Transformando el conocimiento y experiencia

en soluciones de éxito para su negocio

TallerAprende a elaborar tus manuales de

operación

Contenido

• Objetivo

• Importancia de la información documentada

• ¿Qué es y cómo elaborar un manual de operación?

• ¿Qué es y cómo elaborar un procedimiento?

• ¿Qué es y cómo elaborar un formato para registro?

• Conclusiones

Objetivo

• El participante aprenderá la técnica paraelaborar documentos de operación de suempresa, tales como manuales,procedimientos y registros, con el fin deestablecer una base de informacióndocumentada de su empresa.

Importancia de la información documentada

• La importancia de la información documentadaradica en que explican de manera detallada lasactividades de una organización, con el fin deevitar errores que se suelen cometer dentro delas áreas funcionales de la empresa.

Ejemplos de información documentada:• Manuales• Procedimientos e• Instructivos de trabajo• Formatos para registros

¿Que manuales son necesarios para mi empresa?

• Manual de operaciones: es un documento que se crea con lafinalidad de ser una guía general de toda la información yoperación de la compañía

• Manual de organización: es un documento que describe laestructura organizacional y las funciones del personal de laempresa.

• Manual de identidad corporativa: es un documento que establece los principales elementos gráficos de tu marca y explica cómo deben emplearse, tanto online como offline.

• Manual de procedimientos: es un documento en el que e describen los procedimientos y documentos necesarios para la operación de la empresa

Manual de operación

Es una de las herramientas básicas que todaempresa debe de tener por más grande opequeña que sea y es un elemento único paracada organización.

Es muy importante que el personal lo conozca,ya que esta información es la base de la culturaorganizacional, bajo la que todos deberán vivirdentro del trabajo.

¿Que puede incluir un Manual de operaciones?

• La historia de la empresa.

• La misión, visión, valores rectores.

• Productos y servicios que la empresa ofrece.

• El alcance que se tiene.

• Políticas y comportamientos que son importantes seguir, por ejemplo:– Manejo de correo electrónico

– Uso de celular.

• Procesos principales del negocio.

Ejemplos de Manual de Operaciones Manual de operaciones de

Máximo Publimpress

Historia:Máximo Publipress, se funda en el año 2018 por parte dedos empresarios que vieron la oportunidad de fundar unaempresa para atender el mercado de artículospersonalizados y publicitarios de diversos mercados, para locual con gran entusiasmo, iniciaron las operaciones en unpequeño local, inicialmente se contó con dos equipos parasublimación, dos impresoras una laser y otra especial parasublimación, una mesa lineal para serigrafía, una mesa de luzpara revelado de marcos, 6 marcos de diferentes medidas,varias tintas, raseros, emulsionadores, espátulas, cintas conlo cual se inició el estampado en textiles y artículospromocionales.

Misión:En Máximo Publimpress nuestra misión es ser una empresaque, aporte soluciones sorprendentes en cuanto a calidad,tiempos de entrega para cumplir con las necesidades yrequisitos de impresión que nuestros clientes requieren;empleando la excelencia del capital humano y equipos deúltima tecnología.

VisiónTenemos la visión de ser un referente de las empresas de artes gráficas, en cuestión por la excelencia y calidad de los trabajos de impresión, cuidando el medio ambiente y cumpliendo los requisitos y superando las expectativas de nuestros clientes.

MO-MXP-01 rev. 1

Manual de operaciones de Máximo Publimpress

Valores:En Máximo Publimpress nos regimos por los siguientesvalores:

• Compromiso con el cliente: entendemos y procuramoscumplir con los requisitos del cliente por ser parteimportante de nuestra empresa .

• Calidad: es importante que los productos que ofrecemossuperen las expectativas en cuanto a la calidad de losproductos que ofrecemos.

• Responsabilidad: Creemos que es importante laresponsabilidad que tenemos al comprometernos entiempo y forma en la entrega de los productos denuestros clientes.

MO-MXP-01 rev. 1

Ejemplos de Manual de Operaciones

Ejemplos de productos y serviciosProductos y servicios que se ofrecen

En nuestro restaurante se ofrecen los siguientes productos

• Comida tradicional yucateca.

• Deliciosa comida yucateca preparada en forma tradicional, una experiencia para sus sentidos.

Nuestro servicio:

• Servicio de alimentos y bebidas para fiestas y eventos.

• Servicio profesional de catering para eventos sociales, empresariales, capacitaciones, seminarios y cocteles, proporcionamos coffe break ejecutivo, working lunch, banquetes.

