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Tabla de Contenido

Generalidades de myCGS 2

¿Que es myCGS? 2¿Quien puede usar myCGS? 3Ingresando a myCGS 3Generalidades de la Interface de myCGS 4Cambiando de una Jurisdicción a otra 5Cambio de NPI/PTAN 5ID de Medicare 6Opciones Bloqueadas 6

Información del Beneficiario 7

Generalidades de la Información del Beneficiario 7Elegibilidad 7Planes Advantage de Medicare (MAP) 9Medicare como Pagador Secundario (MSP) 10Hospicio 10Episodio de Cuidado en Casa (HHE) 10SNF/Hospital 11Información del CBA 12

Reclamaciones 12

Generalidades de las Reclamaciones 12Estatus de las Reclamaciones 12ADR 16Reclamaciones Pendientes 22Ordenar RA 23

Preparacion de Reclamaciones 25

Generalidades de la Preparación de Reclamaciones 25Estatus del CMN 26Estatus del Médico que Ordena/Refiere 28Histórico de Suministros para Diabéticos/Zapatos 28Suministros para Diabéticos 29Zapatos para Diabéticos 30Histórico de Reclamaciones 30Pre Autorizacion 32ADMC 35

Finanzas 38

Generalidades de las Finanzas 38Cheques 39Deducciones 39Tarifas 40Estatus de las aplicaciones para EFT 40

Reprocesamiento 40

Generalidades del Reprocesamiento 40Redeterminaciones 41Estatus de una Redeterminación 41Envio de Formularios para Redeterminaciones 42Reaperturas 44Estatus de una Reapertura 45Envio de Formularios para Reaperturas 46Corrección de Reclamaciones 48

Herramienta para Buscar el MBI 51

Noticias e Información General 52

Generalidades de las Noticias y la Información 52Noticias Importantes 53Horario de Servicio al Cliente (CSR) 53Derechos de Apelación 53

Mensaje de Seguridad 53

Buzón de Entrada 53Ver Mensajes 55Responder a los Mensajes 55

Mi Cuenta 56

Generalidades de mi Cuenta 56Usuario de la Cuenta 57Ver NPI/PTAN 58Perfil del Proveedor 58Actualizar las Opciones del MFA 59Actualizar las Preguntas de Securidad 60

Aprobador Designado/Manejo de Usuarios 60

Manual del Usuario de myCGS

Versión 5.9

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Revisado el 6 de Julio del 2020

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Manual del Usuario de myCGS Versión 5.9

| Revisado el 6 de Julio del 2020 Tabla de Contenido

Generalidades de myCGS

¿Que es myCGS? El Portal myCGS es una aplicación basada en Internet desarrollada por CGS y está disponible para los proveedores de equipo médico duradero, prótesis, órtesis y suministros (DMEPOS) de la Jurisdicción B y C. Usar myCGS es la forma mas rápida y fácil de obtener la información que usted necesita acerca de las reclamaciones y facturación a Medicare.

myCGS le ofrece a los proveedores un amplio rango de funcionalidad y respaldo como:

• Elegibilidad del Beneficiario Encuentre la información de la elegibilidad del Beneficiario, Medicare como Pagador Secundario, Planes Advantage de Medicare, Episodios de Cuidado en Casa, Hospicio e información de estadías en instituciones.

• Estatus de las Reclamaciones Revise el estatus de las Reclamaciones que usted haya enviado a la Jurisdicción B o C.

• Información de artículos Iguales o Similares Busque el histórico de las Reclamaciones del Beneficiario por artículos iguales o similares.

• Envío y Estatus de las Redeterminaciones y las Reaperturas Envíe nuevas solicitudes y revise el estatus de sus solicitudes de Redeterminaciones y Reaperturas directamente desde myCGS.

• Estatus de las ADMC y de las Pre Autorizaciones Revise el estatus de sus solicitudes de ADMC y de Pre Autorización directamente desde myCGS.

• Corrección de Reclamaciones Haga correcciones de las reclamaciones que han sido ya procesadas por CGS

• ¡Y mucho mas!

Este Manual incluye la información que usted necesita para navegar en myCGS y tomar ventaja de sus múltiples y útiles características. Las instrucciones de este manual asumen que usted está familiarizado con las reglas y regulaciones básicas de Medicare en lo que concierne a los proveedores de DMEPOS. Para revisar en detalle las reglas y regulaciones del DMEPOS de Medicare, consulte el Manual del Proveedor. El Manual del Proveedor es el primer recurso que usted debe usar para las preguntas acerca de la facturación a Medicare. Puede tener acceso al Manual del Proveedor a través de los enlaces de internet que aparecen a continuación (dependiendo de su Jurisdicción).

• Manual del Proveedor de DME MAC de la Jurisdicción B: http://www.cgsmedicare.com/jb/pubs/supman/index.html

• Manual del Proveedor de DME MAC de la Jurisdicción C: http://www.cgsmedicare.com/jc/pubs/supman/index.html

Para instrucciones acerca de la inscripción en myCGS y el mantenimiento del usuario, revise la Inscripción en myCGS y Guía del Manejo de la Cuenta en https://www.cgsmedicare.com/jc/myCGS/pdf/myCGS_RegistrationGuide_esp.pdf. Para recibir las noticias y actualizaciones de myCGS, así como otros artículos importantes e información del DME MAC asegúrese de inscribirse en nuestro ListServ, la lista de correos electrónicos de CGS. Para inscribirse en el ListServ, visite nuestra página de Internet http://www.cgsmedicare.com.

Si usted tiene preguntas que no puedan ser respondidas en este Manual o en el Manual del Proveedor, comuníquese con el Departamento de Servicio al Cliente llamando a uno de los siguientes números de teléfono (asegúrese de que llama a la Jurisdicción correcta):

• Jurisdicción B: 1.866.590.6727

• Jurisdicción C: 1.866.270.4909

http://www.cgsmedicare.com/jb/pubs/supman/index.html

http://www.cgsmedicare.com/jc/pubs/supman/index.html

https://www.cgsmedicare.com/jc/myCGS/pdf/myCGS_RegistrationGuide_esp.pdf


http://www.cgsmedicare.com

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¿Quien puede usar myCGS?Cualquier proveedor de DME o afiliado que preste servicios a los beneficiarios de la Jurisdicción B y/o C puede registrarse en myCGS. Todos los usuarios de myCGS deben ser aprobados a través del proceso de inscripción antes de que puedan usar myCGS. Para ayuda con el proceso de inscripción en myCGS, consulte la Guía de Inscripción en myCGS (https://www.cgsmedicare.com/jc/mycgs/pdf/mycgs_registrationguide_esp.pdf).

Hay tres diferentes tipos de “roles” para los usuarios de myCGS. Usuario Final (End User), Aprobador Designado (Designated Approver) y CHBA. La mayoría de las funciones de myCGS están disponiles para todos los “roles” de los usuarios. La función adicional que permite hacerle mantenimiento a los privilegios de los usuarios está disponible solamente para los Aprobadores Designados.

Ingresando a myCGS Antes de que pueda usar myCGS, usted debe completar el proceso de inscripción y recibir un ID de Usuario y una contraseña. Revise la Guía de Inscripción en myCGS para instrucciones acerca de como registrarse https://www.cgsmedicare.com/jc/myCGS/pdf/myCGS_RegistrationGuide_esp.pdf

Una vez usted se haya registrado exitosamente, siga los pasos que se describen a continuación para ingresar a myCGS.

1. Abra myCGS desde https://mycgsportal.com.

2. Seleccione el enlace Log in to DME myCGS.

3. Ingrese usando su ID de Usuario de myCGS y su Contraseña

NOTA: Su cuenta será bloqueada si usted ingresa su contraseña incorrectamente por tres veces consecutivas dentro de un periodo de 120 minutos. Una vez que su cuenta sea bloqueada, debe llamar a Servicio al Cliente para desbloquearla.

4. Genere un código de MFA (Multi-Factor Authentication). Para generar un código MFA, presione el botón apropiado (o la letra T, E o B) de acuerdo a la forma en la cual usted desa que se le envíe el código - Text (texto), Email (correo electrónico), o Both (ambos). Una vez usted haya recibido el código MFA, ingrese este código y presione “Next”

NOTA: El código MFA es válido hasta por doce horas después de que haya sido generado inicialmente y puede ser usado durante ese periodo de doce horas. Tenga en cuenta que si solicita otro código MFA, solo el código mas reciente sera válido.

5. Lea los Términos y Condiciones de myCGS y seleccione su Jurisdicción de DME (B o C).

NOTA: Usted puede fácilmente ir de la Jurisdicción B a la C o viceversa sin tener que salir de myCGS. Refiérase a la sección Cambiando de una Jurisdicción a otra que encuentra a continuación.

https://www.cgsmedicare.com/jc/mycgs/pdf/mycgs_registrationguide_esp.pdf




https://mycgsportal.com

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6. Una vez usted haya ingresado exitosamente, usted será conducido a la pantalla de inicio de myCGS.

Una vez haya ingresado (como Usuario Final “End User” o CHBA) verá en la parte superior del portal de myCGS, un menú con ocho opciones: Inicio (Home), Información del Beneficiario (Beneficiary Information), Reclamaciones (Claims), Preparación de Reclamaciones (Claims Preparation), Finanzas (Finance), Reprocesamiento (Reprocessing), Búsqueda del MBI (MBI Lookup) y Noticias e Información (News & Information). Para comenzar, haga click sobre la opción del menú que contenga la información que necesita, en este manual usted encontrará una sección dedicada a cada una de esas opciones.

NOTA: Si se ha registrado en myCGS como Aprobador Designado (DA), será llevado directamente a la sección de Manejo de Usuarios (User Management) de myCGS cuando ingrese por primera vez. Presione el menú “Home” para ir a la sección de Usuario Final (End User). Revise la sección “Admin” de este manual para obtener información adicional.

Si una o mas de las opciones del menú tiene el ícono en forma de candado, quiere decir que usted no tiene autorización para ver/usar ese menú. Solicite el acceso a ese menú a su DA. Usted no podrá tener acceso a un menú asegurado hasta que su DA no actualice sus permisos de uso. Revise la sección de “Opciones Bloqueadas” a continuación.

NOTA: Asegúrese de que ingresa regularmente y mantiene su contraseña actualizada. Si usted no ingresa por 30 dias consecutivos, su cuenta será suspendida. Para reactivar su cuenta, deberá llamar a su Centro de Contacto con el Proveedor. Si usted no ingresa por 90 dias consecutivos, su cuenta será desactivada y usted deberá registrarse nuevamente en myCGS. Para poder calificar una entrada al sitema como activa, usted deberá completar exitosamente el proceso de ingreso a myCGS incluyendo el uso del código MFA.

Generalidades de la Interface de myCGSmyCGS contiene ocho menús primarios, así como secciones de ayuda y retroalimentación. Use las secciones lo largo de este manual para encontrar información detallada acerca de las funciones y la capacidad de myCGS.

La siguiente imagen muestra las áreas principales de la ventana de myCGS:

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Cambiando de una Jurisdicción a otra Si usted es un proveedor que presta servicios a los Beneficiarios tanto de la Jurisdicción B como de la C, myCGS le permite fácilmente ir de una Jurisdicción a otra. Para hacerlo simplemente haga click en el botón que corresponda a la Jurisdicción apropiada ubicado en la parte superior en el centro de su pantalla.

Usted siempre sabrá cual es la Jurisdicción que está viendo basándose en el color de la página de myCGS, así como en la etiqueta “JB o JC” ubicada en la parte superior de la pantalla. Como puede ver en las imágenes a continuación, amarillo para la Jurisdicción B y verde para la Jurisdicción C.

Cambio de NPI/PTANLa mayoría de las propiedades funcionales de myCGS dependen de su información de proveedor - su NPI y PTAN. Si usted representa a una compañía que usa solamente un NPI/PTAN, usted no necesita preocuparse acerca de como cambiar el NPI/PTAN - la información de su NPI/PTAN siempre aparecerá automáticamente en cualquier pantalla que requiera información del proveedor en myCGS. Pero si usted representa a una compañía que usa múltiples combinaciones de NPI/PTAN, entonces usted necesita asegurarse de que está usando el NPI/PTAN correcto de acuerdo a la información que esté solicitando.

NOTA: myCGS automáticamente le dará acceso a todos las combinaciones de NPI/PTAN que estén asociadas con su Tax ID.

Cambiar de un NPI/PTAN a otro en myCGS es fácil. En la esquina superior derecha de myCGS usted va a ver siempre el NPI/PTAN asociado con la cuenta que usted actualmente ha seleccionado. Este NPI/PTAN se mostrará automáticamente en cualquiera de las opciones dentro de myCGS que requieran información del proveedor.

Para cambiar a un NPI/PTAN diferente, use la flecha ubicada en el espacio “Select Jurisdiction.” Aparecerá un menú desplegado hacia abajo que le permitirá cambiar a un NPI/PTAN diferente.

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Si usted tiene un gran número de combinaciones de NPI/PTAN, para acortar su búsqueda usted puede ingresar los primeros dígitos del NPI que desea y así encontrar facilmente el NPI que está buscando.

ID de MedicareA partir de Enero 1 del 2020, todas las transacciones en myCGS deben ser realizadas usando el MBI (Medicare Beneficiary Identifier) como ID de Medicare con algunas excepciones. Todas las pantallas de búsqueda en myCGS tienen el MBI preseleccionado o tienen únicamente el MBI.

Hay raras ocasiones en las cuales usted aún necesita usar el HICN (Health Insurance Claim Number) en myCGS. Para cualquier pantalla que permita el uso del MBI o el HICN, el valor preseleccionado en el espacio de ID de Medicare, es el MBI. Si necesita buscar usando el HICN, ingrese el HICN en el espacio “Medicare ID” y seleccione el botón HICN.

Opciones BloqueadasEl Aprobador Designado de su Organización (Designated Approver) tiene la capacidad de otorgar o retirar permisos específicos de su perfil de usuario. Estos permisos controlan cuales aplicaciones usted puede y no puede usar en myCGS.

Si uno de sus menús funcionales muestra el ícono de un candado cerrado, significa que usted no tiene permiso para usar esa función y no podrá tener acceso al menú.

NOTA: Si usted es un usuario CHBA, sus autorizaciones han sido establecidas por el proveedor de DMEPOS en el acuerdo de autorización del CEDI.

Si usted necesita tener acceso a un menú que actualmente está bloqueado, contacte a su Aprobador Designado y solicite el acceso.

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Información del Beneficiario

Generalidades de la Información del Beneficiario Hay tres menús principales bajo la opción de Información del Beneficiario: Elegibilidad, SNF/Hospital e Información del CBA. Desde el menú de información del beneficiario “Beneficiary Information” seleccione la opción que desea usar.

El menú de la Información del Beneficiario le da acceso a una variedad de información acerca de los Beneficiarios de Medicare, incluyendo:

• Fecha de efectividad y de terminación de la Parte A y de la Parte B

• Deducible pendiente del presente año

• Deducible pendiente del año anterior

• La Jurisdicción del DME MAC en la cual el Beneficiario reside

• Información del Plan Advantage de Medicare (MAP)

• Registro de Medicare como Pagador Secundario (MSP)

• Registros de Hospicio

• Episodios de Cuidado en Casa (Home Health)

• Estadías en el Hospital o en una Institución de Enfermería Especializada (SNF)

• Información acerca del Area del Competitive Bidding o CBA

Elegibilidad La pantalla de Elegibilidad “Eligibility” le da acceso a los registros básicos de la elegibilidad del Beneficiario, incluyendo fechas de efectividad de Medicare Parte A y Parte B, deducible actual y del año anterior, fecha de fallecimiento (si aplica) y la Jurisdicción del DME MAC en la cual el Beneficiario actualmente reside.

