tema 6: organización de viajes - apuntes de contabilidad · 2020. 7. 20. · tema 6: organización...

TEMA 6: organización de VIAJES

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TEMA 6: Organización de VIAJES

1- SERVICIOS Y PRODUCTOS DE LAS AGENCIAS DE VIAJES

2- DERECHOS DEL VIAJERO

2.1- TIPOS DE RESERVAS

2.2- LAS TARIFAS

2.3- CANCELACIONES

2.4- RETRASOS Y CAMBIOS DE HORARIO

2.5- OVERBOOKING

2.6- EQUIPAJES

2.7- RESTRICCIONES DE MERCANCÍAS EN los vuelos

3- SEGUROS DE VIAJE, MÉDICOS Y DE AUTOMÓVILES

4- CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES DE ORGANISMOS OFICIALES

5- ORGANIZACIÓN DEL VIAJE

5.1- OBJETIVOS DEL VIAJE

5.2- PRESUPUESTO DEL VIAJE

5.3- SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DEL VIAJE

5.4- TRÁMITES Y RESERVAS

5.5- DOCUMENTACIÓN NECESARIA ANTERIOR AL VIAJE

5.6- GESTIÓN DE LAS NECESIDADES DEL PAÍS O PAÍSES QUE SE VISITEN

5.7- PLANNING DEL VIAJE: AGENDA E ITINERARIOS

5.8- CHECK-LIST


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1- SERVICIOS Y PRODUCTOS DE LAS AGENCIAS DE VIAJES

Según la definición de la Organización Mundial de Turismo, las agencias de viaje son

aquellas empresas constituidas en forma de sociedad mercantil, anónima o limitada, que

en posesión del título o licencia correspondiente, se dedican profesional y comercialmente

en exclusividad al ejercicio de actividades de mediación y/o organización de servicios

turísticos, pudendo utilizar medios propios en la prestación de los mismos.

Las actividades que están capacitadas para prestar las agencias de viajes, son entre otras:

- la mediación en la reservas de plazas de cualquier medio de transporte y la venta de

billetes correspondientes

- la reserva de habitaciones en establecimientos hoteleros y otro tipo de alojamientos

turísticos

- la organización y venta de viajes combinados

- la formalización de pólizas de seguros turísticos

Las agencias de viajes se clasifican a su vez en tres tipos:

- agencias minoristas

- agencias mayoristas

- agencias mayoristas-minoristas

Según indican las normas reguladoras de las agencias de viajes, éstas están autorizadas a

concertar dos tipos de contratos:

a) Contratos de servicios sueltos: en este tipo de contrato, la persona que va a viajar

detalla los servicios que desea recibir y, a cambio de una comisión, la agencia de viajes

facilita los elementos aislados de un viaje o de una estancia, como por ejemplo la reserva

de una pernoctación en un hotel y/o un billete de avión. El cliente puede contratar un

único servicio o varios. Si contrata varios servicios turísticos, este producto se conoce

como “paquete turístico”. En los paquetes turísticos es el cliente el que elige la fecha,

la hora y lugar de salida, el destino, el hotel, el medio de transporte, las contratación o no

de visitas, etc., a su gusto.

b) Contratación de viajes combinados: en este caso, la

persona que va a viajar solicita una oferta que la agencia de

viajes ha lanzado previamente y la contrata. En este caso,

las condiciones las fija la agencia, es un viaje “ya montado”,

en el que el cliente no puede elegir el medio de transporte,

la hora de salida o el hotel. En la contratación de los viajes

combinados, existen dos documentos fundamentales

previstos en la legislación, cuya finalidad es defender los

derechos del turista y que deben ser elaborados por la

agencia de viajes:

- el folleto informativo

- el contrato.


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2- DERECHOS DEL VIAJERO

Puesto que existe una regulación legal específica en materia de viajes, es muy importante

conocer los derechos de los viajeros, ya que esto nos permitirá actuar con eficacia en caso

de alguna incidencia, o lo que es lo mismo: saber cuándo, dónde y cómo reclamar las

correspondientes compensaciones. Conviene recordar que la hoja de reclamaciones es

el principal instrumento que se utiliza para que el consumidor pueda hacer una

reclamación o denuncia.

2.1- TIPOS DE RESERVAS

A la hora de reservar un viaje, en cualquier medio de transporte, se deben conocer las

condiciones de cancelación y reembolso, especialmente en aquellas reservas realizadas

por Internet o en compañías low cost, ya que, en ambos casos, dichas condiciones suelen

ser bastante restrictivas. También en conveniente saber que algunas reservas son

“nominativas”, es decir, en el billete aparece el nombre del viajero, y por lo tanto no puede

viajar otra persona en su lugar (por ejemplo en los aviones), pero en otros medios de

transporte no, como por ejemplo el tren o el autobús.

En los alojamientos, las comunidades autónomas tienen potestad para legislar sobre las

reservas y las cancelaciones por parte del cliente, por lo que dependiendo de la comunidad

en la que se encuentre el “hotel” en el que se haga la reserva, las condiciones pueden

cambiar.

Normalmente, los problemas con las reservas en los alojamientos suelen venir por dos

motivos:

- la cancelación de la reserva por parte del cliente: si no cancelas la estancia con tiempo

suficiente, el hotel te puede cobrar una comisión. Este tiempo puede variar, pero por

norma general es de 24 horas. En estas situaciones, si alegas una causa de fuerza mayor

puedes no perder tu dinero. Actualmente, en las reservas por internet, se han puesto de

moda las “tarifas no reembolsables”, tarifas mediante las cuales, el cliente pierde el

derecho a reclamar la devolución del importe pagado para la reserva del alojamiento


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- el tipo de habitación no se corresponde con la reservada: si la habitación en la que te

aloja el hotel no es la que has contratado puedes reclamar. Existen varias posibilidades.

Si has pagado por una calidad mayor, puedes solicitar un cambio de estancia o una

rebaja en el precio. Si el hotel no es capaz de proporcionarte una habitación de la

calidad que has reservado, puedes cancelar la reserva y recupera el dinero. En este caso,

también se podría presentar una demanda por injurias y calumnias.

