROSOFI y los principios Ignacianos
Dar a conocer el programa social PROSOFI
Desarrollar competencias para fomentar la actuación con responsabilidad social y
espíritu ignaciano
11 Rodríguez Escallón, Andrés Camilo. ANEXO II – MATRIZ DE PROCESOS 2012-I (Trabajo de Proyecto Social
Universitario), 7 de Marzo de 2012
43
Mejorar la infraestructura del programa social PROSOFI con recursos humanos y
tecnológicos
Reforzar la alineación estratégica
Planeación de crecimiento sostenible
4.2. PERSPECTIVAS A ESTUDIAR EN EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL
4.2.1. Definición de las Perspectivas del Cuadro de Mando integral
El éxito de PROSOFI, como organización sin ánimo de lucro, se enfocará en alcanzar las tareas y
actividades definidas de cara a los tres actores clientes del programa, tanto a las comunidades
beneficiarias y marginadas, pero sobre todo a la comunidad educativa de la Pontificia Universidad
Javeriana y aunque no con la misma importancia, a los otros actores, dentro de los que están: el
Estado, Las empresas, Las Universidades, La sociedad civil y La Cooperación Internacional, a quien
brinda una propuesta de valor. Con el fin de generar una reflexión con espíritu ignaciano y
responsabilidad social, desde el ámbito académico acompañando a las comunidades
Para poder definir las perspectivas del CMI para el Programa Social PROSOFI, se debió central la
atención en satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes, y tener claro los factores de
éxito del programa hacia ellos. Primero se dio una mayor importancia y como enfoque principal a
la misión del Programa Social PROSOFI, apuntándole a la armonización con el plan estratégico
tanto de la facultad de Ingeniería como de la Universidad Javeriana.
En segunda instancia, se realizó un borrador del mapa estratégico, teniendo en cuenta el análisis
realizado del mapa de procesos con base en la propuesta de valor a los clientes del Programa y los
lineamientos estratégicos a corto, mediano y largo plazo de cara a la misión de PROSOFI (Ver
Análisis estratégico de procesos y procedimientos en el ANEXO 6).
Aunque fue un proceso de varias sesiones y ejercicios de sentarse a pensar cómo conectar las
relaciones causa efecto que derivarían en la misión del Programa, también fue muy enriquecedor,
en el que poco a poco iban saliendo a flote los verdaderos objetivos del Programa que siguen las
estrategias establecidas.
PERSPECTIVA DE IMPACTO SOCIAL
A medida que se estudiaban las relaciones causa efecto entre los objetivos que salían a flote de los
análisis con el coordinador del Programa, se iban estableciendo los nombres de las perspectivas
del mapa estratégico. Al comienzo, se decidió seguir los principios básicos de las perspectivas
mencionadas por Kaplan y Norton para una organización sin ánimo de lucro.
Sin embargo, luego se tomó la decisión que la primera perspectiva de cara a la misión, realmente
tenía que ver con el impacto que se generaba como programa, por lo tanto se denominó
“Perspectiva de Impacto Social”. Aclarando en el proceso, que los principales clientes del
44
Programa Social PROSOFI son la comunidad Javeriana y la comunidad Beneficiaria, pues como tal
el programa recibirá apoyo de los otros actores y quizá busque divulgar lo realizado en el
programa a otras universidades, empresas, sociedad y entidades públicas y privadas de orden
nacional, distrital y local, mostrándose como ejemplo social y responsable, para poder
desarrollarse y expandirse en el futuro a nivel nacional e internacional.
Las principales actividades de esta perspectiva se enfocarán al desarrollo de la Comunidad
Beneficiaria a través de la generación de una mayor capacidad en la comunidad beneficiaria
favoreciendo su proceso de desarrollo y generando un proceso de autogestión y no de
asistencialismo, se enfocarán también a fortalecer el quehacer universitario a través del
acompañamiento desde la academia, y finalmente, se enfocarán en el impacto de las políticas
públicas para lograr una reflexión social responsable.
PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS
Debajo de la perspectiva del Impacto Social se presentan todas aquellas actividades y procesos
críticos del programa, donde se tiene en cuenta principalmente: La concientización a la comunidad
del Programa Social PROSOFI y los principios ignacianos; el acompañamiento eficaz a los proyectos
con la comunidad beneficiaria e institucionalización del Programa Social PROSOFI como un espacio
académico direccionándose claramente a la visión del Programa al 2016; y la divulgación y
promoción tanto del Modelo del Programa, como del Programa mismo, donde entran a jugar un
papel importante los otros actores. Todas las actividades desarrolladas desde ésta perspectiva, y
las cuáles son en las que se destacará el programa, serán las que apoyarán el desarrollo de
satisfacción de los clientes o actores a quienes atiende el Programa.
Para hacer una aclaración al lector, y de acuerdo a lo conversado con el Coordinador del
programa, explícitamente el Modelo del Programa, que busca consolidar como una unidad de
acompañamiento y dinamizar el desarrollo integral de una comunidad marginada desde su rol
debe contener esencialmente:
Un sentido de la razón de ser
Visión en los procesos de desarrollo comunitario, del quehacer universitario con
responsabilidad social universitaria y de la reflexión curricular con investigaciones y
ofertas de servicio a la comunidad.
Gestión con comunidades
Gestión Académica
Gestión interinstitucional
Gestión Operativa del programa (ISO)
Evaluación de impactos
45
PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
En el siguiente nivel del mapa estratégico del Programa, se definió la perspectiva de aprendizaje y
crecimiento, cuyas actividades deben incluir esencialmente la formación de la Comunidad de la
Pontificia Universidad Javeriana, con el fin de asegurar en la perspectiva de los procesos internos
la mejora, el desarrollo y crecimiento continuo del modelo del Programa y los proyectos dirigidos
al acompañamiento de la comunidad beneficiaria para incidir en su proceso de desarrollo.
Se debe asegurar que exista una concientización social y responsable en el equipo de trabajo, en
los docentes, en los estudiantes, en los investigadores, y en cada uno de los integrantes y
colaboradores del Programa, por lo tanto una de las actividades esenciales a considerar es la
formación con principios y valores ignacianos.
Por otro lado, se encuentran las actividades que tienen que ver con la creación del Cuerpo de
trabajo del Programa Social PROSOFI, donde se tienen características esenciales para el equipo de
trabajo que hará parte de esta gran labor de acompañamiento y disciplina, tales como
interdisciplinariedad, integralidad y estar capacitados para la gestión comunitaria, del programa,
de proyectos académicos, pero sobre todo para inculcar y hacer reflexionar acerca de la praxis del
conocimiento a nivel de docencia, investigación y servicio.
Finalmente, en esta perspectiva se tendrán en cuenta el sistema de información que se está
estudiando y debe estar bien consolidado para así lograr dar seguimiento y control a cada uno de
los proyectos realizados en las diferentes asignaturas vinculadas al Programa.
PERSPECTIVA DE POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD
En el nivel inferior del mapa estratégico del un Cuadro de Mando Integral del Programa se pensó
en una perspectiva que asegurara se pudieran realizar las actividades tanto de la perspectiva de
aprendizaje y crecimiento, como de las actividades de procesos internos, para así derivar e influir
en la satisfacción y acompañamiento de la comunidad beneficiaria, en el fortalecimiento del
quehacer universitario y en el impacto de políticas de entidades públicas y privadas a nivel
nacional, distrital y local.
Así, se pensó primero en un sostenimiento financiero para poder desarrollar todos los proyectos e
investigaciones; sostenimiento que debía basarse en primer lugar, en el manejo y gestión de un
presupuesto destinado por la Universidad Javeriana, y en segundo lugar fomentando el apoyo
económico e inversión de otros actores como otras universidades, empresas del marco alianza
universitaria, entidades públicas del orden nacional, distrital y local, y la sociedad civil.
Pero no solo se pensó en el financiamiento, sino también en el cómo generar la reflexión
pragmática a nivel de docencia investigación y servicio a través de los diferentes currículos
académicos de la Universidad Javeriana, y cómo lograr que se vinculen muchos proyectos al
servicio de la Comunidad Beneficiaria desde la academia. Por lo tanto entre las actividades
cruciales de esta perspectiva, se debía pensar en intervenir en el desarrollo de nuevas políticas
46
desde el Consejo Directivo de la Pontificia Universidad Javeriana, pero además para poder
asegurar el desarrollo de un plan de comunicación estratégica para lograr en las actividades de
procesos internos que se dé a conocer el Programa Social PROSOFI y su modelo.
Por lo tanto, debido a las dos premisas anteriormente mencionadas, esta perspectiva fue llamada
entonces “Perspectiva de Política y Sostenibilidad”.
4.2.2. Desarrollo de los Objetivos de cada perspectiva y Análisis Causa-Efecto
Con el fin de traducir las estrategias desarrolladas en cada una de las perspectivas del mapa
estratégico del Programa Social PROSOFI y partiendo del análisis de la oferta de valor dirigida a
cada uno de los actores clientes del mismo, que son en sí los factores éxito del Programa, se
discutieron los objetivos estratégicos que serán el camino encadenado para lograr la misión del
Programa.
Las primeras preguntas que se pudieron hacer para el desarrollo de los objetivos, se establecieron
desde tres frentes:
1. ¿Qué resultados serían importantes para generar mayor capacidad en la Comunidad
Beneficiaria y favorecer su proceso de desarrollo auto-gestionado?
Con apoyo del coordinador del Programa, con quien se trabajó las diferentes etapas del desarrollo
del BSC o CMI, se llegó a concluir que:
a) Lo más importante era buscar para las Comunidades Beneficiarias el acompañamiento en
el proceso de desarrollo de los habitantes y sus familias concientizándolos para el
sostenimiento y mejora continua en el futuro.
b) Para generar una mayor capacidad en la Comunidad no solo debía enfocarse en los
individuos, sino también en las organizaciones presentes en el sector que buscan prestar
una ayuda a los habitantes, por lo tanto, el objetivo en este caso se debe orientar en
brindar un apoyo para hacerlas visibles a la Comunidad.
2. ¿Cómo se puede fortalecer el quehacer universitario siendo responsables socialmente?;
Continuando con el análisis, esta vez de cara a la Comunidad Javeriana, se estableció que para
responder se debería:
a) Mejorar los currículos de los programas académicos, pensando en las planeación al 2016 de la
Pontificia Universidad Javeriana, con una formación integral de la Comunidad Estudiantil, pero
además pensando en lo que se quiere lograr para la Comunidad Beneficiaria, pero con base en
la formación de la Comunidad Javeriana y de cara nuevamente a la planeación 2016 de la
Universidad
b) Impulsar la investigación en pro de las Comunidades Marginadas.
c) Aumentar los servicios prestados para el desarrollo de las Comunidades Marginadas.
47
3. ¿Cómo se puede impactar las políticas de las instituciones públicas y de las Universidades de
cara a lo que se quería lograr para la Comunidad Beneficiaria, teniendo en cuenta los actores
externos al Programa Social PROSOFI, que no son sus clientes principales, pero sí con quienes se
pueden aliar para lograr satisfacer tanto a la Comunidad Javeriana, como a la Comunidad
Beneficiaria, se debe responder al cómo impactar siguiendo planes de:
a) Generar una reflexión de la responsabilidad social en las Universidades Colombianas, con
el fin de poder expandir el Programa Social PROSOFI en el futuro y lograr un apoyo al
acompañamiento del desarrollo de las comunidades.
b) Influenciar en las decisiones de programas, proyectos y políticas públicas de las entidades
de orden nacional distrital o local.
Así se obtuvieron los primeros objetivos que encajan en la perspectiva de impacto social.
OBJETIVOS DE LA PERSPECTIVA DE IMPACTO SOCIAL
Incidir en el proceso de desarrollo de los habitantes y sus familias
Involucrar las organizaciones sociales comunitarias, las juntas de acción comunal y las
organizaciones no gubernamentales
Incidir en los currículos de los programas académicos y la formación integral de la
comunidad Javeriana
Promover e impulsar la actividad investigativa pertinente para el desarrollo comunitario
Contribuir a la reflexión de la responsabilidad social en las universidades colombianas
Incidir en las políticas públicas, programas y proyectos de las entidades de orden nacional,
distrital o local
Ahora, se debía empezar a preguntar en qué procesos internos del Programa Social PROSOFI se
debían destacar para poder impulsar los objetivos que ayudarán a satisfacer a sus clientes
relevantes (Comunidad Beneficiaria y Comunidad Javeriana). Entonces, teniendo en cuenta los
objetivos anteriormente expuestos, se debía pensar en cómo lograr cada uno de ellos.
Analizando las tres estrategias establecidas en la perspectiva de procesos internos, como base de
las estrategias de impacto social y los indicadores definidos, era ideal preguntarse:
1. ¿En qué se debe destacar para lograr un acompañamiento eficaz a la Comunidad Beneficiaria, y
conseguir así una influencia en su proceso de desarrollo y en el quehacer universitario?
Teniendo en cuenta las actividades que se deben realizar desde el Programa, pero en pro del
desarrollo de la Comunidad Beneficiaria y el fortalecimiento del quehacer Universitario, se debe
destacar el análisis de :
a) La creación de diagnósticos de la mano de los habitantes, con una planeación y evaluación
participativa y continua.
48
b) Lograr un acompañamiento eficaz exige crear vínculos de confianza con las comunidades
beneficiarias.
c) Formar con valores y principios ignacianos a la comunidad Beneficiaria para lograr la
reflexión de pertenencia, sentido de lo público y por lo tanto una cultura participativa.
d) Es necesario desarrollar proyectos de desarrollo auto-sostenible en las comunidades,
desde la interdisciplinariedad e inter-institucionalidad y con valores y principios ignacianos
inculcados en la Comunidad Javeriana.
2. ¿En qué se debe destacar para lograr institucionalizar a PROSOFI como un espacio académico
para así fortalecer el quehacer universitario, pero además para poder generar un impacto en
actores externos como universidades y sus políticas, programas y proyectos?
Para responder, se debió pensar en las actividades muy operativas del Programa Social PROSOFI,
por lo tanto, se debe destacar en:
a) Aplicar tanto en el acompañamiento a la comunidad como a la institucionalización de
PROSOFI. Es útil incluir también en esta estrategia el desarrollo de proyectos auto-
sostenible en las comunidades, desde la interdisciplinariedad e inter-institucionalidad y
con valores y principios ignacianos inculcados en la Comunidad Javeriana.
b) Tener una mejora continua del Modelo de PROSOFI.
c) Posibilitar el trabajo interdisciplinario desde un pensamiento de reflexión curricular hacia
la praxis académica a nivel de docencia, investigación y servicio.
3. ¿En qué se debe destacar para lograr que los demás conozcan el Programa Social PROSOFI,
pensando tanto en la Comunidad beneficiaria para que se integren a los proyectos del Programa,
como en la comunidad Javeriana para lograr un apoyo de los diferentes currículos académicos, y
para finalmente poder ser conocidos por otros actores que están fuera del Programa y el contexto
Universitario Javeriano?
Dentro de estas actividades operativas, de la perspectiva de procesos internos, en las que se debe
destacar son en:
a) La promoción y divulgación del Programa Social PROSOFI a los tres actores clientes
(Comunidad Beneficiaria, Comunidad Javeriana, Otras Universidades y otros actores
externos al Programa)
b) Hacer conocer el modelo de PROSOFI y sus proyectos de manera científica.
c) Comenzar a crear alianzas y convenios estratégicos.
Así se obtuvieron los objetivos que encajan en la perspectiva de procesos internos.
OBJETIVOS DE LA PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS
Crear vínculos de confianza con las comunidades beneficiarias a través del conocimiento de
PROSOFI
49
Formar en principios y valores ignacianos a la comunidad beneficiaria
Gestionar proyectos auto-sostenibles pertinentes y prioritarios para la comunidad desde la
interdisciplinariedad con la comunidad educativa javeriana, con inter-institucionalidad y
con el espíritu ignaciano que representa a la compañía de Jesús
Construir y mejorar continuamente el modelo PROSOFI
Generar una reflexión continua curricular a nivel de docencia investigación y servicio
posibilitando el trabajo interdisciplinario
Promover y divulgar el programa social PROSOFI a la comunidad beneficiaria, a la
comunidad educativa Javeriana, a las universidades y a otros actores
Divulgar científicamente el modelo del programa social PROSOFI y sus proyectos
desarrollados
Promover y fortalecer alianzas estratégicas y convenios para el programa social PROSOFI
Pensando ahora en la perspectiva de aprendizaje y crecimiento, debe cuestionarse:
1. ¿En qué se debe capacitar para lograr un acompañamiento eficaz a la comunidad, para
institucionalizar a PROSOFI como un espacio académico y darlo a conocer?
Entonces se debe enfocar en:
a) Tener unas bases de formación con valores y principios ignacianos en el equipo PROSOFI y
cada uno de sus integrantes de la Comunidad Javeriana, con el fin de transmitir el apoyo
de forma responsable y transparente a la comunidad desde el quehacer universitario.
2. ¿Cuál debe ser la estructura a nivel de recursos humanos y tecnológicos del Programa Social
PROSOFI, con el fin de acompañar a la Comunidad Beneficiaria, fortalecer la institucionalización a
través de los proyectos y promover el conocimiento del Programa?
Respondiendo a esto, se debe pensar en:
a) La conformación del equipo PROSOFI, con un personal capacitado con el fin de mejorar
cada día la gestión del Programa, sus proyectos dirigidos a la comunidad desde la
academia y la reflexión pragmática de docencia, investigación y servicio.
b) Culminar exitosamente la aplicación de un sistema de información, que ayude a optimizar
todas las actividades y proyectos realizados con la comunidad.
Así se obtuvo los objetivos que encajan en la perspectiva de aprendizaje y crecimiento.
OBJETIVOS DE LA PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
Formar en principios y valores ignacianos al equipo de trabajo de PROSOFI, sus
estudiantes, docentes e investigadores
Constituir un equipo interdisciplinario y cualificado para la gestión comunitaria, la gestión
de proyectos académicos, la gestión del programa, y la reflexión de la actividad de
docencia, investigación y servicio
Implementar el sistema de información para PROSOFI
50
En el momento de expresar los objetivos de la perspectiva de política y sostenibilidad, se
analizaron las actividades básicas para lograr desarrollar las competencias necesarias para el
equipo PROSOFI y cada uno de sus integrantes de la Comunidad Javeriana, como para mejorar la
estructura del Programa para aportar a la reflexión curricular de los diferentes programas de la
Universidad, contribuyendo causalmente al logro de fortalecer el quehacer universitario y el
desarrollo de la Comunidad beneficiaria, desde políticas establecidas. Por lo tanto, se debía
responder a:
1. ¿Qué actividades son esenciales para lograr una alineación estratégica del Programa Social
PROSOFI con la Facultad de Ingeniería y la Universidad Javeriana con el fin de apoyar los procesos
y proyectos llevados de mano de la Comunidad Beneficiaria?
A esto se podía dar solución teniendo en cuenta:
a) Influenciar en la decisión de nuevas políticas desarrolladas en el nivel directivo de la
Pontificia Universidad Javeriana con el fin de generar reflexión social responsable
encaminada a apoyar el Programa desde los currículos de los diferentes programas
académicos.
b) Plasmar un plan de comunicaciones como base principal para hacer conocer el Programa
de mano de la mejora continua del modelo y sus proyectos desarrollados,
encaminándonos a la institucionalización de PROSOFI.
2. ¿Qué es necesario para poder apoyar los diferentes Proyectos desarrollados desde el Programa
Social PROSOFI para lograr un desarrollo sostenible de cara a la Comunidad Beneficiaria y el
fortalecimiento del quehacer Universitario Javeriano?
