manual de procedimientos administrativos

CONTENIDO DEL MANUALINTRODUCCIÓN:...........................................................................................................5

¿QUÉ ES EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS?...................................5¿CUÁL ES LA UTILIDAD DE ESTE MANUAL?...................................................................5¿CUÁLES SON SUS OBJETIVOS?......................................................................................5

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS..............................................................7

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS:......................................................................................................................7

Descripción del procedimiento:................................................................................7Proceso:.....................................................................................................................7Documentación necesaria:........................................................................................8Diagrama de Flujo:...................................................................................................9

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES.............................................................................................................10

Descripción del procedimiento:..............................................................................10Proceso:...................................................................................................................10Documentación manejada:......................................................................................10Diagrama de flujo:..................................................................................................11

PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA.....................12Descripción del procedimiento................................................................................12Proceso:...................................................................................................................12Documentación manejada:......................................................................................12Diagrama de flujo:..................................................................................................13

PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO:............................................14Descripción de procedimiento.................................................................................14Proceso:...................................................................................................................14Documentación manejada:......................................................................................14Diagrama de flujo:..................................................................................................16

PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA.............................18Descripción del procedimiento................................................................................18Proceso:...................................................................................................................18Documentación manejada:......................................................................................18Diagrama de flujo:..................................................................................................18

PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS.......................................................18Descripción del procedimiento................................................................................18Proceso:...................................................................................................................18Documentación manejada:......................................................................................18Diagrama de flujo:..................................................................................................18

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS.................................................................................................................18

Descripción de procedimiento.................................................................................18Documentación manejada:......................................................................................18Diagrama de flujo:..................................................................................................18

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES..........................18Descripción del procedimiento................................................................................18

- UMG - DECIMO SEMESTRE - AUDITORIA ADMINISTRATIVA -- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS -

Proceso:...................................................................................................................18Documentación utilizada.........................................................................................18Diagrama de flujo....................................................................................................18

PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:.......................18Descripción del procedimiento................................................................................18Proceso:...................................................................................................................18Documentación manejada.......................................................................................18Diagrama de flujo:..................................................................................................18

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO......................................18Descripción del procedimiento................................................................................18Proceso:...................................................................................................................18Documentación utilizada.........................................................................................18Diagrama de flujo:..................................................................................................18

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL........18Descripción del procedimiento................................................................................18Proceso:...................................................................................................................18Documentación utilizada:.......................................................................................18Diagrama de Flujo:.................................................................................................18

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS..........................................................................18Descripción del procedimiento................................................................................18Proceso:...................................................................................................................18Documentación utilizada:.......................................................................................18Diagrama de Flujo:.................................................................................................18

PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES..............................................18Descripción del procedimiento:..............................................................................18Proceso:...................................................................................................................18Documentación utilizada:.......................................................................................18Diagrama de flujo:..................................................................................................18

PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL.......................................................18Descripción del procedimiento:..............................................................................18Proceso:...................................................................................................................18Documentación utilizada:.......................................................................................18Diagrama de flujo:..................................................................................................18

PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES..........................................................................................................18

Descripción del procedimiento................................................................................18Proceso:...................................................................................................................18Documentación utilizada.........................................................................................18Diagrama de flujo:..................................................................................................18

PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS............18Descripción del procedimiento:..............................................................................18Proceso:...................................................................................................................18Documentación utilizada:.......................................................................................18Diagrama de flujo....................................................................................................18

DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO..............18

FORMAS DE CONTROL INTERNO:.......................................................................18

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

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TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS..............................................................18FORMATO DE FACTURA ESPECIAL...............................................................................18FORMA DE RECIBO DE INGRESOS A CAJA....................................................................18FORMA DE FACTURA....................................................................................................18LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA.....................................................................................18TARJETA PARA INVENTARIOS FÍSICOS.........................................................................18NOTA DE DEVOLUCIÓN................................................................................................18CHEQUE VOUCHER.......................................................................................................18ARQUEO DE CAJA GENERAL:........................................................................................18CONCILIACIÓN BANCARIA...........................................................................................18TARJETAS DE KARDEX DE PRODUCTOS.......................................................................18PEDIDOS DE MERCADERÍAS:........................................................................................18REGISTRO AUXILIAR DE CAJA:.....................................................................................18REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS DEPÓSITOS MONETARIOS.........................................18REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:...................................................18Orden de compra:........................................................................................................18


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INTRODUCCIÓN:

¿Qué es el manual de procedimientos administrativos?El manual de procedimientos administrativos esta constituido por un conjunto de procedimientos los cuales a su vez, están constituidos por los pasos o fases que se deben de seguir para realizar las labores operativas de la empresa.

Este manual es una guía explicita de cómo debe realizarse un determinado trabajo, quién o quiénes deben hacerlo, cuando deben hacerlo, y quién es el responsable que al final autoriza las operaciones que constituyen el procedimiento.

¿Cuál es la utilidad de este manual?Es de suma importancia para el quehacer operativo de la empresa, ya que las personas que se integran a las labores, y que son nuevas en la institución; tienen en él una guía para aprender a realizar su trabajo de la mejor forma posible.

Con el manual de procedimientos administrativos, se puede fácilmente realizar el trabajo de administración de personal, en lo concerniente a la introducción, capacitación y evaluación de trabajo del empleado. Ya que el manual, determinar la forma de realización del trabajo administrativo, por lo tanto es fácil evaluar en que momento no se está cumpliendo con los estándares mínimos aquí establecidos.

Mediante este manual, se puede determinar en que momento un empleado está realizando su trabajo de manera eficaz y eficiente; y en que momento un empleado está dejando a un lado los canales de autoridad formal que la empresa tiene establecidos para la realización de determinadas tareas críticas de la empresa. +Ç

Estas tareas críticas son aquellas tareas que tienen que ver con todo lo relacionado al manejo del efectivo y equivalentes de efectivo; al manejo de mercaderías y cualquier otro inventario o fondo relacionado.

¿Cuáles son sus objetivos?

Ser una guía para los empleados para que aprendan la mejor forma de realizar su trabajo. Esto especialmente para empleados nuevos dentro de la empresa.

Normar las actividades diarias de la empresa en áreas críticas de control como el efectivo, sus equivalentes, y referente al manejo de los inventarios de la empresa.


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Permitir reconocer los canales formales de autoridad dentro de la estructura organizacional, para que se cumplan los principios de la administración moderna.

Representar de forma gráfica los procedimientos y sus distintas etapas para que todo aquel que esté interesado en conocer cual es el proceso del procedimiento, pueda verlo de una forma fácil y comprensible.

Sugerir el uso de formas de control interno que documenten todo hecho contable y administrativo en la empresa, para que a la hora de realizar una auditoría administrativa, se pueda determinar hasta que punto se están cumpliendo con los objetivos impuestos por la alta dirección de la empresa. Asimismo, para que se puedan reconocer las áreas problemáticas, donde pueden darse errores e irregularidades en el futuro.

Permitir que a la hora de crear sistemas computarizados de control, sea fácil reconocer los lugares donde se necesitan, y cuales son los documentos que estos sistemas deben dar como resultado de sus procesos binarios.

Permitir que en el futuro si se desea estudiar de una manera más consciente la organización de la empresa, se puedan mejorar los procedimientos descritos en este manual, basándose en la experiencia activa de los empleados de sus propios puestos de trabajo.


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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES NUEVOS:

Descripción del procedimiento:Este procedimiento es un conjunto de pasos que sirven para generar la autorización de un crédito a un cliente nuevo.

Cuando un cliente solicita un crédito con la empresa, la solicitud tiene que pasar por varias fases hasta determinar si en realidad es posible autorizar el crédito o no. Por ejemplo: se tienen que investigar las referencias que proporciona el cliente, para saber si ha quedado mal en algún lugar, y si el manejo de su cuenta en otras empresas ha sido el indicado, o continuamente queda en mora y no paga.

