Authorized DocumentTechnology PartnerPlatinum

Nº1a

Espanya

20152016

¿Qué es el GDS?

El Gds, Global Document Solutions, es la metodología que Soficat ha creado y registrado para optimizar y ahorrar los costes de impresión a pequeñas y medianas empresas, o grandes corporaciones.

Soficat se convierte para los próximos 5 años en proveedor oficial de servicios de impresión del Circuit de CatalunyaSoficat a través de su departamento de MPS (Servicios gestionados de Impresión), ha realizado un estudio de impresión y de los flujos de trabajo en todas las áreas y departamentos del Circuito de Barcelona-Catalunya.

¿En qué consiste la auditoría?La auditoría consiste en realizar una prospec-ción de los equipos de impresión actuales, saber sus costes asociados (rentings, mante-nimientos, pagos por uso, etc), conocer el vo-lumen medio por equipo, identificar los mo-delos y accesorios, así como las ubicaciones de estos. También estudiamos las necesida-des de los usuarios y su manera de trabajar y manejar los documentos. Este punto es im-

portante ya que en la actualidad los nuevos equipos incorporan herramientas que pro-porcionan mejoras y agilizan estos trabajos. La finalidad es conocer todos los costes ac-tuales, los procesos y las herramientas que utilizan en la actualidad, y ver si hay una mejora en todos los campos mencionados para realizar el cambio de equipos, de ubica-ciones o de hábitos, reduciendo así los

costes de impresión.

Soluciones de Servicios gestionados de impresión

Realización de la Auditoría.Se inicia cuando se conecta el software de control y monitorización remoto XDA (Xerox Device Agent). Este software automatiza la re-cogida de información de los equipos encon-trados en la red o redes. Durante los días posteriores va recogiendo volúmenes medios de copias e impresiones de todos los equipos del parque actual de máquinas del cliente. El XDA automatiza la recogida de las impre-siones de los equipos ofreciéndonos medias diarias, semanales y mensuales, con lo

cual podemos saber realmente la criticidad

de los equipos implantados. Paralelamente, pasamos por todos los departamentos y situamos en plano los equipos que nos vamos encontrando. En este proyecto, los requerimientos han supuesto un punto importante, ya que cada zona de trabajo cuenta con equipos de impresión y los usuarios no las pueden compartir por dis-tancia física.Conocer los departamentos, herramientas, documentos, tareas o los flujos de trabajo de los usuarios es también una fase del proceso inicial del estudio.

Validación de los datos.Como solemos hacer en todos los proyectos que realizamos en el departamento GDS, una vez concluida la fase previa de recogida de datos, estudiamos y plasmamos las ideas y conceptos a mejorar.Nos reunimos con los responsables del estudio para describir los resultados, validar los resultados e ilustrar nuestra experiencia.

Presentación del Proyecto e Implantación y Seguimiento.En esta fase se entrega y presenta el estudio ya acabado, con las comparativas de equipos, accesorios, soluciones, mejoras, la integración con el entorno, los flujos de trabajo para automatizar procesos, etc. En el caso del Circuit de Barcelona-Catalunya, hemos reducido en un 38% los costes de impresión, dotando a los departamentos de más tecnología, como escáneres de una sola pasada, equipos más rápidos, que en la mayoría de casos disponen de más casetes para los distintos tipos de papel, con impresión por desplazamiento y todos ellos integrados con la tecnología Connectkey. Ésta es la que nos permite, por ejemplo, tener iconos en la pantalla de los equipos, ya sean impresoras o equipos multifunción, aplicaciones como el DropBox, Google Drive, Microsoft 365, Box, etc. Otra de las soluciones implantadas en el

Circuit es la aplicación @PrintbyXerox, que en su versión lite no requiere licencia y se utiliza para imprimir adjuntos de correo electrónico o documentos enviados normalmente desde dispositivos móviles. En Soficat hemos encontrado en ésta, una solución gratuita para los usuarios que requieren imprimir documentos independien-temente de desde donde quieran recogerlos, ya que la aplicación @Printbyxerox permite re-cuperarlos en otros equipos Xerox que no sean del Circuito, y todo ello con la máxima seguridad, ya que la información que-da encriptada hasta su impresión.

Seguimiento.Quizás cometamos el error de creer que cuando la cuenta está ganada, no hace falta hacer nada más. En Soficat somos conscientes de que cuando se consigue un nuevo cliente, luego viene lo más difícil: cumplir con todo lo que se ha pro-metido. Para ello contamos con el departamento CAU, un centro de atención al cliente exclusivo

donde el cliente tiene una asistenta personal y ésta es la encargada de gestionar y solucionar cualquier duda, problema o inconveniente que puedan tener. Al tener los equipos remotamente controla-dos, la demanda de tóner y asistencia técnica se automatiza, y las fluctuaciones de los volú-menes, puntas de trabajo o los descuadres del color se detectan con antelación, permitién-

donos adelantarnos y ofrecer las mejores soluciones.

¿Cómo se realizó el estudio? GDS (Global Document Solutions)

Hemos reducido en un 38% los costes de impresión,

dotando a los departamentos de más tecnología

www.soficat.es - 931 221 265

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Los GDS – Estudios de costes de impresión constan de: