taller metodologia de sistemas viables
TRANSCRIPT
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
1/32
1
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DELPERÚ
FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
MECANISMOS ORGANIZACIONALES A TRAVÉS
DE MSV PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE LA
EMPRESA GESA CENTRO S.A.C.
PRESENTADO POR:
HILARIO ORIHUELA, Ronald Ramiro
DOCENTE:
Mg.TAIPE CASTRO, Robensoy Marco
HUANCAYO – PERÚ
2015
Con formato: Centrado
Con formato: Fuente: 14 pto
Con formato: Fuente: 18 pto
Con formato: Fuente: 14 pto
Con formato: Fuente: 18 pto
Con formato: Centrado
Con formato: Fuente: 18 pto
Con formato: Fuente: 18 pto
Con formato: Centrado
Con formato: Fuente: 14 pto
Con formato: Izquierda
Con formato: Sangría: Izquierda: 0 cm
Con formato: Izquierda
Con formato: Centrado
Con formato: Izquierda
Con formato: Izquierda
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
2/32
2
INTRODUCCIÓN
El dinamismo y la complejidad son los principales elementos que caracterizan el mundo
globalizado actual, como consecuencia, se requiere de organizaciones sólidamente
establecidas, con estructuras funcionales eficientes, que se adecuen a los nuevos
paradigmas de los negocios. En tal sentido, es necesario conocer el entorno operativo que
determina las actividades organizacionales, así mismo, es imprescindible identificar el flujo
de información y el tratamiento que éstas reciben para precisar y gestionar los nuevos
requerimientos, con el objeto de optimizar el funcionamiento general de las empresas,
haciéndolas cada vez más productivas, mediante su adaptación a los lineamiento técnicos,
operativos y económicos que impone el contexto en el que se desenvuelven.
Para proponer y propiciar los principales cambios que se deben gestionar, existe una
técnica poderosa para diagnosticar los fundamentos operativos en las empresas; y es elmodelado, una herramienta práctica que provee principios científicos para guiar el rumbo
organizacional, revelar problemas de liderazgo y control, y determinar las bases para el
diseño de sistemas de información, para que muestren un conjunto de interrelaciones
dinámicas con el medio ambiente y sugieran razones para pronosticar el éxito o fracaso de
la empresa.
Un marco funcional eficiente es el eje que debe promover estos cambios organizacionales,
sin embargo, cuando no está bien definido, pudiera aplicarse correcciones, que tal vez,
alivien los síntomas de algunas situaciones, pero con consecuencias a largo plazo aún más
graves que los problemas originales, creando un sistema de soluciones contraproducentes.
En tal sentido, el modelo de sistema viable representa un desarrollo conceptual concreto
basado en la teoría cibernética que pretende representar los elementos y la forma
estructural que debería tener cualquier organización para ser viable, permitiendo de esta
forma mediante su aplicación construir las condiciones para su viabilidad, es decir, para
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
3/32
3
conseguir la capacidad de desarrollo, aprendizaje y adaptabilidad en cualquierorganización.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
4/32
4
INDICE.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
5/32
5
LA METODOLOGÍA CIBERNÉTICA ORGANIZACIONAL- MÉTODO VIPLAN La cibernética es una ciencia nacida hacia 1942 e impulsada inicialmente por Norbert
Wiener y Arturo Rosenblueth Stearns que tiene como objeto “el control y comunicación en
el animal y en la máquina” o “desarrollar un lenguaje y técnicas que nos permitirán abordar
el problema del control y la comunicación en general”.[cita requerida] También, durante la
década del cincuenta, William Ross Ashby propone teorías relacionadas con la inteligencia
artificial.
El término cibernética viene del griego Κυβερνήτης (kubernites, que se refiere al timonel, el
cual gobierna la embarcación). La palabra "cybernétique" también fue utilizado en 1834 por
el físico André-Marie Ampère (1775-1836) para referirse a las ciencias de gobierno en su
sistema de clasificación de los conocimientos humanos.
El Método VIPLAN El Método VIPLAN ofrece un enfoque estructurado para el diagnóstico
y diseño de la estructura organizacional basado en su misión y estrategias. Este método
respeta los puntos de vista de la gente comprendida en la organización. Usa el Modelo del
Sistema Viable de Stafford Beer para plantear una solución a su estructura aparente de la
organización
CORRIENTES FILOSÓFICAS DE LA METODOLOGÍA
Funcionalismo
Conjunto de elementos interrelacionados de forma tal que la variación es uno de ellos
produce una alteración en la acción reciproca de los sistemas
En el funcionalismo existen diversas interpretaciones de la realidad. En un principio el
esfuerzo explicativo de esta corriente se centró en analizar la forma en que habíanevolucionado las sociedades, especialmente las europeas del siglo XIX.
