UNIVERSIDAD INSURGENTES PLANTEL CUAUTITLÁN

Erick Vázquez Pacheco

Sistemas de compras

El sistema consta de tres módulos: el módulo de pedidos, el módulo de seguimiento de compras y el módulo de estadísticas y control de gestión de compras.

Módulos de pedidos Actualización del plantel de compradores. Actualización de rubros de compras. Actualización de posibles oferentes por rubro

y/o artículo (según codificación adoptada en el sistema de stock).

Actualización de proveedores (Integración con Cuentas a Pagar).

Asignación de rubros a compradores. Definición de sectores (departamentos,

gerencias, obras, etc.) habilitados para la emisión de solicitudes de compra.

Definición de los niveles de autorización según el monto de las compras, la etapa en el proceso de compra y el sector solicitante.

Rubros/artículos de compra habilitados para cada sector.

Categorización de las solicitudes de compra según el tipo de suministro y el proceso de compra posterior.

Carga de solicitudes de compra, por sector, con la posibilidad de ingresar ítems codificados y/o no codificados. Posibilidad de sugerir proveedores. Por cada ítem se podrá ingresar información tal como: rubro al que pertenece, cantidad solicitada, fecha de entrega, lugar de entrega (sector solicitante o depósito), imputación contable, plan de inspecciones, indicando si se adjunta información técnica adicional. Para el caso de Pedidos de Emisión, será obligatorio informar proveedor y precio unitario.

Los detalles de las solicitudes de compra podrán ser cargados utilizando un criterio de estructuración de títulos y subtítulos, los cuales podrán mantenerse en los pedidos de cotización y la orden de compra.

Preasignación de solicitudes o grupos de solicitudes a compradores. El sistema ofrecerá una preasignación teniendo en cuenta la carga de trabajo en función a las solicitudes de compra pendientes por cada comprador. No obstante, esta preasignación podrá ser cambiada a criterio del usuario supervisor encargado de la asignación.

Asignación definitiva del comprador.

Preparación para el llamado a cotización por comprador. El sistema le presentará a cada comprador las solicitudes que le fueron asignadas y que aún no ha sido cotizadas. Para agilizar el armado del llamado a cotización, el sistema agrupará los ítems por rubro. El comprador seleccionará los ítems que desea tratar, mientras que el sistema, en forma automática, mostrará los posibles oferentes clasificando primero a los actuales proveedores y luego al resto

Cantidad

Fecha de Entrega

Lugar de Entrega

•Generación de los pedidos de cotización. El sistema generará los pedidos de cotización a oferentes seleccionados. El comprador podrá variar las condiciones iniciales de la solicitud de compra (o grupo de solicitudes):

Fecha límite de presentación de oferta

HoraLugar de presentación

Si se debe entregar en sobre cerrado

Si debe ir la oferta económica separada de la oferta técnica La cantidad de copias a presentar La forma de Pago (optativa) La moneda de cotización

Del mismo modo deberá asignarle a cada pedido de cotización datos generales como :

A continuación el sistema procederá a imprimir los pedidos de cotización para los oferentes seleccionados. Recepción de las cotizaciones. Se cargarán las

cotizaciones enviadas por los oferentes. Para niveles de compra menores (a definir) el sistema permitirá incorporar ofertas telefónicas. La cotizaciones podrán incluir bonificaciones y plazos de entrega globales (pudiéndose ajustar para ítems específicos), forma de pago, lugar de entrega, tiempo de mantenimiento de oferta y observaciones. Será indispensable la equivalencia de ítems entre pedido de cotización y cotización para su correcto proceso de comparación.

Comparativa. El sistema armará comparativas. Podrán utilizarse los siguientes criterios de comparación:

Criterio económico puro. Precio unitario menos bonificaciones.

Criterio económico/financiero. Para este caso el sistema calculará el precio unitario deduciendo las bonificaciones más el beneficio financiero obtenido en la forma de pago cotizada a una tasa diaria informada al sistema.

