tÉcnicas de codificaciÓn y archivo
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Archivo y Codificación Técnicas de Archivo
TÉCNICAS DE CODIFICACIÓN Y ARCHIVO
1 INTRODUCCIÓN
“Un sistema de archivo debe reunir de forma ordenada todos los documentos, físicos e informáticos, para que cualquiera pueda encontrarlos de forma rápida cuando sea necesario”.
Es verdad que siempre que decidimos dedicarle tiempo a nuestro Archivo, encontramos mil tareas que parecen prioritarias a esa labor de organización. Esto sucede, sencillamente, porque nunca nos hemos parado a cuantificar el tiempo que dedicamos a buscar y encontrar la documentación que necesitamos en un momento concreto.
Por ello es básico antes de lanzarse a archivar tener en cuenta dos sencillos axiomas:
o Organizar nuestro Archivo debe convertirse en una tarea prioritaria. Podríamos decir que una labor de base, y que mejorará muchos otros aspectos de nuestra práctica laboral diaria.
o Archivar lleva tiempo. El tiempo que no dediquemos a archivar, tendremos que dedicarlo a buscar la documentación que no sabemos donde está. Cada día que aplazamos el archivo correcto y sistemático de nuestra documentación, se hace más difícil.
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
Según una encuesta realizada a 200 ejecutivos norteamericanos, estos o sus ayudantes pierden un 10,7% de su tiempo porque no pueden encontrar algo. Si partimos de una semana laboral de 40 horas, esto supone 5,5 semanas al año de inactividad.
El archivo es la MEMORIA COLECTIVA de la empresa y, como tal, es de suma importancia para su pervivencia y buen funcionamiento.
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2 LA GESTIÓN EFICAZ DE LA INFORMACIÓN
El Desorden es un conjunto de decisiones aplazadas. Todos los papeles que normalmente tenemos encima del escritorio requieren decisiones. Pero, en realidad, solo hay tres posibles decisiones que podemos tomar en referencia a esta información:
o Tirarla
o Archivarla
o Actuar sobre ella
Y todavía podemos simplificarlo más. Podemos reducir estas decisiones a solo dos: TIRAR o ACTUAR.
2.1 Aprender a Tirar.
La posibilidad de conseguir nuestras metas está en proporción directa con nuestra disposición de usar la papelera, ya sea física o la papelera del ordenador.
Si no sabemos lo que tenemos ni como encontrarlo, no vale nada para nosotros. Tenemos que seguir un sistema sencillo para adiestrarnos en este arte.
Las siguientes preguntas nos ayudarán en nuestras decisiones:
o ¿Requiere el documento en cuestión alguna acción por mi parte? Por el hecho de haber recibido una información no significa que tengamos que guardarla. Si el documento es “solo informativo”, archivamos o tiramos inmediatamente.
o ¿Puedo encontrarlo en otro sitio? Si en un futuro necesitara esa información, ¿sería difícil de encontrar?
o La información que nos proporciona ese documento, ¿es suficientemente reciente como para sernos útil? Actualmente, la información se convierte en obsoleta rápidamente. Por ello debe de ser suficiente anotar la fuente.
o ¿Para qué puedo utilizar específicamente esta información? Si no conseguimos identificar claramente como podría usar la información que contiene el documento, no lo guardamos. Es poco probable que recordemos que lo tenemos.
o ¿Existen implicaciones legales o financieras? Si no conocemos los requerimientos legales de los documentos, podemos caer en guardar todo basándonos en el “por si acaso”. Por lo que debemos preguntarnos ¿qué es lo peor que me puede pasar si no tuviera esta información?
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Según las encuestas el 40% de la información está destinada a la papelera, otro 40% es susceptible de archivo, y solo el 20% restante requiere acción por nuestra parte.
2.2 Clasificación de los Archivos de acción.
El 20% aproximado de los archivos que recibimos requieren de alguna acción por nuestra parte.
Es imprescindible clasificar estos archivos de forma accesible. Si nuestra carga de trabajo no es excesiva suele ser suficiente con contar con tres bandejas priorizadas por urgencia: (A) Urgente, (B) Prioritario y (C) Normal. Las típicas bandejas para tener encima del escritorio o área de trabajo son muy útiles en estos casos.
Lo más importante es tener en cuenta que estos archivos de acción son archivos “activos”, y que por lo tanto deben encontrarse en nuestro más inmediato entorno.
