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Tratamiento informático y competencia digital

Tema 8. Software Ofimático 1

TEMA 8.

SOFTWARE OFIMÁTICO

1. INTRODUCCIÓN

Un paquete ofimático, también conocido como «suite ofimática», es la colección de aplicaciones informáticas que se emplea en oficinas para trabajar con distintos tipos de documentos (documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, etc.), ya sea para crearlos, modificaros, organizarlos, compartirlos, escanearlos o imprimirlos, etc.

Las suites ofimáticas son relativamente nuevas; tienen su origen en la máquina de escribir manual, inventada en la segunda mitad del siglo XIX y comercializada a partir de 1870.

Antes de la aparición de los ordenadores personales (suceso que se produjo en los años ochenta), los documentos que se generaban en una oficina se creaban, compartían y almacenaban de forma mecánica.

La informatización de estas y otras tareas ha ido evolucionando paralelamente al progreso de los ordenadores. Como consecuencia, las suites ofimáticas (como ocurre con los sistemas informáticos) se renuevan constantemente.

Los programas de oficina se crean y se agrupan en paquetes, nunca de modo individual. De esta manera, todas las aplicaciones se relacionan entre sí y se consigue, además, reducir los costes de creación.

Existen muchos paquetes ofimáticos en el mercado, pero la mayoría de ellos son software propietario y se necesita poseer una licencia para poder acceder a ellos. Los más utilizados y desarrollados son Microsoft Office que se utiliza en los ordenadores con sistema operativo Windows y la suite iWork utilizada por los dispositivos Mac.

También hay otros paquetes de oficina que se distribuyen gratuitamente desde su página web (software libre) y que tienen versiones para los distintos sistemas operativos. Entre ellos podemos encontrar el Apache OpenOffice y el LibreOffice.



Aparte de poseer la ventaja de ser software libre, son paquetes totalmente completos y que se renuevan constantemente. Están disponibles para múltiples sistemas operativos e incluyen las herramientas necesarias para satisfacer las necesidades de trabajo diario con el ordenador.

Estos paquetes no fueron creados como una colección de programas separados, sino que fueron diseñados como un programa completo que incorpora los siguientes módulos:

Writer: Procesador de texto

Calc: Hoja de cálculo

Impress: Presentaciones de diapositivas

Base: Bases de datos

Math: Fórmulas matemáticas

Draw: Gráficos vectoriales

Podemos destacar las siguientes características:

Todo el paquete tiene un aspecto muy similar, por lo que es muy fácil de usar.

Cuenta con recursos y herramientas para aprender a usarlo

Se usan los mismos instrumentos de forma coherente en cada uno de sus componentes (las herramientas de dibujo que utilizamos en Writer son los mismos que en Impress o en Draw)

Todos los componentes comparten un verificador de ortografía en común.

Si se personaliza alguna opción en uno de sus componentes, se modifica en todos.

Todos los componentes forman una sola aplicación, por lo que se instalan, abren y cierran a la vez.

Tiene una licencia de software abierta, sin ningún gasto presente o futuro.

La equivalencia de estos módulos con las suites informáticas más conocidas es la siguiente:

OpenOffice LibreOffice

Microsoft Office iWork

Procesador textos Writer Word Pages

Hoja cálculo Calc Excel Numbers

Presentaciones Impress PowerPoint Keynote

Base de datos Base Access -



Además de los paquetes ofimáticos de los que ya hemos hablado, no debemos olvidar las suites ofimáticas online, cada vez más usadas. Entre ellos, cabe destacar el Google Docs, con el que se pueden crear y editar documentos en cualquier ordenador que tenga conexión a internet, sin importar el sistema operativo con el que estemos trabajando. Acepta las extensiones de archivos más comunes y su uso para el trabajo colaborativo lo está dotando de gran aceptación.

1.1. Formatos de archivos soportados

Si bien estos programas usan (o han usado) sus propios formatos de archivo, en la actualidad permiten exportar sus documentos a formatos estándares, como OpenDocument.

El formato OpenDocument (ODF) es un formato de archivo abierto y estándar que permite almacenar documentos ofimáticos, tales como hojas de cálculo, textos, gráficos y presentaciones. (OGG también es un formato abierto y libre)

Los documentos ODF tienen las siguientes extensiones:

*.odt (documentos de procesador de textos)

*.ods (documentos de libros de hojas de cálculo)

*.odp (documentos de presentaciones)

*.odb (documentos de base de datos)

*.odg (documento de la aplicación de dibujo vectorial)

La ventaja de ODF es que no está atado a ninguna aplicación de oficina particular. Es un estándar abierto que cualquier compañía puede implementar en sus programas. LibreOffice usa el formato ODF como el formato estándar para sus documentos, pero también puede abrir y guardar archivos en formato de Microsoft Office (.doc, .xml…).

2. EL ENTORNO DE TRABAJO

Si bien OpenOffice está formado por muchos componentes (Writer, Calc…), todos comparten muchas características en su interface gráfica. Por eso la presentaremos de forma general, aunque más adelante especificaremos las particularidades de cada aplicación.

La interfaz de usuario está formada por los elementos visibles de una aplicación que se utiliza para comunicarse con el dispositivo. Cada aplicación tiene una interfaz distinta y ésta va evolucionando en las distintas versiones que surgen de dicha aplicación.



2.1. Menús principales

Todas las aplicaciones de OpenOffice comparten una estructura de menús semejantes, como puede verse en la siguiente imagen:

En estos menús se encuentran todas las funciones principales del programa: tenemos las opciones de crear un nuevo archivo, imprimir el actualmente abierto, dar formato al documento, la configuración del programa y un largo etcétera.

Menú Archivo: Aquí se encuentran las opciones generales para abrir, guardar, imprimir o crear documentos. También encontramos aquí las opciones para exportar en otros formatos (PDF, formatos de MSOffice...), firmar digitalmente el documentos, administrar plantillas, la vista preliminar, los asistentes para generar contenido...

Menú Editar: Las funciones de edición básicas como copiar, pegar, deshacer, repetir... Menú Ver: Cómo se presenta el programa ante el usuario. Zoom, barras de

herramientas disponibles, elementos gráficos de cada programa, etcétera. Menú Insertar: Insertar contenido, tanto interno del archivo (número de página,

referencias...) como externo (imágenes, vídeo o sonido...) o dar estructura al documento (agregar secciones en Writer, transparencias en Impress...).

Menú Formato: Formato directo de los elementos del documento, además de la opción de visualizar el editor de estilos y formato.

Menú Herramientas: Opciones de configuración, tanto del programa (administrador de extensiones, opciones de autocorrección...) como del documento (idioma, numeración de capítulos en Writer...)



Menú Ventana: Además de una lista de los documentos abiertos, se puede elegir de crear una nueva instancia del documento actual (la opción Nueva ventana) para así poder trabajar simultáneamente en dos partes del documento.

Menú Ayuda: Acceso a la ayuda del programa, búsqueda de actualizaciones disponibles, información sobre la versión instalada.

Es posible modificar los menús existentes, eliminando o creando nuevas entradas o incluso agregando nuevos menús. Para esto es suficiente dirigirse a Herramientas → Personalizar → pestaña Menús.

2.2. Menús contextuales

Con un clic derecho sobre un elemento del documento que estamos revisando o bien sobre un elemento de la interfaz de usuario del programa se nos presentará un menú con acciones pertinentes al elemento seleccionado: por ejemplo, con un clic derecho sobre una palabra mal escrita se nos ofrecerán las opciones del corrector ortográfico, mientras que un clic derecho sobre una barra de herramientas nos permitirá acceder a las opciones de personalización de la misma.

2.3. Barras de herramientas

Una barra de herramientas es un elemento gráfico en el que varios iconos permiten activar rápidamente distintas funciones del programa

Como puede verse en la captura de pantalla (tomada de Writer), tenemos varios tipos de iconos: algunos ofrecen menús desplegables (el primero de arriba a la izquierda, que se usa para crear nuevos documentos desde la plantilla predeterminada), otros muestran texto (los del nombre del estilo de párrafo, la fuente y su tamaño) mientras que el resto ofrece funciones directas, como salvar el documento actual, etcétera.

La lista de todas las barras de herramientas disponibles se encuentra en el menú Ver → Barras de Herramientas. En este menú es posible activar barras que no son visibles como así también desactivar barras presentes en la interfaz.

Barras fijas y barras contextuales

Existen dos tipos de barras de herramientas: las «normales» que una vez activadas siempre se muestran y las «contextuales» que solo se muestran cuando se selecciona un objeto sobre el cual las herramientas de esa barra aplican. Ejemplo de barras contextuales son las de numeración y viñetas y la de edición de tablas en Writer, la barra de las propiedades de una imagen, la de las propiedades de un objeto gráfico (líneas, cuadros...), etcétera.

https://wiki.openoffice.org/wiki/File:ES-BarraHerramienta.png



Barras flotantes y barras ancladas

Las barras de herramientas pueden estar ancladas a los bordes del área de edición del documento o bien flotar en una ventana independiente. Para pasar de un comportamiento al otro, es suficiente «tomar» la barra con el ratón haciendo clic, sin soltar el botón, en una parte de la misma sin botones y moverla: si está flotando y la aproximamos a un borde se anclará, si está anclada y la alejamos del borde se volverá flotante.

2.4. Barra de estado

En la parte baja de la ventana de la aplicación, se puede encontrar información sobre el documento. Por ejemplo, en Writer es posible ver, de izquierda a derecha: el número de página actual, el estilo de página, el idioma del texto en el que se encuentra el cursor, la modalidad del cursor (INSERT para insertar texto normalmente, un clic cambia a SOBRE que sobrescribe el texto), el modo de selección (STD para estándar, EXT para «extendido»...) ... mientras que a la derecha de la barra se encuentra la herramienta para controlar la escala del documento (si se ve al 100 % o más, si se muestran dos páginas simultáneamente o solo una...)

