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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANEJO DE VIÁTICOS Y GASTOS DE COMISIÓN A NIVEL NACIONAL

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

Cód. P20400-02/15.V4

Fecha Nov. de 2015

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TABLA DE CONTENIDO

N° Pág.

1 OBJETIVO 1

2 ALCANCE 1

3 RESPONSABILIDADES 1

3.1 DEL DIRECTOR GENERAL 1

3.2 DEL ORDENADOR DEL GASTO (SECRETARIO GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y DIRECTORES TERRITORIALES). 1

3.3 DEL GIT GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 2

3.4 DEL GIT DE GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍAS TERRITORIALES 2

3.5 DE LOS FUNCIONARIOS COMISIONADOS 2

4 GLOSARIO 3

5 NORMAS 4

5.1 LEGALES 4

5.2 DE PROCEDIMIENTO 4 5.2.1 Generales 4

6 FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 7

7 PROCEDIMIENTO PASO A PASO 8

7.1 SOLICITUD DE VIÁTICOS Y GASTOS DE COMISIÓN 8

7.2 SOLICITUD DE GIRO PARA PRÓRROGA DE COMISIÓN 9

7.3 LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE COMISIÓN 10

8 ANEXOS 11

9 IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 12



GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERIA

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1 OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para garantizar el oportuno trámite de la solicitud de anticipos, prórrogas y legalización de anticipos de viáticos y gastos de comisión, conferidas a los funcionarios del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC, en desarrollo de las actividades propias del Instituto.

2 ALCANCE

Este manual aplica a los trámites que se deriven por el manejo de los viáticos y gastos de comisión, que realicen los funcionarios del IGAC y que sean debidamente solicitados ante o quien haga sus veces, en la Sede Central y las respectivas Pagadurías en las Direcciones Territoriales, inicia con la solicitud de viáticos y gastos de comisión y termina con la legalización de los mismos.

3 RESPONSABILIDADES

3.1 DEL DIRECTOR GENERAL

Ordenar sus comisiones de servicios en el interior del país y las de los Directores Territoriales, cuando éstos deban trasladarse a sitios que estén fuera de su jurisdicción.

Autorizar prórrogas a las comisiones de servicios, conforme se establezca en la Resolución vigente de delegaciones.

Autorizar únicamente los gastos que son esenciales y pertinentes para el cumplimiento del objeto de la comisión.

Autorizar a los funcionarios de la entidad las comisiones de servicio al exterior.

3.2 DEL ORDENADOR DEL GASTO (SECRETARIO GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y DIRECTORES TERRITORIALES).

Ordenar comisiones de servicios y prórrogas, cuando a ello haya lugar, en ejercicio de las funciones propias del cargo del funcionario adscrito a su respectiva dependencia, conforme se establezca en la resolución vigente de delegaciones y demás disposiciones legales.

Solicitar oportunamente el correspondiente anticipo y autorizar únicamente los gastos que están contemplados en la Resolución de Viáticos vigente, para el cumplimiento del objeto de la comisión.

El Secretario General, los Subdirectores y Jefes de Oficina, ordenan sus comisiones de servicios para trasladarse dentro del país, previa aprobación del Director General e informan de los resultados de cada comisión dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes calendario, sobre las comisiones realizadas en el mes inmediatamente anterior.

Los Directores Territoriales ordenan sus comisiones para trasladarse dentro del territorio de la jurisdicción respectiva, e informan al Jefe de la Oficina de Control Interno respecto al ejercicio de esta facultad, dentro de los primero cinco (5) días de cada mes calendario sobre las comisiones realizadas en el mes inmediatamente anterior.

Dado que la legalización de la comisión la firma el ordenador del gasto, éste también adquiere responsabilidad junto con el comisionado, por la legalización allí consignada y por los soportes de las mismas.

El Ordenador del Gasto debe designar por escrito a un funcionario de planta, que revise los documentos que respaldan las legalizaciones presentadas, verificación que no solo comprende la confrontación de sumas entre el documento de legalización y las facturas o comprobantes de gastos que la soportan, sino la verificación del cumplimiento de las obligaciones derivadas de este manual, la legalización solamente por las fechas y lugares comprendidos dentro de la Orden de Comisión o en el documento que las modifique emanado del Ordenador del Gasto y en general las obligaciones plasmadas en este manual y en los documentos que lo modifiquen o complementen y que por su naturaleza no estén asignadas a otro funcionario. Igualmente deberá revisar que se hayan legalizado




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los viáticos por los días autorizados en la Orden de Comisión. Como aval del cumplimiento de las obligaciones referidas, el funcionario designado por el ordenador del gasto, deberá colocar en el documento de legalización su nombre completo, firma y fecha.

Cuando el funcionario designado para la revisión de las legalizaciones salga de vacaciones o se encuentre en otra situación administrativa que implique ausencia de la entidad, el Ordenador del Gasto deberá designar otro funcionario que lo remplace para tales efectos.

