1. SISTEMA DE GESTIÓN LOGÍSTICA

Partiendo del hecho de que la logística es un eje transversal en la compleja estructura de la industria, siendo la responsable de la ejecución ideal de la actividad productiva, hasta la satisfacción del cliente por el resultado, haciendo un uso racional y económicamente viable para su ejecución, es coherente, entonces hablar de que el sistema de gestión logística (SGL) abarca cada uno de los niveles organizacionales y funcionales de cualquier compañía; nivel operativo, gerencial y estratégico además de los funcionales, como, ventas y mercadeo, manufactura y producción, finanzas, contabilidad y por supuesto recursos humanos.

El sistema de gestión logística que se propone como más ideal para la organización Terpel, es precisamente uno que abarca todos los eslabones en la cadena de valor de la compañía, para el cual se presenta el siguiente modelo de gestión, el cual al integrar la logística en la cadena de valor es una clara ventaja competitiva frente a las empresas semejantes en la industria, generando además barreras de entrada a las futuras.

El proceso de creación de valor agregado en los productos y servicios de la organización Terpel, ha sido punta de lanza en su estrategia de posicionamiento en el mercado, y es mediante el sistema de gestión de logística que se puede tener una medición, análisis, control y transformación de todos los procesos involucrados, los cuales generan confianza y satisfacción en el cliente al cumplir con sus requisitos logísticos sin importar si este es a gran escala o al menudeo.

2. Valor agregado, eficacia y eficiencia en los procesos involucrados

Dicho SGL acoge no solo a las áreas diferentes de la compañía, sino también a las sistemas que en ellas se ejecutan, tales como calidad, gestión ambiental, salud y seguridad, entre otras.

Dicho modelo de SGL se apoya en las siguientes normas:

OSHAS 18001: 1999 Sistemas de Gestión de la Seguridad y la Salud en el trabajo.

ISO 9001: 2000 Sistemas de Gestión de Calidad. Requisitos.

ISO 140001: 2004. Sistemas de Gestión Ambiental.

ISO 10012: 2003 Sistemas de gestión de las mediciones.

El SGL propuesto está compuesto por los siguientes elementos en su estructura.

Como es bien sabido, los sistemas de gestión logística deben asegurarse de satisfacer los requerimientos logísticos requeridos, para garantizar esto, Terpel debe buscar la identificación de cada uno de los procesos que intervienen en el sistema de gestión que se propone.

Para el caso de Terpel la CADENA DE SUMINISTRO se plasma en el Sistema-SCM (TERPEL, 2015)

En Tertel se adoptó una política de compras unificada en Colombia, Ecuador, México y Panamá; además se puso en marcha una estrategia de desarrollo de proveedores en Colombia, con iniciativas como la divulgación del compromiso con

el respeto de los derechos humanos y la realización de un diagnóstico de sus prácticas laborales. Se realizó el primer estudio de satisfacción de proveedores. Aplicación de una encuesta interna para evaluar el proceso de compras.

En Colombia, Ecuador y Panamá se registra la accidentalidad de los vehículos que transportan los combustibles, se hace monitoreo, participando activamente en la atención de emergencias y remediar en caso de que se requiera.

Se Lleva a cabo un diagnóstico de la operación de transporte para definir planes de acción y diseñar un protocolo de evaluación y seguimiento. Se Participa en la mesa sectorial del Consejo Colombiano de Seguridad, con el fin de construir un indicador para transportadores, a través del Registro Único de Contratistas (RUC). Esta iniciativa busca mejorar y alinear los estándares ambientales en la prestación del servicio de los transportadores y ofrecerles oportunidades de desarrollo.

Terpel se posiciona con bastante firmeza como la primera según los ranking industriales, en brindar servicio tanto al sector industrial, como en sus ventas al por menor; dejando una brecha bastante alta con respecto a sus competidores. En la búsqueda de mantener el mejor servicio, la empresa se dedica a buscar mejoras continuas en cuanto a tecnología que utiliza tanto para el transporte del combustible, como para su distribución al minorista, con el fin de mantener un nivel óptimo de productividad en sus negocios y poder seguir consolidándose como la número uno.

