REPBLICA DE PANAM

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM

CENTRO REGIONAL DE COCL

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL

LICENCIATURA EN LOGSTICA Y TRANSPORTE MULTIMODAL

PROYECTO FINAL

IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN A DISTRIBUIDORA

GONZLEZ

ESTUDIANTES:

SHEILA DOMNGUEZ

JOS . PREZ

ROSIRIS RIOS

NICOLS RODRGUEZ V.

PROFESORA:

YANETH GUTIRREZ

DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL

PENONOM, COCL 2015

INTRODUCIN

El entorno actual en el cual se desempean las empresas hoy en da, han provocado un cambio

en la forma de gerencia. Es as que el uso apropiado de la informacin, llamado gestin del

conocimiento por Peter Drucker a mediados del siglo 20, se ha constituido en una ventaja

competitiva, ya que, el adecuado procesamiento y posterior utilizacin de la informacin,

como base y apoyo en la toma de decisiones en las empresas, la convierten en un factor de

diferenciacin difcil de ser percibido, copiado o igualado. Razn por la cual deben

desarrollar sistemas eficientes y eficaces de gestin de la Informacin.

Los Sistemas de Informacin Gerencial se han convertido en un arma estratgica, ya que,

proporcionan a la gerencia informes sobre el desempeo actual de la organizacin, esta

informacin se utiliza para supervisar y controlar la empresa y pronosticar su

comportamiento futuro, as como de apoyo en la toma de decisiones para el nivel estratgico

de las organizaciones.

La empresa, Distribuidora Gonzlez, objeto de este trabajo, evalu la necesidad de

implementar una forma de manejar eficiente la informacin, dentro de sus pasos para lograr

este objetivo, se encuentra la compra de una PC, as como un Paquete Computacional

llamado MS OFFICE. La finalidad de este trabajo es la evaluacin, seleccin y evaluacin

de un sistema computacional adecuado acorde a las necesidades de esta empresa

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCIN ............................................................................................................................... 2

OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 4

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA ........................................................................................... 5

RAZONES PARA PROPONER EL PROYECTO .................................................................... 6

DIAGRMAS DE FLUJO DE DATOS ......................................................................................... 7

DICCIONARIO DE DATOS ....................................................................................................... 9

DESARROLLO DE LA PROPUESTA DEL SISTEMA ........................................................ 11

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD ............................................................................................ 11

FACTIBILIDAD TCNICA ................................................................................................. 11

FACTIBILIDAD OPERACIONAL ...................................................................................... 15

CRONOGRAMA DE EVENTOS .......................................................................................... 16

DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA DE INFORMACIN CREADO .................. 17

DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACIN ...................................................................... 19

DISEO DE SALIDA DEL SISTEMA ................................................................................. 19

IMPRESAS: ......................................................................................................................... 19

EN PANTALLA: ................................................................................................................. 20

CONCLUSIN ................................................................................................................................ 23

BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................. 24

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Disear el sistema de informacin gerencial adecuado para la empresa Distribuidor

Gonzlez.

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Diagnosticar la situacin actual de la organizacin en lo referente a la informacin

que es entregada al nivel estratgico.

2. Identificar, validar y analizar las necesidades de informacin para el diseo de

informacin gerencial que soportar la toma de decisiones en el nivel estratgico de

la organizacin.

3. Desarrollar un modelo para identificar, evaluar y seleccionar el software idneo que

se ajuste a las necesidades de la organizacin en el cual se pueda implementar el

Sistema de informacin gerencial.

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

La Distribuidora Gonzlez Ubicada en la ciudad de Penonom, lleva 6 aos ofreciendo venta

al por mayor de productos alcohlicos (cervezas, secos y otros), as como aguas embotelladas

de diferentes marcas y tamaos.

Actualmente posee una amplia bodega, flota de nueva generacin, as como un completo

arsenal de equipos para el movimiento de la mercanca sin olvidar la seguridad y salud fsica

de los empleados.

Su estructura administrativa est dada de la siguiente manera:

RAZONES PARA PROPONER EL PROYECTO

Nuestro proyecto para la implementacin de un sistema de informacin se realizar en la

Distribuidora Gonzlez, dedicada a la distribucin de licores, cervezas y sodas a los

diferentes negocios minoristas, los cuales son sus principales clientes; dicho proyecto se

basa en el control de los productos recibidos y su posterior distribucin a los diferentes

clientes para as resolver los problemas en cuanto las irregularidades el tiempo especfico de

la entrega de pedidos y mantener un control de la mercanca que se recibe y se almacena,

para esto se busca implementar un sistema automatizado que permita llevar un control

continuo y actualizado del inventario, los pedidos entregados y las ventas realizadas.