2.2- LAS TARIFAS

A la hora de hacer una reserva, es fundamental consultar las tarifas y sus condiciones, ya

que existen motivos por los que estas pueden modificarse.

En las agencias de viaje, el precio de los viajes combinados será el estipulado en el

contrato, ahora bien, sería posible revisar el precio si esta posibilidad estuviese

especificada en el contrato, con al menos veinte días de antelación. Dicha revisión tendría

por objeto incorporar al precio final aspectos como:

- la variación en los tipos de cambio

- la subida de tasas

- la subida del coste del carburante

Las compañías aéreas deberán respetar la tarifa acordada, si bien, los impuestos y las tasas

pertinentes podrán ser objeto de revisión.


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2.3- CANCELACIONES

Cuándo reservamos un viaje por medio de una agencia de viajes, o cuándo compramos el

billete de un medio de transporte, debemos tener en cuenta las condiciones relativas a la

política de modificaciones y anulaciones de la agencia y/o compañía o empresa de

transporte.

En los contratos de viajes combinados, la ley contempla la cancelación del viaje por parte

de la agencia de viajes, estableciendo una serie de derechos para el viajero:

- devolución inmediata de las cantidades pagadas

- realización de otro viaje combinado de calidad equivalente o superior

- derecho a la indemnización correspondiente por incumplimiento del contrato

La indemnización por la cancelación de un viaje combinado dependerá del precio del

viaje y del tiempo que faltaba para la realización del mismo:

- 5% del precio total del viaje, si los cambios se producen entre los dos meses y los quince

días antes de la fecha de inicio.

- 10%, si se produce entre los quince días y los tres días antes del inicio.

- 25%, si se anuncia en las 48 horas anteriores al inicio.

No obstante, la normativa en vigor establece que no existirá obligación de indemnizar en

los siguientes casos:

- Cuando la cancelación se deba a que el número de personas inscritas para el viaje

combinado sea inferior al exigido y así se comunique por escrito al consumidor antes de

la fecha límite fijada en el contrato, que como mínimo será de diez días de antelación

mínima a la fecha prevista de iniciación del viaje.

- Cuando la cancelación del viaje, salvo en los supuestos de exceso de reservas, se deba

a motivos de fuerza mayor, entendiendo por tales aquellas circunstancias ajenas a quien

las invoca, anormales e imprevisibles, cuyas consecuencias no habrían podido evitarse.

En el caso de las modificaciones y/o anulaciones de vuelos, los derechos de los pasajeros

son los siguientes:

- Se deberá dar a elegir al pasajero afectado entre:

- La devolución del importe del billete en el plazo de siete días, incluida la parte

del viaje que ya hubiera realizado o las que le quedaran por realizar. También tiene

derecho a un vuelo de vuelta desde el punto donde se interrumpió el viaje.

- Ser transportado hasta su destino por el medio transporte alternativo más rápido

posible. Esto normalmente pasa por la reubicación en otro vuelo, que no tiene

porqué ser de la misma compañía aérea. También pueden usarse otros medios de

transporte si fuera necesario.


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- La compañía debe cubrir los gastos de manutención o alojamiento, si fuera necesario,

así como las llamadas telefónicas, etc.

- Indemnización económica, que variará en función de la distancia del trayecto:

- En vuelos de hasta.1500 km, 250 euros

- En vuelos entre 1.500 y 3.500 km, 400 euros

- Vuelos de más de 3.500 km, 600 euros

Esto, además, no excluye las reclamaciones que los pasajeros quieran presentar por los

daños adicionales causados.

La compañía aérea no tendrá que pagar la indemnización en los siguientes casos:

- Si demuestra que la incidencia se debió a "circunstancias excepcionales" (éste es

un término bastante ambiguo).

- Si informa de la cancelación con antelación suficiente:

- un mínimo de dos semanas de antelación con respecto a la hora de salida

prevista.

- entre dos semanas y siete días siempre que ofrezca al pasajero un transporte

alternativo que le permita salir con no más de 2 horas de antelación y llegar a

su destino final con no más de 4 horas de retraso respecto a su vuelo original

- menos de 7 días, siempre que ofrezca al viajero un transporte alternativo

que le permita salir con no más de 1 hora de antelación y llegar a su destino

final con no más de 2 horas de retraso respecto a su vuelo original.


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Cuando se trata de la cancelación de un viaje en tren, el viajero tendrá derecho a que

se le devuelva el importe del billete. Ahora bien:

- Si la cancelación se produjera 48 horas antes del inicio del viaje, la empresa deberá, a

elección del pasajero, cumplir una de las alternativas siguientes:

- proporcionarle transporte alternativo, bien en tren, bien en otro medio

- devolverle el importe íntegro del billete.

- Si la cancelación se produjese con una antelación de 4 horas a la salida del viaje, el

pasajero será compensado con una cantidad equivalente al doble del precio del billete.

2.4- RETRASOS Y CAMBIOS DE HORARIO

Las aerolíneas están obligadas a notificar a los viajeros acerca de retrasos y/o desvíos de

ruta. Dependiendo del tiempo que se retrase el vuelo y del destino del mismo, el viajero

tendrá derecho o no a una indemnización. Si el retraso es superior a 2 horas, la compañía

aérea debe ofrecerte comida y bebida suficientes en función del tiempo de espera, así

como dos llamadas telefónicas o mensajes de fax o correo electrónico. Además, si la

salida se produjera al día siguiente o días más tarde, también deben ofrecerle alojamiento

en un hotel y transporte entre éste y el aeropuerto.

Las indemnizaciones por este motivo se pueden solicitar a partir de un retraso de 3 horas.

En esta web puedes comprobar el importe de dichas indemnizaciones:

www.ocu.org/consumo-familia/viajes-vacaciones/calculadora/indemnizacion-vuelos

Si el vuelo se retrasa por causas de fuerza mayor o meteorológicas que afecten a la

seguridad de los pasajeros, la aerolínea quedará exonerada de responsabilidades de

conceder indemnizaciones por este motivo, y tan solo se podrá reclamar la devolución del

precio del billete en el caso de que no se cogiera el vuelo.

