Sistema de Activo Fijo y Toma de Inventario

Municipalidad de Puqueldon

Proceso de Inventario físico de Activo Fijo Este proceso nos permite controlar y medir aquello de lo que no tenemos conocimiento. para llevar un control Patrimonial a través de nuestro sistema contable, determinar responsabilidades, conocer el estado de los bienes y su ubicación, etc.

PROCEDIMIENTO DE TOMA DE

INVENTARIO

“MUNICIPALIDAD DE PUQUELDON”

1. PROPÓSITO

Una de las partidas importantes de los activos de la mayor parte de las empresas, es el Activo

Fijo, dado a que representa generalmente, grandes inversiones. “El activo fijo está formado por

bienes tangibles que han sido adquiridos o construidos para usarlos en el giro de la empresa,

durante un período considerable de tiempo y sin el propósito de venderlos. ”

Es de suma importancia contar con una estructura organizacional formalmente establecida y

aprobada por la autoridad competente para mantener el control de los Inventarios sobre los

bienes municipales. Determinar la existencia física de los bienes materiales muebles e

inmuebles de propiedad de la Municipalidad de Futrono que se encuentren almacenados en

diferentes departamentos, territorios, acopios o establecimientos. Dicha verificación deberá ser

contrastada con las existencias que figuran en los registros contables de la entidad a la fecha

del inventario.

2. OBJETIVOS

En cuanto a que el Municipio N O d ispone de información patrimonial según nos mostró el

Balance de Comprobación y de Saldos. Y con esto no contar con datos relativos a los bienes.

Se realizará un levantamiento de todos sus bienes, de manera de incorporar los registros que se

generen a la contabilidad del sistema Caschile.

Establecer un mecanismo eficiente que permita determinar las existencias físicas reales de bienes

de activo fijo, además el control mediante el conteo y avance.

a) Planificar la realización del inventario físico en el área Municipal y de servicios traspasados.

b) Preparar el material necesario para la toma de inventario físico.

c) Organizar la toma de inventario físico de los establecimientos de tal manera que el mismo se

lleve a cabo utilizando criterios de lógica, vigencia y economía.

Se corrigiera la falta de aplicación del procedimiento de actualización y depreciación de los

bienes muebles e inmuebles de la entidad.

Teniendo en cuenta que la situación a subsanar obedece a la falta de certeza de que los

movimientos contables de las cuentas de activos fijos sean exactas, la entidad deberá a través

de esta propuesta de solución que contempla corregir los saldos contables en base al avalúo

fiscal fijado por el Servicio de Impuestos Internos para las edificaciones y terrenos que

actualmente son de uso institucional y que no tengan certificación anterior.

Asimismo, en cuanto a los ajustes contables de que se trata, atendido que la tasación fiscal

considera, entre otros aspectos, el estado y antigüedad de las edificaciones, cabe señalar que

debe procederse a la eliminación del saldo de las depreciaciones acumuladas respectivas según

balance actual, con el objeto de aplicar en forma individual el procedimiento de actualización y

depreciación por el período restante de vida útil de dichos bienes.

Para confirmación de dudas se contactara con el funcionario responsable ante la Contraloría

General de la Republica de la región de los Ríos, para contar con las validaciones en

referencia al punto anterior.

3. IMPORTANCIA

La presente norma alcanza a los Departamentos de Contabilidad de las áreas Municipal, Salud y Educación.

Con la información empadronada, se establecerá la regularización del Patrimonio de la

Municipalidad de Futrono y con la cual la Contraloría General de la Republica a partir de los

Balances proporcionados, estos harán entrega de información contable veras, fidedigna y

creíble.

A partir de la entrega de información sobre los inventarios, cada área deberá ser capaz, a través de un procedimiento Estándar de Toma de Inventarios, registrar contablemente en forma correcta los bienes muebles e inmuebles y al final del año verificar físicamente las condiciones de estos.

4. BASE LEGAL

Normativa del sistema de Contabilidad General de la nación (Oficio C.G.R. N° 60.820, de 2005).

“LOS BIENES DE USO MUEBLES SERÁN RECONOCIDOS CUANDO SU COSTO UNITARIO DE ADQUISICIÓN SEA MAYOR O IGUAL A TRES (3) UNIDADES TRIBUTARIAS MENSUALES (UTM).

