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TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS
TOMO 3
ACTAS DEL XII CONGRESO DE ARCHIVOLOGÍA DEL MERCOSUR
Sofia Y. Brunero
Mariela A. Contreras
Florencia Moyano
Juan Thomas
Compiladores
Fecha de catalogación: octubre 2017
Compiladores: Sofia Y. Brunero, Mariela A. Contreras, Florencia Moyano, Juan
Thomas.
Diseño de portada: Noelia Garcia
Mail: [email protected]
Página web: redarchiveroscordoba.com/editorial/redarchiveroscordoba.com
El acceso a los archivos en la sociedad del conocimiento. Apreciaciones desde la
Argentina del siglo XXI, por REDES – Editorial de la RED DE ARCHIVEROS
GRADUADOS DE CORDOBA se distribuye bajo una Licencia Creative Commons
Atribución – No Comercial – Sin Obra Derivada 4.0 Internacional.
Actas del XII Congreso de Archivología del MERCOSUR / Angelly Arancibia Noriel
... [et al.] ; compilado por Sofía Brunero ... [et al.]. - 1a ed . - Córdoba : Redes,
2017.
Libro digital, PDF
Archivo Digital: descarga y online
ISBN 978-987-46377-3-4
1. Archivología. 2. Gestión de Archivos. 3. Acceso a la Información. I. Arancibia
Noriel, Angelly II. Brunero, Sofía, comp.
CDD 027
3
Eje Temático
Técnicas Archivísticas
Coordinadora: Ana Celia Navarro de Andrade (Brasil)
Relatora: Sofia Y. Brunero (Argentina)
Mauricio Vázquez Bevilacqua (Uruguay):
Archivos y archivología en américa latina: una aproximación empírica.--------------------------- pág. 5
Vicent Giménez-Chornet, José Rodolfo Hernández-Carrión y Rafael Soler-Muñoz (España):
Planteamientos sistémicos para una gestión eficiente de los archivos. ----------------------------- pág. 20
Renato De Mattos (Brasil):
Império sobre papéis: análise tipológica dos documentos administrativos
do governo joanino (1808-1821).------------------------------------------------------------------------- pág. 34
Fernanda Bouth Pinto y Clarissa Schmithdt (Brasil):
Classificação Funcional X Classificação por assunto:
análise de metodologias para classificação de documentos
no Instituto Nacional de Infectologia Evandro Chagas – INI/FIOCRUZ.-------------------------- pág. 45
Thiago Henrique Bragato Barros y Glenda da Rocha Monteiro (Brasil):
Classificação e Descrição Arquivística enquanto um processo de representação:
Histórico, Princípios e Procedimentos.------------------------------------------------------------------ pág. 61
Daniel Di Mari (Argentina):
La importancia de proponer Tablas de Conservación y Destino Final en Archivos Públicos.--- pág. 78
Thiago Henrique Bragato Barros y Wanessa Rodrigues Martins (Brasil):
A sociolinguística e a função finalística da representação do conhecimento arquivístico:
uma abordagem teórico-conceitual inicial.-------------------------------------------------------------- pág. 92
Emiliano Patetta (Uruguay):
Desafíos de la primera experiencia profesional entre la teoría y la práctica.---------------------- pág. 102
Georgina Virginia Ferrara y Daniela Paula Rodriguez (Argentina):
¿Archivos de redacción o Centros de Documentación Periodística?
La importancia y problemáticas de su tratamiento archivístico.------------------------------------- pág. 114
Maria de Fátima Cruz Corrêa, Evelin Mintegui (Brasil):
Vantagens da metodologia de identificação arquivística
na construção de planos de classificação.---------------------------------------------------------------- pág. 131
Alexandre Faben, Ana Célia Rodrigues (Brasil):
Identificação arquivística como metodologia para o estudo da gênese do documento cartorial:
análise tipológica aplicada ao tratamento técnico de registro civil de óbito.----------------------- pág. 142
4
Evelin Melo Mintegui, Bruna de Ávila da Silva (Brasil):
A aplicação da metodologia de identificação arquivística na criação
de um plano de classificação - o caso do ogmo de rio grande.---------------------------------------- pág. 154
Lucía Rincón Linos (Argentina):
Abordaje de un Tipo Documental no convencional:
Identificación, Análisis y Sistematización de datos.----------------------------------------------------- pág. 164
Leticia Joaquin (Argentina):
Procedimientos para el tratamiento del material de archivo incluido dentro de colecciones
de libros: el caso Floreal Ferrara en la Biblioteca Nacional Mariano Moreno.------------------- pág. 181
Roberta Pinto Medeiros (Brasil):
Descrição e difusão arquivística:
relato da experiência do tratamento de uma coleção de rótulos de pescado.----------------------- pág. 196
María Eugenia Mena Concha, Natalia Ríos Martínez (Chile):
Método de Diagnóstico de Estado de Conservación del Fondo Colonial Real Audiencia,
del Archivo Nacional de Chile.----------------------------------------------------------------------------- pág. 207
Maria Lúcia Ricardo Souto, Rosanara Pacheco Urbanetto (Brasil):
A preservação documental no arquivo histórico de Porto Alegre
sob a ótica do gerenciamento de riscos.------------------------------------------------------------------ pág. 220
Andrea Gonçalves dos Santos (Brasil):
O acesso e difusão da memória institucional
através da descrição arquivística e do software libre.------------------------------------------------- pág. 235
5
ARCHIVOS Y ARCHIVOLOGÍA EN AMÉRICA LATINA: UNA
APROXIMACIÓN EMPÍRICA
Mauricio Vázquez Bevilacqua 1
Resumen El autor de este trabajo propone compartir sus experiencias sobre la realidad archivística latinoamericana a través de su participación en congresos, dictado de cursos y conferencias, visitas técnicas a archivos nacionales y reuniones de trabajo; en más de diez países de América Latina. Esta aproximación versará, en especial, sobre los siguientes tópicos: archivo nacional/general, sistema nacional de archivos, formación archivística terciaria/universitaria, asociaciones profesionales y eventos archivísticos. Para finalizar, se compartirá un cuadro a nivel comparado que sintetice este aporte.
1. Introducción
Este trabajo propone compartir las experiencias de su autor en la toma de contacto directo con las
diversas realidades archivísticas a nivel latinoamericano, a través de su participación en: congresos,
cursos y conferencias impartidos, visitas técnicas a archivos nacionales y reuniones de trabajo, todo
ello desarrollado en más de diez países del “continente latinoamericano”.
1 Magíster en Gestión Documental y Administración de Archivos por la Universidad Internacional de Andalucía
(España). Licenciado en Archivología por la Universidad de la República (Uruguay). Doctorando en Historia de la
Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación – Universidad de la República (Uruguay). Secretario Técnico de Dirección del Archivo General de la Nación (Uruguay).
6
2. Metodología
A partir de una idea – eje: compartir el conocimiento acumulado en las distintas oportunidades de
estancias en los referidos países, se procurará brindar una reseña -en apretada síntesis- de cada uno
de ellos, que nos aproxime a su realidad, en especial sobre los siguientes tópicos: archivo
nacional/general, sistema nacional de archivos, formación archivística terciaria/universitaria,
asociaciones profesionales y eventos archivísticos.
Finalmente, compartiremos un cuadro a nivel comparado de la información aportada sobre la
realidad de los países objeto de esta presentación.
Para este trabajo se tendrán en cuenta actas, notas y conclusiones de eventos, informes de visitas
técnicas a archivos nacionales/generales, estancias en universidades y contactos con colegas de la
profesión, entre otros. Asimismo, procuraremos actualizar aquella información que -a fecha de
hoy- ha variado en el tiempo.
3. Países comprendidos y su realidad
Abordaremos -en orden cronológico y no alfabético- los siguientes países: Argentina, Brasil,
Paraguay, Chile, México, Perú, Venezuela, Panamá, Colombia y Costa Rica; para luego finalizar
con Uruguay.
Argentina
Este país para mí representa el primer acercamiento a la Archivología/Archivística latinoamericana
e iberoamericana, que tuve oportunidad de apreciar en el V Congreso de Archivología del
MERCOSUR (Huerta Grande, Córdoba, 2003), congreso en el que participamos representantes de
unos dieciocho países (de América, de Europa, y más allá también). Al año siguiente, participé en
las XIV Jornadas de Archiveros de Argentina (Caleta Olivia, Santa Cruz,
7
2004). Más tarde, en mayo de 20051 realicé un curso de posgrado sobre “Archivos de Empresa” en
la Facultad de Filosofía y Humanidades de la Universidad Nacional de Córdoba, impartido por la
doctora Silvia Schenkolewski-Kroll (Universidad de Bar Ilan, Israel).
Otros motivos, más profundos nos unen a Argentina y a Córdoba en especial, por ser la pionera de
la enseñanza de grado en Archivología en Sudamérica. Fue el doctor Aurelio Tanodi artífice de su
instauración (1959) en la Universidad Nacional de Córdoba, con la creación de la Escuela de
Archiveros. El Dr. Tanodi dictó cursos en Montevideo y asesoró sobre la currícula del primer plan
de estudios (1981) de la Carrera de Archivología de la Universidad de la República – Uruguay.
Más adelante, sería el Prof. Manuel Vázquez quien impartió cursos en Montevideo, en reiteradas
oportunidades para docentes y estudiantes universitarios.
La enseñanza de la archivología en Argentina no se limita a Córdoba, existiendo en distintas
provincias con distinto rango, sea como carrera terciaria o universitaria. En cuanto a asociaciones
profesionales, existen y han existido asociaciones de archiveros de carácter provincial y otras con
espíritu nacional.
Por otra parte, Argentina posee su Archivo General de la Nación en Buenos Aires y aún carece de
una ley de Sistema Nacional de Archivos. En su momento, destacó el Archivo Provincial de Santa
Fé y su Sistema Provincial de Archivos.
Brasil
El desarrollo archivístico de Brasil se aprecia en todas sus aristas: posee un Arquivo Nacional con
sede en Río de Janeiro y su filial en Brasilia, la legislación ha desarrollado un Sistema Nacional de
Arquivos y su Consejo Nacional de Arquivos (CONARQ), la enseñanza en archivología se
encuentra en unas dieciseis universidades a nivel de grado con posibilidad de desarrollar posgrados,
1 Agradezco a la Prof. Mgter. Marta Rufeil, la especial atención brindada en su oportunidad.
8
en tanto existen múltiples asociaciones profesionales en diferentes estados de esta república federal.
La oferta de eventos archivísticos es variada, destacando su “Congresso Nacional de Arquivologia”
que se celebra en forma anual, entre otros.
Cabe destacar el “VI Congresso de Arquivologia do MERCOSUL”2 (Compos do Jordão, Estado
de São Paulo, 2005), que tuvo una masiva concurrencia cercana a los ochocientos participantes.
Allí tuvimos la oportunidad de compartir con destacados referentes de la archivología
iberoamericana como Vicenta Cortés Alonso, Antonia Heredia Herrera, Heloisa Bellotto, Branka
Tanodi, César Gutiérrez Muñoz, Manuel Vázquez, Jaime Antunes da Silva, María Luisa Conde
Villaverde y Armando Malheiro, entre otros.
Paraguay
En oportunidad de la realización del III Foro de Archivos organizado por la Facultad Politécnica
de la Universidad Nacional de Asunción3 (San Lorenzo, 2007), tomé contacto directo con la
realidad archivística paraguaya. Si bien carece de una carrera de grado en archivología, se brindan
conocimientos parciales en la licenciatura en ciencias de la información. Asimismo, la mencionada
Facultad imparte una especialización en gestión documental y administración de archivos a nivel
de posgrado, con posibilidad de obtención de una maestría en forma posterior.
Este país posee un valioso Archivo Nacional, con documentos del siglo XVI, restando estructurar
un Sistema Nacional de Archivos.
Chile
Mi primer acercamiento al país trasandino fue en oportunidad del VII Congreso de Archivología
del MERCOSUR (Viña del Mar, 2007), donde actué como Coordinador para Uruguay por
2 Mi reconocimiento a las doctoras Heloisa Bellotto y Ana Celia Navarro de Andrade, por la organización del evento. 3 Agradezco a la Dirección de la Carrera de Ciencias de la Información (FP-UNA), por la atenta invitación.
9
invitación de la Asociación de Archiveros de Chile 4 . Más tarde, por invitación del Archivo
Nacional de Chile5 participé como conferencista en seminarios y en reuniones internacionales
desarrollados tanto en Valparaíso como en Santiago (Seminario “Archivos de Tradición Ibérica”,
2009; Seminario “Cambio Social y Archivos”, 2015; Reunión “SinergiaALA”, 2016).
Chile posee un Archivo Nacional con un rico patrimonio que contiene documentos que datan del
siglo XVI. La asignatura pendiente, en materia de enseñanza archivística, la está cumpliendo en el
presente año donde desarrolla un Posgrado en Archivística (de un año de duración) en convenio
entre el Archivo Nacional y la Universidad de Chile. El desafío en el mediano plazo es iniciar la
formación a nivel de grado universitario.
En cuanto a su futuro Sistema Nacional de Archivos, el mismo prevé crearse en el marco de la
nueva institucionalidad que integrará el Archivo Nacional al futuro Ministerio de Culturas, Artes
y Patrimonio.
Respecto a sus asociaciones profesionales, existen: la Asociación de Archiveros de Chile y
Archiveros sin Fronteras – Chile, marcando presencia en los ámbitos nacional e internacional.
Por otra parte, tanto el Archivo Nacional como las asociaciones profesionales desarrollan eventos
de alcance nacional, regional e internacional.
México
En ocasión de impartir un módulo del Diplomado en Gestión de Documentos y Archivo en la
Universidad Michoacana San Nicolás de Hidalgo6 (Morelia, 2011), tomé contacto con la realidad
archivística de este país. Al finalizar dicha actividad, realicé una visita al Archivo General de la
4 Agradezco al Lic. Eugenio Bustos Ruz, la gentil invitación realizada en su oportunidad. 5 Agradezco a la Dra. Emma de Ramón –Directora del Archivo Nacional-, por las atentas invitaciones realizadas. 6 Agradezco al Mgter. David Ruiz Silera, por la gentil invitación cursada en su oportunidad.
10
Nación en Ciudad de México, que posee un riquísimo patrimonio desde la época colonial (s. XVI),
pues no podía dejar de conocer el Palacio de Lecumberri –hoy ampliado con una moderna nave
lateral- y el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos de México, entrevistándome con
sus responsables7 8.
La realidad mexicana en materia de enseñanza archivística requiere aún de desarrollo, pues solo
unas tres instituciones universitarias imparten carreras en la materia. Más allá de ello, existe oferta
de cursos o diplomados específicos en archivística de nivel terciario.
México posee múltiples eventos en la especialidad, en particular, en el presente año destaca la
realización de la Conferencia Anual del Consejo Internacional de Archivos, conocida como
Conferencia ALA/ICA 2017, en el mes de noviembre. Actualmente, la presidencia de ALA –
Asociación Latinoamericana de Archivos- la ocupa la doctora Mercedes de Vega, directora general
del Archivo General de la Nación de México.
Perú
Con motivo de mi participación en las II Jornadas Internacionales de Archivos (Piura, 2014),
organizadas por el Archivo General de la Nación de Perú9, tuve oportunidad de visitar este archivo
nacional10 y compartir instancias de intercambio profesional con colegas peruanos. Asimismo,
intervine en el Foro Internacional sobre Valoración Documental (Lima, 2014), evento organizado
por el Sindicato de Trabajadores del AGN.
El Sistema Nacional de Archivos de Perú tuvo reconocimiento desde su etapa de creación en la
década de los ochenta (s. XX). A lo largo del tiempo, compleja resulta su práctica en un país de
extensa y accidentada geografía, con una importante población.
7 Directora del Sistema Nacional de Archivos de México –en aquel entonces-, Lic. Araceli Alday. 8 Directora General del Archivo General de la Nación de México –en aquel entonces-, Dra. Aurora Gómez Galvarriato Freer. 9 Agradezco a la Lic. Marlitt Rodríguez Francia, por la gentil invitación realizada. 10 Asimismo, pude entrevistarme con el Director Nacional de Archivo Histórico del AGN, Ec. Eleodoro Balboa.
11
El AGN posee una reconocida Escuela Nacional de Archiveros, que ha retomado sus cursos en
coordinación con la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. Por otra parte, existe la carrera
de archivística y gestión documental en la Universidad Católica Sedes Sapientiae.
Con distinto alcance, nacional e internacional, se desarrollan eventos archivísticos en el Perú. En
materia de difusión archivística cabe destacar la labor que realiza el Archivo de la Pontificia
Universidad Católica del Perú (PUCP) con su “Alerta Archivística” en formato electrónico.
Venezuela
En oportunidad de impartir una conferencia para los estudiantes del Diplomado en Gestión de
Documentos y Archivo de la Universidad Central de Venezuela (UCV)11 visité Caracas hace dos
años. Conocí su principal universidad, su Archivo General de la Nación –una interesante planta
edilicia junto a la Biblioteca Nacional en pleno centro de la ciudad-, y compartí experiencias con
colegas venezolanos.
En materia de enseñanza en archivología, en este país, destacan la Universidad Central de
Venezuela (UCV) en Caracas; y la Universidad del Zulía –estatal- en Maracaibo.
El Colegio de Bibliotecólogos y Archivólogos de Venezuela es la asociación civil que representa
los intereses gremiales de los egresados de ambas profesiones.
Panamá
El VII Congreso Iberoamericano de Archivos Universitarios (Ciudad de Panamá, 2015) fue
organizado por la Universidad de Panamá12; y en el marco de las múltiples actividades de este
11 Agradezco a la Mgter. Ana Virginia Tovar, por la atenta invitación cursada para la referida actividad. 12 Agradezco a la Mgter. María Centeno, por la invitación realizada en su oportunidad.
12
evento realizamos una visita técnica al Archivo Nacional de Panamá13, sorprendiendo con una
valiosa tecnología en su laboratorio de conservación y restauración documental.
En materia de enseñanza, existe desde la década de los noventa (s. XX), una licenciatura en
archivología en la Universidad de Panamá, que con un renovado plan de estudios otorga
actualmente la licenciatura en gestión archivística, con posibilidad de cursar una maestría
posteriormente.
Los archivólogos egresados son representados por la Asociación Panameña de Profesionales de la
Archivística.
Colombia
El Archivo General de la Nación de Colombia y su Sistema Nacional de Archivos poseen amplia
difusión y reconocimiento en el ámbito regional e internacional, por lo que en julio de 2016 procuré
visitarlos en la ciudad de Bogotá14. La arquitectura del edificio es imponente –en pleno casco
histórico de la ciudad- sobre un proyecto pensado expresamente para alojar documentos de archivo
y ser sede de la principal institución archivística del país. Asimismo, tuve la posibilidad de conocer
–de primera mano- el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos, departiendo con sus
responsables y quienes trabajan diariamente en su desarrollo, en un país de una situación socio-
política singular, con una complejidad geográfica y una importante población15.
La enseñanza de la archivística está representada fundamentalmente en dos universidades: La Salle
y la Javeriana. Puntualmente, fue posible visitar la Universidad de La Salle, conocer su programa
13 En esta ocasión, pude departir con la Directora del Archivo Nacional, Lic. Sara Carvajal. 14 Agradezco a: Lic. Dania Asprilla, Lic. Marcela Rodríguez, Lic. Jorge William Triana y Prof. Carlos Zapata, por las
atenciones brindadas en su oportunidad. 15 Asimismo, pude entrevistarme con –por aquel entonces- novel Director General del Archivo General de la Nación
de Colombia, Dr. Armando Martínez Garnica.
13
académico de primera mano y las instalaciones de los cursos de grado y de maestría en nuestra
especialidad.
En materia de organizaciones y asociaciones profesionales existen el Colegio Colombiano de
Archivistas y la Sociedad Colombiana de Archivistas.
Costa Rica
Ha sido precisamente este país el último que he visitado16, en oportunidad de la celebración del
XXVIII Congreso Archivístico Nacional (San José de Costa Rica, 2016)17.
El Archivo Nacional de Costa Rica y su Sistema Nacional de Archivos, así como el caso
colombiano, poseen amplia difusión y reconocimiento en el ámbito regional e internacional. El
edificio sede posee una singular arquitectura de forma circular y estructura de vidrio con naves
perimetrales, en un amplio predio –fuera de la zona céntrica de la ciudad de San José-. Tuve
oportunidad de visitar las distintas oficinas y locales de depósito para documentos de archivo, así
como conversar directamente con quienes llevan adelante el funcionamiento del Sistema Nacional
de Archivos18 19 y las autoridades del Archivo Nacional20 21.
En materia de enseñanza archivística, ésta es desarrollada por la Universidad de Costa Rica,
teniendo la característica que los archivistas egresados de esta casa de estudio poseen desempleo
cero (Jaén García, 2015, 33 p.), aspecto singular en el contexto latinoamericano. Los egresados se
aglutinan en la Asociación Costarricense de Archivistas, asociación con personería jurídica.
16 Agradezco al Dr. Luis Fernando Jaén García, por la gentil invitación realizada; y a la Lic. Natalia Cantillano y el
Lic. Jafeth Campos, por las atenciones brindadas en su oportunidad. 17 Sobre las actividades en San José y Bogotá, véase además: “Recorrido archivístico por Costa Rica y Colombia”
(Vázquez Bevilacqua, 2016a, pp. 19-20). 18 Jefa de Departamento SAE - Sistema Nacional de Archivos, Lic. Ivania Valverde Guevara. 19 Coordinadora de Unidad Servicios Técnicos Archivísticos, Lic. Natalia Cantillano Mora. 20 Directora General del Archivo Nacional, Lic. Virginia Chacón Arias. 21 Subdirectora General del Archivo Nacional, Lic. Carmen Campos Ramírez.
14
En mi visión personal, entiendo que la realidad costarricense constituye un especial marco de
referencia que puede tener el Uruguay para su desarrollo archivístico, en razón a características de:
geografía, población, sistema político, enseñanza universitaria, cantidad de egresados y otros.
Uruguay
Objetivamente, procuraré no extenderme más allá de lo dedicado a cada país, a pesar de ser éste el
que me toca directamente por razón de nacionalidad.
El Archivo General de la Nación de Uruguay fue creado por ley de 28 de octubre de 1926 y el
Sistema Nacional de Archivos quedó establecido según ley de 20 de diciembre de 2007, realizando
paulatinos esfuerzos por su implementación en el lapso siguiente hasta el presente.
En tanto, en materia de enseñanza fue iniciada en 1983 una carrera de archivología en el ámbito de
la Universidad de la República que, a partir de 2012, pasa a desarrollarse como licenciatura de
grado (cuatro años de duración). Actualmente, el Uruguay posee casi trescientos egresados en la
profesión (Vázquez Bevilacqua, 2016b, pp. 121-140).
A partir de la constitución de la nueva Facultad de Información y Comunicación y la creación de
una maestría en información y comunicación, es posible desarrollar este plan de maestría en el
marco de los posgrados universitarios.
Por su parte, en 1993 fue creada la Asociación Uruguaya de Archivólogos, siendo la única
institución con personería jurídica que aglutina a los egresados en archivología del país. En el
ámbito del MERCOSUR, fueron la Asociación Uruguaya de Archivólogos y el Archivo General
15
de la Nación22 las instituciones organizadoras del VIII Congreso de Archivología del MERCOSUR
(Montevideo, 2009)24.
Finalizamos aquí el detalle correspondiente a cada país, razones de extensión –conforme a las
pautas para este trabajo científico- no nos permiten extendernos en mayores consideraciones. No
obstante, observemos con detenimiento el siguiente apartado.
4. Cuadro comparado
Ahora, proponemos compartir una mirada gráfica mediante el siguiente cuadro, al que siguen los
respectivos comentarios aclaratorios y ampliatorios.
Países AN/AGN
25
SNA
26
Formación
27
Asociaciones
28
Eventos
29
Terminología
Argentina SÍ NO SÍ SÍ SÍ Archivología
Brasil SÍ SÍ SÍ30 SÍ SÍ Archivología
Chile SÍ NO31 SÍ32 SÍ SÍ Archivística
Colombia SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ Archivística
Costa Rica SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ Archivística
México SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ Archivística
Panamá SÍ NO SÍ SÍ SÍ Archivología
Paraguay SÍ NO SÍ33 NO SÍ Archivística
Perú SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ Archivística
Uruguay SÍ SÍ SÍ SÍ SÍ Archivología
Venezuela SÍ NO SÍ SÍ SÍ Archivología
--- 11/11 6/11 11/11 10/11 11/11 ---
22 Asimismo, en la década pasada, la Asociación Latinoamericana de Archivos y el Archivo General de la Nación
organizaron el Seminario Internacional “Documentos Electrónicos: estado de la cuestión” (Montevideo, 2006). 24
Resultó una singular experiencia ocupar la responsabilidad de Secretario Ejecutivo del Congreso – VIII CAM
(Montevideo, 2009).
16
25 Archivo Nacional / Archivo General de la Nación. 26 Sistema Nacional de Archivos. 27 Formación archivística, sea de nivel terciario o universitario, de grado y/o de posgrado. 28 Asociaciones profesionales de archivólogos/archiveros/archivistas. 29 Eventos archivísticos de alcance nacional y/o internacional (congresos, seminarios, foros, jornadas, etc.). 30 Brasil
es el país que posee mayor cantidad de carreras universitarias en archivología, con la posibilidad de realizar maestrías y doctorados en áreas afines (historia, ciencia de la información, patrimonio). 31 Próximamente, está prevista la
creación de un Sistema Nacional de Archivos en Chile. 32 En 2017, en convenio entre el Archivo Nacional de Chile y la Universidad de Chile, se imparte un posgrado
en Archivística. Asimismo, se prevé la creación de una carrera de grado en Archivística. 33 La Universidad Nacional de Asunción posee un posgrado de especialización en Gestión Documental y
Administración de Archivos.
En suma, todos los países poseen un archivo nacional/general, siendo una materia aún pendiente la
estructuración del respectivo sistema nacional de archivos en casi la mitad de los países analizados.
En materia de enseñanza archivística la situación resulta variada, con carreras terciarias o
universitarias de grado y/o de posgrado, de diferente duración y de alcance diverso en función de
la población, extensión y complejidad territorial de cada país.
Respecto del nivel de asociacionismo en la profesión, el mismo se presenta en casi la totalidad de
los países contemplados. Existen entidades de distinto alcance, por ejemplo provincial o estadual
en países como Argentina o Brasil; también existen asociaciones de carácter nacional. No obstante,
su llegada y posibilidades de acción a veces son relativas y en otros casos poseen una marcada
actuación en su zona de influencia. A nivel regional, la Asociación Latinoamericana de Archivos
realiza esfuerzos por llegar a la mayor cantidad de países del “subcontinente” en las distintas
calidades de sus asociados: archivos nacionales, asociaciones nacionales y profesionales
individuales.
En materia de eventos archivísticos se observa una amplia gama de congresos, seminarios, foros,
jornadas, de diferente alcance: internacional, regional, nacional o local. El acceso a estos eventos
y las posibilidades de participación, a veces, se ven determinados por los esfuerzos de los propios
profesionales y/o de sus respectivas instituciones.
17
Por su parte, la terminología se presenta dividida, a veces utilizando “Archivología” y otras
“Archivística”, para denominar nuestra disciplina científica.
5. Consideraciones finales
Complejo resulta poner sobre papel distintas impresiones, visiones y experiencias acumuladas, que
-impregnadas de cierta subjetividad- son más propias de ser transmitidas oralmente durante el
desarrollo del Congreso. El autor de este trabajo, espera haber compartido estas realidades
archivísticas y haber generado un espacio de intercambio sobre las mismas; en especial, aquellas
experiencias que han logrado un mayor avance en materia de desarrollo archivístico y que puedan
tomarse como referentes útiles dignos de emular.
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19
Visitas técnicas a archivos nacionales / generales:
2016 : Archivo Nacional de Chile (Archivo Histórico) Santiago de Chile, 10 de Noviembre. 2016 : Archivo Nacional de Costa Rica San José de Costa Rica, 27 de Julio. 2016 : Archivo General de la Nación de Colombia Bogotá D.C., 18 de Julio. 2015 : Archivo Nacional de Panamá Ciudad de Panamá, 15 de Julio. 2015 : Archivo General de la Nación de Venezuela Caracas, 10 de Julio. 2014 : Archivo General de la Nación de Perú (Archivo Histórico y Archivo Intermedio) Lima, 20 de Octubre. 2011 : Archivo General de la Nación de México
México D.F., 27 de Setiembre. 2009 : Archivo Nacional de Chile (Archivo Histórico y Archivo de la Administración)
Santiago de Chile, 10 de Setiembre.
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PLANTEAMIENTOS SISTÉMICOS PARA UNA GESTIÓN EFICIENTE
DE LOS ARCHIVOS
Autores:
Dr. Vicent Giménez-Chornet1
Dr. José Rodolfo Hernández-Carrión2
Dr. Rafael Soler-Muñoz3
Resumen.
Desde un planteamiento sistémico, especialmente centrándonos en el principio de
Finalidad, se analizan las cuatro acciones que se realizan en los archivos: la selección del
personal, los fondos documentales, la descripción archivística y la valoración documental.
Se pretende, con este análisis, y su versión global opuesta, indagar desde la totalidad, con
unos puntos de vista más amplios. Fundamentalmente qué deberíamos hacer para alcanzar
una gestión más eficiente de los archivos en aras a una finalidad más amplia, aquella de
custodiar la memoria de nuestra civilización para la sociedad del tiempo futuro.
1. Introducción
La Teoría General de los Sistemas es un planteamiento de estudio de la “totalidad”
mediante una aproximación integral o global del problema. El germen de esta teoría, (su
creador fue Ludwig von Bertalanffy en su obra Teoría general de los sistemas), hace ya
medio siglo, ha ido evolucionando concretándose en campos afines y dando lugar a
conceptos y planteamientos novedosos como la teoría del caos (según Lorenzo Ferrer
“la realidad genera problemas”), o el pensamiento complejo, haciendo referencia a la
comprensión del mundo como un todo entrelazado. En este sentido, como señala Juan
Carlos Moreno, la evolución y la fecundidad teórica de la concepción sistémica han sido
1 Universitat Politècnica de València. Valencia (España); E-mail: [email protected] 2 Universitat de València, Valencia, (España); E-mail: [email protected] 3 EDEM (Escuela de Empresarios). Valencia, (España); E-mail: [email protected]
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amplias y diversas. Esos desarrollos se han gestado fundamentalmente por la ruta de los
intercambios fecundos con la cibernética y la teoría de la comunicación. Intercambios
tan íntimos que, cada vez más, se suele tomar esta nueva concepción como una sola: la
sistémico-cibernético-comunicacional (Moreno, 2002).
La Teoría General de los Sistemas se rige por unos principios, entre lo que destacamos el
de la Totalidad, relacionado con que dicho sistema trasciende las características
individuales de sus miembros; el de la Sinergia, en cuanto que los cambios de alguna
parte influyen en las demás y tal vez afecten a todo el sistema; el de la Finalidad, en
cuanto que los sistemas comparten unas metas comunes, y el de Retroalimentación, por
el cual los sistemas mantienen un constante intercambio de información.
La gestión de los archivos comprende todo un conjunto de actividades que pueden ser
analizadas también, por supuesto, desde el punto de vista sistémico; actividades que se
centran en un solo objetivo, que los documentos custodiados en los archivos se puedan
localizar eficazmente cuando se necesiten. Para ello la archivística ha desarrollado una
serie de técnicas, fruto de investigaciones teóricas y prácticas, centradas en aspectos tan
diversos como las instalaciones, los recursos humanos, la descripción archivística, el uso
de tecnologías, el derecho, la economía aplicada, etc., con la voluntad de alcanzar el
mayor éxito en el objetivo archivístico mencionado. La sinergia de estas actividades debe
conseguir ese efecto superior que es la recuperación de la información.
Nuestra ponencia se va a centrar en investigar nuevos planteamientos, desde enfoques, tal
vez, no relacionados directamente con la gestión directa en los archivos, que pueden dar
una visión más amplia de la labor archivística a partir de análisis de tipo interdisciplinar
o, incluso, transdisciplinar. Vamos a utilizar una metodología lógicodeductiva, para poder
generar planteamientos nuevos a partir de los ya conocidos.
Los resultados esperados se centrarán en lograr algunos planteamientos no
implementados en la gestión archivística, que permitan generar un sistema más amplio,
para alcanzar objetivos más eficientes, y que haga posible obtener unos mayores niveles
de productividad. No nos referimos solo a los archivos de las administraciones públicas,
sino también a los archivos de las empresas privadas. Una mayor eficiencia y
productividad puede impulsar la economía de carácter documentalista, y promover
empresas emprendedoras que tengan como activo archivos con enfoques innovadores.
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2. Sistemas para archivos eficientes
Si consideramos que la búsqueda de las raíces y las características de la teoría general de
los sistemas demuestra que su fundación descansa en pensamientos tan antiguos como la
propia cultura humana (Skyttner, 1996), una de las cualidades más significativas es la
existencia de diferentes tipos de jerarquías como elementos organizadores.
Los diferentes puntos de vista de cómo se puede mirar cualquier hecho, deben contribuir
a entender la totalidad. Ello debe contribuir a una visión holística a partir de los análisis
para reemplazar el exceso de especialización (Mulej et al., 2004). El reto de la Teoría
general de Sistemas es su aplicación. Nosotros vamos a abordar puntos de vista nuevos
que puedan contribuir desde la sinergia a una finalidad última, una gestión de los archivos
más eficiente para una comunidad. Los puntos de vista que contemplamos se concretan
en los siguientes subepígrafes.
2.1. Personal
Siempre existe un proceso para la selección del personal de archivos, incluso desde la
época medieval, cuando se exigía que se supiese “leer y escribir, fidelidad, verdad y
honestidad” (Gallego Domínguez, 1981). En España, el personal archivero en las
administraciones públicas es seleccionado mediante los procedimientos reglados de
acceso a la función pública. Dichos procedimientos, en el mejor de los casos, contemplan
que se realicen por la escala de la Administración Especial. El proceso selectivo, de forma
general, para el funcionariado es mediante un sistema de oposición, y, en ocasiones, de
concurso-oposición, especialmente si se plantea un turno de promoción interna.
Este proceso contempla que las personas que quieran presentarse deberán estar en
posesión de una titulación (generalmente se pide, de forma genérica, una titulación
superior universitaria, sin especificar títulos académicos) y la superación de unas pruebas
en base a un programa. Por regla general el programa suele contemplar ciertos bloques
temáticos: uno referido a conocimientos de derecho básico sobre la organización del
Estado y el funcionamiento de la administración pública, otro referido a la historia de las
instituciones, y, un tercero, a temas archivísticos; de forma excepcional se puede
contemplar un bloque relacionado con fuentes documentales y bibliografía (se puede ver
en la última convocatoria del Ministerio de Cultura, ESPAÑA 2016). En el proceso de
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los ejercicios se suelen contemplar diferentes fases para valorar los conocimientos de los
aspirantes. Un ejercicio suele estar relacionado con desarrollar un tema del bloque de
derecho, un tema del bloque de historia de las instituciones, y un tema de materia
archivística. Un segundo ejercicio suele ser de carácter práctico, por una parte, la
descripción de una unidad documental y, por otra, la resolución de un supuesto práctico
relacionado con la actividad archivística. Un tercer ejercicio puede estar relacionado con
el conocimiento de idiomas, especialmente con uno extranjero del país (España tiene
idiomas internos oficiales distintos al español, que son cooficiales). Puede existir al final
una fase de concurso, con carácter eliminatorio o no (en este caso sirve para obtener
puntos y elegir plaza), para sumar méritos.
En las empresas privadas no es habitual el contemplar la necesidad de mantener un
archivo correctamente organizado. En aquellos casos en los que se detecta la necesidad,
los criterios utilizados para la selección de personal suele ser confuso por diversas
razones: la dirección de la empresa no dispone de conocimientos archivísticos, la empresa
no suele disponer de personal archivero, o la empresa desconoce las funciones que aborda
un archivero. En definitiva, no se tiene suficiente conocimiento del puesto que se necesita
cubrir. Por ello, es práctica habitual que el personal administrativo se haga cargo de la
tarea, gestionando la recopilación de la documentación producida y, posteriormente, su
depósito y archivo en diferentes espacios y con criterios dispares. En ocasiones, las
menos, se busca por diferentes canales (algunos digitales como LinkedIn, otros
contactando con asociaciones profesionales, etc.) a una persona de la que, mediante una
entrevista, se intenta saber si podrá llevar a cabo las funciones de gestionar los papeles
depositados para poderlos encontrar cuando se los necesite.
Vamos a analizar desde un punto de vista más amplio, sistémico, este proceso de selección
de personal que será una pieza básica en la gestión archivística. Podemos afirmar que
ambos procesos selectivos tienen un denominador común: evaluar conocimientos. Pero
se evalúan los conocimientos para trabajar en una entidad u organización donde hay más
personas. Este profesional debe encajar en un sistema organizativo más complejo, donde
puede haber directivos, administrativos que producen documentos, conservadores-
restauradores, usuarios, etc. En el proceso selectivo no se ha cuestionado que este nuevo
miembro debe tener unas competencias que aseguren su integración en el equipo de la
entidad. Una de las problemáticas que surgen en cuanto al profesional que trabaja en los
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archivos son los conflictos personales; entre ellos, la dejadez de funciones, o la
negatividad a adquirir nuevos conocimientos. Estos aspectos están relacionados con las
competencias transversales, que cada vez más los empresarios o altos directivos exigen a
sus trabajadores. La mayor parte de las empresas que acuden a la universidad en busca de
alumnos para que sean posibles empleados ahora ya nunca preguntan por el mejor
expediente, sino por las habilidades para desempeñar un trabajo en equipo.
El proceso de selección de personal archivero debería, además de efectuar la evaluación
de conocimientos, realizar unas pruebas que valorasen el nivel de adquisición de las
siguientes competencias transversales:
a) Aplicación y pensamiento práctico: saber tomar decisiones y soluciones
argumentadas a los recursos disponibles. El personal debe saber actuar
adaptándose a las nuevas situaciones.
b) Análisis y resolución de problemas: saber realizar razonamientos más o menos
complejos que faciliten la resolución de problemas en situaciones nuevas.
c) Innovación, creatividad y emprendimiento: la capacidad de pensar de otro modo
para dar respuesta a las necesidades de la actividad a partir de los recursos
disponibles.
d) Trabajo en equipo y liderazgo: la habilidad de crear un clima de confianza que
permita trabajar de forma solidaria, cooperativa y responsable, sabiendo compartir
conocimientos, compromiso y responsabilidad en el trabajo.
e) Aprendizaje permanente y crítico: un profesional reflexivo que no se conforma
con reproducir las soluciones conocidas y busca en el aprendizaje nuevas
soluciones adaptadas a las nuevas situaciones.
f) Planificación y gestión del tiempo: el profesional debe ser capaz de organizar de
forma óptima el tiempo que emplea en las actividades para alcanzar sus objetivos
en unos plazos eficientes.
g) Habilidades instrumentales: ser capaz de usar, integrar y combinar las
aplicaciones tecnológicas asociadas a su actividad profesional.
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h) Adaptabilidad al entorno: ser capaz de adaptar las buenas prácticas archiveras a la
idiosincrasia de la organización en la que se incardina, entendiendo los procesos
y las personas que debe gestionar.
Las competencias transversales en la profesión se interrelacionan con los conocimientos
para adaptarse a las exigencias de la actividad archivística. En algunas universidades
españolas ya se ha implantado un sistema curricular por el cual los alumnos reciben una
calificación por sus competencias 4 , lo que implica igualmente unas competencias
docentes del profesorado (Pérez Gómez, 2013).
2.2. Fondo documental
El fondo documental de los archivos, en su inmensa mayoría, proviene del depósito
directo de las entidades productoras o de la transferencia reglada de la documentación en
su ciclo de vida desde otras instituciones. Las instituciones de la administración pública,
o las antiguas instituciones de la administración real, se han preocupado desde época
medieval de garantizar que los documentos producidos se custodien de forma segura en
edificios bien protegidos. Siempre han destinado a un oficial responsable para la gestión
de esos documentos, quien realizaba las tareas de identificación y descripción de dichos
fondos. ¿Por qué se realizaba este trabajo, por qué custodiar los documentos?
Evidentemente para disponer de dichas evidencias en el momento en que se necesitasen,
bien para demostrar propiedades, derechos o acciones. Posteriormente, ya en el siglo
XVIII, surgió la preocupación de custodiar documentos antiguos no por su valor
probatorio sino por su valor histórico (Fuster Ruiz, 1999), para poder narrar hechos
pasados, y, actualmente, para poder tener unos testimonios para interpretar el pasado y
comprender el presente.
En la actualidad las administraciones públicas y las empresas custodian sus fondos
documentales por dos razones principalmente: disponer de esas evidencias para demostrar
derechos y, si están aplicando criterios de valoración documental para seleccionar los
documentos pertinentes, se contemplará el criterio de conservar dichos documentos por
4 Por ejemplo, en la Universitat Politècnica de València los alumnos son también evaluados en una serie de
competencias trasversales, http://www.upv.es/contenidos/COMPTRAN/.
26
su valor histórico, como memoria para los historiadores del futuro y, gestionar el
conocimiento que se produce dentro de la propia empresa, el denominado
“know-how”, habitualmente en forma de inventarios de procesos, manuales de
procedimiento, manuales de estilo, sistema de calidad, etc.
Vamos a aplicar una perspectiva más amplia a las razones actuales de conservar los fondos
de las administraciones públicas. Se conservan por dos razones fundamentales, como
evidencia de los derechos, propiedades o acciones, para ponerlas en valor en un futuro, o
como memoria de unos hechos para que nuestros sucesores comprendan lo que ocurrió
en nuestra época. La primera razón no la cuestionamos, respecto a la segunda ¿estamos
haciendo bien las cosas si queremos que nuestros sucesores entiendan nuestra época? La
pregunta fundamental es ¿estamos custodiando en los archivos de la administración
pública las evidencias necesarias para interpretar nuestra época? Los historiadores valoran
enormemente encontrar en los archivos históricos, por ejemplo, las cuentas de algún
empresario de siglos pasados, por la sencilla razón de que no son documentos producidos
por los órganos de la administración, son extremadamente escasos, e imprescindibles para
los estudios de las actividades empresariales en los siglos pretéritos. La conclusión es que
si queremos dejar evidencias para que las sociedades futuras entiendan nuestra época
deberemos custodiar fondos más allá de los producidos por los órganos de las
administraciones públicas. Debería ser una tarea de los archivos públicos, con las
directrices pertinentes de la alta dirección política, velar por la recuperación de fondos
documentales que producen los diversos actores de la comunidad que se consideran
relevantes: empresarios, asociaciones, personas, etc. Así nacen los archivos nacionales,
con las miras de custodiar fondos documentales de personalidades, empresarios, o
entidades, que no tienen la obligación de conservar sus fondos para un futuro, y son
fondos muy expuestos a la desaparición porque los herederos no consideran apremiante
hacerse cargo de su custodia. De hecho, por desgracia, se están perdiendo archivos
fotográficos, archivos de empresas de una gran trayectoria histórica y relevancia
económica y social, archivos de asociaciones (sindicatos, agrupaciones vecinales, etc.)
trascendentes en el funcionamiento social de una época, archivos personales de grandes
influyentes en la vida cultural, social, política, etc., de un país. Debe haber una política
de la alta dirección de un país para asegurar la conservación de esos fondos documentales
en los archivos públicos.
27
2.3. Descripción multinivel normalizada
En la descripción archivística se ha conseguido algo que parecía imposible, disponer de
una norma o normas que fijasen unos campos descriptivos, y que esta norma sirviese tanto
para un nivel como para otro (fondo, serie, unidad documental, etc.). Ya se había
conseguido en bibliotecas con las ISBD, pero el reto en los archivos era más elevado, y
al final se ha conseguido con la solución compleja de descripción multinivel. Las
principales normas archivísticas, la ISAD (G), la ISAAR-CPF, la EAD y la EAC-CPF,
surgidas de dos ámbitos diferentes, ahora ya conviven en un objetivo común: que los
campos de la descripción multinivel sean únicos, y trabajan con ese objetico en el Consejo
Internacional de Archivos, en el Comité Directivo EGAD
(http://www.ica.org/en/egad-steering-committee-0). Con ello se ha conseguido no solo
que un organismo productor pueda instalar en su archivo un software de descripción
multinivel normalizado, sino que además esté preparado para poder incorporarse en redes
de archivos, construyendo sistemas de gestión y difusión de la información mucho más
amplios. Paralelamente a estas normas, como era de esperar por parte de la industria
tecnológica, han aparecido programas de software que permiten efectuar esa descripción
multinivel y crear redes de archivos.
Hemos alcanzado exitosamente el reto de disponer de unas normas y el reto tecnológico
de disponer de software, pero parece ser un rotundo fracaso su incorporación al trabajo
archivístico de gran parte de organismos. ¿Por qué en las bibliotecas se consiguió
rápidamente la implantación de la norma de catalogación ISBD (en el formato Marc u
otros), y las normas archivísticas no?
La explicación de la escasa y retardada penetración de la normalización en la descripción
archivística se puede realizar desde una perspectiva más amplia que la visión propiamente
archivística, y la posible solución debería abordarse con esta perspectiva. Varios factores
están influyendo en que en los archivos se continúe con la identificación mediante los
instrumentos tradicionales de descripción archivística; especialmente los inventarios,
realizados en cualquier software con la intención de disponer de unos listados imprimibles
(o no), pero no mediante una base de datos. Entre ellos podemos identificar varios
factores: 1, la irrupción de la normalización multinivel y el uso del software supone un
cambio significativo en la forma de trabajar que muchos archivistas o archiveros no
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pueden asumir por falta de conocimientos; 2, en las enseñanzas en educación superior se
explica escasamente este tipo de normas, y más escasamente se realizan prácticas con
software archivístico, lo que supone que las nuevas generaciones tampoco disponen de
conocimientos avanzados para abordar la descripción multinivel en un entorno
tecnológico; 3, la política de la alta dirección (de un país, de un organismo, etc.) tampoco
ha establecido unas directrices que fomenten o, incluso, exijan que se debe,
inexcusablemente. Implementar la normalización de la descripción archivística con el uso
de tecnologías; 4, los directivos o responsables de las empresas o administraciones
públicas no han vislumbrado el interés y las ventajas de implementar la descripción
archivística normalizada. Como podemos ver es un problema complejo, en el que pueden
influir diversos factores (sociológicos, políticos, culturales, etc.), y en el que las
soluciones se deben abordar desde distintos puntos de vista.
En un archivo, en el entorno de una administración pública o una organización, las tareas
se vuelven rutinarias si no hay un estímulo exterior que pueda replantear la eficiencia del
trabajo. En este sentido un sistema de inspección de archivos puede ser una herramienta
útil para efectuar una evaluación de la práctica archivística. En algunos corpus legislativos
de los estados se contempla la inspección de archivos, aunque suele ser un cuerpo mal
dotado tanto en personal como económicamente, de forma que esta funcionalidad que
podría ser de gran utilidad para equilibrar la situación archivística de un país no está
funcionando con las garantías que debiera. ¿Qué puede hacer la inspección archivística
en la normalización de la descripción multinivel? Varios aspectos podrían resultar de
interés: 1, análisis de los problemas que pueda tener la gestión de un archivo cuyos
resultados expliquen las razones de la ausencia de la descripción multinivel con
aplicaciones tecnológicas; 2, análisis de las descripciones, para conseguir una justa
representación de la unidad documental, debido a que en algunas organizaciones la
aplicación de las normas es muy deficiente, dificultando la recuperación de la información
pertinente, y por tanto limitando su eficacia a la hora de incorporarse a redes de archivos;
3, inspeccionar el software y sus campos de descripción para asegurar que la estructura
de la base de datos pueda ser interoperable.
2.4. Valoración documental
29
La acumulación de grandes masas documentales en los archivos históricos (López
Gómez, 1998), incluso en los intermedios y centrales, sin identificar y valorar, es uno de
los graves problemas de la producción documental de las administraciones
contemporáneas. La valoración documental es un proceso que no solo consiste en
determinar una selección de documentos, sino que está ligada a otros objetivos (Heredia
Herrera, 1999), como los plazos de permanencia o el régimen de acceso según la
reglamentación de cada país.
Como hemos indicado, la valoración documental consiste fundamentalmente en un
proceso o procedimiento, y como tal podemos diferenciar dos grandes bloques: aquellos
sistemas de valoración documental que recaen fundamentalmente en la labor del
archivero o en una comisión coordinada por éste con una decisión final, o aquellos
sistemas en que es un órgano colegiado el que toma las decisiones en dos fases, y sus
resoluciones tienen valor de documento público. En España, y en el entorno Europeo, está
implantado un sistema de valoración documental que se basa en una toma de decisiones
colegiada distribuida generalmente en dos fases: una comisión de valoración documental
de cada organismo productor, compuesta por administrativos, profesionales del derecho
administrativo, archiveros, u otras personas de relevancia para las series que se vayan a
valorar, realiza los primeros estudios de la serie, y propone los calendarios de
conservación (permanente, una muestra, eliminación); esta decisión pasa a una junta o
comisión superior que revisa dicha documentación, el procedimiento realizado, y los
calendarios o tablas propuestos; si la junta superior detecta carencias, devuelve el
procedimiento a la comisión para que las subsane; una vez validado por la junta superior
el calendario de conservación o las tablas de valoración (podemos encontrar en España
estas dos nomenclaturas) se publican en el diario oficial de la comunidad autónoma o del
estado, y es sólo en ese momento, con la edición pública de la resolución de la valoración,
cuando se pueden eliminar documentos. Los gobiernos suelen disponer de sitios web para
difundir sus resoluciones de valoración (por ejemplo, el de Cataluña:
http://taad.cultura.gencat.cat/). El otro sistema de valoración documental, el que recae en
el archivero o en una comisión única, podemos encontrar como referente del mismo a
Manuel Vázquez Murillo (2002), es una propuesta que no contempla una revisión del
proceso por otro organismo independiente ni la publicación en un boletín oficial de las
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resoluciones 5 . La valoración documental supone una gran responsabilidad para los
archiveros y comisiones dado que están dando forma al patrimonio documental del futuro,
que determinará lo que podrán conocer del pasado (Cook, 2003).
Vista la valoración documental desde una perspectiva más amplia, lo que se pretende de
forma evidente en dicho proceso es conservar la memoria de la institución, pero ¿qué
ocurre con la memoria colectiva? Los historiadores, junto con los archiveros, trabajan por
la memoria, unos conservando los documentos, otros analizando la identidad nacional.
Con la valoración documental “los archiveros deben reconsiderar las implicaciones de la
memoria colectiva en la función de la valoración de los archivos” (Cox, 2003). Es
evidente que en el entorno de los documentos en papel no se puede conservar todo por
falta de espacio, instalaciones, gastos de mantenimiento, etc., otra cuestión es plantearse
este interrogante en el entorno de los documentos electrónicos ya que los argumentos de
espacio, infraestructura y mantenimiento ya no suponen ni mucho menos los mismos
costes. Se está mimetizando el argumento de la valoración de los archivos en papel al de
los archivos electrónicos sin una reflexión seria de dicha necesidad de valorar, para
conservar y eliminar, en los dos entornos. Más cuando en la
“práctica el archivero vive un desgarro entre la eliminación y la conservación” (Couture,
2003). Se debería replantear en la tarea del archivero, o de las comisiones de valoración,
en los archivos públicos, como garantes de la memoria colectiva, si no deberían también
tener una función activa de identificar y valorar en su comunidad documentos producidos
por otras entidades u organismos para garantizar una memoria colectiva que permita a los
historiadores del futuro realizar una mejor interpretación de nuestra sociedad presente.
3. Conclusión
Asumiendo que desde la Teoría General de Sistemas no podemos abordar todos los
principios, y menos en una ponencia, nos hemos centrado en el estudio holístico de la
Finalidad, para reflexionar sobre el porqué llevamos a cabo ciertas acciones en la gestión
5 Manuel Vázquez opina que “la comisión evaluadora es un equipo de expertos que, coordinados por el
archivero, evalúa los documentos de archivo a fin de determinar el plazo de su retención (luego de agotada
su vigencia) y su destino final. Cuando fuera necesario la mesa evaluadora marcará el fin de la vigencia”
(Vázquez Murillo, 2002, p. 145), y también señala que “en ambas etapas el archivero es el coordinador y
el alma de las comisiones [comisión del valor primario y comisión del valor secundario]. Es el abogado de
los usuarios, siempre atento a poner en cable a tierra en las especulaciones de los expertos” (Ibídem, p.
146).
31
de los archivos. Realizando un análisis más complejo, especialmente ampliando los
puntos de vista, podemos ampliar los objetivos a alcanzar desde el desarrollo archivístico
de una organización en una comunidad.
La archivística, y más concretamente la gestión de los archivos, es una actividad integrada
en una comunidad, y sirve para esta. Si contemplamos la gestión archivística solo para
solucionar el gran problema de encontrar los papeles en un plazo de tiempo eficiente
(siendo esto el resultado de un sistema muy complejo de actividades), estamos ignorando
un punto de vista más amplio, o sistémico, que nos demanda la sociedad: que seamos los
que custodiamos la memoria de nuestra cultura y civilización presente para que en un
futuro nos puedan interpretar y conocer.
Por tanto, y a modo de conclusión, podemos realizar algunas acciones para asegurar esta
finalidad más amplia en la gestión de archivos. Desde el proceso de selección de personal,
haciendo hincapié no solo en sus conocimientos sino también en unas competencias
transversales que aseguren que podrá trabajar en equipo, ser capaz de analizar y superar
problemas, innovar y saber usar las aplicaciones tecnológicas que fueran incorporándose
en el trabajo cotidiano; pasando por efectuar acciones proactivas para ampliar el fondo
documental no solamente a los documentos producidos por las administraciones públicas
sino también por los actores más relevantes de nuestra comunidad desde los archivos
públicos, que son los financiados por esa sociedad; así como un control técnico de la
descripción archivística multinivel que será la que garantizará encontrar los documentos
con más eficacia (actualmente encontrar un documento, de los relativamente pocos que
se produjeron en el siglo XVI, es un reto por no estar prácticamente descritos de forma
individual); finalizando con un planteamiento también más amplio de lo que significa la
valoración documental, un procedimiento complejo para determinar mejor qué
custodiamos como memoria del futuro, su acceso legal y su identificación, ante los
problemas actuales del coste de las instalaciones. Respecto a esto último, cabría
replantarse si con los documentos electrónicos debemos mimetizar los problemas de los
documentos físicos en cuanto a valorar para seleccionar, dada la substancial diferencia de
coste y el nuevo entorno global en el que se plantea el problema.
32
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Argentina: Ad Sidera.
34
IMPÉRIO SOBRE PAPÉIS: ANÁLISE TIPOLÓGICA DOS DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS DO GOVERNO JOANINO (1808-1821)
Renato de Mattos1
RESUMO
Fundamentando-se em recentes reflexões desenvolvidas na área da Arquivologia, notadamente
no conjunto cada vez mais expressivo de trabalhos elaborados acerca das vantagens do emprego
da análise tipológica nos vários segmentos do processamento documental, a proposta busca
contribuir para os estudos tipológicos dos documentos administrativos que estruturaram a
burocracia do império luso-brasileiro entre os anos de 1808 e 1821, período em que ocorreram
a instalação e a consecutiva consolidação da Corte de D. João no Brasil. Objetiva-se, assim,
auxiliar arquivistas no cumprimento das tarefas de organização documental e de disseminação
da informação, bem como contribuir para a elaboração de glossários e de outros subsídios
essenciais aos pesquisadores do tema.
Palavras-chave: Tipologia documental, Diplomática contemporânea, Instrumentos de descrição, Glossário, Administração joanina.
O melhoramento do sistema civil, militar, econômico e literário nas mais importantes repartições da Administração bastava para caracterizar a liberalidade do Seu Paternal Governo, e convencer que, em tudo, só destinava o sólido Benefício Nacional. [...] Mas o Senhor do Brasil, considerando o transtorno do Sistema da Europa, e a radical alteração das circunstâncias [...] propôs-se a criar o Novo Império sobre bases mais firmes, por considerações adequadas à Crise
Política. José da Silva Lisboa (1818, p. 33 e 88)
1 Professor do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense (UFF). Doutor em
História Social pela Universidade de São Paulo (USP). E-mail: [email protected].
35
A virtude dos arquivos é pôr-nos em contato com a pura historicidade.
Claude Lévi-Strauss (1970, p. 277)
Constituindo desdobramento das reflexões encaminhadas em pesquisa empreendida em
nível de doutorado – em que foram discutidas as transformações administrativas, políticas e
econômicas verificadas no Centro-Sul brasileiro após a chegada da Corte portuguesa ao Rio de
Janeiro (Mattos, 2015) – a comunicação apresenta algumas das questões que norteiam a
investigação ora desenvolvida acerca dos tipos documentais sobre os quais a administração do
príncipe regente D. João se alicerçou enquanto a sede de seu império permaneceu instalada no
continente americano. No entanto, antes de aprofundarmos a discussão sobre o escopo de nosso
estudo, consideramos necessário um breve exame das vantagens do emprego da análise
tipológica nos vários segmentos do processamento documental. Importa, assim, sublinhar que a
análise das principais leituras empreendidas sobre o tema que apresentamos a seguir não se
pretende exaustiva, mas se faz necessária, uma vez que, durante todo o percurso da pesquisa,
buscamos estabelecer com elas um diálogo crítico.
1. Análise tipológica: contextualizando funções e competências
Compreendida como a “ampliação da Diplomática em direção à gênese documental”
(Bellotto, 2002, p. 19), a análise tipológica, segundo a tradição inaugurada na década de 1980
pelo Grupo de Arquivistas Municipais de Madri, tem como finalidade a fixação dos modelos de
unidades documentais a partir da identificação do respectivo contexto funcional de produção.
Nesse sentido, ao frisar a importância da análise das características formais e da função geradora
dos documentos, Heredia Herrera (2006) assinala que a identificação dos tipos documentais
constitui tarefa que exige consenso quanto à atribuição de sua nomenclatura, o que torna
imprescindíveis aos arquivistas os conhecimentos oriundos tanto da Diplomática quanto dos
procedimentos jurídico-administrativos que normalizam a estrutura do documento e a atividade
por ele comprovada ou viabilizada.
Nas últimas décadas, a Diplomática vem assumindo um lugar de destaque na literatura
arquivística como um precioso instrumento de análise documental. Conforme demonstram
36
Luciana Duranti (1996), Antonia Heredia Herrera (2007), Bruno Delmas (2010) e Heloísa
Bellotto (1990) em suas reflexões, os procedimentos da análise Diplomática permitem a
identificação de fórmulas e padrões adotados desde o momento em que o ato é registrado. De
acordo com Duranti:
Se analisarmos cuidadosamente um documento arquivístico escrito, descobrimos que há muito mais nele do que um suporte, uma forma e um conteúdo. A circunstância do escrito implica tanto a presença de um fato e uma vontade de manifestá-lo, como a vontade de dar origem ao ato. [...] Por isso quando um documento é criticamente analisado, a Diplomática estuda: o fato e a vontade que o origina, enquanto se relacionam ao propósito e a consequência; o desenvolvimento de seu processo genético e o caráter de sua forma física e intelectual (Duranti, 1996 como citado em Rodrigues, 2008, p. 35).