Por lo tanto, para poder responder a esto, se debe pensar en:
a) Dar un eficiente uso al presupuesto destinado por parte de la Pontificia Universidad
Javeriana como aporte principal.
b) Fomentar el apoyo económico e inversión de actores externos a la Universidad Javeriana,
con el fin de influir en el desarrollo sostenible del Programa.
Así se obtuvo los objetivos que encajan en la perspectiva de Política y Sostenibilidad.
OBJETIVOS DE LA PERSPECTIVA DE POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD
Gestionar la generación de nuevas políticas a nivel directivo con el fin de apoyar el
programa social PROSOFI
Desarrollar un plan de comunicación estratégica
Gestionar el presupuesto destinado por parte de la universidad Javeriana para el programa
social PROSOFI
Fomentar el apoyo económico e inversión de actores externos al programa social PROSOFI
51
4.2.3. Desarrollo de Indicadores de Resultados - Diccionario de Indicadores
El desarrollo de los objetivos en cada una de las perspectivas establecidas para el mapa estratégico
será la base del Sistema de Indicadores Generales del Programa Social PROSOFI bajo la
Metodología del Cuadro de Mando Integral.
A partir de cada uno de los objetivos, se analizó el cómo se alcanzarían tales objetivos. Se debía
saber qué se podría medir realizando comparaciones que llevaran a generar resultados de la
gestión realizada por el Programa Social PROSOFI de cara a la Comunidad Beneficiaria y al aporte
del quehacer de la Universidad Javeriana.
Se tendrían en cuenta fuentes de información de las cuales tomar los datos necesarios para
alimentar el sistema de indicadores generales. Además se tuvo en cuenta la definición de los
indicadores que para lograr comparar los logros alcanzados del Programa de acuerdo a la gestión
realizada de un período a otro.
Las mediciones planteadas en los índices de los indicadores se realizan para poder saber qué está
ocurriendo en la gestión, saber cómo se está haciendo, saber cómo se puede tener una mejora
continua de la gestión y así poder tomar las decisiones más acertadas para mejorar los resultados
Con base en la articulación de los objetivos y las relaciones causa-efecto estudiadas, se pudo llegar
a saber cuáles serían los indicadores finales, que se derivaron de un extenso análisis.
El desarrollo de los indicadores implicó un proceso de tres etapas. En la primera fase de desarrollo
se obtuvo 150 indicadores, éstos hacían parte del aporte de cada uno de los miembros del equipo
del Programa Social PROSOFI que se integró desde el comienzo del proyecto con el fin de dar
aplicación a la metodología del Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard.
La segunda fase del desarrollo de los indicadores fue depurada teniendo en cuenta qué
indicadores eran los más óptimos de utilizar en el Programa y cuáles aportaban más a los procesos
que se desarrollaban en el acompañamiento a las comunidades beneficiaria y educativa javeriana.
Por otro lado, debía analizarse que la cantidad de indicadores debía ser alineada a la toma de
decisiones como un proceso gerencial, en donde no era posible tener los primeros 150
indicadores. Por lo tanto se llegó a una cantidad más aterrizada de 32 indicadores de los 25
objetivos.
Finalmente y después de la última revisión realizada. Se pensó en que no todos eran medibles o
que algunos de los formulados debían replantearse pues no eran entendibles en su definición y
formulación, eran muy complicados para que cualquier usuario del sistema de indicadores lo
entendiera. Por lo tanto realizando los últimos cambios se llegó a una depuración final de 22
indicadores, los cuales se presentan a continuación con su definición establecida.
52
TABLA 4
TABLA DE INDICADORES DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL DE PROSOFI
53
Avelino
Meneses, Sergio Alexander, Tabla de indicadores del Cuadro de Mando Integral de PROSOFI, 2012-I
54
4.2.4. Mapa estratégico del CMI para PROSOFI
GRÁFICA 5.
MAPA ESTRATÉGICO DEL CMI PARA PROSOFI (VERSIÓN 06)
GESTIONAR EL PRESUPUESTO DESTINADO POR PARTE DE LA
UNIVERSIDAD JAVERIANA PARA EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
PERSPECTIVA DE
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
PERSPECTIVA DE POLÍTICA Y
SOSTENIBILIDAD
PERSPECTIVA DE
PROCESOS INTERNOS
PERSPECTIVA DE
IMPACTO SOCIAL
MISIÓN DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
“Ser un espacio académico desde el cual se constituye un modelo de interacción entre la comunidad educativa Javeriana y las comunidades marginadas, con el fin de acompañar y dinamizar su proceso de desarrollo integral, auto-gestionado y sostenible, a través de proyectos
académicos (de docencia, investigación y servicio) de carácter interdisciplinar e interinstitucional, que reflejen un fiel ejercicio de la responsabilidad social universitaria inspirada en los principios y valores deservicio que promulgó San Ignacio de Loyola.”
PLANEACIÓN DEL CRECIMIENTO SOSTENIBLE
DESARROLLAR COMPETENCIAS PARA FOMENTAR LA ACTUACIÓN CON RESPONSABILIDAD SOCIAL Y ESPÍRITU
IGNACIANO
REFORZAR LA ALINEACIÓN ESTRATÉGICA
DESARROLLAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN
ESTRATÉGICA
FORMAR EN PRINCIPIOS Y VALORES IGNACIANOS A LA COMUNIDAD
BENEFICIARIA
CONCIENTIZAR A LA COMUNIDAD BENEFICIARIA ACERCA DE PROSOFI Y LOS PRINCIPIOS IGNACIANOS
GENERAR UNA MAYOR CAPACIDAD EN LA COMUNIDAD BENEFICIARIA PARA FAVORECER SU PROCESO DE
DESARROLLO
FORTALECER EL QUEHACER UNIVERSITARIO CON RESPONSABILIDAD SOCIAL DESDE PROSOFI
IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
PROSOFI
MEJORAR LA INFRAESTRUCTURA DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI CON RECURSOS HUMANOS Y TECNOLÓGICOS
FORMAR EN PRINCIPIOS Y VALORES IGNACIANOS AL EQUIPO DE TRABAJO
DE PROSOFI, SUS ESTUDIANTES, DOCENTES E INVESTIGADORES
GENERAR UN ACOMPAÑAMIENTO EFICAZ A LOS PROYECTOS CON LA COMUNIDAD BENEFICIARIA EINSTITUCIONALIZAR A PROSOFI COMO UN ESPACIO ACADÉMICO
DIVULGAR CIENTÍFICAMENTE EL MODELO DEL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI Y SUS PROYECTOS DESARROLLADOS
IMPACTAR LAS POLÍTICAS DE LAS INSTITUCIONES P’UBLICAS Y DE LAS UNIVERSIDADES RESPECTO AL DESARROLLO DE COMUNIDADES MARGINADAS
GESTIONAR LA GENERACIÓN DE NUEVAS POLÍTICAS A NIVEL
DIRECTIVO CON EL FIN DE APOYAR EL PROGAMA SOCIAL PROSOFI
FOMENTAR EL APOYO ECONÓMICO E INVERSIÓN DE ACTORES EXTERNOS AL
PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
GENERAR UNA REFLEXIÓN CONTINUA CURRICULAR A NIVEL DE DOCENCIA
INVESTIGACIÓN Y SERVICIO POSIBILITANDO EL TRABAJO INTERDISCIPLINARIO
CONSTITUIR UN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO Y CUALIFICADO PARA LA GESTIÓN COMUNITARIA, LA GESTIÓN DE PROYECTOS ACADÉMICOS, LA
GESTIÓN DEL PROGRAMA Y LA REFLEXIÓN DE LA ACTIVIDAD DE DOCENCIA, INVESTIGACI’ON Y SERVICIO
DAR A CONOCER EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
CONSTRUIR Y MEJORAR CONTINUAMENTE EL MODELO
PROSOFI
GESTIONAR PROYECTOS AUTO-SOSTENIBLES PERTINENTES Y PRIORITARIOS PARA LA COMUNIDAD DESDE LA INTERDISCIPLINARIEDAD CON LA COMUNIDAD
EDUCATIVA JAVERIANA, CON INTER-INSTITUCIONALIDAD Y CON EL ESPÍRITU IGNACIANO QUE REPRESENTA A LA COMPAÑÍA DE JESÚS
CONTRIBUIR A LA REFLEXIÓN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL EN LAS UNIVERSIDADES COLOMBIANAS
PROMOVER E IMPULSAR LA ACTIVIDAD INVESTIGATIVA
PERTINENTE PARA EL DESARROLLO COMUNITARIO
INCIDIR EN EL PROCESO DE DESARROLLO DE LOS HABITANTES
Y SUS FAMILIAS
FORTALECER LAS ORGANIZACIONES SOCIALES COMUNITARIAS, LAS JUNTAS DE
ACCION COMUNAL Y LAS ORGANICACIONES NO GUBERNAMENTALES
INCIDIR EN LOS CURRÍCULOS DE LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS Y LA
FORMACIÓN INTEGRAL DE LA COMUNIDAD JAVERIANA
CREAR VÍNCULOS DE CONFIANZA CON LAS
COMUNIDADES BENEFICIARIAS
INCIDIR EN LAS POLÍTICAS, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LAS ENTIDADES
P’UBLICAS Y PRIVADAS
PROMOVER Y DIVULGAR EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI A LA COMUNIDAD
BENEFICIARIA, A LA COMUNIDAD EDUCATIVA JAVERIANA, A LAS UNIVERSIDADES
COLOMBIANAS, Y A OTROS ACTORES8
910 11 12 13
15 16 17
18 1920 21
5 6
7
1 2 3 4
PROMOVER Y FORTALECER ALIANZAS ESTRATÉGICAS Y
CONVENIOS PARA EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
14
Avelino Meneses, Sergio Alexander, Mapa estratégico del CMI de Prosofi,16 Marzo 2012 (VERSIÓN 06)
55
GRÁFICA 6.
MAPA ESTRATÉGICO DEL CMI PARA PROSOFI (VISTA AMPLIADA POR PERSPECTIVA)
PERSPECTIVA DE IMPACTO SOCIAL
Avelino Meneses, Sergio Alexander, Ampliación - Mapa estratégico del CMI de Prosofi,16 Marzo 2012 (VERSIÓN 06), hoja 1
56
PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS
Avelino Meneses, Sergio Alexander, Ampliación - Mapa estratégico del CMI de Prosofi,16 Marzo 2012 (VERSIÓN 06), hoja 2
57
PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS
Avelino Meneses, Sergio Alexander, Ampliación - Mapa estratégico del CMI de Prosofi,16 Marzo 2012 (VERSIÓN 06), hoja 3
58
INDICADORES DE LA PERSPECTIVA DE IMPACTO SOCIAL
ESTARTEGIA I.
GENERAR UNA MAYOR CAPACIDAD EN LA COMUNIDAD BENEFICIARIA PARA FAVORECER SU PROCESO DE DESARROLLO
GENERAR UNA MAYOR CAPACIDAD EN LA COMUNIDAD BENEFICIARIA PARA FAVORECER SU PROCESO DE
DESARROLLO
INCIDIR EN EL PROCESO DE DESARROLLO DE LOS HABITANTES
Y SUS FAMILIAS
FORTALECER LAS ORGANIZACIONES SOCIALES COMUNITARIAS, LAS JUNTAS DE
ACCION COMUNAL Y LAS ORGANICACIONES NO GUBERNAMENTALES
1 2
OBJETIVO 1
INCIDIR EN EL PROCESO DE DESARROLLO DE LOS HABITANTES Y SUS FAMILIAS
OBJETIVO 2
INVOLUCRAR LAS ORGANIZACIONES SOCIALES COMUNITARIAS, LAS JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL Y LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES
INDICADOR 1
Participación de la Comunidad Beneficiaria
añoelenPROSOFIdeproyectoslosenonparticiparqueanteshabitdeN
El indicador mostrará cuál fue la participación anual de las personas que han estado interesadas y han podido beneficiarse de la enseñanza en los proyectos desarrollados con el acompañamiento del
Programa Social PROSOFI a lo largo del año, con el fin de poder comparar con el período inmediatamente anterior cuál fue el aumento o disminución nominal y establecer el seguimiento de
las buenas prácticas al interior del Programa Social PROSOFI, o definir las acciones correctivas y preventivas a desarrollar para incidir positivamente en el desarrollo de los habitantes y sus familias.
59
INDICADOR 2
Capacitación de la Comunidad Beneficiaria
proyectoslosenonparticiparquepersonasdetotalN
semestrealonescalificacialcanzaronquepersonasN 0.4
El indicador mostrará cuál fue el porcentaje de las personas capacitadas que participaron en los proyectos desarrollados, gracias al acompañamiento del Programa Social PROSOF, a lo largo del semestre. Permitirá comparar, el porcentaje de personas capacitadas en alguna disciplina en el
semestre en curso con el porcentaje alcanzado el semestre inmediatamente anterior, con el fin de realizar un seguimiento de las buenas prácticas al interior del Programa Social PROSOFI, o definir las
acciones correctivas y preventivas a desarrollar para incidir positivamente en el desarrollo de los habitantes y sus familias.
Nota: De acuerdo al número de personas de la comunidad beneficiaria que participaron en cada uno de los proyectos y de acuerdo a las evaluaciones al finalizar cada uno de los mismos, en los cuáles se tendrá una calificación de 1.0 a 5.0, Entendiendo que se logró una buena capacitación cuando cada persona logra una calificación mayor o igual a 4.0.
INDICADOR 3
Participación de las Organizaciones del Sector
añoelenPROSOFIdeproyectoslosenonparticiparquectorsedelonesOrganizacideN
El indicador mostrará cuál fue la participación anual de las organizaciones sociales comunitarias, de las juntas de acción comunal y las organizaciones no gubernamentales, logrando poner al servicio de
las personas de la comunidad su asistencia y enseñanzas a través de la participación y acompañamiento de los proyectos desarrollados con el apoyo del Programa Social PROSOFI a lo
largo del año. Permitirá comparar, con el período inmediatamente anterior, cuál fue el aumento o disminución nominal y establecer el seguimiento de las buenas prácticas al interior del Programa
Social PROSOFI, o definir las acciones correctivas y preventivas a desarrollar para incidir positivamente en el desarrollo de los habitantes y sus familias.
60
ESTARTEGIA II.
FORTALECER EL QUEHACER UNIVERSITARIO CON RESPONSABILIDAD SOCIAL DESDE PROSOFI
FORTALECER EL QUEHACER UNIVERSITARIO CON RESPONSABILIDAD SOCIAL DESDE PROSOFI
PROMOVER E IMPULSAR LA ACTIVIDAD INVESTIGATIVA
PERTINENTE PARA EL DESARROLLO COMUNITARIO
INCIDIR EN LOS CURRÍCULOS DE LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS Y LA
FORMACIÓN INTEGRAL DE LA COMUNIDAD JAVERIANA
3 4
OBJETIVO 3
INCIDIR EN LOS CURRÍCULOS DE LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS Y LA FORMACIÓN INTEGRAL DE LA COMUNIDAD JAVERIANA
OBJETIVO 4
PROMOVER E IMPULSAR LA ACTIVIDAD INVESTIGATIVA PERTINENTE PARA EL DESARROLLO COMUNITARIO
INDICADOR 4
Incorporación de Estudiantes Javerianos en PROSOFI
semestreelenPROSOFIendosinvolucraJaverianossestudiantedeN
El indicador mostrará cuál fue el número de estudiantes Javerianos incorporados en las actividades y proyectos llevados con la comunidad beneficiaria y el acompañamiento del Programa Social
PROSOFI, con el fin de poder comparar con el período semestral inmediatamente anterior y analizar cuál fue la variación para así establecer las acciones a tomar para acrecentar el apoyo e interés por
el servicio social a nivel interno de la Universidad Javeriana . En la información de cada estudiante se determinarán datos puntuales de cada facultad y asignatura desde las cuáles se está realizando el
aporte a la comunidad.
61
INDICADOR 5
Desarrollo de Proyectos de Investigación en PROSOFI
100añoelenPROSOFIendosdesarrollaroyectosPdetotalN
añoelenPROSOFImarcoelendosdesarrollaiónInvestigacdeproyectosdeN
El indicador mostrará cuál fue el porcentaje de proyectos de investigación desarrollados desde el quehacer universitario Javeriano frente al total de proyectos desarrollados en PROSOFI de cara a
mejorar el servicio y por ende la calidad de vida de la comunidad beneficiaria. Permitirá comparar con el período anual inmediatamente anterior y analizar cuál fue la variación porcentual para así
establecer las acciones a tomar para acrecentar el porcentaje de proyectos de investigación pertinentes y de calidad.
ESTARTEGIA III.
IMPACTAR LAS POLÍTICAS DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS Y DE LAS UNIVERSIDADES RESPECTO AL DESARROLLO DE COMUNIDADES
MARGINADAS
IMPACTAR LAS POLÍTICAS DE LAS INSTITUCIONES P’UBLICAS Y DE LAS UNIVERSIDADES RESPECTO AL DESARROLLO DE COMUNIDADES MARGINADAS
CONTRIBUIR A LA REFLEXIÓN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL EN LAS UNIVERSIDADES COLOMBIANAS
INCIDIR EN LAS POLÍTICAS, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LAS ENTIDADES
P’UBLICAS Y PRIVADAS
5 6
OBJETIVO 5
CONTRIBUIR A LA REFLEXIÓN DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL EN LAS UNIVERSIDADES COLOMBIANAS
OBJETIVO 6
INCIDIR EN LAS POLÍTICAS, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS
62
INDICADOR 6
Incorporación de Otras Universidades PROSOFIconoyectosrPenasincorporaddesUniversidadeN
El indicador mostrará cuál ha sido el resultado de la promoción y divulgación del Programa hacia otras Universidades a través de la participación activa de PROSOFI en las reuniones y comités de RSU
(Responsabilidad Social Universitaria) de ASCUN (Asociación Colombiana de Universidades), de AUSJAL (Asociación de Universidades Confiadas a la a Compañía de Jesús en América Latina), y del
Ministerio de Educación.El indicador nos permitirá realizar la comparación con el período inmediatamente anterior y determinar cuál fue el aumento o disminución de la cifra analizada,
estableciendo el seguimiento de las buenas prácticas de promoción y divulgación del Programa Social PROSOFI, o definir las acciones correctivas y preventivas a desarrollar para incidir positivamente en la
incorporación de nuevas universidades para acompañar el desarrollo de la comunidad beneficiaria.
INDICADOR 7
Intervención de Entidades Públicas y Privadas ROSOFIPenasinvolucradrivadasPyPúblicasEntidadesdeN
El indicador nos mostrará al final del año cuál fue la cantidad de Entidades Públicas y Privadas, dentro de las que se encuentran
empresas del marco alianza universitaria, entidades públicas (del orden nacional, distrital o local, que participaron en el
acompañamiento de las comunidades marginadas con proyectos como proyectos empresariales apoyados desde el Programa Social
PROSOFI, con el fin de poder comparar con el período inmediatamente anterior y establecer la eficiencia de la gestión
desde PROSOFI realizando un seguimiento de las buenas prácticas al interior del Programa, o definiendo las acciones correctivas y preventivas a desarrollar para incidir positivamente en el apoyo
externo.
Nota: Actualmente no se tiene ningún vínculo formal con entidades públicas dentro de las que se conoce, la alcaldía local y seis entidades vinculadas a los 14 sectores del distrito, solo existen conversaciones
63
con el fin de generar un acercamiento y un mayor acompañamiento a la comunidad beneficiaria. Por otro lado, aún no existe un vínculo directo entre las empresas del marco alianza universitaria para apoyar los proyectos e investigaciones desde el Programa Social PROSOFI. Se espera que al 2016 se tengan por lo menos 10 de estas entidades públicas y empresas del marco alianza universitaria haciendo parte de los proyectos desarrollados con la comunidad.
