formato procesos

8/19/2019 Formato Procesos

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FORMATO 1IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE

8. SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACÉN

IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTES (CI – CE)IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES Y/O

EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI – CE)

Pro!"#$% %r% r"%&'%'*+ ," %,-!,'%'*+," or% ," #!'+'#$ro#

L'#$%,o ," "'#$"+'%# 0 #%&',%# ,"#!'+'#$ro# or "#

C!%,ro# o%r%$'o# #"23+ o$'%'o+"# ,"#!'+'#$ro#

CLIENTES INTERNOS

- D"%r$%"+$o# 0 #"r''o# ,"&4o#'$%&

CLIENTES EXTERNOS

- Pro"",or"# ," 5'"+"#

- 6!"+% "&%5or%'*+ 0 r"#"+$%'*+ ,"&&'#$%,o ," +""#',%,"#

- I,"+$'7'%r 0 "#$%5&""r

orr"$%"+$" &%# +""#',%,"# 0r'or',%,"# ,"& #!'+'#$ro "& #"r''o0 "& 4o#'$%&

- E+$r"2% oor$!+% ," '+7or%'*+

- P"r$'+"+'% "+ &% #o&''$!, ,"o$'%'o+"#

- 9!" #"% oor$!+% &%# o$'%'o+"# ,"&o# ro"",or"#.

- C!&''"+$o 0 o+2r!"+'% "+ &%

"+$r"2% ," ro!"#$%#

24


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FORMATO :.1

FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR

8.1.1 SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACÉN

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR No DE ÓRDENES DE COMPRA ELA6ORADAS

FECHA< APRO6ADO POR<

O6=ETIVO DEL INDICADOR Optimizar el trámite de las órdenes de compra

ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento en el número de órdenes de compra elaboradasen el período

TIPO DE INDICADOR Eficiencia

FÓRMULA DEL INDICADOR N° de OC hechas en el período ______________________________________________ !"" N° de OC estándar para el período

NIVEL DE REFERENCIA #ebe tender al !""$

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

%e&istro de OC elaboradasDENOMINADOR<

Número de OC estándar

9UIÉN DE6E MEDIR 'lmacenista

CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la necesidad de &erenciar el indicador


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FORMATO :.:FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR

8.1.: SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACÉN

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES


O6=ETIVO DEL INDICADOR E*aluar a los pro*eedores , clasificarlos de manera ue permitadescartar auellos ue &eneran retrasos , retraba.o

ATRI6UTO DE CALIDAD /ro*eedores con buena calificación 0promedio obtenido por lospro*eedores durante el período1

TIPO DE INDICADOR EficienciaEfecti*idad en selección de pro*eedores

FÓRMULA DEL INDICADOR ∑ Co

__________________

n

NIVEL DE REFERENCIA 2istórico , de acuerdo a la meta propuesta

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

Co3 Calificación obtenida por el pro*eedorDENOMINADOR<

+3 Número de pro*eedores calificados



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FORMATO :.?FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR

8.1.? SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACÉN

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES INSCRITOS EN @ARDEX


O6=ETIVO DEL INDICADOR 7aimizar el cumplimiento del reuisito de inscripción en el 8arde depro*eedores

ATRI6UTO DE CALIDAD Cumplimiento en el reuisito de inscripción de pro*eedores 08arde1


FÓRMULA DEL INDICADOR

No de /ro*eedores Cotizantes ______________________________________________

No de /ro*eedores ue Cotizaron

NIVEL DE REFERENCIA !""$ o dentro del ran&o de aceptabilidad definido

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<Número de pro*eedores Cotizantes ue se encontraban inscritos duranteel períodoDENOMINADOR<Numero de pro*eedores ue cotizaron durante el período


CU>NDO DE6E MEDIR 'corde con las fechas ue se reciben cotizaciones

FUENTES suministros 8arde de pro*eedores


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FORMATO ?EST>NDAR DE PROCESO

HOSPITAL SAN=UAN DE DIOSDE YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO< /'/'9 N° ""! P>;INA 1 DE ? 8.: SOLICITUD PARA LA COMPRA DESUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS

ALMACÉN

ALMACÉN FECHA DE ACTUALIBACIÓN

APRO6ADO POR

FLU=O;RAMA 9UIÉN DÓNDE CU>NDO CÓMO POR 9UÉ

'lmacenista 'lmac5nCuando se presente lanecesidad de pro&ramarlas compras

Guiándose por elcrono&rama de fechaspactadas para lascompras ,:o lanecesidad del suministro

/ara ase&urar ladisponibilidad de lossuministros

',udante dealmac5n: auiliarde almac5n

'lmac5n 9os días de lunes a*iernes

%ecibiendo losreuerimientos de losdiferentes ser*icios ,departamentos delhospital

/ara ordenar el traba.oa realizar

'lmacenista+auiliar oa,udante

almac5n Cada *ez ue se recibanlos reuerimientos

)n&resando el suministroen el sistema0suministro dereuisición1

/ara dar un in&reso delas necesidades en elsistema

'lmacenista+auiliar

'lmac5n Cada *ez ue se presenteesta necesidad

)n&resando el suministro, asi&nando un códi&o

/ara poder elaborar lasolicitud de compra

'lmacenista 'lmac5n Cada *ez ue se ten&anlos suministrosre&istrados en el sistema

'trabes del pro&rama '(de in*entarios apretandola opción reportes ,lue&o consulta 8arde;alorizado e imprimir

/ara de.ar por medioescrito el mo*imientodel suministrorelacionado con elconsumo

28

INICIO

Programar la compra

La compraes porsolicitud dedotación

2

eci!ir " clasi#icar los re$uerimientos$ue necesitan la solicitud de compra

Ingresar al sistema

%ienecódigo enel sistema

&

'acer creación delsuministro en el sistema

Imprimir el listado dee(istencias " salidas por mes

)

*I

NO

*I

NO


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HOSPITAL SAN=UAN DE DIOS DE

YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO< /'/'9 N° ""! P>;INA : DE ?

SOLICITUD PARA LA COMPRA DESUMINISTROS E INSUMOSHOSPITALARIOS ALMACÉN

ALMACEN FECHA DE ACTUALIBACIÓN

APRO6ADO POR


'lmacenista 'lmac5nCuando se ten&a ellistado de lossuministros

Comunicándose con elpro*eedor por fa otelefónicamente+ para uecotice el suministro08arde de pro*eedores1

/ara obtener de losdiferentes pro*eedoreslas diferentes ofertasen precios+ calidad ,tiempo de pa&o

',udante dealmac5n:auiliar dealmac5n

'lmac5n Cada *ez ue la en*íe elpro*eedortelefónicamente o porfa

%ecibiendo lascotizaciones de losdiferentes pro*eedores

/ara comparar lasofertas de acuerdo alprecio+ calidad , tiempode pa&o

'lmacenista 'lmac5n Cuando se tiene definidolas me.ores ofertas de

los pro*eedores

Eli&iendo la me.orsu&erencia de acuerdo al

pro*eedor o listado desuministros

/ara realizar la solicitudde acuerdo al pedido

'lmacenista+auiliar

'lmac5nCuando ,a se ten&an lascotizaciones necesariasdefiniendo lassu&erencias

#i&itando en la ho.a decálculo los *alores de losinsumos se&úncotizaciones de cadapro*eedor

/ara realizar unresumen de lasdiferentes cotizaciones

'uiliar oa,udante de'lmac5n

'lmac5n Cuando se ha,andefinido fechas , horaspara reunión del comit5

En*iando los cuadroscomparati*os alencar&ado de la reunióndel comit5

/ara ue analicen elcuadro , autoricen ,definan el presupuesto

'lmacenista 'lmac5n Cuando la compra no espro&ramada , senecesita hacer solicitud

Elaborando una solicitudde acuerdo a la necesidad, las ofertas de lospro*eedores

/ara ue autoricen lacompra , definan elpresupuesto

'uiliar oa,udante de'lmac5n

'lmac5n Cuando se ha,aelaborado la su&erenciade acuerdo a lanecesidad del suministro

%ealizando un cuadrocomparati*o ,especificando el ob.eto ,necesidad del suministro

/ara ue autoricen laad.udicación de lacompra , realizar elpedido

2+

,IN

Cotiar insumos

)

eci!ir cotiaciones

.legir el tipo de

sugerencia

*oncompras programadas ealiar cuadro

comparati/o

.ntregar al comit0 paraad1udicación de compras

*I

NO

.la!orar la sugerencia decompra

.ntregar a Costos "Presupuesto


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YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO< /'/'9 N° ""! P>;INA ? DE ?

SOLICITUD PARA LA COMPRA DESUMINISTROS E INSUMOSHOSPITALARIOS ALMACÉN

ALMACEN FECHA DE ACTUALIBACIÓN

APRO6ADO POR


'lmacenista 'lmac5n Cada *ez ue se presenteesta necesidad

En un formato destinadopara ello

/ara determinar lanecesidad de dotación


(er*icios ,dependenciasdel hospital

Cuando se ha,an definidolas encuestas , separadasse&ún el ser*icio

Entre&ando a cadaser*icio o dependenciauna copia de la encuestapara ue la dili&encien

/ara ue los ser*icios odependencias puedandili&enciar la encuesta

Encar&ado decada ser*icioodependencia

(er*icios ,dependenciasdel hospital

Cada *ez ue le seanentre&adas las encuestascon un plazo de !< díaspara dili&enciarlo ,entre&arlo

9lenando los espaciosue corresponden deacuerdo a la situación ,realidad actual de susdotaciones

/ara ue se puedanmedir las necesidadesde dotación

Encar&ado decada ser*icioodependencia

'lmac5n Cuando se ha,andili&enciado las encuestas

#iri&i5ndose a elalmac5n con la encuesta, entre&ándola a lapersona encar&ada

/ara ue las encuestassean analizadas , sepuedan elaborar lassu&erencias

'lmacenista 'lmac5n Cuando se ha,an

dili&enciado las encuestas

'trabes del pro&rama '(

de in*entarios apretandola opción reportes ,lue&o consulta 8arde;alorizado e imprimir

/ara de.ar por medio

escrito el mo*imientodel suministrorelacionado con elconsumo

&

2

Llenar las encuestas demanera clara " concisa

Prioriar las necesidadesde dotación

&

.la!orar encuestas denecesidades de dotación

.ntregar las encuestas a lasdi#erentes dependencias

3e/ol/er las encuestasen almac0n


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FORMATO EST>NDAR DE PROCEDIMIENTO

8.? SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACÉN

PROCESO< /'/'9 N° ""!NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de la propuesta ,:o cuadro comparati*o para realización de 'd.udicación de compraFECHA DE ACTUALIBACIÓNAPRO6ADO POR O6=ETIVO<ealiar la sugerencia " solicitud del suministro de acuerdo a los re$uerimientos " los consumos $ue aseguren la disponi!ilidad de los suministros $ue permita cu!rir lasnecesidades de las di#erentes dependencias del ospitalRESPONSA6LE<ALMACENISTACONDICIONES<• 9os insumos ue hacen falta , las cantidades de ellos se seleccionan por medio de un filtro automático ue

se encuentran en ecel• 9a respuesta de las cotizaciones de los pro*eedores se pueden demorar entre dos 0=1 , cuatro 0>1 días

• 9a su&erencia de compra de suministros se realiza cuando el suministro este a&otado ,:o se necesiteur&entemente 0se realiza cuando no ha,a crono&rama de reunión del comit51?

