Universidad de San Carlos de Guatemala Centro Universitario de Zacapa Contaduría Pública y Auditoría Sexto semestre Organización y Sistematización Lic. Héctor Manuel Cárdenas Franco

INVESTIGACIÓN Sistema de Información “S.I”

José Daniel Roldán Carné No. 201346531

Zacapa, agosto de 2015

ÍNDICE GENERAL

ÍNDICE GENERAL i-ii ÍNDICE DE CUADROS iii

ÍNDICE DE FIGURAS iv

INTRODUCCIÓN v

OBJETIVOS 1

1. SISTEMA DE INFORMACIÓN 2

1.1. GENERALIDADES 2

1.1.1. EN INFORMATICA 2

1.1.2. EN GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA 2

1.1.3. EN REPRESENTACIÓN DEL CONOCIMIENTO 3

1.1.4. EN SOCIOLOGÍA 3

2. CICLO DE VIDA DE LOS DATOS 3

2.1. CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN 3

2.2. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES 3

2.3. DETERMINAR LAS NECESIDADES 3

2.4. DIAGNÓSTICO 4

2.5. PROPUESTA 4

2.6. DISEÑO DEL SISTEMA 4

2.7. CODIFICACIÓN 4

2.8. IMPLEMENTACIÓN 4

2.9. MANTENIMIENTO 4

3. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y LA PIRAMIDE 4

3.1. DESDE EL PUNTO DE VISTA EMPRESARIAL 5

3.1.1. SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS) 5

3.1.2. SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (MIS) 5

3.1.3. SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES (DSS) 5

3.1.4. SISTEMA DE INFORMACIÓN EJECUTIVA (EIS) 5

3.1.5. SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS (OAS) 5

3.1.6. SISTEMA EXPERTO (SE) 5

3.1.7. EN LA ACTUALIDAD "SISTEMAS DE INFO. ESTRATEGICOS" 6

3.2. APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 6

4. INFORME DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 7

4.1. PLANEACIÓN DE UN INFORME 7

4.1.1. POSIBLES LECTORES 7

4.1.1.1. COLEGAS TÉCNICOS 7

4.1.1.2. GERECIA DE LÍNEA 8

4.1.1.3. EJECUTIVOS 8

4.1.2. USOS POSIBLES 8

4.1.2.1. INFORMAR PARA UN USO INMEDIATO 8

i

4.1.2.2. SERVIR DE BASE PARA EMPRENDER UNA ACCIÓN 8

4.1.2.3. ESTABLECER PRIORIDAD S/UN DESCUBRIMIENTO 8

4.1.2.4. RESERVARLO PARA UN USO FUTURO 8

4.1.3 ELEMENTOS ESENCIALES QUE HACEN UTIL UN INFORME 8

4.1.3.1. UNA ADECUADA REDACCIÓN 9

4.1.3.1.1 EXACTITUD 9

4.1.3.1.2 ORIGINALIDAD 9

4.1.3.1.3. CLARIDAD 9

4.1.3.2 OPORTUNA PRESENTACIÓN 9

4.1.4 PARTE DEL INFORME DE SISTEMAS 9

4.1.4.1. TÍTULO 9

4.1.4.2. FECHA 9

4.1.4.3. ÍNDICE DE CONTENIDO 10

4.1.4.4. OBJETIVO Y ENFOQUE 10

4.1.4.5. CUERPO PRINCIPAL DEL INFORME 10

4.1.4.6. SELECCIONES ANALÍTICAS 10

4.1.4.7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 10

4.1.5. COMPONENTES DE UN INFORME DE S.I. 10

4.1.6. PASOS PARA ANALIZAR UN S.I 11

4.1.7. REVISIÓN DEL INFO. FINAL CON LA DIRECCIÓN GENERAL 11

5. COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 12

5.1. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 12

5.2. ESQUEMA BÁSICO DE LA COMUNICACIÓN 12

5.2.1. EMISOR 12

5.2.2. MENSAJE 12

5.2.3. CODIFICACIÓN 12

5.2.4. CANAL 12

5.2.5. DECODIFICACIÓN 12

5.2.6. RECEPTOR 12

5.2.7. RETROALIMENTACIÓN 13

5.3. TIPOS DE COMUNICACIÓN 13

5.3.1 DESCENDENTE 13

5.3.2. ASCENDENTE 13

5.3.3. HORIZONTAL 13

5.4. REDES DE COMUNICACIÓN 14

5.4.1. EN CADENA 14

5.4.2. EN Y 14

5.4.3. EN RUEDA 14

CONCLUSIONES vi

RECOMENDACIONES vii

REFERENCIAS viii

ii

ÍNDICE DE GRÁFICAS

No. DESCRIPCIÓN PÁGINA

1 MODELO DE LA PIRAMIDE 5

2 EVOLUCIÓN DE LOS S.I. A LO LARGO DEL TIEMPO 6

iii

ÍNDICE DE FIGURAS

No. DESCRIPCIÓN PÁGINA

1 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACION 2

2 EJEMPLO DE PROPUESTA DE INFORME DE S.I. 7

3 ESQUEMA BÁSICO DEL MENSAJE 12

4 ESQUEMA DE LA COMUNICACIÓN 13

iv

INTRODUCCIÓN

Un Sistema de Información (S.I), es una herramienta necesaria para el control,

