tabla de contenido -...

TABLA DE CONTENIDO GENERALES ABACO......................................................................................................... 7

INSTALACION DE ABACO............................................................................................ 7

Configurar el objeto de conexión.............................................................................. 13

Instalación de los programas................................................................................... 16

LA BARRA DE HERRAMIENTAS................................................................................. 18

BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN................................................................................ 20

CREAR Y MODIFICAR REGISTROS........................................................................... 28

PARAMETROS.............................................................................................................. 32

MAYOR GENERAL........................................................................................................... 38

ESTADOS FINACIEROS .............................................................................................. 38

BUSQUEDA DE CUENTAS QUE COMPONEN UN RENGLON ............................... 39

BANCO.............................................................................................................................. 44

BANCO.......................................................................................................................... 44

PARAMETRIZACION ............................................................................................... 46

Como crear un banco?.............................................................................................. 46

¿Como crear los motivos de banco? ......................................................................... 52

Como crear las cuentas bancarias?.......................................................................... 57

OPERACIÓN DEL MODULO DE BANCO.................................................................. 60

COMO GENERAR UN CHEQUE?........................................................................... 61

Como registrar cheques manuales en ABACO? ....................................................... 69

SOLICITUD DE CHEQUES......................................................................................... 73

CREAR UNA SOLICITUD DE CHEQUE .................................................................... 73

SOLICITUD MANUAL ............................................................................................. 73

SOLICITUD A PROVEEDOR................................................................................... 77

Cambiar la orientación del texto concepto en una solicitud de cheque afectando una CXP. .......................................................................................................................... 82

IMPRESIÓN DE CHEQUES .................................................................................... 86

ELIMINACION DE SOLICITUDES DE CHEQUE.................................................. 90

TRANSACCION DE BANCO AFECTADO CXP...................................................... 92

Secuencia de Cheques ................................................................................................... 94

Reimpresión de Cheques ............................................................................................... 97

CONCILIACIÓN BANCARIA ......................................................................................... 100

Conciliación de Cheques individuales. ................................................................... 105

Consulta de Documentos Conciliados .................................................................... 107

SOLICITUD DE CHEQUES......................................................................................... 70

CREAR UNA SOLICITUD DE CHEQUE .................................................................... 70

SOLICITUD MANUAL ............................................................................................. 70

SOLICITUD A PROVEEDOR................................................................................... 73

Cambiar la orientación del texto concepto en una solicitud de cheque afectando una CXP. .......................................................................................................................... 76

IMPRESIÓN DE CHEQUES .................................................................................... 79

ELIMINACION DE SOLICITUDES DE CHEQUE.................................................. 81

TRANSACCION DE BANCO AFECTADO CXP...................................................... 82

CAMBIO DE NUMERO DE CHEQUES .................................................................... 130

ANULACIÓN DE CHEQUES ..................................................................................... 133

Cheque de periodo abierto...................................................................................... 133

Cheques con periodos cerrados. ............................................................................. 137

Dividendos................................................................................................................... 140

ASIENTO DE CIERRE................................................................................................ 153

Aclaraciones............................................................................................................ 159

COMPRAS....................................................................................................................... 160

COMPRAS................................................................................................................... 160

Impuestos de Compras ............................................................................................ 162

Otros Cargos para Compras................................................................................... 162

GENERAR UNA ORDEN DE COMPRA ................................................................ 164

RECEPCION DE ORDENES DE COMPRA .......................................................... 171

COSTOS DE PRODUCCION ......................................................................................... 173

FACTURACION.............................................................................................................. 174

CLIENTES................................................................................................................... 174

Clientes Exentos de ITBMS......................................................................................... 178

Clientes que se le factura al costo............................................................................... 182

Catalogo de clientes .................................................................................................... 184

COMO MODIFICAR O CREAR PRECIOS BASE ..................................................... 185

COMO REALIZAR UNA FACTURA .......................................................................... 190

INVENTARIO.................................................................................................................. 207

INVENTARIO FISICO ................................................................................................ 207

AJUSTE DE COSTO PARA CUANDO SE TIENE EXISTENCIA Y NO SE TIENE COSTO .................................................................................................................... 225

DESPACHO DE FACTURAS ..................................................................................... 232

PENDIENTES ............................................................................................................. 232

DESPACHOS Y PENDIENTES. ................................................................................. 237

Existencias por almacén mensualmente...................................................................... 240

Como se obtiene el total de compras de un periodo dado. ......................................... 244

ACTIVO FIJO ................................................................................................................. 246

PUNTOS A DESARROLLAR EN ENTRENAMIENTO............................................... 246

ACTIVO FIJO ............................................................................................................. 247

PARÁMETROS........................................................................................................ 247

Grupos de Depreciación ............................................................................................. 251

Marcas..................................................................................................................... 254

Tipo de Activo.......................................................................................................... 256

PROCESOS DIARIOS................................................................................................. 259

Activos. .................................................................................................................... 259

VENTA DE ACTIVOS ............................................................................................. 262

VALOR DE ACTIVOS POR TIPO .......................................................................... 269

COMO EL SISTEMA DETERMINA LA CUENTA DE ACTIVO, DEPRECIACION ACUMULADA Y GASTOS. ......................................................................................... 273

COMO HACER PARA QUE LOS ACTIVOS VENDIDOS NO SE MUESTREN EN LOS LISTADOS................................................................................................................... 275

REGISTRO DE ACTIVOS........................................................................................... 277

MODIFICAR UN ACTIVO...................................................................................... 280

CONSULTAR ACTIVOS FIJOS .................................................................................. 281

CUENTAS POR COBRAR .............................................................................................. 283

CLIENTES................................................................................................................... 283

CUENTAS POR COBRAR .......................................................................................... 285

Como ingresar cobros?............................................................................................... 285

CHEQUES POSTFECHADOS ................................................................................... 286

CUENTAS POR PAGAR ................................................................................................. 289

RECIBO....................................................................................................................... 289

Cuenta Afectada por Recibo ................................................................................... 294

ANULACION DE RECIBOS ....................................................................................... 296

PLANILLA....................................................................................................................... 299

CERTIFICADOS MEDICOS....................................................................................... 299

Informe de los certificados médicos........................................................................ 305

Articulo Correspondiente a los Certificados Médicos............................................ 309

REGISTRO DE OTROS INGRESOS........................................................................... 311

CALCULO DEL DECIMO TERCER MES ................................................................. 315

CALCULO DE VACACIONES.................................................................................... 325

CHEQUES DE PLANILLA ......................................................................................... 338

Generar Cheques de acreedores ................................................................................. 342

PASO DE INFORMACIÓN A SYSMECA................................................................... 351

GENERALES ABACO

INSTALACION DE ABACO La instalación de ABACO se divide en tres aspectos.

1. Instalación del objeto de conexión a la base de datos (ODBC). 2. Configurar el objeto de conexión. 3. Instalación de los programas.

Para instalar el objeto de conexión usted debe descomprimir el psqlodbc_08_03_0400.zip Este archivo se encuentra en la carpeta c:\abaco\odbc

Cuando termine de descomprimir este archivo el sistema creara el archivo psqlodbc.msi Este archivo se ejecuta directamente.

Aplastar Next

Seleccionar el cuadro que dice “I accept the terms in the License Agreement” Y aplastar Next

Aplastar Next

Aplastar Install

Finalmente se aplasta el botón Finísh. Y con esto se concluyo la etapa de instalar el objeto de conexión.

Configurar el objeto de conexión. 1. Ir al Panel de Control o Control Panel 2. Administrative Tools o Herramientas Administrativas 3. Data Source (ODBC)

4. Aplastar el botón Add a. De la lista escoger la fuente de datos PostgreSQL ANSI

5. Llenar la plantilla con la información pertinente.

Data Source: Es el nombre de la fuente de datos. Descripción: Descripción de la fuente de datos. Database: Nombre de la base de datos a la cual se va conectar. Server: Nombre o ip del lugar donde se encuentra la base de datos. User Name: dba Password: sql Después de ello usted deberá aplastar el botón Test para saber si con los valores proporcionados el objeto se conecta bien.

Finalmente se aplasta el botón Save para salvar las configuraciones. En ABACO es necesario definir dos objetos de conexión.

1. El de la base de datos 2. Seguridad (PFC)

Instalación de los programas. Para la instalación de los programa se hace una copias de donde los tenga los programas. Si no los tiene los puede bajar del site www.winsof.com En este sitio existe una sección de descargas, allí podrá escoger la opción de UPDATE, con esto usted podrá descargar los programas desde Internet. En la carpeta c:\abaco\librerias existe el archivo abaco.ini Este archivo contiene la información de la fuente de datos que vamos a conectar.

En algunas ocasiones este archivo es necesario actualizarlo.

Esta es la línea que algunas veces se tiene que modificar. Donde dice winsoft debe colocar el nombre del objeto de conexión (ODBC) que definió previamente.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS Antes de usar ABACO, conozca cómo trabaja su barra de herramientas , lo útil y práctica que le resultará, permitiéndole obtener los mejores resultados en su oficina.

En ABACO la barra de herramientas, para TODOS los módulos, es la misma. Los Botones más conocidos son los siguientes:

Para guardar el documento o algún cambio en ABACO, haga clic en el botón Guardar , ó presione la tecla de la función F10 de su computador. Para imprimir sin realizar la vista previa, sólo de un clic en el botón Imprimir. Para ver la hoja tal como se imprimirá, haga clic en el botón Vista preliminar. Si desea copiar o mover datos a otra ubicación sin sustituirlos, puede insertar las celdas en lugar de pegarla. Seleccione los rangos, y haga clic en el botón Cortar o en el botón de Copiar , y a continuación haga clic en la ubicación donde desea insertar los datos, luego de un clic en el botón Pegar. Si comete un error. Haga clic en el botón Deshacer. Si necesita consultar datos, cuentas, y lo quiere rápido;... sencillo! sólo utilice el botón Encontrar enseguida le aparecerá la pantalla de Find : ahí Find Where, es el primer criterio de búsqueda1, que le permite solicitar su búsqueda de acuerdo a los parámetros establecidos en el documento, en este ejemplo el criterio fue “Nombre”. El segundo criterio de búsqueda se da en Find What , usted describe el dato que solicita, aquí buscamos par ejemplo las CXC (Cuentas por Cobrar); con Search el tercer criterio de búsqueda, puede empezar la búsqueda hacia arriba o hacia abajo del documento. Match case señala el campo encontrado y el último paso es darle clic en Find Next .

Guardar Imprimir Vista preliminar Cort

ar

Copiar

Pegar

Deshacer

Encontrar

Reemplazar

criterio de búsqueda1, campos de ABACO que se encuentran predefinidos para hacer más fácil su

selección. Si necesita hacer correcciones Remplazar (Replace), le brinda las mismas facilidades y opciones que la anterior pantalla de Find, con la diferencia de que esta reemplaza un dato o la lista de todos los datos que le son necesarios modificar.

BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Modo de Consulta (QueryMode) Este es uno de los botones más importantes de ABACO, pues con sólo darle clic tendrá desde cualquier pantalla y en cualquier módulo que se encuentre la facilidad de

consultar cualquier dato que exista en su sistema. Para una explicación gráfica:

1

1

2

3

Aparecerá el dato reemplazado

Defina la nueva descripción o cambio

Escriba el Dato a reemplazar

OJO: 1, 2 y 3 son “criterios de búsqueda1”.

Replace All , sirve para remplazar la palabra o dato que usted desea cambiar pero en todo el documento.

Primer paso: Ubíquese en el módulo que necesita para realizar su consulta: Para ejemplo, nos hemos ubicado en la Compañía Simón S.A., el módulo de Aplicación: Setup, y estamos en la opción Setup– Compañías. Si quisiera consultar una de las compañías ( ó datos ) que se encuentra en esta pantalla sólo debe hacer clic en donde dice Compañías y de inmediato le aparece la pantalla más pequeña de C O M P A Ñ Í A S pero, como usted se da cuenta, no le aparece ninguna información. ¡No se preocupe!. Siga las instrucciones. Es importante señalar que este procedimiento es el mismo inclusive para consultar valores . Segundo paso: Ahora dé un clic en el botón de Modo Consulta (QueryMode) y verá aparecer en la pantalla todos los campos en blanco que pueden ser utilizados como criterios de búsqueda1. Usted puede desde ese momento ingresar su dato, valor, número o caracter que desea consultar. Por ejemplo: Buscamos la compañía DARA CORP, puedo colocarme en el parámetro de Compañía y poner ese nombre o, sólo la primera letra de la palabra.

Otra forma de búsqueda: Si no se acuerda el nombre o dato, en su totalidad, puede utilizar: LIKE “%D%”. Donde D

representa la primera letra de la palabra en búsqueda.

Tercer paso:

Recuperar Una vez que colocó su parámetro de búsqueda, le da clic al botón Recuperar y

sus datos, aparecen de manera Inmediata!. En ambos de los casos que hemos explicado, la consulta ó búsqueda de información, ha sido sólo de datos (palabras); ahora un ejemplo con valores (cifras). Para el siguiente ejemplo: buscaremos en Mayor General el registro de una Factura, originada en el módulo de Facturación. En Simón S.A. al documento Factura se lo ha definido dentro de Tipo de Comprobantes como Ventas. Además de buscar el registro o documento, verificaremos la mayorización o posteo. Nos ubicamos en Aplicación: Mayor General, en este caso de la compañía SIMÓN S.A.

