Ingeniería Comercial Gestión del Conocimiento

Universidad Central de Chile.

Facultad Ciencias Económicas y Administrativas.

Ingeniería Comercial.

Gestión Tic´s y Proyectos Informáticos

Profesor: Jorge Israel.

Solemne I Tic´sSolemne I Tic´sGestión del Conocimiento.

Realizado Por: José Manuel Molina Valenzuela.

Fecha de Entrega: 29 de Septiembre de 2009

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Introducción

Las tecnologías de la información y la comunicación1 (Tic`s) son un conjunto de servicios, redes, software y dispositivos que tienen como fin la mejora de la calidad de vida de las personas dentro de un entorno, y que se integran a un sistema de información interconectado y complementario.

La ciencia informática se encarga del estudio, desarrollo, implementación, almacenamiento y distribución de la información mediante la utilización de hardware y software como recursos de los sistemas informáticos.

Como concepto sociológico y no informático se refieren a saberes necesarios que hacen referencia a la utilización de múltiples medios informáticos para almacenar, procesar y difundir todo tipo de información con diferentes finalidades (formación educativa, organización y gestión empresarial, toma de decisiones en general, entre otras).

1 http://es.wikipedia.org/wiki/TICs

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Relación entre las Tic`s y la Gestión del Conocimiento

El objetivo estratégico de la Gestión del Conocimiento es lograr que el conocimiento implícito se transforme en explícito, clasificable y transferible para que pueda ser compartido.

Se debe diferenciar lo que es la sociedad basada en la información de una sociedad basada en el conocimiento. La primera tiene su eje central en el manejo y difusión de la información y las comunicaciones, más que en la generación de conocimiento. Se organiza sobre la base del uso generalizado de información a bajo costo, del almacenamiento de datos y de las tecnologías de la transmisión.

En cambio, las sociedades basadas en el conocimiento y aprendizaje se centran en la capacidad de innovar y crear valor más rápido en base al conocimiento y a su rápida actualización en diversos ámbitos por medio del aprendizaje.

Más que contar con conocimientos o productos de innovación tecnológica, lo importantes es poseer competencias claves como la capacidad de aprender, de incorporar conocimiento nuevo y de dar nuevas respuestas.

Las estrategias de desarrollo a largo plazo visualizan al conocimiento como factor estratégico, por ello la resolución de problemas y la toma de decisiones se realizan básicamente por medio de operaciones cuyo soporte son:

La disponibilidad de la información y conocimiento clave en tiempo real. La capacidad de analizar, clasificar, modelar y relacionar sistemáticamente

datos e información sobre valores fundamentales para dicha sociedad. La capacidad de construir futuro de esa sociedad de forma integral y equitativa.

Los cambios y transformaciones se focalizan en:

La forma en que se hacen las cosas. Las formas de encarar la combinación del uso de la tecnología con los saberes

individuales y organizacionales (destrezas del pensamiento, búsqueda activa de conocimiento por Internet, comunidades de prácticas, entre otras).

Los nuevos modelos de formación profesional (por ejemplo la certificación por competencias, formación basada en las competencias).

Las nuevas formas de comunicar el conocimiento y de construirlo (conocimiento tácito almacenado, técnicas para el análisis de la información, los bancos de ideas, de conocimiento, las mejores prácticas, etc.).

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El cambio se generó por la necesidad de búsqueda de mejores estrategias para aumentar la calidad y la eficiencia en el manejo de los recursos almacenados en las propias organizaciones: el conocimiento y en la capacidad para absorber nueva información.

¿Qué es la gestión estratégica del conocimiento?2

Es una disciplina emergente que tiene como objetivo generar, compartir y utilizar el conocimiento tácito (Know-how) y explícito (formal) existente en un determinado espacio, para dar respuesta a las necesidades de los individuos y de las comunidades en su desarrollo.