3.3 DEL GIT GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Mantener actualizada la base de datos de nómina, en lo concerniente a las novedades que se generen en planta (vacaciones, encargos, licencias, ingresos, traslados de funcionarios entre otros).

Elaborar para la firma del Director General, la Resolución que ordena la comisión de servicios al exterior, estableciendo el objeto, duración, viáticos y gastos a que haya lugar, (interconexión aeroportuaria, impuestos, transporte, tasas aeroportuarias), cuando no sean sufragados por el respectivo gobierno, organismo o entidad oferente.

3.4 DEL GIT DE GESTIÓN FINANCIERA / PAGADURÍAS TERRITORIALES

Responder por el proceso de recepción de la solicitud de anticipo, liquidación a la tasa representativa del mercado cuando se trate de comisiones al exterior, su contabilización, registro presupuestal y el giro correspondiente de los recursos.

Tramitar las solicitudes de prórroga que sean presentadas y adelantar el registro de la legalización correspondiente a los anticipos entregados.

Revisar los documentos que respaldan las legalizaciones presentadas, comprende la confrontación de sumas entre el documento de legalización y las facturas o comprobantes de gastos que la soportan, la verificación del cumplimiento de las obligaciones derivadas de este manual, la legalización de las fechas y lugares comprendidos dentro de la Orden de Comisión o en el documento que las modifique emanado del Ordenador del Gasto y en general las obligaciones plasmadas en este manual y en los documentos que lo modifiquen o complementen y que por su naturaleza no estén asignadas a otro funcionario. Igualmente deberá revisar que se hayan legalizado los viáticos por los días autorizados en la Orden de Comisión. Como aval del cumplimiento de las obligaciones referidas, y que el funcionario designado por el ordenador del gasto haya colocado en el documento de legalización su nombre completo, firma y fecha.

3.5 DE LOS FUNCIONARIOS COMISIONADOS

El funcionario comisionado que reciba dineros entregados en calidad de anticipos de comisión de servicios, es responsable de garantizar el correcto manejo de los recursos públicos, en particular de los destinados para atender los gastos de comisión programados; así mismo, debe responder por la legalización oportuna dentro de los términos y condiciones establecidas para la misma.

Es su responsabilidad ejercer como agente retenedor de impuestos a nombre del IGAC en los casos contemplados por la Ley.

Es su responsabilidad, que en la legalización de las comisiones se incluyan solamente gastos autorizados previamente esenciales para el cumplimiento directo del objeto de la comisión, que se legalicen solamente las fechas y lugares comprendidos dentro de la Orden de Comisión y en general es su responsabilidad que se cumplan las obligaciones plasmadas en este manual y en los documentos que lo modifiquen o complementen. Así mismo debe responder por la legalización en los cinco (5) días hábiles siguientes a la finalización de la comisión. La responsabilidad por la legalización oportuna de la comisión solo recae en el comisionado.

En caso de quedar saldos a favor del Instituto o de cancelación total o parcial de la comisión de servicios y, si ya se hubiese realizado la transferencia electrónica o entregado el dinero por concepto de anticipo de viáticos y/o gastos, éste deberá reembolsarlos mediante consignación, en la cuenta




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bancaria correspondiente, a más tardar el día hábil siguiente a la terminación o cancelación de la comisión de servicios. El funcionario solicitará el número de la cuenta y la dirección del Banco en Tesorería de la Sede Central y con el Pagador en las Direcciones Territoriales.

4 GLOSARIO

Anticipo Es el valor autorizado por el ordenador del gasto y solicitado para el funcionario comisionado, por concepto de viáticos y gastos de comisión presupuestados y girados por el GIT Tesorería en la Sede Central y por las Pagadurías en las Direcciones Territoriales. El valor del anticipo debe establecerse en la Orden de Comisión.

Comisión de servicios

Desplazamiento del funcionario comisionado hacia una dependencia, entidad o municipio en lugares diferentes a su sede habitual de trabajo, con el objetivo de cumplir transitoriamente actividades oficiales inherentes del empleo del cual es titular, y que sean de interés directo para el Instituto.

Comisionado Todo funcionario que se desplace a un sitio determinado fuera de su sede habitual de trabajo, en cumplimiento de funciones específicas mediante Resolución o el formato orden de comisión y solicitud de anticipo firmada por su ordenador del gasto, según la Resolución de delegaciones vigente.

Cumplido de comisión de servicios

Certificación en original, sobre el tiempo de permanencia del comisionado en el sitio de comisión, el cual se debe generar en el formato vigente oficial.

Gastos de comisión Son los requeridos para el desempeño de la comisión, que estén contemplados en la Resolución de Viáticos vigente.

Informe de comisión

Descripción que presenta el comisionado respecto al trabajo realizado durante la comisión en términos de fechas, actividades y lugares visitados. Este informe es interno y es pertinente para la dependencia que programa la comisión, por tanto no constituye soporte para el trámite de legalización de la misma ante el proceso Gestión Financiera o quien haga sus veces o Pagaduría Territorial.

