tesis del reglamento intero de activos...
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CONTADOR PÚBLICO
TEMA:
“SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA CORRECTA ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA RED ESCOLAR AUTONOMA RURAL DE CENTROS EDUCATIVOS COMUNITARIOS LA COCHA”
AUTORA:
NORMA YOLANDA HURTADO TULMO
DIRECTORA:
DOCTORA PAQUITA SALAZAR
AMBATO 2012
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CERTIFICO
Haber supervisado el presente trabajo de titulado “SISTEMA DE CONTROL
INTERNO PARA LA CORRECTA ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS
FIJOS EN LA RED ESCOLAR AUTONOMA RURAL DE CENTROS
EDUCATIVOS COMUNITARIOS LA COCHA” el mismo que se ajusta a las
normas establecidas por la Universidad Tecnológica Equinoccial – UTE; por
tanto, autorizo su presentación para que se proceda con los trámites
correspondientes.
Ambato, Abril 2012
……………………………………….
DIRECTORA DE TESIS
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DERECHO DE AUTORÍA
“Todos los criterios vertidos en la presente Tesis de Grado, es de absoluta
responsabilidad de la autora, y el patrimonio intelectual pertenece a la
Universidad Tecnológica Equinoccial – UTE”
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iv
AGRADECIMIENTO
Con mi obra quiero dejar expresado mi agradecimiento de gratitud a la
Universidad Tecnológica Equinoccial de manera particular al Sistema de
Educación a Distancia, a la carrera de Contabilidad y Auditoría, a los
maestros que me brindaron sus sabios conocimientos sus nobles
experiencias y de manera especial a la Dra. Paquita Salazar, por su
orientación en el trabajo de investigación de tesis.
El presente trabajo investigativo se enfoca alcanzar un cambio significativo
en la administración financiera en la Red “La Cocha” por lo cual expreso mi
profundo agradecimiento a todo el personal que forma parte de esta noble
institución.
Mi profundo reconocimiento de gratitud.
La Autora
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DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico a DIOS y a mi madre por ser el regente de mi vida y por la fortaleza que me ha dado para llegar a culminar mi carrera
profesional. A mi PADRE Y HERMANOS ejemplo de virtud y trabajo.
Gracias a ellos esta tesis culminó con dedicación, abnegación y cariño.
Para todos ellos con la sencillez de hermana.
Norma
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vi
INTRODUCCIÓN
El sector público es el conjunto de organismos administrativos mediante los
cuales el estado cumple o hace cumplir la política y voluntad expresada en
las leyes fundamentales del país.
En la Red de Centros Educativos Comunitarios ”La Cocha”, ubicado en la
provincia de Cotopaxi, cantón Pujilí, parroquia Zumbahua, está inmersa en
un proceso de perfeccionamiento del Control de los Activos Fijos los mismos
que se ha venido administrando de una manera inadecuada sin observar las
leyes, reglamentos y normativas vigentes para el control de los bienes
establecidos por los organismos de control.
Todo esto incide en la gestión administrativa – financiera, puesto que los
directivos de la red no han podido tomar oportunamente decisiones
adecuadas y hacer correctivos del caso a su debido tiempo.
Bajo este argumento se propuso la elaboración de un Sistema de Control
Interno para la correcta Administración de los Activos Fijos en la Red Escolar
Autónoma Rural de Centros Educativos Comunitarios La Cocha, con la
finalidad de contar con información oportuna, confiable y veraz que facilite la
toma de decisiones por parte los directivos de la Red de forma eficiente y
eficaz.
El primer capítulo está constituido por la problemática de la investigación,
planteamiento del problema, objetivos, la justificación entre otros.
El segundo capítulo está compuesto por el Marco referencial – conceptual
de la investigación.
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El tercer capítulo comprende la metodología de la investigación,
diagnóstico, tabulación e interpretación de resultados.
El cuarto capítulo se constituye en la propuesta de investigación que
incluye el SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA CORRECTA
ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA RED ESCOLAR
AUTONOMA RURAL DE CENTROS EDUCATIVOS COMUNITARIOS LA
COCHA, en el cual se incluyen las normas, procedimientos, flujogramas,
formatos, etc., para la correcta administración de Bienes.
En el quinto capítulo se determina las conclusiones y recomendaciones con
el fin de contribuir a un adecuado control y administración de los Activos Fijos
en la Red Escolar Autónoma Rural de Centros Educativos Comunitarios La
Cocha.
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RESUMEN EJECUTIVO
La ausencia de un instrumento normativo legal, ha permitido determinar que
los directivos de la Red Escolar Autónoma Rural de Centros Educativos
Comunitarios La Cocha que se encuentran directamente relacionados con el
control Administrativo – Financiero de los Activos Fijos, no bridan la
importancia y disciplina necesaria para lograr una administración eficiente.
El principal objetivo es contar con un instrumento que estandarice un
“SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA CORRECTA ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS”, para lograr eficiencia y
eficacia en el manejo de los bienes en la Red Escolar Autónoma Rural de
Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
Para el diseño del Reglamento del Control Interno para la correcta
administración de Activos Fijos se utilizó el método de observación directa,
análisis de documentos internos de la institución los mismos que facilitaron la
información necesaria para la ejecución de la propuesta.
A través del análisis y diagnóstico situacional se llegó a concluir que:
La institución no cumple con las disposiciones de leyes, reglamentos y
normas emitidas para el manejo y administración de los Bienes de larga
Duración.
Al implementar el Reglamento de Control Interno para la correcta
Administración de los Activos Fijos y considerando que es un instrumento
guía que permite obtener una información veraz y oportuna del área
administrativa – financiera de la Red garantizaré mejorar la gestión pública.
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ÍNDICE
PORTADA i
CERTIFICO ii
DERECHO DE AUTORÍA iii
AGRADECIMIENTO iv
DEDICATORIA v
INTRODUCCIÓN vi
RESUMEN EJECUTIVO viii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Pág. CAPITULO I
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 3
1.3 SUBPREGUNTAS 3
1.4 OBJETIVOS 4
1.4.1 GENERAL 4
1.4.2 ESPECÍFICOS 4
1.5 JUSTIFICACIÓN 4
1.6 LIMITACIONES 6
1.7 HIPÓTESIS O IDEA A DEFENDER 8
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL-TEÓRICO-CONCEPTUAL 9
2.1 ANTECEDENTES 9
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2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA 10
2.2.1 CONCERNIENTE AL SECTOR PUBLICO 10
2.2.2 CONCERNIENTE A LA CONTABILIDAD 13
2.3 FUNDAMENTACIÓN LEGAL 17
2.4 MARCO CONCEPTUA 21
CAPÍTULO III
3.1 TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN 29
3.2 MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN 30
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA 31
3.4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA 31 INFORMACIÓN 3.4.1 Plan de recolección de información 32
3.5 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS 33
IV.- CONTENIDO DE LA PROPUESTA
4.1. AMBITO DE APLICACIÓN 68
NORMA No. 01.- AMBITO DE APLICACIÓN 68
NORMA No. 02.- DEFINICION DE BIENES DE LARGA DURACION 69
NORMA No. 03.- RESPONSABLE DEL SISTEMA DE CONTROL 69
NORMA No. 04.- CAUCION 70
NORMA No. 05.- RESPONSABLE POR DEPENDENCIA 70
NORMA No. 06.- USUARIO DIRECTO 73
NORMA No. 07.- RESPONSABLE DE BIENES DE USO COMUN 75
NORMA No. 08.- FLUJO DE INFORMACIÓN 75
