Informe de Gestión DocumentalAño 2019

Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica

1. Actualización e implementación del Programa de Gestión Documental.El objetivo del proyecto operativo consiste en actualizar e implementar el Programa de Gestión Documental en la Entidad. El proyecto inició durante el mes de enero del año 2015 y finalizó al cierre de la vigencia 2019. El avance en su ejecución a diciembre de 2019 es del 100%, teniendo en cuenta que de las ciento cuatro (104) actividades programadas para ejecutarse en el tiempo total de duración del proyecto, se ejecutaron en su totalidad, con calidad y oportunidad.

En concordancia con lo anteriormente expuesto, el avance de ejecución durante la vigencia fue del 100%, ya que las siete (7) actividades programadas para la presente vigencia se cumplieron en su totalidad.

Entre los principales logros del proyecto se destacan:

Cumplimiento de la normatividad expedida en material de gestión documental (en papel y electrónica),

Consolidación del Proceso de Gestión Documental al interior de la Entidad, mediante la implantación de una cultura institucional acerca de la importancia de la adecuada administración y gestión de los documentos (en papel y electrónico),

Afianzamiento al interior de la SFC, de las políticas gubernamentales de Transparencia, Acceso a la Información, Cero Papel y Gobierno en Línea, y

Contribución a la conservación y preservación del patrimonio documental de la Nación, en cualquier soporte.

Los principales productos documentales de este proyecto son:

Diagnóstico documental integral de la Superfinanciera, Elaboración de la DOFA de Gestión Documental Elaboración de la Política de Gestión Documental Elaboración de la Política de Documento Electrónico Elaboración e implementación en el gestor documental de la SFC, de los

mecanismos de índice electrónico, foliado electrónico y cierre electrónico del expediente.

Elaboración e implementación del Plan Institucional de Archivos (PINAR), Elaboración e implementación del Programa de Gestión Documental (PGD), Elaboración e implementación del esquema de metadatos para la Superfinanciera, Diseño e implementación de un Sistema Integrado de Conservación (SIC). Elaboración e implementación de las Tablas de Acceso y Restricciones a los

documentos de archivo.

Durante el 2019 se llevaron a cabo las siguientes actividades:

• Implementación de los Programas Específicos: Normalización de formas y formatos electrónicos, Documentos vitales o esenciales, Descripción y gestión de documentos electrónicos y Documentos especiales, documentos.

• Diseño de sensibilización para los funcionarios de la Entidad sobre los aspectos fundamentales del SIC, las cuales se están difundiendo a través del aplicativo E-learning.

• Elaboración e implementación de la herramienta Tablas de Acceso.

En el mes de abril de 2019, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, hizo un diagnóstico de gestión documental dentro de las 19 entidades del sector, evaluando los siguientes aspectos:

Instrumentos Archivísticos. Organización Documental. Manejo de Documentos

En el mes de septiembre se difundieron los resultados de este diagnóstico, encontrándose que, la Superintendencia Financiera ocupa el primer lugar en gestión documental en el sector hacienda, con un cumplimiento del 100% en el desarrollo de los aspectos antes mencionados.

2. Sistema de Gestión Integrado (SGI)

El proceso de gestión documental durante la presente vigencia ha continuado con el mejoramiento continuo de sus actividades, lo cual se vio reflejado en la revisión y actualización de los siguientes documentos del SGI:

Código Nombre documentoA-CP-GDC-001 Caracterización Proceso de Gestión DocumentalA-FI-GDC-002 Oportunidad en la Entrega de los Documentos Consulta

A-FI-GDC-004 Tiempo promedio utilizado para la entrega de los documentos solicitados al archivo central

A-FI-GDC-005 Impacto de las capacitaciones Grupo de Gestión DocumentalA-GU-GDC-004 Guía Casillero Virtual de la SFC

A-IN-GDC-006 Organización de Archivos de Gestión, a Partir de las Tablas de Retención Documental (TRD)

A-IN-GDC-022 Entrega y recibo de archivos de gestiónA-MT-GDC-001 Contexto Organizacional y Gestión de Riesgos - Gestión DocumentalA-PI-GDC-006 Inventario Individual por ExpedienteA-PI-GDC-008 Solicitud de FotocopiadoA-PI-GDC-009 Inventario DocumentalA-PI-GDC-014 Radicación de Información sobre la cual se solicita reservaA-PI-GDC-016 Acta de recibo de documentos

Código Nombre documentoA-PI-GDC-025 Constancia retiro de funcionariosA-PI-GDC-042 Número máximo de fotocopias autorizadas en el mesA-PI-GDC-050 Formato de Seguridad de trámites con restricción en el SOLIPA-PR-GDC-001 Radicación de entradaA-PR-GDC-002 Radicación de salida o de trasladoA-PR-GDC-019 Constancia de retiro de funcionarios

A-PR-GDC-024 Creación, Modificación y/o Suspensión de Trámites y Tipos Documentales Utilizados en la Gestión Documental de la SFC

A-PT-GDC-002 Política de documento electrónicoA-TB-GDC-166 TRD Grupo para la Transparencia y Lucha contra la CorrupciónA-TB-GDC-167 TRD Grupo de Apoyo Pericial y TécnicoA-TB-GDC-168 Tablas de Control de Acceso

De acuerdo con lo anterior, el Proceso de Gestión Documental durante toda la vigencia 2019 mantuvo debidamente actualizada la documentación del SGI, de acuerdo con las necesidades de la Entidad, y la normatividad expedida que le es aplicable.

