taller: buenasprác/caspara’la’creación’de’ unawbs · 30/4/15 6 tallerwbs#...
TRANSCRIPT
30/4/15
1
Taller: Buenas prác/cas para la creación de
una WBS
27 de noviembre de 014 Ins2tuto Cajasol, Tomares, Sevilla
Ángel Águeda Barrero [email protected]
Taller WBS
Ángel Águeda Barrero
30/4/15
2
Taller WBS
Agenda
Taller WBS
ALGUNAS CONSIDERACIONES
30/4/15
3
Taller WBS
Conside-‐raciones
PBS y aportaciones
propias
Facilitar la aplicación
<> estándar PMI
Conoces la Guía del PMBoK®
Taller WBS
Problemas con el Alcance
Retador 43%
Fracasado 18%
Exitoso 39%
2012 Chaos resolution
Fuente.: Chaos Manifesto 2013. Think Big, Act Small hTp://www.versionone.com/assets/img/files/CHAOSManifesto2013.pdf
entregado a Yempo, en el presupuesto y con el alcance requerido
retrasado o con sobrecoste o con menos alcance del requerido
cancelado antes de cumplir los objeYvo o entregado y nunca uYlizado
30/4/15
4
Taller WBS
Problemas con el Alcance
Taller WBS
UN POCO DE HISTORIA
30/4/15
5
Taller WBS
1962 • El DoD y la NASA publican una guía relaYva al PERT donde se hace una amplia descripción de la WBS que es esencialmente la misma que uYlizamos actualmente.
Un poco de historia
Fuente: Work Breakdown Structures for Projects, Programs and Enterprises. Gregory T. Haugan
1959 • Primera representación en un documento relaYvo al implementación de la técnica PERT (Program EvaluaYon and Review Technique) en el proyecto Polaris en EE.UU.
1961 • El término WBS empieza a ser común y aparece en una publicación de General Electric Corpora2on.
Taller WBS
1964 • El gobierno de EE.UU. Publica PERT Implementa/on Manual que incluye una descripción del desarrollo de la WBS.
Un poco de historia
1968 • El DoD de EE.UU. Publica Work Breakdown Structures for Defense Material Items y es actualizada posteriormente en: 1975, 1993, 1998 y 2005.
1962 • En Octubre la NASA publica otro documento que amplia la descripción inicial de la WBS de 1961
30/4/15
6
Taller WBS
Un poco de historia
2006 • El PMI publica la segunda edición de Prac/ce Standard for Work Breakdown Structures
2010 • Se publica “Your WBS coach” por Josh Nankivel
2001 • El PMI publica la primera edición de Prac/ce Standard for Work Breakdown Structures
Taller WBS
DESCRIPCIÓN DE WBS
30/4/15
7
Taller WBS
Qué es y qué no es
Define el alcance total del proyecto. • Lo que no está en la WBS no forma parte del
proyecto. • Alcance de producto + Alcance de proyecto
Nivel 4
Nivel 3
Nivel 2
Nivel 1 Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
1.1.2 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
Taller WBS
Qué es y qué no es
Esquema Gráfico Diccionario Define Entendimiento Comunicación
No es una lista de tareas No es un organigrama
No Yene fases
SÍ
NO
30/4/15
8
Taller WBS
GLOSARIO
Taller WBS
Glosario
Interesado (stakeholder)
Personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y el público, involucrados ac2vamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera posi2va o nega2va por la ejecución o conclusión del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.
30/4/15
9
Taller WBS
Glosario
Alcance de proyecto
El trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y caracterísYcas especificadas.
Alcance de producto
Los rasgos y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado.
Taller WBS
Glosario
Work Breakdown Structure (WBS) Una descomposición jerárquica orientada al entregable relaYva al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objeYvos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto.
Fuente: hTp://www.projecYnsight.net/project-‐management-‐basics/project-‐management-‐schedule
30/4/15
10
Taller WBS
Glosario
Descomposición
Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo.
Taller WBS
Glosario
Planificación gradual
Una forma de planificación de elaboración gradual en la que el trabajo que se debe realizar en el corto plazo se planifica en detalle en un nivel inferior de la WBS, mientras que el trabajo a más largo plazo se planifica a un nivel relaYvamente alto de la WBS, pero la planificación detallada del trabajo que se debe realizar dentro de uno o dos períodos en el futuro cercano se realiza a medida que el trabajo se completa durante el período actual.
Nivel de la WBS
El nivel rela2vo de un elemento de la WBS en la jerarquía de la WBS. Habitualmente el nivel más alto, el proyecto, es el nivel 1.