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NORMA No. 09.- ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN 76
NORMA No. 10.- USO DE LOS BIENES 76
4.2. CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACION 77
NORMA No. 11.- IDENTIFICACIÓN 77
NORMA No. 12.- INVENTARIO INICIAL 77
NORMA No. 13.- PERSONAL RESPONSABLE DE LA CONSTATACIÓN FÍSICA 78
NORMA No. 14.- CONTROL DE BIENES POR USUARIO 80
NORMA No. 15.- PERIODICIDAD DE LA CONSTATACIÓN FÍSICA 82
NORMA No. 16.- PROCEDIMIENTOS BÁSICOS PARA LA CONSTATACIÓN 82 FÍSICA NORMA No. 17.- FORMULARIOS, REGISTROS Y PRESENTACIÓN DE 84 RESULTADOS 4.3. CODIFICACIÓN DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN 92
NORMA No. 18.- DEFINICIÓN 92
NORMA No. 19.- CÓDIGOS DE IDENTIFICACION DE BIENES 93
NORMA No. 20.- CODIGOS DE UBICACIÓN ADMINISTRATIVA Y GEOGRÁFICA DE LOS BIENES 93
4.4. VALORACION Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS 94
NORMA No. 21.- DETERMINACION DE VALORES 94
NORMA No. 22.- ESTIMACIONES 94
NORMA No. 23.- DEPRECIACIÓN 95
NORMA No. 24.- ACTUALIZACION DEL VALOR CONTABLE 97
NORMA No. 25.- EROGACIONES CAPITALIZABLES 97
NORMA No. 26.- REGISTRO 98
4.5. DE LA ENTREGA RECEPCION DE LOS ACTIVOS FIJOS 106
NORMA No. 27.- PROCEDENCIA 106
NORMA No. 28.- POR CAMBIO DE RESPONSABLE Y/O USUARIO DIRECTO 106
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NORMA No. 29.- ENTRE ENTIDADES 107
NORMA No. 30.- REPOSICIÓN DE BIENES 107
4.6. INGRESOS DE BIENES DE LARGA DURACION 107
NORMA No. 31.- RECEPCIÓN DE BIENES 107
NORMA No. 32.- DONACIONES 108
4.7. EGRESO DE LOS ACTIVOS FIJOS 111
NORMA No. 33.- ENAJENACIÓN MEDIANTE EL REMATE AL MARTILLO 111
NORMA No. 34.- ENAJENACIÓN MEDIANTE VENTA DIRECTA EN PRIVADO 113
NORMA No. 35.- ENAJENACIÓN MEDIANTE TRANSFERENCIA GRATUITA 116
NORMA No. 36.- EGRESO POR COMODATO 119
4.8. BAJAS DE BIENES DE LARGA DURACION 119
NORMA No. 37.- BAJA POR OBSOLESENCIA E INSERVIBLES 119
NORMA No. 38.- BAJA POR HURTO, ROBO Y CASO FORTUITO 125
4.9. MOVIMIENTOS INTERNOS DE LOS ACTIVOS FIJOS 127
NORMA No. 39.- GENERALIDADES 127
NORMA No. 40.- TRASPASO TEMPORAL 127
NORMA No. 41.- TRASPASO DEFINITIVO 127
NORMA No. 42.- PROCEDIMIENTOS PARA EL TRASPASO INTERNO 130
4.10. INMUEBLES 131
NORMA No. 43.- INGRESOS 131
NORMA No. 44.- TERRENOS 131
NORMA No. 45.- EGRESOS 131
NORMA No. 46.- REGISTRO 132
4.11. RESPONSABILIDADES Y SANCIONES 133
NORMA No. 47.- DE LAS RESPONSABILIDADES 133
NORMA No. 48.- DE LAS SANCIONES 136
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xiii
CAPITULO V
CONCLUSIONES 139
RECOMENDACIONES 140
5.4. BIBLIOGRAFÍA 141
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xiv
ÍNDICE DE GRÁFICOS
GRÁFICO No. 1 La Red cuenta con Reglamento Interno 36
GRÁFICO No. 2 Actualiza Los Registos de Activos Fijos 38
GRÁFICO No. 3 Responsable de la Administración de Activos Fijos 41
GRÁFICO No. 4 Proceso Legal a seguir cuando un Bien es susctraido 43
GRÁFICO No. 5 Método de Depreciación 45
GRÁFICO No. 6 Causas para dar de baja el Activo Fijo 47
GRÁFICO No. 7 Tiempo en el cual se realiza las constataciones fisicas 49
GRÁFICO No. 8 Conoce la vida util de los Activos Fijos 51
GRÁFICO No. 9 Bienes de Larga Duración 53
GRÁFICO No. 10 Procedimientos de Control Interno 55
GRÁFICO No. 11 Se utiliza los Bienes para fines propios de la escuela 57
GRÁFICO No. 12 Se utiliza los Bienes para fines personales o particulares 58
GRÁFICO No. 13 Entrega los Bienes previo actas de entrega recepciíon y constatación fisica 61
GRÁFICO No. 14 Los Activos Fijos estan codificados 63
GRÁFICO No. 15 Funcionarios responsables de recibir los Bienes en la escuela 65 GRÁFICO No. 16 Se suministra oportunamente los Bienes a los docentes 67
GRÁFICO No. 17 Flujograma de Proceso de Ingreso por Adquisición 102
GRÁFICO No. 18 Flujograma de Proceso de Donaciones 112
GRÁFICO No. 19 Flujograma de Baja de Activos Fijos por Obsolencia 126
GRÁFICO No. 20 Flujograma Baja por Hurto, Robo y Caso Fortuito 129
GRÁFICO No. 21 Flujograma de procesoss de Traspaso entre Departamentos o institución educativa 131
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ÍNDICE DE TABLAS
CUADRO No. 1 La Red cuenta con Reglamento Interno 36
CUADRO No. 2 Actualiza Los Registos de Activos Fijos 38
CUADRO No. 3 Responsable de la Administración de Activos Fijos 40
CUADRO No. 4 Proceso Legal a seguir cuando un Bien es susctraido 42
CUADRO No. 5 Métodos de Depreciación 44
CUADRO No. 6 Causas para dar de baja el Activo Fijo 46
CUADRO No. 7 Tiempo en el cual se realiza las constataciones fisicas 48
CUADRO No. 8 Conoce la vida util de los Activos Fijos 50
CUADRO No. 9 Bienes de Larga Duración 52
CUADRO No. 10 Procedimientos de Control Interno 54
CUADRO No. 11 Se utiliza los Bienes para fines propios de la escuela 56
CUADRO No. 12 Se utiliza los Bienes para fines personales o particulares 58
CUADRO No. 13 Entrega los Bienes previo actas de entrega recepciíon y constatación fisica 60
CUADRO No. 14 Los Activos Fijos estan codificados 63
CUADRO No. 15 Funcionarios responsables de recibir los Bienes en la escuela 65
CUADRO No. 16 Se suministra oportunamente los Bienes a los docentes 67
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CAPITULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el Ecuador, el ente regulador de la administración y control de activos fijos
del sector público es la Contraloría General del Estado, la misma que tiene
expedido un MANUAL GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE
LOS ACTIVOS FIJOS DEL SECTOR PÚBLICO, en la que contiene procedimientos normativos y sistemáticos, concebido a base de las más
representativas regulaciones, partiendo de ahí se ha visto la necesidad de
analizar la aplicación real de este manual en una entidad del sector público.
La ausencia de normas, técnicas y manuales ha sido una práctica común en
los organismos del Sector Público, razón por la cual la gestión administrativa
y financiera por parte de los diferentes servidores y funcionarios a los cuales
se les asigna el manejo y control de los bienes no es la más eficiente, eficaz
y económica, más aún cuando es necesario conocer y tener una visión del
conjunto sobre el funcionamiento de las entidades y organismos del sector
público, a lo cual es necesario añadir el desconocimiento de las autoridades
y directivos que en ciertas ocasiones desconocen en su totalidad el proceso
de administración de bienes en el sector público.
Con estos antecedentes, y en función de la disimilitud y el abanico de
instituciones y organismos que de alguna manera requieren del sustento
técnico para mejorar y fortalecer su capacidad administrativa y financiera es
indispensable proporcionar al funcionario público un sistema que coadyuve a
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garantizar sus actividades en el ámbito de manejo de bienes de los activos
fijos, y adicionalmente a reducir la problemática que se presente en este
tema en el corto, mediano y largo plazos.
La actitud así como el conocimiento técnico de los funcionarios que son los
encargados de la administración de los activos fijos en el sector público
determinan la necesidad de tener un sistema que facilite el manejo adecuado
y eficiente con la finalidad de evitar el derroche de recursos en compras
innecesarios de activos fijos.
La RED ESCOLAR AUTONOMA RURAL DE CENTROS EDUCATIVOS
COMUNITARIOS “LA COCHA”, no cuenta con una Sistema de Control
Interno y Procedimientos que garanticen la correcta administración de sus
Activos Fijos. Por ello, el departamento Administrativo y Financiero
consciente de la importancia de éste, está enfrascado en la necesidad de
elaborar y aplicar un sistema de control interno para la correcta
administración de los activos fijos, para lo cual se debe cumplir con todas
los procedimientos y requerimientos basados en el Manual General de
Administración y Control de Activos Fijos del Sector Publico.