1. Damos clic en, Proceso Diario Comprobantes

2. Sale de inmediato la pantalla de Registro de Comprobantes

3. De un clic en el botón de Consulta o Querymode y todos los casilleros del documento quedarán en blanco listos para que especifique e ingrese su criterio de búsqueda.

4. La búsqueda puede realizarla ingresando la Aplicación Origen: Es decir el módulo contable donde se originó la transacción o registro.

5. El Estado, nos permite verificar si el documento se encuentra: No Balanceado, Registrado, ó

Ahora: si conoce un poco más su documento puede ingresar el número de la secuencia, la fecha del comprobante, la fecha de captura o la fecha de actualización.

Solo basta indicar uno de los datos en cualquier casillero habilitado como criterio de búsqueda. Inmediatamente aparece su(s) documento(s) en la pantalla. Con los botones de Continuar , puede retroceder o avanzar dentro de la lista de documentos que aparecen consultados. La característica de nuestro ejemplo en particular, es que el documento está Posteado es decir, está Mayorizado y eso lo sabemos si ubicamos el Estado: Posteado

6. También puede usar el criterio de “Tipo de Comprobante” que aparece en esta pantalla, ahí se encuentran definidos los documentos que contiene cada módulo contable.

Indique uno o más datos en uno o mas casilleros para definir sus criterios de búsqueda

7. En este ejemplo los únicos datos que introducimos han sido dos; la Aplicación Origen: Facturación y el Tipo de Comprobante: Ventas. Damos clic en Botón de Recuperar...

BOTONES PARA CONTINUAR

¿Qué más nos dice el documento? Varias Definiciones: La Fecha del Comprobante, indica la fecha en que el documento físicamente fue elaborado. Siempre la fecha de comprobante va a ser la misma que la Fecha de Captura . La misma indica el registro que se origina en un módulo particular al momento de la creación del documento. No así la Fecha de Actualización , que es la fecha en que los registros capturados se postean y pasan a modificar los saldos contable debido a su mayorización. Dependerá de cuándo se ordene al sistema efectuar el posteo. Estado: Posteado, viene de Posteo y es la mayorización de los datos registrados, con el posteo los registros, originados en cada aplicación, pasan a afectar a la contabilidad y se actualizan los saldos de las cuentas. Estado: Registrado , significa que un documento pertenece a contabilidad pero que no está afectando ningún saldo contable en particular. Cuando sus registros se encuentran en estado: registrado, usted puede realizar las correcciones que necesite, desde la Aplicación Origen.

Para que un registro afecte a contabilidad debe ser primero posteado. Estado: No Balanceado , un documento que muestra valores en cuentas deudoras y acreedoras con diferencias, no puede ser posteado y ABACO se lo informará para su posterior corrección. Luego de corregido puede proceder a postear.

CREAR Y MODIFICAR REGISTROS

¡Atención!

La tercera parte es para utilizarla en el caso de que alguna de las cuentas que se utilice en el registro (señalado en la segunda parte), posea auxiliares. Para realizar algún cambio de registro, modificar datos o, ingresar nuevos registros; usted debe ubicarse en la parte o sección y presionar clic derecho en su mouse y se activa la pantalla donde podrá: Insert: Insertar o cambiar un registro, Add: Adicionar un nuevo registro, ó Delete: Eliminar un registro. Cualquier modificación se puede hacer mientras el documento o registro no haya sido posteado, luego de posteado no se puede modificar.

La opción “Herramientas” ofrece una pantalla que le permite visualizar su barra de herramientas desde diferentes posiciones: Top: Arriba de la pantalla Bottom: Abaja de la pantalla Left: A la izquierda de la pantalla Right: A la derecha de la pantalla Floating: la barra se hace flotante y aparece sólo cuando la necesite

Si voy a crear un registro me coloco en el lugar que me indique la pantalla, aquí como vemos la pantalla tiene tres partes o cuerpos. El primero es para ingresar datos predefinidos en ABACO, como aplicación, tipo de documento, etc En la segunda parte del documento, se ingresan las cuentas contables, el concepto del registro y el valor.

Los registros pueden ser modificados sólo desde su Aplicación: Origen , ABACO como medida de seguridad, no

permite que los datos sean modificados por usuarios no autorizados.

Por el tamaño de los botones: Large Bottons: Aparecen los botones y su significado Show Tooltips: Muestra los botones, el significado y la descripción del mismo.

PARAMETROS El sistema ABACO cuenta con una sección donde son definidos parámetros generales de la aplicación.

1. Para entrar a estos parámetros se de dirigir primero al modulo de Setup

2. Valor de Parámetros por Cia.

En esta pantalla es donde se modifican los parámetros.

En el sistema existen tres niveles de parámetros. Parámetros por aplicación: Son parámetros creados para una aplicación. En este tipo

de parámetros no importa la CIA. Parámetros por CIA.: En este nivel los parámetros rigen para una aplicación y la

compañía. Parámetros por Almacén: Estos son parámetros que aplican a nivel de almacén. Pasos para cambiar parámetros por almacén:

1. Seleccionar la aplicación Inventario.

2. Parámetros por almacén.

3. En esta pantalla es donde se definen los parámetros por almacén.

Valor de parámetros

Parámetro Descripción Valores

form_recibo Aquí usted puede definir el modelo de recibo a utilizar.

d_recibo_standard d_recibo_homes

MAYOR GENERAL

ESTADOS FINACIEROS 1. Para realizar los estados financieros de ABACO se debe dirigir a la sección de

Agrupación de Cuentas del Mayor General.

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2. La base para realizar los estados financieros de ABACO son estas agrupaciones de cuentas. En estas agrupaciones se indica el informe, el renglón y la cuenta. Como vemos en este ejemplo tenemos el informe número 15 con un renglón de nombre caja y bancos que esta compuesto por las cuentas que se muestran.

Es aquí donde se agrupan las cuentas.

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BUSQUEDA DE CUENTAS QUE COMPONEN UN RENGLON 1. Cuando se están haciendo las revisiones de estados financieros y se observa

algún rubro o renglón dudoso usted puede entrar al sistema y ver como esta compuesto un determinado renglón.

2. Para ello usted debe saber el número del informe y el renglón que desea investigar. Y seleccionar Detalle de Ctas. Por Renglón de Estados Financieros.

3. En esta pantalla debe indicar el rango de fecha que sea consultar y aplastar

Recuperar .

4. Indicar los criterios que desea investigar.

Aquí usted le puede indicar el número de informe y el renglón especifico que desea consultar. Y aplastar OK

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5. Entonces aparece el siguiente informe.

Lo que esta encerrado en el cuadro rojo es el detalle del informe. Al final del informe muestra los siguientes totales.

Saldo inicial con que empieza el renglón. Para ese informe Numero del

informe.

Nombre del renglón

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BANCO

BANCO

Con esta herramienta tú puedes lograr un control exacto en las cuentas bancarias de la empresa.

Con ABACO contarás con saldos bancarios al día, impresión de cheques, registro de cheques manuales o sistematizados, en una sola operación se afecta tanto bancos como a tus clientes, proveedores y la contabilidad, según corresponda.

Indica los totales de acuerdo al rango de fecha seleccionado

Balance del renglón acumulado

Balance del Renglón del periodo seleccionado.

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Puede trabajar de forma simultánea en forma transparente, aumentando la productividad de tu negocio y aprovechando al máximo tus recursos.

El modulo de banco es utilizado para el registro de depósitos , cheques , historial de ingresos y egresos, saldos y movimientos en cuentas bancarias.

Controla de manera fácil el dinero de tu negocio Presentamos en este cuadro un pequeño listado de los beneficios que tienes al utilizar ABACO: Con sólo registrar los depósitos y cheques, conocerás en el momento y en una sola

pantalla, el flujo de efectivo en tu negocio para tomar decisiones. Al capturar los movimientos de ingresos y egresos en el modulo de bancos, se afecta en línea las cuentas por pagar proveedores, y el mayor general (no se necesita un proceso de posteo posterior para que las afectaciones contables se actualicen) Puedes realizar tus conciliaciones diariamente con tus bancos por medio de la Banca en línea y no tienes que esperar al final de mes para registrar transacciones que no dependen de ti, como los cargos bancarios y controlar el vencimiento de los cheques en circulación. Podrás realizar consultas historiales por tipo de transacción, por periodos de fechas incluyendo años anteriores, por beneficiario, por depositante, etc… con lo que además podrás hacer proyecciones financieras en base a estas estadísticas. Olvídate de volver a registrar en forma resumida al final del día o mes, las transacciones de ingresos o egresos al mayor general, con ABACO las actualización son en línea, es decir no existe el reproceso. Puedes crear un numero ilimitado de cuentas bancarias Puedes restringir a los usuarios por tipo de transacción Puedes realizar tu programación de pagos Puedes realizar la Impresión de cheques de cualquier formato o tamaño Puedes emitir historiales de movimientos bancarios a cualquier fecha que lo necesites Este modulo, al igual que los otros módulos que tiene ABACO, es sencillo y fácil de aprender y usar

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Las siguientes son sólo algunas de las funciones que hacen de ABACO la herramienta más eficiente para controlar los saldos en tus cuentas bancarias y administrar tu chequera, depósitos y retiros:

PARAMETRIZACION Antes de empezar a utilizar el modulo de banco de ABACO, es importante recordar que primero debes realizar las parametrizaciones necesarias en este modulo de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Como crear un banco? Ingresar al modulo de banco

Pantalla 1

Ir a la barra de menú y seleccione parámetros y luego bancos

Pantalla 2

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1. En esta pantalla, se ingresan los datos generales del (los) los bancos (entidad bancaria) que vas a utilizar:

Pantalla 3

Banco Escribe el nombre completo del banco al

que pertenece la cuenta

Siglas Banco Escribe las siglas con el vas a identificar al banco

Teléfonos Escribe el teléfono y su fax, si deseas.

Direccion Escríbela en el campo.

Pagina Web y Mail Si el banco cuenta con servicio por Internet, escribe

la pagina Web la dirección en el campo.

Gerente y oficiales Escribe el nombre del gerente y/o oficial del banco

con el que puedes comunicarte para consultas de la

cuenta bancaria.

Status

Activo Cuando la cuenta esta siendo utilizada o esta activa.

Inactivo Cuando se desea desactivar la cuenta y no podra

ser utilizada desde el momento que se Inactiva.

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2. Para adicionar un banco, presione el clip derecho y seleccione Add (adicionar)

3. Para aeliminar un banco, presione el clip derecho y seleccione Delete (borrar). Ver pantalla del punto 4.

4. Para modificar los datos del banco solo debes ingresar a la pantallas del banco y

realizar las modificaciones que necesites.

5. Por ultimo Grabar.

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¿Como crear los motivos de banco?

Ir a la barra de menú y seleccione parámetros y luego motivos

Aparecerá la siguiente pantalla

Motivo Se crea un código (el numero lo eliges tu) por cada uno de los motivos como se indica.

Descripción En la columna se ingresa el nombre de cada una de las transacciones que se utilizaran en bancos. El nombre lo eliges tu, recuerda que con este nombre se van a identificar las transacciones que se generen en el sistema.

Naturaleza contable Corresponde a la naturaleza debito o crédito de cada una las transacciones. Ejemplo: un depósito es de naturaleza debito y un cheque es de naturaleza crédito. Es importante definir correctamente la naturaleza por que este parámetro es el que dice que transacción suma o resta la cuenta bancaria.

Cheque Aquí se define si el motivo que estas creando se genera un cheque o no.

Transacción Aquí se define si el motivo que estas creando es una transacción. Para ABACO el único motivo que no es una transacción es el motivo Cheque.

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Tipo de comprobante Este campo se define como banco. Este nombre es el que aparecerá en el Mayor General en el momento de consultar una cuenta, siempre y cuando la transacción se haya originado en el modulo de banco.

Motivo CxP Como se indico anteriormente, el modulo de banco esta en línea con el modulo de Cuentas por pagar. Por tal razón, en esta columna se debe incluir el motivo que la transacción generada en el modulo de banco afectará el modulo de cuentas por pagar. Ejemplo: Cuando se genera un cheque, el motivo que se genera en cuantas por pagar es pago con cheque.

Es importante aclarar que no todas las transaccione s de banco afectan las cuentas por pagar. Como por ejemplo los depósitos.

Para ir adicionando uno por uno los motivos de banco, debes pararte en cualquier lugar de la pantalla, oprimir con el clip derecho del Mouse y seleccionar Add (adicionar)

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Para borrar un motivo de banco, debes señalar el motivo a eliminar y con el clip

derecho, presionar:

Por último, Grabe, oprimiendo F10 o Save en la barra de menú. Los motivos de banco

han sido creados o borrados, tú elijes.

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Como crear las cuentas bancarias? En la Pantalla principal, selecciona la función Cue ntas bancarias

Se mostrará la siguiente pantalla

En esta pantalla se crea los datos de las cuentas bancarias, así: Banco

Haz clic sobre el nombre del banco. aparecerá una ventana con todos los bancos creados anteriormente (Ver pag 3)

Cod Ctabanco Aquí se incluye el mismo número de Banco

Cuenta banco Aquí se incluye el número de la cuenta bancaria.

Ejemplo: Cta.Cte.03-08974-1

Sobregiro Aquí se incluye el límite de la línea de sobregiro que

le aprobó el banco, si aplica.

Cuenta Mayor Aquí se parametriza a que cuenta contable va a estar

asignada las transacciones que se realizaran en esta

cuenta bancaria.

