tesis cuentas por cobrar.pdf

8/20/2019 tesis cuentas por cobrar.pdf

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTALDE LOS LLANOS OCCIDENTALES

“ EZEQUIEL ZAMORA”BARINAS ESTADO BARINAS

SSIISSTTEEMM A A DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS CCOONNTT A ABBLLEESS PP A ARR A A EELL MM A ANNEEJJ OO YY CCOONNTTRROOLL DDEE LL A ASS CCUUEENNTT A ASS PPOORR CCOOBBRR A ARR EENN LL A A EEMMPPRREESS A A

DDEECCOORR A ACCIIOONN CCEERR A AMMIICC A ASS CC.. A A.. ((DDEECCOOCCEECC A A)) EENN EELL MMUUNNIICCIIPPIIOO BB A ARRIINN A ASS – – EESSTT A ADDOO BB A ARRIINN A ASS

Anteproyecto de Trabajo de Grado presentado como requisito paraoptar al título de Licenciado en Contaduría Pública

Autoras: Andueza, BezaidaC.I.N°: V-11.186.183.Bastidas, YenniC.I.N°: V-15.672.031.Portilla, YsmeniaC.I.N°: V-15.968.833.

Tutora: Lcda. María Daniela UviedoProf. Trabajo de Grado: María Rivas

Barinas, Marzo 2010


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CARTA DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR

Yo, Maria Daniela Uviedo , C.I: V- 14.341.972 , hago constar que he leído elanteproyecto del trabajo especial de grado, titulado SSIISSTTEEMM A A DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS CCOONNTT A ABBLLEESS PP A ARR A A EELL MM A ANNEEJJ OO YY CCOONNTTRROOLL DDEE LL A ASS CCUUEENNTT A ASS PPOORR CCOOBBRR A ARR EENN LL A A EEMMPPRREESS A A DDEECCOOCCEECC A A EELL MMUUNNIICCIIPPIIOO BB A ARRIINN A ASS – – EESSTT A ADDOO BB A ARRIINN A ASS, presentado por lasbachilleres, Andueza Bezaida C.I 11.186.183, Bastidas Yenni C.I 15.672.031

y Portillo Ismenia C.I 15.968.833, para optar al título de Licda. En ContaduríaPublica en la Universidad Nacional de los llanos occidentales EzequielZamora Unellez-Barinas.

Acepto asesorar al participante en calidad de tutor, durante la etapa dedesarrollo y presentación del trabajo de grado.

En Barinas, a los 04 días del mes de Marzo del año 2010

Licda. María Daniela UviedoTutor AcadémicoC.I: V- 14.341.972


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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

DE LOS LLANOS OCCIDENTALES“ EZEQUIEL ZAMORA”BARINAS ESTADO BARINAS

CARTA DE APROBACION DEL TUTOR

Yo, María Daniela Uviedo , C.I: V- 14.341.972 , hago constar que he leído el

anteproyecto del trabajo especial de grado, titulado SSIISSTTEEMM A A DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS CCOONNTT A ABBLLEESS PP A ARR A A EELL MM A ANNEEJJ OO YY CCOONNTTRROOLL DDEE LL A ASS CCUUEENNTT A ASS PPOORR CCOOBBRR A ARR EENN LL A A EEMMPPRREESS A A DDEECCOOCCEECC A A EELL MMUUNNIICCIIPPIIOO BB A ARRIINN A ASS – – EESSTT A ADDOO BB A ARRIINN A ASS, presentado por lasbachilleres, Andueza Bezaida C.I 11.186.183, Bastidas Yenni C.I 15.672.031y Portillo Ismenia C.I 15.968.833, para optar al título de Licda. En ContaduríaPublica en la Universidad Nacional de los llanos occidentales EzequielZamora Unellez-Barinas.

Apruebo el Trabajo por considerar que cumple con los requisitos y méritossuficientes para ser sometido a discusión pública y evaluación por parte del

jurado que designe la Comisión de estudios de Pregrado.

En Barinas, a los 04 días del mes de Marzo del año 2010

Licda. María Daniela UviedoTutor AcadémicoC.I: V- 14.341.972


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A AGGRR A ADDEECCIIMMIIEENNTTOO

Deseamos expresar nuestras más sinceras muestras de agradecimiento: Primeramente a Dios por la inteligencia, sabiduría, constancia y

paciencia que nos da al nacer y en nuestro diario vivir, por ser quiense encarga de darnos las fuerza que requerimos para lograr todo loque nos proponemos en la vida.

A nuestros padres y madres por darme la vida y hacerlos merecedores

de este logro que considero nuestro. A todos los profesores de la Universidad que siembra UNELLEZ, porcontribuir grano a grano sus conocimientos impartidos y que lograronen mí captar el sentido de su enseñanza.

Al Sr. Liviano Doganiero, Yosheidy Vázquez, por brindarme esta granoportunidad de realizar el trabajo de investigación en la organizaciónque tan dignamente dirigen por la valiosa labor desarrollada y por sugran apoyo en beneficio de nuestro crecimiento profesional.

A todas aquellas persona que integran el grupo Decoceca, conquienes compartí y labore de manera armoniosa y amena, muchasgracias… Lcdo. Yhon quintero, la Economista Yraima Berrios, la LcdaMaribel Dugarte, Daniela Vargas que me dieron parte de susconocimientos.

Y por supuesto a todos ustedes.

¡Mil Gracias!


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RREECCOONNOOCCIIMMIIEENNTTOO Las cosas que alguien obtiene jamás son gratis ni alguien te las

obsequia, pero detrás de mis frutos se cubren una gran cantidad de personasque me auxiliaron a ser de mi lo que soy en el presente.

Primordialmente a Dios y a la Virgen, ya que sin ellos nadapodemos hacer, es Dios quien nos concede el privilegio de la vida ynos ofrece lo necesario para lograr nuestras metas. Gracias Señor detodo corazón por permitirme estar aquí, por las pruebas que me hacesy que me han permitido crecer como persona y ser humano y mepermiten dar lo mejor de mí. Y a ti Virgencita por interceder pornosotros ante Dios bendita seas por siempre.

A mis padres , Juan José Andueza, Angelina del C, de Andueza M,

por que siempre han estado a mi lado guiándome, apoyándome,aportándome sabios consejos en el momento oportuno. Mil Gracias,por los interminables días de mi ausencia para con ustedes, perotengan siempre presente que esta meta alcanzada también es deustedes Gracias siempre. ¡Los Amo mucho!

A mi Esposo, Hermis O Orellana R. Gracias! por tu larga heincansable paciencia, apoyo, constancia y consideración paraconmigo, por quererme, cuidarme y motivarme, por todo tu cariño,amor, entereza a las largas horas de espera en mi ausencia y porestar hoy a mi lado ¡te amo! ¡Mil Gracias! por ayudarme a lograr estameta.


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A mis hi jos, Orlando Andrés, Andreina del Carmen este logrotambién es de ustedes, Gracias por impulsarme, por tenerlos siempreapoyándome, animándome, fortaleciendo y hasta aconsejándomecomo mis más grandes y sinceros amigos, porque para mi. Eso es loque ustedes son, espero que sigan mis pasos, sueñen lo que quieransoñar, luchen por lo que desean lograr y lleguen hasta la cumbre más

alta, hasta que alcancen sus metas Dios me los Bendiga, me loscuide e ilumine y llene de sabiduría, y que me permita seguirlosguiando por el camino correcto. ¡Los Amo tanto!

A mis hermanos , Neida, Juan, Rodolfo Andueza M. Porque nosmantenemos siempre hermanados y respetuosos unos con los otros,sabemos muy bien que debemos atendernos y querernos siempre. y ati Edwuard Andueza M, aunque no estas físicamente se que desdedonde Dios te haya colocado desde allí estas con nosotroscompartiendo esta felicidad.

Bezaida Andueza.


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RR

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Las cosas que alguien tiene jamás son gratis o alguien se las regala,

pero detrás de mis logros se esconden una gran cantidad de personas queayudaron a ser de mi lo que soy en la actualidad.

Primeramente a Dios, ya que sin el nada podemos hacer, es élquien nos concede el privilegio de la vida y nos ofrece lo necesario

para lograr nuestras metas. Gracias Señor de todo corazón porpermitirme estar aquí, por las pruebas que me hacen crecer comopersona y ser humano y me permiten dar lo mejor de mí.

A mis padres, Enma Gisela Rangel, Antonio José Bastidas Azuaje,por que siempre están a mi lado apoyándome aportándome sabiosconsejos en el momento oportuno. Gracias siempre. ¡Los Amo mucho!