INDICADORES DE LA PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS
ESTARTEGIA IV.
CONCIENTIZAR A LA COMUNIDAD BENEFICIRIA ACERCA DE PROSOFI Y LOS PRINCIPIOS IGNACIANOS
FORMAR EN PRINCIPIOS Y VALORES IGNACIANOS A LA COMUNIDAD
BENEFICIARIA
CONCIENTIZAR A LA COMUNIDAD BENEFICIARIA ACERCA DE PROSOFI Y LOS PRINCIPIOS IGNACIANOS
CREAR VÍNCULOS DE CONFIANZA CON LAS
COMUNIDADES BENEFICIARIAS
87
OBJETIVO 7
CREAR VÍNCULOS DE CONFIANZA CON LAS COMUNIDADES BENEFICIARIAS A TRAVÉS DEL CONOCIMIENTO DE PROSOFI
OBJETIVO 8
FORMAR EN PRINCIPIOS Y VALORES IGNACIANOS A LA COMUNIDAD BENEFICIARIA
Nota 1: Se realizará talleres de concientización antes del desarrollo de cada uno de los proyectos con la Comunidad Beneficiaria dando a conocer qué es y qué no es el Programa Social PROSOFI, con el fin de generar confianza en las personas acerca del proceso de acompañamiento a la Comunidad para lograr mejorar sus condiciones de vida, pero dejando claridad de la importancia del trabajo conjunto y de
64
participación activa continua de la Comunidad.
Nota 2: Se realizará una evaluación a cada una de las personas que integran la Comunidad beneficiaria y han hecho parte de los procesos de acompañamiento del Programa Social PROSOFI, para estudiar el grado de conocimiento de lo que es y lo que no es el Programa Social PROSOFI. La valoración será de 1 a 5, donde: 1: No Posee el conocimiento de lo que es y lo que no es PROSOFI 2: No posee el suficiente conocimiento de lo que es y lo que no es PROSOFI 3: Posee un nivel bajo de conocimiento de lo que es y lo que no es PROSOFI 4: Posee un nivel medio de conocimiento de lo que es y lo que no es PROSOFI 5: Posee un nivel alto de conocimiento de lo que es y lo que no es PROSOFI
Nota 3: Personas con conocimiento apropiado del Programa Social PROSOFI: Valoración 4
INDICADOR 8
Nivel de Conocimiento de PROSOFI por parte de la Comunidad Beneficiaria
1004
tallereslosenonparticiparqueiaBeneficiarComunidadladepersonasdeTotalN
valoraciónconpersonasN
El indicador mostrará el nivel de conocimiento y por ende el grado de confianza que poco a poco se irá generando con la comunidad beneficiaria gracias al desarrollo de los talleres que se brindan al comienzo de cada proyecto y gracias a cada una de las actividades desarrolladas a lo largo del año
con el acompañamiento del Programa Social PROSOFI. Los resultados del indicador podrán compararse con los del período inmediatamente anterior, con el fin de establecer si ese está logrando
un mayor grado de confianza para seguir actuando eficazmente en el acompañamiento desde el Programa Social PROSOFI y la comunidad Javeriana.
Nota 1: El Programa Social PROSOFI realizará talleres, para la Comunidad Beneficiaria, de formación ignaciana, para la concientización del servicio, el sentido de lo público y la participación social responsable.
Nota 2: Se realizará una evaluación a cada uno de los participantes de los talleres de formación con valores y principios ignacianos, donde se tendrá una calificación de 1 a 5.
Personas capacitadas: Calificación 4.5
INDICADOR 9
65
Capacitación Ignaciana de la Comunidad Beneficiaria
100académicosemestreelentallereslosaiaBeneficiarComunidadladeasistentesdeTotalN
académicosemestreelenscapacitadapersonasdeN
El indicador mostrará la efectividad de Los talleres de formación integral con valores ignacianos brindada a cada uno de los miembros de la Comunidad Beneficiaria gracias a los talleres realizados
desde el Programa Social PROSOFI con el acompañamiento de los miembros de la Comunidad Javeriana, con el fin de poder comparar con el período inmediatamente anterior y establecer la
eficiencia de la gestión de formación realizando un seguimiento de las buenas prácticas de formación, o definiendo las acciones correctivas y preventivas a desarrollar para incidir positivamente en la
formación ignaciana.
COMÚN ESTARTEGIA V.
GENERAR UN ACOMPAÑAMIENTO EFICAZ A LOS PROYECTOS CON LA COMUNIDAD BENEFICIARIA E
INSTITUCIONALIZAR A PROSOFI COMO UN ESPACIO ACADÉMICO
GENERAR UN ACOMPAÑAMIENTO EFICAZ A LOS PROYECTOS CON LA COMUNIDAD BENEFICIARIA EINSTITUCIONALIZAR A PROSOFI COMO UN ESPACIO ACADÉMICO
GENERAR UNA REFLEXIÓN CONTINUA CURRICULAR A NIVEL DE DOCENCIA
INVESTIGACIÓN Y SERVICIO POSIBILITANDO EL TRABAJO INTERDISCIPLINARIO
CONSTRUIR Y MEJORAR CONTINUAMENTE EL MODELO
PROSOFI
GESTIONAR PROYECTOS AUTO-SOSTENIBLES PERTINENTES Y PRIORITARIOS PARA LA COMUNIDAD DESDE LA INTERDISCIPLINARIEDAD CON LA COMUNIDAD
EDUCATIVA JAVERIANA, CON INTER-INSTITUCIONALIDAD Y CON EL ESPÍRITU IGNACIANO QUE REPRESENTA A LA COMPAÑÍA DE JESÚS
910 11
OBJETIVO 9
GESTIONAR PROYECTOS AUTO-SOSTENIBLES PERTINENTES Y PRIORITARIOS PARA LA COMUNIDAD DESDE LA INTERDISCIPLINARIEDAD CON LA COMUNIDAD EDUCATIVA JAVERIANA, CON INTER-INSTITUCIONALIDAD Y CON EL ESPÍRITU IGNACIANO QUE REPRESENTA A LA COMPAÑÍA DE JESÚS
OBJETIVO 10
CONSTRUIR Y MEJORAR CONTINUAMENTE EL MODELO PROSOFI
OBJETIVO 11
66
GENERAR UNA REFLEXIÓN CONTINUA CURRICULAR A NIVEL DE DOCENCIA INVESTIGACIÓN Y SERVICIO POSIBILITANDO EL TRABAJO INTERDISCIPLINARIO
INDICADOR 10
Desarrollo de Proyectos con Responsabilidad y Pertenencia
semestreeleniaBeneficiarComunidadladeproenJaverianaComunidadladesdedosdesarrollaroyectosPdeTotalN
Nota 1: Proyectos - De investigación, Docencia y Servicio - Con Componente Interdisciplinario - Con Componente Inter-institucional - Con Componentes Interdisciplinario e Inter-institucional
El indicador mostrará el número de proyectos desarrollados desde la Comunidad educativa Javeriana, con interdisciplinariedad, inter-institucionalidad a partir de los nuevos currículos con reflexión continua desde la docencia, la investigación y el servicio que harán parte del Programa Social PROSOFI generando un acompañamiento a las actividades que se realizan en pro de la Comunidad Beneficiaria, con el fin de mejorar la planeación, ejecución y control de los proyectos respondiendo a las necesidades de los integrantes de la Comunidad. El indicador permitirá realizar una comparación con el período inmediatamente anterior y determinar el grado de crecimiento de los proyectos auto-sostenibles, pertinentes y prioritarios para la comunidad.
INDICADOR 11
Grado de desarrollo del Proyecto del Modelo PROSOFI
100PROSOFISocialrogramaPdelModelodeltotalesetapasdeN
PROSOFISocialrogramaPdelModelodeldasdesarrollaetapasdeN
El indicador mostrará el porcentaje de cumplimiento del desarrollo del proyecto del modelo del Programa Social PROSOFI, con el fin de tener documentado todo el proceso que se ha llevado a cabo gracias a la experiencia constructiva y mejora continua de todos los proyectos de acompañamiento a la comunidad realizados desde POSOFI y la comunidad educativa Javeriana.
67
El indicador permitirá comparar con el período inmediatamente anterior y establecer el grado de avance en el desarrollo del modelo de PROSOFI teniendo en cuenta la meta a alcanzar.
INDICADOR 12
Incorporación de PROSOFI en los currículos académicos asignaturagunaalendificadosmosacadémicocurrículosdeN
El indicador mostrará el número de currículos de la Pontificia Universidad Javeriana que han sido incorporados en los proyectos de acompañamiento a la Comunidad beneficiaria desde PROSOFI y los
miembros de la Comunidad Javeriana, es decir el conjunto de objetivos, contenidos, criterios metodológicos y de evaluación que orienten la actividad académica hacia la responsabilidad social.
Estos currículos deberán modificarse gracias al aporte de las políticas desarrolladas por la intervención del Consejo directivo, y con el fin de generar una reflexión continua a nivel de docencia,
investigación y servicio a la Comunidad Beneficiaria con interdisciplinariedad e inter-institucionalidad.
El indicador permitirá comparar con el período inmediatamente anterior y establecer el grado de aumento del apoyo para PROSOFI con los nuevos proyectos desarrollados a partir de nuevos
currículos académicos.
ESTARTEGIA VI.
DAR A CONOCER EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
DIVULGAR CIENTÍFICAMENTE EL MODELO DEL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI Y SUS PROYECTOS DESARROLLADOS
DAR A CONOCER EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
PROMOVER Y DIVULGAR EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI A LA COMUNIDAD
BENEFICIARIA, A LA COMUNIDAD EDUCATIVA JAVERIANA, A LAS UNIVERSIDADES
COLOMBIANAS, Y A OTROS ACTORES 12 13
PROMOVER Y FORTALECER ALIANZAS ESTRATÉGICAS Y
CONVENIOS PARA EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
14
68
OBJETIVO 12
PROMOVER Y DIVULGAR EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI A LA COMUNIDAD BENEFICIARIA, A LA COMUNIDAD EDUCATIVA JAVERIANA, A LAS UNIVERSIDADES Y A OTROS ACTORES
OBJETIVO 13
DIVULGAR CIENTÍFICAMENTE EL MODELO DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI Y SUS PROYECTOS DESARROLLADOS
OBJETIVO 14
PROMOVER Y FORTALECER ALIANZAS ESTRATÉGICAS Y CONVENIOS PARA EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
INDICADOR 13
Grado de promoción y divulgación del Programa Social PROSOFI y su Modelo añoelenModelosuyPROSOFIdenformacióniinistradasumfuelesquienesapersonasdeN
Nota: El número de personas a las cuáles se buscará brindar información del Programa Social PROSOFI, a través del plan de comunicación estratégica serán:
- Personas de la Comunidad Beneficiaria. - Estudiantes, docentes, egresados, directivos y administrativos de la Facultad de Ingeniería. - Estudiantes de las facultades fuera de la Facultad de Ingeniería. - Estudiantes de otras Universidades. - Entidades Públicas.
El indicador mostrará la eficiencia del uso de los medios utilizados para promocionar y divulgar el Programa Social PROSOFI y el Modelo al mayor número de personas de las Comunidades Beneficiaria, Javeriana, de otras Universidades, y de Entidades Públicas. Esto con el fin de aumentar la fuerza de trabajo e incorporación a las actividades y proyectos de acompañamiento a la Comunidad beneficiaria desde PROSOFI. El indicador permitirá comparar con el período inmediatamente anterior y establecer el grado de aumento del número de personas que conocen el Programa Social PROSOFI, para así establecer si el manejo de los medios es el adecuado o es necesario modificar las prácticas con el fin de mejorar la promoción y divulgación del Programa Social PROSOFI.
69
INDICADOR 14
Manejo de los medios para la divulgación del Programa Social PROSOFI y su Modelo añoelenModelosuyPROSOFIgardivulparautilizadosmediosdeN
Nota: Los medios que pueden ser utilizados para la divulgación del Modelo y los proyectos del programa Social PROSOFI:
Publicaciones
Congresos
Eventos académicos
Página Web,
Boletín
Programa de radio
Canales 2.0
Redes Sociales
Periódicos o revistas Universitaria, locales y nacionales
El indicador mostrará el nivel de uso de los diferentes medios de comunicación posibles para divulgar y promocionar, tanto el Programa Social PROSOFI como su Modelo, al mayor número de personas de las Comunidades Beneficiaria, Javeriana, de otras Universidades, y de Entidades Públicas. Esto con el fin de aumentar las posibilidades de hacer conocer todo la metodología del modelo y las actividades y proyectos de acompañamiento a la Comunidad beneficiaria desde PROSOFI. El indicador permitirá
comparar con el período inmediatamente anterior y establecer el grado de aumento del uso de medios, logrando acaparar poco a poco todos los medios de comunicación posibles, de acuerdo a la
meta establecida.
INDICADOR 15
Alianzas Estratégicas para PROSOFI
70
100,
alianzasdegestióndedatosdebaselaenspriorizadaentidadesdeN
añoelenPROSOFIdedesarrolloelparagradosloconveniosyasestratégicAlianzasdeN
Nota: El número de alianzas estratégicas y convenios se puede conseguir a través de actores externos al Programa Social PROSOFI y la Universidad Javeriana, entre los que se tienen:
- Otras Universidades - Empresas del marco alianza universitaria - Entidades Públicas y Privadas - Cooperación internacional
El indicador mostrará el número de alianzas y convenios logrados con otras Universidades, con empresas del marco alianza universitaria, entidades públicas y privadas, o con cooperación internacional, con el fin
de brindar un apoyo a los proyectos de acompañamiento a la Comunidad beneficiaria desde PROSOFI y los miembros de la Comunidad Javeriana, y con el objetivo de generar una reflexión de responsabilidad social y empresarial a través de proyectos de investigación y servicio a la Comunidad Beneficiaria. El indicador permitirá comparar con el período inmediatamente anterior y establecer el grado de aumento del apoyo
para PROSOFI con los nuevos proyectos desarrollados a partir de las nuevas alianzas y convenios establecidos.
INDICADORES DE LA PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
ESTARTEGIA VII.
DESARROLLAR COMPETENCIAS PARA FOMENTAR LA ACTUACIÓN CON RESPONSABILIDAD SOCIAL Y ESPÍRITU IGNACIANO
71
DESARROLLAR COMPETENCIAS PARA FOMENTAR LA ACTUACIÓN CON RESPONSABILIDAD SOCIAL Y ESPÍRITU
IGNACIANO
FORMAR EN PRINCIPIOS Y VALORES IGNACIANOS AL EQUIPO DE TRABAJO
DE PROSOFI, SUS ESTUDIANTES, DOCENTES E INVESTIGADORES 15
OBJETIVO 15
FORMAR EN PRINCIPIOS Y VALORES IGNACIANOS AL EQUIPO DE TRABAJO DE PROSOFI, SUS ESTUDIANTES, DOCENTES E INVESTIGADORES
Nota 1: Entenderemos la composición de la Comunidad Javeriana como: estudiantes, docentes, equipo de PROSOFI, egresados, administrativos y directivos. Los talleres que se realizarán para la Comunidad Javeriana, serán talleres de Formación ignaciana, para la concientización del servicio, el sentido de lo público y la participación social responsable.
Nota 2: Se realizará una evaluación a cada uno de los participantes de los talleres de formación con valores y principios ignacianos, donde se tendrá una calificación de 1 a 5.
Personas capacitadas: Calificación 4.5
INDICADOR 16
Capacitación Ignaciana de la Comunidad Javeriana
100académicosemestreelentallereslosaJaverianaComunidadladeasistentesdeTotalN
académicosemestreelenscapacitadapersonasdeN
El indicador mostrará la efectividad de Los talleres de formación integral con valores ignacianos brindada a cada uno de los miembros de la Comunidad Javeriana que hagan o quieran hacer parte de
las actividades y proyectos que se llevan a cabo con la comunidad y el acompañamiento del Programa Social PROSOFI, con el fin de poder comparar con el período inmediatamente anterior y
establecer la eficiencia de la gestión de formación realizando un seguimiento de las buenas prácticas de formación, o definiendo las acciones correctivas y preventivas a desarrollar para incidir
positivamente en la formación ignaciana.
72
ESTARTEGIA VIII.
MEJORAR LA INFRAESTRUCTURA DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI CON RECURSOS HUMANOS Y TECNOLÓGICOS
IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA
PROSOFI
MEJORAR LA INFRAESTRUCTURA DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI CON RECURSOS HUMANOS Y TECNOLÓGICOS
CONSTITUIR UN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO Y CUALIFICADO PARA LA GESTIÓN COMUNITARIA, LA GESTIÓN DE PROYECTOS ACADÉMICOS, LA
GESTIÓN DEL PROGRAMA Y LA REFLEXIÓN DE LA ACTIVIDAD DE DOCENCIA, INVESTIGACI’ON Y SERVICIO 16 17
OBJETIVO 16
CONSTITUIR UN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO Y CUALIFICADO PARA LA GESTIÓN COMUNITARIA, LA GESTIÓN DE PROYECTOS ACADÉMICOS, LA GESTIÓN DEL PROGRAMA Y LA REFLEXIÓN DE LA ACTIVIDAD DE DOCENCIA, INVESTIGACIÓN Y SERVICIO
OBJETIVO 17
IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA PROSOFI
INDICADOR 17
Implementación de la estructura organizacional de PROSOFI
100PROSOFIdeidealonalOrganizaciEstructuralaparatrabajodepuestosdeN
PROSOFIdeactualonalOrganizaciEstructuraladetrabajodepuestosdeN
El indicador mostrará el grado de implementación anual de la Estructura Organizacional ideal del Programa Social PROSOFI, con el fin de poder comparar con el período inmediatamente
anterior y establecer la gestión del análisis e implementación de cargos, haciendo un seguimiento al cumplimiento de las metas parciales, para lograr equilibrar las cargas de trabajo
y conseguir un mayor apoyo a las comunidades, pues a medida que aumenten los cargos será posible aumentar la fuerza de trabajo en pro de las comunidades.
Nota: Se debe realizar un estudio de cargas de trabajo para implementar la Estructura Organizacional que el Programa Social PROSOFI requiere. De acuerdo a las aclaraciones del Coordinador del Programa Social PROSOFI, Alex Linares Bautista, actualmente se está solicitando el estudio de cargas de trabajo a la oficina de organización y métodos de la Vicerrectoría Académica.
73
INDICADOR 18
Implementación del Sistema de información
100nInformaciódeSistemadeltotalesetapasdeN
PROSOFIendasimplementanInformaciódeSistemadeletapasdeN
El indicador mostrará el porcentaje de implementación anual del Sistema de Información del Programa Social PROSOFI, con el fin de comparar el grado de avance respecto al período
inmediatamente anterior y así determinar el cumplimiento de las metas parciales establecidas de acuerdo a las etapas del Sistema de Información.
Nota: De acuerdo a las aclaraciones del Coordinador actual del Programa Social PROSOFI, existe un proyecto con un estudiante de Ingeniería de Sistemas, quien se encargará de desarrollar la primera fase del sistema de información en su tesis de grado, conteniendo las etapas de planeación, análisis, diseño y la implementación. La segunda fase del Sistema de Información se llevará a cabo de acuerdo al avance del proyecto, la disponibilidad de tiempo y de un estudiante que esté dispuesto a continuar con el proyecto, donde se tendrán en cuenta las etapas de Pruebas, Instalación, uso y mantenimiento en la comunidad actual, pero además analizando la aplicación y despliegue a otras comunidades.
INDICADORES DE LA PERSPECTIVA DE POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD
ESTARTEGIA IX.
