Guía de actividades 2013

Talento y Cultura

Estimado colaborador Nos complace saludarte en este inicio de año deseando que tus

objetivos personales, profesionales y laborales se realicen. En su mensaje de enero, Salvador Alva, nos comentó que uno de nuestros valores; la innovación, es una actitud mental que nos lleva a buscar mejores caminos para realizar mejor nuestro trabajo. “La innovación constante será nuestra consigna. Hay que transformarnos para ser capaces de transformar y así asegurar nuestra viabilidad y permanencia ante los desafíos del presente y el futuro”.

José Antonio Fernández Presidente del Consejo

Sistema Tecnológico de Monterrey El proceso de transformación de nuestro Sistema está sucediendo y tenemos avances importantes. El objetivo de este documento es compartir contigo los avances que llevamos a la fecha en los temas de Talento y Cultura así como las iniciativas en las que vamos a trabajar durante el 2013. Durante el año 2012 se creó la Vicerrectoría de Talento y Cultura y hemos estado trabajando en equipo para definir la forma de operar en las diferentes instituciones. Estamos iniciando bajo un concepto de estructura matricial en donde además de incrementar la comunicación y trabajo en equipo estamos fomentando el compartir las mejores practicas de cada institución. En base a las necesidades identificadas en la Encuesta de Clima Organizacional ECO 2011 definimos cuatro Comités de Transformación Cultural (Calidad de Vida, Compensaciones y Beneficios, Valores y Reconocimiento y Desarrollo y Crecimiento). En la ECO 2012 identificamos que ya tenemos un avance en estos temas, sin embargo consideramos necesario seguir trabajando en ellos. Para hacer frente a estos retos, hemos alineado la nueva estructura de Talento y Cultura a las áreas de oportunidad detectadas. Durante diciembre y enero nos dimos a la tarea de definir en equipo con los Comités de Transformación y las instituciones un plan de trabajo para el 2013. La participación activa de cada uno de nosotros en cada una de las iniciativas es clave para continuar fortaleciendo nuestro clima laboral y hacer de esta gran institución el mejor lugar para desarrollar nuestras capacidades.

Como Talento y Cultura tenemos dos grandes retos y estamos trabajando en diferentes iniciativas con el objetivo de lograrlos en el 2013: 1. Vivir los Valores Institucionales. 2. Contar con una cultura que promueva y reconozca el desempeño.

Antecedentes de los Comités de Transformación En octubre del 2011 realizamos por primera ocasión la aplicación de una Encuesta de Clima Organizacional (ECO) a nivel Sistema obteniendo una participación del 74%. Después de analizar los resultados, identificamos cuatro prioridades en las que teníamos que trabajar. Para abordar de una forma incluyente estos temas, en febrero del 2012 formamos cuatro equipos con participantes de todas las instituciones a las que denominamos “Comités de Transformación Cultural”. Desde entonces los cuatro comités han estado trabajando en iniciativas para atender estas prioridades.

Comité de Compensaciones y Beneficios En la ECO 2011 el tema de Compensaciones fue algo que identificamos como un área de Oportunidad. Los resultados de la ECO 2012 reflejan que hemos estado mejorando, sin embargo todavía tenemos importantes áreas de oportunidad, por ejemplo: • 56% de los colaboradores mencionan que los planes de compensación no están alineados al desempeño. • 38% opinan que no estamos reconociendo adecuadamente el desempeño sobresaliente. • 56% opinan que el sueldo no es justo en proporción a su trabajo. Acciones que hemos realizado como Comité de Compensaciones: • Definimos una nueva Filosofía de Compensaciones que busca reconocer el desempeño (Ver anexo 1).

• Se estableció la Gestión del Talento (Ver anexo 2) así como la Administración del Desempeño (Ver anexo 3) con un proceso de “calibración”, que nos ha permitido conversar, en base a criterios objetivos, sobre el desempeño; 15,525 colaboradores fueron revisados con este nuevo proceso identificando su nivel de desempeño.