En esta empresa actualmente el control de inventario se lleva de forma manual, adems hay

muchas deficiencias en el manejo de la mercanca recibida (bebidas alcohlicas y refrescos),

los pedidos de igual forma se realizan de forma manual.

Lo que se propone con este proyecto es implementar un sistema de control de inventario

que permita gestionar los pedidos de los clientes de forma computarizada, en el momento

preciso y mantener actualizado los niveles de mercanca y reduciendo la gran cantidad de

productos en el almacn. Este proyecto est dirigido a mejorar las funciones de la empresa

en el rea operacional, especficamente en el almacn de mercanca recibida para la

distribucin, que en s, es la actividad clave de la empresa, por lo que un cambio a su actual

y tradicional sistema, representara beneficios en cuanto a la eficiencia en su rendimiento

econmico.

DIAGRMAS DE FLUJO DE DATOS

NIVEL 0

Base de datos en bodega (Tequila claro)

Tramite del pedido (25 cajas)

Base de datos Riba Smith (cliente)

Riba Smith

(cliente)

Entrega

cliente

Cantidad existente Verificacin de stock

Aceptacin

Quejas y devoluciones

Solicitud

de pedido

Dato de entrega del

pedido

Cantidad

de pedido

prximo

NIVEL 1

DICCIONARIO DE DATOS

NIVEL 0

Descripcin: El cliente solicita un producto

Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen

2 MINUTOS CADA PROCESO

CLIENTE TRMITE DE PEDIDOS

SOLICITUD DE PEDIDOS

Descripcin:

Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen

6 SEGUNDOS CADA PROCESO

infomacin solicitada.

TRMITE DE PEDIDOS BASE DE DATOS BODEGA

El sistema accede a la base de datos en busca de

VERIFICACIN DE STOCK

Descripcin:

Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen

3 SEGUNDOS CADA PROCESO

BASE DE DATOS BODEGA TRMITE DE PEDIDOS

La base de datos libera la informacin

CANTIDAD DE STOCK

DESCRIPCIN:Se almacena toda la informacin sobre la empresa,

direccin, contactos, representantes legales y numero de registro

F. D. REL.

Historial de Pedidos

VOLUMEN

FLUJO DE DATOS SALIENTES

Usuario registrado

Pedidos procesados

Inventario actualizadoClasificacin de pedidos

ENTRADA DE DATOS

Informacin del cliente

Informacin de pedidos

ARCHIVOS DE DATOS DEL CLIENTE

Descripcin:

Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen

1 MINUTO CADA PROCESO

CLIENTES TRMITE DE PEDIDOS

para lueg pprocesar una devolucin depende del caso.

QUEJAS, RECLAMOS

El sistema recibe quejas o reclamos de clientes

Descripcin:

Base de datos Clientes Se trmitan quejas, datos de clientes Devoluciones, Entregas de atculos

Se verifica la cantida de stock de artculos Cantidad exacta de Articulos en stock

El sistema se basa en un solo proceso central,

que consiste en realizar trmites sobre pedidos como: compras,

El cliente solicita un artculo

El cliente solicita un artculo

Base de datos de Bodega

PROCESO DEL SISTEMA

ventas, reclamos y otros.

Entrada Descripcin del Proceso Salidas

Pedido del Ciente Aceptacin o rechazo de Pedido

Pedido del Ciente Devoluciones

NIVEL 1

+

Descripcin: Se realiza la verificacin del cliente en el sistema y si no

esta se procede a la creacin de su usuario, para que luego se pueda

Acceso a los productos

de la distribuidora

numero de registro

Entregar al Cliente

Generar usuario y

Informacin para el inven-

tario (sodas, cervezas)

Solicitud de Pedido Informacin para almacn

Arreglar pedidos

Verificar al Cliente

Caractersticas de pedido

Productos solicitados

Registrar Usuario en base de datosDatos del Nuevo Cliente

Informacion del pedido Clasificar el Pedido del cliente

Nombre de la Empresa y

numero de registro.

Entrada Descripcin del Proceso Salidas

PROCESAMIENTO DEL PEDIDO DE UN CLIENTE

atender su pedido enviar al destino acordado.

Descripcin: Se enva datos del cliente a la base de datos e informacin

de los pedidos al historial de pedidos

Estructura de datos que viaja con el flujo

2 MINUTOS CADA PROCESO

Volumen

CLIENTE RECEPCION DE PEDIDOS

INFORMACIN DEL CLIENTE E INFORMACIN DE LOS PEDIDOS

Descripcin:

Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen

2 SEGUNDOS CADA PROCESO

CLIENTE VERIFICAR CLIENTE

El cliente solicita sus artculo deseado.

