tiempo: clave de nuestro Éxito “el tiempo se ha convertido en uno de los bienes más valiosos de...
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TIEMPO:CLAVE DE NUESTRO ÉXITO
“El tiempo se ha convertido en uno
de los bienes más valiosos de los
que dispone el hombre”
Año Nivel de conocimientos(Acerbo tecnológico)
Tiempo transcurrido
1 1 -
1700 2 1700
1850 4 150
1925 8 75
1965 10 40
1975 32 10
1979 64 4
1983 128 4
1987 256 4
1991 512 4
1995 1024 4
EL TIEMPO ES UN CAPITAL VALIOSO
Es un recurso escaso Es imposible de reemplazar No se puede comprar No se puede almacenar Todos disponemos de la misma
cantidadPasa lento pero inexorablementeEs VIDA
0 14
Grado de bienestar
Horas de trabajo
Curva de Bienestar
RENDIMIENTO
Curva de rendimiento
TIEMPO
Rendimiento
Tiempo
Curva de rendimiento con jornada prolongada
Horas extraordinarias
“El desequilibrio aparece cuando: los
instantes de trabajo absorben los de
ocio, los de ocio los del trabajo, la
familia los del trabajo, el trabajo los
de la familia y los del ocio, y así,
tantas combinaciones desordenadas
como podamos imaginar”
No es una máquina y, sin embargo, funciona
con la precisión de una máquina y con
inteligencia humana.
Puede ayudarte a ganar una fortuna o a caer
en la ruina
“La lucha se produce cuando lo que hacemos no contribuye a lo más
importante en nuestra vida.”
¿Por qué estoy aquí?¿Cuál es el rendimiento que obtengo
por esta actividad?¿Cómo encaja en mis objetivos a
largo plazo?, ¿Y en la orientación general de mi
carrera profesional?¿Qué valor añadido aporta a mi
organización?
“No nos tomamos el tiempo suficiente
para hacer lo verdaderamente
importante”…“llenar cada minuto con
60 intensos segundos”
Rudyard Kipling
“El tiempo ES lo que hagas con ÉL”
El problema no es la escasez, sino el uso
Causas teóricas de malversación de tiempo:
Falta de información Comunicaciones lentas y absurdas Interrupciones constantes Desorganización de los colaboradores Exceso de urgencias Llamadas telefónicas Exceso de burocracia Errores de terceros Visitas al exterior Exceso de reuniones Incompetencia de los Jefes
Causas reales de malversación de tiempo:
Falta de organización personal No tener claros nuestros objetivos Confusión de prioridades Escasa delegación en nuestros colaboradores Pretensión de abarcar un campo de actividades
demasiado amplio Poca puntualidad y control de horario Dilación de las decisiones importantes Precipitación en otras decisiones, sin análisis
profundo del origen de los problemas
Hemos conocido al enemigo y... somos nosotros.
Pogo
¿CÓMO APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO?
Deseo
Decisión
Disciplina
Determinación
Para una gestión eficaz del tiempo:
Primero…
Clarificación de nuestros objetivos
DOMINEMOS NUESTRO TIEMPO:
o Encaminando nuestro trabajo hacia los objetivoso Estableciendo estrategias de planificacióno Reconociendo nuestro contextoo Estableciendo prioridadeso Adquiriendo hábitos y desprendiéndonos de otroso Utilizando técnicas de gestión para reconocer lo
importante y eliminar lo mundano
“Somos lo que hacemos día a día. De
modo que la excelencia no es un acto, sino
un hábito”
LOS HÁBITOS SE CARACTERIZAN POR SER:
Pautas que desarrollamos a través de nuestra experiencia
Pautas persistentes Pautas, a menudo, inconscientes Difíciles de cambiar
“Nadie puede convencer a otro de que cambie. Cada uno de nosotros custodia una puerta del cambio que sólo puede abrirse desde dentro. No podemos abrir la puerta de otro, ni con argumentos ni con apelaciones emocionales”
Marilyn Ferguson
Establezca Primero lo PrimeroEstablezca Primero lo Primero
1er hábito:
Poner en práctica una autoadministración efectiva.