Legalización de comisión

Relación detallada de los viáticos y gastos ocasionados en función de la comisión y presentada por el comisionado ante la Tesorería en la Sede Central o Pagadurías en las Direcciones Territoriales. Este acto administrativo es generado en el módulo SIVI.

Orden de comisión Acto administrativo oficial a través del cual el Ordenador del Gasto, atendiendo la Resolución de Delegaciones, le confiere a un funcionario autorización para desplazarse hacia una dependencia, entidad o Municipio localizado en lugar diferente a su sede habitual de trabajo, con el objetivo de cumplir una labor especifica. Este acto administrativo es generado en el módulo SIVI.

Ordenador del gasto

Funcionario con la facultad de ordenar el gasto con cargo a las apropiaciones asignadas a su respectiva dependencia, conforme lo establece la Resolución de Delegaciones vigente.

Prórroga de comisión

Acto administrativo en el que se establece el tiempo adicional inmediatamente siguiente a la terminación de la comisión inicial, previamente autorizado por el ordenador competente, deben ser elaboradas y registradas presupuestalmente por lo menos con un (1) día hábil de antelación a la terminación de la comisión dándole continuidad a una comisión inicial

Sede habitual de Lugar geográfico en donde se encuentra ubicada la dependencia del Instituto en




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trabajo la cual el funcionario presta regularmente sus servicios.

SIVI Sistema de Viáticos - Modulo del Sistema Hacendario en el que se generan los actos administrativos relacionados con viáticos.

Viáticos Recursos Financieros destinados al funcionario para cubrir los gastos de alojamiento y alimentación, cuando previa Resolución u orden de comisión, deban desempeñar funciones en lugar diferente a su sede habitual de trabajo.

5 NORMAS

5.1 LEGALES

° Estatuto Tributario Nacional y Estatuto Tributario Distrital.

° Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, Artículo 34 “Deberes de todo servidor público”.

° Decreto 807 de 1993, por el cual se armoniza el procedimiento y la administración de los tributos distritales con el Estatuto Tributario Nacional y se dictan otras disposiciones.

° Decreto Vigente del Gobierno Nacional por el cual se fija la escala de viáticos para los empleados públicos de la rama Ejecutiva Nacional que deban cumplir comisiones de servicios.

° Decreto Ley 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional.

° Circular Externa 023 del 03 de Noviembre de 2015 la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda, por la cual se dan lineamientos en relación con generación de órdenes de pago.

° Resolución vigente por la cual se establece el Manual de Funciones.

° Resolución vigente de delegaciones.

° Resolución vigente por la cual se determina la escala de viáticos para los funcionarios del Instituto.

° Disposiciones vigentes que dicten normas de austeridad y restricción en el gasto.

5.2 DE PROCEDIMIENTO

5.2.1 Generales

El objeto de la Orden de Comisión debe versar sobre una labor o actividad específica a desarrollar. Las Ordenes de Comisión no deben disponer actividades genéricas tales como “gerenciar proyecto de actualización”, “proyecto de actualización”, “labores de conservación”, etc. El objeto debe describir la actividad específica a desarrollar dentro de un proyecto, los lugares de desplazamiento del comisionado así como las fechas en que se desarrollará la comisión y los gastos presupuestados que estén contemplados en la Resolución de Viáticos vigente, deben ser relacionados en forma detallada.

En las Ordenes de Comisión deberá consignarse además del objeto, el término de duración de la misma, el cual no podrá exceder de treinta (30) días calendario, término que podrá prorrogarse hasta por otros treinta (30) días cuando fuere necesario por la naturaleza especial de las tareas que deban desarrollarse, dejando la justificación en la observación de la misma prorroga. En caso de prorrogarse por más de 60 días esta debe motivarse mediante una resolución emanada del Director General.

Las prórrogas de las comisiones deben ser elaboradas y registradas presupuestalmente por lo menos con un (1) día hábil de antelación a la terminación de la comisión que pretenda prolongarse, dicha prorroga debe hacerse para los días inmediatamente siguientes y éstos deben ser hábiles, es decir, no proceden días de interrupción, sean éstos días hábiles o inhábiles. Para éste caso el día sábado se considera no hábil.




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Cuando por necesidades del servicio se requiera programar comisiones a varios lugares y para su cumplimiento se deban hacer interrupciones, se programará como una sola comisión, siempre y cuando la interrupción no supere tres (3) días hábiles y el objeto final sea el mismo.

Cuando por necesidades del servicio se requiera modificar las fechas y/o lugares durante el desarrollo de la comisión, el ordenador del gasto deberá informar por escrito mediante memorando radicado al Coordinador del GIT Gestión Financiera o al pagador Territorial, antes de finalizar la comisión.