MATERIALES NECESARIOS<@tiles de escritorio- /apelería- (ellos- )mpresora-

Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones-Ael5fono- 4a

E=ECUCIÓN< (ACTIVIDADES CRTICAS)<1. eci!ir " clasi#icar los re$uerimientos $ue necesitan la solicitud de compra:. Imprimir el listado de e(istencias " salidas por mes?. Cotiar insumos. .legir el tipo de sugerencia. ealiar cuadro comparati/o. .la!orar la sugerencia de compraG. .la!orar encuestas de necesidades de dotación8. Prioriar las necesidades de dotación

ANEXOSPRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS< Pro!"#$% %r% r"%&'%'*+ ," A,-!,'%'*+ ," or%DEFINICIONES<• Cor%# ro2r%%,%#< Es la pro&ramación del comit5 de compra+ uien analizará la aduisición de los suministros , uien aprobará la ad.udicación de la compra• Cor%# +o ro2r%%,%#< son compras ue no se pro&raman pero ue necesitan realizare+ ,a sea por una necesidad o necesarias para el buen funcionamiento del

hospital• So&''$!, ," or%< lista de suministros , euipos solicitados por diferentes ser*icios.• A,-!,'%'*+ ," &% or%< es seleccionar a un pro*eedor de acuerdo a su0s1 oferta0as16 Es el pro*eedor esco&ido a uien se le realizará la compra• D"#r''*+ ,"& #!'+'#$ro< corresponde al nombre del suministro

• Por Pro"",or< cuando se solicitan suministros de un solo pro*eedor

• Por &'#$%,o ," #!'+'#$ro#< Cuando se solicitan suministros de diferentes pro*eedores+ cuando se solicitan suministros a un pro*eedor no usual o cuando se necesitaun suministro ur&ente

&)


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. RECEPCIÓN DE SUMINISTROS

IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTES (CI – CE) IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES Y/OEXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI – CE)

T"+"r "& #!'+'#$ro +""#%r'o %r% "&

%,"!%,o 7!+'o+%'"+$o ," &%# r"%# o

#"r''o# %#"2!r%+,o &% %&',%, " '+2r"#o "+

"& #'#$"%

O7''o# %&%r%$or'o# #o5r" '+o+#'#$"+'% "+

&o# #!'+'#$ro#.

Or,"+ ," or% 0 7%$!r%

CLIENTES INTERNOS

• Co+$%5'&',%,.

• Pr"#!!"#$o

CLIENTES EXTERNOS

• Pro"",or"# ," 5'"+"#.

• 9!" 4%0% "r$'+"+'% "+ &% "+$r"2% ,"&

",',o.

•

9!" "#$" o&"$o "& ",',o ,"&#!'+'#$ro.

• 9!" &%# %r%$"rJ#$'%# ,"& ro,!$o

#%$'#7%2%+ &%# +""#',%,"# 0 r'or',%,"#

,"& #"r''o ,"& %'"+$" 0 "& 7!+'o+%r'o.

• C!&''"+$o "+ &% "+$r"2% o&"$% 0

oor$!+% ," ,o!"+$o# (7%$!r%#

or,"+ ," or% 0 or,"+ ," "+$r%,% ,"

#!'+'#$ro#).

• Corr"$o '+2r"#o ,"& #!'+'#$ro "+ "&

#'#$"% @%r," (ro2r%% AS ,"

'+"+$%r'o).

• A,"!%,% &%#'7'%'*+ ," 7%$!r%#.

&2


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FORMATO :.1


.1.1 RECEPCIÓN DE SUMINISTROS

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DEVOLUCIÓN DE SUMINISTRO A PROVEEDORES


O6=ETIVO DEL INDICADOR Calificar al pro*eedor de acuerdo a su efecti*idad en el periodo6#isminuir las de*oluciones en compras por incumplimiento deespecificaciones administrati*as , t5cnicas

ATRI6UTO DE CALIDAD Cumplimiento de especificaciones administrati*as , t5cnicas delsuministro por parte de los pro*eedores

TIPO DE INDICADOR Efecti*idad

Eficiencia

FÓRMULA DEL INDICADOR ;alor de los suministros de*ueltos a pro*eedores en el período

_ !"" ;alor de los suministros recepcionados durante el período

NIVEL DE REFERENCIA #ebe tender a cero 0"1

FUENTE DE LOS DATOSNUMERADOR<(uministros de*ueltos a pro*eedoresDENOMINADOR<

Suministros recepcionados9UIÉN DE6E MEDIR 'lmacenista

CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente


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.1.: RECEPCIÓN DE SUMINISTROS

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR SUMINISTROS RECI6IDOS OPORTUNAMENTE


O6=ETIVO DEL INDICADOR 7antener el suministro necesario hasta el tiempo de reposiciónB el tiempoue transcurre desde el momento en ue se detecta la necesidad delsuministra hasta ue se recibe

ATRI6UTO DE CALIDAD Oportunidad en la entre&a de los pro*eedores


FÓRMULA DEL INDICADOR ;alor insumos recibidos dentro del plazo establecido en el período

!"" ;alor total de las órdenes de compra recibidas oportunamente

NIVEL DE REFERENCIA 2istórico

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<)nsumos recibidos dentro del plazoDENOMINADOR<Aotal de las órdenes de compra recibidas oportunamente

9UIÉN DE6E MEDIR 'lmacenista+ efe de suministros

CU>NDO DE6E MEDIR #e acuerdo a la frecuencia de las compras


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YARUMAL

PROCESODEPENDENCIA O SERVICIO

PROCESO /'/'9 NK ""= P>;INA 1 DE ?

.: RECEPCIÓN DE SUMINISTROS ALMACÉN FECHA DE ACTUALIBACIÓN

APRO6ADO POR


'lmacenista 'lmac5n

Cuando se realiza elpedido se debe con*enirel transporte , el tiempode entre&a

#e acuerdo al con*enio, al contrato con elpro*eedor

/ara determinar si eltransporte lo deberealizar el hospital

Conductor Dona deentre&a depro*eedores

Cuando se concuerde conel pro*eedor reco&er elsuministro

%eco&iendo la &uía ,:ofactura , las ca.as0suministro1

/ara reco&er lossuministros solicitados

Conductor Dona deentre&a depro*eedores

Cada *ez ue reciba elsuministro

Contando físicamente loue se recibe , el estadode los mismos

/ara confrontar ue elnumero de ca.as seai&ual al especificado

Conductor Carrotransportador

Cuando ha,a *erificadoue el número de ca.as ,el estado de los embala.essea correcto

Aransportando elsuministro en el carrotransportador

/ara ue el suministrolle&ue al hospital

'uiliar dealmac5n

Dona derecesión depro*eedores

Cada *ez ue lle&ue unpro*eedor o transportador

/ersonalmenterecibiendo la &uía ,:ofactura

/ara recibir lossuministros solicitados

'uiliar dealmac5n



Contando físicamente loue se recibe , el estadode los mismos

/ara confrontar ue elnúmero de ca.as seai&ual al especificado enla &uía

'lmacenista Dona derecesión depro*eedores

Cada *ez ue no lle&ueconforme el pedido

Comunicar con el pro*eedortelefónicamente definiendo6!6 #e.ar la mercancía en

cuarentena con nota , firmaen la &uia6

=6 #e*olución parcial connota , firma en la &uia6

6 #e*ol*er todas las ca.ascon &uia sin firmar

/ara determinardisposición final delsuministro

&5

INICIO

3eterminar si se co!ra #lete

*e co!ra#lete

ecoger elsuministro

e/isar ua /s 9 de ca1as" estado de los em!ala1es

%ransportar el suministroal ospital

eci!ir al transportador":o pro/eedor

)

*I

NO

e/isar ua ;s 9 de ca1as" estado de los em!ala1es

Coinciden

'a!lar con el respecti/o pro/eedor " de#inir disposición#inal del suministro

*I

NO


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YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'9 NK ""= P>;INA : DE ?