As origens da Diplomática enquanto ciência documentária remonta ao seiscentos
europeu, quando a efervescência do espírito crítico da época levou estudiosos de Filologia,
História e Teologia a se dedicarem à verificação da veracidade de determinados diplomas
medievais. Nascida do interesse de se estabelecer a distinção precisa entre os documentos
verdadeiros e os documentos falsos, a Diplomática foi alçada à posição de técnica documental
útil ao direito canônico quando da deflagração da chamada “guerra diplomática” (Bellotto, 2006,
p. 47). Em 1681, ao estabelecer os princípios fundamentais da crítica textual em sua clássica
obra De Re Diplomatica Libri VI, Jean Mabillon consagrou a Diplomática enquanto ciência
dedicada ao estudo da “composição, fórmulas e autoridade do documento como instrumento do
homem na sociedade” (Rodrigues, 2008, p. 122).
Com o passar dos anos, a Diplomática foi incorporada tanto por historiadores quanto por
arquivistas interessados nos benefícios advindos de seus procedimentos orientados à
identificação da autoridade dos atos escritos públicos e notariais a partir do estudo das formas
redacionais que “lhes conferem validade legal, isto é, fé e força probatória” (Bellotto, 2014, p.
406). Uma vez estabelecido o rico e proveitoso diálogo entre a Arquivologia e a Diplomática,
os conceitos tradicionais desta última passaram por um processo de revisão e adequação, sendo
atualmente empregada primordialmente por arquivistas na tarefa de identificação do contexto
funcional da produção documental (Rodriguez, 2010, p. 84). Nessa perspectiva, emerge nos
estudos arquivísticos a tipologia documental enquanto procedimento eficaz à contextualização
das “atribuições, competências, funções e atividades da entidade geradora/acumuladora”
(Bellotto, 2000, p. 19).
37
Assim, se a Diplomática “tradicional” permanece ainda hoje atrelada ao exame da
composição interna do documento, sua estrutura e aspectos formais que lhe conferem sua
autenticidade, a tipologia documental – também designada como Diplomática Contemporânea
– incorpora em seu escopo de análise as séries documentais compreendidas como conjuntos
orgânicos que refletem a mesma atividade. Segundo Ana Célia Rodrigues:
A arquivística, ao olhar para o documento como conjunto e como resultado destas relações, abrangendo inclusive àquelas estabelecidas informalmente pelo órgão produtor, se inspirou o método da Diplomática, adaptando-o para formular a metodologia proposta pela tipologia documental. O método de identificação dos tipos documentais pressupõe, primeiramente, a análise do modelo, reconhecendo o tipo documental a partir da ação que representa, efetuando comparações com os demais que integram o conjunto para formar a série documental, objeto da arquivística (Rodrigues, 2008, p. 236).
Não obstante, conforme assinala Sônia Rodriguez (2010, p. 86), ao refletir um “modelo
perfeito pautado no elo existente entre espécie da função geradora do documento”, o tipo
documental não deve ser confundido com a unidade documental. Segundo a autora, o tipo
documental deve ser compreendido como parâmetro para a identificação de documentos que
compartilham o mesmo contexto de produção e tramitação (Rodriguez, 2010, pp. 86-87). Assim
sendo, o tipo documental se distingue da unidade documental por ser desprovido de datação
cronológica e por ser representativo de uma determinada atividade.
2. A Corte nos trópicos: a reorganização do aparato burocrático e a reprodução de
novos tipos documentais
Conforme assinalou Heloísa Bellotto (2014, p. 348), os estudos tipológicos mostramse
pertinentes e frutíferos para diferentes áreas do saber. Para além da aplicabilidade no campo da
administração, enquanto procedimento eficaz ao reconhecimento das funções, atividades e dos
respectivos desdobramentos dos documentos produzidos ainda em uma “fase pré-arquivística”,
a tipologia documental se mostra igualmente relevante tanto para a História quanto para a
Arquivologia.
Quanto à primeira, a autora sublinha que a aplicabilidade dos estudos tipológicos
assemelha-se àquela que a Diplomática possui para os historiadores, uma vez que ambas
viabilizam a crítica das fontes (Bellotto, 2014, p. 348). Por seu turno, no que se refere ao
38
emprego no campo da Arquivologia, Bellotto elenca as principais contribuições da análise
tipológica. São elas:
a) Nas operações de classificação e arranjo, por auxiliar o entendimento da composição
das séries documentais;
b) No processo de descrição, por evidenciar que os conteúdos veiculados em um
determinado formato ligam-se necessariamente à espécie que o veicula;
c) Na avaliação, uma vez que a identificação das funções que as séries documentais
refletem é essencial para a elaboração de tabelas de temporalidade;
d) No serviço aos usuários, pois a identificação das tipologias documentais oferece aos
consulentes “informações que são antecedentes e exteriores ao próprio conteúdo do
documento, sendo fundamentais para a sua compreensão dentro do conteúdo
jurídico-administrativo de produção” (Bellotto, 2006, p. 62).
Sobre o último item acima mencionado, cumpre destacar que, embora a investigação ora
apresentada esteja inscrita no âmbito dos estudos elaborados nas últimas décadas no campo da
ciência arquivística, as questões basilares que orientaram a formulação da proposta surgiram
precisamente quando, ainda durante o desenvolvimento da pesquisa de doutorado na área de
História Social, defrontamo-nos com a quase ausência de instrumentos descritivos que pudessem
satisfatoriamente subsidiar o levantamento e a identificação da documentação relativa ao
período joanino custodiada em diferentes arquivos públicos brasileiros. De outra parte, à medida
que encaminhávamos a revisão da bibliografia dedicada às transformações políticas e
administrativas inauguradas pela transferência da Corte joanina para o Brasil, foi possível
constatar que os estudos históricos comumente relegaram a um segundo plano os esforços
empreendidos pelos integrantes do governo joanino em vistas a reprodução de tipos documentais
essenciais ao funcionamento das secretarias, tribunais e repartições criadas após 1808, os quais,
muitas vezes, eram inexistentes nas diversas instâncias da administração colonial americana.
Com efeito, sob muitos aspectos, a transferência da Corte portuguesa para o Brasil foi
interpretada por autores de diferentes perspectivas teórico-metodológicas como um marco de
extraordinário significado histórico. Para os pesquisadores dedicados à análise das
transformações ocorridas no império luso nas primeiras décadas do século XIX, o desembarque
39
do príncipe regente D. João nos trópicos abrange um conjunto de “transformações únicas e
absolutamente singulares no âmbito do processo histórico das relações até então mantidas entre
a metrópole europeia e seus territórios ultramarinos” (Gouvêa, 2009, p. 394).
O consecutivo processo de instalação do Estado português em solo americano
representou um “impacto dramático” não apenas para a vida cotidiana da cidade do Rio de
Janeiro, mas também para todos os súditos que integravam o vasto império. Assim, logo nos
primeiros meses que se seguiram ao desembarque de D. João no Brasil, é notório o caráter
prioritário que assumiram as medidas destinadas ao restabelecimento dos principais órgãos
administrativos lusitanos, bem como o esforço das autoridades em vista ao acréscimo da
arrecadação (Silva, 1986).
A transmigração da família real para o Rio de Janeiro impôs às autoridades instituídas o
duplo desafio de garantir a sobrevivência de todo o império e transformar a antiga capital do
Estado do Brasil na nova sede da Corte portuguesa. De acordo com Maria de Fátima Gouvêa,
entre as questões prementes suscitadas pelo episódio, evidenciam-se aquelas relativas à
reorganização do aparato burocrático indispensável ao pleno exercício da soberania do regente
D. João a partir do Centro-Sul brasileiro (Gouvêa, 2005, pp. 707-752).
De fato, durante os meses que se seguiram ao desembarque do príncipe regente, em 7 de
março de 1808, é notório o caráter prioritário que assumiram as medidas destinadas à instalação
e à consolidação dos mecanismos fundamentais para o restabelecimento dos principais órgãos
administrativos antes existentes em Lisboa (Gouvêa, 2005). Diante da necessidade de
reorganizar a estrutura governamental da nova sede imperial, as secretarias de estado foram
estabelecidas no Brasil a semelhança daquelas que compunham a gestão central sediada em
Lisboa antes das invasões napoleônicas, com a nomeação dos seus respectivos ministros, todos
integrantes do séquito que acompanhara D. João em sua viagem.
Uma vez estabelecidas as principais secretarias que compunham a “alta administração”,
outros organismos que integravam o aparelho administrativo português foram recriados no Rio
de Janeiro. Nos meses conseguintes, foram expedidas ordens instaurando importantes órgãos de
governo, dentre os quais se destacavam o Conselho Supremo Militar e de Justiça, a Casa de
Suplicação, a Intendência Geral de Polícia e o Tribunal da Real Junta do Comércio, Agricultura,
Fábricas e Navegação do Brasil (Cabral, 2010).
40
Todavia, a manutenção da governabilidade de todo o vasto império a partir da cidade do
Rio de Janeiro alicerçou-se não apenas na instalação de instituições semelhantes àquelas que
existiram em Lisboa até o embarque da família real, em novembro de 1807. Conforme
mencionamos acima, a este processo devem ser acrescidos os esforços dos integrantes do
governo joanino em reproduzir tipos documentais essenciais ao funcionamento das instancias
administrativas.
Se tais aspectos assumem significativa importância para os pesquisadores interessados
em apreender os meandros do funcionamento das estruturas institucionais e administrativas
luso-brasileiras, para os profissionais responsáveis pelo arranjo e descrição de documentos
originalmente acumulados pelas antigas secretarias de governo das capitanias/províncias e, hoje,
custodiados em diferentes arquivos públicos no Brasil, o estudo dos mecanismos de
funcionamento das instituições que integravam o aparelho administrativo da Corte de D. João
no Brasil permite identificar a uniformidade de atribuições, competências e funções de diferentes
documentos, auxiliando, sobremaneira, na construção de glossários de tipos documentais
específicos, bem como no processo de elaboração de instrumentos de descrição mais eficazes.
O reconhecimento dos óbices que a falta de dados nos instrumentos de descrição de
entidades detentoras de documentos produzidos e acumulados pelo governo joanino acarreta
tanto para a Arquivologia quanto para a História foram recentemente discutidos por Ana Canas
Delgado Martins (2007). Partindo de sua experiência como arquivista do Instituto dos Arquivos
Nacionais/Torre do Tombo e diretora do Arquivo Histórico Ultramarino, a autora desenvolve
um aprofundado estudo sobre a situação arquivística dos documentos produzidos pela
administração central portuguesa nos anos em que esteve instalada no Brasil. Segundo Martins:
A inadequada informação disponível respeitante a documentos relevantes reflecte-se na falta de dados nos instrumentos de descrição de entidades detentoras de documentação de arquivo brasileiras. Apesar da óbvia utilidade daqueles que existem e mesmo quando a proveniência do fundo ou da colecção pode ser inferida, permanece a lacuna deixada pela ausência de história custodial e arquivística bem como da história administrativa e biográfica dos organismos e dos indivíduos ou famílias, o que não permite a total reconstituição das séries documentais (Martins, 2007, p. 13).
Ao sublinhar a obsolescência da maior parte dos instrumentos de descrição existentes em
arquivos portugueses e brasileiros responsáveis pela custódia da documentação produzida e
acumulada pelos diversos órgãos do governo do regente D. João, a autora propõe alguns
procedimentos indispensáveis para o aprimoramento da organização e descrição destes fundos.
41
Além da reconstituição dos processos de criação, circulação e arquivamento, Martins reforça a
necessidade da correta identificação da proveniência dos documentos a partir de estudos que
contemplem desde as competências de cada uma das entidades produtoras/acumuladoras até a
recuperação do contexto funcional das espécies documentais.
Nesse sentido, diante de tais desafios, o emprego da análise tipológica assume
significativa importância enquanto procedimento capaz de subsidiar os profissionais da área de
arquivo nas atividades de arranjo e descrição de documentos produzidos pela administração
joanina, bem como na elaboração de instrumentos de pesquisa capazes de suprir as necessidades
informacionais dos usuários de forma adequada.
3. Análise tipológica dos documentos administrativos do governo joanino: métodos e
abordagens
O desenvolvimento da pesquisa prevê o levantamento da legislação relativa ao governo
joanino a partir da consulta dos volumes da Collecção das Leis do Brazil
(http://www2.camara.leg.br /legislacao/publicacoes/doimperio/colecao1.html, recuperado em
26 de janeiro, 2016) em vistas à identificação da base jurídica que normatizava a produção e a
tramitação dos documentos introduzidos na lide administrativa do governo joanino. Uma vez
compulsada a legislação, empreenderemos o exame das funções e competência das secretarias,
dos tribunais e das repartições até então inexistentes nas diversas instâncias da administração
colonial da América portuguesa. Conforme salientou Heloísa Bellotto:
O levantamento dos tipos depende do conhecimento das atividades desenvolvidas pela entidade produtora/acumuladora do arquivo e das relações orgânicas entre aquelas atividades entre si, entre elas e os documentos por ela produzidos/acumulados e entre os documentos entre si (Bellotto, 2000, p. 91).
Cumprida esta etapa, iniciaremos a identificação das tipologias existentes nos acervos
documentais relativos ao período e que se encontram sob a custódia do Arquivo Nacional (Rio
de Janeiro-RJ). Por fim, cumpre ressaltar que a metodologia de análise tipológica a ser
empregada na pesquisa se ampara nas contribuições apresentadas pela bibliografia analisada,
cujas contribuições foram essenciais para a estruturação do roteiro a seguir:
42
• Tipo documental: definida pela espécie documental acrescida da atividade que a gerou.
Conforme Bellotto (2000, p. 101). Trata-se da “denominação a ser buscada na legislação,
em tratados de direito administrativo, manuais de rotinas burocráticas, glossários,
dicionários terminológicos ou a partir do próprio documento”;
• Entidade produtora/acumuladora: identificar e distinguir suas atribuições e
subdivisões;
• Função/Atividade: identificar a atividade/função que gerou o tipo documental em
questão;
• Legislação: identificar a legislação que cria a “entidade e a função/atividade que
originará a série” (Bellotto, 2000, p. 101);
• Tramitação: compreendida como a “sequência das diligências e ações prescritas para o
andamento de documentos de natureza administrativa até seu julgamento ou solução”
(Bellotto, 2000, p. 102);
• Documentos correlativos: identificação de “outros tipos documentais que estão
analogicamente relacionados ao descrito” (Rodriguez, 2010, p. 93).
Por fim, cumpre assinalar que, a despeito das diferentes propostas apresentadas pela
literatura recente, os resultados advindos do emprego do modelo de análise tipológica vêm-se
mostrando cada vez mais relevantes tanto para a execução das tarefas arquivísticas básicas
quanto para o aprimoramento dos instrumentos de pesquisa nos arquivos. Assim, conforme
procuramos demonstrar, a pesquisa que ora desenvolvemos objetiva identificar os principais
tipos documentais empregados pela administração joanina entre 1808 e 1821, a fim de auxiliar
arquivistas no cumprimento das tarefas de organização documental e de disseminação da
informação, assim como contribuir para a elaboração de glossários e de outros subsídios
essenciais aos pesquisadores do tema.
43
REFERÊNCIAS
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reconhecendo e utilizando o documento de arquivo (Projeto como fazer). São Paulo: Associação de Arquivistas de São Paulo/Arquivo Público do Estado de São Paulo.
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44
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Silva, M. B. N. (1986). Nova história da expansão portuguesa: o Império luso-brasileiro (1750-1822). Lisboa: Estampa.
45
Classificação Funcional X Classificação por assunto:
análise de metodologias para classificação de documentos no Instituto Nacional de Infectologia
Evandro Chagas – INI/FIOCRUZ
Fernanda Bouth Pinto1
Clarissa Schmidt2
RESUMO
Operação indispensável à gestão dos documentos, a classificação visa representar o contexto no qual
são produzidos os documentos, buscando demonstrar os motivos de sua produção e não o seu conteúdo.
Materializa-se em instrumentos de gestão como os planos de classificação, que devem refletir a
instituição produtora dos documentos, e as funções e atividades que lhes dão origem. Neste trabalho
pretende-se verificar a aplicabilidade da classificação funcional de documentos de arquivo em
comparação à classificação por assuntos, utilizada pelo instrumento de classificação vigente no
Instituto Nacional de Infectologia Evandro Chagas – INI/FIOCRUZ.
Palavras-chave: Classificação arquivística. Método funcional. Método por assunto. Instituto Nacional
de Infectologia Evandro Chagas. Gestão de documentos na FIOCRUZ.
INTRODUÇÃO
Operação indispensável à gestão dos documentos, a classificação visa representar o contexto no
qual são produzidos os documentos, buscando demonstrar os motivos de sua produção e não o seu
conteúdo. Materializa-se em instrumentos de gestão como os planos de classificação, que devem
refletir a instituição produtora dos documentos, e as funções e atividades que lhes dão origem. Ao
compreender que os documentos de arquivo são o produto de uma ação, ação esta inserida num
conjunto de funções e atividades de um órgão, a correta classificação facilitará o processo de avaliação,
destinação e recuperação da informação.
Schellenberg (2006), ao analisar documentos públicos e correntes, considera como elementos
para classificá-los a ação a que se referem, a estrutura do órgão produtor e o assunto dos documentos.
Sobre as práticas de classificação, coloca que podem ser divididas em três tipos: funcional,
organizacional e por assuntos. O autor esclarece que somente devem-se classificar os documentos por
assuntos em casos excepcionais – para aqueles que não os de arquivo - e em relação à estrutura
orgânica, quando os documentos estiverem descentralizados nas várias seções de um órgão.
1 Arquivista do Instituto Nacional de Infectologia Evandro Chagas/Fundação Oswaldo Cruz, mestranda no Programa de
Pós-graduação em Gestão de Documentos e Arquivos – PPGARQ/UNIRIO. E-mail: [email protected] 2 Professora do curso de graduação em Arquivologia da Universidade Federal Fluminense e do Programa de Pós-graduação
em Gestão de Documentos e Arquivos – PPGARQ/UNIRIO. E-mail: [email protected]
46
Apesar de concordar com a classificação por classes organizacionais, Schellenberg chama
atenção para o fato de que os órgãos de governos modernos possuem estrutura organizacional fluida e
em constante mudança. Quanto à classificação funcional, relata que “os documentos públicos
geralmente devem ser classificados em relação à função. Resultam de uma função, são usados em
relação à função e devem, portanto, ser classificados de acordo com esta” (Schellenberg, 2006, p.95).
Ressalta ainda a necessidade de haver consistência dentro dos níveis classificatórios num sistema de
classificação. Percebe-se, neste ponto, que devem ser preservados os mesmos critérios para a divisão
das classes ou subclasses, não sendo adequado, portanto, misturar diferentes critérios como funções,
assuntos, ações ou tipos documentais para os mesmos níveis de classificação, algo que observamos na
metodologia para a classificação proposta pelo CONARQ/Arquivo Nacional e materializada em
instrumento de gestão denominado “código de classificação”.
No Brasil, os órgãos vinculados ao poder executivo federal são obrigados a utilizar códigos de
classificação elaborados com base na metodologia da classificação por assunto, de acordo com o que
preconiza o CONARQ. A FIOCRUZ, enquanto órgão do executivo federal, elaborou seu código, tanto
da área meio quanto da área fim, a partir de tal metodologia. Em seu texto introdutório, o código de
classificação do CONARQ é bem enfático no que diz respeito à justificativa metodológica feita para a
elaboração do instrumento, quando esclarece que “a classificação por assuntos é utilizada com o
objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema (...)” (BRASIL. Conselho Nacional de
Arquivos, 2001, p.9), ainda que mencione que a classificação deva ser realizada por meio das funções
e atividades desempenhadas pelo órgão.
A partir disso e observando a classificação aplicada aos documentos do Instituto Nacional de
Infectologia Evandro Chagas, uma das unidades técnico-científicas da Fundação Oswaldo Cruz, foi
possível verificar que a metodologia utilizada não funciona adequadamente por não ser capaz de
representar o contexto de produção de documentos, não deixar claros os vínculos orgânicos e de
proveniência, além de causar dúvidas aos produtores dos documentos no momento de aplicar o
instrumento. Em alguns casos, os códigos atribuídos a um documento podem gerar múltiplas
classificações, constando em seu conteúdo mais de um assunto. Como o código de classificação
aplicado segue o assunto do documento, os produtores sentem dificuldade na hora de escolher um ou
outro assunto.
De maneira distinta ao preconizado na metodologia de classificação do CONARQ, o
embasamento teórico-metodológico proposto em nossa pesquisa traz o entendimento de que o trabalho
arquivístico se debruça no contexto e nos procedimentos de origem dos documentos, tendo as funções
47
e atividades como eixos que determinam sua produção, e não o conteúdo, bem como o fato da
classificação de documentos de arquivo ser uma tarefa de organização intelectual dos documentos, e
não física. Tais perspectivas não são consideradas na metodologia de elaboração de códigos pelo
CONARQ, o que se reflete no plano vigente no INI e nas dificuldades de sua utilização.
OBJETIVOS
Neste trabalho objetiva-se verificar a aplicabilidade de plano de classificação baseado na
metodologia funcional e chegando ao tipo documental, em comparação à classificação por assuntos,
atualmente utilizada no INI através de seu instrumento de classificação.
METODOLOGIA
Este artigo é resultado de pesquisa junto ao Programa de Pós-graduação em Gestão de
Documentos e Arquivos – PPGARQ/UNIRIO. Trata-se de pesquisa exploratória e de caráter
qualitativo. Foram realizados estudos detalhados do Código de Classificação de Documentos de
Arquivo da FIOCRUZ, baseado nos instrumentos técnicos de gestão de documentos do CONARQ,
assim como a análise de literaturas sobre este tema, buscando compreender o contexto de sua
elaboração e as perspectivas que o norteiam como instrumento de gestão documental. Como
amostragem para este trabalho, examinamos documentos dos setores: Serviço de Informação e
Estatística, vinculado à Vice Direção de Qualidade e Informação; Serviço de Coordenação da
Qualidade, vinculado à Vice Direção de Qualidade e Informação; Seção de Imunodiagnóstico,
vinculada à Coordenação de Atividades Diagnósticas; e o Serviço de Nutrição, vinculado à Vice
Direção de Serviços Clínicos.
Os procedimentos metodológicos que embasaram a construção do plano de classificação
funcional que chega no tipo documental, foram fundamentados a partir do trabalho de Ana Célia
Rodrigues (2003), através do estudo de identificação do órgão produtor e do estudo de identificação
de tipo documental. Para tanto, efetuamos levantamento da estrutura organizacional do INI, assim
como os documentos produzidos no decorrer de suas atividades e estudo do conjunto de legislações a
respeito do campo empírico, entrevistas com os responsáveis pela produção documental e sua
classificação. Por fim, acompanhamos processos de classificação de documentos com os responsáveis
por tal tarefa nos setores acima citados, nos quais foram utilizados o plano de classificação funcional
e o código de classificação por assunto para verificar a aplicabilidade do plano de classificação
48
funcional, assim como elaboramos a tabela de equivalência entre os planos, com o objetivo de tornar
possível sua aplicação no Instituto.
CLASSIFICAÇÃO BASEADA EM ASSUNTO
A Arquivologia não trata do assunto do documento e sim de sua ação, documento enquanto
produto de uma atividade relacionada a uma instituição ou pessoa. Classificar um documento por seu
assunto é escopo da Biblioteconomia e não da Arquivologia, ou seja, a classificação bibliográfica trata
do assunto, enquanto a classificação arquivística trata das ações que geram documentos.
Ao tratar das semelhanças e diferenças entre as classificações bibliográficas e arquivísticas, Sales
(2016) esclarece que uma característica do documento de biblioteca é sua autonomia em relação aos
outros documentos de uma coleção, já o documento de arquivo está inserido e depende do contexto de
produção para manter suas características e valor enquanto tal. Portanto, segundo o autor,
Diferentemente das classificações bibliográficas, as classificações arquivísticas não
podem ser universais em sua plenitude, pois os conhecimentos que elas organizam e
classificam se referem à uma determinada entidade. Desse modo, enquanto as
classificações de bibliotecas classificam assuntos enciclopédicos, as classificações
elaboradas no âmbito arquivístico classificam as ações da entidade. Portanto, os
conhecimentos que interessam a esses tipos de classificações são o funcionamento e
a estrutura das entidades que produzem documentos. (SALES, 2016, p.66)
Nessa linha de pensamento, reiteramos que um plano de classificação de documentos de arquivo
deve ser elaborado com base metodológica na classificação arquivística do tipo funcional, respeitando-
se o contexto de produção do documento, e não seguindo a metodologia da classificação bibliográfica,
ou seja, pelos assuntos.
Assim, é importante colocar que o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
administração pública: atividades-meio, utiliza como base o modelo de código de classificação
decimal, ou seja, um código numérico dividido em dez classes, cada uma das classes divididas em dez
subclasses, e assim sucessivamente. As dez classes principais são representadas por um número inteiro
de três algarismos, atribuído aos documentos agrupados no instrumento: Classe 000; Classe 100;
Classe 200; Classe 300; Classe 400; Classe 500; Classe 600; Classe 700; Classe 800 e Classe 900.
Estas classes principais se referem às grandes funções desempenhadas pelos órgãos. As duas classes
comuns a todos os órgãos são as classes 000 – Administração Geral e 900 – Assuntos diversos,
correspondentes às atividades-meio dos órgãos. As classes 100 a 800 são destinadas às atividades-fim
dos órgãos, sendo responsabilidade de cada órgão elaborar seu próprio código de classificação
49
referentes aos documentos da área finalística, de acordo com as orientações técnicas do Arquivo
Nacional, ou seja, na mesma metodologia.
O texto introdutório do Código destaca a escolha metodológica de elaboração do instrumento,
quando esclarece que
A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob
um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas
arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência,
recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é
realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou
e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a
organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico
para sua recuperação (BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos, 2001, p.9, grifo
nosso).
Nas definições e conceitos trazidos pelo próprio Código em sua introdução, o objetivo deste
instrumento de gestão de documentos é “classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido
por um órgão no exercício de suas funções e atividades (BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos,
2001, p.9)”. Neste sentido, é importante ressaltar que a Classificação se refere aos documentos de
arquivo produzidos no contexto das atividades e funções desempenhadas por um órgão, e não com
base no conteúdo do documento.
As principais problemáticas e dificuldades percebidas com a análise deste Código foram:
O Código toma como base metodológica o modelo de código de classificação decimal,
proveniente da Biblioteconomia;
A metodologia utilizada no Código não considera a relevância da principal característica do
documento – ser produto de uma ação – por isso, não deve ser classificado pelo assunto de
que trata o documento. A Classificação deve buscar conhecer o contexto de produção dos
documentos de arquivo;
O Código, da forma como está colocado, permite a subjetividade no momento da
Classificação;
Entende-se que a Classificação auxilia o processo de Avaliação e, ao classificar o documento
por seu assunto, este não é elemento suficiente para determinar sua destinação corretamente;
As classes apresentadas no Código não atendem às necessidades da Classificação de
documentos de arquivo, ou seja, ao tentar classificar determinados documentos, estes ficam
“perdidos” pelo Código, por não possuir classes que atendam à sua Classificação. Percebe-
se, portanto, uma defasagem no instrumento;
50
Caso a Classificação seja feita no nível de subclasse ou classe, é possível dar margem à dupla
classificação de um mesmo documento. Neste caso, o Código possibilita múltiplas
interpretações para um documento;
O Código utiliza diversos critérios de Classificação: espécies, funções, atividades, séries e
assuntos, simultaneamente;
Os produtores não reconhecem seus documentos no instrumento, o que acaba por dificultar a
Classificação.
Diferentemente do que coloca o Código, o embasamento teórico-metodológico proposto em
nossa pesquisa traz o entendimento de que o trabalho arquivístico se debruça no contexto da produção
documental, sendo que suas funções e atividades no órgão produtor são os eixos que determinam a
produção dos documentos, não tomando por base o conteúdo do documento, assim como a
Classificação de documentos de arquivo é uma tarefa de organização intelectual dos documentos, e
não física.
CLASSIFICAÇÃO BASEADA EM FUNÇÕES
A respeito da classificação funcional, modelo metodológico tomado como referência para a
classificação neste trabalho, Schellenberg (2006) traz importantes contribuições para a área. São
fundamentais as reflexões colocadas por este autor (2006, p.83) sobre os princípios de Classificação e
o tratamento dispensado na administração de documentos correntes, uma vez que nossa pesquisa tem
como foco de análise a gestão dos documentos correntes do INI.
No que se refere à administração de documentos correntes das repartições públicas, elementos
de análise neste trabalho, Schellenberg (2006) demonstra preocupação com a excessiva quantidade de
documentos que são produzidos. Para ele, desde os administradores de nível mais elevado até os
funcionários de especialização restrita, os encarregados dos documentos, todos são responsáveis pelo
controle da produção documental e podem colaborar simplificando as funções, os métodos de trabalho
e a rotina de documentação adotada.
Cabe destacar aqui o papel da Classificação no âmbito da gestão de documentos correntes, pois
caso os arquivos sejam descentralizados de maneira inadequada ou classificados erroneamente, o órgão
irá produzir documentos desnecessários. Ao compreender que os documentos de arquivo são o produto
de uma ação, ação esta inserida num conjunto de atividades e funções de um órgão, a correta
Classificação facilitará o processo de avaliação, destinação ou recuperação da informação.
51
Desta maneira, o autor defende que é possível dispor os documentos em relação às funções, já
que sua Classificação reflete a organização e a função do órgão produtor. Por outro lado, a
Classificação pela função proporciona as bases para a correta avaliação dos documentos, colaborando
para a preservação ou destruição dos mesmos.
As funções dentro da organização têm o objetivo de alcançar a competência maior para a qual a
instituição foi criada, tentam atingir a missão do órgão. Cada função pode originar um diferente setor,
departamento ou seção, onde estarão presentes diversas atividades análogas e interdependentes para o
cumprimento de determinada função. Segundo Sousa (2005), a função tem um caráter duradouro, sem
término previsto e viabiliza o alcance da missão da organização.
A decomposição de uma função em diversas atividades pode caracterizar o conceito de atividade:
um conjunto de tarefas baseado no consumo de recursos com um objetivo, os procedimentos realizados
para a execução de uma função. Para a realização de cada atividade acima descrita, é necessário
executar ações ainda menores, não de menor importância, porém mais minuciosas, consideradas
tarefas. As tarefas são uma sequência de passos predeterminados, fundamentais para a continuidade
do trabalho como um todo.
Para melhor compreensão da Classificação funcional, Schellenberg (2006) explica
didaticamente a elaboração desta Classificação: “o menor agrupamento pode ser chamado de unidade
de arquivamento (file unit)”. Estas unidades de arquivamento são agrupadas em relação a atividade
que lhes deram origem. E, por conseguinte, com os documentos agrupados em atividades, estes podem
ser agrupados pelas funções. “Os grupos funcionais são as classes maiores normalmente criadas para
a classificação dos documentos de uma entidade” (SCHELLENBERG, 2006, p.90).
Segundo Schellenberg, a Classificação por assunto será uma exceção à regra quando se trata de
classificar documentos públicos, pois a regra seria o agrupamento segundo a organização e a função.
O assunto poderá ser levado em conta quando os documentos não provêm da ação governamental nem
se relacionam a ela.
A partir destas colocações, neste trabalho, compreende-se que a Classificação funcional,
considerada como parte integrante de um programa de gestão de documentos, independente da
instituição, permite a reconstrução da organicidade de acordo com os métodos preconizados pelo
princípio da proveniência. Desta maneira, é possível entender como o documento foi produzido, por
quê e para quê.
Na teoria arquivística, a função Classificação é destacada como indispensável à gestão dos
documentos, já que visa, por meio do plano de classificação, ser um elo entre os tipos documentais e
52
as necessidades burocráticas para a tomada de decisões da administração. Sendo a Classificação uma
etapa da gestão de documentos, esta deverá estabelecer a imagem do contexto onde são produzidos os
documentos.
O conceito de gestão de documentos que utilizamos neste trabalho é o definido pela Lei nº
8.159/1991, que considera a gestão de documentos “o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento, em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Os princípios trazidos pela gestão de documentos, como planejamento, controle e padronização
de procedimentos, assim como os elementos de eficácia, eficiência e economia, são importantes para
auxiliar a aplicação adequada da Classificação de documentos de arquivo. Por outro lado, somente
com os documentos classificados é possível tornar eficiente a administração de documentos correntes
e o controle do ciclo de vida documental (SCHELLENBERG, 2006, p.61-62).
Em seu artigo "A Classificação de documentos baseada em funções: comparação da teoria e da
prática", Fiorella Foscarini (2010) parte do princípio de que um estudo das funções, atividades e
transações de qualquer criador de documentos é um pré-requisito para o correto desenho de sistemas
de Classificação. Para a autora, existe pouca elaboração teórica sobre o assunto da Classificação
funcional. Destaca uma qualidade desigual nos métodos de Classificação, tanto europeus, quanto
norte-americanos, percebida pela incompreensão dos princípios de Classificação por quem elabora tais
instrumentos.
Compartilhamos a visão da autora de que uma Classificação por aproximação funcional está
justificada pela própria natureza dos documentos. Embora o plano seja construído com base nas
funções e atividades do organismo produtor, não há impedimento de que seja relacionado a ele a
estrutura organizacional da instituição.
No contexto dos arquivos, a Classificação é entendida a partir da lógica orgânica entre a natureza
da ação que gera o documento, e a forma a ele conferida. A Classificação arquivística demarca a
estrutura do produtor do arquivo em suas funções, na totalidade das responsabilidades e das finalidades
dessa entidade, e em atividades, enquanto ações referidas nos documentos que as efetivam. Assim, a
Classificação não deve ser realizada por assuntos, pois dá margens a subjetividade no momento da
Classificação. Além disso, não expressa a atividade que gerou o documento, podendo
descontextualizá-lo em relação a seu próprio histórico orgânico-funcional.
Na Classificação de documentos de arquivo classifica-se o contexto e não o conteúdo do
documento, ou seja, não há representação temática do documento, mas sim contextual. De acordo com
53
o Princípio da Proveniência e o Princípio da ordem original, elementos basilares da Classificação, o
objetivo desta função arquivística é a manutenção da organicidade. Neste sentido, entende-se como a
Classificação mais eficaz a atividade intelectual que representa o contexto de produção do documento
de arquivo. O plano de classificação deve refletir a instituição produtora dos documentos, além das
funções e atividades que geram o documento.
CAMPO EMPÍRICO DO ESTUDO: O INI/FIOCRUZ
O Instituto Nacional de Infectologia Evandro Chagas (INI) é uma unidade da Fundação Oswaldo
Cruz (FIOCRUZ), vinculada ao Ministério da Saúde, órgão do Poder Executivo Federal, voltada para
a pesquisa clínica, ensino, serviços de referência e assistência em doenças infecciosas. A gestão de
documentos implantada no Instituto vem da orientação do Sistema de Gestão de Documentos de
Arquivo da FIOCRUZ (SIGDA), instituído pela Portaria da Presidência da FIOCRUZ nº 353/2009,
através da Casa de Oswaldo Cruz (COC), unidade de pesquisa e memória da história da Saúde Pública.
Com o objetivo de racionalizar a produção documental, garantir o contexto organizacional da produção
dos documentos e possibilitar o acesso, o SIGDA vem atuando na Fundação desde 2009 para atender
o Decreto 4.915/2003 da Presidência da República, que organiza as atividades de gestão de
documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal.
Nesse contexto, destacamos quatro setores para nosso estudo: o Serviço de Informação e
Estatística, vinculado à Vice Direção de Qualidade e Informação; o Serviço de Coordenação da
Qualidade, vinculado à Vice Direção de Qualidade e Informação; a Seção de Imunodiagnóstico,
subordinada à Coordenação de Atividades Diagnósticas; e o Serviço de Nutrição, vinculado à Vice
Direção de Serviços Clínicos. Todos os setores enviam documentação para o Núcleo de Arquivo e
Documentação Institucional, vinculado ao Gabinete da Direção do INI, referindo-se tanto às
atividades-meio, como às atividades-fim.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL DO INI: UM RECORTE
O plano de classificação funcional elaborado para o INI traz como missão da Fundação Oswaldo
Cruz: “Desenvolver atividades nos campos da saúde, da educação e do desenvolvimento científico e
tecnológico”, e como competência do INI: “Contribuir para a melhoria das condições de saúde da
população brasileira através de ações integradas de pesquisa clínica, desenvolvimento tecnológico,
ensino e assistência de referência na área de doenças infecciosas”. Dito isto e após a coleta de dados e
análise dos mesmos para a montagem do plano de classificação, temos o seguinte resultado:
54
Função: 1 GESTÃO DE INFORMAÇÃO E ESTATÍSTICA INSTITUCIONAL
Subfunção: 01.01 Disponibilização de informações da assistência prestada por meio de
estatísticas para o planejamento e a gestão
Atividade: 01.01.01 Estabelecimento e manutenção de fluxo para obtenção de informações
estatísticas institucionais e nacionais de interesse da instituição
Documentos: 01.01.01.01 Planilha de cálculo de portadores de doenças infecciosas referentes a hospital
dia
01.01.01.02 Planilha de cálculo de portadores de doenças infecciosas referentes a
internação
Atividade: 01.01.02 Elaboração de estatísticas periódicas de produção da Unidade
Documentos: 01.01.02.01 Boletim estatístico anual
01.01.02.02 Planilha de cálculo de metas assistenciais
01.01.02.03 Planilha de cálculo de tempo médio de permanência de internação por PEPES
(Projeto de Pesquisa)
01.01.02.04 Planilha de consolidação de exames por procedência
Atividade: 01.01.03 Estabelecimento, manutenção e divulgação de indicadores institucionais
Documentos: 01.01.03.01 Planilha de indicadores da Vice Direção de Serviços Clínicos
01.01.03.02 Planilha de indicadores do SIEST para Boletim estatístico
01.01.03.03 Planilha de indicadores intermediários
01.01.03.04 Planilha de produção de médicos e psicólogos
01.01.03.05 Planilha de produção do SEPLAN para o Boletim estatístico
Função: 2 COORDENAÇÃO DAS ATIVIDADES DE QUALIDADE DO INI,
DANDO SUPORTE TÉCNICO EM QUESTÕES NO
ÂMBITO DA MANUTENÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DA
QUALIDADE
Subfunção: 02.01 Colaboração com a Direção do INI, de acordo com as decisões estratégicas
propostas
Atividade: 02.01.01 Manutenção de interface com a Coordenação da Qualidade Fiocruz
(CQualiFiocruz)
Documentos: 02.01.01.01 Ata de reunião SCQ com CQualiFiocruz
02.01.01.02 Formulário de auto avaliação da Unidade (on line)
Subfunção: 02.02 Gerenciamento das atividades de Qualidade nos Laboratórios
Atividade: 02.02.01 Acompanhamento dos ensaios de proficiência CAP, ACCUTEST,
CONTROL-LAB
Documentos: 02.02.01.01 Livro de registro da entrega das amostras (Livro de protocolo)
02.02.01.02 Planilha de acompanhamento de datas e temperatura da amostra (Excel)
02.02.01.03 Planilha de monitoramento dos resultados dos ensaios de proficiência
02.02.01.04 Relatório de não-conformidades (Formulário de Controle) - em português
02.02.01.05 Relatório de não-conformidade para laboratórios participantes de projetos -
em inglês
Função: 3 ASSISTÊNCIA NUTRICIONAL COM EXCELÊNCIA E INOVAÇÃO
A PACIENTES DO INI
Subfunção: 03.01 Recuperação e prevenção de agravos, reabilitação e promoção da saúde, na
área de nutrição, a portadores de doenças infecciosas inseridos nos programas
do INI
Atividade: 03.01.01 Atendimento ambulatorial através de consulta individualizada ou em
grupo
Documentos: 03.01.01.01 Evolução da Nutrição (SIPEC)
03.01.01.02 Material educativo
55
03.01.01.03 Orientações nutricionais
03.01.01.04 Plano alimentar
03.01.01.05 Solicitação de liberação de suplemento para paciente
Atividade: 03.01.02 Acompanhamento nutricional dos pacientes internados
Documentos: 03.01.02.01 Evolução da Nutrição (SIPEC)
03.01.02.02 Mapa de dietas de pacientes
03.01.02.03 Mapa de nutrição enteral
03.01.02.04 Mapa de suplementos de pacientes
03.01.02.05 Orientações nutricionais
03.01.02.06 Plano alimentar
03.01.02.07 Prescrição de nutrição enteral
03.01.02.08 Protocolo de avaliação nutricional
Função: 4 GESTÃO DAS ATIVIDADES DE IMUNODIAGNÓSTICO
Subfunção: 04.01 Coordenação e controle das atividades da Seção de Imunodiagnóstico
Atividade: 04.01.01 Organização e padronização dos procedimentos operacionais das
atividades de imunodiagnóstico
Documentos: 04.01.01.01 Procedimento operacional padrão de controle, guarda e descarte de amostras
biológicas humanas
04.01.01.02 Procedimento operacional padrão de fluxo básico diário das atividades
internas da Seção de Imunodiagnóstico
04.01.01.03 Procedimento operacional padrão de limpeza e manutenção de bancadas e pia
04.01.01.04 Procedimento operacional padrão de recebimento, cadastro, armazenamento e
envio de material biológico para diagnóstico
Subfunção: 04.02 Assistência laboratorial em imunodiagnóstico aos pacientes do INI
Atividade: 04.02.01 Verificação de temperatura ambiente
Documentos: 04.02.01.01 Formulário do ambiente: Controle de temperatura e umidade da sala técnica
01
04.02.01.02 Formulário do ambiente: Controle de temperatura e umidade da sala técnica
02
04.02.01.03 Formulário do ambiente: Controle de temperatura e umidade da sala técnica
03
04.02.01.04 Formulário do ambiente: Controle de temperatura e umidade do
geladeródomo
56
APLICABILIDADE DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL E TABELA DE
EQUIVALÊNCIA: UM RECORTE
Código
Atividade
Atividade/Tarefa
Código Tipo
Documental
Tipo documental
Classificação pelo Código de
classificação de Documentos de
Arquivo da FIOCRUZ
Código Assunto
SIEST – Serviço de Informação e Estatística
01.01.01
Estabelecimento e
manutenção de
fluxo para
obtenção de
informações
estatísticas
institucionais e
nacionais de
interesse da
instituição
01.01.01.01 Planilha de cálculo de
portadores de
doenças infecciosas
referentes a hospital
dia
532 ASSISTÊNCIA AOS
PORTADORES DE
DOENÇAS INFECTO-
PARASITÁRIAS
-Incluem-se documentos
referentes à atenção de
referência a portadores de
doenças infecto-parasitárias
01.01.01 Estabelecimento e
manutenção de
fluxo para
obtenção de
informações
estatísticas
institucionais e
nacionais de
interesse da
instituição
01.01.01.02 Planilha de cálculo de
portadores de
doenças infecciosas
referentes a
internação
532 ASSISTÊNCIA AOS
PORTADORES DE
DOENÇAS INFECTO-
PARASITÁRIAS
-Incluem-se documentos
referentes à atenção de
referência a portadores de
doenças infecto-parasitárias
01.01.02 Elaboração de
estatísticas
periódicas de
produção da
Unidade
01.01.02.01 Boletim estatístico
anual
060.2 PUBLICAÇÃO DE
MATÉRIAS NOS
BOLETINS
ADMINISTRATIVO, DE
PESSOAL E DE SERVIÇO
SCQ – Serviço de Coordenação da Qualidade
02.01.01 Manutenção de
interface com a
Coordenação da
Qualidade Fiocruz
(CQualiFiocruz)
02.01.01.01 Ata de reunião SCQ
com CQualiFiocruz
011 COMISSÕES.
CONSELHOS. GRUPOS
DE TRABALHO.
JUNTAS. COMITÊS.
- Incluem-se documentos
referentes à criação de
comissões, conselhos,
grupos de trabalho, junta
e/ou comitês, na Fiocruz
ou em órgãos colegiados e
de deliberação coletiva,
bem como aqueles
relativos ao exercício de
suas funções, tais como:
atas e relatórios técnicos.
02.01.01 Manutenção de
interface com a
Coordenação da
Qualidade Fiocruz
(CQualiFiocruz)
02.01.01.02 Formulário de auto
avaliação da Unidade
(on line)
013.31 AUDITORIAS
- Incluem-se documentos
referentes às auditorias
internas e externas.
57
02.02.01 Acompanhamento
dos ensaios de
proficiência CAP,
ACCUTEST,
CONTROL-LAB
02.02.01.01 Livro de registro da
entrega das amostras
(Livro de protocolo)
544.1 CERTIFICAÇÃO
- Incluem-se documentos
referentes ao controle de
qualidade de materiais de
referência.
02.02.01 Acompanhamento
dos ensaios de
proficiência CAP,
ACCUTEST,
CONTROL-LAB
02.02.01.02 Planilha de
acompanhamento de
datas e temperatura
da amostra (Excel)
544.1 CERTIFICAÇÃO
- Incluem-se documentos
referentes ao controle de
qualidade de materiais de
referência.
SENUT – Serviço de Nutrição
03.01.01 Atendimento
ambulatorial através
de consulta
individualizada ou
em grupo
03.01.01.01 Evolução da Nutrição
(SIPEC)
530.01 PRONTUÁRIOS E/OU
INFORMAÇÕES SOBRE
OS PACIENTES
03.01.01 Atendimento
ambulatorial através
de consulta
individualizada ou
em grupo
03.01.01.02 Material educativo 360 MATERIAL
EDUCATIVO (inclusive
jogos, softwares e
experimentos
didáticos)
- Incluem-se documentos
referentes à criação,
elaboração,
desenvolvimento,
produção, reprodução,
uso, empréstimo e
distribuição de material
educativo.
03.01.01 Atendimento
ambulatorial através
de consulta
individualizada ou
em grupo
03.01.01.03 Orientações
nutricionais
530.01 PRONTUÁRIOS E/OU
INFORMAÇÕES SOBRE
OS PACIENTES
03.01.01 Atendimento
ambulatorial através
de consulta
individualizada ou
em grupo
03.01.01.04 Plano alimentar 530.01 PRONTUÁRIOS E/OU
INFORMAÇÕES SOBRE
OS PACIENTES
SIMUNO – Seção de Imunodiagnóstico
04.01.01 Organização e
padronização dos
procedimentos
operacionais das
atividades de
imunodiagnóstico
04.01.01.01 Procedimento
operacional padrão de
controle, guarda e
descarte de amostras
biológicas humanas
013.1 POLÍTICAS DA
QUALIDADE
-Incluem-se normas de
referência,
regulamentações,
diretrizes, procedimentos
operacionais, manuais da
qualidade, estudos e/ou
decisões de caráter geral e
outros documentos
referentes à política da
qualidade, bem como a
designação de
representantes para
execução de atividades
relativas ao sistema
58
544 MATERIAIS DE
REFERÊNCIA (inclusive
POPs).
- Incluem-se documentos
referentes a empréstimo,
cessão e doação de
materiais de referência e
documentos técnicos, bem
como solicitação de
informações sobre
utilização dos mesmos.
04.01.01 Organização e
padronização dos
procedimentos
operacionais das
atividades de
imunodiagnóstico
04.01.01.02 Procedimento
operacional padrão de
fluxo básico diário
das atividades
internas da Seção de
Imunodiagnóstico
013.1 POLÍTICAS DA
QUALIDADE
-Incluem-se normas de
referência,
regulamentações,
diretrizes, procedimentos
operacionais, manuais da
qualidade, estudos e/ou
decisões de caráter geral e
outros documentos
referentes à política da
qualidade, bem como a
designação de
representantes para
execução de atividades
relativas ao sistema
544 MATERIAIS DE
REFERÊNCIA (inclusive
POPs).
- Incluem-se documentos
referentes a empréstimo,
cessão e doação de
materiais de referência e
documentos técnicos, bem
como solicitação de
informações sobre
utilização dos mesmos.
Fonte: Elaborado pela autora.
Analisando a tabela de equivalência observamos as lacunas e problemas metodológicos
presentes no código de classificação baseado em assuntos, quando aplicado na classificação de
documentos de arquivo. Para diferentes tipos documentais, quando realizada a equivalência destes e
suas respectivas atividades, com os assuntos do Código da FIOCRUZ, percebeu-se que em muitos
casos os assuntos eram generalizados, não trazendo a ação que gera o documento, além de ser possível
classificar um mesmo tipo documental em mais de uma classe do código por assuntos.
Para determinados tipos documentais, a classe proposta para a classificação não é adequada por
não se referir a atividade diretamente relacionada ao documento. Em muitos casos, os documentos
recebem determinada classificação pois era o assunto que mais se “aproximava” dos documentos.
59
Nesta análise, é importante ressaltar também o fato da classificação equivocada gerar consequências
para a avaliação, pois diversos documentos têm objetivos de produção e temporalidade diferentes.
Outro fato percebido com a elaboração da equivalência é que, para diversos tipos documentais,
não há classe de assunto no Código da FIOCRUZ que atenda a sua atividade. Além disso, foi possível
perceber que em alguns casos o código foi atribuído em função da espécie do documento, e não em
relação a atividade que o gerou.
Apresentadas as análises, reiteramos que o principal objetivo da elaboração desta Tabela de
equivalência foi tornar possível a classificação dos documentos de arquivo do INI pela metodologia
funcional que chega no tipo documental, visto que o Instituto deve seguir a classificação do CONARQ.
Como forma de compatibilizar os tipos documentais produzidos pelo INI com os assuntos propostos
no Código de Classificação de Documentos de Arquivo da FIOCRUZ, a Tabela se torna o instrumento
de aplicabilidade da metodologia funcional no Instituto.
RESULTADOS
Observou-se que a aplicabilidade do plano de classificação baseado na metodologia funcional e
chegando ao tipo documental, permite ao produtor do documento o reconhecimento mais objetivo, no
instrumento, do documento a ser classificado, contribuindo para que o mesmo seja classificado de
maneira mais eficaz, possibilitando identificar as funções e atividades que lhe deram origem, além de
tornar estáveis os vínculos entre o documento, seu conjunto e sua proveniência.
60
REFERÊNCIAS
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. (2001). Classificação, temporalidade e destinação de
documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro.
BRASIL. Fundação Oswaldo Cruz. (2007). Código de Classificação de Documentos de Arquivo. Rio
de Janeiro: Casa de Oswaldo Cruz.
BRASIL. Lei Federal n.º 8.159 de 8 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos
públicos e privados.
BRASIL. Regimento Interno da Fundação Oswaldo Cruz - Portaria Nº 2376/GM, de 15 de dezembro
de 2003.
Foscarini, F. “La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoria e y la
práctica.” Tabula: Revista de Archivos de Castilla y León / Associación de Archiveros de Castilla y
León, Salamanca, n.13, p. 41-57, 2010.
Rodrigues, A. C. (2003). Tipologia documental como parâmetro para a gestão de documentos de
arquivos: um manual para o Município de Campo Belo, MG. Dissertação de Mestrado, Universidade
de São Paulo, São Paulo, SP, Brasil.
Sales, R. de. Classificações bibliográficas e classificações arquivísticas: diferenças e semelhanças na
organização do conhecimento. // Scire. 22:1 (en.-jun. 2016) 65-77. ISSN 1135-3716.
Schellenberg, T. R. (2006). Arquivos modernos: princípios e técnicas. 6.ed. Rio de Janeiro: Ed. da
FGV.
Sousa, R. T. B. de. Classificação em Arquivística: trajetória e apropriação de um conceito. São Paulo: Tese
(Doutorado) – Escola de Comunicações e Artes – Universidade de São Paulo, 2005. Acesso em: 02
maio 2017.
61
CLASSIFICAÇÃO E DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA ENQUANTO
UM PROCESSO DE REPRESENTAÇÃO:
HISTÓRICO, PRINCÍPIOS E PROCEDIMENTOS
Thiago Henrique Bragato Barros1
Glenda da Rocha Monteiro2
Resumo: Tem-se por objetivo contribuir para a construção de um referencial teórico e metodológico a respeito da Representação Arquivística no contexto canadense, trazendo à reflexão os efeitos do pensamento pós-moderno sobre a prática de arquivo e sobre as funções que envolvem a representação do conhecimento arquivístico. Neste contexto, busca-se construir um quadro comparativo entre autores da tradição estudada, no qual a representação arquivística, como ato que busca criar meios que possibilitem o acesso às informações contidas em documentos de arquivos envolvendo processos classificatórios e descritivos com fluidez. Além de colocar em análise o princípio da proveniência, relacionados com o ato de classificar e descrever, tem absorvido a multiplicidade de caráter, incluindo mais de uma proveniência ao documento na produção contemporânea, expõe o apoio a atividades variadas por um mesmo documento, tornando o campo da descrição contemporânea um espaço dinâmico e contínuo. Assim, apresenta-se um quadro comparativo entre autores, o percurso de um processo e a relações fundadoras entre a classificação e a descrição arquivística. A fim de subsidiar a discussão e análise por meio da semântica textual e da linguística como métodos que auxiliam a compreender percursos histórico e conceituais.
Palavras-Chave: Classificação; Descrição; Representação Arquivística;
Trajetória Conceitual;
Introdução
Tem-se como base para este trabalho a pesquisa “A representação arquivística na tradição
canadense: subsídios para elaboração de um modelo ideal de ensino por meio da semântica textual” 3
em estágio avançando de desenvolvimento. O projeto visa contribuir para a construção de um
referencial teórico e metodológico a respeito da Representação Arquivística no contexto canadense,
trazer à reflexão os efeitos do pensamento pós-moderno sobre a prática de arquivo e sobre as funções
que envolvem a representação do conhecimento. O método de pesquisa que origina esta proposta
caracteriza-se por ser um estudo exploratório, teórico, tendo a Semântica Textual como uma
1 Professor Adjunto na Faculdade de Arquivologia e do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da Universidade Federal do Pará, Belém, Brasil- [email protected] 2 Estudante de Arquivologia na Universidade Federal do Pará, Bolsista de Iniciação Científica,
PIBIC/CNPq –UFPA, Belém, Brasil - [email protected] 3 Pesquisa Financiada por meio do Programa PIBIC/CNPq- UFPA
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metodologia de análise para a compreensão dos caminhos da Representação Arquivística no contexto
canadense.
Pretende-se explorar a respeito da Representação Arquivística seus conceitos, históricos e
procedimentos, seus usos na atualidade por parte da Ciência da Informação e da Arquivística, os
aspectos da constituição histórica sob a ótica canadense e autores que contribuem para a construção
dos conceitos das funções que constituem o processo representativo da informação, em especial a
descrição arquivística, a influência da pós-modernidade no fazer e pensar arquivístico. A respeito dos
conteúdos a serem explorados no artigo algumas definições já podem ser apresentadas como a de
representação arquivística; descrição, seus instrumentos, aplicações e suas relações com o contexto das
organizações a qual servem.
A representação arquivística é o ato que busca criar meios que possibilitem o acesso às
informações contidas em documentos de arquivos envolvendo processos organizacionais e descritivos
com fluidez, evoluindo de acordo com o contexto social ao qual o documento está inserido. A
representação procura por meio dos processos de classificação e descrição, estabelecer comunicação
entre o órgão produtor da informação e o usuário de maneira eficaz. O termo representação, assim,
compreende então as funções de classificação e de descrição. Estas duas são as que melhor captam o
trabalho realizado pelo profissional de arquivo na organização, reorganização, interpretação, criação
de termos substitutos e outros que integram o processo representacional (Yakel, 2003).
De acordo com vários autores, como Barros (2016), Heredia Herrera (1991), Tognoli (2012) e
Weber (1989), a descrição arquivística tem como propósito estabelecer acesso a materiais por meio de
instrumentos de pesquisa. Fazendo desta uma função subjetiva, afetada diretamente pela visão de
mundo, conhecimentos do profissional de arquivo, especialmente na análise e síntese efetuada na
elaboração dos descritores. Tratando-se acima de tudo como um dos processos nucleares para o
desenvolvimento da prática arquivística e para a preservação e acesso dos documentos históricos,
culturais, técnicos e sociais.
A descrição coloca em análise o princípio da proveniência, a classificação e o contexto do órgão
produtor possuindo uma multiplicidade de caráter, incluindo, de acordo com Yakel(2003) mais de uma
proveniência ao documento de arquivo. Tornando o campo da descrição contemporânea um espaço
dinâmico e contínuo com o foco voltado ao contexto social, organizacional e funcional contemplando
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este campo com perspectivas novas tanto dos processos de criação do documento quanto a organização
do conhecimento arquivístico, propondo que todos os contextos atribuídos àquele documento sejam
incluídos na descrição e por consequência em sua representação (TOGNOLI, 2012).
A vista que a representação arquivística surge em um no novo cenário social da pós
modernidade e das tecnologias de informação e comunicação vem incluindo novas perspectivas e por
consequência, modificações nos procedimentos aplicados ao fazer arquivístico, como resultado o artigo
evidencia a trajetória da representação arquivística no contexto canadense subsidiando o projeto maior
a qual se vincula, que estuda a representação no contexto brasileiro, canadense e australiano.
Financiado pela CAPES por meio de Auxilio de Pesquisa. Assim, apresenta-se um quadro comparativo
entre autores, o percurso de um processo e a relações fundadoras entre a classificação e a descrição
arquivística. A fim de subsidiar a discussão e análise por meio da semântica textual e da linguística
como métodos que compreendam a nova realidade mundial (pósmodernidade), e as peculiaridades
referentes as realidades das instituições arquivísticas
2.Práticas arquivísticas e pós-modernismo
O surgimento de uma nova sociedade pós-industrial no século XX, com novos parâmetros de
comportamento social, com transformação do cenário tecnológico e evolução do conhecimento
científico, encaminharam um novo movimento que busca organizar esta evolução generalizada: o pós-
modernismo. Este traz em si o combate as generalidades; a necessidade das áreas do conhecimento e a
teorização de práticas, trazendo a teoria para estabelecer uma ciência diferente do positivismo do século
XIX.
A era pós-moderna estabelece ao contexto mundial um cenário solúvel e passivo de
desconstrução de velhos paradigmas para a reconstrução de novos de forma contínua e com paradoxos
claros, sendo difícil de criar definições para este e por isso, talvez, suas ideias sejam difíceis de serem
aceitas por alguns.
Com a propagação da corrente pós-moderna nas diversas áreas do conhecimento, as realidades de
muitas profissões foram alteradas, trazendo novas perspectivas e caminhos de atuação antes não
explorados devido a limitação do fazer. Na arquivística o cenário positivista da prática pela prática se
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estabelece desde que as atividades, especialmente as representacionais- classificação e descrição,
surgiram apenas como práticas puras para auxiliar o controle da guarda de documentos, tendo
inicialmente apenas manuais e convenções que estabeleciam parâmetros de como fazer, sem refletir a
fundo as atividades e ações que geraram o documento ou as funções exercidas pelo órgão produtor do
documento ou a realidade local. ( COOK, 2012; 2013 ).
