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Impacto de las acciones de la capacitacionTRANSCRIPT
Lic. Javier Lozano Alarcón Secretario del Ramo Dr. Álvaro Castro Estrada Subsecretario del Trabajo, Seguridad y Previsión Social Lic. Patricia Espinosa Torres Subsecretaria de Inclusión Laboral Dr. Jaime Domingo López Buitrón Subsecretario de Empleo y Política Laboral Lic. Lorenzo Martínez Garza Oficial Mayor Lic. Luz Argelia Paniagua Figueroa Directora General de Capacitación Lic. Beatriz Pulido Campos Directora de Capacitación Técnica Lic. María Guadalupe García Mercado Lic. Betzi Narahí Morales Martínez Investigación, escritura y diseño pedagógico Lic. Beatriz Pulido Campos Ing. Rafael Escalante Martínez Revisión técnica Lic. Diana Oliva López Diseño de portada Guía de capacitación “Elaboración de programas de capacitación” 2008. ISBN en trámite “Este programa está financiado con recursos públicos aprobados por la Cámara y queda prohibido su uso para fines partidistas, electorales o de promoción personal de los funcionarios” Queda rigurosamente prohibida, sin autorización escrita de los titulares de “Copyright” bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproducción parcial o total de esta obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografía y el tratamiento informático.
SECRETARÍA DEL TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL Dirección General de Capacitación Paseo de la Reforma No. 93, Col. Tabacalera. C.P. 06030 México, D.F. Dirección General de Capacitación Tel. (55) 20 00 51 00 www.stps.gob.mx Impreso en México D.F.
SUBSECRETARÍA
DE INCLUSIÓN LABORAL
Dirección General de Capacitación
Impacto de las acciones
de capacitación
Guía de capacitación
Índice
Presentación 5 Objetivo 7 1. Sistema integral de Capacitación 9 2. Procedimiento para evaluar el impacto de las de acciones 15 Consideraciones finales 47 Anexos 49 Bibliografía 57
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Guía de
Capacitación
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Guía de
Capacitación
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Presentación
Administrar una función involucra una serie de actividades que dan como resultado el logro de objetivos analizados y establecidos con minuciosidad; equivale a marcar pautas para alcanzar las metas programadas con el apoyo de los recursos ejercidos en el tiempo y cantidad acordados.
Administrar la función de capacitación significa cubrir actividades en forma sistemática; con el propósito fundamental de dotar al elemento humano de los conocimientos y habilidades para ejecutar con calidad su trabajo presente o futuro, además de orientar sus actividades al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa.
Esto involucra evaluar y dar seguimiento a todas las acciones de capacitación para demostrar, en términos económicos, el beneficio de estas acciones en los procesos de calidad – productividad.
En cuanto a la calidad, ésta implica entre otras cosas, cumplir con las expectativas del cliente, y para toda empresa el primer cliente es el mismo trabajador, por ello se deben cubrir las necesidades y entre ellas está el capacitar al personal, es decir, proporcionarle herramientas que le permitan desempeñar con calidad su trabajo.
Por su parte, la productividad se define como el aprovechamiento inteligente de los recursos disponibles para producir un bien o un servicio determinado, a través de un proceso ordenado y sistemático de trabajo, lo que conlleva a participar activamente en la innovación y los avances tecnológicos, todo ello con la finalidad de cumplir con los resultados específicos deseables.
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Capacitación
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Conscientemente de la complejidad de esta labor, la Dirección General de Capacitación y Productividad pone a disposición de las organizaciones la presente guía técnica que tiene como propósito determinar la inversión que para fines de capacitación realizan los centros de trabajo.
Es así que el documento busca ser un instrumento de apoyo para el capacitador, porque describe en forma general los pasos que deberá seguir en cada de las etapas del proceso para demostrar el beneficio económico de la capacitación.
La guía se integra de dos capítulos: en el primero se describen las características e importancia de los subsistemas del sistema integral y en el segundo se especifica el procedimiento para evaluar el impacto de las acciones de capacitación, del que se obtendrán los resultados económicos.
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Capacitación
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Objetivo
Dar a conocer un procedimiento para determinar los costos de capacitación efectuados por la organización
en esta materia.
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Capacitación
1. SISTEMA INTEGRAL DE CAPACITACION En la actualidad son cada vez más las empresas que le dan importancia y valor justo a la capacitación y reconocen los beneficios que brinda al perfeccionar el desempeño de sus trabajadores e impulsar la productividad de la organización.
Al mismo tiempo, como parte de sus programas de mejoramiento en general, las empresas sistematizan la mayor parte de sus procedimientos con el objeto de precisar los resultados y determinar con exactitud los problemas y errores que puedan suscitarse.
Una de las grandes preocupaciones que tienen las empresas es medir la efectividad de la capacitación bajo parámetros del costo de inversión que ésta representa contra los beneficios que le reditúa y precisar con ello su rentabilidad.
Bajo esta perspectiva, el enfoque de sistemas brinda una de las mejores opciones para controlar, evaluar y garantizar procesos de capacitación con calidad.
Características
� Sistémico. Es constante y lleva una secuencia lógica.
