tema2 relaciones avz

Índice

INDICES Y RELACIONES ...................................................................................................................... 3

1. ÍNDICES .......................................................................................................................................... 3 1.1. Modificar un índice ................................................................................................................ 4 1.2. Clave principal ....................................................................................................................... 5

2. RELACIONAR TABLAS ....................................................................................................................... 5 2.1. Tipos de relaciones ............................................................................................................... 5 2.2. Definir relaciones ................................................................................................................... 6 2.3. Modificar una relación existente .......................................................................................... 13 2.4. Eliminar una relación existente ........................................................................................... 13 2.5. Diseño de la ventana de relaciones .................................................................................... 14 2.6. Informe de relación .............................................................................................................. 18

Tema 2. Índices y relaciones

C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547

[email protected]_www.ticsyformacion.com

Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa

Tel. 943830230_Fax 943830233

[email protected]_www.lombokdesign.com

3

Indices y relaciones

En este tema se describe el modo de crear índices en las tablas por uno o varios campos y de la

importancia de las claves principales para poder establecer relaciones entre tablas con

integridad referencial.

1. Índices

Un índice es una ordenación interna que se realiza en una tabla atendiendo a uno o más

criterios. Cuando esa ordenación es por un solo campo se asocia a la propiedad Índice de ese

campo.

Los índices pueden ser con duplicados y sin duplicados. En el primer caso permite la repetición

de datos en ese índice. En el segundo caso impide que se puedan repetir datos en ese índice.

Si el índice atiende a más de un criterio de ordenación es preciso crearlo desde la ventana de

índices, a la que se accede desde la vista Diseño de la tabla.

Sitúe el cursor en la primera columna y escriba el nombre que dará a ese índice. En la segunda

columna seleccione el campo que empleará como primer nivel de ordenación, indicando en la

tercera si ese orden será ascendente o descendente.

En la fila inmediata siguiente, seleccione en la segunda columna el campo que empleará como

segundo nivel de ordenación,… y así los que precise hasta un máximo de 10 niveles.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


4

Sitúe el cursor en el nombre del índice para modificar sus propiedades en el panel inferior:

Principal: Si lo establece en Sí, será clave principal de la tabla.

Única: Si lo establece en Sí no permite duplicar la información contenida en los campos que

forman parte del índice.

Ignorar Nulos: Si lo establece en Sí, los registros con valor Nulo son excluidos del índice.

1.1. Modificar un índice

Para modificar un índice, ya sea para añadir algún campo como nivel de ordenación o para

eliminar alguno o bien modificar alguna de sus propiedades, debe estar en la vista diseño de la

tabla y mostrar la ventana de índices.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


5

Si hace clic con el botón derecho del ratón sobre un selector mostrará el menú contextual para

Insertar filas o Eliminar filas

Para eliminar un índice debe seleccionar todas las filas que haya utilizado para su definición y

pulse la tecla SUPR.

1.2. Clave principal

Es el índice formado por uno o más campos (columnas) cuyo valor o valores identifican de

manera única cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y

debe tener siempre un índice único. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con

otras tablas.

Seleccione el campo o campos que desee definir como clave principal y pulse el botón derecho

del ratón. En el menú contextual seleccione Clave principal.

O también utilizando el comando Clave principal de la ficha Diseño.

2. Relacionar tablas

Se crea una relación entre tablas para establecer el modo en que se han de combinar los

registros de diferentes tablas, lo que permitirá trabajar con datos de diferentes tablas de forma

conjunta. Para relacionar dos tablas deben tener campos coincidentes, no en el nombre pero sí

en el tipo de datos.

Para relacionar dos tablas los campos coincidentes deberán cumplir:

Que tengan el mismo tipo de datos

Que tengan el mismo tamaño

Que almacenen el mismo concepto

En el caso de un campo Autonumérico se puede relacionar con un campo numérico entero largo.

2.1. Tipos de relaciones

Se pueden dar diferentes tipos de relación, dependiendo de los resultados que desee obtener.

Uno a uno

Es una relación poco frecuente, puesto que un registro de la primera está conectado con un sólo

registro de la 2ª tabla, y un registro de la 2ª con un solo registro de la 1ª. Todo esto indica que se

pueden tener todos los datos en una única tabla.

Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte

de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un

subconjunto de la tabla principal.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


6

Ejemplo: Tabla de trabajadores de una oficina y tabla de trabajadores de esa oficina que juegan

en la lotería de Navidad –con la cantidad jugada-.

