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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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REV: 03

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES (DEPARTAMENTO DE

ALMACENES)

86. Procedimiento para la entrada de bienes de consumo al almacén.

HOJA:

DE: 10

86.- PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA DE BIENES DE CONSUMO AL ALMACÉN.

CONTROL DE EMISIÓN

laboró : ':-- —7

Revisó : 77-, ,s---:---- Autorizó:

Nombre C.P. Jesús Vale ue ro Arévalo

,------ C.P. Jesul,Valentín Grfgnc2 valo

Lic. Verónica Elena Rojas Gutiérrel

Cargo-puesto Jefe(a) de'Departamento de Almacenes

Encamado -Subdirección de Recursos Materiales

Directora de.Administración

Firma

Fecha JUNIO 2016

SALI, IcRI ,


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r ''.91

,

REV: 03


ALMACENES)


HOJA:

DE:

2

10

1. PROPÓSITO

1.1 Efectuar la recepción de los bienes adquiridos, verificando que los mismos cumplan con lo establecido en las condiciones, características y especificaciones técnicas del pedido-contrato fincado a los proveedores, así como registrar cada uno de los bienes con la finalidad de mantener actualizadas las existencias bajo el control, custodia y resguardo de los almacenes.

2. ALCANCE

2.1 A Nivel Interno: este procedimiento es aplicable al Subdirector(a) de Recursos Materiales, a través del Jefe(a) del Departamento de Almacenes.

2.2 A Nivel Externo: este procedimiento es de aplicación al Subdirector(a) de Contabilidad y Finanzas, a través del Jefe(a) del Departamento de Control Presupuestal, áreas usuarias.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN, NORMAS Y LINEAMIENTOS

3.1 Es responsabilidad del Subdirector(a) de Recursos Materiales a través del Jefe(a) del Departamento de Almacenes:

a) Recibir y verificar que los bienes entregados en los almacenes por el proveedor cumplan con las condiciones, características y especificaciones técnicas del pedido-contrato, sellando y firmando de recepción el comprobante fiscal; o en su caso cuando por la naturaleza de los bienes se tenga que hacer la entrega en las áreas usuarias, se designa a un personal para verificar la entrega de dichos bienes.

b) Recibir y verificar que los comprobantes fiscales amparen los bienes entregados por el proveedor. c) Solicitar cuando la entrega de bienes sea extemporánea, que se plasme en el comprobante fiscal

la leyenda "se recibe por necesidades del Departamento" (cuando los bienes sean entregados en las áreas usuarias), y la leyenda "se recibe por necesidades de abasto" (cuando los bienes sean entregados en los almacenes).

d) Registrar todos los bienes recibidos, una vez que el Subdirector de Contabilidad y Finanzas a través del Jefe (a) de Control Presupuestal realice la vinculación de los archivos XML en SIGA-F, y que se cuente con toda la documentación comprobante fiscal (cuando así sea necesario incluir lotes y fechas de caducidad y/o cartas de caducidad) sellado de recepción de bienes, pedido-contrato, la solicitud de bienes de consumo), deberá verificar y validar la captura de la misma, así como que los registros individuales de los bienes hayan sido afectados adecuadamente.

e) Generar el formato denominado "Entradas almacenarías"; así como el formato denominado "Solicitud de pago de entradas almacenarías o de bienes muebles", utilizando para tal efecto como soporte documental el comprobante fiscal, pedido-contrato y la solicitud de bienes de consumo, para turnar al Subdirector de Contabilidad y Finanzas.

f) Verificar al momento de hacer el registro de las entradas almacenarías de los bienes entregados de forma extemporánea; que los días de retraso, estén debidamente determinado para la aplicación de la sanción correspondiente.

7-- CONTROL DE EMISIÓN

( laboró : r> ----7

Revisó : -., Autorizó:

Nombre , C.P. JVol-í....2 n Gu_auttli) At9.--

j G - C.P. Jesús Va4Epti-nro Arévalo

Lic. Verónica Elena Rojas Gutiérrez

Cargo-puesto Jefe(a) de Departamento de Almacenes

Encargado de la Subdirección de Recursos Materiales

Directora de Administración

Firma

Fecha JUNIO 2016

SAJA _


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c

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HOJA: 3

REV: 03 SUBDIRECCION DE RECURSOS

MATERIALES (DEPARTAMENTO DE ALMACENES)

86. Procedimiento para la entrada de bienes de consumo al almacén. DE: 10

g) Enviar a la Subdirección de Contabilidad y Finanzas a través del formato solicitud de pago de entradas almacenarías o de bienes muebles, las entradas almacenarías con estatus de devengadas las cuales únicamente el SIGA-F enlista para que se realice el trámite de pago de facturas; en los casos de las entradas almacenarías que no sea posible realizar el devengo, estás serán remitidas mediante oficio para que se efectúe el trámite del pago de las facturas.

3.2 Es responsabilidad de las áreas usuarias:

a) Verificar que los bienes recibidos cumplan con las condiciones, características y especificaciones técnicas del pedido-contrato, cuando por su naturaleza de dichos bienes tengan que ser entregados en las áreas usuarias, plasmando firma autógrafa y fecha de recepción en el comprobante fiscal, en presencia del personal designado por el Subdirector (a) de Recursos Materiales a través del Jefe (a) del Departamento de Almacenes, quien cerciora la entrega de los mismos.

b) Enviar al Subdirector(a) de Recursos Materiales el comprobante fiscal, pedido-contrato, la solicitud de bienes de consumo y requerimiento de bienes para el registro de entrada almacenaría en SIGA-F.

3.3E1 Subdirector(a) de Contabilidad y Finanzas a través del Departamento de Control Presupuestal:

a) Vincular los archivos XML en SIGAF. b) Recibir del Subdirector(a) de Recursos Materiales la solicitud de pago de entradas almacenarías o

de bienes muebles, con las entradas almacenarías que en este formato se enlistan, así como los comprobantes fiscales y pedido-contrato.

CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró : Revisó : ,__Th Autorizó:

Nombre C.P. Jes Valentía Guerrero ....,--- révalo

—S-

C. Jesús V Alía Guerrerorév ,.-)

e.,_.. e-

Lic. Verónica Elena Rojas utiérrez

_

Cargo-puesto Jefe(a99...-Departamento de -- Almacenes

Encargado de la oubdirección de Recursos Materiales

Directora de Administración

Firma

Fecha JUNIO 2016

SALUD


g t,w

REV: 03 SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS



HOJA:

DE:

4

10

4.DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Responsable No. Act. Descripción de actividades Documento o

anexo El Subdirector (a) a través del

1 Recibe los bienes entregados por el proveedor.

Jefe (a) del 2 Verifica que los bienes entregados en - Pedido- Departamento de Almacenes

almacenes o en las áreas usuarias (de acuerdo a las políticas del inciso 3.2, inciso a) cumplan con las condiciones, características y especificaciones técnicas del pedido-contrato.

contrato

3 Verifica que el comprobante fiscal corresponda a la descripción de los bienes entregados y que tenga la leyenda mencionada en las políticas del numeral 3.1, inciso c, cuando las entregas de los bienes sean de forma extemporánea.

- Comprobante Fiscal

4 Sella y firma de recepción el comprobante fiscal. - Comprobante Fiscal

5 Registra en SIGA-F los bienes recibidos.

6 Genera las entradas almacenaría del SIGA-F y la solicitud de pago de entradas almacenarías o de bienes muebles.

- Entradas almacenarías

- Solicitud de pago de entradas almacenarías o de bienes muebles

7 Verifica que las sanciones correspondan a los días de retraso en las entradas almacenarías

/ CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró : \ Revi • ,:>

c•-• Autorizó:

Nombre l.,P. Je Valentín Guerrero Arévalo „,......----

—,

C.P. esüsyalArt~ Ar lo G/

Lic. Verónica Elena Rojas ' utiérrez L,,,,,,..-•rj•'


Encargado de r ubdirección de Recursos Materiales Direc e dministración

Firma

Fecha JUNIO 2016

SALUD


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HOJA: 5

DE: 10

Responsable No. Act.

Descripción de actividades Documento o anexo

8 Devenga las entradas almacenarías y determina las entradas almacenarías no devengadas


9 Elabora oficio para enviar entradas almacenarías

- Oficio - Entradas

almacenarías

10 Turna al Subdirector (a) de Contabilidad y Finanzas entradas almacenarías devengadas, solicitud de pago de entradas almacenarías o de bienes muebles, y/o oficio y entradas almacenarías no devengadas.