� Integral. Se forma por la conjunción de partes interrelacionadas e interdependientes denominadas subsistemas.
� Pragmático. Es de aplicación práctica para cualquier unidad productiva.
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Capacitación
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Capacitación
Los subsistemas del sistema integral son:
Subsistemas
E. Evaluación y seguimiento
A Análisis situacional
D. Ejecución de las
acciones
B. Diagnóstico de necesidades
C Programación de la
capacitación
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���� Análisis situacional
Con este subsistema se inicia el proceso para administrar la capacitación, es de importancia fundamental ya que sustenta a los demás subsistemas en virtud de constituirse como plataforma sobre la que deberá apoyarse el plan y programas con la finalidad de alcanzar los objetivos estratégicos establecidos por la organización.
���� Diagnóstico de necesidades
Con base en la información recopilada en el subsistema anterior, se debe llevar a cabo el diagnóstico de necesidades de capacitación a fin de especificar las áreas de la organización que presentan deficiencias de desempeño y orientarlo a la obtención de requerimientos para elaborar los planes y programas de capacitación.
���� Programación de la Capacitación.
En este subsistema es de vital importancia la toma de decisiones, a fin de seleccionar, de toda la información recabada en el diagnóstico, solamente aquélla que atañe a capacitación y de ésta manera realizar la programación de los eventos tendientes a subsanar las deficiencias identificadas
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���� Ejecución de las acciones
En ella se lleva a cabo la ejecución del plan y los programas de capacitación e implica la coordinación de eventos y tiempos del personal, así como el diseño de instrumentos, tomando en cuenta con la precisión en que se efectúan dichas acciones dependerá en gran medida de lo que se haya llevado a cabo en etapas anteriores.
���� Evaluación y seguimiento
En esta parte del sistema, las acciones se dirigen a valorar los resultados en cuatro niveles:
� Evaluación de conducción – reacción. � Evaluación de aprendizaje. � Evaluación de habilidades. � Evaluación de costo – beneficio.
La evaluación de este último implica estimar los costos de planeación, ejecución y evaluación del sistema integral de capacitación y compararlos contra el valor de los beneficios que la capacitación aporta al centro de trabajo.
Por la particularidad que tiene el sistema de retroalimentarse a sí mismo, se evidencían los éxitos obtenidos, o bien, las modificaciones que deberán hacerse a los programas de capacitación para incidir con mayor fuerza sobre los objetivos estratégicos planteados y así impulsar la competitividad
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empresarial requerida, que a nivel del elemento humano convierte al trabajador en una persona más productiva y a nivel organizacional hace de cada empresa unidades de negocio competitivas.
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Ejercicio de autoevaluación
INSTRUCCIONES: De los siguientes enunciados, subraye la
opción correcta. 1. Las características principales del sistema integral de
capacitación son:
a) Sistemático, integral, independiente. b) Integral, pragmático, correctivo. c) Pragmático, sistémico, independiente. d) Integral, pragmático, sistémico.
2. Los elementos que conforman el sistema integral de
capacitación son:
a) Análisis situacional, diagnostico de necesidades, programación, ejecución, evaluación.
b) Ejecución, evaluación y seguimiento, programación, diagnóstico de necesidades, organización.
c) Programación, ejecución, análisis situacional, diagnóstico de necesidades, dirección.
3. La evaluación y seguimiento valora cuatro niveles:
a) Conducción – reacción, aprendizaje y habilidades. b) Habilidades, aprendizaje, situacional, proactiva. c) Aprendizaje, habilidades, conducción – reacción,
proactiva. d) Costo – beneficio, aprendizaje, habilidades,
conducción - reacción.
* Compare sus respuestas con las del anexo 3.
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2. PROCEDIMIENTO PARA EVALUAR EL IMPACTO DE LAS ACCIONES
Uno de los aspectos más importantes que deben tomarse en cuenta para evaluar el impacto de las acciones de capacitación, es el llevar una secuencia lógica en las actividades que se desarrollan.
Para facilitar la comprensión de todo el proceso, a continuación se presenta el flujograma que muestra las actividades a realizar y las áreas involucradas en ello.
ÁREA DE CAPACITACIÓN
ÁREA CLIENTE
ÁREA DE REC. HUM. O REL. IND.
DIRECCIÓN GENERAL
Análisis Situacional
Diagnóstico de necesidades
Programación de la
capacitación
Presentación del Plan maestro de capacitación
Revisión del Plan maestro de capacitación
no
Ejecución Envío Plan Maestro si Estudio del costo de
la capacitación
Evaluación y seguimiento cualitativo y cuantitativo
no
Información analizada si
Presentación de resultados
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Aplicación del procedimiento
El análisis situacional es la primera etapa del sistema integral de capacitación, implica la investigación de las condiciones actuales de la organización y el estado de su productividad, a través de este estudio se identifica los problemas carencias o limitaciones que obstaculizan su adecuado funcionamiento, así como las causas que lo originan.
Los aspectos a analizar son: fuerzas y debilidades, competencia, entorno nacional e internacional, recursos financieros, materiales, tecnológicos y humanos, etc.