3. Atención de solicitudes de documentos al archivo central

Todas las actividades de carácter técnico que se llevan a cabo en el Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica, buscan atender de manera oportuna, efectiva y eficiente las solicitudes de información tanto de los usuarios internos como externos.

En concordancia con lo anterior, durante la vigencia 2019, se ha continuado con el cumplimiento de esta actividad, a fin de mantener los tiempos de respuesta a las solicitudes de documentos, garantizando de esta manera la adecuada toma de decisiones y la gestión al interior de la Entidad.

A continuación, se presenta un resumen de las estadísticas de consulta de documentos 2019, así:

Solicitudes recibidas Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica (archivo central):

Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic. TotalTotal de solicitudes recibidas y tramitadas 31 49 69 79 55 96 116 113 109 153 124 81 1.075

Fondo Superintendencia Bancaria 3 14 19 14 6 11 2 4 7 4 6 6 96

Fondo Superintendencia de Valores 1 0 1 2 2 5 0 1 1 2 1 0 16

Fondo Superintendencia Financiera 27 29 47 61 45 76 112 106 97 146 116 74 936

Fondo Capresub-liquidada 0 6 2 2 2 4 2 2 4 1 1 1 27Solicitudes atendidas oportunamente 31 49 69 79 55 96 116 113 109 153 123 78 1.071

Resultados del indicador 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 99% 96.3% 99.6%

Durante el año 2019, se recibieron un total de 1.075 solicitudes, es decir, un promedio mensual de 89 solicitudes, y un promedio diario de 4.5 solicitudes.

Del total de solicitudes recibidas, 1.071 se atendieron con oportunidad (equivalentes al 99.6%).

Las solicitudes se distribuyeron de la siguiente manera: 936 Fondo Superintendencia Financiera (87%), 96 Fondo Superintendencia Bancaria (9%), 12 Fondo Superintendencia de Valores (1.48%), 27 Fondo Capresub- liquidada (2.5%). 

Respecto del año 2018, se produjo un incremento del 115%, en el número de solicitudes recibidas y tramitadas ya que, en el 2018 se recibieron y tramitaron 500 solicitudes. Lo anterior, debido a que la Delegatura de Funciones Jurisdiccionales implementó el flujo electrónico de documentos, lo cual produjo que, todas las solicitudes de consulta de expedientes de demandas que recibía esta dependencia se trasladaran para su atención al Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica.

Por otro lado, se realizó la medición del indicador “Tiempo promedio de respuesta empleado para atender las solicitudes en el archivo central”. Esta medición arrojó que las solicitudes de documentos en el archivo central se atienden en un tiempo promedio de 4 horas 6 minutos. Este indicador tiene una tolerancia superior de 15 horas.

Tiempo empleado para la atención de solicitudes

(en horas)

Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic. Promedio

3.70 4,27 3.90 3.94 4.21 3,12 2.20 1.62 3.26 4.22 4.13 5.45

3,66 (4 horas,

6 minutos)

Pese al incremento significativo en el número de solicitudes recibidas y tramitadas, se presentó una reducción en el tiempo promedio de respuesta anual, ya que en el año 2018 se emplearon 4 horas 41 minutos, es decir, que los tiempos de respuesta pese a que las solicitudes de documentos se duplicaron, se redujeron en 35 minutos.

Lo anterior, se debe a la calidad de la información contenida en los inventarios documentales de transferencias primarias, lo cual facilita que se ubiquen rápidamente los documentos solicitados, optimizando cada vez más los tiempos de respuesta a las solicitudes de documentos.

Así las cosas, en el mes de octubre de 2019 se realizó un ajuste en las fichas técnicas de estos dos indicadores, reduciendo las tolerancias superiores e inferiores con el fin de hacerlas más retadoras y acordes con el avance que ha tenido el Proceso de Gestión Documental.