PEDIDO DEL CLIENTE

Descripcin:

Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen

4 SEGUNDOS CADA PROCESO

VERIFICAR CLIENTE CLASIFICAR PEDIDO

Datos de clientes son enviados para clasificar segn

producto (soda, cervezas, agua)

INFORMACIN DE USUARIO

Descripcin:

Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen

30 SEGUNDOS CADA PROCESO

CLASIFICAR EL PEDIDO PROCESAR EL PEDIDO

o no.

PROCESAR

El pedido pasa a ser evaluado para ver si se acepta

Descripcin:

Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen

4 SEGUNDOS CADA PROCESO

PROCESAR PEDIDO HISTORIAL DE PEDIDOS

INFORMACIN DE PEDIDO

Se envian dats del trmite para ser alamacenado. Descripcin:

Estructura de datos que viaja con el flujo Volumen

4 SEGUNDOS CADA PROCESO

ARREGLO DE PEDIDO CLIENTE

EL PRODUCTO

ENVIAR PRODUCTOS

SE PROCESEDE A DAR FECHA PARA ENVIAR

DESARROLLO DE LA PROPUESTA DEL SISTEMA

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

FACTIBILIDAD TCNICA

Equipos con los cuenta la empresa:

Equipos de montacargas manual.

2 pick up.

2 camiones.

Tecnologa existente de software:

Actualmente esta empresa no cuenta con equipos computaciones (PC). Slo se cuenta con

una caja registradora y una calculadora.

Se necesita ms tecnologa de software?

Si, la empresa necesita tecnologa para agilizar la distribucin y poder organizar, inventariar,

controlar mejor los pedidos que se llevan a cabo.

Cul es la posibilidad de desarrollar el proyecto?

La posibilidad de desarrollar el proyecto es 100% factible, pues la empresa requiere de una

aplicacin computacional que le ayude a agilizar sus operaciones.

Qu tiempo se llevar realizar el proyecto hasta su implementacin?

La aplicacin se llevara a cabo en un lapso de 1 mes. Siempre y cuando el gerente acepte.

FACTIBILIDAD FINANCIERA

A continuacin se presenta el estudio que dio como resultado la factibilidad econmica de la

implementacin de un nuevo sistema para el control de Inventarios donde se determinaron

los recursos econmicos para el mismo. Como se mencion anteriormente en el estudio de

factibilidad tcnica la Empresa no cuenta con las herramientas necesarias para la

implantacin del sistema por lo cual el desarrollo de la propuesta requiere de una inversin

inicial en infraestructura informtica, que ms adelante desglosaremos:

Los Costos Generales: Son todos los gastos realizados en accesorios y material de oficina y

de uso diario, necesarios para los procesos, tales como, papeles, plumas, cartuchos de

impresora, marcadores, etc. A continuacin se muestra una tabla que muestra estos gastos.

Gastos Generales Cargo Mensual

Material de Oficina B/. 20.00

Papel para Impresora B/. 6.75

Consumibles B/. 10.00

TOTAL B/. 36.75

Costo de Ambiente: Dado que no cuenta con equipos informticos actualizados e

infraestructura de red apropiadas para la implantacin del sistema, habr necesidad de invertir

en estos.

Equipos Costo

Computadora B/. 325.00

Impresora B/. 35.00

Paquete de Office B/. 150.00

Mueble de Oficina B/. 60.00

TOTAL B/. 570.00

Costo de Personal: Aqu se incluyen los gastos generados por el recurso humano que se

necesita para el desarrollo del sistema nicamente, donde bajo su responsabilidad estar el

contar con el personal para la operacin y funcionamiento del sistema. Actualmente

Empresa DISTRIBUIDORA GONZLEZ no requerir contratar un programador o

analistas, puesto que el mismo permite una interaccin con el usuario muy sencillo y adems

familiar, ya que, est elaborado bajo la lnea de OFFICE, especficamente Excel. Se

requerira capacitar de manera continua y avanzada a una secretaria en el uso de Excel, en

caso de que su nivel de dominio fuese muy bajo.

Gasto Costo

Capacitacin B/. -

NOTA: La Capacitacin se podra dar de forma gratuita en Instituciones Pblicas de

Enseanza O en Lnea a travs de internet.

Costos operativos durante el desarrollo de funciones: Estos costos se refieren a aquellos

necesarios para la operatividad de las actividades de la empresa durante el periodo en el que

se realizaran las actividades cotidianas, por lo que suman al costo del desarrollo del mismo.