A mi hijo ,Jeampier Anthonio, este logro también es de tuyo, Graciaspor impulsarme, por tenerte siempre apoyándome, alentándome,animando y hasta aconsejándome como mis más sinceros amigos,porque eso eres para mi a pesar de tu corta edad. Espero que sigasmis pasos, sueñes lo que quieras soñar, luches por lo que deseaslograr y llegues hasta la cumbre más alta, hasta que alcancen susmetas Dios me los Bendiga, me los cuide e ilumine y de sabiduría, mepermita seguirlos guiando por el camino correcto. ¡Te Amo tanto!


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A mis hermanas, Nardy Rodríguez, Lisbeth Carolina, pormantenernos siempre unidos y atentos unos con otros, sabemos muybien que debemos cuidarnos y querernos siempre.

Yenni Bastida


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ÍNDICE GENERALPág.

RESUMEN…………………………………………………………………INTRODUCCIÓN................................................................................. 1CAPÍTULO I. EL PROBLEMA.

Planteamiento del Problema.................................. 3Objetivos de la Investigación................................. 5

Objetivos Generales……………………………… 5Objetivos Específicos .......................................... 6

Justificación e Importancia de la Investigación 6 Alcances y Delimitaciones .................................... 7CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO.

Antecedentes relacionados con laInvestigación 9Reseña Histórica…………………………………… 11Bases Teóricas ....................................................... 13Bases Legales........................................................ 32Definición de Términos……………………………. 33Sistema de Variables………………………………. 35Operacionalización de las Variables……………… 36

CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO.Tipo y Diseño de la Invest igación ......................... 38Fase I. Diagnostico………………………………… 40Población y Muestra............................................. 40Técnicas e Instrumentos de Recolección deDatos…………………………………………............... 41Fase II. Factibilidad………………………………… 67

CAPÍTULO IV FASE III: PROPUESTAPresentación………………………………………... 70Justificación………………………………………….. 71Fundamentación…………………………………… 71Objetivo General…………………………………...... 72Objetivos Específico, Misio y Visión…………….. 73Operatividad y Factibilidad………………………. 74

CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 76Bibliografía…………………………………………… 81

Anexos 84


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INDICE DE ITEMSNª PAG.

1¿Considera usted que la eficiencia del Dpto. de cobranzas de(DECOCECA) depende de la tenacidad, control y exactitud con laque se llevan las cobranzas?.............................................................

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2¿Cree usted que en el departamento de cobranza hay un personalcalificado con experiencia para las cobranzas?................................

47

3¿Considera usted que el departamento de cobranza debe tener 2

empleados mas para el manejo de la cartera de clientes?................

48

4¿Cree usted que el proceso de cobranza que se aplicaactualmente en el departamento es apropiado para el control delas cuentas por cobrar en la empresa?..............................................

49

5

¿En la empresa Decoceca existe políticas de cobranzas para dichodepartamento?...................................................................................

50

6¿Conoce la existencia de manuales de los procedimientoscontables en el departamento de cobranza?.................................... 51

7¿Son planificadas las tareas en el departamento de cobranzas? 52

8¿Son cobrados los giros o letras en te de la fecha de suvencimientos?................................................................................... 53

9¿Existe canales de comunicación para notificar a los clientes losestados de cuentas?..........................................................................

54

10 ¿Cree que la inexistencia de una cobranza efectiva constituye unelemento de riesgo para la empresa?...............................................

55

11 ¿El sistema d computación utilizado presenta problemas quedificulta el trabajo de cobranza?....................................................... 56


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12 ¿Al momento que el cliente hace la solicitud de crédito, se llena un

formulario de solicitud?..................................................................... 57

13 ¿Existen requisitos en el departamento de cobranza para elotorgamiento de crédito?.................................................................. 58

14 ¿Son atendidos a tiempo los problemas de cobranza presentadoen los otorgamientos de créditos?................................................... 59

15 ¿Existe políticas para el otorgamiento de créditos a los clientes?.... 60

16 ¿Existe límite de monto para el otorgamiento de créditos?.............. 61

17 ¿Considera usted que aumentarían las ventas si se otorgan mascerditos a los clientes?..................................................................... 62

18 ¿Considera usted que la empresa es flexible para el otorgamientode créditos?...................................................................................... 63

19 ¿Existe provisión para cuentas por cobrar dudosas?...................... 64

20 ¿Cuenta la Empresa Decoceca con descuento por pronto pagosla empresa para los clientes a crédito?.............................................

65

21 ¿Cuenta la empresa con periodos establecidos para efectuar lascobranzas?........................................................................................

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INDICE DE TABLAS

TABLAS ITEMS PAG.


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INDICE DE GRAFICOS

GRAFICOS ITEMS PAG.


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SSIISSTTEEMM A A DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS CCOONNTT A ABBLLEESS PP A ARR A A EELL MM A ANNEEJJ OO YY CCOONNTTRROOLL DDEE LL A ASS CCUUEENNTT A ASS PPOORR CCOOBBRR A ARR EENN LL A A EEMMPPRREESS A A

DDEECCOORR A ACCIIOONN CCEERR A AMMIICC A A CC.. A A ((DDEECCOOCCEECC A A)) EENN EELL MMUUNNIICCIIPPIIOO BB A ARRIINN A ASS – – EESSTT A ADDOO BB A ARRIINN A ASS

Autoras: Andueza BezaidaBastidas YenniPotilla Ysmenia

Tutora: L icda. María Daniela Uviedo Año: 2010

RESUMENEl presente trabajo de investigación tuvo como finalidad plantear la propuesta de un Manual De

Procedimientos Contables Para El Manejo Control De Las Cuentas Por Cobrar En La EmpresaDecoración Cerámica C.A (Decoceca) En El Municipio Barinas Estado Barinas el cual se presenta

como una alternativa para dar respuesta a la problemática existente en la empresa. Es unainvestigación de naturaleza descriptiva, documental y con diseño de campo, la población estuvoconformada por todas las persona que laborar en la empresa objeta de estudio y la muestra lacomprenden (6) personas, el Gerente, la Administradora, Jefe de Créditos , Asistente de Cobranza,Ejecutivo de Cobranzas y Vendedor a Créditos las técnicas metodológicas seleccionadas paraobtener la información, fueron los recursos bibliográfico y la encuestas, el instrumentos derecolección de datos un cuestionario, cuyos itms están relacionados directamente con las variables deestudio y poseen la claridad y cobertura deseada, el instrumento se estructuro en una serie depregunta cerradas, referentes al sistema de procedimientos contables para el manejo y control de las

cuentas por cobrar en el departamentos de cobranza de la empresa, a fin concretar las respuestaspara el análisis de los resultados, los datos fueron transferidos en tablas estadísticos en dondeaparece la frecuencia de las respuestas y los porcentajes respectivos. De los resultados obtenidos sepresenta una serie de conclusiones y recomendaciones las cuales sustentan el propósito que sepersigue con la presenta investigación. Palabras claves: Sistemas de procedimientos Contables Parael Manejo y Control de las Cuentas por Cobrar en La Empresa Decoceca.


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INTRODUCCIÓN

Desde hace algún tiempo la gerencia moderna ha implementadonuevas formas para mejorar los controles en las empresas u organizacionestanto en el sector público como el privado. Por ello es importante tener encuenta, para el desarrollo de toda actividad la adecuada aplicación y

cumplimiento de los sistemas de procedimientos contables para el manejo delas cuentas por cobrar, teniendo en cuenta el vinculo directo con el rumboque debe custodiar la compañía hacia el logro de sus objetivos y metas. Elsistema de procedimientos contables para el manejo de las cuentas porcobrar no puede existir si antes no existen objetivos, metas e indicadores derendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, esimposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su gradode cumplimiento en forma periódica.

Actualmente se ha generado múltiples cambios a nivel económicos ysocial por lo cual surge la necesidad de integrar metodologías y conceptosen todos los niveles de la gerencia, como órgano social autorizado de hacerque los recursos sean productivos en cada una de las áreas administrativas,con el fin del buen desarrollo y desempeño de las actividades a nivel de sercompetitivos y responder a las requerimientos empresariales.

Es importante marcar, que las funciones a seguir incluidas en elSistema de Procedimientos contables para el Manejo de las cuentas porcobrar podrán optimizarse a medida que los procesos sean cada vez másprácticos, lo cual permitirá la resistencia ajustada en la investigación


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permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia de la gestión administrativafinanciera. En tal sentido se desarrollan con el fin de detectar las posiblesfallas y debilidades que presenta, tomando en cuenta que esta se desarrollapor medio de recursos humanos, económicos, tecnológicos y físicos con loscuales se cuenta en el momento de ejecución de los procesos.

La presente investigación se estructuro en tres capítulos:Capitulo I: Contiene planteamiento del problema, objetivos de la

investigación, objetivos generales y objetivos específicos, justificación eimportancia de la investigación, alcances y limitaciones.