Secuencia de transacciones Escribe el numero de ka ultima transacción que se

creo en este modulo

Secuencia de cheques Escribe el folio del último cheque emitido de esta

cuenta

Status Se debe incluir Activo para poder utilizar este banco,

cuando una cuenta bancaria es cerrada por decisión

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administrativa, se debe cambiar el status a Inactivo

para que ya no se utilice mas este banco, así:

Por último, Grabe, oprimiendo F10 o Save en la barra de menú. Las cuentas bancarias

han sido creadas.

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OPERACIÓN DEL MODULO DE BANCO

Luego de haber realizado las parametrizaciones, podemos empezar a operar el modulo de bancos. En el modulo de bancos, se pueden hacer transacciones como cheques y transacciones como: depósitos, retiros, notas de debito, notas de crédito, transferencias, etc

Como puedes observar tu puedes realizar en el modulo de bancos diversas transacciones. En adelante aprenderás como realizarlas de la forma mas fácil y eficiente.

COMO GENERAR UN CHEQUE? Es importante mencionar que en ABACO, se puede generar los cheques en el mismo sistema, o registrar cheques que se hagan fuera del sistema, como son las chequeras manuales.

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Como generar cheques en ABACO?

a. Elegir en la barra de menú, procesos diarios y luego solicitud de cheques

b. Al elegir la opción del punto a. aparecerá esta pantalla

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c. Si ya has generado o registrado cheques anteriormente en el modulo de bancos, debes pararte con el Mouse en la sección de arriba de la pantalla como se muestra aquí y con el clip izquierdo del Mouse elegir Add (adicionar)

d. Selecciona el banco del cual se va a generar el cheque

e. Selecciona el tipo de transacción.

f. Ingresa la fecha que se esta emitiendo el cheque

Aquí, sale la lista de bancos que fueron creados en el proceso de paramerizacion de bancos (ver punto 3 en pag.3)

Para el proceso de generación e impresión de cheques sistematizados, se selecciona el tipo de transacción de solicitud de cheque

Ingresar aquí la fecha

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g. Selecciona el Proveedor al que esta emitiendo el cheque

Es necesario aclarar que para que aparezca uno o varios proveedores en este espacio, los mismos debieron haber sido creados primero en el modulo de cuentas por pagar (ver como crear proveedores en el modulo de cuentas por pagar)

Aparece el proveedor que seleccionaste en el paso g.

(1)En el caso de este ejemplo, se selecciono

el proveedor “HSBC” (2)Al seleccionar este proveedor, automáticamente

aparecerán todas las facturas pendientes de pago (3)El monto del cheque se podrá aplicar manualmente

a la factura que elijas o se aplicara automáticamente al grabar el cheque.

Así (1)

Así (2)

Así (3)

aqui

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Si el cheque que esta generando, no corresponde a un proveedor que este creado, puedes generarlo ingresando manualmente el nombre del Proveedor en el espacio de Páguese A:

h. Grabar el cheque, oprimiendo el comando F10 o con la opción de Save (grabar) que esta en la barra de menú, arriba.

i. Finalmente, imprimir el cheque con esta opción

Aquí

Ingresar así

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j. La pantalla del cheque a imprimir saldrá así

Aclaración: Esta opción esa para imprimir cheques preimpresos por el banco, y que están colocados en la impresora para que se imprima la información que se generó desde ABACO.

Como registrar cheques manuales en ABACO?

Esta opcion se utiliza cuando utilizas cheques manuales

Cuando el cheque que se esta generando, corresponde a un proveedor que no ha sido creado y por ende no tiene historial de facturas por pagar, se debe:

Oprime esta opción y el cheque se imprimirá

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››DEPÓSITOS

››CUENTAS

››RELACIÓN CON OTROS SISTEMAS

es utilizado para el registro de los movimientos de las cuentas bancarias, indicándole además el registro contable.

Este es el menú general del módulo de Banco.

Ingresar manualmente el monto a pagar

Aquí se incluye una descripción a que corresponde la factura que se

esta pagando

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Este es el monto del cheque

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Aclaraciones: 1. Los documentos (cheques o transacciones) no podrán ser modificados ni

eliminados si: a. Ya han sido conciliados b. Si el periodo de Banco ha sido cerrado c. Si el periodo de Mayor a sido Cerrado.

2. Los cheque impresos no pueden ser modificados.

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SOLICITUD DE CHEQUES

El proceso de solicitud de cheques abarca una serie de etapas que veremos a continuación de una forma detallada.

CREAR UNA SOLICITUD DE CHEQUE

En el sistema ABACO hay 2 formas de realizar las solicitudes de cheque de manera manual o de forma directa a un proveedor. Veremos a continuación primero como hacer una manual

SOLICITUD MANUAL 1. El primer paso para crear una solicitud de cheques es dirigirnos a Banco / Procesos

Diarios / Solicitud de Cheques

2. En la pantalla que podemos ver a continuación identificaremos ciertos casillas como

son la fecha, cuenta del banco etc.

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3. Para crear una solicitud debemos seguir los pasos que detallaremos a continuación.

* NOTA * Al finalizar este paso debemos recordar aplastar el botón F10 o el icono para salvar la transacción.

1. colocamos el nombre de la empresa a quien va a estar dirigida el cheque.

2. Colocamos la cuenta en la cual vamos a realizar la transacción

5. se pone el total a pagar.

3. colocamos las cuentas que serán afectadas. Si deseamos insertar otra línea solo bastara con oprimir el botón derecho en Mouse y aplastar el botón add.

4. Se pone la cantidad por la cual sera afectada las cuenta

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SOLICITUD A PROVEEDOR 1. El primer paso para crear una solicitud de cheques es dirigirnos a Banco / Procesos


2. Luego se debe hacer es poner el número de proveedor en la casilla correspondiente

lo cual nos traerá en la parte inferior las facturas pendientes por pagar.

2. Se coloca el número de proveedor.

3. Al seleccionar la parte inferior nos mostrara un listado con las facturas pendientes de pago al proveedor

1. Se coloca el número de cuenta banco

* podemos desplazarnos dentro de las facturas con la barra. De desplazamiento.

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3. A continuación podemos introducir la cantidad a pagar, la cual se aplicara

directamente a las facturas más antiguas.


1. Se coloca la cantidad a pagar.

*ojo* se distribuye automáticamente aplicando desde la factura mas antigua

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4. También podemos hacer este paso manual y distribuir el total entre las facturas

dependiendo de nuestras necesidades

* NOTA * Al finalizar este paso debemos recordar aplastar el botón F10 o el icono para salvar la transacción. *NOTA* Cuando hacemos una solicitud de cheques mediante el proceso de Proveedor la información que va “En Concepto De” se rellenara automáticamente. Aunque si podemos configurar nuestra solicitud para que la información se despliegue de 2 formas horizontal y vertical para eso debemos hacer los siguientes pasos


2. se distribuye manualmente la cantidad a la factura deseada.

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Cambiar la orientación del texto concepto en una so licitud de cheque afectando una CXP.

1. Para eso debemos dirigirnos a Setup / Setup / Valor de Parámetros x Cia.

2. En la pantalla que nos aparece nos dirigimos a la compañía en la que estamos

trabajando.

1. nos dirigimos a la aplicación banco.

2. se coloca la opción deseada puede ser HORIZONTAL o VERTICAL.

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* NOTA * Al finalizar este paso debemos recordar aplastar el botón F10 o el icono para salvar la transacción. *****Ejemplo de formato HORIZONTAL

****Ejemplo de formato VERTICAL

LAS FACTURAS SE COLOCAN UNA ALADO DE OTRA.

LAS FACTURAS SE COLOCAN UNA DEBAJO DE OTRA.

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IMPRESIÓN DE CHEQUES Podemos después imprimir las solicitudes de cheques. Para poder terminar el proceso 1. Nos dirigimos a Banco / Procesos Diario / Imprimir Cheques

2. En la pantalla que se nos despliega podemos ver el listado de solicitudes pendientes

a impresión.

3. Podemos seleccionar uno por uno los registros que necesitemos

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O también oprimir el botón Seleccionar todos para abarcar todos los registros

Al final de la selección oprimimos el boton Imprimir para comenzar el proceso.


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ELIMINACION DE SOLICITUDES DE CHEQUE En nuestro sistema también podemos eliminar las solicitudes de Cheque si se desea. *NOTA* esto borrara todos las solicitudes pendientes. 1. Dirigimos nuestro cursor a Banco / Procesos Diarios / Elimina Solicitudes de

Cheque

2. Esto ejecutara un proceso para la eliminación de los registros, solo faltaría oprimir el

botón aceptar cuando este terminado.

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TRANSACCION DE BANCO AFECTADO CXP Un proceso que podemos realizar con nuestro sistema es aplicar un monto a un proveedor mediante una transacción 1. Debemos abrir Banco / Procesos Diarios / Transacciones

2. En la ventana que veremos a continuación introducimos el número del proveedor,

para que nos despliegue las facturas pendientes.

Se coloca el numero de proveedor.

Se coloca el número de cuenta banco

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3. Ponemos el valor a aplicar en la factura correspondiente.


Se distribuye manualmente la cantidad a la factura deseada.

Al seleccionar la parte inferior nos mostrara un listado con las facturas pendientes de pago al proveedor

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Secuencia de Cheques Con nuestro sistema podremos ajustar la secuencia de cheques de la siguiente manera 1. Debemos ir a Banco / Procesos Diarios / Ajustar Secuencia de Cheques

2. Debemos cambiar la información a nuestra conveniencia.

*NOTA* después de concluidos estos paso se oprime el botón o la tecla F10 para guardar la información.

Se coloca el numero del “Ultimo” Cheque Impreso.

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Reimpresión de Cheques En el sistema de ABACO es posible la reimpresión de cheques, lo cual es útil cuando se tiene un error en el proceso de impresión. Por ejemplo: se atasco el formulario en la impresora. 1. Se debe ir a Banco / Procesos Diario / Reimpresión de Cheques

2. En la pantalla que se despliega a continuación debemos poner los parámetros para

la búsqueda del cheque.

Se pone el número del cheque

* Opcional *Se coloca el numero de la cuenta del cheque

A terminar de poner los parámetros oprimimos el botón OK

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3. Este paso nos traerá de vuelta nuestro cheque al cuan debemos imprimir oprimiendo el Botón.

4. Se escoge la impresora en la cual se desea imprimir y aplastamos el botón OK

Se oprime el boton imprimir.

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CONCILIACIÓN BANCARIA Los bancos envían al término de cada mes, un estado de cuentas en el cual el cuenta habiente verifica sus cuenta de banco considerando sus propias operaciones, cargándola cuando deposita y abonándola cuando emite cheques, casi siempre hay cheques, cuyo pago no ha efectuado el Banco y es frecuente que los depósitos hechos en el último día del mes no se registren en el estado de cuenta enviado por el Banco; motivo por el cual los saldos del depositante y del Banco no coinciden. En consecuencia, surge la necesidad de conocer qué ocasiona la diferencia entre ellos. Esto se consigue con lo que técnicamente se conoce por una conciliación Bancaria, operación que consiste en preparar un estado de cuenta que explique a qué partida se debe la discrepancia entre los saldos. En el Sistema ABACO es posible llevar este proceso acabo de una manera simple y ordenada. Veremos a continuación los pasos para ejecutar la Conciliación Bancaria. 1. El primer paso que debemos realizar es registrar nuestros documentos ya

contabilizados. Para eso nos dirigimos a Banco / Procesos Periódicos / Conciliación Bancaria

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2. En la pantalla que vemos a continuación podemos desplegar los documentos que

afectan la conciliación. Ejemplo: Cheques y Depósitos.

3. Debemos buscar aquellos documentos que deseamos conciliar y darle un clic en la

casilla correspondiente.

Colocamos el Rango de fecha de la búsqueda.

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4. Cuando terminamos el proceso anterior solo nos queda guardar los datos introducidos

por lo cual presionamos el botón Grabar.

Clickeamos los documentos a conciliar.

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Presionamos el botón guardar al concluir

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Conciliación de Cheques individuales. El Sistema ABACO también nos permite la conciliación de cheques individualmente para lo cual debemos seguir los siguientes pasos. 1. Primero dirigimos nuestro cursor hacia Banco / Procesos Periódicos / Conciliación

de Cheques

2. En la siguiente ventana en la casilla de No de cheque debemos poner el numero

correspondiente

3. La información se rellenara automáticamente, solo bastara para terminar oprimir el

botón conciliar.

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Consulta de Documentos Conciliados

Con el Sistema ABACO podemos consultar la información de los documentos conciliados para cotejarlos con los del estado de cuenta del banco de una manera mas sencilla para ello solo debemos realizar los siguientes pasos.. 1. Primero clickeamos en Banco / Consultas / Documentos Conciliados

2. En la ventalla que se nos desplegara a continuación debemos colocar el rango de fecha que deseamos buscar, oprimir el botón recuperar, de esta forma nos devolverá la información requerida. si deseamos imprimir la misma lo único que debemos hacer en oprimir el botón imprimir. Si deseamos pasarlo a un documento de extensión .xls para su mejor manejo solo debemos oprimir el botón Excel.

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Rango de Fecha

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SOLICITUD DE CHEQUES

El proceso de solicitud de cheques abarca una serie de etapas que veremos a continuación de una forma detallada.