RECEPCIÓN DE SUMINISTROS ALMACEN FECHA DE ACTUALIBACIÓN

APRO6ADO POR


'uiliar dealmac5n


Cada *ez ue se lereciban los suministrosal pro*eedor

Con sello+ fecha , nombreclaro

/ara obtener de losdiferentes pro*eedoreslas diferentes ofertasen precios+ calidad ,tiempo de pa&o

'lmacenista:'uiliar dealmac5n

'lmac5n Cada *ez ue se recibaninsumos+ suministros+materiales o euipos

;erificando la factura deespecificacionesadministrati*as0;er 'neo '1

/ara ase&urar uecumpla con lasespecificacionesadministrati*as

'lmacenista 'lmac5n Cada *ez ue sepresente una anomalíaen la factura

/or tel5fono+ por fa opersonalmente

/ara informar alpro*eedor lainconsistencia

'lmacenista:'uiliar de'lmac5n

'lmac5n Cada *ez ue sepresente una anomalíaen la factura

;erificando la factura deespecificaciones t5cnicas0;er 'neo F1las especificacionest5cnicas se realizanhaciendo un muestreo

/ara ase&urar ue elsuministro aduiridocumpla con los ni*elesde calidad ei&idos

'lmacenista:'uiliar de'lmac5n

'lmac5nCada *ez ue sepresente una anomalíaen las especificacionest5cnicas

(e realiza un oficiodescribiendo lasinconsistencias einconformidades+ seanea obser*aciones ,:oconclusiones si es el caso

/ara informar alpro*eedor lainconsistencia , lle&ar aun acuerdo

'lmacenista:/ro*eedor

'lmac5n Cada *ez ue sepresente la situación


/ara lle&ar a unacuerdo+ destino+disposición o reposicióndel suministro

&6

,irmar la gua

)

*e con#irman insumos con la #acturacordar con el pro/eedor para tratar inconsistencia

;eri#icar especi#icacionest0cnicas

*I

NO

ealiar o#icio aclaratorio "se en/a al pro/eedor

*e gestiona su solución ode/olución

Cumple conespeci#icaci

ones

*I

NO

2


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YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'9 NK ""= P>;INA ? DE ?

RECEPCIÓN DE SUMINISTROS ALMACEN FECHA DE ACTUALIBACIÓN

APRO6ADO POR



'lmac5nCuando ha,aconformidad con elsuministro , lascondiciones pactadas

%eco&iendo la factura con laorden de compra , ponerle un&ancho o clips

/ara soporte contable ,tener control sobre ladocumentación , poderconfrontarposteriormente


'lmac5n Cuando ha,aconformidad con elsuministro , lascondiciones pactadas

Confrontando los suministros dela orden de compra , la factura0factura *s orden de compra1

/ara soporte contable ,tener control sobre ladocumentación , poderconfrontarposteriormente

',udante dealmac5n:

auiliar dealmac5n

'lmac5n Cada *ez ue se est5realizando una entrada

%eco&iendo la factura+ le,endo elcódi&o del suministro , se di&ita

en el pro&rama 08arde de lossuministros e insumos1

/ara ctualizar elin*entario


'lmac5n Cuando ha,a realizadola recepciónadministrati*a ,t5cnicas o se ha,atenido al&ún acuerdocon el pro*eedor+teniendo conformidadcon el suministro , lascondiciones pactadas

9le*ando personalmente aldepartamento de Costos ,/resupuesto la orden de compra, la factura

NOA'3 se debe de.ar copia de laorden de compra , factura0(oporte1' fin de mes se clasifican lasfacturas de acuerdo a los &ruposde insumos al ue pertenezcan0Centros de costos1

/ara ue se proceda alproceso de pa&o alpro*eedor , se lle*e elre&istro

&7

2

.la!orar relación de la#actura

Ingresar en el sistema el suministro


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.? RECEPCIÓN DE SUMINISTROS ALMACÉNEST>NDAR N /'/'9 N° ""=NOM6RE DEL PROCEDIMINTO )n&reso del suministro a almac5nFECHAAPRO6ADO POR O6=ETIVO<>segurar la calidad del ingreso de los suministros mediante el proceso de recepciónRESPONSA6LE<'97'CEN)(A'CONDICIONES<• 9as especificaciones administrati*as se realizan en la totalidad de los

suministros6• /ara solucionar las inconsistencia en los precios de los suministros se debe

reportar a Costos , /resupuesto6 7ientras no se solucione el problema no sepodrá in&resar el suministro al sistemaB si es por un número ma,or a lacantidad solicitada se recibe solamente lo pedido , se de*uel*e el restosolicitando nota cr5ditoB si es por un precio ma,or se de*uel*e el artículo , sesolicita una nota cr5ditoB si es por un precio menor se acepta el suministroB si espor una cantidad menor se acepta el suministro ad.udicando el faltante6

INSUMOS<tiles de escritorio- /apelería- (ellos- /edido de entrada- Carro transportador-(uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones-Ael5fono- 4a

E=ECUCIÓN< (ACTIVIDADES CRTICAS)<. ;eri#icar ua ;s 9 de ca1as " estado de los em!ala1es1. Con#irmar insumos con #actura11. ;eri#icar especi#icaciones t0cnicas1:. estionar su solución o de/olución del suministro1?. Ingresar en el sistema el suministroANEXOS<• 'neo ' Especificaciones 'dministrati*as6•

'neo F Especificaciones t5cnicas• 'neo 9 )dentificación área por coloresPRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS<Aener el suministro necesario para el adecuado funcionamiento de las áreas o ser*iciosDEFINICIONES<• E#"'7'%'o+"# %,'+'#$r%$'%#< 'uellos aspectos de tipo administrati*o ue se *erifican al momento de la entrada+ teniendo en cuenta la factura del pro*eedor+

la orden de compra , el pedido ue lle&a• E#"'7'%'o+"# $+'%#< Características propias del suministro en cuanto a fabricación almacenamiento , transporte• Or,"+ ," or%< lista de suministros , euipos ue serán aduiridos por un pro*eedor• ;!J%< #ocumento ue respalda la entrada de una transportadora donde se especifica el remitente , el número de ca.as entre&adas• D"#r''*+ ,"& #!'+'#$ro< corresponde al nombre del suministro+ todos los artículos como materiales+ muebles+ euipos+ etc6 ue son necesarios para la atención

del paciente , el funcionamiento del hospital

&8


16/115


1 DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL



9!" &o# ,'7"r"+$"# #"r''o# 0

,"%r$%"+$o# ,"& Ho#'$%& $"+2%+ &o#

#!'+'#$ro# +""#%r'o# !" "r'$% !5r'r

&%# +""#',%,"# ,"& #"r''o %r% "& 5!"+7!+'o+%'"+$o ,"& '#o.

T"+"r !+ o+$ro& ,"& %$"r'%& ,'o

!'r3r2'o !" 2%r%+$'" &% o+#"r%'*+ 0

&%# %r%$"rJ#$'%# ," %&',%, 0 %+$',%,

CLIENTES INTERNOS

• >r"%# 0 ,"%r$%"+$o# ,"& Ho#'$%&

CLIENTES EXTERNOS

- Pro"",or"# ," 5'"+"#

• C!&''"+$o "+ &% "+$r"2% o&"$% 0

oor$!+% ,"& #!'+'#$ro #o&''$%,o or

%,% #"r''o

• 9!" 4%0% %"r$'',%, "+ &% %+$',%, ,"&

#!'+'#$ro 0 %$"r'%& ,'o !'r3r2'o

% "+$r"2%r

• 9!" &%# %r%$"rJ#$'%# ,"& %$"r'%&

,'o !'r3r2'o 0 "& #!'+'#$ro

#%$'#7%2%+ &%# +""#',%,"# ," r"% &o#

!#!%r'o# 0 "& "r#o+%& (r'or',%,"# ,"&#"r''o ,"& %'"+$" 0 "& 7!+'o+%r'o)

• Corr"$% #%&',% ,"& #!'+'#$ro "+ "&

#'#$"% (@%r,").

&+


17/115

FORMATO :.1


1.1.1 DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DEMANDA ATENDIDA EN LA SOLICITUD DEL PEDIDO DEL

SUMINISTROFECHA< APRO6ADO POR<

O6=ETIVO DEL INDICADOR #isminuir las entre&as incompletas a las áreas , dependencias delhospital

ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento en la entre&a completa del suministro solicitado



N° de solicitudes atendidas en forma completa

____________________________________________________________

!"" N° total de solicitudes recibidas en el período


FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

solicitudes atendidas en forma completaDENOMINADOR<

total de solicitudes recibidas en el período


CU>NDO DE6E MEDIR 7ensualmente


18/115

FORMATO :.:


1.1.: DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR SUMINISTRO DIARIOS DEFINIDOS


O6=ETIVO DEL INDICADOR 'nalizar las tendencias cuantitati*as de los suministros

ATRI6UTO DE CALIDAD Cantidad de consumo diario de cada suministro



H@sd H44 Cpa(##3 ______________________________

(## estándar

NIVEL DE REFERENCIA !""$ de a.uste a la ### estándar 2istórico

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

U#,3 Número de unidades de suministro despachadas durante elperíodo

FF3 Número de formas 0contenido por cada suministro1C%3 Cantidad de principio acti*o en cada forma farmac5uticaDENOMINADOR<

SDD< (uministro diaria definida estándar



19/115


1.1.? DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR RENDIMIENTO EN LA AD9UISICIÓN DE SUMINISTRO POR

PERSONA


O6=ETIVO DELINDICADOR

Optimizar el tiempo , el recurso humano en los trámites para lasaduisiciones de suministros

ATRI6UTO DE CALIDAD 'duisición del suministro



@nidades aduiridas por persona en un período!1 ______________________________________________________________________________

Aiempo in*ertido en tramites de aduisición en el mismo período

Cantidad ue se pro,ecto para el consumo del artículo =1 __________________________________________________________________

Cantidad del artículo ue se consumió

NIVEL DE REFERENCIA !""$ de a.uste a la SDD< (uministro diaria definida estándar 2istórico

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<!1 @nidades aduiridas por persona en un período=1 Cantidad ue se pro,ecto para el consumo del artículoDENOMINADOR<


20/115

FORMATO :.


1.1. DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DEVOLUCIÓN POR ERROR DE DESPACHO



7inimizar el error de despacho

ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de errores en despacho



No de de*oluciones por errores de despacho en un período _______________________________________________________________________ !""

No de despachos realizados en el período

NIVEL DE REFERENCIA Aendencia entre "- ! $

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

#e*oluciones por errores de despachoDENOMINADOR<

#espachos realizados




21/115

FORMATO :.


