tema 5: organización de eventos...

TEMA 5: organización de EVENTOS CORPORATIVOS

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TEMA 5: Organización de EVENTOS

corporativos

1- LAS ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN DE LAS EMPRESAS

2- DEFINICIÓN DE EVENTO

3- OBJETIVOS DE LOS EVENTOS

4- TIPOS DE EVENTOS

4.1- EVENTOS INTERNOS

4.2- EVENTOS EXTERNOS

5- PRINCIPALES PASOS PARA LA CREACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

5.1- LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO (EL PRE-EVENTO)

6- CONTROL DEL TIEMPO: LOS CRONOGRAMAS Y EL TIMING

7- CONTROL DE LOS GASTOS E INGRESOS: EL PRESUPUESTO


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1- LAS ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN DE LAS EMPRESAS

Vamos a empezar este tema con varias preguntas: ¿cómo se comunican las empresas

con sus posibles clientes? ¿cómo dan a conocer su existencia? ¿y la existencia de los

productos que ofrecen?

Posiblemente todos hayáis pensado en la misma respuesta: mediante la publicidad.

Sobretodo porque es la técnica de comunicación más cotidiana y porque hoy en día a

casi todo se le llama publicidad. Anuncios en la televisión, en la radio, en la prensa o en

las redes sociales, patrocinio de equipos de fútbol, carteles en las carreteras...

Sin duda, la publicidad es algo muy utilizado por las empresas, pero no es la única

forma de comunicarse con el exterior. Otra forma muy utilizada y que ha adquirido una

gran importancia en los últimos años son las “relaciones públicas”

Las relaciones públicas son el conjunto de actividades que pretenden actuar sobre la

relación de la empresa con determinados grupos de personas o entidades, y que tienen

por objetivo conseguir que la opinión pública sea favorable hacia la empresa.

Dentro de las relaciones públicas podemos destacar los eventos y la relación de la

empresa con los medios de comunicación. Diseñando un buen evento, una empresa

puede “convertirse en noticia”.

Existen grandes diferencias entre la publicidad y “ser noticia”

La publicidad:

- no es gratuita, más bien todo lo contario. En la web www.oblicua.es puedes

comprobar el coste de un spot de televisión o de una cuña de radio

- nadie garantiza la calidad de la atención de una audiencia que no ha solicitado ese

mensaje en ese momento

- es difícil conseguir que el receptor recuerde el mensaje publicitario cuando tenga que

tomar la decisión de compra

Si la empresa ha conseguido convertirse en noticia:

- no tiene coste de difusión para ella. El medio elige contar ese evento dentro de la

programación de sus contenidos

- el receptor le presta atención puesto que ha elegido ver ese programa o leer esa noticia

porque le interesan sus contenidos

- la empresa o la marca obtienen más “prestigio”. Parece que si una marca es noticia es

más importante que otra que paga una costosa campaña publicitaria

http://www.oblicua.es/


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Tanto la publicidad como las relaciones públicas se incluyen dentro de las estrategias de

marketing de las empresas. El marketing se puede definir como el conjunto de

estrategias que desarrolla la empresa con el objetivo de satisfacer las necesidades y los

deseos de los consumidores con los productos o servicios que ésta ofrece, y

proporcionar así beneficios a la empresa.

El marketing se fundamenta en cuatro pilares conocidos como las variables del

marketing-mix. Dichos pilares son:

- el precio

- el producto

- la promoción o comunicación

- la distribución

Si falla una sola de las variables, la comercialización fracasará:

- Un buen producto, con un precio adecuado, en el punto de venta correcto, pero sin

promoción, fracasará porque nadie lo conoce

- Un buen producto, con un precio adecuado, con una brillante campaña de promoción,

pero vendido en el lugar equivocado, fracasará.

- Un buen producto, en el punto de venta correcto, con una brillante campaña de

promoción, pero con un precio equivocado, no triunfará.

- Finalmente, ya puede ser buena a campaña de promoción, ya puede destacar en el

punto de venta y además tener un precio correcto que, si el producto no responde a las

necesidades del consumidor, no va a permanecer en el mercado.


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Podemos comparar el “marketing mix” con una mesa de cuatro patas. La cuestión es

que las patas no son independientes, deben tener la misma altura. Es decir, deben

guardar coherencia entre sí. La comunicación o promoción es importante, pero debemos

tener en cuenta que sólo es una de las cuatro patas. La comunicación no es

independiente del producto, ni de precio, ni del punto de venta. Nos llamaría la atención

un anuncio publicitario de un producto de bajo precio en un entorno sofisticado, el

receptor lo asociaría a un producto caro.

Como los eventos están dentro de las políticas de comunicación, también es necesario

planificarlos en coherencia con el producto y resto de las “patas”.

A partir de ahora, vamos a centrarnos en los “eventos corporativos”, y no deberemos

olvidar estas tres premisas:

- un evento debe permitirnos transmitir un mensaje a un público determinado

- un evento debe ser coherente con la cultura de la empresa

- un evento debe aportar valor a la estrategia de marketing

2- DEFINICIÓN DE EVENTO

La palabra evento proviene del latín “eventus”, y significa acontecimiento, suceso o

eventualidad. La definición más aceptada es la que se refiere a un acontecimiento. No se

trata de cualquier tipo de acto, sino que se aplica a hechos que tienen una especial

relevancia.

Hay eventos de muchos tipos: deportivos, culturales, festivos, sociales o institucionales.

Todos ellos tienen algunos rasgos comunes, como por ejemplo que deben ser

anunciados con bastante antelación a través de algún medio de comunicación, o que

requieren de una gran preparación para llevarlos a cabo.


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Un evento es un acto en vivo, un medio de comunicación donde, a través de una

experiencia se llega al público objetivo de forma directa, captando su atención,

transmitiendo un mensaje y provocando una reacción.

En el ámbito empresarial, los eventos sirven para presentar o potenciar determinados

productos, servicios e incluso la marca. El evento permite realizar un acercamiento con

los clientes actuales y potenciales, facilitando los objetivos de fidelización frente a los

competidores del segmento.

El auténtico valor de los eventos es su capacidad para ser recordados, ya que generan

una “experiencia” a sus asistentes.

Las experiencias pueden ser:

- sensoriales: apelan a los sentidos, con el objetivo de crear experiencias a través de la

vista, el tacto, el gusto, el oído y el olfato.

