METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TCNICAS DE AUDITORIALas tcnicas de Auditora son los recursos particulares de investigacin, utilizados por el auditor para obtener los datos necesarios para corroborar la informacin que ha obtenido o le han suministrado (Evidencia Primaria). Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el Auditor utiliza para lograr la informacin y comprobacin necesaria para poder emitir su opinin profesional.

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CLASIFICACION DE TECNICASNORMAS DE AUDITORIANormas Generales o Personales1. Entrenamiento y capacidad profesional2. Independencia3. Cuidado o esmero profesional.

B. Normas de ejecucin y supervisin1. Planeamiento y Supervisin2. Estudio y Evaluacin del Control Interno3. Evidencia Suficiente y Competente

C. Normas de Preparacin del Informe1. Consistencia2. Revelacin Suficiente3. Opinin del AuditorPROCEDIMIENTOS DE AUDITORIALos procedimientos de Auditora son la serie de tcnicas, que el auditor sigue en forma lgica y secuencial, para cumplir con los objetivos que se ha propuesto al realizar el examen. En otras palabras, los procedimientos son la forma de aplicar la tcnica o conjunto de tcnicas de Auditora. Como se observa los procedimientos de Auditora contienen a las tcnicas, es decir, las tcnicas son una parte de los procedimientos.

INDICADORES Y ESCALAS DE MEDICION

TIPOS DE INDICADORES:INDICADORESIndicador: Punto en una estadstica simple o compuesta que refleja algn rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretacin.

METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 8Tiene el propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica. Metodologa de la Auditoria A.9PLANEACIN INTRUMENTACINEXAMEN INFORME SEGUIMIENTO

Sus Etapas 10CONCEPTO: son los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.

OBJETIVO: el propsito de la AA, es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada. 1.- PLANEACIN 11FACTORES A REVISAR PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPAPROPSITO ESTRTEGICO Planeacin Definir el marco de actuacin de la organizacin Organizacin Disear e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la org.Direccin Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestin de la organizacin Control Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo. ELEMENTOS Especficos DE LA ORGANIZACIN

ELEMENTOS ESPECIFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL Almacenes e inventarios Resguardo y canalizacin de recursos Asesora interna Asistencia para mejorar el desempeo.Coordinacin Determina la unidad de accin. Adquisiciones Abastecimiento de recursos. Asesora externa Soporte especializado con visin de negocio. Distribucin de espacioDisposicin de instalaciones para el flujo de trabajo. 12 Visin Misin Objetivos Metas Estrategias/tcticas Procesos Polticas Procedimientos Programas Enfoques Niveles HorizonteEtapa:PLANEACINPropsito estratgico:Definir el marco de actuacin de la organizacinPROCESO ADMINISTRATIVO Estructura organizacional Divisin y distribucin de funciones Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos de apoyoEtapa:ORGANIZACINPropsito estratgico:Disear e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organizacin Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y equipos de trabajo Manejo del estrs, el conflicto y la crisis Tecnologa de la informacin Toma de decisiones Creatividad e innovacinEtapa:DIRECCINPropsito estratgico:Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestin de la organizacin Naturaleza Sistemas Niveles Proceso reas de aplicacin Herramientas CalidadEtapa:CONTROLPropsito estratgico:Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeoDefinida la direccin y los factores a auditar, la secuencia lgica para su desarrollo requiere de un reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la situacin administrativa de la organizacin

Criterios:

Determinacin de las necesidades especificas Identificacin de los factores que requieren de atencin Definicin de estrategias de accin Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores Especificacin del perfil del auditor Estimacin del tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido

Investigacin preliminarFUENTES DE INFORMACIN: INTERNA tales como: EXTERNA rganos de gobierno rganos de control interno Socios Niveles de la organizacin rganos normativos.Competidores, proveedores y clientes actuales y potenciales.Grupos de inters

INVESTIGACIN PRELIMINAR Implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin de campo de trabajo etc. Se requiere tomar en cuenta criterios como:

Determinar las necesidades especificas.Identificar los factores que requieren de atencin.Definir estrategias de accin Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue.Describir ubicacin, naturaleza y extensin de los factores.Especificar criterio del perfil de auditor. 18PREPARACIN DEL PROYECTO DE AUDITORIA Con base a la informacin preliminar se prepara la informacin para instrumentar la auditoria , que incluye: CONCEPTO DEFINICIN Naturaleza:tipo de auditoria que se pretende realizar Alcancereas de aplicacin Antecedentes:recuenta de auditorias y estudios de mejoramiento previoObjetivoslogros que se pretenden alcanzar con la auditoria administrativa.Estrategia Orienta curso de la accin Justificacin Demostracin de la necesidad humana.Acciones iniciativas Actividades necesarias para la ejecucin.Recursos Materiales, tecnolgicos costoEstimacin global Resultados Beneficios que se esperan Informacin complementaria Material e investigacin que pueden servir como apoyo.PROPUESTA TCNICA 19CONCEPTO DEFINICION IDENTIFICACIN Nombre de la auditoria RESPONSABLE Auditor a cargo AREAS Universo bajo estudio CLAVE Numero progresivo de las actividades realizadas. ACTIVIDADES Pasos para captar y examinar informacinFASES Definicin del orden secuencial para realizar actividades CALENDARIO Fechas asignadas para inicio y termino de la faseREPRESENTACION GRAFICA Descripcin de acciones en imgenes o cuadros.FORMATO Presentacin y resguardo der avances REPORTES DE AVANCE Seguimiento de accionesPERIODICIDAD Tiempo para informar avances PROGRAMA DE TRABAJO

20Se debe preparar un marco de referencia que fundamenta la razn por la que surge la necesidad de auditar.Sus elementos a considerar son:GENESIS DE LA ORGANIZACIN Creacin de la org.Cambios en su forma jurdica Conversin del objeto en estrategias Manejo de la delegacin de facultades.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR 21INFRAESTRUCTURA Esquema de operacin (procesos/funciones)Modificaciones a la estructura org.Programacin institucional Nivel de desarrollo tecnolgico.

FORMA DE OPERACIN Desempeo registradoLogros alcanzados Expectativas no cumplidas

POSICIN COMPETITIVA Competencias centralesClientes, proveedores y competidores.

22Se requiere de sustentar criterios para obtener y manejar informacin fluida a partir de:

Justificar la necesidad de auditar Determinar el alcance de la auditoria Determinar acciones para atender las prioridades Establecer criterios para coordinar acciones Cuantificar necesidades de R. h, materiales, financieros.Conformar el equipo auditor y asignar responsabilidadesDesarrollar el marco de trabajoSeleccionar en forma tentativa los indicadores financierosDefinir el cuerpo de tcnicas para captar informacin 23CONCEPTO: se seleccionan y aplican las tcnicas de recoleccin mas viables.

RECOPILACIN DE INFORMACIN: se enfoca en el registro de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo.

2.- INSTRUMENTACIN24Investigacin documental Observacin directaAcceso a redes de informacin Entrevista CuestionariosCedulas: integradas por formularios cuyo diseo incluye, casillas bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido.TECNICAS DE RECOLECCIN 25TECNICAS DE RECOLECCIN INVESTIGACION DOCUMENTAL se divide en: Normativa: acta constitutiva, reglamentos.Administrativa: organigramas, manuales administrativos, plantilla personal.Mercado: producto/servicios, poblacin.Comportamiento demanda: situacin actual y futura.Comportamiento oferta: determinacin de precios.Ubicacin geogrfica Estudios financierosSituacin econmica Comportamiento del consumidor .OBSERVACIN DIRECTA Consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo

26TCNICAS DE RECOLECCIN ACCESO DE REDES DE INFORMACIN: Permite identificar informacin operativa o normativa y a su vez facilita el intercambio de electrnico de datos.ENTREVISTA: Se necesita de:

Tener claro el propsitoEstablecer distribucin del trabajo.Concertar previamente citaAtender el compromiso, relajarseSeguir un mapa mental para captar informacin lgica.Utilizar preguntas de terminacin abierta.No hacer preguntas irrelevantes.Dejar abierta la puerta.

27Se puede visualizar de dos formas:

Forma: se utilizan escalas de medicin Fondo: se utilizan componentes del proceso administrativo, elementos especficos e indicadores.MEDICIN

28Escalas de medicin: deben de cumplir con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin.

Indicadores: son un elemento estratgico del proceso de evaluacin de la forma de gestin organizacional. Ordena acciones en funcin de lo que se pretende alcanzar. 29Papeles de trabajoRegistros en donde se describen las tcnicas y procedimientos aplicados, pruebas realizadas, conclusiones.

Deben de incluir: Identificacin de la auditoriaEl proyecto de la auditoriandices, cuestionarios, cedulasIndicadores de las observaciones Observaciones acerca del desarrollo de su trabajoLineamientos Reportes Anotaciones y ajustes realizados durante la ejecucin. Evidencias FsicaDocumentalTestimonialAnaltica: clculos, comparaciones, razonamientos. Sus requisitos son: suficiente, competente, relevante y pertinente (congruencia).30Es necesario que reporte al responsable de la unidad de control interno: Problemas para obtener evidenciaTransacciones realizadas fuera del curso normalLimitaciones para acceder al sistemaRegistros incongruentes con las operaciones.

