sistema para la evaluación y control de la entrada y salida de mercaderías del almacén (sistema...

I.E.S.T.P. “John A. Mackay” Carrera Profesional Técnica De Contabilidad

I. DATOS GENERALES DEL PROYECTO

I.1. TITULO:

Sistema para la evaluación y control de la entrada y salida de mercaderías del almacén (SISTEMA DE INVENTARIO).

I.2. AUTOR

TEC. CONT. PEREZ RAMOS JHON FRANKLIN

I.3. LUGAR DE INVESTIGACION :

Jr. Juan Simons N° 560 – Rioja

I.4. INSTITUCION QUE INVESTIGA:

ELECTROSERVICIOS DEL ORIENTE E.I.R.L.

I.5. DURACION DEL PROYECTO:Inicio: 14/10/2013Termino: 22/11/2013

II. DIAGNOSTICO Y JUSTIFICACION DEL PROYECTO.II.1. CONTEXTO:

La empresa a estudiar no cuenta con un orden adecuado y un buen control técnico sobre la entrada y salida de su mercadería, el cual no le permite saber con exactitud los movimientos que se generan dentro de su almacén y por ende la situación real de su mercadería; ya que la empresa “ ELECTROSERVICIOS DEL ORIENTE E.I.R.L. “ se dedica al rubro de ejecución y mantenimiento de obras eléctricas así como la compra y venta de materiales electromecánicos, por eso nos es necesario realizar un diagnóstico exhaustivo para que dicha empresa pueda tener una sólida estructura en el control técnico del almacén el cual nos ayudara a proteger nuestras existencias y asegurar el buen manejo de los movimientos de mercadería de la empresa.

II.1.1. VISIONSer reconocidos como una de las empresas líderes en la ejecución de Obras Eléctricas así como la venta y compra de materiales Electromecánicos; comercializando los mejores materiales de CALIDAD para una actividad más competitiva y amigable con el medio ambiente

II.1.2. MISION “Brindar Seguridad y confianza al momento de la ejecución de Obras así como la gran CALIDAD de nuestros materiales; brindando responsabilidad y confiabilidad a nuestros clientes.

EVALUACION Y RECUPERACION DE CREDITOS JHON FRANKLIN PEREZ RAMOS


II.1.3. VALORES Respeto Confianza Responsabilidad Innovación Puntualidad

II.2. OBJETIVOS:

II.2.1. OBJETIVO GENERAL:

Proponer un sistema de control de almacén el cual le permita saber con exactitud los movimientos que se generan dentro de la misma, protegiendo así a la empresa de pérdidas a futuro y mejorando la solvencia y rentabilidad de la empresa

II.2.2. OBJETIVO ESPECIFICO:

Describir las funciones (responsabilidades y actividades) del área encargada del control y manejo de entrada y salida de mercadería, mediante un levantamiento de información.

Analizar la cantidad real de existencias y como se están manejando.

Elaborar sistemas que permita el buen manejo y control de los movimientos que se realizan en operaciones de almacén.

II.3. JUSTIFICACION: CIENTIFICA TECNOLOGICA, SOCIAL INSTITUCIONAL ECONOMICA.

Esta investigación está orientada hacia una empresa del Sector Privado, específicamente al área de control de almacén. La selección del tema se debió a la necesidad de maximizar la seguridad de las existencias de la empresa y minimizar riesgos de pérdida, el cual nos hace crear la necesidad de implementar un sistema que genere mayor confianza al evaluar su almacén y asegurar el buen manejo de los movimientos de mercadería de dicha empresa; dicho sistema nos ayudara a realizar compras y ventas adecuadas de mercaderías sabiendo con exactitud lo que tenemos en stock.

II.4. MARCO REFERECIAL.

II.4.1. MARCO TEORICO.



MOYER (2010) Es el conjunto de técnicas y métodos cuya finalidad es poder administrar y controlar de manera eficiente y eficaz, un recurso tan importante para la empresa como lo es el Inventario.

RIVERO (2012) Nos define al libro de Inventario y Balance como el estado que muestra la situación financiera en conjunto tomando el importe de la naturaleza de los elementos patrimoniales (activo, pasivo y patrimonio neto).

WHITTINGTON (2012) El control interno es un proceso efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en áreas de presentación de informes financieros, operaciones y cumplimiento de leyes y regulaciones.