manejo y organización de cualquier tipo de empresa. La ventaja manual interviene

al buen funcionamiento organizativo dentro de cualquier tipo de entidad, obteniendo

como resultado información eficaz para la mejor toma de decisiones.

Los datos son fundamentales, ya que por medio de estos se puede reflejar y adquirir

información confiable y fidedigna, no obstante, en esta área se debe de tomar

medidas innovadoras, para percibir el aumento utilidades y disminución de costo

organizativos.

Dentro del proceso de ciclo de vida de los datos informáticos es necesario,

identificar los problemas y oportunidades, determinación de necesidades, conocer

la organización, diagnosticar, entre otras pautas básicas para el desarrollo deseado

de un S.I.

El Informe respectivo de presentación del S.I es un documento de gran importancia,

pues sirve para comunicar a la congregación científica los resultados obtenidos del

sector evaluado.

La comunicación es la esencia de la actividad organizativa y es imprescindible para

su buen funcionamiento. Una buena comunicación mejora la competitividad de la

organización, su adaptación a los cambios del entorno, facilita el logro de los

objetivos y metas establecidas, y se obtiene un buen clima integrador de trabajo.

Por último, el S.I es una herramienta que facilita la administración científica, ya que

puesto en manos de los decisores, ya sean del sector informático o de logística,

actúa como catalizador en la aplicación de los resultados, con el consiguiente

beneficio que se genera para la propia empresa.

v

OBJETIVOS

GENERAL

1. Adquirir conocimientos generales sobre el Sistema de Información “S.I” y sus

aplicaciones organizacionales.

ESPECIFICOS

2. Comprender la situación sobre el ciclo de vida de los datos sobre el Sistema

de Información.

3. Obtener conocimiento sobre los diferentes tipos de sistemas de información

existente y su uso estratégico actual.

4. Determinar la planeación de un informe y su sistema de comunicación

organizacional.

1

1. SISTEMA DE INFORMACIÓN (S.I.)

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y

administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior,

generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarán

parte de alguna de las siguientes categorías:

Personas;

Datos;

Actividades o técnicas de trabajo;

Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de

comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos

manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye

de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función

de sus objetivos.

1.1. GENERALIDADES

El término sistemas de información hace referencia a un concepto genérico que

tiene diferentes significados según el campo del conocimiento al que se aplique

dicho concepto. A continuación se enumeran algunos de dichos campos y el sentido

concreto que un Sistema de Información tiene en ese campo:

1.1.1. En informática, un sistema de información es cualquier

sistema computacional que se utilice para obtener, almacenar, manipular,

administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir datos, para satisfacer

una necesidad de información

1.1.2. En geografía y cartografía, un Sistema de Información

Geográfica (SIG) se utiliza para integrar, almacenar, editar, analizar,

compartir y desplegar información georreferenciada. Existen muchas

Figura No.1 Elementos de un sistema de Información

2

aplicaciones de SIG, desde ecología y geología1, hasta las ciencias

sociales.