Este procedimiento está creado para establecer, quién va a autorizar un crédito nuevo, quien va a realizar el procedimiento de investigación del cliente para determinar las referencias del mismo, etc.

Proceso:A. Encargado de créditos recibe solicitud de crédito y demás documentos que se

requieranB. verifica su contenidoB1. no cumple con los requisitos mínimos de información

B1.1. devuelve los documentos al vendedor y deniega autorización del créditoB2. documentación completa verificadaB3. investigación de referencias y solicitud de información

B3.1. investigación negativaB3.1.1. crédito denegado

B3.2. investigación positivaB3.2.1. Establece monto y condiciones de crédito según capacidad de pago y

políticas administrativas.B3.2.2. solicita autorización del crédito al Jefe Financiero

B.3.2.2.1. solicitud denegadaB3.2.3. solicitud aprobada. Se procede a crear una nueva cuenta corriente y

se le crea una nueva tarjeta con el nombre del cliente.C. FIN del procedimientoD. Banco de datos


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Documentación necesaria:1. Pedido de mercaderías.2. Solicitud de crédito (A)3. tarjetas de cuentas corrientes (B3.2.3)


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Diagrama de Flujo:


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A B B1 B11 C

B2 B3

B31 B321 C

B32 B321B322

B3221

CB323C

D

1

2


PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES EXISTENTES.

Descripción del procedimiento:Con este procedimiento se pretende establecer quién va a autorizar los créditos sucesivos que se le dan a un cliente de la empresa. Se supone que cada vez que el cliente solicita que se le venda al crédito se tiene que verificar que no sobrepase su monto autorizado, y que no haya tenido un muy mal manejo de su cuenta en los meses anteriores.Es necesario que alguien verifique estas cosas para poder seguirle dando crédito a la persona o empresa, de lo contrario, este procedimiento debe establecer el camino a seguir.

Proceso:A. Ingresa PedidoB. Verificación del pedidoB1. si es un buen cliente pero sobrepasa el monto de crédito autorizado

B1.1. crédito denegadoB2. si es para un cliente con un muy mal manejo de su cuenta corriente

B2.1. crédito denegadoB3. si es para un cliente en mora

B3.1. crédito denegadoC. Aprobación del crédito, se crea una nueva cuenta corriente a nombre del cliente, y se

crea una nueva tarjeta D. FIN del procedimientoE. Banco de datos

Documentación manejada:1. pedido de mercaderías (A)2. tarjetas de cuentas corrientes (C)


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Diagrama de flujo:


11

A

B1

D

B2.1 DB

B3 D

C D

E

1

1


PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA

Descripción del procedimientoMediante este conjunto de fases que se explican a continuación, y se grafican, se pretende establecer los pasos a seguir para realizar una venta al contado en tienda. Se supone que la empresa tiene vendedores que atienden a las personas que ingresan a comprar, y tiene vendedores que van hasta la casa o empresa del cliente. Este procedimiento se refiere a los vendedores que están en tienda trabajando.

Mediante conjunto de pasos, se establece quién cobra, quién vende, quién factura, quién despacha, quién reparte, etc.

Proceso:A. Vendedor realiza pedidoB. Traslada pedido a caja y el cliente paga. Se le extiende su correspondiente factura

autorizada. Subproceso de cobros en cajaC. Se trasladan el pedido y copia de la factura y el recibo de caja a bodegaD. Bodega prepara las mercaderías y las empacaD1. se despachan las mercaderías

D1.1. si el cliente ha elegido el reparto, el bodeguero entrega las mercaderías al repartidor D1.1.1. Este procede a llevárselas hasta la casa del cliente, D1.1.2. Le firman la nota de envío de recibido.

D1.2. si el cliente ha elegido llevárselas él mismo, las retira simplementeD1.3. firma de recibido la nota de envío.

E. FIN del procedimientoF. Base de datos

Documentación manejada:1. Pedido (A)2. factura (B)3. recibos de caja (C)4. nota de envío de mercaderías (D1)


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Diagrama de flujo:


13

A C D

D1D1.1

D1.1.1

D1.1.2

D1.2 D1.3

E

E

B

E

1 2 3

4

E


PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO:

Descripción de procedimientoEste procedimiento está creado para responder a preguntas como ¿Quién vende?, ¿Quién despacha?, ¿Quién reparte?, Cómo se va a retirar la mercadería de la bodega para que se sepa exactamente quién es el responsable en todo momento, etc.

Proceso:A ingresa pedidoB determinación del procedimiento de crédito secundario dependiendo si el cliente es

nuevo o un cliente que ya existe.B.1. si el cliente ya existe, subproceso de autorización de crédito para clientes ya

existentesB.1.1. podemos tener una solicitud de crédito denegada en este punto, si el cliente

debe y no ha pagado, y al darle más crédito sobrepasaríamos su máximo de crédito autorizado. También por un mal manejo de su crédito.

B.2. si el cliente es nuevo:B.2.1. se solicita documentación como fotocopia de cédula, solicitud de crédito

llena, etc.B.2.2. subproceso de autorización de ventas al crédito cuando el cliente ya

existe.B.2.2.1. en este punto podemos tener una solicitud denegada y se rompe el

proceso. Esto debido a que la verificación de las referencias de la solicitud ha resultado negativa.

C El vendedor genera la factura autorizada mediante la cual continúa el trámite de la venta.

D Una vez el pedido y la factura generada, entonces se procede a trasladar a bodega la documentación respectiva donde se realiza el despacho,

E Bodega despacha el pedido y dependiendo de la decisión del cliente este podría recoger las mercaderías en la empresa, o solicitar que se le envíen a su casa:

E.1. el cliente decide llevarse las mercaderías el mismo, y para tal efecto firma antes la nota de envío en bodega y retira sus productos.

E.2. el cliente decide que se le lleven los productos.E.2.1. el bodeguero entrega al repartidor la mercadería incluyendo nota de envíoE.2.2. el repartidor se traslada hasta la casa del cliente y le entrega los productos,

firmando el cliente a cambio la nota de crédito.E.2.3. el repartidor devuelve la nota de envío debidamente firmada a bodega

donde es archivada para comprobar las salidas de mercaderías.F FIN del procedimientoG Banco de datos

Documentación manejada:1. notas de envío (E2)2. facturas (C)


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3. pedidos (A)


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Diagrama de flujo:


16

A B

B2

B2.1

B1F

B2.2

FC D

EE1

E2.1

E2.2

E2.3

F

F

G

G

G

1

2

3


PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA

Descripción del procedimientoEste es un subprocedimiento que trabaja juntamente con el “Procedimiento de cobros por ventas al contado en tienda”Su objetivo es establecer los pasos necesarios, y especificar la responsabilidad en el cobro de las ventas que se realizan en tienda.También trata de establecer las calidad y los pasos que el cliente debe tomar cuando su pago no es el convenido, o si sus cheques no tiene fondos, sus tarjetas no tienen monto disponible, etc.

Proceso:A. se atiende al clienteB. se reciben sus pagos. Este pagará de la siguiente forma:B1. pagos con cheque

B1.1. se llama al banco para verificar si tiene fondosB1.1.1. no tiene fondos, venta denegadaB1.1.2. si tiene fondos, continua el proceso

B2. paga con tarjeta de créditoB2.1. se solicita autorización electrónicamente

B2.1.1. autorización denegadaB.2.1.1.1. pagará de otra forma

B2.1.2. número de autorización recibida, continúa el procesoB3. paga en efectivo

C. se reciben el efectivo, o los cheques, o el voucher de tarjeta de crédito debidamente firmado.

D. Se extiende recibo de cajaE. Se extiende la factura F. FIN del procedimientoG. Banco de DatosH. Almacenamiento interno

Documentación manejada:1. recibo de caja (D)2. voucher de tarjeta de crédito (B2)3. cheques de clientes (B1)4. factura autorizada (E)


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Diagrama de flujo:


18

A

B B3

B2

B1 C D

F B2.1

F

B2.1.2

B2.1.1

B2.1.1.1

FF

E

12

3

4


PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS

Descripción del procedimientoMediante este procedimiento se trata de especificar las distintas responsabilidades que se tienen a la hora de generar la planilla de sueldos, ¿quién va a autorizar su pago?, ¿quién tiene la responsabilidad de elaborar la planilla?, ¿quién tiene la responsabilidad de pagar los sueldos?, etc.

