suport de curs word inde

PROCESORUL DE TEXTE WORDPROCESORUL DE TEXTE WORD

Elemente de utilizare avansatăElemente de utilizare avansată

1 Tabele Word............................................................................................................................................................21.1 Modalităţi de construire a tabelelor Word.......................................................................................................2

1.1.1 Alegerea unei structuri predefinite de tabele...........................................................................................31.1.2 Construirea unui tabel personalizat..........................................................................................................4

1.2 Operaţii aplicate tabelului Word......................................................................................................................61.3 Sortarea datelor din tabel.................................................................................................................................71.4 Posibilităţi de calcul în tabele..........................................................................................................................7

2 Fuzionarea documentelor.........................................................................................................................................72.1 Crearea de scrisori circulare (Form Letters):...................................................................................................7

2.1.1 Editarea documentului principal..............................................................................................................72.1.2 Crearea sau deschiderea bazei de date.....................................................................................................72.1.3 Inserarea câmpurilor de fuziune..............................................................................................................7

2.1.3.1 Filtrarea bazei de date..........................................................................................................................72.1.3.2 Inserarea structurilor predefinite.........................................................................................................72.1.3.3 Verificarea erorilor..............................................................................................................................72.1.3.4 Simularea fuziunii................................................................................................................................7

2.1.4 Declanşarea fuziunii................................................................................................................................72.2 Crearea altor documente predefinite................................................................................................................7

3 Machete sau modele de documente.........................................................................................................................73.1 Tehnica de realizare a unui şablon:..................................................................................................................73.2 Utilizarea câmpurilor machetă text..................................................................................................................73.3 Utilizarea câmpurilor machetă casetă de selectare..........................................................................................73.4 Utilizarea câmpurilor machetă listă verticală de valori...................................................................................73.5 Executarea macroinstrucţiunilor în câmpurile machetă...................................................................................7

4 Ierarhizarea şi organizarea unui document..............................................................................................................74.1 Ierarhizarea unui document.............................................................................................................................7

4.1.1 Vizualizarea ierarhizată...........................................................................................................................74.1.2 Formatarea ierarhiei.................................................................................................................................74.1.3 Numerotarea titlurilor într-o ierarhie.......................................................................................................7

4.2 Organizarea unui document.............................................................................................................................74.2.1 Cuprinsul sau tabla de materii.................................................................................................................74.2.2 Cuprinsul figurilor...................................................................................................................................74.2.3 Lista de indecşi........................................................................................................................................74.2.4 Referinţe încrucişate................................................................................................................................7

4.3 Lucrul cu subdocumente..................................................................................................................................7

INDE©

Anul universitar 2002-2003

Autor: Prof. univ. dr. Bogdan IONESCU

Suport de curs INDE 2002-2003 Suport de curs Word 2000: Tehnici avansate_____________________________________________________________________________________

1 Tabele Word

Unul dintre procedeele speciale folosite la tehnoredactarea unui document este organizarea datelor sub formă de tabele. În general, tabelele sunt create pentru a sintetiza şi a prezenta într-un mod organizat un volum de date omogene. În altă ordine de idei, tabelul este un instrument folosit pentru realizarea unor lucrări cu caracter economic sau aplicaţii care solicită sintetizarea informaţiei pe baza unor criterii.

Un tabel este format dintr-un număr variabil de linii şi coloane, la intersecţia cărora se află celula, unitatea structurală de bază în cadrul tabelului Word. Este necesar a se face distincţie între structura tabelului şi conţinutul acestuia. Astfel, structura tabelului reprezintă scheletul, format din linii orizontale şi verticale, ce delimitează celulele, în cadrul cărora se introduc datele conţinute de tabel. Practic, structura tabelului există chiar dacă liniile delimitatoare ale celulelor nu sunt vizibile.

În celula Word se pot edita informaţii de natură diversă, şi anume: valori numerice, texte sau şiruri de caractere, formule de calcul, funcţii Word, de asemenea, pot fi încărcate şi obiecte speciale de tipul figurilor, desenelor, ecuaţiilor etc. În plus, procesorul de texte Word permite utilizarea mecanismului OLE (Object Linking and Embedding), specific sistemului Windows, prin care pot fi incluse în documente obiecte create cu alte aplicaţii. Acest mecanism oferă facilităţi multiple, una dintre ele concretizându-se în posibilitate realizării unor tabele de obiecte.

Permiţând includerea unor obiecte de natură diferită, tabelele pot reprezenta o alternativă pentru crearea unei pagini de revistă care să conţină, atât informaţii alfanumerice, cât şi o serie de obiecte de natură grafică. Dacă imaginile şi textul au o distribuţie simetrică în cadrul paginii, se poate proceda la crearea unui tabel pentru întreaga pagină, care va conţine atât textul, cât şi imaginile.

Utilitarele tabelare încorporate în procesoarele de texte nu sunt la fel de performante ca programele specializate în calculul tabelar. Astfel, pentru a permite execuţia unui set complex de operaţii cu datele din tabele, se poate face apel la un soft specializat, aceste tabele fiind apoi importate în documentele procesorului de texte, ca obiecte externe, pentru a fi combinate cu restul textului din documentul Word. În general, pot fi create tabele în scopul introducerii acestora într-un document Word cu orice program care funcţionează sub Windows, dar cel mai potrivit, din punct de vedere al compatibilităţii, este procesorul de tabele Excel.

1.1 Modalităţi de construire a tabelelor Word Acţionarea butonului Insert Table de pe bara de instrumente

Standard; pe ecran va fi afişată o grilă din care utilizatorul selectează numărul dorit de linii şi coloane.

Selectarea din meniul Table a comenzii Insert Table care generează afişarea pe ecran a ferestrei de dialog Insert Table, având următoarea structură:

Prof.univ.dr. Bogdan IONESCU Pag. 2 / 44


În această casetă utilizatorul introduce opţiunile pentru crearea tabelului, precizând numărul de coloane (Number of columns), numărul de linii (Number of rows), precum şi dimensiunea coloanelor din tabel (Column width). În câmpul de editare Column width utilizatorul stabileşte lăţimea coloanelor, valoarea implicită fiind Auto, ceea ce semnifică faptul că procesorul stabileşte lăţimea coloanelor prin împărţirea lăţimii întregului document la numărul de coloane specificat.

1.1.1 Alegerea unei structuri predefinite de tabele

Pentru a permite o formatare rapidă a unui tabel, se poate proceda la alegerea unui model predefinit din caseta de dialog Table AutoFormat (aceasta devine operaţională prin acţionarea butonului Autoformat din fereastra Insert Table.

În lista Formats a acestei ferestre sunt disponibile mai multe forme predefinite de tabele care pot fi aplicate tabelului curent. Caracteristicile de formatare ale modelului selectat pot fi vizualizate de utilizator înainte de aplicarea lor în zona Preview a casetei de dialog. Dacă utilizatorul doreşte construirea unui tabel care să nu aibă aplicat nici un tip de formatare, se alege prima opţiune a listei Formats (none).

În funcţie de natura şi destinaţia unui tabel, el poate fi structurat astfel încât să fie scoase în evidenţă anumite elemente componente. Dintre acestea, poate fi menţionat capul de tabel, ale cărui elemente componente sugerează informaţii în legătură cu conţinutul tabelului. De asemenea, pentru a se ţine o evidenţă numerică a datelor conţinute de tabel, este de preferat ca în celulele primei coloane să fie incluse mulţimi ordonate de date. Pe de altă parte, în unele tabele, rezultatele generate prin formule de calcul sau prin funcţii se plasează, de regulă, în celulele marginale ale tabelului (ultima linie sau ultima coloană).

Pornind de la o formă predefinită de tabel, utilizatorul poate preciza caracteristici suplimentare de formatare în cadrul casetei Table AutoFormat (prin câmpurile de editare Formats to Apply şi Apply Special Formats To):

- Borders permite afişarea liniilor care delimitează tabelul şi diferitele părţi componente ale acestuia;

- Shading permite aplicarea efectului de umbră asupra unor elemente ale tabelului;

- Fonts permite stabilirea unui font diferit al caracterelor, în funcţie de elementul de tabel în care se găseşte textul;

- Autofit stabileşte în mod automat o lăţime optimă a celulelor;

- Heading Rows pentru scoaterea în evidenţă a capului de tabel;



- First Column pentru scoaterea în evidenţă a primei coloane din tabel;

- Last Row formatează de o manieră diferită ultima linie din tabel;

- Last Column aplică un anumit tip de formatare ultimei coloane din tabel.

1.1.2 Construirea unui tabel personalizatComanda Draw Table din meniul Table sau butonul de pe bara de instrumente Standard permit desenarea liberă a unui tabel Word, utilizatorul având posibilitatea de a construi astfel un tabel personalizat în funcţie de necesităţile sale de calcul.

La acţionarea butonului Draw Table, pe ecran va fi afişată o bară utilitară contextuală (Tables and Borders) care conţine instrumentele necesare desenării unui tabel.

Semnificaţia butoanelor de comandă pentru manipularea tabelelor este următoarea:

a) desenarea liberă a tabelului (Draw Table)

b) ştergerea liniilor trasate în cadrul tabelului (Eraser)

c) alegerea unui stil de linie pentru trasarea chenarului şi a liniilor interioare (Line Style)

d) grosimea liniei (Line Weight)

e) culoarea liniilor (Border Color)

f) aplicarea de chenare tabelului (Border)

g) stabilirea unei culori de fundal pentru tabel (Shading Color)

h) fuzionarea de celule (Merge Cells)

i) scindarea de ceule (Split Cells)

j) alinierea textului în partea superioară a celulei (Align Top)

k) centrarea pe verticală a textului în cadrul celulei (Center Vertically)

l) alinierea textului în partea inferioară a celulei (Align Bottom)

m) stabileşte linii de dimensiuni egale (Distribute Rows Evenly)

n) stabileşte coloane de dimensiuni egale (Distribute Columns Evenly)

o) alegerea unui model predefinit (Table Autoformat)

p) însumarea automată a liniilor sau coloanelor adiacente (AutoSum)

Crearea manuală a tabelelor se derulează în felul următor:

- datele care vor fi incluse în tabel vor fi introduse secvenţial, celulă după celulă, folosind un anumit separator între celulele adiacente, astfel încât să se permită o delimitare exactă a conţinutului celulelor din tabel;



- datele organizate în acest mod vor fi transformate automat într-un tabel prin opţiunea Convert Text to Table din meniul Table.