1.1. DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL

CÓDI;O DELINDICADOR<

NOM6RE DEL INDICADOR SOLICITUDES ATENDIDAS OPORTUNAMENTE



%ealizar una entre&a oportuna de los suministros

ATRI6UTO DE CALIDAD Oportunidad en la atención de solicitudes de pedidos de suministros


FÓRMULA DELINDICADOR

No de entre&as hechas oportunamente en el período

_______________________________________________________________

!"" No de solicitudes 2echas en el período

NIVEL DE REFERENCIA Aendencia al !""$

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

entre&as hechas oportunamenteDENOMINADOR<

solicitudes hechas



22/115


HOSPITAL SAN

=UAN DE DIOS DEYARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'9 NK "" P>;INA 1 DE :

1.: DESPACHO DE SUMINISTROS ALOS DIFERENTES SERVICIOS DEL

HOSPITAL

ALMACÉN FECHAAPRO6ADO POR


Encar&adodel ser*icio oladependencia

En el ser*icioodependencia

Cuando se reuiera delsuministro

#ili&enciando el formato desolicitud , despacho de insumospor ser*icio

/ara aduirir losinsumos necesariosue permitan elbuenfuncionamiento delser*icio


En el ser*icioodependencia

Cuando se ten&adili&enciado el formatode pedido

%eco&iendo los insumos ,

materiales de desecho para surespecti*a reposición 04rascos+tubos+ colapsibles entre otros1 /ara poder realizar

la reposiciónrespecti*a


'lmac5nCuando se ten&adili&enciado el formatode pedido en loshorarios lunes a *iernesI- != am , =- > pm

Entre&ando personalmente elformato , el material dedesecho al personal encar&adode almac5n

/ara ue lerealicen eldespacho delsuministro

'uiliar oa,udante dealmac5n

'lmac5nAodos los días de lunesa *iernesI-!= am , =- > pm

%ecibiendo físicamente losreuerimientos , el suministro2acer autorizar el pedido por el

sub&erente administrati*o0Esta acti*idad se realizasemanalmente a ecepción de uncaso ur&ente+ al suministrorealizarle el proceso de de*oluciónde suministros1

/ara poder alistarlos suministros

'uiliar dealmac5n

'lmac5n Cada *ez ue ha,a unainconsistencia

2ablando con en el car&ado delser*icio ue &eneró el formatodel pedido

/ara poderentre&areactamente ,correctamente elsuministro

45

INICIO

3iligenciar el #ormato de solicitud "despaco de insumos

>ne(ar los materialesde deseco

>clararinconsistencia "

corregirla

eci!ir los #ormatos "clasi#icar los re$uerimientos

*e de!e ane(ar

material dedeseco

NO

*I

Lle/ar los #ormatos diligenciadosa almac0n

'a"inconsistencia en

#ormato

*I

)


23/115

HOSPITAL SAN=UAN DE DIOSDE YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/'9 NK "" P>;INA 1 DE :

DESPACHO DE SUMINISTROS A LOSDIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL

ALMACEN FECHA

APRO6ADO POR


'uiliar oa,udantedealmac5n

'lmac5n

En elmomento derealizar elalistamientode losinsumos

Confrontando el pedido del formato con las eistenciasen almac5n 0eistencias del insumo con la tar.eta delin*entario permanente6Nota 7es por mes se debe sacar copia de se&uridad ,archi*ar 0en lo posible en un lu&ar eterior del hospital1

/ara identificar laseistencias , facilitar eldespacho de los insumos


'lmac5n

Aodos los díasen lasprimerashoras del día

'*isando al encar&ado para ue realice el oficio para lacompra del suministro

/ara poder entre&ar elsuministro reuerido por elser*icio o dependenciasComunicar al ue hace elreuerimiento ue elsuministro no se despachara, ue esta pendiente

'uiliar oa,udantede almac5n

'lmac5n Aodos los díasen las primerashoras del día

(eleccionando los insumos , separándolos pordependencia60en bolsas o ca.as1

/ara seleccionar los insumosreueridos por lasdependencias


'lmac5n

Aodos los díasuna *ez hechoel alistamientode lossuministros

%estando del sistema los suministros ue salen , actualizandola tar.eta de in*entario permanente 0nombre codillo ,cantidad1NOA'3 re&istrar las salidas semanales+ salidas , entradasmensuales e+ imprimir informe en ori&inal , dos copias 0paracontraloría , archi*o de almac5n1

/ara actualizar elsistema de in*entario 0'(de )n*entario1


En elser*icio odependencia

Aodos los díasuna *ez hechoel alistamientode lossuministros

Confrontando los suministros de las salidas con lo ue seentre&a físicamente6 'notar en la orden de pedido la cantidaddespachadaNOA'3 (e deben controlar los subdepósitos 0puntos dealmacenamiento1 de cada uno de los áreas 0*erificareistencias ;s listado de (tocJ+ las condiciones dealmacenamiento , estados de los insumos , fechas de*encimiento K%ealizar un acta de auditoríaL1

/ara satisfacer lasnecesidades de lasdependencias

'uiliar oa,udantede almac5n

En elser*icio odependencia

Cuando se est5entre&ando elsuministro

Colocando el nombre de uien recibe+ CC+ Car&o , firma lasalida de in*entarioNOA'3 (e debe de.ar copia de la orden de pedido 0salida1 delos suministros6

/ara de.ar constancia dela entre&a de lossuministros


almac5n #espu5s de ueha,an firmadola salida dein*entario

(e or&aniza por fecha+ consecuti*o , parte de los centros decostos 0Clasificar documento por ser*icio1Nota3 la entre&a de euipos ha, ue car&ar al in*entarioindi*idual ue ten&a el personal

/ara archi*ar las salidas dein*entario0tener un soporte de lassalidas1

46

./aluar la e(istencia desuministro

enerar pendiente

'acer el alistamiento delos insumos

'acer la salida de losinsumos en el sistema

'a"e(istencia desuministro

*I

NO

)

'acer entrega de lossuministros

'acer #irmar la salida dein/entario de $uien reci!e

Organiar las salidas en lascarpetas ":o sistema

,IN


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1.? DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL

EST>NDAR N /'/'9 N° ""NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de suministro a las diferentes dependencias del 2O(/)A'9FECHAAPRO6ADO POR O6=ETIVO<>segurar el despaco del suministro lle/ando un control de lo solicitado " lo entregado $ue satis#aga " permita el !uen #uncionamiento del ?rea o ser/icioRESPONSA6LE<'97'CEN)(A'CONDICIONES<• 'l&unos materiales se deben entre&ar con al&unas condiciones especificas teniendo en

cuenta las especificaciones del suministro para su buena conser*ación ,:o consumo• El suministro debe transportarse de manera ue permita &arantizar la conser*ación del

mismo 0Aransportadas en un carro1• Aodo el suministro se entre&an persona a persona+ para *erificar las cantidades e

inte&ridad de los suministros• 9os euipos ue sean entre&ados deben car&arse en el in*entario ue posee los

funcionarios 0el encar&ado de recibir los euipos debe responder por el mane.o+utilización+ daMo o perdida del euipo1

• Cuando el suministro deben ser transportados a un lu&ar fuera del hospital se debease&urar el suministro 0entidad ase&uradora1

INSUMOS<tiles de escritorio- /apelería- (ellos- Carro transportador- (uministros-)mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de medicamentos- Ael5fono-4a

E=ECUCIÓN< (ACTIVIDADES CRTICAS)<1. 3iligenciar el #ormato de solicitud " despaco de insumos1. eci!ir los #ormatos " clasi#icar los re$uerimientos #sicos1. >clarar inconsistencia " corregirla1G. ./aluar la e(istencia de suministro18. enerar pendiente1.

'acer la salida de los insumos en el sistema:. 'acer #irmar la salida de in/entario de $uien reci!eANEXOS<

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS<ue los ser*icios o dependencias de la clínica ten&an suministro necesarios de manera ue permita cubrir las necesidades del ser*icio para el buen funcionamiento delmismoDEFINICIONES<• A&'#$%'"+$o ," #!'+'#$ro< es or&anizar los suministros de acuerdo a los reuerimientos de los ser*icios o dependencias para ser entre&ados • Ar4'%r ,o!"+$%'*+ se archi*a la documentación como una medida de seguridad contra la pérdida de datos, para confrontar las salidas.

47


25/115


11. SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA



Pro!"#$% %r% r"%&'%'*+ ," %,-!,'%'*+ ,"or% ," ",'%"+$o#

L'#$%,o ," "'#$"+'%# 0 #%&',%# ," ",'%"+$o#or "#

C!%,ro# o%r%$'o# #"23+ o$'%'o+"# ,"",'%"+$o#

CLIENTES INTERNOS

- D"%r$%"+$o# 0 #"r''o# ,"&4o#'$%&

CLIENTES EXTERNOS

- Pro"",or"# ," 5'"+"#

- 6!"+% "&%5or%'*+ 0 r"#"+$%'*+ ,"&&'#$%,o ," +""#',%,"#

- I,"+$'7'%r 0 "#$%5&""r

orr"$%"+$" &%# +""#',%,"# 0r'or',%,"# ,"& ",'%"+$o "&#"r''o 0 "& 4o#'$%&

- E+$r"2% oor$!+% ," '+7or%'*+

- P"r$'+"+'% "+ &% #o&''$!, ,"o$'%'o+"#

- 9!" #"% oor$!+% 0 o+2r!"+$"# &%#o$'%'o+"# ," &o# ro"",or"#.

- C!&''"+$o 0 o+2r!"+'% "+ &%"+$r"2% ," ro!"#$%#

48


26/115

FORMATO :.1


11.1.1 SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR No DE ÓRDENES DE COMPRA ELA6ORADAS



Optimizar el trámite de las órdenes de compra

ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento en el número de órdenes de compra elaboradasen el período



N° de OC hechas en el período

______________________________________________

!"" N° de OC estándar para el período

NIVEL DE REFERENCIA #ebe tender al !""$

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

%e&istro de OC elaboradasDENOMINADOR<

Número de OC estándar

9UIÉN DE6E MEDIR %e&ente farmacia+ (ub&erente 'dministrati*o



27/115


11.1.: SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES


O6=ETIVO DEL INDICADOR E*aluar a los pro*eedores , clasificarlos da manera ue permitadescartar auellos ue &eneran retrasos , retraba.o

ATRI6UTO DE CALIDAD Calificación promedio obtenida por los pro*eedores durante el período

TIPO DE INDICADOR EficienciaEfecti*idad en selección de pro*eedores

FÓRMULA DEL INDICADOR ∑ Co __________________

n

NIVEL DE REFERENCIA 2istórico , de acuerdo a la meta propuesta

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

Co3 Calificación obtenida por el pro*eedorDENOMINADOR<

+3 Número de pro*eedores calificados

9UIÉN DE6E MEDIR %e&ente de 4armacia+ efe de suministros


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FORMATO :.?