REFORZAR LA ALINEACIÓN ESTRATÉGICA
REFORZAR LA ALINEACIÓN ESTRATÉGICA
DESARROLLAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN
ESTRATÉGICA
GESTIONAR LA GENERACIÓN DE NUEVAS POLÍTICAS A NIVEL
DIRECTIVO CON EL FIN DE APOYAR EL PROGAMA SOCIAL PROSOFI
21 22
74
OBJETIVO 18
GESTIONAR LA GENERACIÓN DE NUEVAS POLÍTICAS A NIVEL DIRECTIVO CON EL FIN DE APOYAR EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
OBJETIVO 19
DESARROLLAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN ESTRATÉGICA
INDICADOR 19
Intervención del Consejo Directivo de la PUJ
añoelenPROSOFISocialrogramaPalapoyodePolíticasdeN
El indicador mostrará el grado de interés y apoyo desde las políticas establecidas por las directivos de la Pontificia Universidad Javeriana, teniendo en cuenta políticas con: A) directrices del presupuesto destinado para las actividades y proyectos llevados
desde la docencia e investigación para el servicio y acompañamiento a la comunidad beneficiaria; B) directrices de participación de todas las unidades académicas con el fin de alinearse a la planeación Universitaria y de la Facultad de Ingeniería; y C)
directrices de la gestión con Responsabilidad Social.
Nota: Desde el momento en que se empezó el desarrollo de la planeación estratégica del Programa Social PROSOFI, con el coordinador del Programa y el equipo de PROSOFI, se ha llevado una comunicación con la vicerrectoría académica y la vicerrectoría del medio universitario. Actualmente se tienen propuestas de las vicerrectorías de tener un presupuesto fijo para el Programa Social PROSOFI, teniendo en cuenta los comentarios realizados y la preocupación de dejar en el futuro sin recursos al Programa en manos de alguien que quizá no esté muy interesado en el aspecto social.
INDICADOR 20
Grado de implementación del plan de comunicación estratégica
100aestratégicóncomunicacidePlandeltotalesetapasdeN
dasimplementaaestratégicóncomunicacidePlandeletapasdeN
El indicador mostrará cuál ha sido el nivel de implementación del Plan de comunicación estratégica para el Programa Social PROSOFI, con el fin de comparar con el período inmediatamente anterior y comparar el grado de avance determinando el
cumplimiento de las metas parciales establecidas de acuerdo a las etapas del Plan de comunicación.
75
Nota 1: Actualmente aunque no se tiene ningún proyecto establecido de comunicación, es indispensable lograr el contacto con estudiantes involucrados en esta disciplina con el fin de desarrollar el plan de comunicación estratégica y así lograr promover el divulgar el Programa Social PROSOFI en primera instancia y fundamentalmente a cada uno de los integrantes de la comunidad Javeriana y posteriormente poder expandirlo a otros actores.
Nota 2: Las etapas que serán implementadas para el plan de comunicación estratégica deben tener en cuenta:
Promoción y divulgación científica (a nivel nacional con otras universidades) de los proyectos de investigación
Plan de medios (promoción y divulgación del modelo con presencia en los medios de la PUJ)
Promoción y divulgación científica:
- Del modelo
- De proyectos académicos
Divulgación PROSOFI en las comunidades marginadas con el protagonismo de las mismas
Divulgación PROSOFI en otros actores
ESTARTEGIA X.
PLANEACIÓN DE CRECIMIENTO SOSTENIBLE
GESTIONAR EL PRESUPUESTO DESTINADO POR PARTE DE LA
UNIVERSIDAD JAVERIANA PARA EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
PLANEACIÓN DEL CRECIMIENTO SOSTENIBLE
FOMENTAR EL APOYO ECONÓMICO E INVERSIÓN DE ACTORES EXTERNOS AL
PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
23 24
OBJETIVO 20
76
GESTIONAR EL PRESUPUESTO DESTINADO POR PARTE DE LA UNIVERSIDAD JAVERIANA PARA EL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
OBJETIVO 21
FOMENTAR EL APOYO ECONÓMICO E INVERSIÓN DE ACTORES EXTERNOS AL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
INDICADOR 21
Eficiencia del uso del presupuesto
100semestreelenPROSOFIsocialprogramaaldestinadototalpuestopresu
semestreelenPROSOFIelenalcanzadototalpuestopresu
El indicador mostrará cuál ha sido el nivel de eficiencia en el uso del presupuesto destinado al Programa Social PROSOFI, las actividades y los proyectos desarrollados para la Comunidad beneficiaria con el acompañamiento desde la docencia e
investigación, con el fin de poder comparar con el período inmediatamente anterior y establecer el seguimiento a la mejora de la eficiencia del uso de los recursos de acuerdo a las buenas prácticas al interior del Programa, o definiendo las acciones
correctivas y preventivas a desarrollar para incidir positivamente en los proyectos con la Comunidad Beneficiaria.
INDICADOR 22
Financiamiento externo al Programa Social PROSOFI
semestreelenPROSOFIsocialprogramaaldestinadototalpuestoupres
semestreelenPROSOFIaexternosactoresporfinanciadoupuestopres
El indicador mostrará cuál ha sido el porcentaje del presupuesto que ha sido financiado por actores externos al Programa Social
PROSOFI; entre los que se encuentran: Universidades, empresas del marco alianza universitaria, entidades públicas (del orden nacional, distrital o local), y la sociedad civil (personas con espíritu de servicio y responsabilidad social); con el fin de dar un seguimiento al financiamiento externo con el período inmediatamente anterior, y así definir qué actividades realizar para lograr conseguir más
recursos e incidir positivamente en los proyectos con la Comunidad Beneficiaria.
77
4.2.5. Análisis del beneficio de los indicadores desarrollados y la comparación con la matriz de
procesos del Programa Social PROSOFI
De acuerdo a los procesos y procedimientos establecidos en el mapa de procesos y a su
desarrollo en la matriz de procesos, los cuales se presentaron en la documentación del
programa, y teniendo en cuenta el análisis realizado durante todo el proceso de
implementación de la metodología del Balanced Scorecard, específicamente en el estudio
de cada una de las actividades que generaban mayor valor al Programa Social PROSOFI, a
continuación se expone a cuál de los procesos establecidos y codificados en la Matriz de
Procesos le apunta como beneficio el sistema de indicadores.
De forma gerencial y estratégica, el Sistema de Indicadores generales del Programa Social
PROSOFI, afectará positivamente el proceso estratégico E.2: Control y Evaluación del
programa y por otro lado el proceso de gestión Administrativa S.2, particularmente S.3
Gestión de la calidad.
TABLA 5.
ANÁLISIS RELACIÓN – INDICADORES Vs MATRIZ DE PROCESOS
ESTRATEGIA OBJETIVO INDICADOR PROCESO
I. GENERAR UNA MAYOR CAPACIDAD EN LA COMUNIDAD BENEFICIARIA PARA FAVORECER SU PROCESO DE DESARROLLO
1. NCIDIR EN EL PROCESO DE
DESARROLLO DE LOS HABITANTES Y SUS
FAMILIAS
1.Participación de la Comunidad Beneficiaria
M1: Gestión Comunitaria
M1.1: Identificación,
selección y vinculación.
M1.2
Fortalecimiento de la comunidad
M1.3 Seguimiento,
evaluación y acompañamiento
2. Capacitación de la Comunidad Beneficiaria
2. INVOLUCRAR LAS ORGANIZACIONES
SOCIALES COMUNITARIAS, LAS JUNTAS DE ACCIÓN
COMUNAL Y LAS ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES
3. Participación de las Organizaciones del Sector
3. INCIDIR EN LOS
CURRÍCULOS DE LOS PROGRAMAS
ACADÉMICOS Y LA
4. Incorporación de Estudiantes Javerianos
M2: Gestión DE
Proyectos
M2.1:
78
II. FORTALECER EL QUEHACER UNIVERSITARIO CON RESPONSABILIDAD SOCIAL DESDE PROSOFI
FORMACIÓN INTEGRAL DE LA COMUNIDAD
JAVERIANA
en PROSOFI Conceptualización de Idea de Proyectos.
M2.2 Planeación de
Proyectos
M2.3 Ejecución y seguimiento de
Proyectos
M2.4 Finalización de Procesos
4. PROMOVER E
IMPULSAR LA ACTIVIDAD
INVESTIGATIVA PERTINENTE PARA EL
DESARROLLO COMUNITARIO
5. Desarrollo de Proyectos de Investigación en PROSOFI
III. IMPACTAR LAS POLÍTICAS DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS Y DE LAS UNIVERSIDADES RESPECTO AL DESARROLLO DE COMUNIDADES MARGINADAS
5. CONTRIBUIR A LA
REFLEXIÓN DE LA RESPONSABILIDAD
SOCIAL EN LAS UNIVERSIDADES COLOMBIANAS
6. Incorporación de Otras Universidades
S.1 Gestión de Alianzas
6. INCIDIR EN LAS
POLÍTICAS, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LAS
ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS
7. Intervención de Entidades Públicas y Privadas
IV. CONCIENTIZAR A LA COMUNIDAD
BENEFICIARIA ACERCA DE PROSOFI
Y LOS PRINCIPIOS IGNACIANOS
7. CREAR VÍNCULOS DE CONFIANZA CON LAS
COMUNIDADES BENEFICIARIAS A
TRAVÉS DEL CONOCIMIENTO DE
PROSOFI
8. Nivel de Conocimiento de PROSOFI por parte de la Comunidad Beneficiaria
M1.2 Fortalecimiento de
la comunidad
8. FORMAR EN PRINCIPIOS Y VALORES
IGNACIANOS A LA COMUNIDAD BENEFICIARIA
9. Capacitación Ignaciana de la Comunidad Beneficiaria
79
V. GENERAR UN ACOMPAÑAMIENTO
EFICAZ A LOS PROYECTOS CON LA
COMUNIDAD BENEFICIARIA E
INSTITUCIONALIZAR A PROSOFI COMO
UN ESPACIO ACADÉMICO
9. GESTIONAR
PROYECTOS AUTO-SOSTENIBLES
PERTINENTES Y PRIORITARIOS PARA LA COMUNIDAD DESDE LA
INTERDISCIPLINARIEDAD CON LA COMUNIDAD
EDUCATIVA JAVERIANA, CON INTER-
INSTITUCIONALIDAD Y CON EL ESPÍRITU IGNACIANO QUE
REPRESENTA A LA COMPAÑÍA DE JESÚS
10. Desarrollo de Proyectos con Responsabilidad y Pertenencia
M2: Gestión DE
Proyectos
M2.1: Conceptualización
de Idea de Proyectos.
M2.2 Planeación de
Proyectos
M2.3 Ejecución y seguimiento de
Proyectos
M2.4 Finalización de Procesos
10. CONSTRUIR Y
MEJORAR CONTINUAMENTE EL
MODELO PROSOFI
11. Grado de desarrollo del Proyecto del Modelo PROSOFI
Proyecto que tiene que ver con todo lo
que requiere el Modelo. Aún no está
documentado y es propio de las
actividades que debe realizar el Programa Social
PROSOFI.
11. GENERAR UNA
REFLEXIÓN CONTINUA CURRICULAR A NIVEL DE
DOCENCIA INVESTIGACIÓN Y
SERVICIO POSIBILITANDO EL
TRABAJO INTERDISCIPLINARIO
12. Incorporación de PROSOFI en los currículos académicos
VI. DAR A CONOCER EL PROGRAMA
SOCIAL PROSOFI
12. PROMOVER Y
DIVULGAR EL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI A LA COMUNIDAD
BENEFICIARIA, A LA COMUNIDAD
EDUCATIVA JAVERIANA, A LAS UNIVERSIDADES Y
13. Grado de promoción y divulgación del Programa Social PROSOFI y su Modelo
S4. Pomoción y Divulgación
80
A OTROS ACTORES
S4. Pomoción y Divulgación
13. DIVULGAR
CIENTÍFICAMENTE EL MODELO DEL
PROGRAMA SOCIAL PROSOFI Y SUS
PROYECTOS DESARROLLADOS
14. Manejo de los medios para la divulgación del Programa Social PROSOFI y su Modelo
14. PROMOVER Y
FORTALECER ALIANZAS ESTRATÉGICAS Y
CONVENIOS PARA EL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI
15. Alianzas Estratégicas para PROSOFI
S1. Gestión de
Alianzas
S4. Pomoción y Divulgación
VII. DESARROLLAR
COMPETENCIAS PARA FOMENTAR
LA ACTUACIÓN CON RESPONSABILIDAD SOCIAL Y ESPÍRITU
IGNACIANO
15. FORMAR EN PRINCIPIOS Y VALORES
IGNACIANOS AL EQUIPO DE TRABAJO DE PROSOFI, SUS ESTUDIANTES, DOCENTES E
INVESTIGADORES
16. Capacitación Ignaciana de la Comunidad Javeriana
S2.2 Gestión del talento Humano
S2.3 Gestión de la
Calidad
Proyecto que tiene que ver con todo lo
que requiere el Modelo. Aún no está
documentado y es propio de las
actividades que debe realizar el Programa Social
PROSOFI.
16. CONSTITUIR UN EQUIPO
INTERDISCIPLINARIO Y CUALIFICADO PARA LA
GESTIÓN COMUNITARIA, LA GESTIÓN DE
17. Implementación de la estructura
E1.
Direccionamiento Estratégico del
Programa
E2. Control y Evaluación del
Programa
81
VIII. MEJORAR LA INFRAESTRUCTURA
DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI CON RECURSOS
HUMANOS Y TECNOLÓGICOS
PROYECTOS ACADÉMICOS, LA
GESTIÓN DEL PROGRAMA Y LA REFLEXIÓN DE LA
ACTIVIDAD DE DOCENCIA,
INVESTIGACIÓN Y SERVICIO
organizacional de PROSOFI
S2. Gestión
Administrativa
S2.1 Gestión de presupuestos del
Programa
S.3 Gestión de la Calidad
17. IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE
INFORMACIÓN PARA PROSOFI
18. Implementación del Sistema de información
S3. Gestión del
Sistema de Información
S4. Promoción y
Divulgación
IX. REFORZAR LA ALINEACIÓN
ESTRATÉGICA
18. GESTIONAR LA GENERACIÓN DE
NUEVAS POLÍTICAS A NIVEL DIRECTIVO CON EL FIN DE APOYAR EL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI
19. Intervención del Consejo Directivo de la PUJ
E1.
Direccionamiento Estratégico del
Programa
E2. Control y Evaluación del
Programa
M1. Gestión Comunitaria
M1. Gestión de
Proyectos
S1. Gestión de Alianzas
S2. Gestión
Administrativa
Proyecto que tiene que ver con todo lo
que requiere el Modelo. Aún no está
documentado y es propio de las
82
actividades que debe realizar el Programa Social
PROSOFI.
19. DESARROLLAR UN
PLAN DE COMUNICACIÓN
ESTRATÉGICA
20. Grado de implementación del plan de comunicación estratégica
S3. Gestión de
Sistema de Información
S4. Promoción y
Divulgación
X. PLANEACIÓN DE
CRECIMIENTO SOSTENIBLE
20. GESTIONAR EL
PRESUPUESTO DESTINADO POR PARTE
DE LA UNIVERSIDAD JAVERIANA PARA EL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI
21. Eficiencia del uso del presupuesto
S2. Gestión administrativa
S2.1 Gestión de
presupuestos del Programa
S2.2 Gestión del talento humano
21. FOMENTAR EL
APOYO ECONÓMICO E INVERSIÓN DE ACTORES
EXTERNOS AL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI
22. Financiamiento externo al Programa Social PROSOFI
4.2.6. CUADRO DE MANDO INTEGRAL DE PROSOFI
De acuerdo al desarrollo del aplicativo en Excel del Sistema de Indicadores Generales del Programa
Social PROSOFI (Ver ANEXO 7 – Manual del Sistema de indicadores generales del Programa Social
PROSOFI)
4.3. Metas de Medición y Cuadro de Mando Integral
Los objetivos desarrollados en el CMI ayudaron a determinar tanto los indicadores, entendiendo
cómo se quería medir cada uno, pero además permitió establecer, con ayuda de los criterios del
coordinador del Programa Social PROSOFI, la meta puntual al 2016.
83
Las metas fueron establecidas teniendo en cuenta que la frecuencia de medición se realizaría
anual o semestralmente. En el aplicativo de Excel (CD ANEXO) se pueden observar las
especificaciones de las frecuencias de medición y análisis de cada indicador, como las metas
establecidas desde el CMI o en las fichas técnicas de cada una de los indicadores.
Se hará referencia a toda la explicación del Aplicativo de Excel en el Manual del Sistema de
Indicadores Generales del Programa Social PROSOFI (Ver ANEXO 8)
Nota: Para el sistema se dan unos valores aleatorios, con el fin de mostrar el aplicativo
84
TABLA 6.
BALANCED SCORECARD O CUADRO DE MANDO INTEGRAL DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
Avelino Meneses, Sergio Alexander, Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral del Programa Social PROSOFI, 2012-I, hoja 1
85
Avelino Meneses, Sergio Alexander, Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral del Programa Social PROSOFI, 2012-I, hoja 2
86
Avelino Meneses, Sergio Alexander, Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral del Programa Social PROSOFI, 2012-I, hoja 3
87
5- ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DE GESTION
5.1. Características de la evaluación de Costo-Beneficio
Los criterios para realizar las evaluaciones de costo beneficio para las actividades de una
organización privada son muy diferentes de los que utilizan las organizaciones sociales o públicas.
Las primeras se valoran en términos de ganancias, mientras que las evaluaciones de costo
beneficio de las actividades para las entidades públicas o sin ánimo de lucro, como es el caso del
Programa Social PROSOFI, se enfocan al bienestar social con resultados eficaces y colectivos hacia
una comunidad.
Como tal, para la evaluación social, se tendrán en cuenta las llamadas externalidades, es decir los
efectos indirectos, positivos o negativos del proyecto del Sistema de Indicadores Generales, que
van más allá de de los económicos y monetarios. Por lo tanto, a nivel de costos sociales para mi
trabajo de grado, solo se podría tener en cuenta el número de horas trabajadas y conocimiento
aplicado para lograr sacar adelante el proyecto, que para tales efectos, podemos decir que se
trabajaron por lo menos 5 horas diarias, con el esencial aporte del coordinador del Programa y del
equipo de trabajo de PROSOFI en algunas ocasiones en los proyectos de participación y planeación
estratégica, como también en la definición de las necesidades de medición e ideas puntuales para
llegar a construir los indicadores que debía tener el sistema general.
Los beneficios y costos sociales para el proyecto del Sistema de Indicadores Generalesse deben
considerar tanto cualitativamente como cuantitativamente en la evaluación, en consideración con
los efectos de la realización del sistema de indicadores generales para el Programa Social PROSOFI
y el trabajo que se llevó a cabo para desarrollar la metodología del BSC (Balanced Scdorecard) con
el fin de determinar los indicadores que regirán el seguimiento de la gestión llevada para mejorar
cada día el bienestar de la comunidad beneficiaria y la integralidad de la comunidad Javeriana con
responsabilidad social.
A largo plazo, el proyecto del Sistema de Indicadores Generales será un gran aporte y beneficio
para las comunidades tanto educativa Javeriana, como beneficiaria, pero a corto plazo, el sistema
mejorará diversos factores que serán estudiados en el siguiente ítem y que irán de cara, no tanto a
los clientes del Programa Social PROSOFI, sino al programa como tal; en el desarrollo,
funcionamiento y puesta en práctica de sus actividades en pro de las comunidades educativa y
beneficiaria.
5.2. Análisis de los costos de la creación del Sistema de Indicadores Generales de PROSOFI
Según las Estadísticas establecidas por el Observatorio Laboral para la Educación, del Ministerio de
Educación Nacional, quien hace un seguimiento a los profesionales graduados en instituciones de
88
educación superior, a partir de unas encuestas de la situación laboral de los profesionales, en
todos los departamentos del país, se establecen sus salarios con exactitud y se calcula el promedio
para sus carreras.