Proceso:A Departamento de personal genera planilla de sueldos al final del mes.B Se envía la planilla a Gerencia General para su autorizaciónC Al regresar la planilla autorizada, se envía al Jefe del departamento Financiero para

que ejecute el pago de la misma. D El departamento de finanzas ejecuta el pago de los cheques E El departamento de finanzas devuelve la planilla con las copias de los recibos

firmados por los empleados para ser archivados.F FIN del procedimientoG Banco de datos

Documentación manejada:1. planilla de sueldos (A)


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Diagrama de flujo:


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A B C D

E

F

G

1


PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL DEPARTAMENTO DE FINANZAS

Descripción de procedimientoA personal envía planilla autorizada para que finanzas ejecute el pagoB el jefe de Finanzas recibe la planillaC la secretaria de Finanzas genera los cheques por cada empleado y los traslada al

Jefe para su autorizaciónD Jefe de Finanzas firma los cheques y autoriza su pagoE Los empleados recogen sus cheques y firman un recibo por el monto pagado, donde

se explica que mes se está pagando, y los distintos conceptos que se paganF La secretaria de Finanzas devuelve la planilla pagada y las copias de los recibos para

su archivo en PersonalG La secretaria de Finanzas hace su partida correspondiente, la cual es aprobada por el

Jefe de Finanzas y es enviada a Contabilidad para su registro.H Banco de datosI FIN del procedimiento

Documentación manejada:1. cheques (C)2. recibos de pago de sueldos y salarios (E)3. planilla de sueldos (A)4. débitos y créditos para hacer partidas. (G)


21


Diagrama de flujo:


22

A B C D E

FG

H

I

H

4

3 21


PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES

Descripción del procedimientoEste procedimiento muestra todas las responsabilidades y niveles de autoridad a la hora de realizar compras de papelería y útiles. La papelería y útiles son necesarios para que la empresa se desempeñe de forma eficiente, ya que comprenden artículos como los siguientes: talonarios facturas, talonarios de créditos y débitos de contabilidad, talonarios de pedidos, lápices, hojas, sellos, tinta, etc. en fin todo tipo de papelería y útil que se necesite en cualquier área de la empresa.

Mediante este procedimiento se establece ¿quién tiene la obligación de informar cuando ya no hay suficiente existencia en este inventario, y que se deben realizar compras?, ¿quién autoriza las compras de papelería y útiles?, la manera de pagar el importe por las compras de papelería y útiles, etc.

Proceso:A bodeguero reporta a jefe de Almacén y Compras los productos abajo del mínimo de

existencia.B Secretaria de Almacén y Compras genera cotizacionesC Proveedores retornan cotizaciones D Jefe de Almacén y Compras elige las mejores opciones juntamente con los que van a

utilizar los productosE Secretaria genera órdenes de compra y las envíaF Proceso de pagos (anticipos)G Proveedores envían mercaderíasH Bodega revisa, cuenta, verifica mercaderíasH.1. si en la revisión se encuentran mercaderías dañadas o equivocadas, se procede a

devolverlo. El bodeguero genera un reporte de los productos a devolver con sus generalidades, y la razón por la cual se deben devolver.

H.2. si la verificación es buena, los productos se registran y se reciben. Si alguno de los productos en nuevo, el bodeguero tiene que generar una nueva tarjeta de kardex, y abrir un nuevo código para el bien.

I los envíos son trasladados al jefe de Almacén y Compras.J Jefe de Almacén y compras envía documentos a contabilidad para su registro. En

este paso, se generan los débitos y créditos de contabilidad con las partidas que se deben realizar.

K Proceso de pagos a proveedoresL FIN del procedimientoM Banco de datos

Documentación utilizada1. kardex de mercaderías en bodega (H2)2. cotizaciones (A)


23


3. órdenes de compra (E) 4. débitos y créditos de contabilidad (J)5. reporte de devolución de artículos (H1)


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Diagrama de flujo


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A B C D E

GH

H2

H1

I J K

L

L

F

M M

1

2

3

45


PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:

Descripción del procedimientoEste procedimiento contiene los pasos que establecen el nivel de autoridad y responsabilidad referentes al despacho de la papelería y útiles. Por ejemplo: la responsabilidad del despacho la tiene el Jefe de Almacén y Compras, pero la responsabilidad del uso, la tienen cada uno de los jefes de los departamentos donde es utilizada.

Proceso:A los distintos departamentos generan vales de pedidos de papelería y útiles cuando

acaban provisiones. Estos vales tienen los códigos y nombres de distintos productos y talonarios de formas a utilizar

B el jefe de cada departamento autoriza los vales de papelería y útilesC son enviados al jefe de Almacén y Compras donde se revisan y se aprueba su

despacho.D El bodeguero recibe los vales y prepara las mercaderías y las despacha.E El bodeguero entrega en cada departamento según sea el caso, los productos

solicitadosF El jefe del departamento firma de recibido el producto en el vale.G El bodeguero costea y rebaja del inventario de papelería y útiles los importes de

cada valeH El bodeguero envía el vale firmado y costeado al jefe de Almacén y Compras.I La secretaria de Almacén y Compras genera las partidas y las envía a Contabilidad

donde son operadas.J FIN del procedimiento.K Banco de Datos.

Documentación manejada1. vales de papelería y útiles (A)2. débitos y créditos de contabilidad (I)


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Diagrama de flujo:


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A B C D E

FGHIJ

K

3

3


PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO

Descripción del procedimientoEste procedimiento es muy importante para la empresa puesto que establece las responsabilidades y obligaciones de quienes utilizan los activos fijos de la empresa.

También mediante este procedimiento se norma la forma de adquirir los activos fijos que se necesite para trabajar. Es un conjunto de pasos que establecen las fases que conlleva la compra de un nuevo activo para la empresa.

Proceso:A almacén y compras recibe solicitud del jefe del departamento donde el activo es

necesitado.B Secretaria genera cotizaciones para los proveedores y las envíaC Proveedores retornan cotizacionesD El jefe del departamento de Almacén y Compras juntamente con el jefe del

departamento donde se necesita el activo, deciden comprar la mejor opción en calidad, precio, garantías, etc.

E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de compra para los proveedoresF Procedimiento de pagos a proveedores (por anticipos).G Los proveedores envían los activos fijosH Bodega realiza proceso de verificación de la mercadería si coincide en términos de

cantidad, calidad, etc.H.1. si no concuerda con las especificaciones bodega los devuelve a los proveedores

los artículos, realizando un reporte de la cantidad de artículos devuelto, sus generalidades, y la razón de la devolución.

H.2. si concuerda y son los requeridos bodega los recibe y los registra en su kardex correspondiente

I proceso de entrega de Activos FijosJ bodega entrega los envíos al Jefe de Almacén y Compras párale pago a los

proveedoresK procedimiento de pagos a proveedoresL FIN del procedimientoM Banco de Datos

Documentación utilizada1. kardex de activos fijos (H2)2. solicitud de compra de activos fijos (A)3. cotizaciones (B)4. ordenes de compra (E) 5. reporte de devolución de artículos (H1)


28



29


Diagrama de flujo:


30

A B C D E F

GH

H1

H2

L

IJKL

M

MM

1

2 5 43


PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL

Descripción del procedimientoCon este procedimiento se trata de establecer cuales son los pasos que se deben seguir para entregar un activo a un empleado, y de que manera se le debe hacer responsable del uso del mismo.