Adicionalmente la pantalla de elegibilidad le dará detalles de cualquier Plan Advantage de Medicare (MAP), Medicare como Pagador Secundario (MSP), Hospicio (Hospice) y Episodios de Cuidado en Casa (Home Health Episode) cuando aplique.

La pantalla “Eligibility” al igual que todas las demás pantallas de myCGS, muestra automáticamente su NPI y PTAN, por lo tanto usted no deberá ingresar esta información manualmente. Si usted tiene más de un NPI/PTAN y necesita usar un NPI/PTAN diferente del que esta seleccionado en ese momento, cambie su NPI/PTAN siguiendo las instrucciones de la sección Cambio de NPI/PTAN de este manual.

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Para buscar la elegibilidad del Beneficiario, ingrese la siguiente información en la pantalla y presione el botón SUBMIT:

• ID de Medicare (únicamente el MBI)

• Primeras seis letras del apellido del Beneficiario (Last Name)

• Primera letra del nombre del Beneficiario (First Name)

• Los seis dígitos de la fecha de nacimiento del Beneficiario (Date of Birth) NOTA: Cuando usted ingresa la fecha de nacimiento del beneficiario, el sistema automáticamente agrega las diagonales, solo necesita ingresar los seis dígitos de la fecha de nacimiento. Esto funciona para todas las casillas que lleven fecha en myCGS.

• Fecha de servicio

NOTA: La fecha de servicio automáticamente va a ser la fecha de hoy. myCGS busca la información de la elegibilidad dentro de un periodo de 16 meses -un año antes y cuatro meses después- de la fecha de servicio ingresada. Usted puede cambiar esta fecha para buscar la información del histórico de la elegibilidad. La fecha máxima de servicio que usted puede ingresar, es tres años antes de la fecha de hoy (lo que le da la información de la elegibilidad de los últimos cuatro años).

Ejemplo: Usted ingresa la fecha de servicio 06/01/2019, myCGS le dará la información de la elegibilidad que sea válida desde el 06/01/2018 hasta el 10/01/2019.

Después de presionar el botón SUBMIT myCGS le mostrará la información básica de la elegibilidad, incluyendo fechas de efectividad de la Parte A y B, deducible, fecha de fallecimiento (si aplica) y Jurisdicción del DME MAC en la que vive el Beneficiario. Adicionalmente myCGS le mostrará indicadores para otro tipo de información disponible en archivo, incluyendo Plan Advantage de Medicare (MAP), Medicare como Pagador Secundario (MSP), Registro de Hospicio y de Episodios de Cuidado en Casa (Home Health). La información que obtendrá incluirá cualquier información acerca de la elegibilidad válida encontrada dentro del plazo de un año antes y cuatro meses después de la fecha de servicio ingresada.

Para obtener detalles de esos registros revise las secciones que encontrará mas adelante.

La imagen a continuación muestra los resultados de la elegibilidad de un beneficiario que no tiene en archivo información de MAP, MSP, Hospicio o HHE.

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Adicionalmente, podrá revisar si el Beneficiario presenta facturación por parte de una SNF o una estadía en el Hospital para una fecha de servicio en especial. Para esto deberá hacer click sobre la opción del menú SNF/Hospital. Refiérase a la sección SNF/Hospital a continuación para mas información.

Planes Advantage de Medicare (MAP)El Plan Advantage de Medicare (MAP) es una alternativa al Plan de Medicare de “Fee For Service.” La opción de la Elegibilidad en myCGS le permite determinar si un Beneficiario está inscrito en un MAP. Para encontrar la información del MAP, busque la elegibilidad del Beneficiario, de la forma como se describe en la sección de Elegibilidad “Eligibility” incluida mas arriba.

Cuando myCGs encuentra una inscripción a un MAP, la siguiente información aparecerá en la pantalla de información del MAP:

• Nombre del plan

• Dirección del plan

• Numero de teléfono del plan

• Numero de identificación del plan

• Número de identificación del paquete de beneficios del plan*

• Nombre del paquete de beneficios del plan*

• Fecha de inscripción al plan

• Fecha de terminación de la afiliación con el plan

• Tipo de plan

* Para encontrar los detalles acerca del número/nombre del paquete de beneficios del plan, revise la página de internet de CMS “MAP Monthly Enrollment by Plan” en https://www.cms.gov/Research-Statistics-Data-and-Systems/Statistics-Trends-and-Reports/MCRAdvPartDEnrolData/Monthly-Enrollment-by-Plan.html

La siguiente imagen muestra un ejemplo de un Beneficiario inscrito a un MAP:

https://www.cms.gov/Research-Statistics-Data-and-Systems/Statistics-Trends-and-Reports/MCRAdvPartDEnrolData/Monthly-Enrollment-by-Plan.html



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Medicare como Pagador Secundario (MSP)El término de Medicare como Pagador Secundario (MSP) se refiere a las situaciones en las cuales el Beneficiario tiene otra forma de seguro, la cual pagaría la reclamación antes de Medicare. Cuando un Beneficiario tiene un plan MSP, usted puede necesitar enviar la reclamación al seguro primario antes de enviar la reclamación a CGS.

La pantalla de la Elegibilidad en myCGS Eligibility, le permite determinar si el Beneficiario tiene un plan de MSP. Para encontrar la información del MSP, busque la elegibilidad del Beneficiario como se describe en la sección de Eligibility incluida mas arriba.

Cuando myCGS encuentra un resultado de un MSP, la siguiente información aparecerá en la pantalla de MSP:

• Nombre del plan

• Tipo de MSP

• Código de diagnóstico relacionado

• Número de póliza

• Fecha de efectividad

• Fecha de terminación

• Dirección del plan

NOTA: Es posible que un Beneficiario tenga múltiples planes de MSP. Asegúrese de poner atención a las fechas de efectividad y terminación de la cobertura de los planes que aparezcan en la lista.

HospicioCuando un Beneficiario está inscrito en la cobertura de Hospicio Hospice, todas las reclamaciones de DMEPOS relacionadas con el servicio, deberán ser facturadas a través del Hospicio y no del DME MAC.

La pantalla de la Elegibilidad en myCGS le permite determinar si el Beneficiario está inscrito en un Hospicio. Para buscar la información del Hospicio, busque la elegibilidad del Beneficiario como se describe en la sección de Eligibility incluida mas arriba.

Cuando myCGS encuentra una inscripción a Hospicio, la siguiente información aparecerá en la opción secundaria de Hospicio:

• Fecha de Inicio • Fecha de Terminación • NPI del Hospicio

NOTA: myCGS le mostrará todos los episodios de hospicio que aparezcan en los regisrtros del beneficiario durante un periodo de 16 meses (un año antes y cuatro meses después de la fecha de servicio enviada en su solicitud).

Usted puede usar el NPI para encontrar el nombre y la información de contacto, visitando el Registro de NPI.

Episodio de Cuidado en Casa (HHE)Cuando un Beneficiario está bajo un Plan de Cuidado en Casa, el pago por ciertos artículos es hecho a través de la Agencia de Cuidado en Casa que está a cargo del plan de cuidado en el hogar. La opción del la Elegibilidad del Beneficiario en myCGS le permite determinar si al Beneficiario se le está facturando por un Episodio de Cuidado en Casa (HHE).

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Para buscar la información del HHE, busque la elegibilidad del Beneficiario como se describe en la sección de “Elegibilidad” incluida arriba.

Cuando myCGS encuentra un Episodio de Cuidado en Casa, la siguiente información aparecerá en la pantalla de información de HHE:

• Fecha de Inicio • Fecha de Terminación • NPI de la Agencia de Cuidado en Casa

Usted puede usar el NPI para encontrar el nombre y la información de contacto de la Agencia de Cuidado en Casa, visitando el Registro de NPI en https://nppes.cms.hhs.gov/NPPES/NPIRegistryHome.do.

SNF/HospitalCuando un Beneficiario está inscrito en una institución de Cuidado de Enfermería Especializado (SNF) cubierta por Parte A o ingresado en un Hospital, la mayoría de las Reclamaciones no son pagadas por el DME MAC. El menú de información del Beneficiario de myCGS le permite determinar si el Beneficiario está inscrito en una SNF o en el Hospital durante una fecha de servicio específica. Para encontrar la información de SNF/Hospital, busque la elegibilidad del Beneficiario como se describe en la sección de Elegibilidad incluida arriba. Una vez obtenga los resultados de la elegibilidad, seleccione la opción SNF/Hospital del menú.

Una vez usted ha navegado en la pantalla de SNF/Hospital, ingrese la fecha de servicio acerca de la cual usted desea información de la estadía de Parte A y presione el botón de SUBMIT.

SUGERENCIA: Si la única información de la elegibilidad que necesita, es la referente al SNF o al Hospital, puede ir directamente a la pantalla de SNF/Hospital, sin correr la elegibilidad completa. En este caso usted deberá ingresar toda la información apropiada del Beneficiario (MBI, Apellido, Nombre y Fecha de Nacimiento), junto con la fecha de servicio que usted necesite revisar.

Cuando myCGS encuentra una estadía en una SNF o en un Hospital, la siguiente información aparecerá en la pantalla de información del SNF/Hospital:

• Fecha de Inicio

• Fecha de Terminación

• Tipo de Institución

• Estatus del Paciente

• Fecha de Admisión

• Fecha en la que fue dado de alta

• NPI de la Institución

Usted puede usar el NPI para encontrar el nombre y la información de contacto de la SNF/Hospital, visitando el Registro de NPI en https://nppes.cms.hhs.gov/NPPES/NPIRegistryHome.do.

https://nppes.cms.hhs.gov/NPPES/NPIRegistryHome.do




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Información del CBALa pantalla de información del CBA le permite determinar fácilmente si el Beneficiario vive en un área del Competitive Bidding o CBA. Después de ir a la pantalla de información del CBA, simplemente ingrese el código postal “zip code” en el cual reside el Beneficiario y presione el botón SUBMIT. Si el código postal está incluido dentro de un CBA, myCGS mostrará la información específica acerca del CBA, incluyendo el número del CBA y las fechas de efectividad.

Reclamaciones

Generalidades de las ReclamacionesEl menú de reclamaciones le da acceso a una variedad de información acerca de las reclamaciones que usted haya enviado a la Jurisdicción B o C, incluyendo:

• Estatus de la reclamación

• Explicación de las reclamaciones denegadas/reducidas

• Revisión y envío de respuestas de las Solicitudes de Documentación Adicional (Additional Documentaton Request) o ADR.

• Información acerca de las reclamaciones pendientes

• Opción para ver/ordenar un duplicado de la RA (Notificación de la Remesa) y ver un resumen de la RA.

Dentro del menú de reclamaciones hay cuatro menús de opciones principales: Estatus de las Reclamaciones (CLaim Status), ADR, Reclamaciones Pendientes (Pending Claims) y Ordenar Notificación de la Remesa (Order RA). Para ver y/o responder a una carta ADR, vaya a la pantalla de ADR. Para encontrar el número total de Reclamaciones pendientes para su NPI/PTAN, vaya a la pantalla de “Pending Claims.” Si usted necesita ordenar una copia de la Notificación de la Remesa (RA) o ver un resumen de la Notificación de la Remesa, vaya a la pantalla “Order RA” (tenga en cuenta que usted puede también ordenar el duplicado de la Notificación de la Remesa después de realizar la búsqueda del estatus de la reclamación).

Todas las pantallas dentro del menú de Reclamaciones automáticamente muestran su NPI y PTAN, por lo tanto usted no necesita ingresar manualmente esta información. Si usted tiene más de un NPI/PTAN y necesita usar uno diferente al que tiene seleccionado en ese momento, siga las instrucciones de la sección Cambio de NPI/PTAN de este manual.

Estatus de las ReclamacionesLa pantalla del Estatus de las Reclamaciones “Claim Status” le permite encontrar el estatus de cualquier reclamación enviada a la Jurisdicción B o C (dependiendo de la Jurisdicción que usted haya seleccionado). Dentro de la pantalla de Estatus de la Reclamación, usted

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puede encontrar información detallada acera de sus reclamaciones individuales, incluyendo explicaciones de la denegación de la reclamación. Para tener acceso a la opción de Estatus de las Reclamaciones, seleccione la opción Claim Status en el menú de Reclamaciones.

Búsqueda de Reclamaciones y Explicaciones

Para buscar el estatus de una reclamación, ingrese la siguiente información en Claim Status: • ID de Medicare

(Medicare ID)

• Apellido del Beneficiario (Last Name)

• Nombre del Beneficiario (First Name)

• Fecha de inicio del servicio (Date of Service From)

• Fecha de finalización del servicio (Date of Service To). Opcional

NOTA: Cuando ingrese la fecha de servicio, myCGS automáticamente agregará las líneas diagonales, usted solamente necesita ingresar los seis dígitos de la fecha de servicio. Esto funciona para todos los campos que requieran el ingreso de una fecha en myCGS.

Su NPI/PTAN se auto completará, basándose en el NPI/PTAN que usted tenga seleccionado en su perfil. La búsqueda de resultados, se limitará a mostrar solamente la historia de las Reclamaciones del NPI/PTAN que aparezca en los criterios de búsqueda. Si necesita usar un NPI/PTAN diferente al que actualmente tiene seleccionado, siga las instrucciones de la sección “Cambo de NPI/PTAN” de este manual.

Tenga en cuenta que ingresar la información en la casilla “fecha de finalización del servicio” (Date of Service To) es opcional. Si usted está buscando solamente por una fecha especifica de servicio, deje este espacio en blanco. Si usted desea ver todas las Reclamaciones que se han enviado por este Beneficiario durante cierto periodo de tiempo, entonces debe llenar este espacio para definir el rango de su búsqueda.

Después de ingresar la información de la reclamación, haga click en SUBMIT.

Resumen del Estatus de las Reclamaciones

Después de seleccionar el botón SUBMIT, myCGS mostrará la información encontrada para ese criterio de búsqueda. La siguiente información aparecerá en la pantalla:

• Numero de Control de la Reclamación o CCN (Claim Control Number)

• Fecha de envío (Remit date)

• Deducible aplicado o DED (Deductible Applied)

• Cantidad pagada (Paid Amount)

• Estatus (Status)

• Lugar de servicio (Place of Service)

• Códigos HCPCS

• Fecha de inicio (From Date)

• Fecha de terminación (To Date)

• Número de servicios (Number of Services)

• Cantidad enviada (Submitted Amount)

• Cantidad autorizada (Allowed Amount)

• Explicación de la reclamación cuando aplica (Claim Explanation)

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La pantalla de estatus de la reclamación (Claim Status) de myCGS, además de la información anterior acerca de la reclamación, incluye varios botones de acción para las reclamaciones, que le permiten realizar tareas adicionales. Revise la sección “Acciones con las Reclamaciones” mas abajo.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de la Pantalla del Resumen del Estatus de las Reclamaciones:

Acciones con las Reclamaciones

En la pantalla del resumen del estatus de la reclamación “Claim Status Summary” hay varios botones de acciones con las reclamaciones que le permiten realizar tareas específicas asociadas con la reclamación. Hay cinco botones de acción en la pantalla del estatus de la reclamación “Claim Status Summary”:

• Corrección de Reclamaciones “Claim Correction” – Solicite una corrección simple de la reclamación

• Redeterminaciones “Redeterminations” - Envíe un formulario de solicitud de redeterminación para la reclamación

• Reaperturas “Reopenings” – Envíe un formulario de solicitud de reapertura para la reclamación

• Ordene una Notificación de la Remesa “Order RA” – ordene un duplicado de la notificación de la remesa para la reclamación

• ADR – Revise para ver si se ha enviado una carta ADR por esa reclamación

Si necesita hacer una corrección simple en una reclamación que ya ha sido completada, puede hacerlo usando el botón “Claim Correction’. Revise la sección “Corrección de reclamaciones” de este manual para obtener las instrucciones acerca de cómo usar la opción de corrección de la reclamación.