Evolución de la Gestión del Conocimiento

2 http://www.cedi.uchile.cl/catalogo/downloads/manual22.pdf

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Además de saber lo que es la gestión del conocimiento (que fue explicado anteriormente) cabe hacer una breve distinción entre tres términos que suelen relacionarse: dato, información y conocimiento.

Dato: es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Las organizaciones actuales normalmente almacenan datos mediante el uso de tecnologías.Los datos describen únicamente una parte de lo que pasa en la realidad y no proporcionan juicios de valor o interpretaciones, y por lo tanto no son orientativos para la acción. La toma de decisiones se basará en datos, pero estos nunca dirán lo que hacer. Los datos no dicen nada acerca de lo que es importante o no. A pesar de todo, los datos son importantes para las organizaciones, ya que son la base para la creación de información.

Información: es un mensaje, normalmente bajo la forma de un documento o algún tipo de comunicación audible o visible. Como cualquier mensaje, tiene un emisor y un receptor.La información se mueve en torno a las organizaciones a través de redes formales e informales. Las redes formales tienen una infraestructura visible y definida: cables, buzones de correo electrónico, direcciones. Los mensajes que estas redes proporcionan incluyen e-mail, servicio de entrega de paquetes, y transmisiones a través de Internet. Las redes informales son invisibles. Se hacen a medida.

A diferencia de los datos, la información tiene significado (relevancia y propósito). No sólo puede formar potencialmente al que la recibe, sino que esta organizada para algún propósito. Los datos se convierten en información cuando su creador les añade significado.

Conocimiento: es una mezcla de experiencia, valores, información y “saber hacer” que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también está en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.El conocimiento se deriva de la información, así como la información se deriva de los datos. Para que la información se convierta en conocimiento, las personas deben hacer prácticamente todo el trabajo.

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La gestión del conocimiento está estrechamente relacionada con lo que son las tecnologías de información, y esto se puede relacionar con un término muy usado en este mundo tan globalizado, este es la “intranet”, la cual es una herramienta para la gestión del conocimiento que permite capturar ideas a través de la estructuración de los datos, el almacenamiento y la distribución del conocimiento.

Ventajas del uso de Intranet

Como Infraestructura:- Reducción de los costos en tecnologías de la información y la comunicación.

Para la gestión de la información:- Edición y publicación rápida de la información interna.- Eliminación de información innecesaria.- Creación de datos críticos.

Para la comunicación:- Contacto directo entre los miembros de una organización.- Comunicación entre expertos.

Para la gestión del conocimiento:- Permite la captura fácil de conocimiento no estructurado e implícito- Incrementa el conocimiento y la capacidad de utilizar y compartir los

recursos disponibles.- Promueve una cultura organizativa común.- Posibilita tomas de decisiones rápidas y bien documentadas reduciendo

costos.

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En definitiva:

INTRANETS

El proceso de la Administración del Conocimiento, también conocido en sus

fases de desarrollo como "aprendizaje corporativo", tiene principalmente los siguientes

objetivos:

Identificar, recoger y organizar el conocimiento existente. Facilitar la creación del nuevo conocimiento.

Iniciar la innovación a través de la reutilización y apoyo de la habilidad de la gente a través de organizaciones para producir un realzado funcionamiento de negocio.

La transferencia del conocimiento (un aspecto da la Administración del

Conocimiento) ha existido siempre como proceso, informal como las discusiones,

sesiones, reuniones de reflexión, etc. o formalmente con aprendizaje, entrenamiento

profesional y programas de capacitación. Como práctica emergente de negocio, la

administración del conocimiento ha considerado la introducción del principal oficial del

conocimiento, y el establecimiento de Intranets corporativo, de wikis, y de otras prácticas

de la tecnología del conocimiento y de información.

En definitiva, la Gestión del Conocimiento sepuede resumir en estas siguientes características:

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Son soluciones tecnológicas que permiten la identificación del conocimiento, su visualización y comunicación, así como la explotación directa del conocimiento tácito a nivel organizativo.