Capitulo II: Hace mención al marco teórico donde se incluye losantecedentes de la investigación, Reseña histórica, Bases Teóricas queapoyan a la investigación , Bases Legales, definición de términos,diferenciación de las variables de la investigación y operacionalización de lasvariables .

Capitulo III: Desarrolla lo concerniente al marco metodológico,específicamente al tipo y Diseño de la Investigación, fase I Diagnostico,Población y muestra, Confiabilidad y validación del Instrumentos, técnicas eInstrumentos y Recolección de Datos, la conclusión del diagnostico, Fase IIFactibilidad.

Capitulo IV: comprende la fase III: Diseño de la Propuesta, Propuesta,Justificación, Fundamentación, Presentación, Estructura de la Propuesta,Objetivo General, Específicos, Misión, Visión, Operatividad de la Propuesta,Factibilidad y por ultimo la Propuesta


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Capitulo V: Corresponde al cuerpo de las Conclusiones yRecomendaciones las cuales le dan respuesta a los objetivos de la presentainvestigación

Finalmente se transcriben las referencias de Bibliografías.


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CAPITULO IEL PROBLEMA

Planteamiento del problema

La necesidad que surge día a día, dentro de las organizaciones deaplicar sistemas de procedimientos contables que permitan una adecuada ycorrecta gestión. Con el fin, de crear políticas, normas y planes que exijanun mayor control y manejo de las cuentas por cobrar. Toda empresa debeser administrada de manera que logre obtener insuperables índices deoperatividad y eficiencia.

En el mundo, globalizado existe una gran competitividad en elmercado, es por ello que todas las empresas del país deben estar siempre ala vanguardia de los avances tecnológicos que se presentan cada día, para

así obtener un excelente rendimiento y ligereza en todos los aspectos.

Catacora (2009), indica que en la actualidad, todo proceso contablerequiere de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tiene lossistemas, y como su uso, redunda en beneficios para toda empresa. Esimposible lleva un adecuado control sobre las operaciones y transaccionesfinancieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizadosdesarrollados en las computadoras. Un sistema de información contablesigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado,ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable decosto / beneficio. Es por eso que un sistema contable de cualquier empresaindependientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres


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pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; losdatos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el procesocontable involucra la comunicación a quienes estén interesados y lainterpretación de la información contable para ayudar en la toma dedecisiones comerciales.

Catacora (2009), las cuentas por cobrar son derechos legítimamenteadquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer esederecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y

servicios.

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadasen: Provenientes de ventas de bienes o servicios y No provenientes de ventade bienes o servicios y representan el rubro más importante de los activoscirculantes disponibles en una empresa.

Las cuentas por cobrar representa un rubro de gran significacióndentro de la estructura operativa y generadora de liquidez en cualquierempresa, por tal motivo es de gran importancia que se tenga claro.

Bajo esta premisa se realizaran observaciones y entrevistas enla Empresa Decoración Cerámicas C.A (DECOCECA). En el Departamentode Cobranza a Crédito, para conocer la situación actual en dichodepartamento. De manera que permita visualizar el movimiento efectivo de laempresa y de esta manera determinaremos si es necesario la implantaciónde un sistema de procedimientos contables para el manejo y control de lascuentas por cobrar, para ampliación de la cartera de clientes y permitaotorgar nuevos créditos a los clientes y conocer justo a tiempo los estados


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de cuenta por cobrar de cada cliente moroso con la empresa a la mayorbrevedad, con exactitud y veracidad.

Es por ello que se propone esta investigación denominada sistema deprocedimientos contables para las cuentas por cobrar en DECOCECA, con elfin, de obtener un mayor control, ahorrando tiempo en el cobro a los clientes.

Con la cual se darán respuestas a las siguientes interrogantes:

¿Cuáles son las fortalezas y debilidades que tiene el sistema deprocedimientos contables para el manejo de las cuentas por cobrar enDECOCECA?

¿Cuál es la factibilidad operativa económica - financiera de aplicar unsistema de procedimientos contables para el manejo de las cuentas porcobrar en DECOCECA?

¿Será posible proponer un sistema de procedimientos contables para elmanejo de las cuentas por cobrar en DECOCECA?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Proponer un sistema de procedimientos contables para el manejo y controlde la cuentas por cobrar en la empresa Decoración Cerámicas C.A(DECOCECA) del Municipio Barinas Estado Barinas.


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Objetivos Específicos

- Diagnosticar el sistema de procedimientos contables utilizadoactualmente para el manejo y control de las cuentas por cobrar enla empresa DECOCECA.

- Determinar la factibilidad operativa, económica y financiera de los

sistemas de procedimientos contables para el manejo y control delas cuentas por cobrar en DECOCECA.

- Proponer un sistema de procedimientos contables para el manejo ycontrol de las cuentas por cobrar en DECOCECA.

Justificación e Importancia de la investigación

La importancia de un sistema de procedimientos contables le permitea las empresas u organizaciones desarrollar funciones de una maneraeficaz. Este conjunto de actividades responde a la esencia de losprocedimientos contables.

Con las presente investigación se pretende ofrecer un conocimientomás amplio para que la empresa DECOCECA, en el momento que lo deseepueda hacer mejoras en cuanto al manejo de las cuentas por cobrar serefiere, con la implantación de un sistema de procedimientos contables se


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simplificaran los procesos que se venían realizando, además es un sistema,al cual, solo podrán tener acceso el jefe de cobranza, la administradora y elpropietario de la empresa.

Con un sistema de procedimientos contables para el mejoramiento en elárea de cuentas por cobrar la empresa DECOCECA ahorrará tiempo ytrabajo que podrán utilizar en otros deberes, y se les atenderá a los clientesde manera más rápida, se evitara la utilización de métodos antiguos, laacumulación de documentos, incitara a otras empresas que estén atraídas

por lo fiable y provechoso de un sistema de procedimientos contables y laempresa podrá expandir sus horizontes debido a la agilización en los procedde cuentas por cobrar.

Permitirá trabajar de manera eficaz, debido a que admitirá confeccionarun sistema que ayudara en el registro de los clientes de forma organizada,admitiendo el buen manejo y control de los cálculos de las cuentas porcobrar, sin necesidad de utilizar los métodos antiguos, por otra parte, sepresentará informe detallado para que la empresa prepare sus estadosfinancieros.

Alcances y Delimitaciones

Alcance

La investigación tiene como alcance proponer en el departamento decobranza de la empresa Decoración Cerámica C.A (DECOCECA) un sistemade procedimientos contables para el manejo y control de las cuentas porcobrar, con el fin de constituir un instrumentos basado en los principios de


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contabilidad generalmente aceptado y en las políticas antes establecidas porla organización.

Delimitación

La investigación se delimita al Departamento de Cobranza en la EmpresaDecoración Cerámica C.A (DECOCECA) ubicado en la Avenida industrial,Zona Industrial, Edificio Decoceca, Planta Baja del Municipio Barinas EstadoBarinas.

Para la elaboración de esta investigación se iniciara a partir del mes deoctubre del año 2009 hasta el mes de Febrero del año 2010; con unaduración de cuatro meses (04) aproximadamente.


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CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes Relacionados con la Invest igación

En el proceso de esta investigación se coleccionaron antecedentes,examinando fuentes documentales, las cuales actualmente son consideradasde gran importancia debido al objeto que persigue y que son relevantes en eldesarrollo de esta investigación. En tal sentido se describe algunasinvestigaciones que guardan relación directa o indirecta con el presentetema de estudio.

ACOSTA (2002), en su investigación titulada “Manual de Normas yProcedimientos de Cuentas por Cobrar” de tipo descriptivo apoyado en un

proyecto factible realizado en la Universidad Simón Bolívar Dirección deFinanzas Departamento de Tesorería, cuyo objetivo general del presentemanual es suministrar información de los procedimientos involucrados en elregistro y control de dichas cuentas, generadas por las distintas Unidadesque conforman la Institución y centralizando su cobro en la Sección deCuentas por Cobrar. Todo esto en conformidad con la normativa vigente. Lametodología aplicada fue a través de cuestionarios y entrevistas que permitiódar un diagnostico de la situación que presentaba la Institución al momentode la evaluación.

FERNANDEZ y PETIT (2009), en su investigación descriptiva pararealizar un “Procedimientos De Control Interno de las Cuentas por Cobrar en


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las Empresas de Construcción de la Industria Petrolera. Caso: MunicipioMaracaibo”, El tipo de investigación fue descriptiva de campo, aplicada; eldiseño fue no experimental transaccional descriptivo. Las unidadesinformantes estuvieron conformadas por 15 sujetos del área administración,finanzas y auditoria de estas organizaciones. Se diseño instrumento tipocuestionario de 57 ítems, el cual fue validado por cinco expertos en el área,los niveles de confiabilidad se determinaron a través del calculo delcoeficiente Alfa de Cronbach, obteniendo un valor de 0.91. A través de losresultados obtenidos se pudo identificar los procedimientos administrativos y

contables de control interno aplicados por estas empresas a sus cuentas porcobrar; concluyendo que estas no le dan adecuada operatividad ycumplimiento desde el punto de vista administrativo y contable a losprocedimientos de control interno existentes, ya que no se dispone de unseguimiento y evaluación periódica a su ejecución. (Palabras claves: controlinterno, cuentas por cobrar, procedimientos).