Los costos de operacin se muestran a continuacin:

Concepto de Pago Pago Mensual

Luz B/. 15.86

TOTAL B/. 15.86

Costos totales del desarrollo del sistema:

La tabla que se muestra a continuacin, muestra los costos totales del sistema.

Concepto de Pago Pago Mensual

Gastos Generales B/. 36.75

Equipos B/. 570.00

Capacitacin B/. -

Costo Operacional B/. 15.86

TOTAL B/. 622.61

El Total mostrado en la tabla corresponde al periodo de Instalacin y Pruebas de trabajo

dando por costo final de B/. 622.61

Como se puede apreciar el margen de dficit entre el presupuesto entre el presupuesto y los

costos de la implantacin son de B/ 87.61. Pero se hace la salvedad que esto puede variar

pues el costo estimado de consumo de energa por los 2 principales equipo de oficina puede

variar, as como los precios de los artculos indicados, dependiendo del establecimiento

donde se adquieran. Tambin se debe considerar que estos gastos pueden bajar si se aplican

algunas tcnicas recomendadas.

Duracin de Proyecto (meses): 0.25

Saldo: (87.61)B/.

GASTOS: B/. 622.61OTROS GASTOS: B/. 0.00

623

INGRESOS POR MES GASTOS DEL PROYECTO

Concepto Cantidad Concepto Cantidad

IMPUESTOS B/. 35.00 Materiales de Oficina B/. 20.00

VENTAS B/. 500.00 Papel para Impresora B/. 6.75

B/. 0.00 Consumibles B/. 10.00

B/. 0.00 Computadora B/. 325.00

TOTAL B/. 535.00 Impresora B/. 35.00

Paquete de OFFICE B/. 150.00

OTROS GASTOS Mueble de Oficina B/. 60.00

Concepto Cantidad Capacitacin B/. 0.00

Luz B/. 15.86

Total B/. 0.00

MONTO DISPONIBLE: B/. 535.00

PRESUPUESTOB/. 535.00 B/. 622.61

ingresos gastos

FACTIBILIDAD OPERACIONAL

Desde el punto de vista operativo, creemos que si el impacto de nuevo sistema en la

distribuidora que ser aplicado es positivo y sin grandes trabas debido los siguientes tems:

En primera instancia, la idea surge de una necesidad detectada por los que trabajan en el

depsito. Por lo cual, este sistema se enfoca a resolver un problema concreto y que fija un

punto de partida a la resolucin de este problema.

La implementacin del mismo no representa un cambio radical en los circuitos principales,

que se llevan a cabo durante el proceso de distribucin y seleccin de mercanca.

El sistema presenta un interfaz muy amigable, sumamente simple, slo requerir en concepto

de conocimientos previos, estar familiarizado con una PC.

El software presenta un control de acceso lo que permitir que cierta informacin no pueda

ser modificada por un empleado no autorizado, lo que da mayor sensacin de seguridad de

datos y en algunos casos dinero.

Lo que hace esta aplicacin atractiva es su bajsimo costo, requerimientos de sistemas y cero

niveles de contratacin de un tercero para instalacin o mantenimiento.

Resaltando todas las caractersticas anteriormente mencionadas podemos decir que el

software es el que ms encaja a las necesidades de la empresa DISTRIBUIDORA

GONZLEZ.

CRONOGRAMA DE EVENTOS

FECHA DE INICIO:

MES ESTADO

SEMANAS 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

ETAPAS DE PROYECTO

Reconocer Problema Compleado

Formular Problema Compleado

Estudio de Factibilidad Compleado

Discucin de Est. de Fact. Compleado

Visista a la Empresa Compleado

Desarrollo de Programa Compleado

Documentacin Compleado

Prueba de Software Compleado

Entrega y Exposicin Compleado

JULIOJUNIO

Escala de Tiempo de 11 Semanas Para el Proyecto

ABRIL MAYO

24/04/2015

DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA DE INFORMACIN CREADO

El programa usado para crear este sistema fue

Microsoft Excel, mediante la opcin de MACROS,

as como en su consola de programacin VISUAL

BASIC.

Al momento iniciar apreciamos un splash form (un

formulario emergente), simplemente para darle un

toque ms ciberntico o en pocas palabras una forma

que reemplaza el tpico splash que sale cuando cargas Excel.

El programa posee un requerimiento para iniciar, un usuario

y su clave, para esto posee una base de datos donde

almacena a los usuarios con sus respectivas claves, pero el

acceso estar delimitado dependiendo si es de tipo

administrador o empleado. El administrador tendr acceso a todo el sistema mientras que el

empleado slo podr acceder a partes como facturacin, ventas y compras.