En los retrasos en viajes de largo recorrido en autocar, el viajero puede optar entre el

reembolso del billete o elegir un transporte alternativo hasta el punto de destino, de

condiciones similares, lo antes posible y sin coste adicional. Asimismo, en función del

tiempo de espera, el viajero tendrá derecho a comida y bebida y, en algunos casos, hasta

dos noches de alojamiento. No obstante, el transportista no estará obligado a ofrecer

alojamiento si el retraso se debiese a condiciones meteorológicas extremas o a una

catástrofe natural.

En el transporte marítimo¸si el servicio tuviese un retraso de más de 90 minutos, el

viajero podrá elegir entre el reembolso del billete y, en su caso, el viaje de vuelta gratuito

al punto de partida y ofrecer un medio de transporte alternativo hasta el punto de destino,

de condiciones similares, lo antes posible y sin coste adicional. Asimismo, en función del

tiempo de espera, la compañía ofrecerá a los viajeros perjudicados comida y bebida, así

como alojamiento si la espera se prolongase hasta el día siguiente. Ahora bien, el

transportista no está obligado a ofrecer alojamiento si el retraso se debiese a condiciones

meteorológicas extremas.


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En el transporte por ferrocarril, si el retraso

impidiese al viajero cumplir el propósito de su

viaje, tendrá derecho al viaje de vuelta al

punto de partida inicial lo antes posible o en

una fecha posterior que él eligiese. Las

indemnizaciones a los viajeros consisten en

ofrecer comida y bebida en función del

tiempo de espera, y alojamiento en el caso que

la espera se prolongase hasta el día siguiente.

En España, RENFE ha establecido un

“Compromiso voluntario de puntualidad”, por

lo que si alguno de sus trenes llega con

retraso, devuelve parte del precio del billete a

sus usuarios.

En la siguiente tabla puedes ver en qué

consisten dichas devoluciones:

2.5- OVERBOOKING

Para empezar con este punto, lo mejor es ver un par de vídeos:

https://www.youtube.com/watch?v=SGdegiDgnfg

https://www.youtube.com/watch?v=ksppYwEsqtI

El overbooking en el transporte aéreo se produce cuando el número de pasajeros con

reserva de vuelo confirmada sobrepasa el número de plazas disponibles en dicho vuelo.

Por raro que parezca, esta práctica es legal.

Los pasajeros que por motivo de un overbooking no puedan viajar, tendrán derecho a la

devolución del billete y a recibir unas indemnizaciones, que dependerán del destino y de

la distancia del vuelo. La compensación económica debe pagarse en el mismo momento

en el que se deniega el embarque.

https://www.youtube.com/watch?v=SGdegiDgnfghttps://www.youtube.com/watch?v=ksppYwEsqtI


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Los importes de las indemnizaciones son los siguientes:

Vuelos dentro de la U.E:

- hasta 1.500 km: 250€

- a partir de 1.500 km: 400€

Vuelos entre un aeropuerto de la UE y otro fuera de la UE:

- hasta 1.500 km: 250€

- entre 1.500 km y 3.500 km: 400€

- a partir de 3.500 km: 600€

Por lo que respecta al overbooking en materia de alojamiento, si el número de reservas

supera el de las habitaciones, el hotel estará obligado a buscar al cliente otro alojamiento

de igual o superior categoría. Si no existiera en ese lugar uno de igual o superior categoría,

el viajero podrá pedir el reembolso o la diferencia.

Es importante saber que, para poder proceder a posteriores reclamaciones, el viajero debe

pedir un certificado de esta situación a la dirección del hotel.

2.6- EQUIPAJES

En cuanto a los temas de seguridad de los equipajes, durante el trayecto, las compañías

de transporte son las responsables de los daños que pudieran ocasionarse al equipaje.

En el caso de las compañías aéreas, es necesario que el pasajero acuda inmediatamente

al mostrador de la compañía una vea haya detectado daños y/o incidencias en su equipaje,

tales como pérdida, destrucción, deterioro o retraso. En el mostrador deberá cumplimentar

el impreso “Parte de iregularidad de Equipaje (PIR)”.

Cuando se trate de una pérdida temporal del equipaje (con un máximo de 21 días), están

obligadas a:

- entregarlo en el destino elegido por el cliente sin coste alguno

- dar asistencia al viajero para cubrir sus necesidades básicas a corto plazo, que suele

consistir en un cheque por una determinada cantidad de dinero y un kit de aseo personal.

Cuando se trate de una pérdida definitiva, el viajero además tendrá derecho a una

indemnización económica, que puede alcanzar los 1.400€ aproximadamente (depende

del país). Si crees que el valor del equipaje es superior a dicho importe, y te quieres

viajar más tranquilo, puedes "declarar-asegurar" el valor del equipaje con la compañía a

cambio del pago de una tarifa suplementaria, pero esto sólo podrás hacerlo si llegas con

suficiente tiempo de antelación a los mostradores de facturación para que el personal de

la compañía pueda proceder a las comprobaciones y valoraciones correspondientes.

Para reclamar los daños ocasionados en el equipaje, se debe presentar una reclamación

en la ventanilla de la compañía aérea antes de abandonar el aeropuerto, dejando

constancia de la incidencia en el Parte de Irregularidad del Equipaje (PIR). Además,

posteriormente, puedes confirmar la reclamación presentando un escrito en el

departamento de Atención al Cliente de la compañía.


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En otros medios de transporte, tales como trenes, barcos o autobuses, en caso de pérdida

o daños sufridos por el equipaje, las compañías también están obligadas a indemnizar al

viajero. Para solicitar la indemnización, será necesario presentar una reclamación por

escrito a la compañía.

Es importante tener en cuenta las restricciones del equipaje, sobretodo en los vuelos.

Existen dos tipos de equipaje: el equipaje de mano o el equipaje facturado. El equipaje de

mano es el que lleva el viajero consigo en el avión, y el equipaje facturado es el que se

transporta en la bodega del avión.

Las restricciones del equipaje de mano suelen ser: el número de bultos que puede

introducir el pasajero y así como las medidas y peso de los mismos.

En cuanto al equipaje facturado: las restricciones son el número de bultos que se pueden

facturar y el peso de los mismos. Si se sobrepasa el peso máximo establecido por la

compañía aérea, hay que pagar un suplemento.