Acciones 2013:

• En febrero, 14,300 colaboradores recibirán su incremento de sueldo en base al desempeño del año 2012.

• En febrero y marzo 6,500 colaboradores recibirán por primera vez vales de despensa y 8,000 participarán en el esquema de fondo de ahorro; iniciando con ello el proceso de armonización de prestaciones.

• En febrero y marzo se ofrecerán programas de capacitación presencial y en línea en educación financiera, para transmitir a nuestros colaboradores la importancia del ahorro.

• En marzo, estaremos promoviendo nuevos productos financieros de ahorro para el retiro de empresas reconocidas, con beneficios especiales para nuestros colaboradores.

• En abril, se implementarán nuevas políticas de sueldo estandarizadas a nivel Sistema.

• En mayo, alinearemos los programas de compensación variable.

• En junio estará operando una nueva Caja de Ahorros disponible para todos los colaboradores.

Comité de Valores y Reconocimiento Este comité tiene como principal objetivo el hacer realidad que todos

vivamos los mismos valores a través de las acciones diarias. En la ECO 2012 identificamos que aun con los esfuerzos que hemos llevado acabo, detectamos que opinan:

• El 30% de los colaboradores mencionan que no valoramos su contribución y en la misma proporción que no expresamos nuestras ideas y no denunciamos las conductas no éticas.

Acciones que hemos realizado a la fecha:

• Definición de los cinco Valores Institucionales: Innovación, Visión Global, Trabajo en Equipo, Integridad y Sentido Humano.

• Contamos con un nuevo Código de Ética para todos los que formamos el Sistema, incluyendo consejeros.

• Mas de 13,000 colaboradores participaron en los casi 70 eventos de “Formación que Transforma Vidas”.

Acciones 2013: • Durante los meses de enero y febrero comunicaremos el Código de

Ética y reforzaremos nuestro compromiso a través de la firma de una Carta Compromiso (Ver anexo 5).

• En el mes de marzo lanzaremos el programa ETHOS, sistema de contacto para aclarar dudas y denunciar conductas que atenten en contra de nuestro Código (Ver anexo 6).

Comité de Crecimiento y Desarrollo Algunos de los temas que los colaboradores mencionaron en la pasada ECO 2012: • 33% comentan que no cuentan con las oportunidades de progreso

profesional que quisieran. • 33% opinan que no estamos ofreciendo las mismas oportunidades para

todos los colaboradores. • En el mismo porcentaje opinan que sus jefes no los están apoyando en

su desarrollo profesional. Para trabajar en estas áreas de oportunidad este comité se dio a la tarea

de diseñar un nuevo modelo de desarrollo: • Que mide el desarrollo de competencias y valores de cada colaborador

(Ver anexo 7) y que establece las etapas de carrera (Ver anexo 8). • Durante el año 2012 publicamos 104 vacantes directivas y más de

1,000 colaboradores participaron en el proceso. El 69% de estas posiciones se cubrieron internamente.

Acciones 2013 • Durante febrero llevaremos a cabo sesiones de revisión de talento en donde nos daremos el tiempo de revisar a nuestros colaboradores, sus fortalezas y planear su futuro (Ver anexo 4). •En marzo publicaremos todas las vacantes del sistema en donde podremos participar. •22,000 colaboradores y sus líderes de equipo definirán objetivos para el 2013 como parte de la Administración de Desempeño. •En el mes de abril lanzaremos la herramienta de identificación de Liderazgo a través de Valores y Competencias (LVC) y con ello cada colaborador y líderes de equipo contarán con más información para definir Planes de Mejora y Desarrollo.