CREAR UNA SOLICITUD DE CHEQUE

En el sistema ABACO hay 2 formas de realizar las solicitudes de cheque de manera manual o de forma directa a un proveedor. Veremos a continuación primero como hacer una manual

SOLICITUD MANUAL 4. El primer paso para crear una solicitud de cheques es dirigirnos a Banco / Procesos


5. En la pantalla que podemos ver a continuación identificaremos ciertos casillas como

son la fecha, cuenta del banco etc.

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6. Para crear una solicitud debemos seguir los pasos que detallaremos a continuación.


1. colocamos el nombre de la empresa a quien va a estar dirigida el cheque.

2. Colocamos la cuenta en la cual vamos a realizar la transacción

5. se pone el total a pagar.

3. colocamos las cuentas que serán afectadas. Si deseamos insertar otra línea solo bastara con oprimir el botón derecho en Mouse y aplastar el botón add.

4. Se pone la cantidad por la cual sera afectada las cuenta

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SOLICITUD A PROVEEDOR 5. El primer paso para crear una solicitud de cheques es dirigirnos a Banco / Procesos


6. Luego se debe hacer es poner el número de proveedor en la casilla correspondiente

lo cual nos traerá en la parte inferior las facturas pendientes por pagar.

2. Se coloca el número de proveedor.

3. Al seleccionar la parte inferior nos mostrara un listado con las facturas pendientes de pago al proveedor

1. Se coloca el número de cuenta banco

* podemos desplazarnos dentro de las facturas con la barra. De desplazamiento.

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7. A continuación podemos introducir la cantidad a pagar, la cual se aplicara

directamente a las facturas más antiguas.



*ojo* se distribuye automáticamente aplicando desde la factura mas antigua

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8. También podemos hacer este paso manual y distribuir el total entre las facturas

dependiendo de nuestras necesidades

* NOTA * Al finalizar este paso debemos recordar aplastar el botón F10 o el icono para salvar la transacción. *NOTA* Cuando hacemos una solicitud de cheques mediante el proceso de Proveedor la información que va “En Concepto De” se rellenara automáticamente. Aunque si podemos configurar nuestra solicitud para que la información se despliegue de 2 formas horizontal y vertical para eso debemos hacer los siguientes pasos


2. se distribuye manualmente la cantidad a la factura deseada.

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Cambiar la orientación del texto concepto en una so licitud de cheque afectando una CXP.

3. Para eso debemos dirigirnos a Setup / Setup / Valor de Parámetros x Cia.

4. En la pantalla que nos aparece nos dirigimos a la compañía en la que estamos

trabajando.

1. nos dirigimos a la aplicación banco.

2. se coloca la opción deseada puede ser HORIZONTAL o VERTICAL.

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* NOTA * Al finalizar este paso debemos recordar aplastar el botón F10 o el icono para salvar la transacción. *****Ejemplo de formato HORIZONTAL

****Ejemplo de formato VERTICAL

LAS FACTURAS SE COLOCAN UNA ALADO DE OTRA.

LAS FACTURAS SE COLOCAN UNA DEBAJO DE OTRA.

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IMPRESIÓN DE CHEQUES Podemos después imprimir las solicitudes de cheques. Para poder terminar el proceso 4. Nos dirigimos a Banco / Procesos Diario / Imprimir Cheques

5. En la pantalla que se nos despliega podemos ver el listado de solicitudes pendientes

a impresión.

6. Podemos seleccionar uno por uno los registros que necesitemos

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O también oprimir el botón Seleccionar todos para abarcar todos los registros



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ELIMINACION DE SOLICITUDES DE CHEQUE En nuestro sistema también podemos eliminar las solicitudes de Cheque si se desea. *NOTA* esto borrara todos las solicitudes pendientes. 3. Dirigimos nuestro cursor a Banco / Procesos Diarios / Elimina Solicitudes de

Cheque

4. Esto ejecutara un proceso para la eliminación de los registros, solo faltaría oprimir el

botón aceptar cuando este terminado.

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TRANSACCION DE BANCO AFECTADO CXP Un proceso que podemos realizar con nuestro sistema es aplicar un monto a un proveedor mediante una transacción 4. Debemos abrir Banco / Procesos Diarios / Transacciones

5. En la ventana que veremos a continuación introducimos el número del proveedor,

para que nos despliegue las facturas pendientes.

Se coloca el numero de proveedor.

Se coloca el número de cuenta banco

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6. Ponemos el valor a aplicar en la factura correspondiente.


Se distribuye manualmente la cantidad a la factura deseada.

Al seleccionar la parte inferior nos mostrara un listado con las facturas pendientes de pago al proveedor

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CAMBIO DE NUMERO DE CHEQUES Este proceso es utilizado para cambiar el número de cheques que por alguna causa el número que tiene el sistema no es igual al que tiene el formulario. 1. Banco / Procesos Periódicos / Cambia Numero de Cheque

2. Luego debe indicar numero de cheque que quiere cambiar. Para ello usted solicitarlo

por numero de cheque, banco, fecha. Por ejemplo en este caso se indico una fecha.

3. Aplastar el icono recuperar

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4. El sistema desplegara todos los cheques que cumplan con el criterio indicado.

5. Hacer el cambio de numero de cheque de acuerdo al formulario preimpreso

Al hacer este cambio percatarse que el número de cheque que vamos a colocar no exista.

6. Aplastar el icono de grabar

ANULACIÓN DE CHEQUES En este proceso veremos como podemos anular cheques en los dos casos posibles, cuando periodo esta abierto y cuando un periodo esta cerrado.

Cheque de periodo abierto

1. El proceso para anular un cheque en un periodo cerrado comienza dirigiéndonos a la

opción Banco / Procesos Diarios / Anular Cheques

2. en la pantalla que vemos a continuación introduciremos los parámetros de búsqueda del cheque a anular.

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3. Para efectos de esta prueba buscaremos los cheques emitidos en un día en especifico

4. Esto nos desplegara una pantalla con los cheques del rango antes seleccionado. Podemos escoger uno a uno

Numero de código del Banco

Numero del Cheque.

Fecha del Cheque

Al finalizar de introducir la información oprimimos OK.

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5. también ponemos escogerlos todos, al final solo debemos presionar el botón anular.

Dando un clic en el registro queda seleccionado

Oprimiendo el botón de “Seleccionar Todos” podemos sombrear todos los registros

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Cheques con periodos cerrados.

1. Para los cheques que son de periodos anteriores. Lo primero que debemos hacer es dirigirnos a Banco / Procesos Diarios / Transacciones

2. Nos desplegara una ventana en la cual debemos seguir los siguientes pasos.

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*NOTA* después de concluidos estos paso se oprime el botón o la tecla F10 para guardar la información

1. Se busca el tipo de transacción en este caso ANULACION DE CHEQUES

2. Se pone el número del cheque a anular

3. Se escribe una breve información de la causa de la anulación del cheque.

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Dividendos En el sistema ABACO es posible el control y la administración de los dividendos o de acciones de la empresa de la siguiente forma. 1. Los accionistas se pueden dividir en grupos, Banco / Dividendos / Grupo de

Accionistas

2. Podemos dividir los accionistas dependiendo de las necesidades, por ejemplo, en esta ventana podemos observar como se han dividido dependiendo de la entrega de cheque,

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3. Podemos la información detallada de los accionistas en, Banco / Dividendos /

Accionistas

4. Podremos modificar y añadir información y datos generales de los accionistas en la pantalla. *NOTA* en esta ventana no se pude cambiar la información de No Acciones.

1. Se coloca el numero de grupo que se le desea asignar.

2. Se escribe una descripción o titulo del grupo. En este ejemplo podemos ver que este grupo es para aquellos que se les entrega los cheques mediante el Correo

3. Al realizar los cambios debemos recordar salvar la información con F10

o apretando el botón

Numero de Socio.

Datos Generales.

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5. En el único lugar donde se puede modificar la información de las acciones es en

Banco / Dividendos / Libro de Acciones

6. En esta ventana podemos ver la información del numero de certificado, Cantidad de

acciones, el nombre al cual sean expedidas estas acciones, el accionista, fecha de creación de dicho certificado y su estatus (activo-inactivo)

Numero de Grupo.

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7. Al tener toda la información preparada, nos dirigimos Banco / Dividendos /

Parámetros de Pagos, Para introducir los parámetros con los cuales vamos a pagar.

8. Nos aparecerá una pantalla en la cual debemos introducir la información del cálculo

a realizar.

Al realizar los cambios debemos recordar salvar la información con F10

o apretando el botón

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*NOTA* debemos recordar antes de pasar al siguiente paso que solamente debe decir abierto el calculo que vamos a realizar de no ser asi debemos pasar los otros calculos a el estatus de Cerrado y oprimir F10 o 9. Ya estamos listos para el Calculo de nuestros Dividendos para eso debemos

dirigirnos a Banco / Dividendos / Calculo de Dividendos

10. Nos desplegara una ventana en la cual debemos hacer los siguientes pasos para un

cálculo exitoso.

1. La fecha en cuando se van a pagar dichas acciones. 2. El valor

que se le da a cada acción a pagar.

3. Si las acciones deben pagar impuesto se pone aquí el porcentaje a pagar.

4. Con el estatus podemos ver que calculo estamos por realizar, cuando dice Abierto es porque ese es el que se va a calcular, si dice cerrado pertenece a un calculo ya realizado.

1b. Podemos desplazarnos entre los registros recuperados para una revisión antes de realizar el calculo

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11. Después de realizado el calculo podemos verificar e imprimir el detalle antes de

general los cheques. Hay 2 informes que podemos utilizar el Banco / Dividendos / Consulta de Movimientos

12. O Movimientos Agrupados que nos desplegara en orden de cada grupo de

accionistas Banco / Dividendos / Movimientos Agrupados

13. Los dos nos desplegaran un informe parecido al siguiente la, OJO como no hemos

generados los cheques la columna de cheque aparecerá en blanco

1. Debemos oprimir el botón recuperar el cual nos rellenara la pequilla pantalla de arriba con la información del calculo con el estatus abierto antes mencionado.

2. Luego de revisar la información solo nos resta presionar el botón procesar el cual realizara el calculo.

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14. Luego de revisado los informes nos dirigimos a generar los cheques en, Banco / Dividendos / Generar Cheque de Dividendos

15. En la ventana que nos llama el paso anterior podemos generar los cheques. 1b. Podemos desplazarnos

entre los registros recuperados para una revisión antes de general los cheques

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16. Ponemos revisar la información de los cheques en los dos informes que usamos

anteriormente Banco / Dividendos / Consulta de Movimientos o Banco / Dividendos / Movimientos Agrupados

17. Solo que esta vez en la columna de cheque nos aparecerá el número que cheque que

pertenezca cada uno.

1. Debemos oprimir el botón recuperar el cual nos rellenara la pequilla pantalla de arriba con la información del calculo.

2. Luego de revisar la información solo nos resta presionar el botón procesar el cual realizara el calculo.

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ASIENTO DE CIERRE

Es un proceso que se ejecuta una vez al año. En este proceso la utilidad del año se acumula en las utilidades retenidas o no distribuidas y las cuentas de resultados quedan en cero. Este asiento se realiza en el periodo numero 13. Para realizar este proceso, primero se debe cerrar todos los periodos (1 al 12). Este proceso se realiza de la siguiente manera: 1. Decirle al sistema cual es la cuenta de utilidades retenidas. Este proceso

por lo general se realiza una sola vez. a. Esta cuenta se encuentra en el módulo de setup, así:

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2. Con la barra de desplazamiento colocarse en la compañía correspondiente y la aplicación CGL, aplastando el click del ratón cuando visualice el registro.

Esta es la barra de desplazamiento.

Parámetros disponibles para la Cia y Aplicación seleccionada en la parte de arriba

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3. Al momento de dar click se mostrara en la parte de abajo los parámetros para esta aplicación.

4. Hay un parámetro nombre cta_superavit. Este parámetro es utilizado para

colocar la cuenta de resultado que el sistema utilizara para colocar la diferencia del asiento de cierre.

5. Después de haber puesto o verificado la cuenta de resultado debe entrar la

opcion que ejecuta el proceso de asiento de cierre.

Aquí se coloca el código de cuenta que se utilizara para la diferencia del asiento de cierre.

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6. Luego seleccionar esta opción se muestra la siguiente pantalla, solo debe aplastar el botón procesar y el sistema hará el asiento automáticamente.

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Aclaraciones 1. Para que una cuenta sea considerada como cuenta de resultado la misma

tiene que estar marcada como tal.

2. Este asiento el sistema ejecuta este asiento solamente en el periodo 13.

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COMPRAS

COMPRAS

Este módulo esta diseñado para llevar a cabo del proceso de compras. El ciclo que utiliza este proceso es: 1. Generar orden de compra.

Aquí es donde se crea la orden de compra que posteriormente será enviada al proveedor.

2. Hacer recepción de compra. Es proceso consiste en ingresar los artículos al inventario.

Para entrar al modulo de compra debe aplastar Aplicaciones / Compra

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Impuestos de Compras Son los impuestos que se utilizaran en el modulo de compras y con que rubro de Cuentas por Pagar están relacionados.

Otros Cargos para Compras Son utilizados en el caso de las importaciones para lo cual es necesario incurrir en otros cargos adicionales al costo original de la mercancía.

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GENERAR UNA ORDEN DE COMPRA

La pantalla de órdenes de compra tiene 4 cuadrantes. 1. Se utiliza para colocar el encabezado de la orden de compra. 2. Los artículos de la orden de compra. 3. Se colocan los impuestos de las órdenes de compra. Por ejemplo ITBMS. 4. Otros Cargos. Por ejemplo (Flete, seguro, etc.) Cuadrante 1.