2.7- RESTRICCIONES DE MERCANCÍAS EN los vuelos

En este apartado vamos a ver una serie de limitaciones o restricciones que existen sobre

el transporte de determinadas mercancías dentro de la Unión Europea

Al viajar de un país a otro de la U.E, se pueden llevar tabaco y bebidas alcohólicas para

uso personal, pero no para la reventa. No existe la obligación de demostrar que los

productos son de uso personal, ni se deben pagar impuestos especiales en el país de la

U.E al que se viaje, si las cantidades transportadas están por debajo de los siguientes

límites:

- 800 cigarrillos (4 cartones de 10 cajetillas de 20 cigarrillos)

- 200 puros

- 1 kg de tabaco de liar

- 10 litros de licores

- 20 litros de vino encabezado (oporto, jerez, etc.)

- 90 litros de vino

- 110 litros de cerveza

Respecto al dinero en efectivo, se debe declarar ante las autoridades aduaneras todo

importe en efectivo igual o superior a 10.000€ (o su equivalente en otras divisas).

Al viajar en avión desde un aeropuerto de la U.E, se deben tener en cuenta las siguientes

normas de seguridad respecto al equipaje de mano y el facturado:


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- Únicamente está permitido llevar líquidos, cremas, pastas, lociones, geles, espumas y

aerosoles en el equipaje de mano en los siguientes casos:

- Líquidos en envases individuales de capacidad no superior a 100 ml.

contenidos a su vez en una bolsa de plástico transparente con sistema de

apertura/cierre y de capacidad no superior a 1 litro (bolsa de aproximadamente

20 x 20 cm.). Sólo se puede transportar una bolsa por pasajero, incluidos niños.

Los contenidos de esta bolsa deberán caber cómodamente y la bolsa con dichos

contenidos deberá poder cerrarse completamente.

- Líquidos que deban ser utilizados durante el viaje, bien por necesidades

médicas o por necesidad de dietas especiales, incluyendo la comida de los niños.

Se recomienda que, en la medida de lo posible, el pasajero lleve consigo la

receta médica o justificación de su condición particular.

- Líquidos (bebidas, cosmética, perfumes, etc.) comprados en las tiendas libres

de impuestos del aeropuerto, y que vengan empaquetados en bolsas de seguridad

homologadas y precintadas, dentro de las cuales figure el recibo de compra en el

aeropuerto o a bordo de la aeronave. Dichas bolsas de seguridad no se podrán

abrir hasta que se el vuelo llegue a su destino.

- los objetos cortantes o punzantes que puedan utilizarse como armas (tijeras pequeñas,

cortaúñas, sacacorchos, etc.) no están permitidos en la cabina del avión

- las armas y los artículos explosivos o inflamables y otras sustancias corrosivas y

tóxicas están prohibidas a bordo del avión (ni en cabina ni en le equipaje facturado)

3- SEGUROS DE VIAJE, MÉDICOS Y DE AUTOMÓVILES

Si contratamos un viaje combinado con una agencia de viajes, éste suele incluir un seguro

básico de viajes, que cubre la mayoría de eventualidades típica del viaje. Pero si hemos

contratado servicios sueltos, estos no suelen incluir el seguro, por lo que si quieres viajar

más tranquilo, deberás informar a la agencia que deseas contratarlo.

El seguro básico de viajes suele incluir, entre otros:

- gastos médicos o de repatriación

- indemnizaciones por pérdida o daño de equipaje

- indemnizaciones por cancelación del viaje por parte de la compañía

Si deseas ir más seguro todavía en tu viaje, el seguro básico puede ampliarse contratando

un seguro extra de viaje.

En esta web puedes ver de una manera mucho más amplia los tipos de seguros de viaje

que existen y qué cubre cada uno de ellos:

www.euroresidentes.com/seguros/seguros-de-viaje.htm

Conviene conocer que determinadas tarjetas de crédito incluyen un seguro de viajes, y si

el viaje se paga con dicha tarjeta a nombre del titular, el seguro básico estaría incluido.

http://www.euroresidentes.com/seguros/seguros-de-viaje.htm


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Por lo que respecta a los seguros de automóviles, para viajar al extranjero se debe

solicitar la Carta Verde, que es un certificado internacional de seguro que acredita en un

país extranjero adherido a este sistema que se está asegurado. Este documento está

reconocido en más de 40 países, incluyendo todos los países que forman parte de la Unión

Europea.

No es preciso disponer físicamente de la Carta Verde para cruzar las fronteras de la U.E,

ya que cada póliza de seguro de automóvil emitida en un estado miembro de la U.E

garantiza la cobertura mínima de seguro requerida por la ley en otro estado miembro.

4- CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES DE ORGANISMOS OFICIALES

Una embajada es la representación diplomática de un gobierno ante el gobierno de otro

país, siendo el embajador/a su máximo responsable.

Algunas de sus funciones son:

- difundir y proteger los intereses de su país ante el país en el que esté destinado

- ratificar cualquier tipo de tratados, acuerdos, etc.

- promover las buenas relaciones entre ambos países y fomentar su crecimiento

económico, científico, cultural, etc.

- asesoramiento protocolario, dando a conocer a los ciudadanos del país de origen de la

embajada los usos, tradiciones y costumbres del país en el que está situada

Por otra parte, un consulado es una oficina dependiente de la embajada, entre cuyas

funciones figuran:

- atender y asesorar las necesidades de los ciudadanos allí desplazados

- tramitar visados y otros documentos a los ciudadanos del país que representan

- renovación de pasaportes y otros documentos oficiales

- proteger y asistir a los españoles, víctimas de delitos y abusos o en situación de grave

desgracia o necesidad, colaborando con las autoridades locales.