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1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cuál sería el procedimiento a seguir y bajo qué parámetros se diseñaría un
Sistema de Control Interno para la Correcta Administración de los Activos
Fijos en la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios
La Cocha?
1.3 SUBPREGUNTAS
¿Por qué analizar el procedimiento de la administración y control de los
activos fijos para el sector público?
¿Qué importancia tiene establecer un sistema de control interno, con el
propósito de proteger los activos fijos?
¿Cuál es la finalidad de aplicar un adecuado control interno relacionado a la
clasificación de los activos fijos?
¿Cuáles son las pautas establecidas en la Normativa de Contabilidad
Gubernamental para los procesos de control, clasificación y depreciación de
los Activos Fijos?
¿Qué parámetros delinea el Reglamento General de Bienes del Sector
Público?
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1.4 OBJETIVOS 1.4.1 GENERAL
Elaborar un sistema de control interno para la correcta administración de los
activos fijos en la red escolar Autónoma Rural De Centros Educativos
Comunitarios “La Cocha”.
1.4.2 ESPECÍFICOS
ü Conocer los procedimientos de registros y formularios de la
administración de los bienes en lo que respecta al ingreso, egreso,
traspaso, toma física, entrega recepción, mantenimiento, custodio y
protección de los mismos.
ü Fundamentar legalmente mediante Leyes y Reglamentos los
procedimientos a seguir para obtener un resultado positivo al ser
auditados por los organismos de control.
ü Diseñar un Sistema de Control Interno y su reglamento para la
correcta administración de los Activos Fijos que proporcione la
información más adecuada para la toma de decisiones y la adopción
de acciones correctivas cuando fueren necesarias.
1.5 JUSTIFICACIÓN
El Sistema de Administración Financiera “SAFI” es el conjunto de elementos
interrelacionados, interactuantes e interdependientes, que debidamente
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ordenados y coordinados entre sí, persiguen la consecución de un fin común,
que no es otra cosa que: la trasparente administración de los fondos
públicos. Entre los subsistemas más importantes podemos mencionar:
Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Control Físico de
Bienes, deuda Publica y Convenios, los mismos que están regidos por
principios y normas técnicas destinadas a posibilitar la asignación y
utilización eficiente de los recursos públicos.
En la legislación ecuatoriana existe una variedad de leyes, reglamentos y
manuales sobre diferentes temas legales, técnicos, administrativos, y
económicos financieros, que orientan las decisiones y acciones de los
funcionarios de la RED EDUCATIVA “LA COCHA”, sin embargo no existe un
Manual especifico que contenga las normas y procedimientos del
CONTROL INTERNO PARA LA CORRECTA ADMINISTRACIÓN DE LOS
ACTIVOS FIJOS, por lo que se considera que el presente proyecto
contribuirá al mejoramiento del departamento administrativo y financiero
considerado crítico en el sector público.
En la Normativa de Contabilidad Gubernamental se establece los principios,
mientras que las Normas de Control Interno para el Sector público en el
Ecuador se constituye como guías generales emitidas por la contraloría
General del Estado, orientadas a promover una adecuada administración de
los recursos públicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo
de las entidades y organismos del sector publico ecuatoriano, con el objeto
de buscar la efectividad, eficiencia y economía en la gestión institucional.
La presente investigación, a más de tener su real importancia en el ámbito
financiero, tiene incidencia directa en la administración de la RED ESCOLAR
AUTONOMA RURAL DE CENTROS EDUCATIVOS COMUNITARIOS “LA
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COCHA”, porque se considera que de este estudio se coadyuvará a
disminuir la falta de organización administrativa contable en lo referente al
tratamiento de los bienes, contribuyendo así al perfeccionamiento de la
institución.
El presente trabajo de investigación justifica además porque la adecuada
clasificación de los bienes, servirá para detectar a tiempo errores en la
marcha operativa de las instituciones educativas de intervención de la Red,
evitando posibles desvíos y fortaleciendo el manejo de los recursos
económicos con trasparencia y veracidad.
Este plan de investigación es factible de realizarse ya que funcionarios y
directores de los 17 centros educativos de intervención de RED ESCOLAR
AUTONOMA RURAL DE CENTROS EDUCATIVOS COMUNITARIOS “LA COCHA” están muy interesados por el desarrollo de esta propuesta y se comprometen a ponerlo en ejecución en las instituciones.
Por lo expuesto la justificación del proyecto de investigación es netamente
práctica en razón de que su principal meta es contar con un Instrumento de
Gestión para el manejo adecuado de los activos fijos mediante el diseño y
elaboración de un SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA
CORRECTA ADMINISTRACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA RED ESCOLAR AUTONOMA RURAL DE CENTROS EDUCATIVOS COMUNITARIOS “LA COCHA”, DE LA PARROQUIA ZUMBAHUA CANTON PUJILI, PROVINCIA DE COTOPAXI.
1.6 LIMITACIONES La presente investigación se desarrolló en el área administrativa y financiera
de la Red así como también en los centros educativos de su intervención que
de conformidad al Acuerdo Ministerial Nº 165 de fecha 13 de febrero del
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2001 fue creada la Red Escolar Autónoma Rural de Centros Educativos
Comunitarios “La Cocha” de la parroquia Zumbahua, cantón Pujilí
actualmente está constituida por los siguientes planteles:
Nº PLANTEL COMUNIDAD PARROQUIA CANTON
01 Ciudad de la Habana Anchi Guangaje Pujilí
02 Andrés Toaquiza Cashapata Guangaje Pujilí
03 Francisco Daquilema El Ponce Zumbahua Pujilí
04 San Javier Niño Rumi Zumbahua Pujilí
05 Benjamín Carrión El Caucho Zumbahua Pujilí
06 Nelson Torres de Arroyo Chicho Zumbahua Pujilí
07 S/N hoy Hualcopo Duchicela Milimpamba Zumbahua Pujilí
08 Rafael Vinces Cushca Zumbahua Pujilí
09 Gral. Condorazo Apahua Zumbahua Pujilí
10 Dr. Gonzalo Lanas Silva Yanaturo Zumbahua Pujilí
11 Sub-Ofic. Edison Mendoza Talatac Zumbahua Pujilí
12 Sergio Núñez Michacalá Zumbahua Pujilí
13 Atahualpa Turupata Zumbahua Pujilí
14 24 de Octubre La Cocha Zumbahua Pujilí
15 Tungurahua Chine Alto Angamarca Pujilí
16 Dr. Hugo Arguello Navarro La Moya Chugchilán Sigchos
17 Ciudad de Brasilia Guarumal Chugchilán Sigchos
La información y datos pertinentes fueron tomados de los archivos del Área
Financiera de la Red del ejercicio fiscal 2011.
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1.7 HIPÓTESIS O IDEA A DEFENDER
“El sistema de control interno para la administración de Activos Fijos es un
aporte para la administración y gestión de la Red Escolar Autónoma Rural
de Centros Educativos Comunitarios La Cocha”
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CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL-TEÓRICO-CONCEPTUAL
2.1 ANTECEDENTES La falta de control de los activos fijos, es un problema común dentro las
instituciones públicas, son realmente pocas las instituciones que cuentan con
inventarios actualizados y depurados. El control de los bienes se sustenta
básicamente en la predisposición que deben tener los funcionarios
responsables del área administrativa y financiera para cumplir con las
normas, reglamentos, procedimientos, e instructivos entre otros, con el
propósito de cumplir con los objetivos que persigue la entidad pública.
El no contar con procedimientos claros y precisos sobre los aspectos de
recepción, verificación, inspección, mantenimiento y custodia de los
materiales o activos fijos adquiridos, no permite tener constancia escrita para
remitir reportes a contabilidad y cotejar información entre instituciones
educativas, que facilite el cuidado y conservación de los activos fijos por
parte del Departamento Financiero y el encargado del control de activos fijos.
Por lo indicado las servidoras y servidores de la entidad, son responsables
de realizar las acciones y atender los requerimientos para el diseño,
implantación, operación y fortalecimiento de los componentes del control
interno de manera oportuna, sustentados en la normativa legal y técnica
vigente.
La máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y servidores, según
sus competencias, dispondrán y ejecutarán un proceso periódico de control
de los bienes de larga duración en forma oportuna.
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El control interno de los bienes de larga duración, está orientado a cumplir
con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y
eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y
oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas
para corregir las deficiencias existentes en las instituciones educativas de
intervención de la Red.