Avantajul prezentat de această metodă constă în faptul că pe parcursul introducerii datelor, utilizatorul nu mai trebuie să urmărească deplasarea cursorului dintr-o celulă în alta a tabelului. De altfel, această metodă este folosită în majoritatea cazurilor când se realizează importuri de tabele din editoare de texte incompatibile cu procesorul de texte Word, atunci când transferul se realizează prin intermediul formatului ASCII standard.

Pe de altă parte, această metodă prezintă şi un inconvenient, în sensul că apariţia unei greşeli în introducerea datelor poate atrage după sine dezorganizarea întregului tabel. Pentru evitarea unei astfel de situaţii şi pentru o verificare mai facilă a modului în care au fost separate în document conţinutul celulelor, este de preferat să se lucreze în modul de vizualizare a documentului ce afişează şi caracterele speciale -Show/Hide

Transformarea unui text în tabel se face în felul următor:

se selectează secvenţa de text care va face parte din tabel;

se converteşte textul în tabel prin caseta de dialog Convert Text to Table

se specifică numărul de coloane în care va fi împărţit tabelul, prin intermediul câmpului de editare Number of Columns; în funcţie de acest număr şi de volumul de text selectat, se va stabili în mod automat numărul de linii conţinute de tabel;

o lăţime a coloanelor diferită de cea implicită poate fi stabilită la Column width;

caracterul de separaţie a conţinutului celulelor este specificat prin intermediul butoanelor de opţiuni din secţiunea Separate text at, astfel:

Paragraph – prin marcaj de sfârşit de paragraf

Tabs – prin tabulatori

Semicolons – prin semicoloane

Other – prin caracterul specificat în zona de editare alăturată

poate fi specificată o formă predefinită de tabel prin intermediul ferestrei de dialog Table AutoFormat, operaţionale prin acţionarea butonului AutoFormat).

În mod similar, poate fi realizată transformarea unui tabel în text. Astfel, se va proceda la selectarea tabelului, după care transformarea acestuia în text se face prin opţiunea Convert Table to Text din meniul Table.

În caseta de dialog Convet Table to Text, utilizatorul trebuie să precizeze caracterul ce va delimita textul conţinut de celulele tabelului.



1.2 Operaţii aplicate tabelului WordPentru a crea un tabel complex, pot fi realizate o serie de operaţii elementare, cum ar fi: redimensionarea celulelor, liniilor sau coloanelor, adăugarea de linii sau coloane în tabel, ştergere de celule, linii sau coloane, fuzionarea sau scindare de celule etc.

Operaţiile aplicate asupra tabelului trebuie să fie precedate de selectarea unuia sau a mai multor elemente din tabel, fapt ce se realizează prin intermediul comenzilor de selectare conţinute de meniul Table.

- Select Row selectează linia pe care se află cursorul;

- Select Column selectează coloana pe care se află cursorul;

- Select Table permite selectarea automată a întregului tabel.

Pentru inserarea de celule, linii sau coloane în tabelul Word, se procedează astfel:

se selectează celula în vecinătatea căreia se va insera un element din tabel;

se alege din meniul Table comanda Insert Cells, se deschide fereastra de dialog cu acelaşi nume, din care utilizatorul optează pentru un tip de inserare.

Shift cells right – permite inserarea unei noi celule prin deplasarea spre dreapta a celulelor plasate pe rândul curent

Shift cells right - permite inserarea unei noi celule prin deplasarea în jos a celulelor plasate pe rândul curent

Insert entire row – permite inserarea unei linii deasupra celulei curente

Insert entire column – permite inserarea unei noi coloane la stânga celulei selectate

În mod similar, ştergerea unei celule, a unei linii sau a unei coloane se face, după realizarea unei selectări corespunzătoare, cu ajutorul comenzii Delete Cells din meniul Table; pe ecran se afişează caseta Delete Cells din care utilizatorul îşi alege o opţiune în funcţie de elementul din tabel pe care doreşte să-l şteargă.

În funcţie de modelul tabelului, apare la un moment dat necesitatea redimensionării celulelor, liniilor sau coloanelor acestuia. În ceea ce priveşte celulele, schimbarea lăţimii acestora se poate realiza prin două metode: prin modificarea manuală cu ajutorul mouse-ului sau prin unirea şi divizarea celulelor. Prima modalitate de redimensionare constă în următoarele operaţii:

se selectează celula a cărei lăţime va fi modificată;

se plasează cursorul pe marginea celulei, ceea ce determină modificarea formei de afişare a cursorului ( acesta apare sub forma a două linii verticale paralele);

menţinând butonul stâng al mouse-ului apăsat, odată cu deplasarea acestuia va fi mutată şi linia care delimitează marginea celulei.

Dacă iniţial nu a fost selectată nici o celulă, prin operaţiile precedente, se realizează practic modificarea lăţimii unei întregi coloane. De altfel, o redimensionare optimă a unei celule se poate face prin executarea unui dublu-click pe una din marginile laterale ale acesteia, după o selectare



prealabilă a celulei respective. În cazul în care nici o celulă a tabelului nu a fost selectată, se va redimensiona întreaga coloană.

Redimensionarea coloanelor din tabel se poate realiza şi cu ajutorul riglei, ceea ce face posibil ca odată cu operarea modificărilor în tabel să poată fi afişate valorile numerice ale dimensiunii celulelor. Lăţimea coloanei se stabileşte pe riglă, prin deplasarea marginilor cu ajutorul mouse-ului, folosind tehnica “drag & drop” .

O altă metodă de modificare a lăţimii celulelor, constă fie în fuzionarea, fie în scindarea a două sau mai multe celule, aceste tehnici fiind în special aplicate asupra celulelor conţinute de capul de tabel.

Unirea a două sau mai multe celule( pe orizontală sau pe verticală) se realizează prin comanda Merge Cells din meniul Table, cu specificaţia că operaţia de fuzionare trebuie precedată de selectarea celulelor respective. O operaţie complementară fuzionării este cea de scindare a unei celule din tabel prin comanda Split Cells din acelaşi meniu.

În fereastra de dialog Split Cells, utilizatorul va preciza în câte celule se va face scindarea pe verticală (opţiunea Number of columns), respectiv pe orizontală (opţiunea Number of rows); în plus, există posibilitatea operaţia de scindare să fie precedată fuzionarea celulelor selectate (opţiunea Merge cells before split).

În ceea ce priveşte dimensiunea unei celule Word, se poate realiza şi o setare a înălţimii acesteia, prin fereastra de dialog Cell Height and Width, deschisă pe ecran prin selectarea opţiunii cu acelaşi nume din meniul Table.

Alegerea acestei opţiuni se va face după ce s-a procedat la selectarea liniei sau coloanei ale căror celule se doresc a fi redimensionate. Dacă în prealabil a fost selectată o singură celulă din tabel, practic vor fi redimensionate toate celulele liniei sau coloanei ce conţine celula curentă. Conţinutul acestei ferestre se modifică după cum se doreşte setarea dimensiunii pentru o linie (tab-ul Row) sau pentru o coloană a tabelului (tab-ul Column).

Înălţimea liniei se stabileşte prin opţiunile câmpului de editare Height of Rows:

Auto – redimensionarea se va face în funcţie de cea mai înaltă celulă a liniei;

At least – utilizatorul va specifica o înălţime minimă a celulei în câmpul de editare At, însă înălţimea celulei va fi modificată automat astfel încât conţinutul acesteia să fie în întregime vizibil;



Exactly – se va specifica înălţimea exactă a celulei în câmpul de editare At; aceasta nu se va modifica, chiar dacă nu se asigură o vizualizare completă a celulei.

În zona de editare Indent From Left se stabileşte distanţa dintre marginea celulei şi conţinutul propriu-zis al acesteia. Rubrica Alignment permite stabilirea modului de aliniere pe orizontală a rândului prin intermediul butoanelor radio: Left (aliniere stânga), Center (pe centru), Right (aliniere la dreapta).

Dacă din caseta de dialog Cell Height and Width se selectează comutatorul Allow Row To Break Across Pages se permite editarea conţinutului unei linii pe mai multe pagini. În altă ordine de idei, dacă se doreşte selectarea unui alt rând decât cel curent, se vor acţiona butoanele Previous Row (pentru rândul precedent) sau Next Row (pentru rândul următor).

În caseta de dialog Cell Height and Width se pot stabili şi dimensiunile orizontale ale celulelor, precum şi distanţele între celule, prin acţionarea tab-ului Column.

În zona de editare Width of column se specifică lăţimea celulei selectate, iar definirea spaţiului între coloane se stabileşte la rubrica Space between columns O redimensionare optimă a celulelor tabelului va fi realizată dacă se acţionează butonul AutoFit.

Finalizarea aspectului unui tabel presupune formatarea structurii acestuia, prin stabilirea atributelor liniilor care delimitează celulele tabelului şi, totodată, prin stabilirea culorii de fundal pentru un grup de celule sau chiar pentru

întregul tabel. Pentru realizarea acestor setări se apelează comanda Borders and Shading din meniul Format.

În cazul tabelelor de dimensiuni mari, care se editează pe mai multe pagini ale documentului, se poate opta pentru afişarea rândului reprezentând capul de tabel în partea superioară a fiecărei pagini. Pentru început se procedează la selectarea celulelor care figurează în capul de tabel, după care se alege opţiunea Headings din meniul Table.