Los datos de la oferta laboral se obtienen por un proceso de validación de documentos con la Registraduría Nacional y un proceso de integración de bases de datos con los ministerios de Protección Social y Hacienda.
TABLA 7
PROMEDIO DE SALARIO, SEGÚN LA CARRERA (EN PESOS)
CARRERA CON PREGRADO CON POSGRADO
Derecho 1.508.722 2.748.672
Medicina 2.087.414 3.020.385
Comunicación social 1.391.117 2.597.326
Sicología 1.232.454 1.869.674
Música 1.358.499 1.427.333
Administración 1.370.824 2.917.220
Economía 1.512.443 3.266.283
Ingeniería de minas 2.729.324 2.960.705
Ingeniería eléctrica 1.617.200 3.658.732
Ingeniería electrónica 1.550.308 2.712.256
Ingeniería industrial 1.621.338 2.666.941
Ingeniería mecánica 1.715.448 3.684.858
Ingeniería de sistemas 1.327.901 3.020.385
Antropología 1.339.619 2.397.698
Arquitectura 1.330.175 2.167.563
Artes plásticas y visuales 1.020.648 1.759.221
Artes representativas 895.286 2.673.090
Biología 1.149.402 2.213.130
Deportes 1.055.316 1.244.101
Diseño 1.097.046 1.560.887
Educación 935.055 1.629.697
Física 1.363.108 2.754.601
Ingeniería agroindustrial 1.205.460 2.061.817 Realización de Finanzas Personales, de portafolio.com.co. Portafolio, martes 22
De acuerdo a la investigación realizada, se puede establecer que:
- La remuneración mensual promedio de un Ingeniero Industrial egresado y con título
de Pregrado, es en promedio de: $1.621.338
- De acuerdo a esto y analizando la situación actual del proyecto, se puede establecer
que la el costo de un día es de $54.044,6.
89
Así, se establece que la hora-hombre tiene un costo de $6.755,575.
Por lo tanto teniendo en cuenta las 8 horas diarias consideradas para este estudio como dentro de
los días hábiles de la semana (horas que se establecen de acuerdo al análisis entre las horas
dedicadas entre semana y los fines de semana en promedio, compensando las 4 horas diarias,
trabajadas entre semana, con las 20 horas trabajadas los fines de semana, en algunos casos con el
apoyo del Coordinador del Programa). Estas 8 horas diarias, en promedio, fueron invertidas en el
desarrollo del Proyecto del Sistema de Indicadores Generales del Programa Social PROSOFI bajo la
Metodología del Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral, durante 5 meses (Enero –
Mayo), dentro de las actividades desarrolladas en algún ítem de la siguiente clasificación:
Investigación y Diagnósticos
Análisis de los procedimientos y métodos llevados a cabo hasta el momento de acuerdo a
la documentación establecida o en proceso.
Planeación estratégica para desarrollar la misión, la visión, los valores, y los lineamientos
estratégicos como insumos básicos para implementar la metodología del Cuadro de Mando
Integral o Balance Scorecard.
Implementación del CMI (Cuadro de Mando Integral) o BSC (Balanced Scorecard) en el
Programa Social PROSOFI.
Desarrollo del Aplicativo de Excel bajo el seguimiento de la Metodología del CMI (Cuadro
de Mando Integral) o BSC (Balanced Scorecard)
Por lo tanto se determina los costos del proyecto de la siguiente forma:
Costo de las 8 horas diarias invertidas: $54.044,6
Costo Mensual: $1.621.338
Costo del Trabajo de Grado (5 meses): $8.106.690
Costo del Proyecto de Grado (Trabajo de Investigación durante el período semestral - 4 meses):
$6.485.352
Costo Total del trabajo de la Tesis de Grado del Sistema de Indicadores Generales del Programa
Social PROSOFI: $14.592.042
Análisis de resultados esperados de las modificaciones como resultado de la aplicación del
proyecto Vs la Gestión Actual en PROSOFI
El Sistema de Indicadores generales para el Programa Social PROSOFI, bajo la metodología del BSC
o CMI, ayudará a suplir las principales necesidades de seguimiento, control y análisis con índices e
90
indicadores cualitativos y cuantitativos, con períodos de medición de acuerdo a las metas
establecidas (Ver CD ANEXO – APLICATIVO DE EXCEL – CUADRO DE MANDO) que arrojen
resultados verídicos que ayuden al programa a establecer los impactos de la gestión que se viene
desarrollando con las comunidades educativa y beneficiarias.
Teniendo en cuenta los parámetros generales de los beneficios del Sistema de Indicadores
Generales para el Programa Social PROSOFI, a continuación se enuncian los beneficios del
proyecto de implementación y seguimiento del Sistema de Indicadores Generales del
Programa Social PROSOFI.
Control y evaluación de resultados a partir de la fijación de nuevas Políticas, Objetivos,
Estrategias y nuevos lineamientos e indicadores que permiten generar resultados
cuantitativos y cualitativos.
Control del aumento del trabajo interdisciplinario e interinstitucional, con el apoyo y
vinculación de nuevos miembros al Programa Social PROSOFI, desde las diferentes
facultades de la Pontificia Universidad Javeriana, de ex alumnos, docentes e
investigadores, personal administrativo, directivos, o de actores externos como otras
universidades, el Estado, entidades públicas, la Cooperación Internacional, las empresas y
la sociedad civil.
Determinar la eficiencia del acompañamiento al programa en las comunidades educativa
Javeriana y beneficiaria, desde la docencia, investigación y servicio, inculcando los valores
y principios ignacianos inculcados con reflexión de la praxis en sesiones de capacitación,
con el fin de ayudar al crecimiento y desarrollo de las personas.
Visión clara de las posibles oportunidades de crecimiento que se puedan presentar en el
día a día y en los diferentes proyectos planeados e investigaciones pertinentes en pro para
las comunidades educativa y beneficiaria, con apoyo de actores externos al programa.
Seguimiento puntual de la gestión anual, como del equipo de trabajo de PROSOFI y sus
actividades.
Incidir en el mejoramiento continuo del sistema de información, con el fin de lograr
sistematizar todas las actividades del programa.
Concientizar la importancia y fomentar una cultura de gestión con medición y control para
actividades futuras con otras comunidades y actores tanto internos como externos del
Programa Social PROSOFI.
91
Incidir en el planteamiento y mejoramiento continuo del Modelo del programa como
proceso fundamental del desarrollo de las actividades de acompañamiento a las
comunidades.
Medición a la retroalimentación de procesos de evaluación y reflexión curricular en los
programas de pregrado y posgrado.
Evaluación de las dinámicas de responsabilidad social empresarial en el marco de la alianza
universidad – empresas
Evaluación de las estrategias de comunicación para posicionar a prosofi como un espacio
académico con espíritu ignaciano, y de la divulgación científica de los proyectos de
investigación a nivel nacional con otras universidades
Control del trabajo conjunto inter-facultades con prácticas interdisciplinarias, trabajos de
grado interdisciplinarios asignaturas con trabajos prácticos y con grupos de investigación
Seguimiento del rediseño de procesos académicos para facilitar el trabajo inter-facultades
desde trabajos de grado, investigaciones y docencia
Visión clara de las posibles oportunidades de crecimiento que se puedan presentar en el
día a día
Creación de estadísticas, informes y reportes claramente calificables, donde se evidencie la
gestión realizada con las comunidades educativa y beneficiaria
Incidir en el mejoramiento continuo del sistema de información
92
6. MANUAL DE SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DE INDICADORES
DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI CON BASE EN EL APLICATIVO DE EXCEL (VER ANEXO 8)
TABLA DE CONTENIDO DEL MANUAL
1. OBJETIVOS GENERALES
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
3. ALCANCE
4. CONCEPTOS TEÓRICOS Y DEFINICIONES BÁSICAS DEL MANUAL Y LOS INDICADORES
- BSC (BALANCED SCORECARD) O CMI (CUADRO DE MANDO INTEGRAL)
- MEDIDAS DE RESULTAD
5. APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI
ÍNDICE DE LAS FASES DEL APLICATIVO DE EXCEL
5.1. INFORME DE LOS INDICADORES DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
5.2. CUADRO DE MANDO INTEGRAL
5.3. MAPA ESTRATÉGICO
5.4. FASES DE CADA PERSPECTIVA (“IMPACTO SOCIAL”, “PROCESO INTERNO”, “APRENDIZAJE
Y CRECIMIENTO”, o “POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD”)
5.5. FICHAS DE LOS INDICADORES RELACIONADOS A CADA FASE DE LAS PERSPECTIVAS DEL
CUADRO DE MANDO INTEGRAL DE PROSOFI
6. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA
SOCIAL PROSOFI BAJO EL APLICATIVO DE LA HERRAMIENTA DE EXCEL
PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES BAJO EL APLICATIVO DE LA
HERRAMIENTA DE EXCEL
93
CONCLUSIONES
Para el Proyecto se identificaron cuáles eran las principales necesidades del programa
social PROSOFI, con el fin de enfocar la dirección de la metodología y lograr abordar las
oportunidades de mejora. Para tal objetivo, se realizó una adaptación para la información
del Programa Social PROSOFI, de la herramienta metodológica de diagnóstico de
instituciones para las prácticas sociales en la asignatura de Proyecto Social Universitario.
Los resultados del análisis de diagnóstico permitieron concluir que la principal necesidad
para el Programa era tener un método de control, seguimiento y evaluación de las
diferentes actividades y proyectos desarrollados con el acompañamiento del programa
social PROSOFI y la comunidad Javeriana en las comunidades menos favorecidas. Por tal
razón, se plantea un seguimiento de la gestión realizada mediante la utilización de los
indicadores con base en la metodología del BSC (Balanced Scorecard) o CMI (Cuadro de
mando Integral); teniendo en cuenta que si se puede medir, se puede gestionar, controlar
y mejorar.
Con el fin de tener unas bases fundamentadas del análisis y desarrollo del Sistema de
Indicadores Generales del Programa Social PROSOFI, se realizó un exhaustivo estudio de la
herramienta del Balanced Scorecard con un constante trabajo de investigación tanto a
nivel de fuentes bibliográficas, tesis de grado y maestrías, como de investigación en las
bases de datos de la Pontificia Universidad Javeriana desde la creación del Proyecto en la
primera fase de la Tesis.
De acuerdo a toda la investigación se puede concluir que aunque la mayor parte de la
literatura se enfoca en la aplicación de la metodología en empresas de negocios, entidades
comerciales, financieras y de producción; es igualmente aplicable aunque de forma muy
independiente para las entidades sin ánimo de lucro de acuerdo con las actividades únicas
que generan valor a los clientes de la comunidad beneficiaria y la comunidad educativa
Javeriana, siendo un trabajo gratificante como aporte valioso con responsabilidad social.
Lo ideal era tener la información completa como se estableció en los objetivos, y de
acuerdo con las conversaciones realizadas a comienzos del semestre de 2011 con el
comité permanente de PROSOFI para la culminación de documentación en los proyectos
en marcha hasta ese momento de Practica Social Universitaria.; la información debía
contener tanto las políticas del programa, documentación de procesos, procedimientos y
94
su caracterización, el modelo de seguimiento y control de la coordinación y toda la
información relevante que aportara a la toma de decisiones en la implementación de la
metodología tanto en la definición de las estrategias del Programa, como sus objetivos,
indicadores e índices. Sin embargo, y debido a la corta trayectoria del Programa Social
PROSOFI y sus prácticas de desarrollo y aprendizaje. El manual de procesos y los diferentes
procedimientos, fueron finalizados para el primer semestre del 2012.
Gracias al análisis realizado del mapa de procesos y la matriz desarrollada a partir de éste
se logro concluir que al día de hoy y a pesar de los esfuerzos, aún existen procesos que no
están documentados; en particular, se evidencia la falta de seguimiento y control de las
actividades del Programa Social PROSOFI. Se enfatiza además en la importancia de la
planeación estratégica como base fundamental de acuerdo al estudio realizado para poder
implementar la Metodología del Balanced Scorecard.
En cuanto al análisis del modelo de seguimiento actual de coordinación, aunque se tienen
procedimientos de gestión y control con resultados cualitativos de avance, es evidente la
necesidad de tener datos cuantitativos a partir de las mediciones de las actividades que
generan valor al Programa Social PROSOFI.
Como base sólida para la implementación del Sistema de indicadores Generales bajo el
modelo del Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard, se realizó un ejercicio
metodológico de la planeación estratégica junto con el equipo de trabajo. De dicho
ejercicio de planeación estratégica realizado en varias sesiones con jornadas de análisis
conjunto, se logró aterrizar la misión del Programa Social PROSOFI y su visión al 2016 de
acuerdo con el estudio de la línea de tiempo y teniendo en cuenta la alineación al plan
estratégico de la Pontificia Universidad Javeriana al 2016.
En conclusión, se determina que los resultados de misión y visión son un gran aporte para
el Programa Social PROSOFI. Gracias a éstos, las personas que tengan alguna relación con
el Programa, tendrán unos lineamientos definidos de qué es y qué es lo que se quiere
lograr al 2016 en pro de las comunidades beneficiaria y educativa Javeriana.
De acuerdo con la implementación de la metodología del BSC o CMI, se alcanzó el
desarrollo de los objetivos bajo la traducción de la estrategia a través de las cuatro
perspectivas establecidas en particular para el Programa. Aunque fue un proceso de
mucho análisis y trabajo conjunto con el equipo, finalmente se logró un proyecto
enriquecedor gracias al aporte de todos los integrantes para el desarrollo de las relaciones
causa-efecto y a las retroalimentaciones realizadas por los decanos del medio académico y
universitario.
95
En conclusión, con respecto al proceso y de acuerdo al análisis desarrollado de cara a la
relación con el mapa de procesos y teniendo en cuenta las actividades que se
determinaron generan gran valor a PROSOFI y los resultados de los indicadores
establecidos, se evidencia que es necesario documentar e implementar algunos procesos
como: Evaluaciones de capacitación al finalizar cada uno de los proyectos; talleres de
concientización a la Comunidad beneficiaria; Evaluación del taller de ignacianidad
desarrollado para la comunidad beneficiaria y otro desarrollado para la comunidad
Educativa Javeriana; Modelo del Programa Social PROSOFI; Formulación del plan de
comunicación estratégica
Se alcanzo satisfactoriamente el desarrollo del aplicativo de Excel del sistema de
Indicadores Generales del Programa Social PROSOFI, el cual fue desarrollado a medida que
se concluía cada etapa de la implementación de la metodología del BSC.
Este Sistema de Indicadores Generales ayudará a gestionar las actividades y proyectos
desarrollados en el acompañamiento a la comunidad beneficiaria de mano de la
comunidad educativa Javeriana. A partir del informe final de indicadores del aplicativo de
Excel el coordinador del Programa, se podrá generar el informe de gestión con soporte de
datos cuantitativos según el resultado de los indicadores.
A partir de este informe desarrollado y de acuerdo a la reunión con el comité permanente
del Programa, se tomarán las acciones pertinentes para generar un mejor resultado y así
lograr una mejora continua de cara a satisfacer a los clientes.
El análisis y evaluación de costo-beneficio permitió establecer cada uno de los puntos a
favor de la creación del Sistema de Indicadores Generales del Programa PROSOFI.
Gracias a la investigación en el mercado de los salarios de profesionales, se presentó el
costo del trabajo que llevó a la creación del Proyecto, teniendo en cuenta cada una de las
horas dedicadas al mismo y analizando tanto la primera fase de investigación como la
segunda fase de implementación, cada una con un período evaluado a 6 meses.
El desarrollo de cada una de las fases del proyecto y de la herramienta del aplicativo de
Excel en la cual se plasmó toda la metodología implementada del Balanced Scorecard para
el Programa Social PROSOFI, permitió la creación de un Manual del Sistema de
seguimiento del Sistema de Indicadores Generales del Programa Social PROSOFI.
Este manual se realizó explicando detalladamente al usuario del aplicativo de Excel con el
fin de dar a conocer el manejo del mismo y enfatizar en la importancia de la evaluación
continua.
96
RECOMENDACIONES
Llevar de la mano el proceso de Gestión de Calidad junto con la evaluación y control del Programa realizado bajo el aplicativo de Excel del Sistema de Indicadores Generales y la Metodología del Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral.
Realizar una gestión de seguimiento y control constante al Sistema de Indicadores generales de PROSOFI, con el fin de obtener un mejoramiento continuo de las actividades y proyectos; logrando así, generar un mejor servicio a los clientes, tanto a la comunidad beneficiaria, como a la comunidad educativa Javeriana.
Evaluar el ejercicio de planeación estratégica realizado como base para la aplicación de la metodología del Balanced Scorecard, teniendo como referencia el ejercicio de la línea de tiempo para determinar las metas del Programa al 2021 y 2026.
Realizar un ejercicio cauteloso desde un proyecto de posgrado o maestría para
documentar el modelo del Programa Social PROSOFI, el cual y como se determinó
con el coordinador del Programa, debe contener esencialmente:
Un sentido de la razón de ser.
Visión en los procesos de desarrollo comunitario, del quehacer universitario
con responsabilidad social universitaria y de la reflexión curricular con
investigaciones y ofertas de servicio a la comunidad.
Gestión con comunidades.
Gestión Académica.
Gestión interinstitucional.
Gestión Operativa del programa (ISO).
Evaluación de impactos.
Implementar los talleres de formación ignaciana tanto para la Comunidad de la
Pontificia Universidad javeriana, como para la Comunidad Beneficiaria; con el fin
de inculcar la responsabilidad social a través de los principios y valores propios de
la ignacianidad; logrando tener personal comprometido con las causas sociales y la
mejora de la situación de las comunidades menos favorecidas.
Dar seguimiento al Proyecto del Sistema de Información en el cuál, como se
acordó en el segundo semestre del 2011 con el Comité permanente de PROSOFI,
97
se incorporará la Gestión del Cuadro de Mando Integral realizado bajo el aplicativo
de Excel.
Realizar la evaluación constante del avance de la implementación de la estructura
organizacional, pues es un insumo fundamental en el Programa para poder crecer
y aumentar las fuerzas de trabajo hacia el mejoramiento de la calidad de vida de la
sociedad.
Verificar el avance del plan de comunicación estratégica con el fin de poder
administrar y hacer uso adecuado de los medios de comunicación para una
efectiva promoción y divulgación de PROSOFI.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Aguilera Pinzón, Ángela María, Diseño del cuadro de mando integral (Balanced Scorecard) para
la división de educación de la Fundación Santa Fe de Bogotá.
Díaz Rincón, Johana Ecatherine, González Céspedes, Diana María, Diseño balanced scorecard
del Centro Javeriano de Formación Deportiva de la Pontificia Universidad Javeriana. (Recurso
Electrónico), 2005.
Kaplan, Robert S., Norton, David P., Cuadro de Mando Integral (The Balance Scorecard), 2004.
Kaplan, Robert S. y Norton David P. Mapas Estratégicos, Gestión 2000, 2005.
Kaplan, Robert S., Norton David P., ¿Cómo alinear la organización a la estrategia a través del
Balanced Scorecard?, 2006.
López Carrizosa, Francisco José, ICONTEC, Indicadores de Gestión, La Medición de la Gestión
para el éxito sostenible, 2011.
Mogollon, Sonia Carolina, Propuesta de balanced scorecard para la clínica Palermo, 2004.
Niven, Paul R., El Cuadro de Mando Integral paso a paso, 2003.
98
Olive, Nils-Göran, Implantando y gestionando el cuadro de mando integral, guía práctica del
Balance Scorecard, 2004.
PROSOFI, Informe Final “Planeación Prospectiva a 2016”, Estructuración de las líneas de acción
Bogotá, Diciembre de 2010.