Son características del funcionalismo: entender los fenómenos sociales en términos de
su relación con algún sistema; tratar de determinar el papel que su patrón de
comportamiento observado juega en el mantenimiento del sistema social; su principio
metodológico, que propone explicar las partes en relación al todo; su concepción de la
evolución y desarrollo social que les lleva a sostener que toda estructura social tiende
al equilibrio y al mantenimiento del sistema. * Desarrolla la noción de cultura,
profundizando en cuanto a su función social.
Estructuralismo
El estructuralismo nace de la idea de estructura, que se puede entender como la
relación de unos elementos con otros, por lo que la estructura puede encontrarse en
conjuntos diferentes. La estructura persiste aunque varíen sus componentes, pero si
se alteran las relaciones entre sus componentes, la estructura se modifica. La
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
6/32
6
estructura defin un conjunto, que constituye su aspecto original sin pretender que seael único, indicando las diferencias al interior del conjunto; De ahí que el estructuralismo
es un método de conocimiento y la estructura es el vínculo que impone un orden al
interior de la colección de objetos y cosas que es el mundo.
I- DEFINICIÓN DE LA IDENTIDAD DE LA EMPRESA GESA CENTRO S.A.
El presente estudio se viene realizando en la empresa Gesa Centro S.A.C., creada el año
2003, la empresa Gesa Centro S.A.C. es una empresa dedicada a la venta y distribución
de productos de limpieza personal y productos de consumo masivo. La cobertura en
distribución alcanzada a la fecha es de toda la región centro del Perú, la empresa tiene
presencia en las ciudades como: Huancavelica, La Oroya, Satipo, La Merced, Jauja, Tarma,Junin, Yauli, Chanchamayo, Concepcion y Huancayo.
Gesa Centro SAC es distribuidor autorizado de las marcas: P&G, INCASUR, TUINIES,
ETERNA, IDEAL, DKASA, ILKO, MEAD JOHNSON NUTRITION y PALMOLIVE. Teniendo
el mayor volumen de ventas en los productos de Procter & Gamble.
La Empresa GESA CENTRO es cadena de tiendas dedicada a la venda de productos de
primera necesidad como de uso personal. Son Vendedores de Cobertura ya que poseen
una distribuidora con el mismo nombre que vende productos a las diferentes pequeñas
bodegas de la región centro del Perú. Es una empresa 100% peruana.
Cuenta con un amplio surtido de productos (abarrotes, cuidado personal, limpieza, regalos,
belleza) en sus diferentes tiendas en el centro de Huancayo y el Tambo.
La empresa GESA centro posee más de 150 personas que trabajan para esta empresa
siendo una de las empresa Huancaínas con más crecimiento en los últimos años.
Dicha empresa cuenta con 6 gerencias que dirigen las operaciones de la empresa y tiene
a la cabeza de toda la empresa a la gerente general o Dueña de la empresa quien es la que
tiene el mayor cargo de la empresa, esta persona es también la representante legal de la
empresa. La empresa GESA presenta la gerencia de Recursos Humanos quien está
encargada del bienestar de los empleados así como la evaluación de los futuros empleados
de la empresa, la gerencia de logística es la encargada de los almacenes así como la
compra de mercadería de los diferentes proveedores, la gerencia de ventas es la encargada
de supervisar las ventas de la mercadería y llegar a las cuotas de ventas, la gerencia de
finanzas y contabilidad es el encargado de la contabilidad de la empresa así como los
estados de flujo de dinero en la empresa.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
7/32
7
Visión: GESA CENTRO S.A.C” es una empresa líder en la distribución de productos de consumo
masivo, caracterizada por la excelencia en el servicio. Somos competitivos, exitosos,
innovadores y con calidad humana, trabajamos unidos como un equipo comprometido
para mantener y reforzar este liderazgo.
Misión:
Ser una organización líder a nivel local y regional en distribución, con un portafolio
diversificado de productos y marcas de excelente calidad, optimizando e innovando
procesos con tecnología de punta, capaz de adaptarse a los cambios para satisfacer de
manera oportuna las necesidades de nuestros clientes.
Valores
Valores Organizacionales
Tiendas “GESA CENTRO” S.A.C se basa en cuatro pilares internos para mantener
un buen clima laboral entre sus empleados y por consecuencia brindar un buen
servicio de calidad a sus clientes. Estos son:
a) Honestidad
Ofrecemos productos a un precio y peso justo.