Para tal efecto se utilizan tarjetas de responsabilidad de activos firmadas por los empleados y se cuenta con un kerdex de activos fijos donde están detallados sus nombres, su descripción, sus números de serie, marcas, etc.

Por otro lado, el principal responsable es el jefe del departamento donde los activos son utilizados, por lo que debe de velar por el uso racional del activo.

Proceso:A Bodega realiza tarjetas de responsabilidadB Bodega realiza el ingreso al kardex de activos fijosC Los activos fijos son enviados al departamento donde se necesitan con sus tarjetas

de responsabilidadD El jefe del departamento donde se entregarán los activos fijos asigna los activos a

quienes van a usarlos y se firman las tarjetas de responsabilidadE El jefe del departamento que recibió los activos fijos devuelve las tarjetas firmadas a

bodega.F Bodega recibe las tarjetas de responsabilidad y las archivaG FIN del procedimientoH Banco de datos.

Documentación utilizada:1. tarjetas de responsabilidad (A)2. tarjetas de kardex de activos fijos (B)


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Diagrama de Flujo:


32

A B C D E

FG

H

H

1 2


PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Descripción del procedimiento

Este proceso consiste en que la empresa para poder vender necesita comprar las mercaderías a los proveedores que le coticen al mejor precio, la mejor calidad y el mejor servicio. Cuando se llega a ser cliente de una empresa más grande, los proveedores dan créditos a corto plazo considerando la cantidad del importe que se les compra mensualmente. Cuando esto sucede nos abren una cuenta corriente en sus registros, y debemos mantener un saldo promedio que no rebase el límite máximo de crédito que nos han dado. Algunas empresas cobran intereses por el crédito que nos están proporcionando, un porcentaje anual capitalizable ya sea mensual o trimestralmente.

En este caso consideramos las compras pagando con anticipo, o luego de recibir las mercaderías. Este caso es aplicable a las compras al crédito ya que el proceso de pago puede darse

Proceso:A bodeguero informa de los productos cuyas existencias han descendido hasta el

mínimo o por debajo de él, al Jefe de Almacén y Compras. Aquí prepara un reporte que entrega.

B secretaria de Almacén y Compras realiza cotizaciones a los proveedores por ordenes de su Jefe.

C Los proveedores devuelven cotizaciones con precios, marcas, garantías, plazos, etc.D Jefe de Almacén y Compras determina la mejor opciónE Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de compra y las envíaF Proceso de pagoF.1. si vamos a comprar al crédito, enviamos la solicitud correspondiente con toda la

papelería necesaria adjunta, si no somos aún clientes del proveedor; F.1.1. Puede ser que el crédito sea denegado, y entonces finaliza el proceso.

F.2. de lo contrario, solo solicitamos que nos carguen la mercadería a nuestra cuentaF.2.1. puede ser que la empresa proveedora decida no darnos el crédito por

alguna razón, entonces finaliza el proceso.F.3. si vamos a comprar al contado, y se necesita pagar un anticipo o pago total del

pedido: Proceso de pagos.G Las mercaderías son enviadas por los proveedores y recibidas por bodega donde son

verificadas en términos de calidad, cantidad, marcas, etc.G.1. si las mercaderías están en mal estado, o no son las requeridas por la empresa,

entonces se procede a la devolución. Aquí se genera un reporte de las mercaderías a devolver y la razón por la cual se devuelven.

G.2. si las mercaderías están en buen estado y son las correctas, se procede a recibirlas y a ordenarlas en su lugar correspondiente. Si algún producto no existía con anterioridad, se procede a crear la tarjeta y se realiza el proceso de determinar sus mínimos y máximos.


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H Los envíos se mandan al Jefe de Almacén y Compras para que se tramite el pago de la mercadería

I Si vamos a pagar luego de recibir las mercaderías: se ejecuta el Procedimiento de Pagos. Todo depende del tipo de negociación a la cual se ha llegado con el proveedor.

J Los envíos sirven para que la secretaria genere las partidas correspondientes utilizando las notas de débito y crédito de contabilidad.

K Luego las partidas son enviadas a Contabilidad donde son registradas en los libros.L FIN del procesoM Banco de datos

Documentación utilizada:1. reporte de productos con mínimos y máximos de existencia (A)2. cotizaciones de productos (B)3. ordenes de compra (E)4. solicitud de crédito (E1)5. reporte de productos que se devuelven (G19)6. tarjetas de kardex. (G2)7. débitos de contabilidad8. créditos de contabilidad


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Diagrama de Flujo:


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AB C D E

FF1

F2

L

L

F3

G 1 G

G 2

L

J I

K

M

M

M

M

M M

12

3

7 y 8

6

5

4


PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES

Descripción del procedimiento:Este procedimiento establece quién va a pagar a los proveedores, y la forma cómo debe hacerse.Es claro que para cada retiro de efectivo de la empresa o emisión de un cheque a favor de una tercera persona, la empresa debe de dejar un registro bien documentado del hecho, para evitar cualquier mal manejo de fondos y corrupción por parte de personas inescrupulosas.

Mediante este procedimiento se establecen los pasos que hay que seguir para pagarle a los proveedores, y el nivel de autoridad y responsabilidad de los distintos empleados involucrados.

Proceso:

A Jefe Financiero recibe de Almacén y Compras las cotizaciones para generar los anticipos respectivos

B Jefe Financiero recibe de Almacén y compras los envíos de mercaderías respectivos y las ordenes de compra recibidas

C Se procede a generar el cheque correspondiente con su recibo de caja.D Se paga al proveedorD.1. ya sea que se les deposite el cheque en una cuenta bancaria, oD.2. que se le entregue al representante de ventas

E se generan las notas de débito y crédito de partidas correspondientesF se envían a contabilidad las notas de débito y crédito de contabilidad y los demás

documentos adjuntos a las mismas, para que sean operados en los libros.G Se devuelven copias de los documentos a Almacén y Compras para informar del

pago respectivo.H FIN del procedimientoI Base de datos

Documentación utilizada:1. cheque2. recibo de caja3. boleta de depósito4. notas de débito de contabilidad5. notas de crédito de contabilidad


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Diagrama de flujo:


37

AC

GFE

D1 D2

B

D

H

1 y 2

3

4 y 5


PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL

Descripción del procedimiento:Este procedimiento se realiza diariamente ya que una de las tareas más frecuentes de la empresa es cobrar las ventas del día que se realizaron al contado, y cobrar las cuentas que le tienen pendientes.Con este procedimiento establecemos las responsabilidades del jefe del departamento de Finanzas, y el cajero, en salvaguardar los activos e la empresa, y la responsabilidad de Auditoría Interna de arquear al empleado constantemente.

El cajero debe realizar su liquidación diaria y sobre esta base, se le revisa y se determina si tiene diferencias en el manejo diario de los valores.

Proceso:A. jefe de finanzas entrega fondo al cajero, y firman la boleta de entrega de fondos

diarios el cajero.B. cajero realiza todos los cobros del día, y recibe: efectivo, cheques, vouchers de

tarjetas de crédito y documentos de crédito.C. Cajero cierra su caja, cuenta sus fondos y realiza su liquidación del día.D. Auditoría revisa la liquidación y genera procedimientos de auditoría para determinar

si existen faltantes o sobrantes del día.D1. si existen diferencias ejecuta el “Procedimiento de auditoría cuando existen

diferencias”D2. De todos modos, aunque existan diferencias, el jefe financiero debe recibir los

fondos que el cajero tiene bajo su responsabilidad, y la auditoría debe realizar sus procedimientos para que la contabilidad cargue a nombre del cajero los faltantes, o registre los sobrantes.