PROSOFI, Principios, Fundamentos y Objetivos, Diciembre de 2010
PROSOFI, Herramienta de Análisis Multi-Criterio como soporte para el diseño del Programa
Social de la Facultad de Ingeniería, Diciembre de 2010.
PROSOFI, Informe de Gestión año 2010 del Programa Social de la Facultad de Ingeniería,
Diciembre de 2010.
Ríos Giraldo, Ricardo Mauricio, Seguimiento, medición, análisis y mejora en los sistemas de
gestión enfoque bajo indicadores de gestión y Balanced Scorecard, 2009.
MATERIAL DE APOYO A LA INVESTIGACIÓN
Acosta Ramírez, Naydú, Indicadores y sistemas de alertas del sistema de monitoreo:
seguimiento y evaluación para el nivel departamental.
Francés, Antonio, Estrategia y planes para la empresa con el cuadro de mando integral, Primera
Edición, 2006.
García Valderrama, Teresa, Mulero-Mendigorri, Eva, Revuelta-Bordoy, Daniel, Emerald,
European Journal of Innovation Management, A Balanced Scorecard framework for R&D, 2008,
Vol. 11, No. 2, pp 241-281.
Granados Galindo, Deisy patricia, Propuesta metodológica para el desarrollo de la primera fase
de un balanced scroecard en Servimédicos Ltda. (Recurso electrónico), 2007.
Kaplan, Robert, S., Cómo utilizar el cuadro de mando integral para implantar y gestionar su
estrategia, 2004.
Martinez F., Rodrigo, Identificación, diseño e implementación de indicadores de sostenibilidad
para proyectos de ecoturismo en Colombia [Microficha] Tesis, 2000.
99
Morales Vásquez, Adela María, Gurruchaga Rodríguez, Eloísa, Aguirre y Hernández, Fernando,
Moras Sánchez, Constantino Gerardo, EbscoHost, Control del Plan de Desarrollo de Lan
Microsystems Mediante Cuadros de Mando, Revista de la Ingeniería Industrial; 2010, Vol. 4
Issue 1, p1-8, 8p, 3 Diagrams, 5 Charts, 1 Graph.
Niño López, Sandy Lorena, Propuesta para implementar el balanced Scorecard en la
comercializadora textil Coraltex E.U. (Recurso eléctrónico), 2007.
Setién Santamaría, María Luisa, Indicadores sociales de calidad de vida un sistema de medición
aplicado al País Vasco, 1993.
100
ANEXOS
101
ANEXO 1
APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL A PROSOFI
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
ANEXO 2
REFERENTES DE MAPAS ESTRATÉGICOS
114
MAPA ESTRATÉGICO DE TEACH FOR AMÉRICA
115
116
MAPA ESTRATÉGICO DE LA ÓPERA LIRICS DE BOSTON
117
MAPA ESTRATÉGICO PARA EL CENTRO DE FORMACIÓN DEPORTIVA JAVERIANA CFDJ
POR OBJETIVOS
118
MAPA ESTRATÉGICO PARA EL CENTRO DE FORMACIÓN DEPORTIVA JAVERIANA CFDJ
POR INDICADORES
119
MAPA ESTRATÉGICO EN PLANES DE DESARROLLO
RURAL: UNA APLICACIÓN PARA CONSTRUIR UNA HIPÓTESIS DE
PLANIFICACIÓN EN LA COMUNA DE NEGRETE
120
ANEXO 3
RESULTADOS DE GESTIÓN DEL AÑO 2011 DEL PROGRAMA PROSOFI
121
RESULTADOS DE AVANCE PARA EL AÑO 2011
1. Se afianza el Programa Social como apuesta de la Facultad de Ingeniería por la proyección social y la responsabilidad social universitaria. Directivos y docentes de la Facultad participan en jornadas de reflexión en torno a la responsabilidad social universitaria, reuniones de divulgación del Programa Social, algunos visitan la comunidad que es acompañada en el sector Bolonia-Usme, y en general se avanza en el proceso de desarrollar actividades académicas pertinentes bajo la filosofía de PROSOFI.
2. Se intensifica la planeación y ejecución de actividades y proyectos de corte académico, que responden a las necesidades y sueños de la comunidad favoreciendo su proceso de desarrollo comunitario, motivando e involucrando a estudiantes y profesores de la Facultad de Ingeniería y de otras facultades.
a. Desde Ingeniería se resalta la vinculación de los cuatro programas de pregrado, a través de asignaturas como: Proyecto Social Universitario, Trabajo de Grado, entre otros. Programas de Maestría en Hidrosistemas, Ingeniería Civil e Ingeniería de Sistemas y Computación han facilitado el desarrollo de tesis. El Laboratorio de Pruebas y Ensayos del Departamento de Ingeniería Civil ha apoyado con pruebasde suelos y calidad de agua. Profesores investigadores de los Departamentos se han involucrado en proyectos interdisciplinares aplicando a convocatorias de la OFI de la V. Académica o de la Rectoría – Presupuesto Social (ver numeral c).
b. Otras Facultades desde los programas de pregrado se han involucrado a través de espacios como las prácticas o de docencia: Odontología, CEA-con Administración. de Empresas, Arquidiseño con Arquitectura, Estudios Ambientales y Rurales con–Ecología. También, desde los programas de Maestría en Gestión Ambiental de EAR y Maestría en Política Social de la Facultad de Ciencias Políticas y Relaciones Internacionales, se han desarrollado tesis aplicadas. Profesores investigadores de los Departamentos se han involucrado en proyectos interdisciplinares aplicando a convocatorias de la OFI de la V. Académica o de la Rectoría – Presupuesto Social (ver numeral c).
c. A finales del 2011 la Vicerrectoría Académica, en su convocatoria de apoyo a grupos escalafonados en COLCIENCOAS, aprobó para ejecución desde enero de 2012, dos proyectos de nvestigación interdisciplinares desde la línea de PROSOFI “Medio Ambiente, Saneamiento Básico y Desarrollo Sostenible” que involucran a los siguientes grupos de investigación: Ciencia e Ingeniería del Agua y el Ambiente del, Departamento de Ingeniería Civil; Ecología Urbana del Departamento de Ecología y Territorio y Fitoquímica GIFUJ, del Departamento de Química. Por su parte, la Rectoría aprobó, mediante la convocatoria Francisco Javier, para ejecución 2010-2011, un proyecto interdisciplinar de la línea de “Medio Ambiente…”, con participación de profesores y estudiantes de Ing. Civil, , Ecología, Arquitectura y Maestría en Gestión Ambiental de la PUJ y trabajo social de la Minuto de Dios. Se iniciaron otros proyectos interdisciplinares, que responden a las líneas de “Tecnología de Información y Comunicaciones” y “Desarrollo Social
122
Integral, Salud y Convivencia” con respaldo de profesores de los Departamentos de Ing. Electrónica, Ing. de Sistemas, Matemáticas, Psicología y Educación.
3. Arranque de los procesos de divulgación académica. Sometimiento y aprobación de publicación de artículo asociado a la selección de la comunidad PROSOFI, revista Estudios Gerenciales, A1 Publindex – Latindex. Presentación de ponencias de algunos de los proyectos desarrollados: Generando autogestión PROSOFI – Uniandes, Diagnóstico empresarial y tecnológico unidades de negocio en USME – ACOFI, PROSOFI – CENVIS una alianza para el mejoramiento del a calidad de vida – ACOFI, Asentamientos Urbanos en zonas de alto riesgo – INJAVIU PUJ, PROSOFI Responsabilidad Social Universitaria – Pacto Global Colombia.
4. Articulación con actores interinstitucionales para el desarrollo de los proyectos y la gestión comunitaria. Se fortaleció la relación con Universidades con actividades de proyección social similar, tal es el caso de Uniminuto a través de la asignación de estudiantes de Trabajo Social en el marco de su Práctica Profesional I y II, y el Programa Promotores Ambientales Familiares con estudiantes de Ing. Civil y Arquitectura. Con entidades públicas del orden Distrital, como la Secretaría del Hábitat, el FOPAE, la EAAB, se mantuvieron diálogos continuos en pro del desarrollo de iniciativas para la comunidad.
5. Se estrecha el vínculo con la comunidad beneficiaria, sus líderes y organizaciones comunitarias.
a. Gracias a la continua presencia institucional de PROSOFI, los líderes comunales y de organizaciones comunitarias del sector invitaron al Programa Social a participar en la Mesa de Trabajo Territorial, espacio de gestión comunitaria y participativa ante las entidades públicas locales y distritales. Durante todo el año se acompañó este proceso y gracias a la trayectoria de la Mesa (2 años), en diciembre, la Alcaldía Local reconoció y legalizó su dinámica, con lo cual se visibiliza el Sector y se otorgarán recursos públicos, llevando programas distritales que favorezcan el desarrollo. Los líderes, reconocen a PROSOFI como un Programa No Asistencial.
b. Espacios adicionales como los salones de las Junta de Acción Comunal, los Colegios y el Centro Pastoral de la Fundación Champagnat, han permitido llegar a la comunidad de base, favoreciendo a personas y familias con los proyectos y actividades académicas. En junio y en diciembre, algunas de las personas beneficiadas con procesos de capacitación, recibieron en las instalaciones de la Universidad constancia de su participación.
c. Día a día se fortalece el vínculo con la comunidad, son procesos lentos de construcción de confianza dado su contexto social, político, económico y cultura, sin embargo, se avanza a paso firme.
6. Se identifica en PROSOFI, un espacio potencial para vincular a todas las Unidades de la Universidad, con el consentimiento del Nivel Central. El Programa Social fue socializado en diversas instancias de la Universidad, las cuales validan la importancia del mismo y ven la pertinencia de articular Facultades e Institutos. Entre otros se conversó con: Consejo Directivo
123
Facultad de Psicología, Jefe de la Oficina para el Fomento de la Responsabilidad Social Universitaria, Secretario General, Vicerrector Administrativo, Vicerrector Académico, Secretario de Asuntos Internacionales, Directora del INJAVIU, Coordinadora Programa Vidas Móviles, Profesor delegado para la formulación de la Política Institucional de Emprendimiento. Se han adelantado diálogos adicionales con otras facultades como Ciencias Sociales, Psicología y Filosofía, buscando identificar escenarios de articulación.
7. Primeros pasos en la Cooperación de Recursos Internacionales: Humanos, transferencia de conocimiento, otros. Primer aporte académico de estudiante internacional del programa Ingenieros Sin Fronteras, Rowan University: modelo de transferencia de conocimiento para los proyectos de PROSOFI. Visita de profesor de Xavier University buscando un escenario de prácticas sociales para estudiantes de universidades estadounidenses de la Compañía de Jesús. En el marco del Coloquio INJAVIU - Instituto Javeriano de Vivienda y Urbanismo, con profesores arquitectos de Universidades Latinoamericanas, se efectuó visita de campo al sector Bolonia para contemplar y analizar en contraste los fenómenos de urbanismo subnormal y de mejoramiento urbano por obras civiles de magnitud como Transmilenio. A finales del año, se sostuvo reunión con delegados de SAJE ACCOMPANATEUR D’ENTREPRENEURS, organización canadiense auspiciada por el gobierno de ese país, adelantando conversaciones de posible alianza para transferencia de modelo de emprendimiento a Usme.
8. Presencia en medios de la Universidad, fortaleciendo la promoción del Programa Social. El “Anuario de hechos sobresalientes de la Facultad de Ingeniería 2010”, la “Revista Hoy en la Javeriana” (abril 2011), el “Portal Web de la Universidad” – Especial multimedia La Javeriana en las regiones, la publicación “Identidad Javeriana, imágenes y palabras expuestas V”, la intervención radial en “Javeriana Estéreo 91.9”, fueron algunos de los medios en los que se divulgó el Programa Social, ayudando en la visibilización del mismo en pro de fomentar y motivar la intervención de diversos miembros de la comunidad educativa.
9. Vinculación de nuevo Coordinador General, avanzando en la organización y estructuración
orgánica del Programa Social. Con el aval de la Rectoría, se autorizaron recursos para la creación
de una figura administrativa temporal, con dedicación exclusiva para la gestión del Programa
Social, armonizando las dinámicas académicas y comunitarias. Desde este contexto, se inicia un
proceso de planeación estratégica del Programa Social y se continúa con el fortalecimiento del
modelo de gestión (procesos, sistema de información, indicadores).
124
ANEXO 4
TALLERES DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: DEFINICIÓN DE MISIÓN –DEFINICIÓN DE VISIÓN
125
TALLERES DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: DEFINICIÓN DE MISIÓN –DEFINICIÓN DE VISIÓN
126
127
128
129
130
131
LÍNEA DE TIEMPO – FUNDAMENTO PARA PLANTEAR LA VISIÓN DE PROSOFI
132
ANEXO 5
TALLERES DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: PROPUESTA DE VALOR – LINEAMIENTOS
ESTREATÉGICOS
133
TALLERES DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: PROPUESTA DE VALOR – LINEAMIENTOS
ESTREATÉGICOS
PROPUESTA DE VALOR PARA PROSOFI
134
135
ANEXO 6 ANÁLISIS ESTRATÉGICO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DE CARA A LA MISIÓN DE PROSOFI
136
DIRECCIONAMIENTO ESTRAT’EGICO
CONTROL Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA
- POLÍTICAS PARA AYUDAR A PROSOFI
- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ADECUADA
- ARMONIZACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO UNIVERSITARIO CON LA FACULTAD DE INGENIERÍA
- EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE PROSOFI
- BALANCE SCORECARD ESTABLECIDO
COMUNIDAD PUJ
COMUNIDADES MARGINADAS (COMUNIDAD USME 2010-2016)
OTROS ACTORES
ESTRATÉGICO
- SOSTENIBILIDAD ECONÓMICA
INSTITUCIONALIZACIÓNY
POSICIONAMIENTO DE PROSOFI
MODELO DE PROSOFIDOCUMENTADO
EVALUADODICULGADO
137
MODELO DE PROSOFIDOCUMENTADO
EVALUADODICULGADO
GESTIÓN COMUNITARIA
CONSTRUCCIÓN DE CONFIANZA (SER PARTE DE ELLOS) / CREACIÓN DE VÍNCULOS CON LA COMUNIDAD
IDENTIFICACIÓN CLARA DE NUESTRO ROL POR PARTE DE LA COMUNIDAD (SOMOS ACOMPAÑANTES)
TRABAJO CONJUNTO CON LAS JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL Y LAS ORGANIZACIONES SOCIALES COMUNITARIAS PARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE Y AUTOGESTIONADO
JUNTAS DE ACCION COMUNAL FORTALECIDAS (CON MAYOR CAPACIDAD)
CONSTRUIR COMUNIDAD
GESTIÓN DE PROYECTOSPROYECTO ACADÉMICO (DOCUMENTAR – EVALUAR – MEJORAR – DIVULGAR EL MODELO)IDEAL CON DOCTORADO DE CIENCIAS SOCIALES O PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN = Sumatoria de las Investigaciones = MODELO
PROYECTOS ACADÉMICOS CON EL PROTAGONISMO DE LA COMUNIDAD Y CON LA FILOSOFÍA DE PROSOFI
CONSTRUCCIÓN DE CONFIANZA (SER PARTE DE ELLOS) / CREACIÓN DE VÍNCULOS CON LA COMUNIDAD
MISIONALES
- PROYECTOS INTERDISCIPLINARIOS E INTERINSTITUCIONALES
- PROYECTOS CON IGNACIANIDAD (DESARROLLO HUMANO INTEGRAL PARA TODOS)
- PRÁCTICA PARA LA COMUNIDAD
IGNACIANIDAD COMO OBJETIVO MISIONAL
PONER EL BIEN COMÚN SOBRE EL BIEN INDIVIDUAL
PREPARAR IGNACIANAMENTE (NEGOCIAR – DIALOGAR – SABER ESCUCHAR):1. COORDINADORES DE PROSOFI
2. PROFESORES3. ESTUDIANTES
INSTITUCIONALIZACIÓNY
POSICIONAMIENTO DE PROSOFI
138
INSTITUCIONALIZACI’ONY
POSICIONAMIENTO DE PROSOFI
SOPORTE Y APOYO
GESTIÓN DE ALIANZAS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Y VOLUNTARIO
GESTIÓN DE PRESUPUESTOS DEL PROGRAMA
GESTIÓN DE LA CALIDAD
SELECCIÓN
FORMACIÓN INTERNA A LA PUJ DESDE LA IGNACIANIDAD
VOLUNTARIOS
EGRESADOS
ESTUDIANTES
PROSOFI Y SUS COORDINADORES
PROYECTOS ACADÉMICOS - INTERACCIÓN CON LA COMUNIDAD CON SENTIDO IGNACIANO
DIMENSIONAR UN EQUIPO PROSOFI:- NÚMERO DE PERSONAS- ROLES- FUNCIONES- PERFILES
FORMULACIÓN INTERNA A LA PUJ DESDE LA IGNACIANIDAD
PROYECTOS ACADÉMICOS - INTERACCIÓN CON LA COMUNIDAD CON SENTIDO IGNACIANO
- PARA SABER CUÁNTO NECESITAMOS- PARA LA SOSTENIBILIDAD Y EL CRECIMIENTO
GESTIÓN DE PROYECTOS
CONTROL Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
GESTIÓN COMUNITARIAPUENTE CON ENTIDADES
PÚBLICAS
PRIVADAS
MODELO DE GESTIÓN DE CALIDAD
MEJORA CONTINUA (PARA SER EFICIENTES)
DIMENSIONAR PROYECTOS ACADÉMICOS
DIMENSIONAR LA GESTIÓN COMUNITARIA
DIMENSIONAR LA GESTIÓN DEL PROGRAMA
GESTIÓN DE PROYECTOS
CONTROL Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
GESTIÓN COMUNITARIA
PROFESORES
OTROS:- TRANSPORTES- PUBLICACIONES-DIVULGACIÓN-FOROS
- VISITAS- REUNIONES- TRABAJO SOCIAL- LABOR DEL DIA A DÍA POR LA COORDINACIÓN DE PROSOFI
BUSCAR EL FINANCIAMIENTO- INTERNO (PUJ)- EXTERNO: NACIONAL E INTERNACIONAL
- DIVULGACIÓN- ADMINISTRACIÓN-GESTIÓN DE ALIANZAS
MODELO DE PROSOFIDOCUMENTADO
EVALUADODICULGADO
139
INSTITUCIONALIZACI’ONY
POSICIONAMIENTO DE PROSOFI
GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN
GESTIÓN DE LA CALIDAD
MODELO DE GESTIÓN DE CALIDAD
MEJORA CONTINUA (PARA SER EFICIENTES)
OPTIMIZA EL MODELO DE GESTIÓN
OPTIMIZA LA GESTIÓN DE CALIDAD
MEJORA CONTIMUA
OPTIMIZA LA GESTIÓN DE PROYECTOS
OPTIMIZA LA GESTIÓN COMUNITARIA
ESTRATEGIA DE PLAN DE MEDIOS
POSICIONAMIENTO EN LA PUJ
DARLE VISIBILIDAD EN LAS UNIVERSIDADES COLOMBIANAS
DIVULGACIÓN PROSOFI(HACERNOS VISIBLES SIN
SER PROTAGONISTAS)
PRESENCIA EN LOS MEDIOS DE LA PUJ
DIVULGACIÓN CIENTÍFICA
- WEB- E-MAIL- BOLETÍN- PROGRAMA RADIO- CANALES- YOUTUBE- TWITER- REDES SOCIALES
DE PROYECTOS ACADÉMICOS
DEL MODELO
DIVULGACIÓN CIENTÍFICA A MENOR ESCALA- CONGRESOS
- FOROS-REVISTAS
DE PROYECTOS ACADÉMICOS
DEL MODELO
COMUNIDAD
OTROS ACTORES
- PERÍODICOS Y REVISTAS LOCALES DE INTERÉS PARA
LA COMUNIDAD
140
ANEXO 7
MANUAL DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI BAJO EL
APLICATIVO DE LA HERRAMIENTA DE MICROSOFT EXCEL
141
ANEXO 8
PRUEBA PILOTO DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DE PROSOFI
BAJO EL APLICATIVO DE EXCEL
142
PRUEBA PILOTO DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DE PROSOFI
BAJO EL APLICATIVO DE EXCEL – PARA EL AÑO 2012
El Manual del Sistema de Indicadores Generales nos permite seguir paso a paso la interacción del
Cliente con cada uno de los datos establecidos en el aplicativo de de la Herramienta de Microsoft
Excel.