ALMACENAMIENTO como parte de la Logística: Según el Autor August Casanovas (2003), el almacenamiento se realiza de forma primordial, a la máxima reducción de circulación interna, por lo cual a pesar de que sea viable establecer un recorrido largo de distribución que abastezca a todos los lugares de almacenamiento, será conveniente por razones de eficacia establecer una vía de menos longitud para el acceso a los materiales de alta rotación y a los que ya están preparados para la distribución y situar los de mayor peso, los de escasa rotación y los de reserva en la zonas adyacentes o zona más distantes.

ALMACÉN Según el Autor Eduardo Arbones (1990), El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para al administración, la producción o al venta de artículos o mercancías.

Según el Autor Eduardo Arbones (1990), todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que



preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas.

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación.

Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.

• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.

• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).

• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias.

• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras,

MERCADERÍA Podemos definir las existencias como aquellos bienes poseídos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o para su transformación o incorporación al proceso productivo.



De la anterior definición podemos concluir que formarán parte del activo corriente o circulante de la empresa, así en el modelo de balance del PGC del año 1990 figuran dentro del activo circulante en el epígrafe D.II, y en el modelo de balance del PGC 07, observamos que las existencias se incluyen en el epígrafe B.II, dentro del activo corriente.

Por lo que se refiere a la regulación que de las existencias hace el PGC 07 podemos concluir que no existen grandes cambios, si bien se introducen algunas novedades que básicamente podemos resumir en las siguientes:

Dentro de la categoría de existencias además de los bienes se pueden incorporar los servicios.

Tratamiento de los descuentos sobre compras por pronto pago como menor precio de adquisición y no como un ingreso financiero.

Tratamiento de los intereses incorporados al nominal de los débitos, que como regla general no formarán parte del coste de adquisición.

Incorporación de los gastos financieros como mayor coste de adquisición para las existencias de largo ciclo de producción.

Desaparición del LIFO como método de valoración de las existencias.

Determinación de la corrección valorativa para las materias primas.

DEMÓSTENES (2011) Nos dice que el Libro de Inventario y Balance “Es un libro obligatorio y principal”, de foliación simple, en el que se registran todos los inventarios que efectúa el comerciante mientras dure su empresa.

GUAJARDO (2011) Es el costo que será asignado a las mercaderías vendidas y el costo de las mercancías disponibles al terminar el periodo por lo tanto se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor forma de medir la utilidad neta del periodo y que sea más representativo de su actividad.

POLIMERI (2009) Plantea que el sistema de inventario se ocupa fundamentalmente de la información de los costos para uso interno del almacén o logística así como también en gran parte de



la gerencia, ayuda considerablemente a la gerencia en la formulación de objetivos y programas de operación, planeación, en la comparación del desempeño real con el desempeño esperado, el control de un sistema de inventario en la presentación de información y en la medición del ingreso.

L HERNANDEZ (2007) La contabilidad gerencial no solo abarca la toma de decisiones interna de la empresa, sino que también es utilizada para el análisis externo de la empresa acerca de su comportamiento con respecto al entorno competitivo.Teniendo en cuenta que la evolución de la contabilidad de gestión ha estado relacionada con el desarrollo de la gestión empresarial y con las obligaciones de las organizaciones en cada etapa del desarrollo económico, se resume como sus principales propósitos los siguientes:

La evaluación de inventarios y determinación de utilidades a través de un sistema.

La planeación y control de las operaciones empresariales. La toma de decisiones.De un modo peculiar podemos destacar que la evolución de la contabilidad de gestión ha estado muy vinculada al desarrollo de las organizaciones, lo que es evidente dado su objetivo de brindar información oportuna a la gerencia, por tanto, responden a las necesidades de la misma, a partir de los requerimientos del entorno.

Una rama dentro de la contabilidad de gestión es: la contabilidad de costos, que se relaciona fundamentalmente con la acumulación y el análisis de la información de costos para uso interno por parte de los gerentes, en la valuación de inventarios en la cual se debe tener en cuenta los sistemas de inventarios respectivos, la planeación, el control y la toma de decisiones.

II.4.2. MARCO CONCEPTUAL

Computadora Es todo aparato o maquina destinada a procesar información.



Inventario Relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. En términos generales, es la relación o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad.