Para enviar las Solicitudes de Redeterminaciones o de Reaperturas desde la pantalla del estatus de las reclamaciones, puede hacerlo usando el botón “Redeterminations” para Redeterminaciones o “Reopenings” para Reaperturas (lo que sea apropiado). Revise las secciones Formulario para Enviar Redeterminaciones o Formulario para Enviar Reaperturas para instrucciones.

Si desea ordenar un duplicado de la Notificación de la Remesa o RA (Remittance Advice), presione el botón “Order RA.” La copia de la RA se imprimirá y enviará por correo a la dirección postal que está en su expediente. También puede ordenar una copia de la RA desde la pantalla “Order RA,” revise la sección Ordenar RA de este manual para instrucciones.

Para revisar si se ha enviado una carta de solicitud de documentación adicional o ADR para esta reclamación, presione le botón ADR. Si una ADR fue enviada aparecerá una ventana con los detalles de la ADR, en la cual usted podrá ver la carta de ADR en si misma y responder a la

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carta ADR si la reclamación aún está pendiente. Revise la sección ADR mas adelante para los detalles y las instrucciones acerca de como usar la pantalla de “ADR Detail” y como responder a una ADR en myCGS.

NOTA: Si usted es un usuario final, sus permisos para usar las opciones de corrección de reclamaciones, redeterminaciones, reaperturas y ADR no están activas. Su Aprobador Designado debe darle el permiso para usar esas opciones.

Cuando envíe solicitudes de redeterminación o reaperturas a través de la pantalla de “Claim Status,” necesitará seleccionar la línea o líneas específicas de la reclamación que usted desea incluir en su solicitud. Para hacerlo, primero presione el botón de redeterminaciones “Redeterminations” o de reaperturas “Reopenings” (lo que sea apropiado) y entonces seleccione la línea o líneas apropiadas usando “select” para marcar las casillas como se muestra en la imagen a continuación.

Explicaciones de las Reclamaciones

Si una Reclamación que usted ha enviado ha sido denegada o pagada con una cantidad menor a la enviada, myCGS le provee una explicación para ayudarle a entender la situación. Haga click sobre el botón View en la columna de explicación “Explanation” con el fin de ver la explicación de la Reclamación. Una nueva ventana aparecerá mostrando la explicación, como se observa en la imagen a continuación. Presione el botón OK para cerrar este mensaje.

Detalles Adicionales de las Reclamaciones

Usted puede obtener mas detalle de la reclamación seleccionada, usando el enlace para el CCN en la reclamación. Después de hacer click sobre el CCN, aparecerá una ventana con el detalle de la reclamación. La siguiente información detallada estará disponible:


• Fecha en la que se completó (Completed date)

• Cantidad pagada al proveedor (Provider Paid Amount)

• Explicación del código de denegación si aplica (Denial Code Explanation)

• Fecha de envío de la ADR (si aplica)

• Fecha de denegación de la ADR (si aplica)

• Fecha de recibido de la respuesta de la ADR (si aplica)

• NPI del Médico que ordena/refiere

• Nombre del Médico que ordena/refiere

• Códigos GR/REAS, Remark Codes y sus cantidades correspondientes

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La siguiente imagen muestra un ejemplo de la ventana con la Información Detallada del Estatus de la Reclamación:

Para regresar a la pantalla del Resumen de las Reclamaciones, presione el botón “EXIT.”

ADRCuando el DME MAC necesita información adicional para procesar correctamente una reclamación, enviamos una carta llamada Solicitud de Documentación Adicional o ADR (Additional Documentation Request). Si usted recibe una carta de ADR, debe responderla dentro del plazo de tiempo indicado para que su reclamación sea procesada correctamente y evitar una denegación. myCGS le permite revisar el estatus de la ADR, ver las cartas ADR y enviar su respuesta directamente a través del portal.

La pantalla ADR de myCGS le permite tener acceso a todas sus necesidades relacionadas con una ADR. Desde la pantalla ADR, a la cual puede tener acceso a través de la opción ADR del menú de Reclamaciones o “Claims”; usted puede:

• Encontrar todo lo relacionado con sus casos de ADR abiertos y/o cerrados

• Revisar el estatus de sus casos ADR

• Ver los detalles de sus reclamaciones ADR

• Ver la copia de la carta ADR que le fue enviada por correo

• Enviar su respuesta a la ADR

• Ver un resumen de cualquier educación que le haya sido brindada por parte de CGS

Las secciones a continuación revisan cada pantalla y función del ADR por separado. Para tener una “Referencia Rápida” acerca de como responder una ADR en myCGS, revise la sección “Referencia Rápida de la Respuesta de la ADR.”

Selección de la ADR

La pantalla de selección de la ADR o “ADR Select” le permite buscar las ADR dentro de un plazo de tres meses. Puede buscar casos abiertos, casos cerrados o ambos. La búsqueda le dará resultados basados en la fecha en la cual la ADR fue generada (no la fecha de servicio de la reclamación).

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Para buscar las ADR, ingrese los siguientes datos en la pantalla ADR:

• Rango de fecha de la ADR, desde y hasta (ADR Letter Date Range) NOTA: El intervalo de fecha máximo es de tres meses. Solamente están disponibles las ADR del año anterior. Los intentos de búsqueda por un intervalo mayor de tres meses o por fechas anteriores a un año contado a partir de la fecha de hoy, darán como resultado un error. También tenga en cuenta que las cartas ADR anteriores a Octubre 8 del 2018 no están disponibles para ser vistas en myCGS.

• Opción de búsqueda- Solamente abiertas (open only), solamente cerradas (closed only) o abiertas y cerradas (both open and closed).

Su NPI y PTAN se llenará automáticamente con base en el NPI/PTAN que usted haya seleccionado en su perfil. Los resultados de la búsqueda se limitarán solamente a mostrar la historia de las reclamaciones para el NPI/PTAN que aparece en los criterios de búsqueda. Si necesita usar un NPI/PTAN diferente al que está seleccionado en ese momento, siga las instrucciones de la sección Cambio de NPI/PTAN de este manual.

Después de ingresar la información de búsqueda de ADR, presione el botón “SUBMIT.”

La pantalla de resumen de la ADR aparecerá y mostrará cualquier ADR que cumpla con su criterio de búsqueda. En la pantalla de resumen de la ADR o “ADR Summary,” usted encontrará:

• CCN- El número de control de la reclamación (Claim Control Number) asociado con la ADR, presione el CCN para ver la pantalla de detalle de la ADR

• Carta ADR- El número de la carta ADR, presione el número de la carta ADR o “ADR letter number” para ver una copia de la carta

• Fecha de la carta- La fecha o “letter date” en la cual la carta ADR fue generada por CGS

• Método de entrega de la carta- El método a través del cual se le envió la carta o “letter delivery method,” (ej. correo)

• Lugar de entrega de la carta- El lugar al cual la carta ADR fue enviada o “letter delivery location”

• Estatus- El estatus actual o “status” de la carta ADR y de la reclamación, hay tres estatus posibles:

- Cerrado o “Closed”: La ADR se ha completado, presione el enlace del estatus cerrado para ver la pantalla de detalles de la ADR

- Responder o “Respond” : La reclamación está esperando por respuesta de la ADR, presione el enlace de respuesta para responder la ADR en myCGS

- Recibido o “Received”: La respuesta a la ADR se ha recibido y está actualmente pendiente. Procesar la reclamación una vez que se ha recibido la respuesta de la ADR, puede tomar hasta 30 días

Para ver un resumen de la educación que le ha sido brindada por parte de nuestro Departamento de Revisión Médica (Medical Review Department), seleccione el botón de

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resumen de educación o “Educational Summary” al final de los resultados de la ADR (revise la sección Resumen de la Educación a continuación).

Revisando una ADR

Para ver una copia de la carta ADR que le fue enviada por CGS, presione el número de la carta ADR o “ADR letter number” (por ejemplo “425” en la imagen anterior). Después de presionar el enlace, aparecerá una ventana mostrando los detalles de la carta. Para ver la carta en si misma, presione el ícono de descargar o “download.” La carta se abrirá en una ventana nueva.

NOTA: Las cartas generadas antes del 8 de Octubre del 2018, no están disponibles para ser vistas en myCGS.

Detalles de la ADR

Para ver los detalles de la ADR, seleccione el enlace del CCN de la reclamación que aparece en la lista de la pantalla del resumen de la ADR o “ADR Summary.” La carta ADR aparecerá. En la pantalla de los detalles de la ADR o “ADR Detail” aparecerá la siguiente información:

• Documentación recibida por CGS o “Documentation Received by CGS” – La fecha en la cual CGS recibió la respuesta de la ADR (si aplica), tenga en cuenta que puede que esta fecha no concuerde exactamente con la fecha de recibido o “ADR Response Receipt Date” que aparece en la pantalla del estatus de la reclamación o “Claim Status,” debido a que esas fechas se toman de sistemas diferentes.

• Fecha en la cual una nueva ADR fue enviada o “Date New ADR Letter Sent” – Fecha en la cual se envió una nueva ADR (si aplica)

• Revisión de los códigos del resultado o “Review Result Codes” – Seleccione “Review Results/DEN Codes” para ver la explicación de la razón por la cual la reclamación fue denegada (si aplica)

• Fecha en la que se completó la revisión o “Date Review Completed” – La fecha en la cual la revisión de la reclamación se completó

• Fecha en la cual se completó la reclamación o “Claim Completed” – La fecha en la cual se completó la reclamación

• Estatus de la solicitud de apelación o “Appeal Request Status” – Estatus de cualquier solicitud de reapertura o redeterminación relacionada (si aplica)

• Cartas ADR o “ADR Letters” – El número de la carta ADR. Presione el número de la ADR para ver una copia de la carta ADR

• Acciones o “Actions” – Presione el botón ADR para ver los detalles del estatus de la reclamación en cuestión, presione el botón de responder o “Respond” (si está presente) para responder a una ADR abierta

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Respondiendo a una ADR

Para responder a una ADR en myCGS, presione el botón “Respond” en la pantalla de los detalles de la ADR o “ADR Detail” o en la pantalla de resumen de la ADR o “ADR Summary.” Aparecerá una ventana que le preguntará si desea enviar documentación para la ADR. Presione “si” o “YES” para continuar.

Verá entonces la pantalla de envío de la respuesta de la ADR o “ADR Submission,” la cual enumera detalles acerca de la reclamación y le permite subir información. Revise la pantalla para asegurarse de que responde a la reclamación correcta y entonces use el botón de subir información o “upload” para adjuntar su documentación.

Después de presionar el botón “Upload,” se abrirá una ventana de navegación que le permitirá seleccionar los archivos que usted desee enviar a CGS.

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NOTA: El límite máximo del tamaño por cada archivo que vaya a subir es de 50 MB. Puede adjuntarse un máximo de 15 archivos por cada envío. Solamente los siguientes tipos de archivo se pueden enviar en myCGS:

• PDF • TIFF • DOC • DOCX • RTF

Después de seleccionar sus documentos, myCGS hará una lista de los documentos bajo el botón “Upload” en la pantalla de “ADR Submission.” Verifique que todos los archivos apropiados hayan sido seleccionados y presione el botón “Submit” para enviar su respuesta.

Aparecerá un mensaje preguntándole si ha adjuntado toda la documentación. Si ya está listo para enviar, presione “si” o “YES.” Si necesita adjuntar mas documentos o desea cancelar su respuesta, presione “NO.”

Después de presionar “si” o “YES” myCGS subirá sus documentos dentro del sistema interno de procesamiento. Recibirá un mensaje diciéndole que todos los archivos han sido enviados exitosamente, con la fecha y la hora de envío. Tenga en cuenta que la hora de corte diario para las respuestas de ADR es a las 4:00 pm Central Time- cualquier respuesta enviada después de las 4:00 pm Central Time, es considerada como recibida el siguiente día laborable.

Después de que ha enviado su respuesta, puede verificar su transmisión en la pantalla de detalles de ADR o “ADR Detail” en la casilla de la documentación recibida por CGS o “Documentation Received by CGS.” Tenga en cuenta que esta casilla no se actualiza inmediatamente después de transmitida la documentación, debido a que esta solicitud debe ser procesada en nuestros sistemas internos antes de que la documentación recibida sea actualizada.

Resumen de la Educación

La pantalla de resumen de la educación o “Education Summary” le provee detalles y copias de la educación que CGS le ha brindado ya sea por carta o por teléfono. Para ver su resumen de educación, realice una búsqueda de la ADR como se indicó anteriormente y presione el botón de resumen de la educación o “Educational Summary” en la pantalla del resumen de

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la ADR o “ADR Summary.” La pantalla del resumen de la educación aparecerá y le mostrará cualquier educación brindada durante el periodo de tiempo de su búsqueda. Tenga en cuenta que los documentos del resumen de educación con fecha anterior a Marzo 1 del 2019 no están disponibles para ser vistos en myCGS.

La pantalla “Education Summary” le da la siguiente información:

• Fecha de la educación o “Education Date”- la fecha en la cual se brindó la educación

• Tipo de Educación o “Education Type”- El tipo de educación, por carta o teléfono; presione el enlace de la carta o “Letter” o de la teleconferencia o “Teleconference” (abre en una nueva ventana/opción)

• Código HCPCS o “HCPCS Code”- El código HCPCS específico que fue discutido en la educación (si aplica)

Con el fin de ver la educación brindada en PDF, presione el enlace que se encuentra bajo el tipo de educación o “Education Type” por carta o teleconferencia. Aparecerá una ventana- presione el ícono de descargar o “Download” para ver una copia de la educación.

Referencia Rápida de la Respuesta de la ADR

A continuación están las instrucciones paso a paso para enviar una respuesta a la ADR. Puede enviar su respuesta a través de la pantalla del estatus de la reclamación o “Claim Status” o de la pantalla de ADR en myCGS.

Desde la pantalla de ADR

Siga estos pasos para enviar la respuesta a la carta ADR usando la pantalla de ADR en myCGS:

1. Vaya a la pantalla de ADR y realice una búsqueda de los casos abiertos basada en la fecha de la carta ADR (puede buscar dentro de un periodo de tres meses)

2. Desde la pantalla de resumen de la ADR o “ADR Summary” presione el enlace “Respond” que aparece en la columna “Status” del CCN en cuestión

NOTA: Si desea ver los detalles de la ADR antes de enviar su respuesta, puede hacer click en el enlace del CCN de la ADR desde la pantalla del resumen de ADR o “ADR Summary.” Esto abrirá la pantalla de los detalles de la ADR o “ADR Detail.” Puede entonces enviar su respuesta desde la pantalla de los detalles de la ADR o “ADR Detail” presionando el botón “Respond.”

