Universidad Fermín ToroVice-rectorado Académico

Decanato de Investigación y Postgrado

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

CASO: ASCARDIO

Glenis AcostaC.I.: 18.656.601Materia: Sistema de Información y Decisión

Gerencial.Prof.: José Marrufo

PROCESOS ADMINISTRATIVOSGERENCIA GENERAL

PLANEACIÓN

ASCARDIO es una institución de salud se dedica a prestar el servicio de atención médica a la población en general, teniendo como especialidad el área de cardiovascular, que incluye desde

consultas sencillas hasta operaciones a corazón abierto y cateterismos. Además presta el servicio de medicina integral ya que cuenta con médicos especialistas en diversas áreas de salud, tales como

dermatología, endocrinología, oftalmología, nutricionista, urología, odontología, entre otras.

La Gerencia General está orientada al cumplimiento de la filosofía organizacional, que se resume en lo siguiente:

Mis

ión

Ofrecer todos los servicios de salud para la prevención, control y tratamiento de enfermedades cardiovasculares mediante el empleo de todos los recursos económicos, técnicos, científicos y asistenciales a nuestro alcance, apoyando a nivel nacional el programa cardiovascular, con la finalidad de que la población obtenga una atención integral de alta calidad y costo soportable.

Vis

ión Servir de modelo para

la multiplicación de una gestión exitosa de salud, reduciendo al mínimo los factores de riesgo de mortalidad por enfermedades cardiovasculares en la población y alcanzar óptimas condiciones de vida.

Ob

jeti

vo

Promover lo relativo a la investigación, prevención y tratamiento de las enfermedades cardiovasculares mediante el empleo de todos los recursos económicos, técnicos, científicos y asistenciales a su alcance; así como la divulgación de los conocimientos básicos indispensables para que las colectividades estén en capacidad de adoptar las medidas conducentes a la prevención y oportuno tratamiento de aquellas enfermedades.

Es

tra

teg

ias

* Operar un servicio de salud oportuno, eficiente e interrumpidamente, a favor de personas con o sin capacidades de pago, sin que este factor modifique la atención prestada.

* Mantener un sistema de tarifas diferenciales que permitan lograr la universalización del servicio.

* Ejecutar los programas de salud comenzando con los servicios periféricos del Estado ubicados en zonas rurales y poblaciones pequeñas.

* Lograr la sincronización y buen aprovechamiento del talento humano.

PROCESOS ADMINISTRATIVOSGERENCIA GENERAL

ORGANIZACIÓN

ASCARDIO, fundamenta su estructura organizativa de la siguiente manera:

• Nivel Central: integrado por una Junta Directiva, una Coordinación General y los departamentos deAdministración, Contabilidad, Desarrollo Humano y Sistemas, que junto a los Consejos Asesores (Bioética,Técnico, Investigación, Docencia), establecen las políticas generales de la Institución.• Centro Cardiovascular Regional (C.C.R.): dirigido a apoyar y desarrollar los programas deprevención y control de enfermedades cardiovasculares del Ministerio del Poder Popular para la Salud.Cuenta con 15 unidades especialistas en diferentes áreas de la salud cardiovascular.• Centro Médico Integral (C.M.I.): dirigido a dar atención de salud de una manera integral en el áreacardiológico y no cardiológico dentro y fuera de sus instalaciones a través de servicios de emergencias y deconvenios con otras organizaciones, contando con 8 unidades para la prestación de los diversos servicios.

•Centro y Unidades de Apoyo y ServicioEspeciales (C.U.A.S.E.): dirigido a dar apoyoy servicio a los demás Centros de la Institución;para ello cuenta con 6 unidades como Sistemas,Mantenimiento, Docencia, entre otras.• Centro de Investigación, Docencia yExtensión (C.I.D.E.): orientado al desarrollode proyectos especiales para el mejoramiento delos servicios de la organización.

PROCESOS ADMINISTRATIVOSGERENCIA GENERAL

CONTROL

DIRECCIÓN

Tal como se observó en la estructuraorganizativa, ASCARDIO a nivel general es dirigidapor la Asamblea de Accionistas, la Junta Directivay la Coordinación General.

De igual manera, para cumplir con losobjetivos, estrategias y planes establecidos, cadacentro tiene un Coordinador General, y a su vez,cada departamento o unidad tiene un Jefe de Árearesponsable de dirigir y guiar el cumplimiento delas funciones y tareas de su equipo de trabajo parael logro de las metas.

Las actividades de supervisión, evaluación yseguimiento están a cargo de los Jefes de Área, quienestienen como política reunirse semanalmente con suequipo de trabajo para conocer el avance de lasactividades.