Pe de altă parte, dacă tabelul depăşeşte o anumită dimensiune, devenind greu lizibil, apare necesitatea scindării acestuia în mai multe tabele, procedura de împărţire a tabelului realizându-se în felul următor: se poziţionează cursorul în interiorul tabelului şi se alege comanda Split Table din meniul Table; în urma executării acestei comenzi, linia în care s-a aflat cursorul (linia curentă) devine prima linie a celui de-al doilea tabel, cele două tabele fiind separate de o linie goală.

Pentru o mai bună organizare a datelor din tabele, se poate realiza numerotarea automată a liniilor şi/sau coloanelor acestora, astfel:

se selectează linia sau coloana care va fi numerotată;

se deschide caseta de dialog Bullets and Numbering din meniul Format;

se alege un format de numerotare dintre modelele predefinite ale ferestrei.



1.3 Sortarea datelor din tabel

Pentru o mai bună gestionare a datelor conţinute de tabele, se poate realiza ordonarea datelor după anumite câmpuri care reprezintă chei de sortare.

În general, ordonarea se face după un singur câmp, iar în situaţia în care câmpul cheie conţine valori identice în linii diferite, trebuie să se recurgă la un alt criteriu de ordonare a liniilor respective, existând posibilitatea de definire a trei astfel de chei de sortare.

Pentru a sorta conţinutul celulelor dintr-un tabel, se realizează, pentru început, selectarea

acestora, după care se execută comanda Sort din meniul Table; pe ecran se afişează fereastra de dialog cu acelaşi nume, în care utilizatorul precizează cheile de sortare (la rubrica Sort By), criteriul de sortare (alfabetic Text, numeric Number sau calendaristic Date), sensul ordonării (crescător Ascending sau descrescător Descending). Pentru ca în operaţia de rearanjare a liniilor prin sortare să nu fie implicate celulele reprezentând capul de tabel, în caseta de dialog Sort se va activa butonul de opţiuni Header Row.

1.4 Posibilităţi de calcul în tabeleProcesorul de texte Word poate opera calcule în tabele, fie prin intermediul formulelor de calcul, fie apelând la facilităţile funcţiilor Word.

O formulă de calcul poate conţine următoarele elemente:

- referinţe celulare sau nume de câmpuri;- constante numerice;- operatori aritmetici (+, -, *, /) şi de comparaţie (<, <=, >, >=, =, <>);- paranteze, pentru a stabili ordinea de execuţie a calculelor conţinute de formulă.

Sintaxa generală a unei formule de calcul este următoarea:

= referinţă_celulară1 operator1 referinţă_celulară2 operator2 … referinţă_celularăn operatorn

Referinţa celulară este cunoscută şi sub accepţiunea generică de adresă. Pornind de la faptul că celula Word se află la intersecţia unei linii cu o coloană, adresa celulei este definită printr-o combinaţie formată dintre o literă care reprezintă coloana şi o cifră care semnifică numărul de linie.

Procesorul Word are încorporat un număr de 18 funcţii predefinite care, respectând o anumită sintaxă, execută operaţii şi prelucrări specifice, fiind destinate rezolvării unor probleme sau aplicaţii ce conţin elemente de calcul predefinite.

Sintaxa unei funcţii predefinite cuprinde următoarele elemente:

= nume_funcţie(argument1, argument2, … argumentn)



Argumentele unei funcţii pot fi: referinţe celulare (adrese), nume de câmpuri (Bookmark) sau alte funcţii, cu specificaţia că elementele din sintaxa funcţiei nu se admite caracterul spaţiu. În raport de poziţia celulelor în cadrul tabelului, adresele pot fi definite ca:

plaje continue de valori pentru celule adiacente, având drept coordonate liniile şi coloanele aferente. Adresa este compusă din adresele celulelor marginale, separate de caracterul “:”. Exemplu: (D2:D8).

plaje discontinue de valori pentru celule disparate, separatorul dintre adrese fiind caracterele virgulă sau punct şi virgulă, în funcţie de modul cum a fost configurat şi localizat sistemul (Control Panel – Regional Settings). Exemplu: (D3;F8;H10).

Posibilităţi de editare a formulelor de calcul:

1. Se poziţionează cursorul în celula destinaţie (celula în care se generează rezultatul de calcul) şi se alege comanda Formula din meniul Table; pe ecran va fi afişată caseta de dialog cu acelaşi nume, în care utilizatorul introduce funcţia şi argumentele sale.

Funcţia utilizată în cadrul relaţiei de calcul poate fi selectată din lista derulantă a câmpului de editare Paste function. La rubrica Number format utilizatorul alege formatul de afişare al rezultatului returnat de funcţie.

2. O altă metodă de calcul în tabel este bazată pe inserarea formulei ca şi câmp prin comanda Field din meniul Insert; se deschide caseta de dialog Insert Field în cadrul căreia se editează de la semnul egal formula de calcul.

Caseta conţine o listă cu categoriile specializate de câmpuri (rubrica Categories), precum şi tipuri de câmpuri în cadrul fiecărei categorii (rubrica Field names).

3. Editarea formulei direct în celula de calcul se realizează prin combinaţia de taste Ctrl + F9. Prin această combinaţie se generează codurile de câmp ataşate formulei respective. Exemplu: Error! Bookmark not defined.. După ce formula a fost editată, codul de câmp al acesteia este inhibat, returnându-se rezultatul formulei; în prealabil, se acţionează tasta funcţională F9 care permite actualizarea rezultatului.

O alternativă a utilizării referinţelor celulare în cadrul formulelor este declararea câmpurilor participante la calcul ca indicatoare Bookmark. Pentru definirea unui Bookmark, se selectează informaţia şi se declară intrare Bookmark prin opţiunea cu acelaşi nume din meniul Insert.



La rubrica Bookmark name se introduce numele indicatorului Bookmark.

Sortarea indicatoarelor (rubrica Sort by) se poate face după nume sau în funcţie de locaţia indicatorului în pagina documentului( butoanele de opţiuni Name şi Location).

Butonul de comandă Add permite declararea unei noi informaţii ca intrare Bookmark.

Butonul de comandă Delete permite ştergerea din listă a numelui Bookmark selectat.

Deplasarea la o informaţie declarată ca Bookmark se realizează prin butonul de comandă Go To.

În general, facilitatea Bookmark se utilizează atunci când în cadrul unei formule de calcul se face referire la o informaţie care nu figurează în tabel. În acest caz, informaţia respectivă va fi declarată ca intrare Bookmark, iar referirea ei în cadrul formulei de calcul se va face prin introducerea numelui de câmp sub care ea a fost reţinută în Bookmark.

Pentru exemplificarea calculelor în tabele, furnizăm următoarea aplicaţie ce are ca obiect crearea unei facturi ce conţine calcul tabelar. Aplicaţia conţine următoarele particularităţi:

a) “valoarea” este calculată în lei, la cursul BNR, ţinând cont că preţul este exprimat în dolari; în egală măsură, “valoarea” conţine şi un procent variabil de “adaos comercial”;

b) “TVA” este calculat, aplicând un procent de 19% la “valoare”;

c) rubrica “total” adiţionează valoarea la TVA;

d) se calculează suma rubricilor “valoare”, “TVA” şi “total”

e) se calculează o reducere comercială care operează în funcţie de media valorică facturată astfel: dacă media este mai mică decât 1 milion, atunci nu se aplică reducerea comercială, altfel dacă media este între 1 şi 5 milioane, atunci se aplică un procent de 5% reducere comercială, altfel (peste 5 milioane) procentul este de 10%. Rezultatul returnat va fi rotunjit la întreg;

f) se calculează “totalul general”, scăzând din “total” “reducerea comercială”.

Adaos comercial 30% Curs valutar BNR 19450 lei/USD

Cod produs

Denumire produs

Cantitate livrată

Preţ unitar USD

Valoare TVA Total

B2 C2 E2 F2 G2

B3 C3 E3 F3 G3

TOTAL B4 C4 D4

REDUCERE COMERCIALĂ B5 C5 D5

TOTAL GENERAL B6 C6 D6



Rezolvare:

a) Valoare = Cantitate * Preţ * Curs(bookmark) + Cantitate * Preţ * Curs(bookmark) * Ad_Com(bookmark)

În celula E2 se editează formula: =B2*C2*Curs+B2*C2*Curs*Ad_Com;

b) TVA = Valoare * 19 /100

În celula F2 se editează formula: =E2*19/100 sau =PRODUCT(E2;19)/100;

c) Total = Valoare + TVA

În celula G2 se editează formula: =SUM(E2,F2);

d) Suma rubricilor “valoare”, “TVA”, “total”

În celula B4 se editează formula: =SUM(E2.E3) sau =SUM(ABOVE);

e) Reducerea comercială

În celula B5 se editează formula:

=ROUND(IF(AVERAGE(E2:E3)<1000000;0;IF(AVERAGE(E2:E3)<5000000;SUM(E2:E3)*5/100;SUM(E2:E3)*10/100));0)

Sintaxa funcţiei IF este următoarea: =IF(condiţie;argument TRUE;argument FALSE)

Dacă argumentul condiţie este evaluat ca adevărat este activat primul argument după condiţie (TRUE), altfel este activat al doilea argument după condiţie (FALSE)

Funcţia ROUND rotunjeşte primul argument la un număr precizat de zecimale.

f) Totalul general din celule B6 reprezintă diferenţa dintre Total şi Reducerea comercială (B4-B5).

2 Fuzionarea documentelorFuzionarea documentelor este o procedură automată de îmbinare a unui document principal ce conţine o informaţie fixă, nemodificabilă, de tip şablon, cu o bază de date.

Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri, regăsindu-se sub forma:- formularului pentru scrisori circulare (Form Letters), a cărui utilitate presupune diseminarea

unei informaţii conform unei structuri ierarhice descendente;- documentului de tip etichetă (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante

ce conţin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse;- documentului de tip plic (Envelopes);- documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activităţi.

Documentul principal, indiferent de forma sub care se regăseşte poate conţine:

- informaţie de tip text;- câmpuri de fuziune (Merge Fields)



- structuri de date, funcţii şi operaţii predefinite (Word Field), de tipul: Ask, Fill-in, Merge Record, If…Then…Else, etc.