1 2 3 4
30/4/15
11
Taller WBS
Glosario
Entregable
Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o proyecto. A menudo se uYliza más concretamente en relación con un entregable externo, el cuál está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o del cliente.
Elemento (componente) de la WBS / Elemento de trabajo Una entrada en la WBS que puede estar en cualquier nivel y se idenYfica con un nombre o un nombre y un adje2vo.
Taller WBS
Glosario
Paquete de trabajo
El nivel más bajo en cada rama de la WBS. Un paquete de trabajo proporciona una base lógica para definir acYvidades o asignar responsabilidades a una persona específica u organización. También es el trabajo necesario para finalizar un trabajo específico o proceso tal como un informe, un diseño o un documento de requisitos o parte de la misma, una pieza de hardware o un servicio.
30/4/15
12
Taller WBS
Glosario
Esfuerzo discreto
Esfuerzo de trabajo separado, disYnto y relacionado a la finalización de un componente de la estructura de desglose del trabajo y a entregables y que se puede medir y planificar directamente.
Nivel de esfuerzo
Ac2vidad de 2po soporte que no produce productos concretos. Generalmente se caracteriza por una tasa uniforme de trabajo a lo largo de un período de Yempo determinado por las acYvidades de soporte.
Taller WBS
Glosario
Diccionario de la WBS
Un documento que describe cada componente en la WBS. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de acYvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una esYmación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas.
30/4/15
13
Taller WBS
Glosario
Ac2vidad
Una unidad de trabajo definida durante la realización de un proyecto que se describe uYlizando un verbo. Normalmente Yene la descripción de un trabajo, una duración esperada, un coste esperado y requisitos de recursos esperados.
Taller WBS
Glosario
Trabajo
En el estándar del PMI trabajo se refiere a los productos o entregables que son el resultado de un esfuerzo y no al esfuerzo en si mismo.
Ejemplo de entregable
Ejemplo de producto
30/4/15
14
Taller WBS
Glosario
Cuenta de control
Un punto de control de gesYón donde el alcance, presupuesto (planes de recursos), coste actual y cronograma se integran y comparan con el valor ganado para medir el rendimiento. Una cuenta de control puede tener varios paquetes de trabajo, pero un paquete de trabajo solo puede estar vinculado a una cuenta de control. Cada cuenta de control se asocia con un único componente de la organización en la OBS.
Taller WBS
REGLAS PARA LA CONSTRUCCIÓN
30/4/15
15
Taller WBS
100%
Proyecto
1 20%
1.1 50%
1.2 50%
2 70%
2.1 30%
2.2 70%
3 10%
Taller WBS
También el alcance de proyecto…
Proyecto
1 Servicios del proyecto
1.1 GesYón del proyecto
GesYón del Yempo
GesYón de riesgos Informes Artefactos Monitoreo y
control
1.2 Redacción técnica
1.3 GesYón de la
configuración
1.4 Apoyo
administraYvo
2 Entregable
30/4/15
16
Taller WBS
y las ac2vidades de soporte
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
1.1.2 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entegable
2.3 integración
3 entregable
Taller WBS
Productos internos y externos
Proyecto
1 Servicios del proyecto
1.1 GesYón del proyecto
1.2 Soporte
administraYvo
2 Sistema X
2.1 subsistema xy
2.2 subsistema xz
2.3 Documentación del sistema X
30/4/15
17
Taller WBS
Tipos de producto
Producto
PMI
Interno
Alcance de proyecto
Externo
Alcance de producto
AXELOS / PRINCE2
Interno
Elaborado en el proyecto
Externo
Incorporado al proyecto
Taller WBS
No u2lizar verbos
Verbo Nombre
Diseñar un sito web Diseño del sitio web
Seleccionar herramientas Selección de herramientas
Escribir capítulo 4 Capítulo 4
Integrar Integración
30/4/15
18
Taller WBS
Sólo múl2ples hijos
Proyecto
1 20%
1.1 50%
1.2 50%
2 70%
2.1 100%
3 10%
Taller WBS
No hay tareas
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 paso 1
1.1.2 paso 2
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
30/4/15
19
Taller WBS
Un paquete de trabajo puede estar en cualquier nivel de la WBS
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 entregable
1.1.2 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
Taller WBS
Iden2ficador único
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.1.1 paso 1
1.1.2 paso 2
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
30/4/15
20
Taller WBS
Campos
• Obligatorios: IdenYficador, nombre,…
• Opcionales: responsable, duración,
coste, cuenta de
control, prioridad…
Taller WBS
Todos los proyectos 2enen entregables
Proyecto de servicio
1 Servicios del proyecto
1.1 GesYón del proyecto
1.2 Redacción técnica
2 Reducción del
Yempo de espera
2.1 Equipamiento
2.2 Proceso
2.3 Personal
30/4/15
21
Taller WBS
No organizar por fases
Proyecto
fase 1
1.1 entregable
1.2 entregable
fase 2
2.1 entregable
2.2 entregable
fase 3
PracYce Standar for Work Breakdonw Structures del PMI lo permite.