Ofrecemos y expendemos productos de calidad.
b) Responsabilidad Cumplimos oportunamente nuestro con repartos de pedidos a las tiendas de al
por menor (ventas horizontales).
Impactamos positivamente en nuestro entorno.
Se apertura el día de venta a la hora exacta y con todas los estantes de ventas
listo y ambientes limpios.
Damos siempre lo mejor de nosotros y asumimos las consecuencias de nuestros
actos.
c) Trabajo en equipo
Mantenemos un buen clima laboral entre empleados.
Contamos con un personal dedicado, con buenas relaciones interpersonales entre
ellos.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
8/32
8
d) Innovación
Contamos con sistemas de venta para la atención de los clientes.
Presentamos un área de ventas especializado: ventas en distribución y ventas en
tienda.
Ofrecemos productos que satisfagan su necesidad.
Ofrecemos artículos y accesorios para damas y caballeros de moda y de calidad.
II- ORGANIGRAMA
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
9/32
9
III- PROBLEMÁTICA A INTERVENIR
En la institución educativa observamos que la razón de es omitida por los trabajadores de
la institución, de la misma forma el control y monitoreo muestra desinterés y desalineación
en el cumplimiento de su razón de ser.
APLICACIÓN MÉTODO VIPLAN
1. FORMULACIÓN DE LA IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN:
La empresa GESA CENTRO S.A.C es una empresa dedicada a la venta y
distribución de productos de limpieza personal y productos de consumo masivo. La
cobertura en distribución alcanza a la fecha es de toda la región centro del Perú y
la empresa tiene presencia en las ciudades como Huancavelica, La Oroya, Satipo,
La Merced, Jauja, Tarma, Junín, Yauli, Chanchamayo, Concepción y Huancayo.GESA CENTRO SAC es distribuidor Autorizado de las marcas P&G, INCASUR,
TUINIES, ETERNA, IDEAL, DKASA, ILKO, MEAD JOHNSON NUTRITION Y
PALMOLIVE. Tiene mayor Volumen de compra en los productos del proveedor
PROCTER Y GAMBLE.
IDENTIDAD:
La empresa denominada Gesa Centro SAC realiza la distribución de productos
Procter & Gamble, Palmolive, Inca Sur, Tuinies, Eterna, Ideal, Dkasa, Ilko, Johson
Nutrition a las bodegas del departamento de Junin, para lo cual se cuenta con
gerente-dueño, vendedores, choferes y almaceneros. Esta viene regulada por la
Sunat, Municipalidad de Huancayo, el Tambo y el ministerio de Trabajo.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
10/32
10
TASCOI TRANSFORMACIÓN: Se refiere a las actividades que la organización
hace en el dia para producir sus bienes o servicios.
ACTORES: Son las personas o funcionarios de la organización que
hacen las transformaciones.Gerente, Vendedores, Distribuidores, Choferes, Dueños de las bodegas,
Almaceneros
SUMINISTRADORES Y PROVEEDORES: Son las personas que
proporcionan los recursos, información e insumos para hacerla
transformación.
Fábrica de Procter & Gamble, Palmolive, IncaSur, Tuinies, Eterna, Ideal,
Dkasa, Ilko, Johson Nutrition.
CLIENTES: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los
productos, bienes o servicios que transforman la organización.
Bodegas de las ciudades de Huancavelica, la Oroya, Satipo, La Merced,
Jauja, Tarma, Yauli, Chanchamayo, Concepción y Huancayo.
OWNERS: Son quienes pueden decidir cambios en la transformación
o agregan valor.
Gerente General (Dueña) – Graciela Cordova
INTERVINIENTES: Son aquellas instituciones del entorno que regulan a
las organizaciones que transforman o agregan valor.
SUNAT, MUNICIPALIDAD DE HUANCAYO Y TAMBO, AUDITOR DE
PROVEEDORES
Pedidos de productos dela fábrica (P&G,
Palmolive, IncaSur,Tuinies, Eterna, Ideal,
JNutrition
T
Bodegas con stock de productos (P&G,Palmolive, Incasur,
Tuinies, Eterna, Ideal,JNutrition
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
11/32
11
2. MODELAMIENTO DE ACTIVIDADES ESTRUCTURALES:
a) Modelo Tecnológico
El gráfico resalta las actividades y/o procesos primordiales de la empresa que se
realiza el día a día.