Ejemplos de alcance • Proporcionamos servicio de catering desde 20

hasta 1500 personas, contamos con menú para personal con necesidades especiales.

– Abarcamos una gran variedad de opciones como banquetes, barra de postres, desayunos, comidas, brunch, servicio de coffee break, barra de café, buffet, bocadillos.

• Contamos con equipo CNC, fresadoras, tornos hasta de 5plg de volteo, troqueladoras de 250 ton.

Ejemplos de Políticas• El personal debe portar siempre su equipo

protección personal al ingresar al área de trabajo.• Está estrictamente prohibido el uso del teléfono

celular en el área de trabajo.• Todo visitante deberá permanecer acompañado

por la persona a la que visita.• Todo trabajo requiere de un anticipo del 50% del

costo total para iniciar la fabricación del producto.

• El personal que visita a los clientes deberá usar vestimenta formal (saco y corbata)

Ejemplo de procesos principales del negocio

Ejercicio

• En equipos seleccionen una empresa y elaboren el bosquejo de un manual de Operaciones.

– Tiempo 10 min.

– Presentación 5 min.

Manual de organización• Contenido

– Introducción (la finalidad del MO)

– Organigrama (estructura orgánica)

– Perfil de puestos• Funciones del personal (que va a hacer)

• Responsabilidades (de que es responsable con el puesto que tiene)

• Autoridades de los puestos (qué tiene permitido hacer y qué no)

• A quién le reporta

• Quienes le reportan

Ejemplo de un organigrama de Cocina económica

Dueño

Responsable de cocina

Responsable

de meseros

Meseros

Consejo Administración

(Socios)

Director comercial

Ejecutivo comercial

Director de Operaciones

Jefe de Producción

Jefe de Almacén y embarques

Ejemplo de organigrama empresa de comercialización

Ejemplo de organigrama empresa de maquinados (Tipo empresa mediana)

Director General

Gerente de operaciones

Jefe de compras

Comprador

Jefe de almacén

Almacenista chofer

Jefe de manufactura

Operador maquinado

Gerente de ventas

Vendedor zona

Gerente de recursos humanos

Jefe de nominas

Jefe de reclutamiento y

capacitación

Auxiliar

Manual de organización

Ejemplo de perfil de puestoDESCRIPCIÓN DE PUESTO

Título del Puesto: Jefe de Almacén

Área: Almacén

Reporta a: Gerente de Abastecimientos

Última Revisión: Enero 2016

Página 1 de 4 Codificación: DAL-01

OBJETIVO DEL PUESTO

Administrar el Almacén General garantizando el control de insumos, refacciones, herramientas y equipos necesarios para la operación de la organización. Cumplir con los requerimientos del Sistema de Administración Integral aplicables al puesto.

PERFIL DE PUESTO

FUNCIONES DEL PUESTO

Funciones Actividades Competencias Verificar el control diario del desplazamiento rotativo del Almacén con ayuda del Programa SAP.

La Captura de Remisiones y/o Facturas y de Vales múltiples es supervisada y/o realizada (entradas y salidas)

Los posibles cambios materias primas y de refacciones de acuerdo al precio, cantidad, tipos de cambio, etc. son verificados con el área de Compras.

La captura de los traspasos entre los diferentes centros es supervisada y/o realizada.

Las Solicitudes de pedido Departamental, servicios y activos son verificadas de acuerdo a lo establecido en la documentación del SAI de estar correctas, son liberadas al área de compras de acuerdo al programa SAP.

Cuando el material no se encuentra en stock se realiza la liberación de la solicitud de pedido para que se inicie su adquisición.

En caso de que el material este de stock, se cancela la solicitud de pedido y es surtida con vale de salida de almacen.

La planificación de los materiales de stock en base al NIA es revisada.

La colocación correcta de los materiales en el Almacén General es verificada para su fácil ubicación e identificación en base al catálogo de artículos del programa SAP, incluyendo los artículos de nuevo ingreso.

El mantenimiento es proporcionado a los artículos que requieran alguna modificación (ubicación, descripción, etc.)

Las Cifras de control son generadas y revisadas.

Institucionales

Compromiso Organizacional Funcionales

Liderazgo Técnicas

Manejo de Microsoft Office

Manejo de SAP

Conocimiento de Normas, Políticas, o procedimientos internos aplicables.

Conocimientos de Control y Administración de Inventarios.

Conocimientos de Control y Administración de Almacenes.

Escolaridad: Bachillerato.

Experiencia Laboral: 3 años de experiencia en puesto similar.

