sociedades comerciales camara de comercio 2012
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CAMARA DE COMERCIO DE
BUCARAMANGA
TALLER:
ELABORACION DE ACTAS PARA
SOCIEDADES COMERCIALES
AGOSTO - 2012
AGENDA
1.Requisitos para la
elaboración de actas en las
sociedades comerciales
2. Profundización conceptual
3. Taller práctico
4. Preguntas
REQUISITOS PARA LA ELABORACION
DE ACTAS EN LAS SOCIEDADES COMERCIALES
TIPOS DE SOCIEDADES
ORGANOS SOCIALES
TIPO DE REUNIONES
ACTAS
TIPOS DE SOCIEDADES COMERCIALES
TIPO DE SOCIEDAD NORMA
1. SOCIEDADES POR ACCIONES
SIMPLICADAS (S.A.S.)
• LEY 1258/2008
2. SOCIEDAD ANONIMA
• CÓDIGO DE COMERCIO –
TITULO XX • LEY 1014/2006 ART. 22 • DECRETO 4463/2006
3. SOCIEDAD LIMITADA
4. SOCIEDAD COLECTIVA
5. SOCIEDAD EN COMANDITA
SIMPLE
6. SOCIEDAD COMANDITA POR
ACCIONES
ESPECIAL: EMPRESAS UNIPERSONALES – LEY 222/95
ORGANOS SOCIALES
ORGANO MAXIMO DE
DIRECCION
ORGANO DE
ADMINISTRACIÓN
ORGANO MAXIMO DE DIRECCION
• Sociedad Limitada
• Sociedad comandita simple
• Sociedad Colectiva
Juntas de socios
• Sociedad por acciones simplificada (S.A.S).
• Sociedad anónima
• Sociedad comandita por acciones
Asamblea General de accionistas
Art. 420 C.Cio
ORGANOS SOCIALES
ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Y JUNTA DE SOCIOS:
Órgano de dirección de la sociedad, cuando sus determinaciones son adoptadas conforme a los estatutos y la ley, obligan a los asociados, aún a los ausentes o disidentes. Ejerce entre otras las siguientes atribuciones: Trazar las políticas generales y directrices económicas
dentro de las cuales han de actuar los administradores.
Reformar los estatutos. Aprobar los estados financieros y las cuentas de los
administradores. Efectuar las elecciones y nombramientos que le
correspondan. Constituir reservas ocasionales. Ordenar acciones contra administradores,
representantes, revisor fiscal.
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ORGANO DE ADMINISTRACION
JUNTA DIRECTIVA
ORGANO OBLIGATORIO:
• SOCIEDAD ANONIMA
ORGANO OPCIONAL:
• SOCIEDAD LIMITADA
• SOCIEDAD POR ACCIONES
SIMPLIFICADAS
• SOCIEDAD EN COMANDITA
SIMPLE Y POR ACCIONES
• SOCIEDAD COLECTIVA
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TIP
O D
E R
EU
NIO
NE
S
EXTRAORDINARIAS ORDINARIAS
POR DERECHO PROPIO
DE SEGUNDA CONVOCATORIA
NO PRESENCIALES
UNIVERSALES
MARCO
NORMATIVO
ORDINARIAS
Se celebran una vez al año
(estatutos). Ante vacío
estatutario se efectúa dentro
de los tres meses siguientes al
vencimiento de cada ejercicio
social (31 de diciembre). ART.
181 Y 422 DEL C. Cio.
EXTRAORDINARIAS
Aquellas que permiten atender
asuntos importantes
inaplazables o imprevistos. Se
efectúan cuando lo exijan las
necesidades imprevistas o
urgentes de la compañía. ART.
181 Y 423 del C. Cio.
TIPO DE REUNIONES
DERECHO PROPIO
Primer día hábil del mes de abril, a
las 10 a.m., en las oficinas del
domicilio principal donde funcione
la administración de la sociedad.
Quórum: número plural de socios
cualquiera sea la cantidad de
acciones que esté representada.
ART. 422 – 429 DEL C. CIO.
Excepción: Mayorías especiales
SEGUNDA CONVOCATORIA
Se realiza a falta de quórum. La nueva
reunión deberá efectuarse no antes de
los diez días ni después de los treinta,
contados desde la fecha fijada para la
primera reunión.
Quórum: número plural de socios
cualquiera sea la cantidad de acciones
que esté representada. ART. 429 DEL C.
CIO. . Excepción: Mayorías especiales
TIPO DE REUNIONES
UNIVERSALES
Estas reuniones convalidan
cualquier error en la convocatoria,
por encontrarse presentes la
totalidad de los socios o de las
acciones suscritas. Se podrán
reunir cualquier día y en cualquier
lugar sin previa citación. ART.
182 - 426 DEL C. CIO.
REUNION NO PRESENCIAL
ART. 19 - 20 – 21. LEY 222/1995
Es viable integrar el órgano a través de
cualquier medio tecnológico de sistemas de
transmisión de datos, ej.: circuitos cerrados de
televisión, videoconferencia, teleconferencia,
en fin cualquier medio tecnológico que asegure
la sincronía e inmediata continuidad en la
comunicación. Se requiere que pueda
probarse la realización de la reunión. Ejemplo:
a través de videos, grabación, medio
magnético.
Quórum: todos los socios o el 100% de
acciones. Art. 21 Asentar actas e ineficacia.
TIPO DE REUNIONES
VOTO A DISTANCIA Y POR ESCRITO
Art. 20 Ley 222/95
• Por escrito todos los socios o miembros expresen su
voto.
• Si el voto se expresa en documentos separados,
deberán recibirse en un término máximo de 1 mes
contado a partir del recibido de la primera comunicación.
El representante legal informará el sentido de la decisión
dentro de los 5 días siguientes a la recepción de los
documentos en los que se exprese el voto. Art. 21. Asentar
actas e ineficacia.
En las S.A.S. operan las reglas anteriores, a menos que en
los estatutos se establezcan mecanismos estatutarios para
la realización de las mismas.
SUSPENSION DE REUNIONES
ARTICULO 430 C.Co
TIPO DE REUNIONES
SUSPENSION DE LAS DELIBERACIONES
ART. 430 DEL C. CIO
Art. 430 C.Co. “Las deliberaciones de la asamblea podrán suspenderse para reanudarse
luego, cuantas veces lo decida cualquier número plural de asistentes que represente el
cincuenta y uno por ciento, por lo menos, de las acciones representadas en la reunión.
Pero las deliberaciones no podrán prolongarse por más de tres días, si no está
representada la totalidad de las acciones suscritas. Sin embargo, las reformas
estatutarias y la creación de acciones privilegiadas requerirán siempre el quórum previsto
en la ley o en los estatutos.”
NOTA 1: “Se requiere que cada suspensión sea aprobada por lo menos con el voto del
51% al menos de las acciones representadas, emitido por un número plural de
accionistas”
“Si al cumplirse el termino de 3 días, se encuentra representada la totalidad de la
acciones suscritas, las deliberaciones de la asamblea pueden continuar hasta cuando se
desintegre el quórum referido”(…) (Supersociedades – Circular D-006 Junio 3 del 82).
NOTA 2: “No se requiere nueva convocatoria y puede asistir quienes no estaban en la
deliberación inicial” (…)(Supersociedades – Oficio 22019266 de Mayo 11 de 2001)
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ACTAS
“Es un texto escrito en el cual se presenta, en forma objetiva, todo lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. En ella se relacionan hechos sucedidos en forma enunciativa y da cuenta de acuerdos o decisiones que tomaron los participantes en desarrollo de las negociaciones sociales”.
(Gil Echeverry – 2008)
QUE REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA ART 431. C.Co
• COMPLETA: Transcripción
de todas las deliberaciones
y las decisiones que se
tomaron en la reunión.
• EXTRACTO: Resumen del
acta.
QUE REQUISITOS DEBE CONTENER UN ACTA
1. Número del acta
2. Nombre del órgano social que se reúne: Asamblea de accionistas, junta de socios, junta directiva, etc.
3. Naturaleza de la reunión (ordinaria, extraordinaria, derecho propio, segunda convocatoria, universal, etc.).
4. Nombre completo de la sociedad, tal como figura en el certificado de existencia y representación legal.
5. Fecha y hora de la reunión.
6. Lugar- domicilio.
7. Orden del día; se debe incluir en la convocatoria a reuniones extraordinarias (art. 425 C.Co). En las S.A.S. en el aviso de convocatoria para cualquier reunión se insertará el orden del día.
8. Convocatoria.
9. Verificación del quórum
Mas requisitos
LUGAR DE LAS REUNIONES
• Se realizaran en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo
establecido en las leyes o los estatutos respecto a la convocatoria y quórum, excepto que los estatutos exijan mayoría especial.
• Efectuar la reunión fuera del domicilio social cuando no se
encuentren reunidos la totalidad de los asociados, ocasiona la ineficacia de las decisiones adoptadas en la reunión, lo cual implica que deba convocarse nuevamente con observancia de todos los requisitos legales y estatutarios, para aprobar las determinaciones indebidamente adoptadas. (art. 190 C.Co.)
• En las S.A.S. la asamblea podrá reunirse en el domicilio principal o
fuera de él, aunque no esté presente la totalidad de los asociados, siempre y cuando se cumplan los requisitos de convocatoria y quórum.
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CONVOCATORIA
“Es el aviso anticipado y oportuno que debe darse al asociado, de la fecha, hora, lugar y
temas que habrá de tratar la junta o la asamblea próxima a realizarse, con el fin de que
ejerza o no el derecho de participar”.
• Nota: cuando se vaya a ejercer el derecho de inspección (15 días hábiles anteriores) y el
derecho de retiro, se debe incluir en la convocatoria.
• Este requisito no se verifica cuando se encuentre presentes o representados la totalidad de
los asociados o accionistas o los miembros de junta directiva, es decir el 100%. Igualmente,
en las reuniones por derecho propio.
I. QUIEN DEBE CONVOCAR:
Verificar estatutos, a falta de estipulación:
• Representante Legal.
• Junta Directiva.
• Revisor Fiscal (art. 181 C.Co.).
• Superintendencia de Sociedades (423 C.Co).
• Un número de socios que represente por lo menos el 20% de las acciones, cuotas o partes de
interés en que se divida el capital social (art. 25 Ley 222/95).
• En las S.A.S salvo estipulación estatutaria convocará el representante legal.
II. FORMA DE CONVOCAR: • A través del medio establecido en los
estatutos.
• A falta de estipulación se realizará por
medio de aviso publicado en un diario de
circulación en el domicilio social (art. 424
C.Co). Importante: si es una reunión
extraordinaria en el aviso se inserta el orden
del día.
En las S.A.S. salvo estipulación estatutaria
se realizará mediante comunicación escrita
dirigida a cada accionista.
III. ANTELACION
Se debe verificar estatutos, si existe vacío:
Art. 424 Cód. Com: (…) Para las reuniones en que haya de aprobarse balances
de fin de ejercicio, la convocatoria se hará con mínimo 15 días hábiles de
antelación, en los demás casos con mínimo 5 días comunes.
Para el computo de los días
no se tiene en cuenta ni el
día de la convocatoria ni el
día de la reunión. Circular D-
002/78 Supersociedades.
Si en las oficinas donde funciona
la administración laboran
ordinariamente los sábados,
estos se tendrán como hábiles.
Certificado revisor fiscal (si lo
tuviere) o representante legal.
En las SAS, salvo estipulación estatutaria, será convocada
con antelación mínima de 5 días hábiles y existe la posibilidad
de que los accionistas puedan renunciar a su derecho de ser
convocados a una reunión determinada mediante
comunicación enviada al representante legal, antes, durante
o después de la reunión.
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QUORUM • Es el mínimo de socios, accionistas, o miembros de junta directiva, que deben estar
presentes para que voten y tomen decisiones. • Verificar estatutos, si existe vacío, se deliberara con un número plural de socios que
represente por lo menos la mitad más una de las acciones suscritas. Art. 186 cód. com. Art,. 68 ley 222 de 1995.
En las sociedades que no negocien sus acciones en el mercado público de valores podrá pactarse quórum diferente o mayorías superiores. En las S.A.S. salvo estipulación estatutaria la asamblea deliberará con uno o varios accionistas que representen cuando menos la mitad más una de las acciones suscritas.
Sociedades personas (colectiva, comandita simple, limitada): hacer lista de los socios presentes y representados en la reunión.
Sociedades por acciones (anónima, comandita por acciones, SAS): expresar el numero total de acciones suscritas presentes y debidamente representadas.
Junta directiva: nombre completo de sus miembros.
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10. Designación de presidente y secretario de la reunión. Art. 189 cód.
com.
11. Decisiones
12. Constancia de aprobación integral del texto del acta: Ya sea por el
órgano que se reúne, por la comisión designada para el efecto o en
acta de fecha posterior.
13. Firmas de presidente y secretario de la reunión: si no se va a
firmar la copia del acta debe llevar la constancia de firmado el original,
la cual debe ir con firma original y bajo responsabilidad del secretario
de la reunión o representante legal. Art. 431 C.Co. (Revisor Fiscal).
14. Constancia de autorización del acta. Art. 189 cód. Com. Las actas
se deben presentar autorizadas por el secretario de la reunión o
representante legal. Otra opción es: si es una copia del libro de actas
registrado, presentar copia autentica.
Si hubo un error
MAYORIAS
Debatido cada uno de los puntos del orden del día se transcribe las
decisiones adoptadas, indicando con cuantos votos aprobaron cada una de
ellas (art. 189 cód.com), especialmente las relativas a nombramientos y
reforma de estatutos.
LIMITADA ANONIMA SAS COLECTIVA COMANDITA
Número plural de socios que representen la mayoría absoluta de las cuotas en que se divide el capital social. Podrá estipularse una mayoría superior (art. 359 C.Co).
Mayoría de los votos presentes. Art. 68 ley 222 de 95. EXCEPCION: distribución de utilidades (78%. Art. 155 C.Co.), emisión de acciones sin sujeción al derecho de preferencia (70%. Art. 420 C.Co. núm. 5) y pago de dividendos con acciones de la misma sociedad (80% art. 455 ídem).
Voto favorable de la mitad más una de las acciones presentes, salvo estipulación estatutaria que establezca mayoría superior.
Mayoría absoluta de votos, salvo estipulación en contrario. Art. 316 cod.com
Cada socio gestor tendrá un voto. Los votos de los comanditarios se computan de acuerdo al número de cuotas o acciones de cada uno. (Art. 336 C.Co.
I. REFORMA DE ESTATUTOS:
LIMITADA ANONIMA SAS COLECTIVA
70% de las cuotas en que se divide el capital social, a menos que los estatutos pacten mayoría superior (art. 360 C.Co).
Mayoría de los votos presentes. En las sociedades que no negocien sus acciones en el mercado de valores es posible pactar una mayoría superior, (art. 68 Ley 222/95).
Voto favorable de la mitad más una de las acciones presentes, salvo estipulación estatutaria que establezca mayoría superior.
Unanimidad, salvo pacto en contrario (art. 302 C.Co.).
COMANDITA SIMPLE COMANDITA POR ACCIONES
Unanimidad de los gestores y
mayoría absoluta de votos de los
comanditarios, salvo estipulación en
contrario. En la cesión del interés
social del gestor se requiere
aprobación unánime de los socios
colectivos y en la cesión de cuotas
el voto unánime de los
comanditarios (art. 340 C.Co)
Salvo pacto en contrario,
unanimidad de los gestores y
mayoría de votos de las acciones
de los comanditarios, (art. 349
C.Co.).
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APROBACION DEL TEXTO DEL ACTA
Aprobación en la misma reunión o
sistema general: Al finalizar la reunión
todos los presentes imparten la aprobación
correspondiente (Oficio 220-80762, 30
agosto de 1999. Supersociedades). Dicha
constancia deberá quedar consignada en el
acta de que se trate.
Aprobación en reunión posterior: ocurre
cuando la Asamblea o Junta de socios
defiere en el tiempo la aprobación del acta
de que se trate para ser abordada en una
reunión posterior. En este caso la
aprobación del acta anterior deberá
adoptarse como una decisión social y
documentarse en el cuerpo de la nueva
acta.
Aprobación mediante delegados: Se designa comisión o
comité la aprobación final del acta.
Para la aprobación del acta de que se trate, se requerirá de
la anuencia de todos los designados (Oficio 220-49438 del
21 de agosto de 1998. Supersociedades), por lo anterior, las
firmas de todos los comisionados deben constar en el acta
en señal de que su contenido es fiel relación escrita de lo
sucedido en la respectiva sesión” (Oficio 220-80762.
Ibídem).
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ACTAS ADICIONALES
Art. 131 Decreto 2649/93
“… Cuando inadvertidamente en las actas se
omitan datos exigidos por la ley o el contrato,
quienes hubieren actuado como presidente y
secretario, pueden asentar actas adicionales
para suplir tales omisiones. Pero cuando se
trate de aclarar o hacer constar decisiones de
los órganos, el acta adicional debe ser
aprobada por el respectivo órgano o por las
personas que éste hubiere designado para
ello.”
PARA RECORDAR:
En el artículo 175 del Decreto Ley No.
19 del 10/01/12 que modificó el
numeral 7 del artículo 28 del Código
de Comercio, solo deberán inscribirse
en el registro mercantil los libros de
registro de socios o accionistas, y los
de actas de asamblea y junta de
socios, ya que los libros de
contabilidad fueron eliminados del
texto del artículo así como los de
juntas directivas.
ACTA DE ASAMBLEA GENERAL (EXTRAORDINARIA /ORDINARIA) DE ACCIONISTAS
DE LA SOCIEDAD __________
NUMERO ______
En la ciudad de XXXX a los XXXX (XX) días del mes de XXXX de XXXX (XX), siendo las XXXX (A.M.o P.M.), se reunieron en sesión (extraordinaria o ordinaria), los socios de la sociedad XXXXX, en las oficinas de la administración, situadas en la XXXXXX, previa convocatoria efectuada por XXXXXXX en su calidad de XXXXXXX, mediante XXXXX (indicar el medio a través del cual se convocó) de fecha XXXXX, con el fin de desarrollar el siguiente orden del día: 1.- Verificación del quórum 2.- Nombramiento del Presidente y secretario de la reunión 3.- Nombramiento de Representante Legal 4.- Reforma de estatutos 5.- Aprobación del acta. 1.- VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM: Se verifica la presencia de 4.000 acciones suscritas que representan el 70% de las acciones suscritas de la sociedad.
2. NOMBRAMIENTO DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA REUNION: Por unanimidad se designa para presidir la reunión a XXXX y para ejercer la secretaría a XXXX. 3. NOMBRAMIENTO DE REPRESENTANTE LEGAL (Se exponen los motivos por los cuales se requiere efectuar el nombramiento). Por unanimidad (o el número de votos a favor y en contra) se designa como nuevo Gerente (o la denominación que establezcan los estatutos) de la sociedad a XXXX identificado con cédula de ciudadanía nro. XXXX expedida en XXXX, quien estando presente manifiesta su aceptación del cargo (si no se encuentra presente se omite esta constancia y se presenta para el registro copia de la carta de aceptación). 4.- REFORMA DE ESTATUTOS: En uso de la palabra XXXX (generalmente el representante legal) informa a la asamblea general de accionistas que es necesario reformar los estatutos de la sociedad en atención a XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, con fundamento en lo anterior, se propone a la asamblea general el nuevo texto de los artículos a reformar así: ARTICULO XX: …………………………. ARTICULO XX: …………………………. ARTICULO XX: …………………………..
Después de una serie de consideraciones la asamblea general de accionistas aprueba por unanimidad (o el número de votos a favor o en contra), la reforma a los estatutos antes expuesta. 5.- LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA: No habiendo más asuntos que tratar, el presidente propone un receso con el fin de elaborar el acta respectiva. Siendo las XXX (A.M. o P.M.), el secretario(a) da lectura a la misma la cual es aprobada por unanimidad ( o el número de votos a favor o en contra).
Presidente de la reunión Secretario de la reunión Se autoriza la presente acta por ser fiel copia tomada del original. Firma de: Secretario de la reunión o representante legal de la sociedad.