2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA Para desarrollar el presente trabajo de investigación es necesario una
fundamentación teórica la misma que está basada en fuentes bibliográficas,
leyes y reglamentos, tomados en cuenta para este trabajo los mismos que
servirán de fundamento para los servidores públicos específicamente en el
ámbito de la administración, custodio, mantenimiento y control de los Activos
Fijos.
2.2.1 CONCERNIENTE AL SECTOR PUBLICO
¿QUÉ ES SECTOR PUBLICO?
El sector público es el conjunto de organismos administrativos mediante los cuales el Estado cumple, o hace cumplir la política o voluntad expresada en
las leyes que hay en el País.
SERVIDOR PÚBLICO El servidor público suele administrar recursos que son estatales y, por lo
tanto, pertenecen a la sociedad. La malversación de fondos y la corrupción son delitos graves que, cometidos por un servidor público, atentan contra la
riqueza de la comunidad.
http://es.wikipedia.org/wiki/Estadohttp://definicion.de/sociedad
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RECURSO PÚBLICO
Los recursos públicos son aquellas riquezas que se adquieren a favor del
estado para cumplir con sus fines, y que en tal carácter ingresan a la
tesorería.
MINISTERIO DE EDUCACION
La misión de esta Cartera de Estado es, formar integral e integradamente
seres humanos con competencias para la acción, solidarios y éticos,
respetuosos del entorno, desde el nivel inicial al bachillerato, en el marco de
una propuesta pedagógica inclusiva e intercultural, acorde a las necesidades
de la sociedad del conocimiento e información, que responda a estándares
nacionales e internacionales de calidad, y permita el exitoso
desenvolvimiento de los ciudadanos y ciudadanas de todas las
nacionalidades y pueblos del país.
Brindar servicios educativos de calidad a ciudadanos y ciudadanas de todas
las nacionalidades y pueblos del país, a través de la formulación de un
proyecto educativo nacional, que fomente la unidad en la diversidad, y el
desarrollo de competencias generales, básicas y específicas en los
estudiantes, acorde con estándares nacionales internacionales, para
potenciar el desarrollo cultural y socioeconómico del país.
Respeto y aplicación de las normas vigentes, a nivel nacional y local; la
garantía de que su formulación responda al carácter pluricultural y multiétnico
del país. Creación de condiciones adecuadas de equidad, para que los
ciudadanos y ciudadanas de todos los pueblos y nacionalidades del país, sin
discriminación alguna, tengan acceso a servicios educativos de calidad,
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ofertados por el Sistema Educativo Nacional, a través del funcionamiento de
centros escolares en todos los niveles y modalidades.
DIRECCION PROVINCIAL DE EDUCACIÓN
La Dirección Provincial de Educación brinda una educación de calidad
mediante creación de condiciones adecuadas en las instituciones educativas
del Sistema Educativo, con el objetivo de que los ciudadanos y ciudadanas
de todos los rincones de la provincia desarrollen las competencias
necesarias para su desenvolvimiento exitoso en la vida.
Pertinencia. Necesidad de que el Sistema Educativo, cuente con un Proyecto
Educativo que garantice la formación integral e integrada de los estudiantes,
para su inserción creativa, reflexiva y propositiva en la sociedad del
conocimiento y la información, considerando y respetando la diversidad y
promoviendo la interculturalidad. Con eficiencia mediante un modelo que
garantice la utilización óptima de los recursos humanos, materiales y
financieros los mismos que vayan en beneficio de los ciudadanos y
ciudadanas de la provincia.
RED ESCOLAR AUTONOMA RURAL DE CENTROS EDUCATIVOS COMUNITARIOS “LA COCHA” La misión “Somos una entidad formadora de talentos humanos con capacidad crítica y competitiva, acorde a la sociedad contemporánea”, ejerciendo funciones de rectoría en las instituciones educativas de
intervención de la Red, de conformidad a las de políticas, leyes y
reglamentos emitidos por los organismos de control.
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Su visión pretende alcanzar que la Red garantice una educación de calidad
y calidez, que funcione en el marco de la unidad nacional,
descentralizadamente, bajo un marco jurídico adecuado, que responda a la
realidad multiétnica y pluricultural, a las necesidades de desarrollo del país,
sobre la base de sus principios, con énfasis en participación y distribución
equitativa de recursos, que lidere los cambios sociales y el desarrollo cultural
y socioeconómico nacional.1
MINISTERIO DE FINANZAS La misión del Ministerio es garantizar los recursos financieros para el
desarrollo nacional con soberanía, transparencia y sostenibilidad. Con una
visión amplia de ser un ministerio moderno, desconcentrado con alta
eficiencia técnica, credibilidad y confianza al servicio de la sociedad
ecuatoriana.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO.- Es la entidad de control ejerce la responsabilidad de precautelar los principios jurídicos, procedimentales y
éticos en el uso de los recursos que pertenecen a la sociedad ecuatoriana;
para cumplimiento de lo cual, la actual Constitución, reafirma las funciones
fundamentales de la Contraloría General del Estado como organismo técnico
de control, con personalidad jurídica y autonomía administrativa, financiera,
presupuestaria y organizativa
2.2.2 CONCERNIENTE A LA CONTABILIDAD
CONTABILIDAD
La Contabilidad es una técnica, de las Ciencias Sociales, que se encarga de
estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas y de los individuos,
1 PLAN DE DESARROLLO R-CECIB “LA COCHA” AÑO 2009 PAGINA 4
http://es.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnicahttp://es.wikipedia.org/wiki/Ciencias_Socialeshttp://es.wikipedia.org/wiki/Patrimoniohttp://es.wikipedia.org/wiki/Empresahttp://es.wikipedia.org/wiki/Individuo
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con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando la
información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las
distintas partes interesadas. Posee además una técnica que produce
sistemáticamente y estructuradamente información cuantitativa y valiosa,
expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan
las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y
cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitarla a los diversos
públicos interesados
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.- Es sistema de apoyo de la administración pública, es definida como el sistema por medio del cual tiene
lugar la planificación, recaudación, asignación, financiación, custodia, registro
e información, dando como resultado la gestión eficiente de los recursos
financieros públicos necesarios para la atención de las necesidades sociales.
Los componentes del sistema de administración financiera son:
presupuesto, tesorería, endeudamiento público y contabilidad. Estos
componentes incluyen controles internos y durante el ciclo fiscal tienen a
su cargo la responsabilidad de proyectar, procesar e informar las
operaciones referidas a la administración de los recursos financieros
gubernamentales.
SISTEMA CONTABLE
Sistema contable es el conjunto de métodos, principios, normas y
procedimientos por los cuales se clasifica y registra la información contable,
el cual tiene su soporte en sus respectivos libros. Un sistema contable
orientado a la administración financiera da especial énfasis a la elaboración
de informes financieros y periódicos, oportunos y específicos.
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistem%C3%A1ticahttp://es.wikipedia.org/wiki/Unidades_monetariashttp://es.wikipedia.org/wiki/Transacciones
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15
DEL PROCEDIMIENTO Y CUIDADO “Es obligación de la máxima autoridad de cada entidad u organismo, el
orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos
que han sido adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la
entidad a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros
semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que
dicte la Contraloría General y el propio organismo o entidad”2.
DE LOS BIENES “Cada entidad u organismo llevará el registro contable de sus bienes de
conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por el Ministerio
de Economía y Finanzas"3.
EMPLEO DE LOS BIENES “Los bienes de las entidades y organismos del sector público sólo se
emplearán para los fines propios del servicio público. Es prohibido el uso de
dichos bienes para fines políticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para
actividades particulares y/o extrañas al servicio público”4.
2 REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO; Art 3
3 REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO; Art 4
4 REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO; Art 5
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ADMINISTRACIÓN DE BIENES
“Unidad de Administración de bienes Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la
administración de bienes. La máxima autoridad a través de la unidad de
administración de bienes, instrumentará los procesos a seguir en la
planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo,
enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y
seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e
inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público y de
implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta
administración”.5
ACTIVO.- Se considera activo a aquellos bienes que tienen una alta probabilidad de generar un beneficio económico a futuro y se pueda gozar de
los beneficios económicos que el bien otorgue. Eso no significa que sea
necesaria la propiedad ni la tenencia. Los activos son un recurso o bien
económico propiedad de una empresa, con el cual se obtienen beneficios.