2.5. La Barra lateral

Se encuentra visible a la derecha de la pantalla:

La barra lateral está separada en «paneles» que a su vez se separan en «secciones de contenido». Contiene una barra de pestañas, que al seleccionarlas cambian entre los distintos paneles de la barra lateral. También tiene un botón superior que despliega un menú con opciones de configuración.

Las secciones de contenido muestran información acerca del documento y permite su modificación (fuentes, propiedades de tablas…)

Los paneles disponibles y el contenido de cada uno de ellos depende de la componente utilizada y del contexto. Por ejemplo, el panel con las transiciones de diapositivas sólo está disponible en Impress mientras que el panel de Propiedades se encuentra en todas las componentes, pero muestra distinto contenido en cada una. Además, el panel de propiedades muestra distintas herramientas dependiendo si se ha seleccionado un dibujo, una imagen o texto, por ejemplo.

https://wiki.openoffice.org/wiki/File:ES-Anclar-barras.png



La barra lateral está anclada por defecto a la derecha de la pantalla, pero puede ser movida a cualquier lado simplemente arrastrándola con el ratón desde la barra del título, o bien dejarla flotante como una ventana independiente de igual forma que con las barras de herramientas.

Cuando se encuentra anclada, en medio del lado libre de la barra lateral es posible ver un botón delgado: haciendo clic en él, la barra lateral se oculta sobre el lado donde está anclada. Haciendo nuevamente clic en ese botón la barra se abrirá. Pero si, con la barra oculta, en lugar de hacer clic sobre el botón se toca cualquier otro lugar de la barra excepto el botón central, la barra lateral se abrirá en modo «auto ocultar»: tan pronto como mueva el puntero del ratón fuera de la barra lateral, esta se cerrará automáticamente.

3. EL PROCESADOR DE TEXTOS (WRITER)

Se le denomina procesadores de textos a los diversos programas o software especializados en la creación, lectura y edición de textos, que son usados en los ordenadores.

Estos programas poseen diversas herramientas para la redacción, corrección, borrado, y diversos cambios que el usuario pretenda hacer en un texto, pudiéndose guardar en varios formatos. Las diversas herramientas que poseen permiten modificar los colores de las letras, el tamaño y estilo de las mismas, también suelen permitir ordenar el texto en columnas, centrado, justificado, o en la forma que convenga al usuario para cada caso en particular, así como agregar sangrías, o poner negritas y resaltados a párrafos o secciones específicas dentro del texto, agregar imágenes, gráficas e hipervínculos entre otras posibilidades.

Los procesadores de texto son uno de los programas informáticos más utilizados por los usuarios. Sin embargo, no se suelen aprovechar todas las posibilidades que ofrecen para lograr documentos de calidad.

El sistema operativo Windows lleva incorporados dos procesadores de texto muy básicos, el WordPad y el Bloc de Notas. Ambos se encuentran en la carpeta Accesorios y tienen muy pocas posibilidades de cambiar el diseño del texto.

Bloc de notas (Notepad): Es un editor de texto muy simple, que no permite añadir formato al texto. La extensión predeterminada es *.txt (archivo de texto sencillo, sin formato).

WordPad: Es un procesador de textos básico, similar al blog de notas, pero posee más herramientas que el anterior, se pueden cambiar las letras o fuentes y el tamaño de las mismas. El formato predeterminado es *.rtf (formato de texto enriquecido) y permite también guardar en formato *.txt.

Con un procesador de texto más potente, como Word o Writer, es posible crear casi cualquier tipo de documento, tanto si se empieza desde cero como si se utilizan plantillas previas. En dichos documentos, no solo se puede introducir texto en cualquier formato, sino que, además, se pueden incorporar imágenes, tablas, gráficos, etc., para acompañarlo y enriquecerlo.



En este tema estudiaremos el programa Writer (de la suite ofimática OpenOffice o LibreOffice), cuyas principales características son:

Writer contiene todo lo que cabe esperar de un procesador de texto moderno y completamente equipado.

Es suficientemente simple para elaborar rápidamente sencillas memorias y suficientemente potente para la edición de libros con índices, diagramas, referencias, etc.

Los estilos y formatos ponen en manos de cualquier usuario toda la potencia de las hojas de estilos.

Es capaz de captar y corregir sobre la marcha los errores tipográficos más comunes con el diccionario de autocorrecciones que contrasta los errores en la escritura. Y también cuenta con completado automático.

Aumenta la utilidad de los documentos largos y complejos generando tablas de contenidos, índices de términos, de referencias bibliográficas, de tablas, de ilustraciones o de otros objetos.

Permite exportar libremente lo documentos en formato HTML para mostrarlos en Internet o publicarlos directamente en formato pdf ( Portable Document Format) que garantiza que tal como se escribe es como lo van a ver los lectores.

Los documentos se guardan en el formato de texto abierto OpenDocument, el nuevo formato estándar internacional.

Se pueden cargar los documentos de Microsoft Word e incluso almacenarlos en este formato propietario para que esté disponible para los usuarios que aún siguen atados a los productos de Microsoft.

A la hora de escribir un documento, es muy conveniente hacerlo de forma correcta, aprovechando todas las posibilidades de los procesadores de texto. Por otra parte, hay que tener en cuenta que la calidad de un documento no solo depende de su contenido, sino que es muy importante su presentación; en ese aspecto hay que tener en cuenta tanto el estilo de escritura, las reglas gramaticales y ortográficas, así como su aspecto final.

3.1. Presentación Preliminar

La vista preliminar nos permite ver la apariencia final de un documento antes de imprimirlo, teniendo en cuenta el dispositivo de impresión que se va a utilizar. En otras palabras, es como una simulación visual de la impresión del documento. Si después de la visualización deseamos realizar algún cambio al documento, deberemos volver a la vista normal.

La vista preliminar podemos activarla desde:

el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar Desde el menú Archivo > Vista Preliminar



Tras activar la vista preliminar del documento, OpenOffice Writer presentará en la ventana actual una vista de cómo quedaría el documento al ser impreso.

La ventana Vista preliminar presenta esta barra de herramientas:

3.2. Fuentes, formatos y tabulaciones

Los procesadores de texto disponen de múltiples opciones que permiten dar formato al documento, es decir, modificar, y adaptar, a gusto del usuario, aquellos aspectos que lo precisen.

Formato del texto

En el Writer desde el menú Formato – Carácter, podemos modificar la fuente (tipo de letra), el tamaño, el estilo (negrita, cursiva…), subrayado, color, superíndices y subíndices…

Formato del párrafo

En el menú Formato – Párrafo podemos modificar los interlineados, sangrías, alineación, tabuladores, espaciado…



También se pueden insertar letras capitulares o bordes. Incluso podemos dar un formato diferente a cada párrafo si es lo que deseamos.

Formato de páginas

El formato de las páginas también se puede modificar. Para ello iremos al menú Formato – Página y podremos elegir el tamaño de la página, su orientación (horizontal o vertical), márgenes (espacios en blanco de los laterales y las partes superior e inferior), etc.…

Por defecto, el tamaño de la página en un documento de texto es A4 (21 cm x 29,7 cm) y su orientación predeterminada es vertical.

Tabuladores

Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación TAB. Vamos a ver cómo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Ten en cuenta que las tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen.



Para establecer cada tabulación hay que repetir estos pasos:

1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineación de la tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, línea de separación, sangría de primera línea y sangría francesa.

2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos establecer la tabulación y hacer clic, veremos cómo se inserta el icono con la tabulación seleccionada.

3. Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición.

Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones:

Centrada en la posición 2,5

Derecha en la posición 4,7

Izquierda en la posición 9,2

Decimal en la posición 5,7

También podremos modificar los tabuladores haciendo doble clic sobre la regla horizontal y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3.3. Numeración y viñetas

Podemos crear una lista numerada fácilmente desde el menú Formato – Numeración y Viñetas. Allí podremos elegir si queremos que la lista esté encabezada por números o por símbolos (viñetas).



Las listas numeradas también pueden aparecer jerárquicamente con distintos niveles de anidación, es lo que llamamos un esquema numerado. Para subir y bajar el nivel del esquema nos serviremos de la tecla Tab.

Tan sólo habremos de escribir el texto que deseemos y pulsar Intro. Automáticamente aparecerá el siguiente número (o viñeta) de la lista. Cuando termine, borre el último número y continúe con el texto normal.

3.4. Insertar imágenes

El texto es el contenido fundamental de un procesador de texto, pero no es el único. Estos elementos gráficos se pueden añadir al documento desde distintas ubicaciones.

Para insertar una imagen desde un archivo con LibreOffice Writer, se deben seguir estos pasos:

1. Colocar el cursor sobre el lugar del documento dónde deseemos insertar la imagen.

2. Abrir el menú Insertar – Imagen.

3. Seleccionar el archivo de la imagen buscando en la carpeta que lo contiene.

4. Pulsar Abrir y la imagen se insertará de manera automática.

También se puede insertar cualquier imagen que tengamos localizada en otro documento o en Internet. Para ello tan sólo tenemos que copiarla (Ctrl – C o copiar en el menú contextual), colocarnos en el lugar del documento donde deseemos insertarla y después pegarla (Ctrl – V o pegar)

LibreOffice también dispone de una galería de imágenes y otros elementos multimedia. Se puede acceder a ellos mediante el menú Insertar – Multimedia.



Modificar el tamaño de una imagen

Cuando se inserta una imagen en un documento, esta aparece con su tamaño original y puede resultar demasiado grande o pequeño. Para modificar su tamaño, es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic sobre la imagen para seleccionarla hasta que aparezcan sus tiradores (una doble flecha).

2. Hacer clic sobre uno de los tiradores y, sin soltar el botón del ratón, arrastrarlo hasta asignar el tamaño deseado a la imagen.

Es importante tener en cuenta que los tiradores de los laterales estiran o encogen la imagen por cada lado, mientras que los tiradores de las esquinas cambian el tamaño por los dos lados contiguos, manteniendo la proporcionalidad.

Ajustar texto alrededor de una imagen

Los procesadores de texto permiten determinar la manera en que se debe ajustar el texto alrededor de una imagen. Por defecto, la imagen se inserta sin ajuste, es decir, entre el texto, de forma que las líneas que lo componen quedan por encima o por debajo de la imagen.