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5- ORGANIZACIÓN DEL VIAJE

En este apartado, vamos a ver los pasos que deberían darse para organizar un viaje

corporativo. Estos pasos son:

1- Definir los objetivos del viaje

2- Establecer los miembros de la empresa que acudirán al viaje y los departamentos a los

que afectará

3- Realizar un presupuesto

4- Rellenar la solicitud de autorización del viaje

5- Realizar todos los trámites y reservas relacionados con el viaje

6- Preparar toda la documentación necesaria para poder viajar

7- Cerciorarse de todas aquellas necesidades y otras cosas importantes relacionadas con

el país o países que se visiten

8- Preparar la agenda y el itinerario diario

9- Confeccionar la lista de comprobación y confirmación

10- Liquidación de los gastos relacionados con el viaje

5.1- OBJETIVOS DEL VIAJE

Antes de preparar un viaje negocios, es fundamental definir perfectamente los objetivos

propuestos y los resultados que se quieren alcanzar. En la gestión de proyectos, se utiliza

la “Técnica SMART” para el correcto diseño de los objetivos

S Specific (específico)

M Measurable (medible)

A Achievable (realizable)

R Realistic (realista)

T Time-bound (limitado en el tiempo)

Los objetivos de un viaje de negocios pueden ser:

- acudir a una feria para promocionar la empresa

- visitar proveedores o clientes

- hacer un estudio de mercado para ampliar el negocio

- analizar a la competencia

- etc.


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5.2- PRESUPUESTO DEL VIAJE

El presupuesto es la suma de todos los gastos previstos para cubrir las necesidades que

conlleva un viaje. Es de suma importancia elaborar un presupuesto lo más ajustado

posible a los gastos finales en los que se va a incurrir, ya que es un aspecto que contribuye

a que la organización del viaje sea un éxito.

Al presupuestar los gastos, se deben tener en cuenta conceptos como desplazamientos,

alojamientos, dietas, etc, así como un apartado de “gastos imprevistos”, para el que se

reservará entorno al 10% del presupuesto total.

Una vez finalizado el viaje, se deberán justificar los gastos reales, y compararlos con los

gastos previstos.

5.3- SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DEL VIAJE

Cuándo se efectúan viajes con cargo a la empresa, es habitual efectuar una solicitud que

deberá ser aprobada por el departamento correspondiente.

A continuación podemos ver una plantilla de solicitud de viaje:


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5.4- TRÁMITES Y RESERVAS

En la organización de viajes, a la hora de seleccionar la ruta de transporte y el alojamiento,

deberíamos tener en cuenta dos aspectos importantes: los económicos y los relativos a la

eficiencia.

En cuanto a las reservas de los medios de transporte, buscaremos los medios más

adecuados al viajero y que se ajusten a nuestro presupuesto lo mejor posible.

No siempre tenemos que buscar lo más barato. Si por ejemplo, queremos reservar un

billete de avión a una persona famosa, y por ahorrar lo compramos en “clase turista”, el

viaje no será cómodo para éste, ya que todo el mundo le pedirá fotos, autógrafos, etc,, por

lo que en este caso deberíamos reservar un billete “business class”. Hay veces que incluso

dependiendo de para quién se reserva el vuelo, se puede reservar un “vuelo charter”

Otra duda que surge muchas veces a la hora de reservar un billete es si lo adquirimos

“directo” al destino o con “escalas”. Hay veces que no nos queda más remedio que hacer

escalas ya que no existen otras alternativas, pero en otras ocasiones las escalas se hacen

o bien por temas económicos, para que el billete salga más barato, o bien por temas

horarios, ya que haciendo un viaje con escalas podemos llegar antes al destino. Aquí

tendremos que buscar lo que sea más eficiente, siempre y cuando nos lo podamos

permitir. Recuerda que un vuelo con “escalas” quiere decir que hace alguna parada

intermedia, es decir, no va directo al destino seleccionado.

Las reservas debemos efectuarlas con la mayor antelación posible, por temas económicos

y de disponibilidad. A la hora de hacer la reserva de un medio de transporte, podemos

contratar un seguro de cancelación, por lo que deberemos analizar si contratar ese seguro

merece la pena o no.

También existe la posibilidad de cambiar el titular del viaje, o la fecha o destino del

mismo, pero no todas las compañías ofrecen esta posibilidad, y en algunas depende del

tipo de billete comprado. Por ejemplo, están son las condiciones de “vueling” para el

cambio de titular de un billete:

www.vueling.com/es/servicios-vueling/prepara-tu-viaje/flexibilidad-y-cambios

En el caso de que reserves un vuelo por internet, asegúrate de cómo debes obtener la

“tarjeta de embarque”. Las compañías low cost suelen dar dos posiblidades:

- hacer el “check-in online”, que consiste en imprimir tu mismo la tarjeta de embarque

- sacar la tarjeta de embarque en el mostrador de facturación de la compañía, servicio que

no suele ser gratuito


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Para reservar un alojamiento tendremos que analizar varias cosas:

- el tipo de alojamiento: podemos alquilar un apartamento o reservar un hotel, un

apartahotel, un hostal o una pensión.

- la ubicación del alojamiento: ¿nos conviene que esté en el centro o a las afueras? ¿Tiene

paradas de transporte urbano cerca? ¿Tiene buenos comentarios en internet?

- las características del alojamiento: ¿tiene wifi? ¿las habitaciones tienen secador? ¿el

hotel tiene servicio de restaurante? ¿dispone de algún espacio reservado para la

realización de reuniones?

- el precio: deberemos tener en cuenta el presupuesto con el que contamos

- políticas de cancelación de la reserva: ¿con cuántos días de antelación puede cancelarse

la reserva sin gastos? ¿se paga por adelantado o al llegar al hotel?

A la hora de reservar el alojamiento es interesante conocer las siguientes abreviaturas y

términos:

- SA: solo alojamiento

- AD o HD: alojamiento y desayuno

- ME: media pensión (desayuno y comida o cena)

- PC: pensión completa

- TI: todo incluido

- HM: primer día solo alojamiento, segundo día media pensión y el tercero desayuno (esta

combinación suele ofrecerse en paquetes de fin de semana, de viernes a domingo)

- Check-in: hacer la entrada a la habitación

- Check-out: salida de la habitación

- Late check-out: posibilidad de salir del hotel más tarde de las 12:00

A la hora de realizar la reserva del alojamiento, comprueba si se trata de un apartahotel,

un motel, una pensión, una posada, un hostal, un albergue, un camping, un hotel, una casa

rural, un parador u otro diferente. Puedes ver las principales diferencias entre todos estos

tipos de hospedajes en esta web:

www.blog.centraldereservas.com/que-diferencias-hay-entre-hoteles-hostales-

apartamentos-y-aparthoteles/

También puede ser que sea necesario alquilar un vehículo. Existen un gran número de

empresas dedicadas al alquiler de vehículos sin conductor. En estas empresas puedes

alquilar todo tipo de vehículos, en función de las necesidades que se quieran cubrir y del

presupuesto con el que se cuente. Lee bien las condiciones del contrato, y asegúrate de

los servicios que contratas: si el kilometraje es ilimitado o no, si el coche tiene GPS o no,

si el seguro es a todo riesgo y si tiene franquicia, etc.