Igualmente, a partir del mes de diciembre de 2019, se incorporó al proceso de gestión documental, el indicador denominado “Impacto de las capacitaciones GD”, el cual busca medir el éxito de la gestión del Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica frente a sus clientes internos, al medir el impacto que tienen las capacitaciones y sensibilizaciones archivísticas impartidas a lo largo del año, traducidas en un menor número de devoluciones realizadas a las dependencias, en sus transferencias primarias de documentos al archivo central. El objetivo consiste en que, las dependencias que asistan a las capacitaciones y sensibilizaciones archivísticas, realicen sus transferencias primarias de documentos con calidad y oportunidad, teniendo como máximo una (1) devolución de cada transferencia, para realizar ajustes.

4. Organización de archivos de gestión a partir de las Tablas de Retención Documental

El Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica, ha continuado con sus capacitaciones y sensibilizaciones archivísticas a todos los funcionarios de la Entidad, con el propósito de que todas las dependencias de la Entidad puedan tener sus archivos de gestión debidamente organizados, teniendo en cuenta la normatividad archivística vigente.

Durante la vigencia 2019, los resultados de las capacitaciones fueron los siguientes:

REPORTE CAPACITACIONES ARCHIVÍSTICAS

Durante el período comprendido entre el 21 de febrero y el 21 de noviembre de 2019, se convocaron las 93 dependencias que conforman la Estructura Orgánica de la Entidad, de las cuales asistieron a las capacitaciones 60 dependencias, lo que corresponde al 64.51% de asistencia

5. Transferencias documentales primarias (de los archivos de gestión al archivo central)

Durante la vigencia 2019, se recibieron las transferencias documentales remitidas de los archivos de gestión de las distintas dependencias de la Entidad.

La información correspondiente a esta actividad es la siguiente:

Número total de dependencias de la Entidad 93 100%

Número total de dependencias que transfirieron al archivo central 38 41%

Número de dependencias que realizaron dos transferencias 9 9,6%

TOTAL DE TRANSFERENCIAS 2019 47

6. Equipo de Gestión Documental

Mediante la Resolución No.1502 de 2013, la SFC creó el equipo de gestión documental, encargado de desarrollar las acciones necesarias para dar cumplimiento a los lineamientos y directrices asignadas por el gobierno nacional o el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, correspondientes al tema de Gestión Documental.

Durante la vigencia 2019, como integrante del equipo se ha trabajado en las siguientes actividades:

Seguimiento a la ejecución del Proyecto Operativo PGD, en el marco del Programa de auditoría, control y autocontrol.

Verificación de la implementación de la Política de Gestión Documental por parte de las dependencias de la Entidad.

Presentación al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, para revisión y aprobación, de los distintos productos relacionados con gestión documental, según lo establecido en el Proyecto Operativo PGD.

Presentación al Comité Institucional de Gestión y Desempeño informe de avance de la gestión documental.

Diseño de campañas de sensibilización de la política de gestión documental, como parte de la estrategia de gestión del cambio del Programa de Gestión Documental (PGD).

Durante el año 2019, se realizaron tres (3) reuniones, y cada uno de los temas tratados en las mismas, constan en las respectivas actas.

Grupo de Correspondencia

1. Labores

- Se atendieron 78 peticiones relacionadas con los certificados de interés bancario y la tasa representativa del mercado.

- Radicación y digitalización del 100 % de las quejas que ingresan a las entidades por cualquier medio, en un término máximo de dos horas contadas a partir de su recepción.

- 356 entidades están vinculadas al casillero virtual.

- Incremento de las radicaciones realizadas a través de medios electrónicos (Correo electrónico, pagina Web y Casillero Virtual).

- Entrega de las notificaciones al siguiente día hábil de su radicación, en la ciudad de Bogotá.

- Automatización del envío de comunicaciones por Certimail.

- Automatización del proceso de Seguimiento, gracias a la creación de cartas modelos y tipos documentales dentro del Gestor Documental.

2. Contratación

La adquisición de servicios a 31 de diciembre de 2019, se encontraba distribuido así:

Contrato De Correspondencia de enero a diciembre 2019

Adquisición de Servicios Contrato Valor Total del Contrato

Presupuestado 2019

Ejecución de enero a

noviembre de 2019

Saldo liberado a noviembre 2019

Prestar el servicio de admisión, curso y

entrega de correspondencia y

demás envíos postales que requiera la Superintendencia

Financiera.

SF.3-041-2018 $ 1.332.000.000 $ 348.000.000 $ 348.000.000 0

En el año 2019 se manejó la prestación de Servicios Postales Nacionales 4-72 para el envío de comunicaciones generadas por la entidad.

3. Consolidado Radicaciones 2019

Durante el 2019 se realizaron un total de 1.256.112 Radicaciones, 773.674 de entrada y 482.438 de salida.

Consolidado Radicaciones 2019

Medio de envío Entrada Salida Total %Electrónico 684.575 446.372 1.130.947 88%Físico 89.099 36.066 125.165 12%

TOTAL 773.674 482.438 1.256.112 100,00%

Por otra parte, se ha incentivado el uso de las TIC para el envío y recepción de documentos, logrando con esto que el 90% de las radicaciones se realicen por medios electrónicos.