La administración es la fragmentación, el análisis,
el seguimiento, la aplicación específica, todo
ligado al tiempo y al autogobierno efectivo.
El Poder de la Voluntad IndependienteEl Poder de la Voluntad Independiente
La voluntad independiente hace posible la
autoadministración efectiva. Se trata de la
capacidad para tomar decisiones, elegir y después
actuar en consecuencia.
Significa “actuar en lugar de ser actuado”.
Es poder hacer algo cuando uno quiere hacerlo, y
depender de los valores y no del impulso o deseo del
momento.
La administración efectiva consiste en empezar por lo primero.
La administración es la DISCIPLINA puesta en práctica.
Cuatro Generaciones de la administración del tiempo
La primera generación se caracteriza por las notas y listas de tareas.
La segunda generación se puede caracterizar por las agendas. Se refleja el intento de mirar hacia delante y programar los acontecimientos y actividades del futuro.
La tercera generación introduce el concepto de prioridad sobre la base de valores. Se centra en el establecimiento de metas y objetivos hacia los cuales se orienta el tiempo y la energía, en armonía con los valores. Incluye el concepto de planificación diaria.
Sin embargo, la programación y el control eficientes a menudo son contraproducentes pues evitan oportunidades de desarrollar relaciones ricas, satisfacer necesidades humanas y disfrutar de momentos espontáneos día tras día.
La cuarta generación reconoce que el desafío no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos.
Se centra en mantener el equilibrio P/CP.
Su foco esencial puede captarse en la matriz de la administración del tiempo.
Matriz de la administración del tiempo
URGENTE
NO URGENTE
IMPORTANTE 1 2NO IMPORTANTE 3 4
MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO URGENTE NO URGENTE
IMPO
RTAN
TE I
Actividades: Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen
II Actividades: Prevención, actividad de CP Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificación, Recreación
NO
IM
PO
RTAN
TE III
Actividades: Interrupciones, algunas llamadas Correo, algunos informes Algunas reuniones Cuestiones inmediatas, acuciantes Actividades populares
IV Actividades: Trivialidades, ajetreo inútil Algunas cartas Algunas llamadas telefónicas Pérdida de tiempo Actividades agradbles
Se usan dos conceptos básicos:
Urgente significa que se necesita una atención inmediata, son por lo general muy visibles, nos presionan. Las cosas urgentes actúan sobre nosotros.
Lo importante tiene que ver con los resultados. Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad.
El cuadrante II es el corazón de la administración personal efectiva, trata de las cosas que no son urgentes, pero sí importantes.
La clave no es dar prioridad a lo que esta en la agenda, sino
ordenar en la agenda las prioridades.
Las cosas importantes tienen un alcance a largo plazo y van a
determinar la secuencia de los acontecimientos urgentes en el
futuro.
En un principio sólo se puede obtener tiempo para el cuadrante II en los cuadrantes III y IV.
Para trabajar en el cuadrante II hay que ser proactivo, porque los cuadrantes I y III trabajan sobre uno.
Para decirles “SI” a las prioridades importantes del cuadrante II, hay que aprender a decirles “NO” a otras actividades, algunas de ellas en apariencia urgentes.
En el cuadrante II se abordan cosas de
importancia fundamental que, si se emprenden de
modo regular, determinan en nuestra vida una
extraordinaria diferencia positiva.
Identificación de roles: Poner por escrito los diferentes
roles personales o de la organización.
Selección de metas: Pensar dos o tres resultados
importantes que nosotros o la organización crea que
tiene que lograr en cada rol.
La organización del cuadrante II implica cuatro
actividades clave:
Programación temporal: Considerar los días y horas de la semana y programar el tiempo para alcanzar las metas.
Adaptación diaria: La planificación diaria debe convertirse en una adaptación día a día a actividades, acontecimientos, relaciones e imprevistos.
El objetivo de la administración del cuadrante II:
Consiste en organizar nuestras vidas con efectividad, desde un centro de principios sólidos con el conocimiento de nuestra misión personal, concentrándonos en lo importante y en lo urgente, encontrando un equilibrio entre el incremento de nuestra producción y en nuestra capacidad de producción.