En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, precios unitarios, la suma parcial por grupos y clasificaciones y el total de inventario.

Sistema de Inventario es el conjunto de políticas y controles que regulan los niveles de inventario, determinan que niveles debemos mantener, cuando debemos reabastecer existencias así como también cual debe ser el volumen de pedidos.

Una forma práctica de establecer un sistema de inventario es llevar la cuenta de cada artículo que sale y entra del almacén y colocar un orden por existencias. Cuando la demanda es variable (como para nuestro caso de estudio) no se sabe por adelantado cuando se terminara el inventario o que tan rápido se hará.

Es difícil establecer una doctrina de operaciones económicas cuando varía la demanda y aún más difícil cuando también varía el tiempo de reordenamiento. Cuando la demanda o el tiempo de orden varían, el intervalo entre orden varía, pero la cantidad ordenada siempre permanecen constantes.

Sistema Es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre sí, formando una actividad para alcanzar un objetivo. Es un objeto complejo cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente; puede ser material o conceptual. Todos los sistemas tienen composición, estructura y entorno, pero solo los sistemas materiales tienen mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen figura (forma).

Informática Es el tratamiento racional, automático y adecuado de la información, por medio del computador.

Kardex Se encarga de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinenten para evaluar sus



existencias de mercancías con el fin de fijar su posible volumen de producción y ventas. Comprende el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de valorización de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo.

El administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional.

Costos En economía del coste o costo es el valor monetario de los consumos de factores que supone el ejercicio de una actividad económica destinada a la producción de un bien o servicio. Todo proceso de producción de un bien supone el consumo o desgaste de una serie de factores productivos, el concepto de coste está íntimamente ligado al sacrificio incurrido para producir este bien.

Control Interno Es un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicación y control de la misma. La efectividad de una empresa se establece en la relación entre la salida de los productos o servicios y la entrada de los recursos necesarios para su producción. Entre las responsabilidades de la gerencia están:

Controlar la efectividad de las funciones administrativas.

Regular el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa

Otros aspectos del desarrollo de la empresa, como crecimiento, rentabilidad y liquidez.

Situación económica

Es el balance contable que se realiza al final de un ejercicio, ya sea de una empresa o un país. El balance otorga los análisis más acercados a la evaluación positiva o negativa, esto permite tomar decisiones en cuanto estén dentro de lo posible, fijar metas y hacer eficiente la producción.



Deficiente

Toda pérdida o anormalidad de una estructura o función psicológica, fisiológica o anatómica.

Utilidad

Es una medida de la satisfacción. Asumiendo la validez de esta medida, se puede hablar con sentido de aumentar o disminuir la utilidad, y por lo tanto explicar el comportamiento económico en términos de los intentos de aumentar la utilidad.

2.5DIASNOSTICO

2.5.1. Metodología

NIVEL DE INVESTIGACIÓN

El nivel que adoptamos es nuestro proyecto es el correlativo ya que contamos con dos variables las cuales nos ayudan a llevar a cabo nuestro proyecto, estas son:

Variable independiente

Evaluación y control de la mercadería

Variable dependiente

Efecto y disminución de las pérdidas inéditas.

Por lo tanto la creación y elaboración del Sistema de Inventario se convierte en un proceso Contable Viable para resolver una situación o problema específico en una empresa. Este Sistema está desarrollado de la siguiente manera.

La orientación por parte del propietario para realizar el manejo del Sistema y la documentación pertinente.

Coordinar con el propietario para el desarrollo del Sistema de Inventario.

Operar dicho Sistema con responsabilidad para el beneficio de la empresa.

Con el permiso del propietario de la empresa el Sr. Eufemio Dueñas Estela hemos observado detenidamente la documentación e información que existe en la empresa.



2.5.2 Población Y Muestra

Para alcanzar los objetivos de la presente Investigación, teniendo en cuenta que mediante una entrevista se reunió toda la información para facilitar la ejecución de este proyecto; la población correspondiente a este estudio está conformada por la totalidad de las personas que integran la empresa ELECTROSERVICIOS DEL ORIENTE E.I.R.L. las cuales asciende a un número de 5 las cuales son:

Eufemio Dueñas Estela Mario Dueñas Estela Muños Quispe Eduar Inuma Pizango Ángel Gian Carlos Pérez Guevara

2.5.3 Técnicas e Instrumentos, Fuentes e Informantes

TÉCNICA PARA LA RECOLECCIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS

Para el análisis de los resultados se realizó un estudio descriptivo basado en una entrevista, la cual fue realizada en la oficina de la empresa, se empleó la observación directa como técnica de recolección de datos.