Baza de date sau sursa fuzionării documentelor (Data Source) se regăseşte sub formă tabelară într-un format Word, Excel, Access sau Outlook. Un tabel privit şi interpretat ca bază de date, conţine:- câmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor).

Câmpurile, potrivit teoriei bazelor de date mai pot fi numite atribute sau proprietăţi;- domenii: plajele de valori admise de câmpuri;- înregistrări (tupluri sau realizări): ansamblul de valori afectate câmpurilor pentru un obiect

real.

Înregistrările bazei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecţie pentru a răspunde cerinţelor personalizate ale fuziunii documentelor.

Fuzionarea documentelor presupune îmbinarea (iterativă sau selectivă) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu înregistrările bazei de date. Rezultatele fuziunii se pot regăsi fie într-un nou fişier, fie pot fi trimise la imprimantă sau ca mesaje prin poşta electronică.

Aspectele conceptuale ale fuzionării documentelor sunt reliefate grafic în figura următoare:



2.1 Crearea de scrisori circulare (Form Letters):

Pentru editarea scrisorilor circulare, se pot parcurge următoarele etape:

2.1.1 Editarea documentului principal

Se editează documentul principal, ce conţine informaţii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor circulare. Editarea se realizează în mod obişnuit, iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele câmpuri de fuziune “Merge Fields”) vor fi completate cu spaţii, sau pur şi simplu nu se va ţine cont pentru moment de acestea. Documentul editat poate avea atribute de formatare la nivel de caracter, paragraf sau document, poate conţine antete, subsoluri de pagină, elemente de încadrare, tabele, diverse obiecte inserate (Drawing, WordArt, MS Graph, etc.).

Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem că o societate comercială de distribuţie a produselor cosmetice doreşte să trimită scrisori circulare clienţilor săi, pentru a-i înştiinţa despre reducerile comerciale efectuate cu ocazia unei campanii de promovare a produselor sale. Textul documentului principal este următorul: “Cu ocazia împlinirii a 5 ani prezenţă activă pe piaţa românească în sectorul de distribuţie a produselor cosmetice, societatea comercială Delta S.A. vă informează că începând cu luna iulie 1999, ca urmare a unei campanii promoţionale, se vor opera reduceri comerciale la principalele produse şi anume : alfa, beta, gamma. De această politică promoţională vor beneficia toţi clienţii noştri, în mod diferenţiat după cantităţile comandate în prima jumătate a anului 1999. Având în vedere cantităţile anterior comandate, vă informăm că beneficiaţi de o reducere comercială de …”.Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentată în figura următoare.

După ce documentul a fost editat, formatat şi salvat, se poate iniţia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca “document principal” (Main Document), cu ajutorul meniului Tools, opţiune Mail Merge. Din caseta Mail Merge Helper, se apasă butonul Create corespunzător rubricii Main Document şi din lista derulantă se alege în



cazul scrisorilor circulare opţiunea Form Letters… (formular pentru scrisori circulare sau tip).

Validându-se această opţiune, Word propune printr-o caseta de dialog activarea ferestrei ce conţine documentul editat transformându-l prin apăsarea butonului Active Window în document principal, sau propune generarea altui document

principal prin butonul New Main Document. Prin apăsarea butonului Active Window prima fază a fuzionării se încheie, existând

posibilitatea modificării documentului principal, prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper.

2.1.2 Crearea sau deschiderea bazei de date

A doua etapă a fuzionării documentelor este aceea a creării sau a deschiderii bazei de date ce conţine informaţia variabilă care se va combina cu documentul principal.

Crearea unei baze de date ca sursă a informaţiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools – Mail Merge, iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apasă butonul Get Data, corespunzător rubricii Data Source, alegându-se din lista derulantă opţiunea Create Data Source.

În caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza câmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row : Title, First Name, Last Name, Job Title, Company, etc.) ale bazei de date



nou generate, sau în totalitate (13 rubrici), sau selectiv, ştergându-se unele dintre acestea în urma selectării rubricii respective şi acţionării butonului Remove Field Name. Ordinea acestor câmpuri se poate schimba prin apăsarea butoanelor Move.

Este de recomandat ca aceste câmpuri să fie suprimate şi să se genereze rubrici personalizate pentru baza de date. Acest lucru se poate face după eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaugă în coada vechilor rubrici) şi editarea celor noi în caseta Field Name (editarea se va face fără spaţii), validându-se succesiv după fiecare introducere prin butonul Add Field Name.

După declararea rubricilor bazei de date (Socom, Adresa, Localitate, Nume, Functie, Comenzi), şi apăsarea butonului OK, Word propune automat salvarea documentului ce conţine baza de date, mai corect spus documentului ce conţine structura bazei de date (fără înregistrări).

După salvare, printr-o caseta de dialog se propune: sau editarea bazei de date prin

butonul Edit Data Source, sau editarea documentului principal prin butonul Edit Main Document.Baza de date poate fi editată completând rubricile propuse de caseta de dialog Data

Form. După completarea unei grile ce conţine în fapt o înregistrare a bazei de date se poate repeta operaţiunea apăsând butonul Add New sau se poate încheia apăsând OK. Caseta Data Form este prezentată în figura următoare:

Atât introducerea înregistrărilor în baza de date, cât şi vizualizarea acestora se poate face şi în formă tabelară prin apăsarea butonului View Source.

Căutarea unor înregistrări ce corespund unui criteriu de selecţie este operaţională prin apăsarea butonului Find din caseta Data Form. În



caseta Find in Field se precizează în rubrica Find what textul ce va fi căutat corespunzător unei rubrici a bazei de date (In Field). Prin apăsarea succesivă a butonului Find First / Find Next se vor afişa în formular datele ce corespund criteriului specificat.

Butonul Restore anulează ultimele valori ale înregistrării curente – în curs de editare, utilizatorul având posibilitatea introducerii altei înregistrări. Butonul Delete şterge înregistrarea curentă.

Vizualizarea tabelară a bazei de date implică afişarea contextuală a unei bare de butoane (Database) pentru lucrul cu bazele de date. Această bară mai poate fi instalată şi prin succesiunea de comenzi : View – Toolbars – Database.

Butoanele pentru lucrul cu bazele de date Word sunt prezentate în figura următoare şi au următoarea semnificaţie :

a) butonul Data Form permite comutarea între vizualizarea bazei de date sub formă tabelară şi vizualizarea acesteia prin formularul Data Form;

b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor bazei de date în sensul adăugării , ştergerii şi modificării acestora. Adăugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui

acesteia în caseta Field Name, alegerea ordinii inserării în caseta Field Names in Header Row şi validarea operaţiunii prin butonul Add. Suprimarea unei rubrici se face selectând din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulată, după care se apasă butonul Remove. Modificarea unei rubrici se face prin selectarea acesteia şi apăsarea butonului Rename după care în caseta Field

Name numele va fi modificat prin editare. Toate aceste trei operaţiuni se validează în final cu butonul OK.

c) butonul Add New Record permite introducerea de noi înregistrări în baza de date prezentată sub formă tabelară;

d) butonul Delete Record permite ştergerea înregistrării pe care este poziţionat cursorul utilizatorului;

e) butonul Sort Ascending permite sortarea crescătoare a bazei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului;

f) butonul Sort Descending permite sortarea descrescătoare a bazei de date după rubrica selectată de utilizator prin poziţionarea mouse-ului;

g) butonul Insert Database declanşează o operaţiune de schimbare a bazei de date cu care interacţionează documentul principal în procedura fuzionării documentelor;

h) butonul Update Field actualizează înregistrările bazei de date;



i) butonul Find Record declanşează o procedură de interogare a bazei de date după un criteriu de se selecţie, corespunzător unei rubrici;

j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizarea documentului principal. Apăsarea acestui buton încheie practic faza de creare a bazei de date ce va fi sursa informaţiilor variabile.

Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu un procesor de tabele, de exemplu cu Excel. Figura următoare ilustrează aceeaşi bază de date construită cu Excel ’97.

Tabelul Excel ce constituie sursa de date pentru fuzionare, se deschide prin aceeaşi succesiune de comenzi : Tools – Mail Merge – Get Data – Open Data source. Deschizând un document Excel trebuie specificată în rubrica Files of type din caseta Open, extensia proprie fişierelor Excel, adică XLS sau se poate alege All files (*.*). Baza de date trebuie să fie plasată în foaia de calcul curentă, altfel tabelul generator al sursei de date nu va fi operaţional în procedura de fuziune. Odată identificat fişierul Excel, trebuie să se specifice în caseta de dialog Microsoft Excel, rubrica Named or cell range coordonatele tabelare ale bazei de date (adresele acesteia) sau numele ei. Implicit Excel identifică tabelul pe toată foaia de calcul curentă (Entire Spreadsheet).

Operaţiunea de deschidere a unui fişier Excel care să conţină o bază de date se încheie prin validarea acesteia cu butonul OK.

Fuzionarea documentului principal poate avea loc şi cu o bază de date generată cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access.

Figura următoare ilustrează un tabel numit “Clienţi” ce aparţine unei baze de date Access ’97.



Tabelul “Clienţi” constituie în acest caz sursa de date pentru fuzionarea documentelor. Acesta se deschide prin aceeaşi succesiune de comenzi : Tools – Mail Merge – Get Data – Open Data source. Deschizând un tabel Access trebuie specificată în rubrica Files of type din caseta Open, extensia proprie bazelor de date Access, adică MDB sau se poate alege All files (*.*). Odată identificată baza de date Access, trebuie să se specifice în caseta de dialog Microsoft Access, rubrica Named or cell range, numele tabelului (fişa Tables) sau a interogării (fişa Queries) care

va sta la baza procesului de fuzionare. Operaţiunea de deschidere a unei baze de date Access se încheie prin activarea unui tabel sau interogări ce să conţină sursa de date, se încheie prin validare cu butonul OK.

După ce au fost introduse realizări în baza de date, aceasta poate fi salvată.