Son soluciones tecnológicas que permiten la identificación del conocimiento, su visualización y comunicación, así como la explotación directa del conocimiento tácito a nivel organizativo.

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Usos y Características de la Gestión del Conocimiento.

Uso Descripción

Sistema de Gestión Documental

Documentos en diferentes formatos pueden ser añadidos a las páginas wikis. Frecuentemente el contenido puede ser indexado y buscado. En este sentido Wiki cumple una función de un rudimentario sistema de gestión documental.

Gestión de proyectosPermite el rastreo del estado de un proyecto; algunas wikis poseen componentes para la gestión de proyectos.

Espacio Colaborativo de trabajo

Son usadas ampliamente con un espacio colaborativo de trabajo o pizarra. Los documentos pueden ser cargados y actualizados permitiendo mantener actualizado a todos los usuarios de los cambios. Algunas wikis permiten envío de correos cuando se realizan cambios. Normalmente todos los cambios se pueden deshacer. Como espacios colaborativos, donde pueden ayudar a administrar conocimiento en proyectos privados o restringidos.

Comunicación entre grupos de trabajo distribuidos geográficamente

Por medio de accesos Web la información puede ser compartida en todos los lugares sin importar las distancias.

Grupo de EmailSubstituye los grupos de e-mail. Las páginas son usadas como tablero de trabajo por medio de mensajes los cuales están disponibles para todos los usuarios.

Base de Conocimientos públicos y privados

Las wikis proveen diferentes niveles de seguridad para que así la información pueda ser direccionada a diferentes usuarios. Con la finalidad de soportar espacios públicos de almacenamiento de conocimiento.

Información y documentación de productos

Algunas compañías usan las wikis para almacenar información de sus productos.

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Marketing / CRM

Las wikis han sido usadas en este sentido para: seguimiento a tendencias del mercado, recolectar datos, verificar cuentas diarias de ventas a clientes, información de clientes y consumidores, prospectos de ventas, comunicación con los clientes.

Desarrollo de Software / Soporte TI

Documentación, seguimiento, flujos internos de trabajo, diseño de procesos y calidad, referenciar información, configurar, especificar, seguimiento bugs, mejoras prácticas, documentación de procesos, etc.

Páginas Amarillas corporativas

Wikis puede registrar información sobre los usuarios y su participación en proyectos o sus activos de conocimiento.

Áreas de discusión y retroalimentación de usuarios

Los wikis se han utilizado como un espacio para reunir Comentarios de los usuarios o en un debate Cuestión en particular.

Intranet

Wikis Ocasionalmente se han utilizado como columna vertebral de una intranet. Cada página de la Intranet es una página wiki, por lo tanto, se pueden modificar o seleccionar por todos los usuarios. Esto crea una especie de abajo hacia arriba intranet.

Gestor de información personal

Los wikis son utilizados por las personas para gestionar su propia información personal. Las personas pueden fácilmente registrar notas, hacer listas, cómo, calendarios de vacaciones, fotos, Libretas de direcciones, calendarios y blogs.

Comunidades de práctica

Hay muchos ejemplos de wikis utilizados para compartir información entre Comunidades de práctica o de otros grupos de usuarios.

Generación de ideasLos wikis se han utilizado como un espacio para la lluvia de ideas, debate y generación de ideas.

Gestión de recursos Los wikis se han utilizado para rastrear el uso de los

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recursos compartidos; por ejemplo, Máquinas Compartidas.

Mejores prácticasLos wikis se han utilizado para almacenar las mejores prácticas, métodos innovadores y procesos utilizados.

BeneficiosDepartamentos de recursos humanos han utilizado los wikis para enviar información sobre beneficios, directrices, información, de reembolso de gastos y tiempo libre.

Políticas y procedimientos

Los wikis se han utilizado para registrar las diversas políticas y procedimientos corporativos.

Ejemplos Organizacionales

Wikipedia: la óptica de publicación en Internet, la Wiki más visitada en el mundo es la “Wikipedia” que se autodenomina como la enciclopedia libre y su eslogan principal es: “La enciclopedia libre que cualquiera puede editar.