En primer lugar se presentó el contenido del cuestionario, a través del cual se realizó en un análisis cuantitativo y cualitativo de cada pregunta. Finalmente se resume los aspectos relevantes del conjunto de las preguntas realizadas como resultado final del diagnóstico, el cual fue tomado en cuenta para la estructuración y desarrollo de la propuesta.

INSTRUMENTOS

Se diseñó un instrumento (ver anexo 1) sobre la observación directa y entrevistas realizadas al PROPIETARIO, el cual ratifico la validez del mismo, conformado por 10 preguntas, las cuales fueron respondidas en su totalidad por la persona mencionada con el cual se evaluaron aspectos como: CONGRUENCIA, CLARIDAD y TENDENCIA de cada ítem. Este instrumento contemplo aspectos relativos a:

Identificación de la dependencia. Equipos disponibles y nivel de actualización de los mismos. Procesos. Flujo de información. Adiestramiento y asesoría técnica.



2.5.4 Validez y Confiabilidad del Instrumento

En esta investigación se diseñó un formato (ver anexo 2) que permita obtener la validez del contenido de las preguntas que conformaran el cuestionario. Dicho instrumento será presentado a los expertos en las áreas de administración, para realizar las correcciones que consideran necesarias y así garantizar que el instrumento mida los aspectos de interés para la investigación.

2.5.5 Diagnostico O Evaluación De Necesidades

Aquí se realizara el análisis respectivo por cada ítem del cuestionario, con su respectiva respuesta y descripción.



ANEXO 1: ENTREVISTA PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

EMPRESA : _____________________________________________________

Nombre : ___________________________ CARGO :_______________

Describir las preguntas realizadas al encargado de brindar la información de la empresa.

1. ¿Tienen algún sistema de inventarios en Excel?

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2. ¿Cuál es la necesidad principal de la empresa?

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3. ¿Por qué no se implementaron con un sistema de inventarios?

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4. ¿Tiene personal adecuado para el manejo del sistema de inventarios?

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5. ¿Qué problemas ha tenido por no tener un Sistema de Inventario?

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6. El Sistema de Inventario en Excel. ¿Cree usted que es importante?



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7. ¿Qué opinión tiene acerca de este Sistema de Inventario a efectuarse en su empresa?

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8.¿Qué beneficios obtendría con el Sistema de Inventario propuesto?

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9.¿Cuenta con conocimiento acerca del manejo de un Sistema de Inventario?

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10. ¿Le gustaría contar con un Sistema De Inventario En Excel?

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ANEXO 2: FORMATO DE VALIDACIÓN DE INSTRUMENTOS (DEBERA PRESENTARSE EL ORIGINAL Y CON LA RESPECTIVA FIRMA DE LOS ESPECILISTAS)

CONSTANCIA DE VALIDACIÓN

Yo, ____________________________________________, identificado con DNI N° ______________ por medio de la presente certifico que he revisado rigurosamente y objetivamente los instrumentos presentados por el alumno (a) ______________________________, identificado con DNI N°________, y considero que los mismos reúnen todos los criterios para ser aplicados en la recolección de la información necesaria para la realización del Proyecto de Factibilidad Titulado _________________________________ del Instituto Superior Tecnológico Privado “John A. Mackay”.



FIRMA : ______________________

DNI : ______________________

FECHA : ______________________

3.1. DISEÑO DE LA PROPUESTA

3.1.1. Formulación de la respuesta.

El sistema de inventario en Excel para la empresa ElectroServicios del Oriente E.I.R.L. esta efectuado para operar y registrar toda la información contable que se efectúa diariamente en la empresa.

DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA

En esta sección se realizó el desarrollo del sistema de inventario en Excel obteniéndose como resultado la satisfacción de los requerimientos expuestos por los usuarios. El sistema de inventario en Excel se construyó utilizando cierta documentación e información financiera y contable complementando su eficaz desarrollo.

PRUEBAS Y MANTENIMIENTO

Las pruebas del Programa Informático fue un elemento crítico para la garantía de calidad del Sistema de Inventario y represento una revisión final de las especificaciones del proceso y registro contable.