- Solicitud de pago de entradas almacenarías o de bienes muebles

- Oficio Subdirector (a) 11 Recibe del Subdirector(a) de Recursos - Entradas de Contabilidad Materiales solicitudes de pago de entradas almacenarías

y Finanzas a almacenarías o bienes muebles, entradas - Solicitud de través del almacenarías devengadas y/o oficio con las pago de

Departamento de Control

Presupuestal

entradas almacenarías no devengadas. entradas almacenarías o de bienes muebles

- Oficio

TERMINA PROCEDIMIENTO

, . CONTROL DE EMISIÓN

aboró : Revisó,. Autorizó:

Nombre C.P. Jes ,,.Yalentin ue o --,,,c. Arévalo -

-.----- - C.P. Jesús Vale tín,_.9_1,s..1,a~réva

\-...

Lic. Verónica Elena Rojas utiérre


Encargado de la Subdirección de Recursos Materiales ' Directora #é Administración

Firma

Fecha JUNIO 2016

SALUD l


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6

REV: 03


ALMACENES)


HOJA:

DE: 10

5. DIAGRAMA DE FLUJO Subdirección de Recursos Materiales a través del Departamento de Almacenes

Subdirección de Contabilidad y Finanzas a través del Departamento de Control Presupuestal

C INICIA

•Jr 1

Recibe los bienes entregados por el

proveedor

2

Verifica los bienes entregados en

almacenes que cumpla con las especificaciones

tecnicas Pedido-contrato

--- -------- ..."'

3

Verifica que el comprobante fiscal corresponda a la

descripción de bienes

fiscal ■-...,_____.------

4

Sella y firma de recepción el

comprobante fiscal

, !

4 Comprobante fiscal

.---- ..-/---- -- 5

Registra en SIGA-F los bienes recibidos

gil

/

. CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró : Revisó : -..." Autorizó:

Nombre C.P. Jesnalentin Guerrero revelo C.P. Jesú er o Arévalo .,_

Lic. Verónica Elena Rojas utiérrez


Encargado de la Subdirección de Recursos Materiales

.100' -1 Directo , • dministración

Firma

Fecha JUNIO 2016


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o, ,,, p

REV: 03


ALMACENES)


HOJA: 7

DE: 10

Subdirección de Recursos Materiales a través del Departamento de Almacenes

Subdirección de Contabilidad y Finanzas a través del Departamento de Control Presupuestal

1

• 6

Genera las entradas almacenarías del SIGA-

F y solicitud de pago Recibe solicitudes de

pago de entradas almacenarias

devengadas y no devengadas (Entradas

almace,i s \ -S-blindad de pago

-,.... ,..---- ---"

7

[Entradas almacenar" , ---..

Solicitud de pago

t Oficio

-----

y

Verifica las sanciones correspondan a los días

de atraso en las entradas almacenarías

(TERMINA )

8

Devenga las entradas almacenarías y determina las no

devengadas

{Invadas almacer2,>________

g

Elabora oficio para enviar entradas almacenarias

aimacer259.1

\ -E71tradas

Oficio

10 s--------. Turna entradas almacenarías devengadas,

solicitudes de pago y oficio

-Entradas elmacenajlas -----

ntradas almacers „,

CONTROL DE EMISIÓN

Elaboró : _------7.' —) - Revisó : .,....,

c---- Autorizó:

Nombre C.P. J Valentin Guerrero

•.__Arévalo '

C.P. Jesiís~ntfrilii o N ,..,-, Lic. Verónica Elena Rojas

_Gutiérr ■ 0"

...


Encargado de fa Subdirección de Recursos Materiales

Dir- • ,. • y, Administración

Firma

Fecha JUNIO 2016

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HOJA:8

DE: 10

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documento Código 6.1. Ley de los Institutos Nacionales de Salud. N/P 6.2. Ley General de Bienes Nacionales. N/P 6.3. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria N/P 6.4. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria

N/P

6.5. Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales.

N/P

6.6. Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal 2016 N/P 6.7. Guía técnica para la elaboración de Manuales de Procedimiento de la Secretaria de Salud.

N/P

6. REGISTROS

REGISTRO TIEMPO DE CONSERVACIÓN

RESPONSABLE DE CONSERVARLO

CÓDIGO DE REGISTRO O

IDENTIFICACIÓN ÚNICA

7.1 Comprobantes

Fiscal 5 Años Subdirección de

Contabilidad y Finanzas No. de Comprobante

Fiscal

7.2 Pedido- contrato 5 Años Subdirección de

Recursos Materiales No. Consecutivo

7.3 Entradas almacenarías 5 Años Subdirección de

Contabilidad y Finanzas.