3. Aparecerá una ventana que le preguntará si desea enviar documentación. Seleccione “si” o “YES”

4. Aparecerá la ventana de enviar la ADR. Presione el botón “Upload” para seleccionar sus archivos. Navegue hasta donde se encuentran sus documentos archivados y seleccione toda la documentación deseada. Una vez que usted haya hecho toda la selección de sus archivos, presione el botón “Submit”

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5. Aparecerá una ventana preguntándole si ha subido todos sus documentos. Si usted ha seleccionado todos los archivos deseados, seleccione “si” o “YES” para enviar su solicitud. Si olvidó incluir un archivo, seleccione “NO” y suba el resto de sus archivos

6. myCGS tomará toda su documentación dentro del sistema de procesamiento interno. Una vez que hayan terminado de subir, recibirá un mensaje comunicándole que los archivos han sido enviados exitosamente. Tenga en cuenta que puede tomar hasta 30 días para que su solicitud sea procesada por CGS.

Desde la pantalla del estatus de las reclamaciones o “Claim Status”

Si usted sabe las especificaciones de la reclamación en cuestión, puede enviar la respuesta de la ADR desde la pantalla del estatus de las reclamaciones o “Claim Status.” Siga los siguientes pasos:

1. Vaya a la pantalla de estatus de las reclamaciones o “Claim Status” y realice una búsqueda de la reclamación en cuestión

2. En la pantalla de resumen del estatus de las reclamaciones o “Claim Status Summary” presione el botón “ADR.” La pantalla de detalles de la ADR o “ADR Detail” aparecerá (si se envió una carta de ADR)

3. En la pantalla de detalles de la ADR o “ADR Detail,” seleccione el botón “Respond” (tenga en cuenta que el botón “Respond” estará presente solamente si la reclamación aún está abierta

4. Aparecerá una ventana que le preguntará si quiere enviar documentación. Seleccione “si” o “YES”

5. Aparecerá la ventana de envío de ADR. Presione el botón “Upload” para seleccionar sus archivos. Navegue hasta donde se encuentran sus documentos archivados y seleccione toda la documentación deseada. Una vez que usted haya hecho toda la selección de sus archivos, presione el botón “Submit”

6. Aparecerá una ventana preguntándole si ha subido todos sus documentos. Si usted ha seleccionado todos los archivos deseados, seleccione “si” o “YES” para enviar su solicitud. Si olvidó incluir un archivo, seleccione “NO” y suba el resto de sus archivos

7. myCGS tomará toda su documentación dentro del sistema de procesamiento interno. Una vez que hayan terminado de subir, recibirá un mensaje comunicándole que los archivos han sido enviados exitosamente. Tenga en cuenta que puede tomar hasta 30 días para que su solicitud sea procesada por CGS

Reclamaciones PendientesLa pantalla de Reclamaciones Pendientes (Pending Claims), le permite ver la información acerca del número de Reclamaciones que usted tiene pendientes bien sea en la Plataforma de Pago (Payment Floor) o en el Archivo Común de Trabajo CWF (Common Working File) o en proceso. Para tener acceso a las Reclamaciones pendientes, seleccione la opción Pending Claims del menú de Claims.

Su NPI y su PTAN serán llenados automáticamente basándose en el NPI/PTAN que usted haya seleccionado en su perfil. Si usted necesita usar un NPI/PTAN diferente al que ha seleccionado actualmente, cámbielo siguiendo las instrucciones de la sección “Cambio de NPI/PTAN” de este manual.

Para buscar la información de las Reclamaciones pendientes, presione el botón SUBMIT, myCGS entonces le mostrará tres tipos de información acerca de las Reclamaciones pendientes, como se describe a continuación.

Reclamaciones Pendientes en la Plataforma de Pago

Cuando se envía una reclamación a Medicare, debe esperarse un cierto periodo de tiempo antes de que el pago sea liberado. Cuando una reclamación ha sido aprobada pero no ha alcanzado aún el mínimo tiempo de espera, está en la plataforma de pago. Cuando busque

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la información de las Reclamaciones pendientes, myCGS mostrará el número de Reclamaciones que actualmente están en la plataforma de pago, así como la cantidad en dólares enviada y la cantidad proyectada para pago por esas Reclamaciones. Tenga en cuenta que la cantidad proyectada para pago puede diferir de cantidad en el cheque/pago de Medicare que usted recibirá.

Reclamaciones Pendientes en el CWF

Cuando una reclamación ha sido aprobada para pago por CGS, esta debe ir al Archivo Común de Trabajo (CWF) para la aprobación final. Las Reclamaciones que están pendientes en el CWF, están un paso más cerca de ser completadas, pero aún no han sido aprobadas.

La información de las Reclamaciones pendientes en myCGS le da el número total de Reclamaciones y la cantidad total en dólares enviada que está pendiente en el CWF.

Otras Reclamaciones Pendientes en Proceso

Antes de que CGS tome una decisión sobre una reclamación, su reclamación se considera que esta pendiente y en proceso. La información de Reclamaciones Pendientes de myCGS le permite ver el número total de Reclamaciones y la cantidad en dólares enviada y que ha sido recibida por CGS, sobre la cual aún no se ha tomado una determinación de pago.

Ordenar RA La pantalla para ordenar la RA le permite ver una copia del duplicado de la Notificación de la Remesa (RA). También puede ver un resumen detallado de la RA u ordenar una copia de la RA, la cual será enviada por correo.

Para ver/ordenar el resumen de la RA u ordenar un duplicado, siga estos pasos:

• En el menú de “Claims” y seleccione la opción Order RA.

• Su NPI y su PTAN aparecerán automáticamente, de acuerdo con la información que usted haya seleccionado en su perfil. Si usted necesita usar un NPI/PTAN diferente al que ha seleccionado actualmente, cámbielo siguiendo las instrucciones de la sección “Cambio de NPI/PTAN” de este manual.

• En el espacio llamado “Remittance Advice Date From” escriba la fecha de la RA que usted desee ver/ordenar y presione el botón de SUBMIT.

Aparecerá un resumen general de su RA, mostrándole la cantidad pagada al proveedor, la cantidad del cheque y la cantidad deducida.

• Para ver una copia de la RA, presione el botón “View” que se encuentra en el espacio de la Notificación de la Remesa. Se abrirá una ventana que incluye un botón para descargar. Presione el botón de descargar “Download” y la RA se abrirá en una nueva ventana.

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NOTA: Las RA estarán disponibles la tarde siguiente a la fecha en la cual se generaron. Por ejemplo, si una RA es generada y tiene fecha de Octubre 7, estará disponible para verse en la tarde de Octubre 8. Solamente están disponibles en myCGS las RA generadas electrónicamente a partir de Octubre 7 y las RA generadas en papel a partir de Septiembre 10 del 2019. Para las RA anteriores, use la opción “Order RA” o “RA Details.”

• Para ordenar un duplicado de la RA por correo, presione el botón “Order RA”

• Para ver el resumen detallado de su RA, presione el botón “RA Details”

Si usted elige ver los detalles de la RA, su pantalla se expandirá para mostrar los siguientes detalles:

• Totales de la Reclamación (cantidad facturada, cantidad autorizada, deducible, coseguro, cantidad pagada al proveedor y cantidad del cheque)

• Total de las Reclamaciones asignadas

• Detalles financieros (cantidad pagada anteriormente, cantidad pagada al Beneficiario, intereses, MSP, cantidad deducida y otros ajustes)

• Deducciones (CCN, número de paciente, DCN y cantidad deducida)

• Detalles de la Reclamación (CCN, HICN o MBI, cantidad pagada, cantidad del cheque e intereses para cada reclamación individual en al RA).

Mientras mira los detalles de la RA (RA Details) usted puede también encontrar los detalles de cada Reclamación individual en la RA. Simplemente presione el botón “Claim Detail” como se muestra en la imagen a continuación y aparecerá una nueva ventana mostrándole el resumen de cada Reclamación individual.

Puede ver aún mas información acerca de la reclamación usando el enlace del CCN desde la ventana de “Claim Detail” como se muestra a continuación.

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Preparacion de Reclamaciones

Generalidades de la Preparación de Reclamaciones El menú de Preparación de Reclamaciones (Claim Preparation) le da acceso a una variedad de información que usted puede necesitar antes de enviar una Reclamación a CGS, incluyendo información acerca de quipos iguales o similares que el Beneficiario pueda tener en archivo.

Hay seis opciones principales en el menú de Preparación de Reclamaciones:

• Estatus del CMN (CMN Status) – Le permite buscar la historia de los CMN del Beneficiario

• Médico que Ordena/Refiere (Ordering/referring Physician) – Le permite determinar el estatus del NPI de un Médico

• Suministros para Diabéticos/Zapatos (Diabetic Supplies /Shoes) – Le permite buscar la historia de las reclamaciones de un Beneficiario ya sea por suministros para diabéticos o por zapatos para diabéticos

• Historia de las Reclamaciones (Claim History)– Le permite encontrar la historia anterior de las Reclamaciones de un artículo específico/Código HCPCS facturado a la Jurisdicción B o C

• Pre Autorización (Prio Auth)

- Estaus (Status) - Le permite ver el estatus de las solicitudes de preautorización

- Envío del Formulario (Form Submission) - Le permite enviar un formulario de solicitud de preautorización a través de myCGS

• ADMC - Estaus (Status) - Le permite ver el estatus de las solicitudes de ADMC

- Envío del Formulario (Form Submission) - le permite enviar un formulario de solicitud de ADMC a través de myCGS

Revise las secciones a continuación para información detallada acerca de cada una de estas opciones del menú.

Todas las pantallas dentro de la opción de “Claim Preparation” automáticamente le muestran su NPI y PTAN, por lo tanto usted no necesita ingresar manualmente esta información. Si usted tiene mas de un NPI/PTAN y necesita usar un NPI/PTAN diferente al que esta en ese momento seleccionado, siga las instrucciones de la sección cambio de NPI/PTAN de este manual.

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Estatus del CMN La pantalla del “CMN Status” le permite buscar la historia de los CMN de un Beneficiario. Es importante conocer la historia de los CMN de un Beneficiario porque puede ayudarle a evitar denegaciones de equipo igual o similar. Por ejemplo si usted necesita saber si un Beneficiario ha recibido un equipo de oxígeno anteriormente, usted puede usar la pantalla del estatus del CMN para buscar un código HCPCS del equipo de oxígeno como E1390. Si usted realiza una búsqueda del CMN para el código E1390, myCGS le mostrará cualquier CMN por equipo de oxígeno relacionado que haya sido facturado previamente a la Jurisdicción B o C (depende de que Jurisdicción haya seleccionado).

Para buscar el estatus del CMN, seleccione la opción CMN Status en el menú “Claim Preparation” e ingrese la siguiente información en la pantalla de “CMN Status:

• ID de Medicare (Medicare ID) - Unicamente el MB

• Primeras seis letras del apellido del Beneficiario (Last Name)

• Primera letra del nombre del Beneficiario (First Name)

• Fecha de nacimiento del Beneficiario (Date of Birth) en formato de seis dígitos

• HCPCS

RECOMENDACION: Usted puede hacer la búsqueda por mas de un código HCPCS al mismo tiempo, usando un asterisco (*) como calificador. Por ejemplo, usted escribe E* en el espacio del HCPCS, myCGS le mostrará los resultados para cualquier código HCPCS que comience con “E.”

Su NPI/PTAN se llenará automáticamente con base en el NPI/PTAN que usted haya seleccionado en su perfil. Si usted necesita usar un NPI/PTAN diferente al que ha seleccionado actualmente, cámbielo siguiendo las instrucciones de la sección “Cambio de NPI/PTAN” de este manual.

Después de ingresar la información, haga click en SUBMIT.

Después de presionar el botón SUBMIT, myCGS regresará al histórico del CMN encontrado para el criterio que usted ingresó, incluyendo el código HCPCS que entró y los códigos HCPCS relacionados (ej. igual o similar). La siguiente información aparecerá en la pantalla:

• HCPCS

• Tipo (inicial, revisado o recertificación) - “Type (initial, revised, or recertification)”

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• Duración - “Length”

• Fecha inicial - “Initial Date”

• Fecha de Revisión/Recertificación (si aplica) - “ Revised/Recert Date”

La imagen a continuación le muestra un ejemplo de los resultados del estatus del CMN. En este ejemplo el usuario ha buscado todos los códigos HCPCS que comienzan con E (usando “E*”).

Para obtener información acerca de un CMN seleccione el código HCPCS del CMN apropiado. Una vez haya presionado el hyperlink del HCPCS, la ventana de “CMN Detail Information” aparecerá con los siguientes detalles del CMN:

• Código HCPCS enviado - “Submitted HCPCS”

• Código HCPCS aprobado - “Approved HCPCS”

• Tipo (Inicial, revisado o recertificación) - “Type (initial, revised, or recertification)”

• Duración - “Length”

• Fecha inicial - “Initial Date”

• Fecha de Revisado/Recertificado (si aplica) - “Revised/Recert Date”

• Nombre del proveedor - “Supplier Name”

• Número de teléfono del proveedor - “Supplier Phone Number”

• Estatus - “Status”

• Meses pagos de renta* - “Rental Months Paid”

• Ultima fecha de renta - “Last Rental Date”

* Los meses pagos de renta que se muestran en myCGS hacen referencia solamente a los pagos hechos por la Jurisdicción B o C (dependiendo de la Jurisdicción que usted haya seleccionado), pero no a los pagos por otros DME MACs. Si un Beneficiario ha vivido en otra jurisdicción es posible que se hayan pagado meses adicionales de renta.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de la ventana de información del los detalles del CMN:

Para regresar a la pantalla de resumen del CMN, presione el botón “EXIT.”

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Algunas Notas Acerca de los CMN

Los CMN que aparecen en myCGS pueden ser CMN reales o CMN ficticios (dummy). Un CMN real es un CMN o DIF que ha sido completado por el médico/suplidor y enviado a la Jurisdicción C o B con la reclamación. Un CMN ficticio es un CMN creado con el propósito de hacer seguimiento de los pagos en los equipos en renta (capped rental) o de los artículos de bajo precio en compra (IRP).

Cuando a un artículo en renta se le ha extendido el periodo inicial renta de 13 meses debido a una interrupción en la facturación, aparecerá en myCGS como un CMN revisado.

Los Accesorios que sean artículos en renta o artículos en compra IRP, se mostrarán con su propio CMN dentro de myCGS para propósitos de rastreo de pagos, aún si el accesorio ha sido enumerado en el mismo CMN del equipo de base.

Estatus del Médico que Ordena/RefiereLas Reclamaciones enviadas al DME MAC, deben incluir el NPI del médico que ordena/refiere. El NPI del médico debe estar inscrito en el sistema de PECOS ( Provider Enrollment Chain and Ownership System) para que sea válido. Usted puede usar myCGS para revisar si el NPI del médico tiene una inscripción válida en PECOS.

Para buscar el estatus del médico que ordena/refiere, seleccione la opción de Ordering/Referring Physician del menú de Preparación de Reclamaciones (Claim Preparation) e ingrese la siguiente información:

• NPI del médico que ordena/refiere

• Apellido del médico, solamente las primeras seis letras (Physician Last Name)

Después de haber ingresado la información, presione el botón de SUBMIT.

myCGS le mostrará el estatus del NPI del médico que ordena/refiere de acuerdo a los criterios de búsqueda.

La imagen a continuación le mostrará la respuesta que aparece cuando un médico está inscrito en PECOS en ese momento:

Si usted necesita realizar otra búsqueda para un NPI diferente, presione el botón “Clear” y entonces escriba la información del siguiente médico.