http://www.blog.centraldereservas.com/que-diferencias-hay-entre-hoteles-hostales-apartamentos-y-aparthoteles/http://www.blog.centraldereservas.com/que-diferencias-hay-entre-hoteles-hostales-apartamentos-y-aparthoteles/


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Las reservas se pueden realizarse utilizando diferentes medios:

- por internet, bien utilizando la página directa de la empresa o bien por medio de

buscadores. Los buscadores más conocidos son, entre otros:

- para reservar alojamiento: www.booking.com

- para reservar vuelos: www.skyscanner.es

- por teléfono

- en el propio alojamiento, en la ventanilla o mostrador de la compañía de transporte o en

la oficina de la empresa de alquiler de vehículos

- por medio de una agencia de viajes. Existen agencias con oficinas físicas y agencias que

solo operan online. Por ejemplo, en www.logitravel.com puedes reservar viajes

combinados, hoteles, trenes, vuelos, ferries y cruceros

5.5- DOCUMENTACIÓN NECESARIA ANTERIOR AL VIAJE

Una responsabilidad básica de la persona que prepara el viaje, consiste en informarse

previamente a la realización del mismo de la documentación exigida por las autoridades

pertinentes del país al que se viaja.

Existen numerosos documentos que las autoridades de un país podrán requerir al viajero

para permitirle la entrada o salida del territorio nacional en función de:

- su nacionalidad

- la finalidad del viaje

- la duración de la estancia.

Los principales documentos son los siguientes:

- el visado

- el pasaporte

- el DNI

- el premiso de conducir

- la Tarjeta Sanitaria Europea

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A) LOS VISADOS

Un visado es una autorización condicionada que otorga un país a un ciudadano extranjero,

de una nacionalidad con la que no existe libre tránsito de personas, para entrar y

permanecer temporalmente en dicho país. El visado es un documento que se adjunta al

pasaporte.

En esta web: www.visados.com, puedes comprobar si necesitas o no visado para entrar

en cualquier país Existen diferentes tipos de visados:

a) Visado de trabajo: tal y como su nombre indica, se solicita para acudir a un país por

motivos laborales, siempre y cuando la persona que lo demanda haya sido contratada por

una empresa del país de destino. Puede ser renovado, teniendo en cuenta las condiciones

legales previstas por cada país

b) Visado de tránsito: este tipo de visado es necesario para los viajeros que deban realizar

escalas aéreas en un país antes de llegar al país de destino

c) Visado de turista: se solicita para la realización de viajes a otro país en calidad de

turista. Este tipo de visado no permite la realización de negocios en el país que se visita.

Su duración habitual oscila entre uno y seis meses, dependiendo del país de destino

d) Visado de estudiante: este tipo de visado permite la estancia de una persona que está

matriculada en un centro educativo del país de destino durante el tiempo de realización

de los estudios

e) Visado diplomático: es el que utilizan los embajadores y funcionarios diplomáticos y

sus familiares

f) Visado de periodista: para los periodistas que viajen a un país a ejercer su profesión

por un periodo determinado de tiempo

g) Visado de entrada: se trata de una forma que tienen los gobiernos de controlar,

mediante el pasaporte, el tránsito de extranjeros. Es una autorización para poder

presentarse en una aduana migratoria del país de destino, y solicitar ahí la entrada formal.

Hay que tener en cuenta que la sola posesión de un visado no garantiza la entrada al país,

esto sólo puede decidirlo el oficial de migración

h) Visado de salida: es un visado exigido por algunos países a sus ciudadanos cuando

desean viajar al extranjero. Existen pocos países que exijan este visado, y suelen ser países

que se encuentran en condiciones políticas, sociales o económicas desfavorables.

http://www.visados.com/


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En el tema de los visados, es necesario conocer el denominado “Espacio Schengen”. Este

espacio fue creado en 1995, y se trata de un grupo de 26 países que abolieron los controles

inmigratorios en sus fronteras comunes, funcionando en términos de fronteras exteriores

como un solo país.

PAÍSES DEL ESPACIO SCHENGEN

Alemania Austria Bélgica Dinamarca

Eslovaquia Eslovenia España Estonia

Finlandia Francia Grecia Hungría

Islandia Italia Letonia Liechtenstein

Lituania Luxemburgo Malta Noruega

Países Bajos Polonia Portugal República Checa

Suecia Suiza

Hay que reseñar que la Unión Europea y el Espacio Schengen son dos zonas diferentes.

Hay países que forman parte de uno pero no del otro

Los países que si forman parte de la U.E, pero no del Espacio Schengen son: Bulgaria,

Chipre, Croacia, Irlanda y Rumanía

Mientras que los países que no forman parte de la UE, pero si del Espacio Schengen son:

Islandia, Liechtenstein, Noruega y Suiza

Ojo: El Reino Unido no forma parte del Espacio Schengen, y dentro de poco tampoco de

la U.E

B) PASAPORTES

Un pasaporte, es un documento que acredita la identidad y la nacionalidad de una persona

y que es necesario para viajar a determinados países. Existen tres tipos de pasaportes:

- El pasaporte ordinario: es individual y es expedido por las Jefaturas Superiores y

Comisarías de Policía a los españoles. Tiene una validez de:

- 2 años, para menores de cinco años

- 5 años, si el titular tiene menos de treinta en la fecha de su expedición

- 10 años, cuando el titular tenga treinta años o más

La petición de renovación o emisión se realiza mediante solicitud de cita previa por

teléfono o a través de la página web de la Policía Nacional

- El pasaporte diplomático: es expedido por el Ministerio de Asuntos Exteriores y sus

titulares han de ser Altas Personalidades de la nación, miembros de la Carrera

Diplomática y consular u otros Altos Cargos

- Los pasaportes oficiales y de servicio: son expedidos por el Ministerio de Asuntos

Exteriores a funcionarios o particulares que deban salir de España en comisión de servicio

al extranjero, así como al personal de las representaciones diplomáticas y oficinas

consulares de España en otro país.