E. Jefe financiero recibe los fondos de regreso y realiza la boleta de depósito respectivaF. Jefe financiero deposita fondos al bancoG. Secretaria de departamento financiero recibe ordenes de generar créditos y débitos

que luego se envían juntamente con los documentos que los respaldan, a contabilidad para su respectivo registro.

H. FIN del procesoI. Banco de datos

Documentación utilizada:1. boleta de entrega de fondos a caja. (A)2. liquidación de caja. (C)3. depósito monetario (F)


38


Diagrama de flujo:


39

AB C

D1

E

D2

F

D

HG

I

21

3


PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A COBRADORES

Descripción del procedimientoEste proceso consiste en que diariamente el encargado de créditos de la empresa, entrega a los cobradores un reporte de todas las cuentas corrientes para cobro del día, incluyendo la dirección del cliente y su nombre, y teléfono. El cobrador se retira de la empresa para realizar sus cobros, y luego de finalizar de cobrarle a los clientes, debe hacer un depósito y pasar al banco depositando todo lo cobrado. Posteriormente entrega una liquidación de sus cobros diarios la cual es auditada y se determina si existen diferencias o ha hecho bien su trabajo.

Este procedimiento establece el nivel de responsabilidad y autoridad entre el departamento de auditoría y los cobradores, y el encargado de créditos.

Mediante este procedimiento se rebajan las cuentas corrientes de los clientes por sus pagos realizados, a la vez se presta un buen servicio ya que se le evita al cliente que llegue hasta la empresa o al banco a pagar su deuda.

Proceso:A. encargado de créditos entrega cuentas corrientes para cobro del día a los cobradoresB. cobrador viaja hasta la cada del cliente y le cobraB1. el cliente no se encuentra en el lugar indicado de cobro. Probablemente tendrá

que regresar más tarde.B1.1. si definitivamente no encuentra a la persona, finaliza el proceso del día, y

vuelve mañana.B2. cliente se encuentra en el lugar establecido para el cobro de la deuda; le paga el

monto al cobradorC. cobrador extiende recibo de caja por el monto cobradoD. cobrador realiza boleta de depósitos al banco y deposita el total de los cobros del

día.E. Cobrador realiza su liquidación de cobros del día adjuntando todas las copias de

recibos de caja emitidos.F. Auditoria revisa su liquidación y determina las diferencias.

F1. si existen diferencias se ejecuta el “Procedimiento cuando existen diferencias”G. cobrador entrega copias de recibos a encargado de créditos para éste proceda a

rebajar los importes pagados por los clientes de sus respectivas cuentas corrientes.H. FIN del procesoI. Banco de datos

Documentación utilizada1. liquidación de cobros del día (E)2. recibos de caja (B2)3. boletas de depósito (D)4. cuentas corrientes de los clientes (G)


40


Diagrama de flujo:


41

A

B2

C ED

B1B

F

G

H1

2

3

4

I

I

H


PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS

Descripción del procedimiento:Este procedimiento se crea para poder determinar que se hace cuando existen diferencias en los cobros por parte del cajero, o en los cobros por parte de los cobradores de la empresa en el campo de trabajo.

Este procedimiento ha establecido el grado de responsabilidad del personal, y quien es el que revisa, quien es el que descuenta el faltante si lo hubiera, que tratamiento se le va a dar al sobrante cuando aparezca, etc.

Proceso:A. se determina el tipo de diferencia encontradaA1. faltante

A1.1. auditoría revisa si es posible encontrarloA1.1.1. si fue posible encontrarlo, entonces FIN del procesoA1.1.2. si no fue posible encontrar el faltante,

A1.1.2.1. se sugieren partidas para que contabilidad registre el faltante a nombre del empleado encargado y responsable.

A1.1.2.2. se informa a Personal para que descuente el faltante a fin de mes o de la liquidación del encargado

A1.1.2.3. se genera el informe de auditoriaA1.1.2.3.1.FIN del proceso

A2. sobranteA2.1. el auditor revisa si es posible encontrar la razón del mismoA2.2. si no fue posible encontrar la razón del sobrante entonces:

A2.2.1. se contabiliza en una cuenta de sobrantes por si alguien lo reclama posteriormente

A2.2.2. se genera el informe de auditoriaA2.3. si fue posible encontrar la causa del sobrante, entonces el proceso

FINALIZA. B. FIN del procedimientoC. Banco de datos

Documentación utilizada:1. Papeles de trabajo del auditor (A)2. créditos y débitos contables (A1.1.2.1) y (A2.2.1)3. informe de auditoría


42


Diagrama de flujo


43

A

A2A1

A1.1.1 A1.1.

1

A1.1.1

A1.1.2.2

A1.1.2.1 A2.2

B

B

A2.3

A2.2.1

B

B

C

2

3

3

A2.2.2


DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS

DE FLUJO

A Proceso: este elemento significa que se realiza un proceso sea cual sea. Cabe mencionar que un proceso puede tener muchos otros procesos incluidos en sí mismo.

B Proceso alternativo: se refiere a la ejecución de otro proceso aparte del que se describe. Por ejemplo: dentro del procedimiento de compra se puede ejecutar el proceso de pago, el cual es diferente al de compra. Para describir este proceso de pago que se podrá ver en otra parte descrito, se utiliza este elemento particular.

C Decisión: este elemento indica que se tiene que tomar una decisión, o que se pueden tomar distintos caminos, cada camino tiene un final si algo sale mal, pero si todo sale bien en las subsiguientes fases, el proceso terminará de forma eficiente.


44

A

B

C

D

E

F


D Documento: este elemento indica cual de los documentos detallados en “Documentación utilizada” se tiene que generar, según el número que contiene dentro.

E Terminador: se utiliza para indicar que el camino terminó, que las fases terminar en esta parte, y el procedimiento también.

F Almacenamiento o extracción desde base de datos: indica que se tiene una base de datos manual, mecánica o electrónica, desde la cual se está extrayendo información, o se está guardando información.

G La flecha de una sola dirección indica el flujo o camino que sigue el procedimientoH La flecha con doble dirección indica que el camino es de doble, vía. Este es el caso

de las bases de datos, de done se requiere extractar información para utilizarla en el momento, y luego volver a almacenarla ya modificada.


45

EF


FORMAS DE CONTROL INTERNO:

Tarjeta de Responsabilidad de Activos

Empresa XYQuetzaltenango Número

77556689 (1)Fax: 36362598

División (2) Departamento Sección Empleado (3) Cargo

Fecha Cantidad Descripción Costo Valor Total(5) (6) (4) (7) (8)

15/01/2004 1 Barreno General Electric de 15” Q 635.00 Q 635.00

15/02/2005 1 soldadura General Elect Q 1,500.00 Q 1,500.00

Sumatorias 2 Q 2,135.00

Me comprometo a devolver el equipo, mobiliario y cualquier otro activo descrito anteriormente, en buenas condiciones y a responder por ellos en caso de extravío (9)

Quetzaltenango _________________________________________________________

(10) Recibí Entregado

Contenido de la forma

1. Numero de tarjeta2. División, departamento y sección donde se encuentra el bien3. Cargo del Empleado responsable4. Descripción del bien5. Fecha en la que se entrega6. Cantidad de bienes de la misma especie7. Costo unitario en el kardex 8. Costo total: costo unitario * cantidad


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9. Texto donde se responsabiliza el empleado10. Área de firmas de aceptación y entrega

Formato de Factura Especial

Factura Especial Empresa Xmen (1) Quetzaltenango Tel.: 55652536 Factura Especial Número (2) Fax: 25361425 695 Quetzaltenango___________________________________________ (3) (4) Vendedor:__________________________________ Cédula:______________ Direccion:__________________________________ NIT:_________________ Cantidad(5) Descripción (6) Valor (7) Total------------------------ (8) Autorizada según resolución X-2565Y99 del año 1566

Contenido de la forma1. Razón social y demás datos de la empresa2. número de la factura especial3. fecha de la factura4. nombre, cédula y dirección del vendedor del bien5. cantidad6. descripción del producto7. valor: cantidad * costo unitario8. total sumarizado