Estos elementos serán retomados por el responsable de capacitación para orientar su tarea, sin perder de vista los recursos de que dispone la organización, fortalecer aquéllo que se haya señalado, conocer los aspectos de otras empresas y mejorar los propios, así como considerar la filosofía y los objetivos estratégicos que definen lo que la empresa desea ser y hacia donde desea guiar sus esfuerzos.
El objetivo de esta etapa radica en que se establecen las bases a partir de las cuales se habrá de desarrollar el proceso capacitador.
Análisis situacional
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Una vez realizado el análisis situacional, se procede a llevar a cabo el diagnóstico de necesidades de capacitación con el objetivo y participación de las áreas del centro de trabajo. Ver formato 1.
Durante el diagnóstico de necesidades se tratará de identificar al personal que.
� Requiera capacitación para cumplir satisfactoriamente con las funciones y actividades del puesto que desempeña.
� Necesite reforzar su sentido de pertenencia a la empresa o áreas de adscripción, con objeto de mejorar el ambiente laboral.
� Requiera actualización para el mejor desempeño de su trabajo.
� Tenga potencial para ocupar un puesto que esté vacante o de nueva creación.
� Demuestre actitudes y aptitudes adecuadas para integrar una plantilla de instructores.
El análisis de esta información permitirá determinar:
Diagnóstico de necesidades de capacitación.
Si las necesidades detectadas son factibles de resolver a través de la capacitación
Si el área a la que se va a apoyar es prioritaria, tomando en cuenta su precio del incumplimiento.
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Impacto en las acciones de capacitación
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Capacitación
Cabe aclarar que el precio del incumplimiento es lo que cuesta hacer las cosas mal, y que impacta negativamente a la organización en sus costos de operación, debido a que se traslada al valor del producto o servicio que se vende u ofrece, por ello, es importante obtener la cantidad erogada por este concepto lo más exacto posible.
Para obtener el precio del incumplimiento por falta de capacitación, basta con darle significado económico a lo que se pierde por realizar erróneamente las cosas, para ello pueden utilizarse los parámetros identificados en el diagrama de bloques (análisis de procesos), al que se hace referencia en la guía técnica del sistema integral de capacitación.
Dicha herramienta permite:
� Identificar las actividades que caracterizan un trabajo y permiten obtener un resultado y retroalimentarlo.
� Determinar los momentos o fases que existen problemas o deficiencias y por consecuencia generan un costo por incumplimiento.
Un ejemplo de lo anterior es el siguiente:
En el área de producción de la empresa Pinturas S.A., se tiene fijada como meta la elaboración de 100 galones de pintura por semana. Resultado del análisis del diagrama de bloques, se identifica que existe un problema o área de oportunidad; se producen sólo 80 galones debido a que los
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trabajadores que laboran en el área desconocen los mecanismos de operación de la maquinaria que les permitan producir con mayor rapidez.
La situación descrita refleja la posibilidad de solucionar el problema a través de capacitación.
En este caso, el precio del incumplimiento por falta de capacitación se obtiene de la diferencia de lo que se debe cumplir (100 galones) menos lo que realmente se cumple (80) galones, el resultado es entonces 20 galones. Para obtener el dato en términos económicos se determinan los costos de los 20 galones faltantes: costo de producción, costo bruto, costo neto, costo comercial. Esto dependerá del factor que a la empresa le impacte más.
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Capacitación
a a
m
m
d
d
Nombre del coordinador
Eventos y contenidos para resolver
la deficiencia de la persona, área o
grupo ocupacional
C
B
Prioridad
A
Prioridad
Fecha:
Datos del evaluador
Nombre:
Área:
Puesto:
Precio del
incumplim
iento
(falta de
capacitación)
NO
Se soluciona con
capacitación
SI
Form
ato 1
Diagnóstico de necesidades de capacitación
Nombre de la persona, área o grupo
Descripción de
actividades del
puesto. Únicam
ente
anotar en las que
requiere m
ejoría
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Capacitación
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Guía de
Capacitación
Al tener los datos de la detección de necesidades, los responsables de capacitación conjuntamente con cada una de las áreas cliente realizarán una programación de actividades en la cual se revisen los resultados de la detección para realizar los planes de trabajo correspondientes. En el plan de trabajo se describirá la necesidad o problema que se pretende subsanar, el precio del incumplimiento por falta de capacitación, el objetivo, la meta; es decir, cuánto y cuándo se espera reducir el precio del incumplimiento y la programación de actividades a realizar para solucionar el problema. Ver formato 2. La conjunción de todos los planes de trabajo de las áreas cliente permitirán integrar el PLAN MAESTRO DE CAPACITACIÓN que enviará el responsable de la función al área de recursos humanos relaciones industriales para su conocimiento y presentación a la Dirección General de la empresa, quien autorizará su ejecución o lo turnará a los responsables de capacitación para sus debidas modificaciones. A partir de esta actividad, el titular de capacitación será responsable de la operación del plan maestro al cual deberá apegarse.