Taller WBS
en resumen
Entregables o acYvidades
Regla del 100%
Interno o externo
Nomenclatura coherente
MúlYples niveles y Ypos de componentes
Sí Tareas
Redundancia
Sólo un hijo
Demasiado pequeño o demasiado detalles
Niveles arYficiales
No
30/4/15
22
Taller WBS
TÉCNICAS PARA LA CONSTRUCCIÓN
Taller WBS
Descomposición
Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo.
¿Hasta cuando descomponer? • Planificación gradual • Asignación de trabajo • Buenas esYmaciones
30/4/15
23
Taller WBS
Agregación
Taller WBS
Tormenta de ideas y Afinidad
30/4/15
24
Taller WBS
• Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. según resulte apropiado para la acYvidad que se está llevando a cabo.
• Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada.
• Disponible dentro o fuera del proyecto o de la organización.
Juicio de expertos
Taller WBS
Mapas mentales
30/4/15
25
Taller WBS
Plan2llas y revisión
Taller WBS
PROCESO DE CREACIÓN DE LA WBS
30/4/15
26
Taller WBS
¿Qué necesitamos?
¿Qué necesita-‐mos?
Las personas adecuadas
² Equipo de proyecto ² Partes interesadas ² Patrocinador
Requisitos a alto nivel
Enunciado del alcance del proyecto
ObjeYvos y metas del proyecto
Acta de consYtución del proyecto
Datos históricos
² PlanYllas ² WBS de proyectos anteriores
Taller WBS
Antes de empezar…
• Entregables principales
• Fases del proyecto • Subproyectos • Ubicación geográfica • División o departamento
• …
30/4/15
27
Taller WBS
Antes de empezar…
Árbol
Taller WBS
Antes de empezar…
Esquema
30/4/15
28
Taller WBS
Antes de empezar…
Tabular
Taller WBS
Antes de empezar…
Mapa mental
30/4/15
29
Taller WBS
Cuándo empezar
¡Cuánto antes!
Taller WBS
Pasos
Revisar lo que sabes
Tormenta de ideas y evaluar
Iterar
Revisar la EDT Revisión final del equipo
Diccionario de la EDT
Control de los cambios
30/4/15
30
Taller WBS
y un paso más… Diagrama de flujo de productos
Fuente: Éxito en la gesYón de proyectos con PRINCE2, página 313
Taller WBS
DICCIONARIO DE LA WBS
30/4/15
31
Taller WBS
Diccionario de la WBS: Un documento que describe cada componente en la EDT. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de acYvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una esYmación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas.
Diccionario del WBS
Taller WBS
Proyecto
1 entregable
1.1 entregable
1.2 entregable
2 entregable
2.1 entregable
2.2 entregable
3 entregable
Componente de la WBS Título del componente Descripción del componente 1 Entregable Esta es una descripción detallada 1.1 Entregable Esta es una descripción detallada 1.2 Entregable Esta es una descripción detallada 2 Entregable Esta es una descripción detallada 2.1 Entregable Esta es una descripción detallada 2.2 Entregable Esta es una descripción detallada 3 Entregable Esta es una descripción detallada
30/4/15
32
Taller WBS
Fuente: PracYce Estándar , página 60
Taller WBS
Id # 2.2.2.1
Cuenta de control # 2.2
Úl2ma actualización 15/07/10
Responsable Ángel Águeda
Descripción: Realizar un estudio de mercado
Criterio de aceptación: El informe deberá mostrar información por cada Comunidad Autónoma durante los úlYmos 3 años.