Se da inicio con los ingresantes de niños y niñas. Estos niños tienen que ser
matriculados por los padres o tutores/apoderados. Seguido los estudiantes son
instruidos en tres aspectos. Académico, Tecnología y Habilidades Emocionales Acontinuación se empieza a describir lo que se realiza en cada proceso
Compra de productos e insumos a proveedores
Esta actividad es la inicial para empezar el ciclo de actividades dentro de la
empresa, los proveedores son parte escencial para poder realizar las
compras de productos e insumos ya que ellos son los que nos facilitan mucha
informacion para poder concretar una compra.
En esta actividad ser realiza una conversación proveedor y encargado de
compras para poder definir las cantidad que productos a adquirir, las
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
12/32
12
características del producto y el precio pactado todo en un documento que es
la nota de pedido.
Almacenamiento
El almacenamiento en la empresa GESA es uno de las principales actividades
dentro de la empresa, está dado de forma que facilita la recepción de productos
así como también retirarlos, en el almacenaje en la empresa Gesa se realiza
de forma donde los productos de limpieza y los productos de consumo masivo
(abarrotes) se encuentran separados. Así como la ubicación estratégica que
ayuda a la conservación y rápida movilidad del mismo.Ventas
Las ventas es la actividad de mayor valor en la empresa Gesa y se desarrolla de
dos maneras: Ventas al por mayor (distribución) y ventas al por menor (Tiendas).
La empresa Gesa cuenta con 4 tiendas de autoservicios que están ubicadas entre
la ciudad de Huancayo y el Tambo estas tiendas están orientadas a la venta de
productos por menor, por otra parte la empresa realiza ventas al por mayor con la
ayuda de vendedores de campo que se encargan de vender productos a las
bodegas de la región centro del Perú (de Huancavelica, la Oroya, Satipo, La
Merced, Jauja, Tarma, Yauli, Chanchamayo, Concepción y Huancayo.)
Distribución
La distribución es la actividad que se realiza después de haber efectuado la venta
o en caso de reposición de Stock en las tiendas autoservicios GESA. La
distribución se encarga de llevar todos sus pedidos a las diferentes bodegas de la
región centro del Perú (de Huancavelica, la Oroya, Satipo, La Merced, Jauja,
Tarma, Yauli, Chanchamayo, Concepción y Huancayo.)
En la distribución participan un chofer y dos repartidores que son los encargados
de repartir todos los productos según los pedidos que realizaron cada bodega a
cada vendedor estos pedidos están acompañados de un comprobante de pago
(boleta de venta o factura). Los repartidores son los que verifican las
características así como la cantidad de cada producto dejado en cada tienda, así
como también ellos cobran el valor en soles de los pedidos que datan en los
comprobantes de pago y en caso de los créditos solo los dejan en cada tienda
para que el vendedor se apersone a cobrar.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
13/32
13
b) Modelo Cliente-Suministrador
El modelo suministrador-cliente se utiliza para ver a quienes afecta los procesos
misionales o primarios de la Empresa Gesa Centro S.A., además de poder observar
quienes son los que proveen de actividades, materiales, insumos, etc. para que sea
posible la realización de dichas actividades primarias, que son la razón de ser de la
organización.
La Empresa GESA CENTRO es cadena de tiendas dedicada a la venda de productos
de primera necesidad como de uso personal. Son Vendedores de Cobertura ya que
poseen una distribuidora con el mismo nombre que vende productos a las diferentes
pequeñas bodegas de la región centro del Perú. Es una empresa 100% peruana.
Una de sus primeras actividades primarias es la compra de producto de los diferentes
proveedores que tenemos, Otro proceso de igual importancia es la Captación y luego
venta de los productos, por último la actividad que nos genera las utilidades es la
distribución de los productos antes comprados.
c) Modelo GeográficoMapa de distr ibución - cob ertura
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
14/32
14
El mapa que se presenta de la región JUNÍN se presenta de color rojo toda las
regiones coberturadas y distribuidas. Todas las regiones que son Huancayo con
sus 28 distritos están coberturados en su totalidad, Chupaca con sus 9 distritos,
Jauja 34 distritos, Yauli con sus 10 distritos, Concepción con sus 15 distritos.
En la provincia de Satipo solo se cuenta con 5 distritos coberturados y
distribuidos, los distritos son Rio Negro, Satipo, Pampa Hermosa, Coviarili,
Mazamari.