Contablemente, el activo fijo es el rubro con las mayores regulaciones, normas que están

contenidas en los Boletines Técnicos emitidos por Colegio de Contadores de Chile A.G. Nos. 1, 3,

12, 13, 22, 31, 33, 34, 49 y 54. Además de los Boletines Nos. 24 y 37 que son complementos del

No. 22. Boletines Técnicos Nos. 31 y 33. Circular No. 1501 de fecha 4 de octubre de 2000 de la

Superintendencia de Valores y Seguros. SII, Circular 41, 1990i, crédito por inversiones en bienes

del activo inmovilizado y demás circulares asociadas.

5. DEFINICIONES

Toma de Inventarios físico de áreas Municipal, Salud y Educación. Es la forma de

verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real de los suministros,

insumos, repuestos y otros bienes muebles e inmuebles, apreciar su estado de conservación y

condiciones de seguridad.

Activos: Bienes utilizados para el cumplimiento de las funciones institucionales que por su vida útil, costo o disposición de este reglamento, a los cuales se les asignará un número de patrimonio.

Adiciones o mejoras: Son las reparticiones monetarias que tienen el efecto directo de aumentar el valor de un activo existente, al incrementar su capacidad, su vida útil y su eficiencia, por lo tanto las mismas deben cargarse al valor del activo.

Administración de garantías: Proceso que procura obtener el máximo provecho de la inversión inicial en los activos y mantener las condiciones de operación y de servicio de tales bienes, registrando, conservando y controlando la vigencia de los documentos de respaldo;

Asignación y distribución de activos: Proceso que se realiza conforme al Programa de Adquisición y conforme a este Reglamento, siguiendo los procedimientos establecidos.

Baja de activos: Eliminación de los activos de los registros de la Institución por motivo de desecho, donación, venta, permuta o sustracción, siempre que se sigan los procedimientos establecidos en este Reglamento;

Bien en desuso: Aquel que por razones de obsolescencia, deterioro u otras razones calificadas no sea útil y/o necesario para las labores que desarrolla la Institución.

Bien en mal estado: aquel que en virtud de su estado físico no tenga utilidad alguna, con lo que sería objeto de destrucción, y para tal efecto se levantará el acta respectiva;

Bienes: Bienes muebles e inmuebles pertenecientes a la Institución;

Compras: adquisición de activos que en forma oportuna realiza la Unidad de Servicios de Suministro para satisfacer los requerimientos de la Institución, de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, así como en otras normas internas.

Custodia: obligación que tiene cada funcionario de cuidar, proteger y vigilar los activos que se le han asignado;

Daño normal: El deterioro o desgaste que sufre un activo en su uso ordinario y no afecta en forma definitiva el funcionamiento total del mismo.

Daño anormal: El deterioro o desgaste que afecta el funcionamiento del activo en forma parcial, total, permanente o reparable y se presenta por accidentes, descuido o negligencia del servidor tenido como responsable.

Depreciación: Es el gasto no derogable, de una parte del costo del activo fijo, dentro del período de su vida útil..

Mantenimiento: Es el proceso preventivo o correctivo que permite el buen funcionamiento de un activo y prolongar su vida útil;

Derechos: Aquellos pertenecientes a la Institución originados en las leyes de propiedad intelectual;

Determinación de requerimientos: cuantificación de los bienes o recursos necesarios para la gestión de cada dependencia conforme a los proyectos, procesos y actividades que ejecutan;

Disposición final de activos: proceso que determina cuando un bien o derecho dejará de pertenecer a la Institución, conforme a los procedimientos que se establezcan al efecto;

Inventario: Recuento del total de bienes de la institución a determinada fecha que contiene como mínimo: el tipo o nombre del bien, el estado, el número de identificación (patrimonio), la descripción o características específicas de los bienes asignados a una determinada área, y el nombre del funcionario responsable;

Planificación de compras: Presupuesto que hacen las dependencias de los bienes que requerirán y que habrán de ser adquiridos;

Políticas y procedimientos: normas administrativas que las unidades competentes elaboran y son aprobadas por la Dirección Administrativa; Recepción: Acto de recibo material de un activo, verificando la cantidad y el ajuste a las especificaciones técnicas requeridas, el cual se perfecciona con la firma de la factura. Igual procedimiento ha de seguir el ingreso al patrimonio institucional vía donación;

Reconstrucciones: Son modificaciones complejas aplicadas principalmente a los edificios y maquinaria, las cuales superan a las adiciones o mejoras. Estos cambios incrementan el valor del activo, por lo que constituyen partidas capitalizables.

Registro: proceso mediante el cual los datos relevantes de cada activo quedan debidamente documentados e ingresados en el sistema informático en uso, en forma segura, íntegra y completa;

Uso: Apropiada y correcta utilización de los activos que tiene asignados cada funcionario para el cumplimiento de sus deberes;

Valor de desecho o de recuperación: El valor de desecho de un activo fijo será el valor del mismo al término de su vida útil y el de recuperación significará el importe que podrá obtenerse al momento de su venta, donación, destrucción o retiro.