- sentimentales: apela a las emociones. La comunicación en general se ha instalado en

el terreno emocional por su gran capacidad persuasiva. Los “eventos de motivación”

destinados a empleados apelan a sentimientos tales como el reconocimiento, el orgullo

de pertenencia, la capacidad de superación o la fortaleza de sentirse parte de un equipo.

- de pensamiento: apelan al intelecto con la finalidad de generar experiencias de

carácter cognitivo-resolutivo que involucren al invitado de forma creativa. Este tipo de

experiencias, abarcan la sorpresa, la provocación y la incertidumbre. “Lo que no se

espera no se olvida”

- de las acciones: se trata de proporcionar a los asistentes una oportunidad para “vivir

una experiencia diferente”. En ocasiones, el lugar donde se celebra el evento ya

proporciona esa vivencia singular.

- relacionales: contienen elementos de las cuatro experiencias anteriores. Estos eventos

consiguen vincular a la persona con otras de similares gustos y aspiraciones. Este

planteamiento apela al deseo de pertenencia. Se basa en la necesidad de ser percibido

positivamente por aquellos a los que queremos parecernos.


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3- LOS OBJETIVOS DE LOS EVENTOS

Si una empresa realiza un evento, tiene que tener claro el motivo por qué y para qué lo

hace, es decir, debe conocer de antemano los objetivos que se persiguen con su

realización. Los objetivos más habituales son los siguientes:

1- Dar a conocer nuevos productos o servicios

2- Branding de marca (construcción de la marca)

3- Mejorar el rendimiento laboral

4- Incentivar la fuerza de ventas

5- Conmemorar aniversarios

6- Actuar como recordatorio

7- Canalizar la comunicación ascendente

8- Conseguir notoriedad en los medios de comunicación

9- Educar (a los trabajadores, a los clientes, a los proveedores, etc.)

10- Favorecer la integración en la empresa

11- Generar fidelidad

12- Generar tráfico a un lugar físico

13- Generar tráfico a un espacio on line

14- Informar de los valores asociados al nuevo producto

15- Informar de los planes de la empresa

16- Mejorar las relaciones con alguno de los públicos de la empresa

17- Mejorar la comunicación informal

18- Mejorar el nivel de conocimiento sobre un tema.

19- Modificar las actitudes

20- Motivar a los empleados

21- Proporcionar sentimientos de identificación con la empresa

22- Persuadir, para modificar los comportamientos

23- Reforzar la acción comercial

24- Reforzar el posicionamiento de la marca o empresa

25- Reconocer el trabajo de los empleados

26- Trasmitir una determinada experiencia asociada a la empresa/marca

27- Transmitir una información o posición sobre algún tema

28- Proyectar una determinada identidad a la opinión pública

29- Predisponer a la prueba del producto o servicio

Es fundamental formular el objetivo u objetivos del evento antes de realizarlo y analizar

si se han alcanzado los mismos una vez finalizado.


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4- TIPOS DE EVENTOS

Podemos utilizar diferentes criterios para clasificar los tipos de eventos, como por

ejemplo:

a) De acuerdo con la naturaleza del evento: podemos diferenciar eventos culturales,

sociales, comerciales, deportivos, educativos, tecnológicos, políticos, científicos, etc.

b) De acuerdo con el grado de exclusividad: pueden ser públicos o privados

c) De acuerdo con el alcance y magnitud del evento: podemos distinguir eventos

locales, regionales, nacionales o internacionales

d) En función del público al que van dirigidos: existen eventos internos y externos.

Nosotros vamos a centrarnos en el último de los criterios para clasificar los eventos que

pueden realizarse en una empresa, así pues, diferenciaremos entre los eventos internos y

los eventos externos.

Los eventos internos son aquellos destinados al personal de la compañía o a un público

vinculado a ella. Permite opciones de comunicación directa e informal. Algunos

ejemplos son las convenciones de venta o las ceremonias de reconocimiento.

Los eventos externos van dirigidos a clientes actuales y potenciales y a los medios de

comunicación. Permiten darse a conocer, comunicar la existencia de la empresa, crear

imagen de marca, acercarse e interactuar con los clientes, etc. Algunos ejemplos son las

inauguraciones o las jornadas de puertas abiertas.

Los eventos pueden ser realizados por la misma empresa o por terceros. Los eventos

realizados por terceros son aquellos organizados por empresas especializadas.

4.1- EVENTOS INTERNOS

REUNIONES

Las reuniones pueden ser las interacciones entre dos o más personas y en general son

para discutir las oportunidades y desafíos o para transmitir información. Pueden llevarse

a cabo para los empleados de una organización o para los representantes de diferentes

empresas.

Si la reunión cuenta con un buen programa o agenda sobre los temas a tratar, ordenado

y con estimaciones de tiempo para cada asunto a tratar, se logrará mantener un orden en

la presentación y discusión de los temas.


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REUNIONES DIRECTIVAS

Estas son las reuniones formales del Consejo de Administración de una empresa, y se

centran en la visión de la organización, metas y estrategias.

Para que estas reuniones sean un éxito se deberá escoger la sala en base a las siguientes

recomendaciones:

- capacidad de la sala (en términos de cantidad de asientos)

- dimensiones y forma de la sala (dependiendo de si existen presentaciones o

actividades)

- necesidad de acceso a Internet

- necesidad de ordenadores y un equipo audiovisual (video proyector).

Recuerda que una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable puede

mejorar la eficiencia de la reunión. Para lograr que los participantes se relajen, podrá

servirse café o simplemente botellas de agua al comienzo de la reunión.

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

Estas reuniones anuales se llevan a cabo con el propósito de transmitir información

importante a los accionistas de la sociedad sobre temas relevantes y elegir al Consejo de

Administración.

ASAMBLEAS

Es la denominación genérica del órgano representativo de los miembros de una

organización o institución que toma decisiones. Una asamblea se forma por las personas

que pertenecen a la organización, están relacionadas o tienen el permiso explícito de la

misma para participar.

Las funciones de una asamblea pueden ser plenas o limitadas, dependiendo del modo de

organizarse internamente la institución que la conforma.

Muchas organizaciones democráticas tienen una asamblea como órgano máximo de

decisión, como es el caso de las organizaciones sociales, sindicales, profesionales y,

especialmente, en el ámbito político.