Com as novas perspectivas, a arquivística se vê levada a pensar as práticas além dos manuais, tornando-
se uma ciência que estabelece vínculo direto com a sociedade quebrando a figura profissional até então
de guardião, passando a adquirir novas configurações como de gestor, mediador da informação,
pensador teórico e também técnico.
Cook (2012, p.125) esclarece quanto a mudança de visão do profissional sobre si mesmo sob
efeito da pós-modernidade “para os arquivistas, a mudança de paradigma requer deixar de identificar
a si mesmos como guardiões passivos de um legado herdado, para celebrar o seu papel na formação
ativa da memória coletiva (ou social)”. A abordagem de Terry Cook, é a principal que defende o
pósmoderno dentro da Arquivística, explorando a nova visão mundial, aplicando-a na prática
arquivística, e na teoria estabelecendo a importância do contexto por trás do documento, valorizando
o processo ao invés do produto, a importância do profissional na sociedade, além de trazer para reflexão
o avanço tecnológico que vem modificando a maneira de produção, guarda e acesso aos documentos.
Cook quanto ao paradigma vivido até a modernidade coloca a profissão de arquivista como:
“Uma profissão enraizada no Positivismo do século XIX, muito mais do que em
estudos anteriores ligados à Diplomática, resultou em estratégias e metodologias que
já não são viáveis num mundo pós-moderno e computadorizado. ” (COOK,2012, p.
124)
Então o estabelecimento do pensamento pós-moderno em solo arquivístico traz consigo
possibilidades de ampliação da área, a transversalidade com outras áreas do conhecimento, o que
coloca o pensamento arquivístico em constante dinâmica com a atualidade, seguindo as perspectivas
sociais, tecnológicas, jurídicas, atuando como ação de cidadania a partir do momento em que a
organização da informação para a difusão passa a ser seu objetivo principal.
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3 O conceito de representação e organização no contexto Arquivístico.
A representação arquivística é o ato que busca criar meios que possibilitem o acesso às
informações contidas em documentos de arquivos envolvendo processos organizacionais e descritivos
de forma fluída. Este processo evolui de acordo com o contexto social ao qual o documento está
inserido e a representação procura por meio dos processos de classificação e descrição, estabelecer
comunicação entre o órgão produtor da informação e o usuário, se valendo da ordem original e do
contexto de produção documental, da criação de ferramentas de acesso e de sistemas resultantes das
atividades para desempenhar a representação de maneira eficaz (YAKEL,2003).
Parafraseando (YAKEL, 2003) propõe-se a representação como uma atividade ética, que
assimila os fatores sociais, culturais, políticos e econômicos nos esquemas de representação, o que
ocorre mediante a observação de processos já estabelecidos para a criação de novos processos que
melhor compreendam a realidade em questão e as necessidades dos documentos alocados naquele
arquivo.
Pensamento este que é ilustrado pelo exemplo da primeira tentativa de padronizar a
representação por J. C. Fitzpatrick na Biblioteca do Congresso, suas notas relacionadas ao cuidado,
catalogação, calendário e organização dos manuscritos publicadas em 1913, contém questões
implícitas quanto a rearranjo e expõe a tensão do tratado de Fitzpatrick quanto a incapacidade de
conciliar a representação em um esquema de arranjo mais amplo e a descrição muito detalhada dentro
de um mesmo esquema, questão que àquele momento parecia não beneficiar a atividade
representacional de maneira eficaz.
O termo representação assim compreende então as funções de classificação e de descrição. Estas duas
são as que melhor captam o trabalho realizado pelo profissional de arquivo na organização,
reorganização, interpretação, criação de termos substitutos e outros que integram o processo
representacional. Yakel (2003) afirma que a classificação arquivística é também um ato representativo,
e que mesmo perdido o sentido da ordem original devido a manutenção da massa documental ou a
desordem provocada pela acumulação, ainda assim é possível representar a informação.
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Junto a esses processos/funções onde a classificação está inclusa como função, esta contribui para a
eficiência da representação e melhor organização do conhecimento, visto que influencia e está
intimamente ligada ao princípio da proveniência e manutenção da ordem original.
Na Arquivística Pós-Moderna vários fatores implicam para um constante pensar no fazer da
representação. O princípio da proveniência na representação, apresenta multifaces de contextos na
produção contemporânea, neste busca-se apoiar atividades variadas e estágios de produção em órgãos
diferenciados, onde é necessário estabelecer a conexão entre os contextos de criação e órgãos criadores,
de maneira que todas estas sejam inteiramente representadas no momento da classificação, arranjo e
descrição do conhecimento (TOGNOLI, 2012).
A representação não está preocupada somente com o documento em si mesmo, mas com suas
funções e seus órgãos produtores (BARROS,2016), assim:
Logo, o estudo da proveniência como um pressuposto para a representação arquivística encontra fulcro não apenas na compreensão do conteúdo imediato do documento, mas também em sua relação com os criadores, as funções e os sistemas de gerenciamento e manutenção. Mais uma vez, todos os contextos devem ser representados no momento da classificação/arranjo e descrição do conhecimento arquivístico. (TOGNOLI, 2012, p.85).
Fatores como a realidade da instituição arquivística e a realidade social a qual a instituição está inserida
influenciam na representação da informação, e o papel do profissional arquivista se faz importante,
pois como sujeito que media a relação da informação com o público, é responsável pela construção do
saber histórico e gerenciamento do fluxo informacional, sendo ativo no processo representação.
Especificamente, no que tange à representação desse conhecimento, é importante destacar o papel do arquivista enquanto um agente ativo na construção da memória e na atribuição de sentidos, uma vez que o significado do documento deve ser agora, constantemente renovado à medida que cada usuário o utiliza com objetivos
diferentes. (TOGNOLI, 2012, p.84).
As funções de Descrição, Avaliação e Classificação são importantes para a organização da informação
e permissão de acesso por parte do usuário, pois são metodologias de difusão em que a representação
da informação encontra seu alicerce para a ampliação e renovação de seus modos de fazer e
instrumentos (BARROS; MARTINS,2015).
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AUTOR DEFINIÇÃO
ELIN K. JACOB &
DEBORA SHAW
“O termo "representação" é usado para se referir ao processo ou atividade de representar e aos objetos produzidos por uma instância disso atividade. O processo de representação procura estabelecer correspondência sistemática entre o domínio de destino e o domínio de modelagem e capturar ou "re-presente", por meio do domínio de modelagem, o objeto, os dados ou informações no domínio de destino ... Para que a medida em que essa re-apresentação corresponde a, ou modelos, objeto, dados ou informações no domínio alvo, os dois possam ser pensados como representacionalmente equivalentes.” ( JACOB ; SHAW, 1998, p. 146, apud, YAKEL, 2003, p. 1-2).
MARTINS
“A representação arquivística, conforme Lopes (2013) visa dentre outras
coisas olhar a informação desde suas primeiras fases perpassando pela
avaliação, classificação, e finalmente e de modo mais profundo e
específico nos arquivos permanentes com a descrição.” ( MARTINS,
2016, p.39).
4.Classificação
A classificação arquivística, como função de grande importância dentro da área da Arquivologia, é
apresentada e discutida por uma gama de autores e correntes teóricas, porém estas duas afirmativas
representam de forma sintetizada seu conceito e sua aplicação prática. Sousa (2003, p.241) aponta,
“entendemos, entretanto, que a função de classificação é matricial, isto é, a partir dela que as outras
funções/intervenções ganham corpo, consolidam-se, configuram-se”, Schellenberg (2006, p. 83)
complementa e afirma a respeito da classificação que “para se atingir esses objetivos torna-se
necessário que os documentos sejam: bem classificados e bem arquivados”. Sobre a classificação
Sousa (2003) diz:
A classificação é uma função importante para a transparência e o compartilhamento de informações, que são caminhos seguros para a tomada de decisão, para a preservação da memória técnica e administrativa das organizações contemporâneas e para o pleno exercício da cidadania. (p.240).
Para Barros (2016) a classificação é considerada uma atividade limítrofe que interliga a gestão de
documentos com as atividades de acesso e a preservação de documentos. Assim, os processos de
classificação e descrição tidos como fundamentais na prática de arquivo e os primeiros a serem
conceituados na prática de arquivo, revelam a interdependência de tais para a organização do
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conhecimento e representação. Com o início da integração entre as atividades de organização de
arquivos e consolidação da área.
Porém, na teoria arquivística, só recentemente ambas as atividades começaram a serem vistas como um processo único e contínuo de análise e síntese da informação contida nos arquivos, ou seja, o processo compreendido aqui como a representação orgânico contextual. (Barros, 2016, p.35).
Assim, compreende-se que o intuito da classificação quanto a documentos e informações é de
organizá-los, possibilitando a ocorrência de outras funções/ etapas no processo de tutela de
documentos, e também após todas as etapas, estes possam ser localizados facilmente quando
solicitados, atendendo as demandas dos usuários do arquivo e dos próprios arquivistas. O usuário de
arquivo deve ser um dos principais focos na organização de um acervo, pelo motivo de que o
organizador não está organizando/classificando o acervo para si, mas para atender as demandas de
setores deste arquivo.
Segundo Barros & Moraes, (2013, p. 59) “todas as classificações são fruto de um percurso construído
socialmente, debatido e refutado nas esferas institucionais que se relacionam, quer sejam estruturais,
funcionais por assunto ou codificados”. Isto diz respeito às características relacionais entre as estruturas
que compõe a instituição geradora do documento que serão representados seguindo um tipo de
classificação, adequado de acordo com as relações compreendidas e que melhor se aplique a realidade
desta.
Na esfera da organização dos documentos o princípio básico de respeito aos fundos é o desencadeador
de mudanças na arquivística, sendo peça importante para a compreensão da instituição arquivo e de
sua organização. Sobre os princípios que norteiam as funções arquivísticas, apontados no Manual dos
Holandeses, Barros & Moraes (2013) observa que o princípio de respeito aos fundos é visto como parte
constituinte do arranjo e descrição de documentos. A função de classificar documentos apresenta
importância para a gestão de documentos tanto digitais quanto suporte de papel, pois permite que as
informações sejam organizadas de forma racional facilitando o trabalho de recuperação da informação
e também para apontar quando essas informações (documentos) deverão ser adequadamente
descartadas.
O estudo da instituição produtora dos documentos é uma ação necessária para que os princípios
arquivísticos não sejam violados: o princípio da proveniência, respeito aos fundos e a ordem original.
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A sistematização dos dados levantados conforme análise feita, observando o órgão produtor e os
setores pelos quais a documentação e a informação transitam são importantes para a organização dos
documentos de arquivo, detectando com clareza as funções primordiais assumidas pelo organismo
produtor e assim assumidas pelo documento.
Quando o documento passa por este processo de investigação e conhecimento, o documento já
classificado recebe uma notação, que de acordo com Piedade (1983) apud Rios (2010) é:
[...] o conjunto de símbolos destinados a representar os termos da classificação, traduzindo em linguagem codificada o assunto dos documentos, e permitindo sua localização nas estantes, nos catálogos e nas tabelas de classificação. (p.38)
A notação que o documento recebe pode ser por números, letras e sinais gráficos, pode ser uma notação
pura, tendo apenas um caractere (apenas letra) ou então notação mista quando possui mais de um
caractere (letra e número). O principal objetivo da notação é a localização do documento no arquivo
ou no repositório onde o mesmo esteja armazenado. As funções detectadas envolverão
necessariamente, atividades que este deve cumprir de forma direta (atividades-fim), bem como
atividades que lhe servem como suporte (atividades-meio), estas duas atividades serão diferenciadas
por meio de um plano de classificação, o qual, deve ser estabelecido por uma comissão de avaliação
de documentos de arquivos multidisciplinar, tendo o arquivista como um dos responsáveis.
Ao estabelecer as “classes” do plano de classificação, deve-se seguir um critério de
classificação que pode ser: “funcional” (classes correspondendo a funções), “estrutural” (classes
correspondendo a “estruturas” – departamentos, divisões, setores) ou por “assunto”
(GONÇALVES,1998). Segundo Schafer e Lima (2012), o tipo de classificação mais adequado varia
de instituição para instituição o profissional responsável (nem sempre arquivista) definirá o melhor
para se trabalhar de acordo com sua produção de documentos.
Ao criar as classes deve-se procurar manter um nível de generalidade ideal, que proporcione e
apresente pelo menos três qualidades ao plano de classificação: Simplicidade, Flexibilidade e
Expansibilidade. Estas três qualidades permitem que o plano de classificação seja aplicado sem muitas
dificuldades, e com a possibilidade de adaptação a situações não previstas nos levantamentos efetuados
para a elaboração, como o surgimento de novas atividades, ou a incorporação de novos documentos a
classes anteriormente definidas, ou o desmembramento ou criação de novos setores dentro da
instituição.
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AUTOR DEFINIÇÃO
BARROS
“A classificação é uma atividade gerencial e de planejamento não só para os arquivos, mas para as administrações que geraram os documentos. Assim, a construção do plano de classificação deve contemplar as relações entre os documentos, mas não só essas, também, as relações entre os documentos e as pessoas, assim, o sistema de classificação se tornaria uma ferramenta útil e facilitadora da descrição e avaliação dos documentos. Assim, a classificação funciona como a base para todos os processos de organização de arquivos e evidentemente para a representação do conhecimento
arquivístico.” ( p. 36)
SOUSA
“A classificação aparece assim, nas várias definições, como uma
atividade intelectual do arquivista. Com as informações obtidas
sobre o sujeito acumulador de documentos (a entidade), ele constrói
uma representação ideológica, que revela o sentido e o conteúdo das
relações entre os documentos. A representação, entretanto, é
limitada pela gênese dos documentos, ou seja, pela maneira que eles
surgem, como resultado de uma missão institucional.( p. 136-137).
5. Descrição
De acordo com Barros (2016), a palavra descrição vem do termo em latim descriptio originário de
outro termo, o describere que tem por significado: “transcrever, copiar, narrar, definir, distribuir,
colocar em classes, escrever sobre” (p.36). Analisando pelo significado literal do termo, o ato da
Descrição arquivística procura explicar os documentos e facilitar a compreensão de sua origem, fundo,
contexto de proveniência, sua relação com outros documentos, sua forma e conteúdo. A descrição de
documentos é uma atividade antiga, porém seus objetivos passaram por mudanças ao longo do tempo,
principalmente após a Revolução Francesa. Bellotto (2006, p.176) relata que desde o século XIII a
arquivística aponta a existência de inventários de documentos de inúmeras comunas francesas. A
utilização do inventário, instrumento de pesquisa que pelo que se vê é antigo porém ainda muito
utilizado na modernidade para a criação de novos instrumentos, se fez possível mediante a prática da
descrição de arquivos.
Em um conceito mais atual a arquivística conceitua descrição como uma análise realizada sobre os
fundos e documentos de arquivos agrupados de maneira artificial ou natural com finalidade de
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sintetizar as informações contidas nesses documentos para disponibilizá-los aos interessados
(usuários), por intermédio dos instrumentos de pesquisa, ou ainda:
A descrição é a ponte que comunica o documento com os usuários. Na cabeça da ponte
está o arquivista que realiza uma tarefa de análise que supõe identificação, leitura,
resumo e indicação que transmite ao usuário para que este inicie a recuperação no
sentido inverso a partir dos indíces.( Herrera, 1991, p. 300, tradução nossa).
Como “ponte” a descrição arquivística é a atividade arquivística que tem por finalidade a elaboração
de instrumentos gerados a partir da análise dos fundos no geral e dos documentos em particular,
compreendendo desde a tipologia, conteúdo, lugar, data, caracteres externos e também os dados para
sua localização, se faz necessária tantos nos arquivos administrativos quanto em arquivos históricos
(Herrera, 1991). A descrição tem como função descrever e representar o conhecimento orgânico, dando
o acesso à informações registradas em documentos (independentes do suporte) ou fundos de arquivo,
que servirá tanto para o encaminhamento à pesquisa quanto ao conhecimento do público geral.
Lisa Weber (1989) declara que de acordo com o Grupo Canadense de Trabalho sobre Arquivo, a
Descrição Arquivística representa dentro do fluxo da informação o processamento de materiais de
arquivo o que permite aos administradores o controle das suas participações e também permite aos
usuários e aos arquivistas o acesso as informações sobre os conteúdos específicos de sua busca. O
propósito da descrição é afinal o de estabelecer acesso a materiais por meio de instrumentos de pesquisa
os quais são criados mediante normas, diretrizes, regras e especificações que norteiam a prática da
função.
As normas instrumento de descrição de âmbito internacional que propõe escopo para prática da
descrição são : ISAD (G) :General International Standard Archival Description; a ISAAR (CPF)
International Standard Archival Authority Record for Corporat Bodies; a EAD: Encoded Archival
Description; e a RAD :Canadian Rules for Archival Description, sendo estas duas últimas mais ligadas
ao contexto canadense. As normas auxiliam no trabalho do arquivista, porém não refletem de maneira
clara a relação entre os documentos e seus usuários causando deficiências e problemas na busca em
realidades não previstas na norma. Cabendo então, ao profissional analisar e aplicar as normas de
maneira a satisfazer as necessidades de sua instituição;
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A descrição arquivística é uma função subjetiva afetada diretamente pela visão de mundo e
conhecimentos do profissional de arquivo e como um dos processos nucleares para o desenvolvimento
da prática arquivística, a descrição coloca em análise o princípio da proveniência e o conceito de fundo
de arquivo para o desenvolvimento da representação de arquivos que atenda de forma eficiente as
organizações que produzem esses documentos.
O documento de arquivo é entendido como uma entidade social e cultural construída pelo autor para
ser um subproduto com um objetivo específico, carregado de imparcialidade já não podendo ser visto
de forma neutra e livre de influências funcionais e sociais no momento da organização e descrição
daquele conteúdo. (TOGNOLI, 2012).
Quanto ao princípio da proveniência:
[...] nas burocracias modernas, é comum que o mesmo documento seja criado, acumulado, e usado por numerosos e diferentes órgãos sucessivamente ou em paralelo. Documentos emanados de atividades administrativas são usados para apoiar e realizar outras atividades administrativas. Além disso, séries de documentos são deslocadas do controle e custódia de uma organização para outra. Essa realidade tem levado vários arquivistas a sugerir que os aspectos multifacetados da proveniência são desgastados quando a prática arquivística dita a criação de fundos em nível de descrição e credita a criação do documento (e portanto, sua proveniência) a apenas um indivíduo ou organização. (Duffy e Harris apud Tognoli, 2012, p. 85)
Essa multiplicidade de caráter incluindo mais de uma proveniência ao documento na produção
contemporânea, expõe o apoio a atividades variadas por um mesmo documento, tornando o campo da
descrição contemporânea um espaço dinâmico e contínuo com o foco voltado ao contexto social,
organizacional e funcional contemplando este campo com perspectivas novas tanto dos processos de
criação do documento quanto a organização do conhecimento, propondo que todos os contextos
atribuídos àquele documento sejam incluídas na descrição e por consequência em sua representação.
Tognoli (2012) ressalta que tanto o princípio da proveniência quanto o conceito de fundo devem ser
analisados como princípios conceituais em vez de entidades físicas, propondo concordância entre a
ideia de Bearman e Cook a respeito do quanto é fundamental o foco na conjunção de atividades e do
sistema de informação na organização e criação de documentos.
Na visão de ambos os autores é fundamental que a descrição arquivística tenha seu foco na conjunção do contexto da atividade e do sistema de informação na organização e criação de documentos. Essa conjunção pode acontecer no nível de fundo “contanto que o fundo esteja realmente apresentado como uma conjunção das funções dos criadores e das atividades de um lado e como a conjunção dos documentos e dos
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sistemas de informação – os verdadeiros produtos que procederam daquelas funções e atividades -ou no nível das séries(COOK, 1993, p. 28, grifo nosso). ( TOGNOLI, 2012, p.86)
Assim, a descrição como parte do processo de representação apresenta-se como principal apontamento na relação Organização, Arquivo e Usuários.
sua do
AUTOR DEFINIÇÃO
BARROS
“Portanto, a descrição visa explicar os documentos, serve para tornar
possível a compreensão do acervo/fundo arquivístico, sua origem, seu
contexto e proveniência, seu método de arquivamento, sua forma e
conteúdo, a relação com outros documentos, e a forma de como encontrar
a informação que se procura. Objetivando, portanto, controlar, recuperar
e fornecer acesso aos documentos.” ( p. 37)
HEREDIA
HERRERA
“[...] a descrição é a análise realizada pelo arquivista sobre os fundos e os documentos de arquivo agrupados natural ou artificialmente, com o objetivo de sintetizar e condensar a informação neles contida para oferecêla aos
interessados [...] ela é a ponte que comunica o documento com os usuários.
Na cabeceira da ponte está o arquivista que realiza uma tarefa de análise
que supõe identificação, leitura, resumo e indicação que transmite ao
usuário para que este inicie a recuperação em sentido inverso a partir dos
índices.” (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 300, apud, TOGNOLI, 2012,
p.81)
MARTINS
“Portanto, a Descrição visa explicar os documentos e serve para tornar
possível a compreensão do acervo/fundo arquivístico, de sua origem, do
seu contexto e proveniência, de seu método de arquivamento, de forma
e conteúdo, da relação orgânica com outros documentos.” ( p.42)
TOGNOLI
A descrição, enquanto o segundo processo dentro da representação
conhecimento arquivístico, exerce a função de informar acerca do conteúdo
dos documentos e de seus elementos formais, com o objetivo maior de
fornecer acesso às informações contidas nos fundos, grupos, séries ou peça
documental. (p. 81)
74
6. Aplicação dos instrumentos de pesquisa
A prática da descrição de arquivos estabelece produtos diretos de seu fazer. Como apontado por
Herrera (1991), as fichas e índices produzidos pela descrição dos dados de classificação, localização,
fundos, séries, sessões e subseções observados nos documentos, ou implementados durante a descrição
e estabelecidos por meio de um plano de descrição, culminam na representação dos documentos e de
seus agrupamentos.
A partir dos dados descritivos são formuladas ferramentas que propõe a busca da informação solicitada
poupando tempo ao pesquisador e ao próprio arquivista durante a busca tanto no âmbito físico quanto
digital (Ecoded Archival Description).Yakel (2003) observa que os arquivistas, na sua maioria, tratam
os instrumentos de pesquisa como um gênero de documento e não como um conjunto de elementos de
dados principalmente no âmbito digital o que traz como consequência o desenvolvimento lento nas
questões de representação digital de informação.
Na Arquivística os instrumentos de pesquisa mais utilizados na representação dos documentos, são os
guias, inventários, catálogos, sendo aplicados de acordo com as demandas estabelecidas pela
instituição que aquele acervo busca servir. Vale lembrar que de um único instrumento de pesquisa,
outros podem ser desenvolvido, pois uma vez que representada a informação seu acesso, uso,
compreensão e interpretações gerarão novas representações.
A conexão entre o documento e seu contexto é um processo intelectual que é materializado por meio dos instrumentos de pesquisa resultados dos processos de representação do conhecimento arquivístico e entendidos como uma ponte entre o usuário e o documento. Para Cook (2001), o processo de descrição deve refletir a história do documento que está em constante mudança, uma vez que quando um usuário acessa o documento novas representações são criadas a partir dos novos usos e interpretações. (Tognoli, 2012, p. 89)
Para o contexto pós-moderno onde caminha a arquivística atualmente, a realidade na construção de
instrumentos permite com que estes sejam recriados e atualizados para refletir as realidades complexas
de constantes mudanças o que proporciona a criação de instrumentos de pesquisa não estáticos. A
questão pós-moderna e o padrão internacional trazem um certo desconforto quanto as normas
classificadas como gerais como a ISAD(G), ISAAR (CPF), e as normas mais específicas e “adaptadas”
a realidade norte-americana, EAD e a RAD. Este desconforto ocorre devido as mudanças conceituais
que essas normas não sofrem em sua aplicação sendo assim um desafio para o profissional que interage
75
com um ambiente onde há uma dinâmica de desconstrução contínua de rotinas padronizadas visto que
os outros processos que englobam essas rotinas são fluídas.
A utilização das normas observando o contexto organizacional, deve ser inclinada para o subjetivo e
não ser um ato mecânico. A padronização existe não como o ponto principal do processo
representacional, mas como auxiliar deve apenas garantir que elementos importantes para a criação de
instrumentos de pesquisa estejam presentes, levando em conta as características peculiares da
instituição, dos documentos e dos usuários, sendo estes instrumentos reformulados sempre que
necessário e que mudanças significativas ocorram na estrutura. Instrumento de pesquisa, assim como
a realidade, é elemento dinâmico.
7. Considerações Finais
A análise das práticas arquivística como as de descrição e classificação a luz do pensamento pós-
moderno abre espaço para debate a respeito do campo de atuação como prática pensada e moldada às
mais diversas realidades atendendo desde as necessidades mais simples as mais complexas, refletindo
em um sistema de representação “completo” e passível de ajustes que atendam as demandas. A busca
por esse ideal é fruto de uma ação racional que não pode ser entendida como finita, mas continuada
assim como os demais fluxos sociais.
As novas maneiras de enxergar as atividades práticas da área a partir da perspectiva do modelo
arquivístico canadense que em si, inclui princípios pós- modernos, possibilitam também a pluralidade
de conteúdos que surgem para apoiar as atividades práticas e a expansão teórica, como a relação da
arquivologia com a semântica textual e linguística que desenvolve a área da representação da
informação por intermédio do trabalho com as óticas das unidades geradoras de documento e implícitas
no campo textual, assim como as tecnologias auxiliam na difusão da informação e organização, a
história no entendimento dos fatos transversais ao contexto organizacional entre outras disciplinas que
vem colaborando e esclarecendo o campo das relações entre Arquivo e o usuário.
As práticas de arquivo podem ser bem mais profundas e reflexivas do que o simplesmente fazer e
podem contribuir para a sociedade de maneira mais pontual e direta, utilizando seus instrumentos de
pesquisa e normas de maneira racionalizada, respeitando individualidades locais/ regionais, se
76
reciclando a medida que desconstruções e construções aconteçam de acordo com a sociedade fora das
quatro paredes do arquivo.
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78
LA IMPORTANCIA DE PROPONER TABLAS DE CONSERVACIÓN Y
DESTINO FINAL EN ARCHIVOS PÚBLICOS
Lic. Daniel Lorenzo Di Mari1
Resumen
Esta ponencia tiene por objetivo debatir sobre la responsabilidad que tiene el profesional de la Archivología con respecto a la eliminación de documentos públicos. Es importante que el profesional elabore tablas de selección y destino final, para de esta forma poder
contar con una normativa que colabore con la gestión de archivos.
Hoy en día no se puede aceptar que los archivos que contienen documentos públicos no cuenten con normativas relativas a la selección y eliminación de documentos, el Archivólogo debe presentar las propuestas necesarias para que la gestión de archivos sea la correcta, he aquí, la presentación de una propia experiencia.
Palabras Claves: Archivología, Archivos Públicos, Eliminación, Documentos,
Introducción
La presente ponencia, se encuentra basada en un proyecto que fue presentado y aprobado por las
autoridades del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba, el objetivo es reglamentar procesos
sobre los procedimientos que deberían implementarse en la Institución con respecto a la eliminación
de documentación prescripta por ley, que se encuentra físicamente en el Archivo.
Para dar cumplimiento a dicho objetivo se ha efectuado un minucioso estudio de todos los
documentos que son generados por la Institución, como asimismo los que forman parte del acervo
documental que contiene el archivo que no son generados por la Institución (Resolución 226,1976), se
refiere concretamente a las rendiciones de cuentas de los diferentes Ministerios, que son presentadas
al Tribunal para que se efectúe el control de los gastos públicos, cumplimentando lo prescripto por ley.
Fruto de este trabajo, el Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba, ha emitido una
normativa (Resolución 136, 2016), que permitirá decidir el período de tiempo durante el cual los
valores se aplican a los documentos en un contexto que tiene en cuenta la relación esencial que existe
entre el organismo o la persona y los documentos de archivo que genera en el marco de sus actividades.
1 Universidad Nacional de Córdoba
Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba
Mail: [email protected]
79
Se dispone los procedimientos para la eliminación de documentos que les son propios y la derivación
de los que no lo son, siguiendo normativas preexistentes. La Resolución cuenta con un anexo que es la
Tabla de Retención y destino Final de documentos, esta tabla es la culminación, fruto de un trabajo
interdisciplinario, puesto que han intervenido profesionales tales como archiveros, abogados y
contadores. Se ha tenido en cuenta lo sugerido por el Departamento de Personal y
Sueldos en cuanto a los documentos relativos a “liquidaciones” a las cuales se le designa el plazo que
estipulan las normativas vigentes, pero con la observación de mantener como conservación permanente
hasta recibir sugerencias de dicha área, todo esto es para no afectar la información que le requieren a
la oficina de personal los numerosos usuarios que sobre este tema consultan.
La tabla ha sido codificada, es decir que a cada tipo documental se le ha asignado un número,
como así también a las diferentes áreas generadoras de los mismos; en la misma se describe claramente
la base legal que estipula el plazo de retención y destino final.
Para este trabajo se ha utilizado estrategias de investigación documental, comparación jurídica
del derecho vigente en Argentina y la Provincia de Córdoba (esencial para lograr la sistematización de
los conocimientos), el método histórico descriptivo (para el conocimiento de las variables que
influyeron en la creación y sanción de las leyes tomadas en cuenta para este trabajo). Toda esta
metodología permitió analizar los modos de implementar una Tabla de Retención y Destino Final para
todos los fondos que componen el Archivo del Tribunal de Cuentas de La Provincia de Córdoba.
El resultado que se espera obtener, es transparentar los procesos llevados a cabo para la
eliminación de documentos en la Institución, ya que la tabla estipula los plazos de retención haciendo
referencia a los tipos documentales y deja claro el destino final de los mismos.
Esta ponencia tiene la intención de poder generar discusión sobre la importancia que tiene la
elaboración de tablas de retención y destino final de documentos dentro de las administraciones
públicas y asimismo poder analizar los diferentes formatos que se pueden confeccionar.
Este trabajo se encuentra acorde a lo manifestado por las leyes de Carta del Ciudadano (8835, 2000)“la
misma estipula que la Administración Pública debe adoptar estándares precisos y documentados de
calidad, como así también propone evaluar el rendimiento de aquellos servicios que se presta a la
sociedad” y Modernización del Estado de la Provincia de Córdoba(9088, 2000) cuyo objetivo
primordial es “la prestación del servicio estatal con eficiencia, promoviendo la información amplia y
80
oportuna, la transparencia de la gestión pública, la constante rendición de cuentas y la plena
responsabilidad de los funcionarios”.
Referencia institucional
El Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba, fue creado por la Constitución Provincial del año
1923, establece: "La aprobación o desaprobación de la percepción e inversión de caudales públicos,
hechas por todos los funcionarios y administradores de la Provincia, estará a cargo de un Tribunal de
Cuentas... Este Tribunal será compuesto de un Presidente y dos vocales nombrados por el Poder
Ejecutivo con acuerdo del Senado y serán inamovibles".
En el año 1957 el Tribunal de Cuentas dicta su Reglamento en el cual se establece normas básicas
como "Preparar la planilla de asistencia diaria y atender los trámites referentes a licencias del personal,
inasistencias y sanciones disciplinarias”. Esta normativa fue el primer intento de organizar de alguna
manera los documentos que estaban contenidos en el archivo de la Institución, pero queda claro que se
prestaba una especial atención a los documentos generados por la oficina de Personal, no haciendo
mención alguna al resto de documentos importantes, tales como las actas y las resoluciones
aprobatorias que son generadas por la Institución cuya conservación es permanente. En el año 1972
se dicta la Ley Orgánica (6138, 1972), la que expresa "El Presidente del Tribunal tiene entre otras la
atribución, de ejercer la Superintendencia Administrativa del Tribunal y relacionarse
institucionalmente con los Poderes del Estado".
En el año 1987 se modifica la Constitución de la Provincia donde en su primera sección capítulo
octavo se expresa sobre el Tribunal de Cuentas, mientras que en el art.126 hace referencia a la
conservación de los miembros con la diferencia que éstos serán elegidos por voto popular y durarán
cuatro años en sus funciones. En el mismo año se sanciona la nueva Ley Orgánica (7630,1987) que es
la que rige en la actualidad.
Hoy en día el Tribunal cuenta con una cantidad aproximada de trescientos cuarenta empleados y están
afectados al Archivo siete personas, un jefe de División, y cinco empleados administrativos.
En cuanto a su capacidad edilicia, el Archivo del Tribunal de Cuentas, cuenta con cinco
depósitos documentales que permite albergar una cantidad de 868,5 metros lineales de documentos.
81
Gestión realizada para la tabla de retención y destino final de documentos
Lamentablemente cuando hablamos de la Administración Pública, sabemos que se encuentra
presente la tan temida burocracia, este es un caso que ha pasado por todos esos procesos, pero que
después de tanta lucha se ha llegado a un buen resultado.
Todo se inicia con el ingreso a la mesa de entradas del Tribunal de Cuentas de la Provincia de
Córdoba, del expediente número 81-20135/2002, generado por una presentación de la División
Archivo; en el mismo el Sr. Director de Fiscalización Legal se ha expedido al respecto por medio del
dictamen Nro.11/02, en relación al Decreto de la provincia de Córdoba Nro. 1659/97 (que estipula los
modos para eliminar documentos en la provincia cuyo anexo es la tabla de retención y destino final de
documentos) y el art.4023 del Código Civil (capítulo IV de la prescripción liberatoria de los derechos
y acciones) hoy Art. 2560 Libro Sexto Título I – Sección 2da. Plazos de Prescripción del Nuevo Código
Civil Argentino; aconsejándose que el Tribunal de Cuentas podrá mediante Resolución aplicar a su
dependencia las normas del Decreto provincial 1659/97 que según sus considerándoos, ha tomado en
cuenta los plazos de prescripción de la legislación vigente, siendo relevante el cumplimiento de lo
prescripto en los arts.5° y 6° del referido decreto en cuanto a la exhibición del listado referido a la
documentación que se hubiere cumplido con el plazo legal de conservación por el término de 20 días
en la Mesa de Entradas del Tribunal y la citación por edictos (art.58 de la Ley 6658) a todos los
interesados en cada caso en la devolución de la documentación.
Es importante destacar que la tabla del citado decreto tiene muy pocos tipos documentales que
involucran al Tribunal de Cuentas y que las eliminaciones en la Provincia de Córdoba han tenido los
vaivenes de las diferentes gestiones en cuanto a la eficiencia en el trámite.
Teniendo en cuenta lo manifestado y la autonomía del Tribunal de Cuentas, se ha llegado a la
conclusión de proceder a tomar lo prescripto por el decreto provincial tal como se lo ha mencionado
anteriormente, no obstante con respecto a “la documentación propia del Tribunal que en su mayoría
no se encuentran estipuladas en la Tabla que contiene el decreto 1659/97 de la Provincia de Córdoba”,
y con la finalidad de hacer eficiente la eliminación de documentos de esta Institución, asimismo reducir
la posibilidad de errores, estipulando correctamente los documentos que se puede eliminar
definitivamente, es que se ha elaborado una tabla de Plazos de Retención y destino final propia; que
es la que se presenta como anexo de esta ponencia. Esta tabla es un instrumento de gestión que se
integra al proceso administrativo, agrupa los plazos de conservación que dispone la Institución para
82
racionalizar la conservación de sus documentos. Permitiendo de esta forma difundir los plazos de
conservación, aplicarlos, asegurarse el control, la aprobación, el seguimiento de los trámites.
Conclusiones
Si bien la puesta en práctica de la normativa se ha comenzado a ejecutar en el presente año, se
puede llegar a manifestar que la resolución Nro 136/16 trajo aparejado lo siguiente:
• Se dio una solución definitiva al problema de acumulación de documentación
innecesaria en el archivo.
• Queda asentado un dispositivo legal para que cualquier persona que se encuentre a cargo
del archivo proceda a eliminar documentos siguiendo las indicaciones de la
correspondiente tabla.
• Elimina la toma de decisiones arbitrarias y de poco fundamento.
Es importante manifestar que el Tribunal de Cuentas a tomado esta postura no por estar en
contra de lo manifestado por el decreto provincial 1659/97, sino que toma de él ejemplo y elige eliminar
sus documentos de este modo para agilizar el trámite. Esto no quita que en el futuro se instauren
negociaciones para incluir esta tabla al Decreto Provincial para trabajar en forma conjunta con la
provincia a los fines de lograr la excelencia en la gestión de archivos.
83
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Normativas:
Constitución de la Nación Argentina. Argentina, 15 de diciembre de 1994
Constitución de la Provincia de Córdoba. Córdoba, 27 de abril de 1987
84
Ley N° 7630. Orgánica del Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba, Córdoba, 19 de noviembre
de 1987.
Ley N° 9088. Modernización del Estado de la Provincia de Córdoba, Córdoba, 25 de marzo de 2000.
Ley N° 8835. Carta del Ciudadano, Córdoba, 25 de Marzo de 2000
Resolución Nº 226. Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba, Córdoba, 1976
Resolución N° 136. Tribunal de Cuentas de la Provincia de Córdoba, Córdoba, 26 de septiembre de
2016.
85
ANEXO
Códigos Asignados según Tipo Documental Resoluciones 1
Actas 2
Expedientes Documentos de Ajustes Contables D.A.C. Ministerios 3
Memoria Anual 4
Expedientes del Tribunal de Cuentas de la Pcia. de Córdoba 5
Estados de Cuentas a Aprobación E.C.A. del Tribunal de Cuentas 6
Providencias 7
Órdenes de Pago 8
Antecedentes Obras Sociales 9
Listados Contables 10
Requerimiento 11
Actuaciones Auditoría 12
Antecedentes de Liquidaciones 13
Estados de Cuentas a Aprobación E.C.A. de Ministerios 14
Antecedentes 15
Dictámenes 16
Oficios 17
Decretos 18
Resoluciones de Ministerios 19
Alquileres 20
Planos 21
Licitaciones 22
Inventarios 23
Notas 24
Títulos 25
Recibos 26
Presupuesto 27
Libretas 28
Asientos 29
Resúmenes Bancarios 30
Circulares 31
Compras 32
Expedientes Libramientos de la Contaduría General L.C.G. 33
Registros 34
Planillas 35
Backup 36
Compensaciones 37
Comprobantes 38
86
Mandamientos 39
Liquidaciones 40
Recibos 41
Boletín 42
Autorizaciones 43
Informes 44
Partes Diarios 45
Solicitudes 46
Carpetas Médicas 47
Tarjetas 48
Presupuesto 49
Extractos 50
Certificaciones 51
Memos 52
87
TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA PROVINCIA DE CORDOBA TABLA DE PLAZO DE RETENCION Y DESTINO FINAL
Codificación Según Función: A – Área Presupuestaria B – Área Legal C – Fiscalía Base Legal: A –Código Civil Argentino: Art. 4023 Capítulo IV de la prescripción liberatoria de los derechos y acciones B - Decreto de la Provincia de Córdoba 1659/97 (Tabla de Retención y Destino Final Documental) C – Resolución del Tribunal 226/76 (Transferencias de documentos a Ministerios) D – Resolución del Tribunal 152/93 (Documentos de Ajustes Contables – D.A.C.) Nro. As.
Área Tipo Documental Código Descripción del documento Original Copia Retención Base Legal Destino Final Observaciones
1 B Actas 2.01 del Tribunal X
Permanente B (3.01- 3.02 y 6.42
2 B Actas 2.01 del Tribunal
X 10 Años A Eliminación
3 A Actuaciones 12.01 Auditorías de Cortes X
10 Años A B (2.31)
Eliminación
4 A Alquileres 20.01 De locales que utiliza el Tribunal X
10 Años A B (6.19)
Eliminación Una vez finalizado el contrato
5 A Antecedentes 15.01 Programas Nacionales
X 10 Años A Eliminación
6 A Antecedentes 9.01 Obras Sociales X
10 Años A Eliminación
7 A Antecedentes de Liquidaciones 13.01 Novedades del Dpto. Personal X
10 Años A Eliminación
8 A Asientos 29.01 Libros de Bancos X
10 Años A Eliminación
9 A Autorizaciones 43.03 Horas Extras del Personal X
10 Años A Eliminación
10 A Backup 36.01 Copias en Cd.
X 10 Años A Eliminación
11 A Boletín 42.01 Impositivo X
10 Años A Eliminación
12 A Carpetas Médicas 47.01 Del Personal X
20 Años B (1.24) Eliminación Desde el
Cese,
renuncia,
exoneración, jubilación ordinaria e
invalidez, fallecimiento 13 A Certificados 51.01 Banco de Córdoba X
10 Años A Eliminación
14 A Certificados 51.02 Caja de Ahorro X
10 Años A Eliminación
15 A Circulares 31.01 De la Contaduría X
10 Años A Eliminación
16 A Compensaciones 37.01 Administración X
10 Años A Eliminación
17 A Compras 32.01 Autorizaciones X
10 Años A Eliminación
88
18 A Comprobantes 38.04 De Caja
X 10 Años A B (2.16)
Eliminación
19 A Comprobantes 38.01 Salario Familiar X
10 Años A Eliminación
Nro. As.
Área Tipo Documental Código Descripción del documento Original Copia Retención Base Legal Destino Final Observaciones
20 A Comprobantes 38.02 Seguro Obligatorio X
10 Años A B (1.34)
Eliminación Desde el Cese,
renuncia, exoneración,
jubilación ordinaria e invalidez,
fallecimiento 21 A Comprobantes 38.03 Obra Social S.E.P. – U.P.S. X
10 Años A Eliminación
22 B Decretos 18.01 De Ministerios visados por el Tribunal
X 10 Años A Eliminación Originales en los Ministerios La
intervención del Tribunal queda
asentada en actas del Tribunal 23 A, B y C Dictámenes 16.01 Del Tribunal X
10 Años A Eliminación
24 A Estados de Cuentas a Aprobación
(E.C.A.) 6.01 Del Tribunal X
10 Años A Eliminación
25 A Estados de Cuentas a Aprobación
(E.C.A.) 14.01 Ministerios X
3 Años C Transferencia Se devuelve
Origen al Ministerio
de 26 C Expedientes 5.01 Rendiciones de Cuentas del Tribunal X
10 Años
A B (2.17)
Eliminación
27 A Expedientes 5.02 Auditorías X
10 Años A Eliminación
28 B Expedientes 5.03 Investigaciones Administrativas X
10 años A B (1.46)
Eliminación
29 C Expedientes
3.01 Documentos de Ajustes
Contables (D.A.C.) –Ministerios
X
3 Años C y D Transferencia Se
devu
elve Responsable
al Ministerio
30 B Expedientes 5.04 Juicios del Tribunal X
10 Años A Eliminación
31 A Expedientes 5.05 Sueldos del Tribunal X
10 Años A B (1.02)
Eliminación
32 A Expedientes 33.01 Libramientos de la Contaduría General (LCG)
X
10 AÑOS A Eliminación
33 A Extractines 37.01 De Oficinas X
3 Años
Eliminación No estipulado
34 A Extractos 50.01 Bancarios de la Caja de Abogados X
10 Años A Eliminación
35 A Informes 12.03 Informes de Auditoría X
10 Años B (2.31) Eliminación
36 A Informes 44.01 Ausentismo X
10 Años A Eliminación
37 A Inventarios 23.01 Series de Archivo X
Permanente B (2.38)
89
38 A Inventarios 23.02 Bienes Muebles X
10 Años A Eliminación
39 A Legajos 37.01 Legajos de Personal (pasivos)
X
20 Años 80 Años de Edad
B (1.32) Eliminación A contar desde
jubilación Ordinaria. En cualquier otro caso se
tomará el límite de edad Nro. As.
Área Tipo Documental Código Descripción del documento Original Copia Retención Base Legal Destino Final Observaciones
40 A Libretas 28.01 Control de movimientos de Expedientes (Listados y Tarjetas)
X
Permanente B (1.30)
41 A Licitaciones 22.01 Del Tribunal X
10 Años A Eliminación
42 A Liquidaciones 40.01 Mensuales X
10 Años (Permanente) Ver Observaciones
A B (2.13)
Eliminación A Solicitud del Departamento Sueldos y Personal
43 A Liquidaciones 40.02 Asociación Mutual de Empleados Públicos (AMEP)
X
10 Años (Permanente) Ver Observaciones
A
A Solicitud del Departamento Sueldos y Personal
44 A Liquidaciones 40.03 Caja Seguro de Vida X
10 Años (Permanente) Ver Observaciones
A
A Solicitud del Departamento Sueldos y Personal
45 A Liquidaciones 40.04 Horas Extras del Personal X
10 Años (Permanente) Ver Observaciones
A Eliminación A Solicitud del Departamento Sueldos y Personal
46 A Liquidaciones 40.05 Banco Social X
10 Años (Permanente) Ver Observaciones
A Eliminación A Solicitud del Departamento Sueldos y Personal
47 A Liquidaciones 40.06 Mutual Felipe Vallece X
10 Años (Permanente) Ver Observaciones
A
A Solicitud del Departamento Sueldos y Personal
48 A Liquidaciones 40.07 Seguro de Vida Banco Galicia X
10 Años (Permanente) Ver Observaciones
A
A Solicitud del Departamento Sueldos y Personal
49 A Liquidaciones 40.08 Unión Personal Superior (U.P.S.)
10 Años (Permanente) Ver Observaciones
A
A Solicitud del Departamento Sueldos y Personal
50 A Liquidaciones 40.09 Sindicato de Empleados Públicos (S.E.P.) X
10 Años (Permanente) Ver Observaciones
A Eliminación A Solicitud del Departamento Sueldos y Personal
51 A Liquidaciones 40.10 Planillas de Sueldos
10 Años (Permanente) Ver Observaciones
A
A Solicitud del Departamento Sueldos y Personal
52 A Listados Contables 10.01 Ministerios X
10 Años A Eliminación
53 A Mandamientos 39.01 Dpto. Personal X
10 Años A Eliminación
90
54 C Memoria Anual 4.01 del Tribunal X
B (10.11) Permanente
55 C Memoria Anual 4.01 del Tribunal
X 10 Años A Eliminación
56 A Memos 52.01 Para el Personal X
10 Años A Eliminación
57 A Notas 24.01 De Oficinas X
10 Años A Eliminación
58 A Notas 24.02 Para la Presidencia X
5 Años A Eliminación
59 A Notificaciones 43.01 Horas Extras del Personal X
10 Años A Eliminación
60 A Notificaciones 43.02 Sanciones al Personal X
10 AÑOS A Eliminación
61 A Oficios 17.01 De la
Secretaría
Fiscalización Presupuestaria
X
10 Años A Eliminación
62 C Oficios 17.02 De la Fiscalía
10 Años A Eliminación
63 A Ordenes de Pago 8.01 Ordenes de Pago de todos los Ministerios Gastos y Sueldos
X 10 Años B (2.10 y 2.11)
Eliminación
64 A Papeles de Trabajo 12.02 Auditorías X
10 Años A Eliminación
Nro. As.
Área Tipo Documental Código Descripción del documento Original Copia Retención Base Legal Destino Final Observaciones
65 A Partes Diarios 45.01 del Personal X
10 Años A Eliminación
66 A Planillas 35.01 Libros Contables X
10 Años A Eliminación
67 A Planillas 35.02 Retenciones Obra Social Apross X
10 Años A Eliminación
68 A Planillas 35.03 De Sueldos X
10 Años A Eliminación
69 A Planillas 35.04 De Asistencia del Personal X
10 Años A Eliminación
70 A Planillas 35.05 Tarjetas de Salidas del Personal X
10 Años A Eliminación
71 A Planillas 35.06 De Liquidaciones Unión Docente Arg Coop. Viv. Policial Asoc. Mutual Policía S.O.E.M.E.-AMPES
Seg. ASECOR ATE- Seg. La Caja
X
10 Años Permanente
A
A Solicitud del Departamento Sueldos y Personal
72 A Planos 21.01 Del Tribunal X
Permanente B (6.33)
73 A Presupuesto 27.01 De Compras X
10 Años A Eliminación
74 A Presupuesto 49.01 de la Caja de Abogados X
10 Años A Eliminación
91
75 B Providencias 7.01 Providencias del Tribunal de Cuentas
X 10 Años A Eliminación Original en el Expediente
76 A Recibos 26.01 Seguro de Automóviles
10 Años A
77 A Recibos 41.01 Asociación Mutual de Empleados Públicos (AMEP)
X
10 Años A Eliminación
78 A Recibos 41.02 Caja Seguro de Vida X
10 Años A Eliminación
79 A Recibos 41.03 De Sueldos del Personal X
10 Años A Eliminación
80 A Registro 34.01 Libro de Guardia X
10 Años A Eliminación
81 A Requerimientos 11.01 Libros de Requerimientos X
10 Años A Eliminación
82 B Resoluciones
1.01 Resoluciones de Presidencia del Tribunal de
Cuentas X
Permanente B (2.22-3.32-5.08)
83 B Resoluciones
1.02 Resoluciones del Tribunal de Cuentas X
Permanente B (2.22-3.32-5.08)
84 B Resoluciones 1.03 Resoluciones del Tribunal de Cuentas
aprobatorias de Gastos X
Permanente B (2.22-3.32-5.08)
85 B Resoluciones
1.03 Resoluciones Aprobatorias de Gastos
X 3 Años C Eliminación
86 B Resoluciones 19.01 De Ministerios visados por el Tribunal
X 10 Años A Eliminación Originales en los Ministerios La
intervención queda asentada en
actas del Tribunal 87 A Resúmenes 30.01 Bancarios X
10 Años A Eliminación
88 A Solicitudes 46.01 Justificaciones del Personal X
10 Años A Eliminación
89 A Tarjetas 48.01 De ingreso y egreso X
10 Años A
B (1.41) Eliminación
90 A Títulos 25.01 Propiedad del Automotor X
Permanente B (2.43)
92
A SOCIOLINGUÍSTICA E A FUNÇÃO FINALÍSTICA DA REPRESENTAÇÃO DO
CONHECIMENTO ARQUIVÍSTICO: uma abordagem teórico-conceitual inicial
1Thiago Henrique Bragato Barros
2Wanessa Rodrigues Martins
RESUMO
Desde meados dos anos 1980, especialmente por influencia das pesquisas da Arquivística norte americana viu-se uma transformação nas questões conceituais da Descrição Arquivística, conceitos como “contexto” e “representação” foram apresentados com novos sentidos e novas roupagens, estas inserções reformularam o modo de ser e fazer da Arquivística em âmbito mundial. A Sociolinguística, por sua vez, tem seu foco de estudo e análise centrada nos fatores sociais que determinam e influenciam na língua de um determinado grupo na busca por explicações às variações ocorridas na fala e
comunicação. A partir destas inferências procura-se estudar o nível de relação disciplinar entre tais disciplinas. Podem ser chamadas, nesta delimitação, de interdisciplinares? Quais contribuições podem ser compartilhadas e como ambas podem se fortalecer cientificamente? Estas questões foram estudadas nesta pesquisa com base na literatura de ambas áreas e no reconhecimento do aspecto contextual expresso em normas de Descrição Arquivística. Configura-se, portanto, esta pesquisa como exploratória, teórica e documental. Reconfigurando pesquisas já iniciadas em nível de Iniciação Científica, busca-se assim, contribuir para o crescimento de estudos interdisciplinares entre a Arquivística e a Linguística, afim de solucionar problemas da primeira em relação as atividades de representação.
Palavras-chave: Descrição; Representação Arquivística; Sociolinguística;
Abstract
Since the mid-1980s, especially through the influence of North American archival research, there has been a transformation in the conceptual issues of the Archival Description, concepts such as "context"
and "representation" have been presented with new meanings and new ideas these insertions have reshaped the mode of tinking and making archival scince worldwide. sociolinguistics, in turn, has its focus of study and analysis centered on the social factors that determine and influence the language of a particular group in the search for explanations of the variations occurred in speech and communication. From these inferences it is sought to study the level of disciplinary relation between these disciplines. Can they be called, in this delimitation, interdisciplinary? What contributions can be shared and how can both be scientifically strengthened? These questions were studied in this research based on the literature of both areas and the recognition of the contextual aspect expressed in norms of Archival Description. This research is therefore configured as exploratory, theoretical and documentary. In order to reconfigure research already begun at the level of Scientific Initiation, it is sought to contribute to the growth of interdisciplinary studies between Archival and Linguistics, in order to solve problems of the first in relation to the activities of representation.
1 Professor Adjunto na Faculdade de Arquivologia e do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da
Universidade Federal do Pará.- Brasil [email protected]. 2 Bacharel em Arquivologia pela Universidade Federal do Pará. Mestranda em Ciência da Informação pela UFAP. Bolsista
da Coordenação de Aperfeiçoamento de pessoal de Nível –Superior - Brasil [email protected].
93
Key-words: Description; Archival Representation; Sociolinguistics
1. INTRODUÇÃO
A Descrição Arquivística tem sua gênese teórica e conceitual nas ultimas décadas do século
XIX, embora sua atividade já fosse realizada por historiadores e arquivistas bem antes disso. Esta
função basilar da Arquivística consiste na síntese e condensação das informações nos acervos/fundos,
sejam estas referentes a organizações públicas ou privadas e pessoais.
Esta atividade além de crucial na organização do conhecimento arquivístico passou a
desenvolver um importante serviço à sociedade desde a década de 1980 quando se vê em trabalhos de
autores como Hugh Taylor (1984), Rousseau e Couture (1994) e mais recentemente Yakel (2003),
esforços em direção à renovação Arquivística, com isto, novas propostas surgiram como a redefinição
do objeto de estudo da Arquivística, em que anteriormente era compreendido como conjunto
documental passa a ser conhecido como informação orgânica, e a integração das funções Classificação
e Descrição incidindo na Representação Arquivística, que, resumidamente, vê estas atividades como
constituintes de processo por meio do qual se organiza, descreve e torna acessível a informação.
Busca-se analisar a Representação Arquivística como uma função para além de si, vê a
importância de seu papel social na conscientização do valor dos arquivos, no contexto da memória
institucional de modo geral, na preservação da memória e na eficácia da produção de conhecimento
por meio do uso e acesso às informações contidas nestes ambientes seja em forma analógica ou digital.
Para isto tem-se como a abordagem a questão a Sociolinguística, área que dedica-se aos
estudos da linguagem por invés social. Nos arquivos percebe-se que linguagem e escrita, reflexos
sociais de uma comunidade, povo, nação e etc., se vê registrada no ambiente de arquivo. Tem o método
observacional como condutor nas análises das literaturas referentes às disciplinas, seus conceitos e
definições bem como suas associações, se houverem, por meio dos instrumentos de descrição
Arquivística.
Visa-se então contribuir para o crescimento teórico e metodológico da Arquivista por meio
do aporte teórico da linguística. Construindo um paralelo teórico metodológico entre elas por meio de
quadros conceituais entre os autores principais de ambas as áreas no que se refere a Representação
Arquivística, Descrição e Classificação de um lado e do outro, as instâncias sociais da linguagem.
Trabalhos desta natureza tem sido desenvolvidos no âmbito do grupo de pesquisa
94
Organização e Representação em Arquivos e Bibliotecas- ORAB da Universidade Federal do Pará
(MARTINS & BARROS, 2016, BARROS & MARTINS, 2015 e Barros, 2016)
Em suma vê-se nas construções dos resumos descritivos a importância de se ter
conhecimentos concernentes a produção textual, especialmente em representar de forma fiel e
contextualizada a informação.
Para isto espera-se encontrar na Sociolinguística parâmetros que sejam capazes tanto de
formar intelectualmente o arquivista, neste contexto o descritor, como também evidenciar e fortalecer
cientificamente a finalidade destas disciplinas que desempenham duplo papel social
concomitantemente, a saber, tanto o de ser reflexo de uma sociedade como também de servir a outras,
sejam em diferentes culturas, regiões e épocas. Já que até o presente momento, existam no âmbito da
representação em arquivos formatos e linhas gerais que visam a condensação e análise, como as INDA
( Instrumentos Normativos de Descrição Arquivística) porém, todos esses processos detém
características profundamente subjetivas.
Esta pesquisa, trata-se portanto de uma reflexão das relações, que devido a própria
complexidade da perceptiva sociolinguística trata-se acima de tudo, de um ponto de partida. Apoiado
em uma trajetória que visa construir relações entre a linguística, a ciência da informação e a
arquivologia.
Espera-se assim contribuir para a construção de uma identidade Arquivística na América
Latina, em que se pode observar a necessidade de teorizarmos nossa área, bem como sua relação inter,
trans e multidisciplinar com outras disciplinas científicas.
2. Sociolinguística: A Representação Social da Língua.
A sociolinguística se dedica a analise e estudo da língua enquanto um fenômeno social. É o
estudo da linguagem em seu contexto social, isto é, a análise de fatores como escolaridade, faixa etária,
gênero, posição econômica, dentre outros.
Este entendimento a respeito do aspecto social da linguagem, embora pareça uma perspectiva
recentemente criada, tal qual a disciplina Sociolinguística, tem suas primeiras ideias em meados do
século XIX com os estudos de Antoine Meillet (Calvet, 2006).
Este linguista desenvolveu trabalhos com o objetivo de mostrar que a língua é um fato social.
Um de seus mais importantes e reconhecidos trabalhos, segundo Calvet (2006), é o artigo “Comment
lês mots changent de sens” (Como as palavras mudam de sentido) em que propõe uma definição de
95
“fato social” e enfatiza sua filiação ao sociólogo Émile Durkheim.
Ainda segundo o referido escritor, Meillet se distinguia de Ferdinand Saussure, linguista suíço
a quem postumamente é atribuída a obra Curso de Linguística Geral, porque Saussure considerava a
língua em si mesma, dissociando-a dos fatores sociais e históricos constituintes, para ele não se chega
a compreender os fatos da língua sem fazer referência à diacronia, à história (Calvet, 2006, p.15).
Outro linguista que deu enfoque ao fato social da língua foi o inglês Basil Bernstein. Em seus
estudos Bernstein considera as produções linguísticas reais e a situação sociológica dos falantes. Ele
observa que as crianças de famílias com baixa renda tinham menor rendimento escolar enquanto que
as pertencentes a famílias de classe mais elevada possuíam um melhor desempenho. A partir disso
Bernstein passa a analisar as causas deste fato. Embora refutado, especialmente por William Labov,
por considerar que suas aferições continham muito de seu próprio entendimento e achismo. Bernstein
deu o início ao que viria a ser a Sociolinguística (Calvet, 2006, p. 19).
O março de 1964 foi dado como o ano de nascimento da Sociolinguística. Nesta data William
Bright fez uma conferencia sobre a Sociolinguística em Los Angeles onde 25 pesquisadores da área se
reuniram para discutirem a área.