Histórico de Suministros para Diabéticos/Zapatos La pantalla con el Histórico de los Suministros/Zapatos para Diabéticos de myCGS le permite revisar la historia de las Reclamaciones por suministros para diabéticos y zapatos. Usted puede utilizar esta información antes de facturar con el fin de determinar si el Beneficiario es elegible para suministros adicionales y zapatos. También puede usar esta función si usted ha recibido una reclamación denegada por sobre utilización y desea saber si el Beneficiario ha recibido suministros o zapatos de otro proveedor. Para tener acceso a la pantalla del Histórico de los Suministros/Zapatos para Diabéticos, seleccione la opción Diabetic Supplies/Shoes del menú de preparación de reclamaciones.

El primer paso para buscar la historia de diabético es escoger que tipo de artículos para diabéticos son los que usted necesita encontrar. Para hacerlo, seleccione la opción apropiada en el menú que se despliega hacia abajo “History Type:”

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• Testing Supplies A4253 and A4259 – Esta opción solamente busca los códigos A4253 y A4259

• Testing Supplies Other – Esta opción buscará por los códigos HCPCS de los suministros para diabéticos diferentes a A4253 y A4259

• Shoes A5500 and A5501 – Esta opción buscará solamente por los códigos HCPCS A5500 y A5501

• Shoes Other – Esta opción buscará por los códigos HCPCS para todas las plantillas para diabéticos pero no para A5500 y A5501

Después de haber seleccionado su tipo de histórico, ingrese el resto de la información de búsqueda requerida, como se detalla en las secciones a continuación.

Suministros para DiabéticosPara buscar el histórico de los suministros para diabéticos, vaya al menú de Preparación de las Reclamaciones (Claim Preparation) y seleccione Diabetic Supplies/Shoes.

Después de haber elegido el tipo de histórico adecuado “History Type” ingrese la siguiente información:

• ID de Medicare (Medicare ID) únicamente el MBI

• Primeras seis letras del apellido del Beneficiario (Last name)

• Inicial del nombre del Beneficiario (First name)

• Fecha de nacimiento del Beneficiario (Date of Birth) en formato de seis dígitos

• Fecha de servicio (Date of Service): myCGS revisará las Reclamaciones enviadas 90 días antes y 90 días después de la fecha de servicio que usted ingreso, para el A4253 y el A4259 y seis meses antes y después para los demás suministros

Después de presionar el botón de SUBMIT, myCGS le mostrará el histórico de las Reclamaciones de los suministros para diabéticos encontrado, según los criterios de búsqueda:

• Día de inicio (from date)

• Día de terminación (To Date)

• HCPCS (con modificadores)

• Unidades (Units)

• Nombre del proveedor (Provider Name)

• Numero de teléfono del proveedor (Provider Phone Number)

• Estatus: Pagado o denegado (Status: Allowed or Denied)

La siguiente Imagen le muestra un ejemplo del histórico de las reclamaciones por suministros para diabéticos, para un beneficiario que ha recibido los códigos HCPCS A4253 y A4259:

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Zapatos para Diabéticos Para buscar el histórico de los Zapatos para Diabéticos, vaya al menú de “Claim Preparation” y seleccione Diabetic Supplies/Shoes.

Después de haber elegido el tipo de histórico apropiado (History Type), ingrese la siguiente información:


• Apellido del Beneficiario (Last Name)

• Nombre del Beneficiario (First Name)

• Fecha de Nacimiento del Beneficiario (Date of Birth)

• Año Calendario (Calendar Year)*

* myCGS revisará el histórico de las reclamaciones de zapatos solamente dentro del año calendario que usted seleccionó.

La siguiente imagen le muestra un ejemplo del histórico de las Reclamaciones para un Beneficiario que recibió zapatos para diabético (A5500) en el 2018:

Después de presionar el botón de SUBMIT, myCGS le mostrará la siguiente Reclamación por zapatos para diabéticos encontrada según los criterios de búsqueda:

• Día de inicio (from date)

• Día de terminación (To Date)



• Nombre del proveedor (Provider Name)

• Numero de teléfono del proveedor (Provider Phone Number)

• Estatus: Pagado o denegado (Status: Allowed or Denied)

Histórico de Reclamaciones La pantalla del Histórico de Reclamaciones “Claim History” en myCGS le permite encontrar la historia específica de las reclamaciones por un código HCPCS para un Beneficiario. Usted puede usar esta información antes de facturar para determinar si el Beneficiario ha recibido previamente un artículo específico. Usar la búsqueda del histórico de reclamaciones le puede ayudar a evitar denegaciones por equipo igual o similar.

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RECOMENDACIÓN: Si usted está buscando la historia de igual o similar para un artículo en renta o para un artículo en compra (IRP) lo mejor es revisar el estatus del CMN antes de buscar el histórico de las reclamaciones. Usando ambas opciones en myCGS tendrá una imagen mas completa de la historia de los equipos del Beneficiario.

Para buscar el histórico de reclamaciones, vaya al menú de “Claim Preparation” y seleccione Claim History e ingrese la siguiente información:


• Primeras seis letras del apellido del Beneficiario (Last name)

• Inicial del nombre del Beneficiario (First name)

• Fecha de nacimiento (Date of Birth) en formato de seis dígitos

• HCPCS

• Fecha de inicio del histórico de reclamaciones (Claim History Starting Date)*

• Fecha de terminación del histórico de reclamaciones (Claim History Ending Date)*

* Aunque no hay límite en el rango de tiempo que usted use para la búsqueda del histórico de reclamaciones, con un intervalo corto de tiempo obtendrá una respuesta mas rápida.

Después de presionar el botón SUBMIT myCGS le mostrará la siguiente historia de las reclamaciones encontrada de acuerdo al criterio de búsqueda que usted ingresó:


• Fecha de Inicio (From Date)

• Fecha de Terminación (To Date)



• Nombre del Proveedor (Provider Name)

• Número de teléfono del Proveedor (Provider Phone Number)

• Estatus: Pagado o Denegado (Status: Allowed or Denied)

En la siguiente imagen el usuario buscó el histórico de reclamaciones para el código K0553.

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Pre AutorizacionLas pantallas de pre autorización de myCGS le permiten ver el estatus de las solicitudes de pre autorización que haya enviado a la Jurisdicción B o C, así como también enviar solicitudes de pre autorización. Para ver el estatus de una solicitud de pre autorización vaya al menú de preparación de reclamaciones “Claim Preparation” y escoja la opción “Prior Auth” y entonces seleccione “Status” desde el menú secundario. Para enviar una solicitud de pre autorización elija “Form Submission” desde el menú secundario “Prior Auth.”

Para información acerca de la pre autorización, revise la sección de “Medical Review” de la página de internet de la Jurisdicción B o C en https://www.cgsmedicare.com, seleccione JB o JC DME y entonces vaya a “Medical Review.” La información de la pre autorización está disponible también en el Capítulo 9 del Manual del Proveedor.

Estatus de la Pre Autorización

La pantalla de Pre Autorización de myCGS le permite ver el estatus de cualquier solicitud de Pre Autorización que usted haya enviado a al Jurisdicción B o C (dependiendo de cual jurisdicción usted haya seleccionado). Para buscar el estatus de la Pre Autorización, vaya al menú de Preparación de Reclamaciones “Claim Preparation,” seleccione “Status” del menú secundario de “Prior Authorization” e ingrese la siguiente información:

• ID de Medicare (MBI únicamente)

• Primeras seis letras del apellido del beneficiario (last name)

• Inicial del nombre del beneficiario (first name)

• Fecha de nacimiento del beneficiario (date of birth) en formato de seis dígitos

• HCPCS

NOTA: Por favor espere tres días laborables contados a partir de la fecha de envío de su solicitud, para que esta aparezca en myCGS.

Después de presionar el botón “Submit” myCGS le mostrará la siguiente información:


https://www.cgsmedicare.com

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• Fecha de recibido (Date of receipt)

• Fecha de decisión (Date of desicion)

• Acción tomada Afirmativa o No Afirmativa (Action taken: Afirmed or Non-Afirmed)

• Razón de la denegación: Si la solicitud no fue afirmativa (Denial reason)

• UTN

• Documentos

Para ver la carta con la decisión de la pre autorización, presione el enlace bajo la columna de los documentos. myCGS abrirá una ventana con el documento desde la cual usted podrá ver e imprimir la carta presionando el ícono “Download.”

Envío del Formulario de Solicitud de la Pre Autorización

La pantalla de envío del formulario de pre autorización de myCGS (Prior Authorization Form Submission), le permite enviar la solicitud de pre autorización a la Jurisdicción B o C. Para enviar la solicitud de pre autorización, seleccione “Prior Auth” del menú de preparación de reclamaciones (Claim Preparation), elija “Form Submission” del menú secundario de “Prior Auth” y entonces ingrese la siguiente información:


• Apellido del Beneficiario (Beneficiary Last Name)

• Nombre del Beneficiario (Beneficiary First name)

• Fecha de nacimiento del beneficiario en formato de seis dígitos (Beneficiary Date of Birth)

• Código HCPCS tomado de la descripción detallada del producto

Tenga en cuenta que myCGS solamente acepta códigos HCPCS para los cuales es válido el envío de una pre autorización (la lista de los códigos está disponible en nuestra página de internet y en el manual del proveedor capítulo 9).

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Después de presionar el botón de enviar la solicitud “Submit,” myCGS verificará la información del beneficiario y el código HCPCS que usted ha ingresado y entonces lo llevará a la pantalla de la portada de la solicitud de pre autorización o PAR (Prior Authorization Request (PAR) Coversheet).

En la pantalla de “PAR Coversheet” complete toda la información solicitada y adjunte la información de soporte. Parta adjuntar documentos, presione el botón “Upload.”

Después de presionar el botón “Upload,” la ventana de navegación le permitirá seleccionar los archivos que desea adjuntar y enviar junto con su solicitud.

NOTA: El tamaño máximo permitido de los documentos que puede subir es de 50MB por cada archivo. Puede adjuntar hasta 15 archivos en cada solicitud. Solamente se permiten los siguientes tipos de archivo para enviar a través de myCGS:


Después de seleccionar sus documentos, myCGS enumerará los archivos debajo del botón “Upload” en la pantalla. Verifique que todos los archivos apropiados han sido seleccionados y entones presione el botón de “Submit” para enviar su solicitud.

Aparecerá un mensaje, preguntándole si desea adjuntar toda la documentación. Si está listo para enviar presione SI “YES.” Si necesita adjuntar mas documentos o desea cancelar su solicitud presione “NO.”

Después de presionar “YES” se descargará su solicitud en el sistema interno de procesamiento de myCGS. Recibirá un mensaje informándole que su solicitud fue enviada exitosamente, junto con la fecha y hora de envío.

Después de enviar su solicitud, usted puede usar la pantalla de “Prior Authorization Status”

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para revisar el estatus de su solicitud; sin embargo, tomará hasta tres días laborables después de enviada la solicitud para que esta esté disponible.

ADMCLas pantallas de ADMC le permiten ver el estatus de la solicitud de Determinación Anticipada de la Cobertura de Medicare o ADMC (Advanced Determination of Medicare Coverage) que haya enviado a la Jurisdicción B o C, así como también enviar una solicitud de ADMC. Para ver el estatus de la solicitud de ADMC, vaya al menú de preparación de reclamaciones (Claim Preparation) y elija ADMC. Seleccione entonces la opción “Status” del menú secundario. Para enviar una solicitud de ADMC, elija la opción “Form Submission” del menú secundario de ADMC.

Para información acerca del ADMC revise la sección de “Medical Review” en nuestra página de internet en https://www.cgsmedicare.com y seleccione JB o JC DME y entonces vaya a “Medical Review.” La información acerca de la ADMC está disponible también en el capítulo 9 del Manual del Proveedor.

Estatus de la ADMC

La pantalla del estatus del ADMC en myCGS le permite ver el estatus de cualquier solicitud de ADMC que haya enviado a la jurisdicción B o C (dependiendo de cual jurisdicción haya seleccionado). Para buscar el estatus del ADMC, seleccione “ADMC” del menú de “Claim Preparation,” elija “Status” en el menú secundario de ADMC y entonces ingrese la siguiente información:


• Primeras seis letras del apellido del beneficiario (Beneficiary Last Name)

• Inicial del nombre del beneficiario (Beneficiary First name)


• HCPCS

NOTA: Por favor espere tres días laborables después de enviar su solicitud, para que esta aparezca en myCGS.


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Después de presionar el botón “Submit” myCGS le dará la siguiente información:

• Estatus

• Fecha de recibido (Date of Receipt)

• Fecha de la decisión (Date of Decision)

• Acción Tomada (Afirmativa o no afirmativa) (Action taken (Affirmed or Non-Affirmed))

• Razón de la denegación, en caso de que la decisión no haya sido afirmativa (Denial Reason)

• DCN

• Documentos

Para ver la carta con la decisión de la ADMC, presione en enlace en la columna de documentos. myCGS abrirá la ventana de documentos en donde podrá ver o imprimir la carta, presionando el ícono “Download.”

Envío del Formulario de Solicitud de ADMC

La pantalla de envío del formulario de solicitud de ADMC de myCGS, le permite enviar su solicitud a la Jurisdicción B o C. Para enviar la solicitud de ADMC, seleccione “ADMC” del menú de “Claim Preparation,” escoja “Form Submission” del menú secundario de ADMC y entonces ingrese la siguiente información:


• Apellido del Beneficiario (Beneficiary Last Name)

• Nombre del Beneficiario (Beneficiary First name)


• Código HCPCS tomado de la descripción detallada del producto

Tenga en cuenta que myCGS solamente acepta códigos HCPCS para los cuales es válido el envío de una ADMC (la lista de los códigos está disponible en nuestra página de internet y en el manual del proveedor capítulo 9).

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Después de presionar el botón “Submit,” myCGS verificará la información del beneficiario y el HCPCS que usted ingresó y lo llevará a la pantalla de envío del formulario de ADMC “ADMC Submission Form.”

En la pantalla “ADMC Submission Form” complete toda la información requerida y adjunte la información de soporte. Para adjuntar documentos, presione el botón “Upload.”

Después de presionar el botón “Upload,” la ventana de navegación le permitirá seleccionar los archivos que desea adjuntar y enviar junto con su solicitud.



Después de seleccionar sus documentos, myCGS enumerará los archivos debajo del botón “Upload” en la pantalla. Verifique que todos los archivos apropiados han sido seleccionados y entones presione el botón de “Submit” para enviar su solicitud.

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Aparecerá un mensaje, preguntándole si desea adjuntar toda la documentación. Si está listo para enviar presione SI “YES.” Si necesita adjuntar mas documentos o desea cancelar su solicitud presione “NO.”

Después de presionar “YES” se descargará su solicitud en el sistema interno de procesamiento de myCGS. Recibirá un mensaje informándole que su solicitud fue enviada exitosamente, junto con la fecha y hora de envío.

Después de enviar su solicitud, usted puede usar la pantalla de “ADMC Status” para revisar el estatus de su solicitud; sin embargo, tomará hasta tres días laborables después de enviada la solicitud para que esta esté disponible.

Finanzas

Generalidades de las FinanzasEl menú de Finanzas de myCGS le da acceso a una variedad de información financiera, incluyendo:

• Los últimos cinco cheques emitidos a su cuenta

• Cheques recientes pendientes por cobrar

• Información de deducciones

• Tarifas

• Estatus de la aplicación para EFT

Dentro del menú de Finanzas, hay cuatro opciones: Cheques, Deducciones, Tarifas y Estatus de la Aplicación de EFT. La pantalla de Cheques (Checks) le permite ver los cheques que han sido emitidos recientemente así como los cheques pendientes (o no cobrados). La pantalla de Deducciones (Offsets) le permite encontrar la información acerca de los sobrepagos que han tenido como resultado una deducción en su cuenta e incluye el nombre y el HICN o MBI del Beneficiario con el sobrepago original. La pantalla de Tarifas (Pricing) provee un enlace de internet a las Tarifas Actuales del DME MAC. La pantalla para el estatus de la aplicación para EFT (EFT Application Status), le permite revisar el estatus de cualquier solicitud que usted haya enviado a CGS para la Transferencia Electrónica de Fondos o EFT (Electronic Funds Transfer).