2.1.3 Inserarea câmpurilor de fuziune

Următoarea fază a fuziunii documentelor o constituie inserarea câmpurilor de fuziune în documentul principal. Aceste câmpuri de fuziune reprezintă legătura dintre baza de date şi documentul principal, sub forma unor marcaje ce poartă numele câmpurilor din bază.

Această operaţiune se execută numai din documentul principal. În momentul în care acesta este activat (prin comanda Window şi selectarea din listă a numelui documentului sau prin apăsarea butonului Mail Merge Main Document – dacă fereastra activă conţine baza de date în format tabelar Word)

Fereastra documentului principal afişează o bară particulară de instrumente şi anume bara de fuziune, prezentată în figura următoare:

Se poziţionează cursorul la prompterul de inserare unde urmează a fi inserate câmpurile de fuziune, se apasă butonul a) Insert Mege Field, iar din lista derulantă se aleg pe rând câmpurile de fuziune ce urmează a fi inserate.



Înaintea declanşării fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaţiuni (opţionale):- filtrarea bazei de date sursă;- inserarea de structuri predefinite, condiţionale, interactive, enumerative, etc.- verificarea erorilor de fuziune;- simularea fuziunii pe documentul principal.

2.1.3.1 Filtrarea bazei de date

Filtrarea bazei de date create sau importate în Word se poate face cu ajutorul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools – Mail Merge), activând butonul Query Option.

Filtrarea sursei de date este operaţională din documentul principal prin caseta Query Option precizând în fişa Filter Records câmpurile pe care operează filtrarea în condiţiile precizării unor restricţii înlănţuite prin operatorii logici AND sau OR.

În rubrica Field se precizează câmpul din bază asupra căruia se

aplică restricţiile, în rubrica Comparation se alege operatorul de comparaţie, iar în rubrica Compare to se precizează referinţa text sau numerică pentru care trebuie să răspundă selecţia înregistrărilor. În exemplul prezentat mai sus, baza de date Word a fost filtrată, selectându-se acele înregistrări fuzionabile pentru care Localitatea este Bucureşti sau Ploieşti, pentru comenzile mai mari de 2 milioane lei.

De asemenea, prin intermediul aceleiaşi casetă de dialog, înregistrările bazei de date pot fi sortate crescător (Ascending) sau descrescător (Descending) prin precizarea câmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci când se utilizează mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizează în ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic).

Anularea filtrelor aplicate bazei de date (resetarea criteriilor) se face activând butonul Clear All aferent casetei Query Option.

Sortarea bazei de date filtrabile este ilustrată grafic în figura următoare:



2.1.3.2 Inserarea structurilor predefinite

Inserarea de structuri predefinite, presupune alegerea din lista butonului b) Insert Word Field, de pe bara de fuziune a unor acţiuni generatoare de structuri condiţionale, interactive, sau enumerative.

O structură condiţională de tip IF… Then… Else poate declanşa afişarea pe documentele fuzionate a unor mesaje diferite în funcţie de evaluarea unei (unor) condiţii.

În fereastra Insert Word Field:IF se precizează numele câmpului de testat (Field name), asupra căruia se aplică o condiţie prin alegerea unui operator de comparaţie din lista rubricii Comparation precum şi obiectul respectivei comparaţii (Compare to).În urma evaluării condiţiei ca fiind adevărată se inserează un text în rubrica Insert this text, altfel se inserează alt text în cazul în care condiţia este falsă

(Otherwise Insert this text).

Pentru exemplificarea structurii condiţionale, furnizăm următorul exemplu inserat în scrisorile circulare: “Având în vedere cantităţile comandate în prima jumătate a anului 1999, firma Delta operează următoarele reduceri comerciale pentru clienţii care au comenzi mai mari decât 2 milioane lei (deja baza de date a fost filtrată pentru această condiţie : Comanda>2000000):Dacă s-au comandat produse în valoare de până la 5 milioane (între 2 şi 5 milioane lei); atunci reducerea este de 5%;AltfelDacă s-au comandat produse în valoare de până la 6 milioane (între 5 şi 6 milioane lei); atunci reducerea este de 10%;AltfelDacă s-au comandat produse în valoare de peste 7 milioane; atunci reducerea este de 15%;Structura condiţională propusă spre rezolvare este imbricată (IF în IF) şi de aceea sunt necesari doi paşi pentru rezolvare:

- în primul pas se generează structura IF şi se completează rubricile corespunzătoare, lăsându-se liber argumentul pe ramura de fals (figura anterioară). După validarea acţiunii cu OK se vizualizează codurile de câmp ale structurii noi generate, prin combinaţia de taste Alt+F9 (figura următoare).



Astfel, se poate observa foarte bine sintaxa generală a structurii condiţionale IF: Dacă condiţie (Mergefield Comenzi >=2000000) atunci se inserează “5%”, altfel “nimic”.

- al doilea pas constă în plasarea cursorului pe ramura de “Fals” (sau între ghilimelele argumentului sau acesta poate fi anulat prin ştergere) şi inserarea încă o dată a structurii condiţionale prin apăsarea butonului Insert Word Field.

În caseta afişată se declară argumentele lui IF şi se validează acţiunea prin OK. Astfel, al doilea IF inserat operează pe ramura Fals aferentă primului IF, condiţiile fiind puse în “cascadă” (dacă Comenzi < 5000000 atunci 5%; altfel dacă Comenzi < 6000000 atunci 10%, altfel 15%).

Codurile de câmp generate sunt prezentate în figura următoare:

Operaţia se încheie prin comutarea pe inhibarea afişării codurilor de câmp, prin combinaţia de tasta Alt+F9.

Structurile interactive presupun inserarea unor variabile în procesul de fuziune, care să ia valori atribuite de utilizator. Respectivele valori nu sunt câmpuri ale bazei de date, ci sunt constante de fuziune, adică valori implicite sau nu, transpuse pe documentul principal şi diseminate ulterior pe rezultatele fuziunii.

Word operează cu două structuri interactive şi anume: Fill-in şi Ask.

Fill-in presupune precizarea unui mesaj de invitaţie (Prompt) la care utilizatorul să atribuie un răspuns (valoare, text sau dată calendaristică) prin completarea rubricii Fill-in text. Structura interactivă se inserează pe documentul principal,



poziţionând cursorul pe locaţia unde se va genera valoarea de răspuns şi prin alegerea din lista butonului Insert Word Field a opţiunii Fill-in.

În exemplul prezentat în figura următoare, se introduce interactiv de către utilizator data calendaristică până la care este valabilă oferta promoţională a firmei Delta. Prin activarea casetei de selectare Ask once, dialogul se va afişa o singură dată, înaintea fuziunii propriu-zise şi nu la fiecare iteraţie, adică la fiecare combinare a unei înregistrări cu baza de date.

Sintaxa structurii interactive Fill-in este prezentată în figura următoare şi are expresia generală: {Fill-in “Prompt (mesaj de invitaţie)” \d \o}. Parametrul \d stabileşte valoarea implicită de răspuns (“Tastaţi data valabilităţii ofertei”), iar parametrul \o afişează prompterul o singură dată (Ask once).

La declanşarea fuziunii prompterul următor este afişat o singură dată sau iterativ, utilizatorul confirmând cu OK valoarea implicită propusă sau poate edita o nouă valoare.

O structură interactivă similară este ASK (Insert Merge Field). De exemplu, pentru inserarea numelui celui care semnează scrisorile circulare se poate introduce o structură Ask.Sintaxa lui Ask este similară cu Fill-in, cu precizarea faptului că în acest caz intervine numele câmpului (Bookmark) ce va lua valori

precizate de utilizator (numele câmpului este “Semnătura”). De asemenea, la sfârşitul structurii Ask trebuie să se insereze prin Ctrl+F9 numele câmpului Bookmark, în speţă “Semnătura”.

Rezultatul structurii interactive (sau interogative) este similar cu cel returnat de Fill-in.

O altă structură predefinită propusă de Word pentru fuzionarea documentelor este cea enumerativă, de tip Merge Record, disponibilă prin acelaşi buton Insert Mege Field.



Merge Record returnează numărul înregistrării (număr unic) care fuzionează iterativ cu documentul principal. De exemplu, oferta promoţională poate avea un număr de înregistrare inserat automat prin facilitatea enumerativă a lui Merge Record.

Alte structuri predefinite sunt:

- Merge Sequence este o structură similară cu Merge Record, cu deosebirea că numerotează de la 1 la “n” iteraţiile fuziunii, fără a ţine cont de numărul înregistrării din baza de date.

- Skip Record If restricţionează înregistrările fuzionabile corespunzător unui criteriu precizat. Înregistrările ce corespund criteriului specificat vor fi sărite de la procesul de fuziune a documentelor. Exemplul următor ilustrează acest fapt, trimiţând scrisori circulare tuturor persoanelor a căror funcţie este de “Director”.

- Next Record If este similară cu structura precedentă, cu deosebirea că operează în sens contrar, adică se trece la următoarea înregistrare numai dacă aceasta corespunde criteriului specificat.

2.1.3.3 Verificarea erorilor

Verificarea erorilor de fuziune este o operaţie facultativă şi prealabilă declanşării fuziunii, prin care se compară automat câmpurile de fuziune din documentul principal cu câmpurile bazei de date. În cazul în care se găsesc neconcordanţe se semnalează erorile.



Operaţiunea de verificare se poate declanşa apăsând butonul j) Check for Errors de pe bara de fuziune.

2.1.3.4 Simularea fuziunii

Înaintea fuzionării propriu-zise se poate face o simulare a combinării documentului principal cu înregistrările bazei de date prin apăsarea butonului c) View Merged Data.

Butonul amintit declanşează în documentul principal înlocuirea câmpurilor de fuziune inserate cu realizările corespunzătoare din baza de date. Înregistrările din bază pot fi parcurse cu ajutorul

butoanelor g) Next Record – pentru poziţionarea pe următoarea înregistrare, e) Previous Record -pentru vizualizarea înregistrării precedente, h) Last Record – pentru ultima înregistrare, d) First Record – pentru prima înregistrare, f) Go to Record – pentru poziţionarea pe a “n”-a înregistrare.