3 CONCEPTOS CLAVES DE UN ARCHIVO.
Pasamos, en primer lugar, a establecer los conceptos claves para el buen funcionamiento de un archivo: Funciones, Finalidad, Fundamentos y Reglas básicas.
3.1 Funciones del Archivo.
El Archivo debe permitir tres funciones:
o Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
o Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
o Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
De estas tres funciones, la más importante y la que va a condicionar e informar toda nuestra actividad, es evidentemente la tercera. De nada nos sirve tener la información guardada y ordenada, si no somos capaces de encontrar rápidamente cualquier tipo de documentación que necesitemos en un momento concreto.
3.2 Finalidad del Archivo
En una organización, los fines fundamentales de un archivo son:
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o Ser el centro activo de la información y de la documentación, de forma que nos permita desarrollar nuestro trabajo de la manera más eficaz.
o Proporcionar los mejores servicios, al menor coste posible. Si necesitamos recurrir a las técnicas de archivística más sofisticadas será porque de esa mejor gestión de nuestro archivo sacamos beneficios tangibles y cuantificables.
o Ser un instrumento que nos ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios. Por ejemplo la organización de los documentos relacionados con préstamos debe servirnos para conocer mejor el funcionamiento de estos, así como sus características a controlar.
o Asegurar la perfecta conservación de nuestros archivos tanto activos como inactivos.
3.3 Fundamentos metodológicos de un archivo.
Siempre surgen grandes dudas al decidir las categorías en las que vamos a clasificar nuestros archivos. Para ayudarnos en la elección debemos conseguir que nuestro sistema de clasificación cumpla los siguientes criterios metodológicos.
o Lógica: En nuestro trabajo cotidiano, nos encontramos con archivos de muy diferente índole. El sistema de clasificación para cada uno de ellos deberá ajustarse a nuestras necesidades con respecto de cada archivo.
Para conocer más fácilmente la lógica aplicable a cada unos de ellos, solo tendremos que estar atentos a: ¿Cómo me piden los documentos?, ¿Cómo necesitamos la información?
o Rigor: El diccionario define rigor como: “escrupulosa severidad, propiedad y precisión”. Para que nuestro archivo funcione, esto es, podamos encontrar los documentos de forma inequívoca y rápida, tendremos que establecer unas normas de funcionamiento y seguirlas de una forma rigurosa, sin excepciones ni criterios subjetivos.
o Sencillez: Si se nos presentan distintas formas para poder archivar, la más sencilla siempre es la más adecuada. Hay múltiples ejemplos susceptibles de aplicar la regla de la sencillez.
3.4 Criterios para un archivo eficaz.
Para que el archivo permita a todos los usuarios guardar y recuperar los documentos de forma inmediata, debe seguir los siguientes criterios:
o Criterios inequívocos: Cuando tomamos decisiones sobre la forma de alfabetizar, clasificar, transferir y eliminar documentos, nuestros criterios tienen
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que estar claros, esto es: solo pueden dar lugar a una interpretación. Por ejemplo: “La ch. se alfabetiza dentro de la c”.
o Criterios explícitos: Los archivos tienen que ser accesibles a toda la organización. Para ello no es suficiente que los responsables del archivo sepan como funciona, sino que tienen que existir procedimientos explícitos que permitan, a cualquiera que lo necesite y esté autorizado, acceder a los documentos.
o Criterios Objetivos: Los criterios que hemos acordado deben seguir conceptos objetivos. Por ejemplo aunque todos conozcamos a un compañero por su apodo (criterio subjetivo), esto no puede ser criterio suficiente para que su expediente figure por su apodo. El criterio objetivo será el de alfabetización por nombre de la persona.
3.5 Organización básica de un archivo eficaz.
Para tener un sistema eficaz de archivo necesitamos imprescindiblemente:
o Existencia de una Normas o Manual de Archivo: En el manual deberán introducirse todas aquellas reglas o normas que nos van a dar las pautas para la correcta utilización del archivo. Por ejemplo: “Los nombre de empresa se alfabetizarán sin artículos”.
o Creación de un Índice: El índice es una lista de los nombres de todas nuestras carpetas en los archivos. Con un buen índice, podremos encontrar fácilmente los documentos.
Un índice nos permite:
Conocer qué y donde tenemos nuestra documentación.
Visualizar una clara imagen de la estructura de nuestro archivo donde podemos constatar si está de acuerdo con nuestras necesidades.
Evitar duplicados. Si no tenemos un índice, puede sucedernos que estemos guardando la misma información bajo nombres diferentes.
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