Deste evento Bright faz uma síntese das comunicações apresentadas pelos pesquisadores (13
ao total) primeiramente destacando a dificuldade de se definir com precisão a Sociolinguística,
considera que dizer que a Sociolinguística estuda as relações entre linguagem e sociedade é muito vago
e então a partir de sua síntese feita elenca uma lista das quatro dimensões da Sociolinguística, conforme
Calvet (2006) “a posição sincronia/diacronia; os usos linguísticos e as crenças a respeito dos usos; a
extensão da diversidade, como uma tríplice classificação: diferenças multidialetal, multilingual ou
multissocietal; as aplicações da sociolinguística, com mais uma classificação em três partes: a
sociolinguística como diagnóstico de estruturas sociais, como estudo do fator sóciohistórico e como
auxílio ao planejamento.” (Bright, 1966, p.11, apud Calvet, 2006, p. 21).
Calvet (2006) ressalta que Bright entende “a Sociolinguística como uma abordagem anexa aos
fatos da língua, que vem complementar a linguística ou a sociologia e a antropologia”, esta afirmação
expressa uma ideia de subordinação, não a entendendo como uma ciência independente e autônoma.
É, portanto, em William Labov, a partir suas constantes referências à Meillet, que a língua passa
a ser considerada em seu contexto social. É de sua abordagem que nasce a linguística variacionista,
corrente que tem como objeto a língua em sociedade (Coelho, Görski, Souza, May, 2015).
96
A Sociolinguística Variacionista tem como objetivo a análise profunda dos contextos sociais
em que a língua está inserida. Destas análises insurgem descrições que representam os fatores
condicionantes que justificam/explicam as causas de variações.
Parafraseando Calvet (2006) a descrição Sociolinguística toma por parâmetro um conjunto de
variáveis sociais, todas as que uma categoria sociológica permite isolar e esses conjuntos são produtos
de uma teoria linguística e uma teoria sociológica.
A análise descritiva em Sociolinguística levará a uma possível conclusão, esta conclusão se dá
a partir da relação feita entre os conjuntos formados pelo fator da variação linguística e as variantes
sociais “ao fim das contas, passando as listas das variações linguísticas pelo filtro das listas de variáveis
sociais, e vice-versa, se poderia talvez chegar à conclusão de que temos dois conjuntos ligados por uma
série de relações biunívocas.” (Calvet, 2006, p. 93).
As descrições destas variáveis tendem a ocorrer de acordo com três parâmetros: variações diastráticas
(correlatas aos grupos sociais); variações diatópicas (correlatas aos lugares); variações diacrônicas
(correlatas à faixa etária). Destas descrições podem resultar instrumentos como o atlas, por exemplo,
no caso de análises correlatas a lugares, a exemplo do ALIB (Atlas Linguístico do Brasil), os de nível
regional, como o ALERS (Atlas Linguístico-Etnográfico da Região Sul), o ALIMA (Atlas Linguístico
do Maranhão) e o ALIPA (Atlas Linguístico do Pará).
3. A Representação Descritiva do Conhecimento Arquivístico
A representação do conhecimento arquivístico, conforme Lopes (2013) visa dentre outras
coisas olhar a informação desde suas primeiras fases perpassando pela avaliação, classificação, e
finalmente, e modo mais profundo e específico, nos arquivos permanentes com a descrição.
A dinamicidade do processo informacional vai além da simples análise do documento,
pressupõe antes um estudo, uma pesquisa. Tognoli ressalta estas questões ao fazer a seguinte
consideração: “a conexão entre o documento e seu contexto é um processo intelectual que é
materializado por meio dos instrumentos de pesquisa resultados dos processos de representação do
conhecimento arquivístico e entendidos como uma ponte entre o usuário e o documento.” (TOGNOLI,
20 de 12, p.89).
Portanto, o processo de representação é muito mais complexo e amplo do que faz se parecer,
especialmente, quando se reflete, além da visão unilateral dos produtos do processo no caso, planos de
classificação e instrumentos de pesquisa. Nesta perceptiva integradora se reconhece a representação
97
descritiva como um processo contínuo e mutável, passível de mudanças, acréscimos e alterações
especialmente porque a informação é dinâmica, em relação a sua natureza e seu uso, por ser reflexo do
contexto social em que se insere e expressa o qual vive em constante ressignificação.
A representação Arquivística consiste em traçar o perfil da documentação a partir de
elementos essenciais, tomando por base todo o contexto de criação dos documentos, analisa as
instâncias que lhe são inerentes com o objetivo de sintetizar e resumir o objeto de sua representação ao
passo que seja suficiente aos usuários a consulta apenas do instrumento de descrição, deste modo, a
construção dos descritores em relação a linguagem utilizada irá refletir aspectos formadores em relação
ao contexto histórico-social-cultural.
Estes elementos tem pela arquivística um olhar centralizador, calcado majoritariamente no
princípio da proveniência.
A descrição, portanto, é uma fase no processo de representação Arquivística assim como
classificação. Em cada uma destas fases se apresenta, de modo peculiar, um aspecto, um modus
operandi do fazer arquivístico que expressará uma faceta de um determinado fundo (conjunto de
documentos produzidos por uma instituição no âmbito de suas atividades ou mesmo um acervo
pessoal).
A representação então, visa em sua fase finalística fornecer acesso aos
documentos.(TOGNOLI & BARROS, 2015). Logo, faz-se necessario uma adaptação e
redirecionamento da atividade de descrição, como destaca Duranti (1993, p. 50)
[...]o vem perdendo progressivamente seus objetivos de prestar contas dos fundos da
instituição arquivística, facilitando a recuperação física de documentos e fornecendo acesso a
informação. Esses objetivos são agora preenchidos pela compilação de registros de acesso,
listas de localização, índices e todos os tipos de instrumentos de recuperação. O principal
objetivo de escrever sobre os documentos é destacar as relações contextuais e de proveniência.
Para Rodrigues (2003) a representação então uma função-chave no que diz respeito a
contextualização das informações arquivísticas e na possibilidade de acesso a elas. Esta representação
vai além do documento, perpassando suas funções e seus órgãos produtores.
O Conselho Internacional de Arquivos (International Concil of Archives - ICA) criou uma
norma de descrição específica para cada nível de descrição, dentre as quais se destaca as principais e
98
mais conhecidas: a ISAD (G) (General International Standard of Archival description) elaborada no
ano de 1994 em Ottawa/Canadá, tendo sua primeira edição brasileira publicada em 1998 pelo
Arquivo Nacional. Esta norma é a mais geral podendo ser utilizada “tanto na descrição de fundos como
de coleções” (Arquivo Nacional, 2006, p.8).
A ISAAR (CPF) (International Standard Archival Athority Record for Corporate Bodies,
Persons and Families) publicada em 1996 e editada e publicada pelo Arquivo Nacional brasileiro em
2004 . Está mais restrita ao nível dos produtores do acervo/arquivo.
Os anos 2000 trouxeram novas perspectivas e a demonstração de uma maior especificidade
quanto às informações Arquivísticas. A ISDF (International Standard for Describing Functions) foi
publicada na Alemanha em 2007 e “da diretivas para a preparação de descrição de funções de entidades
coletivas associadas a produção e manutenção de arquivos” (Arquivo Nacional, 2008, p. 11).
E a ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings)
publicada em março de 2008 em Londres. Esta norma visa a constituição de uma rede de arquivos,
propondo regras gerais para a relação e comunicação entre acervos arquivísticos.
A justificativa destas e outras normas existentes é que se haja uma descrição completa, todavia,
embora complementares são opcionais e aplicáveis de acordo com a realidade e contexto.
Assim o acesso, no ambiente de arquivo está condicionado a modelos e formato, formatos estes
construídos claramente com uma opção histórico-socio-cultral, que a sociolinguística poderá contribuir
de forma significativa.
4. Paralelo Interdisciplinar: primeiras aproximações
Como descritivas em suas finalidades ambas as disciplinas, Sociolinguística e Arquivística,
desenvolvem papéis sociais imprescindíveis ao conhecimento humano e ao registro deste. Para além
da atividade de análise que exercem está o exercício social da ciência, ou seja, o serviço pensado no
resultado e na relevância desta à sociedade. Característica esta das ciências, especialmente, a partir do
século XIX.
A Sociolinguística presta-se a adentrar o campo linguístico inserindo-se no seio social
constitutivo deste e metodologicamente o registrando. O que se leva em conta na contextualização da
Sociolinguística em relação à Arquivística difere na matéria do objeto mas não exatamente no conteúdo
em si. Tomemos por conteúdo a informação puramente apresentada e solta.
99
O mesmo conteúdo está presente no objeto de ambas distinguindo-se os assuntos e interesses
de quem os usa e aborda, a informação falada frequentemente formalidades e intenções políticas, a
informação no âmbito da Sociolinguística está em posição diametralmente oposta à informação em
Arquivística.
No âmbito da sociolinguística trabalha-se com a linguagem enquanto um sistema socialmente
construído, que é registrado de terminado modo pelas condições sociais que o inscrevem, não existe
uma comprovação de sua veracidade, ou que prove ou garanta algum direito. Portanto é algo imaterial
constante apenas no intelecto dos indivíduos de um determinado grupo em análise e que só após esta
análise adquire um suporte material.
Na Arquivística só se considera informação se esta registrada, não necessariamente em
formato escrito, mas em quaisquer suportes passível de registro seja em meio analógico ou digital.
Assim, a representação funciona como um universo possível de análise, uma linguagem
sistematizada e construída por meio de um grupo de indivíduos que detém similaridades e diferenças
culturais e sociais, já que ela investiga justamente quem são os falantes de uma determinada linguagem
e os motivos que formulam deste modo. Por exemplo, os resumos e textos estão então vinculados ao
contexto em que se inserirem. Quer dizer, o arquivista insere-se em um determinado contexto e pode-
se utilizar a sociolinguística como ferramental para esta análise da construção dos mais variados
instrumentos de pesquisa.
Esta análise significará então , que por meio da sociolinguística iremos analisar, por exemplo,
instrumentos de pesquisa constituídos em um determinado atlas linguístico e utilizar este arcabouço
conceitual como base para uma pesquisa.
5 Considerações Finais
Buscou-se neste trabalho apresentar de forma panorâmica aspectos teórico conceituais da
sociolinguística e sua possível contribuição para a área de representação e organização de arquivos,
percebeu-se que esta área possui características interessantes que possibilitam estudos aprofundados
sobre a realidade de construção e constituição de instrumentos de pesquisa a partir das diferentes
normas de descrição.
A arquivística carece de ferramental teórico metodológico que penetre e analise de forma
profunda os produtos construídos a partir de seus princípios norteadores. Pela sociolinguística se
possibilita um refinamento destes instrumentos e frentes de pesquisa profundamente importantes no
100
atual estágio de desenvolvimento da área. Nós temos a abordagem, princípios e formatos. Agora, como
podemos melhor desenvolver tudo isso ainda carece de estudos aprofundados a linguística e suas
diferentes metodologias de trabalho, podem contribuir de maneira significativa e fundamental para um
acesso mais rápido e seguro para os usuários da informação orgânica.
Referências
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arquivístico: elementos históricos e conceituais da classificação e descrição In:GUIMARÃES, José Augusto Chaves; DODEBEI, Vera. Organização do Conhecimento e Diversidade Cultural. Marília: Fundepe, 2015 p.94-99 BARROS, T. H. B; MARTINS, W. R. (2015)A informação organica enquanto um objeto interdisciplinar: as relações entre a arquivística e a ciência da informação no ambito da representação
em arquivos. AGORA, , 25: 51, 132-149.
CALVET, Louis-Jean. (2002). Sociolinguística: uma introdução crítica. Tradução de Marcos Marciolino. São Paulo. Parábola.
COELHO, I. L.; GÖRSKI, E. M.; NUNES de SOUZA, C. M. N e MAY, G. H. Para conhecer
sociolinguística. São Paulo: Contexto, 2015.
COUTURE, C.; ROUSSEAU, J.Y. Fundamentos da disciplina Arquivística. Lisboa: Dom Quixote,
1998.
DURANTI, L. Origin and development of the concept of Archival Description. Archivaria, 35 (Spring), p. 47-54, 1993
ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. (2000). Segunda edição, adotada pelo
Comitê de Normas de Descrição, Estocolmo, Suécia, 19-22 de setembro de 1999, versão final aprovada pelo CIA. – Rio de Janeiro: Arquivo Nacional.
ISDF: Norma internacional para descrição de funções. 2008. Tradução de Vitor Manoel Marques da Fonseca. 1. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional.
LOPES, Luís Carlos. (2013) A nova arquivística na modernização administrativa. 3. ed. Brasília:
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Rodrigues, W.M.; Barros, T.H.B (2016). Representação e descrição arquivística: um estudo do
ementario dos cursos de Arquivologia do Brasil //Revista Analisando em Ciência da Informação – RACIn. 4: especial (2016) 510-525.
101
RODRIGUES, G. M. (2003)A representação da informação em arquivística: uma abordagem a partir da perspectiva da norma internacional de descrição arquivística. In: RODRIGUES, G.M.; LOPES, I.L.(Org.). Organização e representação do conhecimento na perspectiva da ciência da informação. Brasília: Thesaurus, 210-230.
TAYLOR, H. 1991-92. Chip monks at the gate: the impact of technology on archives, libraries and the user. Archivaria, n.33, Winter.
TOGNOLI, Natália Bolfarini. 2012 A representação na arquivística contemporânea. Revista Iberoamericana de Ciência da Informação, 5:2. 79-92
YAKEL, E. 2003. Archival Representation. Archival Science, n. 3, p. 1-25.
DESAFÍOS DE LA PRIMERA EXPERIENCIA PROFESIONAL ENTRE
LA TEORÍA Y LA PRÁCTICA
Arch. Emiliano Patetta
Universidad de la República (UdelaR)
Instituto Superior de Educación Física (ISEF)
RESUMEN
Con Desafíos de la primera experiencia profesional – Entre la Teoría y la Práctica expongo
mi primera experiencia profesional y la reflexión acerca de la trascendencia del manejo práctico para
el Archivólogo, haciendo énfasis en la importancia del enriquecimiento teórico en las aulas, así como
en la adquisición de habilidades prácticas con trabajos de campo.
Posterior al egreso de la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines de la
UdelaR (actualmente integrada a la Facultad de Información y Comunicación), al momento de llevar a
cabo las tareas profesionales, me encontré con falencias para resolver problemas prácticos y/o de
gestión. En este trabajo, pretendo comparar esa realidad a la que me enfrenté como egresado de
Archivología (Plan 1987), con el posible escenario al que podría enfrentarse un graduado en la
actualidad, con más herramientas a su favor, aportadas por el nuevo Plan de estudios implementado
para la Licenciatura en Archivología (Plan 2012).
Asimismo, deseo destacar el incremento de las actividades de Extensión, importantes para el
desarrollo académico. Dichas instancias permiten que el estudiante interactúe con docentes y otros
estudiantes en un determinado proyecto práctico, lo que brinda mayor experiencia práctica para el
futuro Archivólogo.
En dicho contexto presentaré la creación del primer Centro de Memoria de Educación Física
(CEMEF) del Instituto Superior de Educación Física (ISEF) de la Universidad de la República
(UdelaR) en Uruguay, como mi primer desafío profesional posterior al egreso. El CEMEF representa
un nuevo espacio de investigación, así como un recurso para la formación de futuros profesionales en
el campo de la información.
102
103
PALABRAS CLAVES: Formación Archivística, Práctica Archivística, Centro De Memoria De
Educación Física, CEMEF-ISEF
INTRODUCCIÓN
A mediados de 2016, fui contratado por el ISEF con un cargo docente de 20 horas semanales,
como Encargado del Centro de Memoria de Educación Física. El fondo documental era de 44 metros
lineales y estaba compuesto por documentos institucionales (documentos textuales: libros de actas,
correspondencia, informes, notas, planes de estudio, legajos estudiantiles). También contaba con
fotografías, películas de 16mm y colecciones personales. Dentro de dichas colecciones, existían piezas
y bibliografía, que no eran factibles de tratamiento archivístico. Por dicha razón, inicié un diálogo
laboral con la Bibliotecóloga de la Institución, a fin de tomar una decisión acerca del destino final de
dichos documentos.
Con mi primer desafío profesional y la responsabilidad de la creación de un Centro de Memoria
de la Educación Física en Uruguay, he reflexionado acerca de las dificultades encontradas en el campo
práctico. Considero que, para la formación integral de un nuevo profesional, es esencial desarrollar la
habilidad para asimilar, procesar y sistematizar la información que se adquiere a partir de las
experiencias prácticas. Los profesionales nos encontramos en un proceso de constante formación, ya
sea como estudiante, o desempeñando un rol docente.
Particularmente asumo que mis dificultades en el campo se derivaron de la falta de experiencia
en el trabajo archivístico. Si bien la carrera tenía en consideración horas de práctica curricular, éstas no
fueron suficientes, sumado al hecho de no contar con oportunidades laborales previas al egreso
relacionadas a la Archivología.
Por esta razón, el objetivo de esta ponencia es compartir la primera experiencia laboral,
personal, como egresado de Archivología, sin tutor y sólo ante un depósito de documentos
desorganizado.
PROYECTO INICIAL CEMEF-ISEF
Desde varios grupos de investigación hicieron llegar la inquietud a la Dirección del ISEF sobre
la debilidad en el acopio y cuidado de los documentos del ISEF. Muchas fuentes se encontraban
104
dispersas, en condiciones importantes de deterioro, sin tratamiento técnico archivístico. El acervo
cuenta con la colección personal del Profesor Alberto Langlade, quien fuera un referente en la historia
de la Institución.
El Centro de Memoria de Educación Física (CEMEF) tuvo como primer cometido la
recuperación, recolección, preservación y divulgación de los documentos que corrían riesgo de
perderse, ya sea por deterioro o ignorancia.
Luego de su creación, el objetivo es que el CEMEF sea un servicio de referencia para el
desarrollo de la investigación historiográfica del campo. Un centro de estas características le otorga
mayor envergadura pública al ISEF en términos de investigación a nivel nacional e internacional.
También adquiere importancia dado que la Institución pasó a formar parte de la estructura universitaria
de la Universidad de la República; lo cual permitiría al CEMEF posicionar al ISEF en el campo
profesional y en un diálogo permanente con los egresados de dicha Institución. Se define al CEMEF
como la unidad encargada de buscar, así como de recibir fuentes y donaciones por parte de generaciones
más añejas. A su vez, desarrollará y estimulará diversas actividades de Extensión (a través de proyectos
de acercamiento del material recolectado a diversos actores del campo político y profesional de la
Educación Física mediante exposiciones y eventos) y de Enseñanza (por intermedio de la enseñanza
de grado y posgrado, la inserción de pasantías estudiantiles en el Centro, entre otras).
Con el cometido de contribuir a la divulgación y acceso libre a la información, el CEMEF creará
un Repositorio Digital del ISEF. Esta será una herramienta de gran relevancia para ampliar las
condiciones de accesibilidad a los acervos y a las actividades desarrolladas por el CEMEF, como forma
de sistematizar las diversas actividades sistemáticas y esporádicas desarrolladas por el Centro.
OBJETIVOS DEL CEMEF
Organizar y conservar el acervo documental
Preservar la memoria colectiva de la Educación Física
Promover y estimular la investigación historiográfica en el campo de la Educación Física y su
circulación a nivel local, regional y mundial mediante la difusión
Ofrecer un servicio de información y documentación que sustente e incentive el desarrollo, la
investigación, así como la formación académica
Dar lugar y conservar piezas de museo referentes a la Educación Física
105
Servir de apoyo para la formación y desarrollo de estudiantes de las carreras afines
PROYECTO CEMEF-ISEF INTEGRAL
Durante el desarrollo del proyecto se logró darle un enfoque más integrador al CEMEF, pasando
a ser una Unidad de Información y Documentación conjunta, y no solo el Archivo con la
Biblioteca como servicio auxiliar. El primer acercamiento integrador se dio puesto que el CEMEF poseía una colección personal constituida por documentos de archivo y libros en su mayoría. Ante este nuevo enfoque del proyecto, surgieron los siguientes cuestionamientos:
1- ¿Quién debe llevar a cabo el trabajo técnico?
R1: El trabajo técnico lo debe realizar el profesional al que le corresponda. Por tanto, como
Archivólogo, me hice cargo del proceso técnico de los documentos de archivo, mientras que la colega
Bibliotecóloga hizo lo suyo con los libros.
2- La colección, ¿no debe ser desmembrada?
R2: Concluimos que la colección no debía ser desmembrada, y que el mejor sitio para
salvaguardarla era el Archivo, dado que es una colección personal relevante para la Institución, por lo
cual no sería utilizada cotidianamente, sino solo con fines de investigación. En el Archivo se puede
garantizar su conservación y accesibilidad. Además, entendemos que los documentos de archivo
existentes tienen una estrecha relación con el material bibliográfico de la colección, se complementan
y potencian, por lo cual, su ubicación física en un mismo recinto es más redituable para los
investigadores.
3- ¿Debe realizarse conservación preventiva?
R3: Tuvimos que resolver acerca de la conservación preventiva, que resulta esencial por dos
motivos básicos; preservar nuestra salud y la de los usuarios, así como para detener el deterioro de los
documentos. Sin embargo, no se disponía de la logística ni de los recursos humanos para llevar a cabo
tal tarea. Por tal motivo, se gestionó un convenio académico entre el ISEF y la Facultad de Información
y Comunicación, con el fin de que la colección fuera utilizada por los estudiantes de las carreras de
Archivología y Bibliotecología, como apoyo en las prácticas de la asignatura “Conservación Preventiva
y Gestión de Riesgos”.
106
Dichas decisiones fueron tomadas en conjunto con la colega Bibliotecóloga. Ante la gran
afinidad profesional, surgió la idea de darle un enfoque distinto al CEMEF: un enfoque integral. Como
resultado, se conformó una Unidad de Información y Documentación conjunta, con independencia
técnica de cada área. Dicho enfoque tiene en consideración, además, una nueva incorporación futura:
un área de museo.
EL PROCESO ARCHIVÍSTICO
1. El primer paso consistió en el diagnóstico del estado de situación del Archivo: cantidad de
documentación, estado de conservación e inventario somero, para conocer las procedencias y los
tipos documentales.
2. Se prosiguió con la elaboración del cuadro de clasificación, para lo cual resultó necesario estudiar
a fondo la historia institucional y entrevistarse con las personas que más han estudiado acerca de
la evolución de la Institución. Si bien la estructura orgánica cambió con el paso del tiempo, el
cuadro de clasificación se constituyó de acuerdo con las funciones.
3. Teniendo las series identificadas, se comenzó a clasificar y ordenar, un proceso largo que lleva un
tiempo considerable (se realizó simultáneamente).
4. Paralelamente se hizo cambio de guarda de paquetes, bolsas, cajas de cartón y biblioratos corroídos
por cajas plásticas.
5. Se comenzó la descripción siguiendo los lineamientos establecidos por la Norma Uruguaya de
Descripción Archivística (NUDA), haciendo un inventario descriptivo para cada Serie.
6. Momentáneamente la descripción se está registrando en una planilla de cálculo electrónica, hasta
consolidar la base de datos permanente y migrar la información.
7. Se realizaron gestiones para comenzar a realizarle tratamiento preventivo a parte de la
documentación, previendo su conservación y garantizando su perdurabilidad.
107
DIFICULTADES Y SOLUCIONES
Si bien hay fuertes principios teóricos establecidos, la realidad a veces nos sitúa ante situaciones
a la que ningún principio teórico hace referencia cómo resolver.
Una de las primeras dificultades consistió en identificar los tipos documentales. Si bien ya había
varios casos en los que no había ningún tipo de duda (como los Legajos Estudiantiles o las Actas de
Exámenes), hubo otros diversos casos de tipos documentales difíciles de identificar (por ejemplo, Notas
enviadas informando alumnos que deben rendir examen). Fue así como surgió la pregunta, ¿a qué tipo
documental pertenecen estos documentos, y qué posible serie documental conformarán? Luego de
investigar distintas fuentes bibliográficas, y ante la falta de respuestas, determiné que por más que se
tratara de notas, no debían ser tomadas como tal. Al haber investigado acerca de los documentos que
se constituían en los diferentes actos administrativos de esta Institución, concluí que debían ser tomadas
como informes, y por lo tanto, conformar la Serie Informes de Situación Académica.
A su vez, las constancias de estudio, que tenían el formato de nota, pasaron a conformar la Serie
Constancias de Estudios.
Otro de los inconvenientes surgió al momento de identificar las funciones de la Institución,
sobre todo para distinguir entre los órganos y las funciones. Fue necesario investigar la vida
institucional desde su génesis, siendo de gran ayuda las entrevistas realizadas a distintos referentes de
la Institución que pudieron aportar información al respecto. En el proceso, entendí que toda institución
tiene un órgano encargado de dirigirla, pero que ese órgano se puede suprimir, cambiar de nombre o
crearse otro de la misma jerarquía simultáneamente. Entonces, por más que dicho órgano sufra algún
tipo de cambio, lo que no va a cambiar es la función para la que fue creado, por ende, de una manera
u otra, la función va a perdurar en la vida institucional. A modo de ejemplo, hasta el año 1958 hubo
una Dirección General encargada de cumplir con la función de dirigir. En ese año se conformó el
Consejo Asesor, el cual a nivel jerárquico se encontraba en la misma posición del Director General,
razón por la cual, en el cuadro de clasificación quedó establecido el Sub Fondo con la función
Gobierno, al que pertenecen los Sub Fondos Subordinados Dirección General y Consejo Asesor. Cada
Sub Fondo Subordinado tiene sus respectivas series documentales.
A su vez, aparte de los problemas técnicos, se presentaron inconvenientes relacionados a la gestión,
es decir, la falta de idoneidad para gestionar. A modo de ejemplo, se pueden citar las siguientes
actividades realizadas en dicho contexto.
108
Actividades de gestión:
Mudanza de insumos y personal de servicio que se encontraban ocupando el recinto.
Trabajo con el equipo de Arquitectos del ISEF y de la UdelaR para la reforma y reestructura
del lugar.
Trabajo mancomunado con el equipo de Comunicación del ISEF, buscando la inclusión de un
sitio web y un logo identificativo.
Mudanza de la documentación.
Diagramado del lanzamiento público del Proyecto CEMEF-ISEF, con la inclusión de visitantes
extranjeros.
Organización del primer Taller de Digitalización con escáner casero.
Conformación del Comité Académico para el apoyo en la toma de decisiones.
Reuniones con el equipo de Informáticos de SECIU (Servicio Central de Informática de la
UdelaR) para la elección de la base de datos a utilizar en la Descripción Archivística.
Convenio con la Facultad de Información y Comunicación para la conservación preventiva. Se
resolvió ceder una colección de documentos personales y libros, para el tratamiento y prácticas
de los alumnos que cursan la asignatura “Conservación Preventiva y Gestión de
Riesgos”.
NUEVO PLAN DE ESTUDIOS: Mejores perspectivas ante la primera experiencia profesional del
egresado
El cambio del Plan de Estudios 1987 al nuevo Plan 2012, tuvo como cometido la creación de la
Licenciatura en Archivología. El Plan 1987 fue aprobado por el Consejo Directivo Central de la
Universidad de la República el 6 de julio de 1987 (Res.No.36), siendo modificado el 9 de marzo de
1993 (Res.No.96). Inicialmente tenía una duración de seis semestres, mientras que el Plan 2012,
extiende la duración de la carrera a 8 semestres, o sea, un año más.
La introducción del sistema de créditos en el nuevo Plan fue otro salto de calidad en la estructura
académica. Dicho Plan se sostiene sobre un sistema de créditos (obligatorios y opcionales), calculado
y aplicado en concordancia con lo previsto en las ordenanzas y disposiciones generales de la UdelaR.
109
En particular, tiene en cuenta lo dispuesto en la Ordenanza de estudios de grado (Capítulo II, Sección
III) y las definiciones y criterios del régimen de créditos y pautas de aplicación de la Comisión Sectorial
de Enseñanza. En ese sentido, el crédito es tomado como unidad de medida del tiempo de trabajo
académico del estudiante, horas presenciales y no presenciales, dedicado para aprobar las distintas
unidades curriculares (asignaturas, talleres, seminarios, prácticas pre-profesionales, trabajos
monográficos, etc.), que componen su programa formativo. La carrera tiene actualmente un total de
360 créditos. Se establecen créditos mínimos por módulo y un mínimo de 5 créditos en actividades de
Extensión, 5 en actividades de investigación y 5 para actividades realizadas fuera del servicio
Dentro de la reestructura, hubo una mejora en el campo de las prácticas pre-profesionales. En
el Plan 1987 eran 86 horas totales (43 horas para Archivos Administrativos y 43 horas para Archivos
Históricos), sin contemplar un proyecto previo ni un informe final. Alcanzaba con una nota del tutor
profesional, para informar que el estudiante había cumplido con las horas de prácticas. En la actualidad,
nos encontramos ante otra realidad, una realidad que demuestra un cambio sustancial en la formación
del profesional. Con el nuevo Plan de Estudios, el reglamento de prácticas establece un mínimo de 18
créditos obligatorios, que surgen de una carga horaria total de 270 horas, distribuidas en 2 prácticas de
80 horas en servicio cada una, más 110 horas de trabajo del estudiante (actividades preparatorias y
elaboración de informes). A su vez, se establece que dichas prácticas se extenderán durante un mínimo
de 4 semanas y un máximo de 10, con una dedicación horaria presencial mínima de 8 horas semanales.
Previamente se estableció que cada práctica se iniciará con un plan de trabajo presentado por el
estudiante a la Unidad Curricular de Práctica. El mismo debe comprender algunos puntos tales como:
Características de la Organización: básicamente es una breve descripción del tipo de
Organización y el sector donde se desarrolla la práctica.
Fundamentación de la propuesta: se debe sostener la demanda de la Organización y a aspectos
teórico-profesionales, además de indicar el aporte al perfil de formación del estudiante y, en la
medida de lo posible, a su trabajo monográfico.
Objetivos propuestos.
Descripción de actividades a desarrollar y/o producto a diseñar y/o elaborar.
Recursos a utilizar.
Cronograma previsto.
Firmas: del estudiante, del tutor académico y del profesional tutor, aceptando cumplir con las
funciones respectivas.
110
En tal sentido es fundamental hacer énfasis en la inclusión de un tutor académico, figura que no
existía en el antiguo Plan. El artículo 8 del Reglamento de Prácticas Pre-profesionales establece que,
es responsabilidad del tutor académico monitorear el avance formativo del estudiante durante la
practica pre-profesional. Esto implica revisar el plan de trabajo con el estudiante, atender
periódicamente sus consultas (en forma presencial, grupal, u otra), sugerir bibliografía, evaluar y
calificar la práctica en su conjunto y la relación del plan de acción con el informe final de actividades
del estudiante y el informe del tutor profesional. Además, el tutor académico debe participar en la
evaluación de las prácticas como tales a solicitud de la Unidad o Comisión Técnica.
Finalizando, es importante destacar la inclusión de la evaluación del desempeño en dichas
prácticas (algo que con el Plan 1987 no se llevaba a cabo). El Artículo 10 de dicho Reglamento, regula
la evaluación y calificación de las prácticas en base al plan de trabajo, al informe de actuación
suministrado por el egresado sobre el desempeño en la práctica y al informe final o memorándum
obligatorio, también realizado por el estudiante. Para otorgar la calificación y labrar el acta
correspondiente se formará un tribunal con tres docentes tutores de prácticas y/o integrantes de la
Unidad (o Comisión Técnica) de Práctica.
Para concluir este apartado, considero que con la información suministrada queda evidencia de
que en Uruguay se ha venido trabajando intensamente en el desarrollo de los Planes de Estudio,
buscando una mejora en la formación del profesional de los Archivos. Si bien hubo cambios
importantes en el campo teórico, la evolución más sustancial se dio en el campo práctico. La razón es
que no solo se incrementaron en gran medida las horas de prácticas pre-profesionales, sino que se
incluye un proyecto final, que implica un tiempo considerable y una actitud profesional y responsable
por parte del estudiante. Él es quien debe concretar reuniones, entablar lazos y relaciones con otros
profesionales, gestionar horarios y lugares de trabajo, lo que aporta en gran medida a la formación
integral del futuro profesional. A su vez, la presentación de un proyecto requiere que el estudiante
realice un proceso de investigación acerca de la Organización, una de las tareas que el Archivólogo
debe llevar a cabo cuando se incorpora a determinada Organización. La inclusión de un tutor académico
para apoyar y controlar brinda un “plus” al momento de incorporar el conocimiento práctico, mientras
que la evaluación brinda un premio al esfuerzo, así como una motivación extra para realizar un trabajo
óptimo.
111
ACTIVIDADES DE EXTENSIÓN: La importancia del enriquecimiento profesional por intermedio
de actividades extra curriculares
Como estudiante, no tuve la posibilidad de asistir a actividades extra curriculares, en ese
momento no abundaban los proyectos de Extensión. Sin embargo, entiendo que mi situación personal
no era la más favorable, dado que no radico en Montevideo, ciudad donde se desarrollan dichas
actividades. Hoy la realidad es otra, se está tomando conciencia de lo importante que son estas
actividades en el proceso de aprendizaje.
En la actualidad, luego de la resolución adoptada por el Consejo de Facultad de Información y
Comunicación, en sesión ordinaria del 29 de Setiembre de 2016, se estableció un Reglamento para
actividades extracurriculares. Dicho reglamento establece que 15 horas de trabajo equivalen a 1 crédito,
siendo 10 el máximo de créditos posibles para acreditar en cada grupo de actividades: Investigación,
Extensión y EFI (actividades multidisciplinarias). Por lo tanto, para las actividades prácticas que se
entienden por fuera del Plan de Estudios, se pueden acreditar hasta 30 créditos (8,3% de los créditos
totales para graduarse).
Síntesis:
15 horas de trabajo = 1 crédito
450 horas de trabajo extracurricular = 30 créditos
Para ganar 30 créditos habría que trabajar 56 días, siendo las jornadas de 8 horas
NUESTRO APORTE COMO INSTITUCIÓN: Ventajas y aportes para generaciones venideras
Mientras se iba desarrollando el Proyecto CEMEF-ISEF, fueron surgiendo necesidades, entre
ellas la falta de recursos humanos, así como de recursos económicos y tiempo. Ante la falta de
experiencia previa en algo innovador, como lo es este proyecto, fue necesario empezar a ser creativos,
salir de los estándares medios y emprender la búsqueda de nuevos caminos. En este marco, se articuló
un Proyecto Institucional con prácticas pre-profesionales de las carreras Licenciatura en Archivología
y Licenciatura en Bibliotecología. En este caso, se elevó un proyecto a la Facultad de Información y
Comunicación, en el que brindamos lineamientos de proyectos de prácticas a los estudiantes en función
de las necesidades del Centro. En tal sentido, el CEMEF pone a disposición de los estudiantes una
colección personal perteneciente a dicho Centro, con el fin de aunar recursos y que los estudiantes
puedan adquirir práctica en este campo.
Visión del CEMEF como centro de aporte a la formación profesional:
112
El beneficio para los estudiantes y docentes de tener la posibilidad de trabajar con
documentación real
El trabajo inter-institucional dentro de la UdelaR es muy beneficioso
Incremento de recursos humanos de calidad para la Institución
Difusión del CEMEF dentro del ámbito universitario
El acercamiento de dos carreras afines en una misma Institución
Para finalizar, esta institución no solo tiene la particularidad de ser una herramienta para las
investigaciones en el campo de la Educación Física, también se destaca por poseer diversas líneas de
investigación auténticas en el ámbito del procesamiento de los documentos, las mismas podrían ser
abordadas por los estudiantes de las carreras Licenciatura en Archivología y Licenciatura en
Bibliotecología para su trabajo monográfico final de grado. Es un campo de trabajo nuevo en el país,
aún no ha sido explotado y del mismo se podrían obtener excelentes resultados.
113
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA
(2017).[online] Obtenida el 08 de Junio 2017 de
http://www.eubca.edu.uy/sites/default/files/text/ensenanza/Plan%20Estudios%20EUBCA.pdf
Propuesta estructura y funciones en la Unidad de las Prácticas Pre Profesionales. (2015).
Montevideo.
Resolución Consejo FIC Prácticas Pre Profesionales del 22/10/2015. (2015). Montevideo.
Propuesta de Reglamento Prácticas Pre Profesionales. (2015). Montevideo.
Resolución Consejo FIC del 30/6/2016. (2017). Montevideo.
Máximo de créditos por actividades estudiantiles de Extensión e Investigación. (2017).
Montevideo.
Resolución adoptada por el consejo de Facultad de Información y Comunicación en sesión
ordinaria de 29 de Setiembre de 2016. (2017). Montevideo.
Proyecto para la creación del Centro de Memoria de Educación Física. (2016). Montevideo.
114
¿ARCHIVOS DE REDACCIÓN O CENTROS DE DOCUMENTACIÓN PERIODÍSTICA?
LA IMPORTANCIA Y PROBLEMÁTICAS DE SU TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO
Ferrara, Georgina Virginia1 y Rodríguez, Daniela Paula2
Resumen
El objetivo de este trabajo es compartir la experiencia desarrollada en el tratamiento archivístico de
los llamados archivos de redacción, haciendo hincapié en las problemáticas surgidas en las
intervenciones conocidas realizadas y en la necesidad de generar y compartir las herramientas que
orienten nuestro trabajo en lo concreto e innoven en nuevas concepciones para la labor en archivos
que no encuadran en las definiciones aceptadas en nuestro campo. La preocupación de fondo que
atraviesa la presente ponencia es la misma que compartimos con todos los y las archiveras, la
problemática de la accesibilidad y preservación de valiosos conjuntos documentales que pueden servir
para cumplir con la triple función de los archivos en pos de garantizar el derecho a la información de
la ciudadanía. Las inquietudes que nos fueron surgiendo en la investigación nos han generado
preguntas tales como: ¿desde qué campo profesional pueden tratarse asegurando su correcta
organización y acceso? ¿cuál es el destino de estos documentos si no fuesen tratados por archiveros/as?
A partir del análisis de bibliografía pertinente y de la reflexión sobre la propia experiencia, nuestra
intención es aportar como archivistas en formación a una discusión vital para nuestra disciplina, la
centrada en la definición de ¿qué es un documento de archivo? ¿qué es un archivo? Discusión que
entendemos que debe anclarse en los proyectos de trabajo reales en los que nos insertamos como
profesionales de una disciplina que tiene tanto para aportar a la preservación de todo tipo de
documentos y las garantías para su acceso.
Los llamados archivos de redacción de la prensa gráfica
Actualmente las tareas destinadas a la búsqueda de información para el armado de noticias
periodísticas se canaliza a través de la web y otras herramientas informáticas de las que disponen las
1 Estudiante de la Tecnicatura Superior en Administración de Documentos y Archivos, Instituto Superior de Formación
Docente N° 8 de La Plata. [email protected]
2 Estudiante de la Tecnicatura Superior en Administración de Documentos y Archivos, Instituto Superior de Formación
Docente N° 8 de La Plata. [email protected]
115
empresas de medios, sin embargo antes de la proliferación, evolución y expansión de la informática,
éstas búsquedas estuvieron determinadas por los servicios de archivo que los medios gráficos fueron
desarrollando como “archivos de redacción” o “archivos de documentación periodística”.
Desde mediados del siglo XIX, la prensa gráfica comenzó a sistematizar su práctica de acopio y
organización de documentación periodística, utilizada como fuente de información para sus
publicaciones. De acuerdo con Vera De La Fuente en su informe realizado sobre estos particulares
repositorios, las empresas periodísticas locales durante muchísimas decenas de años, desde los inicios
del siglo XX hasta mediados de la década de los `90, desarrollaron un valioso patrimonio documental
junto a sus colecciones hemerográficas. “... Además de la colección sistemática de uno o más
ejemplares de sus propias publicaciones o productos editoriales, también producen, acumulan y
utilizan documentos de texto y de imagen en función de su trabajo de redacción y edición gráfica, una
actividad de documentación periodística progresivamente especializada que alcanza a tener un papel
fundamental dentro de la empresa informativa moderna” (De la Fuente, V., 2012, p.2). Estos también
podían estar acompañados por bibliotecas de referencia que también usaban para la recolección de
información para la creación de los documentos. Sus entidades productoras los dieron a conocer como
archivos, archivos de redacción, archivos de texto o gráficos (en el caso de que sólo incluyan
fotografías) y en algunos pocos casos como centros de documentación.
En cuanto a las misiones por las cuales fueron creados, estos repositorios surgen ante la necesidad
recuperar ágilmente grandes volúmenes de documentación para ser utilizados por el propio plantel de
la redacción como fuentes de información periodística. De a poco, se fueron visibilizando como una
forma de dotar de mayor credibilidad y prestigio a la publicación, a la vez que su existencia habilitó
un rico circuito de intercambio de documentación entre archivos de distintos medios.
Los antecedentes de estos archivos se remontan hacia los mediados del siglo XIX en Estados Unidos,
cuando comenzó a acelerarse la difusión de esta práctica y a institucionalizarse a partir de la creación
de áreas específicas dentro de las empresas, coincidiendo con la expansión del uso del telégrafo y el
crecimiento de las comunicaciones entre agencias de prensa. Un ejemplo de esto es el del periódico
The New York Time, al crear su Departamento de Archivo, experiencia que se vio cristalizada en la
publicación de R. W. Desmond “Newspaper Reference Methods”, que ya en 1933 detalla las funciones
que el servicio de archivo debe cumplir:
116
Evitar errores, es decir
verificar los datos.
Proporcionar los
antecedentes de la noticia.
Mejorar la presentación de
la información local.
Preparar materiales por
adelantado y sugerir
informaciones
Servir a los editorialistas.
Hacer accesible el
material especializado.
Conservar la
documentación valiosa.
Dar buena imagen del
periódico.
Servir al departamento de
publicidad.
Servir al departamento de
difusión.
Vemos en estos puntos, que el objetivo fundamental es la pronta recuperación de la información.
Por esto, el personal afectado al sector debía tener un rol activo para recopilar, sugerir temas y a
su vez cumplir con las tareas relacionadas a referenciar y guiar la búsqueda de documentos de
interés de las y los periodistas. La organización de estos archivos por lo tanto estuvo determinada
por las necesidades propias de las empresas periodísticas, el exponencial crecimiento de los
archivos y en especial por los cortos y vertiginosos ritmos de las rotativas.
Los llamados archivos de redacción fueron adquiriendo importancia durante el siglo XX, así como
se fue complejizando sus procedimientos. A partir de las guerras mundiales, otro factor que
contribuyó al desarrollo de estos archivos fue el surgimiento y auge de la fotografía de prensa, rama
del periodismo que generó una producción documental muy valiosa, que multiplicó las imágenes
existentes de épocas pasadas. Es así que a partir de la década del ´30 comenzará a extenderse como
técnica característica de estos repositorios la llamada técnica del clipping, que desarrollaremos en
profundidad más adelante.
En una entrevista realizada a uno de los archiveros con mayor antigüedad en el archivo de redacción
del diario Crónica, responsable del mismo desde los años 60 hasta su retiro reciente y archivero
también de los diarios Clarín y Página/12, Leopoldo De Tomas, podemos encontrar un sentido
testimonio acerca del significado e importancia que adquirieron para la prensa gráfica y sus
trabajadores/as estos particulares archivos por más de 50 años. En palabras de su archivero, el
archivo de redacción “… era muy necesario, era el corazón del diario… El diario no salía si no
había archivo porque se trabajaba pura y exclusivamente con el archivo. Todo sacábamos de ahí”
(De Tomas, L., agosto 2015). Pero como sabemos, en la actualidad estas viejas prácticas se vieron
opacadas en gran medida por la evolución de la tecnología y las novedosas maneras en que estas
117
influyen en las formas de guardar y buscar información. Estos cambios se vivieron en el mundo de
la prensa gráfica a nivel internacional y en Argentina la informatización de las redacciones de los
“grandes diarios” y de sus archivos fue un proceso iniciado a principios de la década de los ´80,
que se acelera en la década siguiente con la ampliación del uso de internet y la digitalización
progresiva de sus propias colecciones hemerográficas. Entonces ¿qué sucedió con los llamados
archivos de redacción en soporte papel? A nivel local, a medida que fueron cerrando editoriales y
diarios, sus archivos han corrido distinta suerte. Algunos de ellos se han albergado enteros o en
partes en distintas instituciones públicas como el Archivo General de la Nación (AGN) y la
Biblioteca Nacional Mariano Moreno (BNMM), que a partir del 2006 tras la creación de su área
de Archivos inició una tarea de búsqueda, recuperación y difusión de archivos tanto personales
como de entidades entre las que se incluyen las empresas editoriales. En cuanto a los grandes
medios de prensa existentes en la actualidad pudimos conocer que aún conservan sus archivos en
papel en uso más o menos activo o en desuso, con formas comunes de organización de la
documentación y en diferentes estados de conservación y condiciones de accesibilidad.
Motivado por la adquisición de un importante conjunto documental como el Subfondo Archivo de
Redacción de la revista Qué sucedió en 7 días (parte del Fondo Centro de Estudios Nacionales),
desde el área de Archivos de la BNMM se ha promovido una tarea de investigación acerca del
estado actual de los archivos de redacción de los medios actuales más importantes. Los resultados
arribados se plasmaron en un documento de trabajo, que citamos con anterioridad, elaborado por
la historiadora y archivera Vera De La Fuente. Gracias a este informe pudimos conocer en parte la
suerte de algunos de ellos.
A continuación compartiremos algunas observaciones surgidas a partir del relevamiento realizado
y de datos complementarios3:
en el caso de los archivos de redacción que aún permanecen en las empresas periodísticas, la
mayoría de ellos están en desuso;
se han privilegiado los criterios informáticos en el tratamiento de los materiales sin tomar en
cuenta los aportes que podrían hacerse desde la técnica archivística;
3 En el anexo se incluye un cuadro sintético con la información relevada sobre algunos aspectos vinculados al estado
actual de los archivos de redacción de los medios periodísticos más importantes.
118
en general no se ha percibido un interés o proyectos en curso que impliquen la digitalización del
total del conjunto documental, priorizando la digitalización de fotografías o del material
consultado o requerido para un uso específico;
se pudo observar que los archivos de los medios que cerraron han sufrido largos e inciertos
derroteros y que en muchos casos fueron divididos y sus partes trasladadas a distintas
instituciones;
en muchos casos se priorizaron cuestiones relacionadas con la particularidad del documento
fotográfico que determinaron su separación de sus contenedores originales, es decir se
priorizaron aspectos vinculados a la conservación del soporte papel fotográfico o se aplicó un
tratamiento especial a las fotografías más como objetos con valor artístico cultural que como
documentos de archivo;
en muchos casos se observó una tendencia a desvalorizar el potencial informativo de la variada
documentación periodística contenida en las unidades documentales; el caso de los archivos
conservados en instituciones archivísticas, no todos cuentan con herramientas de descripción
accesibles, sean inventarios o descripción normalizada multinivel o registros catalográficos;
la digitalización selectiva de determinados tipos de documentos convertidos en fetiche han
llevado al desmembramiento y descontextualización de archivos y documentos periodísticos,
haciendo muy dificultoso volver a recomponer el vínculo entre los documentos
descontextualizados;
la mayoría de estos archivos tienen un acceso exclusivo a la propia empresa aunque en algunos
casos se amplía el acceso, mientras que los archivos en manos de instituciones públicas
presentan mejores condiciones para el acceso;
estos archivos aún en desuso generan una gran demanda en un público de investigadores/as,
estudiantes y ciudadanas/os en general, demanda que las empresas poseedoras de los archivos
no quieren responder porque para eso no han sido creados o no pueden responder al no contar
con condiciones acordes, generando un problema de acceso en la era del derecho a la
información.
A modo de reflexión podemos decir que sabemos positivamente que estos conjuntos documentales
son muy atractivos para todo tipo de usuarias/os. De acuerdo con Vera De La Fuente, en este sentido
119
nos dice que “Son archivos que podrían revalorarse a partir de su interés histórico y de un uso
más amplio, no reducido a las necesidades, criterios o razones económicas de la empresa privada”
(De la Fuente, V., 2012, p.3). En cuanto a estos nuevos valores podríamos decir que la investigación
de y en los archivos de redacción podría servir:
al análisis de las condiciones de producción y de las decisiones que se realizaron en los procesos
de edición de textos e imágenes entre los distintos medios de la prensa gráfica al menos durante
el siglo XX;
a la reconstrucción de la historia de las publicaciones periodísticas;
y por sobre todo, a la puesta en acceso de un enorme volumen de información periodística
sistemáticamente organizada, para la investigación de todo tipo de temáticas sociales, culturales,
económicas, políticas, artísticas, históricas y la generación de todo tipo de productos desde tesis
de investigación hasta documentales pasando por muestras y exposiciones hasta servir como
fuente secundaria para investigaciones judiciales.
La organización de los archivos de redacción
Para comprender mejor el servicio de archivo que cumplieron en sus orígenes y visualizar los
nuevos servicios que pueden dar, debemos detenernos en las características de su organización. Ya
hemos mencionado, que estos no sólo están compuestos por las colecciones hemerográficas de las
publicaciones de la empresa y de otras, y por una biblioteca de referencia, sino también por las
unidades documentales que han constituído el verdadero impulso de circulación de documentos en
las redacciones y sobre los cuales se han desarrollado más acabadamente las técnicas de
organización, servicio y acceso.
Los archivos de redacción ocupaban un lugar dentro del organigrama de la entidad productora y
desarrollaban como hemos visto funciones específicas dentro de la misma. Normalmente estos
archivos no tenían relación con la documentación administrativa que integraba el archivo de
gestión, aunque en su tarea de recopilación también estaban destinados a resguardar la memoria
institucional. En este sentido, hemos podido identificar una práctica consciente destinada a
conservar documentos que registran los acontecimientos de la propia empresa, sus secciones, y
aquellos que dan cuenta de la trayectoria laboral de sus directivos, trabajadores y periodistas. Un
120
ejemplo de esto es la gran cantidad de fotos, dibujos originales y recortes de prensa que muestran
la construcción del emblemático edificio en el que funcionó la Editorial Haynes, responsable de la
publicación del diario El Mundo y la Revista El Hogar. Ahora bien, hemos podido observar que
la técnica para la recopilación de documentos utilizada por los archiveros era la denominada técnica
del clipping. Al respecto de este procedimiento Vera De La Fuente nos dice: “...se recopila
selectivamente la información de elaboración propia y de otros periódicos como antecedentes
históricos y explicativos de los hechos actuales. Los artículos publicados se recortan (y a veces se
pegan sobre hojas en blanco o membretadas), se identifica con fecha y título de la que procede,
para finalmente clasificar la documentación de acuerdo a criterios preestablecidos, reuniéndose
así a lo largo del tiempo en dossieres de prensa” (De la Fuente, V., 2012, p. 2). En cuanto a los
criterios de selección de la documentación, los mismos siempre tienen que ver con las
características de la publicación, con sus líneas editoriales, temas de interés, géneros periodísticos
y estilos, y aunque en su mayoría se trata de recortes de prensa y documentos fotográficos, incluyen
también una gran variedad de documentos, en original o en copia, tales como los originales de
redacción, dibujos, caricaturas, materiales de ilustración, material publicitario o de difusión, copias
de documentos oficiales de entidades públicas o privadas, etc. De esta manera, podemos decir que
los documentos recopilados adquieren sentido en tanto son agrupados y por lo tanto conforman una
unidad documental compuesta que puede estar contenida en sobres o en carpetas. Leopoldo De
Tomás agrega sobre la técnica del clipping: “terminé yo cortando todos los diarios, todos los
diarios. Cortando y pegando porque la noticia… porque de un diario lo importante es todo el
diario de uno. Clarín recorta todo el diario Clarín, propio. Página/12 todo el diario propio. Todo
el diario propio, de lo demás se saca lo importante” (De Tomas, L., agosto 2015). Este testigo
privilegiado de este servicio de archivo, agrega que en los tiempos de esplendor del “Archivo
Crónica” había cerca de diez trabajadores repartidos en tres turnos y la tarea de clipping era una de
las primeras que se desarrollaba cuando se ingresaba a esa area. Asimismo, estos archivos
funcionaban las 24 horas del día y los 365 días del año, lo que nos brinda una idea global de la
relevancia que tenían para la producción de noticias. Además, sus responsables mantenían un fluido
intercambio de documentación, a la vez que realizaban gestiones con agencias de noticia,
121
organismos del estado, fuerzas de seguridad, embajadas, empresas y cualquier otro actor que
pudiera brindar documentos para engrosar los dossiers.
La evolución de sus metodologías no escaparon a las particularidades que representa la gestión de
grandes volúmenes de documentos de las más diversas temáticas con la urgencia que imponen las
rotativas. De esta manera, podemos observar en primer lugar que los documentos recopilados eran
ordenados con criterios nominativos y geográficos bajo un título general que con la designación de
subtítulos afinaba las temáticas seleccionadas. Un ejemplo de esto es el del archivo de la Editorial
Sopena que presenta una agrupamiento de unidades documentales clasificadas bajo el título
“Holanda”, especializando la información a partir de la consignación de subtítulos como “Tipos y
Costumbres”, “Iglesias”, etc., en cada uno de los dossiers. Así, existen gran cantidad de sobres de
“Holanda” en los que el subtítulo cumple la función de agrupar los documentos relativos a
subtemas, personalidades o aspectos específicos del título general. En los sobres temáticos de la
Editorial Sarmiento, encontramos que esta forma de clasificación tiene un nivel más de
profundización ya que dependiendo del volumen distingue por tipos de documentos (fotos o textos)
y llega a indicarse años de alcance del material reunido en un sobre. Más aún, en este caso los
documentos contenidos en un sobre temático podían además agruparse según aspectos definidos
por el contenido de la imagen, por ejemplo “Perón, Juan Domingo” - “Fotos solo” o “Fotos
acompañado”. Otro ejemplo ilustrativo es el caso de las búsquedas por criterio geográfico.
Pensemos que hipotéticamente buscamos en el archivo de redacción del diario Crónica,
documentos sobre la Cárcel de Devoto, para ello deberemos buscar en “Buenos Aires - Capital -
Cárcel de Devoto”, pero si quisiéramos en cambio material sobre la Cárcel de Marcos Paz,
tendremos que buscar en “Buenos Aires, Pcia. Marcos Paz - Cárcel”. Por otra parte, en relación al
material recopilado bajo un título general que remite a una persona, resulta interesante remarcar
que el nombre que se utiliza como entrada es el nombre más conocido, esto último es muy común
en el conjunto de archivos a los que tuvimos acceso.
Si bien la mayor parte de estos archivos se clasificaban temáticamente, también se emplearon
sistemas de ordenación numérica, como son los casos del diario Clarín y del desaparecido
periódico peronista El Laborista. La documentación se clasificaba temáticamente en lo intelectual
consignandose en fichas, el tema y el número de sobre y/o archivero en el que pueden encontrar
122
esos documentos. Leopoldo De Tomas cuenta que este sistema si bien optimizaba la gestión del
espacio físico hacía lentos los procesos de búsqueda. A diferencia de este sistema, en los archivos
organizados con criterios alfabéticos los nuevos ingresos de documentos suponían una ardua tarea
para hacer espacio, corriendo de los muebles archiveros el resto de las unidades documentales
ordenadas por letra, o simplemente ubicándolos en cajas sobre el mobiliario. Por último, una
particularidad del sistema de clasificación numérica es la centralidad que tienen las fichas usadas
como herramienta de descripción y en algunos casos para dar cuenta de los documentos publicados.
Estos complejos sistemas de clasificación, más cercanos a los de bibliotecas y centros de
documentación, brindaban una facilidad notable para la rápida recuperación de documentos e
información. Como hemos visto, los sistemas de organización de los archivos de redacción como
hemos visto suponían una serie de operaciones para nada simples en tanto servicios de referencia
pero que no se agotaban allí ya que los archiveros también recopilaban documentos sobre temas
aún no requeridos por periodistas o directivos. Esta vocación por adelantarse a las noticias le brinda
a estos archivos y a sus trabajadores una identidad única, estrechamente vinculada con la práctica
del periodismo gráfico y al consiguiente mundillo de estas redacciones, todo definido y delimitado
por las líneas editoriales y por sobre todas las cosas por la urgencia por publicar una noticia.
¿Archivos o centros de documentación?
Hasta el momento hemos presentado a estos repositorios como han sido denominados
originariamente y dados a conocer, sin preocuparnos demasiado por lo que la teoría archivística
tiene para decir al respecto. Es que más allá y más acá de toda teoría, existe una práctica en la que
surgen cuestiones que no siempre son fácilmente abordables desde el dogma teórico. Por otro lado,
la formación teórica es indispensable para enriquecer nuestra práctica, perfeccionar nuestra técnica,
clarificar la toma de decisiones del día a día. En este sentido, aunque la discusión acerca de lo que
es y no es un documento de archivo y un archivo esté saldada, entendemos humildemente que es
necesario retomarla ya que allí surge buena parte de los problemas de intervención. Cuando nos
encontramos frente a lo que escapa a definiciones tradicionales y ortodoxas.
Desde la teoría archivística nos hemos preocupado en definir unívocamente a los documentos de
archivo como aquellos recibidos o surgidos de una actividad que refleja las misiones y funciones
123
de una persona física o jurídica, es decir surgidos orgánicamente; además estos documentos tienen
carácter seriado, de integridad, de autenticidad, de originalidad y de unicidad. En coherencia con
los principios fundamentales de la disciplina que abogan por el respeto a la procedencia y el orden
original de los documentos, el archivo tiene como función la organización y la puesta en acceso de
esa documentación a través de la elaboración de herramientas de descripción que a su vez reflejen
las estructuras y/o funciones de las instituciones o personas de dónde han surgido esos documentos.
En este sentido, los denominados archivos de redacción en su funcionamiento y tipo de material,
no podrían definirse como archivos ya que los documentos que alberga no cumplen con el total de
las características propias de un documento de archivo. En cambio, los mismos están conformados
por documentos recopilados que no han sido producidos por una tramitación y que están
descontextualizados de su marco de producción.
Antonia Heredia Herrera en su reconocido Archivística General. Teoría y Práctica, dedica un
apartado a la delimitación de los campos específicos dentro de las ciencias de la información, y en
relación a la Documentación recupera lo vertido por López Yepes en su Teoría de la
Documentación, la autora explica entonces que se trata de una “actividad científica que se ocupa
de la recogida y análisis de los documentos científicos y otras fuentes de nuevos conocimientos,
almacenamiento de la información en ellos contenida y recuperación y difusión de la misma, a fin
de que alcance rápida y eficazmente a quienes puedan utilizarla. De una manera más simple se
trata de almacenamiento y difusión de la información en orden a su recuperación rápida y segura”
(Heredia Herrera, 1995, pp. 159-194). Profundizando en esta definición José López Yepes agrega:
(...) “partimos de la idea de que la Documentación es la rama del saber integradora de todos los
saberes y oficios relacionados con el documento; general e instrumental, al servicio de todos los
saberes y actividades sociales; informativa, por cuanto tiene como objeto de estudio un proceso
de carácter informativo; especializada, cuando se hace operativa al servicio de una determinada
rama del saber o actividad social, y, por último, científica, cuando sirve de apoyatura para la
obtención de nuevo conocimiento científico” (Yepes L., 1996. p.30).