Para que el texto rodee una imagen, hay que modificar sus propiedades siguiendo estos pasos:

1. Pulsar el botón derecho del ratón sobre la imagen.

2. Hacer clic sobre la opción Ajuste para mostrar las opciones.

3. Seleccionar Ajuste de página. En ese instante, el texto quedará distribuido alrededor de la imagen.

4. Hacer clic sobre la imagen y arrastrarla, sin soltar el botón del ratón, hasta situarla en el lugar deseado.

3.5. Utilizar tablas

Las tablas no solo sirven para almacenar datos, como en una hoja de cálculo, sino que también se pueden usar para alinear distintos tipos de objetos, por lo que se consideran una herramienta útil para la maquetación de páginas.

Las tablas pueden insertarse en cualquier parte de un documento siguiendo estos pasos:

1. Situar el cursor en el lugar donde se desee insertar la tabla.

2. Ir al menú Tabla – Insertar Tabla y seleccionar el número de filas y columnas.

3. La tabla aparecerá en el documento.

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Para escribir datos en una tabla hay que situar el cursor en cada una de sus celdas, o bien utilizar la tecla Tab para moverse entre ellas (Tab sitúa el cursor en la siguiente celda y Mayúsculas + Tab en la anterior). Es muy importante recordar que no se debe pulsar la tecla Intro para cambiar de celda, ya que ello supone la creación de una nueva línea dentro de la misma celda.

Se puede modificar el formato de los caracteres de cada celda del mismo modo que cualquier otro texto.

También tenemos la opción de modificar el aspecto de una tabla usando las opciones englobadas en el menú Tabla. Podemos alinear el texto, poner sangrías, cambiar las fuentes…

3.6. Encabezados y pies de página

Los encabezados y pies de página permiten incluir un mismo texto en todas las páginas del documento. Los encabezados aparecen en la parte superior de la página, mientras que los pies de página se imprimirán en la parte inferior.

Para poder agregar un encabezado o un pie de página hay que activar la zona específica (la superior o inferior). Para ello, hacemos clic en la parte superior de la página (o en la inferior. También podemos acceder mediante el menú Insertar – Cabecera o pie.

Cuando se active la zona específica, podemos escribir el texto que deseemos y darle el formato conveniente.

Diferenciar páginas pares e impares

Es muy común que un documento que puede ser encuadernado lleve encabezados o pies de página diferentes en las páginas pares e impares. De este modo, por ejemplo, el número de página podría situarse a la izquierda en las páginas pares y a la derecha en las impares.

Para activar esta posibilidad hay que seleccionar la opción Página del menú. Allí hemos de desactivar la opción Mismo contenido a la izquierda y a la derecha de las fichas Cabecera y Pie.

Desde el mismo menú, también se puede poner un encabezado o un pie diferente en la primera página, que suele corresponder a la portada.

3.7. Numerar las páginas

Cuando un documento tiene varias páginas, es recomendable que estén numeradas y que dicha numeración aparezca en el pie de página (o en la cabecera, como se prefiera). Para automatizar este proceso se han de seguir los siguientes pasos:

1. Situarse en el pie de página.

2. Ir al menú Insertar – Campos – Número de página

Se pueden modificar los números de página, por ejemplo, para que empiece la numeración a partir de la segunda página (obviando de esta forma la portada).



3.8. Estilos y plantillas

Para que un documento de texto tenga un formato consistente, se pueden aplicar estilos, es decir, el usuario puede determinar el conjunto de propiedades que tendrán los caracteres (fuente, tamaño, color, atributos...) y los párrafos (alineación, sangrías, bordes, sombreado...) del documento. Existen, también, estilos predefinidos que pueden ser modificados fácilmente

Una plantilla es un modelo que puede contener estilos de formato específicos, imágenes, tablas, objetos y cualquier otra información. Las plantillas se usan como base para crear nuevos documentos. Por ejemplo, si se definen los estilos de carácter y de párrafo de un documento y este se guarda como plantilla, se podrá utilizar para crear nuevos documentos con los mismos estilos. Para crear un documento a partir de una plantilla debemos ir al menú Archivo – Nuevo – Plantillas.

No obstante, todos los documentos se crean a partir de una plantilla en la que están definidas las características de las páginas, de los párrafos y del texto en general. Por defecto, los documentos de texto se basan en la plantilla Normal, que incorporan todos los procesadores.

Una gran ventaja de utilizar estilos es que, si se modifican las características de un estilo, el programa se encargará de actualizar el aspecto de los párrafos de texto donde se hubiera aplicado para que todos ellos reflejen las modificaciones. Si no se hubieran utilizado estilos, habría que ir repitiendo el procedimiento en cada párrafo para conseguir que todos tuvieran las mismas características.

3.9. Crear un índice de contenidos

Los índices son listas que permiten localizar el contenido de un documento de manera rápida y fácil. Su estructura es la siguiente: a la izquierda, aparece el título de los apartados y, a la derecha, el número de página donde estos empiezan.

Para crear un índice de contenidos automáticamente, se debe emplear el mismo estilo de párrafo para cada uno de los títulos que aparecerán en el índice.

En este caso, se puede generar un índice de contenidos de forma automática siguiendo estos pasos:

1. Situar el cursor en el lugar donde se desea que aparezca el índice.

2. Abrir el menú Insertar – Sumario e Índice – Sumario, índice o bibliografía… Se mostrará una ventana de diálogo.

3. Pulsar Aceptar para crear el índice de contenidos.

También se pueden crear índices alfabéticos, de imágenes, de tablas…



3.10. Convertir al formato PDF

El formato de documento portátil (PDF) es un formato de archivo utilizado para presentar e intercambiar documentos de forma fiable, independiente del software, el hardware o el sistema operativo (ya que es como una copia impresa del documento). Inventado por Adobe, PDF es ahora un estándar abierto y oficial. Los archivos PDF pueden contener vínculos y botones, campos de formulario, audio y vídeo. También se pueden firmar electrónicamente y se visualizan fácilmente con software gratuito.

Cualquier formato de texto obtenido en un procesador (.odt, .doc, .docx, .dot, .txt, .rtf, etc.) se puede convertir fácilmente a .pdf. Para ello existen multitud de plataformas online en las que se puede realizar rápidamente la conversión. O también se puede instalar en el ordenador un software especializado en dicha tarea como doPDF, que además es gratuito y funciona como una impresora.

Desde el Writer es muy fácil convertir cualquier documento a PDF. Para ello, tan sólo tendremos que ir al menú Archivo – Exportar a PDF y elegir el nombre que queramos darle al documento.

3.11. Atajos de teclado

Existen combinaciones de teclas que nos ayudan a realizar las tareas más comunes de una

forma mucho más sencilla y rápida. Se llaman atajos de teclado, y vamos a ver los más

importantes:

Cortar, copiar y pegar : Ctrl-X, Ctrl-C y Ctrl-V

Deshacer y rehacer: Ctrl-Z y Ctrl-May-Z

Buscar y reemplazar: Ctrl-B

4. EL EDITOR DE PRESENTACIONES (IMPRESS)

Impress es la aplicación de presentaciones de OpenOffice que permite crear diapositivas con numerosos elementos, tales como texto, viñetas y listas numeradas, tablas, diagramas, imágenes prediseñadas y una gran variedad de elementos gráficos.

También permite agregar sonidos y vídeos. Incorpora un corrector ortográfico, un diccionario de sinónimos, estilos gráficos y de texto prediseñados e imágenes de fondo atractivas. Además dispone de un rango completo de herramientas de dibujo y diagramas fáciles de usar, que permiten, utilizándolo de la forma adecuada, obtener presentaciones de una alta calidad con poco esfuerzo.



Impress es realmente una herramienta excepcional para crear presentaciones multimedia eficaces. Sus presentaciones destacarán con elementos artísticos de 2 y 3 dimensiones, efectos especiales, animación, e instrumentos de dibujo de gran impacto.

4.1. Partes de la ventana principal de Impress

Una vez hayamos abierto el programa, nos encontraremos con una ventana como la que se muestra en la imagen.

En la barra de título nos aparecerá el nombre de nuestro documento; debajo se encuentra la barra de menús y después aparecen la barra de herramientas estándar (con las funciones más usuales como abrir archivo, guardarlo, exportar a PDF, imprimir, copiar, pegar, etc.), la de presentación y la de líneas y relleno cuyos símbolos dependerán del objeto sobre el que se encuentra el cursor (texto, lista, tabla, dibujo, etc.).

La pantalla principal de Impress contiene tres partes: el panel de diapositivas, el área de trabajo, y el panel de tareas. Además, hay multitud de barras de herramientas que se pueden mostrar u ocultar durante la creación de una presentación (desde el menú Ver - Barras de herramientas). También se pueden añadir o quitar iconos de las barras de herramientas.



Panel de Diapositivas

El panel de diapositivas contiene miniaturas de las diapositivas que forman la presentación, en el orden en que se mostrarán. Al pulsar una miniatura, ésta queda seleccionada y situada en el área de trabajo. Mientras se encuentre ahí, se pueden realizar los cambios que se deseen en dicha diapositiva.

Se pueden realizar distintas operaciones sobre una o varias diapositivas:

Añadir diapositivas.

Ocultar una diapositiva, de forma que no se muestre en la presentación.

Borrar una diapositiva.

Renombrar una diapositiva.

Copiar o mover contenidos de una diapositiva a otra.

Cambiar la transición que sigue a la diapositiva seleccionada.

Cambiar el orden de las diapositivas de la presentación.

Cambiar el diseño de las diapositivas.