Cuadrante 2

Cuadrante 3

Cuadrante 4

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Nombre del Proveedor: El primer campo que se coloca el sistema es para

colocar el nombre del proveedor. A medida que escribe el nombre del proveedor el sistema colocara el nombre completo, si este coincide.

Observación: Aquí alguna observación de la orden de compra. Fecha: Fecha de Orden de Compra. F. Aprox. Llegada: Fecha en que llegará la mercancía solicitada. Forma de Pago: Forma de Pago de la Orden de Compra. % de Descuento: Porcentaje de descuento global. Status: Puede ser abierta o cerrada. Los artículos se agregan

1. Colocándose el cursor del ratón en cualquier lugar del segundo cuadrante.

2. Aplastar el clic derecho del ratón. Al hacer este le muestre el siguiente cuadro de dialogo.

3. Llenar el registro con los datos correspondientes a los artículos que esta solicitando.

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Para agregar los impuestos:

1. Colocar el puntero del ratón en cualquier punto del tercer cuadrante. 2. Aplastar el clic derecho del ratón. 3. Add 4. Llenar los datos solicitados.

Para agregar otros cargos:

1. Colocar el puntero del ratón en cualquier punto del cuarto cuadrante. 2. Aplastar el clic derecho del ratón. 3. Add 4. Llenar los datos solicitados.

Al final usted deberá grabar la orden aplastando la tecla F10 o el símbolo del diskette.

Para imprimir una orden de compra se debe aplastar el símbolo de vista previa.

Símbolo de vista previa

Símbolo del diskette.

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Para consultar ordenes grabadas previamente

1. Abrir pantalla de orden de compra. Si ya esta abierta no es necesario que lo haga nuevamente.

2. Aplastar el botón Querymode 3. En el primer cuadrante todos los campos pueden ser utilizados como

criterios de búsqueda. Poner el numero de orden que se desea consultar.

4. Aplastar el botón recuperar Con estos sencillos pasos usted consultar una orden grabada previa y si la misma no ha sido decepcionada podrá modificarla.

Aplastando este botón se puede imprimir la orden de compra que se tiene en pantalla.

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RECEPCION DE ORDENES DE COMPRA Este proceso se ejecuta al momento que el proveedor me entrega la mercancía y me da la factura.

1. Seleccionar Recepción de Ordenes de Compra.

2. Colocar el proveedor (nombre o código) 3. Numero Orden de Compra.

a. Al colocar el número de la orden de compra el sistema traerá todos los artículos contenidos en la orden referenciada.

4. No. De Factura.

5. Grabar con F10 o . Con esto se grabo el inventario y se creo la obligación en Cuentas por Pagar.

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Notas:

1. El impuesto se calcula automático. 2. En la recepción de la orden de compra usted puede variar el impuesto

que apareció en la orden de compra. Esto también es útil para cuando usted esta recibiendo y el ITBMS tuvo variación.

COSTOS DE PRODUCCION

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FACTURACION

CLIENTES Para poder realizar de una marea correcta las transacciones como facturas al crédito, es necesario tener registrados los clientes que se van a ver afectados en dichos documentos por lo cual es importante saber como crear y darle mantenimiento a los mismos. A continuación veremos paso a paso lo concerniente a este conjunto. 1. Para la creación de un cliente lo primero que debemos realizar es dirigirnos a

Facturación / Parámetros / Clientes / Clientes

2. Esto nos Desplegara una pantalla en la cual llenaremos los espacios con los datos

requeridos

Escribimos el código del cliente y en la casilla de alado el nombre del cliente

En esta casilla asignamos el limite de crédito que tendrá el cliente

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*NOTA* debemos recordar que al terminar debemos oprimir el botón F10 o para guardar la información 3. Si deseamos añadir otro registro lo único que debemos hacer es oprimir el botón

derecho del ratón y oprimir la opción Add

Forma de pago del crédito 30, 60, etc.

Si el cliente es una dependencia de otro ponemos aquí el código del cliente padre. *OJO* si es un cliente independiente debemos colocar el mismo nuecero y nombre puesto en la casilla de Cliente

Colocamos la cuenta que será afectada por el crédito del Cliente.

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Clientes Exentos de ITBMS Podemos clasificar aquellos clientes que serán por algún motivo especial exentos del impuesto. 1. Nos dirigimos a Facturación / Parámetros / Clientes / Clientes Exentos de ITBMS

2. En la ventana que se abrira a continuación podemos rellenar los campos con la

información necesaria.

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3. debemos recordar que al terminar debemos oprimir el botón F10 o para guardar la información

4. Si deseamos añadir otro registro lo único que debemos hacer es oprimir el botón


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Clientes que se le factura al costo Como en la opcion anterior, en esta podemos clasificar aquellos clientes a los que deseemos facturar al costo del producto o servicio 1. Oprimiendo en Facturación / Parámetros / Clientes / Clientes que se le factura al

Costo

2. Introducimos los campos requeridos

*NOTA* debemos recordar que al terminar debemos oprimir el botón F10 o para guardar la información 3. Si deseamos añadir otro registro lo único que debemos hacer es oprimir el botón


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Catalogo de clientes El Sistema ABACO nos da la posibilidad de tener un listado de los clientes de nuestra empresa. A continuación veremos uno de las consultas diseñadas para este propósito. 1. Llevamos nuestro cursor hacia Cuentas por Cobrar / Catalogo de Clientes / Catalogo

para Fólder

2. Nos desplegara una pantalla en la cual podemos identificar a los clientes y su

información

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COMO MODIFICAR O CREAR PRECIOS BASE 1. Aplicación Facturación.

2. Parámetros / Precios Base

Es posible imprimir el documento oprimiendo el boton

Podemos ordenar la información dependiendo de nuestras necesidades.

Si deseamos un documento en Excel para su mejor manejo en aplicaciones externas. Será colocado en C:\abaco con el nombre de Salida.xls

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3. Aplastar Manito

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4. Poner el código del artículo que se desea. También puede utilizar el lector de código de barra.

En esta pantalla puede colocar varios artículos. Este método es muy útil cuando tenemos lector de código de barras.

5. Aplastar el botón recuperar.

Aquí se coloca el código de artículo al cual se va ajustar el precio

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6. Con este botón el sistema traerá el articulo solicitado

7. Ahora debe cambiar el precio. El campo precio fijo debe colocar SI para que el sistema no actualice el precio automático.

8. Aplastar el botón Grabar o pulsar F10

COMO REALIZAR UNA FACTURA . En este modulo, aprenderemos paso a paso como crear, guardar e imprimir una Factura, en el Sistema ABACO.

El primer paso es abrir la pantalla de Facturación. Para esto primero debemos ir a la aplicación de FACTURACION.

Luego dirigimos muestro cursor a Procesos Diarios / Facturación

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Estos pasos nos devolverán una pantalla. La cual es la ventana principal de Facturación. Ahora veamos detalladamente los pasos a seguir para Crear una Factura. Primero escogemos, en que Almacén se va a realizar la facturación, Pudiendo ser, 1 Casa Matriz, 2 Sucursal Interior. Para efectos de este Ejemplo utilizaremos Almacén 1

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Luego debemos elegir que tipo de transacción vamos a realizar. En esta ventana se pueden realizar distintos tipos, como ejemplo, Cotización, Nota de Crédito, etc. Escogemos Factura.

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El Siguiente paso es Colocar la información del Cliente. Esto se puede realizar de diferentes formas: Escogiendo el cliente de la lista despegable. Introduciendo el Código del Cliente. Introduciendo el Nombre del Cliente.

Ya Introducido el cliente. El Paso a seguir es escoger la forma de pago de la factura. La cual puede ser, Contado, Crédito, Crédito 60 Días, etc.

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Con toda esta información introducida es hora de buscar el artículo a vender en la factura. Para eso podemos utilizar los mismos recursos antes aprendidos, escogerlos o introducir el código del producto.

Cuando ya Tenemos el Producto seleccionado, el siguiente paso es Colocar la cantidad, que vamos a vender de ese producto.

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De ser necesario, es probable que se necesiten mas de las líneas habilitas, por defecto, en ese caso solo debemos presionar el botón derecho del ratón en el cuatro interno de los artículos y presionar ADD.

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Ya con toda la información introducida es hora de Guardar e Imprimir, nuestra Factura. Para guardarla Podemos hacerlo con dos acciones. La primera Presionado el botón F10 de la parte superior de nuestro teclado o Presionado el icono en forma de disquete de la parte superior de nuestro menú en ABACO

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Luego de guardar nuestra Factura, se realizaran los cálculos de la misma, y veremos reflejado el total de la misma. En esta fase podemos Corregir algún error realizado o añadir algún otro concepto a nuestra factura. Recordemos depuse de hacer el cambio guardarlo nuevamente para que surja efecto.

Ya tenemos nuestra factura lista para imprimir. Para esto también tenemos dos opciones para hacerlo, la primera es presionando de nuestro teclado F11 de la barra superior o presionado el icono, de la impresora en el menú superior de ABACO.

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Luego de dar la orden de imprimir nos aparecerá una pantalla en la cual debemos especificar el monto con el cual va hacer efectiva la compra, para que el sistema nos de el resultado de la devolución que debemos hacer. Luego solo con presionar ENTER, podemos ir a la siguiente venta

Al realizar esta acción aparecerá, una nueva venta en la cual debemos elegir donde queremos imprimir nuestra factura. Para efectos de este manual la imprimiremos en un documento para que la podamos adjuntar a la información.

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Su factura debe salir impresa algo parecido a esta.

Con esto concluimos con la sección de creación, modificación, guardado e impresión de una factura. QUE NO SE PUEDE MOVER DE CAMPO A CAMPO UTILIZANDO LA TECLA DE TAB. PARA CONVERTIR UNA COTIZACION A FACTURA EN LA DEVOLUCION SE DEBE COLOCAR EL NUMERO DE FACTURA A LA CUAL SE HACE REFERENCIA

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INVENTARIO

INVENTARIO FISICO

1. Generar el listado para conteo físico.

Al aplastar esta opción aparece la siguiente la pantalla. Se utiliza para especificar criterios para el listado seleccionado. Por ejemplo: Usted puede pedir solo las ubicaciones que desea.

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Al presionar OK, entonces el sistema muestra el siguiente reporte.

En esta columna el se coloca la cantidad que se contó en la toma física.

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2. Ingresar el conteo al sistema, ir a la pantalla de captura del físico.

Aquí se ingresa el conteo físico.

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Si usted ya había trabajado previamente en una transacción y lo que quiere es

continuar entonces usted deberá aplastar el botón Querymode , luego indicar el número de transacción que desea y finalmente aplastar el botón

recuperar .

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3. Captura del conteo físico por ubicación. a. Inventario / Procesos Periodicos / Ajuste de Conteo Fisico

b. Aplastar la manito El sistema muestra la siguiente pantalla.

c. En esta pantalla usted deberá ingresar el número de transacción del inventario que esta capturando. Este número fue el que el sistema asigno al momento de grabar la transacción inicial.

d. Después de ingresar el número de transacción usted debe colocar la ubicación que va a actualizar.

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Por ejemplo en esta pantalla coloque como criterio la transacción # 7 y la ubicación V3.

e. Luego presionar el botón de recuperar .

Este caso el sistema me trajo todos los artículos de la transacción 7 y la ubicación V3. Luego de ello se proceso a la captura del conteo físico con las hojas que se utilizaron para contar.

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4. Para revisar este inventario se debe imprimir el listado de Verificador de Conteo Físico.

Para lanzar este listado lo primero que debe indicar es un rango de fecha.

Aplastar el botón Recuperar Indicar los criterios para el reporte seleccionado.

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Aplastar OK

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Con esto se muestra el siguiente informe

Este informe debe ser revisado minuciosamente ya que el mismo contiene el ajuste que hace el sistema posteriormente.

Indica la cantidad que se contó.

Indica el inventario teórico

Muestra la diferencia en cantidad

Ajuste valorizado con el último costo promedio

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5. Ejecutar proceso actualización de Inventario Teórico con Físico.

6. En esta pantalla debe colocar la fecha en que se registro el inventario físico y

aplastar procesar. Este proceso realiza lo siguiente:

a. Poner en cero el inventario teórico (cantidad y costo). b. Crear el inventario físico que se tomo c. Valorizar el inventario físico de acuerdo al ultimo costo promedio.

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7. Al finalizar el sistema habrá creado una transacción de inventario donde se hizo el ajuste correspondiente.

A esta transacción se debe entrar y colocar la cuenta o cuentas contra la cual se hará el ajuste de inventario, de tal forma este ajuste se grabe en mayor. La sección donde están los artículos se creo automáticamente con el proceso de ajuste.

¿Que es el inventario teórico? El inventario teórico es el que dice el sistema. ¿Que es inventario físico? El inventario que se encuentra en las bodegas o anaqueles.

En esta sección se colocan las cuentas contra la cual se hará el ajuste de inventario.

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AJUSTE DE COSTO PARA CUANDO SE TIENE EXISTENCIA Y N O SE TIENE COSTO 1. Seleccionar la aplicación Inventario

2. Procesos Diarios, Transacciones

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3. En esta pantalla se crea la transacción de inventario

Almacén: Es el almacén donde se hará el ajuste. No. Transacción: Lo asigna el sistema. Fecha: Fecha del ajuste. Motivo: Poner un tipo de transacción que corresponda con la

operación que quiere realizar. Observación: Cualquier observación referente a la transacción que se esta

realizando. Status: Lo pone el sistema. Aplicación Origen: La pone el sistema. 4. Para agregar el articulo debe colocar el puntero del ratón en esta área

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5. Estando en estar área aplastar click-derecho del ratón y se muestra el siguiente cuadro de dialogo. Aquí se debe aplastar Add.

