Unidad N3. Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2

Actividad: Documentacin de procesos

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y

una vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,

instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener

el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso de

documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo definida

en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del Sistema de

Gestin de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe solucionar los

siguientes tres puntos:

1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante una grfica,

diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia u orden a seguir

para iniciar la documentacin para cada uno de los procesos institucionales de

direccin, apoyo, misionales y de mejora continua.

2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del

Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que debera

documentarse primero de acuerdo al punto anterior, posteriormente deben iniciar

su completa documentacin, de modo que luego de realizada, se garantice el

cumplimiento de los requisitos aplicables para el mismo, segn Norma ISO

9001:2008.

A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.

B. Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos,

listados, y dems documentacin aplicable al proceso seleccionado en el punto

2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementacin, mantenimiento y

mejora continua.

Manual de Calidad: es el documento que especfica el Sistema de Gestin de

la Calidad de la UNAD, en l se detalla el alcance del sistema de gestin de la

calidad los procedimientos documentados establecidos para el sistema de

gestin, o referencia a los mismos as como la descripcin de la interaccin entre

sus procesos.

Mapa de Procesos: Representacin grfica de la identificacin de los procesos

de la entidad y se definen sus interacciones.

Caracterizaciones de proceso: tiene como finalidad describir el proceso,

definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los recursos necesarios

para su operacin y los indicadores necesarios para garantizar su control.

Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar las

diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de los

diferentes procesos identificados en el Sistema. Dichos procedimientos cuentan

con una documentacin de referencia como son los formatos e instructivos:

Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y especifica de

adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los procedimientos.

Formatos: determinan para ciertos casos el documento soporte del

procedimiento donde se deben realizar ciertos registros.

Registros del Sistema: conjunto de evidencias que se generan una vez se han

adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben gestionarse y

controlarse a partir de lo estipulado en el procedimiento para el Control de

Formatos y Mantenimiento de Registros (P-GQ-GCMU-004).

Nota: la respuesta a este punto podr entregarse en ste documento o enviarse

de manera anexa a travs de compresores como WinZip o Winrar.

3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del

grupo tras el desarrollo de la presente actividad.

Conclusiones

Se logr concluir en este trabajo que la estructura de manuales,

procedimientos, formatos, instructivos, listados y dems documentos son

necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestin de Calidad

Que la implementacin del sistema de gestin de la calidad de cualquier

organizacin contribuye a garantizar el manual de calidad, mapa de procesos,

Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos, formatos,

Registros del Sistema

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