Debido a que toda organización requiere de un sistema deprocedimientos para el manejo de las cuentas por cobrar para vigilar,controlar y administrar todas sus actividades operacionales, estainvestigación le permitirá visualizar a Decoración Cerámicas Barinas C, A(DECOCECA) la importancia de mejorar el sistema de procedimientos quele facilite una adecuada ejecución de las actividades a realizar en cuanto aeficiencia y eficacia.


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Reseña Histórica

Decoración Cerámica, C.A. (DECOCECA), es una sociedad mercantilconstituida por siete (07) Accionistas y domiciliada en la ciudad de Barinas einscrita por ante el Registro de Comercio que por secretaria llevaba el

juzgado Primero de Primera Instancia en lo Civil y Mercantil de laCircunscripción Judicial del Estado Barinas, en fecha 07-03-1.984 bajo el Nº44, tomo II de los libros llevados por ese despacho. Pudiendo establecer

agencias y sucursales en cualquier lugar de la República Bolivariana deVenezuela previo cumplimiento de las normas legales pertinentes, Tendráuna duración según los estatutos de cien (100) años, contados desde lafecha de su presentación en el registro de Comercio. Cuenta con una sedeen la ciudad de Barinas específicamente en la Av. Industrial, Zona Industrialdel Estado Barinas.

Decoración Cerámica, C.A. (DECOCECA). Es una compañía de unagran solidez comercial, que le brinda a nuestro estado un apoyo económico ysocial, contribuyendo al fortalecimiento del aparato productivo del estado.

Actualmente Decoración Cerámica, C.A.(DECOCECA) es llevado porel Registro Mercantil Primero de la misma Circunscripción Judicial, motivadoa la necesidad de cambios y modificaciones de los estatutos Sociales que la

rigen, los mismos fueron hechos por decisión de la mayoría de los socios, enAsamblea General Extraordinaria de Accionistas Nº 31 de la compañía,celebrada en fecha 15-03-2.005, en donde se decidió aumentar el capital dela compañía, venta de acciones por parte de los accionistas modificación delos estatutos sociales, renuncia de la Junta Directiva.


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La compañía Decoración Cerámica, C.A. (DECOCECA) fue creadacon el objeto de la compra, venta, importación y exportación de todo articulopara la construcción de bienes muebles e inmuebles, la explotación del ramode inversiones de capital en cualquier actividad de licito comercio, lapromoción y desarrollo de empresas en cualquier área del comercio, lacompra, venta, administración arrendamiento y todo tipo de negociacioneslicitas sobre bienes muebles e inmuebles. Efectuar en general cualquier otraoperación comercial licita, pudiendo además realizar con personas jurídicas,naturales o entidades publica o privadas, actos jurídicos, negocios ycontratos necesarios para el mejor y cabal funcionamiento de lasoperaciones que constituyen los objetos de la compañía.

Hoy día, Decoración Cerámicas Barinas (DECOCECA), forma partede las alternativas que tiene la colectividad para solicitar la mejor compra yservicio en cuanto a accesoria en decoración de oficinas, hogares,negocios y todos los espacios y ambientes que se deseen decorar.Generalmente son bienes y servicios prestados estrictamente de contado;dándose el caso de la selección de clientes posibles para un financiamientocomo una alternativa de negocio; requiriendo de nuevas estrategias decuentas por cobrar, ameritando un sistema de procedimientos en el manejode las cuentas por cobrar, que permiten dar cumplimiento a un nuevo modelode políticas y tácticas más eficaces y eficientes contribuyendo con el

desarrollo de políticas financieras y económicas que generen mayorsatisfacción , en su diligencia de atención al publico y clientela en general.


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Bases Teóricas

Para apoyar posiblemente el presente estudio, se realizó un tratadoconceptual de las teorías acerca de las variables de estudio, exclusivamenteen cuanto a lo que significa un sistema de procedimientos, cuales son susobjetivos y propósitos y por otro lado, las teorías incluidas en relación a lamateria.

Sistema

Según Catacora (2009), sistema “es un conjunto de elementos,entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributosidentificables que tienen relación entre si, y que funcionan para lograr unobjetivo común”.

Elementos de un sistema

Según Catacora (Ob.cit.), Son piezas individuales relacionadas entre

si.

Atributos Identificables de un Sistema

Según Catacora (Ob.cit.), Constituidos por las característicasindividuales que posee cada elemento.”Es decir los objetivos específicospara los cuales fueron diseñados”. En el caso del modulo de consultas de


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cuentas de un sistema contable, los atributos identificables pueden ser lossiguientes: Restricciones en el acceso de los datos y algoritmos de manejode datos.

Denominado también predicado nominal, aparece en oracionesatributivas con los verbos ser, estar, parecer y otros. Las estructurasidénticas en cuanto a forma, posición y desarrollo en dos o más organismosno plantean dificultades, porque todos los científicos pueden aceptar querepresentan las mismas entidades.

Sistema Contable

Según Catacora (Ob.cit.), Sistema contable “es el eje alrededor delcual se toman la mayoría de las decisiones financieras”. Un sistema contabledebe enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta datosresumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa auna fecha o por un periodo determinado. Un sistema contable debe ser unsistema que este en la capacidad de generar información financiera relevantepara la empresa y no generar informes detallados y extensos, que solo seránde utilidad para los usuarios que trabajen con ese nivel de presentación de lainformación.


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Clasificación de los sistemas de una empresa

Clasificación de los Sistemas Contables

Se presentan dos tipos de sistemas de aplicación en lasempresas:

• El Sistema de Contabilidad por área de Responsabilidad•

El Sistema de Contabilidad de Costos• Sistema Contables Mecanizados.

El Sistema de Contabilidad por Área de Responsabilidad: Es elconjunto de actividades que son llevadas a cabo por un grupo deempleados en la empresa. En este tipo de sistemas la organización

debe establecer metas y objetivos para medir el desempeño. Lasprincipales áreas de responsabilidad que se identifican en unaempresa son las siguientes.

• Producción.• Finanzas Y Control.• Comercial.

El Sistema Contables de Costos: Es un conjunto de elementosrelacionados que producen información referente a todo el proceso


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productivo de una empresa y su valoración. Los objetivos de los sistemascontables de costos son los siguientes:

• Determinación de los costos corrientes.• Planificación de las utilidades futuras.• Análisis de los costos de los bienes o servicios.

El Sistema Contable Mecanizado: Es un sistema basado en la

mecanización de los procedimientos en el área contable, administrativa ofinanciera, basados en el desarrollo y uso tecnológico de las herramientasque suministran información generalizada de todas las actividadescomerciales de la empresa. Los sistemas de información gerencial deben irorientados a suministrar la información de manera sencilla a los usuarios quela requieran, todo sistema mecanizado debe definir ciertos parámetrosbásicos para poner en funcionamiento el sistema administrativo.

Procedimientos Contables

Según Catacora (2009), Procedimientos contables” Son todosaquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para elregistro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los

libros de contabilidad”.

Posibles procedimientos contables que se pueden utilizar para elregistro de las cuentas por cobrar:


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• Registro de la facturación.• Valuación de la cuentas por cobrar.

Ventajas en el Uso de un Sistema de procedimientos Contables

Su importancia radica en que va ser la columna vertebral de todaorganización, debido a que a su alrededor se moverán todos los demássistemas; en vista que centraliza y agrupa todos los movimientos generadospor los subsistemas.

Limitaciones de los Sistemas de Procedimientos Contables

Existe un costo en su diseño elaboración y ejecución queindudablemente debe afrontarse, Exigen una permanente modernizacióndado que la pérdida de vigencia de su contenido conduce en su totalidad ariesgos y limitaciones en función a las capacidades de la maquina, Podríaocasionar costos adicionales no previstos, Resulta difícil definir el nivelóptimo de detalles a efectos de que sean útiles y suficientementemanejables, Su beneficio se ve limitado en función a las capacidades de la

maquina y a los recursos disponibles para su desarrollo.


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Cuentas por Cobrar

Según las Legis Editores (2007) Las cuentas por cobrar” estánformadas por aquellas cuyo origen es generalmente, la venta a crédito debienes o servicios y están respaldadas por la aceptación de una ”factura” porparte del cliente.