En el mapa también se presenta la ubicación de los dos almacenes que cuenta
la empresa, uno esta ubicado en la provincia de Huancayo distrito del Tambo en
el Jirón Alexander Flemin N° 140 y el otro se encuentra ubicado en la provincia
de Tarma en el distrito de Tarma en Av. Pacheco N° 1842.
Mapa de Tiendas
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
15/32
15
En el provincia de Huancayo la Empresa GESA-CENTRO SAC cuenta con 4
tiendas de venta al público en modalidad autoservicios y un almacén.
En el mapa se muestra la ubicación de nuestros 4 locales (Tiendas) que
expenden nuestros productos al por mayor y menor. Tres de nuestras tiendas seubican en el distrito de Huancayo y una tienda en el distrito del Tambo. La tienda
principal se ubica en la calle Real N° 987, otra se ubica en el Jr. Lima N° 887 y
la tercera tienda se ubica en la Av. Giráldez N° 1381 al frente de Real Plaza.
La única tienda que se tiene en el distrito del Tambo se ubica en el Jr. Sebastián
Lorente N° 431 intersecciones con la calle Miguel Grau.
3. DESDOBLAMIENTO DE LA COMPLEJIDAD
Modelamiento de los Niveles Estructurales
Para la construcción de este paso se consideró el modelo tecnológico que
muestra los procesos en función de su quehacer de la Empresa. Lo que se busca
en este punto es relacionar las actividades primarias ya definidas en la empresa con
sus correspondientes mecanismos de regulación.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
16/32
16
En el primer nivel de la complejidad se encuentra la unidad que abarca todas las
acciones que se realizan en la organización, la corporación Procter y Gamble ya
que es la empresa de producción del 80% de todos los productos que vende la
empresa Gesa además los productos de P&G tiene más del 90% de facturación
de la empresa.
Luego en el segundo nivel se encuentran la empresa GESA CENTRO que tiene
como principales funciones o actividades primarias, “Compras de productos einsumos a proveedores”, “Almacenaje”, “Ventas”, y “Distribución” los que en
conjunto realizan la actividad de comercialización que es el fin de esta empresa.
En el cuarto nivel dependiendo de la actividad como la actividad de Compras de
productos e insumos a proveedores se visualizan las siguientes actividades
“Pedido de Producto e Insumos”, “Recepción de Pedidos” y “Pago de pedidos
Recibidos”. En la actividad de Ventas se visualizan dos actividades que apoyan
esta actividad las cuales son “Ventas al por mayor” y “Ventas al por menor”.
En quinto nivel se presenta actividades de cobro de créditos y captación de
clientes estas actividades son de apoyo a la actividad de ventas al por mayor.
4. MODELAMIENTO DE LA DISTRIBUCIÓN DE DISCRECIÓN:
Matriz de Función – Recursión
Nos mostrará el grado de centralización y/o descentralización de las actividades,
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
17/32
17
Al diseñar la estructura de una organización el análisis de la discreción y
autonomía persigue como objetivo entregar independencia a cada nivel recursivo
que necesite, relacionando las actividades primarias con las funciones de apoyo
y, conocer el grado de incidencia de los diferentes niveles respecto de las
funciones de apoyo en cuanto a la participación en la generación de información y
toma de decisiones dentro de sus atribuciones y responsabilidades.
Se puede identificar que el primer y más importante problema que se soluciona a
través de este nuevo modelo, es el que genera el dilema de control, causado
principalmente por el grado de centralización de funciones y recursos que generan
la estructura jerárquica. Se aprecia el nivel de descentralización propuesto al nivel
de toma de decisiones, el cual se evidencia en que a la actividad Cooperativa se le
disminuyó la cantidad de indicadores de discrecionalidad sobre las actividades de
apoyo con el fin de lograr que de acuerdo con sus funciones legales, concentre sus
esfuerzos más en las funciones de inteligencia, de control y monitoreo. Esta
discrecionalidad que le fue disminuida, aparece distribuida en los niveles recursivos
inferiores, incrementándoles así su autonomía en la toma de decisiones.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
18/32
18
Uno de los mayores aportes de este modelo propuesto, es el cambio sustancial que
sufren las actividades que se encuentran después de la función Cooperativa. Es así
como las actividades Almacenamiento, Ventas por menor y Ventas por mayor,
logran una autonomía mayor en el desarrollo de sus tareas a través de la posibilidad
del manejo y administración de recursos financieros y humanos propios. Esta
autonomía no implica libertad completa de hacer, pues deben estar sujetos a los
cronogramas de actividades y tiempos establecidos, pero que les permite optimizar
el uso de los recursos de acuerdo con las. Sin embargo el incremento en la
discrecionalidad en algunas de estas actividades va acompañado en primera
instancia por un programa de capacitación en el desarrollo de las nuevas
habilidades.
5. MODELAMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
5.1. Gestión de Desempeño
Compras de productos e insumos:
Este proceso tiene tres sub procesos
Pedidos de productos e insumos
Lograr mantener y no quebrar el stock de seguridad.
Llegar a las cuotas mensuales de compras por líneas.
Conseguir los Ribeits (descuentos) por líneas de alta rotación
(Procter y Gamble).
Negociar las formas de pago (Crédito a 30,15 y 60 días, contra
entrega y Al contado).
Negociar los días de tránsito del pedido.
Negociar los servicios que brindan los transportistas.
Optimizar la cubicación de la disponibilidad de almacén con el
pedido.
Cumplir las políticas internas de compras.
Negociar la recuperación de productos dañados entre el traslado
entre almacenes externos.
Recepción de Pedidos
Desarrollar la recepción con la contrastación del pedido
Recepcionar los productos y direccionar a la ubicación del
almacén indicado en el pedido.
Contrastar que la cantidad que ingrese a almacén sea la misma
que se muestra en la factura y en el pedido.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
19/32
19
Verificar el estado de todos los productos que ingresan al almacén
Validación de la recepción del pedido en el sistema de
información.
Autorizar el pago de las facturas ya recepcionadas.
Pago de pedidos recibidos
Realizar el pago en el tiempo acordado en el pedido.
Contrastar si el pago está autorizado.
Cumplir con las políticas de pagos internas.
Verificar el estado de cuenta con los diferentes proveedores
Informar a contabilidad todos los pagos realizados en su debido
tiempo.
Almacenamiento:
Minimizar la cantidad de productos movidos durante el día.
Cumplir con las políticas internas de almacenamiento.
Cantidad de listas de productos alistadas por hora.
Optimizar la forma de preparar las cajas y bultos para el transporte inter
provincial.
Reducir el tiempo destinado para la preparación de las promociones y
ofertas.
Ventas:
Cumplir con las políticas internas de ventas.
Aumentar la cobertura de nuestras ventas.
Alcanzar las cuotas de ventas mensuales por líneas ya establecidas.
Cumplir con las rutas de ventas establecidas.
Reducir el número de clientes morosos.
Reducir las escalas de créditos a los clientes.
Cumplir con la venta de los productos de impulso o arranque.
Buscar y registrar nuevos clientes por zonas.
Minimizar los errores de facturación y ventas por dia.
Distribución:
Minimizar la cantidad de rebotes de pedidos.
Disminuir los reclamos de los clientes por mala entrega de los productos. Reducir el tiempo de entrega de los pedidos a las diferentes tiendas.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
20/32
20
Cumplir con los cobros de todos los pedidos contra entrega.
Minimizar los errores al momento de repartir los productos y evitar los
cruces de mercadería.
Minimizar la cantidad de productos deteriorados por una mala
administración durante el transporte.
5.2. Gestión de Cohesión
5.2.1. Mecanismo de Control
El o los encargados del cuidado de la organización enfocados en las áreas
internas y en tiempo presente, deben tener la respuesta a la siguiente
pregunta: ¿Se está haciendo aquello definido como, el quehacer
organizacional de acuerdo a los estándares establecidos por la
administración del sistema viable y acordado con sus ejecutores? La
respuesta a esta pregunta definirá el rol de la función control del sistema.
Esta función es la que debe percibir y captar la sinergia que exista entre
las actividades primarias, con el fin de regularlas sin perjudicar dicha
sinergia.
Estos mecanismos serán parte de las funciones monitoreo y coordinación
que se explicarán a continuación y la función control sólo actuará por
excepción sobre esta última cuando las áreas no puedan llegar a acuerdo.
Los encargados de ésta función en todos los niveles serán:
a) Consejo directivo.
b) Encargado de finanzas.c) Encargado de administración.
d) Jefe de Ventas.
e) Jefe de Logística.
f) Jefe de Almacén.
g) Jefe de Distribución.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
21/32
21
5.2.2. Mecanismo de Coordinación
Esta función tiene por finalidad, apoyar la gestión de la función control
evitando las ordenes vía comando y que cada operación sea administrada
bajo intereses particulares. Esta función debe provocar una interrelación
entre las operaciones de forma de evitar las oscilaciones del sistema que
sSon provocadas por perturbaciones externas.
Los mecanismos de coordinación que se emplearán serán:
a) Manuales de procedimientos.
