SOLUCIONES INTEGRALES GESTIÓN DOCUMENTAL

Bienvenido a STX Digital File,

STX Digital File es una división de STX Logistics especializada en el sector de la gestión documental, y como en cualquier área de negocio que alcanza el Grupo, con un marcado compromiso de perseguir la excelencia en la calidad de los servicios que ofrece.

STX Digital File aporta soluciones en un amplio abanico del sector informático relacionado con la Gestión documental, Digitalización de documentos y Custodia de archivos, adaptadas a procesos específicos para el negocio de nuestros clientes, controlado por los sistemas tecnológicos más potentes del mercado y manteniendo los más estrictos controles de seguridad y confidencialidad.

Los documentos corporativos estarán seguros y serán fácilmente accesibles ya sea en formato digital para su visualización online como en soporte papel. Gracias a nuestra red nacional de Envíos, que completa el servicio con unas frecuencias de entrega dificilmente igualables en España y Portugal, nuestros clientes accederán a los archivos físicos de manera prácticamente instantánea, con la garantia que el transporte de todos los contenedores se realiza con nuestra propia flota de vehículos y nuestro propio personal, obteniendo un plus de seguridad y confidencialidad sobre la documentación que nos haya sido confiada.

Además, les ayudaremos a identificar los criterios de clasificación más adecuados para su organización, colocaremos todas las unidades en nuestros contenedores según los criterios que previamente hayan sido seleccionados y los codificaremos con un código de barras. Por supuesto, desde STX Digital File le suministraremos todo el material contenedor necesario con los mejores parámetros de calidad, que permite asegurar la integridad de sus documentos durante largos períodos de tiempo.

Si tienen alguna duda o necesitan información adicional llámenos, sabremos responderles.

Fernando Rodríguez de Rivera

Presidente

CustodiaTransmitir la seguridad a nuestros clientes que la confidencialidad y la integridad

de la documentación que nos confían están en las mejores manos es el núcleo de

nuestro negocio, por ello, nuestras instalaciones se encuentran protegidas en un

recinto privado totalmente cubierto y dotado con todos los medios necesarios para

garantizar la conservación de la documentación no sólo durante sus períodos de

custodia, sino también en los tiempos de su carga y descarga.

Ubicación en almacénLa documentación, una vez inventariada se introduce en contenedores

normalizados que se ubican aleatoriamente en el centro de custodia, resultando

imposible la localización de un cliente en concreto, y quedando grabado en

nuestro sistema informático exactamente donde quedará ubicado dentro de

nuestras instalaciones, aunque si se desea, se puede reservar una zona exclusiva

para su archivo con la identificación de parámetros customizada.

Los contenedores, archivadores o expedientes están identificados por un código

de barras, permitiendo tener un control exhaustivo de la entrada y salida de los

mismos, y que no revela ninguna información relativa de la empresa propietaria.

STX D.F.CENTRO DE

CUSTODIA

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La confidencialidad de la documentación que nos es confiada se garantiza por los mejores y más efectivos sistemas de seguridad asegurando, además, la integridad de los fondos documentales.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

Si durante el trasvase de documentos el cliente nos ha facilitado los plazos

de conservación, podemos automatizar el proceso de comunicación

de los documentos que están en el plazo de Destrucción o Expurgo de

Documentación, y si se autoriza mediante el responsable legal por medio de

confirmación de Orden de Expurgo y recibimos la pertinente Verificación de

Contenido, se procederá a la destrucción de la documentación comunicando

al cliente la relación de la misma.

Servicios de Custodia y destrucción de documentos

Parámetros de Seguridad

• Acceso en las zonas del archivo y oficinas mediante acceso biométrico.

• Circuito cerrado de grabación por cámaras de seguridad.

• Acceso a cada planta del centro de custodia con códigos digitales personales.

• Seguimiento de un registro de entradas y salidas de personas en la zona de

archivo.

• Sistemas de detección de intrusión

• Conexión directa con compañía de seguridad 24/7.

• Sistema de rociadores (sprinklers).

Preparación y Escaneo

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STX D.F.SERVICIO DE

DIGITALIZACIÓN

Los sistemas de escaneado que se utilizan en STX Digital File permiten digitalizar todo tipo de originales, empleando las resoluciones y tamaños adecuados para cada tipo de documento.