1.1.3. En representación del conocimiento, un sistema de información

consiste de tres componentes: humano, tecnológico y organizacional. Bajo

esta perspectiva, información se define en términos de tres niveles

de semiótica2. Datos que pueden ser procesados automáticamente por un

sistema de aplicaciones corresponden al nivel de sintaxis3.

1.1.4. En sociología, los sistemas de información son sistemas

sociales cuyo comportamiento está fuertemente influenciado por los

objetivos, valores y creencias de los individuos y grupos, así como por el

desempeño de la tecnología.

2. CICLO DE VIDA DE LOS DATOS

Existen pautas básicas para el desarrollo de un S.I para una organización:

2.1. Conocimiento de la Organización. Analizar y conocer todos los sistemas que

forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del S.I. En las

empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los

procesos transaccionales a los que dará soporte el S.I.

2.2. Identificación de problemas y oportunidades. El segundo paso es relevar

las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una

ventaja competitiva (Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado en

manejo informático reduce el costo de capacitación de los usuarios), así como

las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar

en cuenta (Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio

muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras).

2.3. Determinar las necesidades. Este proceso también se denomina Elicitación4

de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún

1 Geología: Ciencia que estudia el origen, formación y evolución de la Tierra, los materiales que la componen y su estructura. 2 Semiótica: Ciencia que estudia los diferentes sistemas de signos que permiten la comunicación entre individuos 3 Sintaxis: Disciplina lingüística que estudia el orden y la relación de las palabras o sintagmas en la oración, así como las

funciones que cumplen. 4 Elicitación: Es un término de computación que puede referirse más que todo al traspaso de información de un punto a otro, en forma fluida.

3

método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la

información relevante para el S.I que se propondrá.

2.4. Diagnóstico. En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos

positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte de la

propuesta del S.I y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.

2.5. Propuesta. Contando ya con toda la información necesaria acerca de la

organización, es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la

organización donde se detalle: el presupuesto, la relación costo-beneficio y la

presentación del proyecto de desarrollo del S.I.

2.6. Diseño del sistema. Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la

elaboración del diseño lógico del S.I; la misma incluye: el diseño del flujo de la

información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del

sistema, el diccionario de datos, los reportes de salida, etc. En este paso es

importante seleccionar la plataforma donde se apoyará el S.I y el lenguaje de

programación a utilizar.

2.7. Codificación. Con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en

un lenguaje de programación establecido (programación) en la etapa anterior,

es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.

2.8. Implementación. Este paso consta de todas las actividades requeridas para

la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación de la aplicación

(programa) generada en la etapa de Codificación.

2.9. Mantenimiento. Proceso de retroalimentación, a través del cual se puede

solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del S.I ya creado a otro

entorno de trabajo o plataforma. Este paso incluye el soporte técnico acordado

anteriormente.

3. LOS SITEMAS DE INFORMACION Y LA PIRAMIDE

Debido a que el principal uso que se da a los S.I es el de optimizar el desarrollo de

las actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener

ventajas competitivas.

4

3.1. DESDE UN PUNTO DE VISTA EMPRESARIAL

La primera clasificación se basa

en la jerarquía de una

organización y se llamó el modelo

de la pirámide. Según la función

a la que vayan destinados o el

tipo de usuario final del

mismo, los S.I pueden

clasificarse en:

3.1.1. Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la

información referente a las transacciones producidas en una empresa u

organización, también se le conoce como Sistema de Información

operativa.

3.1.2. Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar

problemas empresariales en general.

3.1.3. Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar

el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar

el proceso de toma de decisiones.

3.1.4. Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a

usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las

variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna

y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de información

manejan información estratégica para las empresas.

3.1.5. Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones

destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u

organización.