Relación uno es a varios

Es la relación más frecuente, donde un registro de la primera está conectado a varios registros

de la 2ª, y un registro de la 2ª con un solo registro de la primera.

Ejemplo: Tabla de CONDUCTORES y tabla de VIAJES realizados. Un conductor ha podido

realizar varios viajes. Pero a cada viaje le corresponde un solo conductor.

Relación varios a varios

En una relación de este tipo, un registro de la tabla A puede tener muchos registros coincidentes

en la tabla B, y viceversa.

Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla –tabla de unión- cuya clave

principal consta al menos de dos campos: las claves externas de las tablas A y B.

Ejemplo: CURSOS y ALUMNOS, en un curso participan varios alumnos y al mismo tiempo un

alumno puede realizar varios cursos. La tabla que se precisa es la de ASISTENTES donde se

incluye el código del curso y el código de cada alumno que participa.

2.2. Definir relaciones

Para definir relaciones, debe mantener cerrados todos los objetos de la base de datos (tablas,

formularios, …). Utilice el comando Relaciones de la ficha Herramientas de base de datos

Agregue las tablas que vaya a relacionar y cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


7

Al arrastrar el campo coincidente de una tabla hasta el campo coincidente de la otra tabla

En el cuadro de diálogo que muestra aparece en la parte inferior el tipo de relación que detecta,

si aparece Uno a varios será porque el campo común de la primera tabla es clave principal en

ésta, y el campo común en la otra tabla no lo es. (Podría seleccionar más de un campo en cada

tabla). Una seleccionado el modo de establecer la relación, pulse el botón Crear y cuando cierre

la ventana de relaciones guarde los cambios.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


8

Integridad referencial

Es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para asegurar que las relaciones entre los

registros de las tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan o cambian los datos

relacionados de forma accidental. Active la casilla para aplicar integridad referencial para esta

relación, aunque sólo será posible si:

El campo o campos coincidentes de la tabla principal es una clave principal o tiene un

índice único.

Ambas tablas están almacenadas en la misma base de datos de Access.

Desactive esta casilla de verificación para permitir cambios en las tablas relacionadas que

rompan las reglas de integridad referencial.

Actualizar en cascada los campos relacionados, active esta casilla para actualizar

automáticamente los valores del campo común en los registros coincidentes de la tabla

secundaria, cuando cambia un valor el campo común en la tabla principal.

Tras realizar el cambio del código 1 por el código 10 en la tabla CURSOS

Desactívela para impedir que se realicen cambios en un valor del campo común de la tabla

principal, cuando tiene registros coincidentes en la tabla secundaria.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


9

Si ese registro de la tabla principal no tiene coincidentes por el campo común, en la otra tabla sí

puede realizar cambios.

Eliminar en cascada los registros relacionados, active esta casilla para que cuando elimina un

registro en la tabla principal elimine automáticamente los registros coincidentes de la tabla

secundaria.

Desactívela para impedir que se eliminen registros de la tabla principal que tengan registros

coincidentes en la tabla secundaria.

Si ese registro de la tabla principal no tiene coincidentes por el campo común, en la otra tabla, sí

puede eliminarlo.

El resultado de combinar dos tablas con integridad referencial y con un tipo de relación uno a

varios se representa del modo siguiente:

Tipo de combinación

Controla el tipo de combinación que desea utilizar de forma predeterminada cuando cree

consultas basadas en las tablas relacionadas.

Se puede elegir haciendo clic en el botón Tipo de combinación del cuadro de diálogo que

muestra al crear o modificar una relación.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


10

Mostrará un cuadro de diálogo donde podrá elegir entre tres tipos posibles:

Dependiendo del tipo que elija, en el caso de realizar una consulta con ambas tablas la

información que resulta será diferente, y la línea que representa la relación cambia su aspecto:

Opción 1: Los registros de las dos tablas se combinan y el resultado que mostrará es el de los

registros en los que coincide el valor del campo común. Es la opción predeterminada, de modo

que si no muestra este cuadro de diálogo, por defecto emplea este modo de combinar registros.

Se representa con una línea entre las tablas.

