solución de problemas
TRANSCRIPT
ESTAMOS RESOLVIENDO EL PROBLEMA CORRECTO?
SI ME DIERAN UNA HORA
PARA SALVAR EL PLANETA, GASTARIA 59 MINUTOS PARA DEFINIR EL PROBLEMA, Y 1 MINUTO PARA RESOLVERLO
Para una cartera de proyectos
Identificar el Problema
Definir el problema
Alternativas de solución
Implementar solución
Verificar funcionamiento
El proceso de la definición de problemas
Establecer la necesidad de una solución
Cuál es la necesidad básica?Cuál es el resultado deseado?
Justificar la necesidad
El esfuerzo está alineado con la estrategia?Cuáles son los beneficios deseados y cómo los mediremos?
Contextualizar el problema
Qué enfoques hemos intentado?Qué han intentado otros?Cuáles son las restricciones internas y/o externas de implementar una solución?
Escribir la declaración del problema
Es el problema actualmente, varios problemas?Que requerimientos debe alcanzar?Qué resolvedores de problemas deberíamos ocuparCómo se evaluarán las soluciones y cómo se medirá el éxito?
Establecer la necesidad de una solución
• Cuál es la necesidad básica– Describir y establecer la necesidad básica, antes de aparecer con
una solución– Establecer el alcance del problema. A quiénes afecta? A cuántos
afecta?
• Cuál es el resultado deseado?– Requiere de entender la perspectiva interna como del cliente– No plantear la solución aún– Debe ser respondida tanto cualitativa como cuantitativamente
• Quiénes son los beneficiarios– Identificar a los potenciales beneficiarios, pues es diferente si se busca
una solución global o pequeña
Justificar la necesidad
• Explicar porqué debemos resolver el problema– El esfuerzo está alineado con la estrategia?– Cuáles son los beneficios para la organización y
cómo serán medidos?– Cómo aseguraremos la implementación?
Poner el problema en perspectiva
• Qué enfoques o aproximaciones se han intentado antes?– Examinar intentos pasado puede ahorrar valiosos recursos y
tiempo• Qué han intentado otros?– Podemos descubrir que en otras áreas se han solucionado
problemas similares• Cuáles son las restricciones internas y/o externas al
implementar la solución?– Resoluciones internas, leyes… que limiten la
implementación
Escribir una declaración completa del problema (1)
• Describir en detalle el problema que se busca solucionar– Lo que la organización ha aprendido– Todas las preguntas anteriores, pues es la base de
consenso de una solución viable y qué recursos son necesarios para alcanzarla
– Personas externas entenderán rápidamente el problema• Problemas complejos normalmente requieren de
miradas externas o de expertos
Escribir una declaración completa del problema (2)
• Es el problema actual en realidad varios problemas?– Hacer una búsqueda del problema raíz, no los síntomas!– Problemas complejos son más fáciles de entender si son separados
por partes • Ishikawa y 5 porqués: causa-efecto, Pareto: Prioriza,
• Qué requisitos debe cumplir una solución?– Debe tener v/s agradable de tener
• Qué personas invitaremos para que nos ayuden a resolver el problema?
• Qué información y lenguaje se ocupará para la descripción?– Balanceado entre extremadamente específico, pero no
innecesariamente técnico. Sin tecnicismos de nuestra industria o presuponga conocimientos específicos de un área en particular.
Escribir una declaración completa del problema (3)
• Cómo serán evaluadas las soluciones para elegir a la ganadora?– Claridad y transparencia son claves a la hora de
elegir a la solución que se implementará
Problema
Aclarar la necesidad interna o externa de una
solución
Vincular la importancia estratégica de la solución con
la empresa
Investigar cómo han solucionado otros el
problema
Crear una descripción clara y completa del
problema
Solución del problema
Identificar el Problema
Definir el problema
Encontrar alternativas de
solución
Implementar solución
Verificar funcionamiento
Encontrar alternativas de la solución al problema
• Experiencias pasadas• Deducciones lógicas de los hechos• Otras personas internas y/o externas• Publicaciones, internet• Técnicas de generación de ideas
Preguntas para explorar todas las posibilidades
• Necesito alcanzar este objetivo?• Puedo sustituir el objetivo?• Puedo alcanzar el objetivo de otras maneras?• Hay algún beneficio al postergar el alcanzar el objetivo?• Podría alguien más alcanzar este objetivo mejor que yo?• Es esto realmente un obstáculo?• Alguien mas podría negociar/tratar mejor este obstáculo• Puedo hacer frente a las causas del obstáculo?• Puedo esquivar este obstáculo?• Puedo usar este obstáculo en mi favor?
Representar gráficamente el problema
• Mostrar relaciones entre los diferentes aspectos del problema
• Establecer brechas en la información y la comprensión
• Estimular la búsqueda de alternativas• Comunicar a otras personas• Predecir las posibles consecuencias de las
acciones que consideramos pueda resolver el problema.
Identificar el Problema
Definir el problema
Alternativas de solución
Implementar solución
Verificar funcionamiento
Una vez que hay varias soluciones,preguntas alternativas
• Qué podría funcionar mal?• Hay factores relacionados sobre los que no tengo
control?• Podría cambiar el objetivo?• Podría hacerse aún más difícil-complejo de
resolver el obstáculo con el paso del tiempo?• Podrían aparecer nuevos obstáculos?• Puede esta solución crear una nueva oportunidad
que podríamos usar al mismo tiempo?
Etapa final
• Implementación de la solución• Control y decisiones alternativas de cambio• Paso a administración
Para resolver problemas en el día a día
• Definir el problema (creatividad)– 5 porqués, qué-cuándo-dónde-cuánto-xq, Ishikawa– Dimensionarlo con los datos correctos
• Generar alternativas y documentar• Evaluar las alternativas• Decidir eficiencia/eficacia (toma de decisiones)• Implementar soluciones (proyect mgmnt)• Controlar la implementación
Plan de Acción
• Qué• Cuándo• Cuanto (índice)• Dónde• Cuánto• Porqué
Lo mejor es enemigo de lo bueno
Pero si no pretendemos lo mejor, nunca llegaremos a lo bueno