6. El siguiente paso es indicar el artículo. Este artículo se puede buscar por

código o descripción. Simplemente colocándose encima del campo y escribiendo el código o el nombre.

7. Usted también puede aplastar la tecla del dropdown. Que es la flechita que

esta al final del campo.

8. Una vez que seleccionado al artículo debe colocar el costo. OJO Cuando no hay cantidad este el costo se coloca en la columna que dice Costo por Línea.

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9. En la sección de cuentas se debe indicar la cuenta con que se hará la transacción.

El procedimiento es igual como se agregaron artículos, a diferencia que en este caso se colocan son cuentas contables.

10. Finalmente se aplasta el botón de grabar o se aplasta la tecla de F10

Con este la transacción se grabo. Aclaraciones: 1. Todas las transacciones que afectan el costo la cuenta contable es

obligatoria.

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DESPACHO DE FACTURAS El sistema ABACO tiene este proceso para aquellos casos cuando el despacho no es en el momento cuando se factura. Este proceso se debe llevar a cabo puesto que al emitir la factura el articulo no es rebajado del inventario. La única forma de que sea rebajado es que se despache la factura al cliente.

PENDIENTES Para poder despachar aquellas facturas pendiente debemos realizar los siguientes pasos. 1. Nos dirigimos a Inventario / Despacho / Pendientes

*NOTA* En pantalla de “Pendientes” solo aparecerán las facturas las cuales no se le hayan entregado el producto al cliente, ósea que no han afectado el inventario en nuestro sistema. 2. En la pantalla que nos sale a continuación podemos identificar los siguientes

campos.

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3. Oprimimos el botón que se encuentra en la parte superior, en la barra de herramientas, para limpiar los campos y realizar una búsqueda nueva.

4. Colocamos los datos necesarios para la búsqueda de las facturas, en este ejemplo

utilizaremos una fecha

5. Oprimimos el botón que se encuentra en la parte superior en la barra de herramientas

6. Esto nos traerá la información que hemos solicitado, en este caso las facturas que no

han sido despachadas ese día.

Se coloca la fecha deseada para la búsqueda.

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7. Seleccionamos aquellas facturas que deseamos despachar oprimiendo con un

gancho en el espacio.

8. Después de seleccionadas las facturas necesarias oprimimos el la tecla F10 o el

botón de esta forma podemos guardar los cambios realizados.

Se oprime la casilla en las facturas a despachar.

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DESPACHOS Y PENDIENTES. Otra de las opciones que ponemos utilizar en nuestro sistema es la de Despachos y Pendientes, es casi igual que la opción anterior solo que en esta cuando realizamos una búsqueda no solo nos devolverá las facturas sin despacho sino todas. 1. Nos dirigimos a Inventario / Procesos Diarios / Despacho / Despachos y Pendientes.

2. Oprimimos el botón que se encuentra en la parte superior, en la barra de herramientas, para limpiar los campos y realizar una búsqueda nueva.

3. Colocamos los datos necesarios para la búsqueda de las facturas, en este ejemplo

utilizaremos una fecha

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4. Oprimimos el botón que se encuentra en la parte superior en la barra de herramientas

5. Esto nos devolverá la información de todas las facturas realizadas ese dia.

6. En este punto podemos modificar la información o corregir algún error como pudo

se despachar la factura equivocada o colocar un fecha de despacho errónea

7. Al finalizar oprimimos el la tecla F10 o el botón para guardar los cambios realizados

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Existencias por almacén mensualmente. 1. Seleccionar la opcion Consultas / Existencias / Por Almacen

2. Colocar la fecha de corte

3. Aplastar el boton de Ruperar 4. En este cuadro aplastar OK

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5. Con la barra de desplazamiento irse al final del listado.

Al final este informe muestra el total del inventario a la fecha dada. Para saber el total del inventario a otra fecha solo hay que volver al paso 1 y repetir el procedimiento. Con estos sencillos pasos se obtiene el valor del inventario a una fecha dada. Sebastián: Existen varias formas de establecer el costo de venta. En el caso de los auditores probablemente utilizan la siguiente formula: Costo de Venta = Inventario Inicial + Compras – Inventario final Que significa esto, que los auditores también te pedirán el total de las compras del periodo.

Barra de Desplazamiento

Total del inventario al 31-marzo-2008

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Como se obtiene el total de compras de un periodo d ado. 1. Ir a Consultas / Movimientos de Artículos / Por Cuenta de Mayor

2. Al igual que en el informe anterior debes utilizar la barra de desplazamiento para ir al final.

Este valor representa el total de

compras en un periodo dado

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ACTIVO FIJO

PUNTOS A DESARROLLAR EN ENTRENAMIENTO 1. Parámetros

a. Departamentos / Secciones b. Grupos de Depreciación c. Marcas d. Tipo de Activo

2. Creación de Activos 3. Como se afecta contablemente la creación de un activo. 4. Explicar que ocurre cuando se coloca fecha de vencimiento. 5. Venta de Activos. 6. Descarte de Activos. 7. Modificación del costo de un activo. 8. Modificar la depreciación de un activo. 9. Como el sistema mayoriza la depreciación de activos. 10. Como el sistema mayoriza las compras de activos. 11. Impresión de comprobantes de transacciones de activos fijos. 12.

ACTIVO FIJO

Este modulo es utilizado para el registro y depreciación de activos fijos, también permite la amortización de activos diferidos.

PARÁMETROS Lo primero que se parametriza para el módulo de Activo Fijo es la ubicación en los departamentos o secciones, dentro de los cuales se encuentran siendo utilizadas por ejemplo las maquinarias y equipos de planta, los muebles y enseres de las oficinas de administración, los equipos de computación en cómputo, etc. Departamentos / Secciones

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En la sección de parámetros podemos identificar los departamentos y secciones que nos ayudaran a mantener una ubicación de los activos fijos 1. debemos dirigirnos a Activo Fijo / Parámetros / Departamentos-Secciones

2. Rellenamos los campos con la información necesaria

3. El sistema también nos permite clasificar los departamentos

Numero de código que llevara el departamento

Descripción breve del departamento

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Abreviatura que llevara la sección

Descripción breve de la Seccion

Al terminar debemos recordar oprimir el botón F10 o

Para añadir otro registro solo debemos oprimir el botón derecho del ratón y oprimir el botón Add

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Grupos de Depreciación En los Grupos de Depreciación podemos clasificar y dar los parámetros de Depreciación a los Grupos. A través de esta característica se indica como se va a depreciar un determinado activo. Estableciendo que porcentaje se depreciara cada año. 1. Debemos ir a Activo Fijo / Parámetros / Grupos de Depreciación

2. Nos desplegara una pantalla en la cual podemos crear los diferentes grupos

Colocamos el numero de código del Grupo

Colocamos el nombre del grupo

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3. En la parte inferior podemos colocar el parámetro de Depreciación

Colocamos el año y en el campo de Depreciación colocamos el porcentaje que será disminuido ese año

Podemos crear la cantidad de años necesarios así como darle valores a la depreciación dependiendo el caso solo debemos recordar que el total debe sumar 100%


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Marcas Nuestro Sistema ABACO también nos permite asignar las marcas a nuestros activos fijos. Para eso primero debemos crear las marcas para después clasificar nuestros Activos. 1. Nos dirigimos a Activo Fijo / Parámetros / Marcas

2. En la pantalla que vemos a continuación podemos crear y darle mantenimiento a nuestras marcas.


Introducimos una abreviatura para la marca

Describimos más detalladamente la Marca

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Tipo de Activo En Tipo de Activo se especifican las cuentas contables que se afectarán por el registro de transacciones relacionadas con la adquisición y depreciación de activos fijos. 1. Primero debemos dirigirnos a Activo Fijo / Parámetros / Tipo de Activo

2. Nos desplegara una pantalla en la cual debemos rellenar los campos con la información correspondiente.

3. Al terminar debemos recordar oprimir el botón F10 o

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4. Para añadir otro registro solo debemos oprimir el botón derecho del ratón y oprimir el

botón Add

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PROCESOS DIARIOS

Activos.

Se ingresan los datos particulares de cada activo fijo, desde el código, su descripción, el costo histórico, la fechas de compra, la fecha de inicio de depreciación, el valor de rescate en caso de que exista, el departamento y sección donde se utiliza, el grupo y tipo de activo y el status si está en uso o no y si es o no un activo nuevo. 1. La ruta que debemos utilizar es Activo Fijo / Procesos Diarios / Activos

2. Esto nos abrirá una pantalla en la cual debemos rellenar los datos necesarios.

Se coloca la fecha de compra del activo

Utilizamos este código para Activos entrelazados sino es uno de este tipo dejamos esta casilla en blanco

Fecha en la cual va a comenzar a depreciarse dicho activo

Colocamos los datos como Departamento Sección Marca. Antes creados

Colocamos el tipo de activo el cual nos dará los parámetros para la depreciación El Costo

inicial del Activo

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3. Al terminar debemos recordar oprimir el botón F10 o

4. Para añadir otro registro solo debemos oprimir el botón derecho del ratón y oprimir el

botón Add

*OJO* Esta fecha solo se colocara cuando deseemos que el activo se deprecie en un tiempo determinado, de lo contrario la casilla de Grupo sera la que de esta información al sistema

Colocamos el grupo el cual nos va a dar los parámetros de fecha y porcentaje de la depreciación

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VENTA DE ACTIVOS

3. Dar de baja el activo contablemente. Para ello usted debe buscar cual es el costo inicial y la depreciación acumulada a la fecha de la venta. Esto lo hace imprimiendo informe de valor de activos por tipo.

4. En este informe se obtienen los valores solicitados en el paso 1. a. Costo Inicial b. Depreciación Acumulada

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5. Cuando se vende un activo pueden ocurrir varias situaciones. a. Ganancia en la Venta

b. Perdida en la Venta.

6. Para hacer una transacción en activo fijo. Aplicaciones / Activo Fijo / Procesos Diarios / Transacciones

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7. Al seleccionar esta opción se muestra la siguiente pantalla.

Fecha: Fecha de la transacción No. Trx: No se pone nada Activo: El código del activo al cual se la aplicará la transacción. Costo: Aquí se coloca valor si la transacción afecta el costo del

activo. Si el valor es negativo se interpreta como crédito y si es positivo como debito.

Depreciación: Se utiliza para colocar un monto que afecta la depreciación acumulada. Si el monto es negativo es crédito y si es positivo es debito.

Gastos: Este valor corresponde al gasto. Observación: Es obligatoria. Se utiliza para colocar cualquier nota

referente a la transacción. En la sección de detalle. Cuenta: Cuenta contable. Auxiliar: Solo se utiliza si la cuenta lo requiere. Monto: Corresponde al monto de la cuenta.

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8. Para ver el comprobante de la transacción ingresada lo primero que debe

hacer es grabar la transacción con F10 o con el icono .

Luego debe aplastar el icono de vista previa Al hacer esto se lista la siguiente pantalla.

Para imprimir solo deberá aplastar el botón imprimir Aclaraciones:

a. Las cuentas que se colocan en el detalle son solo las contrapartidas de la transacción. Las cuentas de activo, depreciación acumulada y gastos esta inmersa en el mismo activo.

b. Esta pantalla se puede utilizar tanto para activos fijos como para seguros pagados por anticipado.

c. Esta transacción afecta directamente el costo y depreciación del activo o seguro. De tal forma cuando se lancen los listados pertinentes los valores reflejados en estos conceptos (costo y depreciación) están considerando los ajustes hechos.

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VALOR DE ACTIVOS POR TIPO 1. Activo Fijo / Consultas / Valor de Activos / Por cuenta de Activo

2. Indicar el rango que fecha que se desea imprimir

3. Aplastar el Botón Recuperar

4. Luego debe indicar los criterios deseados para el reporte. Si no se especifica ningún criterio se listaran todos los activos.

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5. Aplastar Boton de Ok. A continuación se muestra el reporte.

6. Para imprimir Aplastar el botón Imprimir:

7. Seleccionar la impresora deseada y aplastar OK.

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COMO EL SISTEMA DETERMINA LA CUENTA DE ACTIVO, DEPRECIACION ACUMULADA Y GASTOS. Todos los activos creados en el sistema deben registrarse en esta pantalla

Cada campo en esta pantalla tiene una función, el campo Tipo Activo es por medio del cual el sistema determina la cuenta activo, depreciación y gastos. Cada Tipo de Activo debe estar creado en el sistema y cuando estos se crean se le deben indicar la cuentas a utilizar.

De esta tabla el sistema obtiene las cuentas mencionadas.

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COMO HACER PARA QUE LOS ACTIVOS VENDIDOS NO SE MUESTREN EN LOS LISTADOS.

1. Aplicaciones / Activo Fijo / Procesos Diarios / Activo

2. Aplastar el icono de Querymode (modo consulta)

3. Indicar que activo se quiere recuperar, colocando en el campo Código el código del activo.

4. Aplastar el icono Recuperar

5. Cambiar el Status del activo. Poner Vendido

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6. Finalmente grabar el cambio

REGISTRO DE ACTIVOS Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las funciones de una empresa. Para determinar cuando algo es un activo fijo va a depender mucho de la empresa. Un criterio utilizado para determinar cuando una compra se lleva a activo fijo es el valor de la misma. Por ejemplo: Una empresa puede establecer que para que algo se convierta en activo fijo su valor tiene que ser mayor a $700.00 1. Activo Fijo / Procesos Diarios / Activos

2. Registrar los datos que solicita el formulario.

Descripción: Es el nombre del activo.