CONVENCIONES DE VENTAS

Son eventos internos de empresas donde se evalúan el alcance de los objetivos del año y

se premia a los trabajadores más productivos.

https://es.wikipedia.org/wiki/Representativo

https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n

https://es.wikipedia.org/wiki/Instituci%C3%B3n

https://es.wikipedia.org/wiki/Toma_de_decisiones

https://es.wikipedia.org/wiki/Persona

https://es.wikipedia.org/wiki/Funciones

https://es.wikipedia.org/wiki/Democracia

https://es.wikipedia.org/wiki/Sindical

https://es.wikipedia.org/wiki/Colegio_profesional

https://es.wikipedia.org/wiki/Pol%C3%ADtica


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CEREMONIAS DE RECONOCIMIENTO

Ya sea a grande o pequeña escala, las ceremonias de reconocimiento se llevan a cabo

para felicitar y agradecer a los integrantes de una organización que han cumplido con

sus deberes de manera admirable o han superado las expectativas y demandas de la

empresa.

ENTREGAS DE PREMIOS

En este tipo de actos la acción gira en torno a unos premiados de un sector determinado,

un homenaje a un profesional entremezclado con actuaciones u otras intervenciones

para dar ritmo.

ANIVERSARIOS DE EMPRESA

Las empresas celebran sus hitos, entre otros, los aniversarios. Se cuentan historias sobre

la empresa y se presentan casos de éxito donde se muestra lo mejor de la compañía y

además se reconoce el trabajo de los empleados.

VIAJES DE INCENTIVO

Son viajes que se les regala a los trabajadores de una empresa como recompensa por

haber alcanzado unos objetivos determinados. En estos viajes se pone en valor el trabajo

en equipo con actividades de team building, se fomentan las relaciones entre

trabajadores y se premia el esfuerzo de todo el año.

INICIATIVAS DE TRABAJO EN EQUIPO

Como su nombre indica, este tipo de eventos se llevan a cabo para la motivación y/o la

formación de ciertos grupos de personas dentro de la organización.

Algunos ejemplos serían los siguientes:

- Actividades deportivas: tirolinas, deportes náuticos, rutas a caballo, organización de

viajes.

- Actividades lúdicas: juegos como descubre al asesino o la búsqueda del tesoro,

paintball, disfraces, etc.

- Actividades de participación: concursos de canciones, cursos de cocina, elaboración de

productos manuales, concursos y clases de baile, catas de vinos, etc.

- Actividades de contacto con la naturaleza: senderismo, participación en proyectos de

conservación de la naturaleza, visitas a espacios protegidos, etc


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4.2- EVENTOS EXTERNOS

CONFERENCIAS

En las conferencias se dialoga y expone sobre un tema único a través de diferentes

charlas de mano de profesionales del sector, donde el público va a aprender sobre un

tema que le interese.

SEMINARIOS

Los seminarios tienen lugar para propósitos educativos y generalmente implican

pequeños grupos de personas. La interacción es una parte importante, por lo que

regularmente se les da la oportunidad a los asistentes de expresar sus opiniones o

realizar preguntas a los oradores.

JORNADAS

Conjunto de días dedicados a diferentes actos, como reuniones, cursos, debates,

conferencias, etc., generalmente de carácter monográfico, intentando tratar un tema

desde diferentes enfoques. Posteriormente al evento, se pueden publicar conclusiones y

resultados de interés para el público en general

CONGRESOS

Se puede definir como reuniones abiertas, convocadas por asociaciones o instituciones

con el fin de hacer una puesta en común sobre los progresos, investigaciones o teorías

sobre una determinada disciplina o materia. Los miembros de un determinado

organismo se reúnen para debatir cuestiones de diversa índole, aunque generalmente las

temáticas más comunes son la médico-sanitaria, científica, cultural, económica, social,

tecnológica y política.

Su celebración suele ser periódica, anual o bianual. La duración media de un congreso

oscila entre los 2 y los 4 días.

En los congresos, el elemento primordial es el programa científico o el tema central del

debate, así como la importancia de los ponentes.

COLOQUIOS

Es una discusión oral organizada entre un grupo de personas, que trata sobre un tema

específico y en la cual no es necesario llegar a un acuerdo, pues el interés es compartir

puntos de vista, razonamientos y argumentos, enriqueciendo las apreciaciones y análisis

personales de cada uno.


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SIMPOSIOS

Es una reunión de expertos en la que se expone y desarrolla un tema de forma completa

y detallada, enfocándolo desde diversos ángulos a través de intervenciones individuales,

breves y sintéticas. El auditorio formula preguntas y dudas que los expertos aclaran y

responden.

Puede ser confundido con una mesa redonda de debate. La diferencia está en que, en el

simposio, los especialistas exponen ideas apoyadas en datos empíricos generados por

investigaciones, mientras que una mesa redonda, es sólo un debate sin mayor apoyo

empírico.

El simposio es una actividad en la cual un grupo selecto de personas expertas en

determinadas ramas del saber exponen diversos aspectos o problemáticas sobre un tema

central ante un auditorio durante un tiempo.

Los ponentes son las personas que se encargan de exponer sus conocimientos en un

simposio. Generalmente se trata de un grupo pequeño de expertos o académicos con

diferentes puntos de vista y conocimientos particulares. Los ponentes no entran en

polémica, sino que participan con el fin de aportar sus conocimientos acerca del tema

que se trata.

TALLERES

Curso, generalmente breve, en el que se enseña una determinada actividad práctica o

artística.

INAUGURACIONES

Como su propio nombre indica, se realizan para celebrar la apertura de un

establecimiento. Se puede invitar a oradores o a celebridades para hacerla mas

emocionante.

PRESENTACIONES DE PRODUCTOS

Tienen lugar cuando se lanza un nuevo producto o marca con el fin cautivar y seducir al

cliente potencial. El producto se demuestra y se discute su eficacia, utilidad y

contribución a la sociedad o de la industria. El producto debe estar disponible para su

compra durante la presentación, si es posible.

ROAD SHOWS

Es un evento itinerante, que consiste en llevar una acción de marketing a distintos

puntos de la geografía con el fin de captar clientes, transmitir un mensaje y promocionar

la marca en las calles por medio del espectáculo y el entretenimiento.

https://es.wikipedia.org/wiki/Mesa_redonda_de_debate


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EXPOSICIONES

Presentar algo para que sea visto, manifestarlo, hablar de algo para darlo a conocer.

JORNADA DE PUERTAS ABIERTAS

Son eventos que se realizan para dar a conocer un centro a su público, facilitando el

conocimiento de sus instalaciones y sus actividades. Son una oportunidad única para

que las personas interesadas puedan asistir a una sesión informativa y resolver cualquier

tipo de duda

FIESTAS PROMOCIONALES

Son acciones publicitarias donde los objetivos pueden ser varios, dependiendo de la fase

de madurez de la empresa y del producto.

RUEDAS DE PRENSA

Una rueda de prensa es un acto informativo convocado por un organismo o entidad al

que están invitados los medios de comunicación para que informen de lo que allí

suceda.

Un representante de la compañía llevará a cabo la rueda de prensa y responderá a las

preguntas de los diversos medios en una ceremonia de profesionales.

FERIAS

Estas exposiciones permiten a las empresas mostrar y demostrar sus nuevos productos o

servicios. Éstas son tomadas muy en serio por las empresas de los sectores industriales,

por lo que se suele gastar mucho dinero en la instalación de pantallas y la creación de

fabulosas presentaciones. Algunas empresas incluso viajan largas distancias para asistir

a ferias comerciales internacionales.

Un punto importante a tener en cuenta, es que en una feria habrá una gran cantidad de

stands, por lo que hay que buscar alguna técnica para poder hacer que el tuyo resalte

entre la multitud. Lo más efectivo podría ser utilizar un diferenciador poco común,

como por ejemplo decorar en verde y utilizar materiales ecológicos como pufs de

cartón, bañeras recicladas como sofás. Todo para recibir a los asistentes en el stand. El

objetivo, además de ser sostenible, es sorprender y crear gran impacto visual


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CENAS DE GALA

Una cena de gala es un evento muy formal, que se caracteriza por combinar la cena con

entretenimiento y discursos. Se suele invitar celebridades y oradores, y a veces se

otorgan premios.

Es importante tener claro el motivo de su celebración. Queda muy bien que el motivo de

la misma sea “una buena causa”. Si conseguimos además dotarla de un nombre, título o

slogan atractivo mucho mejor.

Se deben tener en cuenta los aspectos logísticos como la recepción, la organización de

las mesas, el menú, el mensaje o contenido que se va a comunicar (si habrá alguna

ponencia, pase de video, exposición, etc.), la animación, la música, algún otro evento

ligado a la cena (subasta, baile, rifa) la decoración, si habrá algún detalle para los

asistentes, etc.

WORKSHOP

Es un taller de trabajo intensivo, de 8 a 10 horas diarias de trabajo dividido en diferentes

bloques de no más de 3 horas de duración, con intervalos de 20 minutos entre cada uno

para que los asistentes puedan distenderse, descansar, conversar y tomar algo.

Una de sus características es que se puede convocar a personas de una misma o diversas

profesiones formando así grupos interdisciplinarios para que intercambien experiencias

y opiniones durante el evento.

Otra de sus particularidades es que son coordinados o dirigidos por un especialista o

representante del tema que se convoca en el taller. El rol del coordinador es primordial

ya que es quien se encarga de que se produzca el intercambio entre los asistentes.

La gran diferencia que tienen estos talleres con seminarios, simposios o conferencias es

que están diseñados para que los asistentes participen activamente. Aunque también

pueden existir workshops en el ámbito de jornadas, congresos o eventos. En este caso su

finalidad es compartir las técnicas que se han explicado teóricamente a través de

ponencias o conferencias y se realizan en diferente horario de las actividades principales


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5- PRINCIPALES PASOS PARA LA CREACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE

EVENTOS

En todo evento debemos diferenciar tres grandes fases o etapas:

- El pre-evento: en esta fase deberemos marcar los objetivos qué se persiguen,

planificar los pasos a seguir y organizar todo lo necesario para que cuando llegue el día

del evento esté todo listo

- El evento: es el “día D”, el día en el que todo debe salir perfecto. Pero todos sabemos

que la perfección no existe, por lo que si aparecen imprevistos debemos tratar de

solucionarlos lo más rápido posible y sin que los asistentes los perciban.

- El post-evento: consiste en analizar y evaluar como ha ido el evento, si se han

conseguido los objetivos, si ha asistido la gente que se esperaba, si los asistentes han

quedado satisfechos, si nos hemos desviado mucho del presupuesto. También es el

momento de analizar todos los fallos para que no vuelvan a ocurrir en los siguientes

actos.

5.1- LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

En este apartado, vamos a ver los pasos que deben seguirse a la hora de organizar

cualquier tipo de evento.

Paso 1: Definir los objetivos del evento

Debes de tener claro para qué quieres organizar un evento, es decir, cuál es su finalidad

y qué objetivos se persiguen alcanzar con su realización.

En el apartado 3 de este tema vimos distintos objetivos que suelen perseguirse, pero no

son los únicos que existen. Puede ser que para el evento nos marquemos un solo

objetivo o que fijemos varios.

Lo que es importante es tenerlos claros y tratar de cuantificarlos, para posteriormente

poder comprobar el grado de satisfacción de dichos objetivos. Por ejemplo, un objetivo

puede ser “captar clientes”. Ese objetivo está muy bien....pero ¿cuántos clientes quieres

captar? ¿Diez, cien, mil? Dependiendo de la cifra deberás realizar un tipo de evento u

otro, buscar una ubicación u otra, etc.

Hay unos objetivos fáciles de medir y otros más complicados. Por ejemplo un objetivo

podría ser mejorar el “Branding de marca (construcción de la marca)”, ¿cómo medimos

ese objetivo? ¿Cómo sabremos si el público objetivo una vez finalizado el evento verá

nuestra marca como una marca bien posicionada? Una forma de medirlo puede ser

comparando las búsquedas en Google de nuestra marca antes y después del evento en la

zona en la que hemos realizado el evento


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Paso 2: Piensa en el tipo de público al que va dirigido el evento

Si no dejas esto bien claro, no tendrás un evento, tendrás un grupo de gente que irá a un

sitio y que posiblemente no volverá cuando les vuelvas a llamar.

El público objetivo puede ser muy diverso: clientes potenciales, clientes actuales,

trabajadores, políticos, medios de comunicación, proveedores, empresas de la

competencia, etc. Además, lo puedes segmentar por edad, sexo, poder adquisitivo, etc.

No busca lo mismo un cliente actual que uno potencial. Los clientes actuales deberás

tratar de fidelizarlos, mientras que a los clientes potenciales deberás tratar de seducirlos

para que adquieran tus productos. Cada tipo de público busca algo diferente cuándo

acude a un evento, y debes saber complacerles. Si les ofreces soluciones bien claras

podrás sin problema volver a convocarlos. Tu público objetivo verá esa convocatoria

como una inversión tanto a nivel de tiempo, como de conocimientos y posiblemente de

contactos.

Paso 3: Decide el tipo de evento que vas a realizar

Una vez que tienes claro qué objetivos quieres alcanzar y a qué tipo de público te vas a

dirigir, deberás elegir el tipo de evento que quieres realizar.

Una inauguración, una entrega de premios, unan gala benéfica, una fiesta promocional,

un road show...cada tipo de evento tiene sus propias características y requisitos para su

ejecución. En este momento, deberás conocer el presupuesto con el que cuentas, el

poder de convocatoria de tu empresa, si dispones de los medios materiales y recursos

humanos necesarios, y otra cosa muy importante, si lo vas a realizar tú o si vas a

contratar a otra empresa para que se encargue de su realización.

A veces empresas o personas extra que te aporten un poco de apoyo tanto en la gestión

de los eventos como en la ejecución de los mismos te permiten respirar y no tener que

estar pendientes de los mil detalles que pueden surgir.

Paso 4: Fija la fecha, la hora y el lugar en le que se va a llevar a cabo

Es importante que decidas las fechas con suficiente antelación, ya que además de la

organización del propio evento tendrás que contar con posibles problemas e incidencias

que puedas encontrarte.

Busca además la fecha adecuada para qué pueda acudir la mayor cantidad de gente

posible, y que esa gente esté centrada únicamente en el evento. Una boda puede llegar a

ser un fracaso si coincide con la final de la Champions League y juegan esa final dos

equipos españoles. ¿Cuántas veces ha ocurrido eso en toda la historia de la Champions?

Que yo recuerde dos, y una de estas veces fue la boda de mi mejor amigo. No hace falta

que sea la final de la Champions. La semifinal de la Eurocopa que ganó España en el

año 2012, también coincidió con la boda de otra amiga mía, y en mitad de la boda

desapareció de repente mucha gente.


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El recinto dónde se celebre el evento debe ser lo suficientemente amplio para que la

gente esté cómoda, comprueba que funciona el aire acondicionado o la calefacción, si

vas a poner una presentación con el ordenador asegúrate de que hay proyector. Si la

gente va a ir en coche es importante que sea fácil aparcar por la zona. Chequea que haya

sillas para todos los invitados, si los baños están limpios, etc. etc. etc.

No...¿cómo va a llover en julio? Pues basta que organices algo al aire libre para que

llueva. Ten siempre un “plan B”. Ya....pero es que alquilar una carpa es muy caro.

Compara el precio de alquilar una carpa con lo que perderías por no poder organizar el

evento por causa de la lluvia y decide comparando ambos costes.

Paso 5: Realiza una estimación de los recursos humanos, materiales y técnicos

necesarios para llevar a cabo el evento, analizando si necesitarás ayuda externa

para organizar algunos aspectos

Haz una lista con todos los recursos materiales que vas a necesitar: flores, sillas, mesas,

manteles, cubiertos, detalle para los invitados, micrófonos, cámaras de vídeo,

ordenadores para las presentaciones, proyectores, equipos de sonido, tecnología de

streaming (si quieres emitir on-line el evento o partes del mismo), carpetas, folletos,

materiales de los patrocinadores, tarjetas identificadoras de los organizadores y/o de los

invitados, premios que vas a ofrecer, walkies para la comunicación interna,

Sergio Villalba, Concejal de Deportes de La Nucia, consiguió que se disputara en su

localidad una prueba puntuable del campeonato de España de motocross. La prueba

comenzaba a las 8:30 de la mañana, pero empezó con una hora de retraso por que los

miembros de la organización se olvidaron de comprar bolígrafos para los jueces que

debían puntuar a los motoristas. También me contó que en una carrera ciclista se

quedaron sin imperdibles para poner los dorsales en los maillots de los participantes, y

no es que no tuvieran, sino que los encargados de dar los dorsales en vez de dar cuatro

imperdibles por participante daban un puñado, y se les acabaron antes de tiempo. La

carrera también comenzó con retraso. Otra anécdota fue el día en el que en una entrega

de premios de una carrera popular el micrófono del speaker se quedó sin pilas y los

ganadores de las distintas categorías no escuchaban su nombre cuando los llamaba para

entregarles el premio, por lo que se tuvo que parar la entrega de trofeos hasta que

trajeron unas pilas nuevas.

Pequeños detalles pueden causar grandes problemas. Se precavido, piensa en todo lo

que hace falta, compra lo suficiente, y piensa cómo podrías solucionar cualquier

imprevisto. Evidentemente, habrá cosas en las que no caigas hasta que llegue el día del

evento, intenta que sean las mínimas, y sobretodo, aprende para la próxima vez.

Por otra parte están los recursos humanos necesarios: azafatas, camareros, seguridad,

personal sanitario, presentador, ponentes de las conferencias, invitados para dar las

charlas, etc. En función del tipo de evento necesitarás contar con un tipo de personal u

otro, y dependiendo del número de personas que acudirán al acto, deberás contratar a

más o a menos personal.


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El gasto de personal suele ser una de las partidas de gastos más elevadas en los eventos,

por ello es necesario que le dediques el tiempo suficiente a su planificación.

También debes informarte de otros aspectos tales como si se necesita seguro de

responsabilidad civil, si es necesaria la presencia de técnicos sanitarios y de personal de

seguridad, si tienes que “pasar por caja” con la SGAE, etc.

Paso 6: Prepara un cronograma con todas las tareas a realizar durante la

planificación del evento

Los cronogramas los veremos en el siguiente apartado del tema, pero para que nos vaya

sonando: un cronograma es la representación gráfica de un calendario de trabajo o de

actividades. En él, se recoge de forma ordenada y detallada una lista de actividades o

tareas con las fechas previstas de su comienzo y final.

Más vale que sobre y no que falte tiempo para realizar un evento. Hay eventos que se

tardan dos semanas en organizar y hay otros que se tarda un año

Paso 7: Confecciona un presupuesto con los gastos e ingresos previstos

Los presupuestos también los analizaremos en un apartado posterior en este tema, pero

para que nos vaya sonando: un presupuesto es un documento en el que se plasman los

ingresos y los gastos previstos para un determinado periodo de tiempo o para un

proyecto o evento concreto.