ACCIN DEL AUDITOR

31Sus fases son: Revisin del programa de trabajoVigilancia constante Aclaracin oportuna de dudasControl del tiempo invertido de acuerdo con el estimadoRevisin final del contenido del papel de trabajo.SUPERVISION DEL TRABAJO32Consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisin para conocer la naturaleza y origen de su componente. su propsito aplicar tcnicas de anlisis procedentes. 3.- EXAMEN 33Conocer el hecho que se analizaDescribir el hechoDescomponerlo sus partes integrales para estudiar aspectosRevisarlo de manera critica Ordenar de cada elementoDefinir las relaciones que operan entre cada elementoIdentificar y explicar su comportamientoPROCEDIMIENTO 34Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar observaciones: Comprobar si la ejecucin de las etapas del proceso se apega a lo planeado.Fortalecer examen de los resultados.ENFOQUE DEL ANALISIS ADMON.35ACCION AFIRMATIVA: programas que mejoran la situacin de los grupos minoritasAccin cooperativa: 2 o mas organizaciones trabajan juntas.

ENFOQUES CUANTITATIVOSCadenas de eventos: series de eventos en la cual la probabilidad de que ocurra el evento depende el evento inmediato anterior.

Correlacin: determinacin de grado de relacin o influencia mutua entre dos o mas variables.ENFOQUES ORGANIZACIONALES36Es un recurso que traduce los hechos en informacin concreta que puede cuantificarse y cualificarse. Contiene los siguientes aspectos:

FORMULACIN DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVOASPECTOS DIVISION DE CADA ASPECTOCONTEXTOFisonoma de la organizacin actual, esfera de accin, ciclo de vida de la organizacin INFORMACION OPERATIVAGestin de funciones, procesos, coordinacin de las acciones, admn.. De la tecnologa de la info.DESEMPEOManejo de indicadores, comportamiento organizacional.ESTRATEGIA COMPETITIVAPropsito estratgico, enfoque estratgico LIDERAZGOCultura organizacional, valores y trabajo en equipo.PERSPECTIVAEstructura, oportunidades de negocio.37Se consignen los resultados de la auditoria e indique claramente, el rea, sistema, programa etc. Auditado, el objeto de la revisin, la duracin, alcance.

Se sealan conclusiones as como hallazgos.Verifica los aspectos operativos y lineamientos generales. 4.- INFORME 38ATRIBUTOS DEL INFORME LOS RESULTADOS, CONCLUSIONES QUE DEBERAN TENER:ATRIBUTOSIGNIFICADOOBJETIVIDADVisin imparcial de los hechos OPORTUNIDADDisponibilidad de la informacin CLARIDADFcil comprensin UTILIDADProvecho que puede obtener la informacin.CALIDADApego a las normas de admn.. De calidad.LOGICA Secuencia acorde con el objeto.39ASPECTOS OPERATIVOS Introduccin AntecedentesJustificacin Objetivos de la auditoriaEstrategiaRecursosCostoAlcance mbitoAcciones TIPOS DE INFORME Tipo general: responsable, introduccin, antecedentes, tcnicas empleadas, diagnostico, propuesta, estrategia de implementacin, seguimiento, conclusiones y anexos. Ejecutivo: responsable, periodo de revisin objetivos, alcance, metodologa, sntesis, conclusiones.Informe de aspectos relevantes: documentos que se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias desviaciones captadas durante el examen.40PREPARACIN DEL PROGRAMA:Determinar actividades, establecer tiempo de duracin, estimar requerimientos INTEGRACIN DE RECURSOS: puede ser instantneo (recomendaciones de forma inmediata), del proyecto piloto ( ensayo con resultados, para medir efectos )etc.EJECUCCIN DEL PROGRAMA: implementar recomendaciones mediante el mtodo seleccionado.PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN41Las observaciones deben de sujetarse al seguimiento.No solo corrige, sino que evita su recurrencia.Hace las siguientes acciones:

5.- SEGUIMIENTO Verifica que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a la practicaFacilitar al titular de la organizacin tomar decisiones Comprobar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las recomendaciones. Y al finalizar revisin rendir un nuevo informe.42LINEAMIENTOS GENERALES Definir reas en las que se comprobara implementacin de recomendacionesParticipacin de especialistas .Establecer mecanismos para adecuado control.

ACCIONES ESPECIFICAS RESULTADOSDIVISION 1.-RECOMENDACIONES PROGRAMADASEstrategiaAsignacin de responsabilidadFactores consideradosreas de aplicacinCostos Impacto logrado.2.- RECOMENDACIONES FUERA DEL PROGRAMA EstrategiadesviacionesCausas Efectos Alternativas de solucin planteadas Calendario de aplicacin 43