El resultado es que muestra los registros de la tabla CURSOS que tienen un COD_CURSO que

coincida con el de algún registro de la tabla ASISTENTES. Aunque existan más registros en

CURSOS, si no tienen un coincidente en ASISTENTES no les muestra. Aunque existan más

registros en ASISTENTES si no tuvieran coincidente en CURSOS tampoco les mostraría.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


11

Opción 2: Los registros de la tabla primera se agregan a los resultados de la consulta, incluso si

no existen valores coincidentes en el campo combinado de la segunda tabla. Los registros de la

segunda tabla se combinan con los de la primera, sólo cuando existen valores coincidentes en

los campos combinados. Su representación es una flecha que apunta de la tabla principal a la

secundaria.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


12

El resultado es que muestra todos los registros de la tabla CURSOS tengan o no coincidentes en

ASISTENTES, y de la tabla ASISTENTES sólo los registros que tienen coincidentes con

CURSOS.

Opción 3: Los registros de la tabla segunda se agregan a los resultados de la consulta, incluso

si no existen valores coincidentes en el campo combinado de la segunda tabla. Los registros de

la primera tabla se combinan con los de la primera, sólo cuando existen valores coincidentes en

los campos combinados. Su representación es una flecha que apunta de la tabla secundaria ala

principal.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


13

La definición del tipo de combinación para una relación en la ventana Relaciones no afecta a la

relación propiamente dicha; sólo establece el tipo de combinación que se utilizará de forma

predeterminada al crear consultas basadas en las tablas relacionadas.

2.3. Modificar una relación existente

Desde la ventana de relaciones, seleccione la línea que representa la relación que quiere

modificar. Pulse el comando Modificar relaciones, que se encuentra en la ficha Diseño, o bien

haga doble clic sobre la línea que une las dos tablas. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar

relaciones.

2.4. Eliminar una relación existente

Desde la ventana de relaciones, seleccione la línea que representa la relación que quiere

modificar y pulse la tecla SUPR o pulse el botón derecho sobe la línea y en el menú contextual

seleccione Eliminar.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


14

2.5. Diseño de la ventana de relaciones

El diseño de la ventana de relaciones es el modo en el que se muestran las relaciones: que tabla

aparece más a la izquierda o más abajo,…

Para mover una tabla en la ventana de relaciones arrastre a tabla desde el nombre

Si después de realizar cambios en el diseño desea borrarlo utilice el comando Borrar diseño de

la ficha Diseño

Si confirma borrar el diseño dejará de visualizar las relaciones existentes entre las tablas, pues

borrar diseño no borra las relaciones, sino el modo de mostrarlas en esta ventana.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


15

Para volver a visualizar las relaciones existentes entre las tablas utilice el comando Mostrar todas

las relaciones de la ficha Diseño

Ocultar/Mostrar una tabla de la ventana de relaciones

Seleccione la tabla haciendo clic sobre su nombre y utilice el comando Ocultar tabla de la ficha

Diseño



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


16

La tabla que oculta no se visualiza en la ventana de relaciones pero no significa que se haya

eliminado la relación.

Si vuelve a mostrar la tabla utilizando el botón Mostrar tabla, verá que mantiene las relaciones y tipos

de combinación establecidos anteriormente.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


17

Mostrar relaciones directas / todas las relaciones

En algunos casos la ventana de relaciones muestra un diseño muy complejo porque la base de

datos tiene muchas tablas, y se han ido estableciendo relaciones entre las tablas de modo que

se hace difícil la lectura.

Puede borrar el diseño y mostrar sólo una de las tablas. Utilice el comando Mostrar relaciones

directas de la ficha Diseño para que muestre las tablas que están relacionadas directamente

con la tabla que tenía seleccionada. Cuando las muestra sólo visualiza las relaciones con la

tabla que tenía seleccionada previamente.

Si elige Mostrar todas las relaciones de la ficha Diseño vuelve a mostrar todas las relaciones

definidas



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


18

2.6. Informe de relación

Puede imprimir el diseño de la ventana de relaciones utilizando el comando Informe de relación de

la ficha Diseño. Le mostrará la vista preliminar de un informe, que puede modificar si lo desea.

Pulse el botón Cerrar vista preliminar para realizar modificaciones en el diseño del informe

Los principales cambios pueden ser en los rótulos y configuración de página. Para imprimir utilice el

botón de Office y en Imprimir seleccione la opción Imprimir que mostrará el cuadro de diálogo para

especificar impresora, paginas, etc.



Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547



Tel. 943830230_Fax 943830233


19

También puede guardar ese informe de relaciones utilizando el botón guardar y asignándole el

nombre que desee.

El informe de relaciones no se actualiza si posteriormente cambia el diseño en la ventana de

relaciones.

tema2 relaciones avz

Education