Según Gómez (1994), Las “Cuentas por cobrar” serán por cobrar aclientes y deben tener su origen en las ventas a crédito, en las empresascomercio-industriales, o en las prestaciones de servicios a crédito, en lasempresas de servicios.

Según Verenzuela (2001), Las cuentas por cobrar son derechoslegítimos adquiridos por la empresa que llegado el período de ejecutar oejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier clase de bienes oservicios.

Las Cuentas por cobrar son generalmente en grandes cantidades ydeben aparecer como líneas retiradas en el activo circulante en el BalanceGeneral de toda empresa.

Desde el punto de vista contable cuando se habla de “Cuentas porCobrar” se entiende que el monto de la misma constituye lo que nos debeuno o varios clientes por concepto de venta de mercancías o prestación deun servicio. Se puede clasificar de la siguiente manera: Cuentas por CobrarClientes, Cuentas por Cobrar Socios, Cuentas por Cobrar Empleados,Cuentas por Cobrar Subsidiarias y Cuentas por Cobrar Varias.


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Las Cuentas por Cobrar se presentan en el Balance General dentro delActivo Circulante, por lo tanto en esta sólo debe incluirse aquellos saldosque tengan probabilidades de convertirse en efectivo en un año o dentro delciclo normal de operaciones; de esta manera es necesario establecerestimaciones para castigar aquellas cuentas cuyo cobro sean dudosos, enimporte suficiente para soportar las pérdidas por este concepto.

Una característica básica del sistema de procedimientos contables en elmanejo de las cuentas por cobrar debe consistir en la subdivisión o

segregación de funciones es conveniente que:

• La persona que custodia las Cuentas por Cobrar no tenga acceso alefectivo o a los registros contables.

• La sanción y renovación de documentos sea autorizado por escritopor un alto ejecutivo autorizado que no tenga la custodia de losdocumentos.

• La sanción de los documentos no pagados sea aprobado por escritopor funcionarios autorizados como responsables y se adoptenprocedimientos efectivos para un seguimiento posterior de esosdocumentos no pagados.

La valuación de las cuentas por cobrar

Según Catacora (2001), establece en principio que “el monto a serpresentado como cuentas por cobrar debe ser el valor nominal de losdocumentos aceptados por los clientes como créditos otorgados. Esto puedeverse modificado, se considera que algunos clientes incluidos en la carterade los créditos otorgados, no cancelarán sus deudas con la empresa y por


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esta razón, deben efectuarse un estudio y calculo del monto que se estimano se vaya a cobrar a los clientes”.

La valuación también se relaciona con el hecho de que algunosclientes pueden tomar descuentos o bonificaciones, los cuales debenestimarse razonablemente para ser deducidos del saldo de las cuentas porcobrar.

Los créditos que se tengan en monedas extranjera a cargo de clientes

o terceros, deben ser convertidos en moneda nacional a la tasa de cambioque se tenga a la fecha del balance general.

El registro contable en este caso seria así:

XX/XX/XX Ref. Descripción Debe Haber

________ x _________

Cuentas por Cobrar xxxx

Diferencia en cambio xxxx

Para contabilizar el ajuste a las cuentas por cobrar en monedaextranjera a la tasa de cambio del xx/xx/xx.

En el caso de que por alguna razón, la tasa de cambio disminuya, locual es poco frecuente, se deberá efectuar el mismo registro contable, pero

en forma inversa.

Según Gómez (1994), dice que “la extremada competencia en elmundo de los negocios de hoy día, ha hecho del crédito un recursoineludible; al punto de que sin él es muy difícil para una empresa mantener


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un ritmo de ventas suficientemente grande como para poder competir ymantenerse en el mercado. Las ventas a crédito conllevan a una serie deriesgos, que hacen que las cuentas pendientes de cobro no puedanconsiderarse cobrables en su totalidad, o sea, por el total de sus valoresnominales. Todo esto hace necesario que, al valor nominal de las “CuentasCobrar”, se le deduzcan, estimativamente, ciertas cantidades o porcentajes;a fin de asignarles conservadoramente el valor efectivo, que significan parala empresa.

Con esta alternativa se le da cumplimiento al principio delconservatismo, que exige: “No anticipar las ganancias y prever las posiblespérdidas”.

Entre las evaluaciones sustractivas, que habremos de hacer al valornominal de las Cuentas por Cobrar, citaremos las siguientes: Provisión porcuentas incobrables, devoluciones y rebajas en ventas, descuentos porpronto pago en ventas, gastos de cobranza y fletes de ventas (son de muypoco uso en Venezuela).

• La provisión para cuentas incobrables

Tiene doble finalidad primero, evaluar las cuentas por cobrar ysegundo cargar a los gastos del periodo las cuentas que resultenincobrables, originada por las ventas hechas durante el período.


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El registro contable para esta transacción seria:

XX/XX/XXXX Ref. Descripción Debe Haber

________ x _________

Perdida para Cuentas Incobrables xxxx

Provisión para cuentas incobrables xxxx

Para registrar monto que se estima incobrable

• Devoluciones y rebajas en Ventas

En esta cuenta se reflejan aquellos montos por mercancías que sondevueltas por los clientes por inconformidad, por defectos o por cualquierotro motivo y las que reciben algún descuento al momento de venderlas.Dándose una disminución de los ingresos.

El registro contable para esta transacción seria:

XX/XX/XXXX Ref. Descripción Debe Haber

________ x _________

Devoluciones y Rebajas en Ventas xxxx

Debito fiscal xxxx

Cuentas por cobrar xxxx

Para registrar las Devoluciones y rebajas de mcias de los clientes.


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• Descuentos por pronto pago en ventas

Es una iniciativa que la organización le ofrece a sus clientes, paraexhortarle, a que pague lo antes posible, a lo que la empresa deduciría losriesgos del crédito al mínimo. Los gastos generados por esta opción sonperfectamente deducibles del impuesto sobre la renta.

El registro contable para esta transacción seria:x/x/xxxx Ref. Descripción Debe Haber

________ x _________Descuentos por pronto pago en Ventas xxxx

Banco xxxx

Para registrar los descuentos por pronto pago de mcias de los clientes.

• Los gastos de cobranzaNo es más que otro elemento del costo a considerar en la evaluación

de la cuentas por cobrar. Todo servicio de cobro implica una distribución, depagos: al cobrador, vehículos, entre otros. En realidad en Venezuela losgastos de cobranza no tienen mucha atención; ya que ellos están incluidosentre los gastos de administración de la empresa, pero nada impide que enun sistema contable riguroso sean tomados en cuenta.

El registro contable para esta transacción seria:XX/XX/XXXX Ref. Descripción Debe Haber

________ x _________

Gastos de Cobranzas xxxx

Banco xxxx

Para registrar los gastos de cobranzas a los clientes.


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• Los fletes de ventasSi son pagados por el cliente se podrían facturar a parte a su nombre

y son pagados por la empresa vienen a constituir un gasto de ventas. Serianconsiderados contabilisticamente por la empresa cuando se le carguen alcliente junto con la mercancía que se le haya vendido.

El registro contable para esta transacción seria:XX/XX/XXXX Ref. Descripción Debe Haber

________ x _________Fletes en ventas xxxx

Otros ingresos xxxx

Para registrar ingresos por fletes en ventas a losclientes.

Principales rubros de la cuentas por cobrar

Según Catacora (2001), están compuestas por “los derechos que tieneuna entidad por las operaciones que realiza por diferentes conceptos, entrelos cuales están las ventas de bienes y o la prestación de servicios o dineroque se ha entregado a otras partes y sobre las cuales se tienen los derechosde cobro”.

La sección de cuentas por cobra en una empresa típica muestra

generalmente las siguientes partidas: Comerciales, Compañías relacionadaso afiliadas, Funcionarios y empleados y otras.


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• Cuentas por cobrar comerciales

Según Catacora (2001), “La cuenta representa el saldo que se tienepor cobrar a los clientes por concepto de ventas a crédito sin emisión deefectos.” Saldo Normal: Deudor

Se Carga por:

• El valor de la facturación a crédito a los clientes por concepto

de ventas producto de bienes o servicios de objeto principal delnegocio.

• El Valor de las notas de debito envidas a los clientes originadaspor algún concepto derivados de las Ventas.

• El ajuste de diferencias en cambio generadas por facturasdenominadas en moneda extrajera.

• La recuperación de cuentas por cobrar consideradas previa-

mente como incobrables.• El ajuste de diferencias en cambio generadas por facturas

denominadas en moneda extranjera

Se Acredita por:

• Las cobranzas realizadas a los clientes por las facturas emitidas.• El importe de notas de crédito emitidas a los clientes aplicadas a

facturas especificadas.• El Valor de las cuentas que se consideran como totalmente

incobrables, luego de haber agotado los tramites para su cobro.