Todas las pantallas dentro del menú de Finanzas, automáticamente muestran su NPI y PTAN, por lo tanto usted no necesita ingresar esta información manualmente. Si necesita usar un NPI/PTAN diferente al que actualmente tiene seleccionado, cámbielo siguiendo las instrucciones de la sección Cambio de NPI/PTAN de este manual.

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ChequesLa pantalla de cheques le permite ver los últimos cinco cheques emitidos por CGS a su cuenta, así como los cheques pendientes por cobrar, que han sido emitidos en los últimos 30 días. Para buscar sus cheques seleccione la opción Checks en el menú de “Finance.” Su NPI y PTAN será autocompletado de acuerdo al NPI/PTAN que usted haya seleccionado en su perfil. Si necesita usar un NPI/PTAN diferente al que actualmente tiene seleccionado, cámbielo siguiendo las instrucciones de la sección Cambio de NPI/PTAN de este manual.

Después de confirmar que el NPI y el PTAN están correctos, presione el botón SUBMIT.

myCGS le mostrará la siguiente información acerca del cheque:

• La fecha, cantidad y estatus de los últimos cinco cheques emitidos a su NPI/PTAN

• La fecha y cantidad de cualquier cheque pendiente por cobrar, emitido a su NPI/PTAN dentro de los últimos 30 días.

Tenga en cuenta que si usted tiene cheques pendientes por cobrar de más de 30 días, estos no serán reflejados en los resultados de los cheques.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de los resultados de los cheques en myCGS:

DeduccionesLa pantalla de deducciones (Offsets), le da acceso a la información acerca de los sobrepagos que han tenido como resultado una deducción. Para usar la pantalla de deducciones, usted necesitará el Número de Control Financiero o FCN (Financial Control Number) del sobrepago.

Para buscar una deducción, vaya al menú de “Finance.” Una vez se encuentre dentro de la pantalla de Offsets ingrese el FCN de su deducción. Usted puede encontrar el FCN en su notificación de la remesa.

Su NPI /PTAN se autocompletará de acuerdo al NPI/PTAN que usted haya seleccionado en su perfil. Si necesita usar un NPI/PTAN diferente al que actualmente tiene seleccionado, cámbielo siguiendo las instrucciones de la sección Cambio de NPI/PTAN de este manual.

Después de presionar el botón de SUBMIT myCGS le mostrará la siguiente información:

• Fecha del sobrepago original (Original Overpayment Date)

• Balance de la deducción a la fecha, si lo hay (Current Offset balance)

• Medicare ID (HICN/MBI) del beneficiario del sobrepago original (HICN o MBI of the beneficiary on the original overpayment)

• Nombre del Beneficiario del sobrepago original (Name of the Beneficiary on the original Overpayment)

• Fecha de servicio en la reclamación a la que fue aplicado el sobrepago (Date of Service of the claim that was overpaid)

La siguiente imagen le muestra un ejemplo de la pantalla de deducciones:

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TarifasLas tarifas del DME MAC están disponibles para ser descargadas o revisadas en la página de Internet de CGS. La pantalla de Tarifas (Pricing) de myCGS le da un enlace directo a la página de tarifas en nuestro sitio de internet.

Para tener acceso a la información de las tarifas, seleccione la opción de Pricing en el menú de “Finance.” Desde la pantalla de “Pricing,” seleccione el hyperlink “pricing.” Se abrirá una nueva ventana, que lo llevará directamente a la página de las Tarifas de la Jurisdicción B o C en https://www.cgsmedicare.com.

Estatus de las aplicaciones para EFT Si usted ha enviado una solicitud para Transferencia Electrónica de Fondos o EFT (Electronic Funds Transfer), la pantalla del estatus de la EFT le da el estado actual de su aplicación.

Para buscar el estatus de su EFT, vaya a la opción de EFT Status en el menú de “Finance.” Su NPI/PTAN se autocompletará de acuerdo al NPI/PTAN que usted haya seleccionado en su perfil. Si necesita usar un NPI/PTAN diferente al que actualmente tiene seleccionado, cámbielo siguiendo las instrucciones de la sección Cambio de NPI/PTAN de este manual.

NOTA: Solamente las solicitudes de EFT enviadas a CGS están disponibles en myCGS. El estatus de una solicitud de EFT enviada a cualquier otro contratista no está disponible.

Después de presionar el botón de SUBMIT myCGS le mostrará la siguiente información acerca de su aplicación de EFT:

• Fecha en la que su solicitud fue recibida (Date in which your request was received)

• Estatus de su solicitud (Status of your request)

La siguiente imagen le muestra un ejemplo de la pantalla del estatus de la aplicación para EFT:

Reprocesamiento

Generalidades del ReprocesamientoEl menú de Reprocesamiento de myCGS le da la posibilidad de ver el estatus de una solicitud de Redeterminación y de Reapertura y la capacidad de enviar solicitudes de redeterminaciones y de reaperturas y de corrección de reclamaciones. Hay dos opciones principales bajo el menú de preparación de reclamaciones “Claim Preparation”: Redeterminaciones (Redeterminations), Reaperturas (Reopenings) cada una de las cuales tiene menus secundarios que contienen opciones para el estatus o el formulario de solicitud.


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Revise las secciones a continuación para información mas detallada acerca de cada opción del menú de Reprocesamiento.

RedeterminacionesEl menú de redeterminaciones en myCGS incluye dos opciones: Estatus (status) y envío de formularios (form submission). Use la pantalla “status” para encontrar el estatus actual de una redeterminacion que haya enviado a myCGS. Use la pantalla “form submission” para enviar una nueva solicitud de redeterminación. Revise las secciones a continuación para mas detalles.

Estatus de una RedeterminaciónLa pantalla del Estatus de una Redeterminación (Redetermination Status), le brinda el estatus actual de una solicitud de redeterminación que usted haya enviado a la Jurisdicción B o C (dependiendo de la Jurisdicción que haya seleccionado). Usted puede buscar una redeterminación en myCGS bien sea por el Número de Control del Documento o DCN de la solicitud o por el Número de Control de la Reclamación o CCN de la reclamación original.

Para buscar el estatus de una Redeterminación vaya al menú de “Reprocessing” y seleccione Redeterminations Status e ingrese la siguiente información:

• DCN o CCN (el que sea apropiado)

• HICN o MBI del Beneficiario en la reclamación por la cual usted ha apelado

Su NPI /PTAN se autocompletará de acuerdo al NPI/PTAN que usted haya seleccionado en su perfil. Si usted necesita usar un NPI/PTAN diferente al que ha seleccionado, siga las instrucciones de la sección Cambio de NPI/PTAN de este manual.

Después de hacer click en el botón de SUBMIT myCGS le mostrará la siguiente información: • Fecha en la cual su solicitud fue recibida (Date of Receipt)


• Fecha de la Decisión (Date of Decision)

• CCN

• DCN

La siguiente imagen muestra un ejemplo del estatus de una redeterminación:

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myCGS le permite también ver cualquier documentación agregada a su solicitud de redeterminación. Para ver los documentos adjuntos, presione el botón “View” en la columna “Documents.” Aparecerá una ventana en su pantalla con la lista de documentos que se adjuntaron a su solicitud. Puede presionar el ícono de descargar ubicado al lado de cada documento, si desea ver y abrir el documento en una nueva ventana.

NOTA: Cuando myCGS trae documentos relacionados con su criterio de búsqueda, se pueden mostrar una variedad de documentos. Esto incluirá cualquier documento que usted haya enviado con su solicitud inicial y cualquier carta enviada a usted por CGS. Tenga en cuenta que myCGS también puede mostrar los documentos de otros casos de redeterminaciones/reaperturas que cumplan con su criterio de búsqueda. Por ejemplo, si usted busca por el estatus de una redeterminación en myCGS y hay otros casos de redeterminaciones en el expediente que cumplan con su búsqueda, entonces myCGS puede mostrar los documentos y las cartas relacionadas con esos casos.

Envio de Formularios para RedeterminacionesLa pantalla de envío de formularios para redeterminaciones de myCGS le permite enviar solicitudes de redeterminaciones para reclamaciones que haya enviado a CGS. Las redeterminaciones enviadas a través de myCGS serán procesadas por el DME MAC de la misma forma que una redeterminación enviada por fax o por correo. Para información acerca del proceso de redeterminaciones revise la sección de apelaciones “appeals” de nuestro Manual del Proveedor, Capítulo 13 en https://www.cgsmedicare.com.

NOTA: Si usted es un usuario final, el acceso a la opción de envío de formularios para redeterminaciones ha sido apagado. Su Aprobador Designado (AD) debe garantizar su acceso antes de que usted pueda tener acceso a la pantalla de envío de formularios para redeterminaciones. Si usted necesita tener acceso, por favor comuníquese con su DA.

Con el fin de comenzar su solicitud, la reclamación original en cuestión debe haber completado el proceso y debe ser elegible para redeterminación. Si la reclamación aún está en proceso, usted debe esperar a que el proceso se complete antes de enviar su solicitud. Use la pantalla de “claim status” de myCGS para revisar el estatus actual de la reclamación. Si por cualquier razón la redeterminación no puede ser solicitada para la reclamación que usted escogió, usted recibirá un mensaje de error con instrucciones.

Usted puede iniciar la solicitud de redeterminación en myCGS desde la pantalla de “Claim Status” en el menú de reclamaciones “claims” o desde la pantalla de envío de formularios para redeterminaciones “redeterminations form submission” en el menú de reprocesamiento “reprocessing.” Ambas opciones trabajan de la misma manera, elegir la pantalla desde la cual comenzar es un asunto de conveniencia/preferencia personal. Para enviar una redeterminación en myCGS, siga los pasos a continuación.

Paso 1 – Seleccione su reclamación(es)

El primer paso para solicitar una redeterminación en myCGS es seleccionar la reclamación o reclamaciones que desea incluir en su solicitud. Puede encontrar la reclamación usando la búsqueda regular del estatus de la reclamación “claim status” (en el menú de “claims” – revise la sección de reclamaciones de este manual) o a través de la pantalla de envío de


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formularios para redeterminaciones “redeterminations form submission” (en el menú de reprocesamiento “reprocessing”). Cualquier método le llevará al mismo formulario de solicitud de redeterminaciones después de que usted haya encontrado y seleccionado su reclamación.

Desde la pantalla de “claim status,” seleccione su reclamación o reclamaciones presionando el botón “redeterminations’ en la pantalla “claim status.” Después de presionar el botón de “redeterminations,” debe seleccionar las líneas de la reclamación que usted desea incluir en su solicitud. Después de seleccionar las líneas de la reclamación, presione “next.” Esto le llevará al formulario de solicitud de redeterminaciones.

Desde la pantalla del formulario de solicitud de redeterminaciones “redeterminations form submission” (en el menú de reprocesamiento “reprocessing”), ingrese el ID de Medicare del beneficiario. Su NPI y su PTAN se mostrarán automáticamente asegúrese de que el NPI/PTAN seleccionado es el correcto). Entonces ingrese el CCN de la reclamación que usted desea apelar y presione el botón “ADD CCN.” Si usted desea incluir mas de una reclamación en su solicitud, continúe agregando mas CCNs hasta que todas las reclamaciones por las que usted necesita apelar estén incluidas.

Una vez que usted haya agregado el CCN de manera exitosa, aparecerá en la pantalla una marca de verificación de color verde al lado, como se muestra en la siguiente imagen.

Si el plazo para enviar una solicitud de redeterminación de la reclamación en cuestión ya ha terminado, aparecerá un mensaje de fuera del plazo “past timely.” Si usted tiene una buena causa para enviar su solicitud después de que el plazo de envío ha terminado, ingrese su razón en la ventana “past timely” y presione “Save.”

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Después de agregar su CCN(s), presione “NEXT” para continuar con su solicitud.

Paso 2 – Complete el Formulario de Solicitud de Redeterminaciones

El Formulario de Solicitud de Redeterminaciones en myCGS incluye la misma información del formulario normal de solicitud de redeterminaciones que usted usa para las solicitudes enviadas por correo o por fax. Las secciones de información del proveedor y del beneficiario se llenarán automáticamente con base en su información de usuario y en la reclamación(es) que usted haya seleccionado. Complete el resto del formulario igual a como completaría la versión en papel del Formulario de Solicitud de Redeterminaciones.

Paso 3 – Suba los Archivos y Envíe

El paso final antes de enviar su solicitud es adjuntar su documentación de respaldo.

Para subir sus documentos, presione el botón “Browse” al final del formulario. Después de presionar el botón “browse,” se abrirá una ventana de navegación que le permitirá seleccionar los documentos que usted desea adjuntar y enviar su solicitud.



Después de seleccionar sus documentos, myCGS hará una lista de los documentos bajo el botón “Browse” en la pantalla. Verifique que todos los documentos apropiados han sido seleccionados y entonces presione el botón “Submit” para enviar su solicitud.

Después de presionar el botón “Submit,” su solicitud será enviada a CGS y procesada como cualquier otra solicitud de redeterminación que haya sido enviada por correo o por fax. Puede revisar el estatus de su solicitud, usando la pantalla de estatus de las redeterminaciones “Redeterminations Status.” Por favor permita hasta tres dias laborables para que sus solicitudes enviadas se reflejen en el sistema.

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ReaperturasEl menú de reaperturas de myCGS incluye tres opciones: Estatus (status), envío del formulario (form submission) y corrección de reclamaciones (claim correction). Use la pantalla de estatus (status) para ver el estatus actual de las reaperturas que usted haya enviado a CGS. Use la pantalla de envío de formulario (form submission) para enviar una nueva solicitud de reapertura. Use la pantalla de corrección de reclamaciones (claim correction) para realizar una corrección simple a la reclamación. Revise las secciones a continuación para detalles.

Estatus de una ReaperturaLa pantalla del Estatus de una Reapertura (Reopenings Status), le brinda el estatus actual de una solicitud de reapertura que usted haya enviado a la Jurisdicción B o C (dependiendo de la Jurisdicción que haya seleccionado). Usted puede buscar una reapertura en myCGS bien sea por el Número de Control del Documento o DCN de la solicitud o por el Número de Control de la Reclamación o CCN de la reclamación original.

Para buscar el estatus de una Reapertura vaya al menú de “Reprocessing” y seleccione Reopenings Status e ingrese la siguiente información

• DCN o CCN (el que sea apropiado)

• MBI del beneficiario

Su NPI /PTAN se autocompletará de acuerdo al NPI/PTAN que usted haya seleccionado en su perfil. Si usted necesita usar un NPI/PTAN diferente al que ha seleccionado, siga las instrucciones de la sección Cambio de NPI/PTAN de este manual.

Después de hacer click en el botón de SUBMIT myCGS le mostrará la siguiente información:

• Fecha en la cual su solicitud fue recibida (Date of Receipt)


• Fecha de la desición (Date of Decision)

• CCN

• DCN

La siguiente imagen muestra un ejemplo del estatus de una reapertura:

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myCGS le permite también ver cualquier documentación agregada a su solicitud de reapertura. Para ver los documentos adjuntos, presione el botón “View” en la columna “Documents.” Aparecerá una ventana en su pantalla con la lista de documentos que se adjuntaron a su solicitud. Puede presionar el ícono de descargar ubicado al lado de cada documento, si desea ver y abrir el documento en una nueva ventana.