Nokia 2004,dos pequeños grupos de trabajadores del Centro de Investigación de Nokia en Helsinki crearon sus propias “wikis”, una para colaborar en resolver problemas específicos en los productos y otra para explorar usos alternativos del correo electrónico y otros software colaborativos. Hoy en día, Nokia estima que por lo menos el 20% de sus 68.000 empleados usan sus páginas “wiki” para actualizar calendarios de trabajo, status de proyectos, editar documentos y otros trabajos internos.

Planet Match Planetmath.org: Esta es una herramienta de auxilio al aprendizaje colaborativo.

Open Street MAP: Wiki.openstreetmap.org: Construcción de bases de datos geográficas de libre acceso y distribución.

Wiki Travel: Wikitravel.org: Fuente de recursos de entretenimiento.

La Gestión del Conocimiento, una herramienta de gestión necesaria para la empresa

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La clave para la supervivencia de una empresa es su diferenciación respecto a sus competidores mientras obtiene el máximo beneficio posible.

Para lograrlo, la empresa tiene a su disposición herramientas de diferentes tipos: tecnológicas, organizacionales, de gestión, etc. En los últimos años, la tecnología ha sido un elemento diferenciador importante. Sin embargo, esta diferenciación es difícil para empresas sin tecnología propia, puesto que la tecnología adquirida a terceros puede ponerse al alcance de todos con mayor facilidad. Ésta es una de las causas por las que hoy el factor diferenciador clave en las empresas es el conocimiento existente dentro de ellas (saber-hacer propio, experiencia, procesos, contactos, etc.). Gestionar dicho conocimiento con el fin de potenciarlo, difundirlo e interiorizarlo en la empresa, se ha convertido en una nueva tarea innovadora.

Pese a que, como se ha indicado anteriormente, la Gestión del Conocimiento no se limita a elementos informáticos, es cierto que las soluciones tecnológicas pueden ayudar a mejorar la situación de las empresas. Las soluciones tecnológicas que se derivaron del estudio fueron, en numerosas ocasiones, las mejoras en los sistemas de gestión actuales o implantación de nuevos ERP (Planificación de los recursos de la empresa). Por otra parte, también se señalaron otros planteamientos como CRM (Gestión de la relación con el cliente), planificadores de producción, árbol del conocimiento (principalmente para las empresas de mayor tamaño), desarrollos e-business, soluciones Internet/Intranet/Extranet y herramientas de trabajo colaborativo (herramientas de Groupware). Asimismo, las principales soluciones de tipo organizativo propuestas a las empresas fueron la redefinición de procesos actuales o definición de nuevos procesos junto con la asignación de tareas y responsables.

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Conclusión.

En este informe se da a conocer la real importancia de cómo la Gestión del Conocimiento aporta en la optimización de diversos recursos a través de la implementación de distintos software que ayuden de una mejor forma en la eficiencia de cómo se realizan las labores. De este modo, la Gestión del Conocimiento es una herramienta vital en el día de hoy en las diferentes empresas en este mundo globalizado en donde siempre se está en contacto con el entorno y de esta forma hay que estar en constante cambio.

Podemos definir de una forma más reducida lo que es gestión del conocimiento y cuál es su real importancia, ya que la gestión del conocimiento es básicamente el aprender de una mejor forma a optimizar los recursos y toda la información procesarla de una forma mejor , que logre contribuir a la sociedad del conocimiento.

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Bibliografía

Páginas WEB

http://www.gestiondelconocimiento.com/index.php3

http://www.navactiva.com/web/es/amngm/doc/articulos/2004/06/26203.php

http://www.innovapyme.com/conocimiento/imagenes/graf01.gif

http://gestionk.wikidot.com/ejemplos

http://es.wikipedia.org/wiki/TICs

http://www.cedi.uchile.cl/catalogo/downloads/manual22.pdf

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