Programación de la capacitación
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% Avance
de
Junio
Mayo
Hoja: Fecha:
Abril
Marzo
Febrero
Enero
Área o departamento:
Programa:
Objetivo:
Meta:
Programación
Responsable (s)
Necesidad o problem
a
Actividades
Formato 2
Plan de trabajo
Em
presa:
Duración del program
a
No.
No.
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Capacitación
% Avance
de
Diciem
bre
Noviembre
Hoja:
Fecha:
Octubre
Septiembre
Agosto
Julio
Área o departamento:
Programa:
Programación
Responsable (s)
Actividades
Empresa:
Duración del program
a
No.
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Guía de
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Al ser la puesta en marcha del plan y programas, el interés principal se centra en mantener un control administrativo estricto de todo lo que la organización destina para el desarrollo de los eventos. a) Reporte mensual de capacitación
1 Personal directivo y administrativo
El responsable de capacitación debe llenar el reporte mensual a personal directivo y administrativo (ver formato 3), en dónde se registrará la información concentrada de todos los eventos. En él se ha de especificar: � El tipo de curso que se trate ya sea técnico,
administrativo, humanístico, idiomas o de higiene y seguridad.
� El personal interno y externo capacitado,
personal capacitado total, horas hombre de capacitación interna y externa así como las horas – hombre totales.
Al respecto es importante mencionar que las horas/hombre se obtienen al multiplicar la duración (horas) de cada curso, por el número de personas que asistieron a él. Horas/hombre = duración del curso x no. de participantes.
Ejecución de las acciones
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Del mismo modo se deben reportar los eventos internos, externos y totales, así como los costos de capacitación interna y externa. Los costos totales de capacitación se obtienen tomando como referencia: Para eventos internos: - Sueldo del instructor (S.I.); éste se obtiene
al realizar las siguientes operaciones: S.I. = Sueldo mensual nominal X Duración del $____
No. de hrs. laborales curso - Renta de equipo o material didáctico. $ - Reproducción de manuales. $ - Elaboración de material didáctico. $ - Papelería utilizada en el curso. $ - Servicio de cafetería y/o refrigerios. $ - Sueldo promedio de los participantes. $ Para los costos de capacitación externa: - Inscripciones y colegiaturas. $
$ - Transporte, hospedaje y alimentación de participantes a cursos externos.
- Honorarios del instructor. $ $ - Transporte, hospedaje y alimentación
del instructor.
- Renta de instalaciones. $
$ - Renta de equipo y/o material de apoyo didáctico.
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Capacitación
- Reproducción de manuales. $ - Elaboración de material didáctico. $ - Papelería utilizada en el curso. $ - Servicio de cafetería y/o refrigerios. $ - Sueldo promedio de los participantes. $
Nota: La información relativa a costos internos y externos debe reservarse, ya que se utilizara en los formatos 4, 5 y 6. Anotar el tipo de curso que se impartió y especificar en la columna correspondiente: T = Curso técnico. A = Curso administrativo. H = Curso humanístico. S = Curso de seguridad.
Es importante destacar que al término de cada programa y con un plazo no mayor a 90 días, cada una de las áreas cliente debe aplicar una evaluación, con el objeto de que el responsable de la función determine si el precio del incumplimiento posterior ha sido inferior al precio del incumplimiento sin capacitación.
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Administrativo
Directivo
CONCEPTO
III.
Cursos
human.
e
idiomas
Personal capacitado interno
Personal capacitado externo
Personal capacitado total
H/H capacitación interna
H/H capacitación externa
H/H capacitación total
a) Eventos internos
b)
Eventos externos
Total de eventos
Costos capac. Interna
Cosos capac. Externa
Total de costos de
capacitación
Administrativo
Directivo
Form
ato 3
Reporte mensual de capacitación
Personal directivo y administrativo
Período:
CONCEPTO
I. Cursos Técnicos
Personal capacitado interno
Personal capacitado externo
Personal capacitado total
H/H capacitación interna
H/H capacitación externa
H/H capacitación total
a) Eventos internos
b)
Eventos externos
Total de eventos
Costos capac. Interna
Costos capac. Externa
Total
de
costos
de
capacitación
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Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
39
Administrativo
Directivo
CONCEPTO
IV. Cursos
de
higiene
y
seguridad
Personal capacitado interno
Personal capacitado externo
Personal capacitado total
H/H capacitación interna
H/H capacitación externa
H/H capacitación total
a) Eventos internos
b)
Eventos externos
Total de eventos
Costos capac. Interna
Cosos capac. Externa
Total de costos de
capacitación
Administrativo
Directivo
CONCEPTO
II. Cursos administrativos
Personal capacitado interno
Personal capacitado externo
Personal capacitado total
H/H capacitación interna
H/H capacitación externa
H/H capacitación total
a) Eventos internos
b)
Eventos externos
Total de eventos
Costos capac. Interna
Costos capac. Externa
Total
de
costos
de
capacitación
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Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
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2 Personal operativo