11.1.? SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES INSCRITOS EN @>RDEX


O6=ETIVO DEL INDICADOR 7aimizar el cumplimiento del reuisito de inscripción en el 8arde depro*eedores

ATRI6UTO DE CALIDAD Cumplimiento en el reuisito de inscripción de pro*eedores 08arde1


FÓRMULA DEL INDICADOR No de /ro*eedores Cotizantes

______________________________________________

No de /ro*eedores ue Cotizaron

NIVEL DE REFERENCIA !""$ o dentro del ran&o de aceptabilidad definido

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<Numero de pro*eedores Cotizantes ue se encontraban inscritos duranteel periodoDENOMINADOR<Numero de pro*eedores ue cotizaron durante el período

9UIÉN DE6E MEDIR %e&ente farmacia+ efe de suministros

CU>NDO DE6E MEDIR 'corde con las fechas ue se reciben cotizaciones

FUENTES 7edicamentos+ 8arde de pro*eedores


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HOSPITAL SAN


PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO< /'/4' N° ""! P>;INA 1 DE :

11.: SOLICITUD PARA LA COMPRADE MEDICAMENTOS

FARMACIA

FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIÓNAPRO6ADO POR


%e&ente defarmacia

4armaciaCuando se presentela necesidad depro&ramar lascompras

Guiándose por elcrono&rama de fechaspactadas para lascompras ,:o la necesidaddel medicamento

/ara ase&urar ladisponibilidad de losmedicamentos

%e&ente defarmacia 4armacia Cada ue se ha,apro&ramado lascompras

' tra*5s del pro&rama de

in*entarios

/ara de.ar por medio

escrito el mo*imiento delmedicamento

%e&ente defarmacia

4armacia Cuando se ten&a ellistado de lossuministros

Comunicándose con elpro*eedor por fa otelefónicamente+ para uecotice el medicamento

/ara obtener de lospro*eedores las diferentesofertas en precios+ calidad, tiempo de pa&o

%e&ente o'uiliar defarmacia

4armacia Cada *ez ue laen*íe el pro*eedorla cotización

%ecibiendo lascotizaciones de losdiferentes pro*eedores

/ara comparar las ofertasde acuerdo al precio+calidad , tiempo de pa&o

%e&ente defarmacia

4armacia Cuando se tienedefinido las me.ores

ofertas de lospro*eedores

Eli&iendo la me.orsu&erencia de acuerdo al

pro*eedor o listado demedicamento

/ara realizar la solicitudde acuerdo al pedido

52

INICIO

Programar la compra

Imprimir el listado dee(istencias " salidas por mes

)

Cotiar medicamentos

eci!ir cotiaciones

.legir el tipo de

sugerencia

*oncompras programadas

*I

NO

2


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YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO< /'/4' N° ""! P>;INA : DE :

SOLICITUD PARA LA COMPRA DEMEDICAMENTOS

FARMACIA

FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIÓN

APRO6ADO POR


%e&ente defarmacia

4armaciaCuando ,a se ten&an lascotizaciones necesariasdefiniendo las su&erencias

#i&itando en la ho.a decálculo los *alores de losmedicamentos se&úncotizaciones de cadapro*eedor

/ara realizar unresumen de lasdiferentes cotizaciones


Comit5 decompras

Cuando se ha,an definidofechas , horas parareunión del comit5

En*iando los cuadroscomparati*os alencar&ado de la reunióndel comit5

/ara ue analicen elcuadro , autoricen ,definan el presupuesto

%e&ente defarmacia

4armacia Cuando la compra no espro&ramada , se necesitahacer solicitud

Elaborando una solicitudde acuerdo a lanecesidad , las ofertasde los pro*eedores

/ara ue autoricen lacompra , definan elpresupuesto


Costos ,presupuesto

Cuando se ha,a elaboradola su&erencia de acuerdoa la necesidad delmedicamento+ suministro

%ealizando un cuadrocomparati*o ,especificando el ob.eto ,necesidad delmedicamentoNota3 se debe hacerfirmar del sub&erenteadministrati*o

/ara ue autoricen laad.udicación de lacompra , realizar elpedido

5&

,IN

)

ealiar cuadrocomparati/o

.ntregar al comit0 paraad1udicación de compras

.la!orar la sugerencia decompra

.ntregar a Costos "Presupuesto

2


31/115


11.? SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA

PROCESO< /'/4' N° ""!NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de la propuesta ,:o cuadro comparati*o para realización de 'd.udicación de compra de medicamentosFECHA DE ACTUALIBACIÓNAPRO6ADO POR O6=ETIVO<%ealizar la su&erencia , solicitud del medicamento+ de acuerdo a los reuerimientos , los consumos+ ue ase&uren la disponibilidad de los medicamentos ue permita cubrirlas necesidades de los ser*icios del hospital6RESPONSA6LE<%e&ente de farmaciaCONDICIONES<• 9os medicamentos ue hacen falta , las cantidades de ellos se seleccionan por medio de un filtro

automático ue se encuentran en ecel• 9a respuesta de las cotizaciones de los pro*eedores se pueden demorar entre dos 0!1 , cuatro 01 días

•

9a su&erencia de compra de los medicamentos se realiza cuando el suministro est5 en el stocJ mínimo+apunto de a&otarse ,:o se necesite ur&entemente 0se realiza cuando no ha,a crono&rama de reunióndel comit51?

MATERIALES NECESARIOS<tiles de escritorio- /apelería- (ellos- )mpresora-Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones-Ael5fono- 4a

E=ECUCIÓN< (ACTIVIDADES CRTICAS)<:1. %ecibir , clasificar los reuerimientos ue necesitan la solicitud de compra::. )mprimir el listado de eistencias , salidas por mes:?. Cotizar insumos:. Ele&ir el tipo de su&erencia:. %ealizar cuadro comparati*o:. Elaborar la su&erencia de compra:G. Elaborar encuestas de necesidades de dotación:8. 9lenar las encuestas de manera clara , concisa:. /riorizar las necesidades de dotaciónANEXOS

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS


32/115


1:. RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS



T"+"r "& ",'%"+$o +""#%r'o %r% "&

%,"!%,o 7!+'o+%'"+$o ," &o# #"r''o#

%#"2!r%+,o &% %&',%, " '+2r"#o "+ "&

#'#$"%

O7''o# %&%r%$or'o# #o5r" '+o+#'#$"+'% "+

&o# ",'%"+$o#.

Or,"+ ," or% 0 7%$!r%

CLIENTES INTERNOS

• Co+$%5'&',%,.

• Pr"#!!"#$o

CLIENTES EXTERNOS

• Pro"",or"# ," 5'"+"#.

• 9!" 4%0% "r$'+"+'% "+ &% "+$r"2% ,"&

",'%"+$o ",',o.

• 9!" "#$" o&"$o "& ",',o ,"&

",'%"+$o.• 9!" &%# %r%$"rJ#$'%# ,"& ro,!$o

(",'%"+$o) #%$'#7%2%+ &%#

+""#',%,"# 0 r'or',%,"# ,"& #"r''o

,"& %'"+$" 0 "& 7!+'o+%r'o.

• C!&''"+$o "+ &% "+$r"2% o&"$% 0

oor$!+% ," ,o!"+$o# (7%$!r%#

or,"+ ," or% 0 or,"+ ," "+$r%,% ,"

",'%"+$o#).

• Corr"$o '+2r"#o ,"& ",'%"+$o "+ "&

#'#$"% (@%r,").

• A,"!%,% &%#'7'%'*+ ," 7%$!r%#.

55


33/115

FORMATO :.1


1:.1.1 RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS A PROVEEDORES


O6=ETIVO DEL INDICADOR Calificar al pro*eedor de acuerdo a su efecti*idad en el período6#isminuir las de*oluciones en compras por incumplimiento deespecificaciones administrati*as , t5cnicas

ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento de especificaciones administrati*as , t5cnicas porparte de los pro*eedores


EficienciaFÓRMULA DEL INDICADOR

;alor de los medicamentos de*ueltos a pro*eedores en el período _______________________________________________________________________________ !"" ;alor de los medicamentos recepcionados durante el período


FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

;alor de los medicamentos de*ueltos a pro*eedores en el períodoDENOMINADOR<

;alor de los medicamentos recepcionados durante el período

9UIÉN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia


34/115

FORMATO :.:


1:.1.: RECEPCIÓN DE SUMINISTROS

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR MEDICAMENTOS RECI6IDOS OPORTUNAMENTE



7antener el medicamento necesario asta el tiempo de reposiciónB el tiempoue transcurre desde el momento en ue se detecta la necesidad delmedicamento hasta ue se recibe

ATRI6UTO DE CALIDAD Oportunidad en la entre&a de los pro*eedores



;alor de los medicamento recibidos dentro del plazo establecido en el

período !"" ;alor total de las ordenes de compra recibidas oportunamente

NIVEL DE REFERENCIA 2istórico

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

;alor de los 7edicamentos recibidos dentro del plazo establecido en elperíodo

DENOMINADOR<

;alor total de las ordenes de compra recibidas oportunamente

9UIÉN DE6E MEDIR %e&ente de 4armacia


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HOSPITAL SAN


PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""= P>;INA 1 DE ?

1:.: RECEPCIÓN DEMEDICAMENTOS

FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIÓNAPRO6ADO POR


'uiliar defarmacia



/ersonalmente recibiendo la&uía ,:o factura

/ara recibir losmedicamentos

'uiliar defarmacia



Contando físicamente lo uese recibe , el estado de losmismos

/ara confrontar ueel número de ca.assea i&ual alespecificado en la&uía

%e&ente defarmacia


Cada *ez ue no lle&ueconforme el pedido

Comunicar con el pro*eedortelefónicamente definiendo6>6 #e.ando el

medicamento encuarentena con nota ,firma en la &uía6


36/115


YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""= P>;INA : DE ?

RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIÓN

APRO6ADO POR


%e&ente defarmacia

4armacia

Cada *ez ue sepresente unaanomalía en lafactura


/ara informar al pro*eedorla inconsistencia

%e&ente o'uiliar de

farmacia

4armacia Cada *ez ue sepresente una

anomalía en lafactura

;erificando la factura deespecificaciones t5cnicas

0;er 'neo F1las especificaciones t5cnicasse realizan haciendo unmuestreo

/ara ase&urar ue elmedicamento aduirido

cumpla con los ni*eles decalidad ei&idos


4armacia

Cada *ez ue sepresente unaanomalía en lasespecificacionest5cnicas

(e realiza un oficiodescribiendo lasinconsistencias einconformidades+ se aneaobser*aciones ,:oconclusiones si es el caso

/ara informar al pro*eedorla inconsistencia , lle&ar aun acuerdo

%e&ente defarmacia ,

/ro*eedor

4armacia Cada *ez ue sepresente la situación


/ara lle&ar a un acuerdo+destino+ disposición o

reposición del suministro'uiliar defarmacia

4armacia Cuando ha,aconformidad con elmedicamento , lascondiciones pactadas

%eco&iendo la factura con laorden de compra , ponerleun &ancho o clips

/ara soporte contable ,tener control sobre ladocumentación , poderconfrontar posteriormente

'uiliar defarmacia

4armacia Cuando ha,aconformidad con elsuministro , lascondiciones pactadas

Comparando el pedido decompra , la factura

/ara soporte contable ,tener control sobre ladocumentación , poderconfrontar posteriormente

5+

)

Concuerdan insumos

>cordar con el pro/eedor para tratar inconsistencia

;eri#icar especi#icaciones

t0cnicas

*I

NO

ealiar o#icio aclaratorio "se en/a al pro/eedor

*e gestiona su solución ode/olución

Cumple conespeci#icaci

ones

*I

NO

2

>ne(ar original " copia de la ordende compra a la #actura

.la!orar relación de la#actura


37/115


YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""= P>;INA ? DE ?

RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS FARMACIA FECHA DE ACTUALIBACIÓN

APRO6ADO POR


'uiliar defarmacia

4armacia Cada *ez ue se est5realizando una entrada

(e co&e la factura , sedi&ita en el pro&rama elcódi&o del medicamento0se in&resa en elpro&rama /%)(7' , seimprime un alta1

/ara actualizar elin*entario

'uiliar defarmacia

4armaciaCuando ha,a realizado larecepción administrati*a ,t5cnicas o se ha,a tenidoal&ún acuerdo con elpro*eedor+ teniendo

conformidad con elsuministro , lascondiciones pactadas

9le*ando personalmenteal departamento deCostos , /resupuesto laorden de compra , lafactura

NOA'3 se debe de.arcopia del acta ,factura 0para soporte1 ,archi*ar

/ara ue se proceda alproceso de pa&o alpro*eedor , se lle*e elre&istro

6

2

Ingresar en el sistema el medicamentolta a Costos " Presupuesto

,IN


38/115


1:.? RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS

EST>NDAR N /'/4' N° ""=NOM6RE DEL PROCEDIMINTO )n&reso del medicamento a farmaciaFECHAAPRO6ADO POR O6=ETIVO<>segurar la calidad del ingreso de los medicamentos mediante el proceso de recepciónRESPONSA6LE<%e&ente de farmaciaCONDICIONES<• 9as especificaciones administrati*as se realizan en la totalidad de los

medicamentos• /ara solucionar las inconsistencia en los precios de los medicamentos se debe

reportar a Costos , /resupuesto6 7ientras no se solucione el problema no se

podrá in&resar el suministro al sistemaB si es por un número ma,or a lacantidad solicitada se recibe solamente lo pedido , se de*uel*e el restosolicitando nota cr5ditoB si es por un precio ma,or se de*uel*e el artículo , sesolicita una nota cr5ditoB si es por un precio menor se acepta el suministroB si espor una cantidad menor se acepta el suministro ad.udicando el faltante6

INSUMOS<tiles de escritorio- /apelería- (ellos- /edido de entrada- Carro transportador-(uministros- )mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de Especificaciones-Ael5fono- 4a

E=ECUCIÓN< (ACTIVIDADES CRTICAS)<?. ;eri#icar ua ;s 9 de ca1as " estado de los em!ala1es?1. Con#irmar medicamento con #actura?:. ;eri#icar especi#icaciones t0cnicas??. estionar su solución o de/olución del medicamento?. Ingresar en el sistema el medicamentoANEXOS<• 'neo ' Especificaciones 'dministrati*as6• 'neo F Especificaciones t5cnicasPRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS<Aener el medicamento necesario para el adecuado funcionamiento de las áreas o ser*icios del hospitalDEFINICIONES<• E#"'7'%'o+"# %,'+'#$r%$'%#< 'uellos aspectos de tipo administrati*o ue se *erifican al momento de la entrada+ teniendo en cuenta la factura del pro*eedor+

la orden de compra , el pedido ue lle&a• E#"'7'%'o+"# $+'%#< Características propias del suministro en cuanto a fabricación almacenamiento , transporte• Or,"+ ," or%< lista de suministros , euipos ue serán aduiridos por un pro*eedor• ;!J%< #ocumento ue respalda la entrada de una transportadora donde se especifica el remitente , el número de ca.as entre&adas• D"#r''*+ ,"& ",'%"+$o< corresponde al nombre del medicamento+ ue son necesarios para la atención del paciente , el funcionamiento del hospital

6)


39/115


1?. ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIÓN POR PACIENTE



9!" "& #"r''o ," 4o#'$%&'%'*+ $"+2% &o#

",'%"+$o# +""#%r'o# !" "r'$%

!5r'r &%# +""#',%,"# ," &o# #"r''o# %r%

"& 5!"+ 7!+'o+%'"+$o ,"& '#o.

CLIENTES INTERNOS

• Ho#'$%&'%'*+

CLIENTES EXTERNOS

• Pro"",or"# ," 5'"+"#

• C!&''"+$o "+ &% "+$r"2% oor$!+% ,"&

",'%"+$o

• P"r$'+"+'% "+ &% "+$r"2% ,"&

",'%"+$o.

• 9!" 4%0% %"r$'',%, "+ &% %+$',%, ,"&

",'%"+$o

• 9!" &%# %r%$"rJ#$'%# ,"& ",'%"+$o

#%$'#7%2%+ &%# +""#',%,"# ," r"% &o#

!#!%r'o# 0 "& "r#o+%& (r'or',%,"# ,"&

#"r''o ,"& %'"+$" 0 "& 7!+'o+%r'o).

• C!&''"+$o "+ &% "+$r"2% o&"$% 0

oor$!+% ," ,o!"+$o#

62


40/115

FORMATO :.1


1?.1.1 ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIÓN POR PACIENTE

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DOSIS DIARIA DEFINIDA


O6=ETIVO DEL INDICADOR 'nalizar las tendencias cuantitati*as de los medicamentos

ATRI6UTO DE CALIDAD Consumo diario de cada medicamento



H@md H44 Cpa###3 ______________________________

### estándar


FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

U,3 Número de unidades de medicamento despachadas o *endidasdurante el periodo

FF3 Número de formas farmac5uticas 0contenido por cadamedicamento1C%3 Cantidad de principio acti*o en cada forma farmac5uticaDENOMINADOR<

DDD< #osis diaria definida



41/115

FORMATO :.:


1?.1.: ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIÓN POR PACIENTE

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DEMANDA ATENDIDA EN LA SOLICITUD DEL PEDIDO DEL

MEDICAMENTOFECHA< APRO6ADO POR<

O6=ETIVO DEL INDICADOR #isminuir las entre&as incompletas a las áreas , dependencias delhospital

ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de cumplimiento en la entre&a completa del medicamentosolicitado


FÓRMULA DEL INDICADOR N° de formatos de pedido atendidas en forma completa ______________________________________________________________________ !"" N° total de 4ormatos de pedido recibidas en el periído


FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

formatos de pedido atendidas en forma completaDENOMINADOR<

total de 4ormatos de pedido recibidas en el período



42/115


1?.1.? DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTO POR ERROR DE DESPACHO



7inimizar el error de despacho del medicamento

ATRI6UTO DE CALIDAD Grado de errores en despacho



No de de*oluciones de medicamento por error en despacho en período___________________________________________________________________________________________ !""

No de despachos realizados en el período

NIVEL DE REFERENCIA Aendencia entre "- ! $

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

#e*oluciones por errores de despachoDENOMINADOR<

#espachos realizados




43/115

FORMATO ?ESTÁNDAR DE PROCESO

HOSPITAL SAN


PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK "" P>;INA 1 DE :

1?.: ENTRE;A DE MEDICAMENTOSPARA

HOSPITALIBACIÓN POR PACIENTE

FARMACIA FECHA

APRO6ADO POR


Enfermera (er*icio2ospitalización

Cada *ez ue elm5dico entre&uelas ordenesmedicasdili&enciadas

#escribiendo el medicamento prescritopor el m5dico6NOA'3 se debe re*isar la fórmula delpaciente , constatar ue est5 clara ,completa

/ara el re&istro delmedicamento deacuerdo a lasórdenes m5dicas

'uiliar deenfermería (er*icio2ospitalización

Cuando se ha,a

actualizado el8arde delpaciente

#ili&enciando formato con nombre

&en5rico+ concentración comercial+forma farmac5utica+ frecuencia+ *ía deadministración , dosificación preescrita

/ara elaborar el

perfil de terapiamedicamentosapor paciente

'uiliar deenfermería

(er*icio2ospitalización

Cada *ez ue sedeba realizar elpedido delmedicamento

'neando a los formatos de pedidosde medicamentos las solicitudes porfórmula para los medicamentos decontrol

/ara ue farmaciapueda despachar ,controlar el pedidodel medicamentode alto costo

/ersonal deenfermería

4armaciaCada *ez ue serealice el pedidodel suministro

E+$r"2%+,o "r#o+%&"+$" &%# *r,"+"#",'%# 0 &o# 7or%$o# ," ",',o ,"",'%"+$o %& "+%r2%,o.NOA'3 (i el medicamento se necesita parainiciar tratamiento 0@r&ente1 se comunica deinmediato con el re&ente de farmacia paraue &estione el medicamento lo más rápidoposible