Forma de Recibo de Ingresos a Caja


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Recibo de Ingresos a Caja Empresa Fábrica Campo Sol S.A. (1) Numero: (2) Quetzaltenango 65 Tel.: 55668899 Por Valor de: Fax: 44778899 Q.1500.00 Pedido No. A-9645 Cod Cliente/Proveedor CL-1938 Lugar y fecha_____________________________________________________ (3) Recibimos de_____________________________________________________ La cantidad de____________________________________________________ Por: (4) Venta Contado Abono a Cuenta Devolucion de Proveedor Otros Especifique_______________________________________________________ (5) _________________ Cajero Responsable

Contenido de la forma:

1. Logotipo de la empresa, su dirección teléfono y fax.2. datos generales del recibo como:

a. su número. Se supone que cada recibo tiene un número único que lo identifica

b. el número de pedido de ventas al que corresponde este cobroc. el código del cliente o proveedor según sea el casod. el valor del recibo en números

3. incluye:a. lugar y fecha del recibob. nombre del cliente o proveedorc. cantidad en letras del recibo

4. conceptos por los cuales se realiza el recibo5. firma del cajero responsable de recibir el pago

Forma de Factura


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Factura Autorizada Empresa Sulamita S.A. Serie Quetzaltenango (A) (B) C1 NIT. 25356595-99 Número Teléfono: 55668899 (C) 253645 Fax: 44778899 Vendedor (D) VA-365 Fecha Terminos DÍA MES AÑO (G) (E) Contado 15 15 1237 Método de Pago (F) Efectivo (H) Facturar A: Cod. ClienteEnviar A: (I) Hugo Soto 236456-3 15 Ave. 18-96 Zona 1 Dirección Dirección Teléfonos Teléfonos 76325368 Contacto: Otros Hugo Soto Cod Prod. Descripción Costo Cantidad % Desc Importe 2954Drive Computer Q.650.00 8 0.00% Q.5,200.00 11221Video System Q.2,369.00 6 1.00% Q.14,071.86 (J) Subtotal Detalle Q 19,271.86 I.V.A. 12% Q 2,312.62 Flete Q 100.00 Pagado Q 21,684.48 Adeudado Q 0.00 (K) Autorizado según resolución AD-253645 con fecha 15/15/1237 (L) Facturas de la serie C1 de la 250000 a la 500000

Contenido de la Forma:A. Encabezado de la factura. Aquí se incluye la siguiente información de la

empresa:a. Nombre o razón socialb. Dirección y teléfonosc. NIT y Faxd. Otros datos

B. Se refiere al número de serie de la factura. Por ejemplo Serie A-2565C. Se refiere al número de la factura que actualmente se está utilizando


49


D. Código del vendedor que generó el pedido. Esta información se utiliza para poder calcular el valor de las ventas por vendedor, para calcularles sus comisiones al final del mes.E. Términos: se refiere a los términos de pago de la factura: contado, crédito 15

días, crédito 1 mes, otros.F. Método de pago: se refiere a la forma como se va a efectuar el pago de la

factura, por ejemplo con cheques prefechados, con cheques, con tarjeta de crédito, con efectivo, con letra de cambio, etc.G. Fecha: se refiere a la fecha en que se realiza la factura.H. Es el código y nombre del cliente, además se incluyen sus datos esenciales.I. Se refiere al lugar donde el cliente desea que se le envíe su pedido. J. Son todos los detalles de la factura. Cada detalle incluye un producto que se

haya vendido. Aquí van los siguientes datos:a. Código del productob. Nombre del productoc. Cantidad comprada d. Costo unitarioe. Descuentof. Importe: este valor es el costo unitario por la cantidad requerida

K. Líneas de totales y subtotales: aquí se aprovecha para detallar el I.V.A., el flete si lo hay, la cantidad pagada por el cliente y el saldo que le queda pendiente de pagoL. Aquí van los números de resolución que amparan la impresión de la factura.


50


Liquidación de Caja Chica

Liquidación de Caja Chica Empresa Sulamita S.A. (A) Quetzaltenango NIT. 25356595-99 (B) Número Teléfono: 55668899 253645 Fax: 44778899 (C) Encargado Fecha DÍA MES AÑO (D) (E)

La cantidad de_______________________________ Q._________________

En concepto de liquidación de Caja Chica de los gastos efectuados y que se detallan a continuación Fecha Comp No Codigo Cuenta ConceptoValor (F) Cheque No. (G) Vo. Bo. Encargado Caja Chica (H) (I)

Contenido de la forma:A. Encabezado de la factura. Aquí se incluye la siguiente información de la

empresa:


51


a. Nombre o razón socialb. Dirección y teléfonosc. NIT y Faxd. Otros datos

B. Número de la liquidaciónC. Código del encargado de caja clicaD. Fecha en que se realiza el arqueo de caja chica, y la liquidaciónE. Cantidad por la que se realiza la liquidación. En letras y números.F. Detalle de la liquidación. Incluye los siguientes apartados:

a. Fecha: fecha del gasto b. Comprobante número: se refiere al documento que le extendieron, cual

es su número.c. Código de cuenta: se refiere al código de cuenta que afecta el gasto

realizado.d. Concepto: sirve para detallar el concepto o la razón por la cual se ha

realizado el gasto.e. Valor: sirve para escribir el valor totdal de documento que nos han

extendido. En el caso de que se trate de una factura especial, aquí se registra su importe total.

G. Cheque: aquí se escribe el número del cheque que el departamento financiero ha emitido para contabilizar todos los gastos que la caja chica ha realizado, y reponer el fondo.H. Es la forma del jefe del encargado de caja chicaI. Es la firma del encargado de caja chica que realiza la liquidación.


52


Tarjeta Para Inventarios Físicos

ALMACEN "EL ESFUERZO".

DIRECCION: 2a. CALLE 93-06 ZONA 1 (A)

CONTROL INVENTARIO FISICO No. FECHA (B)

ARTICULO (C)

ENCARGADO (D)

ASISTENTE (E)

REVISADO POR (F)

UNIDAD LIQUIDACION EXIS DIFE COSTO COSTO

DE Estan TENCIA RENCIA UNITARIO TOTAL

CODIGO DESCRIPCION MEDIDA Bodega tería Casilla CANTIDAD KARDEX

(G)


53


Contenido de la formaA. Aquí va el nombre o razón social de la empresa, su dirección, teléfonos, NIT,

etc.B. Fecha: aquí se escribe la fecha en que se realiza el inventarioC. Artículo: indica el nombre y código del artículo que se está registrandoD. Encargado: aquí va el nombre del empleado que está encargado de realizar el

inventario físicoE. Asistente: nombre de la persona que asiste al encargado del inventarioF. Revisado por: aquí va el nombre del auditor que revisa la labor del levantado

del inventario físico G. Detalle de la tarjeta:

a. Código: este es el código de los productos a inventariar.b. Descripción: descripción del artículo a inventariar.c. Unidad de medida: aquí se escribe la unidad de medida que se utiliza

para el artículo.d. Liquidación: en esta parte se establece cuanto producto hay en bodega,

casilla, estantería, y su sumatoria que va a total.e. Existencia kardex: aquí se escribe el total de unidades que el kardex

tiene reportados que hay.f. Diferencia: aquí se determina si existen diferencias de sobrantes y/o

faltantes restando la Existencia de Kardex menos la Cantidad.g. Costo unitario: aquí se escribe el costo unitario del artículo.h. Costo total: aquí va el costo por la cantidad existente.


54


Nota de Devolución

NOTA DE DEVOLUCION

Almacén El Esfuerzo

(A)

DEVOLUCION SOBRE COMPRAS No.: FECHA: (B)

PROVEEDOR: (C) Quetzaltenango

DIRECCION: (D) (E)

DIA MES AÑO

(F) (G) (H) (I) (J)

Orden

de FACT.