Si durante la comisión se utilizan vehículos de la entidad para el transporte terrestre, no se admite la legalización de gastos por concepto de transporte.

No se reconocerán gastos de transporte cuando los comisionados decidan por su voluntad trasportarse en vehículos de su propiedad, así como tampoco se reconocerán pagos por gasolina ni peajes a los mismos; por lo tanto, el desplazamiento al lugar de la comisión deberá realizarse en vehículos suministrados por la Entidad y si el mismo no es proporcionado por el Instituto, en buses de transporte público.

Los tiquetes de transporte terrestre de los funcionarios se deben solicitar individualmente.

Los viáticos están destinados a proporcionarle al comisionado manutención y alojamiento.

Dentro del territorio nacional solo se reconocen viáticos cuando el comisionado debe permanecer por lo menos un día completo en el lugar de la comisión fuera de su sede habitual de trabajo (entiéndase como día completo 6 horas dentro del horario habitual de trabajo); en el evento de no requerirse el alojamiento en el lugar de la comisión (por el objeto mismo), únicamente se reconoce el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado. En caso de que el comisionado deba estar por fuera de su sede habitual de trabajo y que por el objeto de la comisión se deba pernoctar se reconoce el 100% del valor fijado.

En la programación de las comisiones de servicios que adelanten las dependencias, debe existir coherencia y razonabilidad entre el tiempo de permanencia y las actividades objeto de una misma comisión.

Si no fuera posible mantener continuidad en las fechas y se hiciera necesario regresar a la ciudad de origen, se debe establecer un tiempo de tres (3) días hábiles como intervalo máximo previo al siguiente desplazamiento. De no cumplirse esta disposición el funcionario debe legalizar dentro de los términos indicados (5 días hábiles).

Las dependencias solicitantes deben realizar y tramitar el anticipo para la comisión del conductor asignado y su respectiva legalización. En la Sede Central, previa legalización realizada ante el proceso Gestión Financiera o quien haga sus veces, deben entregar en el GIT de Gestión de Servicios Administrativos, la relación de los gastos por peajes y consumo de gasolina del vehículo utilizado en la comisión, debidamente soportados mediante fotocopias, acorde con lo establecido en el manual de procedimientos vigente para la solicitud, atención y control de un servicio de transporte.

En los casos en que los gastos de comisión superen 15 SMMLV deben ser consignados en una cuenta de ahorros que se abrirá a nombre del Instituto Geográfico Agustín Codazzi previa resolución motivada, los retiros se efectuarán de acuerdo con el cronograma de actividades y las necesidades en el cumplimiento de las funciones. Al finalizar la comisión, el comisionado deberá cancelar y/o dejar el saldo en cero ($0.00) de dicha cuenta y entregar al Coordinador del GIT Tesorería o al Pagador Territorial la certificación en la que se evidencie la cancelación de dicha cuenta.

En caso de obtenerse rendimientos financieros con los recursos depositados en la cuenta a nombre del Instituto por concepto de anticipo, se deben liquidar a favor del mismo y no serán tenidos en cuenta en la legalización de comisión.

Se prohíbe la programación o legalización de gastos, que no estén relacionados directamente con el objeto de la comisión y que no estén contemplados en la Resolución de Viáticos vigente. Los Ordenadores del Gasto, serán responsables del exceso en el gasto por programar la comisión sin consideración a la austeridad o en las erogaciones por viáticos.




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Los funcionarios comisionados con prescripciones médicas especiales, deben proveerse con antelación al inicio de la comisión, de sus medicamentos a través de su Entidad Promotora de Salud.

Los funcionarios comisionados que tengan que suspender la comisión por calamidad o por incapacidad, deberán informar por escrito ante el ordenador del gasto, dejando la anotación en la observación de la legalización. Solo podrán legalizar los días ejecutados y hacer el correspondiente reintegro a más tardar el día hábil siguiente a la terminación o cancelación de la comisión de servicios.

Ninguna comisión de servicios se podrá otorgar con carácter permanente.

No se autoriza desembolso de anticipo sin que medie acto administrativo que confiera la comisión de servicios y ordene el reconocimiento de viáticos y gastos de comisión, con las debidas firmas originales del Ordenador del Gasto, del funcionario que revisa y del funcionario comisionado, en el formato generado por el Módulo SIVI. Para el trámite de una Orden de Comisión y solicitud de anticipo, así como para la prórroga de la comisión de servicios, bajo ninguna circunstancia se admitirá la autorización verbal, telefónica o por cualquier otro medio de comunicación del Ordenador del Gasto cuando éste se encuentre en comisión de servicios.

En el evento en que se autorice un anticipo a un funcionario cuya dependencia no tenga presupuesto asignado, éste irá firmado por el ordenador del gasto que suministra los recursos y avalado por el funcionario facultado para ordenar la comisión.