No tienes que centrarte únicamente en los gastos. También puedes buscar fuentes de

ingresos. Piensa si los asistentes estarán dispuestos a pagar y por qué motivos estarán

dispuestos a hacerlo, ¿puedes cobrar entrada? ¿puedes cobrar por la inscripción?. Otra

fuente de ingresos pueden ser las empresas patrocinadoras o empresas “expositoras”

Paso 8: Ponte en contacto con los distintos proveedores para solicitar presupuestos

y comprobar su disponibilidad

Una vez que hemos establecido todos los recursos materiales que necesitamos, es el

momento de ponernos manos a la obra y buscar proveedores a los que poder comprar o

alquiler dichos materiales.

Hay distintas variables que nos pueden hacer decantarnos por un proveedor u otro: el

plazo de entrega, el precio, la calidad y los periodos de pago son las que más se suelen

tener en cuenta.

El precio de un mismo producto puede variar mucho dependiendo del proveedor, pero

buscar distintos proveedores para cada producto lleva tiempo. ¿Dispones de ese tiempo?

Puede ser que un producto sea mucho más barato comprándolo por internet que en una

tienda física....pero si lo necesitas para hoy mismo, no podrás comprarlo en la tienda

más barata.


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Paso 9: Diseña, elabora, rellena y entrega los impresos necesarios para el acto,

tales como las invitaciones, saludas, convocatorias de ruedas de prensa, instancias

en el ayuntamiento, el programa del acto, etc.

¿Necesitas pedir permiso al ayuntamiento para organizar el evento? Deberás rellenar

una “solicitud o instancia”, entregarla en registro de entrada y esperar la respuesta

¿Necesitas una empresa de catering? Tendrás que enviar una “carta comercial”

solicitando presupuestos

¿Vas a realizar una rueda de prensa para presentar el evento? En ese caso deberás hacer

llegar una “convocatoria” a los medios de comunicación

¿Cómo vas a avisar a la gente del evento? Lo normal es realizar invitaciones o saludas.

¿Vas a necesitar “cartelería”? ¿Vas a entregar un “programa del acto” a los invitados?

¿Vas a dejar las “minutas” en las que aparecen los menús en las mesas?

Como ves, organizar un evento implica la confección de distintos documentos escritos

que no puedes obviar

Paso 10: Piensa de qué manera vas a promocionar el evento

Es fundamental que la gente sepa que vas a organizar un evento. Se pueden utilizar

métodos muy diferentes para publicitar el evento: los medios de comunicación (prensa,

radio y televisión), carteles, flyers, ruedas de prensa, buzoneo, mailing y cómo no las

redes sociales.

Paso 11: Envía las invitaciones

Es importante que envíes con tiempo las invitaciones para que los invitados puedan

planificarse, y aunque pueda no quedar muy bien, pon una fecha tope para que

confirmen su asistencia.

Envía las invitaciones por un medio que te garantice la recepción de las mismas por

parte de los invitados.

Paso 12: Selecciona al personal que trabajará durante la celebración del evento y

compra todos los recursos materiales necesarios para poder desarrollar el evento

En el paso 5 hicimos la previsión de los recursos materiales, humanos y técnicos

necesarios para la organización del evento. Una vez que hemos buscado los productos

entre los distintos proveedores con los que contamos y hemos hecho entrevistas a los

posibles candidatos, es necesario ir cerrando cosas, comprando los materiales y

contratando a los trabajadores.


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Paso 13: Prepara el timing del día del evento para llevar todo lo más controlado

posible

El timing también lo veremos en el siguiente apartado del tema con más profundidad,

pero para que te vayas haciendo una idea, el timing es un documento que se realiza para

llevar el control temporal de todas las tareas a realizar durante el mismo día del evento

Paso 14: Confirma todo lo que sea confirmable

Uno de los años que trabajé en Jávea como profesor, organicé una salida al cine del

pueblo. Lo primero que hice tras tener la idea fue ponerme en contacto con el dueño del

cine, y en ese mismo momento fijamos la película y el día que irían los alumnos. El

acontecimiento fue un éxito en el instituto, otros profesores se apuntaron, y

movilizamos a unos 300 alumnos de distintos niveles: ESO, Bachillerato y Ciclos

Formativos. Llegó el día de ver la película, y como el cine estaba relativamente cerca

fuimos todos andando. Cuando llegamos a la puerta del cine estaba cerrada. Estará

dentro pensé, y le llamé al móvil. Os transcribo lo que recuerdo de la conversación:

- Hola soy Manu, que ya estamos aquí, ¿nos puede abrir?

- ¿Cómo que estáis aquí?

- Si del Instituto número 1, para ver la película “Capitalismo, una historia de amor”

- Ah....pero....como no me has vuelto a llamar esta semana pensaba que al final no

veníais

- ¿Cómo? Si, si que hemos venido, estamos aquí

- Ya, pero yo ahora no estoy en Jávea

300 alumnos. El resto os lo podéis imaginar vosotros

Llama el día antes a los ponentes, a las personas que has contratado, a los proveedores

que te tienen que llevar productos ese mismo día, a los invitados que no pueden fallar.

Ponte tres alarmas para no dormirte, revisa que el coche tenga gasolina....y reza para

que tu hijo o hija no se ponga enfermo y lo tengan que ingresar en el hospital.

..si si, que bonito queda, pero como te pase lo que me pasó a

mi con 300 personas en la puerta de un cine ya verás tu que

gracia te hace “poder encontrar una nueva oportunidad”


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Paso 15: El día del evento comprueba antes que todo esté correcto, e intenta

solucionar todos los imprevistos de la mejor forma posible

Para comprobar que todo está correcto es imprescindible tener una check-list en la que

tengas apuntado todo aquello que sea necesario comprobar antes de que comience el

evento.

Comprueba pequeños detalles, tales como la decoración o la limpieza, que pueden ser

básicos por el recuerdo que dejarán en los asistentes.

Ten paciencia para resolver los posibles imprevistos, porque de una manera u otra

aparecerán. Si eres el organizador del evento es fundamental que transmitas serenidad

y tranquilidad si no quieres que el resto de trabajadores o colaboradores acaben

desquiciados.

Lo importante es que los invitados no se den cuenta de que algo no ha salido tal y como

esperabas. Si falla algo no lo proclames a los cuatro vientos, disimula y trata de

solucionarlo de la mejor manera posible.

Paso 16: Confecciona un informe con todas las conclusiones extraidas del evento.

Es muy importante anotar los fallos en la organización, en el tipo de público, en el

presupuesto, etc. para poder subsanarlos y no cometerlos en los siguientes eventos

El hombre es el único animal que tropieza dos veces en la misma piedra, y eso es

porque no aprende de los errores.