3.1.6. Sistema experto (SE).- Emulan5 el comportamiento de un experto en

un dominio concreto.

5 Emular: Imitar una cosa o a una persona procurando igualarla o incluso mejorarla

Grafica No.1 Modelo de la pirámide

5

Grafica No.2 Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo

3.1.7. En la actualidad “Sistemas de información estratégicos”

Puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información para

respaldar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para

incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien para reducir la ventaja de sus

competidores. Su función primordial es crear una diferencia con respecto a los

competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que hagan más atractiva

a ésta para los potenciales clientes.

Entre las características más destacables de estos sistemas se pueden señalar:

Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno

o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.

Contribuyen al logro de una meta estratégica.

Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la

forma en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.

3.2. APLICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La mayor parte de los activos de una compañía en relación del S.I hoy en día es

su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento,

innovaciones. Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte

infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de

la tecnología de información. Un sistema de información debe brindar la totalidad

de los elementos que conforman los datos, en una estructura robusta, flexible ante

los futuros cambios y homogénea6.

6 Homogénea: Que está formado por elementos con características comunes referidas a su clase o naturaleza, lo que permite establecer entre ellos una relación de semejanza y uniformidad.

6

4. INFORME DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN7

La función de presentación de un S.I. proporciona una conexión esencial, o interfaz,

entre el sistema y el usuario.

Su finalidad es presentar la

información de modo que

mejore la capacidad del

usuario para percibir y actuar

sobre los hechos reflejados

por la información. Uno de

los aspectos más críticos en

el diseño de un S.I. es la

construcción del interfaz de

modo que el sistema

proporcione la manera más

eficaz de presentar los

resultados a los usuarios.

4.1. PLANEACIÓN DE UN INFORME

Como primer paso en la planeación de un informe, debe decidirse acerca de qué se

va a escribir, para lo cual se deberá determinar dos cosas:

¿Quién lo va a leer?

¿Qué uso va a tener?

Estas preguntas son inseparables; no se puede contestar una sin considerar la otra.

4.1.1. POSIBLES LECTORES

Podemos dividir a los lectores de informes en diversas categorías:

4.1.1.1. Colegas técnicos; son aquellos que trabajan en la misma

actividad. Especialistas en actividades técnicas relacionadas.

7 Capítulo 13. Sistemas y procedimientos. Elementos esenciales que hacen útil un informe de sistemas. Pág. 256.

Figura No.2 Ejemplo de propuesta de Informe de S.I

7

4.1.1.2. Gerencia de línea; son aquellos que trabajan en la misma

empresa y que están colocados en un nivel inmediato superior en la

cadena de mando.

4.1.1.3. Ejecutivos; estos lectores tiene necesidad inmediata de

información de un determinado tipo, no lo interesan, ni tampoco

pueden comprender, los detalles técnicos, quieren hechos o un buen

consejo.

4.1.2. USOS POSIBLES

Aquellas personas a las que vaya dirigido un informe o reporte pueden darle

diversos usos, y estos pueden ser:

4.1.2.1 Informar para un uso inmediato. Cuando el informe es entregado

y utilizado de manera inmediata.

4.1.2.2 Servir de base para emprender una acción. Cuando las

decisiones administrativas suelen basarse en los informes.

4.1.2.3 Establecer prioridad sobre un descubrimiento. Cuando se ha

hecho un descubrimiento, pueden ser la publicación de los detalles

de su investigación.

4.1.2.4 Reservarlo para un uso futuro. Cuando el informe puede ser

base para otros tipos de estudio.

4.1.3. ELEMENTOS ESENCIALES QUE HACEN ÚTIL UN INFORME DE

SISTEMAS

Un informe es una comunicación escrita dirigida a una o varias personas con un

propósito esencialmente instructivo, respecto a un tema circunscrito y preciso.

En los medios profesionales y aun académicos es frecuente tener que elaborar un

documento de esta naturaleza.