La comisión de servicios debe quedar registrada presupuestalmente antes de darse su inicio, de no existir el registro presupuestal, no se reconocerán viáticos ni gastos de viaje.

No habrá lugar al pago de viáticos cuando se otorguen comisiones de servicio para atender invitaciones y los gastos para manutención y alojamiento sean sufragados por el respectivo Gobierno, Organismo o Entidad.

Sólo se reconocen anticipos individuales, los cuales deben ser presentados ante la Tesorería o Pagadurías en las Direcciones Territoriales, por lo menos con dos (2) días de anticipación a la fecha de salida del comisionado, a fin de garantizar el giro oportuno de los recursos. Mediante Circular Externa 023 la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda, informa que a partir del 17 de noviembre de 2015, dispondrá de dos (2) días para el giro de los recursos, es decir que por lo menos con tres (3) días de anticipación a la fecha de salida del comisionado, deben presentarse los anticipos ante la Tesorería o Pagadurías en las Direcciones Territoriales.

Si durante el desarrollo de la comisión el funcionario comisionado sufre alguna eventualidad que amerite una incapacidad médica o presenta otra situación que obligue la interrupción o el aplazamiento de la comisión de servicios al exterior o al interior del país, éste debe informarla inmediatamente al ordenador del gasto quien debe expedir el correspondiente acto administrativo que justifique y determine la interrupción y legalización de la comisión o el aplazamiento de la misma y entregar una copia del documento al GIT de Tesorería de la Sede Central o Pagaduría Territorial.

Cuando se presenten cancelaciones de comisión por cualquier motivo que obliguen a la no utilización de uno o más pasajes aéreos, la dependencia solicitante debe informar por escrito al GIT de gestión de Servicios Administrativos, con el fin de que se descuente el valor correspondiente en la factura del contrato de tiquetes aéreos.

El comisionado responde por la debida utilización de los pasajes aéreos que le sean entregados para el cumplimiento del objeto de la comisión de servicios. El comisionado debe legalizar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión, salvo que se requiera una prórroga de comisión debidamente justificada por quien la ordenó inicialmente, caso en el cual en ausencia del comisionado, se diligenciará el reporte de orden de comisión y solicitud de anticipo (prórroga) en el módulo SIVI.

Para la respectiva legalización de la comisión, se deben anexar únicamente originales de las facturas, recibos, comprobantes que respaldan el gasto, así como los pasabordos correspondientes, (Nota: En caso de pérdida de los pasabordos es valedera la certificación expedida por la aerolínea




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en la que conste la prestación del servicio), con el original del cumplido de comisión del lugar donde ésta se llevó a cabo acorde con los lugares y fechas registradas en el anticipo.

Las facturas, recibos y demás comprobantes, deberán estar elaborados en original y contendrán los siguientes datos mínimos:

a. Nombre, apellido o razón social del vendedor e identificación con número de NIT o cédula de ciudadanía.

b. Nombre, apellidos e identificación del adquirente de los bienes o servicios.

c. Lugar y fecha de expedición.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.

e. Detalle y especificación del gasto.

f. Valor del servicio o bien.

Los recibos expedidos por registradoras de los establecimientos comerciales debidamente autorizados, se aceptarán de acuerdo a su diseño particular, siempre y cuando tengan los requisitos de factura.

Cuando una dependencia o entidad en desarrollo de sus funciones tenga que realizar actividades en zonas en las cuales no existan establecimientos de comercio que expidan facturas o recibos y que por extrema necesidad tengan que adquirir elementos con dineros entregados en calidad de anticipos de comisión de servicios, dicho gasto se podrá legalizar mediante la elaboración de un documento equivalente a factura (Comprobante de gastos F20400-01), deberán estar elaborados en original y contendrán los siguientes datos mínimos: a) El logo institucional y el NIT correspondiente. b) Apellidos, nombre y número de cédula de ciudadanía o NIT de la persona natural beneficiaria del

pago. c) Fecha y ubicación geográfica del beneficiario del pago, incluyendo municipio, dirección y número

telefónico. d) Descripción clara y precisa del servicio prestado. e) Valor total de la transacción en letras y números. f) Firma de la persona o sellos de la empresa que prestó el servicio beneficiario del pago.

Nota: Los documentos no podrán presentar enmendaduras o tachones

Los cumplidos de comisión que se adelanten en sede diferente a donde se ubica una Dirección Territorial o Unidad Operativa de Catastro, deberán estar firmadas por el funcionario o autoridad con que se adelantó la Comisión correspondiente.

6 FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

Orden de comisión y solicitud de anticipo, debidamente diligenciado en el sistema a través del módulo de Viáticos - SIVI

Legalización de anticipo de viáticos y gastos de comisión, debidamente diligenciado en el sistema a través del módulo de Viáticos – SIVI

F20400-05 Cumplido de Comisión.

F20400-01 Comprobante de gastos.