Este sistema llamado GESTOR DE INVENTARIO DISTRIBUIDORA GONZLEZ,

posee una gran cantidad de funciones que facilitan

el control de toda la operacin administrativa de

esta empresa. Hay funciones como: crear un nuevo

producto, registro de compras y sus devoluciones,

facturacin, devoluciones en venta y transferencias

de bodegas, as como algunas opciones de uso

administrativo.

Analizando algunas funciones y formularios del sistema:

El formulario de registro de productos:

Creacin de usuarios:

Consulta de Compras:

Factura:

Como se puede apreciar, es un sistema muy amigable, de fcil uso, para nada costoso, sus

manteniendo no requiere costos adicionales de contratacin a terceros y su requerimiento

para ejecucin en una PC, es mnimo. Por estas y otras razones escogemos este programa

para la aplicacin en la DISTRIBUIDORA GONZLEZ.

DISEO DEL SISTEMA DE INFORMACIN

DISEO DE SALIDA DEL SISTEMA

El sistema elaborado pose 2 tipos de salidas:

IMPRESAS:

La impresin es la forma ms tradicional de presentar la informacin, si bien ahora se tiende

a reducir su incidencia, replanndola con presentaciones en pantalla.

El sistema basado en Excel posee la funcin de conectarse con una impresora e imprimir

ciertos formularios as como registros de historial, pues se sabe que en este tipo de empresa

el error es algo que se puede dar frecuentemente y para facilitar reclamos u otras situaciones

que se requiera de acceder a los historiales tanto de ventas como de compras se mantiene la

forma bsica y que casi todo los que estn familiarizados con el uso de MS EXCEL conocen

la forma de imprimir.

Las salidas impresas ms importantes que se dan son las de las facturas, puesto que nos es

cmodo ni tampoco muy accesible a usuario dar este documento digital.

EN PANTALLA:

Las salidas en pantalla se usan cada vez ms, conforme los usuarios se acostumbran a ellas y

advierten sus ventajas, porque:

Se obtienen ms velozmente que as salidas impresas.

Permiten recursos no disponibles en impresin, como zoom y cambio instantnea de

pgina.

Evitan amontonamiento de papel y el trabajo de archivarlo.

Las ventajas incentivan al empleo de estas salidas. El usuario descubre que puede prescindir

del papel si necesita informacin que no debe conservar. La desventaja viene dada por las

dimensiones de las pantallas, menores que una hoja de papel.

El programa posee los 2 tipos de salidas conocidos: los destinados a impresin que se pueden

visualizar antes y los que estn destinados a una pantalla nicamente (formularios).

En los que se pueden visualizar antes de ser impresos tenemos:

FACTURAS:

Para el caso de informacin que solo requiere ser visualizada tenemos:

MOVIENTO DE UN PRODUCTO POR FECHA:

CONSULTA POR PRODUCTO:

DEVOLUCIONES EN COMPRA:

HISTORIAL DE USUARIOS:

CONCLUSIN

Las empresas buscan continuamente mejorar la eficiencia en sus operaciones. Para tener una

rentabilidad ms alta. Los sistemas y tecnologas de la informacin, son algunas de las

herramientas disponibles ms importantes para que los gerentes consigan niveles de

eficiencia y productividad ms altos en las operaciones empresariales, especialmente cuando

se conjugan con cambios en las prcticas de negocios y en el comportamiento administrativo.

Los sistemas de informacin son muy variados y de diferente naturaleza dentro de las

empresa, se tienen lenguajes, estructuras consumo de recursos diferentes. Sin embargo, estos

sistemas al integrarse permiten extraer y manipular informacin de una manera flexible. Se

debe tener un amplio conocimiento de la operacin del negocio para coordinar el flujo de

informacin entre los diferentes sistemas dentro de la organizacin, y de esta manera

estructurar el sistema de informacin gerencial.

En el desarrollo de este trabajo se logr disear el Sistema de Informacin Gerencial alineado

con la orientacin estratgica de la empresa. El propsito de este sistema es apoyar el

direccionamiento y la toma de decisiones en la organizacin. Se trat no solo de la

identificacin de las fuentes de informacin, si no de incorporar apropiadamente las

necesidades de los usuarios del Sistema de Informacin.

BIBLIOGRAFA

1. AHUMADA, R. J. (2011). UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.

Recuperado el 2015, de UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.

2. Cceres, E. A. (2014). Anlisis y Diseos de Informacin.

3. KENNETH E. KENDALL, J. E. (2011). Anlisis Y Diseo De Sistemas. Mxico:

PEARSON EDUCACIN.