2.1.4 Declanşarea fuziunii

Ultima etapă în fuziunea documentelor este aceea prin care se declanşează operaţiunea de îmbinare, fie prin butoanele k) Merge to New Document, l) Merge to Printer, m) Mail Merge, fie prin comanda Tools - Mail Merge, butonul Merge, din cadrul rubricii Merge the data with the document.

Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaţiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) ce să conţină rezultatele fuziunii sau a opţiunii de imprimare directă a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin poşta electronică (Electronic mail). De asemenea, prin caseta amintită se poate preciza opţiunea de fuzionare a tuturor înregistrărilor bazei de date (All) sau a înregistrărilor selectate prin aplicarea filtrului Query Option, sau se poate preciza un interval de număr de înregistrări fuzionabile (From … To….).

Tot prin caseta Merge, în rubrica When merging records, se pot specifica opţiunile de imprimare a înregistrărilor vide, generându-se rezultate şi pentru înregistrările goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generându-se rezultate numai pentru înregistrările non-vide (Don’t print blank lines when data fields are empty).



Fuziunea propriu-zisă este operaţională odată ce butonul Merge a fost activat. Figura următoare ilustrează rezultatele fuziunii documentelor de tip “scrisori circulare” într-un nou document intitulat automat Form Letters.

2.2 Crearea altor documente predefinite

Editarea unui document principal din care să rezulte rezultate fuzionate de tipul etichetelor presupune alegerea ca tip de document principal şablonul Mailing Labels (Tools – Mail Merge – Create – Mailing Labels).

Word resetează documentul principal la parametrii de definiţie aferenţi etichetelor.

Utilizatorul are posibilitatea să-şi definească opţiunile faţă de tipul, forma şi dimensiunile etichetelor – ce constituie documentul principal, prin caseta de dialog Label Option. Astfel, acesta poate alege din şabloanele de etichete existente din rubrica Product number un tip standardizat de etichetă (pentru adrese, pentru dischete, dosare, etc.) sau îşi poate defini propriile

opţiuni prin apăsarea butonului New Label.

Validându-şi alegerile prin butonul OK, utilizatorul poate insera câmpurile de fuziune în documentul de tip “etichete”. Această operaţiune este similară cu aceea

prezentată la scrisorile circulare.

Acest demers este valabil numai după ce a fost creată sau deschisă baza de date furnizoare de informaţii variabile pentru fuziune.

Fuziunea poate fi declanşată prin aceleaşi proceduri enumerate anterior şi are rezultate specifice, potrivit formei etichetelor.



Editarea unui document principal din care să rezulte rezultate fuzionate de tipul plicurilor pentru scrisori presupune alegerea ca tip de document principal şablonul Envelopes (Tools – Mail Merge – Create – Envelopes).

Abordarea unei astfel de acţiuni este identică cu aceea a editării etichetelor, eventualele diferenţe constând în forma particulară de prezentare a şabloanelor de tip plic.

Figurile următoare ilustrează opţiunile de definire a formei plicurilor (caseta Envelope Option), precum şi rezultatul fuzionării.

Ultimul şablon disponibil pentru documentul principal este de tip catalog (Tools – Mail Merge – Create – Catalog). Acest tip de document principal este asemănător cu Form Letters, cu deosebirea că înregistrările fuzionate se vor genera automat unele după altele fără salt de pagină între ele, ca la Form Letters.

Utilizarea documentului de tip catalog este pentru repertorierea unor adrese, produse, persoane, etc.

Câmpurile de fuziune din documentul Catalog, precum şi rezultatul unei astfel de abordări sunt elemente prezentate în figura următoare.



3 Machete sau modele de documenteProcesorul de texte WORD oferă multiple facilităţi de machetare a documentelor, acestea devenind apte unei exploatări semiautomate. Astfel, se pot crea machete sau şabloane de contracte, scrisori de ofertă, diferite comenzi, chestionare, fişe de înscriere etc. WORD foloseşte în acest scop documente model sau şablon (template) care cuprind, pe de o parte, un text tip, nemodificabil, unde utilizatorul nu are acces, iar, pe de altă parte, conţin o serie de elemente variabile, personalizate.

În acest mod, WORD crează machete de documente pe care utilizatorii le pot completa în mod interactiv prin intermediul unor câmpuri speciale, numite câmpuri machetă (form fields). Aceste câmpuri reprezintă locaţii într-o machetă interactivă pe care utilizatorii le completează cu diferite informaţii, şi anume: date tip şir de caractere, date numerice, informaţii tip dată calendaristică, formule de calcul, casete de selectare, liste derulante.

În altă ordine de idei, inserarea unui câmp machetă se poate face într-un paragraf text, într-o celulă a unui tabel sau într-un cadru. Procesorul WORD furnizează trei categorii de câmpuri machetă:

- câmpuri text;

- câmpuri casetă de selectare;

- câmpuri tip listă verticală.

Prin intermediul câmpurilor machetă se pot controla intrările de date, astfel: se poate specifica o intrare implicită pentru un câmp, se poate defini o listă derulantă din care utilizatorul poate selecta anumite intrări, se poate aplica un format de afişare pentru intrările de date. Pe de altă parte, pentru ca utilizatorii să fie asistaţi pe parcursul exploatării machetei interactive la completarea câmpurilor, se poate opta pentru afişarea unui mesaj de ajutor; aceste mesaje se găsesc sub forma unor texte explicative plasate, fie în partea inferioară a ecranului WORD, pe bara de stare, fie într-o casetă de dialog ce va fi afişată pe ecran la acţionarea tastei funcţionale F1. În plus, câmpurile machetă permit specificarea unei macroinstrucţiuni care va fi executată automat, fie la intrarea, fie la ieşirea cursorului dintr-un câmp machetă.

3.1 Tehnica de realizare a unui şablon:A. Pentru a crea un şablon se selectează opţiunea New din meniul File, Blank Document, se

acţionează butonul Template, iar validarea se face prin OK;

B. Se stabileşte corpul machetei (documentul tip); în această etapă se introduce textul, se aplică atributele de formatare a caracterelor, a paragrafelor, se stabileşte antetul şi subsolul de pagină, se inserează tabele sau diferite obiecte grafice;

C. Se poziţionează punctul de inserare în locaţia unde trebuie să se tasteze sau să se selecteze informaţii, după care se procedează la inserarea câmpurilor machetă şi stabilirea proprietăţilor ataşate acestora;

D. Pentru uşurinţa definirii machetelor se utilizează bara de instrumente Forms (View-Toolbars) care conţine următoarele butoane de comandă pentru definirea câmpurilor:



a b c d e f g h i

a) – câmp machetă text (Text Form Field)

b) – câmp machetă de selectare (Check Box Form Field)

c) – câmp machetă cu listă derulantă (Drop-Down Form Field)

d) – opţiuni (proprietăţi) pentru câmpurile machetă (Form Field Options)

e) – crearea unui tabel personalizat (Draw Table)

f) – inserarea unui tabel prin precizarea numărului de linii şi coloane (Insert Table)

g) – adăugarea în machetă a unui cadru (Insert Frame)

h) – buton pentru umbrirea câmpurilor machetă (Form Field Shading)

i) – buton pentru protejarea machetei (Protect Form).

3.2 Utilizarea câmpurilor machetă text

Pentru definirea unui câmp machetă text se acţionează butonul care permite crearea a şase tipuri de câmpuri machetă, parametrabile în caseta de dialog Text Form Field Options, prin câmpul de editare Type.

Regular text: este opţiunea implicită şi permite inserarea unui text obişnuit; dacă se doreşte ca o intrare text să devină implicită se completează caseta Default Text cu valoarea respectivă. Asupra textului conţinut de câmpul machetă se poate aplica un stil de scriere prin caseta de selectare Text Format care are următoarele opţiuni:

Uppercase – scrierea cu majuscule

Lowercase – scrierea cu litere mici

First capital – prima literă majusculă, restul minuscule

Title case – prima literă a fiecărui cuvânt majusculă, restul minuscule.



Number: determină o intrare numerică; formatele numerice pe care WORD le poate aplica datelor numerice se regăsesc în câmpul de editare Number Format (zecimale, separator de mii, procente, format monetar etc).

Date: permite o intrare tip dată calendaristică pentru care se poate selecta un anumit tip de afişare din lista derulantă a casetei Date Format.

Current Date: determină intrări pentru data şi ora curentă a sistemului.

Calculation: permite crearea unui câmp machetă ce conţine o formulă de calcul.

În situaţia în care utilizatorul selectează opţiunea Calculation pentru efectuarea unui calcul, în caseta de dialog Text Form Field Options va fi afişat câmpul de editare Expression care permite introducerea formulei de calcul. În cadrul formulei se pot utiliza, fie adrese de celule, fie numele Bookmark al acestora. Pentru acele câmpuri numerice sau câmpuri calculate care participă ulterior la o formulă de calcul se selectează rubrica Calculate on exit care permite actualizarea rezultatelor.

Indiferent de tipul câmpului machetă pentru ca acesta să fie disponibil în momentul completării machetei interactive, rubrica Fill-in enabled trebuie în mod obligatoriu să fie selectată. Pe de altă parte, lungimea unui câmp machetă poate fi restricţionată la o anumită valoare prin precizarea unei dimensiuni maxime a acestuia la câmpul de editare Maximum Length.

3.3 Utilizarea câmpurilor machetă casetă de selectare

Caseta de selectare se defineşte prin butonul Check Box care dă posibilitatea de a opta pentru una sau mai multe opţiuni vis-à-vis de o anumită problemă care oferă mai multe variante. Configurarea casetei de selectare se realizează prin apelarea proprietăţilor ataşate acesteia (caseta Check Box Form Field Options).