Para una gestión eficaz del tiempo:
Identificación de los puntos de
pérdida de tiempo
REALIZAR UN INVENTARIO DE
NUESTRO EMPLEO DEL TIEMPO
Importancia Urgencia
A. Máxima (obligado) 1. Debe hacerse ahora mismo
B. Mediana (conveniente) 2. Debe hacerse pronto
C. Escasa 3. No urgente
COMIENZO ACTIVIDAD IMPORTANCIA/URGENCIA
PREVISTO / INTERRUPCION DURACION OBSERVACION
ES
HOJA DE REGISTRO DIARIONombre________________________________________________Día _________________ Fecha ____________________________
¿Cuáles son los tres factores que me hacen perder más tiempo?
¿Cuanto tiempo suponen las interrupciones?
¿Quiénes son los responsables de ellas?
¿Cómo evitarlas?.
¿Cuáles son mis horas más productivas del día y cuales las menos?
¿A quién necesito ver más y a quién menos?
¿Qué actividades reclaman más tiempo?
¿Qué otras actividades podría desarrollar en menos tiempo?
¿Cuáles podrían ser eliminadas o delegadas?
¿Tiendo a sobrecargarme de trabajo, o querer hacer demasiado?
¿Dejo habitualmente cosas para mañana?
“Cacemos cada día un
elefante o al menos un
trozo de elefante”
“El que obtiene una victoria sobre otros hombres es fuerte, pero el que consigue vencerse a si mismo, ese es todo poderoso”
Lao-Tsé
PRIORIZACIÓN:
Toma de decisión entre distintas opciones
¿Cómo romper la atadura entre dos buenas opciones?
• Tomando la decisión basándonos en el propósito de la organización
• Diciendo NO a lo bueno para decir SI a lo mejor• Conociendo que demasiadas prioridades nos
paralizan• Preguntándonos ¿Hay alguna opción que pueda ser
manejada por alguien mas?
El establecimiento de prioridades es el proceso de decidir qué acciones tendrán
un impacto más significativo, cuáles son
las más importantes y cuáles son las más
viables.
EL MÉTODO HANLON PARA LA
DETERMINACIÓN DE PRIORIDADES
Componente A:
Magnitud del problema
Componente B:
Severidad del problema
Componente C:
Eficacia de la solución
Componente D:
Factibilidad del programa
Puntuación de prioridad:
(A + B) C x D
COMPONENTE A: Magnitud De 0 a 10 puntos
Hanlon definió este componente como el número de personas afectadas por el problema en relación con la población total.
La magnitud se evalúa a partir de la escala que puede observarse en la siguiente tabla:
Unidades por 100 de población Puntuación
50 % o más 10
5 % - 49’9 % 8
0’5 % - 4’9 % 6
0’05 % - 0 % 4
COMPONENTE B: Severidad De 0 a 10 puntos
Este componente puede apoyarse para su evaluación en datos subjetivos y objetivos.
Ejemplo de datos subjetivos: Carga asistencial que genera un problema.
Ejemplo de datos objetivos: incumplimiento de la pauta horaria de medicación
COMPONENTE C: Eficacia
La eficacia permite valorar si los problemas son
difíciles o fáciles de solucionar.
VALORACION
0’5 1 1’5
DIFICILES FACILES
COMPONENTE D: Factibilidad
Hanlon describe este componente con las
siglas P E R L A que corresponden con un grupo de
factores que no están directamente relacionados con
la necesidad actual. Pero que permiten determinar si
el problema tiene solución y si las acciones son
aplicables.
COMPONENTE D: Factibilidad
P = ¿Pertinencia?
E = ¿Factibilidad económica?
R = ¿Disponibilidad de recursos?
L = ¿Legalidad?
A = ¿Aceptabilidad?
Ese corresponderá así con un “si” (1 punto)
o con un “no” (0 puntos) a las preguntas
relacionadas con PERLA, lo que permitirá que el
grupo decida si es factible o no trabajar en la
búsqueda de alternativas de solución al problema.