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OJO!!!!! Al preparar un viaje debes tener en cuenta el periodo de

vigencia del pasaporte. Por ejemplo, si el pasaporte caduca en un

periodo inferior a 6 meses, no podrás entrar en EE.UU

C) DNI

Para circular por los países miembros de la UE solo es necesario presentar el Documento

Nacional de Identidad. Se trata de un documento público, personal e intransferible

emitido por el Ministerio del Interior, quien acredita la identidad y los datos personales

de su titular, así como la nacionalidad española del mismo. Al igual que el pasaporte, la

renovación o solicitud se puede solicitar por teléfono o en la web de la Policía Nacional.

El DNI tiene una validez de:

- 2 años, cuando el solicitante no haya cumplido los cinco años de edad.

- 5 años cuando el titular haya cumplido los cinco años de edad y no haya alcanzado los

treinta al momento de la expedición o renovación.

- 10 años cuando el titular haya cumplido los treinta y no haya alcanzado los setenta.

- Permanente cuando el titular haya cumplido los setenta años, o se trate de una persona

mayor de treinta años que acredite la condición de gran inválido.

D) PERMISO DE CONDUCIR

Según la Dirección General de Tráfico, el “Permiso internacional de conducción” es

necesario para poder conducir temporalmente por el territorio de países que no sean

miembros de la UE y que no hayan adoptado el modelo de permiso previsto en los

Convenios de Ginebra o Viena.

Este permiso tiene una validez de un año, y no es válido para conducir en el país que lo

expide.

En la página de la DGT se puede consultar la documentación necesaria para solicitarlo,

así como los tipos de permisos existentes:

www.sede.dgt.gob.es/es/tramites-y-multas/permiso-de-conduccion/permiso-

internacional/

http://www.sede.dgt.gob.es/es/tramites-y-multas/permiso-de-conduccion/permiso-internacional/http://www.sede.dgt.gob.es/es/tramites-y-multas/permiso-de-conduccion/permiso-internacional/


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E) TARJETA SANITARIA EUROPEA

Cuando se trate de viajes dentro de la UE, es necesario tramitar la solicitud de la Tarjeta

Sanitaria Europea, que es un documento personal e intransferible que acredita el

derecho de la persona a recibir las prestaciones sanitarias necesarias durante una estancia

temporal en cualquier país de la UE y en Suiza, independientemente del motivo por el

que se encuentre la persona en ese país.

Hay casos en los que el viajero deberá asumir una cantidad fija o un porcentaje de los

gastos derivados de la prestación sanitaria, en igualdad de condiciones con los asegurados

del Estado al que se desplaza y que dichos importes no serán reintegrables.

Si la organización de viajes en la empresa en la que trabajas es habitual,

sería conveniente que tuvieras escaneados todos los estos documentos que

acabamos de ver escaneados, y llevaras un control de sus respectivas fechas

de caducidad (marcándolo por ejemplo en la agenda)

5.6- GESTIÓN DE LAS NECESIDADES DEL PAÍS O PAÍSES QUE SE VISITEN

En la organización del viaje, también se deben cuidar aspectos relativos a cuestiones de

salud, cambios de huso horarios, o restricción de equipajes, entre otros.

En este apartado, vamos a ver cosas que deberás tener en cuenta o no en función del país

al que se viaje

A) VACUNACIÓN

Al viajar al extranjero es fundamental tener en cuenta el tema de las vacunas. En este

sentido, lo más recomendable es consultar el apartado de “Consejos sanitarios a los

viajeros” en la web del Ministerio de Sanidad, en la que se recopila, entre otros temas,

toda la información referente a las vacunas obligatorias o recomendadas, sobre otros

medicamentos necesarios, la prevención de enfermedades y la seguridad en diferentes

entornos ambientales.

En la web del Ministerio de Sanidad, también puedes solicitar, modificar o anular una

cita en cualquiera de los “Centros de Vacunación Internacional” existentes en nuestro

país.

Una vez vacunados, deberemos solicitar el “Certificado Internacional de Vacunación”,

que es un documento con valor mundial que prueba que una persona ha sido vacunada

contra diversas enfermedades

Las personas que necesiten vacunarse, tendrán que hacerlo con suficiente antelación por

si la vacuna les provocase algún tipo de reacción alérgica o en caso de que se tengan que

suministrar varias dosis.


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En cualquiera de estas páginas puedes consultar temas relacionados con las vacunas y

otros medicamentos obligatorios y recomendados:

https://www.unidadviajero.sanidadmadrid.org/Vacunas/Vacunas.aspx

https://www.msssi.gob.es/profesionales/saludPaises.do

B) PERMISOS ESPECIALES

Cada país puede establecer una serie de requisitos para poder entrar en el mismo, por lo

que deberemos informarnos con antelación de los mismos. Para ello, lo más

recomendable es consultar en la embajada del país al que se va a viajar los requisitos y/o

permisos especiales de entrada, sanidad, divisas, etc.

Por ejemplo, para poder entrar en Rusia debes tener una invitación de un ciudadano ruso.

Esta invitación se conoce por el nombre de “Voucher turístico ruso”, aunque claro....hay

páginas web que te pueden conseguir una por un módico precio:

https://www.rusiaparadescubrir.com/es/confirmacion-turistica-

rusa.html?gclid=CjwKCAiA1uHSBRBUEiwAkBCtzeVklG7jpEDTJqqo_LSwMiKM8

ViHADDb0G6KaJI0EysYO8oOREYC4RoCUHwQAvD_BwE

C) CAMBIO DE HUSO HORARIO

El huso horario, también llamado franja horaria, se define como cada una de las 24 partes

en las que se divide la tierra por medio de meridianos, y que sirve para determinar la hora

en los días.

Aunque resulte obvio, es necesario conocer los cambios horarios del destino al que se va

a viajar, por lo que en la fase de preparación del viaje es necesario consultar la diferencia

horaria en el país de destino.