Câmpul de editare Check Box Size are două butoane de opţiuni:

Auto – permite crearea unei casete de selectare având aceeaşi dimensiune cu textulExactly – permite specificarea unei valori exacte privind dimensiunea casetei de selectare.Prin rubrica Default Value utilizatorul poate opta pentru selectarea implicită a casetei (butonul de opţiuni Checked). La exploatarea interactivă a machetei, caseta Check Box este disponibilă pentru selectare dacă a fost marcată rubrica Check box enabled.

3.4 Utilizarea câmpurilor machetă listă verticală de valoriÎn machetele interactive se utilizează câmpurile machetă verticale pentru a prezenta utilizatorului o listă de elemente din care acesta să facă o selecţie. Pentru crearea unei liste derulante într-un şablon se acţionează butonul , apoi se apelează caseta de proprietăţi Drop-Down Form Field Options.

În câmpul de editare Drop-Down Item se tastează succesiv elementele care vor figura în listă (rubrica Items in Drop-Down List).

adaugă în listă valoarea tastată în câmpul Drop-Down Item

şterge din listă elementul selectat

Utilizatorul poate opta pentru o reorganizare a listei derulante folosind cele două butoane, (Move Up) şi (Move Down) ale casetei de dialog privind opţiunile listei.



Pentru a putea accesa lista derulantă în momentul completării machetei este necesară selectarea rubricii Drop-Down Enabled.

Crearea şi editarea mesajelor de ajutor pentru un câmp machetă

Pentru a crea un text de ajutor ataşat unui câmp machetă se parcurg următorii paşi:

- se apelează proprietăţile unui câmp machetă, fie prin executarea unui dublu-click pe acel câmp căruia i se va ataşa un text de ajutor, fie prin acţionarea butonului de pe bara de instrumente Forms;

- se alege butonul Add Help Text

- se deschide caseta de dialog Form Field Help Text care conţine 3 butoane de opţiuni

Pentru a crea un mesaj de ajutor se introduce textul respectiv în caseta activată de butonul Type Your Own; dacă se doreşte ca mesaj de ajutor o anumită informaţie conţinută de glosar, se selectează opţiunea AutoText Entry şi se alege din listă elementul dorit. Pentru a dezactiva mesajele de ajutor se selectează opţiunea None.

Textul explicativ ataşat unui câmp machetă va fi operaţional numai în momentul completării machetei şi va fi afişat, după caz, pe bara de stare (butonul Status Bar) sau într-o casetă de dialog la acţionarea taste funcţionale F1 (butonul Help Key-F1).

3.5 Executarea macroinstrucţiunilor în câmpurile machetăProcesarea unei machete presupune efectuarea unei succesiuni de operaţii care, de cele mai multe ori, se execută în mod repetat. Pornind de la acest considerent se impune necesitatea automatizării unor operaţii uzuale pentru a evita redundanţa lor. Acest lucru se poate realiza prin intermediul macroinstrucţiunilor care se construiesc prin înregistrarea secvenţelor de operaţii într-o zonă de memorie şi atribuirea unui nume zonei respective. Macroinstrucţiunile pot actualiza câmpuri, pot valida datele introduse în câmpurile machetă sau pot realiza o serie de alte sarcini.

De exemplu, se poate ataşa ultimului câmp din şablon o macroinstrucţiune care să execute automat tipărirea la imprimantă a machetei după ce aceasta a fost completată în mod interactiv de către utilizator. Pentru început, se creează o macroinstrucţiune pentru comanda Print, apoi aceasta va fi ataşată câmpului machetă (vezi figura de mai sus).



Orice macroinstrucţiune salvată în şablonul machetei poate fi executată automat atunci când prompterul de inserare intră sau iese dintr-un câmp machetă.

E. Pentru ca macheta să fie operaţională documentul trebuie protejat, fie prin acţionarea butonului Protect Form de pe bara de instrumente Forms, fie prin introducerea unei parole care să protejeze macheta la modificare (din meniul Tools se alege comanda Protect Document).

Din caseta de dialog Protect Document se selectează opţiunea Forms, după care se introduce parola în câmpul de editare Password; procesorul WORD va cere confirmarea parolei prin retastarea acesteia.

WORD va proteja şablonul pentru a nu fi modificat, astfel încât utilizatorul va putea introduce informaţii doar în câmpurile machetă sau în secţiunile neprotejate.

F. Se salvează şi se închide documentul. La salvarea machetei, procesorul WORD va propune în mod automat extensia fişierului (dot) şi locaţia unde acesta va fi amplasat: C:\ Program Files\ Microsoft Office\ Templates (în folderul Templates Word are şabloane pentru machete uzuale de afaceri).

Atunci când se doreşte crearea unui document pe baza unui şablon:



- se deschide caseta de dialog New (meniul File);

- se selectează numele machetei interactive;

- se deschide macheta ca şi document (butonul de opţiuni Document)

- se procedează la completarea interactivă a câmpurilor machetă;

- se salvează (extensia doc) şi se închide documentul.

În cazul documentelor tipizate (factură, ordin de plată etc) se pot imprima numai datele unei machete interactive prin comanda Print Data Only for Forms (meniul Tools, comanda Options, tabul Print).

4 Ierarhizarea şi organizarea unui document

4.1 Ierarhizarea unui document

4.1.1 Vizualizarea ierarhizatăTehnica de ierarhizare permite o exploatare facilă a documentelor mari, prin întocmirea unui plan al documentului Word care să conţină: cuprinsul materiei, cuprinsul figurilor, listă de indecşi, referinţe încrucişate. Această tehnică de vizualizare ierarhizată oferă un mod facil de trecere în revistă a unui document, prin scoaterea în evidenţă a titlurilor (reprezentând capitole şi subcapitole în document) faţă de corpul de text. Astfel, se poate utiliza vizualizarea ierarhizată pentru a mări viteza de defilare a textului, pentru deplasarea textului în pagină sau schimbarea ierarhiei termenilor într-un document.

Pentru a privi în ansamblu un document Word se poate realiza o restrângere a ierarhiei, astfel încât să fie afişate numai titlurile principale sau ,eventual prima linie din cadrul fiecărui paragraf. De altfel, un document Word poate fi detaliat pe maxim 7 nivele de ierarhizare. De asemenea, utilizatorul poate opta pentru o reorganizare a ierarhiei, în sensul modificării poziţiei titlurilor în ierarhie, în vederea unei mai bune gestionări a unui document complex.



Tehnica de realizare:

se editează documentul în mod clasic;

se comută în modul de vizualizare ierarhizată (meniul View, opţiunea Outline); pe ecran va fi afişată o bară de instrumente contextuală (Outlining);

utilizând butoanele de comandă ale barei contextuale se procedează la detalierea titlurilor prin promovarea sau retrogradarea acestora faţă de corpul de text.

a b c d e f g h i j k l

a – promovarea de titluri (Promote)

b – retrogradarea de titluri (Demote)

c – retrogradarea unui titlu la nivel de corp de text (Demote to Body Text)

d – deplasarea textului deasupra poziţiei curente a cursorului (Move Up)

e – mutarea textulului sub poziţia curentă a cursorului (Move Down)

f – expandarea ierarhiei (Expand)

g – restrângerea ierarhiei (Collapse)

h – nivele de detaliere a titlurilor (Show Heading1…Show Heading7)

i – vizualizarea conţinutului întregului document ierarhizat (Show All Heading)

j – afişarea primei linii de text din paragraf (Show First Line Only)

k – aplicarea unei formatări implicite ierarhiei (Show Formatting)

l – lucru cu subdocumente (Master Document View)

De exemplu, pentru un document organizat pe trei nivele de ierarhizare, titlurile vor fi detaliate în funcţie de poziţia pe care o ocupă în cadrul ierarhiei.


titluri de nivel 2

titluri de nivel 3

titluri de nivel 1


Aşa cum se observă în figura precedentă, asupra titlurilor se aplică o formatare diferită în raport de nivelul de detaliere al acestora (de exemplu, nivelul 2 de ierarhizare este formatat cu caractere aldine şi italice).

Într-un document ierarhizat expandarea textului este operaţională numai asupra acelui nivel din ierarhie unde se află poziţia curentă a cursorului.

4.1.2 Formatarea ierarhiei Prin această operaţiune se permite modificarea atributelor implicite de formatare aplicate titlurilor ierarhiei, cu cele dorite de utilizator. Tehnica de realizare constă în următoarele etape:

se poziţionează cursorul pe primul nivel al ierarhiei;

din meniul Format se alege opţiunea Style şi se deschide o fereastră de dialog (Style):

pentru a modifica formatarea implicită a ierarhiei, în caseta de dialog Style se acţionează butonul Modify; pe ecran apare afişată fereastra Modify Style, în care utilizatorul selectează una dintre opţiunile listei Format, în raport de tipul de formatare pe care doreşte să-l aplice asupra documentului ierarhizat (formatare la nivel de caracter, la nivel de paragraf, aplicarea de chenare, setarea tabulatorilor etc);

validarea noilor atribute de formatare se face prin acţionarea butonului Apply;

operaţiile anterioare se repetă succesiv pentru fiecare nivel al ierarhiei.

4.1.3 Numerotarea titlurilor într-o ierarhiePentru realizarea cuprinsului unui document, este necesară numerotarea titlurilor reprezentând capitole şi subcapitole în documentul respectiv. Etape:

se selectează întreaga ierarhie (fiind în modul de vizualizare Outline);

din meniul Format se alege comanda Bullets and Numbering, iar în caseta de dialog cu acelaşi nume se acţionează butonul Outline Numbered, care prezintă 7 modele predefinite pentru numerotarea ierarhiei; în cazul în care utilizatorul doreşte aplicarea unui tip de



numerotare personalizat, prin acţionarea butonului Customize, de deschide fereastra de dialog Customize Outline Numbered List unde se realizează toate setările legate de formatul personalizat:

- tipul numerotării la rubrica Number style

- valoarea de început a listei numerotate în câmpul Start at

- formatul de afişare al numărului la Number format

- poziţia (Number position) şi distanţa numărului faţă de marginea stângă a documentului (Aligned at)

- distanţa între numărul ierarhiei şi textul reprezentând titlul (câmpul de editare Indent at al rubricii Text position.