Comité de Calidad de Vida El comité se ha dado a la tarea de buscar cuáles son las alternativas para incrementar la Calidad de Vida de todos los que laboramos en el Sistema. Algunos de los temas que identificamos en la ECO 2012 son: • 39% opinan que no reciben incentivos para participar en actividades de filantropía. •El 43% de los colaboradores mencionan que aún no han visto cambios positivos como resultado de la encuesta anterior. Acciones que se han realizado a la fecha: •Se mejoró la Encuesta de Clima Organizacional ECO 2011, contratando a un experto externo, lo que permitió que la ECO 2012 se aplicara en línea y que los resultados sean comparables con empresas de clase mundial. •24,997 colaboradores respondieron la encuesta; 3,500 participantes más que en la ECO 2011. •Se han generado y distribuido más de 700 reportes de la ECO 2012 entre las instituciones, lo que nos dará información más exacta de las necesidades y acciones en las que debemos trabajar. •En enero y febrero el director de campus, hospital o área estará informando sobre los resultados obtenidos en la ECO 2012.

Acciones en las que vamos a trabajar durante el 2013 •En febrero, el director de campus, hospital o área, convocará a sesiones de trabajo con el fin de definir planes de acción específicos (tomando los resultados de la ECO 2012 como base). •Durante el año vamos a trabajar en reforzar el Voluntariado con diferentes instituciones. •Implementaremos un nuevo programa “Congruencia” en donde promoveremos el reclutamiento de profesionales con capacidades diferentes. Para que ocurra lo anterior, estamos desarrollado procesos y herramientas que ayudarán a todos los colaboradores y líderes de equipo a mejorar en sus funciones diarias. Con el fin de que programes tu agenda con anticipación, hemos preparado un calendario en donde encontrarás las actividades más relevantes en las que estaremos trabajando durante el año. El Clima Organizacional es una tarea de todos y para mejorarlo es importante vivir los procesos de Talento, así como vivir y fomentar los Valores Institucionales y el Código de Ética. Los procesos y actividades que hemos diseñado para ti son una herramienta para que cumplas con esta tarea. Te invitamos a dar tu mejor esfuerzo ofreciendo productos y servicios de calidad a todos nuestros públicos. Talento y Cultura te ayudará en tu contribución a la Transformación del Sistema Tecnológico de Monterrey.

Talento y Cultura

GUÍA DE ACTIVIDADES DE TALENTO Y CULTURA PARA LÍDERES DE EQUIPO 2013

Alineación del Desempeño

Gestión del Talento Compensaciones Transformación Cultural

Enero

•14 al 26: Capacitarse en Retroalimentación del Desempeño

•21 al 25: Recibir cartas de compensación para colaboradores

•Firmar Código de Ética •Conocer y comunicar resultados de la Encuesta de Clima Organizacional ECO 2012 •14 al 31: Participar en sesiones de trabajo para definir Planes de Acción Específicos de los resultados de ECO 2012

Febrero

•04 al 13: Proporcionar Retroalimentación de Desempeño a los colaboradores*, Informar incremento de sueldo y acordar Planes de Mejora y Desarrollo •19 al 28: Capacitarse en Definición de Objetivos de Desempeño y Planes de Mejora y Desarrollo

•5 al 18: Realizar Sesiones de Revisión de Talento de cada institución (Rectores y Vicerrectores) •21 al 22: Realizar sesión de Revisión de Talento del Sistema (Rectores de Instituciones y Vicerrectores del Sistema) •28: Conocer Oportunidades de Crecimiento del Sistema en el Portal de Formación que Transforma Vidas (FTV)

•Conocer incremento de sueldo(por desempeño y/o tabulador) 2012 *No aplica para Tec salud en este periodo •Conocer Programa de Armonización de Prestaciones (Fondo de Ahorro y Vales de Despensa) •Participar en cursos de Educación Financiera para promover el ahorro

•Participar en Ejercicios de Valores Institucionales (todo el año se promoverá el valor de la innovación)**

Marzo

•04 al 29: Establecer Objetivos de Desempeño y Planes de Desarrollo con sus colaboradores

•Conocer beneficios de Vale de Despensa Electrónico

•Conocer Sistema ETHOS (Comunícate-Infórmate-Reporta)

Abril

•Conocer/contestar la herramienta en línea de identificación de Liderazgo a través de Valores y Competencias (LVC)

•Conocer nuevas políticas de sueldos

Mayo •Conocer nuevas políticas de sueldos

Junio

• Revisar Objetivos de Desempeño, Planes de Mejora y Planes de Desarrollo en conjunto con sus colaboradores

• Conocer los beneficios de nueva Caja de Ahorro

• Participar en Programa de Voluntariado con diferentes instituciones (Ciudadanía y Responsabilidad Social)

Julio

• Revisar Objetivos de Desempeño, Planes de Mejora y Planes de Desarrollo en conjunto con sus colaboradores

Agosto

• Conocer Prestaciones y Beneficios de colaboradores (Campaña de Transparencia)

• Conocer el Programa Congruencia orientado a dar oportunidades de empleo a personas con capacidades diferentes

* Entregar carta de incremento **Se realizarán durante todo el año

Alineación del Desempeño

Gestión del Talento Compensaciones Transformación Cultural

Octubre

• 14: Iniciar Revisión Final de Objetivos de Desempeño, Planes de Mejora y Planes de Desarrollo en conjunto con sus colaboradores

• 07 al 18 : Participar en la Encuesta de Clima Organizacional ECO 2013

Noviembre

• 15: Terminar Revisión Final de Objetivos de Desempeño, Planes de Mejora y Planes de Desarrollo en conjunto con sus colaboradores • 15: Iniciar Proceso de Calibración

• 15: Conocer Procesos y Políticas de Reclutamiento

• 15 al 29: Conocer y comunicar resultados de la Encuesta de Clima Organizacional ECO 2013

Diciembre

• 14: Terminar proceso de calibración

* Entregar carta de incremento **Se realizarán durante todo el año

GUÍA DE ACTIVIDADES DE TALENTO Y CULTURA PARA LÍDERES DE EQUIPO 2013

GUÍA DE ACTIVIDADES DE TALENTO Y CULTURA PARA COLABORADORES 2013

Alineación del Desempeño

Gestión del Talento Compensaciones Transformación Cultural

Enero

• Firmar Código de Ética • Conocer Resultados de la Encuesta de Clima Organizacional ECO 2012 • 14 al 31: Participar en sesiones de consulta para definir Planes de Acción Específicos de los resultados de ECO 2012

Febrero

• 04 al 13: Recibir Retroalimentación del Desempeño por parte del Líder de Equipo*, acordar Planes de Mejora y Desarrollo

• 28: Conocer Oportunidades de Crecimiento del Sistema en el Portal de Formación que Transforma Vidas (FTV)

• Conocer incremento de sueldo (por desempeño y/o tabulador) 2012 *no aplica para Tec salud en este periodo • Conocer Programa de Armonización de Beneficios(Fondo de Ahorro y Vales de Despensa) • Participar en Cursos de Educación Financiera para promover el ahorro

• Participar en Ejercicios de Valores Institucionales (todo el año se promoverá el valor de la innovación)**

* Recibir carta de incremento **Se realizarán durante todo el año

Marzo

• 04 al 29: Establecer Objetivos de Desempeño y Planes de Mejora y Desarrollo

• Conocer beneficios de Vale de Despensa Electrónico

• Conocer Sistema ETHOS (Comunícate-Infórmate-Reporta)

Abril

• Conocer/contestar la herramienta en línea de identificación de Liderazgo a través de Valores y Competencias (LVC)

Junio

• Revisar Objetivos de Desempeño, Planes de Mejora y Planes de Desarrollo en conjunto con el Líder de Equipo

• Conocer los beneficios de nueva Caja de Ahorro

• Conocer/participar en Programa de Voluntariado con diferentes instituciones Ciudadanía y Responsabilidad Social)