Panel de Tareas

El panel de tareas consta de cinco secciones:

a) Páginas maestras

Aquí se define el estilo de la presentación. Impress contiene 28 páginas maestras predefinidas. Una de ellas –Predeterminada– está en blanco, mientras que el resto tiene algún fondo.

b) Diseños

Se muestran veinte diseños predefinidos. Se puede elegir el que se desee, utilizarlo o modificarlo para nuestras necesidades.

c) Diseño de tabla

Se ofrecen once diseños de tablas estándar en este panel, y se puede modificar su apariencia

d) Animación personalizada

Hay disponibles varias animaciones aplicables a los elementos seleccionados..

e) Transición de diapositivas

Hay cincuenta y seis transiciones disponibles, incluyendo Sin transición. Se puede ajustar la velocidad de la transición (lento, medio, rápido), seleccionar entre transición automática o manual, o cuánto tiempo se quieres mostrar la diapositiva seleccionada (sólo en transición automática).



Área de trabajo

El área de trabajo tiene cinco pestañas (Normal, Esquema, Notas, Documento y Clasificador de diapositivas) que se llaman botones de vista. En el área de trabajo es donde se componen los diversos componentes de la diapositiva seleccionada.

Cada vista está diseñada para hacer ciertas tareas más fácilmente:

La vista normal es la vista principal para crear diapositivas. Se usa para diseñarlas y darles formato, añadir texto, gráficos, efectos…

La vista esquema muestra los títulos y listados de cada diapositiva de manera esquemática. Sirve sobre todo para dar formato a los textos contenidos en cada diapositiva (fuentes, tabuladores, sangrías…)

La vista notas permite añadir notas a cada diapositiva, pero que no se mostrarán en la presentación.

La vista clasificador de diapositivas muestra una miniatura de cada diapositiva.

La vista documento permite definir la apariencia de las diapositivas al imprimirlas (como borrador). Se puede elegir 1, 2, 3, 4, 6 o 9 transparencias por página.

4.2. Crear una presentación

Al iniciarse Impress, aparecerá el Asistente de presentación:

Podemos elegir entre crear una presentación a partir de diapositivas en blanco o vacía o utilizar plantillas prediseñadas como base de nuestras transparencias. A continuación aparece la segunda pantalla del asistente:



En él nos piden que seleccionemos el estilo de diapositiva (en la imagen aparece la pantalla correspondiente a la selección de diapositiva vacía. Si elegimos desde Plantilla, se verá en la caja de previsualización una vista de la diapositiva).

Podemos elegir entre fondos y presentaciones, con diferentes opciones que deberemos ir probando hasta elegir la que más se adapte a nuestras necesidades.

También deberemos elegir el uso que se dará a la presentación (en papel, pantalla de ordenador, en proyección…)

En el tercer y último paso del asistente nos pedirá que definamos las transiciones (paso de una diapositiva a otra). Podremos elegir el efecto deseado y la velocidad de las mismas.

También si queremos que la presentación funcione automáticamente o cambiando manualmente de diapositiva.

Todos estos valores seleccionados en el asistente se pueden cambiar después mientras se está trabajando en la presentación. Además, también existe la posibilidad de comenzar a trabajar sin utilizar el asistente, directamente en diapositivas en blanco y sin transiciones ni efectos.



4.3. Dar formato a la presentación

Crear la primera diapositiva es normalmente el paso más importante de toda la presentación, ya que en ella se deciden los estilos que se aplicarán, el diseño, los títulos…

Seguidamente podemos añadir diapositivas adicionales en el lugar de la presentación que deseemos, repitiendo este proceso todas las veces que sea necesario. Las nuevas diapositivas ya se crearán con los estilos predeterminados en la primera.

Para añadir efectos especiales como animaciones y transiciones es conveniente tener ya definidas todas las diapositivas de la presentación.

Cómo insertar una diapositiva nueva

1. Podemos insertarla de distintas formas:

Desde el menú Insertar – Diapositiva

Pulsando con el botón derecho del ratón en la diapositiva actual (menú contextual) y seleccionando Diapositiva – Nueva diapositiva

Pulsando en el icono Diapositiva de la barra de herramientas de presentación

2. Seleccionar el diseño de diapositiva que se ajuste a nuestras necesidades:

3. Modificar los elementos de la diapositiva.

Añadir texto en los cuadros de texto. Después podemos darle formato al mismo (fuente, colores, tamaño, numeración y viñetas, sangrías…)

Insertar el título o títulos de la diapositiva

Eliminar cualquier elemento que no necesite de la diapositiva (con la tecla Suprimir)

Añadir a la diapositiva otros elementos que pueda necesitar y que no aparecían en el diseño seleccionado. En el centro de la transparencia aparece el cuadro clipart, desde el cual podemos añadir imágenes, gráficos, tablas o clips de vídeos.



También se pueden añadir imágenes en otras ubicaciones distintas al cuadro de clipart desde el menú Insertar – Imagen – Desde Archivo.

Se puede modificar el tamaño y la ubicación de cada elemento (imagen, gráfico…)

4. Modificar el aspecto de las diapositivas Si queremos cambiar el tamaño y orientación de la página, así como el fondo de la misma, podremos hacerlo desde el menú Formato – Página. En las diapositivas predeterminadas solemos encontrar un cuadro para el título y alguno más para texto y diferentes elementos (gráficos, imágenes, tablas y clips de vídeos). Veremos más adelante como insertar otros cuadros, modificarlos o borrarlos; así como la posibilidad de acceder a la galería de imágenes.

También podemos cambiar la imagen de fondo y otras características de la presentación eligiendo una diapositiva maestra diferente.

Una diapositiva maestra (o página maestra) es aquella cuyas características (fondo, objetos, formatos de texto y gráficos) se utilizan como punto de partida para crear otras diapositivas.

4.4. Diapositivas maestras

Impress tiene 28 diapositivas maestras prediseñadas, que se encuentran en la sección Páginas Maestras del panel de tareas. También se pueden crear y guardar nuevas diapositivas maestras.

Las páginas maestras sirven para controlar el formato básico de todas las diapositivas basadas en ellas. En una presentación puede haber distintas diapositivas maestras.

Tienen definido un conjunto de características:

Color de fondo

Imagen o degradado de fondo

Logos o líneas decorativas del fondo

Encabezados y pies de página

Posición y tamaño de los marcos de texto

Formato del texto

Todas estas características se controlan con estilos. Los estilos de cualquier nueva diapositiva que se cree se heredan de su diapositiva maestra en el momento de crearse. En otras palabras, los estilos de la diapositiva maestra se aplican a todas las diapositivas creadas a partir de ella. Cambiar un estilo de una diapositiva maestra implica cambiar los de todas las diapositivas basadas en ella. Sin embargo, es posible modificar individualmente cada diapositiva sin afectar a la maestra.



4.5. Añadir texto

En las diapositivas, el texto está contenido en Cajas de Texto. Éstas pueden venir predefinidas en el diseño de la diapositiva elegida y tan sólo tendremos que escribir en ellas. Pero si queremos añadir una Caja de Texto adicional tendremos hacerlo de la siguiente forma:

Pulse el icono Texto en la barra de herramientas de dibujo. Si no estuviera visible la barra de herramientas con el icono de texto, actívela en Ver - Barras de herramientas - Dibujo.

Pulse y arrastre para dibujar una caja de texto en la diapositiva. No se preocupe por el tamaño vertical y la posición, porque luego la caja de texto se expandirá si es necesario según se escriba.

Suelte el botón del ratón cuando acabe. El cursor aparece en la caja de texto, que está en modo edición

Escriba o pegue el texto.

Pulse fuera de la caja de texto para deseleccionarla.

Las cajas de texto se pueden mover, redimensionar y borrar.

Para eliminar marcos de texto (o cualquier otro objeto), tan sólo hemos de seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

Para moverlos, hemos de situarnos en el borde y aparecerá una flecha con forma de cruz que permite arrastrarlo al lugar dónde deseemos.

Si queremos cambiar el tamaño del marco, nos colocaremos en las esquinas o en las partes centrales de los bordes hasta que aparezca una doble flecha que nos permite redimensionarlo.

Para dar formato al texto, Impress tiene los botones adecuados en la barra de herramientas de formato para aumentar o reducir el tamaño de la letra del texto seleccionado, cambiar su color, su estilo, etc. También se puede cambiar la fuente, la alineación, el subrayado, las sangrías y mucho más.

Antes de realizar cualquier modificación en el formato del texto, deberemos seleccionarlos para que surtan efecto los cambios realizados.

Todas estas modificaciones las podemos realizar de forma más precisa desde los menús Formato – Carácter (tipo de letra, tamaño…) y Formato – Párrafo (sangrías, interlineados, alineación y tabuladores)



Añadir campos de texto especiales

Para añadir un campo, tal como la fecha o el número de página, a un objeto de texto en el encabezado o pie, elija Insertar - Campos y selecciona el que desee. Si quiere editar un campo, selecciónelo y elija Editar - Campo.

Los campos disponibles en Impress son:

Fecha (fija).

Fecha (variable) – se actualiza al recargar el documento.

Hora (fija)

Hora (variable) – se actualiza al recargar el documento.

Autor – Nombre y apellidos de los datos de usuario de OpenOffice.org

Número de página (número de diapositiva)

Nombre del archivo

4.6. Añadir imágenes

Es muy importante que en nuestras presentaciones aparezcan imágenes y elementos gráficos, ya que ello mejora su aspecto y las hace más amenas.

Podemos añadir imágenes o fotografías que tengamos guardadas en nuestro ordenador desde el menú Insertar-Imagen.

También podemos usar la Galería de imágenes de OpenOffice, que tiene muchos dibujos que podemos utilizar para dar un aspecto personalizado a nuestra presentación. Accederemos a ella de las siguientes maneras:

Mediante el Panel de Tareas, arrastrando el dibujo que queramos insertar.

Desde la barra de Dibujo, pinchando en el icono Galería

Desde el menú Herramientas - Galería

Las imágenes se insertan en el centro de la diapositiva y después podremos desplazarlas y redimensionarlas.



4.7. Añadir autoformas y conectores

Desde la Barra de Dibujo tenemos la posibilidad de insertar todo tipo de formas geométricas

(líneas, rectángulos, elipses…), así como objetos 3D.

También podremos utilizar los conectores (flechas, líneas… ) para la realización de diagramas.