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• El ajuste de diferencias en cambio generadas por facturasdenominadas en monedas extranjeras.

• Cuentas por Cobrar a Compañías relacionadas o afiliadas

Según Catacora (2001), Las cuentas por cobrar a compañíasrelacionadas o afiliadas “Muestran o reflejan operaciones que realiza unaempresa con otras entidades con las cuales mantienen algún tipo de vinculo

como por ejemplo una participación accionaría o un control común. Lascuentas por cobrar con compañías relacionadas están compuestas al menospor los siguientes conceptos: Ventas de bienes o prestaciones de servicios,prestamos otorgados a empresa relacionadas, transferencias de saldos dediferentes cuentas a través de las cuentas intercompañias”.

Las cuentas por cobrar a compañías relacionadas o afiliadas “El saldo

refleja el monto neto de operaciones realizadas con empresas relacionadas.Saldo normal: Deudor (si el saldo es acreedor, se presenta en el pasivo).

Se Carga por:

• Prestamos, ventas, transferencias de efectivo o cualquierconcepto similar realizado con empresas relacionadas.


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Se Acredita por:

• Cobro, recepción de efectivo o compensación de las cuentaspor cobrar con empresas relacionadas.

• Cuentas por Cobrar a Funcionarios y Empleados

Según Catacora (2001), Las cuentas por cobrar a funcionarios y

empleados” están conformadas por ventas, prestamos realizados, o anticiposotorgados a empleados por gastos a cuenta de la empresa y que no han sidoreportados o relacionados”.

• Las cuentas por cobrar otras

Según Catacora (Ob.cit.), Las cuentas por cobrar Otras” se debe clasificarcualquier otro concepto diferente a los anteriormente explicados, como porejemplo, las siguientes cuentas: reclamos por cobrar al seguro, Crédito fiscaly anticipos a proveedores.

Reglas de presentación en las cuentas por cobrar

Según Catacora (Ob.cit.), parten de la evaluación de varios aspectosrelacionados con los documentos de crédito: Disponibilidad para surealización en el corto o largo plazo, Origen de los créditos, es decir, si sonotorgados a clientes por ventas o servicios prestados o si son créditos por


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otros conceptos, Monedas en la cual se encuentra denominado el crédito yRestricciones sobre los créditos que se tienen.

Control Interno de las Cuentas por cobrar

Cuando hablamos de control interno de las cuentas por cobrar, nosreferimos a todos a aquellas revisiones que se haga dentro de unaorganización, con el fin de vigilar, supervisar , dirigir y lograr alcanzar los

objetivos propuestos en una empresa prospera y con miras al desarrollo acorto mediano y largo plazo.

Según Gómez (1994), Las cuentas por cobrar “representan underecho próximo a hacerse efectivo y, de no cobrarse, ello automáticamenteoriginará una perdida para la empresa; lo cual ha de evitarse a toda costa.Para ello se hace imperativo un control efectivo de las mismas; el cual puede

lograrse observando los siguientes aspectos: Reducción de los riesgos antesde conceder el crédito, Vigilancia de las cuentas por cobrar y Evitar losfraudes.

• Reducción de los Riesgos antes de Conceder el crédito: Investigamospreviamente la capacidad crediticia del futuro cliente ya seadirectamente por la misma empresa, o acudiendo a organizacionesespecializadas en este tipo. Si se trata de una empresa con firmaregistrada, es posible estudiar sus estado financieros; los cualespueden verse en le “Registro Mercantil” de su localidad.


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• Vigilancia de las Cuentas por cobrar: En el sentido de activar lacobranza, al vencimiento de las mismas. La cobranza sistemáticareduce el riesgo considerablemente. Tal vez convenga enviarmensualmente un estado de cuenta a cada cliente, a titulo derecordatorio, sin que ello implique una cobranza directa ”No existenmalos pagadores, sino malos cobradores”.

• Evitar los Fraudes: En relación, a las comprobaciones internas han decomenzar con la investigación de las mercancías que salen como

vendidas, corresponden a las cantidades especificadas, en cuanto aprecios, calidad y cantidades. Es posible que una empresa venda uncierto número de unidades de una mercancía y que la nota dedespacho sea hecha por una cantidad mayor; con lo cual el cliente, encombinación con el despachador, podría sacar mayor cantidad demercancías que la comprada. Aquí se hará necesaria la intervenciónde una tercera persona que supervise la operación, y que sea

diferente a quien factura y a quien despacha.

Por otra parte, las facturas deben ser registradas y revisadascuidadosamente, en cuanto a cantidades, unidades, sumas y demáscálculos. De toda factura tienen que quedar, por lo menos, dos copias dentrode la empresa; las cuales han de remitirse a departamentos y/o personasdiferentes: Una copia a la persona encargada de cobrarlas y otra aldepartamento de contabilidad.


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Con respecto al control de las Devoluciones y rebajas en ventas esmuy importante que se encargue otra persona o departamento diferente al decobranzas y contabilidad. Ya que puede prestarse para manejos dolosos.

Fases de Control Interno de las Cuentas por Cobrar

De acuerdo a la antigüedad de las cuentas por cobrar , se debeinvestigar ampliamente las cuentas declaradas incobrables

considerando las posibilidades de cobro futuro Solo personas autorizadas deben ser quienes hagan la declaración deincobrables o emiten una nota de crédito enumerada.

Se debe preparar estados de cuentas a los clientes mensualmente yque sean conformados por ello y preparados por un encargado que notengan acceso al control de los ingresos, ni a los créditos.

Por cada despacho que se haga deben quedar el respaldo de unafactura y contabilizarse de inmediato.

La concesión de créditos no debe estar vinculada al departamento deventas, cajeros, contadores de cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar solo deben ser para clientes, provenientes delas ventas o servicios prestados. Cualquier otra partida debe serapartada.

Procesos de cobranzasEl administrador:

De las cuentas por cobrar se encarga del control de los chequesdevueltos.


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Ingresara en el libro auxiliar de cuentas por cobrar los chequesdevueltos por El banco para su gestión y control

Enviara ala unidad correspondiente un listado de los chequesdevueltos para que entregue el resumen a la empresa.

Llenara un reporte semanal de cobro de cheques devueltos. Llamara al cliente para la reposición de cheques devueltos. Realzará el cobro de gastos administrativos por cheques devueltos .

Flujograma

Representación gráfica de la continuación en que se realizan lasoperaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, endonde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), olos puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacióndescrita. Igualmente, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizadosen cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en

el sistema de procedimientos, brinda una descripción clara de lasoperaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejableel empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

Bases Legales

La presente investigación se apoyó bajo un conjunto de normas oleyes que se mencionarán a continuación: Constitución de la RepúblicaBolivariana de Venezuela, Ley Orgánica del Régimen Municipal, Código deComercio Vigente, Ley de Mercado de Capitales Vigente.


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- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1.999),Decretada en gaceta oficial numero 5453 Extraordinaria de fecha24-03-2000. Capitulo VII De los derechos Económicos. Art.112,115, 116,118.

- Código de Comercio Vigente de la Republica Bolivariana deVenezuela, según gaceta extraordinaria Nº 475, del 26-06-1955.Art. 9, 180, 244, 249, 293, 275, 280, 281, 309, 311

- Ley de Mercado de Capitales vigente según Gaceta Oficial N°36.565 DE FECHA 22-10-1998. Sección Tercera de los Asesoresde Inversión Art. 84, 85.

- Ley Orgánica del Régimen Municipalsegún Gaceta Oficial de laRepública de Venezuela Nº 38.421 del 21-04-2.006. Art. 201, 202,203, 204.

Definición de Términos

Actividades: conjunto de tareas u operaciones de una persona oentidad.

Control Interno:Conjunto de métodos y procedimientos coordinadosque adoptan las dependencias y entidades para salvaguardar sus recursos,verificar la veracidad de la información financiera y promover la eficiencia deoperación y el cumplimiento de las políticas establecidas. El control internoes una acción eminentemente de carácter preventivo y correctivo.


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Costos: Cantidad que se da o se paga por algo.

Cuentas por Cobrar: son acreencias a favor de la empresa .

Efectividad: ejecutar, realizar, llevar a cabo a través de métodos elcumplimiento al ciento por ciento de los objetivos planteados.

Eficacia: Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los

recursos disponibles en un tiempo predeterminado. Capacidad para cumpliren el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos.

Eficiencia: Facultad para lograr un efecto deseado. Uso racional de losmedios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado; es elrequisito para evitar o cancelar dispendios y errores. Capacidad de alcanzarlos objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles y

tiempo, logrando su optimización.

Procedimiento: método, operación o serie de operaciones con que sepretende obtener un resultado.