Es importante resaltar que se llevaron a cabo un conjunto de actividades que se orientaron a verificar que el sistema de inventario en Excel implementaban las funciones específicas bajo las cuales fue desarrollado y que el mismo se ajustaba al requerimiento de los usuarios o de la empresa.

Al finalizar las pruebas del sistema se pudo constatar que el proyecto cubre cabalmente las necesidades y requerimientos de la organización y/o empresa cumpliendo con el objetivo primordial bajo el cual fue desarrollado el mismo.

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

Esta etapa se concluyó con la entrega del sistema de inventario en Excel al usuario final, donde se comprobó con la evaluación de dicho sistema cumple con los objetivos establecidos en la propuesta; logrando la satisfacción de dichos usuarios y/o empresa

3.1.2 Análisis de factibilidad o viabilidad.

Después de definir la problemática presente y establecer las causas, las cuales ameritan la creación del sistema de inventarios en Excel, es pertinente realizar un estudio de factibilidad para determinar la infraestructura tecnológica y la capacidad técnica que implica la implantación del sistema de inventario.

Este análisis permitió determinar las posibilidades de implementar el sistema propuesto y su ejecución, los aspectos tomados en cuenta para este estudio fueron clasificados en cuatro áreas, las cuales se describen a continuación:

3.1.2.1. Estudio de Mercado.

Los que se ven beneficiados con la creación del sistema de inventario son tanto el dueño del negocio; también la



facilidad para el cliente, de igual manera el trabajador a reducir el tiempo ocupado en dicho proceso.

3.1.2.2. Estudio Técnico.

El estudio técnico consiste en realizar una evaluación de la tecnología existente en la organización, este estudio estuvo destinado a recolectar información sobre los componentes técnicos que posee la organización y la posibilidad de hacer uso de la misma en el desarrollo de la implementación del sistema de inventario propuesto y de ser necesario, los requerimientos Contables que deben ser adquiridos para el desarrollo y puesta en marcha de dicho sistema antes mencionado.

En cuanto al Sistema de Inventario realizado en Excel, la empresa cuenta con todas las aplicaciones que se emplearon para el desarrollo del proyecto y funcionamiento del Sistema, lo cual ya no amerita inversión para la adquisición de los mismos. Así mismo la empresa no cuenta con el personal idóneo para el manejo de dicho sistema.

Como resultado de dicho estudio técnico se determinó que en los actuales momentos, la empresa posee la información y Documentación Contable y Financiera para el desarrollo y puesta en funcionamiento del sistema propuesto.

3.1.2.3. Estudio Financiero.

El proyecto es netamente financiado por el creador del mismo.

3.1.2.4. Factibilidad Operativa.

La factibilidad Operativa es un estudio complementario ya que permite predecir, si se ejecutara dicho sistema planteado, aprovechando los beneficios que ofrece, a todos los usuarios involucrados con el mismo, ya sean



los que interactúan en forma directa con este, como también aquellos que reciben información producida por el sistema. Por otra parte, el correcto funcionamiento del sistema mencionado, siempre estará supeditado a la capacidad de los empleados encargados de dicho trabajo.

La necesidad y deseo de la realización del Sistema de Inventario, expresado por los usuarios involucrados con el mismo, llevó a la aceptación del Sistema, de una manera más sencilla y práctica, cubre todos sus requerimientos, expectativas y proporciona la información en forma oportuna y confiable. Basándose en la entrevista y encuesta sostenidas con el personal involucrado.

Con la finalidad de garantizar el buen funcionamiento de dicho sistema y que este impactara en forma positiva a los usuarios como al propietario de la empresa, el mismo fue desarrollado presentando el proceso de ciertos efectos contables, financieros y tributarios, lo que se traduce en una herramienta de fácil manejo y comprensión.

3.1.2 Recomendaciones

La empresa debe utilizar el sistema de inventario de una manera adecuada y correcta para que la información se confiable, verídica y legal.

Se debe capacitar a su personal para el buen funcionamiento del sistema de inventarios.

El personal que utilice el sistema de inventario deberá tener conocimientos básicos de Contabilidad según la especialización del proyecto.

El sistema de inventario debe ser utilizado constantemente para que la información sea actualizada.


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