Si la barra de dibujo no está visible podremos activarla en el menú Ver – Barras de

Herramientas.

4.8. Crear listas y viñetas numeradas

El procedimiento para crear una lista numerada o con viñeta varía dependiendo del tipo de caja de texto utilizada, aunque se use la misma herramienta para gestionar la lista y cambiar el aspecto.

En las cajas de texto creadas automáticamente por Impress (llamadas de estilo automático), los estilos de esquema disponibles por defecto son listas con viñeta, mientras que en las cajas de texto normales hace falta un paso adicional para crear una lista con viñeta.

Crear listas en cajas de texto de estilo automático

Cada caja de texto incluida en los diseños disponibles ya tiene formato de viñeta, así que para crear una lista de este tipo sólo se necesita pulsar en la caja de texto, introducir el mismo y pulsar Enter para insertar una nueva línea con viñeta nueva.

Crear listas en otras cajas de texto

Para crear una lista en una caja de texto, haga lo siguiente:

Sitúe el cursor en la caja de texto.

Pulse el botón Activar/desactivar viñetas en la barra de herramientas de formato de texto. Si la barra de herramientas no estuviera visible, actívela en Ver - Barras de herramientas - Formato en la barra de menú.

Escriba el texto y pulse Enter para comenzar una línea nueva con viñetas.



4.9. Crear tablas

Para mostrar información en forma de tabla, puede insertar tablas básicas directamente en las diapositivas. Esto se puede hacer de varias maneras:

Mediante la opción Insertar - Tabla del menú.

Con el botón de tabla de la barra de herramientas principal

En la sección Diseño de tabla del panel de tareas.

Todos estos métodos abren el diálogo Insertar tabla, en el que se despliega un menú donde se puede elegir el número de filas y columnas para la tabla.

Con la tabla seleccionada, aparecerá la barra de herramientas de Tabla. Si no lo hace, actívela en Ver - Barras de herramientas - Tabla. La barra de herramientas de tabla ofrece casi todos los botones de la barra de herramientas de Writer, con excepción de funciones como Ordenar o Sumar, para realizar cálculos.

Cuando haya creado la tabla, puede modificarla de muchas formas: añadir y borrar columnas y filas, ajustar el ancho y el espaciado, añadir bordes, colores de fondo, etc.

Se puede cambiar rápidamente el aspecto de una tabla o cualquier tabla nueva modificando el estilo de la tabla desde la sección de Diseño de tablas del panel de tareas. Puede elegir resaltar las cabeceras y los totales en las filas primera y última, y aplicar un estilo de bandas intercaladas para las demás filas y columnas.

Al terminar el diseño de la tabla, introducir datos en una tabla es similar al trabajo con cajas de texto. Pulse en la celda a la que desee añadir datos y comience a escribir.

4.10. Añadir otros elementos

Audio y Vídeo

El sonido y el vídeo son elementos muy útiles a la hora de diseñar presentaciones.

Para ello, iremos al menú Insertar-Vídeo y Sonido y elegiremos un archivo de audio o de vídeo que tengamos en nuestro ordenador.



Gráficos

Podemos dotar a nuestras presentaciones de gráficos estadísticos provenientes de una hoja de cálculo o de datos introducidos por nosotros mismos.

Para ello iremos al menú Insertar – Gráfico, o bien pulsaremos en el icono Gráfico

Nos aparecerá un gráfico estándar, y haciendo doble clic sobre él veremos un cuadro de diálogo con la posibilidad de modificar sus propiedades y apariencia. También aparece una nueva barra de herramientas específica de gráficos desde la que podemos:

Cambiar el tipo de gráfico, desde el icono Tipo de Gráfico (o en el menú Formato – Tipo de Gráfico)

Cambiar los datos del gráfico, desde el icono Tabla de Datos



4.11. Transiciones

La transición de diapositivas nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos.

Para aplicar la transición a una diapositiva iremos al menú Presentación – Transición de Diapositiva o en el panel de tareas elegiremos la pestaña Transición de Diapositiva.

El primer cuadro desplegable que aparece sirve para seleccionar el tipo de efecto de transición que deseemos (al pinchar sobre una opción podremos ver en la pantalla los diferentes resultados de cada una de ellas).

Debajo podremos ajustar parámetros como la velocidad, el sonido o si queremos que avancen las diapositivas automáticamente (estableciendo un tiempo) o manualmente al pulsar el ratón.

4.12. Efectos

Podemos añadir efectos a los objetos de nuestras presentaciones (es parecido a las transiciones de diapositiva, pero sólo afecta a los objetos seleccionados).

Para ello, en el panel de tareas, seleccionaremos la pestaña de Animación personalizada y Añadir Efecto. Podremos elegir el efecto que nos interese entre una larga lista, entre los que podemos destacar:

Barrido (hacia abajo, arriba, derecha o izquierda)

Revelar (abajo, arriba, derecha, izquierda)

Disolver

También podremos ajustar la velocidad y veremos automáticamente una vista previa para comprobar si estamos satisfechos con el resultado.



4.13. Configurar la presentación final

Cuando ya tenemos acabada la presentación, tan sólo nos resta configurar la organización y

configuración de la misma.

Para ello, nos dirigimos al menú Presentación – Configuración de la presentación, dónde nos

aparece un menú emergente con diferentes opciones:

Páginas que serán mostradas

Salto automático o manual de diapositivas

Tipo (tamaño de la pantalla)

Puntero del ratón

Permitir o no animaciones

Cambio de diapositivas al pulsar el fondo…

Finalmente, tan solo nos queda ejecutar la presentación. Se puede hacer desde el menú Ver –

Presentación, pulsando la tecla F5 o en el icono Presentación de la barra de herramientas.

Para salir de la presentación, pulse la tecla ESC.



5. LAS HOJAS DE CÁLCULO (CALC)

Calc es el componente de hoja de cálculo de OpenOffice. En una hoja de cálculo se pueden introducir datos (normalmente números) y luego manipularlos para obtener ciertos resultados.

Otras características de Calc incluyen:

Funciones, que se pueden usar para crear fórmulas para realizar operaciones de datos complejas

Funciones de bases de datos, para organizar, almacenar y filtrar datos

Diagramas dinámicos: hay una amplia gama de diagramas en 2D y 3D

Macros, para grabar y ejecutar tareas repetitivas

Poder abrir, editar y guardar hojas de cálculo Microsoft Excel

Importar y exportar hojas de cálculo en múltiples formatos

Las posibilidades de las hojas de cálculo, no sólo en matemáticas o en áreas del conocimiento como la física donde su empleo puede resultar más obvio, no son ni mucho menos suficientemente explotadas, a pesar de los numerosos beneficios que ofrecen en cuanto al tratamiento estadístico y la representación gráfica de sus resultados en ámbitos como las ciencias sociales.

Calc consta de unos documentos llamados hojas de cálculo. Las hojas de cálculo consisten en un número de hojas individuales, conteniendo cada una un bloque de celdas organizadas en filas y columnas. Una celda concreta se identifica por su número de fila y letra de columna.

Las celdas mantienen los elementos individuales (texto, números, fórmulas, etc.) que permiten mostrar y manipular los datos.

Cada hoja de cálculo puede tener muchas hojas, y cada hoja, a su vez, muchas celdas individuales (un máximo de 65.536 filas y de 1024 columnas, con lo que se obtiene un total de más de 67 millones de celdas).

5.1. Ventana principal de Calc

Cuando se inicia Calc, la ventana principal tiene un aspecto similar al mostrado en la imagen.



Barra de título

La barra de título, ubicada en la parte superior, muestra el nombre de la hoja de cálculo activa. Cuando guarde una hoja de cálculo por primera vez, se le pide que introduzca un nombre.

Barra de menús

Debajo de la Barra de título está la Barra de menús. Al elegir un menú, aparece un submenú con otras opciones.

Barras de herramientas

Bajo la Barra de menús, por defecto, se encuentran tres barras de herramientas: la Barra de herramientas estándar, la Barra de herramientas de formato, y la Barra de fórmulas.

Los iconos que hay en estas barras proporcionan un amplio rango de comandos y funciones comunes.

Barra de fórmulas

A la izquierda de la Barra de fórmulas hay un pequeño cuadro de texto, llamado Cuadro de nombre, con una combinación de letra y número en él, como por ejemplo D12. Esta combinación, que se denomina referencia de celda, indica la letra de la columna y el número de la fila de la celda seleccionada.



A la izquierda del Cuadro de nombre está el botones Asistente de funciones, Suma y Función.

Al pulsar el botón Asistente de funciones se abre un diálogo en el que puede buscar a través de una lista de funciones disponibles. Esto puede ser muy útil porque también muestra el formato de cada función.

El botón Suma inserta una fórmula en la celda activa con el total de la suma de los números de las celdas superiores. Si no hay números en las celdas superiores, entonces se usan las celdas de la izquierda para la fórmula.

El botón Función inserta el signo de igual (=) en la celda seleccionada y en la Línea de entrada, dejando a la celda preparada para aceptar una fórmula.

Al introducir un dato nuevo en una celda, los botones Suma e Igual cambian por botones

Cancelar y Aceptar .

El contenido de la celda activa (datos, fórmula o función) se muestra en la Línea de entrada, que es la parte que queda de la Barra de fórmulas. Puede editar el contenido de la celda activa aquí o en la propia celda

Celdas individuales

La sección principal de la pantalla muestra las celdas individuales en forma de cuadrícula, donde cada celda se encuentra en la intersección de una columna y fila.

En la parte superior de las columnas y a la izquierda de las filas, hay una serie de cuadros grises que contienen letras y números. Estas son las cabeceras de filas y columnas. Las columnas comienzan con A y avanzan hacia la derecha, y las filas comienzan en 1 y van hacia abajo.

Pestañas de hoja

En la parte inferior de la cuadrícula con las celdas están las pestañas de hojas, que permiten acceder individualmente a cada hoja. La hoja activa se distingue por tener una pestaña blanca.