Los activos de las empresas varían de acuerdo con la naturaleza de la
actividad desarrollada
ACTIVOS FIJOS.-Son todos aquellos bienes utilizados por la empresa, de manera permanente en las actividades administrativas y operativas, con una
vida útil estimada, sujetos a control físico, ingreso en los inventarios y el
correspondiente registro contable.
BIENES SUJETOS A CONTROL ADMINISTRATIVO Los bienes no considerados activos fijos, sujetos a control administrativo y
cuyos conceptos constan en el clasificador del gasto del sector público, son 5 NORMA DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO; 406-01 Unidad de Administración de bienes
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los siguientes: útiles de oficina, utensilios de cocina, publicaciones, libros,
planos y revistas, otros bienes que sin ser activos fijos tengan una duración
mayor a un año. DEPRECIACIÓN La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la naturaleza de
los bienes, a la duración de su vida útil y la técnica contable. Para que este
gasto sea deducible. CONTROL INTERNO.- El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son
confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia
operativa.
MANUAL DE CONTROL INTERNO
Es un conjunto de lineamientos, instructivos, procedimientos de aplicación
específica a determinados tipos de actividad. 2.3 FUNDAMENTACIÓN LEGAL NORMATIVA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA El Sistema de Administración Financiera “SAFI” es el conjunto de elementos
interrelacionados, interactuantes e interdependientes, que debidamente
ordenados y coordinados entre sí, persiguen la consecución de un fin común,
que no es otra cosa que: la trasparente administración de los fondos
públicos.
Entre los subsistemas más importantes podemos mencionar: Presupuesto,
Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Control Físico de Bienes, deuda
http://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml
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Publica y Convenios, los mismos que están regidos por principios y normas
técnicas destinadas a posibilitar la asignación y utilización eficiente de los
recursos públicos.
NORMATIVA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
Los principios de Contabilidad Gubernamental constituyen pautas básicas
que guían el proceso contable para generar información, consistente,
relevante, verificable y comprensible, y hacen referencia a las técnicas
cualitativas y cuantitativas de valuación de los hechos económicos; al
momento en el cual se realiza el registro contable.
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTOR PÚBLICO EXPEDIDO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
Normas de Control Interno para el Sector Público de la República del
Ecuador constituyen guías generales emitidas por la contraloría General del
Estado, orientadas a promover una adecuada administración de los recursos
públicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de las
entidades del sector público, con el objeto de buscar la efectividad, eficiencia
y economía en la gestión institucional.
NORMAS DE CONTROL INTERNO.- Es responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones
para el ejercicio del control.
El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la
dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad
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razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los
recursos públicos.
405-01 APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS Y NORMAS TÉCNICAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
La contabilidad gubernamental tiene como misión registrar todos los hechos
económicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que
constituyan obligaciones a entregar recursos monetarios, y producir
información financiera sistematizada y confiable mediante estados
financieros verificables, reales, oportunos y razonables, para la toma de
decisiones bajo criterios técnicos soportados en principios y normas que son
obligatorias para los profesionales contables.
406-01 UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES TODA ENTIDAD U ORGANISMO DEL SECTOR PÚBLICO, CUANDO EL CASO LO AMERITE, ESTRUCTURARÁ UNA UNIDAD ENCARGADA DE LA ADMINISTRACIÓN
DE BIENES. La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia,
utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, conservación y
mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así como el control de
los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u
organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control
interno para su correcta administración.
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406-04 ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
Almacenamiento y distribución Los bienes que adquiera la entidad ingresarán
físicamente a través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aun
cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación directa en el
lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a mantener un control
eficiente de los bienes adquiridos
406-05 SISTEMA DE REGISTRO EL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS DEL SECTOR PÚBLICO, CONTENDRÁ LOS CONCEPTOS CONTABLES QUE PERMITAN EL CONTROL, IDENTIFICACIÓN, DESTINO Y UBICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS Y LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN. Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las
existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros
detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas
de los bienes, a fin de que la información se encuentre actualizada y de
conformidad con la normativa contable vigente.
406-06 IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN SE ESTABLECERÁ UNA CODIFICACIÓN ADECUADA QUE PERMITA UNA FÁCIL
IDENTIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PROTECCIÓN DE LAS EXISTENCIAS DE SUMINISTROS Y BIENES DE LARGA DURACIÓN.
Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código
correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil identificación. El
responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá
registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente
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21
organizados y archivados, para que sirvan de base para el control,
localización e identificación de los mismos.
La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones,
será de responsabilidad de cada servidor público.
406-08 USO DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN EN CADA ENTIDAD PÚBLICA LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN SE UTILIZARÁN ÚNICAMENTE EN LAS LABORES INSTITUCIONALES Y POR NINGÚN MOTIVO PARA FINES PERSONALES, POLÍTICOS, ELECTORALES, RELIGIOSOS U OTRAS ACTIVIDADES PARTICULARES.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la
institución, debiendo asumir la responsabilidad por su buen uso y
conservación. Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y
conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido entregados
para el desempeño de sus funciones, dejando constancia escrita de su
recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros fines que no sean
los institucionales.
2.4 MARCO CONCEPTUAL
GESTION: Es el proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de
lograr resultados de alta calidad que cualquier otra persona, trabajando sola,
no podría alcanzar.
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INGRESO: Activos recibidos, no necesariamente en efectivo, a cambio de los
bienes y servicios vendidos o prestados.
GASTO: Bienes o servicios consumidos en la operación de una empresa. GASTO POR DEPRECIACIÓN: El gasto que resulta de la expiración de la capacidad generadora de utilidades de un activo fijo.
GASTOS ACUMULADOS: Son los gastos en que se han incurrido durante un periodo contable, pero que no se ha liquidado ni registrado, debido a que
el plazo de pago aún no vence.
PAPELES DE TRABAJO: Los resúmenes, análisis y demás documentos
informales elaborados por los contadores, los cuales sirven de base para
elaborar los reportes formales que proporcionarán a sus clientes.
PRESUPUESTOS: La rama de la contabilidad concerniente a la planeación
de las actividades de una empresa, así como la comparación entre lo
planeado y los resultados obtenidos. PLANIFICACION: Es una herramienta que nos ayuda a obtener resultados.
SISTEMA: Un sistema es un conjunto de partes o elementos, organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo
NORMAS: constituye el primer elemento de definición de concepto del
Derecho, que enuncian reglas de conducta o formas de comportamiento
como las de conducta que prescriben un debe ser.
BIENES TANGIBLES: Son todos aquellos bienes físicamente apreciables, es
decir, que se pueden tocar y ocupan un espacio.
http://www.alegsa.com.ar/Dic/elemento de un sistema.php
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23
CUSTODIA: La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles
internos de esta área; también facilita detectar si son utilizados para los fines
que fueron adquiridos, si sus condiciones son adecuadas y no se encuentran
en riesgo de deterioro.
INVENTARIOS: Finalidad.- Mantener actualizado el registro de los activos fijos y permitir su control a nivel de unidad administrativa; así como efectuar
las constataciones físicas.
VIDA ÚTIL: Los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas, productivas o que se incorporen a proyectos o programas de
inversión, se depreciarán tomando en cuenta sus años de vida útil:
COSTO DE ADQUISICIÓN: Comprende el precio de compra más los gastos inherentes a la misma.
VALOR DE DONACIÓN: es el asignado para su correspondiente registro, incluyendo los gastos realizados para ser puestos en condiciones de
operación;
VALOR CONTABLE: equivale al costo de adquisición o de donación, más los aumentos o disminuciones registrados durante la vida útil del bien;
VALOR EN LIBROS: comprende el valor contable menos la depreciación acumulada.
DEPRECIACIÓN: Es la pérdida de valor que experimentan los activos fijos depreciables, por el uso, obsolescencia y otras causas justificables.
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24
DEPRECIACIÓN ACUMULADA: La cantidad total de depreciación que ha
acumulado un activo o grupo de activos durante todo el periodo que ha
estado en posesión de ellos.
CODIFICACIÓN: Son términos que conforman una base de datos, ordenada de acuerdo con la naturaleza de los Activos, Pasivos y el
Patrimonio, identificando los recursos de propiedad o dominio del Estado, las
obligaciones directas y la participación patrimonial considerando.
DESCRIPCIÓN: Nombre específico del bien, ejemplo: escritorio, silla,
papelera, etc, con su respectiva especificación.
MARCA: Identificación de la marca del activo fijo.
MODELO: Identificación del modelo del bien.