Producción: Proceso por medio del cual se crean los bienes y servicioseconómicos. Es la actividad principal de cualquier sistema económico queestá organizado precisamente para producir, distribuir y consumir los bienesy servicios necesarios para la satisfacción de las necesidades humanas.

Sistema: Conjunto de procesos o elementos interrelacionados con un mediopara formar una totalidad encauzada hacia un objetivo común.


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Sistema de Variables

Basándose en la definición de Pérez (1997), la variable “es cualquiercaracterística o cualidad de la realidad que es susceptible de asumirdiferentes valores. Las variables pueden ser cuantitativas y cualitativas,continuas o discretas”. De acuerdo a lo expuesto estas pueden variar,aunque para un momento determinado que se considere pueda tener unvalor fijo. Las variables transforman valores abstractos a términos concretos,observables y mediales, es decir dimensiones e indicadores.

Representa la Descripción de los principales aspectos amplios delestudio en cuestión sobre los cuales se indaga siendo estos los elementosmedibles o estimables para el análisis de los datos que permitiránseleccionar con mayor efectividad las técnicas y los registros desarrollados;permitiendo mantener la direccionalidad e intencionalidad de lainvestigación. Una variable es un aspecto o dimensión de un objeto o una

propiedad de estos aspectos o dimensiones que adquieren distintos valores ypor lo tanto varía su función dentro de la investigación.

Las variables se clasifican en variable independiente y variabledependientes

En esta investigación las variables son:Independiente: es el sistema de procedimientos contableDependiente: son las cuentas por cobrar.


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OPERACIONALIZACION DE LAS VARIABLES

La operacionalización de las variables es un paso importante en eldesarrollo de la investigación. Consiste en definir las variables teóricas entérminos de variables empíricas, si las variables no se operacionalizan no esposible someterlas a prueba.


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CUADRO N ° 01OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES

Objetivos Generales: Proponer un sistema de procedimientos contables para el manejo y conpor cobrar en la empresa Decoración de Cerámicas Barinas C.A. (DECOCECA) del Municipio Bari

Fuente: (Las autoras)

Variable Definición Conceptual Dimensión In

Sistema deprocedimientoscontables

Conjunto de procedimientos por parte de laempresa para comprobar la eficiencia de laadministración en el manejo y control en eldepartamento de cobranza

Manejo

Control

EficienciaPersonal CalifiN° de personal

ProcesoPolíticas de cobManual de contablesPlanificación cFecha de venciComunicaciónRiesgoSistemaRegistro

Cuentas porcobrar

Es el otorgamiento de créditos comercial aclientes por tiempo prudencial. Estaformadas por cuyo origen es generalmente,la venta a crédito de bienes o servicio yestán respaldado por la aceptación de“Factura” por parte del cliente

Crédito

Tiempoprudencial

RequisitosOtorgamientosPolíticas de créLimitesVolumen de veFlexible

Provisión cuenDescuentoPeriodo


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CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

En el vigente capitulo se especifica el marco de la investigación, Arias(2006), define la investigación “como un proceso metódico y sistemáticodirigido a la solución de problemas o preguntas científicas, mediante laproducción de nuevos conocimientos, los cuales constituyen la solución orespuestas a tales interrogantes”.

Tipo y Diseño de la Investigación

La investigación objeto de estudio por su naturaleza es de campo tipofactible descriptiva, por cuanto permite a partir de los resultados obtenidos;

describir e interpretar la información recolectada sobre el problemaplanteado, a través del desarrollo de la misma se presentarán larecomendaciones de un sistema de procedimientos contables para lograr unmanejo y control adecuado de la cuentas por cobrar en DecoraciónCerámicas C.A Barinas.

La investigación Factible “Es la que permite la elaboración de unapropuesta de un modelo operativo viable, o una solución posible, cuyopropósito es satisfacer una necesidad o solucionar un problema. Losproyectos factibles se deben elaborar respondiendo a la necesidadespecífica, ofreciendo soluciones de manera metodológica.


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Es así que el proyecto factible consistirá en la investigación,elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viablepara solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organización ogrupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas,tecnologías, métodos o procesos.

Para Sabino (2002), la investigación descriptiva es “como el hechoque radica en describir algunas características fundamentales de conjuntoshomogéneos de fenómenos. Las investigaciones descriptivas utilizan criterios

sistemáticos que permiten poner en manifiesto la estructura o elcomportamiento de los fenómenos en estudio, proporcionando de ese modoinformación sistemática y comparable con la de otras fuentes”.

Con respecto al diseño Sabino (Ob.cit.), lo define como “un modelo deverificación que permita constatar hechos con teorías y su forma, es la deuna estrategia o plan general que determina las operaciones necesarias parahacerlo”. De allí que, el estudio se apoyó en un diseño de campo por cuantose recolectaron datos en el lugar donde se realizan los acontecimientos.

Para el mismo autor, “en los diseños de campo los datos de interésse recogen en forma directa de la realidad, mediante el trabajo concreto delinvestigador y su equipo”. De acuerdo a la definición el diseño de campo esuna investigación que permite tener el contacto directo con el objeto deestudio.

El estudio según los objetivos se efectúo en tres fases para así facilitarel desarrollo del mismo:


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Fase I: El Diagnóstico: se basó en la realización de una exploración paraconocer el sistema de procedimientos contable actualmente utilizado para elmanejo y control de las cuentas por cobrar en la Empresa DecoraciónCerámica C.A ubicada en Barinas Estado Barinas.

Población y Muestra

PoblaciónSegún Tamayo y Tamayo (1997), la población es “la totalidad del

fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen unacaracterística común, la cual se estudia y da origen a los datos de lainvestigación”.

La población en este estudio esta conformado por todo el personal deDecoración Cerámica C.A

MuestraSegún Pérez (1997), Muestra “Es tomar una porción o parte de la

población como representación de esa población.” Desde un punto de vistamatemático se dice que una muestra es aquella en la cual cada posiblecombinación de “n” elementos de la población tiene la misma probabilidadde ser seleccionado.

Por tal motivo para lograr examinar la información y orientar a laorganización a una adecuada administración de un Sistema deProcedimientos Contables para el manejo de las Cuentas por Cobrar enDecoración Cerámicas Barinas, la población estuvo representada por (06)personas, el Gerente, La Administradora, Jefe de Créditos, Asistente deCobranzas, Ejecutivo de Cobranzas y Vendedor a Crédito que labora en el


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Departamento de cobranzas a crédito en Decoración Cerámicas Barinas, lascuales fueron objeto de una entrevista que se realizó con el propósito deobtener información más detallada en cuanto al manejo de las cuentas porcobrar. De acuerdo a las características que presenta la población, pequeñay finita se trabajó con la totalidad de esta por lo tanto no se utilizaron criteriosmuéstrales.

Técnicas de Recolección de Datos

Expresa Sabino (2002), un instrumento de recolección de datos es, enprincipio, “cualquier recurso del que se vale el investigador para acercarse alos fenómenos y extraer de ellos información”.

Las técnicas e instrumentos de recolección de datos son todasaquellas instrumentos que le permiten al investigador acercarse al objeto deestudio, y así conseguir la información de interés, entre esta la observacióndirecta la cual se utilizo en la presente investigación.

Las técnicas en las que se incurrió para la recolección de toda lainformación necesaria para el desarrollo de esta investigación fueron lassiguientes:

Observación directa: mediante la cual se obtuvo una visión masclara del problema y se determino la situación real de la empresa.

En la observación directa, según Sabino (Ob.cit.), “puede actuarse consuma flexibilidad, recogiendo solo aquellos datos que van apareciendo,


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anotando las impresiones generales que causan los sucesos de una maneraespontánea y poco organizada”.

La observación directa es flexible porque permite al investigadorrecolectar datos de su interés en la medida en que aparecen, escribiendotodos los aspectos sobresalientes que originan los sucesos de forma naturale informal. Esta importante técnica de recolección de la información se aplicóa la investigación con el propósito de brindarle al personal confianza en latoma de los datos que se realizó en la visita hecha a la compañía donde se

observó la cantidad de propiedad, planta y equipo que es usado a diario enlas operaciones de la misma. Como instrumento de recolección deinformación se llevó a cabo una entrevista estructurada.

Entrevista: de igual manera se empleo la técnica de la entrevista ycomo instrumentos una guía de entrevista. La realizamos en las instalacionesde la empresa en mención, donde se destacaron las características mássobresalientes de las cuentas por cobrar.

Las entrevistas estructuradas utilizan preguntas estandarizadas. Elformato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; laspreguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquierrespuesta que opine adecuada. Consiguen objetar por completo con suspropias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas seproporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar.Todas las personas que responden se basan en un mismo conjunto deposibles respuestas.