Si se pulsa otra pestaña, se mostrará esa hoja y esa pestaña se vuelve blanca

Barra de estado

Al final de la ventana de Calc se encuentra la Barra de estado, que proporciona información sobre la hoja de cálculo e indica formas de cambiar rápidamente algunas opciones.



5.2. Estilo de las celdas

Al igual como hacíamos en los otras componentes de OpenOffice que ya hemos

estudiado (Writer e Impress), en Calc podemos cambiar la apariencia y estilo de las

celdas o conjuntos de celdas que deseemos. Entre las opciones con las que cuenta el

programa podemos destacar:

Modificar el tamaño de las mismas (alto de fila y ancho de columna)

Alinear el contenido de la celda (derecha, izquierda, centrado o justificado)

Cambiar el tipo de letra. Lo podemos hacer desde la barra de herramientas de

formato o en el menú Formato-Celdas-Fuente

Cambiar el tamaño, color o efectos del tipo de letra.

Modificar el color de fondo

Resaltar los bordes…

5.3. Tipos de datos

Los tipos de datos que introduciremos en las celdas podrán ser de los siguientes tipos:

Texto: Cadenas de caracteres como palabras o frases.

Fecha: Tienen el formato específico de día, mes y año (desde el menú Formato-Celda podemos modificar la presentación de las mismas)

Hora: Al igual que las fechas, poseen su formato específico que se puede modificar también. Suelen especificar las horas, minutos y segundos.

Números: Es cualquier combinación de dígitos numéricos (la coma decimal es ,). Desde el menú Formato-Celdas-Números podemos cambiar su configuración.

Fórmulas: Empiezan siempre con el signo =, y pueden contener números, operadores, funciones y referencias a otras celdas.

5.4. Operadores

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de un formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.



Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

– (signo menos) Resta

Negación

3–1

–1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

/ (barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto Significado Ejemplo

& ("y" comercial) Conecta o concatena dos

valores para generar un valor de texto continuo

("Viento"&"norte")



Operadores de referencia

Combina rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia

Significado Ejemplo

: (dos puntos)

Operador de rango, que genera una referencia a todas

las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.

B5:B15

; (punto y coma) Operador de unión, que

combina varias referencias en una sola.

SUMA(B5:B15;D5:D15)

(espacio)

Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a las dos

referencias.

B7:D7 C6:C8

5.5. Fórmulas

Las fórmulas en la hoja de cálculo son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual (El signo igual = le indica a la hoja de cálculo que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado (la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma

Componentes de una fórmula

Una fórmula puede contener cualquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.

Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una circunferencia, A = πr2, se puede escribir como:

=PI()*B1^2

En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:

Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1 (el radio).

Constantes: el valor 2 (Números o valores escritos directamente en una fórmula).



Funciones: PI(). Nos da el valor de π. Calc tiene muchas funciones para utilizar.

Operadores: multiplicación (*) y potenciación (^).

5.6. Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Calc (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;

Ejemplo de función: =SUMA(A1:C5)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas; así A1:C5 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C5, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+B1+B2+B3+B4+B5+C1+C2+C3+C4+C5

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar una función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.



Funciones más comunes en Calc

Suma. Suma el rango o conjunto de celdas que pongamos, siempre que sean datos numéricos:

= SUMA(Num1; Num2;…)

Promedio. Calcula la media aritmética del grupo de celdas numéricas: = PROMEDIO(Num1; Num2;…)

Máximo . Calcula el valor más alto dentro de una lista de datos numéricos. Su sintaxis es la siguiente:

=MÁX(Núm1; Núm2;…)

Mínimo . Sirve para lo contrario que la función anterior. Da como resultado el número menor de una serie.

=MÍN(Núm1; Núm2;…)

Contar . Esta función cuenta la cantidad de números que contiene un rango. Es importante recordar a la hora de utilizar esta función que SOLO tiene en cuenta las celdas que contienen números, ya que, de contener texto u otro tipo de datos las pasa por alto.

=CONTAR(Valor1; Valor2;…)

Ejemplo. Calcular el promedio.

Veremos cómo calcular de una forma sencilla el promedio de una serie de números. La función promedio nos resulta de gran utilidad a la hora de calcular la media aritmética de una serie de números. La función se introduce del siguiente modo: =PROMEDIO(n1;n2;…n).

De este modo si tenemos los siguientes números: 1, 2, 4, 6 en las celdas A1, A2, A3 y A4 respectivamente aplicaríamos la función promedio:

=PROMEDIO(A1:A4) obteniendo el resultado: 3.25

Como siempre que utilizamos fórmulas y funciones podemos introducir los valores absolutos, es decir, no hacer referencia a las celdas, pero con esto estaríamos perdiendo flexibilidad a la hora de utilizar la hoja de cálculo.

5.7. Referencias relativas y absolutas

Referencias relativas: Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la posición relativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la



referencia de celda en la fórmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas.

Cuando se copia una fórmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las fórmula que se crea en la celda destino se ajusta automáticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la fórmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automáticamente la fórmula obteniéndose en la celda B3 la nueva fórmula como =A2.

Referencias absolutas: Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no varía. De forma predeterminada cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del número de fila de la celda, por ejemplo $A$1.

Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas.

Podemos referenciar absolutamente sólo la fila, sólo la columna o ambas.

5.8. Confección de gráficos

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Calc, podemos optar por crearlo:

Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Calc dispone de un asistente que nos guiará en la creación de gráficos, de forma que nos resulte más fácil crearlo. Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

Seleccionar los datos a representar en el gráfico.

Seleccionar el menú Insertar – Gráfico.

O bien hacer clic sobre el botón gráfico de la barra de herramientas.

Aparecerá el asistente para gráficos, dónde podremos seleccionar el tipo de gráfico, modificar el rango de datos elegido y más opciones (títulos, leyendas, series de datos…) para personalizar nuestro gráfico.



Cuando hayamos elegido todas las opciones que deseemos, podremos Finalizar y nos aparecerá el gráfico en nuestra hoja de cálculo.

5.9. Imprimir el documento

Antes de imprimir es importante que previsualicemos el resultado de nuestro documento. La vista preliminar será una representación en pantalla de cómo quedaría nuestro documento si lo enviásemos a imprimir. En el menú Archivo, encontramos la opción Vista preliminar (o previsualización de impresión) que es una ventana del siguiente estilo:

En la que aparece como divide Calc la hoja de cálculo entre las diferentes páginas que se imprimirán. Podemos comprobar también cómo aparece una marca en el fondo de la página indicando la página en la que nos encontramos.



La Vista Preliminar nos permite obtener una visión del documento impreso, pero no nos permite modificarlo. Cuando ya tengamos el documento a nuestro gusto y listo para imprimir, tan sólo hemos de ir al menú Archivo – Imprimir y elegimos la impresora.

6. LAS BASES DE DATOS (BASE)

Hoy en día se genera gran cantidad de información que debe ser organizada y gestionada de manera efectiva, ya que en caso contrario, sería muy difícil poder acceder a ella. Si no tenemos una buena gestión de dicha información, ésta no nos resultaría en absoluto útil, y la búsqueda de un dato concreto entre tantos resultaría una tarea casi imposible Es por ello que han aparecido en el mercado multitud de programas y aplicaciones que nos ayudan a organizar mejor la información con la que trabajamos: agendas electrónicas, gestores de bases de datos, calendarios, etc. Necesitamos disponer de las herramientas adecuadas para poder organizar eficientemente la información de la que disponemos en nuestro día a día. Para ello son de gran utilidad los gestores de bases de datos, entre los que podemos encontrar el LibreOffice Base, el OpenOffice Base (ambos con licencia gratuita) o el Microsoft Office Access (que es software comercial y de pago). Los programas como el Base nos ayudan a:

Organizar de forma eficiente gran cantidad de información.

Tener dicha información almacenada en el gestor.

Localizar y consultar fácilmente cualquier dato que busquemos.

Borrar, modificar o reemplazar información.

Imprimir los datos que nos interesen. Ejemplos típicos de bases de datos pueden ser el catálogo de libros de una biblioteca, las películas de un videoclub o las notas de los alumnos de un instituto. Un sistema gestor de base de datos (SGBD) es un conjunto de programas que permiten el almacenamiento, modificación y extracción de la información en una base de datos, además de proporcionar herramientas para añadir, borrar, modificar y analizar los datos. Los usuarios pueden acceder a la información usando herramientas específicas de interrogación y de generación de informes, o bien mediante aplicaciones al efecto.

Estos sistemas también proporcionan métodos para mantener la integridad de los datos, para administrar el acceso de usuarios a los datos y para recuperar la información si el sistema se corrompe. Permiten presentar la información de la base de datos en variados formatos. La mayoría incluyen un generador de informes. También pueden incluir un módulo gráfico que permita presentar la información con gráficos y tablas.



6.1. El Asistente de Base

Al iniciar el programa Base, la primera pantalla que nos aparece es el asistente de ayuda para crear la base de datos:

Donde elegiremos Crear nueva base de datos (aunque también podríamos abrir una existente). En el siguiente paso marcaremos las opciones No registrar la base de datos y Abrir la base de datos para editar.

Cuando le demos al botón Finalizar nos pedirá que guardemos la base de datos que vamos a crear. Elegimos el nombre y la carpeta que deseemos y ya podremos comenzar a trabajar.



6.2. El entorno de trabajo

La ventana de Base es la siguiente:

En esta ventana podemos distinguir 5 partes:

1. En este bloque tenemos:

a. Barra de título: tiene la función de controlar la ventana de Base. También nos

muestra el nombre del documento en el que estamos trabajando.

b. Barra de menús: nos permite acceder por medio de menús desplegables a las

diferentes funciones y opciones disponibles en Base.

c. Barras de herramientas: contienen botones que permiten acceder

rápidamente a los comandos más utilizados. Por defecto aparece la barra de

herramientas estándar, pero podemos incorporar las que deseemos desde el

menú Ver – Barra de herramientas.