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Costo Inicial: Costo Inicial del Activo. Fecha Compra: Fecha cuando se compro el activo. Esta fecha también es

utilizada para el asiento contable. Fecha Inicio Depreciación: Es la fecha en que se desea inicie la depreciación. Vencimiento: Es la fecha de vencimiento. Esta fecha se utiliza para colocar la

fecha donde se desea que termine la depreciación. En este caso cuando el sistema deprecia lo hace por días.

Vencimiento Garantía: Es la fecha cuando vence la garantía de ciertos activos. Descripción Larga: Es para escribir alguna explicación técnica del activo. Departamento: Es el departamento donde será colocado el activo. Sección: Es la sección del departamento que se puso en el campo anterior. Marca: Es la marca del activo. Si no se utiliza se pone NO. Grupo: Es el grupo de activo. El grupo esta directamente relacionado

con la vida útil del activo. Tipo Activo: Es utilizado para decirle que tipo de activo es. En los tipos de

activos es donde se indica las cuentas de mayor que se deben aplicar.

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Status: A = Activo I = Inactivo V = Vendido Activo Nuevo: Es para indicar si el activo es nuevo o de segunda mano. No. D Serie: Solo para aquellos activos que lo requieran.

3. Aplastar el botón de grabar Cuando se aplasta este botón el sistema le asigna un numero de activo.

Usted también pudo haber indicado su propio código, si así lo desea.

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MODIFICAR UN ACTIVO

1. Activo Fijo / Procesos Diarios / Activos

2. Aplastar el icono de modo consulta (Querymode) 3. Colocar el número activo que se desea modificar.

4. Aplastar el icono de recuperar

5. Hacer los cambios requeridos.

6. Grabar SITUACIONES Si un activo se le coloca fecha de vencimiento esta tendrá prioridad sobre el grupo al momento de ejecutar la depreciación.

CONSULTAR ACTIVOS FIJOS

1. Aplicaciones 2. Activo Fijo 3. Procesos diarios 4. Activos

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a. Esta es la pantalla que se despliga

5. Aplastar Quero Mode (manito) a. En este momento la pantalla de activo se blanquean todos los campos a la

vez quedan habilitados para se utilizados como criterios de busqueda

6. Colocar el criterio de búsqueda deseado. a. Por ejemplo si esta buscando un activo cuya descripción es IMPRESORA

EPSON i. Colocarse en el campo de Descripción ii. Escribir LIKE “%EPSON%”

b. Aplastar el botón de recuperar . 7. Después de esto retorna todos los activos en cuya descripción se encuentre la

palabra EPSON. No importa el lugar donde este la palabra. 8. Si existen varios activos que cumplen con el criterio usted debe avanzar al

siguiente registros utilizando las flechitas de desplazamiento del menú

a. CUENTAS POR COBRAR

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CLIENTES Para llegar a la pantalla de clientes.

Esta es la pantalla donde se colocan los datos generales de los clientes.

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CUENTAS POR COBRAR

Como ingresar cobros? 1. Procesos Diarios 2. Transacciones

a. Llenar los datos requeridos por dicho formulario. b. Cuando se coloca el código del cliente ABACO despliega las facturas que tiene

pendiente dicho cliente. c. Cuando se coloca el monto a pagar el sistema distribuye automáticamente el

monto del pago entre las facturas pendientes. Posterior a ello el cliente podrá alterar la distribución del pago hecho por ABACO de acuerdo a su criterio. Es decir si al momento de recibir el pago el cliente especifica a que factura aplicar usted podrá indicárselo explícitamente al sistema.

CHEQUES POSTFECHADOS El sistema ABACO le permite el ingreso de cheques posfechados. Para hacerlo simplemente usted puede un recibo con fecha posterior. El pago no se le acreditara al cliente hasta que sea la fecha que se indico. 1. Cuentas por Cobrar / Procesos Diarios / Recibos

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2. Ingresar los datos para el recibo

En este caso la diferencia estriba en que en la fecha se debe colocar la fecha en que se tiene que depositar el cheque posfechado.

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3. Aplastar el botón de grabar

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CUENTAS POR PAGAR

RECIBO El Sistema ABACO permite la confección de Recibos de pago, entiéndase por Recibo de pago: Comprobante con o sin Membrete, Escrito donde se indica que la persona esta recibiendo una suma de dinero, por trabajos realizados. El cual debe ser firmado como indicación de que esta de acuerdo con el convenio de pago. Para la elaboración de un recibo debemos seguir los siguientes pasos. 1. Debemos dirigirnos a Cuentas por Cobrar / Procesos Diario / Recibos

2. En la pantalla que vemos continuación introduciremos la información requerida. como almacén, cliente, fecha, etc.…

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3. Al introducir el cliente nos desplegara un listado con las facturas pendientes a pago,

el monto se acreditara automáticamente a las facturas más antiguas. De la siguiente manera.

Introducimos la cantidad y forma de pago

Introducimos el código o nombre del cliente

Se distribuye automáticamente con las facturas más antiguas.

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4. También es posible hacer la división de la cantidad manualmente según muestra la siguiente imagen

5. Cuando estamos seguros de la información introducida, debemos guardar la

transacción en nuestro Sistema, oprimiendo el botón F10 o

6. Al terminar debemos imprimir nuestro recibo esto se realiza pulsando el icono . lo cual nos abrirá la siguiente pantalla en la cual podemos imprimir nuestro documento.

La división se puede hacer de manera manual.

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Cuenta Afectada por Recibo En la parte inferior se encuentra la cuenta que será afectada en la transacción que estamos realizando, la cuenta es una predeterminada pero se podrá cambiar dependiendo de nuestras necesidades.

1. Para cambiar la cuenta predeterminada nos debemos dirigir a Inventario /

Parámetros / Parámetros por Almacén

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2. Nos desplegara una pequeña ventana. En la parte superior aplastamos el almacén

deseado, en la parte inferior buscamos el paramote cta_cxc

Al terminar debemos para guardar los cambios realizados en nuestro Sistema, oprimiendo el botón F10 o

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ANULACION DE RECIBOS 1. Cuentas por cobrar / Procesos Diarios / Anular Recibos

2. Colocar el número de recibo que se quiere anular

3. Aplastar el botón recuperar

Aquí se coloca el número de recibo que se quiere anular

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4. Cambiar el status a Anulado

5. Aplastar botón de grabar

En este campo se cambia el status a anulado

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PLANILLA

CERTIFICADOS MEDICOS En nuestro sistema podemos registrar los certificados médicos de los empleados, lo que nos ayudara para el cálculo de planilla. 1. debemos dirigirnos a Planilla / Mantenimiento / Permisos / Certificados Medico

2. Lo cual nos desplegara una pantalla en la cual podemos introducir los datos

necesarios para crear un registro

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*NOTA* la casilla de Pagado se debe dejar en blanco. El sistema automáticamente asignara un gancho en esta casilla si el empleado tiene pendientes días de pago. De lo contrario la casilla se quedara en blanco y el pago de la ausencia no será efectivo. 3. Para añadir otra línea o registro, solo debemos oprimir el botón derecho de nuestro

ratón y oprimir “Add”

Nombre de empleado

Numero de código del empleado

Fecha y hora desde se habilita el certificado medico

Fecha y hora hasta donde es el certificado medico

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4. Podemos buscar la información de registros anteriores. Oprimiendo el botón y rellenando los espacios que necesitamos

5. Luego oprimimos el botón lo cual nos desplegara la información deseada.

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Informe de los certificados médicos. 1. Para eso nos debemos dirigir a Planilla / Consultas/Informes / Certificados Medico

2. En la pantalla siguiente debemos escribir el rango de fecha para nuestra búsqueda,

luego pulsamos el botón recuperar

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3. Nos traerá una ventana en la cual podemos escribir el numero de empleado si

queremos buscar alguno/os en forma especifica, si dejamos en blanco este criterio nos retornara el listado con todos los empleados disponibles.

4. Con este proceso nos aparecerá un listado con los empleados que cumplan con las

condiciones antes especificadas.

Rango de fecha de la búsqueda.

Código de empleado

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Articulo Correspondiente a los Certificados Médicos

El sistema Ábaco basa su cálculo de días en El Código de Trabajo de la Republica de Panamá. En el TITULO V, CAPITULO II, Articulo 200. El cual presentamos a continuación para su discreción. “Desde el momento en que inicie el contrato de trabajo, el trabajador comenzara a crear un fondo de licencia por incapacidad que será de doce horas por cada veintiséis jornadas servidas o de ciento cuarenta y cuatro horas al año y del cual podrá disfrutar total o parcialmente con goce de salario completo en caso de enfermedad o accidente no profesional comprobado. Dicha licencia podrá acumularse hasta por dos años seguidos y ser disfrutada en todo o en parte durante el tercer año servido Cuando el trabajador no tuviere derecho al beneficio del Seguro social y hubiere agotado el fondo de licencia acumulado tendrá derecho a que se el extienda la licencia por enfermedad, deduciéndola de las vacaciones ganadas. Si los beneficios del Seguro social no se le reconocen por mora o por culpa del empleador, este deberá pagar el subsidio correspondiente. Los certificados de incapacidad deben ser expedidos por facultativos idóneos, estar prenumerados, contener numero de registro que la Dirección General de Salud otorga al facultativo, el nombre completo de este, la dirección, el numero de teléfono y el nombre de la institución publica, ya sea la Caja de Seguro Social o el Ministerio de Salud, o clínica donde labora el facultativo. No tendrá validez el certificado que incumpla estos requisitos, salvo que por razones del lugar de su expedición no sea posible cumplir con alguna de estas exigencias. El facultativo tendrá la obligación de mantener, en el expediente del trabajador, una copia de cada certificado en el diagnostico o motivo por el cuela se da la incapacidad.” Ejemplo del Calculo que Realiza el sistema.

El proceso que realiza el Sistema ABACO en este cálculo es hecho en horas, continuación realizamos un ejemplo con cantidades de tiempo al azar, puestas en horas y días para su mejor comprensión. La formula que se utiliza para el calculo es el siguiente. Horas acumuladas = Horas

Trabajadas X 0.057692

Tiempo trabajado Horas acumuladas Horas utilizadas Horas restantes

Un año 144 80 64

Un mes 12 8 4

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Dos años 288 140 148

17 días 7.85 5 2.85

Cuatro meses 48 30 18

Un año y 3 meses 180 65 115

Tiempo trabajado Días acumulados Días utilizados Días restantes

Un año 18 10 8

Un mes 1.5 1 0.5

Dos años 36 17.5 18.5

17 dias 0.98 0.625 0.355

Cuatro meses 6 3.75 2.25

Un año y 3 meses 22.5 8.125 14.375

REGISTRO DE OTROS INGRESOS Existe la posibilidad en nuestro Sistema ABACO, de añadir ingresos adicionales a los empleados (tales como Bonos, reemplazos, comisiones, etc.) y añadirlos a un cálculo determinado o bien realizar uno por separado. 1. El primer paso que debemos realizar es dirigirnos a Planilla / Planilla Regular / Otros

Ingresos Variables.

2. Esta acción nos devolverá una ventana en la cual identificaremos los siguientes campos.

Código y

nombre del empleado

Concepto del ingreso ejemplo: bono, reemplazo etc.

Tipo de planilla Semanal o quincenal.

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3. Podemos añadir la información directamente o bien pulsar el botón derecho del ratón

y presionar la opción Add.

4. Al tener nuestra pantalla lista comenzamos a rellenar los campos, como código de

empleado tipo de planilla etc.

*NOTA*: Debemos recordar que al terminar de introducir la información debemos presionar el botón F10 o para guardar los cambios realizados. 5. A continuación veremos ciertos ejemplos de otros tipos de ingresos.

Status del ingreso.

Aquí se pone el calculo en el que deseemos que este nuestro ingreso puede ser Regular o alguno especial

Cantidad del ingreso a pagar.

Numero de la planilla en la cual va a estar el ingreso

Cuando colocamos tipo de calculo REGULAR el ingreso será añadido al el calculo de planilla que le hemos asignado y deducirá los egresos designados a esa planilla.

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6. Al terminar de introducir los ingresos debemos llevar a cabo del cálculo de la planilla.

El cual se realiza en Planilla / Planilla Regular / Calculo Planilla Regular.

Cuando colocamos en Tipo Calculo por ejemplo BONIFICACION el Cálculo que se efectuara de manera separada al calculo regular y se le afectaran solo las deducciones correspondiente a dicho calculo.

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*NOTA*: para mayor información de cómo utilizar El Calculo de planilla, por favor diríjase a la sección del manual correspondiente a este tema, encontrará una guía detallada al el proceso.

CALCULO DEL DECIMO TERCER MES

Existe la posibilidad de calcular el Décimo Tercer Mes de los empleados de su compañía en el Sistema ABACO. Para eso debemos seguir los siguientes pasos. 1. Planilla / Otros Cálculos / Décimo Tercer Mes / Rango de Fecha.