Una vez finalizado el evento analiza como ha ido, si se han conseguido o no los

objetivos y por qué motivo, qué fallos se han tenido y cómo se pueden corregir, que

añadirías, cambiarías o no volverías a hacer en el próximo evento, si se ha cumplido con

el presupuesto, etc.

Haz todo lo necesario para no volver a tropezar con la misma piedra.


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6- CONTROL DEL TIEMPO: LOS CRONOGRAMAS Y EL TIMING

Muchas personas utilizan indistintamente ambos conceptos, sin embargo, nosotros

utilizaremos el término “cronograma” para temporalizar con detalle todos los pasos

previos a la realización del evento, y el “timing” para llevar el control temporal de

todas las tareas a realizar durante el mismo día del evento.

Un cronograma es la representación gráfica de un calendario de trabajo o de

actividades. En él, se recoge de forma ordenada y detallada una lista de actividades o

tareas con las fechas previstas de su comienzo y final. Su objetivo es que todas las

tareas previas al evento se lleven a cabo en un tiempo estipulado y bajo unas

condiciones que garanticen la optimización del tiempo.

El cronograma es una herramienta básica a la hora de organizar cualquier proyecto, ya

que nos permite establecer un orden y unas prioridades entre las tareas a realizar, y

saber si vamos “bien de tiempo”. Por lo tanto es fundamental su realización si queremos

llevar un proyecto de forma organizada.

Para crear un cronograma es necesario empezar por la descomposición de todo el

trabajo, y a partir de ahí se calcula cuanto tiempo se dispondrá para la realización de

cada subtarea. Una vez establecidas las “subtareas” y los tiempos, debemos determinar

qué personas deberán realizar las tareas y asignar un responsable a cada una de ellas.

Debemos tener en cuenta que hay tareas que no pueden comenzarse hasta que finaliza

otra anterior, y por lo tanto, el retraso en una de ellas afectará al resto.

Existen muchas formas de hacer un cronograma, las más utilizadas son las que se

desarrollan en forma de cuadro. En estas, se muestra una columna y una fila en la que se

hallan las tareas a ejecutar y los tiempos que se tienen previstos para cada una,

quedando libres los cuadros para ir marcando la realización y así mantener un control

constante de la ejecución de los pasos.

El cronograma cuenta con muchas ventajas para la gestión de eventos, entre las que

cabría destacar:

- Proporciona una base para supervisar y controlar el desarrollo de todas y cada una de

las actividades que componen el proyecto.

- Ayuda a determinar la mejor manera de asignar los recursos, para que se pueda

alcanzar la meta del proyecto de manera óptima.

- Facilita la compenetración, ya que los que intervienen en el evento saben que por

culpa de un retraso en su tarea se pueden ver afectadas otras actividades y los resultados

finales.

- Permite averiguar dónde van a quedar recursos disponibles, de forma que se puede

proceder a su reasignación a otras tareas o proyectos.

- Sirve de base para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

http://conceptodefinicion.de/constante/


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Como hemos visto al principio de este apartado, el “timing” se refiere al propio día del

evento. El timing es la forma de ordenar por bloques horarios todo lo que pasará desde

el minuto cero del evento (llegada de los primeros invitados) hasta el último segundo

del mismo.

En el timing se detallan una serie de instrucciones precisas sobre qué debe hacer cada

profesional en cada momento. Este documento lo deben conocer todos los que trabajan

en el evento. Hay que memorizarlo y aprender cada uno de los bloques, conociendo bien


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cuales son las tareas de cada miembro del equipo (aparcacoches, guardarropa, maitre,

camareros, músicos…).

Cuanto más detallado sea el timing, menos probabilidad de error existe. En un evento,

hay que improvisar siempre (eso es inevitable). La improvisación nos lleva a situaciones

que no tenemos controladas, y eso puede ser peligroso. Por eso, cuanto más atado esté

todo el programa y mejor realizado y comunicado esté el timing, más se asegura el éxito

del evento. A pesar de esto, hay que tener en cuenta que los buenos planificadores de

eventos deben ser estupendos improvisadores, con una gran capacidad para encontrar

una solución ante cualquier eventualidad.

A continuación podemos ver el timing para la novia en una boda:

TIMING NOVIA

Hora de Actividad

Inicio Fin

00:00 08:00 Dormir

08:00 08:10 Levantarse

08:10 08:20 Hacer estiramientos y caminar para relajarse

08:20 08:50 Tiempo para resolver imprevistos

08:50 09:30 Desayunar, a ser posible con la familia

09:30 10:10 Baño

10:10 10:20 Vestirse para ir a la peluquería y al maquillaje

10:20 10:35 Fotografías (vestido y accesorios)

10:35 13:30 Maquillaje, peinado y fotografías durante el proceso

13:30 13:40 Fotos del maquillaje y del peinado terminados

13:40 14:05 Ponerse el vestido de novia

14:05 14:30 Fotografías con el vestido

14:30 14:35 Salida de la casa de la novia hacia el coche

14:35 14:45 Fotografías en el coche nupcial

14:45 14:55 Tiempo para resolver imprevistos

14:55 15:20 Trayecto hacia la iglesia

15:20 15:30 Llegada a la iglesia

15:30 15:40 Fotografías de la llegada a la iglesia

15:40 15:55 Acomodo del cortejo

15:55 16:00 Esperar en la entrada de la iglesia

16:00 16:05 Entrada a la iglesia

16:05 16:55 Misa

16:55 17:15 Fotos con familiares en la iglesia

17:15 17:25 Salida de la iglesia

17:25 17:45 Traslado zona fotografías

17:45 18:45 Fotografías pareja recién casados

18:45 19:00 Traslado al restaurante

19:00 19:05 Llegada a la recepción del restaurante


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19:05 19:10 Entrada en la zona de cocktel

19:10 19:25 Saludar a familiares

19:25 19:45 Fotografías zona cocktel

19:30 20:10 Disfrutar del cocktel

20:10 20:20 Entrada el salón

20:20 20:25 Brindis

20:25 20:30 Acomodarse en la mesa nupcial

20:30 21:15 Cena

21:15 21:30 Entrega ramos a amigas novia

21:30 22:00 Cena

22:00 22:15 Visita amigos del novio y familiares

22:15 22:20 Partir la tarta

22:20 22:45 Postres y cafés

22:45 23:00 Baile novios

23:00 03:00 Barra libre

Junto con el timing, es recomendable llevar una “check-list”. Una check-list es una lista

de tareas predefinida que contiene una serie de pasos a realizar para llevar a cabo una

acción determinada. Sirve para que, en un proceso en el que hay que tener en cuenta una

serie de puntos específicos, no se nos olvide ninguno. Lo único que hay que hacer es

seguir la lista paso a paso para completar el proceso sin dejarnos ningún elemento por el

camino.