2. Opciones que dependen del objeto seleccionado.

3. Son los distintos objetos de la base de datos. Al clicar sobre ellos se activan sus

opciones.



a. Tablas: Son las que almacenan los datos, por lo que son la parte fundamental

de la base de datos.

b. Consultas: Para seleccionar los datos que nos interesan y trabajar con ellos,

modificarlos o mostrarlos.

c. Formularios: Ventanas que diseñamos para que sea más cómoda y fácil la

introducción de datos. También nos sirven para visualizar la información

guardada de una forma más agradable, con un diseño adecuado e incluyendo

imágenes o gráficos.

d. Informes: Son un tipo de objeto que se utiliza para presentar de una forma

agradable y práctica los resultados que hemos obtenido a través de las

consultas. Son ideales para presentar la información por pantalla como para

imprimirla.

4. Objetos que existen actualmente en la base de datos. Su contenido variará en función

del objeto que tengamos seleccionado en cada momento.

5. Vista previa del objeto seleccionado.

Cuando acabemos de trabajar con nuestra base de datos tendremos que cerrarla en el menú

Archivo – Cerrar. Y si queremos volver a trabajar con ella la podemos volver a abrir en el menú

Archivo – Abrir.

6.3. Trabajando con tablas

Para almacenar la información utilizamos las tablas. Una base de datos puede contener varias

tablas y en cada caso abriremos la que nos convenga para trabajar con ella.

Una tabla es un sistema que permite almacenar datos de una determinada entidad. Cada tabla

puede contener varios atributos (o campos) relacionados con la entidad que describen. A cada

fila de información que contiene la tabla se le llama registro.

Imaginemos que queremos gestionar el préstamo de libros en una biblioteca escolar. Se

podrían crear las tablas siguientes:

- Libros: dónde se almacenan los datos de cada libro. Sus campos podrían ser Título,

autor, editorial, año de publicación, número de identificación en la biblioteca…

- Alumnos: dónde almacenamos información sobre los usuarios de la biblioteca.

Tendría por campos: Nombre y apellidos, dirección, teléfono…

- Préstamos: dónde guardamos quién tiene prestado cada libro en un momento

dado. Sus campos podrían ser Identificador del libro y nombre del usuario.



Las tablas vienen organizadas en filas y columnas. Cada fila de la tabla se denomina registro y

contiene toda la información sobre uno de los elementos guardados (por ejemplo, si tenemos

una tabla con los datos de los diferentes libros de una biblioteca, cada fila tendrá la

información de un libro). Las columnas de la tabla se llaman campos y representa cada uno de

los atributos que queremos guardar (en nuestro ejemplo, los campos serían ID, Nombre,

Autor, Editorial, Año de publicación…). Los campos podrán ser de distinto tipo (numérico,

texto, fecha/hora o si/no) dependiendo del tipo de dato que queramos guardar.

Para crear una tabla, elegimos el objeto tabla y tenemos dos opciones:

Crear tabla usando el asistente.

Es el método más sencillo, indicado para usuarios noveles.

a. El primer paso consiste en la selección de los campos que tendrá nuestra nueva tabla. El

asistente ofrece ya algunas tablas con sus típicos campos clasificados por categorías

diferentes (negocios y personal)

En las tablas grandes los registros pueden contener muchos campos. Depende de la cantidad de detalles que queramos almacenar acerca de un tema. Las tablas pueden contener desde los pocos registros de nuestra agenda de teléfonos personal, hasta las decenas de millones de registros que gestionan las bases de datos de los bancos, compañías telefónicas, Hacienda, etc.

b. En el segundo paso seleccionamos el tipo y el formato para cada campo escogido en el

paso anterior. En este paso podemos modificar el nombre del campo, su tipo, si dicha

entrada es requerida y la longitud del mismo. También podremos suprimir o añadir un

nuevo campo.

Algunos de los distintos tipos de datos que podemos almacenar son:

Texto: para almacenar texto

Número: para almacenar números

Entero: para almacenar números enteros

Data: para almacenar fechas

Hora: para almacenar horas

Si/No: Para opciones Sí o No

Dependiendo del tipo de datos que hayamos elegido nos aparecerán algunas opciones

diferentes, por ejemplo: Si es un entero aparecerá Valor automático para que los genere

de forma automática, si es un campo Número nos aparecerá la opción Cifras decimales,

etc.



c. El tercer paso nos servirá para determinar cuál será el campo que actuará como llave

primaria o clave principal. Cada tabla debe contener una llave primaria que identifica, de

forma inequívoca, cada registro de la tabla. Éste valor no se puede repetir nunca.

El asistente nos permite elegir un campo existente como llave primaria o añadir un nuevo

campo automáticamente que realice dicha función.

d. Y por último tan sólo resta especificarle un nombre y guardar la tabla.

Crear tabla en modo de diseño.

Este método es el preferido por los usuarios con conocimientos del programa ya que es más

rápido y potente. Se nos presenta una rejilla con las siguientes columnas:

Nombre del campo: introduciremos los nombres que deseemos.

Tipo de campo: Se utiliza para indicar qué contiene dicho campo (texto, números…),

como hemos visto en el apartado anterior. Según la opción que elijamos nos aparecerá

en la parte inferior distintas propiedades para poder personalizarlo.

Descripción: Nos permite introducir una breve anotación sobre el contenido de dicho

campo de la tabla.

La propiedad más importante de todas las que se nos muestran en la parte inferior es Ejemplo

de formato que nos permitirá utilizar un patrón o modelo específico para mostrar la

información. Por ejemplo, si se trata de un campo fecha, podremos escoger el formato.

Una vez definidos todos los campos, debemos indicar cuál de ellos hará las funciones de clave

primaria. Para ello pulsaremos delante de su nombre con el botón derecho del ratón y

elegiremos la opción Clave primaria. Aparecerá entonces una llave en esa casilla.



Es habitual utilizar un campo numérico para que actúe como llave primaria de una tabla.

Además, también podemos crear un campo tipo Entero y especificarle en sus propiedades

Valor Automático para que se cree automáticamente (sería el caso de ID en la tabla libros).

Una vez hayamos especificado todos los campos y propiedades de los mismos deberemos

guardar la tabla y darle un nombre.

Podremos abrir la tabla cada vez que sea necesario haciendo doble clic sobre ella. También,

podremos crear otras tablas que nos vayan a hacer falta. Y borrar alguna tabla existente.

Se pueden modificar los datos de una tabla con tan sólo hacer clic en la celda en la que se

encuentra el dato que queremos cambiar y escribir el nuevo dato. Del mismo modo, con la

tecla Supr, podremos borrar dicho dato.

Cada vez que realicemos un cambio en una tabla, al cerrarla el programa nos preguntará si

deseamos guardar los cambios. Le daremos a aceptar.

6.4. Trabajando con registros y campos

Podremos añadir nuevos registros (por ejemplo, un libro nuevo) a nuestra tabla pulsando en la

última fila de la tabla (que está vacía) y escribiendo los datos correspondientes.

Si lo que deseamos es borrar el registro, tenemos que tener presente que no se podrán volver

a recuperar, por lo tanto, deberemos estar completamente seguros. Para borrarlo, nos

situamos en la primera columna de la fila que deseemos borrar y veremos que se selecciona

todo el registro. Le damos a la tecla suprimir y nos preguntará si queremos realmente borrar

dicho registro. Le damos a aceptar.

Ordenar y Filtrar Registros

En la parte inferior de la ventana podemos ver la Barra de navegación entre registros. En esta

barra se nos muestra la fila en la que estamos sobre el total de filas existentes, así como los

botones, por este orden: para ir a la primera fila, a la anterior, a la siguiente, a la última o crear

una nueva.



Dentro de las opciones de ordenación tenemos tres posibilidades: especificar los criterios de

clasificación para visualizar los datos, ordenar de forma ascendente u ordenar de forma

descendente en función de la columna elegida. Sobre estas dos últimas opciones se debe decir

que simplemente hay que señalar sobre el nombre de la columna deseada y elegir si queremos

que ordene las filas ascendente o descendentemente. La primera opción, elegir los criterios de

clasificación, es la más completa ya que nos ofrece la posibilidad de establecer hasta tres

columnas diferentes para ordenar por prioridad las filas de manera que, si en la primera

columna elegida tenemos valores repetidos, se aplica el criterio de ordenación establecido

para la segunda columna y, en caso de que en esta segunda columna ocurra alguna nueva

repetición, se aplica el criterio de la tercera columna.

Las opciones de filtrado de datos nos permiten elegir de forma simple qué datos queremos

que se muestren. Las cuatro opciones, por el orden en que aparecen los botones, son:



Filtrado automático. Filtra las filas según el contenido del campo seleccionado (en la

figura de abajo se muestra el resultado tras haber seleccionado Ridley Scott en campo

Dirección).

Usar o no el filtro, es decir, conmuta entre las vistas con y sin filtro.

Filtro predeterminado, que permite establecer las opciones del filtro de forma

parecida a como establecíamos los criterios de ordenación.

Cancelar filtro, de manera que se muestran todas las filas.

Ilustrémoslo con un ejemplo: supongamos que sólo queremos que se muestren aquellas

películas que tengo en DVD y realizadas en la década de los 80; es decir, entre el 1 de enero de

1980 y el 31 de diciembre de 1989. Las opciones para establecer este filtro junto con el

resultado obtenido aparecen en la figura siguiente.

6.5. Consultas

Una consulta es una pregunta que se hace a la base de datos para obtener

una determinada información, que puede provenir de una o más tablas.

Las consultas son muy útiles a la hora de construir formularios, y sobre todo,

informes.

Por ejemplo, si hemos creado una base de datos que contiene información

sobre libros, podremos consultar cuáles se publicaron en la editorial ANAYA,

cuáles de ellos son de Cervantes, etc.

Base nos ofrece tres posibilidades para hacer la consulta de los datos:

utilizar el asistente, el modo de diseño y el modo SQL.

Para los usuarios más noveles, la forma más sencilla de realizar una consulta es utilizando el

asistente, y será la forma que veremos en este tema. No obstante, comentar que el Lenguaje

Estructurado de Consultas (o Structured Query Language: SQL) es un sistema que permite

realizar consultas sobre la base de datos, aparte de insertar, actualizar y eliminar registros.