Julio

• Revisar Objetivos de Desempeño, Planes de Mejora y Planes de Desarrollo en conjunto con el Líder de Equipo

Agosto • Conocer Campaña de Transparencia (Prestaciones y Beneficios)

Octubre

• 14: Iniciar Revisión Final de Objetivos de Desempeño, Planes de Mejora y Planes de Desarrollo en conjunto con el Líder de Equipo

• 07 al 18: Contestar la Encuesta de Clima Organizacional ECO 2013

Noviembre

• 15: Terminar Revisión Final de Objetivos de Desempeño, Planes de Mejora y Planes de Desarrollo en conjunto con el Líder de Equipo

• 15: Conocer Procesos y Políticas de Reclutamiento

• 15 al 29: Conocer resultados

de la Encuesta de Clima Organizacional ECO 2013

Anexo 1: Filosofía de Compensaciones Articular las metas y estrategias de pagos/recompensas de tal manera que podemos atraer, reconocer, desarrollar y retener al mejor talento. Los dos pilares que rigen la filosofía son: Alineación: los programas buscan reforzar la conexión entre compensación. y el desempeño individual así como el logro de los objetivos de cada institución. Transparencia: los programas, procesos y políticas de compensación serán claros y estarán al alcance de los colaboradores. Los programas de compensación total buscan los siguientes objetivos: 1. Reconocer el desempeño de los colaboradores a través de dos mecanismos: a. Otorgar pagos diferenciados para aquellos con desempeño sobresaliente. b. Asegurar que se realicen planes de mejora para aquellos con bajo desempeño. 2. Diferenciar los niveles de responsabilidades y compensar acorde al mercado de referencia. 3. Garantizar que el crecimiento y desarrollo es un resultado del desempeño individual (promociones, incrementos de responsabilidades, especialización). 4. Retener a los colaboradores claves y/o con alto potencial.

Anexo 2: Gestión del Talento La Gestión de Talento integra los resultados de la Administración del Desempeño y de la Planeación y Desarrollo, y estos procesos nos permiten alinear los objetivos institucionales, medir y reconocer el desempeño así como identificar el potencial y crear planes de desarrollo para los colaboradores.

Administración del

Desempeño

Planeación Y

Desarrollo

Revisión Final

Anexo 3: Administración del Desempeño

Establecimiento de Objetivos

Establecimiento de Objetivos •Sesión de Establecimiento de Objetivos •Captura de objetivos en la plataforma en línea •Creación de Planes de Mejora Revisión Intermedia de objetivos •Revisión Intermedia de objetivos •Revisión Intermedia de Planes de Mejora y creación de Planes de Desarrollo de acuerdo a LVC y Revisión de Talento Revisión Final de Objetivos y Calibración •Revisión Final de cumplimiento de objetivos por parte del Líder de Equipo y Colaborador •Revisión Final de Planes de Mejora y Desarrollo •Precalificación del desempeño anual por parte de los Líderes de Equipo •Sesiones de Calibración •Evaluación final del desempeño Sesión de Retroalimentación •Sesiones de Retroalimentación del Líder de Equipo con sus Colaboradores •Comunicar incrementos y entrega de Cartas de Incremento •Creación de Planes de Mejora

Revisión Intermedia

Retroalimentación Anual

Marzo 2013

Jun-Jul 2013

Nov - Dic 2013

Ene 2014

Anexo 4: Planeación y Desarrollo

Líder de Equipo/Colaborador •360 y LVC Valores y Competencias* Sesión grupal •Definir la estrategia anual de Talento •Identificar Puestos Clave •Identificar Altos Potenciales •Identificar Grupos de Talento •Identificar Sucesores •Definir acciones de desarrollo Líder de Equipo/Colaborador/ TyC •Definir planes a largo plazo para altos potenciales y planes a corto plazo para sucesores y grupos de talento de puestos clave •Asignar tareas, proyectos y recursos •Movimientos de puesto Líder de Equipo/Colaborador/TyC •Ejecutar asignaciones y proyectos •Evaluar el desarrollo