Existen grandes semejanzas entre los llamados archivos de redacción y los centros de
documentación y entre las prácticas de documentalistas y archiveros. En relación a los objetivos,
124
ambos repositorios se interesan por la recopilación de documentos por tema, aunque los archivos
de redacción no se especializan en una sola temática, sino en un abanico inagotable de ellas.
Ahora bien, haciendo un análisis de las características de los documentos periodísticos podemos
encontrar algunas características comunes con los documentos de archivo así como con los
documentos parte de colecciones:
UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: SOBRES TEMÁTICOS/DOSSIER DE PRENSA
Características de los doc. de archivo Características de los doc. de colecciones
temáticas
No son producidos orgánicamente porque no son producto de una tramitación pero nacen de una
misión específica y primordial de la empresa y los archivos ocupan un lugar dentro del
organigrama de las empresas editoriales.
Surgen de una actividad repetida y sistemática
y cada uno de los documentos archivados
posee un vínculo con el documento producido
anterior y posteriormente
No son documentos objetivos, si no por el
contrario, surgen de un acto subjetivo y creativo.
Son documentos que al ser recopilados y agrupados
artificialmente son descontextualizados con
respecto a su origen.
Son originales y únicos en la mayoría de sus componentes. Los recortes de prensa fueron
seleccionados y recortados entre miles, incluidos en un nuevo soporte, agrupados con otros similares
y por último se le dio el toque que los hace únicos y distintos de otros, las marcas de la edición y del
archivero ara su correcta y rápida identificación.
Las unidades documentales pueden contener documentos tanto originales como copias, por ejemplo
un dibujo original inédito puede estar acompañado de una copia de documento publicitario de una
empresa.
Los sobres temáticos o dossiers conforman una
unidad documental compuesta integrada por
distintas piezas documentales que fueron
agrupadas por criterios específicos y que si
fueran separadas perderían su sentido. El
respeto por la integridad posibilita el uso
contextualizado del documento.
La tarea del documentalismo se centra en el
documento y en su contenido a diferencia del
trabajo del archivero que se basa en una mirada
integral centrada en la relación del todo y sus
partes.
Su autenticidad está marcada por el sellado y
las marcas de edición y elaboradas por el
archivero.
Aún teniendo en cuenta que el carácter orgánico de un documento es lo que define su condición de
documento de archivo, los puntos de encuentro entre un tipo y otro hacen pensar en las palabras
125
de Duchein cuando se refiere a los fondos personales de un político o un escritor: “Todo esto no
se corresponde con la definición clásica de archivo, pero no obstante forma un conjunto orgánico
que refleja en su globalidad las actividades del político o del escritor en cuestión” (Duchein, M.,
2012, p.7). En cuanto a los archivos de redacción este parece ser el caso, ya que las unidades
documentales que lo integran supieron ser un engranaje fundamental en el cumplimiento de la
labor periodística en todo tipo de publicaciones. En el mismo sentido, desde el Departamento de
Archivos de la BNMM se resolvió la discusión al tratar a estos conjuntos de documentos como un
fondo al que definen de la siguiente manera: “Cabe mencionar brevemente que denominamos fondo
al conjunto de documentos producidos, acumulados y utilizados por una persona, familia o entidad
en el transcurso de sus actividades y funciones. Es por eso que la variedad de tipos de documentos
que pueden formar parte de un mismo archivo depende de las actividades desarrolladas,
precisamente, por la persona, familia o entidad de la que se trate. De manera típica, los archivos
personales contienen cartas enviadas y recibidas, originales manuscritos y mecanografiados,
folletos, volantes, fotografías, recortes de prensa y otros impresos. En este caso, se verá que tanto
la particular organización del archivo de la revista Qué como su contenido están íntimamente
relacionados, esencialmente, con su función principal durante los años en que se publicó, es decir,
editar la revista” (Guerra, A., 2014).
A partir de este recorrido realizado, entendemos que los llamados archivos de redacción son como
un híbrido que reúne características muy significativas de un archivo pero que se asemeja a un
centro de documentación. Entendiendo que no son archivos propiamente dichos, consideramos que
es preferible llamarlos archivos de redacción porque así han sido en general dados a conocer. De
todos modos, consideramos que esta discusión puede llegar a ocupar un lugar secundario en tanto
en las intervenciones que se realicen se aplique cada técnica en función de las características
correspondientes a un documento de archivo y a un documento de coleccion respectivamente. De
esta manera lograremos contribuir a la preservación de la integridad de estos valiosos conjuntos
documentales así como posibilitar todo tipo de usos que vuelvan a dar vida y a poner en circulación
a estos documentos.
126
El problema del tratamiento archivístico a partir de algunas intervenciones realizadas sobre
archivos de redacción
Como hemos mencionado, buena parte de los llamados archivos de redacción fueron trasladados a
instituciones públicas o privadas que los han tratado como archivos históricos. La incorporación
de estos voluminosos conjuntos documentales supuso un arduo trabajo para definir criterios de
intervención a poner en práctica. Entendemos, a partir de nuestra propia experiencia, que muchas
veces nos encontramos con escasas herramientas de nuestra disciplina para abordar este tipo de
material. En nuestro rastreo bibliográfico, hemos experimentado que la mayoría de la bibliografía
proviene del periodismo y el documentalismo, que escasean los trabajos que hablen de experiencias
concretas realizadas y que el acceso a las herramientas de descripción es dificultoso. Estas
carencias nacen en la falta de reconocimiento de que más allá de que sean o no “archivos”, estos
valiosísimos conjuntos documentales merecen el mejor de los tratamientos. Si encuadramos a los
archivos de redacción como centros de documentación sin atender algunas de sus particularidades
desde una perspectiva archivística y si estos repositorios son ámbitos de los documentalistas
aunque muchas y muchos de los archiveros trabajemos en ellos ¿qué rama de las ciencias de la
información es pertinente para el trabajo con los archivos de redacción? Sobre esta pregunta gira
gran parte de nuestra reflexión, ya que hemos podido notar en la práctica cuán importante resulta
ser el aporte de la técnica archivística al tratarse de documentos muy atractivos para la
investigación de las más diversas temáticas pero que también cumplen con la triple función de los
archivos.
Una experiencia de intervención generosamente socializada es la del archivo de redacción de
Noticias Gráficas, ingresado en los años ‘70 al AGN y tratado por el área específica de documentos
fotográficos que continuaba con la metodología de trabajo empleado en el Archivo Gráfico de la
Nación, de clasificación a partir de un índice temático onomástico. En el ingreso de este conjunto
al AGN se realizó una selección de su material fotográfico basada en el índice temático
confeccionado por el Archivo Gráfico, y se separaron parte de las fotografías del resto de los
documentos, perdiéndose de esta manera cualquier rastro del vínculo de los documentos que
integraban una misma unidad documental. A esta situación de desmembramiento de las unidades
127
documentales se le sumó, en la década de 1990, el traslado del material al sótano del archivo, donde
ya hacia el año 2000 sufrió las consecuencias del derrame de aguas fluviales por la rotura de un
caño. Se estima que en este desastre se perdieron gran cantidad de documentos a pesar del esfuerzo
del equipo de recuperación por evitar los daños, y las que pudieron ser rescatadas fueron tratadas
por separado de las unidades documentales priorizando criterios de conservación. Luego de estos
desafortunados hechos hubo varios intentos por recomponer el contexto de producción de los
documentos. En octubre 2016, durante el IV Encuentro de Archivos Provinciales organizado por el
AGN, pudimos tener conocimiento del valioso trabajo desarrollado en conjunto por el
Departamento de Documentos Fotográficos y el Departamento de Archivo Intermedio del AGN,
para recomponer la procedencia de los documentos y describir los fondos a través de las normas
internacionales. En sus presentaciones Emilia Assali e Ileana Antinori señalaron que este trabajo
implicó un proceso de transformación de paradigmas donde se privilegió el tratamiento de los
archivos en coherencia con los principios fundamentales de la archivística de procedencia,
integralidad y orden original, por sobre un tratamiento de los documentos de manera individual o
como piezas aisladas, descontextualizados de sus lógicas de producción, para conformar bancos de
imágenes.
A la luz de lo que pudimos conocer, entendemos que es necesario planear intervenciones que
integren las herramientas de todas las disciplinas involucradas y que estén orientadas siempre a
pensar en las y los usuarios y los múltiples usos que pueden tener estos documentos. Creemos que
la clave está en que sean tratados como fondos documentales. Tomándolos de esta manera, es
posible construir un cuadro de clasificación funcional e identificar las series para así preservar su
procedencia, orden original e integridad, también realizar descripciones multinivel que le permitan
conocer la naturaleza de estos archivos y sus potenciales usos y por último incorporar registros
catalográficos a los catálogos generales de la institución que lo conserva como una herramienta
privilegiada para el acceso. El desafío está ahora en redoblar los esfuerzos por la accesibilidad de
estos fondos y por continuar recuperando estos valiosos acervos para el acceso de todas y todos los
que lo necesiten.
128
A modo de cierre
Como hemos sostenido a lo largo de esta ponencia, con frecuencia las y los archiveros nos
encontramos frente al desafío de trabajar con conjuntos documentales que no pueden definirse
estrictamente a partir de los postulados tradicionales de la disciplina. Por otro lado, hemos podido
observar que en lo general los archivos de redacción han sido tratados desde una perspectiva que
pocas veces incluyó la mirada de la archivística. Existe un vacío metodológico de tratamiento
archivístico de este tipo de repositorios que incluya además de los aportes de otras disciplinas. En
este sentido, resulta sumamente valiosa la reflexión que realiza Michel Duchein acerca del objeto
y campo metodológico de nuestra disciplina frente a los cambios tecnológicos, las diversificación
de usuarios de archivos, la multiplicidad de nuevos soportes, y las concepciones y valoración sobre
la información. El autor sostiene “se puede pensar que una nueva definición de archivo, menos
estrechamente jurídica e institucional, se impondrá en el sentido de una liberalización de los
archivos con relación a los dominios vecinos de las bibliotecas, de los centros de documentación,
de las fonotecas, etc”. Y continúa, “los archiveros son inducidos cada vez más a utilizar los
métodos de la descripción global y de la investigación documental que se parecen mucho a las
técnicas de los bibliotecarios y de los documentalistas”. (Duchein, M., 2012, p. 8). La profesión
de archivero entre el pasado y el futuro frente a la posibilidad de ampliar nuestros campos y objetos
de intervención en pos del cumplimiento de una misión, que no cambia, la preservación y el acceso
a la información porque hay mucho trabajo aún por hacer en los recuperados archivos de redacción
para toda la ciudadanía.
129
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131
VANTAGENS DA METODOLOGIA DE IDENTIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA NA
CONSTRUÇÃO DE PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO
Maria de Fátima Cruz Corrêa1
Evelin Mintegui2
RESUMO:
O presente artigo destaca a importância da metodologia de identificação arquivística empregado como
base cientifica na construção de panos de classificação, quanto ao objetivo geral consiste em examinar como a metodologia de identificação é aplicada na construção de planos de classificação, para tanto
foi necessário analisar dois planos de classificação funcionais, quanto ao uso desta metodologia, elucidar o processo destes dois planos e identificar a apropriação de conceitos da identificação
arquivística sob os parâmetros da diplomática contemporânea. O artigo justifica-se, pois as reflexões e discussões sobre a identificação e a classificação arquivística, contribuem para o enriquecimento
teórico da pesquisa na arquivologia. Na metodologia foi realizado levantamento bibliográfico, fichamentos e entrevista, o que oportunizou um maior conhecimento da metodologia, sobre, os resultados obtidos evidencia-se as vantagens de um plano de classificação elaborado com esta
metodologia, pois concebidos a partir de parâmetros normatizados agregam cientificidade as atividades arquivísticas colaborando para a formação do arquivista contemporâneo.
Palavras chave: Experiências. Identificação. Classificação arquivística. Diplomática
1- INTRODUÇÃO
Os documentos, desde sempre fizeram parte do cotidiano do ocidente e configuram-se como
instrumentos essenciais para a administração da vida das organizações e das pessoas, fornecendo
informações que atestam direitos e deveres, ajudando a construir realidades e histórias de pessoas e
instituições. A classificação arquivística, nesse sentido, atua como uma primeira operação que dará
subsídio às demais etapas de tratamento que permitirão que os arquivos possam contribuir com tais
realidades.
Neste sentido, o presente trabalho se insere no âmbito da determinação de adequação da
construção do plano de classificação arquivística, focando-se na metodologia de identificação
arquivística, procurando verificar as vantagens de sua aplicação.
1 Graduada em Arquivologia e especializanda em Arquivos Permanentes - Universidade Federal do Rio Grande –
FURG. Email: [email protected]
2 Professora Assistente- Universidade Federal do Rio Grande – FURG, doutoranda em Ciência da Informação –
Universidade Federal de Santa Catarina – UFSC.
132
Deste modo, a seguir apresenta-se o referencial teórico, após a metodologia, seguida pelos
resultados e discussões e por fim as considerações finais.
2- REFERENCIAL TEÓRICO
Para a construção deste referencial teórico foram compilados conceitos de autores da arquivística
pertinentes aos temas de gestão de documentos, classificação e metodologia de identificação
arquivística.
Assim, segundo Bueno (2013). Os arquivos do século XX, ao contrário dos séculos anteriores,
passaram a possuir características de expansão e de diversificação das fontes produtoras ligando-se
mais à administração, à diversidade de suportes, à multiplicação da produção documental e à ampliação
do universo de usuários, destacando a importância da gestão documental.
Deste modo Lhansó I Sanjuan (1993, p. 37, 38) afirma que gestão documental pode ser entendida
como: “[...] período compreendido entre la creación de documentos y su eliminación o transferência a
una institución de Archivos.” argumentando logo em seguida:”[...] aplicación de lá administración
cientifica com fines de eficiência y economia, siendo considerados lós benefícios
para ls futuros investigadores meros subprodutos [...]”.
Neste contexto tem-se que o documento surge com a finalidade de apoio às atividades
administrativas de um órgão e para que cumpra o seu papel ele precisa estar acessível sempre que dele
se precisar, uma das funções arquivísticas que contribui para a acessibilidade é a classificação.
Portanto, a classificação consiste numa tentativa de representação ideológica das informações
contidas nos documentos. Cabe destacar que a classificação de documentos é um procedimento técnico
arquivístico que está a serviço da organização de documentos em uma instituição. (LOPES, 2009).
Ou seja, a arquivologia é uma disciplina voltada para a gestão documental e informacional, sendo
assim, pode-se inferir que esta se relaciona com a ciência da informação, compreendida, então como
uma ciência interdisciplinar. Desta forma entende-se que a gestão documental impulsionou a história
da arquivística, contribuindo para a redução da massa documental produzida e acumulada.
É neste cenário de expansão da gestão documental que arquivística aproxima-se da diplomática
novamente, mas agora não da clássica, mas sim da diplomática Contemporânea, ou tipologia
documental cujas bases teóricas e metodológicas passaram a serem usadas na compreensão dos
documentos contemporâneos.
133
Deste modo, Bellotto (2014) acrescenta ser imprescindível para a formação de um arquivista, a
disciplina de diplomática, pois de acordo com a autora, ela encontra-se na base do trabalho deste
profissional, ou seja, os documentos, que compõem os arquivos, acrescentando que a diplomática
permite se compreenda o vínculo arquivístico, isto é, o elo que une o documento ao produtor e aos
outros documentos do seu conjunto, e consegue explicar o quanto um documento de arquivo é a prova
do por que da existência das atividades e funções dentro das instituições.
Desta forma a diplomática contemporânea revisitada pela arquivologia, descobre na
identificação arquivística novo espaço para o embate cientifico em torno dos tipos documentais dos
documentos arquivísticos.
Neste panorama, nota-se, que as premissas promulgadas por Mabilon, ainda hoje continuam com
seu caráter descritivo, analítico e investigativo. No que, Rodrigues (2008) ressalta que:
A diplomática passou a ser valorizada e aplicada à análise de documentos organicamente acumulados em arquivo, dando suporte para as discussões sobre a construção cientifica da arquivística [...] A inserção desta nova perspectiva da diplomática no campo da arquivística, denominada diplomática contemporânea ou tipologia documental, possibilitou a implementação de um processo de normalização de parâmetros metodológicos para compreender e tratar o documento de arquivo. (RODRIGUES, 2008, p. 13)
Assim, surge no âmbito arquivístico a identificação, que segundo Rodrigues (2008, p. 48) tem o
seguinte conceito: “[...] designar as tarefas de pesquisas realizadas para resolver o problema posto”.
Grupos de trabalho se formaram em países ibero-americanos, a fim de propor soluções para os
arquivos. Percebe-se desta forma que a história arquivística, adquiria neste momento um novo marco,
dando início a uma nova tradição.
Deste modo, segundo Rodrigues, (2008) muitas das inovações que surgiram neste período são
resultantes desses experimentos, realizados no âmbito de sistemas de arquivos na Espanha, e que
originaram estudos teóricos e práticos.
Logo, nota-se que os resultados da metodologia de identificação, sob os parâmetros da
diplomática contemporânea são relevantes gestão arquivística, no sentido de que agregam vantagens
as funções arquivísticas especialmente a classificação, pois em sendo uma metodologia que acrescenta
padronização e normatização aos planos de classificação, permite mais cientificidade a esta função
(RODRIGUES, 2008).
De acordo com Mello (2013), após a publicação dos trabalhos apresentados nas “Primeras
Jornadas de lá identificación Y Valoración de Fondos Documentales de las Administraciones
134
Publicas”, 1991, percebe-se que na Espanha a metodologia de identificação é definida como uma
sistematização dos conjuntos documentais arquivísticos e administrativos, tendo como meta afiançar a
estimativa das séries documentais.
Salienta-se assim, a profícua contribuição da identificação para a construção dos planos de
classificação. Nesta perspectiva, entende-se que o procedimento de identificação parte do estudo dos
elementos constitutivos dos documentos, da relação destes com o ato que o gerou, do conteúdo que os
ligam com as competências, funções e atividades e a relação posta com o órgão produtor.
Segundo Rodrigues (2008) para o estudo de órgão produtor é necessário coletar dados que são obtidos através da própria documentação do órgão e da legislação, conforme a autora propõe: [...] Essas fontes podem variar de acordo com as características do fundo a ser tratado. O estudo dos documentos legais de órgãos públicos relacionados à sua estrutura e funcionamento, permite o conhecimento das competências, funções e atividades que ficaram registradas nos tipos documentais produzidos. Para completar os procedimentos de identificação de órgão produtor, pode ser necessária a realização de entrevistas com os responsáveis pelo desenvolvimento dos procedimentos administrativos do órgão que está sendo estudado (RODRIGUES, 2008, p. 71).
Segundo Mello (2013), no Brasil em torno de 1970, começava as primeiras movimentações no
sentido de se procurar soluções para a problemática da acumulação documental no âmbito da
administração pública, neste panorama o termo identificação surgia como uma ferramenta nova.
Logo, pode se mencionar, que a metodologia de identificação no País ainda tem um longo
caminho a percorrer, até que seja definitivamente estabelecida com seus propósitos ideais.
Cumpre aqui ressaltar que o caráter inovador deste artigo, pois esta metodologia no Brasil tem
sua aplicabilidade inovadora pouco utilizada e bem menos ainda divulgada, principalmente nos
arquivos públicos, onde as vantagens seriam profícuas.
Assim, utilizam-se os embasamentos teóricos e metodológicos da diplomática contemporânea e
propõe-se a exposição da identificação arquivística como instrumento para explicitar os procedimentos
do tratar os documentos e do elaborar um plano de classificação.
Conforme Rodrigues (2008) a identificação arquivística é uma tarefa de pesquisa cientifica sobre
a gênese documental, ou seja, uma análise critica e funcional quanto aos elementos internos e externos
dos documentos arquivísticos que permitem a identificação do órgão produtor, do elemento funcional
e das tipologias documentais e possibilitam a construção de um plano de classificação sob uma base
cientifica.
135
Tendo em vista o estudo comparartivo, realizado entre dois planos de classificação no âmbito
dos Arquivos Públicos em que um utilizou a metodologia de identificação em sua construção e o outro
não a utilizou se apresenta as seguintes considerações.
De acordo com Souza (2012), a classificação arquivística é uma função basilar na gestão de
documentos, e consequentemente um plano de classificação é o produto de uma operação
classificatória, portanto, analisa-se assim o esteio das funções arquivísticas.
Desta forma apresenta-se a seguir a metodologia utilizada no presente artigo.
3- METODOLOGIA
Para o desenvolvimento desta pesquisa, algumas etapas foram pensadas e desenvolvidas no
transcurso desta pesquisa que incidiram primeiramente na seleção e escolha do tema, da pesquisa, após,
passou a etapa teórica e posteriormente a etapa metodológica aplicada.
Assim, em uma primeira etapa, procedeu-se a escolha e pertinência do tema, a discussão a cerca
da problemática da pesquisa, o objetivo geral a ser alcançado e os objetivos específicos como também
a reflexão a respeito da justificativa da pesquisa. No âmbito da etapa teórica, foi realizado levantamento
bibliográfico e revisão da literatura, foram realizados fichamentos e leituras.
Buscou-se assim a construção de um referencial teórico com a finalidade de reunir informações
necessárias referentes aos métodos e teorias da função arquivística de identificação, classificação, e
elaboração de planos de classificação, sob os domínios e parâmetros da tipologia documental, com o
propósito de obter subsídios para a formação de um conhecimento mais especifico.
A etapa metodológica aplicada ancorou-se na etapa teórica, para fundamentar e entender os
fundamentos dos procedimentos e métodos usados na construção dos planos de classificação.
Nesta etapa partiu-se para a delimitação da pesquisa, onde o universo escolhido situa-se na
apreciação de dois planos de classificação existentes, visando verificar os benefícios ou não do uso da
metodologia de identificação. Sendo assim o recorte estabelecido se fixaram na análise dois planos de
classificação, no qual foi um desses planos utilizou a metodologia de identificação arquivística e no
outro esta metodologia não foi usada.
Deste modo, os procedimentos metodológicos adotados para efetuar a crítica pretendida
consistiram em examinar os seguintes elementos: processo de construção, tipo de classificação.
136
Considera-se importante salientar as dificuldades existentes na literatura arquivística nacionais
sobre o tema, sendo assim, foi necessário, então, recorrer à literatura internacional, e comparecer a uma
oficina, acompanhada da orientadora, no Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERGS).
Para esta pesquisa os instrumentos de coleta de dados utilizados foi à análise bibliográfica (ou
de fontes relacionadas), o fichamento de citações e a entrevista.
Assim, para atingir os objetivos da pesquisa, utilizou-se a coleta de dados, como também buscas
de referências em diversas fontes, tais como, livros de arquivologia, artigos e teses acadêmicas sobre
diplomática, identificação arquivística, gestão documental, classificação de documentos, visitas a sites
na web e pesquisas realizadas no Google, e no portal capes como também visitas à biblioteca da FURG,
e ao APERS.
Nesse sentido, após efetuar a coleta de dados, partiu-se para a análise de dados coletados.
Portanto, essa pesquisa fundamentou-se em conceitos e estudos já desenvolvidos por outros
pesquisadores e autores que proporcionaram suporte para a contextualização da problemática relativa
ao objeto pesquisado, e articulação da coleta de dados, para atingir os objetivos propostos.
Como preponderante na construção da pesquisa ressalta-se a entrevista (Apêndice A), de acordo
com o Termo de Consentimento (Apêndice A), realizada no APERS com a arquivista, que exerce o
cargo no APERS, há 24 anos, formada pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), e que
participou da elaboração do plano de classificação do SIARQ-RS.
Desta forma passa-se a discorrer sobre o resultado e discussões do presente artigo.
4-RESULTADOS E DISCUSSÃO
Nesta seção demostra-se a construção dos planos de classificação selecionados e analisados.
O plano de classificação do APERS, não utilizou a metodologia de identificação arquivística e
foi concebido com duas grandes funções. A primeira grande função (1- Função: Desenvolver diretrizes
e politicas de fomento e desenvolvimento econômico, social e cultural) que se refere às atividades e
competências para órgãos que pensam no estado e desenvolvem diretrizes para outros órgãos do
próprio governo, portanto politicas de fomento e captação de recursos. Já a segunda grande função (2-
Função: Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à
administração pública) se refere basicamente a base executória (atividade meio), patrimônio, finanças
e execução jurídica.
137
A terceira função (3- Desenvolver diretrizes e políticas de Justiça e Segurança Pública) existente
no plano surge em função do excelente retorno da segurança pública, ou acrescenta, porque não se
obteve retorno das outras, enfim, o que se classifica nesta função são especificamente conjuntos
documentais referentes a esta área governamental, esses conjuntos produzidos não se encaixam nas
outras funções. Quanto às subfunções, série e subsérie, estas foram definidas, em função do volume de
documentação existente daquele padrão documental, atividades, prazos, e uma forma de organização
mais clara para o usuário.
Desta forma, nota- se que o critério preponderante para a construção do plano de classificação
do SIARQ, foi à quantificação de documentos produzidos por tal atividade, sendo assim, percebe-se
que muitas atividades não foram elencadas no plano e os documentos e tipos documentais produzidas
por elas também não ficaram conhecidos, constituindo-se assim em um dos pontos fracos do plano.
Cabe destacar que Rodrigues (2012) defende a ideia de que a Arquivologia caminha para o
debate cientifico, rompendo com o empirismo inicial dos primeiros estudos. Enquanto que Souza
(2012) demostra ser a classificação uma atividade primordial e intelectual, percebe-se assim que a
construção deste plano foi embasada em conceitos que estão sendo descontruídos, em função da busca
por uma arquivística contemporânea e cientifica.
Já de acordo com Lopes (2009) a atividade classificatória consiste em representar
ideologicamente as informações que os documentos apresentam, por conseguinte, sabe-se que todas as
atividades geram documentos e estes devem ter representatividade em um plano de classificação.
Percebe-se que a construção do plano de classificação do SIARQ carece de teorias e normativas,
foi utilizado mais a intuição e a prática cotidiana, foram pensadas no usuário e quem classificaria o
documento diariamente, que não seria necessariamente um arquivista. A metodologia utilizada foi
baseada nas competências e após partiu-se para a constituição das séries e assim surgiram as funções,
tendo como princípio a ideia de que a produção documental é igual em todas as secretarias de estados,
então não se levou em conta o órgão produtor e nem as competências individuais de cada órgão
governamental, por isto o plano tem duas grandes funções e a terceira referente à segurança pública foi
implantada depois, pelo fato de os documentos serem diferenciados e não se encaixarem nas outras
duas.
Percebe-se que a opção de não usar a investigação acerca do órgão produtor, como também o
não reconhecimento de espécies e tipos documentais para secretarias distintas como, por exemplo, a
secretaria de finanças e educação, acarreta inúmeros problemas, empobrecendo o plano de
138
classificação, reside nesta explanação à argumentação das vantagens de se usar a metodologia de
identificação arquivística.
Um fato positivo é que já há uma movimentação no sentido de reformulação do plano, esperase
que esta reformatação tenha sua base no reconhecimento do órgão produtor e na tipologia documental
e contemple todas as atividades desenvolvidas nas secretarias o eu atualmente não acontece.
Já o plano de classificação do APERJ construído no âmbito do Plano de gestão documental do
Estado (PGD) sabe-se que este foi construído tendo como base os procedimentos e instrumentos de
identificação arquivística usando a diplomática contemporânea como fundamento metodológico.
Assim, antes da implantação do PGD-RJ, conforme Rodrigues (2008) foram desenvolvidos
estudos que apontaram para a necessidade de que se criassem instrumentos de gestão para o tratamento
técnico dos documentos administrativos.
Desta forma, a equipe de trabalho sob a coordenação da Secretaria de Estado da Casa Civil e do
APERJ, em parceria com a Universidade Federal 94 Fluminense, envolveu profissionais da área dos
arquivos e de ciência e tecnologia, sendo oito coordenadores, cento e quinze comissões, trinta
subcomissões, quinhentos e setenta e cinco gestores, dois mil oitocentos e setenta e cinco operadores
do Sistema de Identificação de Tipologia Documental (SITD), sistema de banco de dados desenvolvido
para o PGD-RJ. [...], gerando dados que foram alimentando o SITD.
Deste modo, o primeiro passo foi o reconhecimento de identificação do órgão produtor do
documento, por meio de um formulário,
O formulário de identificação continha os seguintes campos: setor, objetivo, estrutura e
principais atividades. Após o preenchimento dos formulários, as informações analisadas geraram
subsídios para o quadro de identificação de atribuições do produtor,
Foram utilizados como instrumentos de coletas de dados pesquisas e fichamento em livros e
periódicos tanto no meio digital quanto no físico. Assim, os dados compilados nas três etapas do
processo de identificação foram inseridos no banco de dados do SITD, o qual foi estruturado em dois
módulos. O módulo 1 refere-se ao reconhecimento órgão produtor, sendo constituído por duas etapas,
na etapa I, são inseridos os dados de identificação do órgão produtor e na etapa II são inseridos os
dados de reconhecimento das atribuições e competências.
139
Enquanto que o módulo 2 refere-se a identificação das tipologias documentais, ou seja as
características que apresentam os documentos, onde foram incluídos os metadados da identificação
tipológica.
Sobre este plano pode-se fazer a seguinte análise, ao ser construído sobre a base da diplomática
contemporânea, usando a metodologia de identificação é passível de ser entendido por todos, pois as
tipologias documentais são explícitas e não subentendidas como no plano do SIARQ, neste sentido
frisa Rodrigues (2008) a identificação arquivística é uma tarefa de pesquisa cientifica sobre a gênese
documental.
Então nota-se que o plano de classificação do APERJ, trouxe em sua construção a pesquisa
exaustiva para se chegarem ao órgão produtor do documento, fato obtido através de formulários
aplicados e entrevistas nos locais onde os documentos eram produzidos, e também uma investigação
minuciosa nos documentos constitutivos, que gerou subsídios para a construção do quadro de
identificação de atribuições do órgão produtor composto por: Competência, funções, atividades e
Unidade arquivística.
Para o reconhecimento da identificação das espécies e dos tipos documentais foi usado outro
formulário, no qual constam os elementos que caracterizam os tipos documentais que gerou as séries.
Ou seja, o plano de classificação do APERJ, aplicou uma análise critica e funcional quanto aos
elementos internos e externos dos documentos arquivísticos que permitem a identificação do órgão
produtor, do elemento funcional e das tipologias documentais e possibilitam a construção de um plano
de classificação sob uma base cientifica.
Neste sentido, aponta-se que as vantagens da construção de um plano classificação elaborada
sob os fundamentos da metodologia de identificação arquivística são o conhecimento correto acerca
do órgão produtor, suas competências, funções e atividades, e consequente uma interpretação com base
cientifica das espécies e tipos documentais, onde todas as atividades e tipologias documentais são
reconhecidas no plano, e permite uma classificação de forma eficiente e eficaz.
Desta maneira, percebe-se que os procedimentos permitiram um melhor desempenho do plano
de classificação construído sob o viés da metodologia de identificação, porque trouxe lógica ao plano,
pois permite que se reconheça o produtor, a espécie e o tipo documental de cada série.
Assim parte-se para as considerações finais.
140
5- CONSIDERAÇÕES FINAIS
Em referência ao problema da presente monografia: Qual a contribuição da metodologia de
identificação arquivística na elaboração de planos de classificação?
Acrescenta-se que esta metodologia confere lógica e cientificidade para os planos de
classificação, pois descontruindo-se o empirismo inicial dos procedimentos arquivísticos caminha-se
normatização destes.
Percebe-se que a identificação ao ser empregada como uma função arquivística vem prover uma
lacuna qualitativa e instrumental para a uniformização e sistematização dos procedimentos
arquivísticos.
Cabe ressaltar que esta metodologia confere inúmeras vantagens para os planos de classificação
entre elas pode-se citar o entendimento da composição das séries.
Cumpre destacar que embora a identificação arquivística venha sendo utilizada como
metodologia arquivística pela arquivística Ibérica, nota-se que na prática são poucos os casos de suas
aplicações, especialmente quando consideramos sistemas de arquivos públicos no Brasil.
Sobre as questões finais, da pesquisa, é interessante perceber como as novas questões e
metodologias que se descortinam no ambiente arquivístico contemporâneo perpassando velhos
conhecimentos e fundindo se a novos paradigmas, tornam dinâmicas as atividades cotidianas ao mesmo
tempo práticas e de domínios cognitivas.
141
REFERÊNCIAS
BELLOTO, Heloisa Liberalli, Arquivos: estudos e reflexões. Belo Horizonte: Editora UFMG, 2014.
BUENO, D. A. Mapeamento de fluxos documentais como elemento de identificação arquivística
no âmbito da gestão de documentos. Rio de Janeiro: UFF, 2013.
GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 5 ed. São Paulo: Atlas, 2010.
LLANSO I SANJUAN, J. Gestión de documentos: Definicion y análisis de modelos. 1º edición:
diciembre de 1993. Bergara: IRARGI, 1993. Disponível em: < http://eah-ahe.org/pdf/ikerlanak7.pdf > Acesso em 26 maio 2016.
LOPES, L. C. A nova arquivística na modernização administrativa. 2ºed. Brasília: Projecto Editorial, 2009.
MELLO, S. LHAMAS De. Identificação de tipologia documental como parâmetro para
classificação de arquivos universitários. Niterói: UFFF, 2013.
RODRIGUES, Ana Célia. Diplomática contemporânea como fundamento da identificação de
tipologia documental em arquivos. São Paulo: universidade de São Paulo. 2008. Disponível em: <
http://www.teses.usp.br/.../8/.../TESE ANA CELIA RODRIGUES.pdf > Acesso em: 21 jan. 2016.
SOUZA, R. T.B. de A classificação como função matricial do que fazer arquivístico. In: INARELLI,
H.C; SOUZA, R.T; SANTOS, V.T. dos (Orgs.). Arquivística: temas contemporâneos. 3ª ed. Distrito Federal: SENAC, 2012, p. 79-173.
142
IDENTIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA COMO METODOLOGIA PARA O ESTUDO DA
GÊNESE DO DOCUMENTO CARTORIAL: ANÁLISE TIPOLÓGICA APLICADA AO
TRATAMENTO TÉCNICO DE REGISTRO CIVIL DE ÓBITO
Alexandre Faben1
Ana Célia Rodrigues2
RESUMO
Estudo da metodologia da identificação arquivística fundamentada na diplomática e tipologia documental para estudar a gênese do documento de arquivo e sua relação com as funções arquivísticas que sustentam o tratamento técnico documental. Trata-se de um estudo de caso de aplicação da identificação arquivística desenvolvida no Cartório de Registro Civil e Tabelionato Sede da Comarca de Linhares, Espirito Santo, Brasil, para classificar, avaliar e descrever o tipo documental Registro Civil de Óbito, apresentando os instrumentos arquivísticos elaborados: quadro de identificação de órgao produtor, ficha de identificação de tipologia documental, plano de classificação, tabela de temporalidade e inventário. Este trabalho integra a produção do Grupo de Pesquisa Gênese Documental Arquivística, UFF/CNPq.
Palavras-chave: Identificação arquivística. Tipologia documental. Análise tipológica.
1 Introdução
Os acervos notariais e de registro constituem uma importante fonte de pesquisa para a
arquivística.
Este trabalho é um estudo de caso que tem por objetivo realizar a aplicação da metodologia da
identificação arquivística como etapa preliminar ao tratamento técnico do Registro Civil de Óbito,
acumulado pelo Cartório de Registro Civil e Tabelionato Sede da Comarca de Linhares, Espirito Santo,
Brasil.
Para realização deste estudo, partimos da identificação do órgão produtor para o
reconhecimento do tipo documental, base da classificação, avaliação e descrição. No tratamento
técnico dos documentos de arquivo, a identificação arquivística tem se revelado como um método
1 Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – Universidade Federal Fluminense.
2 Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação – Universidade Federal Fluminense.
143
eficaz para a elaboração de instrumentos, proporcionando uma nova perspectiva no campo da
Arquivística.
Do ponto de vista metodológico da identificação arquivística, são análisados os fundamentos
da diplomática e tipologia documental para reconhecer o documento de arquivo, discutindo a relação
do vínculo existente entre os documentos e o seu produtor/acumulador.
Nesta perspectiva apresenta-se como resultados os modelos de instrumentos de identificação
de órgão produtor e de tipologia documental, plano de classificação, tabela de temporalidade e
inventário como contribuição para as discussões sobre padronização de procedimentos para reconhecer
e tratar documentos dos arquivos. Este trabalho integra a produção do Grupo de Pesquisa Gênese
Documental Arquivística, UFF/CNPq.
2 Diplomática e Tipologia Documental: fundamento para a Identificação Arquivística
A Identificação é uma fase intelectual da metodologia arquivística, onde são realizados os
estudos de diplomática e tipologia documental.
Segundo Rodrigues (2008), o termo identificação na literatura arquivística aparece nos anos de
1980, na Espanha, como resultado de experiências metodológicas desenvolvidas por grupos de arquivistas
preocupados em solucionar o problema da acumulação de documentos de arquivos, do qual
compartilhavam paises iberoamericanos, entre eles o Brasil.
Na Espanha, o conceito de identificação foi incorporado pelo Diccionário de Terminologia
Archivística, definido como “fase do tratamento arquivístico que consiste na investigação e
sistematização das categorias administrativas e arquivísticas em que se sustenta a estrutura de um
fundo” (DTAE, 1993, p. 37). No Brasil, o conceito aparece no Dicionário de Terminologia
Arquivística, publicado em 1996, definindo-a como o “processo de reconhecimento, sistematização e
registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual” (DBTA,
2005).
Ambos os conceitos se referem à identificação como fase intelectual do processamento técnico, que
tem por objeto de estudos o órgão produtor e os documentos gerados no exercício de suas atividades.
144
Na metodologia de identificação arquivistica se sustenta todo tratamento técnico que os documentos
de arquivo devem receber ao longo de todo seu ciclo vital, desde a criação até a destinação final. Aplica-se
em duas fases sucessivas de trabalho. A primeira fase de análise se concentra na identificação do organismo,
o produtor do fundo documental, com o objetivo de compilar toda a informação possível sobre ele. A
segunda fase se concentra na identificação de cada um dos tipos documentais gerados (MENDO
CARMONA, 2004).
Trata-se de um método de pesquisa sobre os elementos que caracterizam os seus dois objetos
de estudos: órgão produtor e o tipo documental.
1. Órgão produtor, estudo do elemento orgânico (estrutura administrativa) e do elemento
funcional (competências, funções e atividades).
2. Tipologia documental, estudo dos elementos externos e internos que apresentam os
documentos para definir as espécies, tipos e série documental.
A diplomática fundamenta os estudos de identificação de tipologia documental, pois analisa a
estrutura formal do documento, que consiste em estudar analiticamente o documento de arquivo e os
vínculos que mantém com o órgão que o produziu. É um trabalho de pesquisa e de crítica sobre a gênese
do documento de arquivo.
O método de análise tipológica se tornou conhecido pela arquivística brasileira, a partir dos
estudos de Heloísa Liberalli Bellotto (2000). A autora faz distinção entre o objeto da diplomática, em
sua perspectiva clássica, a “espécie documental” e em sua perspectiva contemporânea, o “tipo
documental”, e dos métodos de análise diplomática e tipológica para se chegar à denominação do
documento de arquivo e identificar sua gênese, o que permite por comparação chegar ao agrupamento
das séries documentais. Por definição espécie é “a configuração que assume um documento de acordo
com a disposição e natureza das informações nele contidas”; tipo documental é “a configuração que
assume a espécie documental de acordo com a atividade que ela representa” e a série documental é a
“sequencia de unidades do mesmo tipo documental” (DTA/SP, 1996).
Rodrigues (2008) ressalta que para a arquivística brasileira, a Diplomática e a Tipologia
Documental são campos de estudos distintos, com métodos próprios de análise diplomática e análise
tipológica, porém complementares para o estudo da gênese dos documentos e seu agrupamento em
série documental a partir de parâmetros normalizados.
145
Estudos desenvolvidos anteriormente em Rodrigues (2003, 2008, 2013) sobre a identificação
no campo da Arquivística, permitiram sistematizar os aspectos teóricos e metodológicos que a
caracterizam e sua pertinência para o desenvolvimento das funções arquivísticas.
3 Identificação, Classificação, Avaliação e Descrição do Registro Civil de Óbito do Cartório
de Registro Civil e Tabelionato Sede da Comarca de Linhares
De acordo com o artigo 236 da Constituição da República Federativa do Brasil de 1988, os
serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Púbico.
Os Cartórios são regulamentados por atos normativos (Lei n. 6.216, de 30 de junho de 1975 e
Lei n. 6.015) que dispõe sobre os serviços concernentes aos registros públicos, estabelecidos pela
legislação, que regula e definem as competências, funções, atividades.
No âmbito do Cartório de Registro Civil e Tabelionato Sede da Comarca de Linhares, Espirito
Santo, Brasil, estudou-se o Registro Civil de Óbito n. 306, do Comendador Raphael Pereira de
Carvalho, datado de 1890, registrado às 16v e 17f do Livro C2.
Neste estudo de caso, apresentam-se os instrumentos arquivísticos parciais, elaborados a partir
da metodologia de identificação arquivística aplicada ao estudo do órgão produtor e do tipo
documental, analisando as relações entre o documento de arquivo e seu contexto de produção.
3.1 Estudo do Órgão Produtor: Cartório de Registro Civil e Tabelionato Sede da Comarca de
Linhares
Para este estudo considera-se toda informação da legislação vigente relacionada com as
competências, funções e atividades atribuídas ao órgão produtor, dados compilados a partir da
Constituição Federativa do Brasil de 1988, leis, regulamentos de serviços entre outros atos legais e
normativos que dispõem sobre a estrutura e funcionamento.
Os dados obtidos no estudo do órgão produtor serão registrados em instrumentos que
hierarquizam a ação administrativa, constituindo-se como a base para a elaboração do plano de
classificação, como veremos adiante.
146
Tabela 1
Quadro de Identificação de Órgão Produtor
QUADRO DE IDENTIFICAÇÃO DE ÓRGÃO PRODUTOR CARTÓRIO DE REGISTRO CIVIL E TABELIONATO SEDE DA COMARCA DE LINHARES
COMPETÊNCIAS FUNÇÕES ATIVIDADES TAREFAS TIPO DOCUMENTAL
Os serviços notariais
e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público (Art. 236, Constituição Federal de 1988)
Os serviços concernentes aos Registros Públicos, estabelecidos pela legislação civil para autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, ficam sujeitos ao regime estabelecido nesta Lei. § 1º Os Registros referidos neste artigo são os seguintes: I - o registro
civil de pessoas naturais; II - o registro civil de pessoas jurídicas; III - o registro de títulos e documentos; (Art. 1º, Lei nº 6.216/75).
Serão registrados no registro civil de pessoas naturais: I - os nascimentos; II - os
casamentos; III - os óbitos; IV - as emancipações; V - as interdições; VI - as sentenças declaratórias de ausência; VII - as opções de
nacionalidade; VIII
- as sentenças que
deferirem a
legitimação adotiva.
(Art. 29, Lei nº
6.015/73).
Haverá, em cada cartório, os seguintes livros, todos com 300 (trezentas) folhas cada um: I - "A" - de registro de nascimento; II - "B" - de registro de casamento; III - "B Auxiliar" - de registro de casamento Religioso para Efeitos Civis; IV - "C" - de
registro de óbitos; V - "C Auxiliar" -
de registro de
natimortos; VI - "D" -
de registro de
proclama". (Art. 33, Lei
nº 6.216/75).
Registro civil de
óbito
3.2 Estudo do Tipo Documental: Registro Civil de Óbito (1980)
Levantamento de dados sobre os elementos externos, que se referem à estrutura física, a forma
de apresentação do documento (gênero, suporte, formato e forma) e internos, o “conteúdo substantivo
do documento (atividade) e natureza de sua proveniência e função” (BELLOTTO, 2000), para
denominar o tipo e definir a série documental. Na ficha tambem são compilados dados sobre os
fundamentos legais que definem a produção, vigencia e prescrição, tramitação e os prazos de guarda.
147
A série documental será definida pela identificação e comparação dos tipos documentais,
resultado da mesma atividade, e será parâmetro para os critérios de classificação, avaliação, descrição,
como aponta Rodrigues (2008).
O estudo da gênese do documento de arquivo, resultado dos procedimentos de identificação da
tipologia documental, fornece as bases para a elaboração da tabela de temporalidade e inventário do
fundo, instrumentos abordados adiante.
Tabela 2
Ficha de Identificação de Tipologia Documental
FICHA DE IDENTIFICAÇÃO DO TIPO DOCUMENTAL
Tipo Documental Registro Civil de Óbito. Espécie REGISTRO CIVIL: Documento componente dos acervos arquivos notariais e que são, via de regra, livros de registros de nascimento, casamento, óbito, de escrituras, de documentos e de transações várias.
Caracteres externos
Gênero: Textual. • Suporte: Papel. • Formato: Livro. • Forma: Original.
Órgão Produtor Cartório de Registro Civil. Competência Os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público ( Art. 236, Constituição Federal de 1988) Função Os serviços concernentes aos Registros Públicos, estabelecidos pela legislação civil para autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, ficam sujeitos ao regime estabelecido nesta Lei. § 1º Os Registros referidos neste artigo são os seguintes: I - o registro civil de pessoas naturais; II - o registro civil de pessoas jurídicas; III - o registro de títulos e documentos; (Art. 1º, Lei nº 6.216/75). Atividade Serão registrados no registro civil de pessoas naturais: I - os nascimentos; II - os casamentos; III - os óbitos; IV - as emancipações; V - as interdições; VI - as sentenças declaratórias de ausência;
148
VII - as opções de nacionalidade; VIII - as sentenças que deferirem a legitimação adotiva. (Art. 29, Lei nº 6.015/73). Tarefa Haverá, em cada cartório, os seguintes livros, todos com 300 (trezentas) folhas cada um: I - "A" - de registro de nascimento; II - "B" - de registro de casamento; III - "B Auxiliar" - de registro de casamento Religioso para Efeitos Civis; IV - "C" - de registro de óbitos; V - "C Auxiliar" - de registro de natimortos; VI - "D" - de registro de proclama". (Art. 33, Lei nº 6.216/75).
Objetivo da Produção “Servirá este livro para o lançamento dos óbitos que se verificarem na Paróquia de Linhares (...)”. (Termo de Abertura do Livro C2) Conteúdo Número do registro, data cronológica e tópica, declarante, ação, nome e qualificação do falecido e família, causa morte, local de sepultamento, nomes e assinaturas do escrivão do Juiz de Paz, do declarante e das testemunhas. Fundamento Legal Constituição Federal de 1988 (Art. 236) Lei nº 8.935, de 18 de novembro de 1994. Regulamenta o Art. 236 da Constituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e de registro. (Lei dos Cartórios) Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973. Dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências. Lei no 6.216, de 30 de junho de 1975. Altera a Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973, que dispõe sobre os registros públicos. Tramitação Livro de registro. Produzido em uma via, com trezentas folhas, com termo de abertura e encerramento. Assinado pelo secretário, chefe da 1º seção. (Art. 33, Lei 6.015/73) Prazo de Arquivamento Permanente: Os livros e papéis pertencentes ao arquivo do cartório ali permanecerão indefinidamente. (Art. 26, Lei 6.015/73) Destinação Permanente Classificação e ordenação da série 2.1.03.001 – Numérico (número do registro civil de óbito)
A Identificação arquivística possui estreita relação com as demais funções que sustentam o
tratamento técnico dos documentos de arquivo. A fase da identificação, tem como resultado imediato
o conhecimento dos elementos que constituem o tipo documental, o estudo do órgão produtor e o
conhecimento de sua estrutura administrativa e atribuições. Ao aplicar este método corretamente,
149
temos as diretrizes para a elaboração de um plano de classificação, reflexo das competências, funções
e atividades do órgão produtor.
3.3 Plano de Classificação Funcional (Parcial): Cartório de Registro Civil e Tabelionato Sede
da Comarca de Linhares
A classificação é a função arquivística que consiste em estabelecer o reflexo do contexto onde
são produzidos os documentos, uma vez realizado o estudo de identificação do órgão produtor.
Tabela 3
Quadro de Sistematização da Identificação do Órgão Produtor
QUADRO DE SISTEMATIZAÇÃO DA IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO PRODUTOR CARTÓRIO DE REGISTRO CIVIL E TABELIONATO SEDE DA COMARCA DE LINHARES
Competência: 1 Serviços notariais
Competência: 2 Serviços de registro
Função 2.1 Registro civil de pessoas naturais
Atividade Tipologia documental
2.1.01 Nascimentos
2.1.02 Casamentos
2.1.03 Óbitos 2.1.03.001 Registro civil de óbito
2.1.04 Emancipações
2.1.05 Interdições
2.1.06 Sentenças declaratórias de
ausência
2.1.07 Opções de nacionalidade
2.1.08 Sentenças que deferirem a
legitimação adotiva
Função 2.2 Registro civil de pessoas jurídicas
Função 2.3 Registro de títulos e documentos
O plano de classificação é elaborado a partir do estudo das características que apresentam o
órgão produtor e das competências funções e atividades a ele atribuídas, permitindo que se posicione
a totalidade da tipologia documental produzida na estrutura interna do fundo.
150
Tabela 4
Plano de Classificação Funcional
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL (PARCIAL) CARTÓRIO DE REGISTRO CIVIL E TABELIONATO SEDE DA COMARCA DE LINHARES
1 Serviços notariais 2 Serviços de registro 2.1 Registro civil de pessoas naturais 2.1.01Nascimentos 2.1.02 Casamentos 2.1.03 Óbitos 2.1.03.001 Registro civil de óbito 2.1.04 Emancipações 2.1.05 Interdições 2.1.06 Sentenças declaratórias de ausência; 2.1.07 Opções de nacionalidade; 2.1.08 Sentenças que deferirem a legitimação adotiva. 2.2 Registro civil de pessoas jurídicas 2.3 Registro de títulos e documentos
3.4 Tabela de Temporalidade de Documentos (Parcial): Cartório de Registro Civil e
Tabelionato Sede da Comarca de Linhares
A avaliação consiste em determinar os valores primários e secundários das séries documentais
para estabelecer os prazos de guarda, transferências, acesso, preservação ou eliminação, total ou
parcial.
É a ação registrada no documento que deverá ser objeto de análise para determinar seu valor, se deve ser preservado como prova ou testemunho ou se pode ser eliminado sem prejuízo da perda de informações substanciais para prover o processo de tomada de decisão. Este conhecimento é produzido no momento da identificação da tipologia documental, permitindo uma criteriosa analise para determinar a destinação final dos documentos: eliminação ou guarda permanente (RODRIGUES, 2008).
A identificação permite a avaliação das séries documentais em diferentes perspectivas: com
relação a sua vigência, conteúdo informativo e interesse para a investigação.
Tabela 5
Tabela de Temporalidade de Documentos
151
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (PARCIAL) CARTÓRIO DE REGISTRO CIVIL E TABELIONATO SEDE DA COMARCA DE
LINHARES
Competência: 2 Serviços de registro Função: 2.1 Registro civil de pessoas naturais
Atividade Tipologia Documental Prazo de
guarda Destinação Fundamentos
Legais Eliminação Permanente
2.1.03
Óbito
2.1.03.001
Registro
civil de
óbito
Permanente
x
Art. 26, Lei 6.015/73
3.5 Inventário Parcial do Fundo Cartório de Registro Civil e Tabelionato Sede da Comarca
de Linhares
O documento de arquivo é fonte de informação. O acesso, finalidade dos acervos, só é possível
por meio dos instrumentos de pesquisa que são planejados, refletindo o nível de classificação dos
documentos.
A descrição é uma função arquivística que consiste na elaboração de instrumentos de pesquisa
que representam o arquivo e suas partes. Como função arquivística, tem por objetivo garantir o acesso
aos conjuntos documentais, “porque perpetua e congela a relação entre os documentos, que é uma
evidência do contexto de sua produção” (DURANTTI, 2005).
Os inventários são ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, o fundo e suas partes, até
o nível das séries documentais. Por definição, o inventário é o “instrumento de pesquisa em que a
descrição exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por unidade
a série, respeitada ou não a ordem de classificação” (DTA/SP, 1996).
A identificação permite a padronização do conteúdo destes instrumentos, pois na análise
tipológica são apresentados os elementos formais e de conteúdo que caracterizam a tipologia
documental e que fundamentam a referida tarefa (MENDO CARMONA, 2004, p.45-46).
152
Tabela 6
Inventário Parcial do Fundo
INVENTÁRIO (PARCIAL) CARTÓRIO DE REGISTRO CIVIL E TABELIONATO SEDE DA COMARCA DE LINHARES
Competência: 2 Serviços de registro Função: 2.1 Registro civil de pessoas naturais Atividade: 2.1.03 óbito
Nº Tipologia documental Data – Limite Quantidade Notação Obs.
2.1.03.01 Registro civil de óbito Número do registro, data
cronológica e tópica,
declarante, ação, nome e
qualificação do falecido e
família, causa morte, local
de sepultamento, nomes e
assinaturas do escrivão do
Juiz de Paz, do declarante
e das testemunhas.
1890 01 Cx. 2 Livro C2
4 Conclusões
A identificação arquivística, fundamentada na abordagem da diplomática e tipologia
documental permite reconhecer e agrupar as séries documentais a partir de parâmetros normalizados.
O conhecimento produzido nesta fase de pesquisa sobre o órgão produtor e seus documentos, fica
registrado em instrumentos específicos e fundamenta o desenvolvimento das funções de classificação,
avaliação e descrição de documentos de arquivo, fornecendo ao arquivista um referencial científico
para o desenvolvimento de suas práticas.
Referências
Bellotto, H. L. (2000). Como fazer análise diplomática e análise tipológica em arquivística; reconhecendo e utilizando o documento de arquivo. São Paulo: Associação de Arquivistas de São Paulo / Arquivo do Estado.
Constituição da República Federativa do Brasil: Promulgada em 5 de outubro de 1998. Recuperado de
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicaocompilado.htm
Diccionario de Terminología Archivística (1993). Madrid: Dirección de Archivos Estatales, Ministerio
de Cultura, 1993.
153
Dicionário de Terminologia Arquivística. Ana Maria de Almeida Camargo; Heloísa Liberalli Bellotto
(coord.). São Paulo (Brasil): Associação dos Arquivistas Brasileiros / Núcleo Regional de São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005). Rio de Janeiro: Arquivo Nacional
(Brasil)
Lei n. 6.015, de 31 de dezembro de 1973. Dispõe sobre os registros públicos, e dá outras providências. Recuperado de http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L6015original.htm
Lei n. 6.216, de 30 de junho de 1975. Altera a Lei n. 6.015, de 31 de dezembro de 1973, que dispõe sobre os registros públicos. Recuperado de http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L6216.htm
Lei n. 8.935, de 18 de novembro de 1994. Regulamenta o art. 236 da Constituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e de registro. Recuperado de http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8935.htm
Mendo Carmona, C. (2004). Consideraciones sobre el método en archivística. Documenta &
Instrumenta. Madrid. Universidade complutense de Madrid. I, 35-46. Recuperado de http://www.ucm.es/info/documen/htm/default.htm
Rodrigues, A.C. (2005) Tipologia documental como parâmetro de classificação e Avaliação em
arquivos municipais. Cadernos de Estudos Municipais. Porto, Portugal: Universidade do Minho, v.17/18, n.jun a dez,. p.11 – 56.
Rodrigues, A. C. (2008) Diplomática contemporânea como fundamento metodológico da identificação
de tipologia documental em arquivos. São Paulo: Universidade de São Paulo, 2008. Tese (Doutorado em História Social). Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas, Universidade de São Paulo, São Paulo, SP. Recuperado de: www.teses.usp.br/teses/.../8/.../TESE_ANA_CELIA_RODRIGUES.pdf
154
CRIAÇÃO DE UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO - O CASO DO OGMO DE RIO GRANDE
MINTEGUI, Evelin Melo¹
SILVA, Bruna de Ávila da²
Resumo: O trabalho trata da aplicação da metodologia de identificação arquivísitica na construção do
Plano de Classificação de Documentos para o OGMO/RG, assim como planejamento e a execução de
etapas desenvolvidas ao longo de cinco meses para a concretização e sistematização da identificação
de tipologias documentais. Como resultados parciais, evidencia-se a contribuição da metodologia de
identificação arquivística para o alcance das séries documentais, sustentando e consolidando o Plano
de Classificação de Documentos.
Palavras-chave: Plano de Classificação – Identificação arquivística – Experiências – Gestão
Documental.
1 INTRODUÇÃO
Este trabalho tem como objetivo apresentar os resultados da aplicação da metodologia de
identificação arquivística no processo de construção de um plano de classificação de documentos para
o Órgão de Gestão de Mão-de-Obra do Trabalho Portuário Avulso do Porto Organizado do Rio
Grande/RS - OGMO-RG.
O Órgão de Gestão de Mão-de-Obra do Trabalho Portuário Avulso do Porto
Organizado do Rio Grande é uma entidade constituída nos termos da Lei n.º 8.630/93, sob a
forma de associação civil, têm como finalidade a administração do fornecimento de mão-de-
obra do trabalhador portuário, atuando como um grande departamento de pessoal portuário e
produzindo em média 8.830,5 metros lineares de documentos por ano, caraterística encontrada
nos órgãos do Porto da cidade de Rio Grande.
A APLICAÇÃO DA METODOLOGIA DE IDENTIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA NA
155
Destaca-se que o acervo documental da empresa conta hoje com cerca 3.200 caixas (Figura 1)
e é utilizado diariamente pelos colaboradores da empresa, o acervo possuí informações sobre os mais
de mil trabalhadores do Porto, distribuídos entre trabalhadores portuários, trabalhadores portuários
avulsos que contemplam as categorias de capatazia, estiva, conferência de carga e vigilância de
embarcações, assim como os sindicatos, tomadores de serviços e operadores portuários.
Figura 1: Arquivo do OGMO/RG.
Fonte: As autoras, 2017.
O arquivo também costuma receber solicitações do público externo, incluindo-se trabalhadores
inativos e outros membros da comunidade, interessados em seu acervo. Dessa forma, houve uma
grande demanda por parte da instituição em relação à organização e racionalização do acervo, já que o
mesmo não possuí nenhum tipo de intervenção arquivística.
Destacando-se também que o acervo possui grande potencial de pesquisa, especialmente em
relação a dados sobre o trabalho portuário organizado da cidade de Rio Grande e em relação à economia
local.
156
Para tanto, a Sousa (2008) levanta que a organização dos documentos de arquivo depende da
criação de um instrumento de classificação que possa nortear todas as demais intervenções
arquivísticas.
Para isso, a classificação é citada como função matricial do fazer arquivístico e nos próximos
capítulos será retratado a utilização da metodologia de identificação arquivística como ponto de partida
para a construção do instrumento, assim como o levantamento de dados através da identificação de
tipologias documentais buscando trazer e retratar uma visão mais fiel real dos produtores de
documentos e contribuindo significativamente para a aplicação com êxito do plano.