SERIE: Identificación de los dígitos que indican la serie del activo fijo.
COLOR: Identificación del color que tiene el bien.
COSTO HISTÓRICO: Valor de adquisición origen del bien.
VALOR ACTUAL: Último valor corregido o valuado técnicamente.
ESTADO: Identificar con una "X" en el casillero que corresponda la condición
en la que se encuentra el bien como: bueno, regular o malo.
CONTROL: Es un proceso mediante el cual la administración se asegura si
lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los
contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones
necesarios.
CONTROL CONTABLE.- “El control contable de los activos fijos está a cargo
de la Dirección Financiera, específicamente a través del Departamento de
Contabilidad; mientras que el control físico lo ejerce la Dirección
Administrativa o la unidad que haga sus veces y específicamente la unidad
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25
de Activos Fijos; también por los servidores caucionados y responsables de
esta actividad en cada una de las unidades administrativas”6
CONTROL FISICO.- “El inventario desde el punto de vista físico, por ser la demostración de los bienes existentes a determinada fecha, permite que sus
valores sean conciliados con aquellos que se reflejan en la contabilidad de la
entidad, resguardando de esta manera el patrimonio institucional”7
ADMINISTRACIÓN: Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas
para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres
humanos y otros recursos.
PROCEDIMIENTO: Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos
claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo,
investigación, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa.
MANUAL: Es un sistema, técnicas específicas y procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de
trabajo que desempeña responsabilidades específicas.
BASE LEGAL: Es el conjunto de documentos de naturaleza legal que sirven de testimonio referencial y de soporte a la investigación que se realice.
DISPOSICION: Recursos que utiliza o recibe el prestatario al girar contra una parte o la totalidad del monto del crédito contratado, después de haber
cumplido con ciertos requisitos estipulados en el contrato.
6 INVENTARIO Y CONSTATACIÓN FÍSICA DE LOS ACTIVOS FIJOS- MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA CONTRALORIA
7 INVENTARIO Y CONSTATACIÓN FÍSICA DE LOS ACTIVOS FIJOS- MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA CONTRALORIA
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ACUERDOS: Es un documento suscrito por las autoridades superiores para llevar a cabo una determinada operación.
REGLAMENTO: Son reglas o preceptos que, por autoridad competente, se dan para la ejecución de una ley o para el régimen de una corporación, una
escuela, una dependencia o un servicio.
CAUSION.- Precaución, cautela. Caución es sinónimo de fianza, que cabe
constituir obligando bienes o prestando juramento.
ACTIVO: Es un bien de una entidad que pueden convertirse de forma directa en tesorería.
ACTIVOS FIJOS.- Es aquel activo que no está destinado para ser comercializado, sino para ser utilizado en las instituciones del estado de
conformidad a los siguientes lineamientos.
ü “Efectuar la recepción, el almacenamiento temporal la custodia y control
de los bienes muebles y equipos institucionales;
ü Llevar registros individuales actualizados de los bienes de la entidad
calificados como activos fijos, con los datos de las características
generales y particulares como: marca, tipo, valor, año de fabricación,
color, número de serie, dimensiones, código, depreciación, etc;
ü Realizar la entrega de los bienes a los Jefes de las Direcciones,
Departamentos o Unidades Administrativas, mediante actas de entrega-
recepción debidamente legalizadas con las firmas de los responsables de
la Unidad y del custodio;
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ü Suministrar oportunamente a todas las dependencias, funcionarios y
trabajadores, los muebles y equipos necesarios para sus labores, de
acuerdo a las disponibilidades de los mismos;
ü Efectuar periódicamente o rotativamente constataciones físicas de los
bienes por lo menos una vez al año en forma normal o cuando sea
requerida por la Dirección Financiera, Dirección Administrativa o autoridad
competente; y cuando cambie el custodio general o el responsable del
control en cada unidad administrativa, a fin de determinar oportunamente
las novedades con respecto a la utilización, ubicación y conservación de
los activos fijos, especificando sus causas y presentando las
recomendaciones que se estimen pertinentes;
ü Verificar la calidad y estado de los bienes que han sido sujetos de
reposición;
ü Entregar al Departamento de Contabilidad el inventario anual actualizado
de activos fijos, para la conciliación correspondiente;
ü Colaborar en la formulación del plan anual de adquisiciones de activos
fijos;
ü Participar por designación en los trámites de baja, remates y demás
indicadas en el Reglamento General de Bienes del Sector Público;
ü Intervenir en la recepción de los bienes adquiridos y verificar la
conformidad con los contratos celebrados;
ü Considerar y analizar la información relativa a los bienes de las diferentes
unidades, para la determinación del activo total;
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28
ü Velar porque el servidor inmediatamente responsable de la custodia y uso
de un bien que haya desaparecido por hurto, robo, o por cualquier hecho
análogo, comunique a la máxima autoridad de la entidad, así como por la
vigilancia o seguimiento de la tramitación de la respectiva causa penal.
ü Mantener un control sobre el traslado interno de los bienes de una unidad
administrativa a otra;
ü Llevar estadísticas de la información de los activos fijos, personas
responsables de la custodia y uso, unidades administrativas donde se
encuentran, grado de utilización y estado de conservación”8
ACTIVO INTANGIBLE: Son tales como patentes, marcas, procesos secretos, licencias y franquicias, se deben registrar al costo, del cual forman
parte los gastos inherentes como honorarios, costo de cesión y demás
gastos identificables con la adquisición.
BOLETA DE INVENTARIO: La forma que se adjunta a los artículos contados durante el proceso de toma de inventarios.
SISTEMA CONTABLE: Conjunto de formas, registros, reportes y procedimientos utilizados por un negocio para registrar sus transacciones y
para enterarse de sus efectos.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Los métodos y procedimientos adoptados por el negocio para controlar sus operaciones y para proteger sus
activos del desperdicio, el fraude y el hurto.
8 FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA – MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
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CAPÍTULO III METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Y DIAGNOSTICO 3.1 TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN La modalidad de la investigación a desarrollarse, previa a la aprobación del
proyecto cuyo tema es: Sistema de Control Interno para la correcta
administración de los Activos Fijos en la Red Escolar Autónoma Rural de
Centros Educativos Comunitarios La Cocha, se enmarco.
- Por el nivel de conocimiento:
Descriptiva. Principales modalidades y compartimientos del universo investigado, con relación a la normativa.
Explicativa. Buscar la causa de los problemas que se ha venido dando en los centros educativos de intervención de la Red.
Cualitativa. Participación, de los directores de las instituciones educativas de la Red.
Investigación Bibliográfica: La presente investigación es bibliográfica, ya que la recopilación de la información está tomada básicamente de Leyes,
Reglamentos, Normativas y documentos afines que son de gran aporte para
el conocimiento intelectual y legal, fruto del cual emerge la elaboración del
proyecto.
Encuesta. Con esta técnica y a través de la aplicación del cuestionario se recolecto información directa de las personas involucradas en el problema de
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30
investigación. 17 directores de las instituciones educativas y 1 director de la
Red.
De Campo: la información se obtuvo de fuentes primarias, es decir, de donde se origina los hechos.
3.2 MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN
Los procedimientos y procesos que se formularon de una manera lógica para
adquirir el conocimiento, se utilizaron los siguientes métodos:
Método científico: Este método de investigación se aplicó para llegar al conocimiento de la realidad, que consiste en formular interrogantes sobre
una realidad con base en la teoría ya existente, tratando de hallar soluciones
al problema planteado.
Método deductivo: Deriva o corrige aspectos particulares de las leyes,
axiomas, teorías o normas. En lenguaje figurado podríamos decir que va de
lo universal a lo particular. En forma inversa, el método inductivo parte de los
conocimientos particulares para encontrar las incidencias determinadas y,
después, convertirlas en ley, pero el método deductivo también tiene
aplicación en el quehacer científico, porque de los axiomas, principios y
postulados se obtienen resultados de aplicación práctica.
Método de Síntesis: Unión de elementos para formar un todo en el proyecto de investigación
Con el propósito de ejecutar la investigación se procedió primeramente a
diagnosticar muy de cerca la problemática existente en la Red “La Cocha”,
para seguidamente planificar sistemáticamente paso a paso todas las
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31
acciones a emprender, a fin de obtener fiabilidad en el trabajo de
investigación y en lo posible descartar un mínimo margen de error.