De igual forma, en el caso de que así se trate, se debe requisitar mensualmente el reporte de capacitación a personal operativo (ver formato 4) con las especificaciones ya mencionadas en el formato anterior, agregando las cantidades de los cursos relativos a alfabetización, primaria y secundaria. Durante la ejecución de todos los cursos internos y también en los externos, deberá aplicarse una evaluación de conducción – reacción por participante que evalúe el curso, al instructor y la coordinación del evento. Esto lo utilizará el responsable de capacitación para obtener los resultados del proceso instruccional y de la organización general de los eventos. Al concluir los eventos se sugiere aplicar una evaluación de aprendizaje que muestre el grado en que se cumplieron los objetivos instruccionales ya sean psicomotrices, cognoscitivos o actitudinales. Esta evaluación estará a cargo del instructor y proporcionará los resultados al responsable de capacitación. Después de un mínimo de 30 días posteriores al término de cada evento y con el propósito de verificar si los capacitandos han aplicado los conocimientos y/o habilidades adquiridas por ellos, corresponde practicar a los responsables de área
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Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
PERSONAL
OPERATIVO
A P S*
* A = Alfabetización
P = Primaria
S = Secundaria
Período:
CONCEPTO
III. Educación básica
Personal capacitado interno
Personal capacitado externo
Personal capacitado total
H/H capacitación interna
H/H capacitación externa
H/H capacitación total
a) Eventos internos
b)
Eventos externos
Total de eventos
Costos capac. interna
Costos capac. externa
Total de costos de capacitación
PERSONAL
OPERATIVO
Form
ato 4
Reporte mensual de capacitación
Personal operativo
CONCEPTO
I. Cursos técnicos
Personal capacitado interno
Personal capacitado externo
Personal capacitado total
H/H capacitación interna
H/H capacitación externa
H/H capacitación total
a) Eventos internos
b)
Eventos externos
Total de eventos
Costos capac. interna
Costos capac. externa
Total de costos de capacitación
Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
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PERSONAL
OPERATIVO
CONCEPTO
IV. Cursos de higiene y
seguridad
Personal capacitado interno
Personal capacitado externo
Personal capacitado total
H/H capacitación interna
H/H capacitación externa
H/H capacitación total
a) Eventos internos
b)
Eventos externos
Total de eventos
Costos capac. interna
Costos capac. externa
Total de costos de capacitación
PERSONAL
OPERATIVO
CONCEPTO
II. Cursos humanísticos
Personal capacitado interno
Personal capacitado externo
Personal capacitado total
H/H capacitación interna
H/H capacitación externa
H/H capacitación total
a) Eventos internos
b)
Eventos externos
Total de eventos
Costos capac. interna
Costos capac. externa
Total de costos de capacitación
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Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
la evaluación de desempeño. Esta se realizará tomando los mismos parámetros que se utilizaron en el diagnóstico de necesidades. Es indispensable que también se obtenga el precio del incumplimiento posterior a la capacitación, para saber así en qué medida se disminuyó y si se cumplió con la meta establecida en el plan de trabajo.
b) Reporte global mensual
El responsable de capacitación requisitará el formato reporte global mensual de cursos (ver formato 5) al término de los eventos, en el que deberá asentar:
� El área o departamento a que pertenece.
� La fecha en que se realiza el reporte mensual.
� El mes que se reporta. De la misma forma se deberá anotar � El nombre del curso o evento. � Especificar el personal a quien va dirigido, eligiendo la
columna correspondiente a:
D = Directivo. A = Administrativo. O = Operativo.
Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
45
hrs.
Operativo:
Técnico
Seguridad
Duración:
Núm
ero de participantes:
Administrativo:
Núm
ero de registro del instructor externo
independiente o institución capacitadora ante
la Dirección
General de Capacitación
y Productividad
Tipo de curso:
Administrativo
Hum
anístico
$ $
Interno
Externo
Interno
Externo
Directivo:
Formato 5
Reporte global mensual
Período:
Objetivo(s) del curso:
Contenido temático del curso:
Dirigido a personal:
Tipo de instructor:
Costo del curso:
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Impacto en las acciones de capacitación
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Capacitación
� Describir el tipo de instructor interno o externo. En el
caso de pertenecer a éste último debe contar con su registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social al igual si es institución capacitadora.
� Anotar los costos ocasionados durante el curso, para
ello se deberá tomar en cuenta los datos del formato 3.
Representa la última fase del proceso de capacitación; permite medir el grado de cumplimiento de los objetivos planteados inicialmente.
Se dirige a:
� Determinar si la selección y organización de los eventos es la más conveniente.
� Identificar los conocimientos y habilidades adquiridas por los participantes.
� Definir el desempeño de los instructores.
� Calcular las horas – hombre de capacitación invertidas.
Evaluación y seguimiento
Impacto en las acciones de capacitación
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El procedimiento aquí puntualiza la forma de calcular, controlar y representar los costos económicos que la capacitación significa para toda unidad productiva. Para ello, es indispensable requisitar los siguientes instrumentos: a) Memoria de cálculo
Para su llenado debe tomarse en cuenta toda la información generada des el inicio de la ejecución del programa correspondiente, (formato 6). Esta se realizará por cada área o departamento en el que se reporte:
Fecha en que inicia la memoria de cálculo y la fecha de su conclusión. Número de participantes que asistieron a eventos del área de referencia. Nombre del programa, el cual debe coincidir con el anotado en el plan de trabajo. Necesidad o problema del área a que se refiera la memoria, que de la misma manera deberá concordar con el plan de trabajo. Fecha de inicio del programa de capacitación. Fecha en que concluyó el último curso de capacitación que se impartió en esa área. Categorías capacitadas es decir, los niveles del personal. Cursos programados y realizados. Departamento (s) donde se obtuvo la información para llevar a cabo el análisis del programa.