Criterio con análisis de entrega. Permitirá combinar cualquiera de las anteriores opciones, pero aplicado sólo a los oferentes que cumplan taxativamente con las condiciones de entrega (plazo y lugares) solicitados en el pedido de cotización.

Preadjudicación/Adjudicación. En base al ranking obtenido por la comparativa y teniendo en cuenta los niveles de autorización, el/los usuarios correspondientes podrán preadjudicar o adjudicar electrónicamente. Las adjudicaciones y preadjudicaciones podrán ser parciales por ítem y/o cantidad. Las preadjudicaciones podrán ser sobre varios oferentes, lo que representa entrar en una etapa de renegociación.

Como variantes al esquema de compras básico será posible lo siguiente : Emitir Ordenes de Compra Abiertas. Estas

serán producto de una negociación donde los pedidos de cotización aclararán tal situación a través leyenda particular, indicando cero en la cantidad y donde se mencionará el tiempo solicitado para la vigencia de la futura Orden de Compra.

Emitir Ordenes de Compra automáticas a través de ciertas solicitudes de compra teniendo en cuenta los niveles de autorización correspondiente.

Emitir Ordenes de Compra para plazos de tiempo prolongado, con un consumo previsto mensual. En estos casos los pedidos de cotización se harán por las cantidades mensuales previstas, indicando el plazo (en meses) durante el cual estará vigente la futura orden de compra.

En todos los casos las Ordenes de Compra deberán ser autorizadas por el/los usuarios correspondientes

Módulos de seguimiento de compras

Tiene las siguientes características : Envío (magnético) de copias de las Ordenes

de Compra a sectores no conectados al equipo central. Los sectores conectados ON-LINE al equipo central dispondrán de las Ordenes de Compra según los niveles de acceso definidos.

Ingreso de los resultados de las inspecciones. Aprobación de las inspecciones. Habilitación

para la recepción.

Cumplimiento de entrega en depósito o sector solicitante. Emisión del comprobante interno de recepción de los ítems recibidos. Actualización del stock o aceptación de ítem para control de calidad (integración con sistema de Stock). Control de la cantidad según la orden de compra. Posibilidad de aceptar por encima de lo previsto de acuerdo al porcentaje estipulado en la Orden de Compra. Descuento de lo aceptado del pendiente de entrega.

Control y recepción de factura (integración con cuentas a pagar). Verificación de las cantidades facturadas versus las entregadas, verificación de los precios unitarios, verificación de las condiciones de pago, bonificaciones y anticipos.

Es preciso destacar que el sistema permitirá emitir revisiones de solicitudes de compra y órdenes de compra. Esta característica tiene dos elementos de definición importantes :

Cada revisión emitida reemplaza a la anterior. Se podrán emitir revisiones sólo sobre ítems

pendientes de cumplimiento, no pudiendo variar las condiciones sobre los cumplidos en forma total o parcial.

Módulo de estadísticas y control de gestiónPosee las siguientes características : Ranking de compras periódicas por proveedor,

rubro, ítem, sector solicitante. Tiempo promedio entre compras de un mismo

rubro o ítem. Evolución del volumen de compra mensual por

ítem para un período. Comparación contra stock promedio mensual (integración con sistema de stock).

Tiempo promedio de tratamiento de solicitudes de compra por comprador y total.

Volumen de carga de trabajo (solicitudes de compra y/o ítems) por comprador para un período determinado.

Tiempo promedio transcurrido entre el pedido de cotización y la emisión de la orden de compra por comprador y total.

Análisis de desvíos en el cumplimiento de la orden de compra por proveedor en cantidades versus fecha de entrega. Tiempo promedio de cumplimiento ponderado en monto.

Análisis de tiempos reales de financiamiento por proveedor, entre el cumplimiento de entrega y el pago de la factura (integración con sistema de cuentas a pagar).

Información de pagos pendientes a Administración Financiera según plazos de entrega y condiciones de pago (integración con sistema de administración financiera).