/ara determinar laterapiamedicamentosadel paciente , lacantidad de

medicamentos uese despacharan

%e&ente defarmacia

4armacia

Cada *ez uefalte o se reuieracorre&ir losformatos

Comunicándose con el personal deenfermería encar&ado , corri&iendo lasanomalías+ posibles errores odocumentación faltante

/ara ue se realiceel despacho delmaterial m5dicouirúr&ico

'uiliar defarmacia

4armaciaCuando sedetermine elmedicamentos adespachar

%eco&iendo los medicamentos de lasestanterías , dispensándolo enca.etines ,:o bolsas por perfil detratamiento

/ara identificar laseistencias , poderalistar losmedicamentos

66

INICIO

>ctualiar el @arde( con !ase a lasórdenes m0dicas

.ntregar al ser/icio #armac0utico la solicitud por #órmula " la copia para las ordenes

m0dicas

>ne(ar las solicitudes por #órmula diligenciada para los medicamentos de control

Concuerdan*I

)

Interpretar la orden m0dica " ela!orar per#il de terapia medicamentosa

>clarar inconsistencias" corregir

>listar losmedicamentos

inconsistencias "corregir

2

NO


44/115


YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK "" P>;INA 1 DE :

ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARAHOSPITALIBACIÓN POR

PACIENTE

FARMACIA FECHA

APRO6ADO POR


'uiliar defarmacia

4armaciaCada *ez ue sea&oten losmedicamentos

(e&uir con proceso Ksolicitud para lacompra de medicamentosL

/ara alistar losmedicamentos ,posteriormenteser en*iados alos ser*icios

'uiliar de

farmacia

4armaciaAodos los días cada*ez ue se alistenlos medicamentos

%estando del sistema 08arde1 losmedicamentos ue salen para el ser*icio

0nombre+ codillo , cantidad1

/ara actualizar elsistema de

in*entario

'uiliar defarmacia


@na *ez hecho elalistamiento delos medicamentos

;erificando físicamente lo ue se recibe0Confrontando los medicamentos de las salidascon lo ue se entre&a físicamente1NOA'3 El auiliar de farmacia reco&e elmedicamento sobrante 0ue no se utilizo1

/ara satisfacerlas necesidadesdel ser*icio

'uiliar deenfermería, farmacia


Cuando se ha,ahecho la entre&adel medicamento

;erificando el medicamento 0Eistenciasfísicas1 ;s 8arde(e debe hacer firmar la salida delmedicamento de la persona uien recibe

/ara *erificar elmedicamento , lacantidad correcta




#escribiendo 0subra,ando1 elmedicamento faltante

/ara ue seaentre&ado elmedicamentofaltante



En el momento deencontrar el error0#iferencias conla orden m5dica1

Corri&iendo el nombre del medicamento+la cantidad+ concentración+ formafarmac5utica + dosificación prescrita+frecuencia , *ía de administración

/ara ue se ha&ala entre&a delmedicamentocorrecto



Cuando elpaciente loreuiera , este

(i&uiendo los procesos , procedimientosnecesarios para me.orar la salud delusuario

/ara realizar laterapiamedicamentosacon el fin deme.orar la salud

67

*uministrar el medicamento

enerar pendiente

'acer la salida de los

medicamentos en el sistema

'a" e(istencia demedicamento

*I

NO

)

'acer entrega de losmedicamentos

*eAalar el #altante

,IN

;eri#icar $ue el medicamento este deacuerdo con lo registrado en el @arde(

.l pedido est?incompleto

2.l medicamentotiene di#erencias

con la ordenm0dica *e corrige la orden

2

*I

NO

NO

*I


45/115

prescrito del usuario


1?.? ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIBACIÓN POR PACIENTEF

PROCESO /'/4' NK ""NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de medicamento por paciente para => horas a hospitalizac iónFECHAAPRO6ADO POR O6=ETIVO<3espacar los medicamentos en la cantidad necesaria para $ue el ser/icio de ospitaliación #uncione correctamenteRESPONSA6LE<@P7)CO 4'%7'CQ@A)COCONDICIONES<• 9a entre&a de las copias de las órdenes m5dicas , la solicitud por fórmula se

deben entre&ar todos los días para la respecti*a entre&a o reposición delmedicamento• Aodos los medicamentos se deben transportar de manera ue &arantice la

conser*ación del medicamento 0Aransportadas en un carro1• Aodo los medicamentos se entre&an persona a persona+ para *erificar las

cantidades e inte&ridad de los mismos

INSUMOS<tiles de escritorio- /apelería- (ellos- Carro transportador- (uministros- )mpresora-

Computadora- Calculadora- 9istado de medicamentos- Ael5fono- 4a

E=ECUCIÓN< (ACTIVIDADES CRTICAS)<?. 3iligenciar solicitud por #órmula para medicamento de control?. >ctualiar @arde( de paciente con !ase a las órdenes m0dicas?G. Interpretar la órdenes m0dicas " ela!orar el per#il de terapia medicamentosa por paciente?8. 'acer pedido a pro/eedores?. 'acer salida de los medicamentos en el sistema. ;eri#icar $ue el medicamento est0 de acuerdo con lo registrado en el @arde(1. #eterminar si el medicamento tiene diferencias con la orden m5dica

ANEXOS<

PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS<ue el ser*icio de hospitalización ten&a los medicamentos necesarios ue permita cubrir las necesidades de los ser*icios para el buen funcionamiento del mismoDEFINICIONES<• A&'#$%'"+$o ," ",'%"+$o#o< es or&anizar los medicamentos de acuerdo a los reuerimientos de los ser*icios o dependencias para ser entre&ados • D"#r''*+ ,"& ",'%"+$o< Corresponde al nombre del medicamento ue son necesarios para la atención del usuario 0 Nombre &en5rico+ concentración+ forma

farmac5utica , *ía de administración1 )

)

68


46/115


1. ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA UR;ENCIAS Y CIRU;A



9!" "& #"r''o ," Ur2"+'%# 0 C'r!2J% $"+2%

&o# ",'%"+$o# +""#%r'o# !" "r'$%

!5r'r &%# +""#',%,"# ," &o# #"r''o# %r%

"& 5!"+ 7!+'o+%'"+$o ,"& '#o.

CLIENTES INTERNOS

• Ur2"+'%#• C'r!2J%

CLIENTES EXTERNOS

• Pro"",or"# ," 5'"+"#

• C!&''"+$o "+ &% "+$r"2% oor$!+% ,"&

",'%"+$o

• P"r$'+"+'% "+ &% "+$r"2% ,"&

",'%"+$o.

• 9!" 4%0% %"r$'',%, "+ &% %+$',%, ,"&

",'%"+$o

• 9!" &%# %r%$"rJ#$'%# ,"& ",'%"+$o

#%$'#7%2%+ &%# +""#',%,"# ," r"% &o#

!#!%r'o# 0 "& "r#o+%& (r'or',%,"# ,"&

#"r''o ,"& %'"+$" 0 "& 7!+'o+%r'o).

• C!&''"+$o "+ &% "+$r"2% o&"$% 0

oor$!+% ," ,o!"+$o#

6+


47/115

FORMATO :.1


1.1.1 ENTRE;A DE MEDICAMENTOS PARA UR;ENCIAS Y CIRU;A

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR DOSIS DIARIA DEFINIDA


O6=ETIVO DEL INDICADOR 'nalizar las tendencias cuantitati*as de los medicamentos

ATRI6UTO DE CALIDAD Consumo diario de cada medicamento



H@md H44 Cpa###3 ______________________________

### estándar


FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

U,3 Número de unidades de medicamento despachadas o *endidasdurante el período

FF3 Número de formas farmac5uticas 0contenido por cadamedicamento1C%3 Cantidad de principio acti*o en cada forma farmac5uticaDENOMINADOR<

DDD< #osis diaria definida

9UIÉN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia+ efe de suministros


48/115


HOSPITAL SAN


PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""> P>;INA 1 DE :

1.: ENTRE;A DEMEDICAMENTOS A UR;ENCIAS YCIRU;A

FARMACIA FECHAAPRO6ADO POR



(er*icio@r&encias : Ciru&ía

Cuando los m5dicos ,aha,an dili&enciado lasórdenes m5dicas

%ecibiendo personalmente delm5dico las órdenes m5dicas

/ara poderdili&enciar las notasde car&o+ el pedidoa farmacia , si es elcaso a almac5n



Cuando los m5dicos ,aha,an dili&enciado lasórdenes m5dicas

#esprendiendo el ori&inal dela copia

/ara poder realizarel pedido a farmacia

/ersonal deenfermería (er*icio@r&encias : Ciru&ía

Cuando los medicamentossean de control 'neando la solicitud porfórmula , la copia de lasórdenes m5dicas

/ara ue se realiceel despacho de losmedicamentos en4armacia



Cada *ez ue se reuieralos medicamentos deconsumo

'neando los en*ases *acíosa la solicitud por fórmula , lacopia de las órdenes m5dicas0solo se realiza para losmedicamentos de control1

/ara ue se realiceel despacho de losmedicamentos en4armacia

/ersonal de

enfermería

4armacia Cada *ez ue se realice el

pedido del medicamento

Entre&ando personalmente alencar&ado 0%e&ente de

farmacia1

/ara uedeterminen las

cantidades demedicamentos uese despacharán

%e&ente defarmacia

4armacia Cada *ez ue leentre&uen las copias delas órdenes m5dicas , lassolicitudes por fórmula

#ili&enciando el formato , hacerautorizar el pedido por elsub&erente administrati*o+

NOA'3 Cuando los medicamentosson de consumo 0multidosis1 sedebe *erificar ue si ha,anentre&ado los frascos *acíos

/ara uedeterminen lascantidades demedicamentos uese despacharan

7)

INICIO

ecolectar las órdenes m0dicas

)

3esprender copia para el ser/icio,armac0utico

S" ,"5"r"o+"r",'%"+$o# ,"o+#!o

>ne(ar en/ases /acosde medicamentos deconsumo ne(ar solicitudes por #órmula diligenciada por paciente para medicamentos de control