2 CONSIDERAÇÕES TEÓRICO METODOLÓGICAS
Para a construção de planos de classificação, é necessário o buscar referencial teórico para o
embasamento do levantamento de dados, de acordo com Sousa (2008) apud Belloto (2004), existe três
grupos de dados fundamentais a serem coletados, o primeiro conjunto de dados é composto por
levantamento de algumas datas marcantes, especialmente as de criação e alteração da estrutura
organizacional das instituições. São especialmente relevantes para que compreendamos e possamos
delimitar o fundo de arquivo.
O segundo conjunto de dados é referente aquilo que podemos chamar de conceitos
do ambiente organizacional, esses dados são importantes para a escolha dos níveis de
classificação do instrumento. E o terceiro conjunto de dados refere-se aos documentos de
arquivo, suas tipologias e sua relação com cada aspecto da organização em sua individualidade:
em que setores, departamentos, em quais atividades são produzidos os documentos, quais suas
espécies e gêneros documentais.
Os planos de classificação arquivísticos devem dar conta de fornecer um lugar coerente para
cada tipo documental produzido, guiando através de sua codificação o arquivamento adequado.
Schellenberg (2006) explica que é imprescindível que se conheça a entidade produtora de documentos
a fim de buscar interpretar a razão de criação desses documentos e somente assim fazer os devidos
cortes na estrutura do fundo.
Esses cortes devem ser escolhidos de acordo com um elemento, sendo eles, a função, estrutura,
assunto mantendo coesão nos níveis hierárquicos, ou seja, a organização e com isso, definir as seções,
classes, subclasses e séries. Nesse sentido, a metodologia utilizada auxilia na construção de séries de
157
acordo com as tipologias documentais, sustentando a normalização do planejamento e atividades da
gestão documental, padronizando as tipologias e buscando informações concretas sobre o contexto de
produção documental, ou seja, uma análise crítica diante da gênese documental. De acordo com
Albuquerque (2006) entende-se por série documental “os documentos que possuem a mesma
procedência e foram desenvolvidos no âmbito de uma mesma função”.
Bernardes e Delatorre (2008) explica que o plano de classificação de documentos retoma o
contexto de produção dos documentos, pois os reúne de acordo com o órgão produtor, sua função,
subfunção e a atividade que gerou a produção ou a acumulação documental.
Com isso, Rodrigues (2012) traz que a utilização do processo de identificação no tratamento de
massas documentais acumuladas durante o a produção dos documentos, garante a recuperação das
características de proveniência e de organicidade e também apresenta o autor López Gómez (1998)
que explica:
A identificação e a avaliação, que eram compreendidas como fases prévias da descrição de fundos históricos, necessárias para a elaboração dos quadros de classificação e para fixar a tipologia documental, são necessárias para a organização e descrição e também para a fixação da permanência dos documentos nos arquivos e dos prazos de transferências e para a determinação das séries elimináveis. Representam a instrumentalização necessária para conseguir fluidez dos sistemas. (LÓPEZ GÓMEZ, 1998, p. 7).
Portanto, entre as diversas possibilidades de estratégias para a construção de planos de
classificação, a proposta de Rodrigues (2008) coloca a identificação arquivística como ponto de
partida, não apenas para a classificação, mas para a criação de um programa de gestão de documentos.
Rodrigues (2008) explica que, a identificação arquivísitica consiste em analisar analiticamente o
documento de arquivo e o seu vínculo com a entidade produtora, assim como as fases de produção,
acumulação e destinação do mesmo, proporcionando a investigação da gênese documental,
demonstrando os elementos que os caracterizam.
Diante das inúmeras formas de construção de planos de classificação, entende-se que essa
função é matricial nas atividades arquivísticas, permitindo que o profissional conheça as
funcionalidades de um órgão, assim como as atividades e documentos gerados. O próximo capítulo
visa retratar os resultados obtidos através da aplicação da metodologia na empresa.
158
3 RESULTADOS
A primeira etapa do projeto foi o levantamento de dados da instituição, através da metodologia
de identificação foi possível buscar a função, história e estrutura administrativa da empresa, baseando-
se em seus dados históricos e documentos constitutivos, assim como o estudo de sua missão,
atribuições, atividades e tarefas que a mesma desenvolve. Essas informações visaram demonstrar o
contexto histórico e social da instituição, como a criação e alterações da estrutura organizacional.
Foram aplicados Formulários de Identificação de Tipologias Documentais (Figura 2) nos
setores da empresa, que de acordo com Rodrigues (2012) estes instrumentos buscam retratar os
elementos que caracterizam os tipos documentais, consequentemente gerando as séries documentais.
Figura 2: Formulário de Identificação de Tipologia Documental
Fonte: As autoras, 2017.
Através dessa etapa, foi possível identificar que a documentação é produzida desde 1994,
possui um bom estado de conservação além da empresa possuir em torno de 130 tipologias
documentais, dentre essas, evidencia-se os documentos produzidos em razão de atividades fim da
empresa e de serviços prestados aos trabalhadores portuários avulsos, são elas: Comunicado de
acidente de trabalho; Formulário de exames; Formulário de Perfil Profissiográfico Previdenciário;
Formulário de EPI's rotativos; Relatório de Ocorrência Operacional; Declaração de Etilômetria;
159
Requisição de serviço; Relatório de escalados; Relatório de desencontro; Folha de pagamento; Dossiê
de TPA; Ficha de controle de acidentes pessoais; Declaração de manifesto de carga; Ata de
julgamento; Formulário de treinamentos; Solicitação de capacitação; Dossiê de realocação de mãode-
obra, entre outros.
Com isso, é possível entender que essa etapa foi essencial, pois abrangeram principalmente a
produção e destinação desses documentos, além da análise de atividades realizadas pelos colaboradores
e tipologias documentais produzidas, informações coletadas também através do Sistema Geral de
Qualidade – SGQ da empresa que específica a criação e destinação de alguns documentos da
instituição.
Elaborou-se também um Banco de Dados (Figura 3), com as devidas adaptações em relação
aquele apresentado por Rodrigues (2012) com o intuito de registrar as funções e as atividades dos
setores da empresa, dividido em dois módulos, sendo eles Identificação do Órgão Produtor e
Identificação das Tipologias Documentais.
Figura 3: Tela do Banco de Dados
Fonte: As autoras, 2017.
160
Essa etapa auxiliou sistematização dos dados coletados através dos formulários aplicados, com
a alimentação de dados no banco é possível relaciona-las tendo como resultado a sistematização do
Plano de Classificação, tendo como nível 1 Função, nível 2 Atividade e nível 3 Série (baseada na
tipologia documental).
É possível citar as vantagens da utilização da metodologia de identificação para as próximas
atividades previstas na instituição, dentre estas a avaliação arquivística, uma vez que os prazos de
guarda dependem do conhecimento da vigência e prazo precaucional do tipo documental, Camargo e
Bellotto (2006, p. 79) explicam que a vigência é a "qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos
os encargos e disposições nos documentos”.
De acordo com o Arquivo Nacional (2005, p. 172), o prazo precaucional é o "valor atribuído a
um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e usuários, tendo em
vista sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido".
Através disso, é realizado o estudo de leis e regimentos que regem esses documentos, pois com
o intuito de realizar a avalição, não cabe somente a uma série funcional para determinar a
temporalidade de uma gama de documentos que tenham surgido de uma função ou assunto, por
exemplo.
Portanto, as informações sobre funções, atividades e tipos documentais da empresa foram
cruzadas a partir de um banco de dados, que permitiu simplificar a estruturação do Plano de
Classificação de Documentos. Sendo possível representar a relação dos documentos com cada aspecto
da organização, auxiliando principalmente na busca de séries, mostrando-se como ferramenta
especialmente importante para o desenvolvimento do projeto e sustentação do instrumento
arquivístico, conforme extrato apresentado na Figura 3.
Figura 4: Plano de Classificação de Documentos do OGMO/Rio Grande
161
Fonte: As autoras, 2017.
Com isso, destaca-se a importante vantagem da utilização de séries tipológicas para a criação
do plano de classificação, pois auxiliou no entendimento e no levantamento minucioso de todos os
documentos produzidos por cada setor, determinação das funções, auxiliando na interpretação da
documentação acumulada e principalmente nas futuras atividades como a produção e a avaliação,
podendo concluir com as considerações finais do presente artigo.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A utilização da metodologia de identificação arquivística proporciona e simplifica o processo
de levantamento de dados, como o reconhecimento do órgão produtor, os elementos funcionais, os
tipos documentais produzidos, sistematizando e permitindo alcançar as séries documentais,
contribuindo de maneira influente para a lógica da constituição de instrumentos como o plano de
classificação de documentos.
É possível concluir que a metodologia de identificação arquivística, frente a outras alternativas
trazendo uma maior segurança para a execução de processos na construção do presente plano e
consequentemente auxilia em outros processos arquivísticos, como a avaliação arquivístia e entre os
resultados aponta-se a criação de um Plano de Classificação com boa recepção por parte dos usuários,
em fase de finalização do processo de aprovação pela direção da empresa.
162
Nessa perspectiva espera-se que os resultados obtidos com o presente trabalho, possam servir
de referencial para a utilização da metodologia na padronização de procedimentos e com o intuito de
assegurar maior segurança na compreensão das estruturas e documentos arquivísticos produzidos pelas
empresas.
REFERÊNCIAS:
ALBUQUERQUE, K. C.; RODRIGUES, A.C.; (2006) 14º SIICUSP - Simpósio Internacional de
Iniciação Científica da USP. Série documental: verificação de conceitos através da análise de obras
arquivísticas e sua aplicabilidade na identificação tipológica. Disponível em:
https://uspdigital.usp.br/siicusp/cdOnlineTrabalhoVisualizarResumo?numeroInscricaoTrabalho=418
9&numeroEdicao=14. Acesso em: 10 jul. 2017.
BELLOTTO, H. (2004). Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV,
2004.
BERNARDES, I. P.; DELATORRE, H. (2008). Gestão Documental Aplicada. São Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo. LÓPEZ GÓMEZ, P. (1998). Identificación y valoración de documentos en Espanã a partir de 1975.
Anales de Documentación. Revista de Biblioteconomía e Documentación. Murcia: Servico de Publicaciones/ Universidad de Murcia, v. 1, p. 75-97. Disponível em:
http://www.um.es/fccd/anales/ad01/ad0106.html . Acesso em: 09 jul. 2017.
RODRIGUES, A. C. (2008). Diplomática Contemporânea como fundamento metodológico de
identificação de tipologia documental em arquivos. São Paulo. Disponível em:
www.teses.usp.br/teses/disponiveis/8/8138/.../TESE_ANA_CELIA_RODRIGUES.pdf. Acesso em:
08 dez. 2016.
____________________. (2012) Identificação arquivística como requisito metodológico do
Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ): reflexões sobre a construção teórica dos procedimentos e instrumentos. In: Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação, XIII, 2012, Rio de Janeiro. Anais. Rio de Janeiro,
163
ANCIB/FIOCRUZ, Disponível em: http://www.eventosecongressos.com.br/metodo/enancib2012/arearestrita/pdfs/19564.pdf. Acesso em: 16 fev. 2017.
SCHELLENBERG, T.R. (2006) Arquivos Modernos: princípios e técnicas. 6 ed. Rio de Janeiro:
Editora FGV.
SOUSA, R. T. B. (2008) A classificação como função matricial do que-fazer arquivístico. In:
SANTOS, Vanderlei Batista dos (Org.). Arquivística: temas contemporâneos. 2. ed. Distrito Federal: Senac.
- 164 -
ABORDAJE DE UN TIPO DOCUMENTAL NO CONVENCIONAL:
IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y SISTEMATIZACIÓN DE DATOS
Rincón Linos, Lucía. Mail: [email protected]
Centro de Egresados de Archivística - Instituto Sup. N° 12 Gastón Gori– Santa Fe
En casi todos los países que han vivido extensos períodos de dictadura, no sólo informan y
testimonian la represión los fondos documentales producidos por los entes dedicados expresamente a
la represión, sino que a los que podríamos llamar archivos convencionales están plagados de
testimonios de actuaciones represivas que pueden ser de extraordinaria importancia de cara a la
exigencia de responsabilidades o a la reparación de daños.
Antonio González Quintana
Palabras Claves:
Archivo de la Memoria – Tipo Documental – Documentos Facilitativos - Vales de Nafta –
Descripción Archivística – Base de datos
RESUMEN
El presente trabajo fue desarrollado en base al Fondo Documental del Archivo Provincial de
la Memoria de Santa Fe, más precisamente sobre el Grupo ADMINISTRACIÓN. El objetivo
principal consistió en definir y delimitar la Serie RENDICIONES DE CUENTAS (1974 -1986) y
profundizar su descripción, para ampliar y posibilitar el acceso a su contenido. Los objetivos
específicos establecidos apuntaron a la descripción de la Sub-Serie EXPEDIENTES DE BIENES
DE CONSUMO y la posterior creación de una Base de Datos, mediante la descripción exhaustiva
de un Tipo documental no convencional: VALES DE NAFTA, con el fin de reunir y sistematizar
los datos con un fin práctico y productivo.
La materialización de dicha sistematización resultó un agregado funcional y tecnológico de
la aplicación de técnicas archivísticas, convirtiéndose en una nueva herramienta pensada para ampliar
el servicio a los usuarios internos y externos del APM.
- 165 -
Ésta Base de Datos potenció la explotación de recursos informativos que, si bien estaban
disponibles, tomados en conjunto permitieron evidenciar otras perspectivas posibles y afianzaron la
postulación de diversas hipótesis, acrecentando así el valor de la información en sí misma.
IDENTIFICACION de las Unidad Documentales
FONDO DOCUMENTAL: DIRECCION GENERAL DE INFORMACIONES DE LA
PROVINCIA GRUPO: ADMINISTRACION
SERIE: VARIOS [HABILITACION – PERSONAL – DESPACHO
SERIE: RENDICIONES DE CUENTAS
• SUB-SERIE: EXPEDIENTES DE SUELDOS
• SUB-SERIE: EXPEDIENTES DE SERVICIOS
• SUB-SERIE: EXPEDIENTES DE BIENES DE CONSUMO
En custodia del:
ARCHIVO PROVINCIAL DE LA MEMORIA – Santa Fe [Anexo 1]
Jefa de División Archivística y Sistematización – Zona Norte
Técnica Archivera: VANNI, MARIA JOSE
Dependiente de:
• MINISTERIO DE JUSTICIA Y DDHH
Ministro: LEWIS, JUAN
• SECRETARIA DE DD HH
Secretario: COUTAZ, HORACIO
• DIRECCION PROVINCIAL DE INVESTIGACION Y
RECONSTRUCCION DE LA MEMORIA HISTORICA
Director: NOBILE, JUAN CARLOS
PROBLEMA
La inaccesibilidad al contenido informativo del Grupo ADMINISTRACION por carencia de Auxiliares Descriptivos.
OBJETIVO PRINCIPAL
Definir y delimitar la Serie RENDICIONES DE CUENTAS. Profundizar su Descripción
- 166 -
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Describir la Sub-Serie EXPEDIENTES DE BIENES DE CONSUMO.
Crear una Base de Datos.
[Anexo 1] Diagnóstico sobre el Archivo Provincial de la Memoria-Santa Fe
METODOLOGIA
• Abordaje del Grupo “ADMINISTRACIÓN”. Reconocimiento de ubicación topográfica de
las Unidades de Conservación dentro del APM.
• Control de existencia de las Unidades de Conservación mediante la comparación con el
“Inventario por Unidad de Conservación” del APM.
• Identificación y Análisis del contenido documental.
• Identificación y registro de los diferentes Tipos de Partidas para delimitar y definir las
SubSeries.
• Confección de Inventario de Expedientes para profundizar la descripción de la Sub-Serie
“EXPEDIENTES DE BIENES DE CONSUMO”
• Diseño y Confección de una Base de Datos para el registro de los Vales de Nafta.
• Recolección, carga y sistematización de los datos de dichos Vales.
• Análisis de los resultados.
• Elaboración de conclusiones (enfoque archivístico, histórico y social)
DESARROLLO DEL PROBLEMA
El problema archivístico que detecté fue la inaccesibilidad al contenido del Grupo
ADMINISTRACIÓN. La descripción existente sobre éste Grupo era muy limitada, pues el
Archivo de la Memoria comenzaba a definir el Cuadro de Clasificación de su Fondo y se había
focalizado el trabajo en otras Series, (con el criterio muy atinado de dar prioridad a la demanda de
información por parte de la Justicia para los Juicios que se venían desarrollando en la provincia.)
Al inicio de éste trabajo, el Grupo ADMINISTRACIÓN se presentaba en los auxiliares
descriptivos del APM conformado por dos Series, siendo una “RENDICIONES DE CUENTAS”
- 167 -
y la otra “VARIOS [Habilitación–Personal–Despacho]”, en un principio trabajé sobre ésta última
y desarrollé las primeras tareas de reconocimiento y descripción, pero resultó ser una tarea muy
compleja debido a la gran diversidad de tipos documentales que la conformaban, por lo cual enfoqué
mi atención en la otra Serie.
La carencia de tratamiento archivístico y la ausencia de un auxiliar descriptivo consolidado,
privaban a los consultantes de una fuente de información fundamental a la hora de indagar sobre la
información resguardada y reducía al mínimo las consultas a tal Serie, haciendo inaccesible el
contenido informativo de tal Grupo Documental.
RESULTADOS ALCANZADOS
Serie RENDICIONES DE CUENTAS:
Identificación del contenido documental de las Unidades de Conservación relevadas.
UNIDADES DE
CONSERVACION
SERIE
E
FECHAS
Caja 441 A EXPEDIENTES DE SUELDOS 1979/84
Caja 441 B EXPEDIENTES DE
SERVICIOS 1978/82
Caja 441 C EXPEDIENTES DE BIENES
DE SUMO 1974/78
Caja 441 D EXPEDIENTES DE BIENES
DE SUMO 1979/83
Caja 501 EXPEDIENTES DE SUELDOS 1975/79
Caja 502 EXPEDIENTES DE SUELDOS 1980/84
Caja 503 EXPEDIENTES DE BIENES
DE SUMO 1976/82
Serie RENDICIONES DE CUENTAS:
Determinación de 3 Sub-Series:
EXPEDIENTES DE SUELDOS – Fechas Tope 1975/84
EXPEDIENTES DE SERVICIOS – Fechas Tope 1978/82
EXPEDIENTES DE BIENES DE CONSUMO – Fechas Tope 1974/83
Sub-Serie EXPEDIENTES DE BIENES DE CONSUMO: [Anexo 2, 3 y 4]
Determinación de sus características cuantitativas: o
ml = 1
- 168 -
o Cantidad total de Unidades de Conservación = 3 o
Nomenclaturas = [441D – 441C – 503]
o Cantidad total de Piezas Documentales = 101
Expedientes
Sub-Serie EXPEDIENTES DE BIENES DE CONSUMO:
Inventario de Piezas Documentales.
Diseño y carga de un Inventario digital con amplitud de 10 campos.
Resultaron 98 registros / Descripción de Expediente x Expediente
Tipo Documental: VALES DE NAFTA: Sistematización de datos. Creación de una
Base de Datos con amplitud de 13 campos
Resultaron 1212 registros / Descripción documento x documento
[Anexo 2] Expediente de Rendición de Bienes de Consumo. APM – Santa Fe [Anexo 3] Reconstrucción del circuito administrativo de los Expedientes de Rendición de Cuentas de Bienes de Consumo [Anexo 4] Diagrama de Flujo Documental: Expediente de Rendición de Bienes de Consumo (Hipótesis
EVOLUCIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACION
Punto de Partida:
GRUPO SERIE CAJAS
ADMI
NIS
TRA CIÓN
Varios
[Habilitación, Personal,
Despacho]
61 / 67(*) / 68 / 70 (*)-71 / 76 (*)-77 (*) -78 / 110 – 111 / 118 / 398 / 429 (*) / 452 / 454
Rendiciones de
Cuentas
441 A B C D / 452 [2] / 501 – 502 – 503
(*) compartidas con otras Series
GRUPO SERIE CAJAS OBSERVACIONES
ADMI NIS
TRA CIÓN
Varios
[Habilitación
Personal
Despacho]
61 / 67(*) / 68 /
70(*)-71 /
76(*)-77(*) -78 /
110 – 111 / 118 /
398 / 429(*) / 452 / 454
67 Y 77 (*) producidas
por CIP
70 Y 76 (*) producidas
por DGI
- 169 -
SERIE
CAJAS
FECHAS
TOPE
OBSERVACIONES
RENDICIONES DE CUENTAS
441 A B C D/ 452 [2] / 501 – 502 - 503
1974
1986
441A –Sueldos – 79/84
441B –Servicios – 78/82
441C – Bienes – 74/78
441D- Bienes – 79/83
501- Sueldos – 75/79
502 – Sueldos – 80/84
503 – Bienes – 76/82
Punto de llegada:
GRUPO SERIE SUBSERIE UBICACION FECHA
TOPE
ADMI NIS TRA CIÓN
RENDICIO NES DE CUENTAS
Expedientes
Sueldos
441 A 501 502
1975 –1984
Expedientes
Servicios
441 B 1978 - 1982
Expedientes Bienes
de Consumo
441 C 441 D 503
1974 - 1983
HIPÓTESIS
Si bien es poco frecuente encontrar Vales de nafta en custodia de cualquier Archivo por ser
considerado un Tipo documental facilitativo, la información registrada en ellos resultó ser muy
significativa. En éste caso particular, al tratarse de documentos producidos por un Organismo de
Inteligencia estatal durante la dictadura, resulta aún más relevante el valor de sus datos como fuente
de información primaria.
Del presente trabajo resulta como hipótesis que: los Vales de nafta que integran los
Expedientes de Bienes de Consumo, testimonian el accionar de los agentes de Inteligencia que
operaron durante los años de la Dictadura militar en nuestra provincia y evidencian el presupuesto
utilizado para dichas tareas.
- 170 -
El hecho de haber podido acceder a los Vales originales brindó mayor credibilidad a los datos
extraídos, pues no hubiese resultado igual si los datos hubiesen sido extraídos de las planillas de
Balances de Inversión, (también integrantes de tales Expedientes), porque da lugar a una posible
manipulación de los mismos.
La información que proporcionan estos Vales al ser sistematizada permitirá, (mediante la
manipulación tecnológica), reunir e integrar los datos, para interpretarlos desde diferentes
perspectivas, indagando sobre un tramo de la historia local del que poco sabemos.
MOTIVOS DE LA ELECCIÓN DEL TEMA
En Junio del 2011 accedí a una Pasantía Rentada en el Archivo Provincial de la Memoria
gracias a un Convenio con el Instituto Sup. N°12 Gastón Gori, paralelamente a las tareas que
desarrollé decidí llevar adelante el trabajo anual solicitado por la cátedra PASANTIA, el cual pude
concluir y aprobar, porque tuve acceso al material documental sin ninguna restricción y conté con la
guía y asesoramiento de quien estaba a cargo del Archivo.
Mientras conocía las riquezas del Fondo me topé con un Tipo Documental muy particular
que captó toda mi atención: los VALES DE NAFTA, ellos integraban Expedientes caratulados y
foliados pertenecientes a las Rendiciones de Bienes de Consumo, producidos por la Dirección
General de Inteligencia – Santa Fe. [Anexo 5]
[Anexo 5] Informe sobre las Entidades Productoras: CIP y DGI.
La elección se fundamenta también en que tales Expedientes no presentan información
sensible (nombres personales) protegidos por el Habeas Data y cuenta con un rasgo característico
poco frecuente: el carácter facilitativo de los VALES, siendo materia de descarte según nuestra
normativa vigente. El Decreto N° 3054 [Anexo 6] detalla el procedimiento a seguir para la
clasificación y ordenación, “separar las Series que correspondan a funciones facilitativas
(Despacho, Administración, Personal) de las de carácter sustantivo, ya que éstas representan casi el
20%.”
La clasificación de documentos sustantivos y facilitativos resulta fundamental en
archivística cuando se hace referencia al contenido o a los atributos administrativos, puedo afirmar
que lo que normalmente se estudia es el procesamiento de los documentos sustantivos, pues son
- 171 -
éstos los que se trasladarán a los Archivos Generales, completando su fase histórica del ciclo vital.
[Hago referencia a la práctica tradicional con la que fui formada a lo largo de la carrera,
afortunadamente hoy, la visión sobre el Proceso de Valoración documental tiende a ser más amplia
y abarca aspectos antes dejados de lado: mientras que hoy el análisis se enfoca sobre lo que se debe
preservar en desmedro de lo que se debe expurgar.]
ALCANCES
• El Fondo documental elegido reviste una importancia archivística enorme, no sólo por su
contenido informacional sino por existir muy pocos registros documentales de tales
características en el país.
• Las características del Tipo documental abordado (VALES DE NAFTA) le otorga al trabajo una
valoración adicional, por no haber antecedentes (conocidos) de éste tipo de abordajes
archivísticos.
• Las características cuantitativas de la Sub-Serie EXPEDIENTES DE BIENES DE CONSUMO
posibilitó la concreción de las tareas descriptivas, así mismo la cantidad de VALES DE NAFTA
también hizo accesible la carga integral de los datos.
Unidades de Conservación = 3
Cantidad total de Expedientes = 101
Cantidad total de Vales = 1212
[Anexo 6] Decreto N° 3054/99 – Reevaluación de plazos de conservación de los documentos producidos por la ex Dirección General de Informaciones y que fueran aprobados por Decreto N° 2816/89
LIMITACIONES
• Los documentos que la Dirección General de Informaciones utilizó en su trabajo cotidiano, no
han llegado al Archivo de la Memoria en su totalidad, hoy sólo accedemos a un conjunto
fragmentario que no conserva el orden que le ha sido asignado originalmente. Es decir que, entre el
Archivo de la Dirección General de Informaciones y la documentación que constituye al Archivo
Provincial de la Memoria, se interpone el tiempo y las distintas intervenciones a que han sido
expuestos.
- 172 -
• Los expedientes de RENDICIONES de BIENES DE CONSUMO no seguían un orden
cronológico, por lo cual tuve que abordar dicha tarea y asignar un número correlativo de
identificación a cada uno. (consignándolo en el margen superior derecho con lápiz)
• El tamaño de los VALES DE NAFTA hizo dificultosa su manipulación, ya que el pequeño
formato que presentan obliga a tomar más recaudos respecto a documentos de mayor porte.
• Un limitante recurrente fue la lectura y comprensión de los datos de los VALES DE NAFTA por
tratarse de escritura manuscrita, además los valores corresponden al Peso Ley 18.188 (cuya vigencia
fue de 1970 a 1985.)
MARCO TEÓRICO
CLASIFICACIÓN: Identificación y estructuración sistemáticas de las actividades de las
organizaciones y/o de los documentos de archivo en categorías, organizadas de forma lógica de
acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimientos y representadas en un cuadro de
clasificación. *[1] Fuente: ISO 15489
FONDO: La idea de fondo va unida a la totalidad de la documentación producida y/o recibida por una
institución o persona en el transcurso de sus funciones y que suele estar conservada en el archivo de
dicha institución o persona. La documentación que integra un fondo puede estar completa o incompleta
por pérdida o destrucción, o dispersa, por división, pero constituyen siempre una unidad. *[2] Fuente:
Heredia Herrera, A.
SERIE: "Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una
unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma
actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada
de su producción, recepción o utilización". *[3] Fuente: Norma ISAD (G)
SERIE FACILITATIVA: Conformada por Documentos facilitativos, producidos en cumplimiento de
funciones idénticas o comunes en todas las Instituciones, tales documentos se encuentran en todas
ellas: todas pagan sueldos, llevan legajos de personal, libros de contabilidad, inventarios de bienes,
entre otros. *[4] Fuente: Schellenberg, Teodore.
- 173 -
TIPO DOCUMENTAL CONTABLE: Los comprobantes de pago son un elemento fundamental para
contabilizar las operaciones porque contienen datos que se usan para la registración contable, ésta se
justifica porque hay un documento que sirve de fuente o de origen. Cumplen una función de control,
porque el comprobante se usa como un elemento probatorio de las registraciones efectuadas y también
para comprobar los elementos de la contabilidad. Estos documentos permiten a los auditores
determinar si los registros contables están debidamente respaldados por documentos, confeccionados
de acuerdo a las normas vigentes. También cumplen una función jurídica porque las registraciones
deben estar respaldadas porque servirán como prueba si cumplen con los requisitos formales.
Como elementos probatorios tienen la función de ser un testimonio, ya que comprueba una
operación realizada y también contiene las partes que intervienen, las condiciones y otros datos que en
un principio no aparentaban tanto como lo hicieron a medida que avanzaba en el trabajo. *[5] Fuente:
CPN Mila Naccarato, Sylvia.
EXPEDIENTE: (o Pieza documental o Unidad documental compuesta) Unidad documental constituida
por varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo
asunto, materia, actividad o trámite, o por ser resultado de un mismo proceso de gestión y acumulación
de los documentos que los constituyen. *[6] Fuente: Heredia Herrera, Antonia.
DESCRIPCION: Es el medio utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los
documentos y ofrecerla a los interesados. […] La descripción persigue dos objetivos: dar información
a los demás y facilitar el control al archivero”
La descripción archivística se liga de manera directa a los procesos previos de clasificación y
ordenación, pues solo es posible describir información que se encuentre debidamente organizada. Al
mismo tiempo, la descripción resulta ser una condición esencial para poder efectuar otro tipo de
procesos, como los asociados a la valoración documental, la difusión y explotación institucional, social
y cultural de los archivos. *[7] Fuente: Heredia Herrera, Antonia
BASE DE DATOS: Conjunto de datos o de otros elementos dispuestos de manera sistemática o
metódica y accesible individualmente por medios electrónicos o de otra forma. *[8] Fuente MESA:
Vocabulario de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración local.
- 174 -
MARCO METODOLÓGICO
Al momento de comenzar éste trabajo, el Cuadro de Clasificación estaba en pleno desarrollo
y la Serie ADMINISTRACION había sido descripta en forma muy general: “Incluye notas
administrativas, Legajos de personal, Inventarios, Rendiciones de Cuentas, etc., corresponde a la
Sección Habilitación y Secretaría Administrativa del organismo”
El Archivo también contaba con Relevamientos de datos sistematizados llamados:
“Inventario por Unidad de Conservación” e “Inventario por Piezas Documentales” (Auxiliares
descriptivo en constante actualización), en el que se cargaban los datos certeros (Ej: N° de caja /
Origen / Fechas Tope) y datos a tener en cuenta (Ej: Tipos documentales / posible relación con otra
caja o Serie, constituyéndose en una herramienta de trabajo, guía y consulta fundamental. [Anexo 7 y
8]
Para hacer accesible el GRUPO ADMINISTRACIÓN, el primer paso consistió en el
reconocimiento visual de la ubicación topográfica de las unidades de conservación dentro del
Archivo, luego el control de existencia de dichas unidades utilizando como guía los inventarios, para
contrastar sus datos con la existencia física.
Observando la información de las carátulas de los Expedientes, pude determinar que el
GRUPO ADMINISTRACIÓN estaba conformado por 23 Unidades de Conservación (cajas de archivo
oficio estándar de polipropileno azul) de las cuales se podían diferenciar dos entidades productoras
bien diferenciadas: la CIP (Central de Inteligencia de la Provincia) y la DGI (Dirección General de
Informaciones), pudiendo también establecer las fechas tope de producción cada una.
Mediante el reconocimiento visual en primera instancia y posterior control de existencia, pude
determinar que algunas cajas relevadas como pertenecientes a tal Sub-Serie contenían
exclusivamente Expedientes (prolijamente identificados en sus carátulas), seguí con la Identificación
y Análisis de contenido y procedí a ordenarlas por fechas
[Anexo 7] Inventario por Unidad de Conservación del APM – SFe [Anexo8] Inventario por Piezas Documentales” del APM – SFe
(respetando la cantidad de Expedientes en cada caja) y a enumerarlas, colocándoles un número
consecutivo de referencia en la tapa con lápiz. El paso siguiente fue el relevamiento de la naturaleza
de las Partidas de cada Expediente, las diferentes características documentales detectadas dieron
- 175 -
como resultado la delimitación y conformación de 3 nuevas Sub-Series (Sueldos – Servicios - Bienes
de Consumo) lo que significó la evolución del Cuadro de Clasificación; Así pude definir con
exactitud las cajas pertenecientes a dichas Sub-Series y sus respectivas fechas tope.
Proseguí con el diseño y ejecución de un “INVENTARIO DE EXPEDIENTES” mediante el cual
puede registrar y visualizar íntegramente información muy relevante, así puede determinar que la
cantidad total de piezas era viable de ser descripta y sistematizada
Ficha Técnica: Inventario de Expedientes
Descripción: Expediente por Expediente
Total de piezas documentales: 101 (23 sin VALES / 78 con VALES)
Pertenecen a la SUB-SERIE: Expedientes Bienes de Consumo.
Tiene una amplitud de 10 campos descriptivos y consta de 98 registros.
Constituye una herramienta de consulta muy valiosa pues brinda la
información quien lo consulte.
Posibilita el filtrado de datos, respondiendo a diferentes demandas.
Permite una visualización integra l de la información, dando lugar a
múltiples criterios.
[Anexo 9,10 y
11]
procesada
a
Finalizada la carga de datos y analizados sus resultados, inicié la creación de una Base de
Datos pensada para sistematizar la información contenida en los Vales de Nafta. Al planificar el
diseño, fue necesario identificar en forma exhaustiva la información conte- nida en los Vales y
analizar tanto la relevancia de los datos mismos como la organización estructural (funcional y/o
estética) y fijar criterios de carga. La elección del contenido de los campos descriptivos demandó un
análisis profundo, tanto del tipo documental como de los requerimientos archivísticos y de la
funcionalidad de la misma. [Anexo 12 y 13]
Durante el desarrollo se fueron suscitando dificultades, por ej, no todos los Vales presentaban
la totalidad de los datos que requerían los campos descriptivos elegidos, por lo cual a la hora de
cargarlos, algunas celdas quedaban vacías (por ej: la localidad o la direc- ción de la estación), a partir
de dicha situación se presentó el inconveniente de no tener
[Anexo 9] Metodología: Diseño Inventario de Expedientes [Anexo 10] Inventario por Expedientes [Anexo 11] Inventario por Expedientes: Resultados de Filtrados [Anexo 12] Análisis para extracción de datos de un Vale de Nafta. [Anexo 13] Metodología y criterios para Diseñar la Base de datos
- 176 -
certeza si el dato no había sido cargado intencionalmente por su carencia o por omisión involuntaria,
y a su vez, la celda vacía no me permitía hacer un filtrado completo, pues quedaban excluidos de la
lista. La primer variante fue colocar la leyenda “sin dirección” – “sin localidad” – “sin patente”, etc,
pero resultó poco práctico y para nada estético en su visualización a la hora de hacer filtros, por ésto
decidí colocar el símbolo (?) en toda celda que no tuviese dato, siendo fácil de identificar e interpretar
a primera vista y logrando unificar el símbolo para todos los campos.
La aplicación de técnicas archivísticas dirigidas a materializar la explotación de la información
hallada en los documentos elegidos, me permitieron identificar la naturaleza del contenido para
comprender el contexto de producción lo que condujo a la profundización de la Clasificación
archivística establecida, siendo posible establecer una nueva Serie con sus respectivas Sub-Series.
Ficha Técnica: Base de Datos VALES DE NAFTA
Descripción: documento x documento
Cuenta con 12 campos descriptivos ( seleccionados luego de un estudio
de valoración informativa y conveniencia archivística) y consta de 1212
registros.
La sistematización de los datos otorga valor agregado a la información
Permite visualizar los datos en conjunto y manipularlos mediante el
filtrado. En el campo: OBSERVACIONES, registré situaciones irregulares o
“Desinteligencia”
[Anexo 14 y
15]
nombre relevada.
desprolijas
bajo el
CONCLUSIONES
El objetivo principal del trabajo consistió en definir y delimitar la Serie RENDICIONES DE
CUENTAS y profundizar su Descripción, con lo cual considero que se ha alcanzado satisfactoriamente
dicha tarea. Precisamente elegí el término “profundizar” la Descripción integral de tal Serie, pero sí
se presentaban las condiciones para concretar la Descripción pormenorizada de la Sub-Serie
EXPEDIENTES DE BIENES DE CONSUMO.
Todas las Técnicas archivísticas aplicadas fueron dirigidas a ampliar y facilitar el acceso al
contenido informativo de los documentos elegidos, tanto de usuarios internos como externos del
Archivo. La implementación de herramientas digitales, puntualmente para la carga de datos constituye
un agregado funcional a los objetivos principales de éste trabajo, ya que otorgan al trabajo realizado
un plus en lo que respecta a su funcionalidad, pertinencia y eficacia. El diseño y confección de una
- 177 -
Base de Datos no fue tarea sencilla, pues debí definir con cautela y determinación los campos
descriptivos (previo análisis funcional de los mismos)
Ésta Base resultó una herramienta muy completa, diseñada para facilitar el filtrado de los
mismos según diferentes necesidades, para realizar búsquedas puntuales, visualizar los datos desde
diferentes ópticas y manipular la información en su conjunto, posibilitando siempre la localización
física de los documentos originales dentro del Archivo.
Tal sistematización apunta a hacer visualmente más eficaz la interrelación y correlación de
los datos relevados, permitiendo rearmar un medio informativo que puede resultar potencialmente una
fuente de información certera para futuras investigaciones o de sustento para otras en desarrollo.
Contribuyendo con ella a la visualización del valor informativo, testimonial e histórico de los datos
relevados.
La información volcada en dicha Base de Datos posibilita el filtrado por lugares, por fechas, por
número de patente, lo cual permitirá analizar recorridos realizados, frecuencia, disponibilidad
monetaria, entre otros datos y permitirá elaborar estadísticas. El hecho de poder determinar el lugar de
carga de combustible con la asiduidad de las fechas constituye un indicio sobre de la localización de
lugares que se usaron como Centros Clandestinos de Detención, llamados “Casitas” o “Chupaderos”,
(me refiero a los que faltan determinar con exactitud) que si bien se tiene idea de sus posibles
localizaciones a través de los relatos de los sobrevivientes, no existirían al momento datos tangibles
sobre las mismas.
Ubicación
Datos topográficos
Datos Proveedor
Día/mes/año
N° Caja
N° Anexo
N° Expediente
N° H oja
Departamento
Localidad
Dirección
Estación
Año
Fechas de carga de Nafta
Auto
Patente
Observaciones
Datos del automóvil
Información extra
- 178 -
También es posible cotejar dichas fechas y lugares obtenidos con la información plasmada en los
“PARTES POLICIALES” (Serie documental del APM–SFE) para saber por ejemplo si coincide un
viaje con una desaparición, seguimiento u hostigamiento u cualquier hecho que pudiese estar
relacionado. También existen “INFORMES DE INTELIGENCIA” como fuente de datos para la
investigación.
No desestimo tampoco la posibilidad de que dichos datos sistematizados, contribuyan al
desenvolvimiento de nuevas líneas de investigación (ej: Quinta de Funes) y que se puedan establecer
comparaciones respecto al presupuesto destinado a movilidad que manejaba el Organismo de
Inteligencia en el transcurrir de las diferentes etapas de la Dictadura. Dicha sistematización de datos,
posibilitará también el análisis estadístico de todas las áreas descriptivas que se han tenido en cuenta
en la confección de ésta Base de Datos.
El desarrollo de éste trabajo me enseño que la descripción constituye un proceso especializado
que está condicionado por el desempeño, habilidades y conocimiento técnico del archivero y que la
Informática perfila a ser un requerimiento indispensable, dado el desarrollo y uso cada vez más
frecuente de tecnologías diseñadas para nuestro campo de acción. El archivero de hoy debe conocer
tanto de Hardware como de Software disponibles en el mercado, debiendo ser capaz de distinguir sus
cualidades y deficiencias, sus compatibilidades y permisos, para lograr a través de ellos la optimización
de su trabajo.
Los instrumentos de descripción no solo deben posibilitar la consulta de los documentos, sino
también explicar las relaciones, jerarquías e interdependencia de las agrupaciones documentales
(Fondos, Grupos, Series, Sub-Series, Expedientes y Unidades documentales simples), pues de otra
forma no sería posible explicar a través de ellos, el contexto y contenido de los archivos, ni atender
con eficacia las solicitudes de acceso ante los usos diferenciados.
Finalmente y como resultado del aprendizaje experimentado, concluyo afirmando que como
Profesionales de la Información debemos proceder siempre bajo la perspectiva de una nueva cultura
de transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas, creando herramientas descriptivas
diseñadas para ser consultadas con fines y propósitos diferentes por un universo de usuarios, en
beneficio de la democratización del conocimiento.
- 179 -
BIBLIOGRAFIA
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de caso. La Dirección General de Informaciones de la Provincia de Santa Fe, 1966-1991”.
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http://www.sociohistorica.fahce.unlp.edu.ar/article/viewFile/SHn31a01/3049
2. DA SILVA CATELA, LUDMILA. “Etnografía de los archivos de la represión en la Argentina”, en Franco, Marino y Levín, Florencia (Comp.) Historia Reciente. Perspectivas y desafíos para un
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También en: http://perio.unlp.edu.ar/ojs/index.php/question/article/view/459 7. SCHELLENBERG, TEODORE. Archivos Modernos. Principios y Técnicas. Archivo Nacional, La
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CITAS
*[1] Norma ISO 15489 (Proyecto de Norma Internacional para la Gestión Integral de documentos y sistemas archivísticos.) Otawa, Canadá. 2000.
*[2] *[6] Heredia Herrera, Antonia. Archivística General: teoría y práctica. Diputación Provincial de Sevilla, 1988.
*[3] Norma ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. (Glosario). Estocolmo, Suecia. 2ª edición Madrid. 2000
*[4] Schellenberg, Teodore. Archivos Modernos. Principios y Técnicas. Archivo Nacional, La Habana, Cuba. 1958.
*[5] CPN Mila Naccarato, Sylvia. Apuntes para la materia: Contabilidad. Carrera: Tecnólogo en Informática. Facultad de Ingeniería. Universidad de la República de Uruguay.
- 180 -
http://www.fing.edu.uy/tecnoinf/mvd/cursos/cont/material/teo/cont_ut4.pdf *[7] Heredia Herrera, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. 1991. *[8] MESA: Vocabulario de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración local. http://glosarios.servidor-alicante.com/archivistica/base-de-datos
ANEXOS
Pág.
1 Diagnóstico sobre el APM-SFe 184
2 Expediente de Rendición de Bienes de Consumo. APM–SFe 186
3 Reconstrucción del circuito administrativo de los Expedientes
de Rendición de Cuentas de Bienes de Consumo 186
4 Diagrama de Flujo Documental:
Expediente de Rendición de Bienes de Consumo (Hipótesis) 186
5 Informe sobre las Entidades Productoras: CIP y DGI 188
6 Decreto N° 3054/99 – Reevaluación de plazos de conservación de los
documentos producidos por la ex Dirección General de Informaciones y
que fueran aprobados por Decreto N° 2816/89
190
7 Inventario por Unidad de Conservación del APM–SFe 192
8 Inventario por Pieza Documental del APM–SFe 192
9 Metodología: Diseño Inventario de Expedientes 193
10 Inventario de Expedientes 193
11 Inventario por Expedientes: Resultados de Filtrados 193
12 Análisis para extracción de datos de un Vale de Nafta 193
13 Metodología y criterios para Diseñar la Base de datos 193
14 Base de Datos: VALES DE NAFTA 194
15 Base de Datos: Simulación de Filtrado: [“Departamento: Caseros”] 194
181
PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DEL MATERIAL DE ARCHIVO
INCLUIDO DENTRO DE COLECCIONES DE LIBROS: EL CASO FLOREAL FERRARA
EN LA BIBLIOTECA NACIONAL MARIANO MORENO
Por Leticia Joaquin1
- RESUMEN del trabajo.
Alrededor del mundo las bibliotecas reciben material bibliográfico de distintas procedencias, como
por ejemplo donaciones, compras o canjes. El conjunto de materiales recibidos por una biblioteca
definesu acervo y genera sus colecciones. Algunas de ellasincluyen también materiales no
bibliográficos, entre los cuales podemos encontrar material de archivo.
Al conjunto de materiales pertenecientes a un cierto individuo se le llama colección particular y es
habitual que los materiales bibliográficos que contiene se encuentren intervenidos por esa persona,
dando cuenta de sus lecturas, interpretaciones o relaciones.
Creemos importante que estas “intrusiones”, estos destellos de personalidad que encontramos en los
libros, sean adecuadamente preservados, no ya dentro de las obras, sino en un ámbito controlado en el
área de archivo; resultará imprescindible al separarlo, que la relación con el contexto se conserve. Será
necesario entonces tomar conciencia sobre las prácticas que debiéramos llevar adelante al sustraer
material de archivo de la colección. En este sentido, debemos trabajar en los procesos que sirven de
guía al equipo de bibliotecarios para llevar a cabo estas prácticas.
Adquisiciones de fondos documentales en bibliotecas nacionales
Con el fin de enriquecer y actualizar el patrimonio bibliográfico, las bibliotecas establecen distintas
políticas de adquisición del material. Suelen ser las más utilizadas las donaciones de particulares y la
compra, modalidad que se implementa cuando se trata de material de especial relevancia, ya sea por la
1 Instituciones de Adscripción:
Biblioteca Nacional Mariano Moreno – Catalogadora de Procesos Técnicos Libros Honorable Cámara de Diputados de la Nación – Coordinadora del Archivo de la Secretaría Administrativa Mail: [email protected]
182
temática o por la procedencia. En el caso de las bibliotecas nacionales, la principal fuente de adquisición
es el depósito legal. La Biblioteca Nacional de España lo define como:
El depósito legal es la obligación, impuesta por ley u otro tipo de norma
administrativa, de depositar para una o más bibliotecas ejemplares de las
publicaciones editadas en un país.
El depósito legal tiene como objetivo la recopilación del patrimonio cultural e
intelectual de cada país, con el fin de ponerlo a disposición de los ciudadanos. Se
trata, pues, de un medio que garantiza la conservación de toda la producción editorial
y debe ser contemplado como un bien democrático que asegura a los ciudadanos de
hoy, y a las generaciones futuras, el acceso al legado intelectual con fines de
información e investigación.2
Argentina no posee aún una ley de depósito legal: por ello la Biblioteca Nacional Mariano Moreno
recibe estos materiales por lo especificado en la ley 11.7233, Régimen legal de la Propiedad Intelectual,
que establece que las editoriales del país deben depositar un ejemplar de cada obra publicada con
destino a la institución.
La finalidad de la compra es enriquecer y completar las colecciones, suplir las faltas y actualizar la
información de los temas más demandados por los usuarios o investigadores. Esto incluye libros,
revistas, grabados, fotografías, mapas, partituras, etc.
La selección se suele elaborar a partir de:
- Los documentos que la biblioteca considera de interés;
- Las peticiones de los diferentes departamentos; y
- Las sugerencias que los lectores e investigadores hacen llegar (catálogo de desideratas).
La Biblioteca Nacional Mariano Moreno posee un área de Canje y Donaciones que tiene como
actividad principal el intercambio de publicaciones con instituciones similares, lo que ayuda a
2 Biblioteca Nacional (España). Depósito legal.Disponibleenhttp://www.bne.es/es/Colecciones/Adquisiciones/DepositoLegal/index.html[consultado el 17 de julio de 2017] 3 Argentina. Ley n° 11.723. Régimen legal de la Propiedad Intelectual. Boletín Oficial de la República Argentina, Buenos
Aires, 30 de septiembre de 1933. Disponible en http://www.infoleg.gob.ar/infolegInternet/verNorma.do;jsessionid=94C62691CB53EB944ED57F0F112016EE?id=42755 [consultado el 10 de julio de 2017]
183
acrecentar el patrimonio de los organismos participantes con material que no está disponible por otras
vías de adquisición4.
Finalmente, la comunidad puede donar a estas organizaciones sus propias colecciones particulares.
En ellas, así como en las compras, muchas veces se encuentran todo tipo de materiales: cartas, postales,
fotos, escritos varios, etc. A los fines del presente trabajo, son éstos nuestro principal interés.
Estas adquisiciones se distribuyen entre los departamentos destinatarios. Una vez ingresados, son
sellados y enviados a cada área, allí se colocan las cintas de seguridad (alarmas), se les asigna una
ubicación física y es así como se encuentran listos para su catalogación.
Para el caso de las archivalías o fondos particulares, la Biblioteca posee una Unidad de Archivos y
Colecciones Particulares donde se le brinda al material un tratamiento archivístico. Es decir, se describe
en base a la norma ISAD (G); se identifican las distintas áreas y se describen los elementos –título,
fechas extremas, nivel de descripción, volumen y soporte, reseña biográfica, historia archivística,
condiciones de acceso, etc.-5.
Al encontrarse material de archivo dentro de una colección particular, debe tratarse de manera
correcta, para ser enviado al sector correspondiente, como explicaremos más adelante. Parte del
procedimiento de recolección y manipulación de estos documentos, debiera contemplar el registro del
contexto; es decir, asentar bajo estándares y/o normas la procedencia de los mismos. Todo ello en pos
de un conjunto de actividades “multiarea”: la concreción de esta tarea de atesoramiento resulta en el
inicio de la siguiente tarea, a cargo del sector de archivo.
Conceptualizando procesos en una biblioteca
En la práctica diaria, podemos identificar tareas repetitivaso habituales. Las realizamos casi
automáticamente o, en mayor o menor medida, de forma consciente y atendiendo cada uno de los pasos.
El presente trabajo pretende responder a la experiencia en la división Procesos Técnicos Libros (PTL)
durante la catalogación del material bibliográfico que incluye en su interior documentos de archivo
4 Ver Biblioteca Nacional Mariano Moreno (Argentina). (2017). Política de adquisiciones bibliográficas.
Disponibleenhttps://www.bn.gov.ar/biblioteca/salas#adquisiciones[consultado el 17 de julio de 2017]
5 Se encuentra disponible en la web https://www.bn.gov.ar/biblioteca/salas/archivo[consultado el 10 de julio de 2017]
una breve descripción de las tareas del área, es posible descargar la descripción ISDIAH y la guía de fondos actualizada.
184
pertenecientes a un fondo particular. A partir de ello, se podrá generar conciencia sobre cómo se realiza
cada uno de estos pasos, pensar en la manera de optimizar recursos y finalmente se podría confeccionar
un documento que dé cuenta de procesos y procedimientos normalizados y estandarizados para el
trabajo en el área.
Veamos ahora a qué nos referimos cuando nos referimos a “procesos” dentro de una organización. La
ISO 9000 define proceso6 como el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Es importante tener en cuenta que no da lo
mismo realizar cualquier acción en cualquier momento. Siguiendo esta línea, Chiavenato (2006)
afirma:
Proceso es un conjunto de actividades estructuradas y destinadas a dar por resultado
un producto específico para un determinado cliente o mercado. Es una ordenación
específica de las actividades de trabajo en el tiempo y en el espacio, con un comienzo,
un fin, y entradas y salidas claramente identificadas. El proceso se entiende como una
serie de actividades que proveen valor a un cliente. El cliente del proceso no es
necesariamente un cliente externo de la empresa. Él puede estar dentro de la empresa.
Es el llamado cliente interno. (p.187)
Si pensamos a la biblioteca como organización, podemos extrapolar el conocimiento transferido por
la experiencia empresarial de otro tipo de organizaciones de personas. Entonces, el tratamiento del
material de archivo que reconoce y recupera PTL nos ubica en el inicio del ciclo como el cliente interno
del Departamento de Adquisición e Intercambio Bibliográfico, para llegar finalmente a definir a nuestro
cliente como la Unidad de Archivos y Colecciones Particulares (Arch. y Col. Part).
El proceso: tratamiento del material de archivo
En el presente apartado intentaremos describir las principales actividades necesarias, a través del
modelado de un proceso, a modo de ejemplo. Se hautilizado el software de diseño de procesos
BizagiModeler (versión 2.9) para diagramar lo que podría ocurrir cuando dentro de un ítem se encuentre
material de archivo. La parte central del mismo ha sido normalizada (proceso de revisión), mientras
6 ISO (2005). Norma Internacional ISO 9000, Sistemas de gestión de la calidad: fundamentos y vocabulario. Ginebra
(Traducción oficial). En: Argentina. Instituto Nacional de la Administración Pública. (s. f.). Implementación de requisitos
de gestión de la calidad en las áreas de capacitación. Recuperado de https://campus2.inap.gob.ar/
185
que el resto se ha simplificado, concentrando la atención en la revisión del ítem que realiza el
catalogador.
Se distinguen como participantes del proceso los sectores de:
• Departamento de Procesos Técnicos,
• Departamento de Preservación, Conservación y Restauración y
Unidad de Archivos y Colecciones Particulares.
A los fines de este trabajo, el proceso de catalogación comienza cuando el ítem a catalogar se
encuentra en las condiciones correspondientes; es decir:
• sellado por el Departamento de Adquisición e Intercambio Bibliográfico,
• con la cinta de seguridad colocada,
• con ubicación física asignada,
• libre de daño biológico,
• libre de otros materiales.
El catalogador recibe el ítem sellado, con su cinta de seguridad colocada y con su ubicación física
asignada. Debe revisar si se encuentra bien y si corresponde a PTL: caso contrario deberá solicitar a su
coordinador que remita el mismo al Departamento de Preservación o a la División Procesos Técnicos
Hemerográficos(PTH), según corresponda. Una vez allí, se continuará con los procesos propios del
área.
Luego se le asigna el número de inventario y antes de catalogarlo debe liberarse de todo material de
archivo. Cuando ya no contiene material adicional comienza el proceso de catalogación propiamente
dicho, ya sea por copia o creación del registro.
Cada hallazgo de material de archivo debe tratarse de manera adecuada para que luego pueda ser
entregado en condiciones a Arch. y Col. Part.. Cada pieza encontrada llevará anotado el número de
inventario del ítem asociado. Conociendo la procedencia por su sello, el catalogador separará los
materiales del mismo y uno por uno estos serán marcados, registrados, guardados en sobres preparados
al efecto y para su posterior transporte a Arch. y Col. Part..
Al cumplirse determinadas condiciones, que más adelante serán explicadas, o bien por el paso de
cierto tiempo, el coordinador de PTL realizará una copia digital y una impresa de los listados y los
adjuntará a los distintos sobres. Así serán enviados a Arch. y Col. Part. para ser procesados junto con
el resto de los materiales previamente recibidos, provenientes del mismo fondo que los ítems.
186
187
Definiendo el elemento de entrada
Como se ha mencionado, el acervo de una biblioteca se puede nutrir de compras, donaciones, canjes
o depósito legal. Para tratar el caso de ejemplo del presente trabajo, nos centraremos de aquí en adelante
en aquellos ítems que hubieren ingresado a la Biblioteca Nacional Mariano Moreno por compra o
donación y que posean estas marcas de uso, particularmente la biblioteca personal del Dr. Floreal
Ferrara7 adquirida por la Biblioteca por compra y pensando siempre en identificar, definir y documentar
los procesos y procedimientos.
Ingreso de ítems a PTL
El Departamento de Adquisición e Intercambio Bibliográfico recibe los materiales ingresados y
coloca los sellos según procedimientos (Biblioteca Nacional Mariano Moreno, 2011). Éstos incluyen
un sello redondo y fechado en la portada y tres sellos apaisados en los cantos. El sello de procedencia
se coloca en la contraportada o página de legales e incluye la manera en que ingresó (compra, canje,
donación o depósito legal), la fecha y la persona física o institución responsable del ingreso.
De esta manera, llega el ítem a los auxiliares de PTL. Allí aguardan en las estanterías, ordenados por
rangos8, el inicio de su procesamiento. La biblioteca particular de Floreal Ferrara está en este momento
en pleno proceso. Cerca de 2700 obras ya están disponibles para la consulta del público general, otras
se encuentran en proceso de catalogación, mientras que aproximadamente 1500 obras se encuentran a
la espera de que se les asigne una ubicación física.
El personal auxiliar de PTL organiza los estantes, coloca las cintas de seguridad correspondientes
(alarmas) y se le asigna una ubicación física libre acorde con su rango.
7 Floreal Antonio Ferrara (1924-2010) se graduó en 1950 como médico la Universidad Nacional de La Plata, especializándose en cardiología en la Universidad de Buenos Aires. Fue nombrado Experto en Salud y Desarrollo Económico Social en la Facultad de Ciencias Económicas (OEAUBA). Ejerció como docente en la Facultad de Medicina de La Plata. En 1973 se desempeñó como Ministro de Salud de la Provincia de Buenos Aires. En 1987, fue nombrado Ministro de Salud Pública de la Provincia de Buenos Aires. Desde 1995, fue director de cursos de posgrado. En 2007, la Legislatura porteña lo distinguió como Ciudadano Ilustre de Buenos Aires. Publicó numerosas investigaciones. 8 Rango [libros]: normalización de los tipos de estantes del depósito relacionada con las dimensiones físicas de los ejemplares que pueden almacenar y que se emplea para el mejor aprovechamiento del espacio físico disponible. Se utiliza para guiar a los responsables del armado de los estantes. (Biblioteca Nacional Mariano Moreno, 2014, p.5)
188
ubicación física
Más adelante, veremos otros motivos de ingreso de materiales a PTL, desde la División Procesos
Técnicos Hemerográficos o desde el Departamento de Preservación, Conservación y Restauración.
Una vez que el libro se encuentra con la cinta de seguridad colocada y con ubicación física, se
trasladan por estantes al espacio en donde se encuentran los catalogadores, y ya están disponibles para
su catalogación. Luego, el catalogador al que se le asigna el estante lo traslada a su puesto de trabajo y
comienza a procesarlo.
El catalogador entonces inicia un proceso de revisión previa. En él, evalúa el ítem como catalogable
o incatalogable. Es posible que ese ítem no esté apto para su catalogación principalmente por dos
motivos:
• presente un daño biológico; por ejemplo, hongos o insectos, o
• porque no sea un documento monográfico sino una publicación periódica9.
En ambos casos, el ejemplar no ingresa en el proceso de PTL. El catalogador informa a la coordinación
quien emite un remito y lo envía al área correspondiente. También asigna a otro ejemplar del mismo
rango la ubicación física del retirado con el objetivo de que no quede el estante con un faltante.
En el primer caso, el libro se envía al Departamento de Preservación, Conservación y Restauración
para su intervención. En el segundo, se envía a PTH. Es importante destacar aquí la retroalimentación
de este sistema. Del Departamento de Preservación, una vez tratados los ítems, vuelven a PTL y éstos
9 Esta situación es excepcional ya que la evaluación y separación del material, basada en el documento Determinación del
tipo de publicación (Biblioteca Nacional Mariano Moreno, 2009) se realiza previamente en el Departamento de Adquisición
e Intercambio Bibliográfico y luego por parte de los auxiliares de PTL.