No. Consecutivo

7.4 Solicitud de pago de entradas almacenarías o

de bienes muebles

5 Años

Subdirección de Recursos Materiales (Departamento de

Almacenes)

No. Consecutivo

7.5 Oficio 5 Años Subdirección de Contabilidad y Finanzas. Fecha

--,, CONTRÓL DE EMISIÓ ,...-

E boyó : ----2 -7

R isó : Autorizó:

Nombre \ C.P. J " lin. Guer \...,, • Arévalo

—7 - -, C. - Jes " ..... - .- -uerrero alo Lic. Verónica Elena yas----

Gutiérrez

Cargo-puesto Jefe(a) epartamento de Almacenes

Encargado • - a Subdirección de cursos Materiales Directora' dministración

Firma

Fecha JUNIO 2016


P

,

trr s, 9

REV: 03

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS — MATERIALES (DEPARTAMENTO DE

ALMACENES)


HOJA:

DE: 10

7. GLOSARIO

8.1 Almacén: La unidad administrativa o unidad responsable en los centros de trabajo que bajo normativa establecida, recibe, resguarda, controla y entrega con calidad, los bienes que son adquiridos para facilitar el cumplimiento de las funciones encomendadas a los diferentes centros de trabajo.

8.2 Área usuaria: Las áreas que de acuerdo con sus necesidades requieren la adquisición, contratación de bienes, arrendamientos y/o prestación de servicios en las dependencias y entidades, para el cumplimiento de sus funciones.

8.3 Comprobante Fiscal: Es el documento que ampara las erogaciones y que cumpla con los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de la Federación.

8.4 Entradas Almacenarías: Es el registro de entrada de bienes al almacén; el documento utilizado para llevar el control de las entradas de los bienes inventariables al resguardo del almacén.

8.5 Oficio: Documento que sirve para comunicar disposiciones, informes o gestiones que son utilizados en oficinas públicas.

8.6 Pedido-Contrato: El contrato que establece una cantidad mínima y máxima de bienes por adquirir o arrendar; o bien, donde se establece el presupuesto mínimo y máximo que podrá ejercerse en la adquisición, el arrendamiento o la prestación de servicio, en virtud de que se trata de requerimiento de un mismo bien o servicio de manera reiterada.

8.7 SIGA-F: Sistema integral de gestión y administración financiera. 8.8 Solicitud de pago de entradas almacenarías o de bienes muebles: Documento mediante el cual

se gestionan las entradas almacenarías devengadas para su pago.

9 CAMBIOS DE VERSIÓN EN EL PROCEDIMIENTO

NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE LA ACTUALIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

03 Junio 2016 Actualización de Procedimiento

7 CONTROCDE EMISI i

\ E boró : ..--- R isó : --... Autorizó:

Nombre C.P. J 1171-99,errero -,..›<,_ Ary19...---

-:-7 C.P. Jesús aten rresióÁré o \-

Lic. Verónica Elena Rojas Gutiérrez ..,----

.■,- Car go-puesto Jefe(a) dé Departamento de

Almacenes Encargado d ubdirección de

Recursos Materiales Directora dministración

/Firma

Fecha JUNIO 2016

Referencia:

Comect. FEC111 ne954.:

rase Carocraloor .r,ao No. Gai Ucear .1

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ENTRADA

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SALUD 1


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fi HOJA: 10



86. Procedimiento para la entrada de bienes de consumo al almacén. DE: 10

10 ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO

10.1 Entradas almacenarías

OBSERVACIOWS

ELAECRO REVISO Va 13a C 9: SUSTOTAL: , , IMPUESTO:

REOONCEO: TOTAL ENCARGADO DE &MACEN „TEPE DE DEPARDEIENTO

DE Al.~ENES

CONTROL DE EMISIÓN)

laboró : ''---: Revisó : --, _

Autorizó:

Nombre ' C.P ale in rrero

..._ . Arév

._--7__, C.P. Jesús

..---- ntí_R;focei Arév :- Lic. Verónica Elena Rojas

Gutiérrez


Encargado de la SCI6dirección de Recursos Materiales Directora de Administración

Firma

Fecha JUNIO 2016

subdirecciÓn de recursos materiales (departamento...

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