8

La confección cuidadosa de un informe y la utilidad de éste deben considerar los

siguientes elementos:

4.1.3.1 UNA ADECUADA REDACCIÓN8

Redacción significa compilar o poner en orden; en un sentido más preciso, consiste

en expresar por escrito los pensamientos o conocimientos con anterioridad. Ya se

indicó que cualquier tipo de informe debe ser realizado con:

4.1.3.1.1. Exactitud; se refiere tanto al tema como a la forma de

tratar algo con fidelidad. Las descripciones del informe deben coincidir

con los hechos observados.

4.1.3.1.2. Originalidad; lo conciso no debe ser confundido con lo

breve. La concisión requiere que cada idea sea expresada con el

menor número de palabras posibles, siempre que sea completa.

4.1.3.1.3. Claridad; implica que cualquier aseveración pueda ser

comprendida y que no sea mal interpretada. No se olvide que en la

fase de planeación del informe debe decidirse ¿Quién lo va a leer?

4.1.3.2. OPORTUNA PRESENTACIÓN

El informe de S.I. tiene un propósito esencialmente instructivo respecto al examen

y evaluación realizada por el analista. Por tanto el informe debe ser presentado de

manera oportuna ya que éste es un instrumento valioso en el proceso de decisión,

por parte de la dirección superior.

4.1.4. PARTES DEL INFORME DE SISTEMAS9

4.1.4.1 Título; todo informe debe tener un título o corta descripción de su

contenido. Este es un buen lugar para dar crédito y reconocimiento a

aquellas personas que ayudaran valiosamente a hacer el estudio.

4.1.4.2. Fecha; la fecha del informe generalmente es la de su presentación,

hay otras fechas que deben anotarse cuidadosamente, por ejemplo

la información recogida y las recopiladas estadísticas.

8 Capítulo 13. Sistemas y procedimientos. Elementos esenciales que hacen útil un informe de sistemas. pág. 258. 9 Capítulo 13. Sistemas y procedimientos. Elementos esenciales que hacen útil un informe de sistemas. pág. 259.

9

4.1.4.3. Índice De Contenido; deberán listarse las partes del informe. Este

índice es útil para facilitar la coordinación mental de nuestra

exposición y como ayuda para mantener una secuencia lógica en el

desarrollo.

4.1.4.4. Objetivo y Enfoque; todos los informes deben incluir una

declaración del propósito de la investigación.

4.1.4.5. Cuerpo Principal Del Informe; establece los hechos y la lógica del

estudio que el lector cuidadoso podrá observar para estar de

acuerdo con el análisis.

4.1.4.6. Selecciones Analíticas; en esas selecciones se presentaran en

primer lugar, los hechos descubiertos en la investigación. Algunos

de estos hechos podrán ser aplicadas eficientemente con la ayuda

de gráficas.

4.1.4.7. Conclusiones y Recomendaciones; aunque su esencia es

diferente, se incluyen en la misma sección en la mayoría de los

casos. Las recomendaciones se basan en las conclusiones, pueden

contener temas referentes a:

o ¿Cómo se ejecutaran?

o ¿Cuándo se instalara el nuevo sistema?

o ¿Cuál será el itinerario?

o ¿Qué deberá hacerse para entrenar al personal en cualquier nuevo

procedimiento?

o ¿Cuáles de los problemas no se pudieron afrontar en virtud del

enfoque dado y el tiempo dispuesto?

4.1.5. COMPONENTES DE UN INFORME DE S.I

Resumen ejecutivo

Información actual de la organización

Requisitos de negocio para los sistemas de información

Estado actual de los sistemas de información

Identificación de oportunidades de mejora

Objetivos y estrategia de sistemas de información

10

Planificación de implementación (hoja de ruta, presupuestos, prioridades

y fechas, proyectos necesarios)

4.1.6. PASOS PARA ANALIZAR UN S.I

Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían

utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de

campo, supervisores, administradores, etc.)

Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización,

departamento o punto de prestación de servicios.

Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes

personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la

información que se recolecta pero que no se utiliza.

Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para

recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son

sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de

los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan

mejorarse.

Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para

tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los

diferentes trabajadores

Desarrollar y evaluar los procedimientos para confirmar la exactitud de los

datos.

4.1.7. REVISION DEL INFORME FINAL CON LA DIRECCION GENERAL

El revisar el informe final de la empresa con el principal directivo dará al analista

sistemas la oportunidad de hacer resaltar verbalmente los puntos principales,

explicar cualquier recomendación, responder a peguntas que pudieran surgir y

discutir todo aspecto que requiera de la aprobación de la dirección y de subsecuente

puesta en práctica.

11

5. COMUNCACIÓN ORGANIZACIONAL

5.1. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La información, en su acepción más corriente, es el resultado de conocer hechos y,

o, acontecimientos, sus causas y sus consecuencias. En realidad se dice que se

adquiere información cuando se conoce algo que con anterioridad se desconocía.

Se puede decir que es el cambio que se produce al pasar del desconocimiento o la

incertidumbre de un hecho al conocimiento o certidumbre respecto del mismo. La

información ha devenido, en la actualidad en un recurso más que debe,

necesariamente, ser utilizado, aprovechado y optimizado, por todas las

organizaciones. Vivimos hoy lo que algunos autores han denominado la era de la

información.

5.2. ESQUEMA BÁSICO DE LA COMUNICACIÓN

Por comunicación se entiende la interacción entre un emisor y un receptor a través

de un canal. Para que haya comunicación debe de haber:

- Transferencia de información.

- Comprensión de significados.

Los elementos que constituyen el

proceso de comunicación son:

5.2.1. Emisor o fuente de

información.

5.2.2. Mensaje.

5.2.3. Codificación, por la cual el mensaje es convertido a forma simbólica.

5.2.4. Canal o medio por el que se transmite el mensaje. (Medios de

comunicación son: telégrafo, teléfono, videoconferencia, periódicos,

redes digitales)

5.2.5. Decodificación. Proceso por el cual se retraduce el mensaje del

emisor.

5.2.6. Receptor o destinatario del mensaje.

Figura No.3 Esquema básico del mensaje

12

5.2.7. Retroalimentación o interacción entre emisor y receptor.

Siguiendo a Stephen P. Robbins podemos señalar

que "para que la comunicación pueda ocurrir se

necesita un propósito expresado como un mensaje

a transmitir. Este mensaje pasa de una fuente (el

emisor) a un receptor. El mensaje es convertido en

una forma simbólica (llamada codificación) y a

través de algún medio (canal) se transmite al

receptor quien retraduce el mensaje del emisor

(llamado decodificación). El resultado es una

transferencia de significado de una persona a

otra".

5.3. TIPOS DE COMUNICACIÓN

Respecto a los tipos de comunicación podemos considerar diversas perspectivas.

Así podemos hablar de comunicación formal y comunicación informal. Por

comunicación formal se entiende aquella transmitida a través de los cauces

formales de comunicación a través de la denominada cadena jerárquica de mando

y plasmada en un documento escrito.

5.3.1. Descendente: es la producida “hacia abajo” en la jerarquía de

mando, se utiliza para dirigir, coordinar y evaluar a los subordinados.

5.3.2. Ascendente: es la producida “hacia arriba”, en la jerarquía de mando.

Mantiene informados a los administradores y gerentes de cómo los

empleados se sienten acerca de sus puestos, de sus compañeros de

trabajo y de la organización en general. También se basan los jefes

en ella para obtener determinadas ideas de cómo pueden ser

mejoradas las cosas.

5.3.3. Horizontal: es la producida al mismo nivel. Facilita la coordinación

entre unidades administrativas y operativas dentro de una

organización.

Figura No.4 Esquema de la comunicación

13

5.4. REDES DE COMUNICACIÓN

Las redes de comunicación en una organización pueden adoptar los

siguientes esquemas lógicos:

5.4.1. En Cadena: Es el típico esquema descendente o ascendente en

jerarquía absoluta. El jefe transmite a su subordinado inmediato un

mensaje y este esquema se replica cuantas veces sea necesario

hasta llegar al nivel oportuno.