Adicionalmente, todos los Jefes de Áreas juntocon los Coordinadores Generales se reúnenmensualmente para evaluar las operaciones de toda laorganización y tomar decisiones sobre los proyectos yasuntos críticos; y luego enviar informes a la JuntaDirectiva.

NECESIDAD ENÁREA FUNCIONAL

De acuerdo a un análisis de los factores internos y externosde ASCARDIO, realizado por medio de una Matriz FODA, sedetectó la existencia de una necesidad en la Unidad deHistorias Médicas, la cual se presenta como una amenaza parala organización, debido a que no ha incorporado dentro de susoperaciones la adopción de las tecnologías de información paraesta área que es indispensable en la optimización de la prestaciónde sus servicios.

Actualmente, la Unidad de Historias Médicas tiene un Sistema de Información de forma manual,utilizando para ello archivos físicos y carpetas, con el fin de controlar y manejar las historias clínicas y datosimportantes de los pacientes que asisten a todas las unidades de la organización.

El sistema se inicia cuando el paciente acude a la consulta de manera voluntaria por primera vez. Laenfermera asignada a la unidad elabora la ficha con los datos básicos del paciente y luego el doctor seencarga de completarla con los datos médicos.

Si el paciente es recurrente, es decir, asiste a varias consultas, la historia clínica deberá ser localizadaen los archivos físicos de la unidad de Historias Médicas.

La información de los pacientes generada por las distintas áreas médicas es de gran volumen de datos,la cual es de gran importancia para el personal médico al momento de analizar los casos clínicos, elaborarinformes epidemiológicos, dar seguimiento a las enfermedades, realizar estudios para la prevención deposibles enfermedades y hacer informes para datos estadísticos del Estado o Región.

NECESIDAD ENÁREA FUNCIONAL

La problemática que se presenta es la siguiente:

• Gran cantidad de pacientes que asisten a diferentes unidades de atención médica, lo cual ha generadoduplicidad de historias clínicas, bien sea porque el paciente no recuerda el número correspondiente o nose encuentra en el archivo en el momento de la consulta.• La duplicidad en historias clínicas causa mayor uso de espacio, y puede conllevar a la toma dedecisiones inadecuadas por no contar con toda la información en el momento de atención al paciente.• Los médicos de cada unidad deben hacer revisión de todos los documentos archivados en las historiasclínicas para poder conocer al paciente, lo que implica inversión considerable de tiempo.• Capacidad física reducida para archivar, mantener y conservar en perfecto orden y estado las historiasclínicas, lo que genera deterioro a mediano y largo plazo.• Posibilidad de extravío de historias clínicas o documentos importantes sobre el paciente, debido a quees manejada por diversas personas.• Riesgo de pérdida parcial o total de la información contenida en el archivo de historias clínicas,producto de contingencias, accidentes o desastres en dicha área (incendios, inundaciones, insectos,entre otros).• Mayor costo a la organización, ya que se requiere personal capacitado en el manejo de los archivos,espacio de almacenamiento, vigilancia y protección contra contingencias. Adicionalmente, se puedepresentar la pérdida de clientes por descontento en los pacientes a quienes se les extravíe la historia oquienes tengan que repetirse los exámenes por pérdida de los mismos (costo adicional por la empresa).

En el sistema actual de información de la unidad de HistoriasMédicas se evidencian diferentes situaciones que dificultan el normaldesarrollo de las actividades en las diversas unidades médicas

APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

En relación a la situación problemática existente, se plantea lainstauración de un Sistema de Información Gerencial que setraduzca en utilizar historias clínicas electrónicas, con el fin de:

• Automatizar los procesos realizados por el personal de launidad de Historias Médicas y el equipo médico de cada área.

• Ofrecer información rápida y precisa al equipo médicopara la toma de decisiones en los estudios de casos clínicos,y a su vez contribuir la fluidez de la información almomento de las consultas.

• Reemplazar el sistema de almacenamiento deinformación.

• Clasificar y controlar los datos aportados por el SIG.• Digitalizar toda la información existente en los archivos.

Se justifica su implementación debido a que se podrán controlarlas actividades relacionadas a los datos e información médica de lospacientes de la organización, permitiendo:

• Respuesta inmediata de la información epidemiológica ysalubridad de los pacientes.

• Aporte de análisis estadísticos confiables de las enfermedadesa los entes regentes del sector salud.

• Incorporación de las herramienta de la Tecnología deInformación que mantendrá a la organización actualizada.

APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Los aspectos a considerar para la implementación de un Sistema de Información Gerencial en launidad de Historias Médicas, serían los siguientes:

• Hardware: se requiere la incorporación de equipos de computación en todas las unidades deatención médica, disponibles para la enfermera y el médico tratante, incluyendo un escáner paradar entrada a información importante de los pacientes como exámenes médicos, entre otros.

• Software: Se requiere de un sistema tecnológico de información gerencial que se instale en todolos equipos de computación de las áreas médicas, el cual puede ser adquirido de un proveedorcomercial; emplear una modificación de un SIG que ha sido utilizado por otra institución; odesarrollar internamente un SIG. Para realizar esta elección la gerencia deberá evaluar los pro ylos contra de cada una, y escoger el que más satisfaga sus necesidades.

El software debe estar en capacidad de soportar aplicaciones de los subsistemas de actividades ysubsistemas funcionales de la organización. Es decir contar con una base de datos con suficientecapacidad de procesamiento e integración de los datos de los pacientes que serán ingresados porlas distintas áreas médicas, y demás áreas funcionales de la empresa, en tiempo real. Y de igualmanera genere la información requerida en cada unidad.

Para el caso en estudio, los subsistemas de actividades son de procesamientos de datos al registrarla información del paciente y todo lo relacionado a sus consultas médicas, lo que conformaprincipalmente la historia clínica electrónica. En cuanto a los subsistemas funcionales, seencuentran cada una de las áreas médicas y unidades de apoyos que quieran generar reportesestadísticos referente a sus actividades específicas.

APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Los aspectos a considerar para la implementación de un Sistema de Información Gerencial en launidad de Historias Médicas, serían los siguientes:

• Procedimientos Manuales: Estarían conformados por el ingreso de los datos del paciente alsistema de información gerencial, así como las consultas que se realicen por medio del mismopara revisar antecedentes o determinada información. Los informes médicos y reportesestadísticos serían generados de manera automática de acuerdo a los parámetros del SIG.

• Modelos para el análisis, planeación, control y toma de decisiones: Al implementar elSIG se deben establecer las características, calidad, oportunidad, presentación y relevancia de lainformación que será presentada en cada informe o reporte, dependiendo de los fines, usos yusuarios de la misma, con el objeto de poder utilizar toda la información necesaria para suposterior análisis y la efectiva toma de decisiones.

• Usuarios: El SIG tendrá varios tipos de usuarios con acceso limitados a cada aplicacióndependiendo de su alcance y función. Por ejemplo: la enfermera sólo tendría oportunidad derealizar registro de datos básicos y agregar exámenes médicos; los médicos podrían acceder a losdatos básicos, datos médicos, revisión de exámenes, generación de informes y estadísticas sólo desu unidad, así como podrían visualizar la información del paciente arrojada en consultasanteriores sin posibilidad de editar; y las unidades funcionales sólo podrían generar reportesrelacionadas a sus actividades directas.

Los usuarios serían clasificados como: Personal operativo (enfermeras y asistentes);Administradores (gerencia media); Personal Especialista (médicos); Gerencia General.

Todo esto con el fin de garantizar resguardo y confiabilidad de la información.

APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

A continuación se presenta un esquema del SIG para las historias médicas electrónicas donde seevidencia los principales procesos del sistema:

ENTRADAS PROCESAMIENTO SALIDAS

Datos Básicos del paciente

Datos Médicos del paciente

Resultados de exámenes del

paciente

Condiciones sociales del

paciente

Otros datos de interés

BANCO DE DATOS

Cantidad de pacientes

Registro de áreas médicas y

funcionales

Registro de acumulación de

datos

Registro de servicios

Informe estadísticos de enfermedades

Informe estadísticos de

pacientes

Situación actual, preventiva y de control de las enfermedades

Informe médico y tratamientos

Otros Informes de interés

APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

En conclusión, se propone un Sistema de Información Gerencial deProcesamiento de Transacciones que sustituya las actividades manuales de lashistorias clínicas por procesos basados en computadora como las historias clínicaselectrónicas, con el fin de apoyar la captura de datos, procesamiento detransacciones, mantenimiento de archivos en informes. Los datos elaboradosincluyen documentos de acción, documentos de información, registros detransacciones, informes editados e informes de control resumido.

De igual manera, que este SIG sea un soporte sólido de apoyo a la toma dedecisiones al momento de realizar proyecciones, estudiar proyectos y realizaranálisis de las distintas áreas operativas evaluadas como un todo empresarial.

"La imaginación es más importante que el conocimiento. El conocimiento es limitado, mientras

que la imaginación no"-- Albert Einstein