El Modulo SIVI para el manejo de los viáticos a nivel nacional, genera los siguientes reportes:

Control individual de anticipos y legalizaciones por funcionario

Viáticos legalizados por funcionario.

Movimiento de legalizaciones por funcionario

Control individual de anticipos y legalizaciones por dependencia

Control de anticipos sin legalizar por funcionario

Relación de viáticos y gastos de comisión legalizados por funcionario

Acumulado días legalizados por funcionario




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7 PROCEDIMIENTO PASO A PASO

7.1 SOLICITUD DE VIÁTICOS Y GASTOS DE COMISIÓN

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES.

Funcionario designado por la dependencia ejecutora en Sede Central y Dirección

Territorial.

1. Solicita al GIT Presupuesto en la Sede Central o Pagaduría en la Dirección Territorial, de forma previa al trámite de una solicitud de anticipo, el certificado de disponibilidad presupuestal CDP por el valor que respalde los viáticos y gastos de comisión.

2. Previa recepción y verificación del certificado de disponibilidad presupuestal CDP, crea el anticipo en el módulo de viáticos del Sistema Financiero ERP Hacendario, siempre y cuando el funcionario no tenga legalización pendiente.

3. Revisa, imprime y firma el reporte de Orden de Comisión y Solicitud de Anticipo, el cual también lo firma el ordenador del gasto y el funcionario comisionado; entrega el original y primera copia a GIT Tesorería en la Sede Central o Pagaduría Territorial y la segunda copia al supervisor del contrato de pasajes, para solicitar los mismos, conforme se indica en los pasos 9 y 10.

Presupuestar los gastos de comisión teniendo en cuenta medidas de restricción, austeridad en el gasto y existencias de elementos en el Almacén General o Territorial.

Garantizar que en el CDP relacionado en el anticipo cuente con saldo presupuestal.

El módulo de viáticos del Sistema Financiero Hacendario no permite tramitar un anticipo si existen legalizaciones pendientes.

Radicar las órdenes de comisión por lo menos con dos (2) días hábiles de anticipación a la salida del funcionario, con el fin de garantizar el giro oportuno de viáticos y gastos de transporte.

En las Direcciones Territoriales el ordenador del Gasto es el Director.

GIT Tesorería – Coordinador/ Pagaduría Territorial –

Profesional Universitario con funciones de Pagador.

4. Recibe la solicitud, revisa la información consignada en el reporte y devuelve la primera copia a la dependencia, con destino al comisionado.

5. Entrega el original al GIT Presupuesto en la Sede Central y al profesional Universitario con Funciones de pagador en las Direcciones Territoriales para el registro correspondiente.

Recibir la solicitud con todas las firmas originales de lo contrario no se procederá a su trámite.

GIT Presupuesto - Coordinador/ Pagaduría Territorial - Profesional

Universitario con funciones de Pagador.

6. Recibe solicitud de anticipo, elabora el registro presupuestal y entrega estos documentos al GIT Contabilidad en la Sede Central o al profesional Universitario con funciones de Contador en la Territorial, para la elaboración de la obligación.

Verificar que la solicitud de registro presupuestal del anticipo sea previo al inicio de la comisión, de lo contrario se considera hecho cumplido.

GIT Contabilidad - Coordinador/ Dirección Territorial - Profesional

Universitario con funciones de Contador

7. Elabora la obligación conforme al procedimiento establecido en el Manual de procedimientos de “procesos contables” vigente a nivel nacional y entrega al GIT Tesorería o Pagaduría Territorial.




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7.1 SOLICITUD DE VIÁTICOS Y GASTOS DE COMISIÓN


RELEVANTES.

GIT Tesorería - Coordinador / Pagaduría Territorial -


8. Recibe la obligación con los documentos, revisa, registra y elabora la orden de pago presupuestal de gastos con pago beneficiario final.

GIT de Servicios Administrativos – supervisor

de contrato de pasajes

9. Solicita a la agencia de viajes los pasajes aéreos conforme a las fechas, lugares de comisión y horas que se establezcan en coordinación con el comisionado.

10. Entrega al comisionado los pasajes aéreos correspondientes.

Llevar el registro y control de la ejecución del contrato.

7.2 SOLICITUD DE GIRO PARA PRÓRROGA DE COMISIÓN


RELEVANTES.


Territorial

1. Verifica que en el CDP que respaldó el giro de la comisión tenga saldo suficiente para el trámite de la prórroga.

2. Previa recepción y verificación del certificado de disponibilidad presupuestal CDP, crea en el módulo de viáticos del Sistema Financiero Hacendario, la prórroga de la comisión o proyecta la Resolución, según corresponda.

3. Revisa, imprime, firma el reporte de la prórroga y obtiene las firmas del ordenador del gasto y de funcionario comisionado, de ser posible; entrega el original y la primera copia a la Tesorería en la Sede Central o Pagaduría Territorial y la segunda copia al interventor del contrato de pasajes (en caso de existir), para solicitar los mismos, en caso de ser necesarios.