Para realizar una consulta utilizando el asistente habremos de seguir los pasos que éste nos

indica. Lo veremos con un ejemplo, realizando una consulta que nos devuelva de la tabla

Intérpretes, que contiene intérpretes de distintas nacionalidades, el nombre, los apellidos y la

nacionalidad de los que no son españoles. Para ello, teniendo seleccionada la sección

“Consultas”, nos situamos sobre el apartado de tareas y elegimos “Usar el asistente para

crear consulta…”.

1. Selección de los campos. El objetivo de este paso es determinar qué tablas y qué

campos de éstas queremos consultar. Seleccionamos los campos Nombre,

Apellidos, y Nacionalidad de la tabla Intérpretes.

2. Orden de clasificación. En este paso se establece cuál de los campos determinará

el orden de aparición de los registros en la lista final. Elegiremos que aparezcan

ordenados alfabéticamente por los apellidos del intérprete.



3. Condiciones de la búsqueda. Establece las coincidencias que serán el eje de

nuestra búsqueda. En nuestro caso, vamos a mostrar sólo los intérpretes no

españoles, por lo que debemos indicar que el campo Nacionalidad no contenga el

valor Español.

4. Detalle o resumen. Dependiendo de la complejidad de la consulta, éste apartado

estará activado o desactivado. Nos permite elegir entre consulta detallada o

consulta abreviada.

5. Agrupación y condiciones de agrupación. También puede estar desactivada.

6. Alias. Podemos cambiar el nombre que se mostrará de los campos seleccionados.



7. Información general. Finalmente, en este último paso, determinamos un nombre

para la consulta y la mostramos por pantalla.

Una vez cerramos la consulta, ésta ya queda almacenada en la sección consultas y podremos

hacer uso de ella en cualquier momento.

6.6. Formularios

Un formulario es un objeto que permite introducir, cambiar y ver registros de datos mucho

más cómodamente que haciéndolo directamente en las hojas de datos de las tablas. El

formulario nos proporciona una interface para que en lugar de trabajar con un listado de

registros se puedan incluir textos, gráficos, cuadros combinados y muchos más elementos.



Existen dos métodos para la creación de formularios, el más sencillo, que utiliza el Asistente y

otro más completo pero más complejo también, utilizando el modo de diseño.

Nos centraremos en usar el asistente para crear un formulario. Nos

aparecerá un cuadro de diálogo con los siguientes pasos:

1. Los formularios suelen ir asociados a una tabla o a una consulta, y

en este primer paso elegiremos los campos de la tabla o la

consulta que queramos que aparezcan.

2. El siguiente paso nos permite añadir un subformulario. Esto sirve

para mostrar dentro del mismo formulario tablas que están

relacionadas entre ellas. Si no deseamos añadir ningun

subformulario se salta directamente al paso 5.

3. En el paso 5 se define cómo se colocarán los controles del nuevo formulario.

4. Seguidamente podemos especificar para qué se usará el nuevo formulario. Si servirá

sólo para introducir nuevos registros o si servirá también para mostrar datos.

5. Y por último podemos escoger alguno de los estilos que están predefinidos en el

programa, con un color de fondo para el formulario y el estilo del contorno de los

controles.

6. Ya sólo nos queda definir un nombre para el nuevo formulario y ponernos a trabajar

con él. El formulario se generará usando el programa Writer.



6.7. Informes

Los informes se utilizan para presentar de una forma agradable y profesional

resultados e información útil a la hora de tomar decisiones (presupuestos,

facturas, informes de ventas, gráficos, resúmenes…).

Los informes se generan a partir de tablas o consultas de la base de datos y

pueden contener los campos que deseemos. Los informes pueden ser

estáticos o dinámicos. En el primer caso, no reflejarán ningún cambio

realizado sobre los datos de origen después de crear el informe y en el

segundo siempre mantendremos los datos actualizados cuando ejecutemos

el informe.

Para generar un informe hacemos clic en Crear un informe utilizando el

asistente y nos aparecerá un cuadro de diálogo con los pasos a seguir:

1. Selección del campo. Antes que nada deberemos seleccionar de qué campos de las

tablas o consultas queremos generar el informe.

2. Etiquetar campos. Es posible definir una etiqueta para cada campo de la tabla.

3. Agrupación. En este paso podemos establecer niveles de agrupación en nuestros

datos.

4. Escoger un formato. Escogemos el formato y el estilo del informe. También podemos

definir la orientación (apaisado o vertical). No obstante, hemos de tener en cuenta que

estas opciones se pueden cambiar más adelante.

5. Crear un informe. En este último paso especificaremos el título del informe y el tipo de

informe que queremos crear (estático o dinámico).

Tanto informes como formularios se diseñan utilizando Writer, por lo que si accedemos a la

edición del elemento, veremos que las opciones que nos aparecen son las típicas de Writer

que ya vimos anteriormente.



6.8. Campos clave

En el caso de nuestra tabla Películas, a priori, no hay ningún campo acerca de una película que

podamos utilizar para diferenciar una película de otra ya que, por ejemplo, podemos tener dos

películas con el mismo título o dos películas con el mismo director o dos películas que se

produjeron el mismo año. Para este tipo de tablas se suele definir un campo de tipo numérico

que debe cumplir dos condiciones: la primera, es que ese campo siempre tiene que tomar un

valor para cada fila de la tabla, y, la segunda, que dicho valor no puede repetirse en ninguna

fila. Cuando un campo cumple estas dos propiedades (sin nulos y sin repetidos) se le llama

Llave Primaria, Clave Primaria o simplemente Clave y toda tabla debe tener una.

Para indicar que queremos que el campo Id_pelicula sea nuestra Llave Primaria seguimos los

siguientes pasos:

Nos situamos en la parte izquierda del campo.

Pulsamos botón derecho del ratón.

Seleccionamos la opción Llave primaria.

Quedando finalmente el campo como se muestra en la figura siguiente:

Una vez insertado este primer campo, insertaríamos el resto de los campos.



6.9. Relaciones entre tablas

Una de las grandes ventajas de las bases de datos es que podemos tener toda la información

que necesitamos almacenar en varias tablas, relacionadas entre ellas, en lugar de una única

tabla enorme con toda la información.

¿Qué conseguimos con esto? Para responder a esta pregunta mejor pongamos un ejemplo:

imaginemos que se quiere guardar el género cinematográfico de las películas que se van

almacenando. Se podría pensar en añadir una nueva columna a la tabla Películas que se

llamara Género, de manera que por cada película almacenada también tuviera su género.

Si nos fijamos en esta solución podemos ver que se está repitiendo el mismo valor muchas

veces. Por ejemplo, Ciencia-Ficción aparece en dos filas y Drama en cuatro. Es decir, se está

obligando a teclear varias veces el mismo valor lo que, entre otras cosas, puede provocar que

en algún momento nos equivoquemos al teclear y que tengamos que realizar mucho más

trabajo.

Puede pasarnos también que todos los críticos de cine se pongan de acuerdo y decidan que el

género Ciencia-Ficción no tiene un nombre adecuado y que es más adecuado llamarlo Ficción-

Científica. Entonces, si se tiene en la tabla Peliculas cuatro películas de ese género, se debe ir

una a una cambiando el nombre y con cuidado de no equivocarse al teclear. Quizás si tenemos

cuatro películas de este género no nos parezca un gran problema hacer este cambio cuatro

veces pero si resulta que se tiene en la colección trescientas películas de este género puede

que el problema parezca más importante.

La solución a los problemas anteriores está en separar la información que aparece repetida

continuamente en una nueva tabla e indicar de alguna forma en nuestra base de datos que

hay filas de la tabla Peliculas y de la tabla Generos que están relacionadas.



En la actualidad existen distintos tipos de bases de datos, como por ejemplo el jerárquico, el de

red y el relacional, aunque éste último es el que ha adquirido mayor popularidad y es el que

más se utiliza. La idea fundamental de este modelo recae en el uso de relaciones entre

diferentes tablas que contienen datos.

Es importante destacar que en este modelo, el orden en el que se almacenan los datos no es

relevante, ya que la información se presentará al usuario mediante consultas que permitirán

ordenar los datos de la manera más conveniente.

El lenguaje más usual para construir las consultas es el SQL (Lenguaje estructurado de

consultas), que es un estándar implementado por los principales sistemas de gestión de bases

de datos relacionales.

Las relaciones más usuales entre las tablas son las siguientes:

- Relación de 1 a muchos: Es el tipo de relación más habitual entre tablas. Cada

registro de una tabla se puede relacionar con muchos otros registros de otra tabla

(por ejemplo, a un mismo género le pueden corresponder varias películas. En

cambio, una película sólo puede tener un género)

- Relación de muchos a muchos: esta relación existe en situaciones en las que cada

registro de una tabla se puede relacionar con muchos otros registros de otra tabla

y viceversa.

- Relación de 1 a 1: para cada registro de una tabla corresponde sólo un registro de

la otra tabla y viceversa.

Una vez tenemos creadas las tablas que formarán nuestra base de datos, el siguiente paso es

establecer correctamente las relaciones entre dichas tablas, ya que así será mucho más fácil

extraer información útil de la base de datos y mantenerla en un estado coherente.



Para crear las relaciones accederemos al menú Herramientas – Relaciones

En primer lugar añadiremos las tablas que aparecen implicadas en el conjunto de relaciones

que vamos a establecer. A continuación, para relacionar dos tablas, arrastraremos el campo

que queremos relacionar de una tabla hasta el campo correspondiente de la otra tabla.

Hemos de tener en cuenta que los campos relacionados deben ser obligatoriamente del

mismo tipo de datos, ya que representan la misma información.

BIBLIOGRAFÍA

https://www.openoffice.org/es/por-que/why_odf.html

https://es.wikipedia.org/wiki/Paquete_de_oficina

https://jamoreno.webs.ull.es/

https://wiki.openoffice.org/wiki/ES/Manuales/GuiaAOO

https://www.openoffice.org/es/por-que/why_odf.html

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