Gráfico Participación Electrónica 2019

Entrada Salida

684.575

446.372

89.099

36.066

Electrónico Físico

3.1 Documentos radicados ante la SFC entradasEn el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2019, el Grupo de Correspondencia (actualmente Grupo de Servicio al Ciudadano) realizó un total de 773.674 radicaciones de Entrada, Salida, Física y Electrónica durante 2019 por mes, como se muestra en el siguiente cuadro:

Tabla Documentos radicados ante la SFC Entradas

2019 Electrónico Físico Totalene 50157 6850 57007feb 65290 7115 72405mar 54613 7800 62413abr 51192 7860 59052may 55181 7714 62895jun 41818 7200 49018jul 70233 7158 77391

ago 70176 7500 77676sep 60655 8596 69251oct 75691 7956 83647nov 62256 6850 69106dic 27313 6500 33813

Total 684,575.00 89,099.00 773,674

Tabla medios de envíos.

ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

50157

65290

5461351192

55181

41818

70233 70176

60655

75691

62256

27313

6850 7115 7800 7860 7714 7200 7158 7500 8596 7956 6850 6500

Radicaciones 2019

Electrónico Físico

Tabla Peticiones del proceso de consultas atendidas por el Grupo de Correspondencia (actualmente Grupo de Servicio al Ciudadano).

Trámite Cantidad % Días hábiles promedio de atención

Certificados - Tasas de Interés 64 82% 2Certificados - TRM 14 8% 1

Total 78 100,00% 2

Durante el 2019, el Grupo de Correspondencia (actualmente Grupo de Servicio al Ciudadano) recibió un total de 78 peticiones relacionadas con el proceso de Consultas; las cuales fueron atendidas de manera oportuna, en un promedio de 2 días hábiles luego de la radicación inicial.

Entrada de Quejas nuevas (Trámites 407, 410, 772 y 774)

Durante el periodo de enero a diciembre 2018 se recibieron 90.434 quejas nuevas y de enero a diciembre 2019 se recibieron 101.857 quejas nuevas siendo el incremento del 12.85%

Quejas o Reclamos Habeas Data Queja No Competencia Copia Informativa - Quejas -

10,000

20,000

30,000

40,000

50,000

60,000

70,000

80,000

90,000

100,000

75,866

4,464 8,309

1,795

86,586

4,195 9,666

1,410

Tramites de Quejas 2018 - 2019

2018 2019

2018: 90.4342019: 101.857

Incremento: 13%

4. Indicadores Durante el 2019, se cumplió la meta establecida en cada uno de los indicadores manejados por el Grupo de Correspondencia.

Oportunidad en la Entrega de Documentos Radicados: El promedio de cumplimiento durante el 2019, es del 99,45% de documentos puestos a disposición de las áreas de manera oportuna

Radicaciones Realizadas Correctamente: El promedio de radicaciones realizadas correctamente es del 98,65%.

Retos para el año 2020

Para el año 2020, el Proceso de Gestión Documental de la SFC tiene los siguientes retos:

Continuar con la implementación del Sistema Integrado de Conservación SIC, principalmente en lo relacionado con el Plan de Conservación Documental y sus Programas de Conservación Preventiva, por cuanto este plan es de competencia directa del Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica.

Convalidación, por parte del Archivo General de la Nación, de las TRD actualizadas.

Actualizar las TRD de acuerdo con el Decreto 2399 del 27 de diciembre de 2019.

Continuar con las sensibilizaciones en gestión documental orientadas a todos los funcionarios de la Entidad, a fin de consolidar una adecuada cultura en torno al manejo del documento de archivo, poniendo especial énfasis al documento electrónico de archivo.

Mantener los resultados de los indicadores de oportunidad y eficiencia.

Realizar la implementación del indicador de impacto, logrando los resultados esperados.

Aumentar el número de dependencias que transfieren documentos en papel al archivo central, con el fin de implementar la llamada “oficina sin papel”, en forma integral en la totalidad de la Entidad.

Implementar los Programas Específicos del PGD de Documentos Esenciales o Vitales y Documentos Especiales.

Restructurar y organizar el proceso de servicio al ciudadano

Rediseño en usabilidad y navegabilidad link servicio al ciudadano en la web de la SFC

Consolidar los informes e indicadores para el Grupo de Planeación (PAAC, PAA, PES, MIPG, FURAG)

Reorganizar y estructurar el proceso de atención de quejas contra entidades vigiladas, con el fin de lograr un servicio más oportuno.

Proponer y desarrollar en coordinación con la Dirección de Tecnología el uso de tecnologías de información y comunicación, con el fin de incrementar la calidad y productividad de los servicios que presta la SFC.