Vida útil: Es la estimación del tiempo que durará en servicio un activo fijo, esta valoración es necesaria para conocer el gasto por depreciación.

Unidad Operadora: Se entenderá por esta, aquella Unidad designada en el proceso de Contratación, como la encargada de emitir criterio técnico que disponga la entera satisfacción y adecuado funcionamiento del bien a adquirir.

Unidad Solicitante del bien: Se entenderá por esta la que realiza la solicitud de compra, basada en una necesidad de la entidad, la cual deberá verificar el debido funcionamiento del bien, en caso contrario deberá comunicar a la Unidad de Suministro para que se tomen las medidas del caso.

La depreciación: Es la disminución regular del potencial de servicio de un Activo, bien de uso originada por su utilización, obsolescencia o antigüedad del mismo. Esta disminución afectara el valor contable del activo y se efectuara anualmente en función de la vida útil determinada por el Servicio de impuestos internos, sin perjuicio de lo anterior, la Contraloría general dispondrá de una tabla referencial de vida útil.

6. SE TIENEN LOS SIGUIENTES TIPOS DE INVENTARIOS

Inventario general: Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes

almacenados en los diferentes ambientes o establecimientos de la entidad y sirve de

sustento a los Estados Financieros de la entidad. Este inventario requiere de un

apropiado programa y se realiza por lo menos una vez en cada ejercicio.

El inventario general normalmente se efectúa cerrando las operaciones del establecimiento por

uno o varios días, pudiendo realizarse también en movimiento tomando las precauciones que se

señalan en la presente normal.

Inventario selectivo: Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza

periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se

mantienen al día así como para verificar que las existencias físicas concuerden con las tarjetas

de control visible del establecimiento y los registros físicos valorizados correspondientes.

Se realiza sin paralizar las actividades de almacén pudiendo o no bloquear temporalmente la

documentación y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario por el plazo que dure el

mismo.

Inventario al barrer: Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a

efectuar el inventario empezando por un punto determinado del establecimiento efectuando el

conteo de todos los bienes encontrados sin excepción.

CRITERIOS GENERALES;

La Dirección de Administración y Finanzas es la encargada de disponer la oportunidad

en que debe realizarse el Inventario General.

El Contador General externo es el responsable de la toma del Inventario General de los

activos fijos de la Entidad.

El Contador general preparara el inventario de cada uno de los

establecimientos y es responsable del cumplimiento de las normas y procedimientos de

la toma de inventarios.

La Dirección de Administración y Finanzas en los casos que se requiera, podrá

disponer se efectúe inventarios selectivos, siguiendo las mismas normas que se señalan

para el Inventario General en la parte que le sea aplicable.

PROCEDIMIENTOS PROGRAMACION DEL INVENTARIO;

La Dirección de Administración y Finanzas dispondrá la oportunidad en que deba

realizarse el Inventario General en conjunto con los funcionarios externos que realizaran el

inventario físico en terreno.

La Dirección de Administración y Finanzas en función al plazo establecido fijará el

cronograma de inventario para todos los diferentes departamentos, territorios, acopios o

establecimientos con los que cuenta la entidad., también en conjunto con los funcionarios

externos que realizaran el inventario físico en terreno.

PREPARACION DE INVENTARIO;

La Dirección de Administración y Finanzas comunicará a los Dptos. Que correspondan de

la ejecución del inventario con indicación de la fecha, hora y lugar, así como las demás

instrucciones que se consideren necesarias. Designará al personal que deberá atender y

acompañar al personal que realizara la toma del inventario. Se adoptaran las acciones

pertinentes para contar con medios adecuados para la realización eficiente del

inventario.

La Dirección de Administración y Finanzas, teniendo en cuenta la planificación efectuada

sobre los inventarios a realizarse dispondrá:

El nombramiento de los encargados de recibir al o los funcionarios externos por establecimiento para el proceso de toma de inventario.

El personal que realizará la toma de inventario utilizará la Hoja de Instrucciones (Ver anexo 1)

El equipo de inventario ocupara las fichas de toma de Inventario (Ver anexo 2).

Coordinará con los otros Departamentos de finanzas la movilidad y la entrega de útiles

de inventario y otros elementos necesarios para efectuar la labor.

El Director de administración y Finanzas enviará con la debida anticipación, un aviso

de notificación a los jefes de Finanzas con la finalidad de que estos se encuentren listos para

apoyar la labor requerida.