Preparación de la documentaciónCon la extracción de documentación de carpetas o fundas y separando aquella a expurgar, retirando elementos extraños si dicha documentación va a ser digitalizada.

Clasificación por tipología documental.

DigitalizaciónCon este proceso, obtenemos las imágenes del documento físico para que puedan ser visualizadas en un monitor, imprimirlas en papel o enviar mediante red interna

o externa o por correo electrónico. También pueden ser guardadas en su disco duro para utilizarlas en formatos PDF, TIF, JPG, Etc.

Control de calidadDurante el desarrollo del proceso se realizan una serie de controles de calidad, siguiendo los procedimientos internos de la compañia, que complementan aquellos

dados por el cliente, como son el número de documentos digitalizados o la verificación de la calidad y centrado de las imágenes.

Indexación de datosAdicionalmente, el cliente puede necesitar la grabación de alguna información a la imagen del documento digitalizado, de forma que permita una búsqueda rápida

por diferentes criterios.

Verificación de la grabaciónPara garantizar la calidad de los datos grabados del expediente, se realizaun proceso de verificación, consistente en volver a grabar los datos más importantes para

que el sistema pueda comparar y comprobar que la información grabada es la correcta.

Almacenamiento de imágenesUna vez realizada la digitalización, y en su caso la indexación, existen diferentes posibilidades de almacenamiento que van desde los clásicos discos compactos (CD).

a Magneto ópticos pasando porDVD, Cintas o discos duros externos.

Archivo DigitalPara el acceso de los usuarios a la información digitalizada y en su caso, indexada, se puede realizar a través de un sistema de consulta en Internet mediante un

browser o establecer una línea punto a punto con el cliente; la implementación de un software off line de administración de documentos instalado en su Organización

o la captura de las imágenes y datos a las aplicaciones que se estén utilizando actualmente en el cliente. También es factible realizar consultas a la Web de STX

Digital File mediante un servicio de acceso a la documentación por usuarios debidamente autorizados.

Archivo de documentosPor último, el papel físico se introduce en los contenedores homologados, adecuadamente codificados, para su custodia en nuestro centro de Custodia.

STX Courier ExpressLos courier que STX Express pone a tu disposición se encargarán de recoger tus envíos con la máxima urgencia y entregarlos de forma directa inmediatamente.

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STX Van ExpressToda una gama de vehículos industriales para cubrir tus necesidades de envíos en aquellos que por su urgencia o su configuración, deben viajar en un coche

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STX Limited TimeEn el momento preciso. Entregamos tus envíos a la hora que necesites desde las 8:30 hasta las 19 horas del día posterior a la recepción de los mismos,

ajustando la hora de entrega con la máxima precisión. Extremely Urgent

Recogida y Entrega de Envíos

STXEXPRESS PLUS

SERVICES

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Con los servicios de envío de STX Express para la tramitación de la recogida y el traslado de documentos, podrás completar las necesidades de tu proyecto de manera fiable y efectiva.

Los servicios más urgente de recogida y entrega. STX Express asegura la recogida y entrega de tus envíos desde primera hora del día siguiente al de su recogida en España, Andorra y Gibraltar o en el mismo día, si así lo necesitas.

STX DIGITAL FILELa integración de la captura e indexación de documentos, la recuperación de la información, la gestión de contenidos, la custodia y el transporte de los contenedores con la documentación digitalizada o en soporte papel bajo una única

solución.

Custodia de documentos

Gestión de Archivos Activos

Escaneado y Digitalización

Proyectos Personalizados

Copias de Seguridad y Recuperación de Datos

Destrucción de Documentos

Recogida y Entregas de Documentación

STX Digital File como proveedor del servicio, y de conformidad con lo previsto en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de protección de datos de carácter personal, se

obliga a:

Guardar la más estricta seguridad de los datos, manteniendo los ficheros generados como confidenciales a todos los efectos, sujetos en consecuencia al más estricto secreto profesional, incluso

una vez finalizado el servicio.

Custodiar los ficheros, a través de las medidas de seguridad, legalmente exigibles, de índole técnica y organizativa que garanticen la seguridad de los datos personales en ellos contenidos,

evitando su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, de conformidad con el estado de la tecnología en cada momento, la naturaleza de los datos y los posibles riesgos a que estén

expuestos según el Real Decreto 994/1999 de 11 de Junio.

STXCUSTOMER SERVICE CENTER

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