Ilustración 1 . A la espera de una asignación
física por rango
Ilustración 2 . Sellados, con alarma y con
189
son emplazados dentro del proceso en ubicaciones físicas libres en otro estante. A su vez, PTH envía a
PTL el material que por error fuera considerado periódica, pero que sus catalogadores detectan como
material monográfico, y viceversa.
Procesos de revisión y catalogación
Cuando se determina que el ítem es catalogable en
PTL, se inventaría. Se colocan un par de etiquetas
de inventario en el ejemplar: una en el ángulo
superior derecho de la contratapa, a 1cm de cada
borde, y la otra en el ángulo superior derecho de la
contraportada o página de legales,
también a 1 cm de cada borde, procurando no
cubrir información
imprescindible para
impresa que
la correcta
puede ser y
completa
Ilustración 3. Imagen tomada del Manual
de Procedimientos (BNMN, 2014, p. 6)
descripción del documento.
En este momento, el catalogador debe tener en cuenta si el ítem contiene o no material de archivo.
Como ya hemos mencionado, consideraremos materiales de archivo a aquellos documentos que
produce y recibe un individuo, una familia, una empresa o un organismo, público o privado en el
ejercicio de sus actividades10. Ocasionalmente, en los materiales monográficos que ingresaron en las
condiciones antes descriptas, es posible hallar recortes de diarios, notas manuscritas, cartas, etc. En este
caso, el catalogador debe observar el sello de procedencia del ítem ya que allí se encontrará el nombre
del propietario del fondo de los materiales en el interior hallados.
Si no contiene este tipo de materiales, se da inicio al procedimiento de búsqueda en la base
bibliográfica BNA01 y se continúan los procedimientos propios de la confección del registro por copia
o de catalogación original.
Sin embargo, algunas veces, se encuentran materiales pertenecientes al propietario anterior que dan
cuenta de su actividad. Frecuentemente, como es el caso del Dr. Ferrara, la adquisición no solo incluyó
la biblioteca particular sino también su archivalía, que se envió directamente a Arch. y Col. Part. para
10 Cruz Mundet y Alberch i Fugueras, op. cit..
190
su tratamiento archivístico. En raras ocasiones, el material encontrado dentro de los libros es lo único
que se tiene del propietario anterior, como es el caso de Fermín Chávez11.
A modo de ejemplo, se incluyen fotografías de materiales encontrados en los libros de la biblioteca
del Dr. Ferrara.
número manuscrito en tinta azul del libro
correspondiente según ordenamiento de la
biblioteca particular
Cuando el catalogador identifica uno de estos materiales, debe separarlo, teniendo en cuenta la
paginación entre la que se ubicaba. Sobre el material, en la parte inferior del dorso o en ángulo en donde
no cubra información, con lápiz, debe escribir el número de inventario y la ubicación física del material
monográfico del que se extrajo.
11 Este material ingresó a la Biblioteca por compra, en febrero de 2009.
Ilustración 4 . Recorte periodístico que incluye
Ilustración 5. Manuscritos
Ilustración 6. Manuscritos
Ilustración 7. Tarjetas y hoja impresa
191
En el ejemplo de la izquierda, el dorso se encontraba
impreso, por lo que el catalogador decidió anotarlo en el
frente. Para lograr una menor intervención, no se sugiere la
escritura de “U.F.” o
“nº inventario”.
Luego, se debe registrar el hallazgo en la base de datos
correspondiente completando los siguientes
campos:
Ilustración 8. Material del Dr.
Ferrara
* Fondo
* Unidad de conservación
* Número de documento dentro del fondo
* Cantidad de hojas / fojas de cada documento
* Inventario asociado
* Ubicación física del ítem asociado
* Páginas entre las que se encontró * Observaciones
Ilustración 9. Ejemplo de base de datos relacional
La unidad de conservación más adecuada en PTL es el sobre oficio. Si bien no es de papel libre de
ácido, como se espera que permanezca en el área por un plazo no mayor a seis meses, el efecto que éste
192
pudiese tener sobre los materiales es mínimo. Permite a su vez el fácil transporte a la Unidad de Arch.
y Col. Part. y es posible imprimirle una carátula con los datos básicos del fondo y el número de unidad
de conservación. Una vez trasladado, se le asignará según procedimientos de la mencionada Unidad, el
tratamiento más adecuado.
El catalogador reconocerá el fondo al que pertenece cada uno de los materiales, fijándose en el sello
de procedencia del material monográfico. Si en el ingreso a la base de datos, nota que no hay ningún
elemento ingresado en ese fondo, deberá solicitar una nueva unidad de conservación y completar en
ella los datos básicos e incluir el material con número de documento uno.
El número del documento debe ser correlativo para poder llevar así un inventario analítico adecuado
que luego se llevará junto al material al área correspondiente. Como ya hemos mencionado, se
consignará también la ubicación física del objeto en el libro. Este material es parte integrante de la
historia de ese ejemplar particular y que haya estado allí ubicado deja huellas
En el caso de que esté el material doblado, es muy importante desplegarlo antes de guardarlo en su
unidad de conservación. La manipulación debe ser muy cuidadosa a fin de evitar dobleces innecesarios
o roturas. Si el material tuviere elementos auxiliares de agrupación metálicos (como por ejemplo clips
o ganchos mariposa), etiquetas o adhesivos, que suelen producir manchas irreversibles al documento,
éstas no se extraerán sino que se dejará constancia en el campo Observaciones para su pronto
tratamiento en la Unidad de Arch. y Col. Part..
Una vez que se procedió al registro y guarda del material hallado, se vuelve sobre el material
bibliográfico para saber si contiene otros documentos de archivos. De poseerlos, se procederá a su
registro y guardado según procedimiento. Si no, se dará por finalizado el proceso de revisión y se
continuará con el proceso de catalogación.
interesantes para el estudio de su arqueología.
Ilustraciones 10 - 11 . Huellas dejadas por los distintos papeles
193
Si de acuerdo con las políticas del sector se lo considerara necesario, se puede consignar en el registro
bibliográfico (nota 541: Nota de fuente inmediata de adquisición) el nombre del donante, proveedor o
propietario anterior de un ejemplar particular, con las correspondientes aclaraciones en los subcampos
$3 y $e. También puede consignarse una entrada secundaria. Por ejemplo:
541 1# $3INV.00942103 $cCompra $aFermín Chávez $d20090200.
700 1# $3INV.00956421 $aChávez, Fermín, $d1924-2006 $epropietario anterior.
La procedencia de la biblioteca de Floreal Ferrara no queda consignada en el registro bibliográfico,
sino en la Nota interna del ítem.
Si el ejemplar se encuentra dedicado, autografiado, anotado, subrayado o marcado, estos datos se
registran en el campo 500 (Nota general), por ejemplo:
Ejemplar subrayado y con notas manuscritas.
Ilustración 12. Ejemplar anotado perteneciente a Floreal Ferrara
Si el ejemplar tuviere algún tipo de daño físico, éste se consignaría en la Nota de OPAC. En los casos
en que la codificación indicada en el Manual de procedimientos no sea suficiente (B – Bueno, R –
Regular, M – Malo) es posible agregar alguna de las siguientes términos/frases:
* Intonso
194
* Páginas sueltas
* Faltan páginas
* Tapas sueltas
* Faltan tapas
Traslado del material a la Unidad de Archivos y Colecciones Particulares
Culmina el tiempo de espera del material en PTL cuando ocurre alguno de estos acontecimientos:
* La unidad de conservación (en este caso, el sobre) completa su capacidad.
* Ingresando enero o julio.
* Se finaliza el procesamiento de toda la compra o donación correspondiente al mismo fondo.
Cuando alguno de estos tres hitos ocurre, el coordinador debe preparar el traslado del material a la
Unidad de Archivos y Colecciones Particulares. Para ello, consulta la base de datos, realiza una copia
digital y una impresa de los materiales contenidos en esa unidad de información, junto a sus datos y
observaciones y confecciona el remito. Éste, junto a la copia digital y la impresa y la unidad de
conservación, son enviados a Arch. y Col. Part. para su procesamiento y guarda definitiva.
Conclusión
En las distintas bibliotecas, al catalogar se suele detectar cuando ingresan materiales “intrusos” dentro
de los libros con valor adicionado para la instituciónen su misión de protección patrimonial y para el
investigador. Ahora el nuevo usuario podrá acceder a estos materiales que insertóel propietario
anteriory dejan ver una parte de su mundo, que puede haber sido parte de un contexto distinto al actual.
Desde el punto de vista bibliotecológico, se ha compuesto material, diferente del libro original. Desde
la archivística, podemos decir que se ha recuperado documentación que de otra manera pudiera haberse
deteriorado y hasta perdido definitivamente.
Esperamos que el trabajo presentado asista a la estandarización de los procesos para el tratamiento de
los materiales de archivo desde que los libros ingresan a catalogación a fin de garantizar su preservación
y conservación hasta el momento del envío al archivo para su guarda definitiva.
Referencias bibliográficas
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conocimiento. Barcelona: UOC.
195
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description : adopted by the Ad Hoc Commission on Descriptive Standards, Stockholm, Sweden, 2123 January 1993 : final ICA approved version. Ottawa: International Council on Archives = Conseil international des archives.
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196
DESCRIÇÃO E DIFUSÃO ARQUIVÍSTICA: RELATO DA EXPERIÊNCIA DO
TRATAMENTO DE UMA COLEÇÃO DE RÓTULOS DE PESCADO
Roberta Pinto Medeiros1
Resumo Este trabalho apresenta o processo de tratamento de uma coleção de rótulos de pescado provenientes de um núcleo de pesquisas, que entre outros interesses, estuda a indústria pesqueira. O conjunto de rótulos de pescado foi considerado como uma coleção, e o mesmo foi higienizado e digitalizado. Dentre as etapas do trabalho, a de descrição foi a que levantou maiores desafios, tendo sido adaptada a Rules of Archival Description – norma de descrição canadense – de registros de filatelia para o objeto de intervenção. Aventa-se ainda a possibilidade de a descrição ser difundida através de um aplicativo baseado no sistema wiki, registrando o conhecimento dos pesquisadores através de navegação hipertextual.
Palavras-chave: Representação da informação. Descrição arquivística. Experiência.
1 Introdução
A coleção de rótulos de pescado, objeto de estudo deste trabalho, foi acumulada pelo Prof. César
Martins, ligado ao Núcleo de Análises Urbanas (NAU), do Instituto de Ciências Humanas e da Informação
(ICHI) da Universidade Federal do Rio Grande (FURG), no qual o mesmo desenvolve suas pesquisas. O
NAU congrega e desenvolve projetos de ensino, pesquisa e extensão em temas relativos aos conceitos de
cidade e urbanidade, envolvendo diversas áreas de conhecimento. Suas linhas de pesquisa são
Reestruturação e Morfologia do Espaço Urbano, Relações de Gênero na Geografia do Trabalho e da
População e Reestruturação Industrial e Territorial. Esta última contempla uma pesquisa sobre a indústria
pesqueira, sua distribuição espacial e a relação ambiental e econômica que resulta dessa distribuição, em
constante movimentação (Núcleo de Análises Urbanas, 2016).
1 Professora do Curso de Arquivologia da Universidade Federal do Rio Grande – FURG; Doutoranda no Programa de
PósGraduação em Memória Social pela Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro – UNIRIO.
197
Nesse contexto, identificou-se uma coleção de rótulos e embalagens de diversos produtos,
acumulados ao longo dos anos pelo pesquisador César. Percebendo a necessidade de alguma intervenção
e tratamento dessa coleção, foi criado um projeto de extensão com parceria entre os Cursos de Arquivologia
e Geografia, ambos lotados no ICHI. A coleção tem relevância para pesquisas sobre a indústria pesqueira,
porque os rótulos contêm informações como a localização da pesca, do lugar de beneficiamento e do lugar
de distribuição e compra, o tipo de licença comercial, as empresas envolvidas em cada fase da elaboração
do produto, constituindo-se como fonte de compreensão da dinâmica pesqueira, que pode carregar consigo
análises econômicas e sociais.
A coleção completa apresenta rótulos e embalagens de diversos produtos, desde peixes a demais
frutos do mar. Por conta da diversidade de tais produtos o projeto foi denominado “Atuns, Sardinhas e
outras exquisitices2”. Entretanto, num primeiro momento foram considerados apenas os materiais relativos
à atum e sardinha, conjunto este composto por 23 (vinte e três) rótulos em papel impresso, 28 (vinte e oito)
embalagens em papelão e uma lata. Esse recorte foi feito para definir-se uma metodologia de tratamento e
disponibilização das informações ali contidas. A Figura 1 apresenta três exemplares dos materiais da
coleção.
Figura 1: Exemplos de itens da coleção
Fonte: dados da pesquisa, 2016.
2 A palavra não foi traduzida para o português, devido à grande quantidade de rótulos em espanhol, mas também para manter o
jogo de palavras, uma vez que em português, a palavra “esquisito” significa algo fora do comum, excêntrico, tanto quanto possa
parecer, à primeira vista, uma coleção de rótulos de pescado. (N.A.).
198
Portanto, este trabalho pretende apresentar algumas reflexões teóricas envolvidas no processo de
decisão de tratamento dessa coleção de rótulos de pescado, que se refletiu em ações, algumas delas já
realizadas, outras em andamento. Por isso, o mesmo está assim estruturado: esta introdução, a
fundamentação teórico-metodológica que traz os principais temas que envolvem a pesquisa, assim como a
metodologia utilizada, por fim, as considerações finais como conclusão do trabalho.
2 Reflexões teórico-metodológicas
Uma das primeiras reflexões realizadas acerca da possibilidade de tratamento dessa coleção foi em
relação à pertinência do material aos métodos da arquivologia. O princípio da proveniência, que é um dos
grandes marcos conceituais da disciplina ou da ciência, não poderia ser aplicado para definição de um
fundo, no sentido clássico, afinal, coleções são um conjunto de documentos escolhidos. Mesmo que de
uma forma menos tradicional, consideramos considerar a coleção como parte do acervo do NAU, que por
sua vez pode pertencer organicamente ao fundo da Universidade Federal do Rio Grande, uma vez que ele
é resultado de atividades de pesquisa.
Entretanto, já existe alguma discussão acerca da dificuldade de separar fundos institucionais dos
individuais, especialmente no caso de cientistas e pesquisadores nas universidades e outros tipos de
institutos (Campos, 2013; Santos, 2012). Entendemos, então, que a solução para tais limites deveria partir
de uma política de representação do fundo da instituição. No caso da FURG, tal política ainda está em fase
de elaboração, e por isso, não teríamos base para apoiar essa escolha. Por isso, o conjunto de rótulos de
pescado foi definido como uma coleção, que pode ser mantida no NAU e tornada parte do acervo da
universidade, bem como pode ser retomada pelo colecionador, ou transferida para outras entidades,
mantendo a possibilidade de futura inter-relação na descrição do subfundo NAU.
Essas limitações ao conceito de fundo para tratamento arquivístico parecem superadas quando
consideramos normas de descrição arquivística, como ISAD-G e NOBRADE, preparadas para representar
coleções sem nenhum impedimento. Embora a teoria arquivística esteja voltada para o tratamento de
conjuntos a partir do entendimento do fundo, as normas e diretivas práticas parecem reconhecer que
199
coleções sempre estiveram presentes nos acervos arquivísticos. Além disso, entendemos que a utilização
de diretivas de descrição idealizadas para coleções quando utilizadas para fundos documentais poderia
empobrecer a representação, o que não parece ocorrer quando normas de descrição arquivística são
aplicadas para coleções.
Outras bibliografias foram consultadas para embasar operações técnicas, tendo sido definidas as
seguintes operações de tratamento: higienização, digitalização para acesso e descrição arquivística.
Cassares e Moi (2000, p.12) definem a preservação como “um conjunto de medidas e estratégias
de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação
da integridade dos materiais”. Por sua vez, a conservação seria um “um conjunto de ações estabilizadoras
que visam desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental
e de tratamentos específicos” (Cassares; Moi, 2000, p.12). Já a higienização trata da
“retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos
documentos” (Arquivo Nacional, 2005, p.103). Desta maneira, a higienização é uma medida de
conservação preventiva, que pode ser química ou mecânica. No caso da coleção de rótulos de pescado,
optou-se pela realização da higienização mecânica, ou seja, limpeza manual para retirada de sujidades
superficiais apenas, uma vez que não dispúnhamos de recursos físicos e humanos para tal.
A próxima operação técnica definida para o tratamento da coleção de rótulos de pescado foi a
digitalização para acesso. Nesse sentido, a digitalização pode ser entendida como um processo de
conversão do documento arquivístico em formato digital (Arquivo Nacional, 2005), podendo contribuir
para a preservação desses acervos, pois restringe o manuseio dos originais, constituindo-se como
instrumento capaz de dar acesso simultâneo aos documentos textuais em suportes convencionais. O
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ (2010), recomenda que digitalização de documentos se
efetive para conjuntos documentais integrais, ou seja, em sua totalidade, seguindo a hierarquização da
identificação do fundo ou coleção e das séries, e que seja na proporção de 1:1. O processo de captura
digital, a partir dos documentos originais, deverá, necessariamente, gerar representantes digitais de altas
resoluções, denominado de matrizes.
200
A coleção de rótulos de pescado foi digitalizada em alta resolução, gerando matrizes em formato
.tif.
A descrição arquivística é uma atividade de representação que já foi definida como o processo de
construção de instrumentos de pesquisa, ou seja, catálogos, inventários, guias, etc, e voltadas
especificamente para arquivos permanentes (Bellotto, 2006). Entretanto, considerando-se as novas
concepções teóricas, como as influências pós-modernas na arquivologia, mas também já observáveis na
corrente integrada canadense, a descrição arquivística após a criação de normas de descrição pode ser
entendida como identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover
o acesso aos mesmos. Isto é alcançado pela criação de representações precisas e adequadas e pela
organização dessas representações de acordo com modelos predeterminados (Conselho Internacional de
Arquivos, 2000; Cook, 2007).
Uma vez que a entendemos que a descrição arquivística se aplica adequadamente a coleções,
tratamos de verificar que normativas seriam mais adequadas para o conjunto de rótulos de pescado. Entre
as normativas, consideramos a Rules of Archival Description (RAD), a norma canadense de descrição. A
partir da leitura da RAD, entendeu-se que ela seria adequada à coleção de rótulos de pescado, uma vez que
nem a Norma Brasileira de Descrição (NOBRADE) nem a International Standard Description - General
ISAD-G não contemplam especificidades por tratarem-se de normas de padronização de estrutura, não de
conteúdo específicos.
Considerou-se que os elementos de descrição da RAD atenderiam de forma mais adequada à
representação da coleção de rótulos de pescado. Na RAD identificou-se um conteúdo que poderia ser
adaptado às necessidades de descrição da coleção de rótulos, intitulado Philatelic Records.
Esses documentos arquivísticos incluem selos postais, objetos postais, capas de postais, selos fiscais, rótulos, cupões-resposta internacionais e marcas postais. Também estão incluídos no âmbito deste capítulo os materiais de pré-produção impressos criados como parte do processo de design para os produtos filatélicos. As regras deste capítulo podem ser usadas para descrever os registros filatélicos emitidos ou não emitidos que constituam um fundo ou uma parte dele. (CANADIAN COUNCIL OF ARCHIVES, 2008, p.379, tradução própria).
201
Entretanto, foi necessária uma adaptação do campo da RAD para os propósitos da coleção de
pescado. Nesse sentido, segue o Quadro 1, que aponta as adaptações consideradas para a descrição da
coleção.
Quadro 1: Campos e adaptações da RAD para aplicação na descrição dos rótulos
Área Subdivisões O que descreveremos especificamente
no projeto
1.Título e declaração de
responsabilidade 1.1 Título adequado Especificação do produto
1.3 Título paralelo Nome comercial (marca)
2. Edição 2.1 Declaração de edição Não se aplicam
2.2 Declaração de responsabilidade de
edição paralela
2.3 Declaração de responsabilidade de
edição adicional
2.4 Declaração de responsabilidade
3. Detalhes específicos da classe do
material 3.1 Jurisdição do emissor País, estado, região.
3.2 Denominação Não se aplica
3.3 Unidades contendo material de
duas ou mais jurisdições
Idem 3.1
202
4. Data (s) de criação e etc. 4.1 Datas de criação Data estimada da pesca (?)
4.2 Local de distribuição Cidade da compra do produto.
4.3 Nome do distribuidor Nome do distribuidor do produto.
4.4 Data de distribuição Não se aplica
4.5 Local de fabricação, nome do
fabricante, data de fabricação Local de fabricação, nome do
fabricante, data de fabricação. Código
5. Descrição física 5.1 Extensão da unidade descritiva (incluindo a designação do material)
Quantidade de rótulos.
5.2 Outros detalhes físicos
5.2.1 Layout, formato Folha sulfite, folha cartolina, lata
alumínio.
5.2.2 Mídia, suporte, processo Impressão offset. Pesquisar como se
chama isso nas latas.
5.2.3 Marca d'água Não se aplica.
5.2.4 Cores Cores
5.2.5 Perfuração, goma,
luminescência ou etiqueta Analisar o material e verificar se há
danos ou recortes.
5.2.6 Dimensões Tamanho em cm.
5.2.7 Material acompanhante Não se aplica.
203
6. Publicação da série Não se aplicam
7. Descrição arquivística 7.1 História administrativa/Esboço
biográfico
Só para o nível geral da coleção. Não
para cada rótulo.
7.2 História de custódia
7.3 Âmbito e conteúdo
8. Nota (s) 8.1 Notas Assinaturas e inscrições, se houver. Estado de conservação,
acondicionamento. Fonte imediata de
aquisição. Restrições ao acesso.
Instrumentos de pesquisa. Material
associado. Referências à obras
publicadas. Carimbo SIF.
9. Número padrão 9.1 Código Código.
Fonte: dados da pesquisa, 2016.
Com a adaptação realizada, iniciou-se a descrição da coleção, que ainda não está concluída.
Entendemos que a ideia de que a descrição arquivística só faz sentido e se completa com sua
difusão, o que pretendeu-se fazer através do Atom, um software livre especialmente desenvolvido para
descrição normatizada, a partir de iniciativa do Conselho Internacional de Arquivos – CIA (2013). O Atom
está disponível na instituição, o que permitiria a inserção dos itens da coleção e disponibilização via site
da universidade. Entretanto, as áreas (campos) de descrição do Atom são baseadas na ISAD-G. Por isso,
não conseguimos customizar os níveis adaptando-os apenas à coleção, sem interferir nos demais níveis do
restante do acervo. Soma-se a isso a impossibilidade de inserir junto à descrição as demais informações
sobre a coleção levantadas tanto pelo colecionador original quanto pela equipe do NAU, que poderíamos
identificar como conhecimento tácito.
Para Nonaka (2000, p.33) o conhecimento tácito é aquele pessoal, arraigado na mente dos
indivíduos, que se contrapõe ao conhecimento explícito, que por sua vez, é aquele registrado, formal.
204
Embora nem sempre se possa classificar o conhecimento de forma estrita como tácito ou explícito, e
existam abordagens que entendem que o conhecimento nunca poderia ser registrado, nosso interesse neste
conceito se ateve ao fato de que há diversas informações que podem ser trazidas para a descrição que não
teriam locus de inserção em um sistema de descrição multinível, como aqueles baseados na ISAD-G ou
NOBRADE.
Parece-nos que as necessidades do NAU seriam melhor atendidas se além da descrição fosse
possível o registro de relações entre tais descrições, registrando o conhecimento tácito dos pesquisadores
do núcleo de pesquisa para enriquecer o resultado do projeto.
Para isso, tem sido aventada a instalação de um aplicativo baseado no sistema wiki, com sistema de
navegação hipertextual não linear, aproveitando-se a descrição baseada na RAD para a criação de um box
fixo para cada rótulo, com as adaptações já mencionadas do Philatelic Records da RAD.
O uso de ferramentas wiki aparece como uma boa proposta de estratégia pela área de gestão do
conhecimento. Schons (2008) indica a aplicação MediaWiki como melhor modelo, por considerá-lo mais
sofisticado. As aplicações wiki são páginas web abertas, em que participantes podem criar, gerenciar e
publicar conteúdos. O software é bastante conhecido por ser utilizado na Wikipedia. Cada página web
criada, contendo informações sobre determinado conteúdo, como um rótulo, por exemplo, pode ser
ampliada, criando uma rede de hiperlinks não hierárquica, e potencialmente, infinita, remetendo aos demais
conteúdos através dos enlaces. Trata-se de uma iniciativa de colaboração coletiva, com vantagens sobre
fóruns e blogs pelo fato de que as contribuições podem ser, a qualquer tempo, revisadas por colaboradores
conforme vai sendo criada (Schons, 2008, p.80-83).
Desta maneira, a coleção de rótulos de pescado poderia ser criada num ambiente Wiki, em que cada
rótulo pode ser criado em uma página, com as informações referentes à descrição adaptada da RAD em
cada box das figuras. A inter-relação de informações sobre a produção, as conexões de empresas
produtoras, locais de pesca e distribuição poderiam ser linkadas pelos próprios pesquisadores do núcleo de
pesquisa.
A criação da Wiki ainda não foi implementada no projeto.
205
3 Considerações finais
Entre os resultados alcançados, que incluem a higienização, digitalização e descrição da coleção,
destacamos a aproximação e adaptação da RAD, bem como a possibilidade da exploração de uma
ferramenta de gestão do conhecimento, que permita transformar o conhecimento tácito dos pesquisadores
em conhecimento explícito a partir da coleção de rótulos de pescado. Considera-se relevante esse tipo de
relato metodológico para explicitar as opções teóricas, que embasam as práticas sem deixar de considerar
as contribuições teóricas.
Além disso, o uso da ferramenta wiki pode vir a acrescentar experiências no que se refere à atuação
dos arquivistas na gestão do conhecimento, embora seja preciso posicionar-se quanto à distintas
abordagens.
Conclui-se que o tratamento arquivístico deve ser feito considerando as diferentes necessidades dos
conjuntos documentais e de seus usuários, ainda que apresente desafios teóricos e metodológicos.
Referências
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005). Rio de Janeiro: Arquivo Nacional
BELLOTTO, Heloisa Liberalli (2006). Arquivos Permanentes: Tratamento Documental. 4ª Ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.
CAMPOS, José Francisco Guelfi (2013). Arquivos pessoais, acesso e memória: questões em pauta. Informação & Informação, 18: 2, 150–167.
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<<http://www.cdncouncilarchives.ca/archdesrules.html>> (2016-12-10).
CASSARES, Norma Cianflone. MOI, Claudia. Como fazer conservação preventiva em arquivos e bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000. Disponível em: <<http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf5.pdf>> (2015-08-27).
206
COOK, Michael (2007). Desenvolvimentos na descrição arquivística: algumas sugestões para o futuro. Acervo: Revista do Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, 20: 1-2, 125-132.
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ) – (Brasil). Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos. Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2010. Disponível em:
<< http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/recomenda/recomendaes_para_digitali zao.pdf>> (2015-03-01). __________. e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos / Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. 1.1. versão – Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: <<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/earq/conarq_earqbrasil_model_requisit os_20 09.pdf>> (03-01). CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística (2000). 2. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2000. DUCHEIN, Michel (1986). O respeito aos fundos em Arquivística: princípios teóricos e problemas práticos. Arquivo & Administração. Rio de Janeiro, 14: 1, 14-33.
NÚCLEO DE ANÁLISES URBANAS. Linhas de pesquisa [Internet]. Rio Grande: Universidade Federal do Rio Grande - FURG; [atualizado em 27 Jan. 2014]. Disponível em: <<http://www.nau.furg.br/index.php?option=com_content&view=section&id=4&Itemid=8>> (06-25).
NONAKA, Ikujiro (2000). A empresa criadora do conhecimento. In: Gestão do Conhecimento: Harvard business review. Rio de Janeiro: Elsevier. 27-49.
SHONS, Claudio Henrique (2008). A contribuição dos wikis como ferramentas de colaboração no suporte à gestão do conhecimento organizacional. Informação e Sociedade: Estudos, João Pessoa, 18: 2, 79-91.
SILVA, Rubens Ribeiro Gonçalves da (2005). Manual de digitalização de acervos: textos, mapas e imagens fixas. Salvador: Ed. UFBA.
207
MÉTODO DE DIAGNÓSTICO DE ESTADO DE CONSERVACIÓN DEL
FONDO COLONIAL REAL AUDIENCIA, DEL ARCHIVO NACIONAL DE CHILE.
Importancia Histórica y Archivística, Resultados y Proyecciones. MENA CONCHA, María Eugenia1.
RÍOS MARTÍNEZ, Natalia2. Junio 2017.
Resumen
Exposición de metodología, resultados y proyecciones del método diagnóstico del estado de
conservación, de uno de los fondos emblemáticos del Archivo Nacional de Chile, Real Audiencia, su
relevancia histórica y gestión de conservación, a partir del trabajo realizado.
En el caso del fondo Real Audiencia, debido a la carencia de una metodología de diagnóstico de
estado de conservación objetiva y estandarizada, se debió formular, desarrollar y poner a prueba la
experimentación de una nueva metodología, para conocer e identificar riesgos en material de archivo. Se
realizó investigación aplicada, entre agosto de 2016 y enero 2017, considerando investigación documental
y de campo, es decir, en la medida en que se recababa información por medio de diferentes fuentes (historia,
conservación, archivística, prevención y gestión de riesgos, arquitectura, etc), se experimentó la aplicación
de diferentes modelos de diagnóstico utilizados con anterioridad, evaluando su efectividad y ventajas. A
partir de lo cual, se realizó una nueva propuesta que concentraba los mejores aspectos recogidos en la
experimentación que pudieron dar solución a la problemática inicial.
Esta iniciativa permite proyectar un trabajo objetivo sobre análisis de riesgos para estabilizar el
material, minimizar factores de deterioro y resolver situaciones, tomando decisiones adecuadas en relación
a la conservación del Archivo Nacional, pero con una perspectiva realista. Además, esta experiencia, puede
ser difundida y replicada en otros archivos con características institucionales similares y en otros países de
la región.
La conservación en archivos debe establecerse como un área de apoyo técnico permanente, pero
siempre teniendo como eje central, a la archivística, al archivo mismo, la historia, su valor jurídico y el
servicio a la ciudadanía.
Introducción: La Conservación de Archivos Coloniales.
Los más de 3.525 volúmenes expedientes judiciales coloniales, resguardados en el fondo
documental de Real Audiencia del Archivo Nacional Histórico son diversos y antiguos, estos volúmenes,
están compuestos por juicios de gobierno, juicios civiles, criminales y de protección de naturales, como
también juicios de patronato y hacienda entre otros. Son verdaderos testimonios de los más diversos
conflictos sociales, culturales y económicos, su contenido dan cuentan de las dinámicas cotidianas,
consideradas el pulso de la convivencia comunitaria.
1 Archivo Nacional de Chile, [email protected] 2 Archivo Nacional de Chile, [email protected]
208
Entender estos documentos coloniales, significa no sólo comprenderlos como piezas únicas, sino en su
multidimensión de objetos útiles, de registros de información, pruebas jurídicas, fuentes históricas; como
parte integrante de un fondo documental, resguardado en un depósito documental, dentro de un archivo,
etc., podemos entregar mejores y más realistas respuestas a la necesidad de conservación que tienen,
teniendo como premisa que “…el restaurador en este campo en realidad restaura muy poco, pero conserva
mucho. Es, con claridad, un conservador antes que un restaurador. Su trabajo, su esfuerzo, sus técnicas,
están fundamentalmente destinadas a evitar que la información se pierda” (MUÑOZ, 2010, pág. 22)
La conservación es el campo de conocimiento encargado de estabilizar un bien patrimonial y retardar
el proceso de deterioro mediante procedimientos mínimamente invasivos. En otras palabras, se encarga de
mantener el material en su estado actual, adoptando medidas que signifiquen la menor alteración, mediante
el mayor tiempo posible (MUÑOZ, 2014), de acuerdo a esto último y considerando los siglos de
pervivencia del fondo Real Audiencia, debemos ser capaces de proyectar hacia el futuro, un tiempo de
conservación equivalente a los años que han trascurrido desde la producción de estos documentos.
Si la conservación de un archivo o fondo colonial es activa, permanente y anticipada, se convierte en
una inversión, reduciendo el gasto de eventuales acciones de reacción, ante los deteriores ya producidos
(SANCHEZ, 2011).
No es lo mismo hablar de conservación de papel colonial, que de conservación de archivos coloniales, ya
que en el primer caso, la importancia radica principalmente en el conocimiento exhaustivo del material y
sus factores de deterioro, mientras que en el segundo, además de esto, también es esencial conocer el
contexto del propio archivo y su labor de garantizar el acceso al público usuario, de la información que
contienen los documentos en resguardo.
En este sentido, para proyectar un buen trabajo de conservación en archivos es importante contar con
buenas herramientas diagnósticas, objetivas, estandarizadas, para establecer el estado de conservación bajo
una lógica global, es decir, analizando el material de forma individual y proyectando soluciones generales,
que sean viables respecto al volumen de documentación en custodia.
Marco referencial.
Actualmente el Archivo Nacional de Chile, en su sección histórica conserva un total de 20.317
(ARCHIVO NACIONAL, 2016) volúmenes pertenecientes a las instituciones de orden colonial, entre los
fondos más numerosos destacan; la Contaduría Mayor de Cuentas primera y segunda serie con 8.605
volúmenes que dan cuenta de la revisión y veracidad de los usos de dineros de la corona y fiscales durante
el proceso de instalación de la República, durante el siglo XIX, siendo la institución precedente de la actual
Contraloría General de la República. Por otro lado, los 3274 volúmenes de Real Audiencia dan cuenta de
los más diversos procesos judiciales y administrativos por los 254 años de funcionamiento, por último y no
por eso menos importante los 1.089 volúmenes de Capitanía General que contienen documentos relativos
a la administración interna del territorio, entre los que se destacan causas judiciales particulares civiles y
criminales.
209
La Real Audiencia.
Luego del proceso de conquista por parte de los españoles en América, comenzó el proceso de
consolidación del poder de la monarquía en los territorios ultramarinos, para ello la corona desarrolló una
nueva institucionalidad, creando virreinatos y capitanías, sin embargo, las Reales Audiencias fueron el
principal mecanismo por el cual el poder de Dios y el Rey, vigiló y controló a las elites criollas americanas,
al gobernador y al mismo pueblo.
Las audiencias americanas, representantes directos de la dimensión judicial de la monarquía hispana
y por tanto del mismo rey, funcionaron como los máximos tribunales de justicia, pero al mismo tiempo
ejercieron poder en los ámbitos políticos y administrativos de las colonias. Entre sus atribuciones no
judiciales, estuvo ser el órgano consultivo del gobernador, velar por el buen trato a los indígenas, así como,
cumplir las órdenes entre otras actividades (ARCHIVO NACONAL 2009).
En el sistema judicial desarrollado por la corona para sus colonias estaba asentado en las diferentes
jurisdicciones y las atribuciones que estas desempeñaron, es así, como el engranaje de instituciones de
origen hispano eclipsaban el poder de corregidores, cabildos y gobernadores, pero sin duda, la Audiencia
mantenía una supremacía.
Breve Contexto de la Real Audiencia en Chile
En Chile, la Real Audiencia tiene una intrépida historia. Su esforzado trayecto en el reino de Chile,
estuvo marcada por su inestabilidad durante los primeros años de su establecimiento que tenía como objeto
del interés de la corona por vigilar la guerra de Arauco y por hacer cumplir las leyes y la vida en civilidad,
la historia recuerda que, su primer lugar de establecimiento fue en la ciudad de Concepción, pero que,
producto de la actividad sísmica y la inestabilidad de la conquista en territorios araucanos, el máximo
tribunal de justicia suspendió su actividad por cerca de 35 años.
Bajo la presión de los habitantes del reino y las necesidades militares, el gobernador procede tras un
mandato real la restauración en 1609 con sede oficial en Santiago. En efecto, la instauración del tribunal,
sus letrados conformaron un grupo social con gran relevancia, estos, en muchas ocasiones, oficiaron de
mediadores entre la élite y la administración española, manteniendo así el pacto colonial entre los poderes
locales y la corona
A mediados del siglo XVIII, las reformas lideradas por ilustrados en España, reorientaron las
funciones de las audiencias americanas, quedando estás, enfocadas enteramente a las funciones judiciales,
este cambio propició a una administración de justicia bastante más expedita, disminuyendo los tiempos de
los procesos judiciales.
210
Los expedientes judiciales; Ventanas a la cotidianidad del pasado
Los más de 3274 volúmenes expedientes judiciales coloniales conservados en el fondo documental
de Real Audiencia del Archivo Nacional Histórico son diversos y antiguos. Estos volúmenes, están
compuestos por juicios de gobierno, juicios civiles, criminales y de protección de naturales, como también
juicios de patronato y hacienda entre otros. Son verdaderos testimonios de los más diversos conflictos
sociales, culturales y económicos, su contenido dan cuentan de las dinámicas cotidianas, consideradas el
pulso de la convivencia comunitaria.
Hoy los usos de estas fuentes son más diversa aún, la historiografía nacional hizo uso de ellas
contando, anecdóticamente, sus juicios y estereotipando a sus personajes, sin embargo, las nuevas
perspectivas historiográficas, nos han permitido generar reflexiones en torno al que hacer mismo de la
institucionalidad colonial, estudios relacionados a la historia del derecho nos ha aportado con una revisión
exhaustiva a la forma de los litigios coloniales, esta lectura se complementa con las reflexiones de la
historiografía social, que busca relevar como sujeto histórico a los grupos sociales dominados, a los cuerpos
sin voz y tradicionalmente omitidos como agentes de cambio por la historia tradicional.
Ejemplo de ellos son los juicios por brujería.
La brujería, la magia y la hechicería han sido prácticas que han formado parte importante del
conocimiento más arraigado de los grupos humanos. Este conocimiento ha sido traspasado de generación
tras generación, en épocas pretéritas bajo el dispositivo oral, pero más recientemente a través de los
tratados de brujería y supersticiones creados en el seno de la iglesia y en medio del delirio moderno por
la caza de brujas en Europa o en el peor de los casos, sabemos de estas actividades por medio de sus
vestigios, las huellas impresas en los documentos judiciales.
América y sus habitantes originales no corrieron una suerte muy diferente a la de Europa. La
llegada de los europeos trajo consigo una serie de nuevas formas de vida y creencia, entre ellas, el
catolicismo y como tal, este culto no debió tener desviaciones. Para ello, el imperio español instituyó una
gamma de estrategias socio-culturales que ayudaron durante los primeros años a la aceptación de esta
nueva creencia para estos nuevos vasallos, “la evangelización”. Esta estrategia, no siempre dio los
resultados esperados, la ortodoxia del culto fue altamente vigilada por lo emisarios metropolitanos en los
dominios transoceánicos.
La idolatría y la brujería indígena y criolla fueron, perseguidas y enjuiciadas por los aparatos de
dominación español, la iglesia y la justicia secular (imperial, encarnada en la Real Audiencia) se
encargaron de estos hechos, tanto para, reformar, como, para castigar. En este sentido, Chile no fue la
excepción, los indígenas, mestizos, las y los negros esclavos y mujeres criollas, fueron objeto de este
enjuiciamiento y estuvieron constantemente vigilados en su actuar. Por tanto creemos que “la sociedad
colonial chilena se enfrenta al saber espiritual y físico del otro, indígena, de una manera ambivalente,
oscilando su interpretación entre lo que identificamos como brujería y sabiduría”, esta afirmación busca
reconocer que es el espacio judicial colonial, el que, construye representaciones e imaginarios que se
consolidan en las esferas sociales, es entonces, cuando estos dispositivos comienzan actuar y a conformar
211
sentido a prácticas y saberes compartidos entre un amplio grupo social en un espacio geográfico
determinado.
La historia, la literatura, el folclor y más recientemente el cine, se han hecho participe en la
construcción de una imagen oscura y temible, pero si escarbásemos un poco entre las huellas de quienes
fueron acusados y acusadas por este delito, encontraremos un sin fin de representaciones que van
significando las actividades que por vía judicial la sociedad tradicional buscó desarticular, desarraigar y
eliminar. Subsidiaria a esta primera afirmación concluimos que “las fuentes judiciales permiten deducir
que las construcciones legales del indio brujo operan por medio de dos matrices culturales, las que
funcionan imbricadamente en los significados de los delitos brujeriles”, a través de esta sentencia
conocemos y determinamos que los recursos simbólicos de la construcción brujeril proviene del diálogo
de dos tradiciones culturales, la española, católica (monoteísta) y la Mapuche (animista), es decir, en el
constante roce, dialogo y resistencia entre estas dos tradiciones culturales que enfrentadas en el escenario
judicial producirán y reproducirán un significado “la Brujería”, entonces, establecemos que la narrativa
judicial hispano colonial construye la imagen social del indio brujo, a través de, la existencia de recursos
simbólicos dentro de la narrativa judicial que provienen del diálogo de dos tradiciones culturales
mapuche/indígena = Europea-española/americana-mapuche” las que permiten crear a Chivatos Pillanes
y al culebrón”, por otro lado determinamos que las formas simbólicas rescatadas por el o los imaginarios
sociales son parte activa de un entramado cultural mucho más amplio y complejo.
De esta manera las nociones de brujería, magia y hechicería conceptualizadas por el mundo
occidental y católico y canalizadas en las experiencias y prácticas menos reguladas de la mosaica sociedad
colonial expresadas como huellas a la posteridad por medio de los juicios ubicados en el fondo de Real
Audiencia del Archivo Nacional.
Chile y sus habitantes no fueron la excepción, los casos por brujería recorren un linaje de
tradiciones que se forjaron en el seno de las relaciones políticas, sociales y culturales dadas por el roce y
la asimilación de dos culturas, la española, occidental y católica y la mapuche, indígena americana y
animista. En este marco las historias narradas en los juicios, dan cuenta justamente de esa mixtura.
De Pillanes, pócimas y brujos: Los casos por brujería en los documentos de Real Audiencia.
Juana Codosero (REAL AUDIENCIA, 1693), la criolla, acusada por la infundada creencia de
envenenamiento que las hermanas de su esposo tramaron a su espalda, condenando su desesperada
búsqueda por ayuda en la medicina no tradicional, alojado en los conocimientos de machis y diversos
saberes que pudieran aliviar el dolor y la enfermedad por medio de conocimiento de hiervas ungüentos y
cataplasmas. El documento judicial y las actividades que se desarrollan en la vida útil de estos
documentos dan cuenta por medio de una autopsia, que el hombre de cerca de 50 años murió por una
inflamación en las meninges, una enfermedad que causaba altas temperaturas, delirios y ojos torvos, el
estudio científico arroja, también, que el capitán padecía de gota coral, que no es más que una epilepsia.
212
Por tanto, la causa de muerte se debió a un cuadro altamente complejo de meningitis sumado a un episodio
de epilepsia. Juana pasó casi un año tras las rejas, solamente por la presumible idea de que los sesos de
asnos, preparación muy común en la época, había sido el causante de la muerte de su esposo.
Por otro lado, la historia de Joseph de Acosta (REAL AUDIENCIA, 1739), un mestizo indígenizado que
creyó que con portar menudencias en bolsitas rojas evitaría los males de ojos o los delirios sociales como
la envidia y los efectos que estos podrían ejercer en los humores físicos y espirituales, en este marco, las
experiencias de Andrés de Millacura ( REAL AUDIENCIA, 1714), cacique de Ytata quien vio que
aunque adquiriera costumbres españolas y fuera un buen católico asistiendo constantemente a misa y se
le viera haciendo buenas acciones, su condición de indígena y mestizo estaría siempre condicionado a su
comportamiento social y a la comprobación de ser un buen cristiano. Estos relatos judiciales se enmarcan
justamente en una tendencia muy marcada que se deja entrever en los juicios donde los acusados son los
grupos más desposeídos y subordinados del imperio, negros, indígenas y mestizos fueron justamente
perseguidos con el fin de ordenar y homogenizar a la sociedad en una, lengua, costumbre y religiosidad,
por ello la acusación de brujo sirvió para expiar y educar, ejemplo de ello fueron las persecuciones por
brujos y cultores de demonio en la ciudad de Chillán a mediados del siglo XVIII, donde las
categorizaciones culturales de la “brujería europea” comenzaron a articular prácticas que habían
convivido con los asentamientos españoles y criollos por más de dos siglos.
Melchora, Margarita, Lorenzo y Juan (REAL AUDIENCIA, 1749), fueron algunos de los cuerpos que
sufrieron la más cruenta historia de brujos que se pueda contar en Chile. Dieciocho indígenas fueron
procesados por la justicia eclesiástica liderada por Simón de Mandiola a mediados del siglo XVIII, quien
los llevo a los estrados judiciales, con el objetivo de construir un relato sobre demonios, cuevas, chivatos
pillanes, ungüentos, culebrones, cuevas doradas y pociones mágicas, a punta de tormentos físicos, para
así justificar, la persecución, la violencia y el secuestro de los bienes de los sindicados brujos en la ciudad
de Chillán,
En este sentido, las representaciones e imaginarios brujeriles que construyeron el lenguaje judicial de la
capitanía son el resultado de un profundo sincretismo cultural que los grupos dominantes trataron de
desarticular ya sea en los juicios, tal como funcionaron los procesos por extirpación de idolatría como en
las metrópolis americanas. En este marco el sentido de lo maléfico en la frontera sur del imperio español
estuvo permeado por las concepciones culturales en roce y producto de eso, lo desconocido fue
interpretado según las matrices culturales dominantes y que son rescatadas por medio del lenguaje
judicial en los documentos resguardados en el fondo de Real Audiencia del Archivo Nacional de Chile.
Problemática de Diagnóstico de Estado de Conservación para los Fondos Coloniales
A fines del año 2015, el Archivo Nacional Histórico solicitó a la Unidad de Conservación del Archivo
Nacional, realizar tratamientos de conservación y restauración en sus fondos coloniales, el orden de
prioridad establecido fue:
213
Prioridad Cantidad
Real Audiencia 3.272 volúmenes
Escribanos de Santiago 973 volúmenes
Capitanía General 1.064 volúmenes
Contaduría Mayor 8.526 volúmenes
Para realizar los tratamientos más adecuados de conservación, es necesario contar con un buen
diagnóstico, de esta forma, la proyección del trabajo estará ajustada a la medida y necesidad del material
en cuestión. Sin embargo, no se contaba con esta información de base, sistematizada y confiable para
abordar tratamientos, ni con una metodología probada que pudiera entregar estos resultados.
Para resolver esta carencia metodológica se analizaron 4 modelos de diagnósticos, estos fueron:
Modelo Diagnóstico Proyecto de Seguridad, ejecución 2011-2015.
Modelo Diagnóstico Proyecto Conservación Fondo Notarios y Conservadores, formulación
2015.
Modelo Diagnóstico Fondo Ministerio de Obras Públicas, ejecución 2016.
Modelo Diagnóstico para Transferencias Documentales, versión 2016.
Estas metodologías diagnósticas aplicadas con anterioridad, no respondían a la necesidad específica
de documentos coloniales, ni a la objetividad que se quería lograr. Se presentaban en la ejecución grandes
problemáticas, entre ellas:
- Subjetividad en el diagnóstico, lo que implicaba que 2 personas distintas que realizaran el
diagnóstico, lo harían de manera diferente, si no contaban con un instrumento de evaluación diagnóstica
estandarizado, metodología de base, etc.
- Falta de rigurosidad al recoger datos, las personas que realizaran los diagnósticos debían tener
nociones básicas en conservación.
- La metodología empleada debía ser de rápida aplicación, considerando el volumen documental que
se debía analizar.
- Debía tener como resultado el análisis global del fondo y no sólo una muestra del total, considerando
las particularidades individuales que presentan los tomos dentro de un Fondo.
- los documentos coloniales tienen características materiales específicas (tipo de soporte, tipo de
elemento sustentado, etc.)
Se decidió tomar como base, el Modelo de Diagnóstico para Transferencias Documentales 2016, ya
que incorporaba asignaciones de porcentaje, según nivel de deterioro y otros datos que tendían a una
evaluación más objetiva.
214
Metodología
Se comienza a trabajar en una nueva metodología, considerando que la información que se lograra
levantar con un diagnóstico de estado de conservación, dependerá de la aproximación que se tuviera con el
material, es decir, desde la revisión del depósito documental, hasta la aproximación directa con el
documento, son distintos niveles de los cuales se rescata distinta información. Definiendo estos niveles de
aproximación, se podrían estructurar líneas de trabajo paralelas y complementarias.
Entonces se organizó el trabajo según nivel de aproximación en el diagnóstico, estableciendo un
ordenamiento en 4 niveles para los Diagnóstico:
• Nivel 1: revisión del depósito en general, condiciones ambientales, infraestructura y equipamiento,
factores de riesgo, amenaza de deterioro, etc.
• Nivel 2: revisión general de un fondo en estantería, disposición de volúmenes, deterioros evidentes
o a simple vista, en lomo de encuadernación u otro contenedor de conservación de los documentos.
• Nivel 3: revisión general de la totalidad de los volúmenes de un fondo, contacto directo con el
material en primera aproximación, presencia de deterioros en todos los componentes de las
encuadernaciones y en los documentos, tanto mecánicos, como biológicos.
Nivel 4: revisión de un volumen específico de un fondo, documento por documento, permite
diagnóstico exhaustivo para proyectar trabajos de intervención directa (MUÑOZ, 2014) y específica
que no necesariamente se aplicarán al fondo en su totalidad.
Modelo de Diagnóstico para Transferencias Documentales 2016
215
Los Niveles 1 y 2 serían abordados por estrategias y procedimientos de conservación indirecta
(MUÑOZ, 2014, pág. 23), que ya se aplicaban de manera general en los depósitos documentales que
albergaban los fondos coloniales. Mientras que el Nivel 4 se realizaría al momento de abordar los
tratamientos de restauración, si bien no es de aplicación masiva, cumple con lo esperado para este
procedimiento.
Sin embargo, se carecía de una metodología para el Nivel 3, que requería de una aproximación directa
con el material, sin alcanzar el detalle de revisión del Nivel 4 requerido para restaurar. Definir la
metodología para el Nivel 3 permitiría conocer factores de incidencia de deterioro en un fondo,
caracterización física, entregaría análisis estadístico y cuantitativo de las condiciones físicas de sus
volúmenes, proyectaría estrategias de conservación de corto, mediano y largo plazo.
El nuevo Modelo se estructuró en una ficha Excel, con conceptos técnicos simplificados, se
incorporaron siglas, distribución de porcentajes, reordenamiento coherente de los datos, entre otras mejoras.
Su ejecución debía realizarla alguien ligado al área de la conservación, aunque independiente de sus años
de experiencia, es decir, que pudiera ser utilizado con facilidad con una inducción mínima.
Se crea el primer prototipo de ficha y una guía de apoyo para su desarrollo.
Durante un tiempo se realizan reuniones-talleres de ensayo, con el equipo de la Unidad de
Conservación, para poner a prueba el prototipo. Finalmente, luego de algunos ajustes de campos, se aprueba
su ejecución.
Además de la ficha para el diagnóstico se desarrolla una guía de apoyo que incorporó sugerencias
metodológicas para la ejecución, entre ellas:
- Trabajar en equipo.
- Equiparse con los elementos de protección personal antes de comenzar el trabajo en
depósito.
Imagen Ficha de Diagnóstico Real Audiencia .
216
- Avisar a los custodio de depósito que estarán realizando estas labores, para que sean
consideradas en caso de alguna emergencia.
- Ir a depósito sólo con lo estrictamente necesario, sin bolsos ni bultos.
- Dividir en partes iguales el trabajo en cuanto a responsabilidades y esfuerzo.
- Mantener la puerta de acceso cerrada y abrir cada hora, por periodo de tiempo breve para
ventilar el recinto.
- Anotar en borrador de ficha en papel durante el trabajo en depósito.
- Diagnosticar los volúmenes en orden correlativo según marbete, bajarlos en orden y por
bandeja, una a la vez. Luego de realizado el diagnóstico, apuntando los datos en borrador de papel,
restituir en bandeja en orden correlativo.
- Instalar cédula y cinta de contención en aquellos volúmenes de tapas sueltas.
-- Traspasar los datos a la ficha Excel definitiva que estará en el escritorio del computador.
- No modificar formato, ancho de columnas, tamaño de fuente u otro de la ficha Excel. Si se
necesita, puede ampliar porcentaje de visualización del Excel en el extremo inferior derecho.
- Enviar copia de respaldo a la Coordinación de la Unidad, luego de finalizado el vaciado de
datos.
- Si un volumen no fuera encontrado, debe marcarse en rojo toda la fila e indicarlo en la
columna observaciones.
- Los datos aportados por el diagnostico serán la base para definir los distintos tratamientos.
El equipo operativo del diagnóstico estuvo integrado por parte de la Unidad de Conservación del
Archivo Nacional de Chile: Marlene Bravo, Yasna Tapia, Gina Fuentes, Katerina Arias y Pamela Díaz,
todas con distintos niveles de formación académica y experiencia en el área de conservación. Sus
principales funciones consistieron en poner en práctica el Modelo de Diagnóstico, analizando con esta
nueva metodología el Estado de Conservación de todo el Fondo Real Audiencia.
Se organizaron duplas de 2 personas para cada sesión, programadas para una jornada completa de 8
horas de trabajo, 2 veces por semana. El día 2 de agosto fue la primera sesión diagnóstica, la dupla alcanza
un total de 25 volúmenes diagnosticados. El número de volúmenes diagnosticados por sesión se
incrementaba en la medida en que se adquiría mayor práctica con el Método y en la novena sesión se fija
una meta para todos los equipos, de 100 volúmenes a diagnosticar.
Se concluye el diagnóstico del Fondo Real Audiencia a principios del año 2017.
Resultados Generales del Diagnóstico
Del Universo de 3.272 volúmenes del Fondo Real Audiencia, algunos de los datos obtenidos a través
del diagnóstico, son los siguientes:
Dato Cantidad Volúmenes
Porcentaje Del
Total
No encontrados 20 0.6 %
Sin deterioros en encuadernación 221 6.7 %
Sin deterioro en documentos 16 0.4 %
217
Biodeterioro 1.217 37.1 %
Entre el 50 y 100% de sus documentos deteriorados 167 5.1 %
Pérdida de soporte por deterioro de tintas ferrogálicas 357 10.9 %
Intervenciones sin conocimientos técnicos 1.021 31.2 %
Tratamientos previos Conservación y/o Restauración 61 1.8 %
A partir de los resultados obtenidos se espera diseñar una estrategia conjunta entre la Unidad de
Conservación, el Archivo Nacional Histórico y especialistas externos del área científica, basada en distintos
ejes que permitan una conservación integral del fondo, considerando un Plan de conservación que incluya
aspectos como estudio de condiciones del ambiente del depósito definitivo, instalación de documentos en
recinto y equipamiento definitivo, programa de mantenimiento preventivo, manipulación, acceso y uso,
definición de estándares, normativa especial ajustada a Fondos coloniales, eventuales trabajos de
restauración específicos, etc.
Además de aspectos como tratamientos específicos que se definan según el deterioro detectado, las
características óptimas de infraestructura y equipamiento, es importante reforzar los aspectos relativos a
Recursos Humanos, como una forma de hacer sostenible el trabajo de conservación a largo plazo, este
enfoque sobre el personal del archivo puede considerar la preparación de especialistas que manejen de
forma exclusiva estos fondos y para ellos, capacitaciones permanentes en materia de conservación y
documentos coloniales, permitiendo proyectar las mejores decisiones frente a cualquier imprevisto.
Conclusiones
La escases de bibliografía que guiara una exploración diagnóstica en un fondo colonial y la falta de
instrumentos propios objetivos y estandarizados para realizar este trabajo, significó el inicio de una
experimentación que permitió conocer los factores de deterioro que han afectado desde hace varios siglos
uno de los fondo coloniales más consultados del Archivo Nacional de Chile, Real Audiencia.
Hoy los usos de las fuentes documentales de la Colonia, son muy diversos, la historiografía nacional hizo
uso de ellas contando, anecdóticamente, sus juicios y estereotipando a sus personajes. Sin embargo, las
nuevas perspectivas historiográficas, nos han permitido generar reflexiones en torno al que hacer mismo
de la institucionalidad colonial, estudios relacionados a la historia del derecho nos ha aportado con una
revisión exhaustiva a la forma de los litigios coloniales, esta lectura se complementa con las reflexiones de
la historiografía social, que busca relevar como sujeto histórico a los grupos sociales dominados, a los
cuerpos sin voz y tradicionalmente omitidos como agentes de cambio por la historia tradicional. Toda esto
sigue siendo posible en la medida en que seamos capaces de conservar la documentación que resguardamos
y preservar la información que nos entrega.
Quisiéramos a través de esta investigación consolidar la conservación de archivos como una rama
independiente de la conservación de papel. Porque en archivos la importancia no radica exclusivamente en
el conocimiento del material único y sus factores de deterioro, sino que su problemática es
218
multidimensional. Se debe tener presente el valor jurídico que aportan los documentos, su historia,
contexto de resguardo, relaciones documentales, formas de producción, servicio a la ciudadanía, etc.
Además, considerar que la conservación debe ser activa, permanente y anticipada, convirtiéndose
en una inversión para un archivo, reduciendo el gasto futuro de eventuales acciones de reacción, ante los
deteriores ya producidos y sobretodo, transformarse en una herramienta de gestión y cambio que oriente
las decisiones en un archivo.
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220
A PRESERVAÇÃO DOCUMENTAL NO
ARQUIVO HISTÓRICO DE PORTO ALEGRE SOB A ÓTICA DO
GERENCIAMENTO DE RISCOS
Maria Lúcia Ricardo Souto1
Rosanara Pacheco Urbanetto2
Resumo
No presente artigo, abordaremos a fundamentação teórica e o resultado da dissertação defendida no Programa de Mestrado Profissional em Patrimônio Cultural da Universidade Federal de Santa Maria, cujo objetivo principal era elaborar um Plano de Gerenciamento de Riscos para a preservação do patrimônio documental recolhido no Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho (AHPAMV). Os danos aos acervos arquivísticos colocam em risco o acesso à informação, uma das razões de sua existência. Estes danos variam no grau de degradação, desde os mais imperceptíveis até os mais evidentes e abruptos que levam à perda do suporte. Diante deste quadro, visando confeccionar um plano e estabelecer ações preventivas mais prioritárias e eficientes para garantir a preservação do acervo documental da referida instituição, frente a uma série de fatores que levam a sua destruição, utilizou-se a metodologia de Gerenciamento de Riscos para identificar e analisar os riscos existentes no AHPAMV. A partir da aplicação dessa ferramenta e análise dos resultados obtidos, foi possível construir o produto desta dissertação que resultou em uma publicação intitulada “Plano de Gerenciamento de Riscos do Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho”, que contribuirá para assegurar a integridade do acervo e orientar as decisões para a preservação dos documentos históricos ali armazenados. Ao finalizar este trabalho foi possível verificar que os objetivos foram alcançados na medida em que alguns itens propostos como tratamento foram implementados. Já várias outras recomendações constantes no plano, esbarraram no quesito verbas e na burocracia da prefeitura municipal de Porto Alegre em atender as solicitações da instituição, questões sempre complexas na esfera pública. Por fim, a elaboração deste trabalho servirá ainda de subsídio para o estabelecimento de uma política de preservação institucional, que qualificará ainda mais o serviço realizado por essa entidade de memória.