Compra FECHA No. FECHA CREDITO CONTADO

No.

PRECIO PRECIO

CANTIDAD CODIGO D E S C R I P C I O N UNIT. TOTAL

(K)

(L) T O T A L..

(M)

RECIBI CONFORME ENTERADO APROBADO

Contenido de la forma:A. Nombre de la empresa o razón social, y sus demás datos como dirección,

teléfonos, NIT, ETC.B. Devolución No. Aquí va el número de esta devolución.C. Aquí va el nombre y código del proveedor a quien le estamos haciendo la

devoluciónD. Dirección del proveedor.


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E. Lugar y fecha de la devolución: aquí se escribe el lugar y fecha en que se está haciendo esta devolución.F. Número de orden de compra: aquí va el número de la orden de compra por la

cual se solicitó el pedido anteriormente.G. Fecha: fecha de la orden de compra.H. Factura número: aquí va el número de la factura que el proveedor nos emitióI. Fecha de a factura.J. Crédito, contado: aquí se detalla la forma de pago de la orden que se le solicitó

al proveedor, si al fue al contado o al crédito.K. Detalle de la devolución. Aquí se detalla lo siguiente:

a. Cantidad de productob. Código del productoc. Descripción del producto a devolverd. Precio unitario del producto que se devuelvee. Precio total: es el importe que se calcula así: cantidad por precio

unitario.L. Observaciones: aquí se añade cualquier observación que se desea realizar en la

nota de devolución.M. Firmas de recibido, enterado, aprobado, etc.


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Cheque Voucher

ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) Cheque No. (B) QUETZALTENANGO NIT. 132059-9 TEL. 77672184 Lugar y Fecha © Paguese a la Orden de (E) Q. (D) Quetzales (F) (G) Firma Autorizada Firma Autorizada

Código Cuenta Descripción Debe Haber (H) Hecho Por Revisado Por Autoriza Por Pago Recibido Por Fecha (I)

Contenido de la forma:A. Datos generales de la empresaB. Cheque número: aquí se escribe el número del chequeC. Lugar y fecha de emisión del cheque.D. Valor en número por el cual se genera el chequeE. Páguese a la orden de: nombre de la persona beneficiaria del cheque.F. Valor del cheque en letras.G. Firmas autorizadas: aquí van dos firmas, la del representante legal o Gerente

general, y la del jefe del departamento financiero, quienes son los dos principales responsables del cheque.H. Detalle del voucher:

a. Hecho por: iniciales de la persona que ha elaborado el chequeb. Autorizado por: iniciales y/o nombre de la persona que autoriza el pago

del chequec. Fecha: fecha en que se autoriza y emite el chequed. Revisado por: nombre o iniciales de la persona que ha revisado el

cheque para autorizarlo.e. Pago recibido por: nombre de la persona beneficiaria del cheque.


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Arqueo de caja general:

ALMACEN "EL ESFUERZO"

ARQUEO CAJA GENERAL (A) Cajero General o Tesorero (B) Fecha del Arqueo / / © Practica Por (D) Descripción Denominación Cantidad Sub-total Total Q. Monedas Q. Q. (E) Q. Q. Billetes Q. Q. Cheques Recibidos Q. Documentos de Abonos Q. Total Q. Arqueado El total de Los valores Arqueados es de:

Se hace constar, que después del arqueo practicado, fue entregado el efectivo y demas documentos que sirvieron de base al mismo, de lo cual firmamos de etera confor- midad la presente hoja de arqueo.

(f) (f) (F) Cajero General o Tesorero

Contenido de la forma:A. Encabezado de la forma donde van los datos generales de la empresaB. Nombre del cajero o tesorero quien tiene a su cargo la cajaC. Fecha del arqueoD. Practicado por: iniciales y nombre del auditor que va a realizar el arqueo de

caja general


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E. Detalle de lo encontrado en caja F. Firmas tanto del cajero como del auditor que realizaron el arqueo.

Conciliación Bancaria

ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) CONCILIACIÓN CANCARIA Conciliación de Saldos al (B) Banco C Cuenta No. (D) Saldo segundo Banco Q. (E) (-) Cheques en Circulación: (F) Fecha / / No. de Cheque Valor (G) (+) Deposito en transito: Fecha / / No. de Boleta Valor (H) Saldo conciliado con libros Q. (I)

(+) Notas de crédito no contabilizadas (-) Notas de débito no contabilizadas Saldo Conciliado con Banco Q. Lugar y Fecha (J) (f) (f) Elaborado Por Vo. Bo.

Contenido de la forma:A. Encabezado y datos generales de la empresaB. Fecha en la que se concilian los saldosC. Nombre del bandoD. Número de la cuenta bancaria a conciliarE. Monto en quetzales según el estado de cuentaF. Valor de los cheque en circulaciónG. Detalle de los cheques en circulaciónH. Detalle de los depósitos en tránsitoI. Valor del saldo conciliado con librosJ. Espacio para las firmas del cajero o tesorero y su jefe quien le revisa.


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Tarjetas de Kardex de Productos

EL ESFUERZO (A) Kardex de Productos 24 Avenida 25-125 Zona 3 Tel: 55778899 (B)Codigo Producto:______________________ Mínimo:______________ C Fax: 11223366 Nombre Producto:_____________________ Máximo:______________ Quetzaltenango Descripción:__________________________ ____________________________________ Fecha Concepto Un. Debe Un. Haber Un. Saldo Costo Promedio Valor Debe Valor Haber Valor Saldo 01/01/2004Saldo 1000 1000 10 10000 10000 02/01/20004 pedido 36 15 985 10 150 9850 (D)


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Contenido de la formaA. Encabezado que contiene el nombre de la empresa y sus generalidadesB. Encabezado de la tarjeta respecto al producto:

a. Código del producto: aquí se escribe el código único que distingue al producto del cual se lleva registro en esta tarjeta

b. Nombre producto: aquí va el nombre del producto del cual se lleva registro.

c. Descripción: lugar para una breve descripción del producto.C. Mínimos y máximos de existencias:

a. Mínimo: aquí se escribe la cantidad mínima requerida para poder realizar ordenes de compra nuevamente. Se supone que este mínimo se ha calculado en base al tiempo en que tarda en venir la mercadería desde la casa proveedora, para nunca quedarse sin existencias.

b. Máximo: esta casilla indica cual es la cantidad máxima que se debe pedir del producto cuando se compre. Esto se hace para no quitar capital importante de otras áreas de la empresa, y tenerlo durmiendo en un inventario donde hay poca rotación. Todo está basado en la rotación del inventario, si es una rotación rápida, el máximo debe ser un poco más alto, si es una rotación lenta, el máximo debe ser mucho menor.

D. Detalle de la forma dividido en las siguientes secciones:a. Fecha: aquí se escribe la fecha del movimiento que se realiza del

producto.b. Concepto: indica si fue una venta, una compra, una devolución, y el

número del documento que ampara el movimiento.c. Unidades debe: aquí se rellena esta casilla cuando el movimiento que se

está operando, está ingresando unidades del producto al inventario.d. Unidades haber: aquí se rellena esta casilla cuando el movimiento que

se está operando representa una venta o una devolución a un proveedor, es decir, que se están retirando unidades del inventario.

e. Unidades saldo: aquí se va recalculando el saldo anterior + debes – haberes.

f. Costo promedio: es la división entre valor saldo / entre unidades saldo. Normalmente contiene 6 ó 4 dígitos decimales

g. Valor debe: aquí se escriben los valores costeados que se están ingresando al inventario.

h. Valor haber: aquí se escribe el valor costeado que se esta egresando del inventario.

i. Valor saldo: esta casilla representa el valor total, o costo total invertido en el inventario correspondiente al producto al cual corresponde la tarjeta de kardex.


