TP05: ORGANIGRAMAS, CURSOGRAMA Y WORKFLOW

Apellido y Nombre.D.N.I.

Acosta Emiliano.40375138

Alonso Nicols.40480560

Finelli Ezequiel.39756226

A travs del anlisis de la organizacin, de su estructura (es decir, de cmo est compuesta) y de su funcionamiento (es decir, el modo en el que se llevan a cabo sus actividades), podemos realizar una representacin simblica que nos permite vincular conceptos, relacionar causas, identificar problemas y corregir errores mucho ms rpido que reviendo y repensando constantemente la idea completa de la organizacin.De este modo se generan tres trminos grficos que indican, segn el caso, quines y de qu modo componen la organizacin; quines y cmo intervienen en una actividad determinada; y quines y cmo deben llevar a cabo una tarea o conjunto de tareas.Para determinar los trminos organigrama, cursograma y workflow. Si se toma en cuenta una organizacin determinada, el organigrama representa grficamente la estructura orgnica, en forma esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora. Son de suma importancia y utilidad paraempresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, polticas,etc. Para esto, toma como unidad de estudio el departamento, seccin, divisin, etc., en particular. A esta unidad le asigna un conjunto equilibrado de funciones que ocupen todo su tiempo disponible. Por lo tanto, es correcto relacionarlo con el anlisis estructural, mencionado anteriormente. Entrando en detalles, existes varios tipos de organigramas:

A_ POR SU NATURALEZA Microadministrativos:Corresponden a una solaorganizacin, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman. Macroadministrativos:Involucran a ms de unaorganizacin. Mesoadministrativos:Consideran una o msorganizacionesde un mismo sector de actividad o ramo especfico.

B_ POR SU FINALIDAD Informativo:Se denominan de este modo a los organigramas que se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es decir, como informacin accesible a personas no especializadas. Analtico:Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones. Formal:Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. Informal:Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin.

C_ POR SU MBITO Generales:Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. Especficos:Muestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin.

D_POR SU CONTENIDO: Integrales:Son representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia.. Funcionales:Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. De puestos, plazas y unidades:Indican las necesidades en cuanto a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

E_ POR SU PRESENTACIN O DISPOSICION GRFICA: Verticales:Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Horizontales:Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente. Mixtos:Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. De Bloque:Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos. Circulares:En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, osea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras

Por otro lado, el cursograma permite analizar cmo se realiza un proceso y los diferentes perodos que se pueden detectar dentro de ste. Su unidad de estudio es la tarea o conjunto de tareas que conforman un circuito o rutina. De esta manera, las tareas en cuestin deben ser homogneas y repetitivas. En el cursograma, se examina la funcin que realiza cada sector con respecto a los procesos que contribuyen a la consecucin integral de la tarea o proceso. Para graficar los cursogramas vamos a tener en cuenta las normas dictadas por el Instituto Argentino de Normalizacin y Certificacin (en sus comienzos Instituto Argentino de Racionalizacin de Materiales) referidas a cursogramas.

Los cursogramas permiten conocer: Unidades funcionales: Son todas las unidades tanto de la organizacin como fuera de ella que participan en el procedimiento Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia del control. Formularios y soportes de informacin involucrados en el procedimiento: cuntos formularios se emiten cada vez, cmo se distribuyen y hacia dnde se dirige Distintos cursos de accin posible dentro del procedimiento. Cmo se ordenan los archivos y de qu tipo son.

Tipos de cursogramas Sinptico: El diagrama sinptico presenta un cuadro general de cmo se suceden las principales operaciones e inspecciones. Muestra la secuencia cronolgica de todas las operaciones y las inspecciones que se realizan para comprobar los resultados de esas operaciones. Utiliza nicamente los smbolos de operacin y de inspeccin.(utiliza los smbolos de operacin e inspeccin). Analtico: Muestra la trayectoria de un producto o procedimiento sealando todos los hechos sujetos a examen mediante el smbolo correspondiente. (Utiliza los smbolos de operacin, inspeccin, transporte, espera y almacenamiento).

Smbolos que utiliza el cursograma Operacin: Indica que se altera el estado de un elemento con el que se est trabajando. En procedimientos administrativos, brindar informacin, emitir un formulario, etc. Inspeccin: Indica verificar calidad y cantidad conforme a especificaciones preestablecidas. Transporte: Indica el traslado fsico de los trabajadores, materiales y equipo de un lugar a otro. En procedimientos Espera: Indica que hay un elemento dado detenido esperando a que se produzca un acontecimiento determinado. Periodo de tiempo en el que se registra inactividad ya sea en los trabajadores, materiales o equipo Almacenamiento: Indica depsito de un objeto bajo vigilancia en un almacn segn un criterio determinado de clasificacin.

Normas IRAM Norma 34501 Smbolos para la representacin grfica: se refiere a la simbologa a utilizar en los cursogramas. Norma 34502 Tcnicas para la representacin grfica: se refiere a las tcnicas de diagramacin. Norma 34503 Lineamientos generales para el diseo de los formularios para la representacin grfica: se refiere a los formularios utilizados para dibujar los cursogramas.

El workflow, o flujo de trabajo, consiste en la automatizacin total o parcial de un proceso de trabajo. Permite brindar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Por lo tanto, las personas involucradas pueden llevar a cabo procesos de negocios complejos, independientemente del tiempo y del lugar.La aplicacin de un workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para ejecutar un proceso.

Se pueden distinguir tres tipos de actividad: Actividades colaborativas: un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado comn tiene la entidad el trabajo de cada uno de ellos en s mismo. Actividades cooperativas: un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperacin entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final. Actividades de coordinacin. El propsito de estos sistemas de flujo de trabajo, es el de acercar personas, procesos y maquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realizacin de un trabajo, permitiendo trabajar en equipo desde diferentes lugares fsicos.

Objetivos de Workflow: Reflejar, mecanizar y automatizar los mtodos y organizacin en el sistema de informacin. Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos. Independizar el mtodo y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan. Facilitar la movilidad del personal. Soportar procesos de reingeniera de negocio. Agilizar el proceso de intercambio de informacin y agilizar la toma de decisiones de una organizacin, empresa o institucin. Adicionalmente optimizar el servicio

Glosario

Esquemtico:Que est explicado o hecho de manera simple, nicamente con sus rasgos esenciales.Estructura: Distribucin y orden de las partes importantes que componen un todo. En este caso como se estructura una organizacin.Organigrama: Representacin grfica orgnica de una organizacin o empresa.Cursograma: Representacin grfica de algunos procesos. El grafico es representado con los smbolos del flujograma. Se grafican de dos maneras distintas, analtico y sinptico.Workflow: Estudio de aspectos operativos de trabajo. Existen tres tipos de actividades de flujo de trabajo.Cooperacin, coordinacin y colaboracinSinptico:adjetivo;Que presenta las partes principales de un asunto de manera clara, rpida y resumida.Fabriles:adj. De las fbricas o relativo a ellas:Normas IRAM:Lasnormas IRAMson las normas tcnicas delInstituto Argentino de Normalizacin y Certificacin(IRAM).IRAM es el representante de la Argentina de la International Organization for Standardization (ISO), en la Comisin Panamericana de Normas Tcnicas (COPANT) y en la AsociacinMERCOSURde Normalizacin (AMN).

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