Palavras-chave: Patrimônio Documental. Preservação. Gerenciamento de Riscos.
1 Bacharel em História pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Especialista em Preservação, Conservação e Restauração de Documentação Gráfica pela Associação Brasileira de Encadernação e Restauro (ABER/SENAI – SP). Especialista em Educação e Patrimônio Histórico-Cultural pela Faculdade PortoAlegrense (FAPA). Mestra em Patrimônio Cultural pela Universidade Federal de Santa Maria. E-mail:
[email protected] 2 Arquivista. Professora Adjunta do Departamento de Documentação da Universidade Federal de Santa Maria.
Professora do Programa de Pós-graduação Profissionalizante em Patrimônio Cultural da Universidade Federal
de Santa Maria e Professora do Curso de Arquivologia da UFSM. E-mail: [email protected]
221
Abstract
In this article, we will cover the theoretical basis and the result of the dissertation defended in the
Program of Master's Degree in Cultural Patrimony of the Federal University of Santa Maria, whose main objective was to elaborate a Risk Management Plan for the preservation of the documentary
heritage collected in the Historical Archive of Porto Alegre Moysés Vellinho (AHPAMV). Damage to archival assets puts access to information at risk, one reason for its existence. These damages vary in the degree of degradation, from the most imperceptible to the most obvious and abrupt that lead to loss
of support. In view of this framework, in order to prepare a plan and establish preventive actions that are more priority and efficient in order to guarantee the preservation of the documentary collection of
this institution, faced with a series of factors that lead to its destruction, the Risk Management methodology was used to identify and analyze the risks in the AHPAMV. From the application of this
tool and analysis of the results obtained, it was possible to construct the product of this dissertation that resulted in a publication entitled "Risk Management Plan of the Historical Archive of Porto Alegre
Moysés Vellinho", which will contribute to assure the integrity of the collection and guide the decisions for the preservation of the historical documents stored there. At the end of this work it was possible to
verify that the objectives were reached insofar as some items proposed as treatment were implemented. Already several other recommendations in the plan, they ran into the question of money and the
bureaucracy of the municipal government of Porto Alegre to meet the requests of the institution, always complex issues in the public sphere. Finally, the elaboration of this work will also serve as a subsidy
for the establishment of a policy of institutional preservation, which will further qualify the service performed.
Keywords: Documentary Heritage. Preservation. Risk Management.
1 Introdução
A preservação dos acervos documentais não é uma questão fácil de resolver, diante dos
diferentes danos que colocam em risco o acesso à informação. Estes danos variam no grau de
degradação, desde os mais imperceptíveis mas que silenciosamente levam à perda do suporte, até os
mais evidentes causados por manuseio incorreto e infestação de pragas. Essa perda pode também
acontecer de maneira abrupta por meio de acidentes, guerras e catástrofes, causando danos irreversíveis
aos documentos. Outro fator a ser considerado, é a inexistência de políticas para a preservação desses
bens. A busca por reduzir o processo de deterioração dos acervos, enfrentando o constante desafio de
deter a degradação natural dos suportes, assim como as condições climáticas inadequadas e a falta de
recursos humanos, materiais e financeiros das instituições, requer planejamento.
Os arquivos possuem sob sua guarda milhões de documentos, e definir quais as prioridades
para a aplicação de ações mais eficientes de preservação visando assegurar a integridade dos acervos
de forma a contribuir para a continuidade da memória, requer uma abordagem com enfoque
222
multidisciplinar e o auxílio de uma ferramenta que permita a avaliação dos riscos, ameaças e
vulnerabilidades a que o acervo e a instituição estão expostos.
Dentre as novas ferramentas que surgiram no universo da preservação para o diagnóstico das
condições de conservação dos acervos visando sua longevidade e gestão, uma das mais importante é a
metodologia do Gerenciamento de Riscos3. Indicada pelo ICCROM4, a ferramenta de Gerenciamento
de Riscos na área da preservação do patrimônio cultural surgiu da evolução da conservação preventiva
e visa auxiliar os gestores na tomada de decisões quanto a definição de prioridades e ações a serem
implementadas, a partir da análise dos perigos a que um bem cultural pode estar exposto uma vez que
seus resultados são científica e estatisticamente embasados. Segundo Pedersoli (2010, p. 8), “sua
utilização fornece uma visão abrangente dos diversos tipos de riscos existentes para o patrimônio,
desde eventos emergenciais e catastróficos (incêndios, enchentes, etc), até os diferentes processos de
degradação que ocorrem em um acervo documental como enfraquecimento do suporte, ataque de
insetos, corrosão por tintas ferrogálica, entre outros.” Por muitos anos, bibliotecas e arquivos foram
alertados sobre a necessidade de se estruturar políticas de preservação, não somente para incrementar
o ato da preservação e sensibilizar técnicos e usuários, mas também para regularizar as ações de
conservação preventiva, ordenar os recursos financeiros e demonstrar como esses recursos devem ser
aplicados, considerando efeitos positivos a longo prazo.
Nesse contexto, o uso da ferramenta de Gerenciamento de Riscos representa uma contribuição
significativa às estratégias de segurança e conservação preventiva do patrimônio cultural, visto que a
partir da identificação e análise desses riscos, é possível estabelecer prioridades para ações preventivas
de forma fundamentada e transparente. Podem até serem estudadas e reavaliadas outras ações de
conservação, visando minimizar os impactos negativos sobre a documentação de forma a garantir a
transmissão do patrimônio cultural para as gerações futuras com a menor perda de valor possível.
Assim sendo, diante da falta de políticas de preservação institucionais aliado a uma
descontinuidade de ações voltadas à correta conservação dos acervos, e perante a perda eminente de
importantes fontes documentais que registram a formação da cidade de Porto Alegre e a história de
seus habitantes, assim como para saber quais seriam as ações mais eficientes e prioritárias para garantir
a preservação do acervo documental do Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho
3 A metodologia do gerenciamento de riscos foi desenvolvida por instituições como o Institut Canadien de Conservation (ICC)3, o Netherlands Institute for Conservation (ICN) e o International Centre for the Study of the Preservation and Restoration (ICCROM), sendo difundida mundialmente por este último em oficinas e cursos desde o ano de 2005. 4 Organização intergovernamental ligada à UNESCO.
223
(AHPAMV), a referida metodologia foi aplicada na instituição para conhecer os riscos a que a
documentação estava exposta.
Os resultados obtidos possibilitaram a elaboração do produto da dissertação defendida no
Programa de Mestrado Profissional em Patrimônio Cultural da Universidade Federal de Santa Maria,
que resultou em uma publicação intitulada “Plano de Gerenciamento de Riscos do Arquivo Histórico
de Porto Alegre Moysés Vellinho”, que contribuirá para assegurar a integridade do acervo e orientar
as decisões para a preservação dos documentos históricos ali armazenados. Espera-se ainda que o
referido trabalho sirva de subsídio para o estabelecimento de uma política de preservação institucional,
que qualificará ainda mais o serviço realizado por essa entidade de memória.
2 Metodologia de Pesquisa
Para fundamentar teoricamente a pesquisa e atingir os objetivos propostos, buscou-se a partir
da uma revisão literária, analisar e abordar a temática do patrimônio e suas co-relações como
patrimônio cultural e patrimônio documental, além da evolução dos conceitos de preservação,
restauração, conservação e conservação preventiva, para se trabalhar com a questão da preservação
documental. Também foi abordada a questão da falta de políticas de preservação institucionais que
dificultam a definição de prioridades e implementação de ações para salvaguarda dos acervos
arquivísticos; e o surgimento e aplicabilidade da metodologia do gerenciamento de riscos para
viabilidade da preservação documental, de forma a construir o conhecimento necessário à discussão
pretendida neste trabalho.
Já para a análise e aplicabilidade da metodologia de Gerenciamento de Riscos como
ferramenta de gestão para a preservação de acervos documentais, foi realizado um levantamento da
literatura existente sobre esse assunto para o entendimento do que seja risco e da norma australiana
AS/NZS 4360:20045 e seus principais elementos. A utilização dessa metodologia forneceu uma visão
abrangente e simultânea dos diversos tipos de risco existentes para o patrimônio, desde eventos
catastróficos (enchentes, terremotos, etc.) até os diferentes processos de degradação que ocorrem de
forma lenta e contínua (enfraquecimento do suporte, danos por insetos, corrosão de tintas ferrogálicas,
entre outros).
5 Risk Management, Australian/New Zealand Standard AS/NZ 4360:2004.
224
Quanto aos procedimentos técnicos adotados, o referido trabalho identifica-se como uma
pesquisa descritiva do tipo estudo de caso, por aprofundar-se no objeto, permitindo seu conhecimento
detalhado. Neste sentido, o Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho (AHPAMV) e os
acervos nele recolhidos correspondem ao universo ao qual se voltam os objetivos e resultados a serem
alcançados. Para conhecer a história do AHPAMV e descrever seus diferentes fundos, foi feita uma
pesquisa na documentação existente na instituição, em históricos elaborados para entendimento do
fluxo documental ali custodiado e no guia institucional publicado em 2009.
Por sua vez, a aplicação da metodologia de Gerenciamento de Riscos no Arquivo Histórico
de Porto Alegre baseou-se no conhecimento da instituição como um todo, dos acervos e dos atores
envolvidos (sejam eles funcionários ou usuários) e, sobretudo, no detalhamento dos agentes agressores
que podem causar danos e perda de valor ao patrimônio. Para facilitar esse processo a metodologia
trabalha com uma listagem de “dez agentes de deterioração de acervos” (forças físicas, criminosos,
fogo, água, pragas, poluentes, luz, temperatura incorreta, umidade relativa incorreta e dissociação).
A partir da identificação dos riscos encontrados associados aos dez agentes de deterioração
foi feita a análise destes para quantificar sua magnitude, ou seja, sua probabilidade de ocorrência e sua
respectiva consequência (perda de valor para o acervo). Para isso foram utilizadas as chamadas Escalas
ABC6 e uma tabela para interpretação dos valores de magnitude do risco obtidos, para identificação do
nível de prioridade. Originalmente desenvolvidas por Stefan Michalski do Instituto Canadense de
Conservação (CCI), tais escalas são essenciais para comparar e priorizar os diferentes tipos de risco
que afligem o patrimônio de forma sistemática.
6 Estas escalas são utilizadas nas Oficinas sobre Gerenciamento de Riscos ao Patrimônio Cultural, ministrado
por José Luiz Pedersoli em parceria com o ICCROM.
225
Escalas ABC para análise quantitativa
Após a identificação, análise e avaliação dos riscos existentes, foi possível
estabelecer prioridades de ação e definir os tratamentos a serem aplicados aos riscos a
fim de eliminá-los ou reduzi-los a níveis aceitáveis, de forma a minimizar perdas e
maximizar os ganhos. Para esse fim, a metodologia de gerenciamento de riscos prevê o
Tabela de interpretação da MR
226
desenvolvimento de opções de tratamento dos agentes de deterioração, através de
“cinco estágios de controle de riscos”, que são: evitar, bloquear, detectar, responder e
recuperar, visando à proteção e preservação do acervo do Arquivo Histórico de Porto
Alegre.
Toda essa análise serviu de subsídio para a elaboração de uma publicação intitulada
“Plano de Gerenciamento de Riscos do Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés
Vellinho”, que esperamos possa ajudar a direção e funcionários no combate frente às
ameaças que afligem o acervo, permitindo uma melhor tomada de decisões quanto à
preservação desse valioso patrimônio documental.
3 A Aplicação do Gerenciamento de Riscos no AHPAMV
A aplicação da ferramenta de Gerenciamento de Riscos no âmbito do Arquivo
Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho foi realizada no decorrer do segundo semestre
de 2016, em reuniões semanais com os funcionários e a direção da instituição. Para coleta
de dados, análise e avaliação dos resultados de forma a chegar a priorização de
tratamentos e decisões para preservação do acervo, foi importante seguir as etapas que
envolvem a metodologia.
Com relação a 1ª etapa de estabelecimento do contexto, verifica-se que o AHPAMV
tem por função primordial recolher, preservar e disponibilizar os documentos
considerados de valor histórico provenientes da administração do município de Porto
Alegre. Nesse sentido, o Plano de Gerenciamento de Riscos da instituição tem por
objetivo garantir a salvaguarda do acervo do Arquivo Histórico de Porto Alegre para as
gerações futuras com a menor perda de valor possível.
Quanto ao âmbito do Gerenciamento de Riscos, o plano abrange o acervo sob a
guarda permanente do AHPAMV localizado na sede da instituição, prédio anexo e
subsolo da Casa 1. Já com relação aos recursos humanos e financeiros disponíveis, o plano
envolve todos os funcionários da instituição e depende da liberação de verbas da
Coordenação da Memória Cultural, órgão da Secretaria da Cultura de Porto Alegre, a
quem o Arquivo Histórico é vinculado. Por sua vez, o alcance temporal que se pretende
trabalhar é indefinido, uma vez que seu uso será permanente como instrumento de
preservação integrado à gestão da instituição.
227
Finalmente, quanto a descrição e valoração dos fundos e subfundos documentais,
de forma a determinar quais documentos são mais importantes para a instituição, verifica-
se que os acervos públicos estão estruturados em duas fases. Segundo análise dos
funcionários, a valoração do fundo referente a primeira fase (datada de 1764 a 1955)
equivale a 70% do valor total do acervo, devido a sua importância histórica por se tratarem
de documentos referentes a formação e urbanização da cidade. Após 1955, referente a
segunda fase, a valoração do fundo e seus subfundos equivale a 25% do valor total do
acervo, uma vez que esses documentos foram avaliados pelos técnicos da instituição e
passaram por um processo de descarte.
Quanto aos acervos privados recebidos pelo AHPAMV em doação, segundo
avaliação realizada, esses acervos acrescido da coleção da hemeroteca equivale a 5% do
valor total do acervo da instituição. A explicação para tal valor, deve-se ao fato dos
acervos privados não possuírem documentos muito significativos, com exceção do acervo
de Edmundo Gardolinski que é um acervo fotográfico que trata da construção do IAPI. E
porque a hemeroteca apresenta lacunas de tempo de maior ou menor extensão dependendo
do periódico, em razão das doações aleatórias feitas ao Arquivo Histórico de Porto
Alegre, sendo ainda esse material encontrado em outras instituições.
Na 2ª etapa, com a utilização dos 10 agentes de deterioração de acervos elencados
pela metodologia do Gerenciamento de Riscos, foram identificados no AHPAMV a
existência de 16 riscos para o acervo, sendo alguns deles: transporte e manuseio
inadequado (Forças físicas), roubo de itens do acervo (Criminosos), incêndio (Fogo),
umidade ascendente (Água), ataque de cupim nas aberturas de madeira (Pragas), poluição
do ar proveniente dos veículos na rua (Poluentes), incidência solar nos documentos (Luz),
obsolescência do equipamento de climatização (Temperatura incorreta e Umidade
Relativa incorreta)7 e instrumentos de pesquisa incorretos (Dissociação).
Já na 3ª etapa de análise dos riscos para quantificar sua magnitude e interpretar os
valores obtidos para identificação do nível de prioridade, foram utilizadas as Escalas ABC
e a tabela de magnitude de riscos (MR) anteriormente mencionadas. Os resultados
encontrados foram, por exemplo: transporte e manuseio inadequado (MR = 7 ½ –
7 Os agentes de deterioração serão analisados sempre em conjunto devido a intrínseca relação
com os danos causados pela combinação desses fatores e pelas propostas de tratamento em
comum.
228
Prioridade média), roubo de itens do acervo (MR = 10 ½ - Prioridade alta), umidade
ascendente (MR = 12 – Prioridade extrema), poluição do ar proveniente dos veículos na
rua (MR = 2 – Se espera que uma deterioração minúscula ocorra em uma fração muito
pequena da coleção em séculos), incidência solar nos documentos (MR = 7 – Se espera
que uma deterioração muito pequena ocorra em uma fração mínima da coleção em
séculos), obsolescência do equipamento de climatização (MR = 11 – Prioridade alta) e
instrumentos de pesquisa incorretos (MR = 15 – Prioridade catastrófica).
Na 4ª etapa para avaliação dos riscos foi gerado um gráfico para melhor
visualização dos resultados, de forma a comparar suas magnitudes e assim definir as
prioridades de tratamento. E na 5ª etapa de tratamento dos riscos, a partir da escala de
prioridades indicada na etapa anterior, foram então definidos os tratamentos que serão
aplicados aos riscos existentes no AHPAMV utilizando a ferramenta conceitual dos
“cinco estágios de controle de riscos”. Para cada risco elencado foi desenvolvido opções
de tratamento, cujas algumas medidas estão descritas a seguir:
Transporte e manuseio inadequado
Para EVITAR o risco: adquirir carrinhos de dimensões e materiais adequados para
o transporte da documentação; capacitar os funcionários com relação ao correto
manuseio dos materiais principalmente quando de sua retirada e guarda no acervo
e instruir os usuários ou pesquisadores quanto ao correto manuseio da
documentação durante a consulta em caso de detecção de ações inadequadas.
Para BLOQUEAR o risco: nenhuma medida aplicada.
Para DETECTAR o risco: monitorar na medida do possível o transporte e
manuseio da documentação pelos funcionários e monitorar continuamente os
usuários e pesquisadores do acervo de modo a detectar manuseios incorretos dos
documentos durante a consulta.
Para RESPONDER ao risco: nenhuma medida aplicada.
Para RECUPERAR do risco: realizar intervenções do conservação-restauração
nos documentos avariados pelo transporte e manuseio incorretos, conforme o grau
de prioridade do dano, recursos e mão-de-obra disponível.
229
Roubo de itens do acervo
Para EVITAR o risco: realizar a vigilância na sala de pesquisa, de modo a inibir
ações oportunistas de furto. Para isso é necessário ter funcionários em número
suficiente trabalhando no local, para garantir sempre a presença de um “vigilante”,
caso algum tenha que se ausentar na busca de documentos no acervo; solicitar a
identificação dos usuários ou pesquisadores no momento de seu ingresso no
prédio do arquivo e impedir a entrada de usuários ou pesquisadores portando
bolsas, mochilas, sacolas ou pastas. Esses acessórios devem permanecer
guardados em armário disponibilizado na recepção.
Para BLOQUEAR o risco: assegurar que nenhuma porta ou janela de acesso ao
prédio ou área de guarda do acervo, permaneça destrancada ou aberta além do
estritamente necessário.
Para DETECTAR o risco: realizar o monitoramento permanente dos usuários ou
pesquisadores, em especial durante consulta a materiais do acervo; assegurar a
presença ininterrupta dos funcionários responsáveis pela sala de pesquisa. Esses
funcionários devem estar localizados em diferentes pontos, de forma a cobrir toda
a área a ser monitorada.
Para RESPONDER ao risco: Proporcionar o aumento do quadro funcional que
presta atendimento ao usuário ou pesquisador; informar à direção da instituição
sobre qualquer tentativa de roubo ao acervo.
Para RECUPERAR do risco: acionar as autoridades competentes em caso de
roubo para tentar recuperar os materiais furtados.
Poluição do ar proveniente dos veículos na rua
230
Para EVITAR o risco: realizar a limpeza dos pisos na área de guarda do acervo
com produtos biodegradáveis e nas estantes de metal, mapotecas e caixas de
acondicionamento com álcool gel, devido à sua rápida evaporação.
Para BLOQUEAR o risco: assegurar que o mobiliário e os invólucros de
armazenamento do acervo estejam sempre fechados para impedir a entrada de
poluentes gasosos e/ou particulados.
Para DETECTAR o risco: realizar o monitoramento visual do acúmulo de poeira
no acervo.
Para RESPONDER ao risco: eliminar a poeira detectada sobre o acervo (se
necessário) através de tratamento de higienização que deve ser executado por
funcionários ou prestadores de serviço devidamente capacitados.
Para RECUPERAR do risco: nenhuma medida aplicada.
Instrumentos de pesquisa incorretos
Para EVITAR o risco: desenvolver um novo instrumento de pesquisa, no caso um
índice topográfico que contemple a realidade do acervo documental sob guarda
da instituição.
Para BLOQUEAR o risco: considerar a necessidade de refazer os instrumentos de
pesquisa do acervo documental do AHPAMV.
Para DETECTAR o risco: revisar os instrumentos de pesquisa para detectar os
erros existentes.
Para RESPONDER ao risco: tomar todas as medidas possíveis para solucionar os
problemas detectados nos instrumentos de pesquisa da instituição.
Para RECUPERAR do risco: nenhuma medida aplicada.
4 Conclusão
Através da aplicação da ferramenta de Gerenciamento de Riscos foi possível
concluir que dentre os riscos elencados os mais significativos e com maior índice de
magnitude de risco estão ligados a dissociação, que torna a localização e o acesso ao bem
231
ou às informações referentes ao mesmo dificultado ou inviável. Considerado de
prioridade catastrófica, o problema dos instrumentos de pesquisa incorretos gera
preocupação. Além deste, foram também classificados como de prioridade extrema a
inexistência de cópias de segurança do índice topográfico e do catálogo da mapoteca em
caso de sinistro e os erros de digitação ou registro das informações.
Quanto ao desenvolvimento de opções de tratamento para o controle dos riscos, ao
longo desse trabalho foi possível verificar que alguns itens propostos foram sendo
implementados pela instituição, como a manutenção dos telhados e forros e a manutenção
e instalação de mais drenos próximo aos prédios visando solucionar o problema de
escoamento da água proveniente de terrenos situados em um nível mais elevado.
Por sua vez, dentre as ações para a preservação do acervo documental que
concluímos ser prioritárias, destacam-se: a instalação de câmaras de segurança na área
externa, detectores de fumaça e sistema de supressão automático de incêndio na área de
acervo, a aquisição de um novo equipamento de climatização e a instalação de películas
filtrantes de raios UV nas janelas com grande incidência solar. O problema neste caso
esbarra no quesito verbas, uma vez que tais propostas necessitam de dotação orçamentária
para serem implementadas e na burocracia da prefeitura municipal de Porto Alegre em
atender as solicitações da instituição, questões sempre complexas na esfera pública.
A instituição já vem trabalhando no desenvolvimento de um novo instrumento de
pesquisa – do tipo índice topográfico, para poder evitar o risco da dissociação da
informação e realizando o desligamento de todos os aparelhos elétricos ao fim do
expediente (com exceção do sistema de alarme interno e do aparelho de climatização do
prédio anexo), com o objetivo de evitar o risco de incêndio.
Tais ações demonstram a preocupação da instituição com a preservação documental
de seu acervo em consonância com o que foi proposto no produto deste estudo,
percebendo-se que os objetivos traçados foram alcançados e que as ações de conservação
preventiva apontadas na metodologia de Gerenciamento de Riscos tornarão mais eficiente
a preservação a médio e longo prazo dos documentos históricos armazenados no Arquivo
Histórico de Porto Alegre.
Outra importante questão possibilitada pela aplicabilidade da metodologia de
Gerenciamento de Riscos no AHPAMV, foi a valoração do acervo documental da
232
instituição para determinar quais documentos são mais importantes. Tal atividade acabou
levantando uma série de questionamentos que não haviam sido pensados, como por
exemplo, a preservação da hemeroteca.
Segundo dados coletados no estudo, o acervo da hemeroteca possui um valor muito
baixo perante outros fundos documentais, o equivalente a 5% do valor total do acervo da
instituição. Diante dessa constatação, será realmente importante conservar o acervo da
hemeroteca na instituição, uma vez que gera gastos com restauração e encadernação, e
sendo a função primordial do Arquivo Histórico de Porto Alegre recolher e preservar os
documentos arquivísticos da prefeitura de valor permanente/histórico ? Esses e outros
questionamentos podem e deverão ser discutidos no momento da implementação de uma
política de preservação. E para tal, a valoração realizada nesse estudo poderá servir como
auxílio para futuras decisões.
Perante esse quadro, esperamos que esse trabalho que culminou na elaboração da
publicação intitulada “Plano de Gerenciamento de Riscos do Arquivo Histórico de Porto
Alegre Moysés Vellinho”, venha a servir de subsídio para o estabelecimento de uma
política de preservação institucional de forma a qualificar ainda mais o trabalho realizado
por essa importante entidade de memória.
Por fim, convém destacar que este trabalho não se encerra com a criação deste
plano. Por se tratar de um processo dinâmico e contínuo, é essencial que tanto os riscos
como seu tratamento sejam permanentemente monitorados e revisados de forma a corrigir
algum erro. Também será necessária a elaboração de novas medidas, conforme
identificação de novos riscos. Esperamos com isso que a ferramenta de Gerenciamento
de Riscos seja regularmente adotada na instituição, de maneira a auxiliar na preservação
desse valioso patrimônio documental para a cidade e seus cidadãos.
233
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235
O ACESSO E DIFUSÃO DA MEMÓRIA INSTITUCIONAL ATRAVÉS DA DESCRIÇÃO
ARQUIVÍSTICA E DO SOFTWARE LIVRE
Andrea Gonçalves dos Santos1
Resumo
Este trabalho tem por objetivo a gestão, preservação e difusão dos fundos documentais custodiados pela Coordenação de Arquivo Geral da Universidade Federal do Rio Grande – FURG, localizado no Estado de Rio Grande do Sul, Brasil. Para isto se realizou a gestão dos fundos documentais (arranjo e descrição) das primeiras faculdades que deram origem à instituição, dando ênfase à Faculdade de Direito Clovis Bevilaqua e dos setores administrativos até 1977. Foram observados o Princípio da Proveniência, da Ordem Original e da Teoria dos Fundos que permitiram identificar o documento a seu produtor, assim como os princípios de organicidade, unicidade, indivisibilidade e cumulatividade. Adotou-se a visão minimalista para definir o fundo, ao verificar uma linha de administração de caráter descentralizadora, similar à adotada pelo sistema político-administrativo do país. Assim, utilizou-se a Norma Brasileira de Descrição Arquivística - Nobrade e foram disponibilizados através de um software livre para descrição arquivística de documentos (ICAAtoM), supervisionado pela equipe da Coordenação de Arquivo Geral. Desenvolvido com base na ISAD(G), ISAAR(CPF) e ISDIAH do Conselho Internacional de Arquivos - ICA, o software pode ser usado por uma única instituição para sua própria descrição, ou pode ser definido como uma “lista de união”, aceitando descrições de qualquer número de instituições arquivísticas. A utilização deste software para descrição de documentos arquivísticos e a difusão dos fundos em ambiente virtual é um marco no âmbito institucional, que permitirá ao pesquisador, detectar, preliminarmente, a existência e localização de documentos de seu interesse, garantindo o pleno acesso aos documentos, bem como sua visualização a través de estrutura do software.
Palavras-chave: Arranjo; Preservação; Acesso; Software livre.
APRESENTAÇÃO
Este trabalho tem por objetivo a preservação, acesso e difusão dos fundos documentais fechados
custodiados pela Universidade Federal do Rio Grande – FURG, com ênfase na Faculdade de Direito
Clovis Bevilaqua, antes da sua incorporação à Universidade do Rio Grande, atualmente Universidade
Federal do Rio Grande – FURG. O acervo foi descrito de acordo com a Norma Brasileira de Descrição
Arquivística – NOBRADE e, pronto será disponibilizado através de um software livre para descrição
arquivística de documentos (ICA-AtoM), supervisionado pela equipe da Coordenação de Arquivo
Geral da instituição.
1 Universidade Federal do Rio Grande – FURG, [email protected]
236
1. A UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE - FURG
Na segunda metade do século XX o município do Rio Grande revelava uma carência de escolas
de nível superior, isto provocava a evasão de um número significativo de estudantes, que se dirigiam
a outros centros em busca de continuidade para seus estudos. Depois de concluídos seus estudos, essa
força jovem raramente retornava à sua cidade de origem a fim de participar do seu processo histórico,
cultural e socioeconômico.
Para mudar esta realidade surgiu um movimento cultural visando a criação de uma Escola de
Engenharia2 na cidade. Isto se justificada pelo elevado número de profissionais na área e pelo parque
industrial que já existia em Rio Grande. Na época, a escola deveria ter uma entidade mantenedora, uma
Fundação de Ensino Superior, como exigência do Ministério da Educação e Cultura. Assim, no dia 8
de julho de 1953, foi instituída a Fundação Cidade do Rio Grande3. Assim, a Fundação Cidade do Rio
Grande adquiriu o terreno e iniciou a construção do prédio próprio para a Escola de Engenharia
Industrial, no local onde atualmente está instalado o IFRS4. A primeira célula mal havia fecundado e
novas necessidades já impulsionavam o surgimento de outras unidades de ensino superior.
A Faculdade de Ciências Políticas e Econômicas surgiu pela Lei Municipal n° 875, de 22 de
julho de 1956, e foi autorizada a funcionar pelo Decreto n° 43.563, de 24 de abril de 1958. Um ano
mais tarde, em 1959, foi iniciado um movimento visando à instalação de uma Escola de Direito em
Rio Grande, a ser mantida financeiramente pela Mitra Diocesana de Pelotas.
Através do Decreto n° 47.738, de 2 de fevereiro de 1960, foi autorizado o funcionamento da
instituição, que recebeu o nome de Faculdade de Direito "Clóvis Bevilaqua" e reconhecida através do
Decreto no 56.461, de 14 de junho de 1965, da Universidade Católica de Pelotas, com funcionamento
em Rio Grande. Devido ao número crescente de interessados que almejavam outros cursos de nível
superior, em 19 de janeiro de 1961, através do Decreto n° 49.963, é autorizado o funcionamento dos
cursos de Filosofia e Pedagogia, que funcionaria na Escola Normal Santa Joana d’Arc.
2 O funcionamento da Escola de Engenharia Industrial foi autorizado pelo Decreto n° 37.378, de 24 de maio de 1955,
reconhecida pelo Decreto no 46.459, de 18 de julho de 1959, e federalizada pela Lei no 3.893, de 02 de maio de 1961,
como estabelecimento isolado 3 Como a Escola de Engenharia não possuía um local adequado para seu funcionamento, foi na Bibliotheca RioGrandense que as aulas eran ministradas. O corpo docente do curso trabalhava gratuitamente e realizavam as aulas práticas diretamente nas indústrias e entidades públicas da cidade. 4 Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Sul.
237
Assim, em 1964 era autorizado o funcionamento do Curso de Letras (com habilitação para
inglês e francês); dois anos mais tarde entrava em funcionamento o curso de Matemática; em 1967
instalavam-se os cursos de Ciências e Estudos Sociais. Nesse mesmo ano, o Conselho Federal de
Educação reconhecia a Faculdade Católica de Filosofia de Rio Grande, através do Decreto n° 61.617,
de 3 de novembro de 1967.
Diante a expansão dos cursos, no dia 1° de agosto de 1967, a Faculdade e o Estado do Rio
Grande de Sul através de convênio, se desloca para o Instituto de Educação Juvenal Miller. Em 11 de
março de 1966 é autorizado o funcionamento da Faculdade de Medicina do Rio Grande5, por meio do
parecer 170 do Conselho Federal de Educação. Para que fosse possível o ensino médico na cidade, a
faculdade assinou convênios com a Sociedade de Medicina do Rio Grande, a Casa da Criança Dr.
Augusto Duprat, a Sociedade Portuguesa de Beneficência, a Associação Espírita do Hospital Dr.
Guahyba Rache, o Ipiranga Atlético Clube, o Laboratório Cuello Lopes e o Clube de Regatas Rio
Grande.
Em 1968, através da Lei n° 5.540, de 28 de novembro de 1968, que fixava as normas de
organização e funcionamento do ensino superior e sua articulação com a escola média, era exigência
que os estabelecimentos isolados de ensino superior deveriam, sempre que possível, incorporar-se a
universidades ou congregar-se com estabelecimentos isolados da mesma localidade ou localidades
próximas (BRASIL, 1968).
Foi assim que no dia 20 de agosto de 1969, o Decreto-Lei n° 774 autorizou o funcionamento
da Universidade do Rio Grande – URG, assinado pelo então Presidente da República Arthur da Costa
e Silva. Seu estatuto foi aprovado no mesmo ano através do Decreto n° 65.462, de 21 de outubro, sendo
nomeado como Reitor o Professor Adolpho Gundlach Pradel. Sua mantenedora, a Fundação
Universidade do Rio Grande, era uma entidade jurídica de direito privado e sem fins lucrativos. Desta
forma, a URG é formada pelas unidades que tinham os cursos reconhecidos pelo Ministério da
Educação. A Faculdade de Medicina do Rio Grande só foi incorporada após seu reconhecimento, em
1971.
Durante a década de 70 foram criados os cursos de Oceanologia, Medicina e Engenharia Civil.
Foi implantado o Projeto Atlântico, cujo principal objetivo era o desenvolvimento da pesquisa
tecnológica na região oceânica sul-brasileira. Na época, a FURG recebeu da Fundação Cidade do Rio
5 As salas de aula e a Biblioteca da Saúde foram instaladas nos fundos da Associação de Caridade da Santa Casa de
Misericórdia do Rio Grande (ACSCRG).
238
Grande o Museu Oceanográfico. Foram inaugurados os primeiros prédios da Base Oceanográfica
Atlântica e implementados os cursos de Engenharia de Alimentos e o Mestrado em Oceanografia
Biológica, o primeiro curso de pós-graduação stricto sensu da instituição.
Durante a década de 80, foram implantados os cursos na cidade de Santa Vitória do Palmar.
Em 1987, a instituição passa à condição de Fundação Pública, com seu funcionamento custeado por
recursos da União Federal. A Universidade assume como vocação institucional o Ecossistema
Costeiro, que orientará as atividades de ensino, pesquisa e extensão. As décadas seguintes evidenciam
o crescimento da FURG, mais de 11.000 alunos ingressantes por ano, distribuídos em mais de 110
cursos (graduação e pós-graduação), mais de 670 docentes efetivos e 1.000 técnicos6 ocupando mais
de 112.028,60 m².
2 A ARQUIVÍSTICA E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
RAMÍREZ ACEDES (2011) afirma que a arquivística é uma ciência que se está consolidando
por seus próprios méritos e por suas funções, cada vez mais amplas, tanto empíricas como científicas,
que está desenvolvendo. Deve-se estudar sob a perspectiva das ciências humanas, ao basear-se em
servir às necessidades informacionais específicas do homem.
Assim, para que uma ciência seja aceita como tal deve cumprir três requisitos fundamentais:
ter um objeto de estudo, este objeto deve ser estudado para procurar um conhecimento por causas,
estabelecer leis universais ou pesquisar uma verdade e, finalmente, deve ter um método próprio. O
objeto de estudo da Arquivística para a autora, se encontra nos fundos documentais e nos arquivos que
os custodiam tratando de resolver, de forma doutrinária, como ser formam, se organizam e se
conservam. BELLOTTO (2002) acrescenta ao fundo documental citado anteriormente, dois objetos
físicos da Arquivística: o documento em si mesmo e o arquivo como entidade.
Com referência ao método, alguns autores o denominam como tratamento documental, que
consiste no conjunto de operações e tarefas que se aplicam aos documentos em cada uma das fases do
ciclo vital. Para BELLOTTO (2002) o tratamento documental se realiza através de metodologias e
aplicações práticas, que a levam a atingir seu fim: dar acesso à informação, mais especificamente à
informação arquivística, de cunho jurídico e/ou administrativo.
6 Conforme dados do Boletim Estatístico 12 – Base de dados 2007/2011, 22° Edição. Disponível:
http://www4.furg.br/paginaFURG/arquivos/menu/000000342.pdf Acesso em 29 set 2013.
239
Todo tratamento arquivístico deve considerar e respeitar o princípio da proveniência7, também
chamado de princípio do respeito aos fundos. COUTURE e ROUSSEAU (1998) e BELLOTTO (2002)
indicam como princípios fundamentais da Arquivística, a teoria das três idades e o princípio da
proveniência. Um documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Seu
conjunto deve refletir suas atividades-meio e suas atividades-fim. Um fundo de arquivo baseia-se na
origem do documento: o que ele representa no momento da sua criação, como instrumento que
possibilitará a consecução de uma atividade dentro de uma função que cabe ao órgão gerador no
contexto administrativo no qual atua (BELLOTTO, 2004).
Seguindo a corrente da Arquivística integrada, se ocupa simultaneamente do valor primário e
do valor secundário do documento. Isto permite assegurar a unidade e a continuidade das intervenções
no âmbito de uma política de organização de arquivos, tendo como objetivos: garantir a unicidade e a
continuidade das intervenções do arquivista nos documentos de um organismo e permitir as atividades
numa política de organização de arquivos (legislação, programas).
Assim, a Arquivística Integrada contempla todo o ciclo vital dos documentos e sob esta
perspectiva destaca-se a classificação desde sua criação/produção até seu destino final, guarda
permanente ou eliminação. Intimamente relacionado à teoria das três idades e ao ciclo vital dos
documentos, a descrição começa no processo de classificação, continua na avaliação e se aprofunda
nos instrumentos de busca mais específicos. Ela colabora com a gestão de documentos8, na produção,
avaliação e classificação dos documentos de arquivo.
A gestão de documentos oferece as condições necessárias a avaliação e a classificação de
documentos. Seu principal objetivo é garantir a guarda ordenada de documentos, sua conservação e,
principalmente seu acesso. Esta gestão somente será factível através da implantação de um sistema de
arquivos9. Neste sentido, três ferramentas atuam na gestão documental respectivamente como eixo do
sistema de arquivos resultantes dos procedimentos de classificação, avaliação e descrição: o plano de
classificação, a tabela de temporalidade e inventário de documentos.
O plano é considerado a estrutura hierárquica e lógica que reflete as funções da organização. A
tabela de temporalidade fixa os prazos de guarde e determina seu armazenamento definitivo ou
7 Segundo este princípio “o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de
outras entidades produtoras”. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 136) 8 Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente ou intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 100). 9 Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 156).
240
eliminação de acordo com seus valores administrativo, jurídico, fiscal e histórico. O inventário
descreve cada uma das séries e dos documentos e indica onde estão conservados. Neste sentido, JILEK
(s/d apud BELLOTTO, 1989, p. 23-24) aponta como principal função dos arquivos universitários é
num primeiro momento o de reunir, processar, difundir e conservar os documentos relativos à
administração, tornando possível seu acesso. Num segundo momento é fornecer à administração
superior as informações requeridas no menor tempo possível.
3 O TRATAMENTO DOCUMENTAL NA FURG
A preocupação com a gestão documental, as massas documentais acumuladas e a preservação
da memória institucional não foram recentes na FURG, porém desde a sua criação, em 1969, a
instituição não contou com políticas arquivísticas que contemplassem o conjunto de ações e
procedimentos necessários ao tratamento de seus documentos. Em muitos setores da instituição, as
massas documentais acumuladas se assemelhavam a “depósitos”. Neles eram armazenados aquilo que
era considerado desnecessário manter próximo aos locais de trabalho. Não existia organicidade, nem
recolhimentos periódicos ou qualquer tipo de controle do fluxo. A transferência se dava,
principalmente, por questões relacionadas com o espaço físico e com o encerramento do ano em que
os documentos foram produzidos ou recebidos.
Em 2008, com a criação e implantação do Curso de Arquivologia e contratação de arquivistas
para o quadro de servidores da instituição viabilizado pelo Programa de Apoio a Planos de
Reestruturação e Expansão das Universidades Federais (Reuni), esta realidade começou a mudar,
dando-se início aos primeiros movimentos para a estruturação do sistema de arquivos e gestão
documental da FURG, alinhado com a política nacional de arquivos, alicerçado nas teorias, princípios
e métodos arquivísticos.
Em 2010 é criado oficialmente o Arquivo Geral, enquanto unidade da Universidade Federal do
Rio Grande – FURG10. Em 2009 é criada a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da
FURG (CPAD/FURG) através da portaria da PROPLAD n° 2.715/2009. Tem como atribuições a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação
produzida e acumulada no âmbito da FURG, tendo em vista a identificação dos documentos para
guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor secundário, assim como também, o
10 Criado através da portaria n° 2.109, de 4 de novembro de 2010 que oficializa o regimento interno da Reitoria, sendo
órgão subordinado a Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD).
241
encaminhamento das propostas resultantes do processo de avaliação na instituição para o Conselho
Nacional de Arquivos - CONARQ, conforme a Legislação Federal.
3.1 Identificação dos fundos documentais
Devido à complexidade da organização funcional, o volume documental produzido e a posição
hierárquica que ocupam diversos órgãos que compõem a Universidade, é necessária a realização desta
pesquisa para identificar seus fundos documentais, que possibilitarão a gestão documental. Desta
forma, pretende-se elaborar um quadro de fundos para a Universidade Federal do Rio Grande – FURG,
de forma a contemplar todas as mudanças e características da organização e alinhadas nas orientações
da Arquivística.
Está sendo realizada uma revisão bibliográfica, utilizando também a pesquisa na internet
referente a princípios arquivísticos, apropriação e entendimento da definição de fundo, estudo da
legislação e dos sistemas de arquivos vigentes. Os temas serão abordados em forma de grupo de estudos
reunindo técnicos, docentes e discentes. A partir dos estudos a serem realizados e considerando a
estrutura organizacional da instituição pretende-se elaborar um quadro descritivo dos fundos abertos
da FURG. Estudos preliminares nos permitiram identificar alguns fundos fechados dos abertos,
estabelecendo as diferentes variações de competências, que DUCHEIN (1986) aponta como problema
decorrente destas: a supressão, a criação, a transferência e a competência temporária.
Dentre as soluções, o autor aponta as seguintes: caso exista uma evidente e total continuidade
de competência entre o organismo extinto (A) e o novo (B) que o sucede, pode-se concluir que se trata
de uma simples troca de nome e/ou de uma pequena modificação. Assim o fundo A não está fechado,
mais muda simplesmente de nome. Se um órgão extinto transfere suas competências (C) a outro (D),
que já existia antes da supressão de C, o fundo C fica fechado e o fundo D lhe dá continuidade,
permanecendo distinto daquele. Finalmente se um novo órgão é criado (E) para exercer as
competências de vários órgãos extintos (F, G, H), estes fundos são fechados e o fundo E os sucede,
diferenciando-se deles.
Assim acontece com os fundos identificados entre o período de 1956 a 1969, ano da criação da
Universidade do Rio Grande – URG: a Escola de Engenharia Industrial, a Faculdade de Ciências
Políticas e Econômicas, a Faculdade de Direito Clovis Bevilaqua, a Faculdade Católica de Filosofia de
242
Rio Grande e a Faculdade de Medicina de Rio Grande, o Colégio Técnico Industrial11 e Colégio
Técnico Comercial Fernando Freire12. Entre 1969 e 1972, a Escola de Engenharia Industrial converte-
se na Faculdade de Engenharia Industrial e a Faculdade Católica de Filosofia do Rio Grande em
Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras, onde perdura até 1973 com o surgimento dos centros em
1977.
3.2 Classificação e avaliação
Quanto aos procedimentos de classificação e avaliação, a FURG adota dos códigos
complementares: o código de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da
Administração Pública e o das atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior. O Código
de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, foi
aprovada através da resolução n° 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, como um modelo a ser
adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. No âmbito do
SIGA13, vinculado à Subcomissão do Ministério de Educação (MEC), conhecido como SIGA-MEC, o
Código de classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior foram aprovados pelo
Diretor-Geral do Arquivo Nacional, através da portaria n° 092, de 23 de novembro de 2011.
Nestes códigos de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais
genericamente denominados assuntos, encontram-se distribuídos hierarquicamente de acordo com as
funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Estes instrumentos adotam o modelo de código de
classificação decimal, isto é, um código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez
subclasses e assim sucessivamente14.
Estes códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse
e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos
assuntos tratados. A transferência e/ou recolhimento está condicionado ao volume da documentação a
ser encaminhado à Coordenação de Arquivo Geral, devido ao espaço físico existente. Nesta fase são
11 Ligado à Escola de Engenharia Industrial. 12 Ligado à Faculdade de Ciências Políticas e Econômicas. 13 Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal. 14 As dez classes principais são representadas por um número inteiro composto de três algarismos, que iniciam em 000 até
900. As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses
e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal.
243
priorizados documentos que esgotaram seu prazo de guarda e encontram-se aptos para a eliminação,
conforme as tabelas de temporalidade utilizadas.
3.3 Arranjo e descrição
Para começar a identificar os fundos documentais fechados, foi necessário o levantamento da
legislação (exame dos estatutos, regimentos, regulamento, normas e demais documentos constitutivos
da instituição) e da estrutura organizacional (organogramas). Desta forma, se compreende a origem,
funcionamento e transformações político-administrativas que ocorreram na instituição. Com relação
aos acervos, aplicou-se o Princípio da Proveniência, que permitiu identificar o documento ao seu
produtor, mantendo sua individualidade dentro do contexto orgânico de produção.
Das extintas unidades de ensino que deram origem à FURG, só a Escola de Engenharia
Industrial e a Faculdade de Medicina do Rio Grande pertenciam à Fundação Cidade do Rio Grande. A
Faculdade de Direito Clóvis Bevilaqua e a Faculdade Católica de Filosofia de Rio Grande pertenciam
à Universidade Católica de Pelotas e a Faculdade de Ciências Políticas e Econômicas era mantida pela
Prefeitura Municipal da cidade.
Após a unificação, o primeiro estatuto da URG foi aprovado em 21 de outubro de 1969, através
do Decreto n° 65.462. Desde a sua criação até fins de 1972, a instituição esteve estruturada no modelo
tradicional, constituída pelas Faculdades que lhe deram origem. Em 1973 é modificada sua estrutura,
a análise do organograma mostra a existência de poucos órgãos como responsáveis pelas atividades
meio e fim e passam a existir cinco centros15. Sua estrutura foi aprovada pelo Parecer n° 135/72 do
Conselho Federal de Educação, homologado em 03 de fevereiro de 1973 e obedecia à Lei n° 5.540 da
Reforma Universitária16.
Através da Portaria n° 325/MEC, de 24 de abril de 1978, é aprovada a nova redação do Estatuto
da URG, onde desaparecem os Centros e surgem os Departamentos, ligados diretamente à Sub-Reitoria
15 Centro de Ciências Exatas e Tecnológicas, Centro de Ciências Humanas e Sociais, Centro de Letras e Artes, Centro de
Ciências do Mar e Centro de Ciências Biológicas e da Saúde 16 Conforme Germano (1994 apud BATTISTUS et. al., 2006) esta reforma tinha como objetivo a extinção do sistema de
cátedras, a organização departamental, a divisão do currículo escolar em dois ciclos (básico e profissionalizante), a
integração das atividades de ensino e pesquisa e a ênfase na pós-graduação. Assim, após a unificação das primeiras
faculdades e obedecendo a Reforma Universitária, estas faculdades passam a integrar a história da URG e
conseqüentemente, todo seu acervo é mantido sob a custódia da instituição recém formada.
244
de Ensino e Pesquisa (SREP)17. Dez anos depois, em 1987, a instituição passa à condição de Fundação
Pública, com seu funcionamento custeado por recursos da União Federal.
Estes acontecimentos permitiram identificar os primeiros fundos fechados da instituição. No
caso da FURG, a priori adotou-se o critério minimalista, por verificar que o sistema político
administrativo do país segue uma linha de administração de caráter descentralizadora, similar à
instituição.
Embora a Norma Brasileira de Descrição Arquivística - Nobrade tenha sido pensada para
utilização em sistemas de descrição automatizados ou não, as vantagens de seu uso são potencializadas
em sistemas automatizados. Em sistemas manuais, esta norma pode facilitar posterior passagem dos
dados para os sistemas automatizados, colaborando com o intercâmbio nacional ou internacional de
dados, como acontece com o software ICA-AtoM.
Tem como pressupostos básicos o respeito aos fundos e a descrição multinível, adotando os
seguintes princípios expressos na ISAD(G): descrição do geral para o particular; informação relevante
para o nível de descrição; relação entre descrições e a não repetição da informação.
Para estabelecer a hierarquia, a NOBRADE considera a existência de seis principais níveis de
descrição: acervo da entidade custodiadora (nível 0), fundo ou coleção (nível 1), seção (nível 2), série
(nível 3), dossiê ou processo (nível 4) e item documental (nível 5). A norma também admite como
níveis intermediários o acervo da subunidade custodiadora (nível 0,5), a subseção (nível 2,5) e a
subsérie (nível 3,5). Na norma, nem todos os níveis precisam ser implementados, porém, o nível 5
(item documental) tem como requisito a existência do nível anterior (dossiê ou processo). Assim, o
item documental é entendido como um nível e não como um documento podendo acontecer que um
dossiê/processo ser constituído de um único documento.
Também prevê a existência de oito áreas: de identificação; de contextualização; de conteúdo e
estrutura; de condições de acesso e uso; de fontes relacionadas; de notas; de controle da descrição e de
pontos de acesso e descrição de assuntos. Estas áreas compreendem 28 elementos de descrição e, em
relação à ISAD(G), possui mais uma área (de pontos de acesso e descrição de assuntos) e dois
elementos de descrição (notas de conservação e pontos de acesso e indexação de assuntos). Dentre os
28 elementos de descrição, existem sete que são obrigatórios: código de referência; título; data(s); nível
17 Na estrutura da URG existiam na época as sub-reitorias de: Ensino e Pesquisa (SREP), Administrativa (SRA) e de
Planejamento e Desenvolvimento (SURPLADE), permanecendo até 1997.
245
de descrição; dimensão e suporte; nome(s) do(s) produtor(es); e, condições de acesso (somente para
descrições em níveis 0 e 1).
Conforme DUCHEIN (1986) foi vinculado ao fundo (nível 1) das faculdades que deram origem
à FURG à sua existência jurídica, administrativa e estrutural. Seguidamente, intentou-se estabelecer a
seção (nível 2) que precede à série, sendo a subdivisão que reúne documentos produzidos e acumulados
por unidade(s) administrativa(s) com competências específicas. Neste caso, a inexistência de
orientação ou sinalização das unidades administrativas que produziram ou acumularam os documentos
impedem de estabelecer seção no fundo.
Assim, adotou-se a série (nível 3) como subdivisão do fundo (nível 1). As intervenções
realizadas anteriormente, nos diversos fundos documentais sob sua custódia, influenciaram a
denominação atual das séries. Desta forma, identificava-se o órgão a quem pertencia o documento,
mais não o setor que tinha produzido e/ou acumulado (secretaria, tesouraria, departamento). Decidiuse
então adotar uma denominação geral conforme o código de classificação de documentos de arquivo
relativos às atividades-meio da Administração Pública e das atividades-fim das Instituições Federais
de Ensino Superior, adotados na instituição.
4 A UTILIZAÇÃO DO SOFTWARE LIVRE PARA DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA DE
DOCUMENTOS NA FURG
O software livre tem condições de ter maior qualidade do que seus equivalentes fechados, na
medida que um maior número de usuários com acesso ao programa e código-fonte, o software será
testado melhor e os problemas existentes no código serão encontrados mais rapidamente18. Neste
sentido converte-se numa ferramenta promissora na área Arquivística, ao tratar de metadados para o
tratamento de conjuntos documentais arquivísticos. No caso da descrição de documentos arquivísticos
existe o ICA-AtoM19, que permite intercâmbios nos formatos EAD-DTD e Dublin Core.
O ICA-AtoM é um software fundamentado em ambiente web, onde sua interação com o sistema
é realizada no navegador de Internet do usuário. Desenvolvido com ferramentas de código aberto
baseado em padrões para a descrição arquivística, pode ser usado por uma única instituição para sua
própria descrição, ou pode ser definido como uma “lista de união”, aceitando descrições de qualquer
número de instituições arquivísticas. Foi desenvolvido em torno da Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística - ISAD(G), da Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística
18 Afirmação de Raymond conhecida como “Lei de Linus” (SABINO e KON, 2009, p. 7). 19
ICA-AtoM ou International Council of Archives – Acess to Memory.
246
para entidades coletivas, pessoas e famílias – ISAAR(CPF) e da Norma Internacional para descrição
de instituições com acervo arquivístico (ISDIAH) do Conselho Internacional de Arquivos (ICA).
Compreende páginas HTML servidas para um navegador de Internet a partir de um servidor de
Internet; uma base de dados em um servidor de base de dados; um código de software PHP5 que
gerencia os pedidos e respostas entre os clientes de Internet; uma estrutura que organiza as partes
componentes usando orientação a objetos e padrões de web design (symfony) e o Qubit, desenvolvido
pelo projeto e personalizado para desenvolver o aplicativo ICA-AtoM.
Estas características possibilitam que o software seja o suficientemente flexível para acomodar
outras práticas baseadas em outras normas de descrição (nacionais ou internacionais). Desta forma, os
usuários de outras normas devem ser capazes de utilizá-lo para produzirem resultados que são
compatíveis com outros padrões, que inclui a capacidade de: entrar com dados em campos que
representem todos os elementos requeridos pela outra norma; interagir (visualizar, editar, pesquisar)
com dados em formas estruturadas e rotuladas, de acordo com os termos da outra norma e imprimir
e/ou exportar dados em formatos compatíveis com outra norma. Uma vez instalado, fornece uma
interface que permite ao administrador de sistema selecionar facilmente suas normas preferidas e
alternar entre várias possíveis. Sendo possível gerenciar os dados com métodos adicionais de php e
adicionar modelos de interface de usuário (para visualizar e editar telas), utilizando divisões de página
e rótulos baseados na estrutura e na terminologia da norma de destino.
O cabeçalho principal do ICA-AtoM possui sete abas que possibilitam a busca por diversos
escopos: descrição arquivística, registros de autoridade, instituições arquivísticas, funções, assuntos,
lugares e objetos digitais.
Para realizar a descrição, foram utilizados os comandos do segundo menu. Este cabeçalho se
refere às ações editáveis: inclusão de descrições arquivísticas, registros de autoridade, instituição
arquivística, termo e função. Utilizando o comando descrições arquivísticas, foram inseridos os
metadados relacionados ao fundo, baseado na ISAD(G), na área de identificação. As séries foram
inseridas como níveis subordinados do fundo, neste caso devendo identificar seu código, o nível e o
título. Assim o código seria (AD, AE, AG ou ES), o nível série e o título Assuntos Diversos, Assistência
Estudantil, Administração Geral ou Ensino Superior.
O elemento História administrativa/Biografia pertencente à área de contextualização, não é
contemplado pelo ICA-AtoM. Desta forma, considera-se relevante a presença deste elemento na
medida que as informações colaborarão com o pesquisador favorecendo um maior conhecimento da
247
série, sendo inserido no campo História Arquivística. O mesmo acontece com o elemento Notas sobre
conservação, pertencente à área de notas. Sua inexistência se justifica, pois o elemento não consta na
ISAD(G), sendo próprio da NOBRADE. Estas informações foram inseridas no elemento Notas gerais.
O ICA-AtoM permite colocar a observação sobre a versão da descrição, se é final ou rascunho,
no final da descrição. Caso seja rascunho, a palavra “draft” aparece junto ao nome do fundo, no perfil
do administrador. Para o usuário, descrição em rascunho não é visualizada. Para o registro de
autoridade, o software utiliza a ISAAR(CPF). Os registros são a forma autorizada do nome combinados
com elementos de informação que identificam e descrevem a entidade e a norma possui quatro áreas:
identificação, descrição, relacionamento e controle. Para a descrição da instituição arquivística é
utilizada a ISDIAH, que possui seis áreas de descrição: identificação, contato, descrição, acesso,
serviços e controle. Assim para descrever uma função, través da ISDF, é necessário estabelecer
ligações com as descrições arquivísticas, os registros de autoridade, principalmente.
5 CONCLUSÃO
Este trabalho teve por objetivo mostrar as ações de gestão, preservação e difusão dos fundos
documentais custodiados pela Coordenação de Arquivo Geral da Universidade Federal do Rio Grande
– FURG. Para isto foram identificados, arranjados, organizados e descritos os documentos custodiados
pela Coordenação de Arquivo Geral referente as primeiras faculdades que deram origem à instituição
e dos setores administrativos até 1977. Visando a preservação da memória institucional e o acesso à
informação, procurou-se pautá-lo sob a visão arquivística, alicerçada na Política Nacional de Arquivos
e aliada às normas de descrição e sua relação com as TICs. A priori adotou-se a visão minimalista para
definir o fundo, ao verificar uma linha de administração de caráter descentralizadora, similar à adotada
pelo sistema político-administrativo do país.
Utilizou-se a Nobrade e foram disponibilizados através do través do ICA-AtoM, no website da
Coordenação de Arquivo Geral. Desenvolvido com base em normas internacionais de descrição
arquivística. Foram estabelecidos os níveis de descrição conforme a NOBRADE: fundo (nível 1), série
(nível 3) como subdivisão do fundo (nível 1). Uma das dificuldades encontradas dizem respeito as
intervenções realizadas anteriormente no acervo da instituição, devido a isso decidiu-se pela supressão
248
da seção (nível 2) e na denominação atual das séries. Os níveis 4 (dossiê ou processo) e 5 (item
documental) não foram descritos.
Para o nível 3 se decidiu adotar uma denominação geral conforme o código de classificação de
documentos de arquivo relativos as atividades-meio da Administração Pública e das atividadesfim das
Instituições Federais de Ensino Superior, adotados na Universidade: Administração Geral, Ensino
Superior, Assistência Estudantil e Assuntos Diversos. Neste sentido, salienta-se que o tratamento, a
descrição documental e a elaboração de instrumentos de pesquisa é um marco no âmbito institucional.
Acredita-se que a boa qualidade na descrição de cada fundo arquivístico permitirá que o pesquisador
consiga detectar, preliminarmente, a possível existência e a localização de documentos de seu interesse,
garantindo o pleno acesso aos documentos.
Se bem o software ICA-AtoM foi projetado em torno das normas internacionais de descrição
do ICA, destina-se a ser flexível o suficiente para acomodar outras práticas baseadas em outras normas
de descrição (nacionais ou internacionais). No caso da FURG, o software está em fase de análise por
parte da Divisão de Suporte do Núcleo de Tecnologia da Informação - NTI. Atualmente está sendo
utilizada a versão 2.3.1 sem nenhuma restrição de espaço de armazenagem, tendo como acesso a URL:
http://arquivodigital.furg.br/?sf_culture=pt_BR
Também se constataram diferenças entre a NOBRADE e o ICA-AtoM. Este último não possui
os elementos de descrição: História administrativa/Biografia (pertencente à área de contextualização)
nem Notas sobre conservação (pertencente à área de notas). Considerando relevante a presença destes
elementos, foram inseridos nos campos História Arquivística e Notas gerais, respectivamente. A
utilização deste software para descrição de documentos arquivísticos e a difusão dos fundos em
ambiente virtual é um marco no âmbito institucional, que permitirá ao pesquisador, detectar,
preliminarmente, a existência e localização de documentos de seu interesse, garantindo o pleno acesso
aos documentos, bem como sua visualização a través da estrutura do software.
249
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