3. Cuantificación numérica que soporte el porqué de la situación en cada uno de los casos.

Para demostrar que el caso de Terpel en la cadena de Suministro se formula un informe sobre la satisfacción del cliente interno con respecto a la SCM-Cadena de suministro en el Sistema de Gestión Logística. (TERPEL, 2015)

Método de Evaluación

Opciones de Respuesta 10 puntos

Tipo de escala -Numérica de 1 a 10 puntos1= Totalmente satisfecho10= Totalmente satisfecho

Indicador INDICE DE SATISFACCION (IS)Es un promedio de calificaciones en escala de 1 a 10, re-escaladas a una escala de 0 a 100. En una misma cifra se conjugan

tanto las respuestas positivas como las negativas

Calculo del Indicador Atributo= La satisfcacción es declaradaServicio= La satisfación es declaradaDirección= La satisfacción es derivada a partir de la satisfacción de todos los servicios que pertenecen a toda la direcciónGerencia= La satisfacción es derivada a partir de la satisfacción de todos los servicios que pertenecen a cada gerenciaVicepresidencia= La satisfacción es derivada a partir de la satisfacción de todos los servicios que pertenecen a cada vicepresidenciaCompañía = La satisfacción es derivada a partir de la satisfacción de todos los servicios de la compañía.

Servicios Construidos a partir de talleres de cliente interno

Atributos de los Servicios

Determinados por la compañía

No. Servicio

Operaciones y LogísticaMuestra

Según BaseMuestra Obtenida

% de Cobertura

161 Abastecimiento de las plantas 134 72 54%162 Manejo de contingencias de abastecimiento 134 89 66%163 Tramites Sicom 47 35 74%164 Control contratos 31 6 19%165 Actualización de Documentación ante el MMEE y Sicom 47 29 62%197 Creación de pedidos de nominación combustibles 308 143 46%

301Manejo y acompañamiento a trabajadores durante y después de accidentes o enfermedades laborales o de origen común

21 11 52%

302 Exámenes médicos periódicos ocupacionales - Gente Sana 1184 695 59%303 Programa Gente Dinámica - Riesgo Ergonómico 1184 719 61%

307Validación de las investigaciones de accidentes y daños a la propiedad

12 11 92%

309Implementación de programas de prevención y control de riesgos

47 37 79%

314Auditorias internas en SSAC a los centros logísticos, negocios certificador y áreas de apoyo que aplique

56 43 77%

315Asesoría en certificaciones ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001

12 8 67%

316 Servicios de seguridad física 45 33 73%

No. Servicio

Gerencia de ComprasMuestra

Según BaseMuestra Obtenida

% de Cobertura

139 Creación proveedores 49 38 78%140 Actualización y Activación de proveedores 34 27 79%141 Gestión a la cadena de importación y/o exportación 7 2 29%

142Importación bases lubricantes, combustibles e hidrocarburos

2 1 50%

143Administración de inventarios de lubricantes (bases y producto terminado)

35 11 31%

145Programación del transporte y entrega de materias primas a fabrica

30 7 23%

146Programación del transporte y entrega de producto terminado de lubricantes

29 21 72%

147 Programación del transporte y entrega de kits de conversión 17 11 65%

148Creación de solicitudes de pedido en SAP, aceptaciones de servicio y entradas de mercancía.

90 57 63%

149Administración de inventarios de materiales y repuestos en las bodegas de las plantas.