Se tomara la información que a posterior será ingresada al sistema informático utilizado,

según registros de toma manual.

El Director de administración y Finanzas en conjunto con las demás jefaturas se reunirán

con el personal que efectuará la toma de inventario y explicará los mecanismos,

procedimientos y demás instrucciones necesarias para efectuar la labor debiendo despejar

las dudas que pudieran tener tanto el equipo de inventario como los integrantes de la

entidad inventariada.

EJECUCION DE INVENTARIO;

En el día, lugar y hora señalados se reunirán todos los involucrados para coordinar el

comienzo de la ejecución de la toma de inventario.

Se darán las instrucciones necesarias sobre el movimiento del establecimiento.

En la gran mayoría de los casos el inventario se efectuara con bienes muebles e inmuebles

ya asentados definitivamente. No existe movilidad en gran parte de los bienes.

Cabe consignar que de los bienes a inventariar se deberá, además incluir los bienes

adquiridos para efectos de abastecer a los proyectos y programas en bienes institucionales

y proyectos y programas en bienes nacionales de uso público. Ya que deben será

contabilizados como activos.. El funcionario encargado intervendrá en el inventario solo

para indicar el lugar donde se encuentran ubicados los bienes y para aclarar aspectos

requeridos por el equipo inventariador.

Seguidamente se procederá a efectuar el corte documentario, de existir, debiendo firmar el

jefe de equipo todas las notas de ingreso y salida que se encontrasen en proceso de

trámite anotando en un documento denominado Corte de Inventario la relación de los

documentos antes señalados y demás ocurrencias necesarias previas al inicio de la labor de

conteo.

Los listados en mención serán desglosados una vez concluido el proceso físico de inventario.

El proceso de anotación deberá contener el código del ítem, la cantidad encontrada y el

código de ubicación de ser el caso. Seguidamente la persona que cuenta anotará en la

tarjeta de control visible la fecha de inventario, el término inventario en la descripción, la

cantidad inventariada y un visto que evidencie la labor efectuada.

Una vez concluida la labor de conteo de los muebles, útiles y herramientas el

personal inventariador firmará todas las hojas de trabajo procediendo a entregar el jefe de

equipo dichos documentos. El encargado de inventario podrá ir requiriendo hojas de

trabajo terminadas a medida que transcurre el inventario con la finalidad de ir

adelantando su trabajo de centralización de datos o se realizara este proceso al final de la

toma de los conteos en el área.

El encargado de inventario procederá al traslado de los datos contenidos en las hojas de

trabajo al listado de control de inventario en original y copia siguiendo el procedimiento

que se detalla:

Se ingresara la cantidad inventariada según lo que indique el listado.

Se procederá seguidamente a desglosar el listado.

Al finalizar el proceso de inventario físico el equipo de inventariadores

entregarán al Director de administración y Finanzas, toda la documentación de

trabajo, base de constatación del inventario será archivada.

RESULTADO DE INVENTARIO

Se debe establecer que será necesario realizar un chequeo del sistema informático antiguo

SMC para realizar un análisis de Cuentas anual para ver los cargos a las Cta. 141 (Dentro del

cual también se deben cambiar las tablas de inventario ya que debe existir una para los no-

inventariables como las expuestas, pero necesitaremos unas para los activos

inventariables con números de decretos, facturas, etc).

Cabe consignar que de acuerdo a los resultados obtenidos y que cualesquiera que sean los

valores de los bienes muebles e inmuebles, se deberá mantener un control administrativo,

que incluya el recuento físico de las especies.

Los bienes de uso incorporados por operaciones de compra deben contabilizarse por el

valor de adquisición, más todos los gastos inherentes a la transacción (fletes, traslados,

impuestos, seguros y otros similares), hasta que los bienes se encuentren en condiciones de

ser usados.

Los bienes de uso incorporados por donación, deben contabilizarse a valor del bien, por el

avaluó fiscal vigente o por el valor de tasación.

Los bienes de uso incorporados por reasignación deben contabilizarse por el valor libro que

registren las especies en la entidad de origen, más todos los gastos asociados para ser

usados.

Los bienes por expropiación deben contabilizarse por el valor de indemnización que se

pague al expropiado, mas todos los gastos asociados a su incorporación a la entidad.

Los bienes de uso incorporados por permutas, deben contabilizarse por el valor de

transacción pactado por las partes, más todos los gastos asociados a la operación, hasta

que los bienes estén en condiciones de ser utilizados.

Tratándose de incorporaciones de bienes inmuebles, el valor del terreno y el de la

construcción, deben contabilizarse separadamente.