NOTA: Cuando myCGS trae documentos relacionados con su criterio de búsqueda, se pueden mostrar una variedad de documentos. Esto incluirá cualquier documento que usted haya enviado con su solicitud inicial y cualquier carta enviada a usted por CGS. Tenga en cuenta que myCGS también puede mostrar los documentos de otros casos de Redeterminaciones/Reaperturas que cumplan con su criterio de búsqueda. Por ejemplo, si usted busca por el estatus de una redeterminación en myCGS y hay otros casos de Redeterminaciones en el expediente que cumplan con su búsqueda, entonces myCGS puede mostrar los documentos y las cartas relacionadas con esos casos.

Envio de Formularios para ReaperturasLa pantalla de envío de formularios para reaperturas de myCGS le permite enviar solicitudes de reaperturas para reclamaciones que haya enviado a CGS. Las reaperturas enviadas a través de myCGS serán procesadas por el DME MAC de la misma forma que una reapertura enviada por fax o por correo. Para información acerca del proceso de reaperturas revise la sección de apelaciones “appeals” de nuestro Manual del Proveedor, Capítulo 13 en https://www.cgsmedicare.com.

Tenga en cuenta que si una reclamación es elegible para una corrección simple, la manera más rápida y fácil de corregir y hacer una reapertura de esa reclamación es a través de la pantalla de corrección de reclamaciones “claim correction” de myCGS. Revise la sección de Corrección de Reclamaciones a continuación. Usted debe usar el envío de formulario para reapertura únicamente cuando la corrección simple de la reclamación no es una opción.

NOTA: Si usted es un usuario final, el acceso a la opción de envío de formularios para reaperturas ha sido apagado. Su Aprobador Designado (AD) debe garantizar su acceso antes de que usted pueda tener acceso a la pantalla de envío de formularios para reaperturas. Si usted necesita tener acceso, por favor comuníquese con su DA.

Con el fin de comenzar su solicitud, la reclamación original en cuestión debe haber completado el proceso y debe ser elegible para reapertura. Si la reclamación aún está en proceso, usted debe esperar a que el proceso se complete antes de enviar su solicitud. Use la pantalla de “claim status” de myCGS para revisar el estatus actual de la reclamación. Si por cualquier razón la reapertura no puede ser solicitada para la reclamación que usted solicitó, usted recibirá un mensaje de error con instrucciones.

Usted puede iniciar la solicitud de reapertura en myCGS desde la pantalla de “Claim Status” en el menú de reclamaciones “claims” o desde la pantalla de envío de formularios para reaperturas “reopenings form submission” en el menú de reprocesamiento “reprocessing.” Ambas opciones trabajan de la misma manera, elegir la pantalla desde la cual comenzar es un asunto de conveniencia/preferencia personal. Para enviar una reapertura en myCGS, siga los pasos a continuación.

Paso 1 – Seleccione su reclamación(es)

El primer paso para solicitar una reapertura en myCGS es seleccionar la reclamación o reclamaciones que desea incluir en su solicitud. Puede encontrar la reclamación usando la búsqueda regular del estatus de la reclamación “claim status” (en el menú de “claims” – revise la sección de reclamaciones de este manual) o a través de la pantalla de envío de



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formularios para reaperturas “reopenings form submission” (en el menú de reprocesamiento “reprocessing”). Cualquier método le llevará al mismo formulario de solicitud de reaperturas después de que usted haya encontrado y seleccionado su reclamación.

Desde la pantalla de “claim status,” seleccione su reclamación o reclamaciones presionando el botón “reopenings’ en la pantalla “claim status.” Después de presionar el botón de “reopenings,” debe seleccionar las líneas de la reclamación que usted desea incluir en su solicitud. Después de seleccionar las líneas de la reclamación, presione “next.” Esto le llevará al formulario de solicitud de reaperturas.

Desde la pantalla del formulario de solicitud de reaperturas “reopenings form submission” (en el menú de reprocesamiento “reprocessing”), ingrese el ID de Medicare del beneficiario. Su NPI y su PTAN se mostrarán automáticamente asegúrese de que el NPI/PTAN seleccionado es el correcto). Entonces ingrese el CCN de la reclamación que usted desea apelar y presione el botón “ADD CCN.” Si usted desea incluir más de una reclamación en su solicitud, continúe agregando más CCNs hasta que todas las reclamaciones por las que usted necesita apelar estén incluidas.

Una vez que usted haya agregado el CCN de manera exitosa, aparecerá en la pantalla una marca de verificación de color verde al lado, como se muestra en la siguiente imagen.

Después de agregar su CCN(s), presione “NEXT” para continuar con su solicitud.

Paso 2 – Complete el Formulario de Solicitud de Reaperturas

El Formulario de Solicitud de Reaperturas en myCGS incluye la misma información del formulario normal de solicitud de reaperturas que usted usa para las solicitudes enviadas por correo o por fax. Las secciones de información del proveedor y del beneficiario se llenarán automáticamente con base en su información de usuario y en la reclamación(es) que usted haya seleccionado. Complete el resto del formulario igual a como completaría la versión en papel del Formulario de Solicitud de Reaperturas.

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Paso 3 – Suba los Archivos y Envíe

El paso final antes de enviar su solicitud es adjuntar su documentación de respaldo.

Para subir sus documentos, presione el botón “Browse” al final del formulario. Después de presionar el botón “browse,” se abrirá una ventana de navegación que le permitirá seleccionar los documentos que usted desea adjuntar y enviar su solicitud.



Después de seleccionar sus documentos, myCGS hará una lista de los documentos bajo el botón “Browse” en la pantalla. Verifique que todos los documentos apropiados han sido seleccionados y entonces presione el botón “Submit” para enviar su solicitud.

Después de presionar el botón “Submit,” su solicitud será enviada a CGS y procesada como cualquier otra solicitud de reapertura que haya sido enviada por correo o por fax. Puede revisar el estatus de su solicitud usando la pantalla de estatus de la reapertura “Reopening Status’. Por favor espere tres días laborables para que las solicitudes enviadas se reflejen en el sistema.

Corrección de ReclamacionesLa pantalla de Corrección de Reclamaciones (Claim Correction) en myCGS le permite hacer correcciones simples en las reclamaciones que usted ya ha enviado a CGS. Esto es similar a hacer una Reapertura por teléfono. Solo puede hacer correcciones simples a través de este proceso. Para ajustes mas complicados de las reclamaciones o para apelar una reclamación, deberá enviar una solicitud de Reapertura o de Redeterminación (lo que sea apropiado para esa situación).

NOTA: Si usted es un usuario final, el acceso a la opción de correción de reclamaciones “claim correction” está apagada. Su Aprobador Designado (DA) debe darle acceso para que pueda usar la pantalla de corrección de reclamaciones. Si necesita acceso, por favor contacte a su DA.

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Los siguientes aspectos de la reclamación pueden corregirse a través del proceso de corrección de reclamaciones “Claim Correction” en myCGS:

• Lugar de Servicio

• Código HCPCS (Excepto por los códigos misceláneos y los códigos que comiencen con WW)

• Modificadores (Excepto por los modificadores KX, GA, GY y GZ)

• Fecha de Servicio (Desde “From” y Hasta “To”)

• Número de Servicios

• Cantidad Enviada

• Códigos de Diagnóstico

Con el fin de comenzar una corrección de una reclamación, debe haberse ya completado el proceso para la reclamación original. Si la reclamación aún está en proceso, usted debe esperar a que el proceso se complete antes de solicitar una corrección. Use la pantalla de Estatus de la Reclamación “Claim Status” en myCGS para revisar el estatus actual de su reclamación. Las reclamaciones duplicadas y las reclamaciones por las cuales ya se ha iniciado un ajuste (a través de reapertura, apelaciones u otro proceso de ajuste) no son elegibles para corrección en myCGS. Las reclamaciones cuyo proceso se haya completado hace mas de un año, no son elegibles para corrección. En el caso de que una reclamación no pueda ser corregida/ajustada en myCGS por cualquier razón, usted recibirá un mensaje de error con las instrucciones.

NOTA: Las reclamaciones que involucran un MSP y que son ajustadas a través del proceso de correción de reclamaciones pueden ser denegadas por razones del MSP. No recomendamos usar la pantalla de Corrección de Reclamaciones “Claim Correction” de myCGS para reclamaciones de MSP.

Usted puede solicitar una corrección de una reclamación en myCGS a través de la pantalla de Estatus de la Reclamación “Claim Status” o desde la pantalla de Corrección de Reclamaciones “Claim Correction” en el menú de Reprocesamiento “Reprocessing.” Ambas opciones funcionan de la misma manera, elegir que pantalla va a usar es un asunto de preferencia/conveniencia personal. Para iniciar una corrección de una reclamación en myCGS siga estos pasos:

Paso 1- Encuentre la reclamación que necesita ser corregida

Puede encontrar su reclamación usando la búsqueda regular del estatus de una reclamación (via Menú de Reclamaciones “Claims Menu”-revise la sección de Reclamaciones de este manual) o a través de la pantalla de Corrección de Reclamaciones “Claim Correction” (en el menú de Reprocesamiento “Reprocessing”). Cualquiera de los dos métodos lo llevará a la misma pantalla de corrección de reclamaciones después de que usted haya encontrado y seleccionado su reclamación.

Si comienza con la pantalla del Estatus de la Reclamación “Claim Status,” busque su reclamación como normalmente lo haría para revisar el estatus de esa reclamación y presione el botón de Corrección de Reclamaciones “Claim Correction” en la pantalla del Resumen del Estatus de una Reclamación “Claim Status Summary.”

Si comienza con la pantalla de Corrección de Reclamaciones “Claim Correction,” busque su reclamación usando la información que hubiera usado para la búsqueda del estatus de la reclamación. La pantalla de búsqueda en “Claim Correction” se comporta exactamente de la misma manera que la pantalla de Estatus de la Reclamación “Claim Status.” Una vez que haya encontrado su reclamación presione el botón de Corrección de Reclamaciones “Claim Correction.”

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Después de que haya encontrado la reclamación que necesita corrección y haya presionado el botón “Claim Correction,” será llevado a la pantalla de Corrección de Reclamaciones “Claim Correction” donde podrá hacer su solicitud.

Paso 2- Corrija la Reclamación

Una vez que usted está en la pantalla de correción de reclamaciones, myCGS le presentará la reclamación que usted ha seleccionado para ajuste. Todos los espacios que son elegibles para corrección podrán ser editados. Haga tantos cambios como sean necesarios en su reclamación (necesita hacer por lo menos un cambio). Después de que ha actualizado el o los espacios que necesita cambiar, ingrese la razón por la cual usted está haciendo estas correcciones en el espacio de Razón para la Corrección de la Reclamación “Reason for Claim Correction.”

Una vez que usted ha hecho su corrección y completado todos los espacios requeridos, presione el botón “SUBMIT.” myCGS entonces comenzará el ajuste en nuestro sistema de procesamiento de reclamaciones y usted recibirá un número de confirmación. Por favor asegúrese de que guarda una copia del número de confirmación en su archivo. Si tiene alguna pregunta acerca de la reclamación ajustada y necesita llamar a Servicio al Cliente, necesitará hacer referencia a ese número de confirmación. Use el ícono de imprimir en la esquina superior derecha de la pantalla para imprimir una copia o guarde en PDF la pantalla de confirmación.

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NOTA: Presionar “Enter” en su teclado también funciona como un botón de envío (dependiendo de en donde esté ubicado su cursor), de la misma forma en que lo hace en todo myCGS. Puede presionar “Enter” si su cursor está en el espacio de la Razón para la Corrección de la Reclamación “Reason for Claim Correction” para crear una separación entre párrafo; pero si su cursor está en cualquier otra parte de la pantalla, al presionar “Enter” se puede enviar su solicitud. Tenga cuidado y no presione “Enter” hasta que usted no esté listo para enviar la corrección de su reclamación, de otra manera puede enviar su solicitud prematuramente.

Después de que su solicitud haya sido enviada de manera exitosa, la corrección de la reclamación será procesada por CGS como cualquier otra corrección/reapertura. Tenga en cuenta que la mayoría de las solicitudes de reapertura se completan en 10 a 14 dias. Para revisar el estatus de la corrección de su reclamación, vaya a la pantalla de Estatus de la Reapertura “Reopening Status” (en el menú de Reprocesamiento “Reprocessing”) de myCGS. Cuando revise el estatus, puede usar el número de confirmación que recibió como el DCN en su búsqueda de la reapertura (o puede buscar usando el CCN). Puede también buscar el estatus de la corrección de su reclamación en la pantalla de Estatus de la Reclamación “Claim Status” en myCGS. Cuando usted busque por el estatus de la reclamación, verá tanto su reclamación original, como su reclamación ajustada. La reclamación ajustada le mostrará el estatus actual de la corrección de su reclamación.

Herramienta para Buscar el MBI La herramienta para buscar el MBI o “MBI Lookup Tool” en myCGS le permite buscar el Identificador del Beneficiario de Medicare o MBI (Medicare Beneficiary Identifier). Use esta herramienta cuando tenga un paciente al cual se le ha enviado la nueva tarjeta de Medicare con el MBI, pero usted no tiene el MBI en su archivo.

NOTA: El “MBI Lookup Tool” es para ser usada cuando el paciente de Medicare no le da o no puede darle su MBI. Para obtener un resultado único, se necesita el nombre del paciente (first name), apellido (last name), fecha de nacimiento (date of birth) y número de seguro social (social security number). El MBI es confidencial, así que debe protegerlo como “Personally Identifiable Information” y usarlo solamente para asuntos relacionados con Medicare.

Para buscar un MBI de un beneficiario, seleccione la “MBI Lookup Tool” del menú de “MBI Lookup” y entonces ingrese la siguiente información:

• Apellido del paciente (patient last name)

• Nombre del paciente (patient first name)

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• Sufijo del paciente (patient suffix), elija del menú que se despliega hacia abajo la opción que aplique, si el paciente no tiene un sufijo en su nombre, no use esta casilla.

• Fecha de nacimiento del paciente (patient date of birth) MM/DD/AAAA

• Número de seguro social del paciente o SSN (Social Security Number)

Después de ingresar toda la información solicitada, ponga una marca de chequeo en la casilla que dice que usted no es un robot o “I am not a robot.” Debe poner una marca de chequeo en esta casilla para poder enviar su solicitud exitosamente.

Después presione el botón “SUBMIT,” myCGS le mostrará el MBI del beneficiario (si se encuentra un MBI que concuerde).

Noticias e Informatión General

Generalidades de las Noticias y la InformaciónEl menú de Noticias e Información General (News & Information) contiene una variedad de información útil para los proveedores y usuarios de myCGS, incluyendo la siguiente:

• Noticias acerca de myCGS y otros eventos del DME MAC

• Horas de operación de los Representantes de Servicio al cliente de CGS

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• Información acerca de sus derechos de apelación de las reclamaciones de Medicare

Noticias ImportantesLa pantalla de Noticias Importantes (Important News) de myCGS contiene información acerca de las interrupciones del sistema, revisiones recientes de myCGS y noticias del DME MAC. Como usuario de myCGS usted debe visitar esta pantalla de Noticias Importantes de forma periódica para mantenerse al día con las últimas noticias de myCGS.

Para tener acceso a la pantalla de Noticias Importantes, seleccione la opción de Important News del menú de “News & Information.”

Horario de Servicio al Cliente (CSR)La pantalla del Horario de Servicio al Cliente “CSR Hours” le permite ver las horas y los días en los cuales los Representantes de Servicio al Cliente de la Jurisdicción B y C están disponibles para asistirle. También le informa del horario de cierre por días festivos.