Entre las ventajas que tiene este tipo de Entrevista, se mencionan:


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La investigación es más factible de procesar, facilitando elanálisis comparativo.

El entrevistador no requiere estar entrenado arduamente en latécnica.

Hay equilibrio en la información lograda.

Entre las desventajas se tienen:

Es comprometido obtener información confidencial. Se restringe la posibilidad se ahondar en un tema que brote

durante la Entrevista.

Se consigue señalar que la ventaja notable de la entrevista reside enque son los mismos actores sociales quienes proporcionan los datos relativosa su conducta, opiniones y expectativas, cosas que son casi imposibles

observar desde afuera. Por tal razón, se puede testificar, que la entrevista noestructurada le permite al investigador realizar más que un cuestionario conpreguntas y respuestas, una conversación más amena, dinámica y menossevera con la persona que proporciona la información.

Instrumentos de Recolección de Datos

Se diseño un cuestionario compuesto por preguntas cerradas, quecontiene respuestas dicotómicas (SI-NO). La aplicación de un cuestionariode preguntas cerrad es ventajosa, porque presenta a los entrevistados lasposibilidades de respuesta sin que tengo que redactar, otra de las ventajasson el ahorro de tiempo, la fácil codificación y preparación de sus análisis.


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El cuestionario esta dirigió a las (06) personas que laboran en eldepartamentos de cobranza y consta de 21 preguntas.

Confiabilidad del Instrumento

Según Hernández y otros (2000) señala que: Existen diversosprocedimientos para calcularla confiabilidad de un instrumento de medición.

Todos utilizan formulas que proceden coeficientes de confiabilidad. Estoscoeficientes pueden oscilar entre 0 y 1 donde el coeficiente de 0 significanula la confiabilidad y 1 representa un máximo de confiabilidad (confiabilidadTotal).Entre más se acerque el coeficiente a cero (0), hay mayor error en lamedición. Para la confiabilidad se determino a través del coeficiente deCronbach. De acuerdo al resultado obtenido, se infiere que la escala deactitud es confiable en un 0,61 lo cual indica que los ítems tienen unaconsistencia alta en consecuencia se puede aplicar.

Validación del Instrumento

La validez se refiere al grado en que un instrumento realmente mide lavariable que pretende medir. Para determinar esta característica puede teneren cuenta diferentes tipos de evidencias relacionadas con el contenido, el

criterio, entre otras; el investigador debe seleccionar el tipo o lostipos de contenidos que más le convenga, previa documentación a lasfuentes metodológicas. La validez del contenido se determina de laaplicación del instrumento mediante el juicio de expertos, con la colocaciónde (2) especialistas en diseño de instrumento (profesionales relacionados en


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la temática que se investiga, en el trabajo escrito se debe indicar la profesiónde cada uno) La Licda Marta Cuenca y el Licdo. José Martínez. Y un (01)metodólogo, el Sociólogo Daniel Vegas a los cuales se le entrego fotocopiadel planteamiento del problema, objetivo general y especifico de lainvestigación, la operacionalización de las variables, para determinar laclaridad, la congruencia de las preguntas del instrumento y si mediar que sepretenda medir la investigación

Técnicas y Análisis de Datos

Para el análisis e interpretación de los datos se emplearon las técnicaspropias de estadística descriptiva, por cuanto el análisis e interpretación delos datos se efectuó tomando como punto de referencia la tendenciaporcentuales de la respuesta mas significativas en relación a la percepciónde lis sujetos de estudio sobre el sistema de procedimientos contable para elmanejo y control de las cuentas por cobrar, representados en lasenumerados de los ítems del instrumentos de recolección de datos.

Aplicado el instrumento de datos se representaron en cuadro, en dondese indicaron los índices porcentuales y luego se realizaron gráficos de torta,a fin de visualizar con mejor claridad los resultados de la investigación.


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ITEM Nº 01. ¿Considera usted que la eficiencia del Dpto. de cobranza de(DECOCECA) depende de la tenacidad, control y exacti tud con la que sellevan las cobranzas?

Tabla Nº1Categoría F %

SI 6 100NO 0 0Totales 6 100

Fuente: Item Nº 1 del Instrumento Aplicado

Grafico Nº1

¿Considera usted que la eficiencia del Dpto. de cobranzas de (DECOCECA)depende de la tenacidad, control y exactitud con la que se llevan lascobranzas?

Fuente: Tabla Nº1.

Análisis: Los resultados arrojan que un 100% de los entrevistadosconsideran que la eficiencia del departamento de cobranzas depende de latenacidad, control y exactitud con lo que se lleva la cobranza, para tenermejor manejo en las cuentas por cobrar, esto nos indica que la eficiencia esuna herramienta fundamenta para la gerencia para la toma de decisión.

Grafico Nº 1

SI

100%

NO

0%

SI

NO


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ITEM Nº 02 ¿Cree usted que en el departamento de cobranza hay unpersonal calificado con experiencia para las cobranzas?

Tabla Nº2Categoría F %



Grafico Nº 2.

¿Cree usted que en el departamento de cobranza hay un personal calificadocon experiencia para las cobranzas?

Fuente: Tabla Nº 2.

Análisis: Los resultados arrojan que un 100% de los entrevistadosconsideran que no hay un personal calificada y con experiencia para elmanejo de las cuentas por cobrar, lo que indica que el proceso de cobranzano tiene la eficacia suficiente para la cobranza porque retrasa las cobranzas.

Grafico Nº 2

SI

0%

NO

100%

SI

NO


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ITEM Nº3¿Considera usted que el departamento de cobranza debe tener2 empleados mas para el manejo de la cartera de clientes?


Grafico Nº 3.¿Considera usted que el departamento de cobranza debe tener 2 empleadosmas para el manejo de la cartera de clientes?


Análisis: Respecto a los resultados obtenidos en el ítems 3, sepercibe que el 66,67% de los entrevistados consideran si se debe tener mas

personal en el departamento de cobranza para un mejor manejo de la carterade cliente, pero un 33,33% de los entrevistados consideran que no, estoindica que la empresa cada día crece mas y de igual manera la cartera decliente por lo tanto hay que tener mas personal para poder cumplir con losobjetivos de la organización

Tabla Nº 3Categoría F %

SI 4 66,67NO 2 33,33Totales 6 100,00

Grafico Nº 3

SI

67%

NO

33%SI

NO


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ITEM Nº4¿Cree usted que el proceso de cobranza que se aplicaactualmente en el departamento de cobranza es apropiado para elcontrol de las cuentas por cobrar en la empresa?




Grafico Nº 4.¿Cree usted que el proceso de cobranza que se aplica actualmente en eldepartamento de cobranza es apropiado para el control de las cuentas porcobrar en la empresa?

Fuente: Tabla Nº 4

Análisis: Referente a los resultados obtenidos por los sujetosentrevistados, se observa que según el 100% consideran que el procesoactualmente aplicado en el departamento no es el apropiados.

Grafico Nº4

SI

0%

NO

100%

SI

NO


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ITEM Nº5¿En la empresa Decoceca existen políticas de cobranzas paradicho departamento?




Grafico Nº 5¿En la empresa Decoceca existen políticas de cobranzas para dichodepartamento?


Análisis: Los resultados demuestran que un alto porcentajerepresentado por el 100% de los entrevistados indicaron si existen políticas

de cobranzas para el departamento lo único es que no están plasmada enningún lado, solo lo tienen por conocimiento.

Grafico Nº 5

SI

100%

NO

0%

SI

NO


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ITEM Nº6¿Conoce la existencia de manuales del procedimientoscontables en el departamento de cobranza?

Tabla Nº 6Categoría F %SI 0 0NO 6 100Totales 6 100


Grafico Nº 6.¿Conoce la existencia de manuales de procedimientos contables en eldepartamento de cobranza?


Análisis: El 100% de los entrevistados manifestaron que no existe unmanual de procedimientos contables para el mejor control de las cuentas porcobrar, lo que denota la gran necesidad de elaborar un sistema de

procedimientos contables para el control y manejo de las cuentas por cobraren la empresa.

Grafico Nº 6

SI

0%

NO

100%

SI

NO


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ITEM Nº 7¿Son planificadas las tareas en el departamento de cobranza?




Grafico Nº 7.¿Son planificadas las tareas en el departamento de cobranza?


Análisis: El 100% de la población entrevistada manifiestan que eldepartamento de cobranzas a crédito no planifica las tareas cobranzas. Loque indica que sin la planificación el proceso de cobranza no es eficiente

porque la información de los estados financieros no precisa.

Grafico Nº 7

SI

0%

NO

100%

SI

NO


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ITEM Nº 08¿Son cobradas los giros o letras ante de la fecha de suvencimiento?


SI 1 16,67NO 5 83,33Totales 6 100,00


Grafico Nº

tesis cuentas por cobrar.pdf

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