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Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
Documentación integrada y analizada para el efecto. Observaciones que sean necesarias para aclarar puntos. Firmas del responsable de área y del responsable de capacitación. El precio del incumplimiento por falta de capacitación (PIFC) será tomado del formato detección de necesidades (remitirse al formato 1). Cursos programados y realizados. Departamentos donde se obtuvo la información para llevar a cabo el análisis del programa. Documentación integrada y analizada para el efecto. Observaciones que sean necesarias para aclarar puntos. Firmas del responsable de área y del responsable de capacitación. El precio del incumplimiento por falta de capacitación (PIFC) será tomado del formato diagnóstico de necesidades (remitirse al formato 1).
Para obtener el precio del incumplimiento posterior a la capacitación (PIPC), se debe realizar una evaluación al trabajador tomando los mismos parámetros que se obtuvieron del precio de incumplimiento por falta de capacitación (PIFC).
El ahorro por solución al problema (ASP) será el resultado de la diferencia entre el precio del incumplimiento por falta de capacitación y el precio del incumplimiento posterior a la capacitación.
Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
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ASP = PIFC – PIPC
El porcentaje de solución al problema (PSP) se obtiene de la división del ahorro por solución al problema (ASP) y el precio del incumplimiento posterior a la capacitación multiplicado por cien.
PSP = ASP x 100 PIPC
Para obtener los costos internos y externos se deben anotar los gastos desglosados de cada uno, a los que se hizo referencia en el formato 3.
La inversión en capacitación (IC) se obtiene de anotar la cantidad que resulte de sumar las erogaciones efectuadas por concepto de cursos internos y externos.
IC = Total cursos int. + Total cursos ext.
El impacto económico (IE) es el resultado que se obtiene de restar el ahorro por solución al problema (ASP) y la inversión en capacitación (IC).
IE = ASP – IC
Para comprobar que la capacitación reditúa beneficios, la inversión en capacitación (IC) debe ser menor al ahorro por solución al problema (ASP).
50
Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
Por último el impacto porcentual (IP) se obtiene al dividir el impacto económico (IE) entre el precio del incumplimiento por falta de capacitación y los resultados se multiplican por 100.
IP = _IE_ X 100 PIFC
b) Resultados de capacitación
Finalmente todo el procedimiento de impacto de las acciones de capacitación concluye con la presentación de los resultados. Ver formato 7.
Anotar día, mes y año en que se llena el formato. El área o departamento a que corresponden los resultados de capacitación. Anotar el precio del incumplimiento por falta de capacitación (PIFC). Anotar el precio del incumplimiento posterior a la capacitación (PIFC). Anotar la diferencia que resulta de restar el precio del incumplimiento pro falta de capacitación (PIFC), menos el precio del incumplimiento posterior a la capacitación (PIPC) para obtener el ahorro por solución al problema (ASP).
Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
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Cursos
realizados
No. Part.
Cursos
programados
Categoría
Fecha conclusión
Fecha
de
conclusión
Fecha de inicio
Fecha inicio
Necesidades del área
Formato 6
Mem
oria de cálculo
Área o Depto.
Nom
bre del program
a
52
Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
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Cantidad
$ $ $ $
CANTIDAD
$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $
(P.I.F.C.)
(P.I.P.C.)
(A.S.P.)
(P.S.P.)
CONCEPTO
Costos externos
a) Inscripciones y colegiaturas
b) Transp.. hosped. Alim. de part. a cursos ext.
c) Honorarios del instructor
d) Transp.. hosped. alim. del instructor
e) Renta de instalaciones
f) Renta de equipo y/o material didáctico
g) Reproducción de manuales
h) Elaboración de material didáctico
i) Papelería utilizada en el curso
j) Gastos en recesos durante el curso
k) Sueldo prom
edio de los participantes
Suma de a) a k)
Total de Costos Externos
CANTIDAD
$ $ $ $ $ $ $ $ $
Concepto
Precio del incumplimiento por falta de capacitación
Precio del incumplimiento posterior a la capacitación
Ahorro por solución al problem
a
Porcentaje de solución al problem
a
CONCEPTO
Costos internos
a) Sueldo del instructor
b) Gastos por renta de equipo y/o mat. Didác.
c) Gastos por reproducción de manuales
d) Gastos por elaboración de material
e) Papelería utilizada en el curso
f) Gastos en recesos durante el curso
g) Sueldo prom
edio de los participantes
Suma de a) a g)
Total de costos internos
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Impacto en las acciones de capacitación
Guía de
Capacitación
CANTIDAD
$
$
$
CONCEPTO
Inversión en capacitación.
Impacto económ
ico.
Impacto porcentual.