.ntregar al ser/icio #armac0utico los en/ases/acos la solicitud por #órmula " la copia delas órdenes m0dicas

*I

NO


49/115


YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""> P>;INA : DE :

ENTRE;A DE MEDICAMENTOS AUR;ENCIAS Y CIRU;A

FARMACIA FECHA

APRO6ADO POR


'uiliar defarmacia

4armacia Cuando sedeterminen losmedicamentos ,cantidades

%eco&iendo los medicamentos de lasestanterías

/ara alistar losmedicamentos ,posteriormente seren*iados a los ser*icios

'uiliar defarmacia o%e&ente defarmacia

4armaciaCada ue sea&oten losmedicamentos

Continuar con proceso solicitud para lacompra de medicamentos

/ara %ealizar el pedidode los medicamentos ,posteriormente seren*iados a los ser*icios

'uiliar defarmacia

4armacia Cada *ez ue sealisten losmedicamentos

%estando del sistema 08arde1 losmedicamentos ue salen para elser*icio 0nombre codillo , cantidad1

/ara actualizar elsistema

'uiliar defarmacia


Aodos los días+cada *ez ue seha,a hecho e9alistamiento delos medicamentos

;erificando físicamente lo ue seentre&aNOA'3 (e deben controlar los subdepósitos0puntos de almacenamiento *erificandoeistencias ;s listado de (tocJ+ lascondiciones de almacenamiento , estados delos insumos , fechas de *encimiento0K%ealizar un acta de auditoría demedicamentosL1

/ara satisfacer lasnecesidades de losser*icios

'uiliar defarmacia



Colocando el nombre de uien recibe elsuministro

El encar&ado de recibir el medicamentosdebe ubicar los medicamentos en el lu&arestablecido para su almacenamiento ,posterior uso en el ser*icio

/ara de.ar constanciade ue se realizo laentre&a

'uiliar defarmacia

4armacia Cada *ez ue seha,a hecho laentre&a delmedicamento

(e or&aniza por fecha+ consecuti*o ,parte de los centros de costos0Clasificar documento por ser*icio1

/ara de.ar constanciadel medicamento uesalió

72

>listar los medicamentos

)

enerar pendiente

'a" e(istenciade

medicamentos

*I

NO

'acer salida de losmedicamentos en el sistema

'acer entrega de losmedicamentos

'acer #irmar #ormato de cantidadesentregadas de medicamentos

>rci/ar los #ormatos de cantidadde medicamentos entregados

,IN


50/115


1.? ENTRE;A DE MEDICAMENTOS A UR;ENCIAS Y CIRU;A

PROCESO /'/4' NK "">NOM6RE DEL PROCEDIMINTO Entre&a de medicamento a los ser*icios de @r&encias , Ciru&íaFECHAAPRO6ADO POR O6=ETIVO<3espacar los medicamentos en la cantidad necesaria para $ue los ser/icios de urgencias " ciruga #uncione correctamenteRESPONSA6LE<%EGENAE #E 4'%7'C)'CONDICIONES<• 9a entre&a de las copias de las órdenes m5dicas , la solicitud por fórmula se deben

entre&ar todos los días de !!+" am a !=6"" pm para la respecti*a entre&a o reposicióndel medicamento

• Aodos los medicamentos se deben transportar de manera ue permita &arantizar laconser*ación del medicamento 0Aransportadas en un carro1

• Aodo los medicamentos se entre&an persona a persona+ para *erificar las cantidades einte&ridad de los mismos

INSUMOS<tiles de escritorio- /apelería- (ellos- Carro transportador- (uministros-)mpresora- Computadora- Calculadora- 9istado de medicamentos- Ael5fono-4a

E=ECUCIÓN< (ACTIVIDADES CRTICAS)<:. Llenar #ormato con total medicamentos reportados?. >listar los medicamentos. 'acer salida de los medicamentos en el sistema. 'acer entrega de los medicamentos. 'acer #irmar #ormato de cantidades entregadas de medicamentosANEXOS<'neo # Normas para el almacenamiento , mane.o de materiales , suministros'neo E 7ane.o de materiales'neo 9 )dentificación de áreas por colores6'neo lista de cantidad de medicamento a despachar para los ser*iciosPRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS<9!" "& #"r''o ," Ur2"+'%# 0 C'r!2J% $"+2% &o# ",'%"+$o# +""#%r'o# !" "r'$% !5r'r &%# +""#',%,"# ," &o# #"r''o# %r% "& 5!"+ 7!+'o+%'"+$o

,"& '#o.DEFINICIONES<• A&'#$%'"+$o ," ",'%"+$o#< es or&anizar los medicamentos de acuerdo a los reuerimientos de los ser*icios o dependencias para ser entre&ados • D"#r''*+ ,"& ",'%"+$o< Corresponde al nombre del medicamento ue son necesarios para la atención del usuario 0 Nombre &en5rico+ concentración+ forma

farmac5utica , *ía de administración1 2

2

7&


51/115


1. DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FÓRMULA MÉDICA

IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTOS IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE (CI – CE) IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES Y/OEXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI – CE)

E+$r"2% ," ",'%"+$o or 7*r!&% ,'% CLIENTES INTERNOS

• C%-%

CLIENTES EXTERNOS

• Pro"",or"# ," 5'"+"#• U#!%r'o#

• C!&''"+$o "+ &% "+$r"2% ,"&

",'%"+$o

• A"r$'',%, "+ &% %+$',%, ,"&

",'%"+$o

• 9!" &%# %r%$"rJ#$'%# ,"& ",'%"+$o

#%$'#7%2%+ &%# +""#',%,"# ,"& !#!%r'o

(r'or',%,"# ,"& !#!%r'o 0 Ho#'$%&).

• C!&''"+$o "+ &% "+$r"2% o&"$% 0

oor$!+% ," ,o!"+$o#

74


52/115

FORMATO :.1FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR

1.1.1 DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FÓRMULA MÉDICA

CÓDI;O DEL INDICADOR< NOM6RE DEL INDICADOR R"+$%5'&',%, "+ &% "+$% ," ",'%"+$o#


O6=ETIVO DEL INDICADOR Cumplir con la meta establecida para la *enta de medicamentos

ATRI6UTO DE CALIDAD 7ar&en de beneficio en la *enta del medicamento


FÓRMULA DEL INDICADOR ;entas en el período R costo de lo *endido !"" ;entas en el período

NIVEL DE REFERENCIA !""$ de lo planificado

FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR<

;entas en el período R costo de lo *endidoDENOMINADOR<

;entas en el período

9UIÉN DE6E MEDIR %e&ente de farmacia+ efe de suministros

CU>NDO DE6E MEDIR 7ensual

FUENTES 8arde+ (istema 0'/O9O1


53/115



YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""< PA;INA 1 DE :

1.: DESPACHO DEMEDICAMENTOPOR FÓRMULA

MÉDICA

FARMACIA FECHAAPRO6ADO POR


'uiliardefarmacia

4armaciaCuando el usuariolle&ue confórmula m5dica

%ecibiendo personalmente al usuario la fórmulam5dica

/ara poderdili&enciar elmedicamento porformula m5dica

'uiliardefarmacia

4armacia Cuando el usuariolle&ue confórmula m5dica

%e*isando la fórmula m5dica , *erificando ueconten&a3

/ara *erificar uela fórmula cumplacon losreuerimientos

• #ia&nóstico• 4echa• Número de

afiliación 0si es el caso1• 4irma del

m5dico

• Aratamiento de acuerdoal protocolo

• /rescripción para elnúmero de días

• /rescripción en &en5rico

'uiliardefarmacia

4armacia Cuando lafórmula m5dicano cumpla con losparámetros

#e*ol*iendo al usuario la fórmula m5dica 0(eorienta al usuario para ue ha&a las correccionespertinentes en la respecti*a entidad1

/orue la fórmulam5dica no cumplecon todos losreuisitos

'uiliardefarmacia

4armacia Cuando se ha,are*isado lafórmula m5dica

D" %!"r,o % &% or,"+ ,'% (#' "r$"+"" % !+%EPS o ARS) 0 % &o# ,o!"+$o#NOA'3 si se determina ue no ha, el medicamentoconfirmar al usuario , determinar si se aduiere o no elmedicamento 0para &enerar pendiente1

/ara determinar sise cobra copa&o o eltotal de la fórmula6

'uiliardefarmacia

4armaciaCada ue se ha,are*isado lafórmula

)ndicándole el *alor de la fórmula 0*alor de losmedicamentos1

/ara determinar siel usuario puedeaduirir elmedicamento

usuario 4armacia

C!%+,o $"+2% &%%%',%,"o+*'% %r%%,!'r'r &%7*r!&%

)ndicándole al 'uiliar de farmacia ue deseaaduirir el medicamentoNota3 si el usuario no tiene el *alor de la fórmula no sedespacha el medicamento , Kfin del procesoL

/ara determinar sise despacha lafórmula0medicamento1

'uiliardefarmacia 4armacia

'l momento derealizar eldespacho delmedicamento

(olicitando el carn5 , la copia del documento deidentidadNota3 si el carn5 no tiene *i&encia no se puede realizarel despacho de la fórmula

/ara poderrealizar eldespacho delmedicamento

76

INICIO

ecepción usuario con #órmula m0dica

)

e/isar#órmula m0dica

Formulaparticular

3e/ol/er la#órmula m0dica

*I

NO

Cumple conparámetros

3eterminar si la#órmula es partcula

3ar el /alor delmedicamento

.l usuario deseaad$uirir la #órmula

NO

*I

*olicitar copia del documento deidentidad " carn0 de a#iliación


54/115


YARUMAL

PROCESO DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO /'/4' NK ""< PA;INA : DE :

DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FÓRMULA MEDICA FARMACIA FECHAAPRO6ADO POR


'uiliar defarmacia

4armacia Cuando sedeterminen losmedicamentos ,cantidades

%eco&iendo los medicamentos de lasestanterías

/ara alistar losmedicamentos ,posteriormente serentre&ados

'uiliar de

farmacia o%e&ente defarmacia

4armacia Cada ue sea&oten losmedicamentos

(e le comunica al us

formato procesos

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