En caso de no existir saldo en el CDP inicial, se debe tramitar la adición correspondiente

Verificar que las prórrogas de comisión sean solicitadas con suficiente anticipación y que no se conviertan como hechos cumplidos.


GIT Tesorería - Coordinador/ Dirección Territorial -


4. Recibe y revisa la solicitud de prórroga y devuelve la primera copia a la dependencia, con destino al comisionado.

Se continúa con los pasos 5, 6, 7 y 8 del procedimiento establecido en el numeral 7.1 de este Manual.




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7.2 SOLICITUD DE GIRO PARA PRÓRROGA DE COMISIÓN


RELEVANTES.

GIT de Gestión de Servicios Administrativos – supervisor

de contrato de pasajes

5. Solicita a la agencia de viajes los pasajes aéreos y comunica al comisionado lo relacionado con los mismos mediante correo electrónico o telefónicamente.

7.3 LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE COMISIÓN

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y

ASPECTOS RELEVANTES.

Funcionario Comisionado

1. Presenta el informe de comisión al ordenador de la misma.

2. Numera los originales de las facturas y recibos que respaldan el gasto.

3. Solicita al funcionario designado por la dependencia, crear en el aplicativo el reporte para la legalización del anticipo de viáticos y los gastos de comisión.

4. Firma el reporte de legalización de viáticos y gastos de comisión, anexa los originales de las facturas y recibos que respaldan los gastos, el cumplido de comisión del lugar donde ésta se llevó a cabo (acorde con la solicitud realizada en el anticipo) y entrega al funcionario designado para la revisión antes de obtener la firma del ordenador del gasto.

5. Si la legalización arroja “SALDO EN CONTRA” hace el reembolso de dinero mediante la consignación correspondiente, a más tardar el día hábil siguiente a la terminación o cancelación de la comisión de servicios y adjunta copia de ésta a los demás documentos soporte de la legalización.

Legalizar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la comisión.

Abstenerse de presentar recibos por gastos que no correspondan al objeto de la comisión y que no hayan sido previamente autorizados por el ordenador del gasto.

Presentar ordenadamente cada uno de los soportes de gastos agrupándolos por concepto, cuando sea del caso. Los formatos de cumplido de comisión y recibos de gastos, deben presentarse en los formatos vigentes y diligenciados de forma correcta en tinta, sin tachones ni enmendaduras.


Territorial.

6. Recibe, revisa que los gastos correspondan al anticipo entregado, si se presentan observaciones requiere al comisionado la justificación de las mismas y las somete a consideración y aprobación del ordenador del gasto.

Debe ser la misma persona que firma la orden de comisión, la prórroga y la legalización.

Comprobar que los gastos de comisión legalizados se encuentren respaldados con las facturas o recibos en original y con todos los datos identificadores que corresponden a estos documentos de carácter comercial.





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7.3 LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE COMISIÓN

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y

ASPECTOS RELEVANTES.

Sede Central - Ordenador del Gasto / Direcciones

Territoriales - Director

7. Recibe, analiza las observaciones de los gastos y si los considera correctos los aprueba y firma el reporte de legalización de la comisión.

8. Entrega al funcionario comisionado el reporte de legalización de la comisión.

Funcionario Comisionado

9. Entrega el reporte de legalización de la comisión en original y copia al GIT Tesorería en la Sede Central o Pagaduría Territorial.

GIT Tesorería - Coordinador / Dirección Territorial -

Profesional Universitario con funciones de Pagador

10. Recibe y revisa la legalización y los documentos anexos, si encuentra inconsistencias los devuelve al comisionado, indicando las causas de la devolución.

11. Si no se presentan inconsistencias, aprueba en el módulo SIVI la legalización descargando del anticipo el valor de la misma y devuelve la copia al comisionado.

Verificar que el cumplido de comisión corresponde al lugar en donde efectivamente se llevó a cabo la comisión, acorde con los lugares señalados en la Orden de comisión y solicitud de anticipo.

8 ANEXOS

Anexo 1 Flujograma del procedimiento solicitud de viáticos y gastos de comisión.

Anexo 2 Flujograma del procedimiento solicitud de giro para prórroga de comisión.

Anexo 3 Flujograma del procedimiento legalización de viáticos y gastos de comisión.




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Fecha Nov. de 2015

COPIA NO CONTROLADA

9 IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

3.

Encabezado

Se actualizó el encabezado conforme lo establece la Guía G121-01/2008.V5 Para presentar Manuales de Procedimientos, Instructivos, Metodologías, Guías y Formatos.

Abril de 2009

Se creó la tabla de contenido para facilitar al lector la ubicación de los capítulos.

3.

Se complementaron responsabilidades en los numerales 3.1 Del Director General, 3.4. De la División Financiera o quien haga sus veces /Pagadurías Territoriales y 3.5. De los comisionados.

5.

Se adicionó la normatividad legal que hace referencia a los descuentos tributarios que debe efectuar el comisionado.

Se incluyeron normas de procedimiento respecto al trámite de novedades administrativas del comisionado.

Se incluyeron normas de procedimiento para los descuentos en los pagos con cargo a los gastos de comisión.

6.

Se actualizaron los formatos de Cumplido de comisión, aplicando lo correspondiente conforme a la Guía G121-01/2008.V5, así como el formato Comprobante de Gastos considerando los elementos lo que lo hacen equivalente a la factura. Se incluyeron los informes que genera el sistema nacional de información de viáticos.

8. Se adicionaron medidas de seguridad orientadas al recurso humano, la información y los equipos.

9. Se ajustó en los procedimientos lo concerniente al trámite de la orden de pago, para articularlo al Manual relacionado con el Manejo presupuestal a nivel nacional.

4

1 Se ajustó el objetivo del manual de procedimientos, donde entre otros cambios se eliminó el texto “por el otorgamiento de las mismas para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de entidades privadas”

Noviembre

de 2015

2 Se adiciona el inicio y el final del procedimiento en el alcance del mismo.

3

Se adicionaron tres nuevas responsabilidades a los ordenadores del gasto, se reemplazó la División de Recursos Humanos por GIT de Gestión del Talento Humano y se adicionó una responsabilidad. Se reemplazó la división financiera por el GIT de Gestión Financiera y se adicionó una responsabilidad. Se adicionaron tres responsabilidades al comisionado incluyendo una relacionada con retención por impuestos a nombre del IGAC

4 Se realizaron precisiones en algunos conceptos del glosario, se incluyeron y eliminaron términos. Se pasó de 21 términos a 13.

5

Se actualizó el aparte de normas, excluyendo una ley y tres Decretos, también se adicionó un Decreto y una Circular. Se adicionaron nueve normas generales de procedimiento. Se complementaron otras normas de procedimiento existentes en la versión anterior. Se eliminaron los capítulos 5.2.2, 5.2.3, 5.2.4 y 5.2.5 de la versión anterior.

6

Se aclara que la orden de comisión y solicitud de anticipo así como la Legalización de anticipo de viáticos y gastos de comisión, se debe realizar en el aplicativo SIVI. Se elimina el aparte relacionado con “Informes”, el cual se encontraba en el numeral 6 de la anterior versión de este manual de procedimientos.




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Fecha Nov. de 2015

COPIA NO CONTROLADA

VERSIÓN CAPÍTULO DESCRIPCIÓN FECHA

7

Se ajusta la descripción del numeral 7 de este procedimiento, ya que en la actual se llama “paso a paso” y en la versión anterior se llamó “Flujogramas de los procedimientos”. Se realizaron ajustes en las descripciones de las actividades del paso a paso. Se incluyeron controles y aspectos relevantes. Se eliminaron los capítulos 8. “Recursos”, 9. “Medidas de Seguridad” y 10. “Controles” de la versión anterior de este manual de procedimientos, teniendo en cuenta la estructura vigente establecida por el manual de procedimiento de elaboración, actualización y control de documentos y formatos para el SGI.

8 Se incluye el Flujograma del procedimiento.

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA – SECRETARÍA GENERAL

Maria Adelaida Laverde

Pedraza

Fernando Benavides Villota

REVISÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DE TESORERÍA

Elizabeth Cano Ruiz

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Willson Orlando Avila Pinzón

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN FINANCIERA

Luz Cely Sanabria Díaz

VALIDÓ Y APROBÓ SECRETARÍA GENERAL

Diana Patricia Ríos García

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Martha Patricia Camacho Hernández

ANEXO 1

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE VIÁTICOS Y GASTOS DE COMISIÓN


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Fecha Nov. de 2015

ANEXO 2

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE GIRO PARA PRÓRROGA DE COMISIÓN


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Fecha Nov. de 2015

Funcionario designado por la

dependencia ejecutora en Sede

Central y Dirección Territorial

Coordinador / Profesional

Universitario con funciones de

Pagador.

Supervisor contrato de pasajes

Sede Central y Dirección Territorial GIT de Tesorería/ Dirección Territorial GIT de Gestion de Servicios

Administrativos

Verifica que en el CDP que respaldó el giro de la comisión tenga saldo

suficiente para el trámite de la prórroga

1

Revisar, imprimir, firmar el reporte de .la prórroga

3

Recibir, revisar la solicitud de prórroga y devolver al comisionado.

4

Crear en el módulo de viáticos la prórroga de la comisión o proyecta la

Resolución, según corresponda

2 Fin

Inicio

Solicitar a la agencia de viajes los pasajes aéreos y comunicar al

comisionado lo relacionado con los mismos

5

5, 6, 7 y 8 del numeral 7.1

ANEXO 3

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE COMISIÓN


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Fecha Nov. de 2015

tabla de contenido 1 objetivo 2 alcance...

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