Con formato: Centrado
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
22/32
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
23/32
23
5.3. Gestión de Desarrollo 5.3.1. Función de Inteligencia
Como función de inteligencia
La función Inteligencia, corresponde a las acciones que realiza la
organización, las que le permitirán mantenerse en correspondencia con
su medio. Ésta debe ser desarrollada por un grupo interdisciplinario de
la Organización, que recurra a todos los niveles, donde se elaboren las
directrices para el estudio del entorno y así suministrar la información
acerca de las amenazas y oportunidades externas. Así mismo, medir el
nivel de satisfacción de los clientes (mayoristas y al por menor) para
lograr obtener niveles altos de participación del público, esto se puede
llevar a cabo mediante talleres dirigidos a personas con perfiles
específicos para incorporar sus necesidades a las actividades
desarrolladas en el día a día de la organización, realiza estudios de
mercado que reflejan la cantidad demandada de productos, con ello y
junto a los informes presentados por la administración, con respecto a la
temporada, preferencias, competencia, etc.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
24/32
24
5.3.2. Función de Política Los responsables de esta función para el proceso de comercialización
en la empresa GESA centro tanto en el nivel (1) como en el nivel (2) es,
en primer lugar, la gerente general o dueña de la empresa, la toma de
decisiones en su gran mayoría las toma la señora Graciela quien es
dueña de la empresa, en segundo plano se encuentran sus gerentes en
las diferentes áreas de la empresa (Contabilidad y Finanzas, Créditos y
Ventas, Logística, RR.HH., Soporte Técnico) quienes se encargan de
que las operaciones de la empresa Gesa no se detengan por ningún
inconveniente.:
a) Políticas de Almacén.
b) Políticas de Compras.
c) Políticas de Ventas.
d) Políticas Distribución.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
25/32
Modelo de Sistemas de la Empresa Gesa Centro S.A.C.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
26/32
20
MEJORA DE LA ORGANIZACIÓNPara la mejora de la organización se debe de contar con procedimientos elaborados
adecuadamente y que cuenten con indicadores que serán los que harán notar si la
organización está llevando de manera correcta sus funciones.
Compras
El pago de compras se realizara con Cheques diferidos.
Gestionar la entrega del cheque al representante de la empresa proveedora
Registrar la entrega de cheque (monto – hora)
Realizar una nueva orden de compra al Proveedor solo si ya cancelamos el pedido
anterior
El encargado de realizar el pedido es el Jefe de logística.
Los pedidos son realizados para cubrir la demanda de productos y algunos imprevistos
en la entrega
Garantizar el stock de seguridad de los productos
Recepcionar los productos de los diferentes proveedores con las políticas de recepción.
Verificar que las cantidades y características de productos sean las correctas
Verificar el estado de productos
Cumplir con las normativas de seguridad al momento de la recepción
Validar la guía de pedido
Indicadores
Stock en el almacén
Cantidad de productos en mal estado
Cantidad de accidentes
Cantidad de registros mal elaborados
Almacenamiento
Llevar los productos recepcionados al almacén
Guardar los productos adecuadamente según la categoría y la información del pedido.
Cumplimiento de normativas de almacenamiento
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
27/32
21
Cumplir con normativas de seguridad en todo momentoLlevar los productos requeridos al área de transporte
Llevar un inventario de los productos que entran y salen del almacén
Indicadores
Tiempo del guardado de producto
Tiempo de la entrega del producto en el área de transporte
Cantidad de accidentes
Cantidad de productos en mal estado
Cantidad de productos registrados
Registro de productos entrantes y salientes
Ventas
Presentarse en la empresa para indicaciones
Visitar a todas las bodegas asignadas por días
Ir vestido adecuadamente con indumentaria de la empresa
Hacer conocer de las ofertas o promociones con las que se cuenta
Dar a conocer sobre nuevos productos o enfatizar en productos ya existentes
El vendedor será capacitado para el uso de celulares con el software para registrar el
pedido
El vendedor registrará los productos que sean requeridos por el encargado de la bodega
Generar pedidos con volúmenes grandes y de alta rotación.