El por qué de una checklist es muy sencillo: en la vida existen una serie de procesos que

son monótonos y rutinarios, y que comprenden una serie de pasos, los cuales, si bien

siempre son los mismos, no son tan triviales como para poder confiar en que nos vamos

a acordar de todos ellos de memoria. Al establecer una lista por escrito de todos los

pasos necesarios especificándolos uno por uno, y recorrerla de principio a fin

comprobando (checking) cada uno de los elementos de la lista, nos aseguramos de que

se cumplen todas las tareas definidas, en el orden correcto, sin que falte ninguna.

Las principales ventajas son que no se te olvidará nada y que ahorrarás tiempo. Al final

se trata de sistematizar un proceso que se repite a menudo. Sistematizando lo harás más

rápido y mejor.

Prácticamente todos hemos realizado alguna check-list

alguna vez en nuestra vida, aunque sea tan simple como

la “lista de la compra” para ir al supermercado.


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7- CONTROL DE LOS GASTOS E INGRESOS: EL PRESUPUESTO

El presupuesto es un documento en el que se plasman los ingresos y los gastos

previstos para un determinado periodo de tiempo o para un proyecto o evento concreto.

Se debe realizar antes del comienzo del proyecto o del comienzo de cada ejercicio

económico, con el objetivo de proyectar sobre el futuro las previsiones.

A la hora de realizar un presupuesto deberemos:

- establecer las partidas de gastos e ingresos que preveamos que se van a dar en el

proyecto. Por ejemplo, gastos de personal, gastos de suministros, gastos de alquiler,

ingresos por venta de entradas, ingresos por patrocinios, etc. Cuánto más desglosemos

las partidas, más información obtendremos y posteriormente nos resultará más fácil

corregir las desviaciones que se produzcan. Por ejemplo, los gastos de suministros los

podemos dividir en gastos de luz, de agua, de teléfono, de gas, etc.

- los ingresos y los gastos figurarán por separado, y mediante la diferencia de sus

totales, podremos ver si el proyecto proporcionará beneficios o pérdidas a la empresa.

- Si el presupuesto es para los ingresos y gastos ordinarios de una empresa, es decir,

para el día a día, deberemos decidir además si los ingresos y gastos los desglosamos

mensualmente, trimestralmente, semestralmente o anualmente. Lo recomendable es que

se calculen mensualmente.

- fijar los valores que consideremos “normales” a cada una de las partidas de gastos e

ingresos. Es importante que las previsiones se acerquen lo más posible a la realidad para

no llevarnos sorpresas.

- una vez realizado el proyecto, deberemos comparar los gastos e ingresos que

realmente hemos obtenido con los que habíamos presupuestado. De esta manera

podremos determinar los desajustes o desviaciones así como las causas que los

provocan. La desviación se calcula restando la “previsión” menos la “realidad”. Si el

resultado es positivo, significa que nos hemos pasado en la previsión del gasto o

ingreso, mientras que si es negativo, significa que nos hemos quedado cortos en la

previsión.

- finalmente, tendremos que observar las desviaciones que se han producido y analizar

los motivos que han generado dichas diferencias para que no vuelvan a ocurrir en el

futuro.

A la hora de hacer un estudio sobre los gastos, es importante diferenciar entre los gastos

fijos y los gastos variables.


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Los gastos fijos son aquellos independientes del número de unidades producidas, o del

número de personas que acudan al evento, por ejemplo, si quieres organizar una fiesta y

alquilas una discoteca por 1.500€, estos 1.500€ los vas a tener que pagar tanto si va una

persona como si van 1.000.

Los gastos variables son los que si dependen del número de unidades producidas, o del

número de asistentes a un evento, por ejemplo, si vas a regalar un detalle a cada

asistente, y el coste de ese detalle es de 2€, si acuden 100 personas al evento, te gastarás

200€, pero si acuden 300 personas te gastarás 600€.

Esta diferenciación entre gastos fijos y variables, te permitirá ver con más claridad en

qué partidas puedes y no puedes ahorrar.

Veamos un ejemplo de un presupuesto trimestral:

EJEMPLO DE PRESUPUESTO:

Estamos organizar una cena benéfica. De entre todas las opciones que podíamos realizar

optamos por alquilar un salón en un hotel y contratar los servicios de una empresa de

catering.

El aforo es limitado, y tan solo caben 100 personas. El precio que se cobrará por la

entrada es de 30€ por persona.

La empresa de catering nos cobra el menú a 12€. Alquilar el salón nos cuesta 450€.

Queremos contratar un grupo de música que amenice la velada, y que nos cuesta 600€.

Además, queremos dar publicidad al evento, por lo que contratamos una cuña de radio

durante dos semanas por 300€ y un anuncio en un periódico local por 75€


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Para recaudar fondos, se realizará una rifa en la que se sortearán premios donados por

empresas colaboradoras. Cada número se venderá a 2€ y hay un total de 100 papeletas

a) Realiza el presupuesto de gastos e ingresos del evento teniendo en cuenta dos

posibles escenarios: el “optimista”, en el que supondremos que venderemos todas las

entradas y que todos los asistentes participarán en la rifa, y el “pesimista”, en el que

supondremos que tan solo vendemos la mitad de las entradas, pero que conseguiremos

vender todas las papeletas

GASTOS INGRESOS

OPTIMISTA PESIMISTA OPTIMISTA PESIMISTA

Catering 1200 600 Entradas 3000 1500

Salón 450 450 Rifa 200 200

Música 600 600

Radio 300 300

Prensa 75 75

TOTAL 2625 2025 TOTAL 3200 1700

RESULTADO

OPTIMISTA PESIMISTA

575 -325

b) Calcula cuantas entradas tendríamos que vender para no tener beneficios ni pérdidas,

suponiendo que se venden las 100 papeletas

INGRESOS = GASTOS

30x + 200 = 12x + 450 + 600 + 300 + 75

30x – 12x = 450 + 600 + 300 + 75 – 200

18x = 1.225

x = 68,05 entradas

tema 5: organización de eventos...

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