Para tener acceso a la pantalla del Horario de Servicio al Cliente, seleccione la opción CSR Hours del menú de “News & Information.”

Derechos de ApelaciónLa pantalla de Derechos de Apelación “Appeal Rights” en myCGS contiene información acerca de sus derechos de apelación por las Reclamaciones de Medicare.

Para tener acceso a la pantalla de Derechos de Apelación, seleccione la opción Appeal Rights del menú de “News & Information.”

Mensaje de Seguridad

Buzón de EntradaEl buzón de entrada de los mensajes de seguridad de myCGS le permite recibir y responder los mensajes directos del grupo de CGS de la Jurisdicción B y C. Actualmente esta opción se usa exclusivamente para los casos de TPE (Targeted Probe and Educate) en los cuales usted ha enviado una respuesta a una solicitud de ADR, pero nuestro equipo de Revisión Médica

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necesita información adicional (por ejemplo cuando su respuesta de ADR no incluye todos los documentos o la información solicitada. Cuando reciba un mensaje, tiene cinco días laborables para responder a la solicitud, después de los diez días laborables el mensaje es borrado.

Tenga en cuenta que enviar la documentación solicitada no es garantía de pago de la reclamación.

Cuando un mensaje para usted es generado por parte del grupo de CGS, recibirá una notificación de correo electrónico de parte de myCGS mencionando que usted tiene un mensaje. Cuando usted ingresa a myCGS, el ícono de Mensaje Seguro (que se ve como un sobre) en la esquina superior derecha de su pantalla le mostrará el número de mensajes nuevos/no leídos que tiene en su buzón de entrada, como se muestra en al siguiente imagen.

Tenga en cuenta que los mensajes en myCGS solo pueden ser iniciados por el grupo de CGS. Usted no puede iniciar un mensaje en myCGS, solamente puede responder a un mensaje que le hayamos enviado con referencia a una reclamación.

Permisos

Todos los Aprobadores Designados o DA (Designated Approvers) en myCGS automáticamente tienen acceso al buzón de entrada de mensajes seguros de myCGS. Los Usuarios Finales (End Users) no tienen acceso automático – el DA debe darle acceso a los mensajes seguros específicamente al Usuario Final para que este pueda tener acceso al buzón de entrada. El acceso del usuario CHBA dependerá del acceso garantizado por el proveedor asociado en el Formulario de Autorización del Proveedor del CEDI (CEDI Supplier Authorization Form).

Si usted es un DA en myCGS, usted debe identificar cuales de sus usuarios finales necesitan acceso a los mensajes seguros y entonces garantizarles el acceso en la pantalla de Permisos de los Usuarios (User Permissions). Revise la Guía de Inscripción a myCGS y Manejo de Cuenta en https://www.cgsmedicare.com/jc/mycgs/pdf/mycgs_registrationguide_esp.pdf para obtener instrucciones acerca de como garantizar los permisos en myCGS.

Teniendo acceso a su Buzón de Entrada

Para tener acceso a su buzón de entrada, seleccione el ícono del buzón de entrada en la esquina superior derecha de su pantalla (puede tener acceso a su buzón de entrada tenga o no tenga mensajes sin leer). Tenga en cuenta que el buzón de entrada en si mismo es neutral en cuanto a la jurisdicción se refiere, eso quiere decir que no importa si usted está dentro de la Jurisdicción B o la Jurisdicción C. También tenga en cuenta que no importa cual NPI/PTAN usted haya seleccionado – el buzón de entrada le muestra sus mensajes para todos los NPI/PTAN. Hay un solo buzón de entrada, cada mensaje en su buzón de entrada se identificará con la jurisdicción y el NPI/PTAN asociados.

Después de seleccionar el ícono, usted será conducido a su buzón de entrada en donde verá una lista de todos los mensajes leídos y/o no leídos que tenga (si hay alguno). Desde el buzón de entrada verá la siguiente información de cada mensaje que tenga:

• Jurisdicción (JB o JC)

• Tipo de mensaje (actualmente todos los mensajes son “DME: ADS-RESPONSES)

• Título del mensaje junto con las primeras palabras del mensaje

• Fecha del mensaje

Haga “click” en el mensaje deseado para abrirlo. Si usted mueve su cursor sobre el mensaje, también tiene la opción de respuesta rápida (quick reply) o el botón de borrar (delete).


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Ver MensajesDespués de seleccionar un mensaje, aparecerá en su pantalla una ventana mostrándole el mensaje completo así como la siguiente información acerca del mensaje y la reclamación a la cual hace referencia:

• NPI

• PTAN

• Beneficiario (Nombre y ID de Medicare) “Beneficiary (Name and Medicare ID)”

• CCN

• Fecha de Servicio “Date of Service”

• ID del envío por internet “Web Submission ID”

NOTA: La ventana mostrará solamente y de manera automática, el NPI, el PTAN y el beneficiario. Para ver la demás información mencionada arriba, presione el enlace “Mas detalles….” (More details…..).

La ventana de mensaje también incluye los siguientes botones de opciones:

• Responder (Reply)- Para responder el mensaje

• Exportar (Export)- Para crear un archivo PDF del mensaje y guardarlo en su computadora

• Borrar (Delete)- Para borrar permanentemente el mensaje

• Cerrar (Close)- Para cerrar la ventana del mensaje

Por favor responda todos los mensajes que se le envíen dentro del plazo de cinco días laborables. Todos los mensajes se borran automáticamente de myCGS diez días después de que le son enviados. Tenga en cuenta que “días laborables” son Lunes a Viernes, los días feriados no se toman en cuenta.

Responder a los MensajesPara responder a los mensajes en myCGS, presione el botón de Responder (Reply). Una ventana con el formato del mensaje seguro aparecerá y podrá entrar texto y adjuntar documentos. Todas las respuestas deben incluir por lo menos un documento adjunto.

Ingrese cualquier mensaje que desee incluir en la caja de mensajes (Message) (hasta 250 caracteres) y entonces presione el botón Navegar (Browse) para agregar los documentos que desee adjuntar.

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NOTA: El tamaño máximo del límite para descargar archivos es de 50MB por archivo. Puede adjuntar un máximo de 15 archivos por cada envío. Solamente se permiten los siguientes tipos de archivos para enviar en myCGS:


Después de seleccionar su s documentos, myCGS enumerará los documentos que usted tiene listos para enviar. Verifique que todos los archivos apropiados han sido seleccionados y entonces presione el botón Enviar (Submit) para enviar su respuesta. Si desea guardar una copia de su respuesta, presione el botón Exportar (Export) para guardar su mensaje como PDF.

Después de presionar Enviar (Submit), aparecerá un mensaje preguntándole si ha adjuntado toda su documentación. Si ya está listo para enviar el mensaje presione SI (YES). Si usted necesita adjuntar más documentos o desea cancelar su respuesta presione NO.

Después de presionar Si (YES), myCGS descargará los documentos dentro del sistema de procesamiento interno de CGS. Usted recibirá un mensaje confirmando su respuesta con la hora y fecha de envío. Tenga en cuenta que la hora de corte diario de las respuestas es a las 4:00 pm Hora del Centro – cualquier respuesta enviada después de las 4:00 pm Hora del Centro se considera como recibida el siguiente día laborable. El equipo de CGS revisará su respuesta y procesará la reclamación apropiadamente.

Si desea ver su respuesta después de enviada, abra nuevamente el mensaje desde su buzón de entrada. Notará que el botón Responder (Reply) ha cambiado a Mi Respuesta (My Response). Presione el botón Mi respuesta (My Reply), para ver su respuesta. También podrá exportar su respuesta si no lo hizo previamente. Por favor recuerde que todos los mensajes en myCGS se borran automáticamente después de 10 días laborables, así que si usted desea guardar permanentemente una copia del mensaje y/o de su respuesta, usted deberá exportarlo y guardarlo/imprimirlo.

Mi Cuenta

Generalidades de mi CuentaEl menú de Mi Cuenta “My Account” en myCGS le permite ver la información acerca de su cuenta, tal como la información de su NPI/PTAN. Hay varias opciones en el menú de Mi Cuenta (My Account):

• Cambio de Contraseña “Change Password” - Cambie su contraseña de myCGS

• Actualización de los Parámetros del MFA “Update MFA Settings” - Cambie los parámetros de autenticación multi factorial o MFA

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• Perfil del Proveedor “Provider Profile” - Vea la información del proveedor que está en archivo para ese NPI/PTAN, tal como fechas de efectividad del PTAN, localización, dirección del pagador y mas

• Cuenta del Usuario “User Account” - Vea y actualize su información básica de usuario

• Ver NPI/PTAN “View NPI/PTAN” - Vea las combinaciones del NPI/PTAN asociadas con su cuenta

• Actualice las Preguntas de Seguridad “Update Security Questions” - Actualize sus preguntas y respuestas de seguridad

Cuando usted haya terminado de ver cualquier pantalla dentro de la sección de Mi Cuenta, seleccione el menú Home para regresar a la página de inicio de myCGS, en donde usted puede continuar usando las funciones de myCGS.

NOTA: Las opciones disponibles en el menú de “My Account” pueden variar basándose en su “rol” de usuario (Usuario Final “End User,” CHBA o Aprobador Designado “Designated Approver”).

Usuario de la CuentaPara ver la información básica de su perfil (como su dirección o su número de teléfono), seleccione la opción User Account ” del menú de “My Account.” La pantalla con la información del usuario aparecerá mostrándole la información básica de contacto.

En la pantalla de la Cuenta del Usuario (User Account) usted puede actualizar su apellido (last name) y/o su dirección de correo electrónico (email address) usando las casillas de texto disponibles. Haga los cambios y presione el botón de “SUBMIT.”

NOTA: La dirección de correo electrónico (email address) que aparece bajo “User Account” es separada de la dirección de correo electrónico que está en los parámetros del MFA. Cambiar la dirección de correo electrónico que aparece en su “User Account” no afecta la dirección de correo electrónico en los parámetros del MFA (y viceversa). Si su dirección de correo electrónico ha cambiado, usted debe actualizarla en ambas pantallas. Revise la sección “Actualice sus Parámetros de MFA” a continuación.

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Ver NPI/PTAN La inscripción en myCGS está basada en el Tax ID/EIN de su compañía. Cuando usted se registra para myCGS todas las combinaciones de NPI/PTAN asociadas con su Tax ID se agregan automáticamente a su cuenta de myCGS.

Para ver la lista de todas las combinaciones de NPI/PTAN asociadas con su cuenta, seleccione la opción “View NPI/PTAN” del menú de “My Account.” La pantalla de View NPI/PTAN aparecerá, mostrándole una lista de todos sus NPI/PTANs.

Si su compañía tiene mas de un Tax ID, entonces usted necesita enviar una solicitud para agregar el Tax ID adicional a su cuenta de myCGS. Revise la Guía de Registro de myCGS para mas instrucciones (http://www.cgsmedicare.com/jc/myCGS/pdf/myCGS_RegistrationGuide.pdf).

Una vez usted haya terminado de ver su perfil de NPI/PTAN, presione el menú Home para regresar a las áreas funcionales principales de myCGS.

Perfil del ProveedorLa pantalla del perfil del proveedor (Provider Profile) en myCGS le permite ver los registros básicos acerca de su PTAN de acuerdo a como aparecen en el NSC (National Supplier Clearinghouse) y en PECOS. Para ver su perfil de proveedor seleccione la opción de Provider Profile del menú de “My Account.”

La pantalla del perfil del proveedor se basa en el NPI/PTAN que usted ha seleccionado en ese momento en myCGS. Si usted tiene mas de un NPI/PTAN y desea ver el perfil del proveedor para un PTAN diferente al que ha seleccionado, siga las instrucciones de la sección Cambio de NPI/PTAN de este manual.

En la pantalla del perfil del proveedor usted encontrará la siguiente información acerca de su PTAN:

• Nombre del proveedor

• Nombre al cual se hace el pago

• Dirección física

• Dirección a la cual se hace el pago

• Teléfono

• Fax

• Ultima fecha de la remisión estándar en papel

• ID del facturador

• Información acerca de la participación

• Fecha de efectividad y terminación del PTAN

• Notas en su cuenta

Cualquier cambio en su información de proveedor debe hacerse a través de la entidad apropiada (ej. NSC).

Una vez usted haya terminado de ver su perfil de proveedor, presione el menú Home para regresar a las áreas funcionales principales de myCGS.

http://www.cgsmedicare.com/jc/myCGS/pdf/myCGS_RegistrationGuide.pdf

http://www.cgsmedicare.com/jc/myCGS/pdf/myCGS_RegistrationGuide.pdf

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Actualizar las Opciones del MFASi usted necesita actualizar o cambiar su número de celular o la información de su correo electrónico asociada con sus parámetros del “Multi-Factor Authentication” o MFA; vaya a la pantalla de las opciones del MFA “MFA Options.” Para tener acceso a la pantalla de los parámetros del MFA “MFA Settings,” seleccione el menú “My Account” localizado en la esquina superior derecha de su pantalla y seleccione “Update MFA Options:”

En la pantalla de las opciones del MFA “MFA Options” usted puede agregar o cambiar su dirección de correo electrónico y/o número de celular y compañía que le provee el servicio.

Haga cualquier cambio que sea necesario en su información y presione el botón SUBMIT

NOTA: Si usted cambia de proveedor de telefonía celular, usted debe actualizar su Proveedor de Servicio (Service Provider) para que refleje el proveedor de telefonía celular actual con el fin de continuar recibiendo los mensajes de texto MFA de myCGS, aún si su número de teléfono celular permanece sin cambio. Si usted usa un proveedor de telefonía celular diferente a uno de los cuatro proveedores mencionados (AT&T, Sprint, T-Mobile o Verizon), escoja la red de proveedores de servicio de telefonía celular que use su compañía de teléfonos para brindar el servicio. Si usted no está seguro acerca de cuál es la red que utilizan, comuníquese con su proveedor de telefonía celular. Si usted elige el proveedor incorrecto, no recibirá los mensajes de texto MFA.

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Actualizar las Preguntas de SecuridadSi desea actualizar o cambiar sus preguntas y respuestas del reto de seguridad, vaya a la pantalla de actualizar las preguntas de seguridad “Update Security Questions.” Para tener acceso a la pantalla de las preguntas de seguridad “Security Questions” seleccione el menú “My Account” que se encuentra en la esquina superior derecha de su pantalla y seleccione “Update Security Questions.”

Escoja preguntas de cada uno de los tres menús que se despliegan hacia abajo y respóndalas correctamente. Asegúrese de que elije preguntas y respuestas que son personales y que usted va a recordar. Necesitará poder responder las preguntas si olvidó su contraseña y necesita que sea restaurada.

Aprobador Designado/Manejo de Usuarios

Generalidades del Manejo del UsuarioSi usted está registrado en myCGS como Aprobador Designado o DA (Designated Approver) usted tiene acceso a usar las pantallas de manejo de usuarios en myCGS a las cuales no tienen acceso otros usuarios de su compañía. De hecho, cuando usted ingresa por primera vez a myCGS usted es conducido directamente a la pantalla de “DA User Management” en lugar de ser conducido a la pantalla de inicio que los Usuarios Finales (End Users) ven.

Para instrucciones acerca de cómo usar la sección de Manejo de Usuarios o “User Management,” revise la Guía de Inscripción en myCGS en https://www.cgsmedicare.com/jc/myCGS/pdf/myCGS_RegistrationGuide_esp.pdf.