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Capacitación
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Nombre
y firm
a del
responsable
del
área
de
capacitación
Departamento (s) de donde se obtuvo la inform
ación que permitió realizar el análisis:
Documentación integrada y analizada para el efecto:
Observaciones
Nombre
y firm
a del
responsable
del
área
analizada
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Anotar la diferencia que resulta del ahorro por solución al problema (ASP), menos erogaciones por concepto de actividades de capacitación (IC) para obtener el impacto económico (IE). Anotar el porcentaje que resulta de dividir el impacto económico (IE) entre el precio del incumplimiento por falta de capacitación (PIFC), multiplicado por cien para obtener el impacto porcentual (IP).
c) Cuestionario de seguimiento
Los anexos 1 y 2 son ejemplos que servirán de referencia al responsable de capacitación para realizar el seguimiento. Los cuestionarios que se seleccionen deberán ser resueltos por los trabajadores que asistieron a eventos de capacitación como sus jefes inmediatos, con el propósito de verificar la aplicación de conocimientos adquiridos, y la medida en que coadyuvan a mejorar el desempeño de su puesto de trabajo. Obtenida la información, el área de capacitación integrará un documento que contenga los alcances, observaciones, resultados cuantitativos, y cualitativos, cuestionarios de seguimiento y toda aquella información que sea necesaria. Esta se enviará al área de recursos humanos para su revisión y posteriormente entregada a la Dirección General de la empresa y mostrar así los beneficios del impacto de las acciones de capacitación.
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Impacto
Porcentual
IP = IE x 100
PIFC
Fecha:
Impacto
Económ
ico
IE =ASP + IC
Inversión
en
Capacitación
IC
=
Cost.
Internos + Cost.
externos
Ahorro
por
solución
al
problema
ASP = PIFC - PIPC
Precio
del
incumplimiento
posterior
a la
capacitación
Precio
del
incumplimiento
por
falta
de
capacitación
Formato 7
Resultados de capacitación
Área o Depto.
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Ejercicio de autoevaluación
INSTRUCCIONES: De las siguientes preguntas, subraye la opción correcta.
1. ¿Qué deberá de tomar en cuenta el responsable de capacitación durante el análisis situacional de la empresa?
a) Plan maestro de capacitación, detección de
necesidades, evaluación y seguimiento. b) Detección y necesidades de capacitación, plan y
programas, evaluación y seguimiento. c) Objetivos estratégicos, misión, recursos. d) Objetivos operativos, objetivos estratégicos,
recursos.
2. ¿En cuál subsistema se identifica al personal que requiere actualización para el mejor desempeño de su trabajo?
a) Análisis situacional. b) Diagnóstico de necesidades. c) Planeación y programación. d) Evaluación y seguimiento.
3. ¿Cuál es el nombre de lo que impacta negativamente a la organización en sus costos de operación y que se traslada finalmente al valor del producto o servicio?
a) Costos de calidad. b) Precio del incumplimiento. c) Precio del cumplimiento. d) Desperdicio.
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4. ¿En qué área o áreas recae la responsabilidad de las
actividades que se realizan en los subsistemas, diagnóstico de necesidades y, evaluación y seguimiento?
a) Responsable de capacitación. b) Director general. c) Área cliente y director general. d) Responsable de capacitación y área cliente.
5. ¿Por qué es importante demostrar el impacto de las acciones de capacitación?
* Compare sus respuestas con las anotadas en el anexo 3.
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CONSIDERACIONES FINALES
Es de sustantiva importancia tomar en cuenta que el proceso de evaluación y seguimiento a las acciones de capacitación es una labor muy ardua, en la que se deben comprometer e involucrar todas las áreas de la empresa en forma coordinada, asesoradas y apoyadas por el responsable de capacitación ya que el esfuerzo de todos debe dar resultados tangibles, en virtud de que éstos no solo pertenecen al área que administra el desarrollo de los recursos humanos, sino a las unidades que conforman la empresa entendida como un sistema en el que todos los departamentos integrantes son interdependientes y se interrelacionan unos con otros dando como consecuencia el logro de los objetivos estratégicos marcados por la alta dirección. Asimismo, cabe destacar que la información obtenida a lo largo del proceso no sólo es relevante para el análisis del impacto de las acciones de capacitación, sino para que las propias áreas cliente se retroalimenten acerca de la efectividad de sus propios procesos y realicen los ajustes necesarios para alcanzar la calidad en ellos y la productividad organizacional. Finalmente, es necesario hacer hincapié que del rigor con el que se aplique la metodología para realizar el análisis del impacto de las acciones de capacitación dependerá en mayor grado los resultados que se obtengan.
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ANEXOS
No. 1
Cuestionario de seguimiento (Jefe inmediato)
Fecha
Nombre del curso Fecha de inicio Fecha de término Nombre del participante Nombre del jefe inmediato Área: Puesto: Teléfono: OBJETIVO: Verificar la aplicación de los conocimientos adquiridos en la experiencia de aprendizaje a la que asistió personal bajo su mando y la medida en que coadyuva a mejorar el desempeño del mismo en el puesto de trabajo. INSTRUCCIONES: Cada pregunta presenta varias opciones de respuestas por lo que usted deberá anotar una ‘equis’ dentro del paréntesis cuya opción esté más de acuerdo a su opinión.