Indicadores
% de tardanzas e inasistencias
% de visitas cumplidas
% cantidad quejas de clientes
%cuotas de ventas alcanzado
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
28/32
22
% errores cometidos en los pedidos
Distribución
Revisar que los productos para reparto sean los correctos
Acomodar los productos en el camión de reparto
Cubrir la ruta establecida para reparto
Cumplir con las normas de seguridad para los trabajos realizados
Colocar el pedido en la bodega
Verificar junto al encargado de bodega la correcta entrega de producto
Verificar la cantidad y validez de dinero a cobrar según pedido
Entregar la boleta o factura al encargado de la bodega
Capacitación para un adecuado cobro y entrega de productos
El dinero será guardado por el chofer de reparto
Indicadores
% de tardanzas e inasistencias
% de bodegas atendidas
Cantidad de accidentes
Cantidad quejas de clientes
% de errores cometidos en cobros .
Con formato: Sangría: Primera línea: 1,25 cm
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
29/32
23
Modelo de Sistemas Viable para la Empresa GESA CENTRO S.A.C. (Propuesta)
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
30/32
24
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
Se ha descrito cada sistema o función del MSV, comenzando de abajo hacia arriba,
es decir del sistema uno al cinco; en tal sentido, es importante no confundir la
interrelación de las funciones con su presentación, que va desde el uno (lo operativo)
hasta el cinco (lo gerencial).
El modelado como herramienta de diseño permite hacer una abstracción de la
realidad, sin embargo, para que esta técnica sea efectiva, es decir, para que se
obtengan resultados reales y objetivos, no se debe perder de vista el sentido holístico
del modelo y su entorno general.
Se pudo establecer los principales problemas con los que cuenta la organización
(modo diagnóstico) y después sugerir un modelo de sistemas que solucionará los
problemas importantes y así poder mejorar la eficiencia operativa de la empresa
GESA CENTRO SAC.
La creación del área de Supervisión en todas las actividades primarias propiamente
dicha será de fundamental contribución para poder subsanar los problemas antes
vistos, además de contar con un control más adecuado de las actividades misionales.
Se debe de tener una correcta comunicación entre el personal y la gerencia, con esto
se podrá establecer las deficiencias de primera mano y así poder mejorarlas en el
menor tiempo posible
BIBLIOGRAFÍA:
Morales Montejo, C. (9 de Diciembre de 2009). Antropologia del consumidor.Obtenido de http://antropologiadelconsumidor.blogspot.pe/2009/12/cibernetica-organizacional-el-modelo.html
Olivera, J., & Gaston , Y. (2011). Modelo de sistema viable como herramienta dediseño para un progrma de ingenieria de sistemas. Revista venezolana de información,tecnología y conocimiento, 69-82.
Pérez Ríos, J., Sanchez Mayoral , P., & Puche Regaliza, J. (2008). Sistemas de
Información y Cibernética Organizacional. Burgos: Universidad de Valladolid.
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
31/32
25
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN................................................................................................................... 2
LA METODOLOGÍA CIBERNÉTICA ORGANIZACIONAL- MÉTODO
VIPLAN……..…..……..4
CORRIENTES FILOSÓFICAS DE LA METODOLOGÍA.......................................................
5
Funcionalismo..............................................................................................................
5
Estructuralismo ............................................................................................................ 5
I -DEFINICIÓN DE LA IDENTIDAD DE LA EMPRESA GESA CENTRO S.A…………………….…….5
Visión:..................................................................................................................................
6
Misión: .................................................................................................................................
6
Valores ................................................................................................................................
6
II –ORGANIGRAMA
…………………………………………………………………………….…...7
III –PROBLEMÁTICA DE INTERVENCIÓN
………….……………………………………
.…
..8
1. FORMULACIÓN DE LA IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIÓN:: ................................ 8
TASCOI........................................................................................................................ 9
2. MODELAMIENTO DE ACTIVIDADES ESTRUCTURALES: ................................... 10
Modelo Tecnológico .................................................................................................. 10
Modelo Cliente-Suministrador ...................................................................................
11
Modelo Geográfico ................................................................................................... 13
3. DESDOBLAMIENTO DE LA COMPLEJIDAD ...........................................................
14Modelamiento de los Niveles Estructurales ...........................................................
15
-
8/15/2019 Taller Metodologia de Sistemas Viables
32/32
26
4. MODELAMIENTO DE LA DISTRIBUCIÓN DE DISCRECIÓN: ...............................16
Matriz de Función – Recursión ..............................................................................
16
5. MODELAMIENTO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ..............................
17
5.1. Gestión de Desempeño .....................................................................................
18
5.2. Gestión de Cohesión..........................................................................................
19
5.3. Gestión de Desarrollo ........................................................................................
20
6. MODELO VIABLE DE LA
EMPRESA………………………………………..………………23
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES……………………………………............24
BIBLIOGRAFÍA
……………………………….……………………………………...........24