2. En la ventana que aparecerá a continuación pondremos el rango de fecha del calculo,

pero primero para crear la línea debemos hacer clic derecho con el Mouse y después oprimir el comando “Add”

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3. Esto nos desplegara una línea nueva en la cual vamos a trabajar rellenado los datos

necesarios. Nota: se debe cerrar cualquier calculo anterior del mismo Tipo de Planilla, en la casilla de Status y oprimir o F10 antes de continuar con el proceso de la pantalla

1. Se coloca el tipo de planilla puede ser semana / quincenal.

5. se coloca el estatus abierto y se presiona el

botón o F10

Opcinal: en caso de que la fecha hasta sea después de la fecha actual se hacer una proyección del salario del empleado.

4. fecha en la cual se va colocar el calculo para efectos de CSS

3. fecha hasta cuando se va acumular para el cálculo

2. fecha desde que se va a acumular el XII

Opcional: en caso de que la fecha hasta sea después de la fecha actual se puede ajustar el pago tomando como base pagos anteriores del XIII

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4. Ahora nos dirigimos a generar el calculo del XIII,

Planilla / Otros cálculos / Décimo XIII Mes / Generador XIII mes

5. Se debe introducir el Tipo de Planilla y luego presionar el botón Recuperar.

6. El sistema nos devolverá la información de los empleados a calcular, es este paso solo

queda verificar y aplastar el botón procesar.

1. Se coloca el Tipo de Planilla a calcular, Quincenal Semanal.

1ª. Opcional: es posible también hacer el cálculo con algún rango o persona en específico solo basta con añadir la información necesaria.

2. Se aplasta el botón Recuperar.

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7. Ahora podemos revisar y ajusta el calculo dependiendo de nuestras necesidades.

Planilla / Planilla Regular / Ajuste de Calculo / Todas

8. Vamos a buscar los registros que necesitamos. Llenamos los campos que deseamos

no es necesario llenar todos solo los que nos ayuden hacer una búsqueda exitosa.

3. Se oprime el botón Procesar.

*NOTA* se puede utilizar para navegar en los registros.

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9. La acción anterior nos devolverá los cálculos deseados en los cuales podemos

hacerles ajustes o tan solo revisarlos de manera individual.

1. Se oprime el botón de limpiar campos

** Campo de Tipo de Calculo; ** Campo de

Tipo de Planilla

** Campo de Tipo de año ** Campo de número

de planilla la fecha tomada es Fecha legal en el Cuadro de rango.

** Campo Status los cálculos que están abiertos y cerrados.

2. Se aplasta el botón de recuperar.

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10. Para una revisión general del calculo podemos desplegar el informe de Desglose de Planilla en Planilla / Consultas – Informes / Desglose de Planilla.

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11. Para poder desplegar la información de nuestro cálculo del décimo XII mes debemos

seguir los siguientes pasos en la ventana que se nos desplegara.

CALCULO DE VACACIONES En nuestro Sistema usted será capaz de calcular las vacaciones de los empleados de su empresa, en la mejor forma que se adapte a su necesidad. El proceso que se encarga de esto es llamado Cálculo de vacaciones. 1. Para hacer el calculo de vacaciones lo primero que debemos hacer es colocar el

periodo a acumular y el periodo a pagar, esto se hace en Planilla / Otros Cálculos / Vacaciones / Planificación.

1. Colocamos el rango de fecha del cálculo de la planilla.

2. Presionamos el botón recuperar.

3. Se coloca el tipo de calculo es este caso. 3

4. Se oprime el botón OK, con lo cual podremos ver el informe de todos los empleados y su pago.

3

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2. Se desplegara una ventana en la cual podremos poner los rangos de fecha de las vacaciones y del acumulado para pagar.

1. Se coloca le numero de empleado

1ª. El nombre del empleado aparece automáticamente

2.*Se coloca la fecha desde cuando se desea acumular

3. Se introduce la fecha de cierre para acumular.

4. Fecha desde donde se tomaran las vacaciones

5. Fecha de terminación de periodo de vacaciones

6. * Se activa el periodo de vacaciones al empleado y se oprime el botón

de o F10

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Nota: Las vacaciones se calculan de 2 formas: Mensual y Diaria.

Mensual: Cuando se realiza de esta forma se toma el acumulado de los meses

anteriores y se compara con el salario actual y el monto a pagar es el mayor de

ambos.

Diario: En el caso de que el rango de fecha sea menor a 30 días, se desarrollaran los

mismos cálculos que la forma anterior pero se utilizara la siguiente formula para

conocer la cantidad a pagar por día: dias

acacionesSalariodev ×30 , siendo

“Salariodevacaciones” el monto a pagar en los 30 días de vacaciones y “días”

corresponde a la cantidad que tomara de vacaciones.

*NOTA* al dejar la fecha en 00-00-0000 el calculo se hará automáticamente a los 11 meses anteriores a la fecha puesta en el campo hasta.

*NOTA* Al vencer el periodo de vacaciones del empleado se debe poner la casilla de status en “Inactivo” y se

oprime el botón o F10

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3. Se procede hacer el calculo de las vacaciones para eso debemos dirigirnos a Planilla /

Otros Cálculos / Vacaciones / Calculo de Vacaciones

4. Nos abrirá una pantalla para hacer el proceso de calculo de vacaciones en la cual debemos seguir los siguientes pasos.

1. Se coloca el numero del empleado

2. Se oprime el botón de Recuperar

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5. En esta etapa vamos a revisar los cálculos y hacer correcciones si es necesario. Para

eso debemos ira a Planilla / Planilla Regular / Ajuste de Calculo / Todas.

6. Nos desplegara una ventana, primero debemos oprimir el botón de limpiar los campos, luego introduciremos el numero de empleado y después aplastamos el botón de recuperar.

3. Se oprime el botón de Procesar

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7. Esto nos traerá a nuestra ventana la información de los cálculos de el empleado solo debemos desplazarnos al calculo deseado, verificarlo y si es necesario modificarlo.

1. Botón de limpiar campos

3. Botón de recuperar

2. Se introduce el número de empleado.

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*NOTA*: De haber algún cambio como es este el caso se debe poner el formato en manual y luego salvar el cambio con el botón o F10. Además Es importante recordar que debemos Repetir el paso 3 y 4 de este mismo tutorial.

1. Nos deslizamos al último cálculo realizado.

2. Identificamos el calculo de vacaciones y aplastamos clic sobre este registro.

3*. De ser necesario podemos modificar el calculo.

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8. Solo queda consultar la información con el reporte especificó. Planilla / Otros Cálculos / Comprobante de pago detallado.

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9. Aparecerá una ventana a la cual debemos poner el rango de fecha de cuando se realizo el cálculo, luego oprimimos el botón recuperar, siguiente a esto ponemos el número de empleado y el tipo de cálculo en este caso seria Vacaciones.

10. Nos desplegara toda la información referente al Cálculo de Vacaciones y del empleado.

CHEQUES DE PLANILLA

El sistema ABACO le permite la creación de cheques de planilla de forma automática con un proceso llamado Cheques de Planilla.

1. Planilla / Otros procesos / Cheques de Planilla

1. Se coloca el rango de fecha cuando se realizo el cálculo

2. Se oprime el botón de recuperar

3. Ponemos el número de empleado.

4. se coloca el tipo de cálculo.

5. Se oprime el botón OK para buscar la información.

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2. Se abrirá una pantalla en la cual usted rellenara los campos para buscar los cheques

de la planilla deseada…

3. Recuperaremos la información de los cheques a crear tales como el Día de pago, Mes,

Código de Empleado, Nombre del Empleado y monto

1. Se coloca el tipo de Calculo: Regular/ vacaciones/décimo tercer mes/ etc..

2. Se coloca el tipo de Planilla: Semanal/Quincenal

3. Se coloca el número de planilla de la cual se quiere imprimir el Cheque

4. Luego que los Datos son introducidos Correctamente Aplastamos el botón Recuperar

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4. Al terminar la ejecución de la rutina de generación de cheques, tan solo queda ir a Banco / Procesos Diarios / Imprimir Cheques. Saldrán habilitados y listos para su impresión los cheques creados de planilla.

Podemos desplazarnos entre los empleados.

Nota: Solo si se desea hacer un pago en efectivo de la planilla, debe colocarse aquí al titular que va a salir el Cheque

Luego de revisar la información se oprime el botón de procesar para ejecutar el comando que genera los cheques..

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Generar Cheques de acreedores Para el proceso de crear los cheques de acreedores debemos seguir los siguientes pasos. 1. Antes de comenzar a generar los cheques debemos ver cuales los pagos pendientes a

realizar. Para eso nos dirigimos a Planilla / Consultas- Informes / Descuentos / Acreedor- Empleado – Pendientes de Pago.

2. En la siguiente ventana seguimos los pasos para ver el reporte de descuentos a

realizar.

1. Colocamos el rango de fecha.

2. Oprimimos el botón Recuperar

3. Aplastamos el botón OK.

Opcional. Rellenamos los datos para una búsqueda mas especifica, como código de empleado ejemp.

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3. En el informe podemos ver los datos con los cuales se van a generar los cheques de

acreedores.

4. Nos dirigimos a Planilla / Otros Procesos / Cheques de Acreedores

5. Se nos desplegara una ventana en la cual debemos introducir los parámetros para el

calculo que deseamos, Luego de completar los datos necesarios oprimidos el botón recuperar

Opcional Se coloca código del empleado

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6. Luego de completar los datos necesarios presionamos el botón recuperar, con lo cual

iniciara el proceso de generar cheques.

7. Al terminar el proceso, los cheques estarán creados y listos para su impresión en,

Planilla / Otros Procesos / Imprimir Cheques -- O -- en Banco / Procesos Diarios / Imprimir Cheques.

Se especifica el año

Opcional También se pude buscar por el código del acreedor. Se presiona el botón de

recuperar, de esta forma nos regresara la información de los cheques a generar.

El mes del cálculo.

Oprimimos el botón de Procesar para que el proceso de Generar Cheque inicie

Podemos desplazarnos para verificar los datos antes de procesar.

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8. Después de impresos los cheques, podemos verificar su secuencia y demás datos,

imprimiendo un reporte en Planilla / Consultas-Informes / Acreedor-Empleado (Resumido).

9. En la pantalla que se abre a continuación, seguimos los pasos para ver los datos

necesarios.

1. Colocamos el rango de fecha.

2. Oprimimos el botón Recuperar

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10. En el reporte que nos devuelve el sistema ponemos reconocer los datos y

imprimirlos para dejar una constancia y verificar los cheques.

3. Aplastamos el botón OK.

Opcional. Rellenamos los datos para una búsqueda mas especifica, como código de empleado ejemp.

si se desea imprimir la información se presiona el botón.

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PASO DE INFORMACIÓN A SYSMECA

Dentro del Sistema ABACO se encuentra la posibilidad de pasar la información de la Planilla al Sistema de Planilla Mecanizada de la Caja De Seguro Social (SYSMECA). 1. Planilla / Informes Especiales / Preelaborada (1) / Según Planilla

2. Esto nos abrirá una pantalla, en la cual debemos poner el rango de fecha para el

cálculo de la preelaborada, y seguir los siguientes pasos para desplegar la información de la misma.

2. Se oprime el botón Recuperar.

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*NOTA* Después de que se termine el proceso de pase a SYSMECA debemos recordar que debemos cerrar todas las ventanas de ABACO antes de continuar. De lo contrario no podremos ejecutar correctamente la aplicación SYSMECA

3. Hacemos doble clic en el icono de SYSMECA ,el cual debemos tener en nuestro Escritorio. Esto nos desplegara una ventana en la cual lo primero que debemos hacer es introducir la información de la empresa.

1. Se coloca el rango de fecha a calcular

*3*. Opcional: si se desea hacer una consulta en específico se detalla la información a buscar.

3. Se aplasta el botón OK.

4. después que se despliega la información se oprime el botón de SYSMECA para realizar el pase de información.

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4. Nos abrirá una ventana en la cual debemos introducir los datos de la empresa. Tales

como el Correlativo, Nombre Patronal, Licencia, etc.…

Hacemos clic en el icono de Empresa

Al terminar de introducir la información correctamente oprimimos el botón de guardar

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5. Luego que tenemos el registro de nuestra empresa creada y salimos al menú principal,

entramos en Procesamiento de Datos.

6. El cual nos desplegara una ventana en la cual debemos oprimir la opción Sumar.

Con este botón podemos crear un nuevo registro.

Al finalizar oprimimos el botón de salir

clickeamos el Botón de Proc. Datos

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7. Nos devolverá un recuadro en el cual debemos poner el mes y el año correspondiente

al calculo a procesar, *NOTA* en este paso recuerde tener un diskette vació en a unidad correspondiente.

Aplastamos el icono Sumar

1. Se introduce el mes

2. Se escribe el año.

3. Oprimimos el botón de copiar al disco. Esto nos ejecutara un comando el cual nos copiara la información a nuestro diskette. Ademas de que nos desplegara una pantalla en la cual podemos imprimir el total de la suma.

4. Clic en el botón Salir.

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8. Estamos nuevamente en la pantalla principal del SYSMECA. Ahora debemos entrar

en la opción Impresión

9. En la parte superior de la nueva ventana, introducimos el numero correlativo de la

empresa, luego oprimimos la opción que deseamos.

Entramos en la opción impresión.

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10. Luego nos aparacera una ventana como esta en la cual configuraremos la impresora

deseada y luego oprimiremos OK.

*NOTA* la información impresa debe concordar con la calculada en el Sistema ABACO sírvase en comprobar que los datos sean correctos.

Aplastamos el botón Ok.

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