După ce a fost selectat sau definit modelul de numerotare, ierarhia va fi afişată astfel:



4.2 Organizarea unui document

4.2.1 Cuprinsul sau tabla de materiiCuprinsul reprezintă o locaţie în cadrul unui document unde se afişează titlurile, pe nivele de detaliere, şi paginile la care acestea se regăsesc. Pentru realizarea unui cuprins, într-o primă instanţă, se poziţionează cursorul în locaţia unde se doreşte inserarea acestuia (la începutul sau sfârşitul documentului), după care se alege comanda Index and Tables din meniul Insert; pe ecran va fi afişată caseta Index and Tables, în cadrul căreia utilizatorul acţionează butonul Tables of Contents.

În câmpul de editare Formats utilizatorul selectează unul dintre modelele de cuprins predefinite al căror format de afişare poate fi vizualizat la rubrica Preview.

Show page numbers – afişează numărul de pagină corespunzător fiecărui titlu al ierarhiei

Show levels – stabileşte câte nivele de ierarhizare sunt în cuprins

Tab leader – stabileşte caracterul separator între titlu şi numărul de pagină

După validarea cu butonul OK, cuprinsul va fi afişat în document:



4.2.2 Cuprinsul figurilorPornind de la idea că un document Word poate să conţină o serie de desene, scheme, imagini sau capturi de ecran, pentru o identificarea facilă a acestor elemente în cadrul documentului, se poate realiza un cuprins al figurilor conţinute în text. Pentru editarea acestui cuprins, se procedează pentru început la numerotarea figurilor prin comanda Caption din meniul Insert.

La rubrica Label se alege tipul de legendă (figura, tabel sau ecuaţie), iar butonul New Label permite introducerea unei etichete personalizate. Lângă eticheta de figură, tabel sau ecuaţie se va tasta textul legendei.

Butonul Autocaption permite crearea automată a legendei la inserarea unui obiect (din Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Equation etc).

În caseta de dialog Caption, butonul Numbering permite afişarea ferestrei Caption Numbering, unde utilizatorul poate opta pentru un format personalizat de afişare a legendei, cu includerea numărului de capitol în care se regăseşte tabelul, figura sau ecuaţia respectivă.

Exemplu de legendă: Figura 1-1. Includerea numărului de capitol în formatul de afişare al legendei

După ce s-a realizat numerotarea figurilor, pentru editarea cuprinsului, se acţionează tab-ul Table of Figures al casetei de dialog Index and Tables (meniul Insert)



În această casetă se fac aceleaşi tipuri de setări ca şi la cuprinsul materiei, validându-se prin butonul OK. În document, la poziţia curentă a cursorului va fi inserat cuprinsul, astfel

4.2.3

Lista de indecşi Se apelează la indecşi atunci când se doreşte regăsirea în cadrul unui document Word a acelor concepte sau noţiuni asupra cărora utilizatorul doreşte să se informeze în detaliu. Pentru întocmirea unei liste de indecşi este necesară declararea ca intrare index a acelor informaţii din document a căror locaţie se doreşte a fi specificată tocmai pentru regăsirea facilă a acestora în cadrul documentului Word.

O intrare index se defineşte în modul următor:

se selectează în document informaţia care va reprezenta intrare index;

din meniul Insert se alege opţiunea Index and Tables, iar în cadrul casetei de dialog se acţionează tab-ul Index;



pentru a marca informaţia selectată ca intrare index se acţionează butonul Mark Entry; se afişează caseta de dialog Mark Index Entry:

se va edita lista de indecşi prin caseta de dialog Index and Tables, unde se specifică toate opţiunile de afişare. După validare, în document va fi afişat indexul în formatul setat de utilizator în cadrul casetei Index and Tables.

4.2.4 Referinţe

încrucişateUtilitatea referinţelor încrucişate în cadrul documentelor Word constă în faptul că, plecând de la o anumită informaţie conţinută de document, există posibilitatea realizării unei trimiteri către o altă locaţie a acestuia, în scopul obţinerii de date suplimentare vis-à-vis de informaţia selectată; practic, o referinţă încrucişată se comportă ca un hyperlink, astfel, informaţia sursă are toate atributele unui hipertext care stabileşte legături dinamice între diferite locaţii ale unui fişier.

Formatul general al unei referinţe încrucişate este: “(vezi informaţia n de la pagina m)”; “informaţia” poate să reprezinte elemente diferite din cadrul unui document Word, şi anume: un anumit titlu al ierarhiei (capitol sau subcapitol), un tabel, o figură, o ecuaţie, un indicator Bookmark, o notă de subsol sau o notă de final.

Plecând de la o locaţie sursă, de unde se doreşte realizarea unei legături dinamice, inserarea unei referinţe încrucişate se face prin selectarea comenzii Cross-reference din meniul Insert; pe ecran va fi afişată casetă de dialog cu acelaşi nume:

În câmpul de editare Reference type utilizatorul selectează tipul referinţei încrucişate, iar la rubrica Insert reference to se defineşte locaţia destinaţie către care se face trimiterea. După



selectarea opţiunilor în cele două câmpuri de editare, se acţionează butonul Insert conţinut de fereastra Cross-reference.

Exemplu: într-o anumită locaţie a fişierului Word se face referire la o anumită figură conţinută de document, realizând o legătură dinamică între cele două locaţii prin intermediul unei referinţe încrucişate. În fereastra de dialog Cross-reference se vor face setările pentru acest tip de legătură:

Finalitatea acestor setări:

Atunci când utilizatorul poziţionează cursorul pe legendă sau pe numărul de pagină, acestea se comportă ca un hipertext (opţiunea Insert as hyperlink), realizând legătura către locaţia specificată. Revenirea la sursă se face prin acţionarea butonului de comandă Back plasat pe bara de instrumente Web, care va fi în mod automat afişată în momentul accesării hipertextului.

4.3 Lucrul cu subdocumenteProcesorul de texte Word prezintă facilitatea de divizare a unui document ierarhizat în mai multe subdocumente care pot fi gestionate individual sub formă de fişiere Word. Documentul principal, care conţine astfel de subdocumente, poartă numele de “document container” sau este cunoscut şi sub accepţiunea de “Master Document”.

Rolul împărţirii unui document Word în mai multe subdocumente este de a disemina informaţiile conţinute de acesta, cu scopul de a descentraliza abordarea documentului respectiv. Există 2 posibilităţi de lucru cu subdocumente, şi anume:

(a) divizarea unui document voluminos în mai multe subdocumente (fişiere) Word

(b) crearea unui document coordonator care să cuprindă mai multe subdocumente.

Pentru a apela la facilităţile lucrului cu subdocumente, se afişează bara de instrumente Master Document View prin selectarea din meniul View a opţiunii Master Document sau prin acţionarea butonului de comandă Master Document View plasat pe bara de instrumente Outlining, operaţională în modul de ierarhizare vizualizată. Bara de instrumente conţine următoarele butoane de comandă:


Inserarea legendei Inserarea nr. de pagină


Pentru împărţirea unui document ierarhizat în două sau mai multe subdocumente, se procedează la selectarea din cadrul ierarhiei a titlurilor ce se doresc a fi gestionate într-un nou subdocument, după care se acţionează butonul Create Sudocument (b).

Prin butonul de comandă Collapse Subdocuments (a) se poate realiza restrângerea ierarhiei, pe ecran afişându-se numai numele subdocumentelor şi calea de acces către acestea. Prin comanda Create Subdocument, Word atribuie în mod automat ca nume de fişier numele primului capitol din cadrul ierarhiei, nume ce pot fi modificate prin caseta Save As.

Pornind de la această structură, dacă se doreşte afişarea conţinutului în extenso al subdocumentelor, se acţionează butonul Expand Subdocument (a), ceea ce denotă faptul că acest buton de comandă (a) este un buton basculă care comută între cele două moduri de vizualizare (expandată/restrânsă).

Informaţiile reprezentând numele fişierului şi calea de acces au atributele unui hipertext, în sensul că prin accesarea acestora se realizează deschiderea subdocumentelor create anterior, stabilindu-se în acest mod o legătură dinamică între documentul iniţial şi subdocumentele sale.

Dacă se doreşte revenirea la un singur document (la situaţia iniţială), se selectează subdocumentele şi se acţionează butonul Remove Subdocument (c). Pentru ca acest buton de comandă să fie operaţional (activ), este necesar ca subdocumentul ce se doreşte a fi şters să fie în modul de vizualizare expandat.

Pentru crearea unui document coordonator format din mai multe subdocumente se procedează în felul următor:

se deschide un nou fişier reprezentând documentul coordonator;

se inserează în documentul coordonator unul sau mai multe subdocumente prin acţionarea butonului de comandă Insert Subdocument (d); pe ecran se afişează caseta de dialog cu acelaşi nume din care utilizatorul selectează numele subdocumentului respectiv. Operaţia se repetă până ce a fost creat întregul document coordonator.



O facilitate importantă a lucrului cu subdocumente constă în faptul că modificările operate la nivelul unui subdocument devin operaţionale la nivelul documentului coordonator. Atunci când se doreşte protejarea unui subdocument la modificări, se selectează subdocumentul şi se acţionează butonul Protect Subdocument (g), prin care devin inactive toate butoanele barei utilitare Formatting, ceea ce semnifică faptul că nu se permite aplicarea nici unui tip de formatare asupra documentului protejat.Fuzionarea a două sau mai multe subdocumente se realizează prin butonul de comandă Merge Subdocument (e), după ce acestea au fost selectate anterior (pentru selecţie multiplă se utilizează tasta Shift). Pentru ca butonul de comandă să fie activ este necesar ca subdocumentele respective să fie expandate. Numele primului subdocument selectat va deveni automat nume de fişier pentru documentul fuzionat.

Scindarea unui subdocument în două sau mai multe subdocumente se realizează prin acţionarea butonului de comandă Split Subdocument (f), care are ca efect scindarea subdocumentului deasupra poziţiei curente a cursorului.


suport de curs word inde

Documents