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Pedidos de Mercaderías:

Pedido de Mercaderías Empresa El Esfuerzo (A) Quetzaltenango NIT. 25356595-99 Número Teléfono: 55668899 (B) 253645 Fax: 44778899 Vendedor V-2565 Fecha Terminos DÍA MES AÑO Contado C Método de Pago Cheque (D) Facturar A: Cod. Cliente (E) Juan Gomez G-25 Enviar A: Dirección Dirección 13 calle 9-65 Zona 37 Guatemala 65 Calle 254-369 Col. El Progreso Teléfonos Teléfonos 2565489 25654478 Contacto: Otros Pedro Cardenas Guatemala, Ciudad Cod Prod. Descripción Precio Unitario Cantidad % Desc Importe 2954Drive Computer Q.650.00 8 0.00% Q.5,200.00 11221Video System Q.2,369.00 6 1.00% Q.14,071.86 (F) (G) Subtotal Detalle Q 19,271.86 I.V.A. 12% Q 2,312.62 Flete Q 100.00 Pagado Q 21,684.48 Adeudado Q 0.00

Contenido de la forma:A. Encabezado de la forma donde van las generalidades de la empresa.B. Generalidades del pedido:

a. Número: indica un número correlativo del pedido.b. Vendedor: es el código del empleado vendedor que realiza la venta.


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c. Términos: aquí se establece si el cliente va a comprar al contado o al crédito.

d. Método de pago: aquí se establece como va a pagar el cliente, si con cheque, tarjeta de crédito, efectivo, o cualquier otro método.

C. Fecha: es la fecha en la cual se está realizando el pedidoD. Facturar A: aquí van los datos generales del cliente, y su código.E. Enviar A: aquí va la dirección donde el cliente que se el entregue su producto.F. Estas son las casillas correspondientes a los detalles del pedido clasificadas así:

a. Código producto: en esta columna van los códigos de los productos que el cliente esta pidiendo

b. Descripción: aquí van los nombres descriptivos de los productos solicitados.

c. Precio unitario: aquí va el precio de cada artículo que el cliente está solicitando

d. Cantidad: aquí va la cantidad requerida por cada producto.e. % de descuento: aquí va un porcentaje de descuento (opcional), que se le

puede aplicar a cada artículo en particular.f. Importe: aquí va la operación matemática de multiplicar la cantidad

requerida por el precio unitario.G. Pie del pedido donde van las sumatorias finales:

a. Subtotal detalle: esta es la casilla donde va la sumatoria de todos los importes de los detalles.

b. I.V.A. 12%: esta es la casilla donde va lo correspondiente al 12% de I.V.A. que la empresa debe cobrar.

c. Flete: aquí va lo pactado de flete con el cliente. Esta casilla se utiliza solo cuando las políticas de la empresa dicten que por cada reparto se cobra un flete; aunque muchas empresas no cobran flete si el reparto es en el perímetro urbano.

d. Pagado: aquí la cantidad de dinero que el cliente va a pagar por su pedido. Puede ser que tenga crédito, y que solo deje una parte o nada del total del pedido.

e. Adeudado: en esta casilla se suman los saldos anteriores del cliente más el total del detalle de este pedido, menos el total de lo pagado en este pedido.


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Registro auxiliar de caja:

ALMACEN "EL ESFUERZO" (A)

Registro Auxiliar de Caja

Mes Año (B) Fecha Descripción Debe Haber Saldo Docto. C

Contenido de la formaA. Encabezado de la forma: aquí va la razón social o nombre del establecimiento.B. Fecha del registro: fecha en la que se esta registrando el movimiento de la caja,

se toma solo mes y año.C. Detalles de la forma:

a. Fecha documento: aquí va la fecha en la que se opera el documento, o se recibió en caja.

b. Descripción: aquí va una pequeña descripción del documento recibido.c. Debe: aquí va la cantidad que se debita de la caja, si es un documento

que ingresa.d. Haber: aquí va la cantidad que se acredita a la caja, si es un documento

que egresa.e. Saldo: en esta casilla se van sumando el saldo anterior, más los debitos e

la línea siguiente, menos los créditos de la misma línea. Es decir, que se totaliza utilizando el saldo anterior.


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Registro auxiliar de bancos depósitos monetarios


REGISTRO AUXILIAR BANCOS DEPOSITOS MONETARIOS BANCO (B) CTA.. NO. MES AÑO Fecha Descripción Descripción Debe Haber Saldo Docto. C

Contenido de la forma:A. Encabezado de la forma: aquí va el nombre de la empresa.B. Generalidades de la forma:

a. Banco: aquí se escribe el nombre del bancob. Cta. No. Aquí se escribe el número de cuenta.c. Mes, año: aquí se escribe el mes por el cual se realiza esta forma

C. Detalles:a. Fecha documento: aquí se escribe la fecha del documento que se esta

registrandob. Descripción: aquí se escribe una pequeña descripción del documento por

el cual se realiza el movimientoc. debe. Aquí se escribe la cantidad del documento si está debitando a la

cuenta.d. Haber: aquí se escribe la cantidad o importe del documento si esta

acreditando la cuenta.e. Saldo: aquí se escribe el saldo luego de la operación. Es decir, saldo

anterior, más débitos, menos créditos.


65


Requisición y despacho de papelería y útiles:


REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES

(B) No. FECHA

SEÑOR BODEGUERO, SIRVASE DESPACHAR A: C

DESTINADO PARA:

CódigoCantidad Solicitada

Cantidad Autorizada

Descripción del ArtículoCantidad

DespachadaValor de la Orden

(D)

SOLICITANTE DESPACHADO POR

AUTORIZADO POR RECIBI CONFORME

REVISADO POR OPERADO POR

Contenido de la forma:A. Encabezado.B. Aquí se escribe el número de la requisición y la fecha en que esta se realiza.C. Aquí se escribe el nombre del departamento de donde es solicitada la papelería

y útilesD. Este es el detalle de la forma:

a. Código: código del productob. Cantidad solicitada.c. Cantidad autorizada: esta casilla sirve para que el jefe del departamento

cuando revise la requisición pueda recortar las cantidades, cuando considere que no es necesitada.

d. Descripción del artículo: aquí va la descripción el artículo.e. Cantidad despachada: aquí va la cantidad que se despacha de bodega, en

todo caso que no haya suficiente existencia.f. Valor de la orden: aquí se escribe el valor de lo solicitado ya costeado,

para que el bodeguero pueda rebajarlo fácilmente de su kardex.E. Pie de la forma: aquí van las distintas autorizaciones que necesita la requisición

para que sea despachada.


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Orden de compra:

Almacén el Esfuerzo (A) Quetzaltenango ORDEN DE COMPRA (B) Señor proveedor: Sirvase enviar los siguientes artículos a la dirección y lugar indicados Enviar A: (D) Dirección C

Fecha: Número: Código Descripción Cantidad Precio Importe (E) Importe Total Orden de Compra Total en letras: (F) Elaborado por: Autorizado por: Revisado por:

Contenido de la forma:A. Encabezado de la formaB. Nombre y código del proveedorC. Fecha de la orden y númeroD. Dirección a donde deseamos que nos envíen las mercaderíasE. Detalles de la forma:

a. Código del producto, según nuestro kardex.b. Descripción del producto que deseamos nos envíenc. Cantidad del producto que requerimosd. Precio que fuera cotizado por el proveedor en la cotización previa.e. Importe: cantidad por precio.

F. Firmas e iniciales de quien autoriza, elabora, y revisa la orden de compra.


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PROCEDIMIENTOS A REALIZAR:

LUIS GODINEZ:1. Procedimiento del departamento de limpieza2. procedimientos del departamento de lavandería3. procedimientos de recepciòn y reservaciones

ANIBAL:1. procedimientos del departamento de seguridad2. procedimientos del departamento de cocina


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manual de procedimientos administrativos

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