Requiere Autorización Para: Tiene Autorización Para:

Solicitud de materiales departamentales ensistema SAP.

Autorizar vales de salida del departamento. Recepción de materiales. Surtir mercancía mediante la recepción de los

vales correspondientes. Requerir los materiales necesarios. Permitir la salida del personal a su cargo. Permitir la salida de materiales a reparación,

afilado, muestra, y devolución de los mismos.

Internas ExternasPersonal a su cargoPersonal de los diversos Departamentos

Filiales.Clientes.Proveedores.

Titular del Puesto Revisó Autorizó

Jefe de Almacén Gerente de Recursos Humanos de Grupo

Gerente de Abastecimientos de Grupo

AUTORIDADES

NOMBRE Y FIRMAS DE ACEPTACIÓN

RELACIONES

Ejemplo de perfil de puesto

Manual de identidad corporativa

• Contenido:

– Colores corporativos

– Logotipo

– Uso de marca, eslogan de la organización

– Diseño web, firma de correo electrónico

– Tipografía a emplear en toda la documentación

– Las tarjetas de presentación, papelería

Manual de identidad corporativa

Manual de identidad corporativa

Manual de procedimientos¿Qué son y cómo elaborar procedimientos?

Procedimiento es la forma especifica de llevar a cabo una actividad.

¿Qué se debe incluir en un procedimiento?

• Encabezado: El encabezado debe de ir en cadapágina del procedimiento, el logo de la empresa, elnombre del procedimiento, el código que se le asigne(por ejemplo PRO-VP-01, que indica Procedimientode Ventas de Producto numero 1), con el número deversión y fecha en que entra en vigencia.

Manual de procedimientos

• Objetivo: es la razón de ser del procedimiento, debe estar muy bien definido.

• Alcance: establece los límites de aplicación del procedimiento.

• Desarrollo – Actividad: se mencionan los nombres de las

actividades principales

– Responsable: se menciona que puesto es el responsable de llevar a cabo la actividad.

– Descripción: se describe la actividad a realizar.

Manual de procedimientos

• Descripción: se detalla la actividad a realizar.

– Se puede hacer en forma redactada o por medio de diagramas de flujo.

– Al realizar el procedimiento describir las actividades en presente.

Ejemplo

Logotipo de la empresa

Nombre del documento

Código de identificación

Fecha de implementación

Nivel de revisión

Objetivo:Alcance :

Actividad Responsable Descripción de actividades

Ventas de productosCódigo: PRO-VP-01

Fecha de implementación: 2018-01-08

Rev. 1

Objetivo: describir las actividades de prospección, cotización y venta de productos de MXPAlcance: El presente procedimiento aplica para el ejecutivo de ventas, desde la búsqueda de prospectos hasta el ingreso correcto del pedido en el sistema de captura de pedidos.

Actividad Responsable Descripción de actividades

Búsqueda de contactos

EV (Ejecutivo de ventas)

Busca contactos para prospectar, en los directorios industriales de la zona, en facebook, linkedin y realiza llamadas para establecer contactos iniciales

Envío de información EV Una vez teniendo el contacto iniciar (correo electrónico o número telefónico), envía información de los productos y servicios vía electrónica o presencial si se interesa el prospecto, programa una cita para determinar sus requisitos para la venta de productos y registra en el formato de “Visita a clientes” R-VC-01.

Ejemplos de procedimientos con diagramas de flujo

Ejercicio

Descripción de una actividad:

Hacer un ejemplo en hojas y seleccionar una

actividad y hacer su descripción.

Tiempo estimado: 15 min para trabajo en equipo y

5 min para presentación

Registros Un registro es un documento que presenta resultados obtenidos o muestra evidencia de actividades relacionadas.Ejemplos:

Registro de clientes

Cliente No. Cliente RFC Teléfono Contacto Domicilio

Registro de ventas mensual Objetivo mensual de ventas: $ 100,000.°°

Id producto Ene Feb Mar … Promedio Acumulado

001 17,312 33,345 62,420 37,692.33 113,077

002 34,435 47,876 60,241 47,517.33 142,552

Total 51,747 81,221 122,661 85,209.66 255,629

Referencias

• Norma NMX-CC-9000-IMNC-2015; ISO 9000-2015 Fundamentos Y Vocabulario

• Norma ISO/TR 10013:2001 COPANT/ISO 10013-2002, NMX-CC-10013-IMNC-2002; Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad

Preguntas y/o comentarios

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ISO

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14001: Ambiental

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ISO

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27000: Seguridad de la

información

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9100: IndAeroespacial

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