Entregables: Presentación con mulYmedia e informe escrito encuadernado
Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del día …
Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks
Duración: 65 días hábiles
Hitos: dd/mm/aa -‐ Informe preliminar aprobado por el patrocinador dd/mm/aa – Presentación mulYmedia a los interesados dd/mm/aa – Informe final aprobado por el cliente
Costo: 32.920€
Dependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1
Firma del Director del Proyecto: _____________
Fuente: Pablo Lledó
30/4/15
33
Taller WBS
y no olvides incluir…
Criterios de calidad Tolerancia de calidad Método de calidad Ap2tudes de calidad requeridas
Cumple las normas de idenYdad corporaYva
Como se define en las normas de idenYdad
Revisión de calidad de PRINCE2
Equipo de markeYng
La carta y el folleto reflejan con exacYtud todos los detalles de la conferencia que se han acordado
Ninguna Inspección Project Manager a cargo de la conferencia
No hay errores de ortogra�a ni de gramáYca en ningún elemento del mailing
Ninguna Corrector ortográfico del procesador de textos. Inspección
Corrector de pruebas
La carta adjunta ocupa sólo un lado de una hoja A4
Puede ocupar el dorso de una sola hoja A4
Inspección Corrector de pruebas
Fuente: Éxito en la gesYón de proyectos con PRINCE2, página 313
Taller WBS
PRIORIZACIÓN DE LA WBS
30/4/15
34
Taller WBS
² Reconoce el valor disYnto de cada componente de la WBS.
² Permite realizar una planificación basada en valor.
² AnYcipa la obtención de valor. ² Mejor uso de los recursos del proyecto. ² Facilita el cierre prematuro cuando se ha conseguido el valor suficiente.
Por qué priorizar
Taller WBS
MoSCoW
Out of Scope for this timeframe
Must Have
Should Have
Could Have
Won’t have this time
Maybe next time
Requirements that cannot be de-scoped without causing the project to fail
Minimum Usable SubseTGuaranteedNo more than 60% effort
Work arounds difficult/costly
Requirements that can be de-scoped as a last resort to keep the project on track
Expected@ 20% effort
Work around easy/cheap
Requirements that can be de-scoped without causing significant problems
Possibly@ 20% effort
30/4/15
35
Taller WBS
Esfuerzo vs Valor
Source: hTp://growingagile.co.za/2013/07/importance-‐versus-‐value/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=importance-‐versus-‐value
Taller WBS
UTILIZACIÓN DE LA WBS
30/4/15
36
Taller WBS
Requisitos
Base para las esYmaciones
Cronograma
Monitorización y control
Informe de situación
Taller WBS
EJEMPLOS
30/4/15
37
Taller WBS Fuente: PracYce Standar WBS, 2nd ediYon, figura 2-‐1
Taller WBS
Reducción de la duración del ciclo diario del SGI – Planificación Inicial
30/4/15
38
Taller WBS
Reducción de la duración del ciclo diario del SGI – Planificación Inicial
Taller WBS
30/4/15
39
Taller WBS
BENEFICIOS
Taller WBS
Tormenta de ideas
30/4/15
40
Taller WBS
Beneficios
Base para tu proyecto
Buenas esYmaciones
Asignación de resposa-‐bilidades
Taller WBS
Beneficios
Base para tu proyecto
Buenas esYmaciones
Asignación de responsa-‐bilidades
Facilita la medición
Referencia para
proyectos futuros
Control del cambio
30/4/15
41
Taller WBS
1. Planificación basada en producto. 2. Facilita el entendimiento común del alcance desde etapas muy
tempranas. 3. IdenYficación productos creados fuera del proyecto. 4. Reduce la complejidad gracias a la descomposición. 5. Facilita la comunicación y el reporYng. 6. Facilita la idenYficación de riesgos. 7. Reduce la duplicidad, gracias a la visualización. 8. Facilita y mejora la planificación pues trabajamos a nivel de
paquete de trabajo. 9. Facilita la aceptación del proyecto por parte de los usuarios
finales. 10. Genera confianza y credibilidad. 11. Facilita la reuYlización de productos de otros proyectos. 12. Facilita la uYlización de la técnica EVM.
Otros beneficios
Taller WBS
LECTURAS RECOMENDADAS
30/4/15
42
Taller WBS
Bibliografia
Taller WBS
HERRAMIENTAS
30/4/15
43
Taller WBS
Herramientas WBS
Post-‐It
Mapas mentales
Visio Word
Excel
Taller WBS
WBS tool
30/4/15
44
Taller WBS
WBS Schedule Pro
Taller WBS
WBS Planner
30/4/15
45
Taller WBS
bubbl.us
Taller WBS
MindManager
30/4/15
46
Taller WBS
Mind View
Taller WBS
wise mapping
30/4/15
47
Taller WBS
WBS Modeler add-‐in for Visio 2010
Taller WBS
Microsov Office
30/4/15
48
a n g e . a g u e d a @ e v e r g r e e n p m . c o m
w w w . e v e r g r e e n p m . c o m