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA
POBLACIÒN
Tomando en cuenta que la población o universo constituye la totalidad de un
conjunto de elementos que se desea investigar. El presente proyecto se lo
trabajo con toda su población en razón de que hay necesidad de ello, pues la
totalidad de los bienes que posee las instituciones educativas y la Red.
MUESTRA
Los 17 directores de las escuelas y el director de la planta administrativa de
la Red.
3.4 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA
INFORMACIÓN
La recolección adecuada de la información del trabajo investigativo es
importante para lograr los objetivos propuestos, es por ello que se consideró
necesario realizar encuestas, en las que se efectuaron preguntas acorde a
los indicadores que se presentan en la operacionalización de las variables.
Como instrumentos y técnicas de recolección se utilizó el cuestionario, ya
que la información requerida para este trabajo de investigación únicamente
se pudo recoger en horarios de oficina, debido a su seriedad y a las políticas
que posee las instituciones educativas. Es decir se contempló los
procedimientos, el lugar y las condiciones para obtener información. En el
siguiente cuadro se describe el plan de recolección de la información,
contestando algunas preguntas como son:
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3.4.1.- Plan de recolección de información
PREGUNTAS BASICAS EXPLICACION
1.- ¿Para qué? Diseñar un sistema de control interno para la correcta administración de los activos fijos en la red.
2.- ¿De qué personas u Objetos?
Se realizará encuestas a los directores de los centros educativos de intervención de la Red.
3.- ¿Sobre qué aspectos? Sistema de Control Interno Alternativas Administración de los Activos Fijos
4.- ¿Quién? La información será obtenida por Norma Hurtado T.
5.- ¿Cuándo? Del 02 al 20 de Septiembre del 2011
6.- ¿Dónde? En los Centros Educativos de intervención de la Red.
7.- ¿Cuántas veces? De ser necesario, la información se recogerá dos veces, la primera para conocer sobre la información y la segunda para asegurar las contestaciones o depurar errores de la primera visita o a su vez añadir aquellas que no se hayan considerado oportunamente y se requieran.
8.- ¿Qué técnicas de recolección?
Encuesta
9.- ¿Con qué? Cuestionarios
10.- En que situaciones
Horario de Oficina
Elaborado por: Norma Yolanda Hurtado Tulmo
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3.5 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE DATOS.
Para su respectivo análisis fue necesario el uso de tablas estadísticas, los
cuales ayudaron a tabular de una manera fácil la información recogida en el
transcurso de la elaboración del trabajo investigativo por lo que se señala
que los datos recogidos estuvieron sujetos a revisiones, críticas de la
información recogida, de ser necesaria la repetición de la recolección,
tabulación, o cuadros según las variables que se presenten en la hipótesis, el
manejo de la información y el estudio estadístico de los datos para
posteriormente dar lugar al señalamientos correcto de las conclusiones y
recomendaciones propuestas.
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34
TABULACIÓN, ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
En este capítulo se da a conocer los resultados referentes a la encuesta
aplicada a los directores de los Centros Educativos de intervención de la
Red, para conocer el proceso de control de los Activos Fijos en cada una de
las instituciones educativas.
La encuesta realizada tiene por finalidad determinar la importancia de contar
con un Sistema de Control Interno para la correcta Administración de los
Activos Fijos.
La interpretación que tiene cada uno de los cuadros permitió comprobar la
hipótesis planteada para este trabajo investigativo y a través del cual se
puede plantear alternativas válidas para superar los distintos problemas en el
control de los Activos Fijos en las instituciones educativas.
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CUADRO No. 1
La Red cuenta con un reglamento interno para la administración de los
Activos Fijos.
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 2 11.11 %
NO 16 88.89%
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 1
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36
ANALISIS DEL CUADRO No. 1.- Refiriéndose a la contestación emitida por
los señores directores de los Centros Educativos y el señor director de la Red
Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha, el
89% indican que la Red no cuenta con un Reglamento interno para la
correcta administración de los activos fijos, mientras que el 11% manifiestan
que si existe un reglamento interno.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 1.- Se puede determinar que la Red no cuenta con un reglamento interno para un adecuado control de los Activos
fijos del sector público.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 1.- Se hace necesario elaborar un reglamento interno para el control de los activos fijos como lineamiento en
todas las instituciones educativas de intervención de la Red.
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37
CUADRO No. 2
La institución actualiza los registros de activos fijos?
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE 0 0
FRECUENTEMENTE 0 0
A VECES 13 72.22%
RARA VEZ 0 0
NUNCA 5 27.78%
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 2
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38
ANALISIS DEL CUADRO No. 2.- De la encuesta realizada, el 72% señalan
que la Red a veces actualiza los registros de los activos fijos, mientras que el
28% expresan que nunca se actualizado los inventarios de las instituciones
educativas.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 2.- Se puede determinar que la Red no actualiza los registros de los activos fijos de conformidad a la ley.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 2.- La Red debe contar con procedimientos para actualizar oportunamente y llevar registros individuales
actualizados de los bienes de la entidad calificados como activos fijos, con
los datos de las características generales y particulares.
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CUADRO No. 3
Quién es responsable de la correcta administración de los activos fijos?
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
DIRECTOR 10 55.56%
COLECTOR 8 44.44%
PROFESORES 0 0
LOS ALUMNOS 0 0
CONSERJE 0 0
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 3
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40
ANALISIS DEL CUADRO No. 3.- Como se puede determinar en grafico el
56% de los encuestados manifiestan que el director es el responsable de la
correcta administración de los Activos Fijos, mientras que el 44% mencionan
que la responsabilidad es de la colectora de la institución.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 3.- Se puede concluir que los encuestados no tienen conocimiento claro de las responsabilidades sobre la
administración de los activos fijos.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 3.- La Red necesita contar con un reglamento interno que permita la implantación de una adecuada
organización, segregación de funciones y delimitación de responsabilidades
en el área de administración de los activos fijos.
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CUADRO No. 4
Qué proceso legal se sigue en caso de que un bien sea sustraído?
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
DENUNCIAR EN LA FISCALIA 16 88.89
COMUNICAR A LA MAXIMA
AUTORIDA DE LA RED
0 0
NO HACER NINGUNA GESTIÓN 2 11.11%
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 4
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ANALISIS DEL CUADRO No. 4.- De la encuesta realizada a los directores se puede determinar que el 89% denunciarían ante la fiscalía en caso de
existir sustracción de los Activos fijos y un 11% no efectuarían ninguna
gestión legal.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 4.- Se puede concluir que los encuestados realizan las denuncias directamente ante la fiscalía en el caso
de existir robo de los activos fijos.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 4.- Los directores de las instituciones educativas de intervención de la Red deben conocer el proceso
legal a seguir en caso de existir robo de los bienes a su custodia.
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43
CUADRO No. 5
Los métodos de depreciación que se aplican en los activos fijos del sector
público son:
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
METODO DE LINEA RECTA 13 72.22%
METODO DE UNIDADES DE TIEMPO 2 11.11%
METODO DE LA SUMA DE DIGITOS
ANUALES
2 11.11%
METODO DE DOBLE CUOTA SOBRE
EL VALOR QUE DECRECE
1 5.56%
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 5
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ANALISIS DEL CUADRO No. 5.- Como se puede observar en el grafico el
72% de los encuestados señalan que para la depreciación se utiliza el
método de línea recta, mientras que el 11% señalan que se debe utilizar el
método de la suma de dígitos anuales y el método de unidades de tiempo, el
6% de la población encuestada restante expresan que se debe utilizar el
método de doble cuota sobre el valor que decrece.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 5.- Se concluye que el Método de Línea recta es el más conocido para la aplicación en la depreciación de activos fijos
del sector público.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 5.- Se recomienda a los Dicnatarios cumplir las disposiciones legales para al responsable de los Activos Fijos de
la red que registre al término de cada ejercicio contable la Depreciación de
los Activos Fijos a través del Método de Línea Recta.
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45
CUADRO No. 6
Cuál es la causa para dar de baja los activos fijos?
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
HA CUMPLIDO LA VIDA UTIL 9 50%
PERDIDA DEL BIEN 4 22.22%
PORQUE YA NO SIRVE 5 27.78%
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 6
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ANALISIS DEL CUADRO No. 6.- Una vez aplicada la encuesta se puede
determinar que el 50% del personal encuestado manifiestan que se da de
baja el activo fijo cuando este ya ha cumplido su vida útil, el 28% señala
que se da de baja porque ya no sirve y el 22% por perdida del Bien.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 6.- Se concluye que se da de baja principalmente los Activos fijos cuando ya han cumplido su vida útil.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 6.- Se recomienda a los directivos de la Red que realicen la constatación física de los activos fijos en cada uno
de los centros educativos a fin de determinar el estado del bien para que
lleve un registro actualizado de los bienes, aun cuando estos hayan cumplido
su vida útil.