5.4.2. En Y: Podría ser una comunicación ascendente donde dos

subordinados, por ejemplo, reportan a su jefe información sobre el

mismo asunto.

5.4.3. En Rueda: Podría ser cuatro subordinados reportando a su superior,

sin que haya comunicación entre los cuatro. Solo el jefe mantiene

comunicación con todos y cada uno de ellos.

14

CONCLUSIONES

1. El Sistema de Información “S.I”, está constituido por categorías importantes

que determinan una eficiente manejo de procedimientos integrando;

personas, datos, actividades o técnicas de trabajo y recursos materiales en

general.

Al integrar cada categoría antes mencionada, se podrá distribuir, manejar y

almacenar información relevante para la oportuna toma de decisiones,

cuando sea requerido en cualquier tipo de organización.

2. El ciclo de vida de los datos comprende áreas esenciales para la obtención

de información actualizada. Para el desarrollo de un Sistema de Información

es muy relevante tener conocimientos sobre los diferentes datos existentes

dentro de la organización, identificar problemas y oportunidades del manejo

informativo determinar necesidad o deficiencias existentes para poder

proponer un nuevo diseño de sistema adecuado para la organización para

luego implementarlo como un nuevo sistema operativo informático y por ende

darle un mantenimiento en el tiempo que así lo requiera.

3. Los tipos de sistemas de información en esencia tienen como objetivo el

optimizar el desarrollo de las actividades de una organización, para ser una

entidad más productiva y con ventajas competitivas. Existen varios tipos de

sistemas de información de los cuales se podrán adaptar al orden jerárquico

constituido el en área organizativa de la entidad requirente del sistema.

4. Al planear e integrar un informe como soporte y herramienta eficaz para los

colaboradores, debemos de tener en mente ¿Quién lo leerá y quién tendrá el

uso del mismo?, ya que tendremos que utilizar al momento de redactar un

lenguaje personal para quién hará uso del documento. La comunicación es la

esencia informativa para lograr los objetivos que se desean alcanzar en el

ámbito organizacional. En la actualidad la información y comunicación son un

recurso que necesariamente debe de ser utilizado, aprovechado y optimizado,

por todas las organizaciones.

vi

RECOMENDACIONES

1. Actualizar los Sistemas de Información aplicando los procedimientos

necesarios a áreas determinadas para la oportuna toma de decisiones.

2. Que organizaciones integren el ciclo de vida de los datos para el desarrollo

sistemático operacional de las mismas.

3. Que existan capacitaciones para que los diferentes tipos de sistemas de

información sean actualizados con la finalidad de transmitir conocimientos

elementales para las organizaciones.

4. Recopilar información actualizada para la planeación eficiente de un informe

operacional con el uso primordial de la comunicación como herramienta de

transmisión informática.

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REFERENCIAS

WEB-GRÁFICAS

http://www.gestiopolis.com/sistemas-de-informacion-en-la-empresa-y-

niveles-de-la-piramide-de-informacion/

https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n_gerencial#Pa

sos_para_analizar_un_SIG

https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n

BIBLIOGRÁFICAS

Sistemas de Información: aspectos técnicos y legales, por José Manuel

Rodríguez y María José Daureo Campillo. Almería 2003. Litografía

encontrada en digital , por tal motivo se adjunta el enlace respectivo:

http://www.ual.es/~jmrodri/sistemasdeinformacion.pdf

Capitulo No.2 Comunicación Organizacional. Contenido página 42 a la 75.

Litografía encontrada en digital, por tal motivo se adjunta el enlace respectivo:

http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lco/sandoval_t_mj/capitulo

2.pdf

Capitulo No. 13 “El informe de sistemas y procedimientos”. Contenido pagina

255 a la 265. Universidad Rafael Landívar 2011. Litografía encontrada en

digital, por tal motivo se adjunta el enlace respectivo:

http://biblio3.url.edu.gt/Libros/2011/est_sis/13.pdf

viii