Abril 2013*

Feb - Marzo 2013

Mayo - Julio 2013

Jun - Dic 2013

Identificación de Liderazgo

Revisión de Talento

Definición de Planes

de Desarrollo

Implementación y Seguimiento de

Planes de Desarrollo

*Solo en esta ocasión la LVC se hará en abril

Anexo 5: Código de Ética

oReconocemos la dignidad de las personas y las tratamos con respeto y justicia. oTratamos a todos con equidad y evitamos cualquier tipo de discriminación. oActuamos de manera íntegra, honesta, responsable, objetiva, congruente e imparcial.

oReconocemos y respetamos la propiedad intelectual y el mérito de los demás. oEvitamos conflictos de interés de cualquier tipo y, en caso de presentarse, los informamos ante las instancias correspondientes.

oAsumimos como compromiso la transparencia en la información, y respetamos la confidencialidad de los asuntos que la Institución así determina. oUtilizamos los recursos de manera responsable, austera y eficiente.

oProtegemos el medio ambiente. oBuscamos el beneficio de la Institución por encima del beneficio personal. oCumplimos con las leyes, reglamentos y políticas que rigen nuestra actividad a nivel institucional, nacional e internacional.

Anexo 6: Sistema ETHOS

•Los colaboradores podrán contactar a través de un portal Web o de una línea telefónica única •A cada caso se le asigna un número de folio y se le da seguimiento a través de un asesor experto de Navex*

Esquema general de atención

El empleado contacta, participa

o señala

Un asesor atiende solicitud

Un comité de Ética decide

*

Anexo 7: Factores de éxito y competencias

Administración del

Desempeño

Factores de Éxito

Claridad de Visión

Desarrollo de Talento

Trabajo en Equipo

Excelencia Funcional

Innovación

Integridad y Congruencia

Competencias 1. Visión Estratégica 2. Orientación a Resultados 3. Establecimiento de Prioridades 4. Motivación de Otros 5. Desarrollo de Personas 6. Aprendizaje Continuo 7. Comunicación Efectiva 8. Colaboración 9. Negociación 10. Excelencia en la Ejecución 11. Enfoque al Servicio 12. Toma de Decisiones 13. Innovación 14. Congruencia 15. Carácter

Anexo 8: Etapas de Carrera

Las competencias necesarias por etapa de carrera

Profesionista Coordinador Directivo B Directivo A

Contribuidor Individual

Líder de Equipo Líder de Operaciones Líder Estratégico

Orientación a Resultados Orientación a Resultados Orientación a Resultados Orientación a Resultados

Aprendizaje Continuo Aprendizaje Continuo Aprendizaje Continuo Aprendizaje Continuo

Colaboración Colaboración Colaboración Colaboración

Establecimiento de Prioridades

Establecimiento de Prioridades

Establecimiento de Prioridades

Establecimiento de Prioridades

Enfoque al Servicio Enfoque al Servicio Enfoque al Servicio Enfoque al Servicio

Congruencia Congruencia Congruencia Congruencia

Desarrollo de Personas Desarrollo de Personas Desarrollo de Personas

Excelencia en Ejecución Excelencia en Ejecución Excelencia en Ejecución

Innovación Innovación Innovación

Comunicación Efectiva Comunicación Efectiva

Negociación Negociación

Motivar a Otros Motivar a Otros

Carácter Carácter

Toma de Decisiones

Visión Estratégica

Agrupar las competencias permite enfocarse y concentrar esfuerzos. También ayuda a diseñar mejores planes de desarrollo y proporciona claridad y transparencia para todos. De esta forma todos sabemos qué se espera en nuestro actual etapa de carrera y lo que necesitamos desarrollar para el siguiente.

Talento y Cultura

Visión global

Trabajo en equipo

Integridad Sentido humano

Innovación