El método Hanlon simplificado
Pretende establecer prioridades de acuerdo a nuestra propia capacidad para resolver los problemas:
La gravedad o intensidad del problema (0-10) La extensión del problema (0-10) La posibilidad de resolver el problema (0 -1)
(a+b)•c=
LA DELEGACIÓN
Mucho de lo que hacemos lo logramos por medio de la delegación en otras personas de nuestro equipo.
Transferir la responsabilidad a personas aptas y adiestradas nos permite dedicar nuestras energías a otras actividades mas importantes.
La delegación significa desarrollo, tanto para los individuos como para las organizaciones.
Existen básicamente dos tipos de delegación: la “delegación en recaderos” y la “delegación en encargados o/y responsables”.
La delegación en recaderos significa: «Vaya a buscar esto, vaya a buscar aquello, haga esto, haga aquello y avíseme cuando esté hecho».
Las personas que delegan de ésta forma piensan como productores, ellos mismo se hacen responsables de los resultados.
Delegación en encargados y/o responsables:
Este tipo de delegación se centra en los resultados y no en los métodos.
Permite a las personas elegir sus métodos y las hace responsables de los resultados.
Supone la comprensión clara y el compromiso mutuo, desde el principio acerca de las expectativas en las cinco áreas: Resultados deseados, directrices, recursos, rendición de cuentas y consecuencias.
La confianza es la forma más elevada de la motivación humana. Saca a la luz lo mejor de la gente. Pero requiere tiempo y paciencia.
La delegación efectiva representa tal vez el mejor indicador de la administración efectiva, pues es fundamental para el crecimiento personal y organizacional.
Tómame, enséñame, sé firme conmigo y pondré el mundo a tus pies. Sé débil conmigo y te destruiré.
GESTION DE ACTIVIDADES
Cómo tratar las actividades de alto rendimiento:
•Organice el día centrado en las actividades de alto rendimiento.
•Establezca una fecha límite para cada uno de los objetivos.
•Fraccione los grandes proyectos en pequeños objetivos•Aproveche las horas de máximo rendimiento
.
GESTION DE ACTIVIDADES
Cómo tratar las actividades de bajo rendimiento
•Deléguelas siempre que sea posible•Sistematícelas.•No sea perfeccionista.•Agrúpelas.•Ignórelas.
EL EMPLEO DEL TIEMPO
El arte de ser sabio es el arte de
“pasar por alto”.
Lo insignificante y lo mundano roban mucho de nuestro tiempo
PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN OPTIMA DEL TIEMPO
• Tenga siempre preparado un programa antes de iniciar la jornada
• Elabore un programa entorno a los temas esenciales
a) Programe sus actividades en función de los objetivos que quiere alcanzar
b) Trate de acompasar sus actividades a sus ciclos biológicos
a) Agrupe los asuntos y acciones relacionados entre sí
b) Evite la interrupciones durante la resolución de temas importantes
c) Fije para cada actividad un tiempo suficiente pero no excesivo
d) Sea flexible ante imprevistose) Incluya en su programa tiempo para pensarf) Recoja su programación por escrito
a) Mantenga a la vista su programa de actividades diarias
b) No demore los asuntos importantesc) Coloque los archivos, la mesa, etc..., para
que eviten pérdidas de tiempo.d) Haga balance al final del día y prepare lo
del día siguiente
FACTORES CLAVE PARA AHORRAR TIEMPO
• Búsquese un "Refugio" para hacer aquello que es importante.
• Aprenda a decir "NO" cuando tenga algo importante para hacer.
• Aprenda a delegar.• No programe todo su tiempo.
PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN OPTIMA DEL TIEMPO
• AL TELÉFONO• A LA INFORMACIÓN• AL TIEMPO DE DESCANSO• AL DESORDEN
Ley de Parkinson
“Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su
completa realización”
El secreto es asignar el tiempo justo
Beneficios de una buena gestión del tiempo:
Aprenderemos a reflexionar Obtenemos mas tiempo libre para la creatividad Dominamos, reducimos y evitamos el estrés Ganaremos en recursos Crecerá la productividad Logramos mayor libertad personal Nuestra familia nos lo agradecerá
DATE TIEMPO
Date tiempo para trabajar, es el precio del éxito Date tiempo para pensar, es la fuente de poder Date tiempo para jugar, es el secreto de la juventud Date tiempo para leer, es la base del conocimiento Date tiempo para disfrutar de tus seres queridos, es
la fuente de la felicidad
DATE TIEMPO
Date tiempo para reír, es la fuente de poder
Date tiempo para planificar, porque planificar es el secreto para tener tiempo para todo lo anterior
LOS SIETE HÁBITOS PARA
GESTIONAR NUESTRO TIEMPO
Hábito nº 1:
Decide adónde quieres ir
“La eficacia no es cuestión de reloj, sino de brújula.
“De saber adonde vas”
Hábito nº 2:
Decide qué debes hacer para llegar allí
“Si quieres que ocurra algo, asígnale un tiempo”
Hábito nº 3:
Comienza por lo más importante
“Perder el tiempo es hacer cosas menos importantes que las que podrías hacer”
“Lo urgente nos lleva al estrés; lo importante, a los objetivos”.
Hábito nº 4:
Asigna a cada cosa sólo el tiempo justo. Y ¡delega!
“Busca la perfección en el conjunto, y no en la tarea”.
Hábito nº 5:
Sigue tu programa
“El estrés no lo causa el trabajo realizado, sino el pendiente”.
Hábito nº 6:
Concéntrate en un solo asunto, y, termínalo
“Cambiar de una tarea a otra encarece la dos. Y las retrasa”.
“No cuenta lo que trabajas, sino lo que terminas”.
“Convierte en un hábito el preguntarte si lo que vas a hacer es lo mejor que puedes hacer ahora”.
Hábito nº 7:
Hazte la vida más fácil
“Una persona más eficaz es más feliz”.
“Si el tiempo es un recurso, que
nos acerque a donde queremos
llegar a lo que queremos ser”
“Aprender a gestionar el tiempo es
aprender a vivir”
HASTA AQUÍ
“Los doce despilfarradores sin piedad”
• Falta de planificación • Exceso de papeleo• Escritorio sobrecargado• Rutina y asuntos triviales• Querer abarcar demasiado• Somnolencia después de comer
“Los doce despilfarradores sin piedad”
• Exceso de interrupciones• Visitas inoportunas• El teléfono• Las reuniones• La indecisión• Dejar las cosas para otro día.
Aspectos prácticos de la planificación del tiempo
• Un máximo de actividades diarias • Programar tiempo de tranquilidad • ¡Empezar pronto! (el día, el trabajo y los
proyectos) • Lista de "cosas que tengo que hacer" • Hora de Rendimiento Máximo: Trabajo
creativo • Pulcritud, pulcritud y pulcritud
“Lo bueno es enemigo de lo mejor”
Saber identificar entre dos cosas buenas la mejor.
¿Cómo romper la atadura entre dos buenas opciones?
-Tomando la decisión basándonos en el propósito de la organización
-Diciendo NO a lo bueno para decir SI a lo mejor-Conociendo que demasiadas prioridades nos paralizan-Preguntándonos ¿Hay alguna opción que pueda ser
manejada por alguien mas?
Método de los 5 pasos para la planificación diaria
• Organizar nuestro trabajo con antelación a la acción
• Evaluar la duración de los trabajos• Reservar algo de tiempo para
imprevistos• Decidir sobre las prioridades, recortes y
delegaciones• Revisar qué planes se han cumplido y
cuáles no al final del periodo
TRANSFORMAR UNA ACTIVIDAD EN UN HÁBITO
• El conocimiento.• La capacidad.• La actitud.
LA MEJORA DE NUESTROS HÁBITOS
• Saber tomar decisiones. • Ser autodisciplinado.• Ser constante y persistente.• Tener fuerza de voluntad.• Saber que se puede controlar lo
que sucede.
Transparencia de hemos conocido al enemigo y somos nosotros
¿Café?
¿café?
“Si se valoran las cosas más importantes de la vida según la clasificación de cada cual, se empieza a encontrar el modo de que todo encaje”
S.Covey