Cuando las diferencias horarias son muy grandes, provocan el denominado “jet lag”, que

consiste en un desequilibrio entre el reloj interno de una persona y el nuevo horario

existente en el país al que se viaja en avión, y que se puede combatir con una medicación

específica para este malestar.

https://www.unidadviajero.sanidadmadrid.org/Vacunas/Vacunas.aspxhttps://www.msssi.gob.es/profesionales/saludPaises.dohttps://www.rusiaparadescubrir.com/es/confirmacion-turistica-rusa.html?gclid=CjwKCAiA1uHSBRBUEiwAkBCtzeVklG7jpEDTJqqo_LSwMiKM8ViHADDb0G6KaJI0EysYO8oOREYC4RoCUHwQAvD_BwEhttps://www.rusiaparadescubrir.com/es/confirmacion-turistica-rusa.html?gclid=CjwKCAiA1uHSBRBUEiwAkBCtzeVklG7jpEDTJqqo_LSwMiKM8ViHADDb0G6KaJI0EysYO8oOREYC4RoCUHwQAvD_BwEhttps://www.rusiaparadescubrir.com/es/confirmacion-turistica-rusa.html?gclid=CjwKCAiA1uHSBRBUEiwAkBCtzeVklG7jpEDTJqqo_LSwMiKM8ViHADDb0G6KaJI0EysYO8oOREYC4RoCUHwQAvD_BwE


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D) DIVISAS

Antes de viajar debemos averiguar el tipo de moneda utilizada en el país al que se viaja.

También es importante conocer con antelación la cantidad máxima de dinero en efectivo

con el que se puede entrar y/o circular por le mismo. Esta información se puede obtener

consultando a la embajada o consulado del país de destino, o bien en páginas web

especializadas en divisas

Por divisa entendemos cualquier moneda diferente del euro. Por ejemplo, el dólar, la

libra esterlina, el franco suizo o el yen japonés son divisas.

El precio en euros que hay que pagar por una divisa se denomina tipo de cambio.

El tipo de cambio entre dos monedas se puede ver desde dos puntos de vista,

dependiendo del país en el que nos encontremos. Por ejemplo, el tipo de cambio entre el

euro y el dólar se podría expresar de estas dos maneras, 0’8€/$ o 1’25$/€, y estaríamos

diciendo lo mismo.

Si expresamos el tipo de cambio de esta manera: 0’8€/$, estamos diciendo que tenemos

que pagar 0’80 euros para comprar un dólar

Y si lo expresamos de esta manera: 1’25$/€, estamos diciendo que hacen falta 1’25

dólares para comprar un euro

Ejemplo: Si queremos comprar 300£ a un tipo de cambio de 1’20€/£, ¿cuántos €

tendremos que pagar?

1’20€ ----- 1£ x = 360€

x ----- 300£


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5.7- PLANNING DEL VIAJE: AGENDA E ITINERARIOS

A la hora de preparar el itinerario de un viaje de negocios, tendremos que preparar la

“agenda” del mismo. En la agenda se recogen las distintas actividades planificadas y el

horario de las mismas durante cada uno de los días que dura el viaje. En la agenda

deberemos incluir:

- las fechas y horarios de los medios de transporte que nos llevarán al destino y nos traerán

de vuelta a casa

- la “agenda de negocios”, estableciendo la hora, el lugar y el nombre de la persona o

empresa con la que tenemos la reunión.

- si el tiempo lo permite, la “agenda del ocio”, marcando los monumentos, museos o

espectáculos que hemos planificado visitar.

La agenda de negocios, incluirá reuniones con proveedores, clientes o a posibles socios

entre otros. A la hora de preparar estas reuniones deberemos tratar de optimizar el tiempo

de desplazamiento entre cada uno de los lugares a los que deberemos acudir, por lo que

trataremos de marcar una ruta de la forma más adecuada posible. Dependiendo de la

ciudad en la que estemos, nos moveremos en medios de transporte público, en un vehículo

alquilado o andando.

Para marcar las rutas e itinerarios, la herramienta más utilizada es el Google Maps.

Además de mirar en esta web, es recomendable descargarse las rutas y horarios de metros,

cercanías, tranvías y/o autobuses, y tener localizadas las paradas de taxi. Hoy en día, esto

es mucho más sencillo que hace unos años, ya que todos tenemos un GPS en nuestro

teléfono móvil.

En el caso que durante el viaje tengamos varias reuniones, antes de fijar las horas de las

mismas deberemos hacer una estimación del tiempo que durará cada reunión y de lo que

tardaremos en llegar de un lugar a otro de la ciudad. Llegar tarde está muy mal visto en

la mayoría de países, por lo que más vale dejar tiempo de sobra por si surgen imprevistos

Siempre y cuando la estancia en el lugar de destino deje tiempo libre, deberemos

organizar también una “agenda de ocio” para realizar visitas turísticas a monumentos,

museos, espectáculos, etc. Para preparar esta agenda podremos mirar por internet, o

llamar a la Oficina de turismo de esa ciudad. Para estas visitas también tendremos que

preparar un itinerario y proporcionar algo de información al viajero. Si conseguimos

comprar la entrada a los lugares a visitar con antelación por internet, ahorraremos tiempo

y colas a la persona que está viajando.


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Este es un ejemplo de cómo podríamos organizar la agenda de las reuniones:

Hora y lugar de salida

Itinerario del viaje (medios de transporte

y ruta en un mapa)

Hora y lugar previsto de llegada

Datos de la persona o empresa con la que

tenemos la entrevista

Temas importantes a tratar y acuerdos

que pretendemos alcanzar

Y este es un ejemplo de cómo podríamos organizar la agenda del ocio:

Hora y lugar de salida

Itinerario del viaje (medios de transporte

y ruta en un mapa)

Hora prevista de llegada

Datos del monumento / espectáculo

5.8- CHECK-LIST

Este documento, también conocido como lista de comprobación y confirmación, tiene la

finalidad de que no nos olvidemos de nada importante. En ella tendremos apuntados todos

los trámites que debemos realizar antes del viaje, los documentos que debemos llevar y

lo que debemos meter en la maleta, y antes de partir de viaje, chequearemos que todo está

correcto. Veamos un ejemplo:


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tema 6: organización de viajes - apuntes de contabilidad · 2020. 7. 20. · tema 6: organización...

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