Para esta prueba Piloto al 2012 se tendrá en cuenta: las sesiones de evaluación del Sistema de
Indicadores Generales realizada con el Coordinador del Programa Social PROSOFI; las metas
establecidas para cada uno de los indicadores al 2016, y los datos expuestos en la evaluación del
2012 siguiendo la gestión que lleva el Programa en las diferentes actividades y proyectos que se
llevan con la Comunidad beneficiaria y desde los procedimientos y procesos que hasta el día de
hoy se tienen documentados, pues existen algunos que aún están en proceso de desarrollo o
implementación, sin embargo son vitales para el Programa Social PROSOFI siendo estos
indicadores fruto de un estudio juicioso y aplicación puntual de la Metodología del Balanced
Scorecard o Cuadro de Mando Integral donde surgió de cada una de las perspectivas propias del
Programa las actividades que más generan o pueden llegar a generar un valor al cliente de cara al
cumplimiento de la misión de PROSOFI.
Prueba Piloto bajo el aplicativo de Excel:
1. El usuario se encontrará con el “Informe de indicadores”, en el cual digitará el período que
desea; en este caso, de acuerdo a las opciones será 2012, o 2012-I, o 2012-II.
2. De acuerdo al estudio de pilotaje realizado, se definió una clasificación con simbología en 3
colores. DATO A MAYO DE 2012
DATO PARCIAL A MAYO DE 2012
NO ES POSIBLE DE PILOTEAR – SE ENCUENTRA EN PROCESO DE DESARROLLO O
IMPLEMENTACIÓN
Los resultados puntuales de cada uno de los indicadores de acuerdo a la evaluación realizada junto
al Coordinador del Programa son:
143
144
145
146
6- Al ingresar “2012” en la casilla “PERÍODO ACTUAL A ANALIZAR”, el sistema arrojará los siguientes datos al usuario:
147
148
7- Al ingresar “2012 -I” en la casilla “PERÍODO ACTUAL A ANALIZAR”, el sistema arrojará los siguientes datos al usuario:
149
150
8- Al ingresar “2012 –II” en la casilla “PERÍODO ACTUAL A ANALIZAR”, el sistema arrojará los siguientes datos al usuario:
ÍNDICE DE CONTENIDO
AGRADECIMIENTOS
1- INTRODUCCIÓN
1.1. SÍNTESIS DEL PROYECTO
1.2. OBJETIVO GENERAL
1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.4. DIAGNÓSTICO APLICADO Y REQUERIMIENTOS DE PROSOFI FRENTE AL BSC (BALANCED
SCORECARD) O CMI (CUADRO DE MANDO INTEGRAL)
2- INTRODUCCIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL Y SUS REQUERIMIENTOS
3- DOCUMENTACIÓN DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS – REQUERIMIENTOS DE PROSOFI
PARA EL BALANCED SCORECARD
3.1. ESTUDIO DE LAS POLÍTICAS DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
3.2. ACERCAMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO DE LA PUJ PARA GENERAR UNA ALINEACIÓN
ESTRATÉGICA CON PROSOFI Y LA FACULTAD DE INGENIERÍA
3.3. PRINCIPIOS
3.4. LÍNEAS DE ACCIÓN
3.5. DOCUMENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE PROSOFI
3.5.1. MAPA DE PROCESOS
3.5.2. ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE PROCESOS
3.6. ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DEL PROGRAMA SOCIAL
4- IMPLEMENTACIÓN DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL COMO BASE PARA EL SISTEMA DE
INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI BAJO UN APLICATIVO DE EXCEL
4.1. VISIÓN, PRINCIPIOS Y VALORES, MISIÓN Y ESTRATEGIAS DEL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI
4.1.1. Declaración de la Misión de PROSOFI
4.1.2. Propuesta de Valor
4.1.3. Declaración de la Visión de PROSOFI
4.1.4. Declaración de las estrategias de PROSOFI
4.1.4.1. Lineamientos estratégicos de PROSOFI de mano de la planeación Universitaria 2007-
2016 (3.2 ACERCAMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO DE LA PUJ PARA GENERAR UNA
ALINEACIÓN ESTRATÉGICA CON PROSOFI Y LA FACULTAD DE INGENIERÍA)
4.1.4.2. Clasificación de los lineamientos estratégicos en corto, mediano y largo plazo
4.1.4.3. Lineamientos estratégicos claves para PROSOFI
4.1.4.4. Definición de las estrategias puntuales para PROSOFI al 2016 – Horizonte del BSC
4.2. PERSPECTIVAS A ESTUDIAR EN EL CUADRO DE MANDO INTEGRAL
4.2.1. Definición de las Perspectivas del Cuadro de Mando integral
4.2.2. Desarrollo de los Objetivos de cada perspectiva y Análisis Causa-Efecto
4.2.3. Desarrollo de Indicadores de Resultados - Diccionario de Indicadores
4.2.4. Mapa estratégico del CMI para PROSOFI
4.2.5. Análisis del beneficio de los indicadores desarrollados y la comparación con la matriz de
procesos del Programa Social PROSOFI
4.2.6. CUADRO DE MANDO INTEGRAL DE PROSOFI
4.3. Metas de Medición y Cuadro de Mando Integral
5- ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DE GESTION
5.1. Características de la evaluación de Costo-Beneficio
5.2. Análisis de los costos de la creación del Sistema de Indicadores Generales de PROSOFI
6. MANUAL DE SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DE INDICADORES
DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI CON BASE EN EL APLICATIVO DE EXCEL (VER ANEXO 8)
TABLA DE CONTENIDO DEL MANUAL
1. OBJETIVOS GENERALES
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
3. ALCANCE
4. CONCEPTOS TEÓRICOS Y DEFINICIONES BÁSICAS DEL MANUAL Y LOS INDICADORES
- BSC (BALANCED SCORECARD) O CMI (CUADRO DE MANDO INTEGRAL)
- MEDIDAS DE RESULTAD
5. APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI
ÍNDICE DE LAS FASES DEL APLICATIVO DE EXCEL
5.1. INFORME DE LOS INDICADORES DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
5.2. CUADRO DE MANDO INTEGRAL
5.3. MAPA ESTRATÉGICO
5.4. FASES DE CADA PERSPECTIVA (“IMPACTO SOCIAL”, “PROCESO INTERNO”, “APRENDIZAJE
Y CRECIMIENTO”, o “POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD”)
5.5. FICHAS DE LOS INDICADORES RELACIONADOS A CADA FASE DE LAS PERSPECTIVAS DEL
CUADRO DE MANDO INTEGRAL DE PROSOFI
6. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA
SOCIAL PROSOFI BAJO EL APLICATIVO DE LA HERRAMIENTA DE EXCEL
PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES BAJO EL APLICATIVO DE LA
HERRAMIENTA DE EXCEL
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ANEXOS
ANEXO 1
APLICACIÓN DE LA HERRAMIENTA DE DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL A PROSOFI
ANEXO 2
REFERENTES DE MAPAS ESTRATÉGICOS
ANEXO 3
RESULTADOS DE GESTIÓN DEL AÑO 2011 DEL PROGRAMA PROSOFI
NEXO 4
TALLERES DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: DEFINICIÓN DE MISIÓN –DEFINICIÓN DE VISIÓN
ANEXO 6
ANÁLISIS ESTRATÉGICO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DE CARA A LA MISIÓN DE PROSOFI
ANEXO 7
MANUAL DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI BAJO EL
APLICATIVO DE LA HERRAMIENTA DE MICROSOFT EXCEL
ANEXO 8
PRUEBA PILOTO DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DE PROSOFI
BAJO EL APLICATIVO DE EXCEL
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1.
ESTRUCTURA DE UN BSC (BALANCED SCORECARD) CMI (CUADRO DE MANDO INTEGRAL)
TABLA 2.
MATRIZ DE PROCESOS
TABLA 3.
LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
TABLA 4
TABLA DE INDICADORES DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL DE PROSOFI
TABLA 5.
ANÁLISIS RELACIÓN – INDICADORES Vs MATRIZ DE PROCESOS
TABLA 6.
BALANCED SCORECARD O CUADRO DE MANDO INTEGRAL DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
TABLA 7
PROMEDIO DE SALARIO, SEGÚN LA CARRERA (EN PESOS)
ÍNDICE DE GRÁFICAS
GRÁFICA 1.
MAPA DE PROCESOS
GRÁFICA 2.
ANÁLISIS DE LA MATRIZ DE PROCESOS - PRINCIPALES OPORTUNIDADES DE MEJORA DEL
PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
GRÁFICA 3.
PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
GRÁFICA 4.
LÍNEA DE TIEMPO DE PROSOFI – PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
GRÁFICA 5.
MAPA ESTRATÉGICO DEL CMI PARA PROSOFI (VERSIÓN 6)
GRÁFICA 6.
MAPA ESTRATÉGICO DEL CMI PARA PROSOFI (VISTA AMPLIADA POR PERSPECTIVA)
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
MANUAL DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI, BAJO EL
APLICATIVO DE EXCEL Y UTILIZANDO LA METODOLOGÍA DE BALANCED SCORECARD COMO
HERRAMIENTA PARA VISUALIZAR EL PERFORMANCE DE PROSOFI
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA:
10-04-12
VERSIÓN:
00
CAMBIOS REALIZADOS:
APROBACIÓN:
14-04-12
REVISADO POR VALIDADO Y APROBADO POR VERSIÓN
VALIDO PARA
APLICACIÓN DESDE
Coordinador de PROSOFI
Coordinador de PROSOFI
00
Coordinador de PROSOFI
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
1. OBJETIVOS GENERALES
Asegurar un control oportuno y continuo de las actividades desarrolladas en el Programa
Social PROSOFI, con el fin de brindar un acompañamiento al proceso de desarrollo integral,
auto-gestionado y sostenible de la Comunidad Beneficiaria, a través del fortalecimiento del
quehacer Universitario Javeriano y el apoyo de otros actores a los proyectos y actividades de
calidad dentro del marco de investigación y servicio con responsabilidad social.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Generar una mayor capacidad en la comunidad beneficiaria para favorecer su proceso
de desarrollo a través de un seguimiento puntual a cada uno de los proyectos y
actividades desarrollados desde PROSOFI.
Fortalecer el quehacer universitario con responsabilidad social desde PROSOFI.
Impactar las políticas de las instituciones públicas y de las universidades respecto al
desarrollo de comunidades marginadas
3. ALCANCE
Este manual será la base para la medición de la Gestión del Programa Social PROSOFI en cada
una de sus actividades. El Sistema de Indicadores generales tendrá un impacto de acuerdo al
período en el que se requieran los informes de resultados, y dependiendo de la frecuencia de
medición y análisis de cada uno de los indicadores establecidos en el aplicativo en Excel.
4. CONCEPTOS TEÓRICOS Y DEFINICIONES BÁSICAS DEL MANUAL Y LOS INDICADORES
BSC (BALANCED SCORECARD) O CMI (CUADRO DE MANDO INTEGRAL)
Tal como lo es para PROSOFI, para cualquier compañía, negocio o entidad con o sin ánimo de
lucro, tener una medición de sus resultados es algo relevante y un factor de éxito para
sobresalir en el futuro. Antiguamente se daba una especial atención a los indicadores
financieros, pero actualmente éstos no sirven para captar los mecanismos de creación de valor
para la compañía, en cambio debemos poner los ojos en aquellos activos intangibles tales
como: la preparación de los empleados o colaboradores y en general de todos los que tengan
que ver con el programa social PROSOFI; las relaciones con nuestros clientes o comunidades
tanto beneficiarias de acuerdo al modelo de PROSOFI y con la comunidad educativa con el fin
de crear una praxis del conocimiento con sentido socialmente responsable; nuestros
voluntarios y colaboradores con el progreso de las comunidades marginadas del desarrollo
desde los diferentes proyectos a nivel educativo.
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
Hoy en día es vital conocer la estrategia de nuestras organizaciones, pero más aún saber
ejecutarla con eficacia para poder aplicar nuestra misión y visión y así lograr que todos vayan
dirigidos en una misma trayectoria conociendo hacia donde queremos llevar el “negocio”.
La idea de la sencilla pero no simplista metodología del BSC, como lo especificaban Kaplan y
Norton, es lograr contar y traducir esta estrategia y su historia inherente en objetivos
puntuales, en medidas e iniciativas que nos ayudarán a determinar ¿cómo lo estamos
haciendo?, y si estamos o no en el camino correcto a lograr lo que queremos.
De acuerdo a la metodología, cada uno de estos objetivos puntuales, metas e indicadores o
medidas, deben establecerse en sus cuatro perspectivas
Al culminar la creación de las medidas en cada una de las perspectivas, teniendo en cuenta
que debe ser un complemento total y secuencial desde las medidas de la perspectiva base
hasta llegar a la última perspectiva y sus medidas que van de cara al cumplimiento de la
estrategia propuesta, es necesario plantear qué decisiones debemos tomar para lograr el
horizonte que nos propongamos (para muchas organizaciones la perspectiva última es la
financiera, pero hay que dejar claro que sin las medidas anteriores en las perspectivas de
clientes, proceso interno, aprendizaje y crecimiento, las medidas financieras son obsoletas, de
hecho, deben siempre mostrar el resultado de acciones previamente realizadas). “El cuadro de
mando integral complementa indicadores de medición de los resultados de la actuación con
indicadores financieros y no financieros de los factores clave que influirán en los resultados del
futuro” 1
El aspecto diferenciador del BSC o CMI, como metodología de gestión de calidad, es su
integralidad. Cuando se habla de integralidad se hace referencia a las relaciones cohesionadas
e interdependientes que deben existir entre las diferentes medidas resultados de las hipótesis
diseñadas en cada una de las perspectivas propuestas para la organización. Pero además la
integralidad hace referencia no solo a los procesos y procedimientos en cada área y
perspectiva de la compañía, sino también al tener en cuenta el por qué y el para qué se hace
lo que se hace, como también el hacia dónde queremos llegar con lo que hacemos. Finalmente
la integralidad destaca el aporte de cada una de las personas que se encuentran
comprometidas y cómo desde el quehacer de sus labores personales pueden aportar al
quehacer de un grupo o unidad de negocio, para que en consecuencia sea un aporte global
para la organización y sus objetivos. Quisiera adicionar algo importante a lo que
anteriormente expuse: esta filosofía que maneja la metodología del BSC se enfoca
precisamente a conseguir que todos los miembros de la organización o el programa se sientan
1 Cuadro de Mando Integral (The Balanced Scorecard), Robert S. Kaplan, David P. Norton, 2004.
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
comprometidos con gusto y entusiasmo hacia los cambios positivos y enriquecedores que se
ambicionan.
En el momento que nos embarcamos a crear un Balanced Scorecard debemos ser conscientes
de los diferentes retos que nos esperan, y más aún cuando hablamos de una responsabilidad
social hacia la comunidad y los diferentes proyectos que se pueden lograr con un poquito de
esfuerzo pero con muchas ganas y entusiasmo por brindar un aporte importante que
recompense a la sociedad por todo aquello que hemos recibido. Unos de los principales retos
son la eficaz recolección y comunicación de datos e información relevante para lograr
determinar qué es lo que nos puede generar valor como organización de acuerdo a lo que
queremos, de acuerdo a nuestra razón de ser, los valores y principios que nos caracterizan y
de acuerdo a dónde queremos llegar. Por otro lado, como reto enriquecedor, está la
adquisición y puesta en práctica del poder de difusión de información, de estimulación y
enseñanza e indicaciones para cualquiera que haga parte del proyecto y para todos los que
puedan llegar estar, a corto, mediano o largo plazo, implicados en el programa de una u otra
forma.
Lo primero que hay que tener claro a la hora de aplicar un CMI es el por qué lo queremos
aplicar, en nuestro caso, para PROSOFI, como se puede notar los diagnósticos previos del
programa, es necesario y por eso se plantea como la base de este proyecto, es la necesidad de
medir las diferentes actividades que se llevan a cabo con la comunidad tanto beneficiaria
como educativa, pero además el hacer llegar a muchos el mensaje de lo que es PROSOFI y con
qué intención se trabaja. El segundo paso fundamental es poner a prueba a todos los
implicados en cuanto al conocimiento de la misión y la visión del programa y lograr dejar
claridad para todos. Seguidamente se deben desarrollar la estrategia, los objetivos
estratégicos y medidas para lograr traducir de la mejor manera aquella estrategia definida.
Finalmente se deben determinar las metas y lograr que el CMI sea o esté vinculado al Sistema
de gestión de Calidad del programa como algo duradero, constante y fuente de éxito, pero
sobre todo con una excelente comunicación y comprensión en todos los niveles de la
organización, dando la oportunidad de demostrar de qué modo su actividad diaria contribuye
a la estrategia (lo que comúnmente en el lenguaje del CMI se conoce como la aplicación en
cascada)
MEDIDAS DE RESULTADOS
Medir implica poder comparar una unidad con respecto a otra, previamente definida o una
magnitud respecto a la otra. Debe existir siempre un dato actual o real, y por otro lado debe
existir un valor referencial.
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
En cuanto al Programa Social PROSOFI, debemos tener en cuenta los datos hasta ahora
conseguidos, datos puntuales e históricos, para poder llegar a comparar los logros alcanzados
de acuerdo a la gestión realizada de un período a otro, o de acuerdo a los logros esperados de
tal gestión.
El estudio de indicadores equivale a detectar qué está ocurriendo y tomar decisiones
apropiadas para mejorar los resultados.
Es importante saber que no es conveniente partir de un indicador para definir un objetivo. Lo
correcto es aclarar primero cuál es el objetivo buscado. La secuencia lógica e
internacionalmente aceptada es: Objetivo, Indicador, Meta. Además deben ser claros en lo
que se medirá, cómo se medirá, cuándo se medirá y cuál será la fuente de medición y el
responsable. 2
“Cuando se definen indicadores de gestión se debería asegurar su pertinencia para la
organización. Para esto es conveniente identificar sus componentes” 3
Objetivo estratégico.
Identificación de Variables a medir.
Identificación de fuentes de datos.
Definir fórmula o procedimiento de cálculo.
Establecer límite de control y meta.
Asignar proceso y cargo responsable.
Definir frecuencia de cálculo y análisis.
Definir herramienta de análisis.
5. APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI
ÍNDICE DE LAS FASES DEL APLICATIVO DE EXCEL
INFORME DE LOS INDICADORES
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
MAPA ESTRATÉGICO
2 Observaciones y anotaciones en la Asignatura de Gestión de la Cadena (Balanced Scorecard-Indicadores) 2009.
3 Icontec, Indicadores de gestión, la medición de la gestión para el éxito sostenible, Francisco José López Carrizosa, 2011.