91 57 63%

No. Servicio

Gerencia de ComprasMuestra

Según BaseMuestra Obtenida

% de Cobertura

275 Administración de materiales y servicios generales en SAP 277 114 41%

276 Administración de material Dian en SAP 277 69 25%

277 Administración de materiales combustibles en SAP 277 92 33%

279 Administración de estrategias/rutas de liberación en SAP 126 41 33%

281 Soporte sobre el proceso de compras en SAP 163 43 26%

326Formalización de contratos con proveedores por medio de ofertas mercantiles y otros.

133 71 53%

327Formalización de contratos con proveedores por medio de condiciones generales y adendas.

133 67 50%

328 Seguimiento a constitución y vigencias de pólizas 133 68 51%

329Acompañamiento para reclamaciones a proveedores, frente a incumplimiento

9 3 33%

330 Generar reportes sobre las vigencias de los contratos. 139 67 48%

No. Servicio

Dirección de Operaciones RegionalesMuestra

Según BaseMuestra Obtenida

% de Cobertura

153 Pruebas de calidad en plantas por solicitudes de cliente 56 46 82%

154 Asesoría técnica y operativa en manejo de combustibles 48 40 83%

155 Suministro de información de los movimientos de la planta 85 47 55%

156 Atención de visitas de clientes en plantas 61 46 75%

157 Despacho de pedidos a clientes 142 109 77%

158 Suministro de reporte de inventarios 1 1 100%

Para el análisis y puesta en marcha del análisis se identificó de manera conjunta con las áreas de la Organización, la necesidad de revisar los servicios a incluir en la medición por los siguientes atributos:

Innovación: Disposición para aplicar propuestas innovadoras que contribuyan a mejorar el servicio

Oportunidad: Que cumpla con los requerimientos de tiempo en los que se necesita el servicio.

Actitud del servicio: La amabilidad de los funcionarios y la voluntad de apoyar a sus clientes internos

Confiabilidad: Que el servicio prestado cumpla con todas las condiciones y características requeridas generando confianza

Flexibilidad: Capacidad de adaptarse a las necesidades del cliente interno y el entorno.

En cuanto al servicio se dan sugerencias como:

Disponibilidad del servicio /Precisión /Buen desempeño/Todo está bien Mejorar la actitud del servicio/Proactividad La infraestructura debe ser coherente a las necesidades del

cargo/Mejorar /Adecuación de los supuestos de trabajo.

En cuanto a la implementación de tecnologías de la información en cuanto a la Dirección de Transporte, se incrementa en un 18,8% la efectividad y eficacia en los procesos en cuanto a:

Conteo de flota suficiente para cumplir con la demanda Tener más organización en los proyectos y procesos Mejorar gestión de flotas en las Regionales por parte en el área regional Dar cumplimiento a los diferentes procesos de la compañía

Área muy organizada y proactiva Ganar mayor liderazgo Tener conocimiento pleno de las rutas

En cuanto al servicio, mejora en un 9,7% en ítems como:

Mejorar la actitud del servicio Buena atención Disponibilidad del servicio Continuar con la calidad del servicio que ha caracterizado a Terpel

Para la parte del departamento de Operaciones y Logística

No. Servici

oOperación y Logística Definición

161Abastecimiento de las plantas

Definir las necesidades de abastecimiento y hacer seguimiento al pedido realizado a los proveedores: Ecopetrol, Ingenios y plantas de 8100.

162Manejo de contingencias de abastecimiento

Evaluar, tramitar y solucionar los desabastecimientos de producto

163 Tramites con Sicom

Mantener actualizado el sistema Sicom en lo relacionado con Base de datos de plantas y aeropuertos, con el fin de evitar el bloqueo de dichos centros.

164 Control contratos

Mantener actualizado y realizar seguimiento a los contratos de vicepresidencia de operaciones, como plantas conjuntas, plantas territorios, certificados de conformidad Ministerio de Minas.

165Actualización de documentación ante el MMEE y Sicom

Enviar y radiar al MMEE las pólizas de responsabilidad civil y certificado de conformidad en plantas y aeropuertos y con el radicado actualizar la información en Sicom, con el fin de evitar el bloqueo de los centros

197Creación pedidos de nominación combustibles

Crear en el sistema SAP los pedidos de nominación de combustible para todas las EDS, al inicio de mes y cada vez que se requiera.

301Manejo y acompañamiento a trabajadores durante y después de accidentes o

Orientar y acompañar al trabajador en el manejo medico de las lesiones personales derivadas de accidentes laborales o

enfermedades laborales de origen común

enfermedades de origen común o de trabajo, generando apoyo y recomendaciones en su reintegro

302Exámenes médicos periódicos ocupacionales - Gente Sana

Programar y coordinar los exámenes médicos periódicos (Gente Sana) como lo son: laboratorios, audiometrías, optometrías y valoración médica.

303Programa Gente Dinámica - Riesgo Ergonómico

Ejecutar las actividades de prevención de riesgo ergonómico como: pausas activas, evaluaciones a personal específico.

307

Validación de las investigaciones de accidentes y daños a la propiedad

Validar la investigación de accidentes y daños a la propiedad y la administración de las evidencias para los cierres.

309implementación de programas de prevención y control de riesgos

Orientar y apoyar la implementación de los diferentes programas de seguridad como: inspecciones, sustancias químicas, trabajo en alturas, seguridad vial, premios al trabajo.

314

Auditorias internasen SSAC a los centros logísticos, negocios certificados y áreas de apoyo que aplique.

Ejecutar auditorias de SSAC con el fin de verificar que su gestión sea acorde a las normas ISO 9001, 14001, OHSAS 18001, requisitos legales y estándares de Terpel para identificar oportunidades de mejora.

315Asesoría en certificaciones ISO 9001, ISO14001 y OHSAS 18001

Asesorar en la implementación y mantenimiento de certificaciones de ISO 9001, 14001 y OHSAS 18001

316Servicios de seguridad física.

Coordinar y contratar los servicios de vigilancia y monitoreo en los centros logísticos de plantas, aeropuertos, fabrica y sedes administrativas regionales.

En este caso estudiar la cadena logística guiada por medio de las asesorías en certificaciones como la ISO 9001, ISO 14001 y OSHAS 18001, Terpel emprende el camino hacia el mejoramiento continuo, con validez en afirmaciones como:

Aun cuando los indicadores y las estadísticas muestran esfuerzos y mejoras en la entrega de los servicios, se deben vislumbrar caminos en pro de elevar la satisfacción interna de la compañía, lo que amerita una revisión de los procesos actuales, de modo que se dinamice y facilite la labor de los funcionarios.

La trazabilidad dentro de la cadena de suministro de Terpel se hace eficiente y eficaz, en la medida que cada uno de los eslabones de la compañía trace estrategias tanto internas como externas (Administración de la cadena de suministro-Clientes).

Finalmente la efectividad y eficacia de la cadena de suministro se vislumbra como resultado cuantificable en el estudio de la SCM a saber:

Dado el excelente desempeño que ha tenido Terpel como distribuidor de gasolina en estaciones de servicio, la compañía agrega servicios que cobijan a un mayor número de clientes y amplía su portafolio de productos, ofertando gas natural vehicular, combustible para aviones, flotas marinas y grandes empresas a nivel nacional, así como la incursión en el mercado de lubricantes. Se cree que aumentando la eficiencia de dichos eslabones se podrá obtener mayor satisfacción de los clientes fortaleciendo así la gestión logística enfocada al consumidor CMR

BibliografíaTERPEL. (MARZO de 2015). QUIENES SOMOS LINEAS DEL TIEMPO. Obtenido de

https://www.terpel.com/Global/Sostenibilidad/_INFORME%20SOSTENIBILIDAD%202011%20%282%29.pdf

TERPEL. (MARZO de 2015). TERPEL.COM. Obtenido de PRODUCTOS Y SERVICIOS: https://www.terpel.com/en/home-Productos-y-Servicios/