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1. ¿Los temas desarrollados durante el curso tienen relación con los
conocimientos requeridos para el puesto? ( ) Todos los temas. ( ) Gran parte de los temas. ( ) Algunos temas. ( ) Pocos temas. ( ) Ningún tema. 2. ¿En qué medida el personal capacitado ha aplicado los conocimientos
adquiridos en el curso? ( ) Los ha aplicado totalmente. ( ) Gran parte de los conocimientos los ha aplicado en algunas
actividades. ( ) Han tenido poca relación con sus actividades. ( ) Casi no los ha aplicado en sus actividades. ( ) No han tenido aplicación en sus actividades laborales. 3. ¿Cómo percibe desde un punto de vista valorativo el desempeño que ha
tenido el personal capacitado en las funciones del puesto? Antes del curso Después del curso ( ) Eficiente ( ) Eficiente ( ) Bueno ( ) Bueno ( ) Satisfactorio ( ) Satisfactorio ( ) Poco satisfactorio ( ) Mejoró poco su desempeño ( ) No hubo cambio en su
desempeño
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4. Después del curso ha notado que: ( ) Proporcionó elementos básicos para que efectúe su trabajo rápida
y eficazmente. ( ) Contribuyó para la realización de mejores trabajos. ( ) Le otorgó elementos importantes pero no absolutamente
necesarios. ( ) Su desempeño ha sido satisfactorio, con poca mejora. ( ) La realización de su trabajo ha sido igual que la antes del curso. Observaciones y sugerencias
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No. 2
Cuestionario de seguimiento (Participante)
Fecha
Nombre del curso Fecha de inicio Fecha de término Nombre del participante Nombre del jefe inmediato Área: Puesto: Teléfono: OBJETIVO: Obtener información acerca de la relación entre los conocimientos adquiridos en el curso y la aplicación de éstos en el puesto de trabajo para incrementar los estándares de calidad y eficacia en el desempeño de sus funciones. INSTRUCCIONES: Cada pregunta presenta varias opciones de respuestas por lo que usted deberá anotar una ‘equis’ dentro del paréntesis cuya opción esté más de acuerdo a su opinión.
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1. ¿La información adquirida en el curso se relaciona con las funciones de
su puesto? ( ) Toda la información adquirida se relaciona con las funciones del
puesto. ( ) La mayor parte de la información se relaciona con las funciones
del puesto. ( ) Poca información se relaciona con las funciones del puesto. ( ) La información se relaciona con las funciones del puesto. 2. ¿Los conocimientos adquiridos durante el curso, los ha aplicado en sus
actividades diarias? ( ) Los he aplicado totalmente. ( ) La mayoría han tenido aplicación en mi trabajo. ( ) Sólo algunos han tenido aplicación en mis actividades. ( ) Casi no los he aplicado en mis actividades. ( ) No han tenido aplicación directa en mi trabajo. 3. ¿Cómo percibe desde un punto de vista valorativo el desempeño de las
funciones en su puesto? Antes del curso Después del curso ( ) Eficiente ( ) Eficiente ( ) Bueno ( ) Bueno ( ) Satisfactorio ( ) Satisfactorio ( ) Poco satisfactorio ( ) Mejoró poco su desempeño ( ) No hubo cambio en su
desempeño
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Capacitación
4. ¿Considera que el curso contribuyó a mejorar la calidad de su trabajo? ( ) Contribuyó para realizar mi trabajo con excelente calidad. ( ) Se incrementó en buena medida la calidad de mi trabajo. ( ) Casi no proporcionó elementos para mejorar la calidad de mi
trabajo. ( ) No contribuyó a mejorar la calidad de mi trabajo. 5. ¿El curso le proporcionó elementos que coadyuvan a realizar su trabajo
más productivamente? ( ) Proporcionó elementos necesarios para realizar mi trabajo con
mayor eficacia. ( ) Proporcionó elementos para cumplir con mi trabajo de manera
oportuna. ( ) Contribuyó a realizar mi trabajo de manera más ágil. ( ) Proporcionó pocos elementos para realizar mi trabajo
eficientemente. Observaciones y sugerencias
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No. 3
Respuestas
Ejercicio de autoevaluación Capítulo 1
1. d 2. a
3. d
Ejercicio de autoevaluación Capítulo 2
1. c 2. b
3. b
4. c
5. Porque se demuestra el beneficio económico de la
inversión en capacitación.
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Bibliografía
Crosby, Philip. Sistema de educación en calidad. Philip Crosby Associates, Inc. Florida. 1988. 49 pp. González De la Rosa, Jesús. Diseño de una metodología para evaluar el impacto de la capacitación en la empresa. S.T.P.S. México, 1982.166 pp. León Trueba, Ernesto. Modelo de administración de la capacitación. Sicartsa. México, 1988. 49 pp. SIDERMEX, S. A. de C. V. Manual de procedimientos administrativos. Sidermex. México, 1988. 101 pp. Valencia Aguirre, José A. Evaluación de la capacitación. S.T.P.S. México, 1982. 54 pp.