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47
CUADRO No. 7
Cada que tiempo realiza las constataciones físicas de los bienes?
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
1 VEZ AL AÑO 14 77.77%
2 VECES AL AÑO 2 11.11%
A VECES 1 5.56%
NO ES NECESARIO 1 5.56%
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 7
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ANALISIS DEL CUADRO No. 7.- El 78% del personal directivo de las
instituciones educativas de intervención de la Red manifiestan que la
constatación física de los activos fijos se realiza una vez al año, el 11%
señala que se debe efectuar 2 veces al año, el 6% exponen que no es
necesario y el 5% determina que A veces se debe realizar la constatación de
los activos fijos en las escuelas.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 7.- Se concluye que la constatación física de los activos fijos se realiza una vez al año para mantener actualizado los
inventarios de los centros educativos..
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 7.- Se recomienda a los directivos de la Red se realice la constatación física con corte al 31 de diciembre de
cada año, con la finalidad de mantener actualizado la existencia real de los
bienes, la nómina de los responsables de su tenencia y conservación y
conciliar los saldos físicos con los contables.
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49
CUADRO No. 8
Conoce la vida útil de los Activos Fijos?
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 4 22.22%
NO 9 50%
A VECES 5 27.78%
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 8
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50
ANALISIS DEL CUADRO No. 8.- Como se determine en el grafico el 50%
de los encuestados expresan que no conocen la vida útil de los activos fijos,
el 28% manifiestan que a veces conocen y el 22 % determinan que si
conocen la vida útil de los bienes.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 8.- Se puede concluir que los encuestados no conocen la normativa relacionada a la vida útil de los Activos
Fijos.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 8.- Se recomienda a Red contar con un reglamento interno para la administración de los activos fijos, en la que se
ponga de manifiesto la vida útil de cada tipo de activo fijo como base para el
cálculo de la depreciación acumulada.
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CUADRO No. 9
Cuáles son considerados bienes de larga duración?
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
MATERIALES DE OFICINA 2 11.11%
MATERIALES DIDÁCTICOS 1 5.56%
MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN 5 27.78
EQUIPOS DE COMPUTO 2 11.11%
MUEBLES Y ENSERES 8 44.44
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 9
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ANALISIS DEL CUADRO No. 9.- Analizando el grafico anterior se puede
determinar que el 44% de los encuestados manifiestan que son considerados
bienes de larga duración los muebles y enseres, el 28 los materiales de
construcción, el 11% Equipos de Cómputo, 11 % materiales de oficina y el
6% materiales didácticos.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 9.- Se puede concluir que los encuestados no identifican cuales bienes son considerados como activos
fijos; existiendo una confusión entre los bienes de uso y consumo corriente.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 9.- Se recomienda a la Red que al momento de realizar la constatación física de los bienes se determine los
activos fijos y bienes que son considerados sujetos a control administrativo.
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53
CUADRO No. 10
Cuenta con procedimientos de control interno para la administración de los
activos fijos?
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 1 5.56
NO 17 94.44
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 10
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ANALISIS DEL CUADRO No. 10.- Una vez realizada la encuesta se puede
determinar que el 94% expresan que no cuenta con procedimientos de
control interno para la administración de los activos fijos, mientras que el 6%
señalan que cuentan con los procedimientos en la institución.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 10.- Se concluye que en las instituciones educativas de intervención de la red no se cuenta con procedimientos de
control interno para la administración de los bienes.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 10.- Se recomienda a la Red que se elabore los procedimientos de control interno para la correcta administración
de los activos fijos.
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55
CUADRO No. 11
En cada institución educativa los bienes de larga duración, se utilizan única y
exclusivamente para fines propios de la escuela?
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE 15 83.33%
FRECUENTEMENTE 3 16.67%
A VECES 0 0
RARA VEZ 0 0
NUNCA 0 0
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 11
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ANALISIS DEL CUADRO No. 11.- Como se puede apreciar en el grafico el
83% de los encuestados manifiestan que en las instituciones educativas los
bienes de larga duración se utilizan únicamente para fines propios del centro
educativo, mientras que el 17% determina que frecuentemente utiliza los
bienes de larga para fines educativos.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 11.- Se puede concluir que los bienes que poseen las instituciones educativas son utilizados exclusivamente para
fines propios de la escuela, aun cuando un 17% no lo hacen.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 11.- Se recomienda que se cuente con un reglamento interno para la administración de los Bienes de Larga
duración y que se determine claramente las responsabilidades de los
custodios de los Activos Fijos.
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57
CUADRO No. 12
Los bienes de la escuela se utilizan para fines personales o particulares?
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
SIEMPRE 1 5.56%
FRECUENTEMENTE 0 0
A VECES 0 0
RARA VEZ 7 38.88%
NUNCA 10 55.56%
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 12
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ANALISIS DEL CUADRO No. 12.- Analizando el resultado de la encuesta
en esta pregunta demuestra que el 56% no utilizan los bienes para fines
personales, mientras que un 39% manifiestan rara vez lo utilizan y el 5%
dicen que siempre utilizan los bienes de la escuela para fines personales.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 12.- Se concluye que los Activos Fijos que son destinados para uso exclusivo y único de la escuela están siendo
utilizados para fines personales o particulares.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 12.- Se recomienda a las autoridades de la Red establecer un adecuado sistema de control interno que
provea las seguridades respecto a la utilización, cuidado, preservación,
traspaso y baja de los bienes.
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59
CUADRO No. 13
Entrega los bienes de larga duración, previo la constatación física y a través
de las actas de entrega recepción respectiva, cuando se realice cambios de
Director del platel educativo.
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 33.33%
NO 0 0%
A VECES 12 66.67%
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 13
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ANALISIS DEL CUADRO No. 13.- Existe falencias en su mayoría de las
instituciones educativas ya que el 67% manifiestan que a veces realizan las
actas de entrega recepción y constatación física cuando existe cambio de
autoridades y en su minoría manifiestan que lo realizan de conformidad a la
ley.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 13.- Se concluye que la mayoría de las instituciones educativas no cumplen con las disposiciones vigentes.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 13.- Se recomienda a las autoridades de la Red cuando exista cambio de autoridades del plantel
educativo realicen las actas de entrega - recepción, actualización del
inventario y la constatación física de los bienes en presencia de las
autoridades de control a fin de evitar problemas posteriores.
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61
CUADRO No. 14
Los Activos Fijos están codificados.
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0%
NO 18 100%
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 14
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ANALISIS DEL CUADRO No. 14.- Los encuestados en forma unánime expresan que no están codificados los activos fijos en los centros educativos.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 14.- se puede concluir que en los
centros educativos de intervención de la red no se ha procedido a la
codificación de los activos fijos, lo cual dificulta el registro y control.
RECOMENDACIÓN DEL CUADRO No. 14.- La Red debe contar con un Reglamento de control interno que norma la codificación establecida para el
control contable y físico de los activos fijos de las instituciones educativas.
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CUADRO No. 15
Que funcionario es responsable de recibir los bienes verificando sus
especificaciones técnicas que consten en los documentos relacionados a:
compra, donaciones, dejando constancia de todo lo actuado en la
correspondiente acta.
INDICADORES FRECUENCIA PORCENTAJE
DIRECTOR DE LA ESCUELA 15 83.33%
PADRE DE FAMILIA 3 16.67%
ALUMNO 0 0%
TOTAL 18 100%
FUENTE: Datos de Investigación en las Instituciones Educativos de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ENCUESTA: 2011 a los señores Directores de los Centros Educativos y el director de la Red Escolar Autónoma Rural De Centros Educativos Comunitarios La Cocha.
ELABORADO POR: Norma Hurtado Tulmo
GRÁFICO No. 15
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ANALISIS DEL CUADRO No. 15.- Como se puede apreciar en el grafico
anterior el 83% de los encuestados dicen que los directores son los
responsables de receptar los bienes, mientras que el 17% manifiestan que
los padres de familia son los responsables.
CONCLUSIÓN DEL CUADRO No. 15.- Se puede concluir que en una mínima parte los encuestados no conocen la responsabilidad que tienen a su
cargo.
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