Las disminuciones de bienes de uso por ventas, donaciones, reasignaciones, permutas,

retiros o bajas y traspasos internos, deberán contabilizarse al valor existente al momento

de originarse la operación.

Cabe hacer mención que valor libro es la diferencia que resulta del valor contabilizado del bien (-) la depreciación acumulada registrada a la fecha de disminución.

Con la información se elaborará un informe de inventario que será entregado al

Director de Administración y Finanzas para que esta determine el destino de las

diferencias de inventario previo análisis e instancias que correspondan en estos casos.

Con este informe se procederá a procesar los bienes inventariados a través de planilla

Excel, en donde se realizara el cálculo correspondiente a cada periodo de revalorización

y depreciación de los bienes a partir del año 2009, consignando su vida útil, de acuerdo

a la fecha de adquisición, según tabla de vida útil. De no encontrarse algún bien será

necesario realizar consulta a la Contraloría General de la Republica, para establecer los

años que correspondan el bien de acuerdo a su naturaleza.

Una vez de determinado los valores por año de revalorización y depreciación de los bienes,

el Departamento de Contabilidad procederá a contabilizar y procesar toda la información

quedando registrado el nuevo valor patrimonial del establecimiento, contra una cuenta

denominada Ajuste por gastos patrimoniales de años anteriores, por las variaciones

de inventario positivas o negativas según sea el caso.

La dirección de Administración y Finanzas en función al resultado de inventario,

solicitará al jefe del Departamento un informe que determine las causas de las

variaciones. Deberá tener en cuenta los criterios que se detallan a continuación:

Sobrantes de Inventario.-

Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas:

Documento fuente no registrados en la contabilidad o imputado

directamente a gasto.

Bienes entregados en menor cantidad a la adquirida.

Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

Cuando los sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien similar en lugar del

sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en

bien similar entregado. En este caso se procederá a realizar el ajuste correspondiente el

mismo que será verificado por el jefe de inventario.

Faltantes de inventario.- En este caso se determinará lo siguiente:

Faltantes por merma: Tratándose de bienes sólidos o líquidos que por su

naturaleza se volatilizan, será aceptada siempre y cuando esté dentro de la

tolerancia establecida.

Faltantes por negligencia o sustracción: El funcionario a cargo de la custodia es

responsable tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida.

Faltantes por volumen de movimiento: En estos casos se determinará los que corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de márgenes aceptables.

La Dirección de Administración y Finanzas informará a la Administración Municipal el

resultado del inventario para su conocimiento y fines consiguientes así como entregará

una copia del mismo a los Departamentos de los servicios traspasados.

Forma parte integrante de la presente modelo los siguientes anexos:

Anexo 1: Ficha de toma de inventario de existencias.

Anexo 1 Ficha de toma de inventario de existencias

Codigo del

Bien

Nombre

Marca / Serie

Modelo

Color

Largo x Ancho

Altura

Estado

Proveedor

Fecha de

Compra

Factura N°

Valor

ubicación

Condiciones de

utilizacion

responsable

Plazos y costos

Este plan de trabajo, que incluye realizar, instruir, enviar, revisar y poblar el sistema de Activo Fijo a través de la digitación que será efectuada por los mismos funcionarios contratados para este proyecto y se realizara la Capacitación correspondiente al manejo del Sistema de Activo Fijo contando con el apoyo correspondiente a los funcionarios encargados definidos en cada área. El tiempo estimado de duración de este plan de trabajo es tres a cuatro meses, previo levantamiento de las labores a cumplir. Se realizara esta labor forma presencial a quince días corridos por mes y/o de acuerdo a los avances que se observen.

El valor asociado al trabajo, viajes y estadía asciende a $3.333.333,- (Tres millones trecientos treinta y tres mil trecientos treinta y tres pesos), Brutos por mes. Se anticipara un valor de $ 1.000.000,- por una sola vez para cubrir gastos asociados a la estadía y alimentación. Las condiciones de pago será mes vencido, con contrato por prestación de servicios según plan de trabajo y contra la emisión de boleta de honorarios por la prestación de servicios.

Profesionales que participan del proyecto

Jorge Millaquir Millaquir, Rut 8.695.723-k, Contador

Matías Toledo Herrera Rut 17.414.523-7, Informático

Alberto Díaz Rodenas Rut 9.351.099-2, Contador

Luis Rodríguez Gutiérrez Rut 17.189.694-0, Informático

Saluda atentamente.

Matias Jair Toledo Herrera Mail: Matias.toledo.1989@gmail.com Celular 78242037 www.asesoriasic.cl