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
IMPACTO SOCIAL
FICHA TÉCNICA 1
FICHA TÉCNICA 2
FICHA TÉCNICA 3
FICHA TÉCNICA 4
FICHA TÉCNICA 5
FICHA TÉCNICA 6
FICHA TÉCNICA 7
PROCESOS INTERNOS
FICHA TÉCNICA 8
FICHA TÉCNICA 9
FICHA TÉCNICA 10
FICHA TÉCNICA 11
FICHA TÉCNICA 12
FICHA TÉCNICA 13
FICHA TÉCNICA 14
FICHA TÉCNICA 15
APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
FICHA TÉCNICA 16
FICHA TÉCNICA 17
FICHA TÉCNICA 18
POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD
FICHA TÉCNICA 19
FICHA TÉCNICA 20
FICHA TÉCNICA 21
FICHA TÉCNICA 22
5.1. INFORME DE LOS INDICADORES DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
La fase del “INFORME DE INDICADORES” será la primera imagen del aplicativo de Excel del
Sistema de Indicadores Generales que verá el usuario. Éste nos muestra de izquierda a
derecha:
a) Nº DEL INDICADOR
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
b) PERSPECTIVA (Es cada una de las perspectivas escogidas para la aplicación del
Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral, de acuerdo al desarrollo de cada una
de las etapas de la metodología.
c) INDICADOR (Entendida como la definición de cada uno de los indicadores, más no su
índice que se muestra la segunda fase del Aplicativo “CUADRO DE MANDO
INTEGRAL”).
d) META AL 2016 (De acuerdo a la planeación estratégica al 2016 desarrollada para el
Programa Social PROSOFI)
e) FRECUENCIA DE MEDICIÓN (Se muestra al usuario la frecuencia de medición con el fin
de hacerle ver si el período a analizar debe ser anual (2012, 2013, 2014, 2015 o 2016)
o si por el contrario su análisis es semestral (2012-I, o 2012-II, o 2013-I, o 2013-II, o
2013-I, o 2013-II, o 2014-I, o 2014-II, o 2015-I, o 2015-II, o 2016-I, o 2016-II.
f) PERÍODO ACTUAL A ANALIZAR (Será el período, anual o semestral que ingresará el
usuario en la casilla sombreada H-15, teniendo en cuenta la tabla de los posibles
períodos a analizar)
g) RESULTADOS DEL INDICADOR (Se verá reflejado en términos nominales o porcentuales
dependiendo de la medición realizada que se verá reflejada en cada una de las fichas
técnicas de cada indicador)
h) Al lado derecho de los “RESULTADOS DEL INDICADOR” aparecerá el “SEMÁFORO DE
ANÁLISIS DE RESULTADOS” columna que representa un semáforo de colores de rojo,
amarillo o verde, con una calificación de 0, 5 o 10, dependiendo del resultado y una
clasificación que se define como:
- Rojo (calificación de 0): Cuando aún se está por debajo de la meta propuesta.
- Amarillo (calificación de 5): Cuando se está cumpliendo con la meta
- Verde (calificación de 10): Cuando se ha superado la meta y por lo tanto es
necesario redefinir la meta del indicador.
i) Al lado derecho del “SEMÁFORO DE ANÁLISIS DE RESULTADOS”, el usuario encontrará
un mensaje que mostrará qué está sucediendo con cada indicador de acuerdo a la
gestión desarrollada por el Programa Social PROSOFI en el período que se analiza.
Estos mensajes pueden ser:
- "DEBEMOS TRABAJAR MÁS PARA CUMPLIR LA META" (Cuando el semáforo para el
indicador está en rojo)
- “ESTAMOS CUMPLIENDO LA META" (Cuando el semáforo para el indicador está en
amarillo)
- "HEMOS SUPERADO LA META PROPUESTA-REDEFINIR LAS METAS” (Cuando el
semáforo para el indicador está en verde)
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
Por otro lado, se muestra en el aplicativo links cuya imagen es un círculo rojo, éstos
transportan al usuario a otra fase del aplicativo sea el “CUADRO DE MANDO INTEGRAL” o cada
una de las perspectivas (“IMPACTO SOCIAL”, “PROCESO INTERNO”, “APRENDIZAJE Y
CRECIMIENTO”, o “POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD”)
5.2. CUADRO DE MANDO INTEGRAL
IMÁGEN DEL TABLERO DE MANDO O CUADRO DE MANDO INTEGRAL (Ver Aplicativo de
Excel)
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
Esta fase de “CUADRO DE MANDO INTEGRAL” muestra al usuario toda la aplicación de la
metodología resumida en un tablero de control el cual contiene de izquierda a derecha:
a) PERSPECTIVA: (Descendiendo verticalmente el usuario encontrará cada una de las
perspectivas desarrolladas “IMPACTO SOCIAL”, “PROCESO INTERNO”, “APRENDIZAJE Y
CRECIMIENTO”, o “POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD”)
b) MAPA ESTRATÉGICO, el cual tiene un link que transporta al usuario a la fase de la
representación gráfica de la metodología del Balanced Scorecard, o Cuadro de Mando
Integral.
c) ESTRATEGIA, donde se exponen cada una de las estrategias establecidas desde las
perspectivas que se definieron para el Balanced Scorcard o Cuadro de Mando Integral.
d) OBJETIVO, donde se muestran los objetivos desarrollados en el Balanced Scorcard o
Cuadro de Mando Integral, en cada perspectiva y bajo la alineación estratégica.
e) INDICADOR, cuya definición se estableció de acuerdo a las relaciones de causa efecto
de los objetivos establecidos.
f) ÍNDICE, que expresa la fórmula de cada uno de los indicadores definidos.
g) FRECUENCIA DE MEDICIÓN, expresando el período de medición y el período de
análisis de cada uno de los indicadores.
h) META AL 2016, de acuerdo a la planeación estratégica desarrollada para el Programa
Social PROSOFI.
i) FUENTE DE INFORMACIÓN, donde se presenta al usuario de dónde salen los datos
para poder medir cada uno de los indicadores, pues de acuerdo a éstos, el responsable
de cada indicador deberá realizar la medición y el seguimiento a cada indicador.
Si el usuario desea regresar al informe de Indicadores, podrá hacerlo con el link que está
ubicado en la parte superior al lado izquierdo (figura de la flecha con dirección a la
izquierda) cuyo mensaje dice “VOLVER” apuntando a “INFORME DE LOS INDICADORES”.
Al igual que en la fase del aplicativo de Excel de “INFORME DE LOS INDICADORES”, para
esta fase se muestran links cuya imagen es un círculo rojo y que transportan al usuario a
cada una de las fases de cada perspectiva (“IMPACTO SOCIAL”, “PROCESO INTERNO”,
“APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO”, o “POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD”)
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
5.3. MAPA ESTRATÉGICO
IMAGEN DEL MAPA ESTRATÉGICO (Ver Aplicativo de Excel)
Esta fase presenta al usuario el Mapa Estratégico, el cual es la representación gráfica del
desarrollo de la metodología del Cuadro de Mando Integral, en la cual se tradujo la estrategia
a partir de la misión definida en el ejercicio de la planeación estratégica del Programa Social
PROSOFI. A partir de esto se desarrolló el análisis de causa efecto del cual surgieron tanto la
redefinición de las perspectivas como cada uno de los objetivos de las actividades claves a
realizar por el Programa Social PROSOFI.
Las estrategias que fueron traducidas en el mapa estratégico fueron:
Generar una mayor capacidad en la comunidad beneficiaria para favorecer su proceso de
desarrollo
Fortalecer el quehacer universitario con responsabilidad social desde PROSOFI
Impactar las políticas de las instituciones públicas y de las universidades respecto al
desarrollo de comunidades marginadas
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
Lograr un acompañamiento eficaz a la comunidad
Institucionalizar a PROSOFI como un espacio académico
Dar a conocer el programa social PROSOFI
Desarrollar competencias para fomentar la actuación con responsabilidad social y espíritu
ignaciano
Mejorar la infraestructura del programa social PROSOFI con recursos humanos y
tecnológicos
Reforzar la alineación estratégica
Planeación de crecimiento sostenible
Los objetivos desarrollados a partir del análisis de causa-efecto de la metodología del Balanced Scorecard al Programa Social PROSOFI, para cada una de las perspectivas establecidas fueron:
OBJETIVOS DE LA PERSPECTIVA DE IMPACTO SOCIAL Incidir en el proceso de desarrollo de los habitantes y sus familias
Involucrar las organizaciones sociales comunitarias, las juntas de acción comunal y las
organizaciones no gubernamentales
Incidir en los currículos de los programas académicos y la formación integral de la
comunidad Javeriana
Promover e impulsar la actividad investigativa pertinente para el desarrollo comunitario
Contribuir a la reflexión de la responsabilidad social en las universidades colombianas
Incidir en las políticas públicas, programas y proyectos de las entidades de orden nacional,
distrital o local
OBJETIVOS DE LA PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS Crear vínculos de confianza con las comunidades beneficiarias a través del conocimiento de
PROSOFI Formar en principios y valores ignacianos a la comunidad beneficiaria Gestionar proyectos auto-sostenibles pertinentes y prioritarios para la comunidad desde la
interdisciplinariedad con la comunidad educativa javeriana, con inter-institucionalidad y con el espíritu ignaciano que representa a la compañía de Jesús
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES Construir y mejorar continuamente el modelo PROSOFI Generar una reflexión continua curricular a nivel de docencia investigación y servicio
posibilitando el trabajo interdisciplinario Promover y divulgar el programa social PROSOFI a la comunidad beneficiaria, a la
comunidad educativa Javeriana, a las universidades y a otros actores Divulgar científicamente el modelo del programa social PROSOFI y sus proyectos
desarrollados Promover y fortalecer alianzas estratégicas y convenios para el programa social PROSOFI
OBJETIVOS DE LA PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO Formar en principios y valores ignacianos al equipo de trabajo de PROSOFI, sus
estudiantes, docentes e investigadores Constituir un equipo interdisciplinario y cualificado para la gestión comunitaria, la gestión
de proyectos académicos, la gestión del programa, y la reflexión de la actividad de docencia, investigación y servicio
Implementar el sistema de información para PROSOFI OBJETIVOS DE LA PERSPECTIVA DE POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD Gestionar la generación de nuevas políticas a nivel directivo con el fin de apoyar el
programa social PROSOFI Desarrollar un plan de comunicación estratégica Gestionar el presupuesto destinado por parte de la universidad Javeriana para el programa
social PROSOFI Fomentar el apoyo económico e inversión de actores externos al programa social PROSOFI
Nuevamente, en esta fase se muestran links cuya imagen es un círculo rojo y que
transportan al usuario a cada una de las fases de cada perspectiva (“IMPACTO SOCIAL”,
“PROCESO INTERNO”, “APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO”, o “POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD”).
Además, Si el usuario desea regresar al informe de Indicadores, o al cuadro de mando
integral, podrá hacerlo con los links que están ubicados en la parte superior de esta fase
del aplicativo (figuras de las flechas con dirección a la izquierda) cuyo mensaje dice
“VOLVER” apuntando a “INFORME DE LOS INDICADORES” o a “CUADRO DE MANDO
INTEGRAL”.
PROCESO DE GESTIÓN
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
5.4. FASES DE CADA PERSPECTIVA (“IMPACTO SOCIAL”, “PROCESO INTERNO”, “APRENDIZAJE
Y CRECIMIENTO”, o “POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD”)
Aunque cada una de estas fases representa una perspectiva diferente del Balanced Scorcard
del Programa Social PROSOFI, cada una contiene los mismos lineamientos.
Primero el usuario encontrará el nombre de la perspectiva. En caso de que el usuario desee
regresar al Informe de Indicadores, o al Cuadro de Mando Integral, podrá hacerlo con los links
que están ubicados en la parte superior de esta fase del aplicativo (figuras de las flechas con
dirección a la izquierda) cuyo mensaje dice “VOLVER” apuntando a “INFORME DE LOS
INDICADORES” o a “CUADRO DE MANDO INTEGRAL”.
Siguiendo la representación de la fase, se encuentran los objetivos desarrollados en la
perspectiva. Debajo se presenta el link para regresar al Mapa estratégico o representación
gráfica de la metodología del BSC.
A continuación, descendiendo, el usuario verá el cuadro con los aspectos relacionados a cada
perspectiva, en los que se encuentran: Estrategia, objetivo y definición del indicador o
indicadores que resultaron en cada perspectiva.
Finalmente al lado derecho del cuadro el usuario podrá ver el link de cada unas de las fichas de
los indicadores. Cada uno de estos link llevará las siguientes fases relacionadas a la
perspectiva, donde se plasman individualmente las fichas técnicas de cada indicador.
Nuevamente, en esta fase se muestran links cuya imagen es un círculo rojo y que transportan
al usuario a cada una de las fases de cada perspectiva (“IMPACTO SOCIAL”, “PROCESO
INTERNO”, “APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO”, o “POLÍTICA Y SOSTENIBILIDAD”).
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
IMÁGEN DE LA PERSPECTIVA DE IMPACTO SOCIAL (Ver Aplicativo de Excel)
5.5. FICHAS DE LOS INDICADORES RELACIONADOS A CADA FASE DE LAS PERSPECTIVAS DEL
CUADRO DE MANDO INTEGRAL DE PROSOFI
Cada una de las fases de las fichas de los indicadores, mostrará en la parte superior links cuya
imagen es una flecha con dirección a la izquierda y que transportan al usuario a (“CUADRO DE
MANDO INTEGRAL” o lo llevará a la fase de la perspectiva a la cuál corresponde: “IMPACTO
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GENERALES
SOCIAL”, “PROCESO INTERNO”, “APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO”, o “POLÍTICA Y
SOSTENIBILIDAD”.
Cada ficha de los indicadores contiene:
a) INDICADOR (Definición de cada indicador)
b) DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
c) ÍNDICE (fórmula de cada uno de los indicadores definidos)
d) META AL 2016 (de acuerdo a la que se planteó en el Cuadro de Mando Integral del
Programa Social PROSOFI)
e) FUENTE DE INFORMACIÓN, presentando al usuario de dónde salen los datos para
poder medir cada uno de los indicadores, con el fin de realizar el seguimiento a
cada indicador.
f) RESPONSABLE DEL INDICADOR (que para este caso y mientras no se tenga definida
la estructura organizacional del Programa Social PROSOFI; que es uno de los
objetivos a cumplir para el 2016; será el Coordinador del Programa Social
PROSOFI)
g) FRECUENCIA DE MEDICIÓN
h) FRECUENCIA DE ANÁLISIS
i) GRÁFICA DEL SEGUIMIENTO DEL INDICADOR (mostrando el comportamiento de
acuerdo a los datos del Programa Social PROSOFI, cuando se tengan por lo menos
2 períodos de implementación y seguimiento al aplicativo de Excel, para lograr
medir la gestión realizada. Estos datos se ven reflejados en la tabla de
seguimiento).
j) GRAFICA DE VARIACIÓN PORCENTUAL (Con el fin de analizar el comportamiento
del indicador de un período a otro y así poder tomar decisiones al respecto).
k) TABLA DE SEGUIMIENTO (Donde el responsable del indicador realizará las
mediciones pertinentes del período analizado para cada indicador y plasmará en el
espacio indicado los resultados de la gestión del Programa Social PROSOFI).
l) ETAPA DE ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO DEL INDICADOR
Etapa, que junto al comité de PROSOFI y de acuerdo al análisis del Responsable del
Indicador, se realiza el análisis de acuerdo a los resultados de las mediciones y las
gráficas. Y luego se plantea el plan de mejora que contiene: Descripción de la
oportunidad de Mejora, desarrollo de la acción de mejora y quién está a cargo de
tal acción de mejora.
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GENERALES
IMÁGEN DE LA FICHA TÉCNICA 1 (Ver Aplicativo de Excel)
6. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA
SOCIAL PROSOFI BAJO EL APLICATIVO DE LA HERRAMIENTA DE EXCEL
PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES BAJO EL
APLICATIVO DE LA HERRAMIENTA DE EXCEL
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MANUAL DEL APLICATIVO EN EXCEL DEL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES
INICIO
DEFINIR UN CRONOGRAMA DE ACTUALIZACIÓN DEL
SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA SOCIALPROSOFI CON BASE EN LA METODOLOGÍA DEL
BSC (BALANCED SCORECARD)
SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES BAJO LA METODOLOGÍA DEL BSC o CMI
SI
NO¿Es necesario complementar los indicadores del BSC
(Balanced Scorecard) o CMI (Cuadro de Mando Integral)
ESTUDIAR LA ACTUAL OFERTA DE VALOR DEL PROGRAMA
SOCIAL PROSOFI DE CARA A LOS ACTORES DEFINIDOS (LA
COMUNIDAD BENEFICIARIA, LA COMUNIDAD JAVERIANA Y LOS
ACTORES EXTERNOS)
SI
NO
¿Cada uno de los miembros tanto de la estructura organizacional del equipo de trabajo del programa social PROSOFI, como de la comunidad
educativa y voluntarios que trabajan en el acompañamiento a la Comunidad Beneficiaria están alineados con la misión y la visión?
GENERAR UNOS ESPACIOS DE FORMACIÓN DE LAS
POLÍTICAS DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
SI
ANALIZAR LAS RELACIONES CAUSA – EFECTO DE CADA UNO
DE LOS OBJETIVOS E INDICADORES PARA LOGRAR
CUMPLIR CON LAS ESTRATEGIAS DEL PROGRAMA SOCIAL
PROSOFI DE CARA A LA MISIÓN DEL MISMO
2
1
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GENERALES
2
ACTUALIZAR EL MAPA ESTRATÉGICO DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI Y PLASMARLO
EN EL CMI (CUADRO DE MANDO INTEGRAL) DEL APLICATIVO DE
EXCEL
1
ACTUALIZAR LOS INDICADORES DEL APLICATIVO DE EXCEL Y LA FICHA TÉCNICA DE CADA UNO
TENIENDO EN CUENTA LAS DIFERENTES VARIABLES
ESTABLECIDAS EN EL TABLERO DE CONTROL O CMI (CUADRO DE
MANDO INTEGRAL)
ESTUDIAR LOS ÍNDICES DE CADA UNO DE LOS INDICADORES
PROPUESTOS, SUS FUENTES DE INFORMACIÓN, LA FRECUENCIA
DE MEDICIÓN
NO ¿Se han generado los resultados de los índices del CMI (Cuadro de Mando Integral), de acuerdo a la frecuencia de
medición?
SI
GENERAR LOS RESULTADOS DE LOS INDICADORES DE ACUERDO
A LOS ÍNDICES ESTUDIADOS RESULTADOS DE LOS INDICADORES
REALIZAR UN ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LAS
MEDICIONES DE LOS ÍNDICES DE LOS INDICADORES FRENTE A LAS METAS ESTABLECIDAS EN EL CMI (CUADRO DE MANDO INTEGRAL)
3
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GENERALES
3
AGEANDAR UNA REUNIÓN PRIORITARIA CON EL COMIT6É
DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI PARA COMUNICAR LOS
RESULTADOS PARCIALES
NO¿Se han detectado fallas e incumplimiento con las metas
establecidas en el CMI (Cuadro de Mando Integral) según el informe del Sistema General de Indicadores?
SI
DETECTAR LAS CAUSAS DE LAS ALERTAS PRESENTADAS EN EL
INFORME DE LOS INDICADORES
ESTUDIAR LAS POSIBLES SOLUCIONES A LAS FALLAS E
INCUMPLIMIENTO DE LAS METAS PRESENTADAS
DEFINIR UN PLAN ESTRATÉGICO DE MEJORA
HACER SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORA SIGUIENDO EL SISTEMA DE INDICADORES
GENERALES DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
CONTINUAR CON EL SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE INDICADORES GENERALES DEL PROGRAMA SOCIAL PROSOFI
BAJO LA METODOLOGÍA DEL BSC (BALANCED SCORECARD) o CMI (CUADRO DE MANDO INTEGRAL)
FIN